FM Completo

FileMaker Pro como recurso Docente
Ana Allueva - Jos Miguel Gonzlez Jos Luis Alejandre
NDICE
Introduccin
Bases de Datos
FileMaker Pro
Conceptos bsicos para la construccin de una base de datos con
FileMaker Pro
Registros
Campos y definiciones de campos
Presentaciones
Modos de trabajo en FileMaker Pro
Planificacin y diseo de una base de datos
Comenzando con FileMaker: Campos y Registros
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Instalacin
Creacin de una nueva base de datos
Campos
Definicin
Opciones
Ordenacin del listado de campos
Introduccin de datos
Modificacin de Campos
Registros
Nuevos Registros
Duplicidad de informacin
Duplicar registros
Desplazarse por los registros
Importacin de registros
Bsquedas de registros
Borrar registros
Ordenar registros
Reemplazar datos de un campo en los registros
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Presentaciones
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Presentacin
Crear una nueva Presentacin
Elementos de una presentacin
Los campos
Trabajo con campos en una presentacin
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FileMaker Pro como Recurso Docente.

http://www.unizar.es/3w/Materiales/cursoFMice/FM_completo.pdf
Ana Allueva Jos Miguel Gonzlez Jos Luis Alejandre, Edicin 1, 2003
I
Bordes de campo
Formatos de campo
Estilo de campo
Formato texto
Formato nmero
Etiquetas de texto, lneas, rectngulos y crculos
Seleccionar un elemento de una presentacin
Partes de la presentacin
Cambio de tamao de una parte
Cambio de lneas, colores y tramas
Fondo
Bordes
Objetos grficos
Botones
Crear un botn con cualquier objeto
Creacin de distintas presentaciones. Gestin de presentaciones
Proteccin de archivos de bases de datos
Ayuda de FileMaker Pro
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45
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Trabajando con Campos
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Aadir campos a la presentacin

Ajuste del orden de tabulacin
Campos repetidos
Campos de clculo: Frmulas
Funciones
Campos globales
Campos sumario
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57
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Avanzando: Relaciones y Guiones
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Relaciones y Portales
Bases de datos relacionales
Cmo construir un portal
Guiones
Qu es un guin
Cmo crear un guin
Pasos de guin
Ejecucin de un guin. Botones
Miscelnea
Hacer copias de la base de datos
Ortografa
Trabajo en red
Imprimiendo
Vista previa
Configuracin de la impresin
Ajustes en la Ventana Imprimir
Opciones de impresin
Objetos visibles pero no imprimibles
Impresin personalizada mediante campos de fusin
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83
83
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http://www.unizar.es/3w/Materiales/cursoFMice/FM_completo.pdf
Ana Allueva Jos Miguel Gonzlez Jos Luis Alejandre, Edicin 1, 2003
II
NDICE
INTRODUCCIN
COMENZANDO CON FileMaker: Campos y Registros
PRESENTACIONES
TRABAJANDO CON CAMPOS
AVANZANDO: Relaciones y Guiones
IMPRIMIENDO
FileMaker como recurso Docente.

INTRODUCCIN
Bases de Datos
FileMaker Pro
Conceptos bsicos para la construccin de
una base de datos con FileMaker Pro
Registros
Presentaciones

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Ana Allueva Jos Miguel Gonzlez Jos Luis Alejandre
INTRODUCCIN
Bases de Datos
El mundo que nos rodea est basado en la informacin y sta precisa de un soporte que la gestione y
almacene. La Universidad ha de tener listas de los alumnos matriculados en cada asignatura y curso,
una empresa de sus trabajadores, productos y ventas, todos llevamos una agenda, quiz un libro de
cuentas o la gestin de una biblioteca,... A este tipo de informacin se les llama datos. La coleccin
de datos se denomina normalmente base de datos, haciendo referencia con ello a un sistema
estructurado, posiblemente asociado a un procedimiento que lo gestiona, ordena y permite su
consulta y acceso.
Una base de datos es el equivalente informtico de un fichero manual que est compuesta por
registros (que seran las fichas manuales) que a su vez se componen de campos (categoras de los
datos) en los que se va introduciendo la informacin. De este modo, entendemos por Base de Datos
aquellos documentos que nos permiten almacenar datos, gestionarlos y utilizarlos de diversas
maneras y para diversos fines.
Son evidentes algunas de las numerosas ventajas que presenta una base de datos informatizada
respecto de una manual: es ms fcil y rpido buscar informacin, ordenar registros segn la
informacin introducida en los diferentes campos, realizar potentes operaciones con los datos
introducidos, confeccionar documentos impresos, etc.
Parece obvio que cualquier gestor de datos debe permitir al menos tres opciones bsicas: introducir
datos, almacenarlos y recuperarlos. Las bases de datos actuales son excelentes sistemas para
recoger informacin, por lo que adems posibilitarn otras tareas como ordenar los datos, realizar
bsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar clculos sobre ellos, resumirlos, generar
informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos.
Adems, en la actualidad suelen incluir un complejo entorno de desarrollo que al usuario le permite
programar, desarrollando software propio sin grandes conocimientos informticos. Incluso se ha
dado un paso ms, muchos productos comerciales incorporan herramientas para convertir nuestros
desarrollos en autoejecutables; esto es, no precisan del programa con el que se crearon para poderse
instalar y ejecutar en cualquier ordenador.
En el mercado existe un gran nmero de bases de datos, tanto a nivel domstico como profesional,
algunas de ellas son VisualdBase, Paradox, Microsoft FoxPro, Microsoft Acces, FileMaker Pro,
Oracle, Omnis, 4Dimension, Butler, SQL, etc.
Existen dos tipos de bases de datos: planas y relacionales. Llamamos base de datos plana a aquella
que solo consta de un archivo; es decir, todos los datos que contienen los campos se encuentran
almacenados dentro del mismo archivo. Sin embargo, en ocasiones es preciso, o conveniente para
organizar la informacin, que los datos se distribuyan entre varios archivos, compartiendo
informacin segn determinadas relaciones establecidas. De este modo, la base de datos constar de
ms de un archivo y se denominar base de datos relacional.
Puesto que nos encontramos en la Sociedad de la Informacin y la Comunicacin, se hace
indispensable que una buena base de datos pueda utilizarse en red. Una base de datos en red hace
posible que mltiples usuarios utilicen simultneamente una misma base que se encuentra situada
en un nico ordenador (de potencia suficiente) al que se llama servidor. A este ordenador central o
servidor se accede desde diferentes terminales a los que se llama clientes.
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FileMaker Pro
FileMaker Pro es un gestor de bases de datos relacional. Como hemos indicado en general para
cualquier base de datos, con FileMaker es posible almacenar la informacin y gestionarla mediante
bsquedas, ordenaciones, clculos, realizar copias impresas, etc. Dado que es una base relacional,
permite visualizar, editar y utilizar los datos de otros archivos, de modo que la informacin est
permanentemente actualizada.
Hay varias razones para elegir FileMaker en nuestro entorno universitario, adems del hecho de que
la Universidad ha adquirido la licencia, comentaremos algunas caractersticas de esta aplicacin que
la hacen sumamente interesante.
FileMaker es un programa que en una primera aproximacin resulta sencillo y sin embargo,
realmente potente, con la intuicin que las aplicaciones nacidas de Apple poseen. Su competidor
ms inmediato en Windows es Access, al que sus crticos le achacan gran desorganizacin y el
hecho de estar poblado de asistentes. Por otra parte de FileMaker se dice que no est muy
extendido, pero ha sido la eleccin de empresas muy conocidas como LeviStrauss & Co, Bayer
Corporation, Coca-Cola Company, Nike, Warner Bros, Nokia Mobile Phones, Pizza Hut y tambin
algunas instituciones prestigiosas como la NASA o el MIT (Massachusetts Institute of Technolgy).
FileMaker Pro es un buen producto de manejo sencillo que se adapta al usuario sin necesidad de
ordenadores excesivamente potentes.
Sin embargo, FileMaker incorpora un sistema de
programacin potente y avanzada que puede utilizar el usuario experimentado.
Las herramientas de presentacin de datos son muy similares a las de cualquier programa que
dispone de un operativo grfico, por lo que no se exige del usuario un esfuerzo aadido para
conseguir presentaciones atractivas adems de eficientes. Respecto a su integracin con otras
aplicaciones, FileMaker es perfectamente compatible con Microsoft Office, siendo realmente
sencillo convertir informacin, por ejemplo de Word o Excel, a base de datos o utilizar grficas de
Excel partiendo de datos de FileMaker. La integracin tambin alcanza a otras aplicaciones como
QuickTime, Adobe PDF, ...
Una gran ventaja de esta base de datos es su carcter multiplataforma; es decir, funciona en
entornos Windows, Mac y UNIX, de modo que es posible compartir archivos entre diversas
plataformas. Hay que sealar que esta caracterstica es especialmente importante a la hora de
compartir bases de datos en red. Todas las versiones de FileMaker soportan el protocolo TCP/IP y
es posible compartir datos con asistentes PDA de Palm. Tambin los usuarios pueden compartir
archivos de datos a travs de la Web, por lo que otros usuarios (sin disponer de la aplicacin)
podrn acceder a travs de su navegador a los registros para editarlos, hacer bsquedas, etc.
Todas estas facilidades radican en que FileMaker no es realmente un solo programa sino una
familia de programas que pueden funcionar juntos o separados, lo que a nuestro juicio supone una
excelente ventaja ya que posibilita que el usuario los utilice en la medida de sus necesidades
partiendo de un producto bsico que es FileMaker Pro.
Los productos que componen la familia FileMaker son:
FileMaker Pro: Puede ser utilizado de modo individual o en red. De forma individual, el
usuario puede mantener abiertas hasta 50 bases de datos (archivos) a la vez. En red, es
posible publicar bases de datos en la Web y permitir el acceso a 10 usuarios simultneos de
una intranet. Tambin 10 usuarios simultneos pueden compartir bases de datos en una
intranet. Por ltimo, puede utilizarse como cliente en redes de mayor tamao por FileMaker
Pro Server.
FileMaker Pro Unlimited: permite publicar bases de datos en la Web en Internet sin lmite
mximo de usuarios.
FileMaker Pro Server: es un servidor de archivos que permite atender indistintamente a
equipos diferentes de cualquier plataforma. Pueden acceder hasta 250 usuarios
simultneamente compartiendo hasta 125 archivos.
FileMaker Pro Developer: permite crear bases FileMaker autoejecutables para su
distribucin libre de derechos.
FileMaker Mobile: permite compartir bases de datos entre el ordenador y asistentes
personales tipo Palm
FileMaker Box Set: es un plan de licencias de FileMaker que incluye un nmero de
licencias FileMaker Pro, una licencia de FileMaker Pro Server y otra de FileMaker Pro
Unlimited para al menos 50 puestos de trabajo.
Para obtener ms informacin sobre esta aplicacin podemos consultar la pgina en espaol
www2.filemaker.fr/spain/
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Conceptos bsicos para la construccin de una

base de datos con FileMaker Pro
En esencia, un sistema de gestin de datos (DBMS database management system) consiste en una
coleccin de datos interrelacionados y un conjunto de programas para acceder a esos datos. Para
empezar a construir una base de datos con FileMaker es preciso conocer algunos conceptos bsicos
y analizar cmo se dispone la informacin para gestionarla.
Con objeto de favorecer la comprensin de FileMaker Pro, se irn exponiendo las distintas
posibilidades con el desarrollo de una prctica real para nosotros: la gestin de las calificaciones de
nuestros alumnos. Para ello, se utilizar la versin 5 de FileMaker, cuya licencia posee la
Universidad de Zaragoza.
La base de datos que vamos a ir construyendo tiene como soporte un fichero en el ordenador al que
denominaremos archivo. En la construccin de la base podemos utilizar un archivo o varios, con lo
que obtendremos una base plana o relacional. El ejemplo que seguiremos (con nivel bsico)
constar de un solo archivo. La estructura bsica de un archivo de base de datos es el registro. El
archivo puede contener uno o ms registros.
Un registro contiene toda la informacin asociada a un elemento de un conjunto (por ejemplo toda
la informacin que queremos recoger de uno de nuestros estudiantes); es decir; agrupa todos los
datos que tienen relacin entre s sobre un elemento. A su vez, un registro se compone de uno o ms
campos.
El Campo constituye la unidad de informacin que vamos a procesar, contiene un atributo de la
entidad contenida en un registro (por ejemplo una calificacin, la nota final de una convocatoria).
Un campo, en definitiva, constituye cada una de las partes en las que se ha desglosado la
informacin, la unidad ms pequea que FileMaker gestiona.
Campo
Registros
Campo
Prez Garca, Juan

Jess Mara Penoucos
6,5
8
Campo
Aprobado
Notable
Archivo
Registros
Para introducir datos en un archivo de base de datos, debemos crear un registro y, a continuacin,
introducir la informacin en los campos. Una vez creados los registros, podemos trabajar con ellos
de diversas formas: ordenndolos, importarlos, exportarlos
El registro constituye la unidad de informacin agrupada ms pequea de FileMaker, por lo que es
importante sealar que todos los registros tendrn todos los campos definidos, aunque algunos estn
vacos.

Los campos son la unidad bsica en el almacenamiento de la informacin de un archivo de base de
datos; esto es, la unidad ms pequea de un registro. La informacin que se introduce en cada
campo se denomina valor del campo. Los valores de un campo en un archivo FileMaker Pro pueden
ser: un texto, un nmero, una fecha, una hora, un grfico, sonido o pelcula, el resultado de una
frmula que calcula el valor de un campo y un sumario de los valores de un campo en un grupo de
registros. Por lo tanto, es obvio que no se debe identificar campo con texto.
Ejemplo:
Observemos que en las bases de datos que no son planas, habr diferentes archivos relacionados
mediante campos comunes.
Presentaciones
Una presentacin nos permite organizar la informacin de los campos con la disposicin que
nosotros deseemos. Para un registro (o mltiples registros) podemos crear varias presentaciones
diferentes, incluyendo unos campos u otros. Lgicamente podemos construir tantas presentaciones
de nuestros registros como deseemos, incluso pueden existir presentaciones sin un solo campo de
informacin.
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Con FileMaker Pro podemos trabajar en cuatro modos:
Visualizar
Buscar
Presentacin
Vista Previa
A cada uno de estos modos se accede desde el men de la
barra superior (Vista) o bien desde el men situado en la parte
inferior de todas las ventanas
En el modo de trabajo Visualizar se accede al contenido de los registros, se crean

registros o se borran, se pueden ver los campos, modificarlos y ordenarlos.
En este modo de trabajo se observa que en la parte superior izquierda aparece el libro
de registros, que muestra el nmero de registro que se visualiza en ese momento.
El modo Presentacin sirve para editar las
presentaciones; en l situamos los campos que queremos
utilizar y les damos formato.
En este modo aparecen las herramientas de diseo y el libro de
registros no son los registros de la base, sino el nmero de
presentacin en la que nos encontramos.
Para acceder a cada una de las presentaciones utilizaremos el men de
presentaciones que se encentra justo encima del libro de registros
Para realizar bsquedas utilizaremos el modo Buscar, que nos ensear las
presentaciones en vaco para introducir criterios de bsqueda. Una vez finalizada la
bsqueda, FileMaker nos llevar al modo Visualizar.
En el modo Buscar, a la izquierda de la pantalla aparecen los botones propios de la
bsqueda
Con el modo Vista Previa obtenemos una previsualizacin de cmo quedarn los registros a la hora
de imprimir, segn los ajustes de pgina definidos en ese momento.
En el siguiente cuadro resumimos todas las tareas que podemos desarrollar en cada uno de los
cuatro modos de trabajo:
MODO
ACCION
Visualizar
Ver, aadir, modificar, ordenar, omitir y

borrar registros. Es el modo ms habitual
de trabajo
Presentacin
Determinar como se presentar la

informacin, bien en pantalla, bien en
informes y formularios impresos. Las
presentaciones se disean para tareas
especficas como la introduccin de datos
o impresin de listas, etiquetas..
Buscar registros que cumplan un conjunto
de requisitos. Una vez encontrados
podemos trabajar con el grupo hallado.
Buscar
Ver en pantalla, antes de imprimir, el

aspecto que tendrn los diferentes
registros, informes..
Vista previa
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Cuando nos planteamos la creacin de una base de datos, el primer paso es disear su estructura.
Lgicamente es un inconveniente, tanto conceptual como en el desarrollo prctico, el realizar
cambios una vez que ya estn creados los registros con sus correspondientes campos.
Una buena prctica es organizar las ideas sobre el papel, teniendo en cuenta la informacin que se
quiere almacenar, qu campos se necesitarn y para qu queremos utilizar dicha informacin.
Es conveniente seguir los siguientes pasos:
1. Se hace una lista de la informacin que se desea incluir.
2. Se piensa cmo se usar la informacin.
3. Se divide la informacin en categoras. Cada categora de informacin general debe
de ir en un archivo. Definir los campos que sean necesarios
4. Se determina las relaciones entre los distintos archivos que tengamos que utilizar.
5. Se decide que presentaciones necesitamos y diseamos una distinta para cada tarea.
6. Si la base de datos se va a utilizar por otras personas, hay que considerar quines
pueden hacerlo y qu tareas llevarn a cabo.
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COMENZANDO CON FileMaker:

Campos y Registros
Instalacin
Campos
o
o
o
o
o
Definicin
Opciones
Modificacin de Campos
Registros
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Nuevos Registros
Duplicar registros
Borrar registros
Ordenar registros
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COMENZANDO CON FileMaker:

Campos y Registros
Instalacin
FileMaker Pro es un gestor de base de datos relacional que permite tambin visualizar, utilizar y
editar en cualquier archivo los datos de otro archivo, quedando as actualizados permanentemente.
As pues, el primer paso a realizar consistir en la instalacin de este programa en nuestro
ordenador PC. Para ello, buscaremos en la siguiente direccin desde nuestro ordenador conectado
a la Intranet de la Universidad (no es una direccin de Internet):
Escritorio -> Entorno de Red -> Toda la Red -> Unizar -> Psfunizar3 -> SoftwarePC ->
FileMaker -> PC -> Setup.exe
La ltima pantalla que debe aparecer en nuestro ordenador tendr la siguiente forma:
Doble click
Los pasos son muy sencillos, ya que basta con pulsar siguiente en todos los cuadros de dilogo
que van surgiendo. Al finalizar se nos pedir si deseamos reiniciar el ordenador ahora o ms
adelante. Hasta que no reiniciemos no podremos utilizar FileMaker Pro, as que es recomendable
reiniciar en este momento.
Si trabajamos en entorno Mac, la ruta para instalar FileMaker Pro es la siguiente:
Manzana -> Selector -> AppleShare -> +Inform y Servicios -> PSUNIZAR3 -> SofwareMac ->
FileMaker -> Iniciar aqu
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10

En primer lugar, debes abrir la aplicacin, que por defecto se encuentra en el men Inicio ->
Programas -> FileMaker Pro 5 -> FileMaker Pro.
Como en cualquier aplicacin, puedes crear un acceso directo en el escritorio pulsando el botn
derecho del ratn sobre el nombre del programa y elegir Enviar a -> Escritorio (crear acceso
directo).
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Al abrir la aplicacin, el programa da diferentes opciones:

Crear un nuevo archivo usando una
plantilla permite utilizar alguno de los
ficheros ya creados por el programa
(plantillas) si ste se ajusta a nuestras
necesidades, con el ahorro de tiempo que
conlleva.
Crear un nuevo archivo vaco permite
activar una nueva base de datos.
Abrir un archivo existente permite trabajar
sobre una base de datos que ya tengamos
estructurada.
Eligiendo la segunda opcin, el programa exige

que le demos un nombre a nuestro trabajo y una
ubicacin donde se guardar.
Por defecto
aparece la carpeta donde est el programa como
ubicacin del nuevo archivo. La manera de
cambiar de carpeta es la habitual en el entorno
Windows.
En nuestro caso, llamaremos alumnos al fichero

nuevo en el que vamos a trabajar, y lo guardaremos
en el escritorio (para facilitar su posterior
localizacin) en una carpeta que nombraremos
como cursoFM.
Automticamente se abrir el siguiente cuadro de dilogo, donde podemos empezar a definir

nuestros campos con las diferentes opciones que comentaremos a continuacin.
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El primer paso que da FileMaker es guardar el archivo antes de que ste contenga nada.
FileMaker graba de forma automtica segn se van realizando cambios en el archivo.
El usuario tambin puede decidir el intervalo de tiempo en que quiere guardar los cambios
realizados, aunque sta es una opcin no recomendable a nuestro juicio. Por eso lo primero que
necesita el programa es el nombre del archivo.
Cada archivo de FileMaker es una serie de registros. Los registros se componen de campos y por lo
tanto, el siguiente paso ser definir los campos del archivo.
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Campos
Al crear una nueva base de datos, es necesario

confeccionar los campos con lo que vamos a trabajar
(obviamente, en cualquier momento es posible
aadir o eliminar campos a nuestro archivo). Para
ello, basta con teclear el nombre que deseamos
asignar a cada campo, elegir el tipo y hacer clic en
Crear. Los diferentes tipos de campo son:
Texto: informacin alfanumrica.

Numrico: informacin numrica y normalmente
se utilizan para realizar clculos.
Fecha y Hora.
Contenedor: campos especiales para incorporar
imgenes, sonidos o vdeos.
Clculo: no son modificables y su contenido es
el resultado de un clculo determinado.
Sumario: no modificables, totalizan el valor de
un campo de un grupo de registros.
Global: contienen el mismo valor (modificable) para todos los registros.
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Definicin
Los pasos a seguir son muy simples:
1. Teclea el nombre que le quieres dar al campo en la casilla Nombre de campo.
2. Selecciona el tipo de campo deseado.
3. Haz clic en Crear.
Cuando hayas realizado estos pasos, el nuevo campo se mostrar en el recuadro superior,
indicndose el nombre y tipo del mismo.
Como ejemplo, podemos introducir en nuestra base de datos alumnos los siguientes campos, una
vez que hayamos elegido las opciones adecuadas en el prrafo siguiente:
Nombre
Tipo
Nombre
Texto
Apellidos
Texto
Nota Teora
Numrico
Nota Problemas
Numrico
Nota Final
Clculo
Fecha
Fecha
Observaciones
Texto
Foto
Contenedor
Curso
Texto
Aula
Texto
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Opciones
Segn el tipo de campo definido, podemos asignarles tres opciones:
Autointroducir: FileMaker Pro introduce automticamente
en ese campo un dato o valor determinado.
Este dato puede ser el nombre o fecha de creacin o
modificacin, un nmero secuencial (se introduce cuando
se da de alta un nuevo registro), el valor del registro
anterior, datos (por defecto, aparece en el campo elegido el
mismo dato siempre), un valor calculado de antemano, la
actualizacin de un valor, o la prohibicin de modificar el
valor introducido.
Como ejemplo, cuando crees el campo fecha, utiliza esta
opcin para autointroducir la fecha en que lo creaste, y para
el campo curso introduce en datos el curso actual 20022003.
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Validacin: FileMaker Pro comprueba que el dato

introducido en ese campo (en los diferentes registros)
cumple una serie de requisitos.
Puede exigirse que se valide el tipo de datos introducidos,
que el campo no quede vaco, que el dato sea nico (no
repetir registros con el mismo valor de campo), que el
dato introducido pertenezca a una lista de valores
previamente creada, etc.
Podemos exigir con esta opcin que los campos nota
teora y nota problemas sean slo numricos, que en el
campo aula aparezcan en una lista de valores (que
definimos como aulas) las posibilidades de que el alumno
pertenezca a las aulas 1 A 1 B, y que los campos
nombre y apellidos no queden vacos.
Almacenamiento: esta opcin permite determinar si un
campo se indexar o no, es decir, si FileMaker Pro crear
o no un ndice con la informacin contenida en ese
campo segn se vayan introduciendo datos en los
distintos registros.
La indexacin es importante cuando se realiza una
bsqueda. Por defecto, esta opcin est desactivada ya
que ahorra espacio en el disco, sin embargo, aparece
activada la opcin ms adecuada de Activar la
indexacin si es necesario.
nicamente merece la pena activar la indexacin en
aquellos campos en lo que tengamos constancia de que
vamos a realizar bsquedas habitualmente.
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Si tenemos bastantes campos definidos, el orden en que vemos sus nombres en el cuadro dilogo de
creacin puede variarse para su mejor localizacin.
En la parte superior derecha aparece un men
desplegable en el que podemos elegir la opcin ms
adecuada para nuestros propsitos:
Orden de creacin: por defecto.
Nombre de campo: ordena alfabticamente.
Tipo de campo: texto, numrico, fecha, hora,
contenedor, clculo, sumario y global.
Orden personalizado: manualmente, podemos
cambiar el orden de unos cuantos campos solamente.
Para ello, se sita el cursor sobre la doble flecha que
aparece a la izquierda del nombre del campo para a
continuacin pinchar y arrastrar para desplazar el
campo al lugar deseado. Cuando esto ocurra, soltar
el ratn.
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Una vez creados los campos con sus diferentes opciones, ya podemos trabajar con nuestra nueva
base de datos, que aparecer en el modo Visualizar (parte inferior izquierda de la pantalla).
VOLVER
La introduccin de datos es muy sencilla, solamente debers de teclear la informacin deseada en
cada campo, para lo cual debers de tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1. El campo que quieres modificar debe esta activado, para lo cual basta con que hagas clic con
el ratn sobre l.
2. Teclea el contenido deseado en el campo activado.
3. Cambia de campo, bien activando el nuevo campo con el ratn bien con la tecla tabulador.
Si el campo seleccionado es del tipo contenedor, una vez activo, desde el men Insertar puedes
importar:
Objetos (ficheros Word,

presentaciones PowerPoint, hojas
de clculo Excel, etc).
Imgenes de muy diversos
formatos.
Videos (en este ltimo caso se
debe tener instalado el software
de QuickTime).
Sonidos: pinchando el botn rojo puedes grabar un mensaje con tu voz. Haciendo doble
clic sobre el icono que aparece en el campo, se reproduce el sonido grabado.
Es de destacar que tambin pueden obtenerse imgenes de las que dispongamos en nuestro
ordenador, con la opcin tradicional de copiar (desde el fichero en que tengamos dicha imagen) y
pegar (en el campo contenedor activo).
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Modificacin de campos
Una vez creado un campo, podemos modificarlo entero o slo
algunas de las opciones introducidas, sin ms que seleccionar
desde el men la opcin Archivo -> Definir Campos.
Nos aparecer la pantalla donde creamos todos los campos, y
seleccionando el que deseamos modificar, estaremos en
disposicin de cambiar todo o parte de l.
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Registros
Nuevos registros
Cuando hayamos terminado de introducir la

informacin completa en nuestro primer
registro, podemos crear nuevos registros
ampliando as la base de datos. Esta
operacin se puede realizar de forma
sencilla eligiendo desde el men la opcin
adecuada Registro -> Nuevo Registro.
Notar que, en nuestro ejemplo, los campos
fecha y curso aparecen ya rellenados, ya
que as lo habamos definido en el primer
registro (este hecho ocurrir en los nuevos
registros que vayamos introduciendo).
VOLVER
Una de las ventajas de una base de datos es la precisin con que podemos controlar la informacin
contenida. Uno de los mayores problemas cuando se almacenan datos radica en la posibilidad de
duplicar informacin. En FileMaker Pro, fcilmente podemos controlar este fenmeno. Para ello,
basta con que desde Definir campos, seleccionemos aquel que no deseamos que se duplique, y
elegir en Opciones la pestaa de Validar, pinchando en la casilla de Valor nico. En nuestro
ejemplo, podemos seleccionar el campo Apellidos para que no se repita.
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Puede que s tengamos varios alumnos con los mismos

apellidos. En este caso, no habra ningn problema ya que
siempre que introduzcamos valores repetidos, aparecer un
cuadro de dilogo que nos confirmar esta situacin, y
seremos nosotros en ltima instancia los que elijamos
repetir o no el valor del campo.
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Duplicar registros
Cuando dos o ms registros sean coincidentes en
bastantes valores de campos, podemos duplicar
el registro entero, y modificar en el nuevo
registro aquellos campos que varen respecto del
duplicado. Esta opcin nos puede ahorrar mucho
trabajo si hay gran nmero de valores de campos
que coinciden con alguno ya introducido
anteriormente.
Basta elegir para realizar esta operacin consiste
en seleccionar desde el men Registros la opcin
Duplicar registro. Slo hay que tener en cuenta
que debemos estar situados en el registro que deseamos duplicar antes de ejecutar esta opcin.
VOLVER
En el modo Visualizar, podemos desplazarnos por los diferentes registros gracias a la

llamada rea de Estado situada en la parte izquierda de la pantalla, la cual nos indica
en cada momento cuntos registros hay en la base y en cul de ellos nos encontramos.
Si hemos realizado una bsqueda, nos indica cuntos registros cumplen el criterio de
bsqueda y si la base est ordenada.
Para movernos por los registros basta pinchar con el ratn en el libro que aparece en
esta rea de estado, bien en la parte superior (para ir al registro inmediatamente
anterior) o bien en la parte inferior (para ir al registro inmediatamente posterior).
Tambin podemos acceder a un registro determinado por su nmero de posicin de otra
manera ms rpida.
Para ir al primer registro basta con seleccionar la pestaa del libro con el ratn y arrastrarla
(sin soltar el ratn) hasta arriba del todo.
Anlogamente, para ir al ltimo registro basta con seleccionar la pestaa del libro con el
ratn y arrastrarla (sin soltar el ratn) hasta abajo del todo.
Para ir a un registro concreto, por ejemplo el nmero 33, selecciona con el ratn el nmero
donde se indica en qu registro estamos y teclea el nmero deseado (en nuestro caso 33).
Para visualizarlo basta con pulsar la tecla de Retorno.
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18
Para evitar teclear manualmente datos en los registros, FileMaker Pro permite importarlos desde
algn fichero externo, al igual que ocurra con las imgenes. En concreto, podemos importar datos
desde otras bases de datos, procesadores de texto u hojas de clculo.
En nuestro ejemplo, una vez obtenida la lista de alumnos matriculados en nuestro curso (va correo
electrnico, va web, etc) seguiremos los siguientes pasos:
1. Guardarla en un archivo tipo .txt.
2. Abrir este fichero desde Word.
3. Con la combinacin de teclas Alt + Maysculas, se limpia la lista hasta dejar los apellidos y
nombre solamente.
4. Se guardan estos cambios con la opcin Slo texto con saltos de lnea.
5. Desde nuestra base de datos seleccionamos Importar registros desde el men desplegable
Archivo.
19
FileMaker nos pedir, a travs

de un cuadro de dilogo, la
asignacin de campos de
importacin.
Esto es,
podemos decirle en qu
campos
queremos
que
aparezcan nuestros datos.
En el ejemplo que estamos
construyendo,
obviamente,
los apellidos y los nombres
irn a los campos as llamados
en nuestra base de datos.
Si los campos deseados no
estuvieran en el orden
adecuado, se pueden mover
con el ratn hasta hacerlos
coincidir con los datos a
importar. Tambin hay que
notar que se pueden crear
campos nuevos en este
momento si fuera necesario.
En este proceso no es necesario guardar ningn fichero tipo Word y, si se desea una vez terminado
el proceso, podemos borrar de nuestro ordenador los dos ficheros auxiliares de tipo texto y texto
con saltos de lnea, pues ya han realizado su funcin
Siempre que se realiza una importacin, el conjunto de
datos importados forma un subgrupo que se nos presentar
de forma separada de los otros registros que ya tuviramos
en nuestra base de datos. Para unir todos los registros
basta con seleccionar desde el men la opcin adecuada,
en este caso, Registros -> Mostrar todos los registros.
VOLVER
Una de las funciones ms tiles de una base de datos es la que nos permite seleccionar un grupo de
registros que cumplan una serie de criterios.
20
FileMaker Pro permite buscar desde cualquier presentacin por

cualquiera de los campos de la base, tanto si estn indexados como si
no (en este caso, los indexar en el momento de la bsqueda).
Al realizar una bsqueda, se visualizan nicamente el subgrupo de
registros hallados que cumplan uno o varios criterios usados en la
bsqueda, aunque cada vez que se realiza una bsqueda, FileMaker
examina todos los registros contenidos en el fichero, no slo el grupo
hallado.
Al activar el Modo Buscar nos aparece un registro en blanco,
correspondiente a una peticin de bsqueda, donde podemos escribir
los criterios en los diferentes campos. FileMaker Pro busca en todos
los registros del archivo comparando el criterio con los datos de los campos. Los registros en los
que el valor de los campos coincida con el criterio forman el grupo hallado y ste se convierte en
los registros que se visualizan. Una vez hallado este grupo, lo que hagamos con FileMaker Pro se
ejecutar solamente en estos registros.
Las peticiones de bsqueda pueden ser tan sencillas o complejas como sea preciso, desde una nica
peticin de un nombre en un campo hasta peticiones mltiples con operadores y omisiones. No se
pueden introducir criterios de bsqueda en campo contenedores, sumarios o globales.
Una vez colocados en el Modo Buscar, la bsqueda ms sencilla a realizar sera la de encontrar
todos los apellidos que comenzarn por una determinada letra. Para ello, basta con situarse en el
campo correspondiente y teclear esa letra. Pinchando en
el botn Buscar, aparecern todos los registros que
cumpla ese criterio en el campo seleccionado.
Para elegir otros criterios de bsqueda, basta con abrir el
men desplegable Smbolos del rea de Estado, donde
aparecen diferentes opciones.
Menor que, menor o igual que, mayor que, mayor o

igual que: permiten encontrar registros con letra de
inicio en los valores de campos siguiendo la acotacin
elegida.
Coincidencia exacta: permite hallar registros con valor en un campo exactamente igual al
deseado.
Rango: permite encontrar registros creados entre dos fechas distintas. Para ello, basta con
introducir en el campo fecha de nuestro ejemplo la primera de las fechas, a continuacin se
selecciona la opcin rango y se introduce la segunda de las fechas.
Duplicados: permite buscar registros con un tipo de campo concreto duplicado.
Fecha de hoy: permite localizar los registros creados en el da de hoy desde nuestro campo
fecha.
Fecha u hora no vlidas: permite buscar registros con fechas no vlidas que han podido
producirse al importar datos provenientes de otro pas donde el formato sea diferente.
21
Un carcter: realiza la funcin de comodn para un carcter en la bsqueda. Por ejemplo, si

queremos buscar todos nuestros alumnos que se llamen Juan o Joan, bastar con introducir en el
campo nombre la letra J seguida de la seleccin de esta opcin y de la terminacin an.
Cero o ms caracteres: permite localizar los registros que contienen cualquier informacin en
un determinado campo (funciona como un comodn para varios caracteres). Por ejemplo, en
nuestra base de datos para saber cuntos alumnos han aprobado en alguna convocatoria. Esta
bsqueda tambin se puede realizar localizando los registros con ese campo vaco con la opcin
de coincidencia exacta y haciendo clic en Omitir.
Texto literal: permite encontrar registros que contengan en un determinado campo una cadena
de texto en el mismo orden que escribamos en esta opcin. En nuestro ejemplo, puede haber
dos alumnos con los mismos apellidos en orden contrario. Con esta opcin localizaremos slo
aquel orden que nos interese.
Casar contenido del campo: permite encontrar los registros que contienen en el campo deseado
nicamente el contenido que deseemos. Se diferencia de la opcin anterior en que en este caso
no pude haber nada ms en el campo que lo que escribamos en este momento, mientras que en el
caso de texto literal puede aparecer algo ms en el campo.
Registros que cumplen uno u otro requisito: Hasta ahora hemos utilizado un nico criterio de
bsqueda. Pueden realizarse varias peticiones de bsqueda sobre el mismo campo con distintos
criterios desde el Modo Buscar:
-
Elegir la presentacin que contenga los campos

que se desee utilizar.
Seleccionar los criterios de la primera peticin.
Elegir Aadir nueva peticin.
Escribir los criterios de la segunda peticin.
Repetir los pasos anteriores tantas veces como
peticiones se desee.
Hacer clic en Buscar.
El resultado mostrar el subgrupo de registros que verifican una u otra peticin. Para navegar
entre las distintas peticiones basta con hacer clic en el libro (igual que para los registros en el
modo visualizar).
Para realizar varias peticiones en las que la mayora de los criterios de bsqueda son los mismos,
puede elegirse la opcin Duplicar peticin y cambiar nicamente aquellos criterios que sean
distintos.
Para volver a dejar la peticin de bsqueda como estaba antes de introducir los criterios de
bsqueda. seleccionar Restablecer peticin del men.
Para eliminar una peticin de bsqueda, elegir Eliminar peticin del men (debe conservarse al
menos una peticin de bsqueda).
Registros que cumplen ms de un requisito: en la misma bsqueda con una nica peticin,
podemos seleccionar distintos criterios de bsqueda en diferentes campos. El resultado mostrar
el subgrupo que verifique todos los criterios en todos los campos seleccionados.
VOLVER
22
Borrar registros
Desde el Modo Visualizar, se puede eliminar el registro actual (men Registros -> Eliminar
registro), bien todos los registros de la base de datos (men Registros -> Eliminar todos los
registros).
Cuando esto ocurra, siempre aparecer un cuadro de dilogo para que confirmemos la eliminacin,
lo que evitar borrados no deseados, minimizando la posibilidad de confusin.
Tambin es posible borrar subgrupos de registros hallados con la opcin de Buscar.

Ahora bien, NO es posible recuperar los registros una vez borrados.
VOLVER
Ordenar registros
FileMaker Pro permite ordenar los registros de una base de

datos en funcin del contenido de uno o ms campos. Esta
ordenacin puede ser ascendente o descendente, o incluso por
un orden propio definido en una lista de valores.
En primer lugar, es necesario seleccionar la opcin Ordenar
desde el Modo Visualizar en el men Registros.
A continuacin, aparecer un cuadro dilogo en el que podremos seleccionar los diferentes campos
en que se realizar la ordenacin y en qu orden sta se llevar a cabo. As mismo, seleccionaremos
si queremos que el orden sea ascendente o descendente.
23
Una tercera opcin permite personalizar

el orden segn una lista de valores que
hallamos creado previamente. Como ya
se coment con anterioridad, las listas de
valores sern explicadas cuando veamos
el tema de las Presentaciones.
Cabe sealar que cuando se realiza una
bsqueda, el subgrupo de registros
aparece desordenado, por lo que es
necesario utilizar esta utilidad de la base
de datos para mantener dicho subgrupo
ordenado. Lo mismo ocurre cuando se
recuperan todos los registros despus de
una bsqueda.
VOLVER

A veces, interesa reemplazar en todos o un subgrupo de
registros (localizados con la opcin de Buscar) el valor de
un campo para que aparezca en todos un mismo contenido.
Por ejemplo, si queremos que en el campo Observaciones
de los alumnos que estn en quinta o sexta convocatoria se
refleje este hecho.
Para ello, nos situamos en el Modo Visualizar, y,
pinchando en el campo deseado, seleccionamos la opcin
del men Registros -> Reemplazar.
Finalmente,
tecleamos la informacin que deseamos aparezca en todos
o en el subgrupo seleccionado.
VOLVER
24

PRESENTACIONES
Presentacin
o Crear una nueva Presentacin

o Elementos de una presentacin
o Los campos
Bordes de campo
Formatos de campo
Estilo de campo
Formato texto
Formato nmero
o Etiquetas de texto, lneas, rectngulos y crculos

o Seleccionar un elemento de una presentacin
o Partes de la presentacin
o
o
o
o
o

Fondo
Bordes
Objetos grficos
Botones
o Creacin de distintas presentaciones. Gestin de

presentaciones

VOLVER AL NDICE
25
Presentacin
En las bases de datos, los datos se almacenan en los archivos. La estructura del archivo es
independiente de la presentacin que se le d. La estructura se define al crear los campos y la
presentacin cuando se crea un diseo para ese archivo. Un archivo puede tener tantas
presentaciones como se desee. FileMaker Pro admite tantas presentaciones por archivo como
permita el tamao del disco duro.
Las presentaciones determinan qu datos queremos ver y con que aspecto. En cada presentacin
aparecern slo los campos que hayamos introducido en esa presentacin. Una presentacin
controla cmo se muestra e imprime la informacin.
Una vez definidas, podemos modificar las presentaciones cuanto queramos. La modificacin de una
presentacin NO altera los datos almacenados en la base de datos. Al cambiar los datos en un
campo de una presentacin, los cambios se reflejarn en el mismo campo de todas las
presentaciones de la base de datos.
En una presentacin podremos:
Aadir, fijar la disposicin y dar formato a los campos que se quieren usar.
Aadir grficos y textos
Crear sumarios de los datos que se quieren resumir
Especificar cmo imprimir los registros
Cuando creamos un archivo nuevo, FileMaker Pro
crea una presentacin estndar al finalizar la
definicin de campos y nos la muestra en el modo
Visualizar.
La presentacin estndar es un tipo predefinido de
presentacin.
En el men desplegable Presentacin aparece el
nombre de la presentacin que estas utilizando.
Es importante familiarizarte con los modos de trabajo Visualizar y Presentacin. Para pasar de uno
a otro puedes hacer lo siguiente:
Utilizar las opciones Presentacin y Visualizar del men Modo.
Utilizar el Selector de Modos de trabajo que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
ventana del documento. En l, FileMaker Pro te indica en qu modo de trabajo te encuentras y
desplegndolo puedes seleccionar el modo de trabajo al que deseas acceder.
26
VOLVER
Crear una nueva Presentacin

En el modo Presentacin, seleccionaremos
Nueva presentacin y nos aparecern las
presentaciones que tiene predeterminadas
FileMaker Pro.
Seleccionando cada una de ellas nos aparece
en la parte de abajo la descripcin de la
presentacin.
Si hacemos clic en siguiente nos aparecer

el siguiente cuadro de dilogo.
Especificaramos los campos que

queremos
incorporar a nuestra
presentacin.
Esto lo podemos realizar en cada una
de las presentaciones predeterminadas
de FileMaker Pro, podemos adaptar
cada
presentacin
a
nuestras
necesidades o bien disear la
presentacin que nosotros queramos.
VOLVER
27
Elementos de una presentacin

Llamamos elementos de la presentacin a todos aquellos objetos que podemos activar en la
presentacin: recuadros de campo, etiquetas de campo, recuadros de texto.
Los objetos de una presentacin se crean y se modifican con las herramientas de la barra de estado.
Panel de herramientas
Herramienta Botn
Herramienta Portal
Herramienta Campo
Herramienta Parte
Controles de relleno
Controles de pluma
Paleta de grosor de pluma
Uso de la paleta de herramientas:
Para
Hacer lo siguiente
Hacer clic en la herramienta para
seleccionarla
Usar una vez una herramienta

Mantener seleccionada una
herramienta
Cambiar entre la ltima herramienta
utilizada y el puntero
Hacer doble clic en la herramienta

Pulsamos intro
VOLVER
Los campos
Generalmente tras crear los campos la presentacin slo tiene campos. En el modo Presentacin en
lugar de datos aparecen los nombres de los campos a los que corresponden. Las etiquetas de cada
campo son objetos de texto que se pueden modificar.
28
Es muy importante distinguir en un campo qu es el campo y qu la etiqueta.

Etiqueta: indica qu es lo que se debe escribir dentro del campo, aparece generalmente a la
izquierda del campo. Slo es texto.
Campo: es el recuadro, dentro de cada campo se introduce un dato.
Etiqueta
Campo
El campo siempre viene acompaado por la etiqueta pero son dos objetos individuales. La etiqueta
es slo texto y el campo es el contenedor de los datos. Aunque desaparezca la etiqueta el campo
sigue funcionando perfectamente, pero si desaparece el campo y slo queda la etiqueta no se podrn
introducir datos en el campo.
Si desaparece algn campo de la presentacin no quiere decir que el campo haya sido borrado de la
base de datos. Para que vuelva a ser visible en la presentacin se debe utilizar la herramienta de
campo
. Se pulsa el botn Campo y sin soltar se arrastra el cuadro hasta el sitio donde se
quiera situar el campo.
Tras soltar el botn del ratn se abrir una ventana para seleccionar el
campo que se desea recuperar.
VOLVER
29

Al definir por primera vez campos en una base de datos. FileMaker Pro los aade a la presentacin
Estndar y asigna etiquetas de campo a cada uno. Posteriormente podemos aadir campos del
archivo de base de datos a la presentacin actual, borrar los campos que no deseemos que se
visualicen y decidir el formato en que queremos que aparezcan los datos.
Los campos en una presentacin son objetos que podemos seleccionar, mover, cambiar de tamao y
de forma, exactamente igual que con el resto de los objetos.
Podemos aadir un campo a una presentacin en cualquier momento, aunque hayamos creado la
presentacin antes de que existiera el campo. Un campo se puede aadir en cualquier lugar de una
presentacin tantas veces como se desee. Para aadir un campo a una presentacin, seguimos los
pasos siguientes:
En modo Presentacin, mantenemos pulsada la herramienta Campo

y arrastramos a la zona de la presentacin que deseemos.
En el cuadro de dilogo Especificar Campo, seleccionamos el campo que
deseemos incorporar y pulsamos aceptar. Tambin podemos hacer doble
clic en el campo elegido.
VOLVER
Bordes de campo
Al crear un campo ste se crea por defecto sin bordes, aunque en el modo Presentacin se vea
siempre con bordes.
Por ejemplo este es un campo sin bordes.
este es el mismo campo visto en el modo Visualizar
pero no el borde.
visto en el modo Presentacin, y

, se ve el dato que contiene
El modo en el que realmente es til el borde es en el modo Visualizar porque dentro del campo es
donde se introducirn los datos. Si no tiene borde o con un fondo de color a veces es difcil de
localizar el campo.
Para dar borde a un campo primero es necesario seleccionarlo. Se pueden seleccionar todos los
campos a la vez para dar bordes ms rpidamente.
Campo seleccionado:
A continuacin se selecciona en el men
Formato / Bordes de Campo. Se abrir la siguiente ventana:
30
En la zona izquierda se van sealando las partes a las que se les puede aplicar un borde y en la zona
derecha se pueden ir observando los resultados. Adems de los bordes externos se puede aadir la
lnea base de texto y cuando el campo est repetido una lnea de separacin entre las repeticiones.
Desde esta ventana tambin se puede modificar el diseo de los bordes, de la lnea base y del fondo
o relleno.
Las paletas disponibles en esta ventana funcionan exactamente igual que las de la barra de estado.
En el men desplegable se debe seleccionar el elemento al cual se le quiere modificar el diseo.
VOLVER
Formatos de campo
El aspecto de un campo se puede modificar, puede ser un rectngulo, o una lista, o unos botones o
un campo repetido, un men desplegable
Para modificar el formato de un campo se debe seleccionar la opcin Formato/ Formato de
campo. Se abrir la ventana siguiente:
31
Las opciones disponibles en este cuadro de dilogo dependen de si se han usado o no opciones de
entrada especiales al definir el campo. Es imposible dar formato de repeticin de un campo si no se
ha sealado la repeticin en la ventana de definir campos (siempre se puede volver a redefinir el
campo que deseemos).
Estilo de campo
VOLVER
Campo estndar
El campo estndar es el formato que por defecto tiene un campo tras ser creado; un rectngulo en el
que se pueden escribir los datos. Se le puede aadir una barra de desplazamiento vertical
seleccionando esta opcin.
Lista desplegable
Es un campo en el cual no se tiene que teclear los datos para introducirlos,
sino que al pinchar sobre l se despliega una lista de valores de los cuales
elegimos el que deseemos:
32
Para que un campo tenga este formato primero se debe seleccionar el

campo al que se le quiera dar formato de lista desplegable. Seleccionamos
el men Formato / Formato de campo, de la ventana que se abra se
selecciona la opcin Lista desplegable del men. Al seleccionar esta
opcin se activan los mens necesarios para crearla.
A continuacin se deben sealar los datos que irn dentro de esa lista (lista de valores) se pueden
definir de varias maneras:
En la ventana de definicin de campos
En el men Archivo / Definir / lista de valores
Desde la ventana de Formato de campo, al pinchar en la flecha del men derecho se
despliega:
Para crear una nueva lista se selecciona definir lista de valores:
Para crear una lista de valores, se pulsa en nueva, primero se debe escribir el nombre que se le va a
dar a esa lista, no tiene que coincidir con el nombre del campo, se le suele dar cualquier nombre que
luego permita reconocer fcilmente los datos que contiene.
Una vez que se ha activado el recuadro Usar
valores personalizados, se van escribiendo los
datos de la lista. Para separarlos se pulsa Intro.
Cuando se haya terminado de introducir los
valores de la lista se pulsa OK. En el Formato
de campo aparecer la lista que hemos
introducido.
El funcionamiento de la lista desplegable slo
ser visible desde el modo Visualizar.
Desde el modo presentacin no se notar
ninguna diferencia en el aspecto de ese campo.
33
La opcin, en la lista de valores, Incluir Editar nos

permite que se puedan modificar algunos datos.
Men desplegable
Este formato es muy parecido al de la lista desplegable. Consiste en seleccionar un elemento de una
lista de valores. Se diferencia de la lista desplegable en que el men no tiene barra de
desplazamiento por lo tanto ocupar ms o menos dependiendo del nmero de valores que tenga. El
men es gris y est en relieve.
Para su creacin se siguen los mismos pasos que para la lista desplegable, pero debemos elegir la
opcin Men desplegable.
La lista de valores se puede crear si no existe o seleccionar una existente de la lista del men.
Adems de los valores de la lista se pueden aadir dos opciones ms:
34
La opcin ..Otro Nos permite aadir

nuevos valores desde
el
modo
visualizar.
Con la opcin ..Editar podemos
modificar los valores del men desde el modo visualizar sin tener que ir de nuevo a la ventana
lista de valores.
Cuadros de verificacin
Se trata de unos cuadros para sealar. Se pueden marcar todas las opciones.
Para dar este formato a un campo se debe seleccionar el campo y en el
men Formato / Formato de campo elegir la opcin Cuadros de
verificacin
Los valores de cada casilla se determinan en la lista de valores.
Tras cambiar el formato del campo se ver desde el modo presentacin, habr que aumentar el
tamao del campo para que todas las casillas sean visibles.
Botones circulares
Estos botones son muy similares a los cuadrados de verificacin, la nica diferencia es que los
botones slo permiten seleccionar una opcin y los cuadros permiten seleccionar todas. El modo de
creacin es el mismo.
VOLVER
Formato texto
Todos los campos y objetos de una presentacin pueden recibir formato individualmente. Una vez
seleccionados los campos se puede modificar el texto de varias formas:
Men Formato
Dentro del men Formato como hacemos habitualmente cuando trabajamos en Word: Fuente,
cuerpo
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Men Formato/Texto
Desde esta ventana se puede modificar el formato texto. Los atributos que se pueden aplicar son los
mismos que los del men Formato. Segn se van aplicando se ve el resultado en el recuadro.
Si seleccionamos Prrafo podemos modificar las caractersticas del mismo: alineacin, sangrado
interlineado.
La Regla de Texto
Desplegando la regla de texto (men Vista /Regla de texto)todas las opciones referentes al texto
pueden resultar ms fciles de seleccionar.
En la regla no se encuentran todos los atributos que se pueden utilizar pero si los ms utilizados.
VOLVER
Formato nmero
El formato de los datos contenidos en los campos de tipo numrico se pueden modificar para
mejorar la presentacin. Un campo numrico puede tener ms o menos decimales, un texto
aadido.
Para modificar el formato de nmero se debe seleccionar un campo numrico o de clculo, si se
selecciona cualquier otro tipo de campo no se podr seleccionar el men Formato /Nmero.
Al seleccionar el men Formato /Nmero aparecer la siguiente ventana:
36
Por defecto siempre estar sealada la opcin conservar el formato de hora introducida, es decir
quedar el formato que se le dio al introducir los datos.
Con este cuadro podemos formatear los nmeros de los campos numricos, de clculo, de sumario o
globales con un resultado numrico. Se puede formatear como decimal o como booleano (VerdadFalso; Si-No).
Segn se van seleccionando opciones se ven los resultados en el recuadro inferior Ejemplo.
VOLVER
Etiquetas de texto, lneas, rectngulos y crculos

Estos cuatro elementos son puramente decorativos. Todos ellos se crean con las herramientas de la
barra de estado.
Veamos uno de ellos. Adems de las etiquetas que aparecen al lado de cada campo, se pueden
aadir ms etiquetas de texto con finalidad decorativa o informativa.
de la barra de estado. El cursor del ratn
Para crear dicha etiqueta se selecciona la herramienta
cambiar de forma. Al hacer clic aparecer un pequeo recuadro con el cursor parpadeando dentro
en el que se puede escribir texto, el texto aparecer en el recuadro.
VOLVER
Seleccionar un elemento de una presentacin

Siempre que queramos trabajar con un objeto, tendremos que seleccionarlo previamente.
Para seleccionar un objeto, usamos la herramienta Puntero o el comando Seleccionar Todo del
men Edicin.
37
Para seleccionar
Hacer lo siguiente
Un objeto
Hacer clic en el objeto con el puntero de flecha (si

el objeto no tiene relleno, hacemos clic en su borde)
Varios objetos a la vez
Arrastra el puntero de flecha para generar un

recuadro de seleccin que rodee completamente los
objetos. O bien, mantn pulsada la tecla Maysculas
y haz clic en los objetos, o elige Seleccionar Todo
en el men Edicin
Todos los objetos del mismo tipo
Hacer clic en la herramienta del tipo de objeto a

seleccionar y elige Seleccionar Todo en el men
Edicin
Todos los campos
Hacer clic en un campo con el puntero de flecha,

mantener pulsada la tecla Maysculas y elegir
Seleccionar Todo en el men Edicin
Anular una seleccin de objetos
Hacer clic en una zona en blanco de la presentacin

o en cualquier herramienta del panel de
herramientas. O bien, mantn pulsada la tecla
Maysculas y hacer clic en los objetos
seleccionados
Para colocar adecuadamente los objetos y ajustar su tamao, podemos utilizar la regla de texto, las
reglas grficas, las guas de ajuste, la retcula automtica y la paleta Tamao.
Tambin podemos agrupar varios objetos en uno solo y trabajar con el grupo igual que con un nico
objeto. Para agrupar objetos, seleccinalos y elige Agrupar en el men Disposicin. Para
desagrupar los, selecciona el grupo y elige Desagrupar en el men Disposicin.
38
Ejemplos:
Podemos alinear objetos por sus bordes superiores, inferiores o

por sus lados. Al alinear un grupo de objetos, stos se alinean
con respecto al objeto ms alejado existente en la direccin
elegida. Las opciones que tenemos disponibles se encuentran en
el men Disposicin al elegir Establecer alineacin.
Para cambiar el tamao de los objetos:

Para cambiar el tamao de
Un objeto mediante sus selectores
Hacer
Seleccionar el objeto y arrastramos un selector
hasta que el objeto tenga el tamao que
deseemos. Para limitar el cambio en las
direcciones vertical u horizontal, mantenemos
pulsada la tecla Maysculas conforme
arrastramos el selector (esta operacin permite
alargar los campos sin cambiar de altura)
39
Elegimos Tamao en el men Mostrar.

Seleccionamos el objeto que queremos cambiar
Un objeto mediante la paleta tamao
de tamao. Escribimos la altura y la anchura en
los recuadros inferiores y pulsamos aceptar
Seleccionamos los objetos y arrastramos un
selector de uno de ellos hasta que todos los
objetos hayan cambiado de tamao
Varios objetos a la vez
VOLVER
Partes de la presentacin
Las presentaciones de FileMaker Pro se dividen en partes que organizan o resumen la informacin
de la base de datos. Estas partes indican a la aplicacin como mostrar e imprimir los datos y el
texto que contenga cada una.
Cada parte va indicada por un rtulo y separada por una lnea discontinua.
En un documento normal, suelen aparecer nicamente estas tres partes.
Cabecera: muestra elementos en la parte superior de cada pgina
(ttulos..). Los campos aadidos a una cabecera se imprimen en cada
pgina. Podemos borrar la cabecera en cualquier presentacin.
Cuerpo: muestra elementos individualmente para cada registro. En el
cuerpo incluiremos todo lo que queramos que aparezca en cada
registro. El contenido del cuerpo se imprime en cada registro. Al
imprimir los registros, la aplicacin imprime el cuerpo tantas veces
como registros quepan en una pgina con las otras partes.
Pie: muestra elementos en la parte inferior de cada pgina, se usa en
nmeros de pgina o cualquier informacin que queramos que
aparezca slo en la parte inferior de cada pgina. Los campos se
imprimen en cada pgina. Podemos borrar el pie en cualquier
presentacin.
Adems de estas partes podemos utilizar cinco ms. Si seleccionamos en el men Insertar partes se
abrir la siguiente ventana:
40
Partes de presentacin
Funcin
Cabecera Inicial
Aparece en la parte superior de la primera pgina,

sustituye a la cabecera normal slo en la primera pgina.
Cabecera
Aparece en la parte superior de cada pgina, til para

incluir cabeceras de columnas, ttulos y otra
informacin.
Sumario general principal
Muestra un valor de sumario de todos los registros

visualizados y aparece al comienzo del informe.
Cuerpo
Muestra todo lo que se necesita ver de cada registro,

campo, texto, lneas y grficos.
Subsumario
Muestra un resumen de la informacin de cada grupo de

registros si estn ordenados por el campo de separacin.
Sumario general
Muestra un valor de sumario de todos los registros

visualizados. Slo se puede usar un sumario general.
Pie
Aparece en la parte inferior de cada pgina, til para

incluir la informacin que deseemos
Pie de ttulo
Aparece en la parte inferior de la primera pgina y

sustituye al pie normal slo en la primera pgina.
VOLVER
41

Para aumentar el tamao de la cabecera para introducir un titular se pincha en la Etiqueta de Parte
Cabecera y, sin soltar, se arrastra un poco hacia abajo. Observa como el resto de los elementos de la
presentacin se desplazan hacia abajo.
Anlogamente para las dems partes de la presentacin. Estaremos limitados por el tamao de la
hoja donde queremos imprimir.
VOLVER

Para establecer o cambiar el color o la trama de relleno, el color o la trama de pluma o el grosos de
lnea o de borde preestablecidos, empieza sin seleccionar ningn objeto. Luego elige los atributos
en las paletas de estilo.
Paleta de color de relleno
Paleta de trama de relleno

Ejemplo de relleno
Fondo de un objeto
Paleta de color de pluma
Ejemplo de pluma
Paleta de trama de pluma

Grosor de lnea
VOLVER
Fondo
Este icono siempre se refiere al fondo de un objeto. Los dos aspectos que se pueden modificar
de un fondo son el color y la trama.
Para aplicar un color de fondo a un rectngulo o a cualquier objeto primero es necesario seleccionar
el objeto. Pulsando sobre el botn de paleta de colores sta desplegar:
Para seleccionar un color se hace clic sobre l
Para aplicar una trama se debe seleccionar el botn de la paleta tramas y

hacer clic sobre la elegida. La trama no slo son dibujos, es muy
importante para que s se ha seleccionado un color ste sea visible.
42
Adems de las tramas con dibujos hay una trama trasparente y otra opaca.
Trama transparente, aunque a esta trama se le aplique un color nunca se podr ver, ya que su
trama es transparente, siempre dejar ver lo que tenga debajo.
Trama opaca, ocultar todo lo que tenga debajo y siempre se le podr aplicar color.
Efectos de tramas.
VOLVER
Bordes
Este icono siempre se refiere a los bordes de un objeto. Para modificar el borde de un campo
primero se le debe asignar un borde al campo.
En un borde se puede modificar el color, la trama y tambin el grosor. La paleta de colores y la de
tramas para los bordes funcionan igual que las paletas para el fondo de un objeto.
Trama de borde
Grosor de borde. Permite modificar el ancho del borde.

Al pulsar sobre el botn de paleta de grosores se despliegan los ejemplos de
grosores que se pueden elegir.
Si se escoge Ninguno el borde no se ver
Debemos tener en cuenta lo siguiente:

Para eliminar de un objeto una trama de relleno o de pluma, lo seleccionamos y elegimos la
trama transparente.
Los atributos que definamos en el cuadro de dilogo Bordes de Campo para la trama, color y
grosor sustituyen a los definidos con los controles de pluma y de grosor del rea de estado y
al revs.
VOLVER
43
Objetos grficos
Podemos dibujar objetos grficos (lneas, rectngulos, cuadrados, rectngulos con las esquinas
redondeadas, valos y crculos) en cualquier parte de una presentacin. Tambin podemos
incorporar grficos creados en otras aplicaciones.
Para dibujar un objeto grfico, seleccionamos la herramienta de dibujo apropiada en el panel de
herramientas. FileMaker Pro usa el grosor de lnea, el color y la trama de pluma preestablecidos y
rellena el color con la trama y color de relleno actuales (en todos los objetos excepto en las lneas).
VOLVER
Botones
Los botones son objetos de una presentacin en los que tras hacer clic se ejecuta una accin. Las
acciones que puede realizar un botn pueden ser: ir al registro siguiente, al anterior, crear un nuevo
registro, imprimir el registro actual, ir a otra presentacin.
Los botones se crean con la herramienta
con la forma que se quiera el botn:
. Tras hacer clic sobre ella se dibuja un rectngulo
Al soltar el botn se abrir esta ventana:
En la parte de la izquierda aparecen las acciones que se pueden realizar al pulsar el botn. Tras
escoger una accin se debe pulsar OK. A continuacin se deber escribir el texto de la accin (o
similar) dentro del botn.
44
Despus de escribir el texto se pincha con el ratn fuera del botn. Para modificar la posicin del
botn se selecciona y se arrastra, para modificar el tamao del botn se arrastra desde alguna de las
esquinas.
Para modificar la accin que realiza el botn se debe de hacer doble clic sobre l. Se abrir la
ventana de Especificar Accin. Las acciones que puede realizar un botn se encuentran en la parte
de la izquierda de la ventana Especificar Accin.
El botn nunca estar activo en el modo Presentacin, slo en el modo Visualizar.
VOLVER

Cualquier objeto grfico o de texto de la presentacin se puede transformar en un botn.
Primeramente seleccionaremos el objeto. A continuacin se selecciona el men Formato / Botn.
Se abrir la ventana de definicin de la accin.
Una vez convertido el objeto en botn, se podr copiar y pegar en otras presentaciones: funcionar
exactamente igual que lo haca en la presentacin en la que se cre.
Empleando botones, es posible hacer que FileMaker Pro resulte an ms sencillo e intuitivo de
utilizar.
Por ejemplo, en lugar de ensear a un nuevo usuario el comando Nuevo Registro, se podra aadir
con el botn Crear registro en la presentacin.
VOLVER
Creacin de distintas
presentaciones
presentaciones.
Gestin
de
En el modo Presentacin se puede crear ms de una presentacin para un mismo archivo. Se puede
acceder a las distintas presentaciones con el men desplegable de presentaciones (encima del libro).
Ejemplos:
45
Para crear una nueva presentacin se selecciona

en el men Presentacin: nueva presentacin.
Se abrir una ventana con diferentes modelos de presentaciones:
Como siempre que se crea algn objeto nuevo en FileMaker Pro, el primer paso es asignarle un
nombre. El programa sugiere por defecto, N de presentacin x, evidentemente se puede
cambiar.
Si seleccionamos incluir en el submen de presentaciones nos aparecer en el men desplegable
presentaciones y podremos ir a ella directamente.
Despus de darle un nombre a la presentacin, se debe seleccionar el tipo de presentacin y pulsar
siguiente y elegir las opciones que deseemos.
Nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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Seleccionamos los campos que deseemos que aparezcan en la presentacin.

Para seleccionar un campo se hace clic en sobre l y se pulsa Mover, o simplemente se hace doble
clic sobre l.
Para seleccionar todos los campos a la vez se pulsa: Mover todos.
Antes de finalizar nos aparecer este cuadro de dilogo en el que podemos elegir el color de fondo,
tamao
Presentacin estndar
Es la presentacin que est predefinida y aparece automticamente al crear un archivo nuevo. Se
visualizan todos los campos del archivo de base de datos, con etiquetas de campos, en lneas
separadas y en el orden de visualizacin establecido en el cuadro de dilogo Definir Campos. Se
mostrara un registro por pantalla. La presentacin incluye un cuerpo, una cabecera y un pie.
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Informe en columnas
Esta presentacin dispone los campos que se elijan en columnas de izquierda a derecha. Las
etiquetas de los campos se encuentran en la cabecera de forma que el ttulo del campo aparece una
sola vez y en el cuerpo cada registro ocupa una lnea. Si seleccionan demasiados campos estos
pasan a ocupar una segunda lnea. Se mostraran varios registros por pantalla.
Vista tabla
Se visualizan los campos deseados en columnas, con una cabecera que incluye las etiquetas de los
campos, no pone campos en la lnea siguiente. Se muestran varios registros por pantalla.
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Etiquetas
Se visualizan los campos que deseemos, en la disposicin que se elija para imprimirlos en hojas de
etiquetas. Filemaker Pro divide el cuerpo de la presentacin en el nmero de etiquetas establecido a
lo ancho de la pgina.
En blanco
Se trata de un formulario completamente en blanco, con unas zonas de cabecera, de pie de pgina y
de cuerpo. No aparece ningn campo, se deben aadir los campos con la herramienta campo.
Esta presentacin es til para elaborar pantallas personalizadas de visualizacin o introduccin de
datos.
Gestin de las presentaciones
En el modo Presentacin, podemos realizar las siguientes operaciones con las presentaciones:
Para
Hacer lo siguiente
Cambiar entre presentaciones
Elegimos una presentacin distinta en el men

desplegable de presentaciones.
Duplicar una presentacin
En el men desplegable de presentaciones,

elegimos la presentacin a duplicar y elegimos
Duplicar Presentacin en el men Presentacin.
Aparece un duplicado de la presentacin en el
ltimo lugar del men desplegable de
presentaciones, con la palabra Copiar aadida al
nombre.
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Borrar una presentacin

elegimos la presentacin a borrar. Elegimos
Eliminar Presentacin en el men Presentaciones
y hacemos clic en borrar en el mensaje de alerta.
Podemos borrar todas las presentaciones de un
archivo excepto una.
Cambiar el nombre de una

presentacin

elegimos la presentacin a la que le queremos
cambiar el nombre y luego seleccionamos
Ajustar Presentacin en el men Presentaciones.
En Nombre, escribimos uno nuevo y hacemos
clic en Aceptar.
Reordenar las presentaciones en el

men desplegable de presentaciones
Elegimos Establecer Orden de Presentaciones en

el men Presentaciones. Arrastramos el nombre
de la presentacin a la posicin deseada y
hacemos clic en Aceptar.
Elegimos la presentacin Establecer Orden de

Presentaciones en el men Presentaciones. Para
incluirla, seleccionamos Incluir en men de
Incluir o excluir una presentacin del presentaciones. Para excluirla, anulamos la
men desplegable de presentaciones opcin. Veremos una marca de comprobacin
junto al nombre de la presentacin que est
incluida en el men desplegable de
presentaciones.
VOLVER

Podemos restringir lo que los usuarios pueden ver y hacer en un archivo de base de datos definiendo
claves de acceso y grupos. Al especificar las actividades asociadas con una clave de acceso o grupo
se establecen privilegios de acceso.
Asignamos privilegios de
acceso usando
Para
Claves de acceso
Limitar el acceso a una base de datos (si no se conoce la

clave de acceso, no se puede abrir el archivo)
Limitar la actividad de un usuario con un archivo (por
ejemplo, visualizar pero no cambiar los registros)
Limitar el acceso de un usuario a los comandos de men
disponibles
Grupos
Limitar el acceso de usuario a presentaciones o campos

especficos
50
Las claves de acceso y los grupos estn relacionados. Por ejemplo, se puede definir una clave de
acceso para cada individuo y asociarlas a uno o varios grupos. As, en una base de datos que
contiene mltiple informacin restringimos los accesos al total de la informacin.
La proteccin de un archivo de base de datos se realiza en varias fases.
Definir las claves y privilegios de acceso para cada archivo.
Definir grupos. Asociar cada grupo con una clave de acceso y asignar privilegios a cada
grupo.
Cuando estn definidas las claves de acceso y los grupos, comunicar las claves de acceso a
los usuarios.
Se pueden proteger todos los archivos de FileMaker Pro.
Claves de acceso
Las claves de acceso controlan el acceso y limitan las actividades realizadas en un archivo de base
de datos. Cuando el usuario abre un archivo con clave de acceso, FileMaker Pro atena los
comandos que no estn disponibles con la clave de acceso.
FileMaker Pro puede introducir una clave de acceso por defecto de forma automtica sin pedir que
se introduzca. Para ello, definimos la clave de acceso y establecemos una preferencia en el rea
Documento del cuadro de dilogo Preferencias (men Edicin).
Definicin de claves de acceso

Al crear claves de acceso, debe haber al menos una que tenga acceso a todo el archivo de base de
datos, es decir una clave de acceso maestra (puede haber ms de una).
Es importante anotar la clave de acceso maestra y guardarla en un lugar seguro. Si la olvidamos no
podremos acceder de nuevo a todo el archivo.
Para definir claves de acceso para un archivo:
51
1) Elegimos Privilegios de Acceso en el men Archivo y elegimos Definir contraseas
Si se tiene acceso limitado a un archivo, el comando cambiar clave sustituye a Privilegios de

Acceso en el men Archivo.
Seleccionamos
Para
Acceso a todo el
archivo
Ver todo el archivo. Es el nico nivel de acceso en que se

puede cambiar las definiciones de los campos o los grupos
y privilegios de acceso en el cuadro Visin general de
Privilegios de acceso. Usar este nivel para una contrasea
maestra.
Visualizar registros
Ver los registros de un archivo de base de datos. Es el

privilegio de acceso mnimo. No se puede desactivar.
Imprimir registros
Imprimir cualquier registro o grupo hallado de registros.
Exportar registros
Exportar cualquier registro o grupo hallado de registros. Si

no se selecciona esta opcin, no puede copiar registros;
slo puede copiar el contenido de campos individuales.
Ignorar avisos de
entrada de datos
Anular las restricciones de entrada de datos establecidas al

definir un campo.
Disear presentaciones
Disear nuevas presentaciones o modificar las existentes.
Editar guiones
Definir nuevos guiones o modificar los existentes.
Definir listas de valores
Crear o modificar las listas de valores en modo

Presentacin.
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Crear registros
Crear un registro y aadirle datos. Despus de cerrar el

archivo, no puede cambiar los datos, a menos que tambin
est seleccionado Editar.
Editar registros
Modificar la informacin de cualquier registro.
Borrar registros
Borrar uno varios registros.
Despus seleccionar los privilegios hacemos clic en Crear y despus en Hecho.

En comandos disponibles, elegimos una categora de comandos de men a
los que pueden acceder los usuarios con esta clave de acceso.
Hacemos clic en Crear. Hacemos clic en Hecho.
Elegimos
Para
Normal
Activar todos los comandos de men asociados con los

privilegio seleccionados
Slo Edicin
Activar los comandos bsicos de edicin y entrada de

datos. (los comandos de men estn disponibles en funcin
de los privilegios seleccionados)
Ninguno
Desactivar todos los comandos en el archivo actual
2) En el cuadro de dilogo definir contraseas, escribimos una clave de acceso en el cuadro de

texto contrasea.
Las claves de acceso no diferencian entre maysculas y minsculas.
La longitud mxima de una clave es de 31 caracteres.
Se puede asignar privilegios a una clave de acceso en blanco para limitar el acceso a los
usuarios que no necesitan clave.
3) En el rea Privilegios, seleccionar las actividades que puede realizar el usuario con la clave de
acceso.
Si deseamos ver los privilegios:
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Grupos
Usamos los grupos para clasificar a los usuarios y para controlar su acceso a una archivo de base de
datos.
Antes de definir un grupo, definiremos las claves de acceso y asignaremos privilegios de acceso.
Despus podemos asociar una clave de acceso con uno o varios grupos.
Cambio de los privilegios de acceso

Podemos utilizar el cuadro de dilogo Privilegios de acceso para modificar el acceso de un usuario
o de un grupo a los campos y presentaciones
VOLVER
54

La ayuda de FileMaker Pro ofrece documentacin de todas sus caractersticas. Incluye informacin
adicional como las sugerencias para la solucin de problemas.
Podemos abrir la ayuda cuando la aplicacin est ejecutndose, desde el men:
Temas de ayuda: Lo seleccionamos para ver los ttulos de los temas en un ndice general.
La utilizacin de la ayuda es similar a la de Word u otros programas.

VOLVER
55


Campos repetidos
Funciones
Funciones
Funciones
Funciones
Funciones
Funciones
Funciones
de texto
numricas
de fecha
de hora
de agregacin
de sumario
Campos globales
Campos sumario
Funciones
Funciones
Funciones
Funciones
Funciones
Funciones
de repeticin
financieras
trigonomtricas
lgicas
de estado
de diseo
VOLVER AL NDICE
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Antes de comenzar a trabajar con los campos de clculo, globales y repetidos, veamos cul es el
procedimiento para que al crear un campo nuevo aparezca o no en la presentacin actual.
En el men Edicin, activamos la opcin Preferencias ->Aplicacin. Aparece una ventana en la
que seleccionamos la pestaa Presentacin:
Si activamos la opcin Aadir los nuevos campos a la presentacin actual y hacemos clic en
Aceptar, los nuevos campos que creemos a partir de ahora aparecern directamente en la
presentacin con la que estemos trabajando en ese momento. Si nos interesa crear los campos pero
que no aparezcan en la presentacin, no tendremos ms que desactivar esta opcin. En este caso los
campos deberemos introducirlos manualmente en la presentacin mediante la herramienta
correspondiente en el modo Presentacin de FileMaker.
Para crear el nuevo campo, una vez definidas las preferencias, acudiremos al men Archivo ->Definir
campos...
VOLVER

Cuando empezamos a manejar muchos campos en la presentacin y la cantidad de informacin
crece es conveniente establecer el orden en el que el usuario acceder a esos campos si utiliza con
frecuencia el teclado.
El modo de desplazarse entre los campos cuando pasamos de un campo a otro es pulsar es pulsar la
tecla tabulador. Si pulsamos simultneamente la tecla maysculas y tabulador el orden de acceso a
los campos ser el inverso.
57
Para ajustar el orden de tabulacin seleccionaremos, desde el modo Presentacin, el men

Presentacin -> Establecer orden de tabulacin...
Junto a cada campo que est incluido en la presentacin actual aparece una flecha que contiene un
nmero. Este nmero es el que corresponde al orden de tabulacin actualmente definido. Para
cambiarlo se abre una nueva ventana que permite dos opciones: Editar orden de tabulacin o Crear
orden de tabulacin.
Si seleccionamos la primera, Editar, podremos escribir el nuevo orden personalizado simplemente

colocando el cursor sobre las flechas e incluyendo el nmero que deseamos asignar. En este caso,
podemos alterar slo alguno de los nmeros, pero si no es necesario no debemos de volver a escribir
los que ya estn bien ordenados.
Si seleccionamos la segunda opcin, crear orden de tabulacin, se borran los nmeros que
aparecen en todas las flechas y debemos adjudicar el orden de numeracin completo, lo que
haremos simplemente pinchando sobre las flechas en la secuencia deseada.
Observemos que si han de cambiarse bastantes nmeros es ms cmoda la segunda opcin ya que
no es preciso escribirlos y nicamente utilizamos el ratn. Si nos equivocamos y deseamos
rectificar bastar con pulsar nuevamente sobre la flecha.
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Tambin es posible dejar algunas flechas en blanco porque no nos interese acceder a esos campos.
Por ejemplo, si estamos utilizando la base de datos solo para introducir notas, basar con tener
acceso a los campos nota teora y nota problemas, pero no a los dems para no perder tiempo en
recorrerlos todos en cada registro.
Para cualquiera de las dos opciones, si
dejamos flechas en blanco, FileMaker nos
advertir de ello en una ventana de alerta.
Si seleccionamos Aadir FileMaker
completa las restantes flechas con el orden
que tenan como predeterminado. En caso
de que seleccionemos Omitir, FileMaker
mantendr estas flechas en blanco de modo que en el modo Visualizar no se permitir el acceso a
ellos mediante el tabulador; si necesitamos utilizarlos necesariamente utilizaremos el ratn.
VOLVER
Campos repetidos
Hay ocasiones en las que una informacin que correspondera a un campo puede tomar varios
valores. Si adems este nmero de valores posibles no es fijo es muy til definir el campo como
repetido de modo que su contenido no es no es un valor nico, sino una lista de valores.
Explicaremos este concepto con un ejemplo. Supongamos que el examen de problemas consta de
varios ejercicios, pero este nmero no es fijo y su mximo es por ejemplo 4. Una solucin ser
crear un campo llamado problemas cuyo valor sea repetido con un mximo de cuatro repeticiones.
As, si queremos utilizar un campo como este en cada convocatoria, no ser preciso definir
nuevamente el campo en cada ocasin, ni las operaciones que hayamos previsto con l.
Observemos que definir un campo como repetido es una opcin posible para los de tipo texto,
nmero, fecha, hora, contenedores, clculo y campos globales. En todos los casos anteriores,
excepto clculo, seleccionaremos en el men:
Archivo -> Definir campo (especificamos nombre y tipo) ->Opciones->Pestaa Almacenamiento.
59
En caso de que el campo definido sea de clculo la opcin de repeticin aparece en la misma
ventana en la que especificamos la frmula de clculo.
Una caracterstica importante de los campos repetidos es que no es preciso que todas las
repeticiones aparezcan en todas las presentaciones. Es decir, podemos desear que se visualice un
nmero menor de repeticiones para el campo que el mximo que hemos establecido. Para trabajar
sobre esta cuestin, se selecciona el campo y se utiliza la opcin Formato de campo en el men
Formato del modo Presentacin
60
Aunque, como en el ejemplo anterior , en una presentacin solo aparezcan 2 repeticiones de las 4
posibles, si realizamos una bsqueda, FileMaker buscar en todas las repeticiones existentes an
cuando no se visualicen. No sucede lo mismo con la ordenacin ya que sta se realiza segn el
primer valor de campo y haciendo caso omiso del resto de las repeticiones.
Para realizar clculos con campos repetidos tendremos en cuenta que stos se realizarn
componente a componente, como si de vectores se tratara. Por ejemplo, si tenemos dos campos
repetidos A y B, cada uno de ellos con 4 repeticiones y los sumamos, el resultado lo debemos de
definir como un campo de clculo C con 4 repeticiones: la primera repeticin de C ser la suma de
la primera de A ms la primera de B, la segunda repeticin de C ser la suma de la segunda de A
ms la segunda de B, etc. Tambin sern muy tiles las funciones de agregacin (que se veremos
un poco ms adelante) sobre los campos repetidos
VOLVER

Los campos de texto, hora, contendor,... que hemos visto en el captulo anterior nos sirven
nicamente para almacenar informacin; sin embargo, rpidamente surge la necesidad de poder
efectuar clculos de modo que algunos campos sean el resultado de haber realizado alguna
operacin con la informacin ubicada en otros campos.
61
Por ejemplo, si disponemos de la

nota de tres problemas en un
examen prctico y queremos la nota
media
de
todas
ellas,
o
sencillamente la nota de teora ms
la nota de problemas como aparece
en la figura. En este caso definimos
el campo nota final de tipo clculo.
Cuando lo creamos especificamos
que su contenido sea la suma de los
campos nota teora y nota
problemas, tal y como aparece en la
ventana inferior.
As, para definir un campo de
clculo utilizamos una frmula que
se especifica al crearlo.
El
resultado de efectuar esta frmula
es el valor que se introduce en el
campo.
Con este ejemplo hemos visto el
concepto de frmula, que partiendo
de la informacin de uno o varios
campos proporciona un resultado.
Es importante entender que, tanto
esta informacin involucrada en el
clculo, como el resultado, no
han
de
ser
necesariamente
numricos, puesto que los campos
implicados en la frmula pueden ser
tanto numricos como de texto,
fecha u hora. Tambin el resultado
puede ser de cualquiera de estos
tipos, incluso contenedor.
En la ventana anterior se distinguen en la parte superior tres zonas. De izquierda a derecha, el

cuadro de campos disponibles, los operadores disponibles y las funciones que podemos utilizar en
la frmula. Debajo, en el cuadro central se define la frmula que da lugar al campo de clculo y en
la parte inferior se especifican otras opciones como el resultado del clculo.
Observemos que la frmula con la que creamos un campo de clculo es nica para todos los
registros, mientras que el valor que toma el campo de clculo (resultado de la frmula) es diferente
para cada registro si introducimos en la frmula como valores otros campos.
62
Las frmulas se pueden editar y modificar mientras que sus resultados, esto es, el valor de los
campos calculados no podemos cambiarlo. Si intentamos introducir datos en un campo de clculo
FileMaker nos contestar con un mensaje de error.
Los operadores disponibles para incluir en la construccin de un campo de clculo son los
siguientes:
& Concatena dos valores de texto, por ejemplo de los campos

nombre y apellidos.
Define una constante de texto

Inserta un retorno de carro en una constante de campo
() Parntesis. Definen preferencias en el orden de las operaciones
/, x, -, + Cociente, producto, resta, suma
= , <>, >, <, >=, <= Establecen comparaciones. Igual, distinto,
mayor, menor, mayor o igual, menor o igual
and , or, xor, not Operadores lgicos

^ Potencia, elevar a
VOLVER
Funciones
Las funciones son frmulas que FileMaker Pro incorpora, ya definidas, para realizar clculos que
tienen como resultado un valor nico. La sintaxis para la mayora de estas funciones es:
Nombre de la funcin (argumentos)
En este apartado haremos una referencia a las funciones posibles que incluye FileMaker Pro, pero
no nos detendremos en todas ellas. Un anlisis exhaustivo de las funciones correspondera a un
curso avanzado de FileMaker. En la ventana Especificar clculo aparecen todas la funciones
disponibles agrupadas por tipo o bien ordenadas alfabticamente segn su nombre.
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Funciones de texto
Los argumentos de estas funciones son texto, esto es, operan sobre campos de texto o bien texto
literal entrecomillado Se utilizan para analizar, reorganizar, extraer y construir cadenas de texto.
Incluimos una lista de todas y comentamos con ms detalle slo alguna de ellas.
Left (texto; nmero): Da como resultado la cantidad de caracteres de texto que indica el
argumento nmero, comenzando a contar por la izquierda
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Proper (texto): Da como resultado el texto con el formato de primer carcter en mayscula y el
resto en minscula.
Substitute (texto; texto buscado; texto a sustitucin): En una determinada cadena texto, localiza
texto buscado y lo cambia por texto a sustitucin.
Upper (texto): convierte texto de minsculas a maysculas.
Funciones numricas
Este tipo de funcin realiza, como es obvio, operaciones con valores numricos. Los argumentos de
estas funciones son campos numricos o expresiones numricas que se escriben sin ningn
requerimiento especial
Las funciones Abs, Exp, Int, Mod , Sign y Sqrt son las
habituales sobre valor absoluto, exponencial, parte entera,
modulo, signo y raz cuadrada.
Random da como resultado un nmero aleatorio entre 0 y 1.
Round redondea el nmero a los decimales que se indican.
Truncate trunca el nmero a los decimales que se indican, sin
realizar redondeo.
Funciones de fecha
Las funciones de fecha realizan operaciones sobre
este tipo de campos, habitualmente con el objetivo
de obtener informacin a partir de ellos. Por
ejemplo, DayName(fecha) proporciona el da de la
semana en que cay una determinada fecha.
Funciones de hora
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Funciones de agregacin
Las funciones de agregacin proporcionan valores calculados a partir de los datos de otros campos
situados dentro de un mismo registro. Los argumentos de estas funciones son campos que se
especificarn en el parntesis separados por punto y coma.
El argumento campo... que aparece en la definicin de las
funciones hace referencia a diferentes tipos de campo
- campos independientes de un mismo registro
- un campo repetido con varios valores
- varios campos repetidos (la funcin dar varios resultados
a su vez repetidos)
- todos los valores de un campo relacionado que se
visualizan en un portal.
Average(campo...): calcula la media de los campos indicados.
Count(campo...): obtiene el nmero de elementos (no vacos) de los argumentos especificados
Max(campo...): tiene como resultado el mximo de los argumentos de la funcin.
Min(campo...): igual que el anterior para el caso de mnimo.
StDev(campo...), StDevP(campo...): calculan la desviacin tpica, de una muestra o poblacin,
respectivamente, de los campos indicados.
Sum(campo...): suma los valores de los campos especificados en los argumentos de la funcin.
Estas funciones tambin se pueden utilizar sobre campos repetidos. Por ejemplo si el campo
problemas est repetido con dos valores, Average(problemas) proporcionar la media de estos
dos valores. Con la funcin Sum(problemas) obtendremos la suma de todos los problemas. En
caso de que alguna repeticin est vaca, FileMaker interpretar que no hay datos y hace la
media con el nmero de datos de que dispone, pero no toma este dato como cero. Podemos
comprobar este extremo utilizando la funcin Count(campo...)
Funcin de sumario
La funcin de sumario (en este caso slo hay una) se utiliza para encontrar el total de los datos
contenidos en ms de un registro. La sintaxis es:
GetSummary (campo de sumario ; campo de separacin)
Se utiliza, a un nivel avanzado, para obtener valores de subsumario sin usar partes Subsumario en
una presentacin.
Funciones de repeticin
Las funciones de repeticin realizan clculos con campos repetidos. Tambin es posible utilizar
campos no repetidos en clculos que incluyan campos repetidos. Esto se consigue con la primera
funcin, Extend. La funcin GetRepetition obtiene un valor determinado de una de las repeticiones.
Last da como resultado el ltimo valor no vaco de un campo repetido.
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Funciones financieras
Estas funciones, como su nombre indica, se utilizan
para realizar clculos financieros (rentabilidad,
intereses,...)
Funciones trigonomtricas
Son funciones matemticas usuales: arcotangente, coseno,
conversin de radianes a grados, logaritmo neperiano,
logaritmo decimal, nmero pi, conversin de grados a
radianes, seno y tangente.
Funciones lgicas
Estas funciones de uso avanzado utilizan proposiciones lgicas para tomar decisiones en funcin de
sus resultados. Las que nos pueden resultar de ms utilidad son Case e If.
Case ( prueba1 ; resultado1 [ ; prueba2 ; resultado2 ; resultado por defecto ]... ) evala un campo
con una serie de pruebas y se obtienen los distintos resultados dependiendo de qu pruebas ha
cumplido el campo. En caso de que el resultado no sea ninguno de los resultados especificados
(numerados en la definicin de la funcin), este resultado contendr el valor de resultado por
defecto. Las especificaciones entre corchetes son opcionales.
Por ejemplo,
Case ( calificacin =; No presentado ; Presentado )
If ( prueba ; resultado uno ; resultado dos ) evala una prueba que puede dar nicamente dos
resultados, true (verdadero) o false (falso), cumplindose el resultado uno o dos respectivamente.
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Funciones de estado
Las funciones de estado proporcionan informacin sobre la base de datos, por lo que su resultado no
se almacena. Lgicamente tampoco tienen parmetros o argumentos.
Hay muchas funciones de estado que se utilizan en un
nivel avanzado de trabajo. Por ejemplo:
CurrentAppVersion devuelve la versin de
FileMaker Pro que se est utilizando.
CurrentDate devuelve la fecha actual
CurrentError devuelve un nmero de cdigo del
ltimo error que se haya producido en la base.
Funciones de diseo
Las funciones de diseo proporcionan un resultado que puede utilizarse como parmetro en otras
funciones o como valor en la base. Por ejemplo, DatabaseNames ofrece el nombre de todas las
bases de datos abiertas en ese momento.
VOLVER
Campos globales
Los campos globales son campos cuya informacin contenida puede ser texto, nmero, fecha, hora
o contenedor, pero se caracterizan porque poseen el mismo valor en todos los registros de la base.
Hay que tener un cuidado especial cuando se utiliza este tipo de campo puesto que al poseer el
mismo valor para todos los registros, si lo modificamos en uno de ellos, esta modificacin afectar a
todos los dems de modo automtico. De igual modo, si cambiamos un valor contenido en un
campo global que se utiliza en algn campo de clculo, esta modificacin se producir en todos los
campos de clculo afectados.
La definicin de un campo global se hace como la de cualquier otro campo. Cuando lo creamos
aparece una ventana de opciones en la que podemos especificar el tipo de datos.
68
VOLVER
Campos sumario
El campo sumario entraa mayor dificultad conceptual que los tipos de campo anteriores puesto que
para utilizar toda su potencialidad hay que trabajar con las partes subsumario en la presentacin.
Aunque todas estas posibilidades corresponderan a un nivel ms avanzado vamos a explicar en qu
consisten y alguna aplicacin sencilla para ellos.
Los campos sumario son campos de clculo que utilizan para operar la informacin de campos de
texto, nmero, fecha, hora o, incluso, un campo de clculo, pero estos campos estn contenidos o
proceden de distintos registros.
Los campos sumario realizan operaciones similares a los campos de clculo usuales pero, mientras
que los de clculo utilizan en las frmulas campos situados en un mismo registro, los campos
sumario utilizan capos de diferentes registros para relacionar, agrupar o contar valores de distintos
registros. Es por ello que, el valor de los campos sumario no es un valor fijo y cambiar
dependiendo del lugar de la presentacin en que se ubique, el grupo de registros activo o grupo
hallado y la ordenacin realizada de los registros.
Para crear un campo sumario acudimos al men
Archivo->Definir campos...->Damos un nombre al campo, tipo sumario y Crear
Aparece una ventana como esta en la que especificaremos la operacin que deseamos que se realice
con el campo sumario. En este ejemplo, creamos el campo mediaNT y especificamos que sea la
media del campo nota teora
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Las operaciones que podemos especificar para un campo sumario, con sus correspondientes
opciones, son las siguientes (todas ellas correspondientes a los registros afectados por el sumario):
Total de: Calcula el total de los valores de un campo. La opcin Total acumulado que aparece
para verificar debajo del cuadro de campos en la ventana de opciones para el campo sumario,
proporciona el total que se va acumulando desde el registro actual con todos los anteriores registros
en la presentacin.
Media de: Calcula la media de los valores de un campo. La opcin Media ponderada obtiene este
tipo de media con la ponderacin que debemos especificar en un campo en el que se determinen los
factores de ponderacin y que habremos creado previamente.
Recuento de: Proporciona el nmero de registros que contienen un valor en un campo, esto es, que
no estn vacos. La opcin Recuento acumulado da el valor de recuento que se va acumulando
desde los registros anteriores hasta el registro actual.
Mnimo: Encuentra el valor mnimo de un campo contenido en alguno de los registros del grupo
actual. En caso de que este valor represente una fecha u hora, ser la ms antigua.
Mximo: Al contrario que el anterior proporciona el nmero ms grande o la fecha u hora ms
recientes.
Desviacin tpica de: Halla la desviacin tpica de la muestra respecto de la media de los valores de
un campo. La opcin Por poblacin calcula la desviacin tpica de la poblacin.
Fraccin del total: Calcula la proporcin que el valor de un campo representa respecto al total de
todos los valores de ese campo en el grupo de registros halados o implicados en el campo sumario.
La opcin Subtotalizado calcula la fraccin que se obtendra siguiendo un determinado orden en
los registros que se especifica, al seleccionar esta opcin, a la derecha de la ventana.
VOLVER
70


Relaciones, Actualizaciones y Portales
Guiones
Qu es un guin
Cmo crear un guin
Pasos de guin
Miscelnea

Ortografa
Trabajo en red
VOLVER AL NDICE
71

Relaciones, Actualizaciones y Portales
Hay ocasiones en las que los datos que manejamos, por cmo se han construido, o porque as nos
interesa, se encuentran distribuidos en varias bases de datos. Una gran ventaja de las bases de datos
relacionales es que se pueden compartir estos datos situados en diferentes archivos sin necesidad de
duplicar la informacin ni de reintroducir datos; de este modo se evitan errores y espacio de
almacenamiento en el disco duro.
Vamos a trabajar con un ejemplo muy sencillo para explicar los diferentes conceptos que aparecen.
Supongamos que adems del archivo alumnos, donde tenemos las calificaciones en los exmenes de
nuestros estudiantes, queremos disponer de otro archivo independiente donde introduzcamos datos
sobre las prcticas que se van realizando a lo largo del curso y que denominaremos prcticas. En
principio, no nos parece conveniente mezclar los dos tipos de informacin en un mismo archivo
para evitar errores al manejar innecesariamente el archivo de calificaciones; de este modo, nos
planteamos realizar una base relacional con vnculo entre estos dos archivos: alumnos y prcticas.
En toda relacin hay un archivo llamado maestro y otro llamado relacionado. El archivo maestro es
aquel que recibe los datos del que los contiene, que es el relacionado. El campo cuya informacin
sirve de criterio para establecer la relacin se llama campo coincidente, clave o clave primaria. En
este ejemplo vamos a definir un campo que identifique a cada alumno y podamos utilizar como
clave, ser DNI. El archivo maestro sera prcticas y el relacionado alumnos.
alumnos
prcticas
DNI
DNI
APELLIDO 1
APELLIDO 1
APELLIDO 2
APELLIDO 2
NOMBRE
NOMBRE
N prctica
............
Calificacin
Nos gustara que, simplemente con escribir el dato DNI en el fichero prcticas, los datos
correspondientes al alumno como apellidos y nombre aparecieran de forma automtica, tomando su
valor del registro de igual DNI en el archivo alumnos.
FileMaker permite establecer el vnculo entre los distintos archivos de la base relacional de dos
modos: estableciendo relaciones de archivos o bien actualizaciones.
En las relaciones de archivos, los datos de los campos relacionados pasan del archivo relacionado al
maestro manteniendo siempre el vnculo existente entre ambos, de modo que si se produce un
cambio en el archivo relacionado, este cambio aparecer reflejado en el archivo maestro.
72
De forma contraria a como parece indicar su nombre, cuando se definen actualizaciones para
establecer las conexiones entre los archivos maestro y relacionado, los datos pasan del archivo
relacionado al maestro, pero posteriormente no cambian su valor aunque en el relacionado se
efecte alguna modificacin; esto es, el vnculo que se establece entre los dos archivos slo dura en
el momento en el que se copia el contenido de unos campos a otros entre los dos archivos y no
permanece permanentemente actualizado, insistimos, contrariamente a lo que su propio nombre
parece indicar.
El modo en que se establecen las relaciones y las actualizaciones corresponde a un nivel avanzado
de FileMaker; incluso los usuarios experimentados suelen encontrar reticencias a la hora de
utilizarlos, por lo que nos limitaremos aqu a explicar muy brevemente cmo establecer estos
vnculos y cmo utilizar los portales que aparecen en el modo Presentacin.
Continuaremos en este ejemplo definiendo en primer lugar las relaciones de archivos y dejaremos
las actualizaciones para despus.
Crearemos el archivo prcticas con tan slo tres campos: DNI, n de prctica y calificacin, de
modo que aqu iremos introduciendo a lo largo del curso la informacin como en un saco, sin
ningn tipo de estructura. Este archivo nos servir como almacn de datos, de modo que segn se
vayan realizando las prcticas se ir introduciendo la informacin.
Para establecer la relacin entre los dos archivos, seleccionamos en el men Archivo -> Definir
relaciones... y aparece una ventana en la que crearemos una relacin pulsando sobre el botn
Nueva.... Inmediatamente se nos pide que especifiquemos cul es el archivo relacionado. En
nuestro caso alumnos:
73
Daremos un nombre a la relacin (por ejemplo, nmero de DNI) y seleccionaremos en ambos

archivos el campo que contiene el criterio en funcin del cual se establece la relacin, es decir, el
campo clave que en nuestro ejemplo es DNI. Hemos de observar que no necesariamente este campo
ha de tener el mismo nombre en los dos archivos.
Finalizamos el proceso pulsando OK y Hecho en la ventana de definicin de las relaciones.

El siguiente paso consiste en introducir en nuestra presentacin los campos de los que queremos
que aparezca automticamente la informacin: Apellido1, Apellido2 y Nombre. Para ello, nos
situamos en el modo Presentacin y utilizamos la herramienta Campo... arrastrndola sobre el
cuerpo de la presentacin. Al soltar aparece la correspondiente ventana para indicar el nombre de
campo; observemos que en su parte superior se puede seleccionar el archivo actual o alguna de las
relaciones que tenemos definidas de las que queremos tomar los valores del campo, en nuestro caso
ser la relacin nmero de DNI.
Finalmente seleccionaramos el nombre del campo que

queremos llevar a la presentacin, por ejemplo,
Nombre. Procederamos de igual modo para los campos
Apellido1 y Apellido2. Obsrvese que, puesto que los
campos no pertenecen al archivo actual, sino a otro con
el que hay definida una relacin, aparecen precedidos del
signo ::
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La presentacin quedara de este modo:
Si ahora pasamos al modo Visualizar y en el campo DNI introducimos el nmero de documento de

identidad de un alumno, veremos como de forma automtica aparecen el nombre y los apellidos que
le correspondan segn ese nmero en el archivo alumnos.
Definidas las relaciones de esta forma, los datos correspondientes a nombre y apellidos estarn
permanentemente actualizados. Por ejemplo, si habamos observado un error en el nombre del
estudiante y era Antonia, corrigindolo en el archivo alumnos, aparecer automticamente
corregido en el archivo prcticas (podemos probar a hacer esto alternando entre ambos archivos en
el men Ventana).
Vamos a trabajar ahora con el valor de un campo que no debe de permanecer permanentemente
actualizado. Utilizaremos las actualizaciones.
Supongamos que las prcticas se realizan de dos en dos y que en el registro correspondiente a cada
alumno del archivo alumnos tenemos como informacin el nombre de su compaero de prcticas en
un campo que se llama compaero de prcticas (que rene en un solo campo de texto el nombre y
los dos apellidos de este compaero).
Nos gustara que esta informacin saliera tambin automticamente en el archivo prcticas al
introducir el DNI, pero si trabajamos como lo hemos hecho con los campos nombre Apellido1 y
Apellido2, y se diera el caso de que el alumno compaero de prcticas variara a lo largo del curso
(deja la asignatura, obtiene una convalidacin, un cambio de expediente,...), esta modificacin en el
archivo alumnos aparecera automticamente reflejada en TODOS los registros del archivo
prcticas. Esto no reflejara la situacin real ya que por ejemplo, en las prcticas 1 y 2 el
compaero ha podido ser A y en las prcticas 3, 4, y 5, ser B, y no deseamos que esta
informacin se altere puesto que lgicamente queremos saber quin ha realizado realmente cada
prctica.
75
El modo de solucionar esta situacin es definir un nuevo campo (en este caso de tipo texto y al que
llamaremos compaero de prcticas) en el archivo prcticas que corresponda al nombre del
compaero (podemos llamarlo de igual modo o distinto a como est definido en el archivo alumnos;
en este caso, por comodidad, lo hemos llamado igual). Al definir este nuevo campo
seleccionaremos Opciones... En la pestaa Autointroducir de la ventana que aparece sealaremos
Valor actualizado y pincharemos en Especificar...
Este paso nos lleva a una nueva ventana en la que se busca el campo que dar el valor actualizado
para el campo compaero de prcticas. Debemos seleccionar, en el desplegable que aparece en la
parte superior derecha, la relacin que tenemos establecida (nmero de DNI) y en la ventana interior
el nombre del campo del archivo relacional (alumnos) del cual queremos tomar los datos de la
actualizacin; seleccionaremos por tanto ::compaero de prcticas. Terminamos con la secuencia
OK -> Aceptar -> Hecho.
Observamos que, de momento, y en los registros ya creados, el nuevo campo no contiene ninguna
informacin. Creamos un nuevo registro en el archivo prcticas, por ejemplo para la prctica
nmero 2. Cuando introduzcamos ahora el dato de DNI aparecer la informacin sobre el
compaero de prcticas que en ese momento tenega el archivo alumnos. Supongamos que por
alguna razn este compaero cambia y se modifican los datos correspondientes en el archivo
alumnos; sta modificacin no aparecer reflejada automticamente (como suceda con el campo
nombre) en el archivo prcticas. Ahora bien, cuando introduzcamos un nuevo registro en el
archivo prcticas, por ejemplo para la prctica siguiente nmero 3, la informacin sobre compaero
de prcticas aparecer actualizada.
Podemos observar que tambin cuando creamos un campo con valor actualizado, al especificar, y
en la ventana Buscar campos para... que aparece, podemos definir una nueva relacin si es que
hasta ese momento no lo habamos hecho ya. El procedimiento para definir las relaciones es el
mismo que el que se sigue por la va del men Archivo -> Definir relaciones..., pero tendremos que
tener en cuenta que todos los campos que especifiquemos de este modo tendrn un valor
actualizado, no permanentemente, sino slo cuando se creen nuevos registros en el archivo maestro
tras haberse efectuado los cambios en el archivo relacional.
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Otro modo de realizar la actualizacin es forzarla manualmente de modo que en los registros
nuevos, o en aquellos en los que el valor del campo compaero de prcticas del archivo prcticas
est vaco, se produzca la actualizacin con el ltimo valor que para este campo est introducido en
el archivo alumnos. Para ello, pinchamos sobre el campo que identifica la relacin (campo DNI) y
seleccionaremos men Registros -> Reactualizar.
Aparece entonces un cuadro de advertencia que nos indica que en todos los registros visualizados se
copiarn los nuevos valores de bsqueda (las actualizaciones) basados en el campo que establece la
relacin, en este caso DNI.
VOLVER
77

Para comprender totalmente la utilidad de las bases relacionales vamos ahora a construir un portal.
Siguiendo nuestro ejemplo, nos gustara que para cada alumno aparecieran reunidos, en una misma
presentacin, los datos correspondientes a todas las prcticas que ha realizado (nmero de prctica,
calificacin y compaero).
Supongamos que tenemos estos cinco registros en el archivo prcticas:
Para cada alumno, podemos disponer de esta informacin en el archivo alumnos y adems tenerla
en cuenta para la posterior calificacin del estudiante. Con este fin crearemos, en primer lugar una
presentacin en blanco llamada NOTAS DE PRCTICAS en el archivo alumnos. Como primer
paso introduciremos, arrastrando la herramienta Campo... sobre el cuerpo de la presentacin los
campos correspondientes a Nombre, Apellido1 y Apellido2 del alumno
El siguiente paso consiste en la creacin del portal, que ser el lugar donde aparecern los datos
tomados del archivo prcticas, pero para ello primero hemos de establecer la relacin entre ambos
archivos de modo que ahora (al revs que antes) los datos se toman del archivo prcticas y se
copian en el archivo alumnos. As pues, la relacin se puede establecer como vemos en los dos
sentidos, pero hay que definirla explcitamente.
Para definir la relacin procederemos como antes, pero ahora en el archivo alumnos: En el men
Archivo -> Definir relaciones... aparece una ventana en la que crearemos una relacin pulsando
sobre el botn Nueva.... Inmediatamente se nos pide que especifiquemos cul es el archivo
relacionado. En nuestro caso prcticas. Daremos un nombre a la relacin y seleccionaremos en
ambos archivos el campo que contiene el criterio en funcin del cual se establece la relacin, es
decir, el campo clave que en nuestro ejemplo es DNI.
Otro modo alternativo de definir la relacin es hacerlo directamente al construir el portal. Vamos a
seguir este procedimiento puesto que el otro ya lo conocemos.
En modo Presentacin pinchamos en la herramienta Portal y dibujamos un recuadro para el portal
en el cuerpo de la presentacin.
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Herramienta
portal
Observamos que aparece un cuadro con diferentes filas sombreadas (es el portal) y una ventana que
nos permite ajustar los datos de este portal. En el desplegable superior tenemos que especificar el
archivo desde el que vamos a tomar los datos; como la relacin todava no la tenemos definida,
podemos hacerlo en este momento seleccionando la opcin Definir relaciones... del desplegable. El
procedimiento y las ventanas que aparecen sucesivamente ya las conocemos, la nica diferencia es
que la relacin es en el sentido inverso (toma datos de prcticas que copiar en alumnos).
Finalizamos con OK-> Hecho. En la ventana que ajusta el portal especificamos el nmero de filas
que deseamos ver (segn el nmero de registros de los que tomamos informacin en el archivo
prcticas) y si queremos cambiamos la apariencia de formato del portal.
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Observamos que aparece un portal vaco en el que hemos de especificar los campos relacionados
que queremos visualizar. En la parte inferior aparece la relacin que vincula los dos archivos.
Para que en el portal aparezca la informacin sobre
las prcticas que deseamos, seleccionamos la
herramienta Campo... y arrastramos sobre la primera
fila del portal. Aparece una ventan en la que
podemos especificar el campo que deseamos insertar
en el portal (seleccionando la relacin, en este caso
n de DNI). Pincharemos en ::n de prctica, OK
y reiteraremos este procedimiento tambin para los
campos ::calificacin y ::compaero de prcticas.
Para facilitar la lectura podemos colocar una
cabecera sobre el portal con etiquetas que informen
sobre el contenido de los campos.
El aspecto que presenta ahora el portal en el modo Presentacin es el siguiente:
Si ahora pasamos al modo Visualizar, observamos como para los registros que disponan de datos
sobre nmero de prctica, calificacin y compaero, stos aparecen dispuestos en el portal.
Para encontrar una mayor utilidad a la construccin de este portal, podemos completar el ejemplo
suponiendo que lo que deseamos es obtener la media de las calificaciones de prcticas para cada
alumno y as poder tener en cuenta esta nota, por ejemplo, en la calificacin final de la asignatura.
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Vamos a ver dos procedimientos para obtener esta nota media, el primero sencillo y el segundo algo
ms complicado, pero que ilustrarn el uso de las funciones y las partes de la presentacin que
hemos estudiado en los captulos anteriores.
Utilizaremos en primer lugar las funciones de agregacin. Supongamos que deseamos saber el total
de la suma de las calificaciones para el alumno que aparece en el portal anterior y el nmero total de
prcticas a las que se ha presentado.
En el men Archivo -> Definir campos... definimos el campo suma_prcticas de tipo clculo;
seleccionamos la funcin de agregacin Sum y como campo de argumento el campo ::calificacin
(de la relacin n de DNI), OK:
suma_prcticas=Sum(n de DNI::calificacin)
Anlogamente definimos el campo ntotal_prcticas utilizando la funcin de agregacin Count:
ntotal_prcticas=Count(n de DNI::calificacin)
Lgicamente la media de las calificaciones de prcticas la obtendramos con un campo de clculo
usual sin ms que dividir los dos valores anteriores:
media_practicas_portal=suma_prcticas/ ntotal_prcticas
Tambin, mucho ms fcilmente, podamos haber obtenido este valor directamente utilizando la
funcin de agregacin Average para el campo ::calificacin con la relacin n de DNI.
Representaremos este ltimo caso:
media_practicas_portal=Average( n de DNI::calificacin)
Vamos ahora a ver otro procedimiento para calcular esta misma media que, aunque mucho ms
complicado, muestra el uso de las partes subsumario. Para ello hemos de trabajar con el archivo
prcticas que es donde originalmente estn introducidos los datos del campo calificacin.
En el modo Presentacin del archivo prcticas, arrastramos la herramienta Parte debajo del cuerpo
de la presentacin. Aparece una ventana de definicin de partes en la que seleccionaremos la
opcin Subsumario al ordenarse por y el campo por el que queremos ordenar los registros. En
nuestro caso, por comodidad, nos interesa ordenar por el primer apellido; buscamos este campo que,
puesto que pertenece al archivo alumnos, localizamos entre los que estn definidos por la relacin
nmero de DNI, es ::Apellido1
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Definimos ahora un campo cuya informacin ser la nota

media de las prcticas.
En Archivo -> Definir campos... creamos el campo
media_prcticas de tipo Sumario.
En la ventana de opciones para este tipo de campo
seleccionamos Media de calificacin
En el modo Presentacin, y utilizando la herramienta Campo...

arrastramos sobre la parte subsumario y colocamos el campo
que acabamos de crear media_prcticas.
Para que este campo ofrezca un valor correcto debemos ordenar
(en el modo Visualizar) los registros segn el criterio que hemos
especificado al crear la parte subsumario, esto es, por
::Apellido1.
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Finalmente sera interesante poder disponer de este dato en el archivo alumnos junto con el portal
que hemos creado, donde aparece la informacin conjunta de todas las prcticas hechas por un
alumno. En el archivo alumnos realizaremos una secuencia de operaciones similar a la anterior. En
el modo presentacin y debajo de cuerpo creamos, arrastrando con la herramienta Parte, una parte
Subsumario al ordenarse por Apellido1. Con la herramienta Campo... arrastramos al subsumario
el campo ::media_prcticas.
VOLVER
Guiones
Qu es un guin
En FileMaker Pro es posible programar una serie de instrucciones de modo que con un solo paso
se ejecuten ms de una instruccin seguida. Esto se consigue con un guin, que no es ms que un
conjunto ordenado de instrucciones consecutivas para realizar una accin automatizada. Es obvio
que el primer objetivo que alcanzamos al utilizar un guin es al ahorro de tiempo puesto que de una
sola vez ejecutamos varias sentencias.
Antes de ver cmo construimos explcitamente un guin haremos algunas recomendaciones
generales de programacin. En primer lugar, hay que pensar muy bien lo que se quiere hacer,
cules son las acciones que queremos programar y las secuencias que necesitamos para ello; es
conveniente, antes de escribir el guin, planificar la secuencia en el papel mediante las sentencias
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apropiadas, un organigrama, etc. Tambin la experiencia dice que es muy aconsejable hacer todo
tipo de comentarios e incluirlos en la construccin del guin, de modo que se facilite la lectura e
interpretacin posterior, incluso cuando el usuario sea uno mismo.
Otra caracterstica a tener en cuenta, y especfica de los guiones, es que el comportamiento de stos
est determinado por el tipo de ajustes que estaban vigentes en el momento de crear el guin. Hay
que prestar un especial cuidado a las opciones de bsqueda, clasificacin y/o importacin. Cuando
un guin incluye este tipo de acciones, los criterios utilizados para ello son los actuales o ltimos
ejecutados en la base de datos que estamos construyendo. As, ser preciso o, cuando menos
conveniente, realizar la bsqueda, ordenacin y/o importacin deseada justo antes de crear el guin.
VOLVER
Cmo crear un guin

Los guiones en FileMaker Pro se crean con la utilidad ScriptMaker del men
Guiones. Pinchando aqu aparece la ventana en la que definimos el guin; le
daremos un nombre y pulsaremos Crear...
Las opciones que aparecen en esta ventana son:

Incluir en el men, para que el nombre del guin aparezca en el men Guiones y pueda
ejecutarse por el usuario simplemente acudiendo a esa ventana, lo cual no ser muy
frecuente. Adems hay que tener en cuenta que el nmero de guiones que puede aparecer en
este men se limita a 10.
Ejecutar, como su nombre indica, lleva a cabo la serie de rdenes que estn incluidas en el
guin.
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Imprimir, permite la impresin de la definicin u rdenes incluidas en un guin; sirve para

facilitar la programacin o el estudio de un guin.
Importar, recoge de otro archivo guiones que ya estn definidos en ste. As, en caso de
que sean guiones con acciones generalizables (como imprimir, salir del archivo, ...) nos
evitamos crearlos de nuevo en la base de datos actual. En otras ocasiones bastar con hacer
pequeas modificaciones para adaptarlos a nuestra base actual.
Editar, nos permite escribir propiamente dicho el guin; esto es, especificar o configurar los
pasos de guin (que veremos despus con ms detalle).
Crear, se utiliza cada vez que queremos definir un nuevo guin.
Duplicar, permite obtener una copia del guin actual. Lo utilizaremos en el caso, por
ejemplo, en que queramos crear dos guiones muy similares para no tener que volver a
escribir todos los pasos de un guin sino nicamente modificar los que cambian.
Eliminar, permite borrar totalmente un guin de una base de datos.
VOLVER
Pasos de guin
Una vez creado el guin se tratar de determinar la esencia de ste, es decir, los pasos de guin, o
cada una de las instrucciones, que permiten programar la accin deseada y que realmente
configuran el guin.
Una vez que hemos dado un nombre al guin y pulsando en el botn Crear..., aparece una ventana
como esta:
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No es que hayamos creado ya los pasos de guin que aparecen en el cuadro de la derecha, sino que
cuando creamos un nuevo guin, por defecto, FileMaker muestra un conjunto de pasos que
corresponderan a la accin de imprimir. Si lo que deseamos programar no es la opcin de
impresin, debemos de comenzar (y esto lo haremos la mayora de las veces) por borrar estos pasos
predefinidos. Lo haremos simplemente pinchando en el botn Borrar todos que se sitan en la parte
inferior izquierda de la ventana.
Una vez limpio el cuadro de la derecha comenzaremos a incluir los pasos de guin necesarios en
la programacin que deseamos; para ello, bastar con seleccionarlos en el cuadro de la izquierda y
pulsar sobre el botn Mover. Aparecern en el cuadro de la izquierda. Otra posibilidad consiste
simplemente en hacer un doble clic izquierdo de ratn sobre el paso que se desea mover.
Si nos equivocamos, o deseamos borrar un paso de guin, bastar con seleccionarlo en el cuadro de
la derecha y pulsar el botn borrar o la tecla de retroceso. Para duplicar un paso, se selecciona y se
pulsa sobre Duplicar. Tambin es frecuente que deseemos alterar el orden que hemos establecido
(que en principio ser el de creacin) en los pasos de un guin; para ello, como en otras opciones de
FileMaker, seleccionaremos el paso (o pasos, manteniendo la tecla Maysculas pulsada) que
deseamos mover y lo arrastraremos sin soltar el ratn hasta la posicin deseada.
Los pasos de guin posibles aparecen en el cuadro de la izquierda de la ventana ordenados
alfabticamente por su nombre o estn agrupados por categoras. Segn esta ltima clasificacin
aparecen los siguientes pasos de guin:
Control
Desplazamiento
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Ordenar/Buscar/Imprimir
Edicin
Campos
87
Registros
Ventanas
Archivos
Ortografa
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Abrir elemento de men
Miscelnea
Lgicamente en este curso no nos ocuparemos de analizarlas todas una por una, puesto que esto
correspondera a un nivel avanzado de usuario, pero s nos detendremos en alguna sencilla o de
utilidad especial para nosotros que nos permita configurar algn guin bsico.
Los pasos de Control de la primera categora no ejecutan acciones concretas propiamente dichas,
sino que sirven como pasos de transicin o ejecucin dentro del mismo guin u otos guiones.
Ejecutar guin, permite que se ejecute, dentro del mismo guin otro guin, al que se llama
subguin.
Pausar/Reanudar el guin permite interrumpir o reanudar momentneamente el guin que se
est ejecutando.
Salir del guin permite abandonar el guin en curso, por ejemplo cuando se verifica una
determinada condicin.
If / End If son similares a las funciones lgicas, permiten especificar acciones que se realizan o
no dependiendo de si se cumple una determinada condicin.
Loop,... establecen bucles de instrucciones que se van ejecutando en tanto no se sale del bucle
tras verificar una determinada condicin.
Los pasos de Desplazamiento son claros y permiten conducirnos en la ejecucin de una base a una
determinada presentacin, campo, etc.
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En los pasos correspondientes a la categora Ordenar, Buscar e Imprimir habr que tener en
cuenta que los criterios utilizados para ello sern los definidos en la base en el momento de crear el
guin. Por ejemplo, si queremos ordenar mediante un guin el campo apellidos en el sentido A->Z,
haremos los siguiente:
Justo antes de crear el guin, seleccionamos en el men Registros-> Ordenar, aparece la ventana de
ordenar registros y pinchamos el nombre del campo que define el criterio de ordenacin (Apellidos)
y el orden ascendente, pulsamos Ordenar.
A continuacin seleccionamos el men Guiones->ScriptMaker, escribimos el nombre del guin,
por ejemplo Ordenar y lo creamos. Aparece una ventana en la que definir los pasos para este
guin, seleccionaremos Ordenar y lo movemos al cuadro de la derecha. Si no queremos aadir ms
pasos en este guin pulsamos OK y Hecho.
Cuando seleccionemos el guin Ordenar de la ventana Guiones, el efecto que se producir

consistir en la ordenacin que desebamos por los apellidos.
Slo con este procedimiento este guin no tiene mucho sentido (aunque nos evite definir el criterio
de ordenacin cada vez) pero si asignamos la ejecucin de este guin a un botn como veremos ms
detalladamente despus o bien aadimos otros pasos al guin, su utilidad aumenta
considerablemente.
Los pasos de la categora Edicin son similares a los del men Edicin. La categora Campos se
utiliza para trabajar con el contenido de stos. De modo similar, la categora Registros contiene
instrucciones relacionadas con el uso de registros.
90
La categora Ventanas incluye pasos muy tiles para el control del estado en que visualizamos la
informacin en FileMaker. A estas alturas ya nos hemos dado cuenta de la importancia en
FileMaker de cmo se presentan las cosas. Programar con estos pasos nos permitir ganar en la
belleza del diseo y la automatizacin del uso de nuestra base de datos.
En las categoras Archivos y Ortografa hay pasos muy interesantes como guardar una copia o la
correccin ortogrfica y la seleccin de diccionarios que veremos de forma ms general en el
aparado siguiente (Miscelnea).
Abrir elemento de men incluye pasos que abren ventanas de control fundamentales de
FileMaker, pero su uso se reservar a un usuario experimentado. Entre ellos encontramos, por
ejemplo Abrir Ayuda que, cuando se ejecuta, abre automticamente una la ventana Temas de
Ayuda. Observaremos como ancdota que en esta ventana hay tres pestaas. Cuando se ejecute este
paso de guin, se abre la ventana mostrando la ltima pestaa que estuviera seleccionada la ltima
vez que se visit la ayuda, no la que estaba seleccionada cuando se cre el guin (como suceda en
los casos de ordenar, buscar e imprimir)
La ltima categora, Miscelnea, un conjunto variado de pasos muy interesantes como Mostrar
Mensaje personalizado cuyo texto introducimos (una vez que hemos movido el paso al cuadro de la
derecha) tras pulsar el botn especificar... o Pitar que, al ejecutarse, emite un sonido.
Tambin hay posibilidad de enviar un correo electrnico o abrir una direccin URL En este ltimo
caso, movemos el paso Abrir URL y pulsamos Especificar... Aparece una ventana en la que
podemos escribir la direccin web o bien buscarla en algn campo de la base u otra relacionada.
91
Cuando se ejecute el guin aparece la ventana anterior en al que hemos especificado la direccin
URL y pulsando OK entramos en Internet.
Como ya hemos indicado es muy conveniente incluir comentarios cuando configuramos los
guiones. Esto se consigue utilizando el paso Comentario que aparece marcado con el smbolo #.
Movemos este paso al cuadro de la derecha y pulsamos Especificar... Se abre un cuadro en donde
escribimos el comentario que deseamos hacer.
Pulsando OK aparece el paso de

guin con el correspondiente
comentario.
Finalmente el paso Salir de la aplicacin cierra todas las bases de datos y sale de FileMaker Pro.
VOLVER
92

Hay varias maneras de ejecutar un guin, y aunque todas ellas tienen la misma finalidad, no son
igualmente cmodas segn el uso que estamos haciendo de la base de datos o de quin la est
utilizando.
Como ya hemos estudiado, la primera posibilidad consiste en pulsar la Opcin Ejecutar que aparece
en la ventana Definir guiones cuando se crea un guin o se abre ScriptMaker. Esta posibilidad es
til cuando estamos creando el guin y queremos comprobar su funcionamiento, pero no ms all.
Otro procedimiento ser utilizar el men Guiones de la base, siempre y cuando el guin que
deseemos ejecutar est incluido entre los diez posibles que aloja este men desplegable. Hay que
observar que a la hora de incluir los guiones en este men (seleccionando la correspondiente opcin
en su creacin) habr que tener en cuenta si por su configuracin y finalidad van a utilizarse en
cualquier momento en la base, con lo que quedara justificado su inclusin, o no.
Una posibilidad nueva consiste en ejecutar los guiones automticamente cuando se abre o se cierra
la aplicacin.
Supongamos que aadimos un paso
ms a nuestro guin Ordenar con el
objetivo de situarnos en la
presentacin Ficha Personal y con
los registros ordenados por apellidos,
sentido A->Z.
Desearamos que siempre que abramos el fichero de notas de nuestro alumnos se ejecute este guin
y la primera pantalla sea la presentacin Ficha personal con los registros ordenados.
Para ello abrimos el men
Archivo -> Preferencias documento
y aparece una nueva ventana en la se
pueden
especificar
preferencias
generales y de ortografa.
Observamos que en las preferencias
que hacen referencia a las posibles
opciones al abrir el fichero o al cerrar el
fichero se encuentra la de ejecutar un
guin, que seleccionaremos en este
caso como ordenar.
93
Estas preferencias que permiten utilizar un guin al entrar y salir son muy tiles, fundamentalmente
cuando los usuarios de la base de datos son varios o poco conocedores de ella puesto que as
obligamos a entrar o salir siempre por el mismo sitio.
Una posibilidad mucho ms compleja sobre cmo ejecutar un guin ser hacerlo dentro de otro
guin, como subguin, que ya hemos mencionado.
Finalmente, la posibilidad de ejecucin de un guin ms utilizada y cmoda es el uso de botones.
La forma de definir botones ya se ha visto en el captulo dedicado a las presentaciones, aunque ser
aqu donde cobren realmente inters.
Cuando en el modo Presentacin pinchamos en la herramienta de botn y construimos uno o bien lo
asignamos a cualquier objeto grfico como ya vimos, se abre una ventana en la que debemos
especificar la accin que queremos asignarle. Observamos que el cuadro de posibilidades que
aparece es muy similar al que se muestra cuando creamos un guin. Como diferencias aparece en el
caso del botn la posibilidad de no hacer nada y algunas opciones (pasos de guin) que no estn
activas puesto que aparecen con un color ms claro, menos intenso, y no se pueden seleccionar.
La diferencia fundamental entre botones y guiones radica en que al botn le podemos asignar una
sola accin , mientras que en el guin es posible ejecutar ms de una, todo un conjunto de pasos.
La gran ventaja del botn es que permite ejecutar un guin. Siguiendo el ejemplo anterior,
podemos colocar en la presentacin Listado un botn que nos lleve a la presentacin Ficha
personal mostrando los registros ordenados; esto es, creamos el botn y especificamos como
accin Ejecutar guin -> Especificar: Ordenar.
94
Otro trabajo de gran utilidad que podemos asignar

a un botn es imprimir. Normalmente cuando
queremos imprimir, por ejemplo, un listado de notas
finales, vamos a la presentacin adecuada (listado)
,den el modo vista previa o visualizar, ordenamos
los registros , configuramos la impresora...
Todos estos pasos podemos automatizarlos con el uso de un guin como el que aparece por defecto
cuando abrimos ScriptMaker, como en esta ventana. La eficacia completa aparece cuando este
guin lo asignamos a un botn imprimir de modo que solamente pulsndolo se activa el proceso
de impresin.
Estos ejemplos no nos han de llevar a pensar que restringiremos el uso de botones y guiones a los
casos en que necesitemos utilizar slo una orden o varias, respectivamente. Hay pasos de guin
que, aunque fueran los nicos que configuraran el guin, no podran ejecutarse exclusivamente con
un botn sin necesidad de definir el guin. Es el caso por ejemplo de abrir una URL.
Para abrir una direccin en Internet necesariamente tenemos que acudir a un guin (aunque este
fuera su nico paso) . Posteriormente podremos definir un botn que ejecute ese guin, de modo
que el nico efecto del botn sea abrir una pgina web. Observemos que entre las
especificaciones de botn no est activa la de Abrir URL.
VOLVER
Miscelnea
En este apartado veremos algunos temas que, por corresponder a un nivel ms avanzado, solo
hemos apuntado o hemos dejado hasta ahora, algunos de ellos en relacin a los botones y guiones.
VOLVER

Una de las primeras cosas que se aprende de FileMaker es que no es necesario estar guardando
continuamente nuestra base de datos o archivo puesto que la aplicacin lo hace automticamente
para cada modificacin. Esta es la opcin (Guardar cambios en el disco durante reposo) que aparece
por defecto en las Preferencias de la aplicacin que seleccionamos en el men Edicin del modo
Visualizar, aunque por supuesto se puede cambiar.
Si lo que deseamos es hacer una copia del archivo completo, debemos seleccionar Archivo ->
Guardar una copia como... y aparece la ventana de abajo en la que al nuevo archivo le da el
nombre por defecto que ya tena con el sufijo Copiar, que lgicamente podemos cambiar.
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Observemos de forma importante que hay tres posibilidades o formatos de archivo copia a guardar:
Copia del archivo actual
Copia comprimida (ms reducida)
Clon (una copia sin registros)
Las dos primeras son obvias, mientras que la tercera es muy interesante. Una copia clon es un
archivo idntico a aquel con el que estamos trabajando pero sin datos. Se tratar pues de un
archivo vaco de informacin, sin registros, pero con la misma estructura definida de campos,
presentaciones, guiones, etc.
La utilidad de un clon para el fichero de notas de alumnos que estamos manejando es clara. Una
vez que tenemos nuestra base de datos completa y bien construida, la llenamos de registros con la
informacin procedente de los estudiantes de un curso. En el curso siguiente, no ser necesario
confeccionar una nueva base puesto que ya disponemos de la del curso anterior; haremos un clon
de sta de modo que ya no incluya la informacin vieja de los alumnos y podemos introducir la
informacin correspondiente a los estudiantes del nuevo curso en los correspondientes registros.
Como otros muchos comandos de los mens, tambin tenemos la opcin Guardar una copia como
entre los pasos automatizados de un guin.
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96
Ortografa
Como otros muchos programas FileMaker tiene la opcin de hacer correcciones ortogrficas. Esta
opcin es til si trabajamos con muchos campos de texto, pero ser incmodo si la base se destina
fundamentalmente a hacer clculos o manejar, por ejemplo, listas de apellidos que habitualmente no
estn incluidos en los diccionarios.
En primer lugar nos detendremos en la instalacin de la aplicacin; es en este momento cuando
FileMaker coloca el diccionario de espaol y el diccionario de usuario (Usuario.UPR) en su
correspondiente ubicacin de nuestro ordenador (suele ser la carpeta System ubicada dentro de la
carpeta FileMaker Pro5).
Para hacer una revisin ortogrfica tenemos dos opciones: utilizar el men Edicin -> Ortografa o
automatizarla mediante un guin (utilizando los pasos que hemos visto en el apartado anterior).
Seleccionando Ortografa en el men edicin aparece esta ventana:
La primera vez que se utiliza no aparece la opcin Editar diccionario de usuario, por lo que es
preciso en primer lugar Seleccionar diccionarios y Abrir el diccionario Usuario. A partir de ese
momento se podr editar para incluir las palabras que nos parezca oportuno. Tambin con la opcin
seleccionar diccionarios se pueden crear nuevos diccionarios simplemente dndole un nombre y
pinchando en nuevo.
97
Por lo dems, el resto de la correccin ortogrfica funciona como en otros programas omitiendo,
cambiando o agregando palabras que FileMaker comprobar en los diccionarios abiertos.
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Trabajo en red
Una caracterstica importante que vimos al principio sobre FileMaker es la posibilidad de compartir
archivos en red por ms de un usuario. Para compartir un archivo seguimos la va Archivo ->
Compartir... y seleccionamos la opcin Multiusuario.
El usuario que abre un archivo de base de datos en modo multiusuario por primera vez se llama
Anfitrin y los usuarios que posteriormente acceden a la base se llaman invitados. Para ver los
Anfitriones que tienen ficheros abiertos en la red, seleccionaremos men Archivo -> Abrir ->
Anfitrin.
Lgicamente el anfitrin e invitados no pueden trabajar con todas las herramientas de FileMaker
simultneamente. Todos pueden por ejemplo, buscar, ordenar, visualizar registros, imprimir,
importar, exportar o ejecutar guiones. Dos usuarios al mismo tiempo no pueden, por ejemplo, abrir
ScriptMaker, definir relaciones claves de acceso. Por ltimo, hay acciones que solo puede realizar
el anfitrin como, cambiar definiciones de campo, el orden de las presentaciones, guardar copias o
cambiar el estado (usuario nico o multiusuario) de un archivo.
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98

IMPRIMIENDO
Vista previa
Impresin personalizada mediante
fusin
campos
de
VOLVER AL NDICE
99
IMPRIMIENDO
Vista previa
Imprimir con FileMaker Pro lo que se ve en pantalla es sencillo, aunque tambin tiene un gran
nmero de opciones de impresin que permiten generar informes, controlar la tinta o no imprimir
objetos que s visualizamos.
Con FileMaker Pro podemos imprimir bajo dos perspectivas diferentes. La primera, que nos
parecera lo natural consiste en imprimir la informacin contenida en un archivo de base de datos,
esto es, todos o algunos de sus registros y la informacin contenida en ellos. La segunda posibilidad
es imprimir la informacin relativa a un determinado archivo referente a su estructura, es decir, es
posible imprimir las definiciones de campos, sus etiquetas, guiones, etc.
En el modo Vista previa podemos observar cul ser el aspecto final de la impresin, cuya calidad
depender no tanto de que dispongamos de una excelente impresora, sino del control sobre las
cualidades de impresin y su diferentes opciones que tenga el usuario.
Como es habitual, antes de imprimir hay que

seleccionar la impresora. En Windows podemos
hacerlo en el men Archivo bien con la opcin
Configurar impresin o Imprimir.
En MacOS no se selecciona la impresora desde
dentro de FileMaker, sino que, como en otras
aplicaciones, tenemos que utilizar el Selector del
men Apple.
En general, si no queremos imprimir todos los
archivos, sino solo un grupo de ellos (por ejemplo
una lista solo de alumnos aprobados), debemos
realizar previamente a la impresin una bsqueda
apropiada. Tambin es aconsejable ordenar los
registros segn el criterio deseado.
Utilizando el modo Vista previa nos aseguramos de cul es y qu aspecto tendr nuestros datos
impresos. Hay que recordar que hay informacin a la que solo se accede desde este modo,
especfico para imprimir. Podemos controlar o tener informacin sobre los siguientes aspectos:
Nmero de registros incluidos en una pgina impresa (supuesto que se visualice ms de un

registro por pgina)
Saltos de pgina en partes sumaria y subsumaria
Resultados de los campos sumario
Fecha, hora,....
Deslizamiento de los campos
100
Tambin en Vista previa encontramos que el libro de registros se transforma en un

libro de pginas impresas. En este caso muestra el nmero total de pginas que se
imprimirn con los registros del grupo actual. El libro aparece abierto por el
registro en el que se encuentra en ese momento.
En el ejemplo se imprime la presentacin Notas J... (Notas Junio), que ocupa un
total de 4 pginas de impresin y en este momento estaremos visualizando la
pgina nmero 2.
Todo el procedimiento de impresin, incluyendo la bsqueda y ordenacin del grupo de registros

hallado se puede automatizar con el uso de un guin.
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En la figura se observan las opciones de configuracin de la impresin para Windows. Las
propiedades de la impresora dependern de cual sea el modelo que tenemos instalado. En las
ventanas correspondientes al ejemplo aparecen opciones para una lser HP LaserJet 2100 y una
impresora de chorro de tinta HP DeskJet 930C.
VOLVER
101
Las opciones bsicas de impresin son las siguientes:
Registros visualizados: imprime todos los registros hallados en el grupo actual

Registro actual: imprime un solo registro, coincidiendo con el actualmente visualizado en el
modo Visualizar
Registro blanco, mostrando los campos: imprime los campos en vaco, sin valores, pero
con el formato tal y como estn configurados. Esta opcin es muy interesante cuando
tenemos que imprimir formularios vacos para rellenar manualmente (por ejemplo,
encuestas)
Hemos dicho que una de las opciones de impresin consiste en imprimir no el contenido o
informacin y datos que contienen los campos, sino su estructura. FileMaker da la posibilidad de
imprimir tanto la definicin de los campos como el contenido de los guiones. Estas dos
posibilidades nos servirn a la hora de disear la base de datos, facilitndonos su gestin
Definiciones de campos: Se utiliza para imprimir las definiciones de los campos del fichero,
esto es, el nombre, el tipo y las frmulas de los campos de clculo.
Definiciones de guiones: se utilizan, como su propio nombre indica, para obtener una lista
impresa de todas las definiciones de guiones que se encuentren en la base.
Observamos que se puede utilizar la opcin Actualizar todos los enlaces antes de imprimir para
imprimir una vista actual de los objetos insertados en los campos contenedores. Como es lgico
adems, se puede seleccionar el nmero de copias, el rango de impresin, etc.
VOLVER
102
En el captulo anterior, cuando hemos trabajado con botones que ejecutan un guin hemos puesto el
ejemplo de configurar un botn de impresin en una presentacin con un listado de notas. Es claro
que disponer de un botn semejante en la presentacin nos facilita el uso de la base, pero no sera
muy elegante que ese botn se imprimiera con la lista. As, habr ocasiones en que nos interesar
que ciertos objetos o campos de una presentacin se vean en el modo Visualizar pero no se
impriman, o lo que es lo mismo, no se vean en el modo Vista Previa.
Evitarlo es muy sencillo. Nos colocamos en el modo Presentacin y seleccionamos (pinchando
sobre ellos) los objetos que no queremos que se impriman. Acudimos al men Formato ->
Deslizamiento/Impresin y aparece una ventana en la que marcaremos la opcin No imprimir los
objetos seleccionados.
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Impresin personalizada mediante campos de fusin

Hemos visto que cuando creamos un campo de texto debemos adecuar su tamao para que
FileMaker muestre en el modo Visualizacin su contenido completo, de modo que si el tamao de
campo es demasiado pequeo respecto de la informacin que contiene, no se visualizar todo su
contenido y ser necesario pinchar sobre l para que aparezca al completo.
103
Por otra parte, si disponemos dos campos de texto, uno a continuacin de otro, el espacio que se
reserva para visualizarlos coincide con el tamao de campo que hemos creado de modo que, por
ejemplo, si la informacin que contiene el primer campo es muy pequea, entre los dos campos
quedar un espacio en blanco grande.
Estas situaciones, en general para cualquier campo, que en pantalla quiz no tengan mucha
importancia, afean mucho cuando queremos obtener una copia impresa donde es conveniente que
no sobre mucho espacio vaco entre campos. Para solucionar este problema se utiliza, en el modo
Presentacin, la opcin de del men Formato -> Deslizamiento/Impresin.
Otra opcin similar al deslizamiento pero que nicamente se puede aplicar con campos de texto es
utilizar campos de fusin. Estos campos se utilizan normalmente cuando confeccionamos etiquetas,
sobres, cartas o formularios tipo.
Los campos de fusin adecuan su tamao a su contenido, esto es, se expanden o contraen para que
la informacin contenida en esa ubicacin aparezca sin caracteres o huecos en blanco.
Un caso tpico en el que se utilizan campos de fusin corresponde a las cartas personalizadas.
Utilizando el ejemplo con el que venimos trabajando, supongamos que queremos escribir una serie
de cartas personalizadas a alumnos que tienen que acudir a la revisin de un examen.
Construiremos una nueva presentacin a la que llamaremos carta personalizada en la que
insertaremos los campos de fusin apellidos, nombre , fecha y nota final. En el modo Presentacin
el aspecto ser el siguiente:
Observemos que los campos de fusin van situados entre los smbolos <<>>.
En general, para incluir campos de fusin en una presentacin nos situaremos en el modo de trabajo
Presentacin y haremos lo siguiente:
104
1. Seleccionamos la herramienta texto del

rea de estado y pinchamos en el lugar
donde queremos insertar los campos de
fusin
2. Seleccionamos en men
Campo de fusin...
Insertar ->
3. Aparece un cuadro con todos los campos

disponibles ara insertar; seleccionamos uno
y pulsamos OK.
Reiteramos los pasos 2 y 3 hasta que
insertemos todos los campos que deseemos
en un mismo campo de texto.
En nuestro ejemplo todo el texto que aparece en la carta se ha incluido por sencillez en un nico
campo de texto, pero lgicamente podramos haber hecho varios. En el ejemplo tambin
observamos que entre los campos de fusin que vamos introduciendo podemos adems aadir
separadores como blancos, comas o incluso texto.
La apariencia de la carta en el modo Visualizar para uno cualquiera de los registros es la siguiente:
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