DIPLOMADO

GESTIN SECRETARIAL PARA EL SIGLO XXI

TRABAJO FINAL
COMPETENCIAS DE UNA SECRETARIA DEL SIGLO XXI

Profesor:
Roderick Plant Pavlov
Integrantes Diplomados:
Patricia Gonzlez Caballero
Gloria Lobos Martnez
Lilian Norambuena Santander

INTRODUCCIN
COMPETENCIAS DE UNA SECRETARIA DEL SIGLO XXI
DEFINICIN:
El perfil actual que espera la Jefatura de su secretaria es de continuos cambios y Pro actividad.
E crecimiento que pueda tener la secretaria va en directa relacin de garantizar no solo la
coordinacin y gestin dentro de la empresa sino el control y orden total para el jefe sobre las
tareas de trabajo.
Dentro de las competencias que se requiere hoy en un mundo globalizado, se vuelven ms
demandantes y cobra mucha importancia el Saber, Hacer y Ser.
Es As como el dominio de herramientas tecnolgicas, computaciones y/u otras, que les
permitan desarrollar su funcin con mayor ejecutividad, se convierten en requisitos muy
necesarios para la importante labor de la secretaria del siglo XXI.
La secretaria actual o del III milenio esta bajo la premisa de estar siempre capacitndose para
adquirir constantemente nuevas competencias que la ayuden a estar preparada para analizar,
planificar y ejecutar todas las responsabilidades inherentes o asignadas a su cargo.
Las secretarias han caminado por reas vitales para hacer frente al mundo globalizado de hoy,
donde cada da nos ha correspondido desempear diferentes roles con ms responsabilidad; lo
que lleva a estar siempre en la vanguardia actualizando nuestros conocimientos, adquiriendo
nuevas destrezas o habilidades y resaltando las cualidades adecuadas para el puesto laboral,

QUE SE ESPERA DE LA SECRETARIA DEL SIGLO XXI

SECRETARIA

CONOCIMIENTO

SABER

HABILIDADES O
DESTREZAS

HACER

ACTITUDES

SER

SABER

Que muestre los conocimientos necesarios en el puesto que desempeo

HACER

Que muestre destrezas y habilidades tcnicas en el puesto que desempeo

SER

Que muestre actitudes adecuadas para mi puesto laboral, que mis actitudes
contribuyan al buen clima laboral y al logro de los objetivos trazados.

CONOCIMIENTO

SABER

1. Conocer programas computacionales para el buen trabajo de la Secretaria

Manejar programas computacionales nivel usuario. Conocimientos avanzados de

programas que se requieren en las diferentes reas o departamentos (Power Point,
Excel, Word)
Uso Internet.
Manejo agenda electrnica para los compromisos personales, laborales y sociales de
nuestro jefe, control de citas y reuniones.
Recibir, escribir y enviar correos electrnicos.

2. Conocer tcnicas de oficina y archivos que faciliten el trabajo propio y de los

dems

Optimizar el tiempo en el modo de archivar y el trabajo en si de la oficina.

Ejemplo: Archivo por orden alfabtico, por nmero, por categora, etc., para que los
archivos sean de fcil acceso para que el trabajo sean ms rpido y oportuno
Mantener al da las bases de datos de la empresa
Conocimientos de reglas ortogrficas para redaccin de textos, cartas, memorndum,
preparacin de informes, cotizaciones y otros.
Clasificacin de correspondencia (envo y despacho)
Preparacin de viajes con pasajes, itinerarios de salida y llegada, reservas de hoteles,
arrendar autos si es necesario, lugares de reuniones, personas de contactos, telfonos,
etc.
Tcnicas de digitacin.
Atencin al pblico en forma presencial o telefnica.
Manejar normas de protocolo
Manejo adecuado de herramientas de oficina (enviar y recibir fax, scanner, etc.)

HABILIDADES Y DESTREZAS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

HACER

Mostrar orden y disciplina en el trabajo administrativo

Rapidez y precisin en la digitacin de documentos
Aplicar eficientemente los conocimientos de comunicacin y protocolo
Administra el tiempo y recursos necesarios para realizar las labores
Elabora estrategias o planes para lograr las metas con eficiencia y destreza
Maneja o administra varios asuntos y proyectos al mismo tiempo.
Toma decisiones oportunas.
Trabaja en forma efectiva bajo presin de tiempo.

ACTITUD

SER

La ACTITUD es como una persona se enfrenta a las circunstancias de la vida, adems de ser
una forma de comportamiento o reaccin hacia los eventos que vivimos diariamente, ya sea en
el mbito laboral o personal.

Tener buena disposicin para realizar las diversas tareas encomendadas.

Establecer buenas relaciones con sus pares y jefaturas y el pblico en general.

Mantener confidencialidad de la informacin, del rea o departamento donde se

desempea (no comentar informacin o faltar al secreto profesional).
No realizar comentarios desafortunados de Jefaturas, pares y pblico en general.
No generar conflictos ni deteriorar el clima organizacional.
Tener buena disposicin con los cambios dentro de la organizacin o rea donde se
encuentren realizando sus funciones.
Tener iniciativa y colaborar con sus jefaturas (sugerir)
Aceptar crticas.
Mostrar actitudes positivas que contribuyan al logro de objetivos en el trabajo.
Prever situaciones, adelantarse a los hechos (ser proactivo)

CONCLUSIONES
Las caractersticas del perfil de la secretaria del siglo XXI apuntan a tres dimensiones:
1. La dimensin del conocimiento donde debe manejar saberes relacionados con
organizacin, la gestin y el control para colaborar con los objetivos de las jefaturas.
2. La dimensin del Hacer donde debe mostrar competencias en recursos tecnolgicos,
computacionales y otros.
3. La dimensin del Ser donde debe evidenciar un conjunto de actitudes y valores que
favorezcan su desempeo laboral y el clima organizacional. Por ejemplo: lealtad, reserva,
disciplina, prudencia, cordialidad, flexibilidad y pro actividad.
En consecuencia, la secretaria del siglo XXI debe estar en constante aprendizaje y
capacitacin, en un mundo globalizado y cambiante, para estar a la vanguardia en el SABER
en el HACER y en el SER.