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Organizacin y Sistema.
Enmanuel Marcano
C.I : 20.536.948
Definicin
de
manuales
Segn Graham Kellog: "El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro
grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un procedimiento por escrito
significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo".
Para Continolo G. un manual es: "Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la
direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo".
Duhat Kizatus Miguel A. en www.gooegle.com, lo define como: " Un documento que contiene, en
forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y
procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecucin del
trabajo".
Los manuales administrativos son documentos de carcter informativo e inclusive instructivo, que
poseen la descripcin de las actividades que deben realizar dentro de una unidad administrativa; y
sirven como medios de comunicacin y coordinacin en las decisiones administrativas a tomar, por
ello se relaciona y ataen al empleado directamente, es decir, orientando a los miembros de la
organizacin. Por lo tanto los manuales reflejan las funciones administrativas que realiza y debe
ejecutar la institucin, por ende cumplen con el propsito de registrar y sealar en forma
sistemtica la informacin administrativa de una organizacin.
Manuales
de
normas
procedimientos
Definicin
El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las
operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su
ejecucin, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organizacin
compatibles
con
dichos
procedimientos.
Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que especifican detalladamente
una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una
organizacin / institucin, explicando un conjunto de procedimientos internos segn los niveles de
autorizacin de las unidades orgnicas que forman parte de una organizacin; con el objetivo de ir
creando y consolidar criterios dentro de la organizacin, y uniformar la actividad operativa, de la
institucin, as como tambin garantizar y satisfacer la transmisin y recuperacin de informacin.
Este documento tambin especifica las normas correspondientes con las acciones de carcter
disciplinario, relacionndose con el personal y cada miembro del organismo, incluso se halla
tambin las nminas, permisos, vacaciones, bonos por ello el manual esta sujeto a cambios,
debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la organizacin o institucin
crezca
y
se
desarrolle
en
todos
los
mbitos.
Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por establece normas o
pautas especficas y claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en
la institucin.
Objetivos
Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los
procedimientos.
Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso con el fin
de facilitar su incorporacin a su unidad orgnica.
Tipos
De manera general, los manuales de procedimientos por sus caractersticas diversas pueden
Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una mquina de contabilidad.
Procedimiento General: es aquel que contiene informacin sobre los procedimientos que
se establecen para aplicarse en toda la organizacin o en ms de un sector administrativo.
Procedimiento
Especfico:
son
aquellos
que
contienen
informacin
sobre
los
procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una unidad
administrativa con el propsito de cumplir de manera sistemticamente con sus funciones y
objetivos.
Presentacin
Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempear dentro de la institucin a travs
de una normas establecidas, por medios de anlisis, estudios, y estrategias de planeacin. La
estructura se puede presentar de la siguiente manera:
a.
Descripcin
b.
Objetivos
del
del
procedimiento.
procedimiento.
c.
Normas
d.
Requisitos,
aplicables
al
documentos
procedimiento.
y
En toda presentacin debe estar presente de manera clara y concisa los aspectos:
Responsabilidad.
Instrucciones.
Normas de procedimientos.
Organigramas.
Rgimen de autorizaciones.
Glosario.
archivo.
ndice Temtico.
Verificacin y asesoramiento.
Indicacin de fechas.
Numeracin de pginas.
Formato.
Armado.
Elaboracin
En el proceso de creacin del manual, debe existir una metodologa que garantice la descripcin
de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurdicoadministrativas establecidas al efecto. Igualmente este debe estar bajo personal competente, la
redaccin y trascripcin debe ser efectuada de manera controlada, por las unidades funcionales de
los organismos.
Implantacin
La implantacin del manual de normas y procedimientos es importante para la organizacin, ya que
el personal y cada miembro perteneciente debe estar informado, actualizado, de los cambios
generados, de las actividades a realizar, para que el sistema operativo este en constante flujo.
Para implantar el manual es necesario divulgarlo a todos los niveles de la empresa, de la siguiente
forma: presentando conferencias, reunin de personal, repartiendo folletos entre los empleados,
para logra una aplicacin inmediata y asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos
que implican, los objetivos propuestos y los beneficios que obtendr la compaa. Es importante
que el manual de normas y procedimientos se ajuste sin inconveniente a la estructura de la
empresa,
a
los
requerimientos
del
personal.
Mantenimiento
Consiste en mantener vigente y actualizado el manual de normas y procedimientos, debido que si
est se desactualizada, pasara hacer un documento inutilizable, y generara por otro lado la
creacin de otro manual que cumpla con las exigencias y necesidades actuales, creando una
desventaja en cuanto al tiempo que se perdera, por ello es ms ventajoso y recomendable para
los organismos, mantener vigente el manual. Para aplicar esta tcnica, es recomendable contar
con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento, cada cierto tiempo.
Recursos
humanos
en
los
archivos
gestin de los recursos informativos como lo menciona el autor Michel Duchein es tan vital como la
gestin
de
los
recursos
humanos,
financieros
y
materiales.
Personal
fundamental
El personal primero debe estar capacitado, preparado y ser profesional del rea archivstica, para
prestar un serbio eficiente y eficaz. El personal se divide de forma jerrquica segn sus funciones y
actividades de la labor archivstica:
El archivlogo:
director
y
responsable
del
archivo.
Sus objetivos se basan en dirigir, coordinar y controlar la organizacin y el funcionamiento del
archivo, para custodiar y organizar la documentacin, con la finalidad de facilitar la consulta al
propio organismo que la ha generado y tambin a todos los ciudadanos, de acuerdo con la
normativa de accesibilidad a la documentacin.
Tiene como funciones:
Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestin del centro
archivstico y, al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicacin interdepartamental con
el objeto de facilitar el sistema de organizacin documental del organismo o entidad a la
que pertenece el archivo.
Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organizacin y el funcionamiento del
archivo y, tambin, aquellas otras de aplicacin a todas las reas, departamentos o
servicios del organismo a las que pertenece el archivo, referidas a la consulta y prstamo
de la documentacin.
Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guas, inventarios, catlogos,
elaborar las memorias anuales del archivo.
Segundo Archivlogo: subdirector del archivo o al de jefe de una seccin ya sea archivo
intermedio, archivo histrico su objetivo se basa en velar que se cumpla con las
funciones y criterios correspondientes dentro de los fondos documentales de la USI o
archivo de la organizacin.
Promover y organizar las actividades de difusin del archivo: visitas de estudiantes y del
pblico en general, exposiciones, conferencias, cursos y otros.
Planificar, dirigir y controlar la conservacin y los sistemas de seguridad del edificio y los
depsitos del archivo y, tambin, de todos los equipamientos que dispone el centro.
especial, aquellas que conciernan ms directamente con las tcnicas archivsticas manuales de la
organizacin documental como pueden ser la gestin de los depsitos y las de prevencin y
conservacin de la documentacin, entre otras.
Sus funciones pueden ser:
Colaborar con los otros tcnicos del archivo en los trabajos de custodia y tratamiento
documental consistentes en la ordenacin fsica de la documentacin de algunas series
documentales, etc.
Llevar a cabo la gestin del espacio de los depsitos, de acuerdo con las directrices de su
superior jerrquico, comprobando la ubicacin de la documentacin y los espacios que
quedan libres, con la finalidad de asignar nuevas unidades de instalacin.
Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentacin y as mismo
extraer los clips, gomas, plsticos,... de los documentos.
Recibir y atender al pblico del archivo ofrecindole la informacin que requiera, o bien
dirigindolo a la sala de consulta o las salas donde se efecta alguna actividad.
Los tcnicos superiores especialistas: Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique
el director del centro y, en especial, velar y aplicar las tcnicas ms apropiadas para la prevencin,
reproduccin y preservacin de la documentacin en cualquier tipo de soporte documental.
Funciones a cumplir:
Estudiar y proponer a la direccin del centro todas aquellas acciones encaminadas a llevar
a cabo una buena poltica de prevencin, reproduccin y preservacin de la
documentacin.
Organizar y dirigir las tcnicas de restauracin ms apropiadas para cada tipo de soporte
documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas tcnicas que requieran una manipulacin
ms especializada.
Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de seguridad de la
documentacin para la conservacin o consulta.
Humanos
Polticas
de
induccin
Polticas
de
adiestramiento
Objetivos:
- Satisfacer las necesidades de adiestramiento y desarrollo del personal de cada unidad
organizativa
fin
de
incrementar
sus
niveles
de
eficiencia.
los
recursos
Establecer
humanos
prioridades
para
materiales
desarrollar
requeridos
acciones
para
de
tal
fin.
adiestramiento.
Capacitacin
La capacitacin se considera como un proceso a corto plazo, en que se utiliza un procedimiento
planeado, sistemtico y organizado, que comprende un conjunto de acciones educativas y
administrativas orientadas al cambio y mejoramiento de conocimientos, habilidades y actitudes del
personal, a fin de propiciar mejores niveles de desempeo compatibles con las exigencias del
puesto que desempea, y por lo tanto posibilita su desarrollo personal, as como la eficacia,
eficiencia
efectividad
empresarial
la
cual
sirve.
las
posibilidades
de
la
empresa.
El sistema debe ayudar y atraer el nmero y la clase de empleados necesarios para operar
en la institucin en trminos de excelencia.
El sistema tiene que jugar un papel positivo para motivar a los empleados a trabajar lo
mejor que sus habilidades les permitan.
Tiene que dar a los empleados la oportunidad de lograr sus aspiraciones dentro de un
marco de imparcialidad y equidad.
Debera ofrecer a los empleados un incentivo para mejorar sus destrezas y habilidades.
Meritocracia
En una definicin muy amplia, el concepto de meritocracia se refiere a aquellos sistemas polticos
donde se accede a los cargos de poder, no por el nacimiento o la riqueza (o sea, segn pautas de
adscripcin) sino por los mritos (pautas de realizacin).
En las sociedades industriales avanzadas, esos "mritos" se refieren en principio al desarrollo de la
inteligencia y de los conocimientos, a las capacidades intelectivas evidenciadas y sancionadas por
el sistema escolar, base indispensable (pero no suficiente) para tener acceso a la clase dirigente e
iniciar luego un "cursus honorum" basado en el desempeo de cargos de creciente importancia,
hasta donde lleguen las posibilidades evolutivas y la combinacin de circunstancias de poder y de
apoyos de cada uno.