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7 Mutualisation de 2 magasins
Cet outil prsente une mthode de calcul des gains cibles axe su
stocks (dans les magasins centraux et dans les units de soins)
ssement d'identifier rapidement les points forts et les axes de progrs de son
ner par rapport une organisation cible
ganisation logistique
/ familles de produits ayant l'impact le plus important (A) qui psent 80% de la
s, des autres produits (B et C). Des actions d'optimisation diffrencies peuvent
duit.
la fonction logistique
rs d'optimisation classs par thmatique et par type de gain. Cette bote ide
ager la rflexion autour de quelques axes d'optimisation ayant fait leurs preuves
ul des gains cibles axe sur la rduction du nombre de jours de couverture des
ans les units de soins)
THEMATIQUE
1 - Stratgie et
positionnement de la
fonction logistique
3 - Approvisionnements
internes
4 - Gestion des
magasins centraux
5 - Approvisionnements
externes
6 - Ressources
Humaines
7 - Matriel et
infrastructure
8 - Outils et pilotage
Grille d'autodiagnostic
Dimension
Stratgie de stockage
Modalits de stockage
Stratgie d'organisation
Modalits de stockage
Relations fournisseurs
Comptences et formation
Adaptation de l'quipement et du
matriel aux besoins de la logistique
notamment : robots de dispensation
nominative, informatisation des services
logistiques, vhicules, transport interne
automatis, armoires de rangement en
plein vide, douchettes, charriots de
transport interne
Couverture fonctionnelle du SI
logistique
Indicateurs et objectifs de
performance, tableau de bord interne
Niveau 1
Niveau 2
- version exhaustive
Niveau 3
Il existe des applications de gestion de la logistique mais cellesci sont partiellement interfaces au logiciel de gestion
financire.
Niveau 4
THEMATIQUE
1 - Stratgie et
positionnement de la
fonction logistique
3 - Approvisionnements
internes
3 - Approvisionnements
internes
6 - Ressources Humaines
7 - Matriel et
infrastructure
8 - Outils et pilotage
Grille d'autodiagnostic
Dimension
Stratgie de stockage
Stratgie d'organisation
Modalits de stockage
Adaptation de l'quipement et du
matriel aux besoins de la logistique
notamment : robots de dispensation
nominative, informatisation des services
logistiques, vhicules, transport interne
automatis, armoires de rangement en
plein vide, douchettes, charriots de
transport interne
Couverture fonctionnelle du SI
logistique
Indicateurs et objectifs de
performance, tableau de bord interne
Niveau 1
Niveau 2
- version simplifie
Niveau 3
Il existe des applications de gestion de la logistique mais cellesci sont partiellement interfaces au logiciel de gestion
financire.
Niveau 4
Chart4.0Title
3.0
2.0
1.0
7
0.0
4
5
1 - Stratgie et positionnement de la
fonction logistique
3 - Approvisionnements internes
5 - Approvisionnements externes
6 - Ressources Humaines
7 - Matriel et infrastructure
8 - Outils et pilotage
Chart4.0Title
3.0
Moyenne
maturit
logistique par
thmatique
2.0
1.0
0.0
4
5
Stratgie de stockage
Modalits de stockage
Stratgie d'organisation
Modalits de stockage
Relations fournisseurs
Organisation et planification des processus de commandes externes
Organisation de la rception des commandes
Paiement des fournisseurs
Thmatiques
1
2
3
4
5
6
7
8
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
'tablissement
Niveau moyen
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
on logistique
isateurs
A COMPLETER
Moyenne
thmatique
0.0
0.0
0.0
0.0
Commentaires
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
A COMPLETER
Commentaires
NOTA BENE : l'ensemble des services intgrant une fonction logistique (de la pass
sont inclure dans le calcul du dimenssionnement de la fonction logistique, y comp
Principaux services prendre en compte : direction des services conomiq
pharmacie, laboratoire, restauration, archives, units de soins ...
Il est possible de renseigner des fractions d'ETP dans le tableau ci-dessous si les pe
sur des activits logistiques. Par exemple, 2 ASH consacrant chacun 10% sur la pas
Notes : * pharmacie, laboratoire, biomdical, services techniques ... / ** et autres intervenants dans la
Etape du processus
logistique
Exemples de profils
Passation des
commandes
Rception et
distribution
Responsable administratif
Cadre service support *
Agent administratif
Pharmacien
Magasinier
Agent logistique
Prparateur Pharmacie
Technicien Laboratoire
Coursier **
Autres
Cadre de sant
Infirmier
Aide soignant
ASH
Autres
Responsable administratif
Cadre service support *
Agent administratif
Pharmacien
Magasinier
Agent logistique
Prparateur Pharmacie
Rception et
distribution
Technicien Laboratoire
Coursier **
Autres
Infirmier
Aide soignant
ASH
Autres
Paiement fournisseurs
Responsable administratif
Cadre service support *
Agent administratif
Pharmacien
Magasinier
Agent logistique
Prparateur Pharmacie
Technicien Laboratoire
Coursier **
Autres
Cadre de sant
Infirmier
Aide soignant
ASH
Autres
Responsable administratif
Cadre service support *
Agent administratif
Pharmacien
Magasinier
Agent logistique
Prparateur Pharmacie
Technicien Laboratoire
Coursier **
Autres
A COMPLETER
Nombre ETP
logistique
A COMPLETER
Cot ETP charg
annuel
0
0
-
-
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
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-
-
0
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0
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-
-
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
-
-
0
0
0
0
0
0
0
Dimensions
Composantes
Achats
Transport
Transport
Effectifs
Approvisionnement
(hors transport)
Cots de stockage
Cots SI
Balance stocks
Valeur du stock
Immobilisation actifs
Description
- cot de transport
Contenu
- cot d'amortissement et de
fonctionnement (ex. assurances) des
locaux ddis au stockage
0.00 k
% cot complet
complet
A COMPLETER
0.00 k
0.00 k
#DIV/0!
0.00 k
#DIV/0!
0.00 k
#DIV/0!
0.00 k
#DIV/0!
0.00 k
#DIV/0!
0.00 k
#DIV/0!
Nota Bene : L'objectif de cet outil est de comparer les cots ETP de l'tablisseme
gnral la comparaison est tablie partir d'un panel de 4 tablissements publics
Pour les services conomiques, la mthodologie est identique, mais une seule
Utilisation : Il s'agit de relever la valeur des achats raliss en une anne (cellule C
la rception, le stockage, la prparation, la distribution, la gestion des factures et
Service
Pharmacie (tous effectifs confondus)
Pharmacie (activits logistiques)
Service
Services conomiques (activits logistiques)
omparer les cots ETP de l'tablissement une base de rfrence. Pour la PUI la base de comparaison est iss
d'un panel de 4 tablissements publics (2 CHU, 2 CH).
s:
P (effectif total de la PUI) pour 1000 euros d'achats, qui permet de comparer le dimensionnement du total d
ues (effectif total de la PUI, auquel on retranche les effectifs ddis : la prparation des chimiothrapies, la
t). Cette analyse permet de comparer les effectifs de la pharmacie ddis la logistique au panel des 120 t
armacie : Indiquer la valeur annuelle des achats est indique cellule C18, ainsi que le cot rel de l'ensemble
en cellule D19. Le tableau calcule le cot de l'unit d'oeuvre pour l'tablissement ; la comparaison avec les
odologie est identique, mais une seule valeur comparative est indique : la moyenne.
achats raliss en une anne (cellule C24), au regard des effectifs attenants la logistique (cellule D24). On
distribution, la gestion des factures et des litiges.
A COMPLETER
Valeur achats
annuelle ()
Valeur achats
annuelle ()
A COMPLETER
Cot ETP ()
Cot ETP ()
1er quartile
Mdiane
73
103
53
75
stique (cellule D24). On a considr les effectifs des services conomiques ddis : l'approvisionnement,
3e quartile
118
147
85
106
Positionnement
tablissement : Cot unit
d'uvre ()
Positionnement
tablissement : Cot unit
d'uvre ()
our le magasin
du sang /
e D18, et le cot
re en termes
approvisionnement,
NOTA BENE : L'objectif de cet outil est de dfinir les lments d'une liste par im
qui font partie des 5 derniers %. Cette analyse permet de se concentrer sur les
Exemple CH Brive :
Tableau vide :
Mthodologie d'analyse
objectif de cet outil est de dfinir les lments d'une liste par importance dcroissante, en les classant en 3 c
s 5 derniers %. Cette analyse permet de se concentrer sur les principaux lments d'une liste.
i-dessous, nous avons prsent le stockage des produits du magasin gnral au sein du GHPSO (hpital de C
nnes sont exprimes en euros.
raliser le calcul automatique des catgories A, B et C : il peut s'appliquer des achats, des produits stock
produits en les classant dans le tableau par ordre (de volume, de valeur, ...) dcroissant. La classification A B
A COMPLETER
Produits
Valeur, volume,
TOTAL
nte, en les classant en 3 catgories : ceux qui reprsentent les premiers 80%, ceux qui font partie des 15% su
d'une liste.
n du GHPSO (hpital de Creil / Senlis). La prsentation est faite par valeur de produits stocks dans l'hpital,
Catgorie
Thmatique
3 - Amliorer les
approvisionnements externes
4 - Actions transverses
Banque de leviers - Dm
Description des leviers
Mettre en place des rfrents logistiques dans les units de soins en charge des interactions avec l
supports (direction logistique, pharmacie )
Assurer la fiabilit des sorties physiques de stocks et mettre en place des indicateurs de suivi finan
stock
Raliser une rvision complte des dotations des units de soins
Mettre en place une armoire standard de pharmacie, avec des rfrences communes pour l'ensem
services de soins, pour les produits utiliss par tous les services
Mettre en place un contrle systmatique des stocks dports dans les services
Rendre plus lisible le conditionnement et les units de distribution des produits
Dvelopper le systme de gestion des stocks en plein vide
Amliorer le circuit de picking dans les magasins centraux
Mettre en place un scannage par code barre des produits dans les magasins centraux
Mettre en commun les moyens transport (pool de chauffeurs et de vhicules)
Proposer un service de coursier intrieur pour la prise en charge de flux internes
Identifier les flux de transport externaliser par une rflexion en cot complet
Clarifier le rle du magasin dans la rception et la distribution des colis aux units de soins
Raliser des inventaires tournants rguliers (si possible via un module SI ddi)
Dfinir les seuils de stocks MINI et MAXI, ainsi que les seuils de passation de commandes
Redfinir la liste des articles et produits grer "en stocks" / "hors stocks"
Documenter, uniformiser et simplifier les processus de passation des commandes (notamment pou
de soins)
Aligner / nettoyer les donnes des rfrentiels outils (ex. base articles, base fournisseurs )
Amliorer le processus d'information des services demandeurs du statut de traitement des comma
Mutualiser les activits de passation des commandes intra-service (Pharmacie et Magasin)
Dfinir une mthode permettant de viser la rduction du nombre de commandes de petits montan
d'au moins 1 000 par an
Centraliser les activits de liquidation de factures (service ddi)
Rviser les clauses de marchs fournisseurs, afin d'amliorer le suivi et la performance des interac
fournisseurs
Dfinir une politique par famille de produits sur les dlais de paiement des fournisseurs : politique
lissage des commandes dans le temps
Dfinir des indicateurs et mettre en place un tableau de bord et de suivi de la performance logistiq
Assurer la formation des quipes logistiques, dans les magasins centraux et dans les services utilis
Nature du gain
Gain ETP
Gain
Gain ETP
Gain ETP
Gain ETP
Gain financier
Gain financier
Gain financier
4.1 - Pilotage
Gain qualitatif
Gain ETP
Assiette de gains
Fourchette gains *
ETP logistique
0,5% - 1%
Charge projet
5% - 40%
Charge projet
Equipement plein-vide
SI gestion des stocks
ETP magasins
5% - 10%
Charge projet
Equipement stockage
ETP transport
5% - 20%
Charge projet
Equipement et matriel de
transport
5% - 30%
Charge projet
5% - 30%
Charge projet
ETP logistique
2% - 10%
Charge projet
SI passation des commandes
ETP logistique
1% - 5%
Charge projet
0,5% - 3%
Charge projet
0,5% - 1%
Charge projet
1% - 2%
Charge projet
Qualitatif
NS
Charge projet
ETP logistique
5% - 20%
Charge projet
Infrastructure / Travaux
d'amnagement
5% - 20%
Complexit
moyenne
leve
faible
forte
moyenne
moyenne
forte
faible
moyenne
faible
leve
faible
forte
Nota Bene : Cet outil permet d'valuer les gains de productivit raliss en cas
Il s'agit de dfinir les effectifs ddis la logistique, dans deux PUI que l'on sou
de temps ralisable lors de la fusion. Deux gains possibles :
1. Un premier gain de temps qui varie entre 10 et 15% des effectifs de main d'o
logisticiens, ...
2. Un deuxime gain qui va entre 20% et 50% des effectifs responsables des m
n'existe qu'un seul responsable des deux magasins (partag mi-temps entre l
magasins. Il n'est pas prsent dans l'outil de calcul pour ne pas survaluer les
Exemple :
PHARMACIE
Agents de la logistique (magasinier, une partie des
prparateurs, )
A COMPLETER
SERVICE
Agents logistiques (main d'uvre directe) :
magasiniers, agent logistique,
ins de productivit raliss en cas de fusion de deux magasins, dans le cas d'un tablissement bi-site.
tique, dans deux PUI que l'on souhaite regrouper (ou deux magasins gnraux que l'on souhaite regrouper),
ns possibles :
0 et 15% des effectifs de main d'oeuvre directe (MOD) ddis la logistique : magasiniers, une partie des pr
des effectifs responsables des magasins (main d'oeuvre indirecte). Attention, ce dernier gain n'est pas forc
asins (partag mi-temps entre les deux sites), alors il n'y aura quasiment pas de gain de temps lors de la f
calcul pour ne pas survaluer les gains potentiels, et sera valuer par l'tablissement en fonction de son o
Nbre ETP
13.00
Nbre ETP
15%
15%
ssement bi-site.
n souhaite regrouper), afin d'valuer le gain
Mthode
NOTA BENE :
Cette mme mthode peut galement tre mise en oeuvre sur un prod
soins pour connaitre l'volution du stock.
Pour raliser cette simulation de gains sur la valeur des stocks, les info
- montant annuel d'achat de produit stock par service acheteur (anne N)
- montant de la balance des stocks par service acheteur (fin anne N)
- nombre de jours de couverture de stock CIBLE, diffrencis par service acheteu
EVALUATION DE LA CIBLE
ETAPE 1 : calcul de la valeur des stocks cibles
A MODIFIER
A COMPLETER
Service
Total achats de
produits stocks sur
une anne (N)
Exemple
3,211,631
Pharmacie
Magasin
Laboratoire
TOTAL
t tre mise en oeuvre sur un produit ou une famille de produits (modifier colonne C). Ceci peut im
ock.
ks cibles
A COMPLETER
A COMPLETER
Nombre de jours
de couverture
48.8
A COMPLETER
30.0
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
-
+ structurel)
Hypothse basse Hypothse haute
Gain ponctuel li la mise en uvre du plan d'action
logistique
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
MENT REALISE.
Gain
REEL : Gain sur la valeur de STOCK ponctuel
colonne C). Ceci peut impliquer de raliser un inventaire dans les units de
ogistique)
Gain CIBLE
263,970
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
121,260
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#DIV/0!
#DIV/0!
165,255
#DIV/0!
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