Manual Usuario Constitucion Electronica Notarios

PROCESAR SOLICITUD DE
CONSTITUCIN DE COMPAAS NOTARIOS
Manual de Usuario Externo

Versin: 05
Fecha de aprobacin: 18/09/2015
PROCESAR SOLICITUD DE CONSTITUCIN DE COMPAAS - NOTARIOS
Versin
05
CONTROL DE CAMBIOS
Versin
Seccin y/o
pgina
Descripcin de la modificacin
Fecha
de la
Modificacin
02
4-6
Se actualiza los requerimientos tcnicos y

consideraciones del proceso.
19/09/2014
02
1-45
Se actualiza numeracin de pasos a seguir.
19/09/2014
03
46-54
Se incluye seccin Resolucin de Problemas

y Consideraciones Jurdicas.
07/11/2014
04
12-15-19
Se actualiza la pantalla para la visualizacin

de informacin y documentos adjuntos
20/01/2015
05
1-54
Se actualizan todas las pantallas del

mdulo de notarios Se incorpor la
seccin Devueltos RM.
18/09/2015
2
Direccin Nacional de Organizacin y Mtodos
Prohibida su reproduccin parcial o total
Versin
05
NDICE
OBJETO ................................................................................................................................. 4
ALCANCE ............................................................................................................................... 4
REQUISITOS TCNICOS ...................................................................................................... 4
CONSIDERACIONES ............................................................................................................. 5
GLOSARIO ............................................................................................................................. 6
INGRESO A LA APLICACIN WEB ....................................................................................... 8
REVISAR SOLICITUD DE CONSTITUCIN ........................................................................ 10
REASIGNAR CITA................................................................................................................ 28
ANULAR TRMITE............................................................................................................... 30
GENERAR ESCRITURAS Y NOMBRAMIENTOS ................................................................ 32
RESOLUCIN DE PROBLEMAS ......................................................................................... 47
CONSIDERACIONES JURDICAS PARA EL PROCESO DE CONSTITUCIN DE
COMPAAS ........................................................................................................................ 52
3
Versin
05
OBJETO
El presente manual tiene como objeto describir los pasos a seguir por el Notario para
procesar una solicitud de constitucin de Compaas, a travs del Sistema de
Constitucin Electrnica y Desmaterializada (SCDE).
ALCANCE
El presente manual inicia con la recepcin de la solicitud de constitucin de
compaas enviada por el Usuario a travs del Sistema de Constitucin Electrnica y
Desmaterializada, y culmina con el envo de las escrituras y nombramientos al
Registro Mercantil. Incluye la revisin de la solicitud y la asignacin de la cita para
firma de documentos.
REQUISITOS TCNICOS
Para poder acceder a esta aplicacin Web se requiere cumplir con los siguientes
requerimientos:
1. Computador
2GB mnimo en RAM
20GB libres de espacio en disco
Puerto USB
2. Software
Windows 7 o superior
Internet Explorer 10.0 o superior
FireFox 30 o superior
Google Chrome 36 o superior
Java 1.6 o superior
3. Comunicaciones Enlace de Internet
Ancho de banda de 2 Mbps de Bajada y mnimo 500 Kbps de
Subida.
Disponibilidad de 99,8%
El servicio de internet debe garantizar la confidencialidad de la
informacin transmitida y la aplicacin de configuraciones de
Calidad de Servicio (QoS) a los diferentes tipos de flujos de
paquetes de informacin.
4
Versin
05
Enlace a internet debe tener un nivel de comparticin de 1:1 (uno a

uno), es decir que, no tengan ningn tipo de nivel de comparticin,
compresin y/o sobresuscripcin.
El enlace de internet debe contar con una relacin garantizada de
utilizacin del Backbone Internacional de 1:1.
El enlace de internet debe contar una relacin garantizada de
utilizacin del Backbone Nacional de 1:1.
4. Escner
Resolucin ptica mnima de 600dpi
Velocidad de escaneo:
o Blanco y negro, 200ppp
o Color, 15ppp
Profundidad de bits de salida, 24-bits en color, 8-bits en escala de
grises, 1-bit en blanco y negro
Mtodo de escaneo, dplex
Interfaz, USB 2.0 de alta velocidad
Tamao mnimo de documentos, 8,5 x 38
Ciclo operativo, 3.000 pginas por da
5. Impresora, con los siguientes requerimientos tcnicos mnimos:
Tecnologa Lser Monocromo.
Mnima velocidad de impresin 25 ppm.
Resolucin en calidad ptima 1200x1200 ppp.
Memoria RAM incluida de 64 MB.
Ciclo mensual de trabajo: 2.000 pginas/mes.
Manejo de papel:
o Bandeja de salida de 100 hojas.
o Alimentador multipropsito de 50 hojas.
o Bandeja de entrada de 250 hojas.
o Opcin Dplex incluida.
Tamaos de papel soportados:
o A4, A5, B5.
o Carta.
o Legal.
CONSIDERACIONES
Para procesar solicitudes de constitucin de compaas, los notarios deben

poseer usuario y clave para ingresar al portal web institucional.
5
Versin
05
Las citas se podrn reprogramar por una sola vez. Es decir, si el usuario no se
present en la fecha y hora asignada, el Notario puede asignar una nueva
fecha, solo por una vez ms.
Los documentos habilitantes deben ser digitalizados a color con una
resolucin mxima de 200 dpi. Los 3 archivos que se adjunten debern pesar
un mximo de 3 MB (en total).
El Notario debe poseer un dispositivo de firma electrnica, token o
certificado con firma electrnica, emitidos por el Banco Central del
Ecuador u otra entidad certificadora.
El Notario debe poseer cuenta de correo electrnico activada.
El Notario debe poseer cuenta bancaria en Banco del Pacfico.
GLOSARIO
Usuario solicitante: Persona que utiliza el Sistema de Constitucin Electrnica y

Desmaterializada (SCED) para constituir una compaa. Se identifica en el
Sistema utilizando un nombre de usuario y una contrasea proporcionada por la
Superintendencia de Compaas y Valores.
El usuario solicitante deber ser uno de los socios fundadores o accionistas de la
compaa a constituir.
Notarios: Son funcionarios investidos de fe pblica para autorizar, a

requerimiento de parte, los actos, contratos y documentos determinados en las
leyes.
Registradores Mercantiles: Son responsables de la inscripcin de los

instrumentos pblicos, ttulos y dems documentos que la Ley exige. Tambin se
incluye a los REGISTRADORES DE LA PROPIEDAD que realicen funciones de
Registrador Mercantil en aquellas localidades donde no existen tales funcionarios.
Firma Electrnica: Son los datos en forma electrnica consignados en un

mensaje de datos, adjuntados o lgicamente asociados al mismo, y que puedan
ser utilizados para identificar al titular de la firma en relacin con el mensaje de
datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la informacin
contenida en el mensaje de datos.
Token: Elemento fsico donde se almacena en forma segura el certificado de

firma electrnica que es conferido por una entidad de certificacin de informacin.
Sistema de Constitucin Electrnica y Desmaterializada (SCED): Sistema

informtico de la Superintendencia de Compaas y Valores que funciona como
un repositorio de la informacin ingresada por cada participante del proceso y
6
Versin
05
permite la interaccin entre ellos a travs del portal web de la Institucin, para
realizar la constitucin de compaas.
Documentos Habilitantes: Documentos de carcter privado requeridos para

justificar una condicin o calidad en el mbito de este proceso. (VER ANEXO 1)
Desmaterializar: Digitalizar un documento fsico. Es la transformacin de la

informacin contenida en documentos fsicos a mensajes de datos.
Sistema para generacin de RUC del SRI: Sistema informtico de propiedad del
Servicio de Rentas Internas que genera un nmero de Registro nico de
Contribuyentes para la compaa constituida.
Sistema Nacional de Registro Mercantil (SNRM): Sistema informtico de

propiedad de la Direccin Nacional de Registro de Datos Pblicos, mediante el
cual se efecta el proceso registral.
7
Versin
05
INGRESO A LA APLICACIN WEB

1. Ingrese al portal web de la Superintendencia de Compaas y Valores
http://www.supercias.gob.ec.
2. Seleccione la opcin Portal de constitucin electrnica.
3. Presione la opcin Constituir Compaa. (Ver figura 1)
Figura 1 Ingreso al portal web
4. Ingrese el RUC y contrasea del notario otorgado por la Superintendencia de

Compaas y Valores y presione el botn Ingresar. (Ver figura 2)
Figura 2 Ingresar al sistema
5. Seleccione la opcin Notario. (Ver figura 3)

8
Versin
05
Figura 3 Ingresar al sistema
6. El sistema presenta la lista de trabajo con todas las solicitudes para su

revisin. (Ver figura 4)
Figura 4 Solicitudes enviadas por el usuario
7. El sistema muestra tres bandejas para administrar los trmites recibidos. (Ver
figura 5)
7.1.
7.2.
Si desea revisar el total de solicitudes pendientes de procesar, presione

la opcin TODOS.
Si desea revisar solo las solicitudes que se encuentran pendientes de
revisin, presione Revisar solicitud.
9
7.3.
7.4.
Versin
05
Si desea revisar solo las solicitudes cuyas citas fueron asignadas, y se

encuentran a las espera de las firmas por parte del usuario, presione
Generar escrituras
Si desea revisar la bandeja de los trmites devueltos por el Registro
Mercantil con observaciones, presione Observado RM.
Nota: Recuerde que el Notario debe completar dos pasos para finalizar la atencin
de un trmite de constitucin:
PASO 1: REVISAR SOLICITUD DE CONSTITUCIN
PASO 2: GENERAR ESCRITURAS
REVISAR SOLICITUD DE CONSTITUCIN

1. Seleccione la solicitud a revisar y ubquese en la seccin de detalle
presionando sobre el icono + (Ver figura 6)
Figura 6 ver solicitud
10
Versin
05
2. Presione el botn Gestionar para revisar el formulario de constitucin, el

cual est compuesto por cinco secciones: Informacin de los socios o
accionistas, datos de la compaa, cuadro de suscripciones y pago de capital,
informacin de representantes legales y los documentos habilitantes cargados
por el usuario.
3. Revise la informacin de los socios/accionistas direccin, contactos y
representantes legales o apoderados del formulario de constitucin
electrnica. (Ver figura 7)
Figura 7 Revisar Socios o Accionistas
4. Presione Ver para revisar el detalle de los socios o accionistas. (Ver figura
8)
11
Versin
05
Figura 8 Ver detalle de socios accionistas
5. Si el socio o accionista es una persona jurdica nacional o extranjera, o una

persona natural extranjera, presione Dctos para visualizar e imprimir los
documentos habilitantes.
5.1.
Se presentar el PDF del RUC para el caso de personas jurdicas,

pasaporte para personas naturales extranjeras y certificado de
existencia legal para sociedades extranjeras. (Ver figura 9)
12
Versin
05
Figura 9 Ver detalle de socios accionistas
6. Presione Ver para visualizar la imagen del PDF adjunto. (Ver figura 10)
Figura 10 Ver documentos adjuntos
13
Versin
05
7. Si el socio o accionista es un apersona natural con nacionalidad

ECUATORIANA, presione Dctos Dig para visualizar la informacin, de
acuerdo a lo proporcionado por la Direccin Nacional de Registros de Datos
Pblicos. (Ver figura 11)
Figura 11 Ver informacin de persona natural
7.1.
Para continuar, presione el botn de color verde que se encuentra en

el extremo inferior derecho de la pantalla
7.2.
Para regresar a la bandeja de notario presione el botn azul que se

encuentra en la parte inferior de la pantalla.
7.3.
Para cerrar cesin y salir del sistema de constitucin electrnicaNotarios presione el botn amarillo que se encuentra en la parte
inferior izquierda de la pantalla.
14
Versin
05
Figura 12 Ver documentos adjuntos
8. Revise la informacin de la compaa, su domicilio legal, direccin, actividad

econmica principal, operaciones incluidas en la actividad econmica y las
etapas o fases de la actividad econmica seleccionada, Objeto Social, Plazo,
Representantes Legales, Contactos, Servicios de Rentas Internas y
Documentos adjuntos. (Ver figura 13)
15
Versin
05
16
Versin
05
Figura 13 Revisar Datos de la Compaa
17
8.1.
Versin
05

el extremo inferior derecho de la pantalla
9. Revise la informacin correspondiente al capital suscrito y pagado por los

socios o accionistas. (Ver figura 14)
Figura 14 Revisar Cuadro de Suscripcin de Capital
9.1.

el extremo inferior derecho de la pantalla.
9.2.
Para regresar a la bandeja de notario presione el botn azul que se

18
9.3.
Versin
05
Para cerrar cesin y salir del sistema de constitucin electrnicaNotarios presione el botn amarillo que se encuentra en la parte
10. Revise la informacin de los representantes legales de la compaa a

constituir. (Ver figura 15)
Figura 15 Revisar datos del Representante Legal
11. Presione Ver para revisar el detalle de los datos de los Representantes
Legales de la compaa a constituirse. (Ver figura 16)
19
Versin
05
Figura 16 Detalles del Representante Legal
12. Presione el botn Ver documentos para visualizar e imprimir

los
documentos habilitantes en formato PDF del Representante Legal. (Ver figura
17)
12.1. Se presentarn los documentos digitalizados en formato PDF en los
casos que el representante legal corresponda a una persona natural
extranjera, una compaa nacional o una sociedad extranjera
20
Versin
05
Figura 17 Detalles del Representante Legal
12.2. Presione el icono de la columna Ver para visualizar la imagen del

archivo PDF. (Ver imagen 18)
Figura 18 Imagen de pasaporte Representante Legal
21
Versin
05
13. Presione Dctos para visualizar la informacin de los Representantes legales

personas naturales con nacionalidad ecuatoriana.
13.1. Se mostrar automticamente los datos conforme los Registros de
Datos Pblicos. (Ver figura 19)
Figura 19 Registro de Datos Pblicos
14. Para continuar, presione el botn de color verde que se encuentra en el

extremo inferior derecho de la pantalla (Ver figura 20)
22
Versin
05
Figura 20 Representante Legal
15. Verifique y revise los documentos cargados por el usuario en las secciones
anteriores.
16. Presione el botn ubicado en la columna Ver documento para revisar el
detalle de los documento adjuntos y sus respectivas imgenes. (Ver figura 21)
23
Versin
05
Figura 21 Documentos adjuntos
16.1. Para regresar a la bandeja de notario presione el botn azul que se

16.2. Para cerrar cesin y salir del sistema de constitucin electrnicaNotarios presione el botn amarillo que se encuentra en la parte
24
Versin
05
Figura 22 Documentos adjuntos
16.3. Para continuar, presione el botn de color verde que se encuentra en

el extremo inferior derecho de la pantalla.
25
Versin
05
17. Si la solicitud se encuentra correcta:

17.1.
17.2.
17.3.
Seleccione la opcin Trmite aprobado listo para generar

escrituras y nombramientos
Seleccione la FECHA y HORA de la cita.
Ingrese los requisitos que debe llevar el usuario para asistir a su cita.
(Ver figura 23)
Nota: Recuerde que al momento de asignar una cita, usted puede solicitar al
usuario documentos adicionales necesarios para su revisin, los cuales
debern ser detallados en el campo REQUISITOS y sern presentados el da
de la firma de la escritura y nombramientos.
Figura 23 Resultado de la revisin
17.4.
Presione le botn Finalizar y el sistema mostrar un mensaje

indicando que se ha asignado la cita al trmite y generar una
notificacin electrnica al usuario indicando la fecha programada
para la cita. (Ver figura 24)
Figura 24 Mensaje de atencin
26
17.5.
Versin
05
Presione OK y el trmite revisado pasar a su bandeja de Generar

Escrituras
18. Si la solicitud no se encuentra correcta:

18.1.
Seleccione la opcin Trmite pendiente con observaciones.
18.2.
Escriba la observacin del trmite.
18.3.
Presione le botn Finalizar (Ver figura 25)
Figura 25 Trmite observado
18.4.
El sistema presentar un mensaje indicando que el trmite se ha

devuelto al ciudadano correctamente. (Ver figura 26)
18.5.
Presione OK y el sistema notificar al usuario sobre las correcciones

del trmite y este desaparecer de su bandeja de Revisar
Solicitud.
27
Versin
05
18.5.1. La solicitud se habilita para que el usuario realice las

correcciones del caso. Fin del procedimiento.
REASIGNAR CITA
Si el usuario no se present a la cita asignada, sta puede reprogramarse por una
sola vez
19. Seleccione la opcin Generar Escrituras y en el detalle del trmite
presione el botn Reasignar cita. (Ver figura 27)
Figura 27 Trmite observado
20. Seleccione la opcin Tramite aprobado listo para generar escrituras y

nombramientos
28
Versin
05
21. Ingrese fecha y hora de la nueva cita.
Figura 28 Trmite reasignado
22. Seleccione los requisitos que deber presentar el usuario en la cita con el
Notario.
23. Ingrese los Requisitos Adicionales que deber preparar el usuario para la
cita.
24. Presione el botn Finalizar.
25. Acepte el mensaje de programacin exitosa. (Ver figura 29)
25.1. Se generar una notificacin electrnica al usuario indicando la cita

programada
29
Versin
05
ANULAR TRMITE
26. Si los Representantes Legales no concurren a la cita reprogramada, ingrese a
su bandeja de Generar escrituras y presione el botn Anular trmite.
(Ver figura 30)
Figura 30 Anular trmite
27. Ingrese el motivo de la anulacin en el campo Observaciones. (Ver figura

31)
30
Versin
05
Figura 31 Anular trmite
27.1. Presione el botn Salir para cerrar la ventana sin eliminar la solicitud..
27.2. Presione el botn Finalizar trmite para anular definitivamente el
trmite de constitucin.
28. Se generar un mensaje indicando que el trmite ha sido eliminado
exitosamente y notificar electrnicamente al usuario con la observacin
registrada por el notario. (Ver figura 32)
29. Cuando se elimina una solicitud de constitucin electrnica, sta ya no puede

ser reactivada y el usuario deber realizar un nuevo proceso de constitucin.
31
Versin
05
DEVOLUCIN DE TRMITES
30. Para devolver una solicitud de constitucin de compaas, desde su bandeja
de trmites, seleccione la opcin Devolucin de trmites. (Ver figura 33)
Figura 33 Devolucin de Trmites
30.1. Seleccione la opcin Trmite pendiente con Observaciones e

ingrese el motivo de la devolucin.
30.1.1.
El trmite se habilita para que el usuario realice las

correcciones del caso y lo vuelva a enviar.
GENERAR ESCRITURAS Y NOMBRAMIENTOS

31. Ingrese a su bandeja Generar escrituras el trmite al cual se emitir la
escritura y nombramientos, y presione el botn Gestionar. (Ver figura 34)
32
Versin
05
Figura 34 Generar Escritura
32. Verifique los datos de la solicitud de constitucin que fue revisada

previamente. (Ver figura 35)
33
33.
Versin
05
34
Versin
05
Figura 35 Revisar Datos de la Compaa
35
Versin
05
34. Contine la siguiente seccin presionando el botn de color verde que se

encuentra en el extremo inferior derecho de la pantalla. (Ver figura 34)
35. Presione el botn Ver minuta para generar y revisar la minuta. (Ver figura
36)
36
Versin
05
Figura 36 Minuta
36. Finalizada la revisin de esta seccin, contine con la siguiente seccin

presionando el botn de color verde que se encuentra en el extremo inferior
derecho de la pantalla.
37
Versin
05
37. En la pestaa de Escritura revise el texto del Encabezado de la

escritura y del Pie de escritura (Ver figura 37)
Figura 37 Editar minuta
38. En caso de ser necesario, edite el texto del encabezado y pie de escritura.
38
Versin
05
39. Ingrese el Nmero de la escritura, el Nmero de factura de la

escritura y presione el botn Generar escritura.
39.1. El nmero de escritura deber tener el siguiente formato: ao en
curso-cdigo de provincia-cdigo de cantn-nmero de notaranmero secuencial de notara. Ejemplo: 2014-17-01-51-000780.
40. Acepte el mensaje que indica que la escritura fue generada exitosamente. (Ver
figura 38)
41. Luego presione el botn Ver escritura

formato PDF (Ver figura 39)
para visualizar la escritura en
39
Versin
05
Figura 39 Ver escritura
42. Imprima la escritura, recoja las firmas autgrafas de los socios o accionistas,
imprima los documentos habilitantes de los socios o accionistas (Copia de
cdula, certificado de votacin, RUC, pasaporte etc.)
43. Digitalice toda la informacin en un solo archivo PDF a color (Ver requisitos
tcnicos y consideraciones) y firme electrnicamente el archivo.
Nota: Recuerde que al firmar electrnicamente usted deber ingresar la razn
de certificacin correspondiente.
40
Versin
05
44. Finalizada la revisin de esta seccin, contine con la siguiente seccin

presionando el botn de color verde que se encuentra en el extremo inferior
derecho de la pantalla.
45. Ingrese los Datos del Presidente, el Nmero de diligencia Notarial,
Datos del Gerente y el Nmero de diligencia Notarial.
46. Presione el botn Generar Nombramientos para emitir los nombramientos.
(Ver figura 40)
46.1. El nmero de diligencia notarial, tanto del Presidente como del
Gerente, deber tener el siguiente formato: ao en curso-cdigo de
provincia-cdigo de cantn-nmero de notara-nmero
secuencial de notara. Ejemplo: 2014-17-01-51-000780.
41
Versin
05
Figura 40 Generar Nombramiento
42
Versin
05
47. Una vez generados, imprima los nombramientos y presione el botn verde
ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.
48. Recoja las firmas autgrafas de los representantes legales en los
nombramientos, imprima los documentos habilitantes de los representantes
legales (Copias de cdulas, certificados de votacin, RUC etc.) digitalice toda
la informacin en un solo archivo PDF a color y frmelos electrnicamente.
Nota: Recuerde que al firmar electrnicamente usted deber ingresar la razn
de certificacin correspondiente.
49. Luego, regrese al sistema y, en la seccin DOCUMENTOS ADJUNTOS,
presione el botn AGREGAR en cada uno de los rubros.
50. Recuerde que se debe adjuntar un solo archivo en formato PDF firmado
electrnicamente que contenga toda la informacin de cada uno de los rubros.
(Ver figura 41)
Figura 41 Generar Nombramiento
43
Versin
05
51. Presione el botn Agregar para adjuntar el Archivo PDF firmado por los
Representante Legales y firmado electrnicamente por el notario
correspondiente a: Escritura, nombramiento gerente general y nombramiento
presidente.
52. Una vez adjuntos los documentos presione el botn Ver para verificar que la
imagen del PDF es el correcto. (Ver figura 42)
Figura 42 Ver documentos
53. Para eliminar un documento presione la opcin Eliminar y el archivo ser

eliminado para su nuevo ingreso.
54. Presione el botn Finalizar para culminar el proceso y proceder a enviar el
trmite al registro Mercantil para su procesamiento.
55. El sistema le indicar que el trmite fue enviado con xito al Registro
Mercantil, y su participacin en el proceso de constitucin electrnica habr
finalizado.
44
Versin
05
TRMITES OBSERVADOS POR EL REGISTRO MERCANTIL

56. Revise su bandeja Observados RM.
Figura 43 Observados RM
57. Ingrese al trmite que desea revisar y presione el botn Gestionar. (Ver figura 44)
45
Versin
05
Figura 44 Gestionar trmites Observados RM
58. Repita las actividades desde la 32 hasta la 54.

FIN DEL PROCEDIMIENTO
46
Versin
05
RESOLUCIN DE PROBLEMAS
En esta seccin encontrar las respuestas a las principales preguntas realizadas por
los notarios durante la atencin de un trmite de constitucin.
1. La reserva del nombre de la compaa tiene costo?
No, el uso de la plataforma informtica de la Superintendencia de Compaas
y Valores, para la reserva de la denominacin, constitucin y registro de
compaas, mediante el proceso simplificado por va electrnica, es gratuito.
2. Qu tiempo de duracin le da el sistema a la reserva del nombre de la
compaa?
La reserva de los nombres sujetos al control de la Superintendencia de
Compaas y Valores dura treinta das, luego de lo cual caduca el derecho del
titular a utilizar el mismo, a excepcin de las compaas de las compaas
transporte, que durar 365 das.
3. Qu pasa con el nombre reservado una vez que se venci el plazo de
creacin de la compaa y el trmite no culmin exitosamente?
En el sistema el solicitante puede ampliar a 30 das ms, si el pedido se lo
hace antes de la culminacin del tiempo establecido, caso contrario caduca la
reserva.
4. Qu tiempo da el sistema al Notario para revisar el trmite, una vez que
el solicitante pag las tasas notariales?
El Notario debe revisar a la brevedad posible, considerando que el proceso
simplificado de constitucin y registro de compaas por va electrnica,
requiere de la cooperacin y coordinacin interinstitucional, involucra a la
Superintendencia de Compaas y Valores, al Consejo de la Judicatura, a la
Direccin Nacional de Registro y Datos Pblicos DINARDAP, a los Notarios, a
los Registradores Mercantiles o Registradores de la Propiedad a cuyo cargo
se encuentre el Registro Mercantil y al Servicio de Rentas Internas, con la
finalidad de prestar un servicio pblico conjunto e integral que facilite a los
usuarios la constitucin de compaas que cumplan los requisitos de la Ley; y
su xito depende del compromiso de cada uno de sus miembros.
Se estima que el tiempo para constituir una compaa por esta va en el
Ecuador deber ser de 6 horas.
5. De acuerdo a las reformas a la ley de mercado de valores y el objeto
social hay algn tratamiento para cierto tipo de empresas?
47
Versin
05
El contrato de Compaas se rige por la ley de compaas vigente, cdigo civil

y leyes conexas, que deben ser revisadas al momento de estudiar un trmite
asignado, existen compaas que tienen un rgimen especial, tales como:
ACTIVIDAD DE LA
COMPAIA
Compaas de
transporte terrestre:
Compaas con
domicilio en la
Provincia de
Galpagos:
Compaas de
Transporte Areo:
Compaas de
Medicina Prepagada:
LEGISLACIN APLICABLE
LEY ORGANICA DE
TRANSPORTE TERRESTRE
TRANSITO Y SEGURIDAD
VIAL
RESOLUCIN NO. 04-CI-21-I2008 EMITIDA POR EL

CONSEJO DEL INSTITUTO
NACIONAL GALPAGOS
LEY DE AVIACIN CIVIL
LEY QUE REGULA EL

FUNCIONAMIENTO DE LAS
EMPRESAS PRIVADAS DE
SALUD Y MEDICINA
PREPAGADA
REQUISITOS ESENCIALES
Informe de factibilidad
previo y obligatorio para
su constitucin.
Objeto social exclusivo en

sus estatutos de acuerdo
con el servicio a prestarse.
Tener la calificacin de
residente
permanente
otorgada por el Comit de
Calificacin y Control de
Residencia del Consejo
del INGALA.
Porcentaje de inversin de
51% para el residente
permanente y 49% para la
inversionista
extraregional.
Objeto social exclusivo

para explotacin de los
servicios de transporte
areo pblico, interno e
internacional.
Capital no inferior a veinte

veces el monto sealado
por la Ley de Compaas
para
las
sociedades
annimas.
Deber constituirse como

sociedades annimas.
Objeto social ser el

financiamiento
de
los
servicios de salud y
medicina
Capital pagado mnimo de

48
Versin
05
ochenta mil UVC'S (USD

210.312)
Compaas de
Seguridad y
Vigilancia:
Compaas de
Actividad
complementaria de
Alimentacin,
Limpieza y Mensajera:
Las
compaas
de
vigilancia
y seguridad
privada se constituirn,
bajo
la
especie
de
compaa
de
responsabilidad limitada.
Compaas.
Objeto social exclusivo

investigacin
privada.
Obtener el permiso de
operacin, del Ministerio
de Gobierno y Polica.
Capital de $10.000 dlares

pagado en numerario.
Registro Mercantil.- Las

escrituras de constitucin
de las compaas de
vigilancia
y seguridad
privada se inscribirn en
un libro especial que, para
dicho efecto, abrir el
Registro Mercantil.
Objeto nico y exclusivo

de
dedicarse
a
la
realizacin de actividades
complementarias.
Acreditar un capital social

mnimo
de
diez mil
dlares,
pagado
en
numerario.
Posteriormente,
autorizacin
de
funcionamiento otorgada
por el Ministerio de
Trabajo y Empleo.
LEY DE VIGILANCIA Y
SEGURIDAD PRIVADA
REGLAMENTO PARA LA
APLICACIN DEL MANDATO
CONSTITUYENTE NUMERO
8 QUE SUPRIME LA
TERCERIZACIN DE
SERVICIOS
COMPLEMENTARIOS, LA
INTERMEDIACIN LABORAL
Y LA CONTRATACIN POR
HORAS
49
Compaas de
Importacin de Ropa:
Art. 1 de la resolucin No. 182

del COMEXI y el Art. 16 del
Reglamento Especfico para el
Rgimen Particular o de
Excepcin de Trfico Postal
Internacional Y Correos
Rpidos o Courier
Versin
Est
prohibida
importacin
de
usada.
05
la
ropa
6. Cunto tiempo tienen los Notarios para enviar el proceso al Registro

Mercantil?
El sistema notifica mediante correo electrnico al Usuario solicitante sobre la
fecha y hora de cita en la que deber acudir personalmente a las oficinas del
Notario, para firmar los documentos correspondientes. Una vez que el usuario
se presenta ante el Notario, comienzan a correr las tres horas para que el
Notario pueda enviar el proceso al Registro Mercantil.
7. Estn establecidas multas a los participantes del proceso en caso de
incumplimiento de tiempos?
Todava no se han establecido multas para ese caso. No obstante, se
publicitar el rating de atencin de los Notarios.
8. Con qu fecha se emite la factura en la Notara?
La factura deber tener la fecha del da en que se firmen las escrituras.
9. Qu valores por servicios notariales son fijos a cobrar y cules son
susceptibles a devolver en caso de que no se d la constitucin de la
compaa?
Valores fijos a cobrar:
-
Escritura (1 original y 2 copias),

Marginacin de la escritura y de los 2 originales,
Reconocimiento de firma del Presidente y del Gerente General.
Si no se constituye la compaa, los valores susceptibles de devolver son:

-
Marginacin de la escritura y de los 2 originales,

Reconocimiento de firma del Presidente y del Gerente General.
10. Cules son las compaas que se pueden constituir mediante el

proceso simplificado de constitucin electrnica?
Para que una compaa pueda constituirse por el sistema simplificado de
constitucin por va electrnica deber adecuarse a los siguientes parmetros:
a) el capital deber pagado nicamente en numerario; y,
b) que las compaas no sean parte del mercado de valores.
50
Versin
05
11. Qu implica la desmaterializacin de documentos?

Desmaterializar implica digitalizar un documento fsico. Es la transformacin
de la informacin contenida en documentos fsicos a mensajes de datos.
12. Qu datos o documentos se envan electrnicamente al Registro
Mercantil cantonal?
- Escritura firmada electrnicamente,
- Los 2 nombramientos del Presidente y Gerente General, con copias de su
cdula y papeleta de votacin como documentos habilitantes.
13. Pasado los 30 das y que no se concluy el trmite, qu debe hacer el
Notario? Qu pasa con la solicitud?
Los treinta das son para realizar el pago. Si el usuario no realiza el pago en
los 30 das, el trmite finaliza. Si el usuario ya realiz el pago, no hay tiempo
de finalizacin para el trmite, a menos que no asista a las citas dadas por el
Notario.
14. Cmo es el proceso en la notara en la que se est subrogando al
Notario titular?
Corresponde al Consejo de la Judicatura comunicar a la Superintendencia de
Compaas y Valores sobre los casos de subrogacin en funciones, para
proceder a ingresarlo como inactivo al que est siendo reemplazado
temporal o permanentemente. En el sistema se identifica a un Notario como
activo o inactivo, conforme a la informacin que ha sido proporcionada por
el organismo competente.
15. El encabezado y pie de pgina que establece el sistema son editables y
el Notario puede incrementar o quitar datos de los mismos?
Si, el sistema permite que el Notario bajo su responsabilidad total pueda editar
el encabezado y pie de firma.
51
CONSIDERACIONES JURDICAS
CONSTITUCIN DE COMPAAS
PARA
EL
Versin
05
PROCESO
DE
El proceso simplificado de constitucin y registro de compaas por va electrnica,

requiere de la cooperacin y coordinacin interinstitucional, involucra a la
Superintendencia de Compaas y Valores, al Consejo de la Judicatura, a la
Direccin Nacional de Registro y Datos Pblicos DINARDAP, a los Notarios, a los
Registradores Mercantiles o Registradores de la Propiedad a cuyo cargo se
encuentre el Registro Mercantil y al Servicio de Rentas Internas, con la finalidad de
prestar un servicio pblico conjunto e integral que facilite a los usuarios la
constitucin de compaas que cumplan los requisitos de la Ley; y su xito depende
del compromiso de cada uno de sus miembros.
La superintendencia de Compaas y Valores, en razn de la importancia de este
proyecto y el impacto que est generando en la comunidad empresarial este cambio
generacional y tecnolgico, ha considerado importante puntualizar ciertos criterios
jurdicos bsicos a tomar en cuenta al momento de revisar una escritura de
constitucin:
Los Notarios integrantes de este proceso debern verificar y validar que la

informacin registrada por los usuarios este conforme a la Ley de Compaas
vigente, Reglamento para el Proceso Simplificado De Constitucin y Registro
de Compaas por va electrnica, publicado en el Registro Oficial Suplemento
278 del 30 de junio de 2014, Cdigo Civil y leyes conexas.
CONTRATO de compaa es aqul por el cual dos o ms personas unen

sus capitales o industrias, para emprender en operaciones mercantiles y
participar de sus utilidades. Este contrato se rige por las disposiciones de esta
Ley, por las del Cdigo de Comercio, por los convenios de las partes y por
las disposiciones del Cdigo Civil. (Art.1 de la Ley de Compaas).
NMERO DE SOCIOS:
Annima: 2 en adelante.
Limitada: 2 hasta 15.
CAPACIDAD
DE
LAS
PARTES
CONTRATANTES
Y
LIBRE
CONSENTIMIENTO: Tmese en cuenta que no pueden intervenir en la
constitucin de una compaa annima los dos cnyuges por sus propios
derechos (Art. 145 LC). Sin embargo, con posterioridad, los cnyuges pueden
resultar accionistas de la compaa ya constituida, mediante la transferencia
52
Versin
05
de acciones (Doctrina 12). Tampoco pueden hacerlo menores de edad no

emancipados o personas jurdicas que expresamente estn prohibidas por
Ley.
OBJETO CIERTO, LICITO Y NICO.- El objeto social de la compaa deber

comprender una sola actividad empresarial. (Ref. Art. 3 de la Ley de
Compaas vigente)
La operacin empresarial nica a que se refiere el inciso anterior podr
comprender el desarrollo de varias etapas o de varias fases de una misma
actividad, vinculadas entre s o complementarias a ella, siempre que el giro de
la compaa quede encuadrado dentro de una sola clasificacin econmica,
como, por ejemplo, la farmacutica, la naviera, la de medios de comunicacin,
la agrcola, la minera, la inmobiliaria, la de transporte areo, la constructora, la
de agencias y representaciones mercantiles, la textil, la pesquera, la de
comercializacin de artculos o mercancas de determinada rama de la
produccin, la de comercializacin o distribucin de productos de consumo
masivo, la de tenencia de acciones, la de prestacin de una clase determinada
de servicios, entre otras.
REQUISITOS MINIMOS QUE DEBE TENER EL CONTRATO DE COMPAA

(Ref. artculos 137 y 150 de la Ley de Compaas).
La escritura de fundacin contendr la declaracin juramentada de los
comparecientes sobre lo siguiente:
1. El lugar y fecha en que se celebre el contrato;
2. El nombre, nacionalidad y domicilio de las personas naturales o jurdicas
que constituyan la compaa y su voluntad de fundarla;
3. El objeto social, debidamente concretado;
4. Su denominacin y duracin;
5. El importe del capital social, con la expresin del nmero de acciones en
que estuviere dividido, el valor nominal de las mismas, su clase, as como el
nombre y nacionalidad de los suscriptores del capital;
6. La indicacin de lo que cada socio suscribe y pagar en dinero o en otros
bienes; el valor atribuido a stos y la parte de capital no pagado y la
declaracin juramentada, que debern hacer los accionistas fundadores, sobre
la correcta integracin y pago del capital social, conforme lo indica el segundo
inciso del artculo 147 de la Ley de Compaas.
7. El domicilio de la compaa;
8. La forma de administracin y las facultades de los administradores;
53
Versin
05
9. La forma y las pocas de convocar a las juntas generales;

10. La forma de designacin de los administradores y la clara enunciacin de
los funcionarios que tengan la representacin legal de la compaa;
11. Las normas de reparto de utilidades;
12. La determinacin de los casos en que la compaa haya de disolverse
anticipadamente; y,
13. La forma de proceder a la designacin de liquidadores.
En caso de que una sociedad extranjera fuere fundadora de una compaa
annima, en la escritura de fundacin debern agregarse una certificacin que
acredite la existencia legal de dicha sociedad en su pas de origen y una lista
completa de todos sus miembros, socios o accionistas, con indicacin de sus
nombres, apellidos y estados civiles, si fueren personas naturales, o la
denominacin o razn social, si fueren personas jurdicas y, en ambos casos,
sus nacionalidades y domicilios. En caso de que en la nmina de socios o
accionistas constaren personas jurdicas deber proporcionarse igualmente la
nmina de sus integrantes, y as sucesivamente hasta determinar o identificar
a la correspondiente persona natural socio o accionista. La antedicha
certificacin ser concedida por la autoridad competente del respectivo pas
de origen y la lista referida ser suscrita y certificada ante Notario Pblico por
el secretario, administrador o funcionario de la prenombrada sociedad
extranjera, que estuviere autorizado al respecto, o por un apoderado
legalmente constituido. Si entre los accionistas de la sociedad extranjera se
encontrare una compaa cuyas acciones coticen en bolsa, respecto de
aquellas acciones bastar una certificacin que acredite tal hecho, emitida por
la autoridad competente del pas de origen.
Las certificaciones mencionadas en el inciso anterior sern apostilladas, o
autenticadas por cnsul ecuatoriano, al igual que la lista arriba sealada si
hubiere sido suscrita en el exterior.
DOMICILIO.- El domicilio de la compaa estar en el lugar que se determine

en el contrato constitutivo de la misma. Si la compaa tuvieren sucursales o
establecimientos administrados por un factor, los lugares en que funcionen
stas o stos se considerarn como domicilio de tales compaas para los
efectos judiciales o extrajudiciales derivados de los actos o contratos
realizados por los mismos.
54
Versin
05
APORTACIN DE BIENES.- Verificacin de avalos, una vez registrada la

constitucin de la compaa ante el Registrador Mercantil. ( Ref. Art. 10 de
L.C.).
APORTE EN NUMERARIO.- La declaracin juramentada, que debern hacer

los accionistas fundadores o socios, sobre la correcta integracin y pago del
capital social (Ref. Artculos. 103, 137 numeral 7, 147, 150 primer inciso y
numeral 6, 156 letra a), 163 de LC,).
RESPECTO AL DERECHO DE INTERVENIR EN JUNTAS GENERALES.- El

Registro Mercantil, previo a inscribir la escritura de constitucin de una
compaa, verificar que se especifique la forma de ejercer este derecho. (art.
207 de la Ley de Compaas).
REPRESENTACION LEGAL.-Los Registradores Mercantiles no inscribirn

ninguna escritura de constitucin de una compaa annima si en el contrato
social no aparece claramente determinado quin o quines tienen su
representacin judicial y extrajudicial. (art. 137 numeral 8. 139, 151, 252 de la
Ley de Compaas).
MULTAS PARA NOTARIOS Y REGISTRADORES: Dichas anotaciones se

realizarn al margen de la matriz de la escritura de constitucin y de su
inscripcin, dentro del trmino mximo de cinco das, contados desde la fecha
de ingreso de los documentos a las respectivas dependencias, bajo sancin
de multa, de uno a doce salarios bsicos unificados del trabajador en general,
que ser impuesta por el Superintendente de Compaas y Valores al Notario
o al Registrador Mercantil o de la Propiedad, segn el caso, por el retardo.
(ref. art. 412 de L.C. reformado)
FIRMA ELECTRONICA: Para el procedimiento simplificado de constitucin de

compaas, el notario pblico ante quien se otorgue la escritura de
constitucin de la compaa, deber obtener de manera obligatoria la firma
electrnica de conformidad con la ley que regule el comercio electrnico, y
hacer uso de ella.
La Superintendencia de Compaa y Valores, siendo un organismo tcnico y de

control debe velar por el cumplimiento de los principios detallados en el artculo 227
de la Constitucin de la Repblica, como de eficacia, eficiencia, calidad, jerarqua,
desconcentracin, descentralizacin, coordinacin, participacin, planificacin,
55
Versin
05
transparencia y evaluacin; y, ejerce la vigilancia y fiscalizacin de las compaas

que estn sujetas a su control, conforme lo establece la Ley de Compaas y leyes
conexas.
La Institucin a travs de la Intendencia Nacional de Tecnologa de Informacin y
Comunicaciones, mantendr permanentemente habilitado el sistema informtico con
las opciones necesarias para obtener y llenar electrnicamente los formatos de
minutas del contrato constitutivo, su estatuto social y de los nombramientos de
administradores; y deber ser utilizado de manera adecuada por los integrantes del
proceso, con estricto apego a la Ley.
Adicionalmente, es fundamental resaltar que la facultad de control ser ex post al
proceso de constitucin y del registro en Registro de Sociedades. (Ref. Artculo 207
(4), 432, 440, 441,442,443,444 de L.C.); y, la Superintendencia de Compaas y
Valores podr disponer mediante resolucin debidamente motivada, que el
Registrador Mercantil correspondiente cancele la inscripcin de los actos societarios
no sujetos a aprobacin previa, que no cumplan con los requisitos legales pertinentes
o que hayan sido inscritos en infraccin de normas jurdicas.
Los Registradores Mercantiles no podrn negarse o retardar la cancelacin de la
inscripcin que hubiese sido ordenada por el Superintendente de Compaas y
Valores mediante resolucin, sin perjuicio de los derechos y acciones que puedan
ejercerse contra tal resolucin. La resolucin que dispone la cancelacin de la
inscripcin se notificar a las personas y entidades que el Superintendente estime
pertinente, y un extracto de la misma se publicar en el sitio web de la
Superintendencia. (Art. 438 de la Ley de Compaas).
Consecuentemente, el rol de la Superintendencia de Compaa y Valores es velar
por el cumplimiento de las disposiciones constantes en ley de compaas y leyes
conexas, que son obligatorias para las compaas nacionales y extranjeras sujetas a
su control, para lo cual se le han conferido facultades de vigilancia y sancin a fin de
precautelar los derechos de los accionistas, socios o terceros involucrados.
Estamos prestos a colaborar con ustedes seores Notarios en pro de la cooperacin
interinstitucional, que involucra a todos los sujetos que son parte del proceso
simplificacin de constitucin de compaas por va tradicional o electrnica.
56

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Enlace a internet debe tener un nivel de comparticin de 1:1 (uno a

Para procesar solicitudes de constitucin de compaas, los notarios deben

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Usuario solicitante: Persona que utiliza el Sistema de Constitucin Electrnica y

Notarios: Son funcionarios investidos de fe pblica para autorizar, a

Registradores Mercantiles: Son responsables de la inscripcin de los

Firma Electrnica: Son los datos en forma electrnica consignados en un

Token: Elemento fsico donde se almacena en forma segura el certificado de

Sistema de Constitucin Electrnica y Desmaterializada (SCED): Sistema

Direccin Nacional de Organizacin y Mtodos

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Documentos Habilitantes: Documentos de carcter privado requeridos para

Desmaterializar: Digitalizar un documento fsico. Es la transformacin de la

Sistema Nacional de Registro Mercantil (SNRM): Sistema informtico de

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INGRESO A LA APLICACIN WEB

Figura 1 Ingreso al portal web

4. Ingrese el RUC y contrasea del notario otorgado por la Superintendencia de

Figura 2 Ingresar al sistema

5. Seleccione la opcin Notario. (Ver figura 3)

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Figura 3 Ingresar al sistema

6. El sistema presenta la lista de trabajo con todas las solicitudes para su

Figura 4 Solicitudes enviadas por el usuario

Si desea revisar el total de solicitudes pendientes de procesar, presione

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Si desea revisar solo las solicitudes cuyas citas fueron asignadas, y se

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Figura 6 ver solicitud

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2. Presione el botn Gestionar para revisar el formulario de constitucin, el

Figura 7 Revisar Socios o Accionistas

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Figura 8 Ver detalle de socios accionistas

5. Si el socio o accionista es una persona jurdica nacional o extranjera, o una

Se presentar el PDF del RUC para el caso de personas jurdicas,

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Figura 9 Ver detalle de socios accionistas

Figura 10 Ver documentos adjuntos

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