EL DATO, LA

INFORMACION Y EL
DOCUMENTO
MARTHA CECILIA TIJARO FERNANDEZ
Administracin Documental en el Entorno
Laboral
SENA - 2016

EL DATO
Es una unidad pequea, elemental y de gran
importancia, ya que con la ausencia de uno
slo, puede dificultar la debida fluidez,
claridad, solidez y precisin de la informacin.

CLASES DE DATOS
NUMERICOS: Son aquellos que nos permiten estimar
una calificacin, una medida, un porcentaje o una
operacin que lleva implcita una funcin de tipo
matemtico o estadstico.
EN
CADENA:
Se
denominan
as
porque
generalmente estn incluidos en un texto y permiten
que ste tenga una secuencia lgica dentro del
contenido.
Se
distinguen
porque
estn
representados con un smbolo en representacin de
una funcin, o encerrados entre comillas, en signos
de admiracin, con apstrofes, entre otros.
LOGICOS: Permiten emitir un juicio de razn que
puede estar contenido en uno o varios criterios

ETAPAS DE UN DATO
1. Recoleccin
2. Procesamiento
3, Transformacin
En la medida que se recolectan los datos se
procede a realizar un procesamiento de stos,
para que as se transformen en informacin

LA INFORMACION
Es el conjunto de datos, debidamente
organizados, que apoyan el objetivo de la
comunicacin
en
una
actividad,
una
investigacin o estableciendo de manera
comparativa una situacin o un fenmeno.

La informacin cumple con el objetivo de

transmitir un mensaje que va a permitir tomar
una decisin, tanto a nivel personal como
empresarial que conllevar a un punto de
dificultad, pero a su vez a una solucin.

FUENTES DE LA INFORMACION

Fuentes Primarias
Carcter Administrativo
- Legal
- Judicial
- Eclesistico

Fuentes Secundarias
- Guas
- Manuales
- Investigaciones

Fuentes
- Material
- Resultados

Conocimiento previo o proyectado apoyado en

datos reales

TIPOS DE INFORMACION
PERSONAL. Es aquella que nos da a conocer
ciertos rasgos de un personaje o personajes
especficos,
cualidades,
sentimientos
o
actuaciones.
INSTITUCIONAL. Rene en sus contenidos
aportes acerca de las acciones de tipo
administrativo, operativo y funcional de la
entidad.

DOCUMENTAL. Facilita informacin de uno o

varios documentos.

EL DOCUMENTO
Es un instrumento que contiene la informacin
necesaria para realizar la transmisin del
conocimiento humano y que de manera
precisa
da
testimonio
e
ilustra
una
circunstancia o situacin facilitando el acceso
a temas especficos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es un soporte u objeto de conservacin que
registra evidencias de diferente ndole propias
de una organizacin, que giran en torno a la
funcin administrativa, y son producto de una
gestin de orden cultural, jurdico, histrico,
entre otros.

DOCUMENTO ELECTRONICO
Es aquel que est constituido por la informacin que
se genera, recopila, analiza e incluso se enva a
travs de dispositivos de carcter digital o
electrnico , previamente seleccionado y seriado,
acorde con los datos contenidos en l. Adems se
origina de una fuente de su misma naturaleza,
como por ejemplo el internet, los correos, el telefax,
chips de memoria entre otros.

CARACTERISTICAS DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
INTERNAS
Entidad Productora: Hace referencia a la persona (autor) o empresa que
expide el documento, registrado por lo general en el membrete o como
remitente de ste.
Orgenes Funcionales: Se entiende por aquella funcin, cargo o trmite
que motiva la elaboracin y produccin del documento. Tambin se le
llama funcin facilitativa, ya que apoya la ejecucin de una actividad y
sirve de soporte a una respuesta o inquietud. En caso de que se requiera
su descripcin detallada, se denomina funcin sustantiva.

Fecha y Lugar de Produccin: Seala con precisin el origen del

documento en tiempo y espacio, es decir , el da, mes y ao, as como la
ubicacin en el cual fue realizado.

Contenido Sustantivo o Substancial: Se refiere especficamente al cuerpo

o contenido del documento de una manera amplia y detallada.

CARACTERISTICAS DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
EXTERNAS: No dependen del cuerpo del documento sino que son parmetros
que hacen que ste se realice de determinada manera y se clasifican as:
Clase: Se refiere al tipo de mensaje que quiere transmitir el documento
-

Textual.- Porque sus contenidos estn escritos en el papel.

No textuales.- En algunas ocasiones pueden contener escritos pero la

diferencia radica en que se elaboraron para ser interpretados visual,
auditiva e incluso manualmente. Ejemplo los documentos informticos,
fotogrficos, sonoros, etc.

Tipo En este caso se refiere al motivo que genera la creacin del documento y
la entidad misma que lo emite. Ejemplo cartas, memorandos, circulares, etc. Y
que por la destinacin , requiere cumplir con las normas tcnicas.
Forma: Seala especficamente su contenido en original y copia.
Formato: Refleja la presentacin en fsico del documento dependiendo su
clase. Ejemplo:
-

Los textuales se organizan por legajos, cajas, libros entre otros.

Los no textuales en cintras o microfilms por ejemplo.

Cantidad: Hace referencia al nmero de ejemplares del documento.

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

DE ARCHIVO
Son aquellos principios que deben conservarse en los documentos como parte
de la legalidad, importancia y veracidad que los identifica:
CARCTER SERIADO: Se conoce por este trmino a la generacin de
documentos uno a uno, producto de las acciones repetitivas. Ejemplo actas,
resoluciones las cuales estn encaminadas a funciones especficas.
CARCTER DE UNICIDAD: Este indica que cada documento en su produccin
es nico y no hay ms ejemplares idnticos , ni publicaciones. Las copias
deben ser tenidas en cuenta como un documento mas que cumple con las
condiciones necesarias para trmites determinados, por tal razn no rompe
este carcter.
CARCTER DE OBJETIVIDAD: El documento debe cumplir con el objeto o con la
actividad institucional o personal para la cual fue diseada y no debe dar
paso a apreciaciones subjetivas en su contenido.

INTEGRIDAD: El documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en

su forma interna, ni externa por esta razn es necesario que sus
especificaciones sean lo suficientemente precisas y claras para que de esta
manera se proteja de modificaciones.
INTERRELACION De ninguna manera un documento con carcter archivstico
cumple una funcin aislado de otras actividades registradas en otros
documentos. Por el contrario, acta como una pieza de un conjunto, e
interacta con los dems de la unidad

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

DE ARCHIVO
Son aquellos principios que deben conservarse en los documentos como parte
de la legalidad, importancia y veracidad que los identifica:
INTERRELACION De ninguna manera un documento con carcter archivstico
cumple una funcin aislado de otras actividades registradas en otros
documentos. Por el contrario, acta como una pieza de un conjunto, e
interacta con los dems de la unidad
CARCTER DE UNICIDAD: Este indica que cada documento en su produccin
es nico y no hay ms ejemplares idnticos , ni publicaciones. Las copias
deben ser tenidas en cuenta como un documento mas que cumple con las
condiciones necesarias para trmites determinados, por tal razn no rompe
este carcter.
CARCTER DE OBJETIVIDAD: El documento debe cumplir con el objeto o con la
actividad institucional o personal para la cual fue diseada y no debe dar
paso a apreciaciones subjetivas en su contenido.
INTEGRIDAD: El documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en
su forma interna, ni externa por esta razn es necesario que sus
especificaciones sean lo suficientemente precisas y claras para que de esta
manera se proteja de modificaciones.
INTERRELACION: Ningn documento con carcter archivstico cumple una
funcin aislada de otras actividades registradas en otros documentos. Por el
contrario acta como una pieza de un conjunto, e interacta con los dems
de la unidad.

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE
ARCHIVO
Son aquellos caractersticas que hacen posible la clasificacin
de un
documento para que este pueda ser archivado segn sus especificaciones,
as:
SOPORTE: Es el material a travs del cual se realiza la transmisin de
conocimiento en medios electrnicos, magnticos, evidencias fsicas, entre
otros.
TECNICA: Hace referencia a los medios que se utilizan para la transmisin del
contenido documental.
ESTRUCTURA: Son los datos especficos que conforman el documento y que lo
hacen diferente de los otros, por ejemplo fecha, destinatario, saludo, clusulas,
contenidos, etc.
CONTENIDO: Se puede describir como el mensaje o la actividad especfica que
desea expresar y transmitir la institucin o persona.

INTERRELACION: Ningn documento con carcter archivstico cumple una

funcin aislada de otras actividades registradas en otros documentos. Por el
contrario acta como una pieza de un conjunto, e interacta con los dems
de la unidad.