Procedimentos bsicos de preservao/conservao preventiva

de Documentos Grficos
Diviso de Preservao, Conservao e Restauro

Uma poltica de preservao eficaz a longo prazo pressupe uma gesto

integrada de riscos. Neste contexto tero de se considerar vrias questes, desde
a localizao e construo/ou manuteno do edifcio onde se encontra o Arquivo
e respectivo esplio documental, at s questes de segurana e de organizao
interna da Instituio.
H que saber antecipar os problemas e identificar os principais factores de risco
que podem levar perda total ou parcial de um esplio/coleco.

Tm que se identificar e avaliar os riscos possveis:

Identificar os agentes de deteriorao

Reunir dados concretos diagnsticos actualizados

Imaginar situaes, contando com imponderveis

Ser preciso ao especificar o risco, o agente de deteriorao e o possvel
dano causado

Fazer relatrios sempre apoiados no registo fotogrfico exaustivo, que
inclua

localizao,

acondicionamento, etc.

Usar sempre o bom senso

estrutura/edifcio,

sala,

armazenamento,

Fazer uma gesto correcta dos riscos implica poder antecipar e minimizar os
problemas, permitindo responder a algumas perguntas:

Quando podem ocorrer situaes de risco?

Percentagem de itens afectados na coleco?

Quais os itens em maior risco de deteriorao?

Qual o real valor dos itens a preservar?

Quais as prioridades?

Para o sucesso de uma poltica de preservao, tem que haver uma sensibilizao
e cooperao de todos os servios da Instituio, de forma a atingir-se o objectivo
final que a salvaguarda das espcies arquivsticas ao longo dos anos,
minimizando os riscos de alteraes ou degradao das coleces.

As questes econmicas, sempre presentes, no devem servir de desculpa ou

impedimento para a resoluo de todos os problemas.

Podemos, neste contexto, sistematizar analisando alguns pontos a ter em ateno

para melhor identificar e controlar os agentes de deteriorao, contribuindo assim
para a longevidade dos esplios.

1. Manuteno do Edifcio

Manuteno dos telhados, janelas e portas para que protejam e
assegurem a manuteno das condies ideais de preservao e
segurana, permitindo a salvaguarda dos esplios.

Providenciar a sensibilizao dos funcionrios para a deteco e
alerta de situaes anmalas ao nvel da manuteno do edifcio.

Fotografia 1 Zona junto ao telhado com infiltrao de humidade e janela

antiga e deteriorada sem capacidade de isolamento.

Fotografia 2 Fissuras na parede que revelam falta de manuteno da

estrutura do edifcio.

2. Limpeza e vigilncia na zona de depsitos e armazenamento de

coleces

Assegurar a limpeza e inspeces regulares aos depsitos,
contribuindo desta forma, no s para a higiene das zonas de
armazenamento, mas tambm para a vigilncia e controlo de
pragas.

Providenciar a sensibilizao dos funcionrios para identificar e
alertar para situaes de risco desta natureza.

3. Manuseamento das peas

Executar uma listagem das coleces, a mais completa possvel,
que permita tambm saber a localizao das obras, facilitando
deste modo a deteco de qualquer desaparecimento ou
arrumao incorrecta das peas.

Providenciar para a sensibilizao do pessoal interveniente nestes
processos,

desde

limpeza

regular,

inspeco

ou

manuseamento correcto das espcies arquivsticas, promovendo

assim a sua preservao.

Sensibilizar o cidado utente nas salas de leitura, dando formao
aos funcionrios de forma a estes poderem dar o correspondente
apoio nesta rea.

Implementar

armazenamento

adequado

correcto

acondicionamento das espcies, contemplando as caractersticas

prprias das peas o que facilitar o seu manuseamento em
segurana.

Fotografia 1 Exemplos de sistemas de acondicionamento para vrios documentos.

4. Segurana contra roubo/vandalismo

Implementar a utilizao de fechaduras de alta segurana em todas
as portas e janelas.

Implementao de sistemas de deteco contra roubo (sistema
electrnico)

Assegurar a vigilncia nas salas de leitura (vdeo vigilncia ou por
pessoal especializado)

Fotografia 2 Alguns exemplos de sistemas de vdeo-vigilncia utilizados em

arquivos.

5. Fogo

Implementao de um plano de emergncia efectivo contra o fogo,
catstrofes naturais ou outro tipo de ameaas.

Articulao com os servios de Bombeiros locais no s na
resposta rpida em situaes de emergncia, mas tambm no
apoio tcnico necessrio incluindo no s a vistoria regular das
instalaes,

mas

tambm

formao/sensibilizao

sobre

comportamentos e controlo de pequenos incndios.

Colocao de detectores de fumo e sprinklers com protectores, ou
em alternativa, a utilizao do mist sistem (que debita menor
quantidade de gua sada).

Ponderar alternativas utilizao de gua para extino de
incndios.

Utilizar de preferncia acondicionamentos que sejam resistentes ao
fogo (polipropileno)

Fotografia 3 Alguns exemplos de sistemas manuais e automticos de combate a incndios,

extintor e sprinklers.

6. Inundaes/danos causados por gua

Embora as inundaes por causas naturais sejam difceis de evitar, o bom

senso ajuda a prevenir e minimizar os danos causados.

As zonas de depsito/armazenamento de documentao devem
preferencialmente ser colocadas nos pisos superiores e no em
caves, como muitas vezes acontece. Evitar sempre que possvel
divises por onde passem as canalizaes do edifcio.

A verificao e substituio de canalizaes antigas devem ser
habituais.

O pessoal de limpeza deve ser alertado para o uso de gua nas
lavagens a efectuar, uma vez que a sua utilizao em excesso
pode ser prejudicial (aumenta a HR).

Para responder prontamente a situaes de inundao dever
estar disponvel um Kit de emergncia preferencialmente composto
por: 1 carrinho, aspirador de gua, baldes e esfregonas, rolos de
material absorvente, botas de borracha, luvas, aventais, lanternas,
tesouras, cestos e sacos de plstico.
Tambm devem fazer parte do referido Kit, ventoinhas e
desumidificadores.

Todos os funcionrios devem estar preparados para agir nesta
eventualidade, efectuando-se a sensibilizao dos tcnicos que se
encontram a trabalhar em zonas com documentao.

Existncia de alarmes para deteco da subida do nvel da gua.

Utilizar de preferncia acondicionamentos que sejam resistentes
gua (polipropileno).

Fotografia 4 Para dar resposta rpida em caso de inundao deve existir um kit de
emergncia devidamente equipado.

A presena de gua e a humidade relativa associadas so uma fonte de

degradao muitas vezes presente. A HR um agente rpido e agressivo,
propiciando o aparecimento de fungos e alteraes qumicas nos materiais
arquivsticos. Ao contrrio de outros riscos como o fogo, inundaes ou surtos
de pragas, o facto que a humidade est muitas vezes presente e
demasiadamente tolerada, entre outras, na forma de pequenas infiltraes que
produzem uma HR elevada nos edifcios.

7. Desastres Naturais

Utilizao de sistemas de ancoragem que sustentem a estantaria em
caso de ocorrncia de sismo.

8. Controlo integrado de pragas e/ou infeces

Quando se fala de pragas, sejam elas de insectos, pssaros ou outros animais,
e infeces por fungos ou bactrias, h que ter em considerao o elevado
grau de degradao que provocam nos materiais de arquivo.
Uma gesto integrada de pragas pressupe evitar a criao de fontes e
atractivos para este tipo de problemas ou seja, cuidadosamente estudar a
localizao do arquivo.

Fotografia 5 Exemplos de insectos bibliofagos: Anobium puntactum e

stegobium paniceum.

Evitar ter por perto jardins, uma vez que estes so o habitat natural
de muitas das referidas pragas.

Evitar proporcionar as condies ideais para a propagao das
referidas pragas, eliminando a presena de lixo, nomeadamente de
resduos alimentares

Evitar luzes exteriores que atraiam insectos.

No permetro exterior contratar empresas especializadas em
controlo de pestes e que tambm identifiquem as espcies
existentes.

A nvel interno bloquear, tornar estanques portas e janelas,
impedindo a entrada de insectos, gua, poluio e outros factores
de risco.


Utilizar de preferncia acondicionamentos o mais estanques

possvel, executados com materiais no consumveis por insectos
ou roedores (polipropileno).

Colocar armadilhas em zonas estratgicas e inspecciona-las uma
vez por ms, efectuando o estudo dos insectos encontrados para
identificao e actuao.

Implementar um programa de desinfestao recorrendo ao uso de
gases inertes, em cmaras prprias ou atravs da execuo de
bolhas.

A opo pelo mtodo do Cold Storage, implica a manuteno de
valores prximos dos 10/12C para os depsitos, reduzindo
drasticamente a degradao das espcies arquivsticas e ajudando
no combate propagao das pragas.

Fotografia 6 Cmara de desinfestao por anoxia.

9. Controlo ambiental
Conseguir atingir valores ideais de temperatura e humidade relativa num
edifcio ou em parte dele, pode depender de um sistema de ar condicionado
bem calibrado, ou do prprio clima local, pode ainda beneficiar da ausncia
de infiltraes ou da existncia de uma ventilao adequada.


Relativamente temperatura, os valores no devem ser demasiado

elevados, sob pena de aumentarem a possibilidade de deteriorao
qumica dos materiais presentes.

No que diz respeito humidade relativa ser de realar que os
valores elevados e as oscilaes da HR so ainda mais prejudiciais
do que as variaes verificadas na temperatura e esto
directamente relacionadas com o aparecimento de fungos.

Devemos pois alertar para o perigo que representam as flutuaes
nos valores da temperatura e da HR, que so susceptveis de
provocar reaces qumicas, aumentando a deteriorao das
obras.

Devemos tambm salientar a necessidade de obteno de baixas
temperaturas e valores de humidade relativa controlados, uma vez
que se sabe que duplica a longevidade dos bens arquivsticos por
cada 5 C de temperatura mais baixa que se obtiver.

Fotografia 7 e 10 Monitorizao ambiental com termohigrmetros fixos e mveis.

10. Luz/Foto degradao

Os efeitos das radiaes ultravioletas e da luz (radiaes visveis), em
materiais de arquivo, provocam a desintegrao dos polmeros de celulose,
desvanecimento de tintas e pigmentos, escurecimento ou amarelecimento dos
suportes.

A foto degradao tem efeitos cumulativos, verifica-se assim a

necessidade de proteger os bens arquivsticos, utilizando
acondicionamentos protectores, filtros U.V. em janelas, lmpadas
ou vitrinas.

Para materiais hipersensveis luz, o uso de filtros no
suficiente,

devendo

nesses

casos

providenciar-se

um

acondicionamento que os proteja deste factor de degradao e

efectuar uma vigilncia constante, devendo ainda em caso de
solicitao dos mesmos para exposio ou consulta/acesso ser
muito ponderada a sua disponibilizao ao pblico.


Ateno com a iluminao de depsitos, locais de trabalho,

incluindo Sala de Leitura, de forma a reduzir a intensidade, o tempo
de exposio e a proximidade das fontes de luz.

Fotografia 8 Exemplo de sistema de iluminao adequada com

luz fria e de baixa intensidade (fibra ptica).

11. Poluio/contaminantes
fundamental providenciar a proteco das espcies arquivsticas contra os
efeitos nocivos da poluio urbana, bem como dos contaminantes provenientes
dos materiais comummente utilizados no nosso dia-a-dia.

Proteger todos os itens da aco de deteriorao produzida pela

poluio urbana e tambm pela presena da vulgar sujidade/p, atravs
da utilizao de acondicionamentos protectores.

Providenciar a limpeza regular das salas e depsitos, tendo sempre em
ateno a utilizao de produtos que no contenham aditivos nocivos
aos materiais arquivsticos presentes, nomeadamente amoniacais e
cloros.

Implementao do uso de materiais estveis, que contribuam para a
preservao das obras em todas as circunstncias, nomeadamente os
utilizados nos depsitos, em exposies temporrias ou na embalagem
de obras para transporte.

Fotografia 9 Exemplos de produtos de limpeza com componentes qumicos

volteis e nocivos para a documentao.

12. Quer saber mais ?

Para poder aprofundar os temas abordados consulte os seguintes links:
Generic Disaster Plan Workbook , California Preservation Program
http://calpreservation.org/disasters/generic/
Revisiting the RH Battlefield: Analysis of Risk and Cost
by Steven Weintraub
Waac Newsletter Vol. 18, n3, sep.1996
http://palimpsest.stanford.edu/waac/wn/wn18/wn18-3/wn18-309.html
Managing the Museum Environment
Chicora Foundation, Inc.
1994
http://palimpsest.stanford.edu/byorg/chicora/chicenv.html

PREVENTATIVE CONSERVATION
by Fergus Read
http://www.meaco.com/preventa.htm

DISPLAY MATERIALS: THE GOOD, THE BAD AND THE UGLY

Jean Ttreault
Canadian Conservation Institute
Ottawa, Canada
http://www.iaq.dk/papers/good-bad-ugly.htm
Managing Pests in Your Collections

Chicora Foundation, Inc.

1994
http://palimpsest.stanford.edu/byorg/chicora/chicpest.html
Northeast Document Conservation Center
INTEGRATED PEST MANAGEMENT
by Beth Lindblom Patkus , Preservation Consultant
Walpole, MA
TECHNICAL LEAFLET
EMERGENCY MANAGEMENT Section 3, Leaflet 11
http://www.nedcc.org/plam3/tleaf311.htm
Instituto Portugus de Conservao e Restauro
http://www.ipcr.pt/site/ipcr_home_00.asp
Portal de Conservao e Restauro
http://www.prorestauro.com

Preserving My Heritage
Canadian Conservation Institute
http://www.preservation.gc.ca/no-flashindex.html