Descripcion Archivistica PDF

Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos
Archivo General de la Nacin
Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos:
Coleccin Cuadernos Metodolgicos
Cuaderno 4
Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin
Jos Antonio Ramrez Delen

JARD CORPORATIVO, S.C.
Diciembre de 2011
Directorio
Jacqueline Peschard Mariscal
Comisionada Presidenta
Aurora Gmez Galvarriato Freer

Directora General del Archivo General de la Nacin
Sigrid Arzt Colunga

Comisionada
Araceli Alday Garca

Directora del Sistema Nacional de Archivos del AGN
Mara Marvn Laborde

Comisionada
Mara del Pilar Pacheco Zamudio

Directora de Desarrollo y Normatividad Archivstica del AGN
Mara Elena Prez-Jan Zermeo

Comisionada
ngel Trinidad Zaldvar
Comisionadao
Mauricio Farah Gebara
Secretario Ejecutivo
Cecilia Azuara Arai
Secretaria de Acuerdos
Alejandro del Conde Ugarte
Secretario de Proteccin de Datos personales
Instituto Federal de Acceso a la Informacin
y Proteccin de Datos (IFAI)
Av. Mxico 151, Col. Del Carmen, C.P. 04100,
Delegacin Coyoacn, Mxico, D.F.
ISBN de la Coleccin: 978-607-716-003-8
ISBN del Volumen: 978-607-716-007-6
Primera edicin, diciembre de 2011
Impreso en Mxico / Printed in Mexico
Contenido
Presentacin................................................................................................................................................................................
Cobertura temtica de los cuadernos.......................................................................................................................................
Composicin del cuaderno Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin........................................
Objetivos del cuaderno.............................................................................................................................................................. 10

Captulos
I. Descripcin archivstica: funcin esencial para el tratamiento de la documentacin archivstica................................. 12
1. Descripcin: la ms archivstica de las funciones documentales?................................................................................. 12
2. Finalidades de la descripcin.............................................................................................................................................. 15
3. Naturaleza y usos de la informacin documental............................................................................................................... 16
4. El factor tecnolgico en la descripcin archivstica............................................................................................................. 19
II. Normalizacin de la descripcin archivstica...................................................................................................................... 23
1. Justificacin de la normalizacin descriptiva....................................................................................................................... 23
Cuadernos Metodolgicos
2. Normas internacionales: hacia la estandarizacin de la descripcin archivstica.............................................................. 26
2.1. isad(g): algunas pistas metodolgicas..................................................................................................................... 26
2.2. isaar (cpf)................................................................................................................................................................. 31
2.3. La isdf...................................................................................................................................................................... 33
3. Principales beneficios de la normalizacin descriptiva....................................................................................................... 38
III. Los Instrumentos de descripcin archivstica: consideraciones metodolgicas.........................................................
40
1. Instrumentos de descripcin............................................................................................................................................... 40
1.1. Guas, inventarios y catlogos................................................................................................................................ 42
1.2. Condiciones institucionales y documentales para la elaboracin de instrumentos descriptivos ............................ 45
2. Ciclo vital e instrumentos de descripcin............................................................................................................................ 47
2.1. Los instrumentos de descripcin en los archivos de trmite................................................................................... 47
2.2. Instrumentos de descripcin en los archivos de concentracin.............................................................................. 50
2.3. Archivos histricos e instrumentos descriptivos...................................................................................................... 52
3. Una breve sntesis.............................................................................................................................................................. 54
IV. Hacia un plan de descripcin archivstica.......................................................................................................................... 56
1. Justificacin del plan......................................................................................................................................................... 56
2. Propsitos del plan............................................................................................................................................................ 57

3. Fases del plan..................................................................................................................................................................... 57
3.1. Fase de organizacin.............................................................................................................................................. 57
2.2. Fase de desarrollo................................................................................................................................................... 59
2.3. Fase de implementacin.......................................................................................................................................... 60
Conclusiones.............................................................................................................................................................................. 61
Glosario....................................................................................................................................................................................... 64
Bibliografa.................................................................................................................................................................................. 70
Apndice: Instrumentos descriptivos. Modelos de referencia ................................................................................................... 74
Presentacin
La coleccin Gestin de Documentos y Administracin de
Archivos: Cuadernos Metodolgicos busca contribuir a la
generacin de una cultura que propicie el manejo tcnico
eficaz de los archivos, de conformidad con la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental y con los Lineamientos Generales para
la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica
Federal. Especialmente, tiene el fin de dar progresivo
cumplimiento al mandato constitucional que establece que
los sujetos obligados debern preservar sus documentos
en archivos administrativos actualizados (Diario Oficial de
la Federacin dof, 20 de julio de 2007, artculo sexto,
fraccin v de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos
Mexicanos).
Los cuadernos constituyen una serie de guas tcnicas
metodolgicas que orientan al conocimiento bsico de los
principales procesos documentales y auxilian a los sujetos
obligados en la construccin, mantenimiento y actualizacin
de sus instrumentos de control archivstico. Con ellos se
ofrece un panorama general que no pretende agotar la muy

diversa y compleja fenomenologa de la actividad archivstica,
sino que busca poner en perspectiva los sistemas y mtodos
esenciales de la gestin de documentos y la administracin
de archivos.
La emisin de los cuadernos tiene adems propsitos
pedaggicos, ya que, por un lado, pueden constituirse
como una herramienta auxiliar para apoyar las acciones de
capacitacin archivstica que emprendan las instituciones
gubernamentales, y por otro, buscan propiciar entre
los no especialistas el reconocimiento de los sistemas,
mtodos e instrumentos de uso cotidiano en los archivos,
cuya generacin reclama con frecuencia la participacin
multidisciplinaria de otros profesionales en el seno de la
instituciones gubernamentales.
La convergencia de archivistas y administradores en la
produccin y uso de documentos y archivos permitir
favorecer la construccin de la memoria histrica de las
instituciones, la utilizacin de los archivos como principal
herramienta de la gestin pblica y como recurso esencial
en la cultura democrtica de transparencia, acceso a la
informacin y rendicin de cuentas, en la que Mxico ha dado

pasos firmes e irreversibles.
Cobertura temtica de los cuadernos

La coleccin Cuadernos Metodolgicos se compone de cinco
ttulos:
5. Metodologa para la valoracin y disposicin

documental: aspectos tericos e instrumentales
1. Metodologa para la organizacin de sistemas

institucionales de archivos (archivos de trmite, de
concentracin e histricos)
3. Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas

de clasificacin y ordenacin archivstica
Los ttulos de la coleccin guardan entre s una estrecha

relacin e interinfluencia, por lo que, independientemente de
los contenidos especficos de cada cuaderno, se sugiere verlos
y estudiarlos como un conjunto integral, pues no es posible
disociar, por ejemplo, la produccin y manejo de la informacin
documental (objeto del segundo cuaderno) de los procesos
de clasificacin archivstica (objeto del tercer cuaderno), ni
tampoco los contenidos de este respecto de los relacionados
con la descripcin y valoracin documental (objeto de estudio
del cuarto y quinto cuadernos, respectivamente).
4. Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de

descripcin
Todos estos procesos se efectan desde la primera etapa

del ciclo vital de la informacin archivstica en el marco del
2. Produccin e integracin de la informacin archivstica:

manejo de la correspondencia y desempeo del
control de gestin

Sistema Institucional de Archivos (sia), cuya composicin se
describe en el primer cuaderno de la coleccin.
instrumentales que son inherentes a los temas que abordan,

haciendo hincapi en su carcter tcnico-pedaggico.
Cabe destacar que en cada uno de los cuadernos se

analizan los principales aspectos tericos, metodolgicos e
Composicin del cuaderno Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin
En el presente cuaderno se aborda un tema central en
la organizacin y gestin de documentos: la descripcin
archivstica. Consideraremos sus aspectos metodolgicos
medulares, con base en los cuales es posible determinar
los criterios e instrumentos bsicos resultantes de la
descripcin.
Los procesos e instrumentos de descripcin documental
constituyen una de las piedras angulares de la actividad que
nos atae, pues determinan la organizacin de los archivos;
sobre todo, en la vinculacin de estos con sus usuarios tanto
institucionales como sociales.
En el primer captulo se brinda un marco introductorio general
en el que se sita la descripcin y sus finalidades como
elemento central para la organizacin de archivos. Tambin

se relaciona esta funcin con otras distintivas del tratamiento
documental como su clasificacin y valoracin y se
seala su vnculo con el acceso a la informacin archivstica
por parte de los usuarios en general.
En el segundo captulo se plantean los aspectos que hacen
necesario normalizar los procesos descriptivos, especialmente a
travs de regulaciones y normas de orden internacional que hoy
en da definen la importancia y complejidad de esta funcin.
En el tercer captulo se abordarn los principales aspectos
metodolgicos para la construccin de los instrumentos de
descripcin y su aplicacin en los archivos, de conformidad
con el ciclo vital de la informacin documental.
En el cuarto y ltimo captulo se tocan aspectos bsicos
para el diseo de medidas de planeacin descriptiva en las
instituciones.
El cuaderno se cierra con una serie de conclusiones y un apndice
de modelos de referencia sobre instrumentos descriptivos.
Como en el resto de los cuadernos de la coleccin, el presente
no constituye un recetario acartonado y esquemtico del tema
de estudio; tampoco pretende abarcar todas las situaciones
y contingencias que se presentan en las instituciones

gubernamentales, ni que su aplicabilidad sea universal,
dadas las diferencias jurdico-administrativas existentes entre
las instituciones pblicas. Sin embargo, debido a que los
cuadernos se sustentan en la administracin de documentos
como marco terico y metodolgico para la operacin de los
archivos, sus contenidos pueden servir como guas tcnicas
para integrar las acciones de planeacin, capacitacin
y formulacin de los sistemas, mtodos e instrumentos
descritos.
Objetivos del cuaderno
10
Reconocer la importancia de la descripcin archivstica

como funcin esencial para la organizacin de
archivos.
Destacar la funcin de la descripcin como facilitadora del

manejo de la informacin archivstica y del mejoramiento
de los servicios de referencia y consulta de los archivos.
Describir la estrecha relacin que hay entre la descripcin

archivstica y otros procesos de la organizacin y la
gestin documental.
Referir las principales tendencias de la descripcin en

el mbito internacional de cara a la normalizacin de
sus procesos e instrumentos.

Dar a conocer los principales instrumentos de

descripcin archivstica, de conformidad con el ciclo
vital de los documentos.
Destacar los aspectos bsicos para la formulacin de

un plan de descripcin archivstica documental en las
organizaciones gubernamentales.
11
Captulo I. Descripcin archivstica: funcin, esencial para el tratamiento de la documentacin archivstica
Sumario: 1. Descripcin: la ms archivstica de las
funciones documentales? 2. Finalidades de la descripcin.
3. Naturaleza y usos de la informacin documental. 4. El
factor tecnolgico en la descripcin archivstica.
1. Descripcin: la ms archivstica de las funciones

documentales?
La organizacin tcnica de archivos y la correcta gestin
de los documentos a lo largo de su ciclo vital1 tiene como
columna vertebral los sucesivos procesos de clasificacin,
ordenacin y descripcin archivstica.
La clasificacin2 dicho sucintamente permite estructurar,
a partir de categoras claramente identificadas y jerarquizadas
(fondos, secciones, series), la informacin documental desde
Vase el primer cuaderno de la presente coleccin, en donde se explica el

concepto de ciclo vital de los documentos.
2
Vase el tercer cuaderno de la presente coleccin, relativo a los procesos
de clasificacin y ordenacin.
1
12
que esta se produce, y hace posible su sucesiva identificacin,

agrupacin y sistematizacin mediante el uso de un cuadro
de clasificacin como instrumento de control del proceso.
La ordenacin, por su parte, como accin complementaria de
la clasificacin efectuada para tener un control material de los
fondos, secciones, series y expedientes, permite la colocacin
fsica de estos en el espacio y mobiliario disponible, con lo
cual se facilita su localizacin.
El hecho de que un archivo se encuentre bien clasificado
y ordenado no garantiza, ipso facto, la posibilidad de
consultarlo y acceder de manera eficaz a la informacin que
contiene. Quiz el archivista que clasific y orden un archivo
dado pueda acceder fcilmente a su informacin, pero eso
no necesariamente implica que otros usuarios potenciales
conozcan su mtodo y que les sea fcil localizar la informacin
que busquen. Por lo tanto, adems de clasificar y ordenar
los archivos, es necesario describir su contenido. Esto se
logra mediante el diseo, desarrollo y uso de una serie de
instrumentos descriptivos.

La descripcin archivstica se liga, entonces, de manera
directa a los procesos previos de clasificacin y ordenacin,
pues solo es posible describir informacin que se encuentre
debidamente organizada. Al mismo tiempo, la descripcin
resulta ser una condicin esencial para poder efectuar
otro tipo de procesos, como los asociados a la valoracin
documental,3 la difusin y explotacin institucional, social y
cultural de los archivos.
En efecto, un archivo del cual no se conozca su contenido,
su importancia informativa, su procedencia institucional y las
funciones que dieron lugar a su creacin y utilizacin, jams

podr valorarse, conservarse y difundirse apropiadamente.
As, la ntima relacin que hay entre todos los procesos
archivsticos revela la necesidad de disear, desarrollar,
implantar y mantener permanentemente actualizadas las
normas, regulaciones e instrumentos de trabajo de la gestin
de documentos.
En el cuadro 1 se muestra la estrecha relacin de los procesos
archivsticos:
Cuadro 1. Administracin de documentos:
procesos archivsticos integrados
El quinto cuaderno de la presente coleccin

aborda detalladamente el tema de la Valoracin
documental
13
Si la efectividad de la clasificacin y la valoracin depende
en gran medida de la interaccin constante entre archivistas,
productores y usuarios de la informacin documental, la
efectividad de la descripcin depende fundamentalmente
del conocimiento y las habilidades tcnicas del archivista.
Simplificando al lmite esta afirmacin, diremos que la
descripcin se presenta como la ms archivstica de las
funciones que ejerce el profesional de los archivos. Los
resultados de esta funcin (la generacin y uso de los
instrumentos de descripcin) se realizan con la mira puesta
en la utilidad que tendrn para los usuarios de los archivos y
para los propios archivistas, por cuanto dichos instrumentos
les permitirn ejercer un mayor control sobre sus acervos.
profesionales de la informacin, lo cual cuestiona el aserto

de que la descripcin es la ms archivstica de las funciones
asociadas al tratamiento documental.
De este modo, los archivistas, en coordinacin con otro
tipo de profesionales, han perfilado y emitido en los ltimos
aos una serie de metodologas y regulaciones para
normalizar la funcin descriptiva tanto de la informacin
en soportes convencionales como de la que se produce y
usa en el entorno de la informacin electrnica.
En la actualidad, sin embargo, una serie de circunstancias

han modificado el desempeo de la funcin descriptiva en
las organizaciones. El incesante desarrollo tecnolgico y su
incorporacin al universo de los archivos, o la diversidad de
usuarios interesados en ellos por ejemplo, han ampliado
sustancialmente el ejercicio de los procesos descriptivos.
En efecto, la descripcin documental, a diferencia

de lo que ocurre en el terreno de la clasificacin y
la valoracin, ha alcanzado un nivel de desarrollo
normativo altamente especializado que se concentra
en la emisin de regulaciones y metodologas de gran
complejidad tcnica. A partir de estas, hoy en da se ha
llegado a importantes acuerdos internacionales, lo que
tiende a estandarizar metodolgicamente el ejercicio de
esta funcin.
En razn de lo anterior, en este campo el archivista ha

tenido que relacionarse e interaccionar tambin con otros
En los puntos siguientes se explorarn de manera breve

las principales tendencias de la descripcin archivstica.
14

2. Finalidades de la descripcin
Los especialistas han determinado de diversas maneras las
finalidades de la descripcin, pero coinciden en lo esencial.
En palabras de Antonia Heredia Herrera, La descripcin es
el medio utilizado por el archivero para obtener la informacin
contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados
en ella. [] La descripcin persigue dos objetivos: dar
informacin a los dems y facilitar el control al archivero.4
A su vez, Jos Ramn Cruz Mundet, refirindose a la
utilidad de la descripcin, destaca que El objeto de la labor
descriptiva es hacer accesibles eficazmente los fondos
documentales. [] La descripcin de los documentos
constituye la parte culminante del trabajo archivstico y viene
a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia
documentacin: informar.5
La Norma Internacional General de Descripcin Archivstica

isad(g) (por las siglas en ingls de General International
Standard Archival Description) advierte en su parte
introductoria que La finalidad de la descripcin archivstica
es identificar y explicar el contexto y contenido de los
documentos de archivo, con el fin de hacerlos accesibles. 6
Para cumplir con estas finalidades, que enfatizan la
importancia de la descripcin como un proceso que permite
la ejecucin de diversas acciones, ms all de la simple
localizacin de la informacin documental, puede decirse que
la descripcin se orienta al desempeo de actividades como
las siguientes:
obtener y analizar la informacin contenida en los
documentos;
registrar la informacin que contienen, en forma resumida
y eficaz, en algn medio, (instrumento de control);
6
Heredia Herrera, Antonia, Archivstica General: teora y prctica, Sevilla,

Diputacin Provincial de Sevilla, 1988.
5
Cruz Mundet, Jos Ramn, Manual de Archivstica, Madrid, Fundacin
Snchez Ruiprez, 1999.
4
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica isad(g), 2 ed.,

Consejo Internacional de Archivos, Comit de Normas, Madrid, 2000,
Introduccin, apartado 1.2., p. 12. [pdf descargable en la pgina web www.
ica.org/10207/standards/isadg-general-international-standard-archivaldescription-second-edition.html].
15
facilitar a los usuarios de los archivos el acceso a la
informacin documental mediante los instrumentos
descriptivos;
facilitar a los usuarios la comprensin del contexto y
contenido de los documentos, es decir, su procedencia,
las funciones de las que se deriva su produccin,
los asuntos y temas que tratan, sus caractersticas,
volumen y periodicidad;
reconocer y controlar el tratamiento archivstico que se
le ha dado a la documentacin tanto en sus procesos
previos de clasificacin y ordenacin como en los
posteriores de valoracin, conservacin y, sobre todo,
difusin de los archivos.
La descripcin constituye, por lo tanto, una funcin
esencial en el tratamiento de la informacin archivstica,
pues adems de facilitarles a los usuarios el acceso a los
archivos institucionales o sociales, les explica su contexto y
contenido.
Si esta funcin se realiza en forma especializada, no es
tarea fcil, pues exige a los profesionales de los archivos
una constante preparacin tcnica que les permita afrontar
16
los retos de los procesos descriptivos tanto para disear e

implantar instrumentos apropiados de trabajo como para
propiciar el uso intensivo de la informacin archivstica dentro
y fuera de las organizaciones.
3. Naturaleza y usos de la informacin documental
Existen dos factores principales que por su naturaleza influyen
en la eficacia tcnica de la funcin descriptiva: en primer
trmino, las propias caractersticas de la documentacin
archivstica; en segundo, la dinmica incorporacin de
tecnologas y el manejo de la informacin en el entorno
electrnico. Esto ha ampliado y diversificado los usos y
usuarios de los archivos.
La descripcin en el campo bibliotecario, por ejemplo, difiere
de la que se realiza en los documentos de archivo porque
estos representan informacin, por as decirlo, en movimiento,
vinculada y jerarquizada. Este dinamismo y complejidad se
expresa de la siguiente forma:
La documentacin archivstica se produce en forma
exponencial7 en las organizaciones. El volumen de la

documentacin incide directamente sobre la calidad de
la descripcin: a mayor volumen, mayores dificultades
habr para realizarla correctamente.
La documentacin archivstica tiene distinta procedencia
organizacional y es resultado de sucesivos procesos
de gestin y tramitacin de asuntos, derivados del
ejercicio de funciones de ndole y magnitud diversa en
el seno de las instituciones. Esto implica un tratamiento
diferenciado de la informacin documental a lo largo
de su ciclo vital.
La documentacin archivstica, de conformidad con su
ciclo de vida, posee valores de orden administrativo,
legal y fiscal igualmente diferenciados; asimismo,
valores permanentes o, en su caso, histricos. Esto
hace necesario el diseo de diversos instrumentos
descriptivos acordes con la fase del ciclo vital en la
que se encuentre la documentacin.
Sobre el fenmeno de explosin documental, se sugiere ver los cuadernos

1, 2 y 5 de la presente coleccin.
El uso de la informacin archivstica es completamente

diferente a lo largo de su ciclo vital: mientras que en las
fases activa y semiactiva se privilegia el uso institucional
asociado a acciones de gestin y referencia
precautoria de la informacin, en la fase histrica de
los documentos se privilegia el uso de la misma para
efectos de investigacin y difusin cultural y social.
As como los usos de la informacin son distintos, los
usuarios tambin lo son. En las dos primeras fases del
ciclo vital, el propsito del acceso a la informacin se
relaciona con el desempeo de la accin gubernamental,
con la capacidad de las organizaciones y sus funcionarios
para su eficaz comunicacin y coordinacin interna,
as como para favorecer su capacidad de respuesta
frente a la sociedad. En la tercera fase del ciclo, en
cambio, los usuarios de la informacin archivstica son,
por as llamarlos, metainstitucionales, pues pueden ser
tanto investigadores especializados como ciudadanos
comunes cuyos propsitos respecto al acceso a la
informacin podran ser completamente diferentes de
los que persiguen los usuarios institucionales.
17
a las agrupaciones de estos debidas a la procedencia (los
Cabe destacar que, con las acciones que hoy en

da se llevan a cabo para favorecer una cultura de
acceso a la informacin, transparencia gubernamental
y rendicin de cuentas, el uso y los usuarios de la
informacin tambin se han ampliado. Esto incrementa
gradualmente la demanda de informacin archivstica
para estos fines.
As, los fenmenos enunciados, y especialmente la naturaleza
vinculada y jerarquizada de la documentacin archivstica,
plantean serios retos de orden tcnico. Ramn Martn Suqua8
seala lo siguiente al respecto:
A diferencia de otros centros de informacin (bibliotecas o
centros de documentacin), en el archivo todas las unidades
documentales no son iguales, se produce informacin
jerarquizada, no toda vale lo mismo, por lo que el archivero
tiene que discriminar. [] El objeto de anlisis del archivero
es la unidad documental, que engloba tanto al documento
fondos, las secciones, las series...). Para complicar esta

situacin estas unidades documentales estn relacionadas
entre s, y estas relaciones son explicativas. [] No es
suficiente describir el documento, la unidad documental,
debemos describir sus relaciones.9
La descripcin tiene que responder, por lo tanto, a todas estas

circunstancias y retos; tambin, como se ver ms adelante,
a los que la enfrenta el manejo y control de la informacin
electrnica, especialmente en el medio gubernamental.
Aun hoy en da, la funcin descriptiva se ejerce de forma
limitada, especialmente en Mxico. Tener en cuenta la
argumentacin previa puede favorecer su eficacia, sobre todo
en el marco de un universo documental dinmico, cambiante
y complejo, en el que prevalecen inercias y reticencias para
el control de la documentacin archivstica, cobijadas por una
cultura patrimonialista en su produccin y uso.
simple como al documento compuesto (expediente), como

9
Archivista vasco, vicepresidente de la Comisin de Normas Espaolas de

Descripcin Archivstica (cneda).
18
Martn Suqua, Ramn, Sistemas de recuperacin de la informacin en

los archivos: un anlisis de situacin y perspectivas, Lligall, nm. 17,
2001, p. 53. [pdf disponible en la pgina web http://enj.org/portal/biblioteca/
funcional_y_apoyo/archivistica/49.pdf].

4. El factor tecnolgico en la descripcin archivstica
La incorporacin de tecnologa de punta en el manejo de
la informacin archivstica, las estrategias de gobierno
electrnico, la migracin constante de la informacin de
los soportes convencionales (en papel) a soportes digitales
o microfilmicos, as como la generacin de lenguajes y
programas informticos y el uso del internet, han potenciado
y diferenciado tambin las prcticas tradicionales de los
archivos, su manejo y control.
En el caso de la descripcin archivstica, por ejemplo, se ha
pasado en muy pocos aos de la sala de consulta al acceso
virtual de la informacin.
Gradualmente, el archivista abandona su pasiva posicin de
custodio de la informacin para situarse como un dinmico
gestor de la misma. La descripcin, en la actualidad, va ms
all de los medios y procedimientos tradicionales asociados
a la consulta de los archivos; se enfoca en su tratamiento
automatizado y la prestacin de servicios de consulta en
forma electrnica y digital.
Tanto en los archivos administrativos que van privilegiando

el manejo de la informacin electrnica sobre la que se
encuentra en papel como en los archivos histricos
cuyos servicios de referencia y consulta tienden a brindarse
en forma telemtica, el ejercicio de la descripcin se ha
vuelto ms impersonal, por as decirlo, y ms preciso y
especializado.
Antiguamente, la relacin entre los archivistas y los usuarios
de los archivos histricos era directa, sin intermediacin
alguna. El usuario dispona tanto de los instrumentos
descriptivos elaborados por el archivista como de la
orientacin, la experiencia y el conocimiento de este sobre
los fondos documentales, lo que le permita tener acceso con
mayor facilidad a la informacin que buscaba. En la actualidad
es diferente, como bien afirma Abelardo Santamara Gallo:10
hoy nos encontramos en pleno proceso de cambio a
una nueva situacin que pasa por la transferencia a la
Red (Internet) de todo el conocimiento grabado, tanto en
los instrumentos de descripcin como en la memoria de los
archiveros, de tal forma que pueda ser explotado por parte
del usuario, sin la intermediacin del archivero.11
19
En el caso de los archivos administrativos, su descripcin
se apoya en la previa existencia de cuadros de clasificacin
formales,12 en cuya elaboracin se llevan a cabo sucesivos
procesos de identificacin, jerarquizacin y codificacin de la
informacin documental. Sobre su base se pueden elaborar
instrumentos descriptivos de menor complejidad quizs, pero
su uso se centra cada vez ms en la construccin de sistemas
automatizados de bsqueda y localizacin de la informacin
archivstica; especialmente, a travs de poderosas bases de
datos relacionales.
Cabe destacar que en los archivos de gestin la descripcin
se concibe como un elemento fundamentalmente de
identificacin y localizacin de la informacin documental.
Esta no necesariamente explica al detalle el contexto y
contenido de los documentos. En los archivos histricos, en
cambio, los procesos de descripcin y los instrumentos en los

que se expresa resultan ser ms inteligentes, en virtud de que
se consideran elementos que deben explicar y relacionar el
origen estructural de la documentacin, las funciones de las
que se deriva su creacin y su contenido informativo, con el
propsito de hacerlos asequibles a usuarios de la informacin
distintos de los institucionales.
En los archivos administrativos, la descripcin se centra en
los expedientes y series,13 mientras que en los histricos se
enfoca en las categoras superiores de la informacin, es
decir, en los fondos, secciones y series documentales.
Independientemente de las estrategias de descripcin que se
elijan, la incorporacin de nuevas tecnologas y el manejo
13
Presidente de la Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica

(cneda).
11
Santa Mara Gallo, Abelardo, La Norma Espaola de Descripcin Archivstica
(neda): Anlisis y Propuesta de Desarrollo, Madrid, Subdireccin General de
los Archivos Estatales, 2006, p. 5.
12
Vase el tercer cuaderno de la presente coleccin, sobre clasificacin
archivstica.
10
20
En el caso de los archivos administrativos en Mxico, la intervencin del

productor de la informacin en su integracin y organizacin ha sido directa
e imprecisa al mismo tiempo, ya que regularmente se efecta al arbitrio
de criterios personales. Al no establecerse, por ignorancia u omisin,
criterios tcnicos adecuados para la agrupacin de documentos en forma
expedientable y seriada, la generacin de instrumentos eficaces para su
clasificacin, ordenacin, descripcin y valoracin se complica en extremo,
con lo cual se dificulta su uso intensivo y tratamiento diferenciado, as como
la posibilidad de incorporar ordenadamente tecnologas apropiadas para
potenciar el uso intensivo de la informacin documental.

de la informacin archivstica en el entorno electrnico ha
dinamizado el acceso a los archivos tanto administrativos
como histricos; asimismo, ha potenciado su explotacin
a travs de sistemas automatizados y procesos de
comunicacin como el internet y mediante la generacin
de lenguajes estandarizados que precisan de descripciones
completas, coherentes y fiables, basadas en la experiencia y
el conocimiento tcnico de los archivistas.
f. la especializacin de los procesos e instrumentos

descriptivos, que explican con ms detalle el contexto,
contenido, estructura y relaciones jerrquicas de la
documentacin archivstica;
g. el manejo automatizado de los instrumentos de
descripcin, como los inventarios, catlogos, guas e
ndices de referencia;
h. la posibilidad de potenciar el trabajo grupal en las
organizaciones;
i. la determinacin de mltiples puntos de acceso a
la informacin archivstica, a partir de los cuales se
busca, identifica y recupera;
j. la generacin de metadatos para el acceso controlado
y expedito a la informacin electrnica.14
Entre los beneficios que ha reportado la incorporacin de

tecnologa de punta en los procesos descriptivos, pueden
mencionarse los siguientes:
a. la bsqueda y localizacin expedita de la informacin
archivstica;
b. la posibilidad de acceder a la informacin a distancia o en
forma directa (en los propios centros de archivo), lo cual
mejora sus servicios tradicionales de referencia y consulta;
c. la consulta simultnea de la informacin archivstica;
d. el intercambio interarchivstico de la informacin en
forma rpida y econmica;
e. la generacin de lenguajes homogneos y
estandarizados para el intercambio de informacin;
Las caractersticas y naturaleza de la documentacin,

las circunstancias y retos que su produccin, tratamiento
archivstico y uso diferenciado implican a lo largo de su
ciclo vital, la condicin cambiante de las organizaciones en
14
Aqu no abordamos el muy amplio y complejo tema de la administracin

archivstica de la informacin en el entorno electrnico, que precisa de un
tratamiento detallado. Sobre el particular, se recomienda al lector interesado
consultar literatura especializada. La bibliografa de este cuaderno incluye
algunas referencias importantes.
21
su estructura y funciones, la diversidad de propsitos de los
usuarios de la informacin, la incorporacin de tecnologa y
la incesante produccin de informacin electrnica y digital
han causado, en suma, un fuerte impacto sobre todos los
procesos documentales y archivsticos, especialmente en el
campo de la descripcin. Sus fines, en ltima instancia, se
concentran en la facilitacin del acceso a la informacin por
22
parte de sus usuarios, as como en la explicacin lgica de

las relaciones jerrquicas de la documentacin y el contexto
y contenido asociados a ella. Todo esto ha llevado a su
necesaria normalizacin internacional.
El segundo captulo de este cuaderno versa sobre la
normalizacin de los procesos de descripcin.

Captulo II. Normalizacin de la descripcin archivstica
Sumario: 1. Justificacin de la normalizacin descriptiva.
2. Normas internacionales: hacia la estandarizacin de
la descripcin archivstica. 2.1. isad(g): algunas pistas
metodolgicas. 2.2. isaar (cpf). 2.3. La isdf. 3. Principales
beneficios de la normalizacin descriptiva.
para determinar un curso estandarizado de accin que

permita reconocer sus vinculaciones y jerarquas como por
la incesante y, a la vez, irreversible incorporacin de nuevas
tecnologas en el universo de los archivos. Todo esto ha
redundado en la ampliacin y diversificacin de sus usos y
de sus usuarios, como se explic en el captulo anterior.
1. Justificacin de la normalizacin descriptiva

La normalizacin constituye un proceso que tiende a unificar
los criterios, los mtodos de trabajo, las polticas y los
instrumentos de la gestin documental. La normalizacin va
ms all de los procesos descriptivos, pero en estos se ha
alcanzado un alto nivel de desarrollo internacionalmente.
La normalizacin, por otra parte, propicia la generacin de
una terminologa comn para el tratamiento archivstico de la
informacin documental, sea en el ambiente tradicional o en
los nuevos modelos establecidos por el entorno electrnico.
El esfuerzo de normalizacin en materia descriptiva se justifica
tanto por la propia naturaleza de la documentacin archivstica
Adicionalmente, otras razones que justifican los esfuerzos de

normalizacin en el campo de la descripcin se asocian a las
siguientes consideraciones:
a.
la disparidad de modelos, denominaciones,
experiencias y desarrollos normativos formulados
en diversos pases, sobre todo de Europa y
Norteamrica;
b. la desigualdad en la infraestructura tcnica y
tecnolgica incorporada a los archivos; tambin, a la
desigualdad en la formacin de los recursos humanos
en la materia y a la que prevalece en las acciones de
capacitacin del capital humano;
23
c. la necesaria especializacin de la funcin descriptiva
ante el embate tecnolgico y el uso del internet ;
d.
el incesante intercambio de informaciones,
especialmente en los archivos histricos y entre estos
y sus usuarios;
e. la diversidad de criterios en la bsqueda, localizacin
y recuperacin de la informacin archivstica;
24
f. la necesaria diferenciacin de la descripcin

archivstica respecto de otras fuentes documentales,
especialmente del mbito bibliotecario, y el
reconocimiento de sus similitudes.
El Consejo Internacional de Archivos (ica, por las siglas en
ingls de International Council on Archives) ha sido el principal

promotor de los proyectos de normalizacin descriptiva
en materia archivstica. Esto ha implicado la inversin de
recursos y el trabajo intenso de numerosos especialistas
durante varios aos.
Muestra de la complejidad de este proceso, no exento de
dificultades y altibajos, se acredita en el prrafo siguiente:
En resumen, nos encontramos ante un escenario en el que el

desarrollo tcnico de la descripcin archivstica y la literatura
asociada a ella puede tomar desprevenido al lector ms
acucioso; por eso, en este captulo se considerar el anlisis,
necesariamente superficial, nicamente de la Norma isad(g)
(Norma Internacional General de Descripcin Archivstica),
adoptada por el Comit de Normas del ica en Estocolmo,
Suecia, en 1999, de cara a su utilizacin en los archivos.
Sgml-xml-rdf-ead-eac-mets-marc-dc-sad(g)-isaar(cpf)isdf-isiah-isbds-garr-gsare-dacs-rad2-crs-mdm-nodacneda-oda-nobade-nogada-aacr2-rda-rc-z39.50-oai-pmhiso15489-iso23081
Esto no es un algoritmo matemtico incomprensible, sino,

como bien afirm Michael J. Fox, director de la Sociedad
Histrica de Minesota durante el V Congreso de Archivos de
Castilla y Len, el mar de siglas que se asocia a modelos y
proyectos de normalizacin descriptiva. 15
15
De manera aun ms breve se har mencin de las normas

isaar (cpf) (Norma Internacional sobre los Registros de
Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas
y Familias, Viena, Austria, 2004) y de la isdf (Norma
Internacional para la Descripcin de Funciones, preparada
por el Comit de Buenas Prcticas y Normas Profesionales,
en Dresde, Alemania, en 2007), pues ambas tienen una
estrecha relacin con la isad(g).
Michael J. Fox, Resolviendo el rompecabezas de las normas de descripcin:

encajando las piezas (Actas del V Congreso de Archivos de Castilla y Len),
Tabula, nm. 11, 2008, pp. 22 y 23. [pdf descargable en la pgina web www.
acal.es/Congresosjornadas/ProgramaPresentaciones/tabid/503/Default.
aspx].
25
2. Normas internacionales: hacia la estandarizacin de
la descripcin archivstica
2.1.
isad(g):
La isad(g) establece para la realizacin de esa representacin

exacta de la unidad de descripcin una serie de reglas cuyos
propsitos esenciales son los siguientes:
algunas pistas metodolgicas

a) garantizar la elaboracin de descripciones coherentes
pertinentes y fiables;
b) facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin
sobre los documentos de archivo;
c) compartir los datos de autoridad, y
d) hacer posible la integracin de las descripciones
procedentes de distintos lugares en un sistema
unificado de informacin.17
La Norma Internacional General de Descripcin Archivstica

isad(g) define la descripcin de la siguiente manera:
Elaboracin de una representacin exacta de la
Unidad de Descripcin y, en su caso, de las partes
que la componen, mediante la recopilacin, anlisis,
organizacin y registro de la Informacin que sirve
para identificar, gestionar, localizar y explicar los
documentos de archivos, as como su contexto y el
sistema que los ha producido. El trmino sirve tambin
para describir los resultados de este proceso.16
16
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica [isad(g)], 2 ed.,

Consejo Internacional de Archivos, Comit de Normas, Madrid, 2000,
Glosario de trminos asociados a las reglas de descripcin, p.16. [pdf
descargable en www.ica.org/10207/standards/isadg-general-internationalstandard-archival-description-second-edition.html].
26
Las reglas identifican 26 elementos de informacin que

pueden combinarse entre s, y ellas se han estructurado en
siete reas de informacin descriptiva, como se indica en el
cuadro siguiente:
17
Ibid., p. 13.

Cuadro 2. Estructura de la isad(g)
27
A partir de esta estructura, resulta factible realizar el proceso

descriptivo y construir los instrumentos de descripcin que
constituyen sus resultados: los registros en los cuales se
expresan las descripciones elaboradas, de acuerdo con la
definicin de la norma.
Cabe destacar que en los procesos descriptivos basados en
la isad(g), y dependiendo del nivel y la unidad de descripcin
sujeta al proceso, no necesariamente deben utilizarse todas
las reas y elementos determinados en ella: estos pueden
combinarse, como la propia norma lo advierte, pues se trata
de una norma flexible, una gua de orientacin metodolgica
28
general, que puede emplearse junto con otras normas

establecidas a nivel nacional o institucional.
Una de las caractersticas esenciales de la isad( g) es su
capacidad para relacionar las descripciones archivsticas
de lo general a lo particular, de los fondos a las partes que
lo componen (subfondos, secciones, series, expedientes,
documentos). Con ello establece sus vinculaciones
y jerarquas, as como informacin pertinente para
cada nivel de descripcin, sin repetir informacin. La
norma denomina este procedimiento como descripcin
multinivel.

La estructura de la Norma isad(g) alude a un panorama
amplio que tiene diversas implicaciones. Entre ellas, el
concepto nivel de descripcin y las partes que la componen,
que se relaciona con las diversas categoras de agrupacin
asociadas a la documentacin.
La isad(g) establece los siguientes niveles de descripcin:
a. Fondo
b. Subfondo18
c. Serie
d. Subserie
e. Unidad de documentacin compuesta (expediente)
f. Unidad de documentacin simple (documento de
archivo)
El nivel de descripcin debe entenderse como la situacin de
la unidad de descripcin en la jerarqua del fondo, mientras
que la Unidad de descripcin alude a un documento o
conjunto de documentos, cualquiera que sea su forma fsica, y

que como tal constituye la base de una nica descripcin.19
De este modo, utilizando las reglas y elementos de la norma,
es perfectamente factible describir el contexto, contenido
y localizacin de un fondo o cualquiera de sus partes,
explicando sus vinculaciones y relaciones jerrquicas.
Tambin podra describirse cualquier serie documental,
concebida como unidad de descripcin, y vincularla al
subfondo (o seccin) y al fondo documental al que pertenece
para establecer su relacin con este y la jerarqua que ocupa
en el mismo.
La Gua simple de archivos,20 por ejemplo, cuya formulacin
se estableci en el marco de la Ley Federal de Transparencia
y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y de
los Lineamientos para la Organizacin y Conservacin
de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
19
20
18
La isad(g) no establece el nivel de seccin que, sin embargo, en Mxico se

utiliza frecuentemente. Este trmino es equivalente al de subfondo, incluido
en la norma.
Ibid., pp. 17-18.

Ver Instructivo para la elaboracin de la Gua Simple de Archivos, del Archivo
General de la Nacin (agn). El pdf puede consultarse en sitio web www.agn.
gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_guia%20simple_abril06.
pdf.
29
Administracin Pblica Federal que emiti el ifai y el agn,
constituye un instrumento de descripcin simple de las series,
basado en la isad(g), con algunas adecuaciones .
La Gua simple, siguiendo con el ejemplo, refleja precisamente
esa representacin exacta de la Unidad de Descripcin,
que en su caso corresponde a las series documentales
bajo la jurisdiccin de las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal y a la de las partes que la
componen, vinculadas a su vez al fondo al que pertenecen,
el cual se identifica con el nombre de la dependencia o
entidad.
A la Gua se la adjetiv como simple debido a que no explica
al detalle el contexto, contenido y el sistema que ha producido
a las secciones y series que en ella se incluyen. Tampoco
se utilizaron para su elaboracin todos los elementos
de informacin21 ni las reas de la Norma isad(g), sino
nicamente aquellos que se consideraron necesarios para
su identificacin y contexto bsico.
21
De acuerdo con la isad(g), el nmero de elementos que debe incluir una

descripcin depende de la naturaleza de la unidad de descripcin. Ver p.
15.
30
Por otra parte, observamos que la isad(g) no define los

formatos de edicin de inventarios, catlogos o listados,22 que
regularmente se utilizan como instrumentos de descripcin
de las unidades documentales asociadas al nivel de series,
expedientes o documentos. Pero en virtud de su estructura,
s ofrece algunas pistas metodolgicas para su elaboracin
como instrumentos descriptivos.
Por las razones expuestas, se ha dicho que la Norma isad(g)
es ms apropiada para utilizarse en archivos histricos o
permanentes, es decir, sobre documentacin que requiere
descripciones ms detalladas que expliquen el contexto y
contenido de las unidades de descripcin, dada la posibilidad
de intercambiar estas descripciones con otros archivos
o usuarios, sea a travs de los instrumentos descriptivos
tradicionales especialmente las guas generales de
fondos, o bien a travs de la utilizacin de sistemas de
informacin automatizados, integrados como recursos de
informacin en el marco de la Norma y distribuidos por medios
electrnicos o redes de comunicacin como el internet.
22
Ibid., p. 13

A la Gua General de fondos del agn, basada en la isad(g), se le
han integrado diversos recursos de informacin que permiten
el acceso a dicho instrumento de descripcin a travs de
internet. As, ofrece un amplio panorama a los usuarios de
los fondos, secciones y series que el agn resguarda.23
Sin embargo, insistimos, la isad(g) ofrece la posibilidad de
apoyarse en ella para construir los instrumentos descriptivos
asociados a los archivos administrativos, como se ver en el
captulo tercero del presente cuaderno.
2.2.
La Norma isaar (cpf) se estableci fundamentalmente para

elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan
descripciones de entidades (instituciones, personas y familias)
asociadas a la produccin y gestin de archivos.24
Los registros de autoridad, por su parte, se pueden utilizar
para:
a) describir una institucin, persona o familia como
unidades dentro de un sistema de descripcin
archivstico;
b) controlar la creacin y utilizacin de los puntos de
acceso en las descripciones archivsticas; y
c)
documentar las relaciones entre diferentes
productores de documentos y entre estas entidades
y los documentos creados por ellas y/o otros recursos
que les conciernen.25
isaar (cpf)
Complementariamente, la formulacin de descripciones

basadas en isad(g) pueden apoyarse, previa o paralelamente,
en dos normas adicionales. Estas son las ya citadas isaar
(cpf), para la descripcin de productores, y la isdf, para la
descripcin de funciones. Sobre ellas haremos, en este y el
siguiente apartado, algunas breves consideraciones.
La Norma, por lo tanto, establece las reglas para identificar

a los productores de la informacin; asimismo, ofrece
Consejo Internacional de Archivos, isaar (cpf): Norma Internacional sobre
los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas
y Familias, 2 ed., Madrid, Ministerio de Cultura, 2004. p. 8.
25
Loc cit.
24
23
Ver Gua General de fondos del agn en www.agn.gob.mx.
31
informacin exhaustiva sobre ellos y facilita la consulta de
las descripciones archivsticas al crear puntos de acceso
fcilmente identificables y fiables, lo que permite relacionarla
con la isad(g) de una manera amigable.
El Registro de autoridad debe entenderse como Forma
autorizada del nombre, combinada con otros elementos
informativos que permiten identificar y describir la entidad
mencionada [al productor] y que pueden tambin remitir
a otros registros de autoridad relacionados (Authority
record).26
El punto de acceso, por su parte, se entiende como Nombre,
trmino, palabra clave, frase o cdigo que se puede utilizar
para buscar, identificar y localizar descripciones archivsticas,
incluye los registros de autoridad (Access point).27
Los puntos de acceso, por lo tanto, se relacionan con
nombres o palabras clave a partir de las cuales es posible
buscar identificar y recuperar la informacin. Esto se facilita
en extremo si se conocen a los productores de la misma
y su contexto de produccin, lo que da pie a determinar la

procedencia de la informacin de manera exacta.
Al igual que la isad(g), la Norma isaar (cpf) brinda la posibilidad
de intercambiar informacin a distancia entre diversos archivos
o usuarios, a travs de un formato de comunicacin que lo
permita por ejemplo, el Encoded Archival Context (eac),28
lo que la ubica como una norma que puede usarse ms en el
marco de archivos histricos, sobre todo nacionales.
La isaar (cpf) es especialmente til en archivos de personas
o familias, pues ofrece la posibilidad de estructurar la
informacin relevante de los mismos en cuanto productores
de informacin archivstica de trascendencia histrica.
En el marco de los archivos administrativos, sin embargo,
puede utilizarse eficazmente en la construccin de
instrumentos descriptivos integrados a bases de datos
relacionales, o como soporte para la formulacin de metadatos
para la localizacin de informacin en el entorno electrnico.
28
Ibid. p. 12.
27
Loc. cit.
26
32
En el presente cuaderno no se abordan estos temas asociados a la

descripcin, por lo que se sugiere al lector interesado revisar la bibliografa
que se incluye al final.

La identificacin de los productores y su descripcin, al nivel
que se estime pertinente de conformidad con la informacin
objeto de inters del proceso descriptivo, resulta esencial
para poder localizar sin equvocos la informacin que se
busca, as como para identificar plenamente al productor y
para comprender el contexto en el que este la ha producido.
Esto resulta especialmente importante dados los cambios
estructurales que con frecuencia sufren las instituciones
gubernamentales.
La isaar (cpf) normaliza, entonces, a travs de una serie
de reglas, los elementos de informacin para los registros
de autoridad, los cuales distribuye en cuatro reas: una de
identificacin, una de descripcin, una de relaciones y una
de control; adems, dada su estructura, fcilmente puede
utilizarse de manera conjunta con la isad(g), puesto que esta
ltima permite vincular la descripcin de las instituciones o
entidades productoras con la descripcin de documentos de
archivo reguladas por la isad(g).
2.1. La isdf
La Norma Internacional para la Descripcin de Funciones
(isdf) completa el cuadro bsico, por as llamarlo, de la
normalizacin archivstica, a pesar de que el tema de la
normalizacin de la descripcin ha estado en la mesa
de debate desde hace mucho tiempo. Por esto se han
generado mltiples proyectos relacionados que tienden a su
convergencia.29
Aunque de las tres normas que aqu se presentan la isdf
fue la ltima en elaborarse, en realidad podra utilizarse
antes que las otra dos en los procesos descriptivos. De
hecho, la isdf, destinada a la identificacin de funciones y la
documentacin resultante del ejercicio de estas, es til tanto
para la construccin de los cuadros de clasificacin como para
emplearse junto con la isad(g) y la isaar (cpf) en los procesos
de descripcin.
29
Tal es el caso, por ejemplo, de los trabajos emprendidos para la formulacin de

la Descripcin Archivstica Codificada (ead), que se origin en la Universidad
de California, en Berkeley, en 1993. Posteriormente, estos trabajos fueron
cedidos a la Society of American Archivists. Tienen propsitos similares a
los de la isad(g), pero no son objeto de anlisis del presente cuaderno. Se
recomienda, por ello, consultar la bibliografa incluida en el mismo.
33
La propia norma se concibe como base para la clasificacin,
descripcin y valoracin documental, en la medida en que
el anlisis y descripcin de las funciones de las entidades
permita identificarlas y contextualizarlas en su relacin directa
con la produccin de los documentos.
En estricto sentido, la norma contribuye a identificar y

contextualizar las razones de las que se deriva la creacin de
fondos, series, expedientes y documentos, como resultado
directo del ejercicio de las instituciones en cuanto entidades
productoras y usuarias de informacin archivstica.
Como bien se indica en la isadf, Esta norma sirve

de gua para elaborar descripciones de funciones de
instituciones vinculadas con la produccin y conservacin de
documentos.30
As, la descripcin de funciones se concibe dentro del marco

de un proceso ms amplio de descripcin archivstica, a partir
de las relaciones dadas por la ecuacin funcin-institucindocumentacin resultante, tal como se muestra en el siguiente
cuadro, cuyo origen es la propia norma:
La norma puede contribuir a identificar la procedencia de

los documentos, y con ello, a afianzar el conocimiento de
su contexto de produccin y utilizacin en las instituciones.
Asimismo, ayuda a ver los documentos como resultado de
las gestiones de los organismos, a entender el papel que en
ellos desempean y sus relaciones con otros documentos.
30
34
Norma Internacional para la Descripcin de Funciones (isdf), Dresde,

ica,Comit de Buenas Prcticas y Normas Profesionales, 2007, I. Alcances
y objetivos, I.1, p. 7.

Cuadro 3. Relacin entre las instituciones, las funciones y los documentos de archivo31
31
Ibid., p.37.
35
En el marco de esta norma, el trmino funcin alude a
Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea
asignada a una institucin, por la legislacin, poltica o
mandato. Las funciones pueden dividirse en conjunto de
operaciones coordinadas como subfunciones, procesos,
actividades, tareas o acciones (Function).32
3. rea de Relaciones (en la que se consignan y

describen las relaciones con otras funciones)
Como en el caso de la isad(g) e isaar (cpf), esta norma se

estructura a partir de reas de informacin que contienen un
conjunto de elementos, los cuales tambin pueden ser los
puntos de acceso a las descripciones de funciones que se
elaboren. Cada uno de ellos se identifica con su denominacin,
el objetivo que persigue y las reglas que le son aplicables.
Las descripciones ofrecen, a partir de estas reas y sus

elementos, un conocimiento exhaustivo de las funciones que
desempean los organismos productores. Con ello tambin
se facilita el intercambio de informaciones entre diversas
instituciones.
Las reas de informacin de la isdf son las siguientes:

1. rea de Identificacin (en la que se incluye la
informacin que identifica unvocamente la funcin y
que define un punto de acceso normalizado)
2. rea de Contexto (en la que se recoge informacin
sobre la naturaleza y contexto de la funcin)
32
Ibid., Glosario de trminos y definiciones, p.10.
36
4. rea de Control (en la que se identifica de forma

unvoca la descripcin de una funcin y se incluye
informacin sobre cmo, cundo y por qu institucin
se cre y actualiz la descripcin)33
A diferencia de las otras normas, que actan sobre

descripciones de documentos ya generados y sobre la
identificacin de sus productores, la isdf describe funciones
jerarquizadas y vinculadas, atributos que legan a los
documentos, por lo que tambin auxilia a la identificacin
previa de las categoras de agrupacin documental. Esto
la ubica como una herramienta para la elaboracin de los
cuadros de clasificacin y los catlogos de disposicin
33
Ibid., p. 11.

documental, instrumentos asociados a los procesos de
clasificacin y valoracin. En sntesis, la norma es til tanto
para la descripcin de funciones como para la construccin
de los instrumentos de clasificacin y valoracin.34
La norma, por otro lado, enfatiza la importancia de la
descripcin de funciones:
La comprensin de las funciones de las instituciones es
esencial para comprender plenamente la procedencia. Los
documentos de archivo tienen una relacin fundamental
con las funciones: constituyen el resultado directo de
la realizacin de las funciones. Adems, mientras las
relaciones entre los documentos y las instituciones
pueden fluctuar a lo largo del tiempo debido a que
de documentos y descripciones de documentos de

archivo, proporcionar una explicacin mucho ms rica
de la procedencia.35
La normalizacin, a partir de la interpretacin y el uso correcto

de la estructura de normas metodolgicas como las que
se han presentado en este captulo, sin duda puede influir
positivamente en el desempeo de la gestin de documentos,
siempre que sus orientaciones no se tomen como la panacea
universal. La actuacin del archivista, en coordinacin con
diversos especialistas de la informacin, podr hacer posible
su adecuacin en la perspectiva de integrar instrumentos de
descripcin eficaces que contribuyan tanto al conocimiento
del productor, de las funciones y la documentacin que forma
parte de las organizaciones y sus archivos.
cambia la estructura administrativa u organizativa de

una institucin, las relaciones entre los documentos y las
funciones permanecen constantes. Por ello, un sistema
de descripcin archivstica que incluya descripciones de
funciones, adems de descripciones de productores
34
Ver el tercer y quinto cuadernos de la presente coleccin.
35
Ibid., p. 27.
37
3. Principales beneficios de la normalizacin
descriptiva
Hasta aqu, parece claro que las tendencias observadas en
el marco de los procesos de normalizacin internacional de la
descripcin pueden contribuir a un mejor modelo de trabajo
tcnico para el desarrollo de instrumentos descriptivos
coherentes, fiables, completos y flexibles.
La generacin de las normas isad(g), isaar (cpf) e isdf no ha
sido fcil. En su diseo, desarrollo y mecanismos de difusin y
consenso han participado cientos de especialistas e instituciones
internacionales durante varios aos. Esto pone de manifiesto
la complejidad de la descripcin, que, sin embargo, persigue
resultados prcticos, de enorme beneficio para la gestin
documental. Entre ellos, pueden mencionarse los siguientes:
a. la estandarizacin internacional de las funciones y
procesos de descripcin archivstica;
b. la generacin de normas flexibles y complementarias,
en las que se incluye el conocimiento y la experiencia
acumulada de los profesionales de los archivos;
38
c. la posibilidad de intercambiar informacin a distancia

sobre productores, funciones y documentos de archivo;
d. la generacin de metodologas unificadas en materia
descriptiva para conocer el contexto, contenido y
los sistemas que han producido la documentacin
archivstica;
e. la utilizacin intensiva de tecnologas de la informacin
y comunicacin para la gestin, localizacin y
recuperacin de la informacin archivstica;
f. la utilizacin de las normas para apoyar otros procesos
asociados a la gestin documental, particularmente en
el caso de la clasificacin, la valoracin y la difusin
de los documentos de archivo;
g. construir recursos de informacin que permitan
diferenciar los usos de la documentacin a lo largo de
su ciclo vital;
h. unificar la terminologa y conceptualizacin de la
descripcin archivstica;

i. contar con una gua general para la construccin o
mejoramiento de normas nacionales en la materia;
j. elaborar instrumentos de descripcin archivstica
manuales o automatizados que permitan la
elaboracin exacta de las unidades de descripcin
y las partes que las componen, es decir, de los
fondos, secciones, series, expedientes y documentos
vinculados y jerarquizados que se derivan del
desempeo de las funciones efectan las instituciones

a lo largo del ciclo vital, en cuanto entidades
productoras de informacin archivstica.
Con base en las normas descritas en este cuaderno, se
abordar la construccin de los instrumentos descriptivos
necesarios en los archivos, especialmente de trmite de las
instituciones, as como en algunos modelos que se incluyen
en el apndice.
39
Captulo III. Los instrumentos de descripcin archivstica: consideraciones metodolgicas
Sumario: 1. Instrumentos de descripcin. 1.1. Guas,
inventarios y catlogos. 1.2. Condiciones institucionales
y documentales para la elaboracin de instrumentos
descriptivos. 2. Ciclo Vital e instrumentos de descripcin.
2.1. Los instrumentos de descripcin en los archivos de
trmite. 2.2. Instrumentos de descripcin en los archivos
de concentracin. 2.3. Archivos histricos e instrumentos
descriptivos. 3. Una breve sntesis.
1. Instrumentos de descripcin
Los instrumentos de descripcin constituyen la llave maestra
que vincula, en la prctica, a los archivos con sus usuarios.
Los instrumentos de descripcin, manuales o automatizados,
registran la informacin resultante de los procesos descriptivos.
Su elaboracin, como se vio en el captulo precedente,
puede realizase en diversos niveles, en concordancia con
las caractersticas y relaciones jerrquicas de los fondos,
secciones, series, expedientes y unidades documentales
simples, y en su caso, las categoras intermedias que se
determinen (subfondos, subsecciones y subseries).
40
Los instrumentos de descripcin tienen que reflejar el contexto

y contenido de los archivos, las vinculaciones y jerarquas de
los documentos, las entidades productoras y las funciones de
las que se deriva su produccin.
Con acierto, Pedro Lpez Gmez36 seala lo siguiente: [] los
instrumentos de descripcin, en esencia, [son] obras de referencia
que identifican, resumen, y localizan fsica e intelectualmente,
en diferentes grados y amplitudes, los archivos [].37
A travs de los instrumentos de descripcin los archivos
brindan los servicios de referencia y consulta a una multitud
muy variada de usuarios, desde investigadores y especialistas
que consultan archivos histricos hasta ciudadanos comunes
que, en ocasin de ejercer sus derechos de acceso a
la informacin, solicitan informaciones diversas a las
instituciones gubernamentales.
Archivista, profesor-investigador de la Facultad de Humanidades de la
Universidad de La Corua, Galicia.
37
Lpez Gmez, Pedro, La representacin de las agrupaciones de fondos
documentales, pdf, p. 35.
36
Cuadro 4. Instrumentos descriptivos, vnculo entre los archivos y sus usuarios
La variedad de usuarios, medios y mecanismos para acceder

a la informacin hacen necesaria la normalizacin de la
descripcin y sus instrumentos, como se ha destacado en el
captulo previo, en virtud de lo cual les es posible compartir
internacionalmente los recursos de informacin, lo que
revela el alto grado de especializacin que han alcanzado los
procesos descriptivos.
Conviene tener en cuenta, sin embargo, que el crecimiento
explosivo de la informacin documental, la introduccin de
tecnologas y las propias actividades asociadas a la gestin
de documentos durante su ciclo vital en la organizaciones

establecen la necesidad de dar un tratamiento diferenciado a
los documentos, tanto para su organizacin (su clasificacin
y ordenacin) como para su descripcin, valoracin,
conservacin y difusin.
En el caso de la descripcin se ha destacado previamente que
el reconocimiento del contexto, el contenido y los sistemas
que han dado lugar a la produccin, manejo, uso y control de
la documentacin, requieren la generacin de instrumentos
descriptivos igualmente diferenciados, en virtud tanto de las
41
consideraciones previas como de las propias caractersticas
de los documentos y sus agrupaciones.
No es igual, por mencionar un ejemplo, disear un instrumento
descriptivo para los fondos documentales como un conjunto
orgnico de informacin que para una serie documental o
un expediente suelto. Los instrumentos descriptivos, aun en la
lgica de reflejar total o parcialmente el contexto y contenido
de la informacin, son diferentes.
Del mismo modo, no son iguales los instrumentos descriptivos
requeridos para acceder a la informacin de los archivos
de trmite que los que se requieren en los archivos de
concentracin o histricos, de acuerdo con la lgica del ciclo
vital y los usos y usuarios de la informacin en cada una de
sus fases.
1.1. Guas, inventarios y catlogos
Para estar en condiciones de elaborar estos instrumentos,
cuidando los aspectos mencionados y sobre todo para
formular su diseo y utilizacin con base en las orientaciones
metodolgicas que sugieren las normas descriptivas,
42
especialmente la isad(g), debern cubrirse algunos

requisitos bsicos. Estos se abordarn en el siguiente
apartado, no sin antes exponer las caractersticas y propsitos
de los principales instrumentos de descripcin.
Los instrumentos de descripcin bsicos son los siguientes:
a. las guas
b. los inventarios
c. los catlogos
Antonia Heredia Herrera, prestigiada archivista espaola,
nos dice lo siguiente sobre los instrumentos descriptivos:
La nica nota que tienen en comn es su finalidad que no
es otra que la descripcin, pero ya su objeto los diferencia
esencialmente. Si el inventario describe a las series
documentales, el catlogo hace objeto de dicha descripcin
a las piezas documentales.38
38
Heredia Herrera, Antonia, Archivstica, inventarios y catlogos, Boletn de la

anabad, vol. xxx, 1980, p. 240.

Las guas, por su parte, ofrecen un panorama general de
los fondos documentales, por lo que su elaboracin es
propia de los archivos histricos. Los inventarios tienen
como su objeto de trabajo las series. Los catlogos
pueden utilizarse para describir los documentos, sean
compuestos (expedientes) o simples (unidad documental
suelta).
La elaboracin de catlogos supone una descripcin
detallada de las unidades documentales. De modo que, en
la medida en que los documentos poseen caractersticas
que los vinculan y relacionan jerarquizndolos dentro
de conjuntos orgnicos, la elaboracin de catlogos
solo tiene sentido si los documentos que describen se
vinculan a sus niveles descriptivos superiores, dada
la condicin multinivel de la descripcin archivstica.
Por lo tanto, los catlogos sobre unidades sueltas, sin
este tipo de vinculaciones, no son frecuentes en la
prctica archivstica. Son las guas y los inventarios
los instrumentos de mayor utilizacin en los procesos
descriptivos, pues ellos permiten conocer, especialmente
las guas, el contexto y contenido de los documentos y el
sistema que los produjo.
Las guas ofrecen realmente la posibilidad de especificar

el contexto y contenido de los fondos, por lo que en
ellas se pueden incluir prcticamente todas las reas de
informacin y los elementos constitutivos de la Norma
isad ( g ).
Los inventarios, a su vez, no alcanzan el nivel de detalle
de las guas para ofrecer un panorama general de la
documentacin archivstica, ni tampoco el nivel de
especificidad de los catlogos sobre los documentos
simples; en primer trmino, porque no son su objeto de
trabajo, pero al ofrecer descripciones generales sobre
una parte concreta de la documentacin, asociada a
las series, su utilidad como recurso informativo y como
instrumento de control, acceso y difusin es indiscutible,
especialmente durante las fases activa y semiactiva
del ciclo vital. As, se constituyen en el instrumento
descriptivo por excelencia de los archivos de trmite y
concentracin.
Resumiendo la importancia y finalidad de los instrumentos
descriptivos, sean manuales o automatizados, podra
decirse que ellos poseen las siguientes caractersticas:
43
Guas:
Ofrecen un panorama completo de los archivos, tienen
como objeto de descripcin los fondos documentales y no
describen a detalle las unidades descriptivas especficas que
en l se incluyan (secciones y series que los conforman). Las
guas incluyen informacin sobre las entidades productoras,
su historia institucional, la evolucin de los archivos, las
relaciones y jerarquas de la documentacin y los recursos
de informacin disponibles para tener acceso a ellos. Para su
elaboracin pueden usarse prcticamente todas las reas de
informacin y los elementos de la Norma isad(g). Las guas se
elaboran usualmente en los archivos histricos.
Inventarios:
Generalmente, describen informacin asociada al concepto
serie documental, teniendo como unidad de descripcin los
expedientes que pertenezcan a la serie, sea en archivos
histricos o administrativos. Los inventarios ofrecen tambin
un panorama de la documentacin, pero no ofrecen muchos
detalles. Los inventarios de series deben relacionarse con la
44
seccin o fondo al que pertenezcan, con la entidad que las

haya producido y con las funciones de las que se deriva su
creacin.
Los inventarios permiten a los archivistas ejercer un
control tcnico de la documentacin y se constituyen
como instrumentos que facilitan el acceso a la informacin
archivstica, tanto en archivos de trmite y concentracin
como en archivos histricos. En la elaboracin de inventarios
pueden incluirse varias reas de informacin y algunos
elementos de la isad(g).
Catlogos:
Los catlogos incluyen informacin detallada de piezas
documentales, es decir, de expedientes o documentos
simples, siempre que pueda relacionrselos con los niveles
descriptivos superiores a los que pertenecen (series,
secciones y fondos). Lo anterior, debido a la interdependencia
de los documentos: de su condicin de multinivel. Los
catlogos se realizan particularmente en archivos histricos,
y su elaboracin es excepcional en archivos administrativos.

Elio Lodolini, un clsico de la archivstica, lo expresa de
la siguiente forma: El inventario es [] un instrumento
compuesto; el nico medio que permite realizar la bsqueda
en un archivo. Del todo intil sera, por el contrario, un catlogo
de documentos, entre otras cosas carente de sentido sin
poner de relieve el aspecto fundamental, archivstico, de los
documentos mismos, es decir, su interdependencia. 39
La formulacin de guas, inventarios o catlogos depende
fundamentalmente del nivel y la unidad de descripcin que se
elijan, ya que no es lo mismo describir todo un fondo o varios
grupos de fondos que describir una serie, un expediente o,
incluso, un documento como ejemplar individual.
Con independencia del nivel y unidad de descripcin elegidos,
los instrumentos descriptivos deben ser herramientas
estandarizadas y homogneas diseadas para su
implementacin y actualizacin constante dentro de un sistema
de archivos, por lo que debe drseles formalidad institucional.
39
Lodolini, Elio, Archivstica. Principios y problemas, Madrid, Boletn de la

anabad, 1993, pp. 207-214.
Los instrumentos descriptivos, en suma, constituyen el medio

esencial, la llave maestra del archivista, que permite abrir las
puertas de acceso a los archivos; son una va til de acceso
a la informacin que cubre las necesidades de informacin
de los usuarios de los archivos, sean estos administradores,
investigadores o ciudadanos.40
1.2. Condiciones institucionales y documentales
para la elaboracin de instrumentos
descriptivos
Para elaborar los instrumentos descriptivos en las
instituciones pblicas de manera eficaz y planificada,
deben tenerse en consideracin una serie de condiciones o
requisitos esenciales, tanto en el plano institucional como en
el documental.
Institucionalmente,
condiciones:
40
deben
cubrirse
las
siguientes
Gmez-Daz, Raquel y Raquel Bringas-Gonzlez, Normalizacin y requisitos

funcionales de la descripcin archivstica: una propuesta metodolgica, pdf,
s/l, Universidad de Salamanca, 2005, pp. 103112.
45
a. Promover la creacin formal de los archivos de trmite,
de concentracin e histricos,41 atendiendo a su
organizacin y funcionamiento como sistema institucional
de archivos, pues de otra forma los instrumentos de control
archivstico, especialmente en materia de descripcin,
tenderan a ser elaborados en forma automatizada,
como productos individualizados, no interconectados a
lo largo del ciclo vital de la documentacin archivstica.
b. Capacitar al personal archivstico en el diseo,
desarrollo e implantacin de los instrumentos de
descripcin archivstica manuales y automatizados
y particularmente, en el conocimiento de las normas
de descripcin.
c. Normalizar, tomando como referencia las normas
internacionales en la materia, los instrumentos
institucionales de descripcin, de conformidad con
el ciclo vital de la documentacin, formalizando su
utilizacin en los diversos niveles de la institucin.
41
Ver en el primer cuaderno la conformacin como sistema de los archivos de

trmite, de concentracin e histricos.
46
d. Introducir tecnologas apropiadas para la integracin

de instrumentos descriptivos automatizados, as como
para su explotacin, uso y control como recursos de
informacin.
e. Establecer servicios de referencia y consulta de
la informacin archivstica, tanto para facilitar el
acceso a la informacin en forma presencial (en
las propias instalaciones de los archivos) como a
distancia, recurriendo ordenadamente a las redes de
comunicacin.
f. Generar planes de descripcin archivstica en forma
permanente, actualizando con base en ellos los
instrumentos de descripcin.
Documentalmente, se requiere, entre otras cosas:
a. Inhibir la produccin masiva de documentos, tanto
a partir del desarrollo de una cultura institucional
en la materia como del establecimiento de polticas
y procedimientos para el tratamiento integral de la
informacin archivstica. Recurdese que, a mayor
volumen documental, mayores sern las dificultades
para describirla.

b. Integrar y estructurar la informacin documental
de las instituciones desde su origen, a travs del
establecimiento de sistemas unificados de clasificacin
y ordenacin archivstica, teniendo en mente que la
informacin desestructurada no permite el correcto
desempeo de la funcin descriptiva ni reconocer el
contexto, el contenido y el sistema que ha creado a los
documentos.
c. Propiciar el desarrollo normativo de la descripcin,
vinculando sus propsitos con los procesos de
valoracin y conservacin de la informacin
documental.
d. Ejecutar los procesos descriptivos y la generacin de
instrumentos en la materia, de manera vinculada con
el desarrollo de polticas para la difusin permanente
de los archivos, para propiciar el acceso institucional,
social y cultural a la informacin archivstica.
2. Ciclo Vital e instrumentos de descripcin

2.1 Los instrumentos de descripcin en los archivos
de trmite
Como se afirm antes, los instrumentos de descripcin
son distintos para las diversas etapas del ciclo vital de los
documentos. En la fase activa de los documentos, ligada
a la operacin de archivos de trmite, los instrumentos
descriptivos deben facilitar principalmente la consulta de la
informacin documental por parte de sus usuarios naturales:
los productores de la informacin, o sea, los servidores
pblicos y empleados de las oficinas que requieren
constantemente de la informacin para el cumplimento de las
gestiones y responsabilidades que les han sido asignadas.
En este caso, si las reas productoras no cuentan, por
un lado, con servicios formales de archivos con reas
formalmente establecidas de archivo de trmite y por
otra parte, con sistemas, mtodos y procedimientos para la
gestin de documentos, las acciones de descripcin se hacen
materialmente imposibles en la prctica, con lo cual se dificulta
enormemente el acceso a la informacin archivstica.
47
En esta condicin es frecuente observar que en una sola
unidad administrativa se cuenta con diversos archivos bajo
el resguardo de los propios productores de la documentacin
o del personal de apoyo secretarial, en lugar de contar con
un servicio unificado de archivo de trmite, como indica la
normatividad a nivel federal en Mxico. Estos, desconociendo
las tcnicas asociadas a la gestin de documentos, archivan
los mismos a partir de criterios personales y subjetivos que
hacen imposible tanto la clasificacin como la ordenacin
y, sobre todo, la descripcin adecuada de la informacin
documental. En una palabra, se carece en esta circunstancia
de sistemas pertinentes de gestin de documentos.42
Si, por el contrario, se cuenta con servicios formales para
el manejo de la documentacin activa y con sistemas y
mtodos de tratamiento de la informacin documental
particularmente en el campo de la clasificacin, la
elaboracin de los instrumentos descriptivos se facilitar
significativamente.
42
Cuestin que, a pesar de la normatividad hasta ahora emitida por el agn y el

ifai, sigue recurrente en la Administracin Pblica Federal.
48
En la etapa activa de los documentos, la bsqueda y

localizacin de la informacin depende en grado extremo del
sistema de clasificacin, en virtud de que en dicho proceso
se ha identificado, agrupado y sistematizado la informacin
documental, con lo que se determina la creacin de los
cuadros de clasificacin para identificar, codificar y jerarquizar
los documentos producidos por las organizaciones.
La utilizacin del cuadro de clasificacin y la ordenacin
adecuada de los documentos en los espacios y mobiliario
de los archivos facilitar la elaboracin de inventarios, dado
que en la clasificacin se habrn identificado plenamente las
categoras de agrupacin de la informacin documental, es
decir, los fondos, secciones y series que han sido producidas
por las oficinas gestoras.
El inventario ser, entonces, un sencillo instrumento destinado
a la localizacin de la informacin depositada en los archivos
para poder acceder a su documentacin.
En caso de que no se cuente con un sistema de clasificacin
formal, este podr ser construido a partir de la generacin

de un estudio institucional y documental,43 as como con la
utilizacin como instrumento auxiliar de la norma isdf,
destinada a la descripcin de las funciones de los organismos,
con la consecuente posibilidad de identificar los documentos
que derivan del desempeo de estas.
Una vez identificada, agrupada y jerarquizada la informacin
documental con la utilizacin de dicha norma, podr integrarse
el cuadro de clasificacin, con lo cual se facilita la elaboracin
posterior de inventarios para su descripcin.
Cabe recordar que, de acuerdo con la legislacin vigente
en materia de transparencia, el acceso a la informacin por
parte de la sociedad puede darse en todas las etapas del
ciclo vital; es decir, se puede consultar informacin desde
los archivos de trmite y concentracin y no nicamente
en los archivos histricos, como ocurra antes de la Ley
Federal de Transparencia. Por eso, los inventarios como
instrumentos descriptivos deben formularse de manera
tal que permitan la plena localizacin de la informacin
documental y, al menos, de los datos bsicos asociados a
su contexto de produccin.
43
De no contarse con estos instrumentos, el acceso a la

informacin pblica gubernamental podra hacerse, en la
prctica, nugatorio. A eso se debe la urgencia de atender
los requerimientos mencionados en este cuaderno. Es
en los archivos de trmite, como entidades gestoras de la
documentacin activa del ciclo vital, donde prevalecen los
mayores problemas para el tratamiento de la informacin
archivstica, lo cuales repercuten en las etapas posteriores
del ciclo.
Son dos los tipos de inventario bsicos que se pueden
elaborar en los archivos de trmite, previamente salvadas las
consideraciones hechas en este aspecto: en primer trmino, el
inventario de la documentacin activa la que se encuentre en
uso vigente en las oficinas gestoras el cual, por la movilidad
de la documentacin, deber tenerse permanentemente
actualizado; en segundo trmino, el inventario de transferencia
primaria, que, siendo un instrumento asociado a la valoracin
documental, es tambin un instrumento de descripcin
con carcter y propsito distintos: facilitar el control de la
transferencia de los documentos entre los archivos de trmite
y el archivo de concentracin.
Sobre el particular, ver el tercer cuaderno de la presente coleccin.
49
Los inventarios mencionados, con independencia de su
propsito, podrn formularse de conformidad con las
recomendaciones de la Norma isad(g), teniendo como nivel
de descripcin la serie documental, y como unidad de
descripcin, los expedientes de cada serie. En el apndice
del presente cuaderno se muestra un modelo referencial
asociado al inventario de archivo de trmite.
2.2. Instrumentos de descripcin en los archivos
de concentracin
Los archivos de concentracin constituyen las reas
encargadas de la administracin de los documentos en la
fase semiactiva del ciclo vital. La informacin documental,
de acuerdo con los procesos de valoracin y disposicin,
se conserva en ellos precautoriamente en tanto concluyen
sus vigencias administrativas, legales y fiscales, o sea, los
valores primarios de la documentacin.44
Los archivos de concentracin con frecuencia legan los vicios
de origen de la documentacin: los que fueron provocados en
44
Sobre el tema de la valoracin documental, se sugiere consultar el quinto

cuaderno de la presente coleccin.
50
la primera etapa del ciclo ante la ausencia de medidas para el

tratamiento tcnico de la documentacin archivstica.
En razn de lo anterior, estos archivos suelen ser reas
de depsito de materiales documentales indebidamente
identificados,
agrupados
y
sistematizados.
La
documentacin que llega a ellos lo hace con frecuencia
en forma desestructurada, no respaldada en sistemas de
clasificacin eficaces, y escasamente descritos en listados
de transferencia. Tambin es frecuente que la documentacin
no ingrese a estas unidades en forma seriada, o sea, sin que
fsica y conceptualmente se hayan asociado los documentos
y expedientes a las series relacionadas.
Tal hecho convierte a los archivos de concentracin en bodegas
de papeles inservibles ms que en centros neurlgicos de
informacin archivstica que sean susceptibles de usarse
como referencia y posteriormente como memoria histrica
de las instituciones. Por esta razn, la propia administracin
pblica denomina este tipo de unidades, peyorativamente,
como archivos muertos.

Cabe destacar que, a partir de la normatividad archivstica
emitida por el agn y el ifai, esta tendencia se ha inhibido
significativamente, a pesar de ser frecuente encontrar en la
administracin pblica mexicana un buen nmero de archivos
muertos que carecen de las ms elementales reglas de
operacin. Por eso, su descripcin se antoja materialmente
imposible, salvo que dichos archivos se reorganizaran a partir
de actividades que permitan reconstruir su origen estructural
y funcional, con base en el principio de procedencia y orden
original de la documentacin.45
Librados los problemas anteriores, la ejecucin de procesos
descriptivos en esta instancia tiene como objeto grandes
volmenes documentales, por lo que si la documentacin que
les ha sido transferida por los archivos de trmite cuenta con
una clasificacin uniforme y estandarizada y con inventarios
de transferencia primaria eficazmente elaborados, la
descripcin de la documentacin semiactiva podr realizarse
sin grandes dificultades.
45
Sobre el principio de procedencia, se sugiere consultar el tercer cuaderno

de la presente coleccin.
La descripcin, bajo estas condiciones, podr llevarse a

cabo a partir del nivel de descripcin, asociado a la categora
de seccin, y como unidades de descripcin, a las series
documentales. Si es preciso inventariar la documentacin
por serie, los inventarios de transferencia primaria podrn
ofrecer la informacin de este nivel de descripcin y de los
expedientes que forman parte de cada serie.
Tres son los tipos de inventarios bsicos que se manejan en
los archivos de concentracin: 1) los de la documentacin
semiactiva bajo resguardo del archivo; 2) los de transferencia
secundaria que, al igual que el de transferencia primaria,
constituyen una instrumento de los procesos de valoracin
documental, la cual se elabora para transferir la documentacin
de valor permanente a las reas de archivo histrico, y 3)
los inventarios de depuracin de archivos, instrumento
fundamental, tambin asociado a los procesos de valoracin.
En estos ltimos, sin embargo, se describe la documentacin
que, concluida su utilidad primaria, no adquiere un valor
secundario que amerite su resguardo en un archivo histrico,
y por lo tanto puede ser sujeta a un proceso de eliminacin
razonada, en concordancia con las disposiciones oficiales
51
que sobre el particular considera la legislacin vigente en la
materia.46
Los inventarios de depuracin, en plena era de la
transparencia, pueden ofrecer informacin fidedigna sobre la
documentacin que, avalada por la legislacin vigente, puede
ser eliminada de los archivos pblicos gubernamentales sin
perjuicio alguno para las instituciones y en beneficio de la
propia transparencia, de ah que su descripcin deba ser lo
ms completa posible.
Sobre este tipo de inventarios, se presenta en el apndice
del presente cuaderno un modelo de inventario de archivo de
concentracin.47
Legislacin que faculta al Archivo General de la Nacin y a la Direccin

General de Contabilidad Gubernamental e Informes de la Gestin Pblica
de la Secretara de Hacienda, como entidades autorizadas para determinar
la eliminacin definitiva de la documentacin administrativa y contable del
Sector Pblico Federal. Sobre el particular, ver el Instructivo para el trmite
y control de bajas de documentacin del Gobierno federal. pdf disponible en
www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_bajas2010.pdf.
47
Los inventarios de transferencia pueden consultarse en el apndice del
quinto cuaderno.
46
52
2.3. Archivos histricos e instrumentos descriptivos

La descripcin en los archivos histricos constituye,
como hemos visto en los temas precedentes, un proceso
altamente especializado. En los archivos histricos,
particularmente en el Archivo General de la Nacin y
en los archivos histricos de las entidades federativas
de Mxico, los procesos de descripcin se realizan en
forma continua tanto para la documentacin que se les
ha transferido desde los archivos administrativos como
de materiales documentales de instituciones privadas o
particulares.
Cabra aqu hacer una acotacin importante: en el caso
de las dependencias y entidades del Gobierno federal,
la inexistencia de archivos histricos como unidades
formalmente establecidas es muy alta. Muchas de las
instituciones han transferido su documentacin histrica
al Archivo General de la Nacin, pero en realidad la mayor
parte de ellas no lo han hecho recientemente ni cuentan
con esta figura en su estructura organizacional. Esto no
les permite, por lo tanto, conducir adecuadamente el ciclo
de vida de los documentos.

Por esta razn, en los archivos de concentracin se sigue
conservando documentacin que podra considerarse como
histrica, salvo por el hecho de que, al no encontrarse sujeta
a procesos de descripcin y valoracin, las instituciones las
conservan, pues desconocen su utilidad como testimonio y
memoria. Tampoco se descarta la posibilidad de que, ante
la ausencia de espacios para resguardar archivos en las
instituciones, la inexistencia de archivos histricos formales y
la falta de tratamiento tcnico de la informacin archivstica,
hayan supuesto la eliminacin de documentos con un posible
valor permanente.
En razn de lo anterior, la ejecucin de procesos descriptivos
en las instituciones pblicas es muy limitada, excepto en las
que s cuentan con una gran tradicin archivstica, as como
en las que han establecido formalmente su archivo histrico
institucional.48
48
Tales son los casos, por ejemplo, de las Secretaras de Relaciones

Exteriores, Defensa Nacional, Marina, Salud, entre otras.
La prctica descriptiva en archivos histricos ha sido, por las

razones previas, muy limitada en la Administracin Pblica
Federal, lo que sugiere, en primer trmino, construir las
condiciones organizacionales bsicas para la formacin de
archivos histricos en el marco de la creacin de sistemas
institucionales de archivos y, paralelamente, sujetar la
documentacin a procesos de valoracin y descripcin,
previa clasificacin de los mismos.
Salvadas las circunstancias descritas, la ejecucin de
procesos descriptivos en los archivos histricos puede
apoyarse plenamente en la metodologa sugerida por las
normas internacionales respectivas, particularmente en
la isad(g) y en la isaar (cpf), tomndolas como referencia
importante, pues a partir de las reas de informacin y
elementos constitutivos contenidos en dichas normas podrn
establecerse los criterios institucionales para la elaboracin
de los instrumentos descriptivos de los archivos histricos.
Estos, como se ha planteado en captulos previos, deben ser
explicativos del contexto, contenido y de los sistemas que
han producido la documentacin, con la mira puesta en su
difusin e intercambio, as como para atender las necesidades
de usuarios metainstitucionales.
53
En este sentido, bien seala Martn Suqua:
En la medida en la que los documentos adquieren valor
histrico y van perdiendo el administrativo, se diversifican
los puntos de acceso que pueden resultar interesantes para
los usuarios. La progresiva aparicin de valores histricos
Los archivos histricos tendrn tambin como instrumentos

de apoyo descriptivo los inventarios formulados en las etapas
previas del ciclo vital de la documentacin, as como los
catlogos y otros recursos de informacin que los propios
archivos histricos elaboren para ofrecer la informacin
referencial de los fondos bajo su custodia.
del documento abre el abanico de usuarios de este. Es

posible que el usuario no tenga en cuenta el criterio de
procedencia al efectuar el proceso de bsqueda lo que no
significa que este usuario no deba posteriormente entender
el documento como testigo de un proceso administrativo
determinado, en estos casos el investigador busca
en documentos creados con un fin determinado valores
Dada la alta especialidad de la descripcin en archivos

histricos, que ameritara un tratamiento ms detallado, en
el presente cuaderno no se formulan modelos descriptivos
como referencia para su uso en las instituciones; solo se
sugiere la posibilidad de apoyarse en las recomendaciones
metodolgicas de las normas internacionales ya citadas.
informativos que el creador del documento no pretenda

reproducir. Estas circunstancias obligan a no utilizar criterios
de bsqueda por navegacin a travs de la procedencia sino
ecuaciones de bsqueda directa de trminos que interesen
al usuario. En todo caso esto se produce sobre todo en la
descripcin de documentos de tipo histrico.49
49
Martn Suqua, Ramn, op. cit., p. 58.
54
3. Una breve sntesis

Como se ha destacado a lo largo del presente capitulo,
los instrumentos de descripcin poseen caractersticas
especiales, por lo que su diseo y construccin depende
de una serie de circunstancias y requisitos esenciales, as
como del tratamiento tcnico que se d a la documentacin
en las diversas fases del ciclo vital y, particularmente, a la
construccin formal de sistemas institucionales de archivos.

Las guas, los inventarios y los catlogos, cuando procede
su formulacin, son distintos en los archivos de trmite,
concentracin e histrico, pero a pesar de esta distincin, su
elaboracin debe hacerse desde la perspectiva de vincular
las fases del ciclo, con la mira puesta en que los instrumentos
descriptivos formulados en una etapa previa podrn ser de
suma utilidad para las etapas posteriores del ciclo.
La utilizacin de las normas internacionales como referencia
metodolgica especialmente para los instrumentos de
descripcin de archivos histricos resulta esencial, pues
ofrecen parmetros eficaces en el diseo, desarrollo e
implantacin de los instrumentos descriptivos que se formulen
institucionalmente.
En la construccin de los instrumentos descriptivos debe
tenerse siempre en mente la utilidad que tendrn para los
diversos usuarios a lo largo del ciclo vital, cuyos intereses
para acceder a la informacin archivstica son frecuentemente
divergentes. No es lo mismo el usuario institucional que el
investigador especializado o que el ciudadano comn. Este

hecho representa un reto importante para estandarizar, en
lo posible, los puntos de acceso a la informacin archivstica
que se incluirn en los instrumentos descriptivos.
Cabe destacar, finalmente, que la utilizacin de tecnologa
de ltima generacin resulta esencial para construir los
recursos de informacin destinados a facilitar el acceso a la
informacin archivstica.
La construccin de poderosas bases de datos relacionales,
la generacin de los instrumentos descriptivos en forma
automatizada, el diseo de descripciones (metadatos) para
el manejo de la informacin electrnica como informacin
archivstica, la digitalizacin de documentos de archivo y el
uso eficaz de las redes de comunicacin, como el internet,
podrn auxiliar los procesos descriptivos en cualquiera de las
etapas del ciclo. As se favorecera tanto la gestin de los
documentos como su tratamiento archivstico y el acceso de
todo tipo de usuarios a la informacin de los archivos.
55
Captulo IV. Hacia un plan de descripcin archivstica
Sumario: 1. Justificacin del plan. 2. Propsitos del plan.
3. Fases del plan. 3.1. Fase de organizacin. 3.2. Fase de
desarrollo. 3.3. Fase de implementacin.
1. Justificacin del plan

El establecimiento de un plan de descripcin archivstica
resulta esencial en las organizaciones, pues, como se
ha visto en el presente cuaderno, la descripcin es un
proceso que implica no solo el diseo de instrumentos
descriptivos eficaces, sino el anlisis de la informacin
documental, cuyo registro en los instrumentos descriptivos
debe permitir el conocimiento del contexto, contenido y el
sistema que la ha producido.
Por otra parte, el diseo de los instrumentos de
descripcin debe estar atento a la diversidad de
usuarios de la informacin archivstica, as como a su
construccin, utilizando tecnologa que permita explotar
y difundir estos recursos de informacin para favorecer el
acceso presencial y a distancia a la documentacin
56
archivstica en cualquiera de las etapas o fases de su

ciclo vital.
En la estrategia de planeacin deben tenerse en cuenta
dos tiempos secuenciales: el primero, destinado a construir
las condiciones organizacionales y tcnicas que permitan
establecer programas continuos de descripcin archivstica
en las instituciones pblicas, y en segundo trmino, disear,
desarrollar, implantar y mantener actualizados los procesos
e instrumentos de descripcin en forma permanente.
Como en el caso de la clasificacin y la valoracin documental,
la planeacin en el mbito de la descripcin debe apoyarse
en las tcnicas y supuestos que toda planeacin estratgica
exige para hacer de este un instrumento eficaz que permita
medir el desarrollo archivstico en las instituciones. Todo
esto justifica plenamente su formulacin que, en el caso
de las instituciones del Gobierno federal en Mxico, debe
estar bajo la responsabilidad de las reas coordinadoras
de archivos, en cuanto autoridad archivstica superior de
las instituciones pblicas.

En atencin a lo anterior, las principales fases y actividades
asociadas a un plan de esta naturaleza se describen
brevemente a continuacin.
establecer las acciones de capacitacin y asesora

tcnica para la implantacin de programas
descriptivos;
2. Propsitos del plan
formalizar
los
instrumentos
institucionalmente.
El plan de descripcin archivstica tendra, entre otros, los

siguientes propsitos:
la formacin de un grupo ad hoc para el diseo,
desarrollo, implantacin y actualizacin de los
instrumentos de descripcin a elaborar;
de
descripcin
3. Fases del plan

3.1. Fase de organizacin
La fase de organizacin tiene como propsito construir
las condiciones tcnicas para la formulacin continua de
determinar los instrumentos de descripcin archivstica

que se requieren en los distintos archivos de un
sistema institucional;
programas de descripcin archivstica en las instituciones. En

esta fase debern llevarse a cabo las siguientes actividades
bsicas:
automatizar los instrumentos de descripcin y optimizar

su manejo;
usar las metodologas universalmente aceptadas para

la formulacin de los procesos descriptivos [isad(g) e
a. formar un grupo interdisciplinario, bajo la direccin

del rea coordinadora de archivos en la institucin,
para el diseo, desarrollo, implantacin y
formalizacin del plan de descripcin archivstica;
b. identificar, mediante el levantamiento de un
diagnstico, el estado de la cuestin en materia
isaar (cpf)];
57
descriptiva institucional, particularmente en los
archivos de trmite y concentracin, as como en
su caso en los histricos. Cabe destacar que
este diagnstico puede formar parte de un proyecto
mucho ms amplio en el cual se determinen las
condiciones organizacionales de los archivos, de
cara a la creacin de los sistemas institucionales
de archivos; asimismo, para identificar las
condiciones asociadas al tratamiento archivstico
de la informacin documental, particularmente en
materia de clasificacin, valoracin y descripcin;50
c. formular un reporte de la situacin encontrada en
materia descriptiva; particularmente, atendiendo a
las consideraciones siguientes:
instrumentos de descripcin en el uso de los
archivos de trmite, concentracin y, en su
caso, histricos;
vinculaciones operativas de los instrumentos

de descripcin (si permiten su uso consecutivo
en las diversas etapas del ciclo);
relaciones de los instrumentos de descripcin
con otros de control archivstico, particularmente
en materia de clasificacin y valoracin
documental;
otros recursos disponibles para promover el
acceso y difusin de la informacin archivstica,
sea en forma presencial o a distancia;
conocimiento del personal archivstico en
materia descriptiva (especialmente, para
identificar si conocen las normas en la
materia);
perfil de necesidades de capacitacin en la
materia;
50
En los cuadernos de la presente coleccin se incluyen esquemas de

planeacin sobre las diversas materias que abordan, por lo que se sugiere
ver las especificaciones asociadas a cada caso.
58

uso de tecnologa y programas para la
descripcin archivstica automatizada en los
diversos archivos institucionales;
reconocimiento del perfil de usuarios de la
informacin archivstica.
d. obtenida la informacin diagnstica, deber
elaborarse un documento ejecutivo con sus resultados
para de difundir institucionalmente la situacin que
prevalece; asimismo, para proponer las acciones
bsicas para el diseo de normatividad institucional,
tomando como referencia metodolgica las normas
internacionales desarrolladas con el mismo fin.
El documento de difusin debe realizarse con el
propsito de conseguir su aceptacin por parte de
los archivistas y de la autoridad administrativa para
impulsar programas permanentes de descripcin
archivstica y la construccin estandarizada de los
instrumentos de descripcin que procedan, para su
uso en el universo de los archivos institucionales;
e. desarrollar un diseo para la elaboracin y
normalizacin institucional de los principales
f.
instrumentos de descripcin para los archivos. El

diseo deber ser lo suficientemente explicativo
para su posterior implantacin, por lo que deber
acompaarse de un instructivo o manual de uso;
en su caso, disear programas para la automatizacin
de los instrumentos descriptivos.
3.2. Fase de desarrollo

En la fase de desarrollo se llevarn a cabo las siguientes
acciones:
1) Elaborado el diseo de instrumentos, se debe
capacitar al personal en forma permanente, como
parte de un programa continuo. El propsito es la
habilitacin tcnica del personal para el uso de los
instrumentos.
2) El proceso de capacitacin podr sugerir acciones
de retroalimentacin de los instrumentos diseados;
por eso, estas acciones tambin deben verse como
un proceso de consenso respecto a su utilidad y
pertinencia.
59
3) Formulacin de los instrumentos definitivos

de descripcin y de los mecanismos para su
implementacin en los archivos institucionales.
4) Establecimiento de un programa de asesoras de
apoyo tcnico, destinado a favorecer la implantacin
de los instrumentos de descripcin archivstica.
5) Desarrollo, en su caso, de sistemas informticos
para el uso automatizado de los instrumentos e
descripcin.
3.3. Fase de implementacin
En esta fase se llevar, en forma programada, la
implementacin de los instrumentos de descripcin,
considerando las siguientes actividades:
a.
60
talleres de descripcin en los archivos administrativos

y, en su caso, en el archivo histrico institucional.
Asimismo, se debe establecer un programa
permanente de capacitacin;
b. asesoras in situ para el uso de los instrumentos

descriptivos;
c. en su caso, incorporacin de tecnologas y
programas para el manejo automatizado de los
instrumentos descriptivos;
d. formalizacin institucional del sistema de descripcin
archivstica: un acuerdo de mayor amplitud para la
gestin de los documentos institucionales.
Conclusiones
La descripcin archivstica, como se ha visto a lo largo del
presente cuaderno, constituye uno de los principales procesos
para la gestin de documentos. Se liga sustancialmente a
la clasificacin y la ordenacin archivstica, en las que se
apoya y encuentra su condicin esencial para la ejecucin
ordenada de otros procesos archivsticos, como la valoracin
y la difusin de la informacin documental.
de las habilidades y del conocimiento tcnico de los

profesionales de los archivos, implica la intervencin de
otros profesionales de la informacin, especialmente
del mbito informtico, dados los usos cada vez ms
frecuentes de tecnologa de punta para registrar y distribuir
la informacin archivstica, tanto en forma presencial como
sobre todo a distancia.
La ejecucin de los procesos descriptivos tiene como su objeto

principal la explicacin del contexto, el contenido y el sistema
que ha producido a la informacin archivstica. Asimismo,
favorecer su consulta expedita por parte de usuarios diversos
en las distintas fases del ciclo de vida de los documentos.
La introduccin de tecnologa y el manejo de informacin

electrnica y digital, as como la diversidad de usos y
usuarios de la informacin, que van desde investigadores
especializados hasta ciudadanos comunes, pasando por
los propios administradores pblicos que precisan de la
informacin para el desempeo cotidiano de sus actividades,
ha supuesto el desarrollo de lenguajes, procesos, mtodos,
regulaciones y normas que faciliten el intercambio y la
consulta de informacin internacionalmente.
Tambin se propone la posibilidad de intercambiar

informaciones sobre los archivos, tanto a nivel nacional como
internacional, con otros archivos y con usuarios interesados
en su consulta.
La descripcin constituye un proceso especializado que,
aun cuando su desempeo depende fundamentalmente
Muestra de este desarrollo lo revelan los mltiples esfuerzos,

particularmente encabezados por el Consejo Internacional de
Archivos, para normalizar la funcin descriptiva. El resultado
61
ha sido la generacin de normas y metodologas como la isad(g),
para la descripcin de los documentos de archivo; la isaar
(cpf), para la descripcin de autoridades en cuanto entidades
productoras, y la isdf para la descripcin de funciones que dan
lugar a la produccin y uso de informacin documental.
El desarrollo normativo, especialmente asociado a las normas
enunciadas, ofrece pistas metodolgicas para su uso como
referencia en la construccin de normas y regulaciones
nacionales o institucionales que hagan posible la ejecucin
de los procesos descriptivos.
A partir de estas orientaciones, es posible disear con
apego a metodologas comunes los instrumentos bsicos
para la descripcin; entre ellos, las guas, los inventarios y
catlogos, cuya elaboracin puede formularse a partir de
las reas de informacin y de los elementos constitutivos
regulados por las normas citadas, pero debe tenerse en
cuenta su adaptacin a las necesidades concretas de cada
caso y de cada archivo.
Los instrumentos de descripcin no solo deben posibilitar
la consulta de los documentos de archivo, sino tambin
62
explicar las relaciones, jerarquas e interdependencia de

las agrupaciones documentales (fondos, secciones, series,
expedientes y unidades documentales simples), pues de
otra forma no sera posible explicar, a travs de ellos, el
contexto y contenido de los archivos, ni atender con eficacia
las peticiones de acceso ante los usos diferenciados de la
informacin a lo largo de su ciclo vital.
En el diseo, desarrollo, uso e implantacin de los instrumentos
descriptivos debern tenerse en cuenta algunos requisitos
bsicos, de carcter institucional y documental, que permitan
la ejecucin ordenada de los procesos descriptivos. Entre
otros, los siguientes: posibilitar la creacin de los sistemas
institucionales de archivos y propiciar el desarrollo tcnico
de la gestin de documentos, ligando en ellos, a lo largo del
ciclo vital de la documentacin, los asociados a las acciones
de clasificacin, ordenacin, descripcin, valoracin,
conservacin y difusin archivstica, como un proceso integral
y continuo de gestin de documentos.
En el diseo y puesta en marcha de los instrumentos de
descripcin, tambin se deber tener en cuenta el tipo de
necesidades informativas tanto de los archivos de trmite

como de los de concentracin e histricos, y privilegiar para
los archivos activos y semiactivos el desarrollo de inventarios
que hagan posible la consulta expedita de la informacin,
especialmente por sus usuarios naturales, o sea, los
administradores pblicos, y en el caso de los archivos
histricos, las guas de fondos, para potenciar el acceso a los
archivos con propsitos de investigacin.
Conviene mantener en la mira que la informacin archivstica,
ante la perspectiva de una nueva cultura de transparencia,
acceso a la informacin y rendicin de cuentas, puede ser
consultada con fines y propsitos diversos por usuarios distintos
de los administradores e investigadores. Esto implica favorecer,
en beneficio del ciudadano comn, el desarrollo de instrumentos
estandarizados para la expedita consulta de los archivos.
Del mismo modo, habr que tener cuidado en la introduccin
y manejo ordenado de tecnologa, para potenciar el uso de
los instrumentos de descripcin y favorecer tanto los servicios

de referencia y consulta en los propios archivos como los que
se brinden a distancia con el uso de redes de comunicacin,
como el internet.
Finalmente, es necesario recalcar la importancia de
establecer un plan de descripcin archivstica, como
elemento estratgico para propiciar institucionalmente
el diseo, desarrollo, implantacin y formalizacin de
la descripcin , as como el uso y normalizacin de los
instrumentos descriptivos.
La formacin de un grupo interdisciplinario con este
propsito, el levantamiento de informacin para reconocer
el estado de la cuestin en las instituciones, las acciones
de capacitacin y asesora tcnica y el desarrollo ordenado
de sistemas y programas informticos contribuirn al mejor
desempeo de la funcin y sus instrumentos.
63
Glosario51
Acceso a la informacin: derecho ciudadano de consultar,
de acuerdo con las disposiciones legales correspondientes,
la informacin pblica gubernamental.
Administracin de archivos: planeacin, organizacin,
direccin y control de las estructuras archivsticas y sus
recursos de operacin (humanos, materiales, tcnicos,
tecnolgicos, presupuestales).
Administracin de documentos: metodologa integral
para planear, dirigir y controlar la produccin, organizacin,
circulacin y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo
institucional de vida, atendiendo a una mayor economa y
racionalizacin en el manejo de los recursos operativos y las
estructuras archivsticas.
Administrador o gestor de documentos: profesional
encargado de dar tratamiento tcnico a los documentos
y archivos, con el propsito de organizarlos, valorarlos,
conservarlos y difundirlos
Agrupacin documental: asociaciones sucesivas de los
documentos de archivo que permiten vincularlos con el
expediente al que deben incorporarse, as como vincular
a los expedientes con la serie y fondo de archivo al que
pertenecen.
64
Archivo: el concepto tiene tres acepciones: 1. Conjunto

orgnico y organizado de informacin en cualquier soporte,
producida o recibida en el ejercicio de las funciones
y atribuciones de personas fsicas o jurdicas, pblicas y
privadas. 2. Entidad o institucin archivstica formalmente
establecida, esto es, como oficina, unidad administrativa
o estructura registrada en los organigramas y los reglamentos
de organizacin y funcionamiento de las instituciones.
3. Espacio fsico en el que se deposita la documentacin que
lo conforma, es decir, el archivo como depsito.
Archivo de concentracin: unidad responsable de la
administracin de documentos cuya frecuencia de consulta
haya disminuido (semiactiva) y que permanecen en l hasta
que concluye su plazo de conservacin, en razn de sus
valores primarios de carcter administrativo, legal y fiscal. (En
el mbito hispanoamericano, esta unidad puede entenderse
tambin como archivo general, archivo de transferencia,
archivo intermedio).
51
Algunas de las definiciones del glosario fueron tomadas de los Lineamientos

Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, emitidos
por el ifai y el agn (dof, 20 de febrero de 2004). Otras definiciones fueron
hechas o precisadas por el autor.

Archivo histrico: Unidad responsable de organizar,
describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la
memoria documental institucional.
Archivo de trmite: constituye la unidad responsable de la
administracin de documentos en gestin, de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de
cualquier unidad administrativa u oficina.
Atribucin: capacidades competenciales de carcter general
de las organizaciones y sus divisiones internas, dadas a estas
por mandato legal.
Baja o depuracin documental: proceso de eliminacin
razonada y sistemtica de documentacin que haya prescrito
en sus valores primarios administrativos, legales y
fiscales, y que no posea valores secundarios o histricos
evidenciales, testimoniales o informativos, de conformidad
con el Catlogo de Disposicin Documental.
Catlogo de disposicin documental: registro general
y sistemtico que establece los valores primarios de
la documentacin, los plazos de conservacin o vigencia
documental en los archivos de trmite y concentracin, y la
determinacin de su destino final al trmino de sus vigencias,
que puede ser su eliminacin definitiva en caso de
carecer de valores secundarios o bien, su seleccin como
documentacin histrica o de valor permanente, susceptible
de transferirse para su conservacin y divulgacin a una

unidad de archivo histrico. (Tambin se lo conoce como
tablas de retencin, cuadro de vigencias o calendarios de
conservacin).
Clasificacin archivstica: proceso de identificacin,
agrupacin por sus clases y diferencias, sistematizacin
y codificacin de expedientes de acuerdo con su origen
estructural y funcional.
Ciclo vital de los documentos: fases por las que pasan
los documentos en una institucin y que se caracterizan por
diversos usos institucionales de la informacin: una primera
etapa, denominada activa o de gestin de la informacin
documental; una segunda fase, conocida como semiactiva o
de conservacin precautoria de los documentos, y una tercera
etapa, inactiva o histrica de los testimonios documentales.
El ciclo vital se conoce tambin como la teora de las tres
edades de los documentos, a los que se da tratamiento en los
archivos de trmite durante su primera edad, en el archivo de
concentracin durante la segunda edad, y en el archivo
histrico durante su tercera edad.
Comit de Archivos: organismo constituido por archivistas
y, en su caso, administradores, para la coordinacin de
acciones o programas archivsticos dentro de una institucin.
Est avalado por la legislacin o normativa institucional
oficial.
65
Conservacin archivstica: procesos y medidas destinados
a asegurar la preservacin, la prevencin o restauracin
de alteraciones fsicas de los documentos de archivo, y el
mantenimiento de los soportes en los que se encuentren.
General de Descripcin Archivstica, isad(g) [por las siglas

en ingls de General International Standard Archival
Description. Puede descargarse en pdf desde www.mcu.es/
archivos/CE/RecProf/NormasDocumentos.html].
Control de gestin: conjunto de acciones destinadas al

seguimiento, evaluacin y cumplimiento de actividades y
proyectos.
Disposicin documental: Destino sucesivo inmediato de

los expedientes y series documentales dentro de un sistema
institucional de archivos, una vez que prescriben sus valores
primarios, administrativos, legales y fiscales. As, el destino
inmediato de los expedientes cuya utilidad administrativa o
de gestin prescriba en el archivo de trmite ser el archivo de
concentracin. Del mismo modo, el destino inmediato de los
expedientes que prescriben en el Archivo de Concentracin
ser la seleccin de los mismos como archivo histrico,
o su eliminacin en caso de que carezcan de valores
secundarios.
Correspondencia: conjunto de comunicaciones administrativas

emitidas o recibidas por las unidades administrativas u
oficinas de la institucin en el desempeo de sus actividades
y el ejercicio de sus atribuciones.
Cuadro general de clasificacin archivstica: modelo e
instrumento lgico que representa de forma sistemtica las
categoras establecidas como resultado de la clasificacin
archivstica y que refleja la estructura de los fondos con base
en las estructuras orgnicas y las atribuciones y funciones de
las instituciones.
Descripcin archivstica: elaboracin de una representacin
exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las
partes que la componen, mediante la recopilacin, el anlisis,
la organizacin y el registro de la informacin que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos
de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha
producido, de conformidad con la Norma Internacional
66
Documento (o unidad documental simple): todo registro

material de informacin con independencia del soporte en el
que se encuentre y los fines para los que haya sido creado.
Documento de archivo: informacin registrada en cualquier
soporte, producida, recibida y conservada por cualquier
persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus competencias
o en el desarrollo de su actividad y funciones, y que posee
un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan
calidad probatoria de eventos y procesos de la gestin
institucional.

Documento electrnico: informacin producida, usada,
enviada o recibida por medios electrnicos o migrada a estos
por medio de un tratamiento automatizado, y que requiera de
una herramienta especfica para ser legible o recuperable.
Estructura organizacional: oficina o unidad administrativa
formalmente establecida dentro de las instituciones, que
cuenta con atribuciones y funciones legales y recursos para
su desempeo.
Expediente (o unidad documental compuesta): unidad
documental constituida por varios documentos de archivo,
ordenados lgica y cronolgicamente y relacionados por
un mismo asunto, materia, actividad o trmite, o por ser
resultado de un mismo proceso de gestin y acumulacin de
los documentos que los constituyen.
Explosin de documentos: produccin masiva
descontrolada de documentos en las instituciones.
Fondo: conjunto de documentos, con independencia de

su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente
o utilizados por una persona fsica, familia o entidad en el
transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Funcin: cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o
tarea asignada a una institucin por la legislacin, poltica
o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjunto de
operaciones coordinadas como subfunciones, procesos,

actividades, tareas o acciones.
Gestin documental (o gestin de documentos):
tratamiento integrado de la documentacin a lo largo de su
ciclo vital a travs de la ejecucin de procesos de produccin,
integracin, clasificacin, ordenacin, descripcin, valoracin,
conservacin y difusin de la informacin archivstica.
Informacin adjetiva: informacin administrativa que
genera documentacin comn a todas las dependencias o
entidades.
Informacin documental: informacin producida por
instituciones o entidades, registrada en documentos de
archivo. Sinnimo de informacin archivstica.
Informacin de gestin: informacin formalmente registrada
en cualquier soporte que derive del desempeo de las
funciones o atribuciones de cualquier institucin, dependencia
o entidad o que se requiera para el desempeo de estas.
Informacin sustantiva: informacin especfica de las
instituciones relacionadas con la razn de ser de las mismas.
Instrumentos de control archivstico: instrumentos tcnicos
que permiten el desempeo de las actividades archivsticas y
el control de la documentacin a lo largo de su ciclo vital.
67
Inventarios documentales: instrumentos de consulta que
describen las series o expedientes de un archivo y que permiten
su localizacin (inventario general), transferencia (inventario
o relacin de transferencia) o baja documental (relacin de
expedientes objeto de eliminacin).
Normatividad archivstica: conjunto de regulaciones,
lineamientos o disposiciones jurdicas, tcnicas o administrativas
para la gestin de documentos y la organizacin de archivos.
Organizacin estructural de los archivos: creacin formal
de los archivos de trmite, de concentracin o histricos,
reconocida jurdicamente por las instituciones.
Planeacin estratgica: proceso que se efecta para la
determinacin de objetivos, metas, desarrollo de actividades y
evaluacin de resultados en cualquier campo de actividad.
Rendicin de cuentas: obligacin de los funcionarios
y polticos de informar a los ciudadanos sobre las acciones y
resultados de gobierno, as como de los procesos deliberativos
y la toma de decisiones.
Seccin: diferenciacin y estratificacin de un fondo, lo cual da
lugar a grupos ms especficos formados por documentacin
que, teniendo un origen institucional comn, presenta ciertas
semejanzas estructurales concretas que los distinguen de
otras secciones.
68
Serie documental: conjunto de expedientes cuya produccin

y uso se relaciona con el ejercicio de una funcin o atribucin
genrica. La serie documental constituye un concepto central
en la organizacin de archivos, pues agrupa en una categora
superior los expedientes individuales de un archivo. Las
series constituyen divisiones elementales de las secciones
de un fondo, integradas por grupos de documentos ms
pequeos que, adems de sus afinidades concretas,
presentan similitudes temticas exclusivas, en relacin con
una funcin institucional especfica que las distingue de otros
bloques o series documentales.
Sistema: conjunto de elementos o componentes que
interactan para el cumplimiento de fines o metas
comunes.
Sistema de archivos: conjunto de mtodos, procesos,
procedimientos, instrumentos y recursos destinados a
la integracin, clasificacin, ordenacin, descripcin,
valoracin y disposicin, conservacin, preservacin y
divulgacin de la informacin archivstica.
Sistema Institucional de Archivos (sia): unidades de
archivos de trmite, de concentracin e histricos y reas
coordinadoras de archivos que interactan a lo largo del
ciclo vital de los documentos para la correcta administracin
de los mismos, tambin conocido como Sistema Red de
Archivos.

Sujeto productor: persona fsica o jurdica que, de acuerdo
con el desempeo de las actividades que se le confieren de
acuerdo con la legislacin vigente, produce documentos de
archivo.
Transparencia: prctica permanente de un Estado
democrtico que coloca la informacin en la vitrina pblica.
Transferencia: traslado controlado y sistemtico de
expedientes de consulta espordica de un archivo de trmite
a un archivo de concentracin (transferencia primaria), y de
expedientes que deben conservarse de manera permanente,
del archivo de concentracin al archivo histrico (transferencia
secundaria).
Ubicacin topogrfica: ordenacin de los expedientes
de un archivo en el espacio o mobiliario destinado para su
resguardo fsico y que puede seguir criterios cronolgicos,
alfabticos, numricos, geogrficos, onomsticos, cromticos
o mixtos.
Unidad administrativa: cualquier estructura orgnica de una
institucin con nivel de oficina superior o directiva (Direccin
General o equivalente) y oficinas de mandos superiores (Oficiala
Mayor, Coordinacin General, Subsecretara, Secretara, Oficina

del Ministro y de los viceministros, etctera).
Unidad central de correspondencia: rea encargada de
brindar los servicios centralizados de recepcin y despacho
de la correspondencia oficial dentro de las instituciones,
conocidas genricamente como Oficiala de Partes. En
algunos lugares la denominan Ventanilla nica.
Valoracin: actividad que consiste en el anlisis e
identificacin de los valores documentales para establecer
criterios y plazos de vigencia, as como de disposicin
documental.
Valor documental: condicin de los documentos que les
confiere caractersticas administrativas, legales y fiscales en
los archivos de trmite o concentracin (valores primarios),
o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los
archivos histricos (valores secundarios).
Vigencia documental: periodo durante el cual un documento
de archivo mantiene sus valores administrativos, legales
y fiscales, de conformidad con las disposiciones jurdicas
vigentes.
69
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Apndice
Instrumentos descriptivos. Modelos de referencia
Modelo de inventario de archivo de trmite
74
Los primeros cinco nmeros corresponden al rea de

identificacin y contexto; del 6 al 13, a la informacin descrita
de conformidad con los elementos de la isad(g), y del 14
al 17, a los datos de control de la descripcin.
1.
2.
3.
4.
Espacio para el logotipo institucional

Nombre oficial del productor
Nivel de descripcin (serie)
Unidad de descripcin (u.d.) (expedientes)
5. Ttulo o denominacin oficial de la unidad de

descripcin (nombre de la serie)
6. Nmero consecutivo de la unidad de descripcin en
cuestin (expedientes)
7. Asunto: breve referencia del asunto de cada
expediente
8. Clasificacin: cdigo asignado a la u.d. por el sistema
de clasificacin
9. Ordenacin: ubicacin fsica de la u.d. en el espacio
10. Periodo: fechas (inicio y finalizacin) de la u.d.

11. Valoracin: asignacin de la valoracin primaria que
corresponde a la u.d.
12. Disposicin: instruccin sobre el destino final
de la u.d., de conformidad con el catlogo de
disposicin documental (instrumento de control de
la valoracin)
13. Acceso: condiciones de acceso para la u.d., donde
(P) significa pblica; (R), restringida, y (C),
confidencial
14. Espacio para registrar el nombre y firma del
responsable de la descripcin
15. Nombre y firma del titular del archivo de trmite
16. Fecha en que se realiz la descripcin
17. Volumen: metros lineales, cantidad total de
expedientes, o cualquier otra unidad de medida que
corresponda con la u.d.
o mobiliario donde se haya depositado, para su

localizacin
75
Modelo de inventario de archivo de concentracin
76

Los primeros cinco nmeros corresponden al rea de
identificacin y contexto; del 6 al 13, a la informacin descrita,
de conformidad con los elementos de isad(g), y del 14 al 17,
a los datos de control de la descripcin.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Espacio para el logotipo institucional

Nombre oficial del productor
Nivel de descripcin (seccin)
Unidad de descripcin (u.d.) (series)
Ttulo o denominacin oficial de la nivel de
descripcin (nombre oficial de la seccin)
Nmero consecutivo de la unidad de descripcin en
cuestin (series)
Tipologa: breve referencia del tipo de documentos
que integran los expedientes de la serie
Clasificacin: cdigo asignado a la u.d. por el sistema
de clasificacin (a la serie documental)
Ordenacin: ubicacin fsica de la u.d. en el espacio
o mobiliario donde se haya depositado, para su
localizacin en el archivo de concentracin
10. Periodo: fecha del expediente inicial y del expediente

final de cada serie
11. Valoracin: asignacin de la valoracin primaria
que corresponde a la u.d.
12. Disposicin: instruccin sobre el destino final
de la u.d., de conformidad con el catlogo de
disposicin documental (instrumento de control de
la valoracin)
13. Acceso: condiciones de acceso para la u.d., donde
(P) significa pblica; (R), restringida, y (C),
confidencial
14. Espacio para registrar el nombre y firma del
responsable de la descripcin
15. Nombre y firma del titular del a.c.
16. Fecha en la que se realiz la descripcin
17. Volumen: metros lineales, cantidad total de
expedientes, o cualquier otra unidad de medida
que corresponda con la u.d. (el total de expedientes
asociados a todas las series de la seccin descrita)
77

se termin de imprimir en el mes de diciembre de 2011
Tiraje: 3,000 ejemplares
Edicin a cargo del
Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos

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Archivo General de la Nacin

Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin

Jos Antonio Ramrez Delen

Aurora Gmez Galvarriato Freer

Sigrid Arzt Colunga

Araceli Alday Garca

Mara Marvn Laborde

Mara del Pilar Pacheco Zamudio

Mara Elena Prez-Jan Zermeo

Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin

Cobertura temtica de los cuadernos.......................................................................................................................................

Composicin del cuaderno Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin........................................

Objetivos del cuaderno.............................................................................................................................................................. 10

Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin

2. Propsitos del plan............................................................................................................................................................ 57

Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin

ofrece un panorama general que no pretende agotar la muy

informacin y rendicin de cuentas, en la que Mxico ha dado

Cobertura temtica de los cuadernos

5. Metodologa para la valoracin y disposicin

1. Metodologa para la organizacin de sistemas

3. Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas

Los ttulos de la coleccin guardan entre s una estrecha

4. Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de

Todos estos procesos se efectan desde la primera etapa

2. Produccin e integracin de la informacin archivstica:

Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin

instrumentales que son inherentes a los temas que abordan,

Cabe destacar que en cada uno de los cuadernos se

elemento central para la organizacin de archivos. Tambin

y contingencias que se presentan en las instituciones

Objetivos del cuaderno

Reconocer la importancia de la descripcin archivstica

Destacar la funcin de la descripcin como facilitadora del

Describir la estrecha relacin que hay entre la descripcin

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Dar a conocer los principales instrumentos de

Destacar los aspectos bsicos para la formulacin de

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Vase el primer cuaderno de la presente coleccin, en donde se explica el

que esta se produce, y hace posible su sucesiva identificacin,

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funciones que dieron lugar a su creacin y utilizacin, jams

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Norma Internacional General de Descripcin Archivstica isad(g), 2 ed.,

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