Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Administracin de Proyectos

Unidad 1
Concepto de Proyecto. Clases de proyectos.
Caractersticas de los proyectos.
Ciclo de vida del proyecto.
Asignacin de recursos y tareas

Concepto de proyecto:

Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con

recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto nico
(Domingo Ajenjo, 2000)

Combinacin de recursos, humanos y no humanos, reunidos en una

organizacin temporal para conseguir un propsito determinado.
(David I. Cleland y Willian R. King, 1975)
Combinacin de todos los recursos necesarios, reunidos en una organizacin
temporal, para la transformacin de una idea en realidad
(Manuel de Cos, 1999)
Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se especifica un
resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos requisitos de calidad
(acabado) y coste (presupuesto) (Gini Courter, 2000)
Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio
nico (PMI, 1996)
Los proyectos pueden tener impactos sociales, econmicos y ambientales.
Un proyecto puede generar:
un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en
s mismo.
la capacidad de realizar un servicio (por ej., una funcin comercial que brinda apoyo
a la produccin o distribucin).
un resultado tal como un producto o un documento (por ej., un proyecto de
investigacin que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si
existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiar a la sociedad).
Ejemplos de proyectos:
desarrollar un nuevo producto o servicio,
implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una organizacin,
desarrollar o adquirir un sistema de informacin nuevo o modificado,
construir un edificio o una infraestructura,
implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio.

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

1/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Todo proyecto comprende:

La Dimensin Tcnica, que depender de la naturaleza del proyecto y de los
conocimientos tcnicos y cientficos tanto del responsable del proyecto como del
ejecutor del proyecto
La Dimensin Humana, puesto que ser necesario coordinar a un grupo de personas y
donde influirn decisivamente las relaciones humanas y el liderazgo del jefe de
proyecto.
La Dimensin de Gestin, que necesitar la aplicacin de una serie de metodologas y
tcnicas de organizacin y gestin, que aseguren por parte del jefe de proyecto y su
equipo el logro de los objetivos del proyecto.

Clases de Proyectos

Segn el objeto del Proyecto

Proyecto clsico
Proyecto de investigacin
Estudios y anlisis
Estudios de viabilidad
Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

2/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Proyecto industrial

Segn el destinatario de los trabajos

Proyectos Internos
Proyectos Externos

Segn el alcance
Programa
Proyecto
Subproyecto

Proyectos Internos: son los que una empresa realiza por si misma. Por ejemplo
informatizacin del departamento de personal por medio de su departamento de
informtica.
Proyectos externos son los encargados por clientes o entidades ajenas a la empresa.
Por ejemplo una empresa encarga a una consultora un trabajo de auditoria.
Leer La nueva direccin de proyectos Davidson Frame, Cap 1

Caractersticas de los proyectos

Las siguientes caractersticas diferencian a los proyectos de otras operaciones o
procesos desarrollados por las organizaciones:
Persecucin de uno o varios objetivos
Actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas.
Disponibilidad limitada de recursos
Limitado en el tiempo temporalidad:
Con resultado nico unicidad
La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final
se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el
proyecto porque sus objetivos no se cumplirn o no pueden ser cumplidos, o cuando
ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Hay proyectos que se emprenden
para crear un resultado duradero que durarn mucho ms que los propios proyectos.
Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional crear un resultado
que se espera que perdure durante siglos.

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

3/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Practica para realizar en clase:

Utilizando el cmaps tools realizar un mapa conceptual relacionado con alguno de los
temas desarrollados en esta clase.
Video introductorio: http://www.youtube.com/watch?v=WJTkRUfMskw
Tutorial:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=iWi3xWgQOA8
Insertar recursos digitales en cmap.wmv
http://www.youtube.com/watch?v=cKhBAc-0nvE&feature=player_embedded

Ciclo de vida del proyecto.

Podemos definir el Ciclo de vida del Proyecto como las distintas fases que de forma
secuencial y en el tiempo todo Proyecto transita, desde la idea inicial hasta la
conclusin de todas las actividades del Proyecto.
En general comprende las siguientes fases: Concepcin, Desarrollo,
Implementacin y Finalizacin.
Podemos considerar los siguientes esquemas:

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

4/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Asignacin de recursos y tareas

Identificacin y documentacin de las actividades necesarias para cumplir con el

alcance del proyecto. Se deber considerar los siguientes puntos:
Lista de tareas con:
_ Comienzo y final claros
Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

5/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

_
_

Duracin manejable
Pocos recursos por tarea

Datos previos
_ Informe de alcance
_ Informacin histrica
Tcnicas
_ Descomposicin
_ Modelos
Estimar el nmero de jornadas de trabajo que, probablemente, sern necesarias para
cada actividad. Ser necesario realizar hiptesis de recursos y documentar.
Mtodos de estimacin
_ Datos histricos
_ Juicio experto
_ Analogas
_ Simulacin
_
Identificar y documentar las dependencias entre las actividades. Establecer el
Diagrama de Red.
Hay que analizar las dependencias obligatorias, discrecionales y externas.
Mtodos
_ Diagrama de precedencias
_ Diagrama de flechas (PERT)
_ Diagramas condicionales
_ Redes
Practica para realizar en clase: Veremos un ejercicio utilizando el Gantt Project.
Tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=QmLgyK5JA8w
Tomaremos como ejemplo un proyecto hipottico que comprenda las actividades que
se indican a continuacin con sus correspondientes fechas de Inicio:
a) Hablar con los representantes de los usuarios 4-Marzo
b) Desarrollar escenario iniciales de proyectos4-Marzo
c) Visitar sedes de los usuarios 15-Marzo
d) Presentar estudio de factibilidad 1 Abril
e) Revisar procedimiento reglamentarios 1 Abril
f) Investigar alternativas financieras 1 Abril
g) Realizar actividades de anlisis de sistemas 1 Abril
h)Presenta resultados del anlisis de sistema.30-Abril

Definir grupo de empleados con sus respectivos integrantes y asignarlos a cada una
de las actividades, establecer las dependencias entre las actividades
Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

6/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Unidad 2
Principios bsicos de la gestin de proyectos.
Direccin de proyectos.
Personal y equipos de trabajo.
Estudio de viabilidad.

Principios bsicos de la gestin de Proyectos

Normalmente entendemos por funciones de Gestin, las de Planificacin,
Seguimiento y Control del Proyecto. Es decir, definir tareas, prever necesidades,
organizar los medios disponibles, programar los trabajos, asignar recursos, supervisar
la ejecucin, controlar las desviaciones, etc. Funciones todas ellas encaminadas a
conseguir los objetivos del Proyecto utilizando los recursos disponibles.
La naturaleza de los proyectos como actividades complejas y discontinuas crea la
necesidad de establecer sistemas especiales y adaptados para poderlos gestionar y
dirigir adecuadamente. Los principios de gestin de proyectos se diferencian de los de
la gestin de actividades continuas en que presentan dificultades particulares que
requieren el uso de mtodos de gestin especficos tales como las tcnicas de
planificacin que se adapten a la naturaleza de actividades discontinuas, de todas
maneras ambas requieren de planificacin, organizacin, adopcin de decisiones,
direccin del equipo humano, control de resultados.
Es importante tener en cuenta las diferencias que presenta la gestin de las
actividades continuas con respecto al mtodo de gestin de proyectos pues de no ser
as esto puede llevar al fracaso de dicho proyecto.
Las empresas necesitan continuamente comprar, fabricar y vender y es un flujo
constante de entradas y salidas, de mercaderas y de dinero. Las medidas de
organizacin y coordinacin se van adoptando y se van corrigiendo las dificultades que
pueden surgir, es un proceso continuo y permanente. Estas soluciones son
completamente inadecuadas cuando se trata de gestionar un proyecto, por definicin
complejo y discontinuo. Por ejemplo, en el caso de un proyecto que afecte a gran parte
de los departamentos de una entidad, si se aplica la misma sistemtica, el proyecto
pasa de mano en mano y pocos lo resuelven quedando en muchos casos atascado a
la espera de decisiones y al final se acaba con costos y plazo muy superiores a los
deseados.
Con frecuencia los factores que conducen al fracaso de los proyectos suele ser:
-Ausencia de planificacin: lo que produce que las tareas se vayan realizando
desordenadamente y a medida que se presentan las dificultades.
-Los plazos se dilatan multiplicndose sobre lo que sera razonable.
-Las decisiones se toman en rganos colectivos faltando una direccin que de unidad
e impulse el desarrollo.
-En algunos casos la mala gestin desembocan en graves problemas de defectos de
calidad.
La falla normalmente no viene debido a la incompetencia o negligencia del personal,
sino que es una falla del sistema.
Para gestionar los proyectos internos es importante tener en cuenta las siguientes
condiciones de gestin de proyectos:
Atencin concentrada
Mantenimiento de las actividades de rutina
Existencia de un jefe de proyecto
Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

7/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Equipo de proyecto con las capacidades adecuadas para conseguir los

objetivos.
Dedicacin: el equipo debe aportar dedicacin en tiempo y esfuerzo.
Tcnicas de gestin: la gestin del proyecto se apoyar en el uso de ciertas
tcnicas adaptadas a las circunstancias de organizacin, planificacin y control.
Direccin de Proyectos

La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas

y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se
logra mediante la aplicacin e integracin adecuadas de los siguientes grupos de
procesos :
Iniciacin,
Planificacin,
Ejecucin,
Seguimiento y Control,
Cierre.

Dirigir un proyecto por lo general implica:

identificar requisitos,
abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados
segn se planifica y efecta el proyecto,
equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre
otros aspectos, con:
_ el alcance,
_ la calidad,
_ el cronograma,
_ el presupuesto,
_ los recursos
Leer los captulos 2 , 5 , 6 y 7de La nueva direccin de proyectos de Davidson
Frame

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

8/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Personal y equipos de trabajo.

Debido a la naturaleza nica de los proyectos, puede existir incertidumbre respecto de

los productos, servicios o resultados que el proyecto genera. Las tareas del proyecto
pueden ser nuevas para el equipo del proyecto, lo que hace necesario planificar con
mayor dedicacin que si se tratara de un trabajo de rutina. Adems, los proyectos se
llevan a cabo en distintos niveles de una organizacin. Un proyecto puede involucrar a
una sola persona, una sola unidad o mltiples unidades dentro de la organizacin.
Equipos del proyecto: Son los encargados de llevar a cabo cada uno de los siguientes
procesos de direccin de proyectos conocidos como Grupos de Procesos de la
Direccin de Proyectos (o grupos de procesos):
Grupo del Proceso de Iniciacin. Aquellos procesos realizados para definir
un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la
obtencin de la autorizacin para comenzar dicho proyecto o fase.
Grupo del Proceso de Planificacin. Aquellos procesos requeridos para
establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de
accin necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendi el
proyecto.
Grupo del Proceso de Ejecucin. Aquellos procesos realizados para
completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de
cumplir con las especificaciones del mismo.
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos
para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeo del
proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios y para
iniciar los cambios correspondientes.
Grupo del Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar
todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar
formalmente el proyecto o una fase del mismo.
Gestin de Recursos Humanos
La Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que
organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto est
conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y
responsabilidades para completar el proyecto. El tipo y la cantidad de miembros del
equipo del proyecto pueden variar con frecuencia, a medida que el proyecto avanza.
Los miembros del equipo del proyecto tambin pueden denominarse personal del
proyecto. Si bien se asignan roles y responsabilidades especficos a cada miembro del
equipo del proyecto, la participacin de todos los miembros en la toma de decisiones y
en la planificacin del proyecto puede resultar beneficiosa. La intervencin y la
participacin tempranas de los miembros del equipo les aportan su experiencia
profesional durante el proceso de planificacin y fortalecen su compromiso con el
proyecto.
Procesos de la Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto, a saber:
-Desarrollar el Plan de Recursos HumanosEs el proceso por el cual se
identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las
habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin, y se crea el plan para la
direccin de personal.
-Adquirir el Equipo del ProyectoEs el proceso por el cual se confirman los
recursos humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las
asignaciones del proyecto.

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

9/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

-Desarrollar el Equipo del ProyectoEs el proceso que consiste en mejorar las
competencias, la interaccin de los miembros del equipo y el ambiente general del
equipo para lograr un mejor desempeo del proyecto.
-Dirigir el Equipo del ProyectoEs el proceso que consiste en dar seguimiento
al desempeo de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver
problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeo del proyecto.
El equipo de direccin del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es
responsable de las actividades de liderazgo y direccin del proyecto, tales como
iniciar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar las diversas fases del
proyecto. Este grupo puede denominarse tambin equipo central, equipo ejecutivo o
equipo lder. Para proyectos ms pequeos, las responsabilidades de la direccin de
proyectos pueden ser compartidas por todo el equipo o administradas nicamente por
el director del proyecto.
Leer el Anexo 2 que incluye el captulo 9 de la Guia de los Fundamentos para la
direccin de Proyectos publicado por Project Management Institute (2008)
La Comunicacin en el Proyecto
Mantiene:
Relaciones entre los miembros del equipo de Proyecto.
Relaciones con el entorno (institucin, proveedores, subcontratistas, )
Comunicacin con el cliente (institucin)
Funcin del Jefe de Proyecto
Relacin fluida, de cooperacin
Comunicacin con los colaboradores
Reuniones de coordinacin
Fomentar la confianza expresividad
Fomentar colaboracin y clima agradable
Acta de Reunin:
Durante todo el proceso de gestin de un Proyecto ser necesario mantener un gran
nmero de reuniones con el cliente, los proveedores, el equipo del proyecto, la
direccin de la empresa, etc y es necesario que las decisiones que se tomen queden
convenientemente reflejadas en un documento.
Para ello se utiliza el Acta de Reunin, que recoge al menos la fecha, el lugar, los
asistentes y las conclusiones o decisiones tomadas.
Estudio de viabilidad.
Antes de que el proyecto exista como tal, debe pasar por una fase de estudios previos
que nos permitan comprobar su viabilidad y si las condiciones de ejecucin son
razonables y aconsejan que la idea se convierta en proyecto.
Algunas organizaciones pueden considerar un estudio de viabilidad como un
anteproyecto de rutina, otras pueden considerarlo como la primera fase de un
proyecto, o como un proyecto separado e independiente. Mucho depende de la
naturaleza del proyecto especfico y del estilo del equipo del proyecto o de la
organizacin.
En el estudio de viabilidad se trata de establecer:
_ El orden de magnitud y la determinacin de parmetros caractersticos (nmero
de usuarios, caudal, potencia, etc)
_ Medio tcnicos necesarios y/o trabajos de investigacin a desarrollar.
_ Costo de ejecucin
_ Costo de explotacin y mrgenes previstos.
_ Plazos.
Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

10/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

_

Comparacin con otras soluciones.

Al finalizar esta fase se deber emitir un informe que permita:

Conocer el inters del proyecto y sus posibilidades.
Estimar el esfuerzo de costos y medios.
Tomar la decisin de continuar o abandonar.
Leer
1) del libro Anlisis estructurado Moderno Edgard Yourdon:
Anexo B Reglas de Estimacin
Anexo C Clculo de costo/beneficio
2)Captulos 8,9 y 10 de La nueva direccin de proyectos de Davidson Frame

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

11/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Unidad 3

Proceso de planificacin de proyectos.

Documentacin del proyecto. Apoyo informtico. Herramientas para la planificacin,
coordinacin y control de proyectos.
Metodologa de proyectos de Sistemas.
Planificacin de proyectos de desarrollos de Sistemas.
Proceso de Planificacin
El Grupo del Proceso de Planificacin est compuesto por aquellos procesos
realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y
desarrollar la lnea de accin requerida para alcanzar dichos objetivos. Los procesos
de planificacin desarrollan el plan para la direccin del proyecto y los documentos del
proyecto que se utilizarn para llevarlo a cabo. La naturaleza multidimensional de la
direccin de proyectos genera bucles de retroalimentacin repetidos que permiten un
anlisis adicional. A medida que se recopilan o se comprenden ms caractersticas o
informaciones sobre el proyecto, puede ser necesaria una mayor planificacin. Los
cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generan la
necesidad de reconsiderar uno o ms de los procesos de planificacin y,
posiblemente, algunos de los procesos de iniciacin. Esta incorporacin progresiva de
detalles al plan para la direccin del proyecto recibe generalmente el nombre de
planificacin gradual, para indicar que la planificacin y la documentacin son
procesos repetitivos y continuos.
El plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto desarrollados
como salidas del grupo de procesos de planificacin, explorarn todos los aspectos del
alcance, tiempo, costos, calidad, comunicacin, riesgos y adquisiciones. Las
actualizaciones que surgen de los cambios aprobados durante el proyecto pueden
tener un impacto considerable en partes del plan para la direccin del proyecto y en
los documentos del proyecto. Estas actualizaciones a los documentos aportan mayor
precisin en torno al cronograma, costos y requisitos de recursos a fin de cumplir con
el alcance definido del proyecto.
El Grupo del Proceso de Planificacin incluye los siguientes procesos:
-Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto: es el proceso que consiste en
documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos
los planes subsidiarios. El plan para la direccin del proyecto se convierte en la fuente
primaria de informacin para determinar la manera en que se planificar, ejecutar,
supervisar y controlar, y cerrar el proyecto.
-Recopilar Requisitos: es el proceso que consiste en definir y documentar las
necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
-Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada
del proyecto y del producto.
-Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo): es el proceso que consiste en
subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y
ms fciles de dirigir.
-Definir las Actividades es el proceso que consiste en identificar las acciones
especficas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.
Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

12/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

-Secuenciar las Actividades es el proceso que consiste en identificar y documentar las

relaciones entre las actividades del proyecto.
-Estimar los Recursos de las Actividades es el proceso que consiste en estimar el tipo
y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para
ejecutar cada actividad.
-Estimar la Duracin de las Actividades es el proceso que consiste en establecer
aproximadamente la cantidad de perodos de trabajo necesarios para finalizar cada
actividad con los recursos estimados.
-Desarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de las
actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma
para crear el cronograma del proyecto.
-Estimar Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los
recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.
-Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados
de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de
costos autorizados.
-Planificar la Calidad es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad
y/o normas para el proyecto y el producto, y se documenta la manera en que el
proyecto demostrar el cumplimiento con los mismos.
-Desarrollar el Plan de Recursos Humanos es el proceso por el cual se identifican y
documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades
requeridas y las relaciones de comunicacin, y se crea el plan para la direccin de
personal.
-Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de
informacin de los interesados en el proyecto y para definir cmo abordar las
comunicaciones.
-Planificar la Gestin de Riesgos es el proceso por el cual se define cmo realizar las
actividades de gestin de riesgos para un proyecto.
-Planificar las Adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las decisiones
de compra para el proyecto, especificar el enfoque e identificar posibles vendedores.
Documentacin del proyecto. Apoyo informtico. Herramientas para la
planificacin, coordinacin y control de proyectos
Uutilizaremos el programa GanttProjet 2.0.10 para la administracin de proyectos
cuyos elementos son:
o
o
o
o

Grficas de Gantt
Grafica de carga de recursos
Diagramas de PERT
Reportes en PDF y HTML

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

13/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Este programa permite realizar un control sobre las tareas que se han de realizar, la
gente que est disponible para realizarlas, de manera que podamos distribuir estos
recursos de la forma ms adecuada.
Con GanttProject podremos crear un diagrama de Gantt con cada una de las tareas
comprendidas dentro de un proyecto desglosadas de forma estructurada, reseando
cada una de las dependencias y marcando los puntos de inflexin. Al mismo tiempo, y
de forma extremadamente simple, podremos repartir todos los recursos de los que
disponemos entre cada una de las tareas, viendo de forma clara qu tarea tiene
atribuida
cada
recurso.
En caso de haber desvos o errores el diagrama de Gantt permite determinarlos
rpidamente de manera que pueda ser resuelto lo antes posible, y con la menor
incidencia en el progreso del proyecto. En todo momento sabremos qu tareas se
estn realizando y qu recursos son los que estn destinados a ellas.
Ver la presentacin que se encuentra en cursozgandulfo.wikispaces.com en 2Administracin de proyectos. En el punto sobre Pert y Camino Crtico

Metodologa de proyectos de Sistemas. Planificacin de proyectos de

desarrollos de Sistemas
Ciclo de vida de un proyecto de Sistemas:
Consideremos que las tres etapas son las siguientes:
Anlisis
Diseo
Implementacin
Entendiendo por anlisis el estudio de la situacin actual del sistema, aunque sin
perder de vista los objetivos futuros.
La etapa de Anlisis estar compuesta por las siguientes fases:
- Estudio preliminar
- Planeamiento del proyecto
- Relevamiento detallado.
Por diseo entendemos a la descripcin de la organizacin con respecto a la
tecnologa automatizada a emplear, se debe representar cmo ser construido el
sistema.
La implementacin significa trasladar a los hechos la fase de diseo.
ESTUDIO PRELIMINAR:
En esta primera fase del estudio de un sistema se deber definir el objetivo del
proyecto. Para lograrlo, se deber tener algn conocimiento de la organizacin y
tambin conocer los requerimientos de quien ha pedido que se realice tal estudio.
Se intentar conocer cul es el problema y no a aportar soluciones. El tiempo
necesario para cumplir con esta fase, depender de la magnitud del pedido de la
direccin, as como tambin del conocimiento que posean de la organizacin las
personas que se ocupen de este estudio.
La informacin necesaria para la realizacin de esta primera fase se logra por medio
de entrevistas, observacin y visitas, estudio de documentacin y antecedentes.

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

14/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Es muy til, antes de realizar la primera entrevista con los directivos de la
organizacin, contar con informacin de la misma, tal informacin podr ser obtenida a
travs de la lectura de memorias, balances, etc.
Se deber informar sobre el objetivo del proyecto a cada uno de los integrantes de la
organizacin, es importante que esto se logre, pues se trata de informacin fcilmente
deformable.
Por ltimo se deber definir el objetivo del proyecto. Es importante sealar que ante un
problema, el analista realice un relevamiento preliminar que le permita conocer en
mayor profundidad el pedido de los directivos de la organizacin. Tal relevamiento
podr confirmar la posicin expuesta por la organizacin, o bien aportar elementos
para redefinir conjuntamente con la direccin el objetivo del proyecto.
PLANEAMIENTO DEL PROYECTO:
El objetivo de esta fase es la de elaborar un plan de trabajo, para realizar las fases
siguientes.
En el caso que el analista no pertenezca a la organizacin, tambin se deber
confeccionar un presupuesto.
As como ocurre en todo proyecto que se planifique se deber determinar primero las
tareas que debern cumplirse, determinando para cada una de ellas tiempos
estimados y el calendario.
En esta fase es muy til la utilizacin de tcnicas comunes de programacin y control,
como por ejemplo los grficos de Gantt, o las tcnicas de programacin por camino
crtico.
Se debern determinar las caractersticas del grupo humano interviniente, por ejemplo,
su cantidad y calidad, integracin, etc. Entendiendo por calidad a la distinta capacidad,
experiencia y capacitacin de los integrantes del equipo de trabajo.
As se podr contar con las siguientes categoras:
Director de proyecto.
Supervisores o Analistas jefes.
Analistas principales.
Analistas auxiliares.
Programadores, etc.
En esta etapa y con una idea aproximada de la posibilidad tcnica y la relacin
costo/beneficio, se puede evaluar la conveniencia o no de seguir adelante con el
proyecto.
MEDIOS DE RECOLECCION DE INFORMACION:
Para realizar el Anlisis de un sistema necesitamos contar con informacin referida a
la situacin actual.
Si lo que deseamos es realizar el diseo de un sistema de costos es necesario
conocer los procedimientos de fabricacin, ahora si se desea redisear el sistema de
facturacin, slo debemos informarnos brevemente sobre el proceso productivo.
Existen varios medios de recoleccin de informacin entre ellos:
Entrevistas.
Cuestionarios.
Observacin personal.
Estudios de antecedentes y documentacin.
Es importante sealar que los cuatro medios enunciados anteriormente no son
excluyentes, sino que son complementarios.
Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

15/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Entrevistas
Entendemos por entrevista a la reunin de dos o ms personas entre las cuales se
mantiene una conversacin dirigida a satisfacer las necesidades de informacin del
entrevistador.
La entrevista es el mejor medio de recoleccin de informacin con el que contamos, ya
que en ella se produce un contacto personal entre entrevistador y entrevistado.
La entrevista es un arte que requiere cualidades innatas, pero como sucede con otras
habilidades se la puede aprender y mejorar.
Hay que concertar la entrevista con anticipacin, lo que no slo nos ahorrar tiempo
sino que tambin es una actitud de respeto hacia el entrevistado, es conveniente
tambin adelantarle al entrevistado el tema de la reunin.
La entrevista si es posible habr que efectuarla en un ambiente privado y deber ser
de no muy larga duracin.
Es muy til conocer aspectos del entrevistado como ser tarea que realiza,
personalidad, etc.
Cualquiera sea la persona a la cual se entrevista se debern adaptar frases, tiempos,
etc., ajustndolos a cada entrevistado en particular.
Muchos entrevistados consideran que el entrevistador tiene como fin el obtener
informacin para producir la racionalizacin del personal, tal situacin puede provocar
la falta de apoyo a la entrevista, por lo que es conveniente que se explique
claramente cul es la funcin de la entrevista y cul es el objetivo que se persigue. El
analista deber estar preparado para realizar la entrevista con personas de muy
distinta personalidad entre las cuales se puede encontrar:
- el paciente: que es aquella persona de razonamiento lento que demora respuestas,
en este caso se deber tener suma paciencia.
- el confuso: aquel que no sabe expresar sus pensamientos con claridad.
- el voluble: aquel que cambia sus respuestas con facilidad.
- el autmata: quin ha realizado su trabajo durante mucho tiempo en forma mecnica,
sin emplear el razonamiento.
- el empleador: es aquel que jerarquiza su tarea, dndole mayor importancia de la que
realmente tiene.
- el obstruccionista: aquel que no coopera y elude dar respuestas, esta es una de las
personalidades consideradas ms dainas, como primera medida se deber aplicar la
tcnica del convencimiento, en el caso que esto no surja efecto, se deber solicitar a la
Direccin el empleo de medidas coercitivas que permitan llevar adelante la tarea.
- el tmido: es una personalidad fcil de encontrar, tal situacin no es difcil de
solucionar, slo se requiere una especial dedicacin.
Es necesario distinguir en una entrevista, los hechos de las opiniones tratando de
minimizar estas ltimas, de manera que no influyan sobre una correcta toma de
decisiones.
Cuestionarios
Los cuestionarios (o tambin conocidos como encuestas) son documentos redactados
en forma de interrogatorio, las preguntas se refieren generalmente al tema que se
investiga.
La ventaja ms importante que encontramos con la utilizacin de un cuestionario, es
que se obtiene informacin con mucha menos inversin de tiempo, es un medio muy
til en el caso de que los entrevistados se encuentren a grandes distancias.
El cuestionario no requiere generalmente opiniones, como ocurren en los casos de
encuestas de carcter sociolgico o comerciales; se refiere bsicamente a hechos que
debern ser luego verificados.
Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

16/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

El cuestionario deber ser confeccionado con gran cuidado, en especial en la
redaccin de las preguntas, a fin de que se transmita fielmente la intencin del
encuestador. En una entrevista, cualquier duda que surja en el interrogatorio podr ser
solucionado con preguntas aclaratorias de rpida respuesta. Como desventaja el
cuestionario no puede contemplar esta solucin.
Cuando se emplee esta tcnica ser conveniente realizar previamente un ensayo
piloto, el que consistir en dirigir el cuestionario en un sector parcial y verificar la
reaccin de ese sector a las preguntas, comprobando as si las mismas han sido
correctamente interpretadas, realizando una evaluacin de las respuestas.
Observacin personal
Se trata de una observacin directa del hombre de sistemas. Es til este mtodo en el
caso, por ejemplo, de determinar el flujo de clientes que se acercan a un mostrador de
ventas, la forma de operar con mquinas y equipos en condiciones ambientales y de
distribucin de oficinas, etc.
El principal inconveniente con el que nos encontramos son las reacciones de la gente
al ser observado por un tercero. Tales reacciones pueden producir cambios en los
rendimientos.
Estudio de antecedentes y documentacin
Este medio de recoleccin de informacin es netamente complementario y consiste en
la obtencin de informacin contenida en archivos, registros, balances, manuales,
publicaciones relacionadas, etc.
Leer: Catulo 5 El ciclo de vida del proyecto del libro Anlisis estructurado Moderno
Edgard Yourdon

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

17/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Unidad 4
Seguimiento y control de los proyectos. Administracin del cambio de un proyecto
Anlisis de riesgos.
Informe de cierre del proyecto
Seguimiento y control de los proyectos.
Como vimos en la Unidad 2 son funciones de Gestin de proyectos las de
Planificacin, Seguimiento y Control del Proyecto. Es decir, definir tareas, prever
necesidades, organizar los medios disponibles, programar los trabajos, asignar
recursos, supervisar la ejecucin, controlar las desviaciones, etc. Funciones todas
ellas encaminadas a conseguir los objetivos del proyecto utilizando los recursos
disponibles.
Analicemos los siguientes cuadros:

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

18/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Se realizar Control de Plazos para lo cual peridicamente se ir evaluando el grado

de cumplimiento de cada actividad asignando un tanto por ciento de realizacin.
Asignando porcentajes de realizacin a cada actividad estamos implcitamente
asignando el grado de cumplimiento de cada paquete de trabajo y del proyecto
completo.
La periodicidad del control depende de la envergadura y de la duracin total del
proyecto. Si para un proyecto de varios aos el control mensual puede ser suficiente,
para un proyecto de cuatro meses ser necesario un control semanal o incluso diario.
Paralelamente y con la misma periodicidad que el control de tiempos se deber
efectuar el control de costos incurridos realmente en cada actividad. La suma global de
los costos incurridos en cada actividad nos dar los costos totales del proyecto que
podremos comparar con las estimaciones.
Administracin del cambio de un proyecto.

Realizar Control Integrado de cambios es el proceso que consiste en revisar todas las
solicitudes de cambios, aprobar los cambios y gestionar los cambios a los activos de
los procesos de la organizacin, a los documentos del proyecto y al plan para la
direccin del proyecto.

Leer Captulo 3 Como enfrentar el cambio: saber cuando abrazarlo, aceptarlo o

resistirlo. del libro La nueva direccin de proyectos de Davidson Frame

Anlisis de riesgo
Para planificar la Gestin de Riesgos se deber realizar los siguientes procesos:
Identificar Riesgos es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden
afectar el proyecto y se documentan sus caractersticas.

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

19/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos es el proceso que consiste en priorizar los
riesgos para realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la
probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.
Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos es el proceso que consiste en analizar
numricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del
proyecto.
Planificar la Respuesta a los Riesgos es el proceso por el cual se desarrollan opciones
y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del
proyecto.
Monitorear y Controlar los RiesgosEs el proceso por el cual se implementan
planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean
los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evala la efectividad del
proceso contra riesgos a travs del proyecto.
Estos procesos interactan entre s y con los procesos de las otras reas.
Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o ms personas, dependiendo de las
necesidades del proyecto. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada
proyecto y en una o ms fases del proyecto, en caso de que el mismo est dividido en
fases. Aunque los procesos se presentan aqu como elementos diferenciados con
interfaces bien definidas, en la prctica se superponen e interactan.
Los riesgos de un proyecto se ubican siempre en el futuro. Un riesgo es un evento o
condicin incierta que, si sucede, tiene un efecto en por lo menos uno de los objetivos
del proyecto. Los objetivos pueden incluir el alcance, el cronograma, el costo y la
calidad. Un riesgo puede tener una o ms causas y, si sucede, uno o ms impactos.
Una causa puede ser un requisito, un supuesto, una restriccin o una condicin que
crea la posibilidad de consecuencias tanto negativas como positivas. Por ejemplo, las
causas podran ser el requisito de obtener un permiso ambiental para realizar el
trabajo. El evento de riesgo es que la agencia que otorga el permiso puede tardar ms
de lo previsto en emitir el permiso. Si este evento incierto se produce, puede haber un
impacto en el costo, el cronograma o el desempeo del proyecto.
Las condiciones de riesgo podran incluir aspectos del entorno del proyecto o de la
organizacin que pueden contribuir a poner en riesgo el proyecto, tales como prcticas
deficientes de direccin de proyectos, la falta de sistemas de gestin integrados, la
concurrencia de varios proyectos o la dependencia de participantes externos que no
pueden ser controlados.
Los riesgos del proyecto tienen su origen en la incertidumbre que est presente en
todos los proyectos. Los riesgos conocidos son aqullos que han sido identificados y
analizados, lo que hace posible planificar respuestas para tales riesgos. Los riesgos
desconocidos especficos no pueden gestionarse de manera proactiva, lo que sugiere
que el equipo del proyecto debe crear un plan de contingencia
Las organizaciones perciben los riesgos como el efecto de la incertidumbre sobre los
objetivos del proyecto y de la organizacin. Las organizaciones y los interesados estn
dispuestos a aceptar diferentes niveles de riesgo. Esto se conoce como tolerancia al
riesgo.
Los riesgos que constituyen una amenaza para el proyecto pueden aceptarse si se
encuentran dentro de los lmites de tolerancia y si estn en equilibrio con el beneficio
que puede obtenerse al tomarlos. Por ejemplo, la adopcin de un cronograma de
ejecucin rpida es un riesgo que se corre para obtener el beneficio de una fecha de
finalizacin ms temprana.
Las personas y los grupos adoptan actitudes frente al riesgo que influencian la forma
en que responden a ellos. Estas actitudes frente al riesgo son motivadas por la
percepcin, las tolerancias y otras predisposiciones, que deben hacerse explcitas
siempre que sea posible.
Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

20/21

Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Para tener xito, la organizacin debe comprometerse a tratar la gestin de riesgos de
una manera proactiva y consistente a lo largo del proyecto. Debe hacerse una eleccin
consciente a todos los niveles de la organizacin para identificar activamente y
perseguir una gestin eficaz durante la vida del proyecto. Los riesgos existen desde el
momento en que se concibe un proyecto. Avanzar en un proyecto sin adoptar un
enfoque proactivo en materia de gestin de riesgos aumenta el impacto que puede
tener la materializacin de un riesgo sobre el proyecto y que, potencialmente, podra
conducirlo al fracaso

Leer el Captulo 4 Como manejar el riesgo: Identificar, Analizar y Planificar las

repuestas del libro manejar,La nueva direccin de proyectos de Davidson Frame

Informe de cierre del proyecto:

Se der presentar un informe de cierre del proyecto: Su objetivo es evaluar el
resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido durante el desarrollo del Proyecto.
Debe contener la informacin necesaria para saber si el Proyecto cumpli sus
objetivos (resultado, plazo y coste) y, en caso contrario, cuales han sido las razones
para que no se cumplan.
La documentacin incluida habitualmente en los informes de cierre es:
Informe de situacin final
Informe econmico (Balance de ingresos y gastos)
Lista de documentacin generada
Lista de productos o servicios generados

Prof. Mara Zulema Gandulfo

Administracin de Proyectos

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

21/21