CDU 050

UNE 50-120-92

Diciembre 1991

-4-

NORMA
ESPAOLA

Documentacin
MTODOS PARA EL ANLISIS DE DOCUMENTOS,
DETERMINACIN DE SU CONTENIDO Y SELECCIN DE
LOS TRMINOS DE INDIZACIN

UNE
50-121-91

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

1 .1 Esta norma recomienda procedimientos para el anlisis de'documentos, determinacin

de su contenido y seleccin de los trminos de indizacin . Se limita a las primeras etapas de la
indizacin y es independiente de la prctica del sistema de indizacin, ya sea pre-coordinado
o post-coordinado . Describe mtodos generales de anlisis de documentos que deben aplicarse en cualquier situacin . Sin embargo, estos mtodos estn destinados especialmente a
los sistemas de indizacin en los que las materias de los documentos se expresan de forma
abreviada con ayuda de los trminos de un lenguaje de indizacin controlado . En este contexto, el lenguaje controlado est constituido generalmente por un subconjunto de trminos
extrados del lenguaje natural y estructurado, por ejemplo, mediante un tesauro . Estos mtodos se pueden aplicar, normalmente, a sistemas en los que, con fines de recuperacin, los
conceptos se representan por smbolos seleccionados del esquema de clasificacin.

Fig . 2 - Ttulo descendente en el lomo

Fig . 1 -Ttulo transversal en el lomo

1 .2 Las tcnicas descritas en esta norma se pueden utilizar por cualquier organismo en el
que se empleen indizadores humanos para analizar temticamente el documento y expresar
el contenido en forma de trminos de indizacin . No se aplican en instituciones que utilizan
tcnicas de indizacin automticas en las que los trminos existentes en los textos se organizan en conjuntos o clases segn criterios que pueden aplicarse mediante un ordenador, por
ejemplo, por frecuencia de aparicin y/o adyacencia en el texto, aunque la finalidad de estos
sistemas sea la misma.
1 .3 Esta norma debe, en primer lugar, servir de gua a los indizadores para las etapas de anlisis de los documentos e identificacin de los conceptos . Puede aplicarse tambin a la bsqueda documental para transformar las peticiones de los usuarios en trminos de indizacin
controlados . Tambin puede servir como gua para la elaboracin de resmenes analticos,
teniendo presente, sin embargo, que estas tareas, aunque anlogas, no son idnticas.
1 .4 Esta norma se destina a promover la utilizacin de una prctica normalizada
a) en una institucin o una red de centros o instituciones;
b) en diferentes servicios de indizacin, en especial en aquellos que intercambian registros
bibliogrficos .

Contina en pginas 2 a 7

Secretara del
CTN
ICYT

Fig . 3 -Zona para identificacin en bibliotecas

Las observaciones relativas a la presente norma deben ser dirigidas a

AENOR - Fernndez de la Hoz, 52 - 28010 Madrid

Equivalente a:
150 5963 :1985

Fig . 4-Ttulo en el margen de la cubierta

Documentation. Methods for examining documents . Determining their
subjects and selecting indexing terms.
Documentation. Mthodes pour l 'analyse des documenta, la dtermination
e AENOR 1991
:
M
43
088-91
de
leur contenu et la slection des termes d'indexation.
Depsito legal

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- 253 -

Grupo 4

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2 NORMAS PARA CONSULTA

UNE 50-106 Documentacin . Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolinges.

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4 .2 Durante la indizacin los conceptos se extraen del documento mediante un proceso de anlisis intelectual y despus se transforman en trminos de indizacin . Tanto el anlisis como la transcripcin deben realizarse con ayuda de herramientas de indizacin, como tesauros y sistemas de clasificacin.

UNE 50-125 1 ) Documentacin. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros mul til inges.
4 .3 La indizacin consiste esencialmente en tres etapas, que tienden a solaparse en la prctica:
3 DEFINICIONES

a) examen del documento y determinacin de su contenido;

Dentro del marco de esta norma, se aplican las definiciones siguientes:

b) identificacin y seleccin de los conceptos principales del contenido;

c) seleccin de los trminos de indizacin.

3 .1 documento : Cualquier fuente de informacin, impresa o no, que se pueda catalogar o indizar
NOTA - Esta definicin se refiere no slo a los materiales escritos e impresos en papel o microforma (por ejemplo, libros, revistas especializadas, diagramas, mapas, etc.), sino tambin a medios no impresos (por ejemplo, registros legibles por ordenador, pelculas y grabaciones sonoras) y a objetos de coleccin.

Cada una de estas etapas, junto con un captulo sobre el control de calidad, son tratadas en los captulos 5 a 8.

5 EXAMEN DEL DOCUMENTO

3 .2 nocin o concepto : Una unidad de pensamiento . El contenido semntico de un concepto puede ser expresado por una combinacin de otros diferentes que pueden variar de un idioma a otro.

5.1 La precisin con que se puede examinar un documento depende en gran manera de su forma fsica . Se
pueden distinguir dos casos diferntes : documentos impresos y documentos no impresos.

3 .3 materia : Cualquier concepto o combinacin de conceptos que representa el tema de un documento.

5.2 Los documentos impresos constituyen el material habitual de las bibliotecas y centros de documentacin cuyo fondo consiste principalmente en libros, revistas, informes, actas de congresos, etc . De forma ideal
la compresin completa de estos documentos requiere su lectura detallada . Sin embargo, una lectura completa es a menudo impracticable y no siempre necesaria, pero el indizador debe asegurarse de que no se ha
descuidado ninguna informacin til . Las partes importantes del texto deben examinarse cuidadosamente y
se debe prestar especial atencin a las siguientes:

3 .4 trmino de indizacin : La representacin de un concepto en forma de:

un trmino derivado del lenguaje natural, preferiblemente un sustantivo simple o compuesto.
un cdigo de clasificacin.
NOTA - Un trmino de indizacin puede constar de ms de una palabra . En un lenguaje de indizacin controlado, un trmino se designa corno descriptor o no-descriptor.

3 .5 descriptor : Trmino usado siempre, en la indizacin, para representar un concepto dado, conocido
tambin como " trmino preferente " .
3 .6 no-descriptor : Sinnimo o cuasi sinnimo de un descriptor . Los no-descriptores no se asignan a los documentos pero pueden servir como puntos de entrada en un ndice, dirigiendo al usuario mediante una instruccin (por ejemplo : ver o vase) al descriptor . Se llaman, tambin "trminos no preferentes".
3 .7 ndice : Lista alfabtica y sistemtica de materias que seala el lugar en que se encuentra cada materia
en un documento o en una coleccin de documentos.

a) ttulo;
b) resumen, si lo tiene;
c) sumario o tabla de contenido;
d) introduccin, prrafos iniciales de los distintos captulos o apartados y conclusiones;
e) ilustraciones, diagramas, tablas y su leyenda o explicacin;
f)

palabras o frases que estn destacadas mediante una tipografa diferente o subrayadas.

Todos estos elementos deben examinarse cuidadosamente por el indizador durante el estudio del documento . No se recomienda la indizacin a partir del ttulo solamente, y el resumen si existe, no se debe considerar como un sustituto del examen del texto . Hay ttulos que pueden inducir a errores ; existen resmenes
que son insuficientes y ni los unos ni los otros constituyen una fuente segura del tipo de informacin que necesita el indizador.

3 .8 indizacin : Accin de describir o identificar un documento en relacin con su contenido.

5 .3 Los documentos no impresos, tales como medios audiovisuales, visuales y sonoros, requieren procedimientos diferentes . En la practica no siempre es posible examinarlos en su totalidad . La indizacin hay que
realizarla en estos casos a partir del ttulo y de la sinopsis o resea . Sin embargo si estos son inadecuados o
insuficientes, el indizador debe visualizar o escuchar el documento.

4 PROCESO DE INDIZACIN
4 .1 La indizacin no concierne a la descripcin de un documento como entidad fsica (por ejemplo, no indica la forma, editor, fecha, etc .), aunque estos factores pueden estar incluidos en un ndice de materias si esta
informacin puede permitir a un usuario determinar, de forma ms precisa, si un documento dado es relevante para su necesidad de informacin.

6 IDENTIFICACIN DE LOS CONCEPTOS

6 .1 Despus de examinar el documento el indizador debe identificar las nociones que son elementos esenciales de la descripcin del contenido . Las instituciones que patrocinan la realizacin del ndice deben establecer los factores que se consideran importantes en el campo temtico cubierto por el ndice.

1) Actualmente en elaboracin .

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1'i
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Algunas cuestiones que ilustran los ejemplos de criterios a retener son:

a) Trata el documento de algn objeto sometido a una accin?
b) Contiene algn concepto activo? (por ejemplo, una accin, un procedimiento, etc .)
c) Se ve afectado el objeto por la accin identificada?
d)

Trata del agente causante de la accin?

e)

Se describen los medios para llevar a cabo la accin? (por ejemplo, instrumentos, tcnicas o mtodos especiales)

f)

Existen factores considerados en un medio o lugar particular?

g)

Se identifican variables dependientes o independientes?

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6 .3 .4 El nmero de trminos o descriptores que se pueden asignar a un documento no debe limitarse de

forma arbitraria . Debe determinarse enteramente por la cantidad de informacin contenida en el documento en relacin con las necesidades supuestas de los usuarios a que va destinado el ndice . Imponer un lmite arbitrario puede conducir a una prdida de objetividad en la indizacin y a una deformacin de la informacin que se podr utilizar en la recuperacin.
Si por imposiciones establecidas es necesario limitar el nmero de trminos, la seleccin de conceptos debe
ser guiada por el juicio del indizador sobre el papel de cada trmino para expresar el contenido total del documento.
6 .4 La especificidad est relacionada con la exactitud con que un concepto particular que aparece en un
documento est representada por un trmino de indizacin . Se produce una'prdida de especificidad cuando un concepto particular est representado por un trmino que tiene un significado ms general.

h) Se trata el tema desde un punto de vista particular no asociado normalmente a ese campo? (por ejemplo, estudio de la religin desde un punto de vista sociolgico).

Las nociones deben identificarse de la forma ms especfica posible . Sin embargo, pueden preferirse nociones ms generales en los casos siguientes:

Estos son ejemplos de criterios susceptibles de aplicacin en muchos campos ; en disciplinas particulares puede ser necesario formular otras cuestiones.

a) cuando el indizador considere que un exceso de especificidad puede actuar de forma negativa sobre el
sistema de indizacin . (Por ejemplo, puede decidir que un modelo muy especfico de una mquina se represente por el trmino ms genrico de ese tipo de mquinas, en especial cuando esas nociones aparecen slo en reas muy restringidas del campo temtico cubierto por el ndice);

6.2 El indizador no tiene necesariamente que utilizar como trminos de indizacin todos los conceptos
identificados durante el examen del documento . La seleccin o el rechazo de conceptos depende de la finalidad con que se van a utilizar los trminos de indizacin, que pueden variar desde la produccin de ndices
alfabticos impresos hasta la creacin de una base de datos bibliogrfica informatizada . La identificacin de
conceptos puede tambin estar influida, como se indic anteriormente, por el documento a indizar . Por
ejemplo la indizacin de libros puede diferir de la de artculos de revistas.
Las dos caractersticas de un ndice ms afectadas por la seleccin de los trminos de indizacin son la exhaustividad y la especificidad.
6.3 La exhaustividad esta relacionada con el nmero de conceptos que se tienen en cuenta, y que caracterizan el contenido ntegro de un documento.
6.3 .1 Un indizador que sigue los procedimientos indicados antes, debe poder identificar todos los conceptos de un documento, que tienen valor potencial para los usuarios de un sistema de informacin . En algunos
casos, en un mismo documento, se presentan independientemente dos o ms temas dentro del campo cubierto por la indizacin . En ese caso los temas deben tratarse de forma separada y, si es necesario, por diferentes especialistas.
6.3 .2 La cobertura de la indizacin no debe interpretarse de una forma demasiado estricta . Hay que tener
en cuenta qu trminos de indizacin creados inicialmente para un grupo de usuarios (por ejemplo, cientficos y tcnicos) pueden utilizarse por otros grupos (por ejemplo, economistas) . Se aconseja que los indizadores de literatura cientfica y tcnica tengan presentes otros aspectos del tema, en particular, los sociales y
econmicos.
6 .3 .3 El_ principal criterio de seleccin de conceptos debe ser su valor potencial como elemento de expresin del tema del documento para su recuperacin.
En la seleccin de conceptos, el indizador debe tener en mente las preguntas que se pueden hacer al sistema
de informacin, en la medida en que dichas preguntas se pueden conocer . En efecto, este criterio constituye
la principal funcin de la indizacin . Dentro de este contexto el indizador debe:
a)

elegir las nociones mas apropiadas para un grupo de usuarios dado, sin perder de vista el objetivo de la
indizacin;

b)

modificar, si es necesario, tanto las herramientas como el procedimiento de indizacin, como resultado
de las preguntas hechas al sistema . Dichas modificaciones no deben producir distorsin de la estructura
n de la lgica del lenguaje de indizacin .

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b) cuando se trate de una idea no completamente desarrollada, o de la que se hace slo una alusin por el
autor, estar justificada la indizacin a un nivel ms general.

7 SELECCIN DE LOS TRMINOS DE INDIZACIN

7.1 Cuando los conceptos se traducen en trminos de indicacin, el indizador debe observar las reglas siguientes:
a) Los conceptos ya presentes en el lenguaje de indizacin deben retenerse como descriptores.
b) Los trminos que representan nuevos conceptos deben comprobarse, en cuanto a su exactitud y su aceptacin, con ayuda de obras de referencia tales como:
diccionarios y enciclopedias, de autoridad reconocida en la materia en cuestin;
tesauros, especialmente los elaborados de acuerdo con las normas UNE 50-106 y UNE 50-125;
clasificaciones temticas.
Se puede tambin consultar a especialistas en la materia, prefirindose aquellos que tienen conocimientos
de indizacin y documentacin.
7.2 El indizador debe estar familiarizado con estas obras y con las limitaciones que presentan, por ejemplo
una lista de encabezamientos de materia o un esquema de clasificacin puede no permitir la representacin
exacta de un concepto encontrado en un documento . Si los conceptos estn representados por cdigos de
clasificacin, necesita saber que estos cdigos designan generalmente un contexto ms amplio o ms restringido, que puede no ser completamente apropiado para el documento estudiado.
7 .3 Si un lenguaje de indizacin incorpora un tesauro, el nmero de trminos asignados al documento y la
, multiplicidad de entradas, pueden reducirse sin perdidas, ya que los trminos generales y otras relaciones
pueden establecerse con el propio tesauro.
Cuando se utiliza un tesauro debe seleccionarse el trmino ms especfico existente para representar un
concepto dado.

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7 .4 Algunos sistemas de indizacin utilizan indicadores de funcin de enlace, de ponderacin, etc . El indizador debe estar familiarizado con todas las reglas asociadas con el uso de estos mecanismos.

Organigrama del proceso de indizacin utilizando un tesauro

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ANEXO A (Informativo)

7.5 En la prctica el indizador encontrar con frecuencia conceptos que no existen en ningn tesauro o esquema de clasificacin . Segn el sistema utilizado dichos conceptos debern tratarse de diferentes formas,
por ejemplo:
a) expresarlos por trminos o descriptores y aadirlos inmediatamente al lenguaje de indizacin.
b)

representarlos temporalmente por trminos ms generales, y proponerlos como candidatos para una
adicin posterior.

Examen del documento e identificacin de los conceptos significativos

8 CONTROL DE CALIDAD DE LA INDIZACIN

8 .1 La calidad y la coherencia de la indizacin dependen de factores tales como:
a) la competencia del indizador;
b) la calidad de los instrumentos de indizacin.
En una situacin ideal, los trminos de indizacin asignados a un documento y el nivel de exhaustividad conseguido son idnticos con cualquier indizador . Para un mismo sistema de indizacin estos factores deben
mantenerse relativamente estables en el tiempo . La coherencia es un factor importante en el comportamiento de un sistema de indizacin, en especial cuando la informacin se va a intercambiar entre diferentes
centros de una red documental.
8 .2 La imparcialidad total del indizador es un factor necesario para conseguir la consistencia de la indizacin . Un juicio subjetivo en la identificacin de los conceptos y en la eleccin de los trminos de indizacin,
afectarn inevitablemente al comportamiento del sistema de indizacin . La consistencia es ms difcil de
conseguir con un equipo de indizacin formado por muchos miembros o cuando la indizacin se lleva a cabo por equipos de indizadores que trabajan en lugares diferentes, por ejemplo en un sistema descentralizado . En estas situaciones, se recomienda una etapa de comprobacin centralizada con devolucin a los indizadores.
8 .3 El indizador debe tener un buen conocimiento del campo de que tratan los documentos a indizar . Debe
comprender los trminos que se encuentran en los documentos y las reglas y procedimientos del lenguaje
de indizacin especfico. Los centros que manejan documentos en lenguas extranjeras deben disponer de
especialistas en esas lenguas.
8.4 La calidad de la indizacin se podr conseguir de manera ms efectiva si los indizadores tienen contacto
directo con los usuarios . Estos podran, por ejemplo, determinar si ciertos trminos o descriptores son susceptibles de producir combinaciones falsas, dando lugar a salidas no pertinentes.

Contiene e
tesaurus un
trmino que
represente el
concepto?

Pued
expresarse
sin ambigtieda
el concepto por una
combinacin de
otros descriptoes?

Establecer el
trmino que
representa el
concepto

Es un descriptor?

Seleccionar
el descriptor

Considerar el
descriptor

Admitir el nuevo
trmino en el
tesaurus

Considerar cada
uno de los
trminos

Considerar todos
los trminos
asociados en el
tesauro . Ejemplo:
TG, TS, VA

8 .5 La calidad de la indizacin depende tambin de la posibilidad de poner al da el lenguaje de indizacin.

Es esencial que el sistema permita la introduccin de nuevos trminos en el lenguaje o cambios en la terminologa que respondan a nuevas necesidades de los usuarios.
8.6 Cuando sea posible, debe comprobarse la calidad de la indizacin, analizando los resultados de la recuperacin de documentos, por ejemplo, calculando los porcentajes de exhaustividad y de precisin.

9 CORRESPONDENCIA CON OTRAS NORMAS

Esta norma es tcnicamente equivalente a la norma 150 5963 :1985.

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El nuevo
trmino es
adecuado para la
indizacin?

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