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REGLAMENTO DELARCHIVO GENERAL E HISTRICO MUNICIPAL DEL

MUNICIPIO DE NUEVO PARANGARICUTIRO, MICHOACN

TTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

CAPTULO I
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES

ARTCULO 1.- Para los efectos del presente Reglamento se entiende por:
I.
ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS: Son las acciones que intervienen
en la generacin, adquisicin, recepcin, control, distribucin, reproduccin,
organizacin, conservacin, custodia, restauracin, valoracin y depuracin
de los documentos; as como de las actividades enfocadas a regular,
coordinar y dinamizar su uso y divulgacin.
II.
ARCHIVO: Lugar donde se custodia o se resguarda los documentos
importantes, ya sean pblicos o privados;
III.
ARCHIVO DE CONCENTRACIN: Es aquel que rene los documentos
en su fase semiactiva, es decir, aquellos que su consulta ya son poco
frecuente por quien los genera. Este tipo de archivo ayuda a
descongestionar los documentos en escritorios y gavetas de las oficinas de
las dependencias;
IV.
ARCHIVO DE TRAMITE: Est integrado por documentos en su fase
activa, es decir, de consulta frecuente por quin los genera. Son los archivos
en las oficinas de las dependencias;
V.
ARCHIVO HISTORICO: Constituido por los documentos cuyo valor e
importancia son el conocimiento e investigacin de la realidad histrica,
poltica, econmica, social y cultural del municipio y sus habitantes. Forma
parte de la memoria histrica documental del municipio y debe de
conservarse de manera permanente;
VI.
ARCHIVO MUNICIPAL: Lugar donde se resguardan todos los
documentos generados por las diversas administraciones, para constituir la
informacin de tipo oficial, desde la instauracin del municipio hasta
nuestros das;
VII.
AUDIOVISUALES: rea que concentra, ordena, cataloga y conserva
materiales como filmes, microfilmes, casetes, fono casetes, pelculas,
diapositivas, negativos, acetatos, filminas, discos compactos, cintas
magnticas, diskettes, discos pticos y todo aquel material audiovisual
producido o adquirido por la Unidad Orgnica Municipal.

VIII. BIBLIOTECA: rea del archivo que concentra, ordena, conserva y


cataloga los libros que fueron producidos o adquiridos por los
ayuntamientos, como apoyo bibliogrfico a sus funciones.
IX.
DEPURACIN: Proceso de eliminacin de la informacin que no
representa ningn valor;
Estar sujeto a la Normatividad Nacional del Archivo General de la Nacin y
la Ley de Archivos Administrativos e Histricos del Estado de Michoacn de
Ocampo y sus Municipios.(2004) y su Reglamento;
X.
DOCUMENTO: Toda representacin material generada como
consecuencia de un hecho o acta emanado del ayuntamiento en el
desarrollo de sus atribuciones o en el ejercicio de sus funciones, y/o de la
actividad de una persona fsica o moral que d constancia de un hecho o
acto presente o pasado, que por la importancia de su contenido e
informacin sea de inters pblico;
XI.
FOTOTECA: rea del archivo que concentra, ordena, conserva y
cataloga el material fotogrfico existente de las diferentes administraciones
municipales y de la vida cotidiana;
XII.
HEMEROTECA: rea que concentra, ordena, cataloga y conserva los
peridicos, revistas, boletines y toda publicacin peridica producida o
adquirida por la Unidad Orgnica Municipal;
XIII. MAPOTECA: rea que concentra, ordena, cataloga y conserva los
mapas, planos, croquis y cualquier otro material cartogrfico generado o
adquirido por la Unidad Orgnica Municipal;
XIV. MEDIDAS DE PRESERVACIN: Medidas y normas tcnicas aplicadas al
acervo documental tendientes a prevenir su destruccin causada por los
factores de deterioro;
XV. MEDIDAS DE CONSERVACIN: Procesos tcnicos tendientes a detectar
y detener las condiciones que afectan materialmente a los documentos del
archivo, evitando con stas su degradacin y destruccin;
XVI. MUSEO: rea que custodia, conserva y exhibe los objetos antiguos
arqueolgico-artsticos que ilustran las actividades del hombre y su
desarrollo en las diversas etapas histricas;
XVII. UNIDADES DOCUMENTALES: Son las reas en donde se encuentran
documentos para su gestin, custodia, organizacin y consulta; y,
XVIII. UNIDADES ORGNICAS: Son las reas u rganos que integran las
distintas dependencias e instituciones del Ayuntamiento.
ARTCULO 2.- El objetivo de este Reglamento es la estructuracin y
conformacin de un lugar donde se custodien y resguarden todos los
documentos de cualquier fecha o importancia, as como las fotografas,
planos, libros, proyectos, etc., generados por las diversas administraciones,
debidamente organizadas y clasificadas para su conservacin y
preservacin, y que pueden ser utilizados como fuente de informacin por la

institucin que los produjo o por la persona, as como por la ciudadana en


general.
ARTCULO 3.- El presente Reglamento tiene como finalidad normar y
regular la produccin, desplazamiento, conservacin y clasificacin de
documentos generados por la Administracin Pblica Municipal.
ARTCULO 4. El Archivo Municipal en lo sucesivo se denominar
oficialmente Archivo General e Histrico Municipal de NUEVO
PARANGARICUTIRO, Michoacn, siendo sus siglas AGHMNPM.
ARTCULO 5. El AGHMNPM constituye el apoyo inmediato de la funcin
administrativa; es la base de la historia local as como de la Administracin
Pblica Municipal, institucin que produce la documentacin.
ARTCULO 6. Al conservar la documentacin de los asuntos de
importancia de la administracin municipal, se coadyuva en la aportacin de
datos para el estudio y elaboracin de monografas del Municipio, as como
para estudios de carcter regional, estatal o nacional.
ARTCULO 7. En el AGHMNPM se concentrar la documentacin de los
archivos inmediatos o de rea de las dependencias que integran la
Administracin Municipal. Las dependencias harn la entrega al AGHMNPM
dentro de los tres primeros meses del ao, la documentacin concluida,
semiactiva o inactiva, debidamente relacionada y clasificada mediante el
recibo correspondiente.
ARTCULO 8. Este Reglamento se sustenta conforme a lo dispuesto por el
artculo 32 inciso b) fraccin XV y XVI, e inciso
d) fraccin II de la Ley Orgnica Municipal del Estado de Michoacn de
Ocampo publicada en el Peridico Oficial el da 11 de noviembre del 2011;
ARTCULO 9. La transferencia que se haga al AGHMNPM, de la
documentacin y otros materiales que produce la Administracin Pblica
Municipal ser organizada y resguardada en un espacio fsico adecuado y
exclusivo.

CAPTULO II
DE LA DEPENDENCIA DEL ARCHIVO

ARTCULO 10. El Archivo es un rgano dependiente de la Secretara del


Ayuntamiento como lo establece el artculo 53 fraccin V de la Ley Orgnica
Municipal.
ARTCULO 11. El Archivo estar bajo la responsabilidad directa del
Secretario del Ayuntamiento, de acuerdo con la estructura propia de la
Presidencia Municipal.
ARTCULO 12. El personal que lo atienda ser propuesto y nombrando en
sesin de Cabildo, designando a un responsable o encargado con los

conocimientos necesarios sobre los objetivos y normas de conservacin y


preservacin de los documentos.

TTULO II
DEL ARCHIVO

CAPTULO I
DE LA RECEPCIN DE DOCUMENTOS

ARTCULO 13. La documentacin que genera el Ayuntamiento


permanecer en el Archivo de Trmite de cada oficina. Cuando concluya su
vida activa o de trmite se transferir al AGHMNPM dentro de los primeros 3
meses del ao los cuales formarn parte del Archivo de Concentracin.
ARTCULO 14. El Archivo constar de 2 acervos documentales:
I.

Archivo Administrativo de Concentracin; y,

II.

Archivo Histrico.

ARTCULO 15. El acervo documental del Archivo Administrativo de


Concentracin ser para la consulta exclusiva de los servidores pblicos de
las dependencias que los produjeron, salvo en el caso de que se trate de
documentos que por su naturaleza puedan ser accesibles al pblico o sea
informacin divulgable de oficio en los trminos sealados en la Ley de
Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Michoacn y al Reglamento
Municipal.
ARTCULO 16. Se considerar a los documentos del archivo administrativo
como pblicos 25 aos despus de haberse generado, formando parte del
archivo histrico.
ARTCULO 17. El acervo documental del Archivo Histrico estar disponible
para la consulta en general.

CAPTULO II
DE LA VALORACIN Y DEPURACIN DE DOCUMENTOS

ARTCULO 18. Para la depuracin del Archivo se considerar la utilidad e


importancia del mismo, adems de tomar en cuenta la valoracin normativa
nacional establecida por el Archivo General de la Nacin y de la ley de
Archivos Administrativos e Histricos del Estado de Michoacn y de la
asesora de la Direccin de Archivos del Poder Ejecutivo.
ARTCULO 19. Podrn ser eliminados aquellos documentos que no hayan
adquirido un valor permanente.

ARTCULO 20. En el proceso de la depuracin preliminar que se realice,


debern observarse los lineamientos para tal efecto.
ARTCULO 21. Se levantar un acta de depuracin enlistando los
documentos depurados, la cual deber ser aprobada por el Secretario del
Ayuntamiento y avalada por la Direccin de Archivos del Poder Ejecutivo del
Estado.

ARTCULO 22. Al acto de destruccin de documentos debern asistir el


Secretario del Ayuntamiento y el encargado del Archivo, quienes darn
constancia por escrito del acto realizado.

CAPTULO III
DE LA ORDENACIN Y CLASIFICACIN

ARTCULO 23. Todo documento generado y/o recibido por los servidores
pblicos en el desempeo de su empleo, cargo o comisin son y formarn
parte del patrimonio documental del municipio, por lo cual no podrn
considerarse propiedad de quien los produjo o los recibe.
ARTCULO 24. La organizacin y descripcin de la documentacin
generada y remitida al AGHMNPM para su custodia, se realizar conforme a
la normatividad internacional ISAD-G y al cuadro permanente de
Clasificacin Nacional elaborado para tal efecto por el Archivo General de la
Nacin.
ARTCULO 25. El acervo documental se ordenar siguiendo el principio de
procedencia y se clasificar por fondos, secciones, series y sub-series con
sistema alfanumrico y cronolgico.

CAPTULO IV
DE LAS REAS AUXILIARES DEL ARCHIVO

ARTCULO 26. El AGHMNPM contar con 7 reas auxiliares al acervo


documental:
I.

Hemeroteca;

II.

Biblioteca;

III.

Mapoteca;

IV.

Fototeca y cuadros;

V.

Museo Artstico-Arqueolgico;

VI.

Audiovisuales; y,

VII.

Centro de cmputo.

TTULO III
DE LA OPERATIVIDAD DEL ARCHIVO

CAPTULO I
DE LAS FACULTADES Y OBLIGACIONES

ARTCULO 27. Son facultades y obligaciones del AGHMNPM, las siguientes:


I.

Planear, programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el


desempeo de las funciones correspondientes al archivo
municipal, con autorizacin de la autoridad municipal competente;

II.
Formular dictmenes, opiniones e informes que al respecto le sean
solicitados por la superioridad;
III.

Presentar proyectos tendientes al mejoramiento del archivo;

IV.
Gestionar los recursos necesarios para el buen uso y conservacin del
archivo;
V.
Informar con la periodicidad necesaria sobre el estado que guarda el
archivo;
VI.
Proporcionar asesora tcnica a funcionarios y empleados del
gobierno municipal;
VII.
Comunicar a los titulares de las dependencias sobre las
irregularidades que existan en la documentacin que se enva para su
manejo y custodia;
VIII. Para efectos de solicitudes de prstamo de documentos por parte de
las dependencias de la Presidencia Municipal, ser mediante un recibo o
resguardo y se requerir el visto bueno del Secretario del Ayuntamiento;
IX.
Para proporcionar informacin o documentos a terceras personas,
ser indispensable cubrir de los requisitos necesarios (Solicitud por escrito,
autorizacin del Secretario del Ayuntamiento para el archivo administrativo);
X.
Elaborar las fichas de entrada y de salida de los documentos del
archivo;
XI.
Certificar copias de los documentos que se expidan, cuando as sea
requerido;
XII.

Vigilar el ingreso de documentos;

XIII. Realizar peridicamente y cada cinco aos, considerando las


caractersticas de los documentos de cada dependencia, la depuracin de

los mismos, para eliminar los que carezcan de valor histrico, jurdico,
contable, poltico, social o cultural; y,
XIV. Las dems disposiciones legales aplicables al archivo municipal y
aquellas que le sean designadas por la superioridad.

CAPTULO II
DEL ENCARGADO O RESPONSABLE DEL ARCHIVO

ARTCULO 28. El encargado responsable del AGHMNPM ser asignado por


el H. Cabildo, considerando la capacidad y conocimientos bsicos en el rea;
se le otorgar un nombramiento oficial del cargo asignado.
ARTCULO 29. El cargo asignado ser reconocido dentro de la estructura
orgnica del H. Ayuntamiento, por lo cual es considerado como personal
permanente y quien tendr un sueldo fijo decoroso.

CAPTULO III
DE LAS FUNCIONES DEL ENCARGADO

ARTCULO 30. Sern funciones del encargado del archivo, las siguientes:
I.
Recibir y registrar la documentacin o archivo de concentracin de las
diferentes dependencias municipales, debidamente organizado en
expedientes de acuerdo con la norma internacional de descripcin
Archivstica ISAD-G.
II.

Organizar, inventariar y catalogar el acervo existente;

III.
Reglamentar el servicio de consulta en sala haciendo nfasis en la
conservacin preventiva para garantizar el mantenimiento documental;
IV.

Capacitarse y capacitar en materia archivstica;

V.
Difundir el acervo a la comunidad por medio de actividades culturales
y por medios impresos;
VI.

Realizar visitas guiadas al interior del archivo a grupos;

VII.

Organizar conferencias, exposiciones y concursos; y,

VIII. Rendir un informe mensual de actividades a las autoridades


correspondientes.

CAPTULO IV
DE LOS SERVICIOS A LAS DEPENDENCIAS

ARTCULO 31. Las solicitudes de prstamo interno de documentos debern


formularse por medio de vale que el archivo proporcionar a las
dependencias, y deber tener la descripcin exacta del material solicitado,
sello de la dependencia solicitante y el nombre y firma del titular de la
misma.
ARTCULO 32. La documentacin que se proporcione a las dependencias
en calidad de prstamo ser mediante un recibo o resguardo y deber ser
devuelto dentro de diez das hbiles siguientes a la fecha de salida, salvo
pedimento de la ampliacin de plazo razonable; en el caso de no hacerlo
podra iniciarse en contra del servidor pblico solicitante el procedimiento
de responsabilidad, sanciones y recomendaciones administrativas a que se
refiere la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.

CAPTULO V
DE LOS SERVICIOS AL PBLICO EN GENERAL

ARTCULO 33. El archivo proporcionar al pblico el servicio como banco


de datos, estando facultado para expedir certificados e informacin histrica
con las reservas que la Ley o la Administracin Municipal establezcan y
sujetos a los aranceles que imponga la Tesorera Municipal.
ARTCULO 34. Los usuarios del archivo acatarn las disposiciones
establecidas en lo referente al manejo y cuidado que deben dar al acervo
documental que utilice.
ARTCULO 35. El servicio de consulta en sala se har de acuerdo a un
horario preestablecido. No se tendr servicio de prstamo a domicilio de
ninguno de los acervos y/o reas auxiliares del archivo.
ARTCULO 36. Para la difusin de los documentos y publicaciones oficiales
debern reunir los requisitos de acuerdo con las normas jurdicas y
disposiciones administrativas en la materia.
ARTCULO 37. El servicio de reproduccin por copias fotostticas ser
limitado y disciplinado; la reproduccin indiscriminada y aleatoria de los
documentos basada en fotocopias acelera el proceso de deterioro y acorta
su vida til. Estar sujeto a medidas de conservacin.
ARTCULO 38. El servicio de reproduccin y uso de material fotogrfico
estar sujeto a medidas de conservacin y a la autorizacin por parte de la
persona o institucin que proporcion el material.
ARTCULO 39. El servicio de visitas guiadas a instituciones o escuelas, se
har mediante solicitud por escrito, especificando la institucin, escuela,
etc., el lugar de origen de la misma, el objetivo de la visita, as como la
cantidad de personas asistentes.

TTULO VI
DE LAS SANCIONES

CAPTULO I
DE LAS RESTRICCIONES Y SANCIONES

ARTCULO 40. El personal que preste sus servicios en el archivo, queda


impedido el sustraer del mismo cualquier documentacin, quien
contravenga esta disposicin se har acreedor a las sanciones que la Ley
estipula para los empleados que incurren en responsabilidades en sus
funciones.
ARTCULO 41. Los usuarios de documentos que marquen, mutilen,
destruyan, extraven o sustraigan alguno, se harn acreedores a las
sanciones de Ley y denunciados ante la autoridad competente.
ARTCULO 42. Los servidores pblicos que manejen los documentos y por
dolo o negligencia les causen dao, los mutilen, destruyan o extraven,
tendrn responsabilidad administrativa de acuerdo a la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y sus municipios.
ARTCULO 43. Los casos no previstos en el presente Reglamento sern
analizados por el Presidente Municipal, el Secretario del Ayuntamiento, el
titular de la dependencia de cuya documentacin se trate y el jefe o
responsable del archivo.

ARTCULO TRANSITORIO

ARTCULO NICO. El presente Reglamento entra en vigor al siguiente da


de su publicacin en el Peridico Oficial del Estado de conformidad a lo
establecido en al artculo 145 de la Ley Orgnica Municipal del Estado de
Michoacn de Ocampo.

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