Dossier du mois de mai 2003

Cr le06/05/2003
Version du09/05/2003

La Gestion Electronique des Documents

La mise en place dune solution

La gestion de linformation est devenue un enjeu stratgique majeur lintrieur des organisations.
Daprs lobservation des projets des dirigeants dentreprises (enqute Benchmark, octobre 2002), la
gestion documentaire et la gestion des connaissances semblent tre les premires priorits, devant
lutilisation des outils collaboratifs (outils Groupware) et la modlisation informatique des
processus mtier. Cette hirarchie des grandes orientations dmontre une volont de faire circuler
linformation de manire plus efficace, de rendre les connaissances moins parses et plus prennes,
pour une meilleure gestion des comptences.

1.La GED, une

organisations.

rponse

aux

attentes

des

La Gestion Electronique des Documents (GED) est une des solutions utilises par les entreprises et
les organisations pour rpondre la problmatique doptimisation de la gestion de linformation, et
par consquent des connaissances et des comptences.
Aprs quelques annes dexistence, les avantages de la GED sont bien identifis et rpondent aux
besoins exprims par les utilisateurs (homognit, volutivit, scurit des documents recensant
linformation,) Lexistence sur le march de nombreuses solutions, avec un large choix de
fonctionnalits, montre lintrt quaccorde le monde professionnel la GED.
Nanmoins, la dcision de mettre en place un outil de Gestion Electronique des Documents constitue
un dfi ambitieux car elle intgre la fois une dimension fonctionnelle et architecturale. Dans la
majorit des cas, elle est loccasion de mener une rflexion sur loptimisation des processus
organisationnels. De ce fait, un tel projet est constitu de diffrentes phases majeures :
Dfinition des besoins fonctionnels,
Rflexion sur les besoins techniques et les architectures cibles (choix de loutil,
intgration des diffrents environnements comme la multiplicit des applications
sources, la diversit des formats de documents, etc.),
Rdacteurs : Raphal SIBLER raphael.sibler@voirin-consultants.com
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com info@voirin-consultants.com

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Choix dune solution adapte,

Conduite du changement, communication et sensibilisation loutil et aux nouveaux

processus de gestion de la connaissance,
Suivi et animation de loutil choisi.

Rdacteurs : Raphal SIBLER raphael.sibler@voirin-consultants.com

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Les orientations des entreprises (Octobre 2002)

15%

Grer l'information et la connaissance

Utiliser des outils collaboratifs
Modliser les processus mtier
36%
Ne pas rater le train du web services
24%

25%

Source : Enqute BENCHMARK Group (Octobre 2002)

Remarque : quelle diffrence entre GED et GEIDE ?
De manire gnrale, la GED est dfinie comme le regroupement dun ensemble de techniques et de
mthodes qui ont pour but de faciliter larchivage, laccs, La consultation, la diffusion de documents
et des informations quils contiennent (Source : J.Y. Prax, Manager la connaissance dans
lentreprise, INSEP Editions, Paris, 1997). La GEIDE :(Gestions Electronique dInformation et de
Documents Existants) est un nom dpos par lAPROGED, une association franaise.
Alors que la GED est un terme gnrique dsignant les systmes d'information intgrant : les
diffrents supports optiques, un numriseur, une imprimante, etc. et assurant les fonctions de
stockage-archivage et de consultation-diffusion, le GEIDE correspond un ensemble de solutions
d'organisation et de gestion lectronique de l'information existante.
Le terme affiche l'ambition de la GEIDE de traiter l'information au sens large, et sa vocation
exploiter l'information existante, et non la crer.

2.Les spcificits et avantages de la GED

La GED a dabord t utilise comme un simple moyen darchivage qui constituait une alternative
aux archives physiques . Puis, lajout de fonctions de traitement la transforme en un vritable
outil de gestion de linformation. Ainsi, elle organise, gre et scurise linformation documentaire. Sa

souplesse dutilisation est assure par des applications informatiques (progiciel de gestion avance de
base de donnes) adaptes aux activits des organisations.

a. Lorganisation de linformation
La GED est un moyen dorganiser linformation documentaire. Elle constitue un outil de
dmatrialisation qui limite la masse importante de papiers prsents dans les organisations. Elle
garantit lhomognit du support documentaire et permet de standardiser les documents.
Linformation est classe dans une arborescence intelligente adapte lorganisation et aux
besoins des tablissements (flux de production, processus, services, ). Cette architecture
documentaire volue en fonction des transformations du milieu dans lequel elle se dveloppe.

b. La gestion du cycle de vie des documents

La GED prend en charge lensemble du cycle de vie des documents, depuis leur cration jusqu' leur
archivage. Elle garantit ainsi la traabilit de leur traitement et leur contrle centralis. Elle gre
galement les relations entre les documents et assure ainsi la cohrence de la configuration
documentaire. De ce fait la recherche et la mise jour de linformation sen trouvent optimises.
c. La centralisation et le partage des documents
La GED constitue un outil de centralisation et de partage de documents, dinformations et de
connaissances. Elle permet de disposer dune interface daccs unique et de moyens adquats de
recherche qui garantissent une acquisition rapide et pertinente de linformation. De ce fait elle facilite
galement les contrles extrieurs, comme par exemple les audits.
d. La scurisation de linformation
La GED permet de scuriser laccs aux documents par la gestion de diffrents niveaux dhabilitation
la consultation et la diffusion des donnes. La fiabilit de linformation peut tre assure via des
systmes automatiques de contrle. Chaque document produit est ainsi uniquement consultable par
les personnes habilites.
Ainsi, la GED permet de valoriser le capital informationnel, en exploitant lenvironnement existant et
en rationalisant le processus documentaire. Or chaque processus majeur dun tablissement est un
processus conduit par les documents. Loptimisation de la gestion documentaire contribue donc
laccroissement de la productivit en minimisant les dlais dacquisition de linformation.

3.La mise en
documentaire

place

un

outil

de

gestion

La mise en place dun outil de gestion documentaire doit respecter certaines tapes indispensables
une dmarche structure et matrise.
1. Dfinition du primtre, des objectifs et des enjeux
Au pralable, une rflexion doit tre mene pour dfinir prcisment :
Le primtre du projet : Quels sont les dpartements, services ou activits impacts ?
Quels sont les documents (papiers ou informatiques) concerns ? Leur volumtrie
actuelle et prvisionnelle,,
Les objectifs du projet : Pourquoi mne-t-on ce projet ? Quelles sont les chances
court, moyen et long terme ? Que faut-il formaliser ? A qui ces informations serontelles diffuses ? Quelles sont les priorits de diffusion ?
Les enjeux du projet : dun point de vue technique, organisationnel, financier,
humain,
2. Diagnostic
Sur la base du primtre, le diagnostic permet de bien connatre lorganisation existante afin de
mettre en place la solution la mieux adapte.
Ce diagnostic est ralis sur le terrain par :
des interviews de collaborateurs,
lobservation de lorganisation des activits et des flux documentaires,
lidentification de ses points forts et de ses points faibles,
une rflexion quant aux possibilits damlioration et de rationalisation des
processus,
Les lments rsultants du diagnostic sont :
la formalisation de la situation actuelle, de ses atouts et faiblesses,
la formalisation de lorganisation cible atteindre lissue du projet,
un chancier du projet mettant en vidence les actions mener, les responsabilits et
dlais associs.

3. Information des acteurs

La mise en place dune GED, comme tout projet organisationnel, doit prvoir daccompagner les
acteurs impacts au changement. Il sagit, par exemple, de mener des actions :
dinformation des acteurs quant aux enjeux et ltat davancement du projet,
de sensibilisation des acteurs quant leur contribution au projet court terme (durant
ltude prliminaire la mise en place de loutil) ainsi qu moyen et long terme
(durant la phase de vie et danimation de loutil).
Ces actions sont mener tout au long du projet, en parallle des autres phases.
4. Etablissement du cahier des charges et envoi aux fournisseurs
Sur la base des lments labors durant le diagnostic (description de lorganisation existante et de
lorganisation cible), un cahier des charges est labor. Celui-ci dtaille les besoins techniques et
fonctionnels associs la mise en place dun outil de gestion documentaire dans le contexte
particulier de lorganisation concerne.
Le cahier des charges est ensuite envoy une liste de fournisseurs slectionns sur le march.

5. Comparaison des diffrentes solutions

Les propositions des diffrents fournisseurs sont analyses et compares sur la base :
des besoins techniques et fonctionnels dfinis au cahier des charges,
des critres dfinis par le groupe de pilotage du projet et/ou la Direction. Ces critres
peuvent tre : la facilit dintgration de la solution lorganisation existante, le
rapport du retour sur investissement, les possibilits dvolution de loutil, les
spcifications ncessaires la bonne mise en uvre de la solution, notamment les
besoins en terme de formation et de service dassistance,
Pour comparer les diffrentes solutions et choisir la solution la mieux adapte, il est prfrable
dassister des dmonstrations des outils et de les tester avec des donnes relles. Une solution est
ensuite slectionne.

6. Mise en place de la solution

Limplmentation de la solution retenue comprend linstallation du(des) logiciel(s), lintgration

lenvironnement existant, la formation des utilisateurs,
La tenue de recettes permet de garantir ladquation de la solution aux besoins de lentreprise.

7. Vie et animation de loutil

Ladhsion des collaborateurs lutilisation de loutil sera fonction, dune part de la manire dont
loutil rpond leurs besoins et, dautre part de la communication et de lanimation effectue autour
de la solution.
A ce titre, ladministrateur aura un rle moteur afin :
danimer loutil et de dynamiser son utilisation,

de motiver les acteurs quant sa consultation, sa mise jour, son enrichissement ou

volution,
dassurer au mieux ladquation entre les besoins de lorganisation et lutilisation de
loutil.

4.Les facteurs cls de succs du projet GED

Un projet dimplmentation de GED, comme tout projet informatique, ncessite une gestion efficace
et adapte.
Volont politique
Un projet de mise en place dune GED implique les diverses fonctions de lentreprise. Afin dviter
une lutte de pouvoir pour lobtention de la direction de projet, il est indispensable que la Direction
dfinisse les rles et responsabilits de chaque service.
Implication des acteurs
Les acteurs doivent tre convaincus de limportance accorde par la Direction au projet. Cela
suppose une campagne de communication efficace.
Dcoupage du projet
La complexit du projet peut obliger la Matrise dOuvrage le scinder en plusieurs lots. Ce
dcoupage prsente plusieurs avantages :
rduction des risques technologiques,
forte visibilit auprs des utilisateurs.
Il est donc avantageux de dterminer dans le cahier des charges un cur fonctionnel de la GED et de
concevoir des lots successifs couvrant le reste des objectifs du projet.

 Coordination entre les intervenants

Lentreprise peut tre amene devoir faire appel des prestataires externes (notamment pour la
Matrise dOeuvre sil sagit dun dveloppement propre). La coordination entre les quipes internes

et externes est capitale car les prestataires doivent assimiler les connaissances mtiers de lentreprise
et simprgner de sa culture.
Mise en place de retours dexprience
Lorsque les chances de dploiement dune GED sont trop loignes, le projet GED risque dtre
considr comme du vaporware . Le dploiement rapide dune premire version permet de juguler
ce risque et de recueillir les premiers jugements des utilisateurs afin damliorer le fonctionnement
de loutil dans ses versions ultrieures.

5.Les facteurs cls de succs de la solution

1. Les aspects fonctionnels
Une GED doit satisfaire un certain nombre de besoins, qui conditionneront le degr de russite du
projet.
Ergonomie du produit
Afin de saffranchir des diffrents degrs de familiarisation avec loutil informatique des utilisateurs,
il est ncessaire de concevoir une interface simple et ergonomique.
Accs universel
Laccs la GED ne doit pas tre rserv une lite mais ouvert tous. Lauthentification doit
permettre la segmentation des utilisateurs en groupes afin de pouvoir dterminer un degr daccs
linformation et de prserver les rgles lmentaires de scurit.
Personnalisation
Les utilisateurs de la GED ont des besoins diffrents. Ainsi le contenu voire linterface doivent
pouvoir tre personnaliss.
Technologies Push
Les utilisateurs ne sont pas connects en permanence la GED. Aussi, il convient de mettre en place
des outils dalertes pour avertir lutilisateur de la mise en ligne dinformations susceptibles de
lintresser : mail, SMS, Pager. La mailing-list est un moyen efficace pour inciter les utilisateurs se
connecter priodiquement la GED.

2. Les aspects techniques

La GED sappuie sur des technologies dont le choix peut dcider du succs du projet.
Standards ouverts
Lentreprise doit choisir des standards technologiques ouverts pour se protger de tout risque
dabandon de la technologie par lditeur et soffrir des possibilits dvolution et de compatibilit
avec dautres logiciels. Des formats de structuration de contenu tels que XML par exemple sont
aujourdhui largement utiliss par les diteurs.
Architecture logicielle et plate-forme technique
Larchitecture technique et la plate-forme technologique doivent permettre une monte en charge
simple et rapide si cela est ncessaire. Des systmes darchivage, de compression, de sauvegarde
volue (NAS, SAN,) peuvent rapidement savrer ncessaire pour permettre le traitement dune
grande masse de documents.
Gestion des droits daccs
Pour des raisons de scurit, la gestion des droits daccs peut sappuyer sur un annuaire unique
centralis ou sur un meta-annuaire par exemple, qui permet la consolidation de plusieurs rfrentiels
(Active Directory, annuaires au format LDAP v3,).
Administration
Lapplication dadministration, sous forme dinterface de type Web, doit permettre ladministration
des diffrents paramtres de la GED : canaux daccs, contenu Elle peut aussi fournir des
indicateurs statistiques sur lensemble du processus de gestion des documents.

Collecte

Production

Consultation
Cration de documents

Sources

Traitement des
documents Consultation
Workfl
ow
Docum
ents
exista
nts

Inter
net

validat
ion)

des documents
Tri/
Stocka
ge/
Indexa
tion

Modifications des documenst si autorisation

Numrisation des documents

Utilisate
urs
nomad
es

Utilisate
urs
interne
s

Titre

[Corps du texte]

Base
de
donn
es
GED

Internet

Mtadonnes
(Versio n,
Auteur,

Moteur de recherche

Architecture dune solution de Gestion Electronique de Documents

Source Ingnierie de Projet Intranet, F. CREPLET, Eyrolles - Editions dOrganisations 2003

6.

Les risques

Ds le lancement du projet de mise en place dune GED, le chef de projet doit prendre en
considration les sources potentielles dchec.
Mauvaise dtermination des objectifs du projet
Il est essentiel que la Direction de lentreprise assigne des objectifs clairs et tangibles au chef de
projet.
Mauvaise interface graphique
La premire impression qua lutilisateur de la GED est celle laisse par linterface graphique. Si
cette dernire est mdiocre, il y a de fortes chances quil utilise peu loutil.

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Sous-valuation de la dimension humaine

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Pour la russite et la prennit du projet dimplmentation de GED, il est primordial de prendre en

considration les besoins et les attentes des futurs utilisateurs.
Survaluation de la dimension technique
Un projet informatique quel quil soit est avant tout 80 % de contraintes organisationnelles et
humaines et 20 % de contraintes technologiques. Il faut donc veiller bien identifier les priorits.
Sous-valuation de la charge de travail
Cette source dchec concerne la charge de travail supplmentaire gnre par le projet ainsi que les
modalits dadministration et de mise jour de la GED. Il est important que tous les acteurs aient une
vision objective de linvestissement humain, financier, ncessaire la russite du projet. Par
ailleurs, lors du dploiement de la GED et de sa monte en charge une phase de test et de corrections
doit tre prvue.
En conclusion, il est noter que les solutions logicielles en matire de gestion lectronique des
documents sont nombreuses sur le march. Lors du choix dun logiciel donn, il faut tenir compte
des besoins actuels de lorganisation, mais galement des besoins futurs pour faciliter les ventuelles
volutions, la GED pouvant tre intgr dans des projets de systmes dinformation plus larges.

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Les points cls

Une rponse aux attentes actuelles des entreprises

Pour russir un projet de mise en place de GED, il est ncessaire dutiliser une
mthodologie adapte
Une dmarche la fois humaine et technique
Un choix judicieux de solution
Bien apprhender les facteurs cls de succs du projet
Anticiper les ventuels cueils

Bibliographie et site utile

Les portails dentreprise , Jean-Louis BENARD, Herms
LInternet , Michel GERMAIN, ECONOMICA
Ingnierie de projet Intranet , Frdric CREPLET, Eyrolles Editions dOrganisation
www.aproged.org : Association des Professionnels de la Gestion Electronique des Documents

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