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Octubre-Diciembre 2015
PRESENTACIN
El siguiente material didctico fue creado a travs de una recopilacin de
informacin de fuentes primarias de la enseanza de informtica y secundarias
entre bibliografas de trabajos de investigacin y consulta digital en internet. Este
material es producto de la necesidad de un instructivo de apoyo al servicio de
la capacitacin y formacin para ser parte del programa Cartago Histrico Digital
con el fin promover, desarrollar y difundir la innovacin tecnolgica en general,
adems llevar a cabo estudios y asesoras en pro de la conversin hacia una
ciudad digital.
Este material est dirigido a todos los participantes, jvenes y adultos, tanto
hombres como mujeres del Cantn de Central de Cartago, donde se contar con
un Centro Comunitario Inteligente e impartirn las Clases de Excel BsicoIntermedio proporcionando una formacin y capacitacin profesional de carcter
presencial y con tutora de un profesional en la materia.
Tabla de contenido
CAPITULO I .................................................................................................................................... 5
UTILIZAR LA HOJA DE CLCULO Y SUS OPERACIONES PARA ELABORAR TABLAS DE DATOS ........ 5
QU ES MICROSOFT EXCEL? .................................................................................................... 6
DESCRIPCIN DEL AMBIENTE DE TRABAJO............................................................................... 7
Cmo encuentro el Programa Microsoft Excel?.................................................................. 7
Los Componentes de la Pantalla Principal ............................................................................ 8
MANIPULACIN DE LIBROS ..................................................................................................... 15
Guardar un Libro ................................................................................................................. 15
Abrir un Libro ...................................................................................................................... 16
Cerrar un Libro .................................................................................................................... 17
MANIPULACION DE LAS HOJAS DE CLCULO .......................................................................... 18
Qu es una Hoja de Clculo? ............................................................................................. 18
Manipulacin de las Hojas .................................................................................................. 18
Manipulacin de las Filas y Columnas ................................................................................. 20
MANIPULACIN DE DATOS ..................................................................................................... 25
Tipos de Datos ..................................................................................................................... 25
Trabajando con Rangos ....................................................................................................... 27
MANIPULACIN DE INFORMACIN ........................................................................................ 28
Apariencia de Celdas y Tablas ............................................................................................. 29
Formato Condicional ........................................................................................................... 30
Listas Personalizadas ........................................................................................................... 30
Comentarios ........................................................................................................................ 32
CAPITULO II ................................................................................................................................. 34
RESOLVER SITUACIONES ESPECFICAS APLICANDO LAS OPERACIONES Y FUNCIONES BSICAS DE
LA HOJA DE CLCULO .................................................................................................................. 34
QU ES UNA FRMULA? ....................................................................................................... 35
Operadores Matemticos ................................................................................................... 35
Jerarqua de los Operadores ............................................................................................... 36
Ingresando Frmulas ........................................................................................................... 36
Tipos de Frmulas ............................................................................................................... 37
QUE SON FUNCIONES? .......................................................................................................... 39
Funciones Condicionales ..................................................................................................... 42
Condicin Lgica Simple ...................................................................................................... 43
Condicin Lgica Anidada ................................................................................................... 43
Condicin Lgica Compleja ................................................................................................. 44
CAPITULO I
UTILIZAR LA HOJA DE CLCULO Y SUS OPERACIONES PARA
ELABORAR TABLAS DE DATOS
QU ES MICROSOFT EXCEL?
Microsoft Excel es una aplicacin distribuida por Microsoft Office para hojas de
clculo. Se trata de un programa diseado para trabajos de oficina, en especial
en el al mbito de la administracin, finanzas y contabilidad, contiene una gran
gama de funciones y herramientas tiles para muchos otros campos, como la
creacin de ciertas bases de datos.
Posee una gran gama de herramientas que facilitan la creacin y modificacin
de las hojas de clculo, haciendo el trabajo ms eficiente y fcil, es el caso de
herramientas como la autosuma, que acorta el tiempo de las operaciones, el uso
de celdas para la insercin de los datos, permitiendo que estos queden
ordenados, herramientas de formato, que permiten alinear los datos, cambiar el
tipo de fuente o letra, as como cambiar el color dela misma o el tamao que esta
posean.
Tambin cuenta con una amplia variedad de plantillas preestablecidas, que nos
facilitan la realizacin del trabajo, evitando que hacer todo el trabajo desde
cero, por ejemplo: facturas, calendarios, horarios, presupuestos.
Las versiones de este programa (ya con el nombre Excel), iniciaron en 1987 con
Excel 2.0, pasando por diversas versiones mejoradas hasta la actualidad.
Barra de Ttulo
Es aquella que muestra el nombre del libro es que se est trabajando y el nombre
del programa, en este caso Excel.
Cintas de Opciones
Son las que muestran las diferentes herramientas que se pueden manipular en
el programa. Su nombre brinda una idea general al usuario donde puede
encontrar sus opciones preferidas.
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Al dar clic a cada cinta se despliegan diversos botones que se usan de acuerdo
al objetivo desea.
Opcin Inicio
Esta es la Cinta ms utilizada en el programa, contiene mltiples opciones,
dando formato al libro se va a utilizar, como por ejemplo tipo, tamao, color de
letra, alineaciones, formatos de nmeros etc.
Opcin Insertar
Esta cinta se encarga de todos los comandos que permiten insertar algn objeto
o elemento dentro de un documento, tales como grficos, tablas, imgenes,
texto, y ms.
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Opcin Frmulas
Esta cinta sirve para crear y manipular frmulas denominadas tambin
funciones. Las frmulas se agrupan en categoras, tales como financieras,
matemticas, lgicas, etc.
Opcin Datos
Esta cinta sirve para manipular datos Por ejemplo, puedes utilizar esta cinta para
importar datos externos como Access, SQL Server y ms. La cinta Datos permite
adems filtrar y ordenar celdas, validar sus datos, as como agrupar y desagrupar
datos.
Opcin Revisar
Esta cinta tiene como objetivo revisar la ortografa y gramtica, buscar una
palabra en un diccionario de sinnimos, revisar marcas o cambios realizados por
otras personas y comparar documentos. La ficha Revisar permite proteger las
hojas de clculo y libros de trabajo mediante contrasea.
Opcin Vista
Esta cinta sirve para cambiar la forma de ver la hoja de trabajo, permite ver u
ocultar las lneas de la cuadrcula que forman las celdas de la hoja de trabajo,
adems de ajustar el zoom del documento (acercar o alejar el contenido).
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Barra de Frmulas
Sirve para controlar las frmulas y funciones que se hagan sobre la celda
pidindola editar.
Celda Activa
Permite indicarle al usuario la celada actual donde se encuentra ubicado.
Cursor
Permite ubicarnos entre las celdas de una hoja electrnica.
Celdas
Es la combinacin de una columna con una fila. Para desplazarse a una celda
en forma rpida se debe pulsar la tecla F5 y escribir en el cuadro la referencia
de la celda respectiva.
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Columnas
Son representadas por letras (A B C D).
Filas
Son representadas por nmeros (1 2 3 4).
Hojas de Clculo
Sirven para crear tablas contables aplicando frmulas, funciones y diferentes
herramientas. Adems permiten organizar los trabajos de una manera
organizada. La configuracin de una hoja de clculo es diferente a las dems,
son individuales. Adems se les puede cambiar el nombre con doble clic.
Tambin se les conoce como etiquetas.
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MANIPULACIN DE LIBROS
Al iniciar una sesin de Excel el mismo le provee un libro en blanco, con 1 hoja
de clculo en forma automtica. Los archivos en Excel son tratados como Libros,
los cuales contienen hojas sin embargo cuando se encuentre trabajando en
Excel y necesite crear un nuevo libro de trabajo, no es necesario salirse de Excel
para crearlo.
Aplicar los siguientes pasos:
Guardar un Libro
Cuando un Libro debe ser almacenando por primera vez, se procede a utilizar la
opcin Guardar como, pero si lo que necesita es actualizarlo para que almacene
los ltimos cambios generados, entonces proceda a utilizar la opcin Guardar.
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Abrir un Libro
Una vez que se haya creado y guardado un archivo, el mismo puede ser
accedido cuantas veces sean necesario en razn de nuestra necesidad como
usuarios.
Aplicar los siguientes pasos para abrir un archivo:
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Cerrar un Libro
Una vez que ya no se requiere un archivo de trabajo se puede cerrar para
descargar un poco de memoria de la pc.
Aplicar los siguientes pasos para cerrar:
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Insertar hojas
-
Clic al icono
Renombrar hojas
- Doble clic sobre la hoja
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Mover hojas
- Arrastrar la hoja al lugar donde se quiera
Borrar hojas
- Clic derecho sobre la hoja
- Clic en eliminar
Nota importante:
Al eliminar una hoja tome en cuenta que no puede recuperar su contenido.
Color de etiquetas
- Clic derecho sobre la hoja
- Clic Color de etiquetas
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Seleccionar a la hoja
- Clic a la hoja
Ancho de columna
Pasos para modificar el ancho de la columna:
-
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Alto de la Fila
Si bien es cierto que como se anteriormente, Excel ajusta de forma automtica
el ancho de la fila, tambin es factible el ajuste de la misma forma en que se
hace con las columnas.
Pasos para modificar el ancho de la fila:
-
21
Agregar Filas/Columnas
22
Eliminar Filas/Columnas
23
Ocultar Filas/Columnas
-
Mostar Filas/Columnas
-
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MANIPULACIN DE DATOS
Para agregar datos en las celdas de Excel se digita ya sea numrico o textual y
se pulsa la tecla ENTER. Si el dato es una cantidad se recomienda escribirlo en
forma directa, ejemplo 2560000, y luego aplicar el formato deseado.
Para eliminar informacin se aplican los siguientes pasos:
-
Tipos de Datos
Excel puede trabajar con los siguientes tipos de datos:
-
Textos
Nmeros
Formulas
Funciones
Condiciones Lgicas
Texto
Nmero
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Frmulas y Funciones
Nos permiten llevar a cabo clculos matemticos de forma eficaz en una forma
automatizada.
Condiciones Lgicas
subrayado.
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MANIPULACIN DE INFORMACIN
Excel permite manipular la informacin utilizando las herramientas copiar,
pegar y cortar entre las diferentes hojas de clculo.
Seleccionar la tabla
Pulsar las teclas CTRL+X.
Clic a una hoja de clculo vaca.
Pulsar ENTER.
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Formato Condicional
Es aquel que permite agregar un formato especial a una o varias celdas de
acuerdo a un criterio.
Ejecute el siguiente procedimiento para aplicar un formato condicional:
-
Para borrar los formatos condicionales aplicados a celdas se deben ejecutar los
siguientes pasos:
-
Listas Personalizadas
Se usan generalmente para agilizar la insercin de datos en las celdas.
Veamos los siguientes ejemplos:
-
Copiar informacin
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Si quiero aumentar una cantidad se debe digitar 2 nmeros con el margen para
aumentar. Para ello debe seleccionar las celdas y luego posicionar el cursor en
la esquina inferior derecha.
Ejemplo:
Para aplicar una lista automtica se digita el mes o el da, luego se ubica el
cursos en la esquina inferior derecha para encontrar el cursor de la cruz negra
y arrastrar hasta localizar la informacin requerida.
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Ejemplo en das
Ejemplo en meses
Comentarios
Sirven para hacer aclaraciones en las celdas de una hoja de clculo.
Existen dos tipos de comentarios:
-
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CAPITULO II
RESOLVER SITUACIONES ESPECFICAS APLICANDO LAS
OPERACIONES Y FUNCIONES BSICAS DE LA HOJA DE
CLCULO
Descripcin de frmulas
Elementos bsicos de frmulas
Operadores matemticos
Ingresando frmulas
Tipos de formulas
Creacin de formulas
Funciones bsicas
Sintaxis de funciones
Funciones condicionales
Operadores lgicos
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QU ES UNA FRMULA?
Una frmula es una expresin matemtica que involucra operadores
matemticos de acuerdo a interpretaciones de la vida real.
Ejemplos:
-
Operadores Matemticos
Los operadores matemticos se necesitan para confeccionar una frmula en
Excel, junto con el orden de prioridad que los que los mismos seguirn a la hora
de ejecutarme la misma. Los operadores deben respetar un orden especfico tal
y como se presenta en el cuadro en la parte inferior, en donde se observa cmo
la multiplicacin y la divisin tiene precedencia sobre la suma y la resta.
Adems de los operadores bsicos (+, -,*, /) existen otros operadores que
controlan el orden en el cual se realiza los clculos, tal y como se presenta a
continuacin.
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Por ejemplo estas dos frmulas tienen diferente resultado segn la jerarqua de
sus operaciones y el uso de parntesis:
25+32*2 = 25+64 = 89
(25+32)*2 = 57*2 = 114
Ingresando Frmulas
Las frmulas se pueden digitar desde dos partes:
1. En la barra de frmulas con un clic para habilitar dicha rea y as poder
digitar la frmula.
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Tipos de Frmulas
Excel presenta 2 tipos de frmulas:
-
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Valor absoluto
Es fijar una celda para que cuando se copia una frmula no se alteren los
resultados. Para fijar una celda se debe pulsar la tecla F4 sobre ella.
Generalmente se fija cuando es un dato fuera de la tabla
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40
Ejemplos:
SUMA
100
200
300
400
500
1500
PROMEDIO
100
200
300
400
500
300
CONTAR
100
200
300
400
500
5
MAXIMO
100
200
300
400
500
500
MINIMO
100
200
300
400
500
100
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Funciones Condicionales
Es una funcin que sirve para obtener resultados o realizar clculos donde se
debe evaluar una situacin que debe tener slo una de diversas soluciones. El
nombre de esta funcin es SI.
Excel permite combinar la funcin SI en 3 tipos de condicionales, segn
se requiera:
Simple
Anidada
Compleja
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44
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CAPITULO III
OPTIMIZAR E IMPRIMIR LAS HOJAS ELECTRNICAS GENERADAS
POR EXCEL
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Configurar Pgina
Clic al botn Configurar pgina para que se observen las 4 pestaas
siguientes:
Pgina
Mrgenes
Hoja
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en
forma
vertical
como
horizontal.
Imprimir una tabla de datos a un
tamao personalizado.
Elegir el tamao del papel y la
calidad de impresin.
Pestaa Mrgenes
Algunas funciones que se pueden
aplicar en esta ventana son:
Cambiar los mrgenes superior,
inferior, derecha, encabezado y
pie de pgina de una hoja de
clculo.
Centrar la tabla de datos en forma
automtica por medio de las
opciones
horizontalmente
verticalmente.
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Insertar y personalizar el
encabezado-pie de pgina a la
hoja de clculo.
Pestaa Hoja
Algunas funciones que se pueden aplicar en esta ventana son:
Imprimir lneas de divisin en la
hoja.
Imprimir la hoja en blanco y
negro.
Imprimir
la
hoja
en
calidad
borrador.
Agregar las letras de columnas y
los nmeros de filas a la hoja al
imprimirla.
Establecer un rea de impresin
especifica.
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CAPITULO IV
UTILIZAR FUNCIONES ESPECFICAS Y BASES DE DATOS EN LA
SOLUCIN DE PROBLEMAS PLANEADOS.
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Ordenamientos
Formularios de datos
Subtotales
Filtros bsicos
Filtros avanzados
Tablas dinmicas
Ordenamientos de Datos
Sobre las listas de datos se pueden aplicar la herramienta para ordenar y
reordenar de acuerdo a diversos parmetros. El ordenamiento puede ser
alfabtico, por fechas o numrica, ascendente o descendente y puede establecer
varios criterios de ordenamiento a la vez agregando niveles.
Proceso para ordenar y reordenar listas:
Seleccionar la tabla
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Filtros Automticos
Sirven para buscar informacin en una tabla de una manera rpida y
sencilla.
Tambin se les conoce como Autofiltros.
Para agregar o quitar filtros a una tabla se deben ejecutar los siguientes
pasos:
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Filtros Avanzados
Los filtros avanzados tienen cuatro aspectos que se deben tomar en
cuenta:
-
55
Se debe tener listos los criterios del reporte que se deseamos obtener:
Ejemplo:
Seleccionar la tabla
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La seleccin se debe hacer a ambas celdas ya que ese ser el resultado final
del reporte.
Tipo de producto: Frutas
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Bdcontar
Sirve para contar las celdas de una columna especfica que cumpla con un
criterio.
Veamos la siguiente tabla con el criterio:
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Tablas Dinmicas
Sirven para hacer resmenes interactivos y dinmicos en una tabla de datos
utilizados diversas herramientas para lograr un determinado objetivo.
Observe la siguiente tabla:
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Aparecer la ventana
Seleccionar todo el rango de la tabla y la opcin Nueva hoja de clculo para
que la genere ah.
De inmediato aparecer en la
hoja electrnica nueva la tabla
dinmica.
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Clic a la tabla dinmica para activar el panel Lista de campos de Tabla dinmica
que aparece en la parte derecha de la ventana. Observar que aparecen los
campos (Nombre, Apellidos, Telfono, Lugar, Salario)
Arrastrar el campo deseado a los cuadros blancos de abajo segn sea el objetivo
de la tabla a generar:
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Observe que las celdas Todas, rtulos de columna, rtulos de fila aparecen con
una flecha que apunta hacia abajo que conocemos como filtros Automticos o
Autofiltros. Al dar clic a cada una de ellas se despliegan diversas opciones. En
este caso se da clic al filtro del campo Rtulo de fila. Luego se puede activar o
desactivar el nombre deseado para observar los datos individualizados.
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Desactivar los checks Mara y Olga para mostrar los siguientes resultados:
Por ltimos se da clic al embudo del campo Rtulos de fila para retornar todos
los datos de la tabla. Clic a seleccionar todo. Si se desea manipular la tabla
dinmica se pueden aplicar diferentes herramientas como funciones o grficos.
Aplicacin de funcin
1. Clic a una celda
2. Clic al botn Herramienta tabla dinmica que aparece en la parte
superior de las cintas.
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Grafico Dinmico
-
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Al dar clic al Botn Herramienta del grfico dinmico aparecen varias pestaas
que se pueden manipular para seguir mejorado la estructura del grfico. Marcar
del grfico.
Ejemplo para aplicar:
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CAPITULO V
GENERAR OBJETOS Y GRFICOS CON L A INFORMACIN DE LA
HOJA CLCULO
Descripcin de objetos
Uso de la barra de dibujo
Propiedades de los objetos
Agregando formas
Manipulacin de grficos
Tipos de grficos
Asistente de grficos
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DESCRIPCIN DE OBJETO
Barra de Dibujo
La barra de dibujo son un conjunto de iconos que sirven para mejorar la
apariencia de una hoja clculo. Se le conoce como formas.
Para dibujar formas se deben de aplicar los siguientes pasos:
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Para cambiar las propiedades de una forma se debe marcar la forma y luego
dar doble clic sobre ella.
WORDART
Tambin se puede incluir diversos tipos de rotulacin utilizado WordArt:
Pasos:
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Ejemplo:
Imgenes
Insertar imgenes prediseadas o de archivos. En una hoja de clculo se pueden
agregar imgenes de los dos tipos:
Imgenes en lnea
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Desde Archivo:
Grficos
Son representaciones graficas de las estadsticas de acuerdo a los datos de una
tabla o datos extrados de la misma. Existen varios tipos de grficos:
Columnas
Lneas
Circular
Barras
rea
Otros
Un buen grfico es aquel que tiene buena apariencia y sobre todo el que
represente la informacin con solo observarlo.
Partes de un grfico
Las principales partes de un grfico son las siguientes:
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Terminologa de grficos
Antes de ingresar a la creacin de grficos, se deben conocer trminos
importantes que se involucran en la elaboracin de los mismos.
Ejes: lneas de referencia que toma como base el plano cartesiano. El eje
X se presenta en direccin horizontal, y el eje Y se presenta en sentido
vertical, el eje Z aparece solo en os grficos de tres dimensiones (es una
lnea vertical).
Marcadores: son los que representan las barras del grfico, normalmente
tienen caractersticas que permiten diferenciarlos uno de otros, tales como
el color. Los marcadores pueden estar representados por barras,
columnas, sectores o lneas entre otros.
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Creacin de grficos
Para crear un grfico primero se debe cumplir los siguientes aspectos:
Una tabla de datos a graficar:
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Observar que la esta tabla extrada contiene solo los datos que pide el caso
anterior.
Procesos creacin de grfico
Observar que aparecen varios botones de los tipos de grficos que tiene el
programa:
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El diseo grfico.
El estilo de grfico.
Luego de aplicar las herramientas anteriores observe que el grfico tiene una
apariencia ms profesional.
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ANEXOS
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78
80
81
82