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SERIE JURDICA

Funcionamiento del Archivo General de Protocolos. Exoneraciones,


prrrogas y plazos. Obligaciones legales de los notarios y requisitos que
deben llevar los instrumentos pblicos ante esa Dependencia

VALENZUELA DE MRIDA Myrna, GARCA MEJA, Onerge

Resumen de la Conferencia organizada por la


Asociacin de Abogados y Notarios de Quetzaltenango,
7 de febrero de 2002.

La funcin del Archivo General de Protocolos como dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial
podemos enmarcarla en el marco de un administracin de justicia preventiva, bajo el adagio "Notaria abierta,
Juzgado cerrado".

El Archivo General de Protocolos no es un simple "Archivo", sino que es la instancia pblica que garantiza la
seguridad jurdica documental del pas. Tras la reforma de 1997 al Cdigo del Notariado, el Archivo General de
Protocolos pasa a convertirse en una dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial. Actualmente
cuenta con tres Subdirecciones: Subdireccin de la Unidad del Archivo de Protocolos, cuyas funciones son
revisar y custodiar los testimonios de los protocolos; la Subdireccin del rea de Testimonios Especiales,
donde se custodian los testimonios especiales ordinarios, los emplicados, y sus respectivas microfilmaciones;
la Subdireccin de Registro de Archivos, entre los que se encuentran el de Notarios, Firmas y Sellos, y de
Poderes. Adems, en el Archivo General de Protocolos y dependiendo del Director General, pero sin relacin
laboral, asisten Delegados del Colegio de Abogados y Notarios, que verifican el cumplimiento del timbre
notarial. Adicionalmente, cuenta con una Asesora Jurdica, Secretara Administrativa, Finalmente, los Juzgados
de Instancia Civil en los departamentos, tienen funciones de control notarial y recepcin de avisos.

Podemos sealar como funciones generales del Archivo General de Protocolos las siguientes: a) Registro; b)
Archivo; c) Supervisin Notarial.

Entre las funciones de Registro, como anteriormente se indic se lleva un triple registro: a) Registro de
Notarios: con informacin general identificativa de cada notario, nombre, sede notarial, fecha de graduacin,

Lic. Francisco Mesa Dvila y Lic. Carlos Gudiel Monroy (Rel.)

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determinacin del depositario del protocolo en caso de ausencia o fallecimiento; b) Registro de Firma y Sello de
Notario: actualmente en cuatro libros fsicos, pero en proceso de digitalizacin. Existen unas 7,000
inscripciones, sin embargo, no todos ejercen debido a que fungen en cargos pblicos, se encuentran ausentes
del pas por ms de un ao, o por fallecimiento, de forma que se puede calcular en 4,500 los notarios
habilitados y en ejercicio. Adems, existen anotaciones relacionadas con cancelaciones, identificacin de
personas; c) Registro de poderes y de sus modificaciones. Se encuentra en proceso de automatizacin, de
forma que las razones puedan ser expidas a la mayor brevedad posible.
En su funcin de Archivo, almacena los siguientes documentos: Protocolos, de entrega obligatoria, testimonios
especiales desde 1967 (los anteriores se encuentra en el Archivo General de Centroamrica), avisos notariales
trimestrales, expedientes de jurisdiccin voluntaria, en este caso no hay plazo de entrega.

En su funcin de supervisin notarial, realiza una revisin e inspeccin de Protocolos, desde agosto del 2,001,
tras un lapso de 10 aos. En el caso de los departamentos, dicha funcin se ejerce a travs de los Juzgados de
Instancia del Ramo Civil, segn el Acuerdo 55-2000 de la Corte Suprema de Justicia. En aquellos
departamentos con ms de un Juzgado, en los aos pares, a travs de los Juzgados pares, y viceversa en los
impares. El Secretario del Juzgado es el encargado de recibir la documentacin. La revisin de los protocolos
notariales se realiza por sorteo aleatorio, citando al notario a revisin ordinaria (empastado, foliado, razn de
testimonios y otras). En caso de anomalas, se fija de mutuo acuerdo un plazo de subsanacin, siempre que la
deficiencia o error sea subsanable. En el caso de las enmiendas, se requiere de un proceso administrativo
jurisdiccional. La Direccin General del Archivo de Protocolos emite circulares informativas para el envo en
plazo de los avisos trimestrales notariales.
Los Juzgados de Instancia Civil departamentales a raz de los Acuerdos de la Corte Superma de Justicia,
nmeros 54 y 55-2000, se encuentran coordinados a los efectos de supervisin notarial a la Direccin General
del Archivo de Protocolos, con lo que se interpreta el artculo 37 del Cdigo del Notariado, teniendo funciones
de clasificacin, distribucin y envio de protocolos, testimonios especiales, ndices, los cuales segn el Cdigo
del Notariado deben enviarse "inmediatamente". En dichos Juzgados se encuentran fungiendo Delegaciones
del Archivo General de Protocolos. Un caso tpico de revisin frecuente es el supuesto de testimonios
especiales de testamentos o donaciones mortis causa cerrados que no van en plica, o de sus modificaciones o
revocaciones. A raz de los Decretos del Congreso de la Repblica Nmeros 82-96 y 34-2000, se exonero a los
notarios del pago de las multas por no cumplir con la obligacin tributaria generadora por testimonios
especiales. Con el Decreto 25-2001, tras haberse vencido los respectivos plazos se abri una nueva prrroga
para la regularizacin tributaria (timbre notarial), del 1 de agosto de 2001 al 28 de febrero del 2002. Los
notarios que no se encuentren solventes, sern recogidos en una lista pblica, que diez das hbiles despus
de vencido dicho plazo, publicar la Corte Suprema de Justicia, quedando inhabilitados, hasta que regularicen
su situacin tributaria. Existe la posibilidad de que el Colegio de Abogados y Notarios requiera

Lic. Francisco Mesa Dvila y Lic. Carlos Gudiel Monroy (Rel.)

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convencionalmente de su pago. Si la cantidad atrasada es mnima el pago puede en efectivo. El pago del
timbre notarial se realiza con estampillas que se adhieren a la primera hoja del testimonio especial, salvo en el
caso de los testamentos cerrados, que se realiza en la transcripcin del acta de otorgamiento de testamento
cerrado en plica, en la ltima hoja "a la cola del testimonio". La Ley aplicable es la de la fecha del instrumento
pblico, es decir la fecha de autorizacin del instrumento pblico, no importando la fecha de extensin del
testimonio. Pudiendo presentarse las siguientes situaciones:

Hasta el 23 de marzo de 1997, aplica el Decreto 1401, la tarifa es del 1/.. Con un mnimo de Q. 0.10 y un
mximo de Q. 5.00, siendo ilegal, y constituyendo delito de apropiacin indebida de tributos cualquier cobro
mayor a un cliente.
Desde el 24 de marzo de 1997, el mnimo es Q.1.00 y el mximo Q. 300.00.

Como se seal anteriormente el Colegio de Abogados y Notarios puede requerir convenicionalmente el pago
atrasado del timbre notarial. Para ello, la Junta Directiva autoriz suscribir convenios de pago por montos
mnimos de Q. 5,000.00, sin intereses, con un plazo de hasta 12 meses, debiendo dar un anticipo del 25%.
Pero el notario debe presentar una solicitud por escrito adjuntando el detalle de sus testimonios especiales y el
monto del adeudo. Debe presentar los testimonios especiales a la sede central del Colegio de Abogados y
Notarios. Posteriormente los delegados del Colegio revisarn los valores de los testimonios. Finalmente se
suscribirn los convenios de pago, trasladando el Colegio los testimonios al Archivo General de Protocolo, con
el selo de "CONVENIO DE PAGO NMERO..."

El siguiente cuadro recoge las principales obligaciones notariales relacionadas con el Archivo General de
Protocolos:

Actividad

Plazo

Apertura del Protocolo

Anualmente

Empastado

30 das siguientes al cierre

Entrega del Protocolo al Archivo General o Juzgado

Antes de incurrir en la causal (inhabilitacin, por


ausencia de ms de un ao)

Cierre del Protocolo

Al final del ao o antes de dejar de cartular

Revisin o inspeccin

Por orden del Director General del Archivo o Juzgado


respectivo.

Reposicin

Al enterarse de la prdida o destruccin

Lic. Francisco Mesa Dvila y Lic. Carlos Gudiel Monroy (Rel.)

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Envo de expedientes de jurisdiccin voluntaria

Al concluirlos. En el caso de rectificaciones de rea,


45 das despus.

Envo de avisos notariales y protocolizaciones de 10 das despus de la fecha de protocolizacin


documentos autorizados en el extranjero

Se establecen las siguientes obligaciones generales:

El sello del Notario debe ser legible, no gastado.

El sello y la firma deben coincidir con el registrado. Existe un formulario de registro al efecto.

No usar tinta roja, especialmente en el texto, puesto que se borra con el tiempo, lo que no permite
digitalizar documentos.

No repetir o seriar instrumentos con nmero repetido, de conformidad con el artculo 96 del Cdigo del
Notariado, se debe realizar diligencias de enmienda en el Juzgado de Primera Instancia del Ramo Civil.

Los testimonios especiales tienen un plazo de presentacin, 25 das despus de la fecha de autorizacin
del instrumento pblico. Deben presentarse fotocopias completas, claras, sin rayas negras, completamente
legibles. Las transcripciones deben ser legibles. Todas las hojas deben ser numeradas, firmadas y selladas
por el Notario compulsante (por ejemplo, en supuestos de notarios que temporalmente no puedan
compulsar, dejando constancia de que se trata de un testimonio especial a ruego. La clave del notario debe
ser visible. Un timbre de Q. 0.50 en cada hoja. Se deben inutilizar los timbres notariales o fiscales (con el
sello del notario, no perforndolos). El timbre notarial se adhiere en la primera hoja, no en la ltima.

En el caso de testimonios especiales de protocolizacin, el documento protocolizado debe formar prte de


la escritura y debe ser insertado en el testimonio especial. En la fotocopia debe estar visible el folio del
documento, el impuesto fiscal o notarial. La razn final debe concordar el nmero de instrumentos y el
nmero de hojas que lo componen. Si se encuentra compulsado por notario distinto al otorgante "a ruego"
deben sealarse las circunstancias y la causa de la imposibilidad. En el caso de los testamentos y
donaciones mortis causa abiertos comunes en plica y sus modificaciones o revocaciones, se transcribe el
acta, sde utilizan sobre oficio, no sobre manila, y se redacta una razn con los requisitos sealados en el
artculo 37 del Cdigo del Notariado. La razn debe ir sellada y firmada por el notario. La plica lleva un
timbre notarial de Q. 25.00.

En el caso de los ndices de Protocolo, adems de los requisitos generales, el envo al Archivo General de
Protocolos debe efectuarse hasta 25 das hbiles despus del cierre del Protocolo. Cada hoja est gravada
con timbre fiscal de Q. 0.50. En el caso de que ya tributara la operacin, se debe razonar dicha
circunstancia.

Lic. Francisco Mesa Dvila y Lic. Carlos Gudiel Monroy (Rel.)

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Finalmente, en el caso de los avisos trimestrales, el plazo es de 25 das hbiles despus de finalizar el
trimestre calendario, pudiendo presentarse en el Juzgado de Primera Instancia del Ramo Civil. Se dirige un
memorial del Director del Archivo General de Protocolos, indicando alguno de los siguientes supuestos, y
sealando la clave del notario. Firmado y sellado por el notario, en original, sin que est afecto a
impuestos. Los supuestos son: Nmero de testimonios y fecha del ltimo autorizado; Nmero y fecha del
ltimo cancelado; Mencin de que no autoriz ningn testimonio en el trimestre.

Lic. Francisco Mesa Dvila y Lic. Carlos Gudiel Monroy (Rel.)