ARCHIVO CENTRAL

El archivo central se encuentra en un estado crítico, fundamentalmente por la

falta de espacio en el cual almacenar los documentos transferidos por las
dependencias, esto refleja una notable desorganización de los documentos,
especialmente de los correspondientes a las transferencias realizadas durante el
año 2006 y lo corrido del 2007.

PROCESOS

En el Archivo Central se llevan a cabo una serie de procesos archivísticos, que

buscan fundamentalmente cumplir con los objetivos establecidos, estos
procesos están basados en principalmente en satisfacer las necesidades de
información de las dependencias de la universidad.

Organización del fondo documental acumulado. El fondo acumulado son

todos aquellos documentos pertenecientes a la Universidad, que se produjeron
desde su creación hasta el año 2002, que estaban almacenados en el antiguo
archivo muerto, en el parqueadero de la sede Bolívar, sin ningún criterio de
organización documental; en el año 2002 se inicio el proceso de organización de
todos los documentos producidos por la Universidad desde su creación hasta la
fecha, estos documentos se encontraron en alto estado de deterioro y
desorganización, razón por la cual fue necesario antes de iniciar el proceso de
organización, hacer una valoración basándose en el estado de deterioro de cada
documento.

Las acciones realizadas en este proceso son:

• Prevaloración: se seleccionan los documentos que se encuentran en alto

estado de deterioro, con el fin de separarlos de los demás, evitando que
se propaguen las bacterias.

• Clasificación: se clasifican los documentos encontrados, según su

procedencia, es decir de acuerdo con las dependencias productoras de
cada documento.

• Ordenación: se procura ordenar los documentos de cada dependencia,

en orden cronológico.

• Inventariado: ingresan los expedientes al sistema de almacenamiento e

inventario documental.

Nota: si el expediente esta conservado en un AZ es necesario hacer un

recarpeteo (organizar en carpetas de archivo)

• Rotulación: se Marca a lápiz cada expediente, en la parte inferior externa

de la carpeta o libro, esta rotulación lleva el código de la oficina
productora, el número de la caja, y el número de orden dentro de la caja.

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 • Almacenamiento: se procede a guardar cada caja en su respectivo
estante, que se han organizado según la estructura orgánico funcional de
la Universidad.

A la fecha se ha clasificado y organizado un 90% de este fondo acumulado,

puesto que este proceso se ha venido realizando a la par con los otros procesos
realizados en el Archivo central, donde se ha dado prioridad a los documentos
que no presentan deterioro alguno.

Transferencias documentales. El Archivo Central recibe todos los documentos

que las dependencias consideran necesario enviar al archivo central, para ser
organizados y conservados por esta área.

Es pertinente mencionar que pese a los esfuerzos realizados por esta área aún
no se han establecido políticas claras sobre las transferencias, especialmente se
necesitan normas sobre fechas de transferencias y documentos con el valor
suficiente para ser transferidos, pues aun se envían revistas, periódicos, trabajos
de alumnos y otros documentos que ya han perdido su valor, y no es necesario
conservar en el Archivo Central.

El procedimiento consta de:

• Recepción: se reciben las cajas con los documentos, debidamente

inventariados según el formato de transferencia de documentos GP-FO-
05, desarrollados por el departamento de planeación y mejora.

• Verificación: se verifica el envío comparando lo diligenciado en el formato,

con los documentos físicos, a medida que se ingresen al sistema.

• Inventariado: se ingresan los expedientes al sistema de almacenamiento

e inventario documental.

Nota: si el expediente esta conservado en un AZ es necesario hacer un

recarpeteo de este.

o Ubicación: se asignar espacio físico: Nº de estante, caja y orden

dentro de la caja, de acuerdo con la distribución y organización
del archivo central, que esta basada en el organigrama de la
Universidad.

o Descripción: se hace una descripción básica de cada expediente,

que incluye: oficina de procedencia, código de esta, posible serie
y subserie correspondiente, nombre del expediente, fechas
extremas, unidad de conservación, y observaciones pertinentes.

• Rotulación: se Marca a lápiz cada expediente, en la parte inferior externa

de cada carpeta o libro, esta rotulación lleva el código de la oficina
productora, el número de la caja, y el número de orden dentro de la caja.

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 • Almacenamiento: se procede a guardar cada caja en su respectivo
estante.

• Recibido: se firma el recibido en el formato GP-FO-05, y se hace llegar a

la dependencia que hizo la transferencia, se hacen las observaciones
pertinentes.

Este proceso se actualmente tiene serios inconvenientes para su ejecución,

puesto que el Archivo agotó su capacidad total de almacenamiento.

Préstamos y solicitudes de las dependencias. Una de los principales

objetivos del Archivo es suministrar a las dependencias de la universidad toda la
información que estas soliciten con el fin de cumplir con sus funciones, y que sus
soportes documentales se encuentran custodiados por el Archivo Central.

• Recepción de las solicitudes: llegan las solicitudes mediante el formato

de solicitud de documentos GP-FO-06 desarrollados por el departamento
de planeación y mejora, o a través de un intranet solicitando la
autorización para consultar los documentos directamente en el archivo
Central, esta información llega a la secretaría del centro de información,
por lo que es necesario estar visitando esta oficina, para estar al tanto de
las solicitudes.

• Recuperación de la información. Con la información suministrada por la

oficina solicitante se procede a buscar los documentos pertinentes en el
sistema de almacenamiento e inventario documental.

• Registro del préstamo en el sistema: se hace la anotación

correspondiente en el sistema de almacenamiento e inventario
documental, indicando la dependencia solicitante, la fecha del préstamo y
las posibles observaciones.

• Diligenciamiento de la planilla de control de préstamos: se llena la planilla

interna de control de préstamos, incluyendo la siguiente información,
nombre del expediente, código de ubicación, unidad de conservación,
oficina solicitante, fecha de préstamo, y se deja en blanco los espacios
para la firma del responsable y la fecha de devolución.

• Entrega a las oficinas: se procede a llevar los documentos a la oficina

solicitante, devolviéndoles el formato GP-FO-06, para que sea enviado
cuando tengan una nueva solicitud, y se le solicita a la persona que
recibe el documento que firme nuestra planilla de control de prestamos.

• Consulta de los documentos: se hace entrega de los documentos

solicitados al funcionario, cuando la consulta se hace en las instalaciones
del Archivo Central.

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 • Devolución de los documentos: cuando la oficina considera necesario
hacer entrega de los documentos al Archivo central, los envían a las
oficinas del Centro de Información, por lo general acompañado de un
intranet informando de la entrega de los documentos, posteriormente se
recogen los documentos, y se procede a descargar el préstamo del
sistema y se registra la entrega en la planilla de control de préstamo.

• Ubicación física: por último se procede a almacenar de nuevo los

documentos en el lugar que ha sido asignado a este.

Inventario documental. El inventario documental es la relación de todos los

documentos producidos y recibidos por la Universidad, y que han sido
trasladados al Archivo Central, este proceso se realiza a la par con los
anteriormente mencionados, es un paso obligatorio de estos procesos, a la fecha
el inventario documental cuenta con mas de 28000 registros, correspondientes a
cada expediente producido por la universidad, el ingreso de un expediente al
inventario consta de dos aspectos principales, la ubicación, Para facilitar la
posterior recuperación de cada carpeta o libro, y la descripción de cada
expediente.

• Ubicación: se asignar espacio físico: Nº de estante, caja y orden dentro

de la caja, de acuerdo con la distribución y organización del archivo
central, que esta basada en el organigrama de la Universidad.

o Nº de estante: se asigna un número de estante, según la

distribución física del Archivo, donde cada dependencia tiene
destinados algunos estantes, dependiendo de su producción
documental,

o Nº de caja: se asigna el número de caja correspondiente, teniendo

en cuenta que actualmente se maneja un consecutivo general de
cajas.

o Nº de orden: es la posición de cada carpeta o libro dentro de su

respectiva caja.

• Descripción: se hace una descripción básica de cada expediente, que

incluye: oficina de procedencia, código de esta, posible serie y subserie
correspondiente, nombre del expediente, fechas extremas, unidad de
conservación, y observaciones pertinentes.

o Procedencia: se registra la oficina productora del respectivo

expediente.

o Código: se registra el código de la oficina productora, según el

organigrama.

o Serie y subserie: se registra la posible serie o y subserie

documental a la que podría pertenecer el expediente, según el
análisis realizado al fondo documental, donde a pesar de no haber
iniciado la realización de tablas de retención o valoración

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 documental, se ha hecho una prevaloración que ha permitido
identificar algunas posibles series y subseires documentales.

o Nombre del expediente: se registra el nombre de cada

expediente, tal cual como ha sido marcado por la oficina
productora.

o Fechas extremas: se registran las fechas de inicio y culminación

del expediente; hay expedientes que no reflejan con claridad sus
fechas extremas.

o Unidad de conservación, se registra el medio en que se conserva

cada expediente, las posibles unidades de conservación.

o Observaciones, se registran las observaciones que se pueden

hacer a cada expediente.

Identificación de posibles series y subseries. Con base en los anteriores

procesos se ha venido procurando identificar las series y subseries que podrían
producir algunas de las dependencias de la universidad, esta información se
basa netamente en el análisis de los documentos, que se realiza en el momento
de la descripción documental, pues se puede observar la producción documental
de cada oficina.

RECURSOS

El archivo central cuenta en buena medida con los recursos necesarios para
desarrollar las actividades concernientes al que hacer archivístico, pero hace
falta una persona adicional para cumplir totalmente con las actividades de una
horario de 8 a.m. a 8:30 p.m.

Recursos tecnológicos. Se cuenta con 2 computadores, en los que se

encuentra el sistema de almacenamiento e inventario documental, imagen 1, es
preciso mencionar que este sistema fue creado en su totalidad por los
funcionarios del Archivo y ha sido una herramienta acorde a las necesidades de
almacenamiento y recuperación de la información; fue desarrollado
aprovechando los recursos asignados al área de Archivo, en vista que no se ha
provisto de ningún sistema integrado.

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Imagen 1, sistema de almacenamiento e inventario documental

Recursos físicos. El Archivo central cuenta con una excelente distribución

física, aunque dada la cantidad de documentos ya no es suficiente para
albergarlos, se posee suficiente material para ejecutar las funciones de este,
mas sin embargo es preciso hacer claridad en cuanto a cada uno de los
elementos más importantes de este.

• Estantes: El archivo central consta de 113 estantes, con capacidad para

24 cajas de archivo cada uno, para un total de 2712 cajas de archivo,
correspondientes a una capacidad de 540 metros lineales.

• Cajas, carpetas y ganchos: El Archivo Central cuenta con suficiente

material para organizar e ingresar al sistema todos los documentos que
hay pendientes.

• Aire acondicionado: El Archivo central esta dotado de un sistema de aire

acondicionado de marca TOTALINE, modelo THWA12SESKDE
evaporator, su número de activo es el 15329.

• Deshumidificador: De igual manera el Archivo Central cuenta con un

equipo deshumidificador de marca Continental Eléctrica, modelo MC-
0205-04 y su número de activo es el 15330.

Los estantes ya han sido utilizados en su totalidad, por este motivo se ha

recurrido a dejar las cajas de archivo con los documentos inventariados en el
piso, sobre cartones, esto trae como consecuencia el rápido deterioro de las
cajas, pues estas no soportan mucho peso.

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Se han ubicado más de 150 cajas en el piso del archivo, que corresponden a
transferencias de las dependencias hechas durante el año 2006 y 2007; se
determino dar prioridad a los documentos transferidos por aquellas
dependencias que mas solicitudes hacen al archivo.

SUGERENCIAS.

Se sugiere utilizar algún espacio inutilizado, y dotarlo de estantes, para trasladar

los documentos mas antiguos y que posiblemente ya han perdido su valor
administrativo, legal, contable o fiscal dentro de la institución, de esta manera se
podrá asignar un lugar físico a todos los documentos que se han trasladado al
Archivo y que aún no se han ingresado al sistema, por falta de espacio físico.

Hacer un programa de sensibilización a cerca de las funciones, objetivos, y

características del Archivo Central, con el ánimo de dar a parámetros de
transferencias documentales, y así evitar que se sigan enviando documentos sin
valor, paras ser conservados por el Archivo.

También se encuentra más o menos un total de 500 cajas de archivo para ser
eliminadas previa creación del comité de archivo y valoración de esta
documentación la cual se encuentra totalmente deteriorada, con hongos, ácaros
y es imposible su manipulación

El comité de archivo lo conformarían

Rector
Vicerrector Administrativo
Vicerrector Académico
Dos representantes directores de departamento
Director de Biblioteca
Auxiliares de archivo

(Anexo archivo fotográfico vista estado actual)

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Diagrama de flujo, proceso de transferencias documentales

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Diagrama de flujo, proceso de préstamo de documentos

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Diagrama de flujo, proceso organización del fondo acumulado

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Diagrama de flujo, proceso de inventario documental

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Fotos cajas ingresadas al sistema, pero ubicadas en el piso por falta de
espacio en la estantería.

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13
Fotos documentos enviados al archivo, pero que aún no se ingresan al sistema

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Fotos documentos contaminados, ingresados al sistema

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16
Fotos documentos contaminados, sin ingresar al sistema

17
Fotos de la estantería llena

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