Planificacion de La Produccion

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR
DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES

COORDINACIN DE INGENIERA DE PRODUCCIN Y ORGANIZACIN
EMPRESARIAL
PLANIFICACIN DE LA REIMPLANTACIN DEL SISTEMA SAP PARA LA

GESTIN DE PROCESOS DE UNA EMPRESA FARMACUTICA
Por:
Patricia Celina Granados Velsquez
INFORME DE PASANTA
Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar
como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero de Produccin
Sartenejas, julio de 2011
UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
COORDINACIN DE INGENIERA DE PRODUCCIN Y ORGANIZACIN
EMPRESARIAL

Por:
Realizado con la asesora de:

Tutor Acadmico: Narciso Prez
Tutor Industrial: Mara Eugenia Iriarte
INFORME DE PASANTA
Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar
como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero de Produccin
Sartenejas, julio de 2011

Realizado por:
RESUMEN
El presente proyecto de pasanta se desarroll en la Coordinacin de Organizacin y
Procesos del Grupo Farma, en el marco del Proyecto Neo, con el objetivo principal de planificar
la reimplantacin de los mdulos Planificacin de la Produccin (PP), Materiales (MM), Gestin
de Calidad (QM), Mantenimiento de Planta (PM), Gestin de Almacenes (WM) del sistema SAP
ECC 6.0 para la gestin de los procesos operacionales en la empresa, a travs de la
documentacin de procedimientos y el ciclo de mejora continua (o ciclo PHVA). Previa
identificacin de los procesos del negocio que estaran apoyados por los diversos mdulos
anteriormente mencionados (y los respectivos procedimientos que requeran ser documentados),
se procedi a clasificar los documentos segn su avance de desarrollo, de modo que se iniciara el
diseo de los procedimientos sin documentar, basndose en los criterios establecidos por la
Coordinacin y la informacin disponible en los documentos emitidos a lo largo del Proyecto
Neo. A su vez, se revis la informacin previamente documentada sobre los procesos de
planificacin de materiales, procura, control la calidad y planificacin de la produccin.
Seguidamente, se valid la totalidad de los procedimientos de los procesos operacionales de
negocio mediante la construccin de una tabla o lista de chequeo, de acuerdo a una seleccin de
muestras de carcter heurstico, obtenindose diversos porcentajes de cumplimiento cuyo valor
mnimo aceptado se fij como 100%. Como resultado de este trabajo, se obtuvo que los
componentes para la planificacin de capacidades, planificacin de la produccin, gestin de la
demanda y planificacin de necesidades de materiales de consumo, no se encuentran
configurados, adems, se detectaron irregularidades en la utilizacin del sistema SAP en el
almacn destinado para materiales de suministros y de produccin, as como tambin se
comprob que los procesos llevados a cabo en el rea de Servicios Tcnicos se cumplen a
cabalidad, como se haba planteado inicialmente. Ante stas y otras debilidades encontradas, se
propusieron planes de accin o alternativas que condujeran a la incorporacin del sistema SAP
ECC 6.0 con los procesos operacionales de Farma, los cuales involucran, en su mayora,
adiestramiento de los usuarios.
iv
DEDICATORIA
A Dios,
mi gua y protector
A mi madre y mi abuela,
heronas del da a da
AGRADECIMIENTOS
A Dios, me han colmado sus bendiciones y soy testigo de su infinita misericordia.
A mi madre, su esfuerzo constante para garantizar mi crecimiento personal no ha sido en vano y

su fe en mis capacidades jams ha vacilado.
A mi abuela, mi segunda madre y mi primera educadora, su pasin por la vida me alienta a

seguir adelante.
A mi familia, todos y cada uno de ellos han influido en mi carcter y mis decisiones.
A la Universidad Simn Bolvar: sus profesores son dignos de admiracin y constituyen el

estandarte de la Excelencia. Hoy, mi formacin universitaria es slida y se extiende ms all del
mbito acadmico.
A todos mis compaeros de la universidad, son una fuente de solidaridad y me apoyaron en la

medida de sus posibilidades para que juntos logrramos nuestras metas.
A los maravillosos empleados de las empresas del Grupo Farma, por abrirme las puertas al
mundo empresarial y educarme en el marco de una pasanta integral.
A mis amigos y todos aquellos con quienes he aprendido grandes lecciones, cada da soy
consciente del invaluable aporte que le han dado a mi vida.
vi
NDICE GENERAL
INTRODUCCIN
Antecedentes
Justificacin e importancia del trabajo
Planteamiento del problema
Objetivo General
Objetivos Especficos
CAPTULO I. ENTORNO EMPRESARIAL
1.1. Antecedentes Histricos de la Empresa
1.2. Descripcin de la Empresa
1.3. Misin
1.4. Visin
1.5. Valores
1.6. Estructura Organizativa de la Empresa
CAPTULO II. MARCO TERICO
2.1. Normativa tcnica ISO
2.1.1. Normas ISO 9000
2.1.2. Norma ISO/IEC 15489
11
2.2. Enfoque de Procesos como un Principio de Gestin

2.2.1. Proceso
12
13
2.2.1.1. Mapa de Procesos
14
2.2.2. Descripcin, gestin y mejora de procesos
16
2.2.2.1. Descripcin de procesos
17
2.2.2.2. Gestin y mejora de procesos
19
vii
2.3. Sistema de Informacin SAP Sistemas, Aplicaciones y Productos
20
2.3.1 Conceptos vlidos del sistema SAP
21
2.3.2 Identificacin de los mdulos
22
2.3.3 Metodologa de implementacin SAP Acelerado (ASAP)
24
CAPTULO III. MARCO METODOLGICO

3.1. Identificacin de los procesos y su documentacin
3.1.1. Manejo de Requerimientos
26
27
30
CAPTULO IV. RESULTADOS
35
4.1. Planificar
35
4.2. Hacer
40
4.2.1. Gestin de la Demanda
44
4.2.2. Planificacin de la Produccin
45
4.2.3. Planificacin de Necesidades de Materiales
46
4.2.4. Compras Nacionales
46
4.2.5. Compras Internacionales
47
4.2.6. Recepcin de Mercanca
48
4.2.7. Anlisis para el Proceso de Aprovisionamiento
49
4.2.8. Generacin de Certificados
49
4.2.9. Inspeccin de Calidad
50
4.2.10. Devolucin a Proveedores Nacionales
51
4.2.11. Planificacin de Capacidades
51
4.2.12. Ejecucin y Control de la Produccin
52
4.2.13. Salida y Movimientos de Mercanca
53
4.2.14. Anlisis del Proceso de Fabricacin
54
4.2.15. Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica
56
viii
4.2.16. Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo
56
4.2.17. Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Correctivo
57
4.2.18. Gestin de Almacn de Repuestos
58
4.2.19. Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo
59
4.2.20. Inventario Fsico
59
4.2.21. Compra de Servicios
61
4.3 Verificar
61
4.3.1. Mdulo de Gestin de Materiales (Material Management, MM)
65
4.3.2. Mdulo de Gestin de Almacn (Warehouse Management, WM)
67
4.3.3. Mdulo de Mantenimiento de Planta (Plant Maintenance, PM)
70
4.3.4. Mdulo de Planificacin de la Produccin (Production Planning, PP) 71

4.3.5. Mdulo de Gestin de Calidad (Quality Management, QM)
4.4. Actuar
73
75
4.4.1. Gerenciar los Almacenes
76
4.4.2. Mantener la Planta Fsica y Equipos
77
4.4.3. Planificar los Materiales y su Adquisicin
77
4.4.4. Fabricar los Productos
78
4.4.5. Gestionar Seguridad y Control de la Calidad
78
CONCLUSIONES
81
RECOMENDACIONES
83
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
84
ANEXOS
86
Anexo 1. Mtodo de codificacin de los documentos elaborados por la Coordinacin de

Organizacin y Procesos del Grupo Farma
86
ix
Anexo 2. Smbolos utilizados para la representacin de procesos mediante diagramas de

flujo
88
APNDICES
90
Apndice A. Flujogramas descriptivos de los procedimientos propuestos
90
Apndice B. Resultados de la validacin de los procedimientos
155
B.1. Mdulo de Gestin de Materiales (MM)

B.1.1. Gestionar la Procura
155
155
B.1.1.1. Compras Nacionales
155
B.1.1.2. Compras Internacionales
157
B.1.1.3. Compras de Servicios
159
B.1.1.4. Devolucin a Proveedores Nacionales
160
B.2. Mdulo de Gestin de Almacenes (WM)

B.2.1. Gerenciar los Almacenes
161
161
B.2.1.1. Recepcin de Mercanca
161
B.2.1.2. Salidas y Movimientos de Mercanca
163
B.2.1.3. Inventario Fsico
166
B.2.1.4. Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica
168
B.2.1.5. Gestin de Almacn de Repuestos
169
B.3. Mdulo de Mantenimiento de Planta (PM)

B.3.1. Adecuar los Equipos Necesarios
170
170
B.3.1.1. Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo

B.3.2. Mantener la Planta Fsica y Equipos
B.3.2.1. Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Correctivo
B.4. Mdulo de Planificacin de la Produccin (PP)
B.4.1. Gestionar la Demanda
170
171
171
172
172
B.4.1.1. Gestin de la Demanda
172
B.4.2. Planificar la Produccin
172
B.4.2.1. Planificacin de la Produccin
172
B.4.2.2. Planificacin de Capacidades
173
B.4.3. Planificar los Materiales y su Adquisicin
174
B.4.3.1. Planificacin de Necesidades de Materiales
174
B.4.3.2. Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo
175
B.4.4. Fabricar los Productos
176
B.4.4.1. Ejecucin y Control de la Produccin

B.5. Mdulo de Gestin de la Calidad (Quality Management, QM)
B.5.1. Gestionar Seguridad y Control de Calidad
176
177
177
B.5.1.1. Generacin de Certificados
177
B.5.1.2. Inspeccin de Calidad
177
B.5.1.3. Anlisis para el Proceso de Aprovisionamiento
178
B.5.1.4. Anlisis del Proceso de Fabricacin
179
Apndice C. Flujogramas descriptivos de los procedimientos actuales
180
C.1. Gerenciar los Almacenes
180
C.2. Gestionar la Demanda
182
C.3. Planificar la Produccin
183
C.4. Gestionar la Seguridad y Control de la Calidad
186
C.5. Creacin de Maestro de Materiales
189
Apndice D. Flujogramas descriptivos de propuestas de mejora

D.1. Gerenciar Almacenes
192
192
xi
NDICE DE TABLAS
2.1. Formulacin de preguntas sugeridas segn el mtodo 5 Ws y 1 H
18
3.1. Procesos, subprocesos y procedimientos definidos en el Grupo Farma para Ejecutar las
Operaciones del Negocio, gestionados por los mdulos PM, PP, MM, WM y QM
28
4.1. Lista de chequeo o tabla utilizada como herramienta de validacin (ejemplo)
36
4.2. Seleccin de muestras para la validacin y determinacin de tems procesados para cada
procedimiento
38
4.3. Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos para Gestionar la Procura
65
4.4. Relacin de solicitudes de pedido generadas convertidas en rdenes de compra en un perodo

de un mes, subdividido por tipo de material adquirido mediante Compras Nacionales
66
4.5. Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos para Gerenciar los Almacenes 68

4.6. Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos para Adecuar los Equipos Necesarios y
Mantener la Planta Fsica y los Equipos
71
4.7. Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos para Gestionar la Demanda, Planificar

la Produccin, Planificar los Materiales y su Adquisicin y Fabricar los Productos 71
4.8. Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos para Controlar la Calidad
74
4.9. Lotes de inspeccin generados para el aprovisionamiento de materiales
75
4.10. Lotes de inspeccin generados para los materiales del proceso productivo
75
4.11. Oportunidades de Mejora y Propuestas de Mejora para Gerenciar los Almacenes
76
4.12. Oportunidades de Mejora y Propuestas de Mejora para Gestionar la Seguridad y el Control

de la Calidad
79
xii
NDICE DE FIGURAS
1.1. Organigrama de la estructura jerrquica del Grupo Farma
1.2. Organigrama de la Direccin de Tecnologa de Informacin y Procesos del Grupo Farma

8
2.1. Esquema de un Proceso
13
2.2. Modelo I para la tipificacin de los procesos en un mapa de procesos
15
2.3. Modelo II para la tipificacin de los procesos en un mapa de procesos
15
2.4. Modelo de Procesos de Negocio del Grupo Farma
16
2.5. Ciclo de Mejora Continua PHVA
20
2.6. Mapa de Procesos propuesto por SAP ECC 6.0
23
2.7. Representacin en el Mapa de Procesos de SAP ECC 6.0 de los procesos y subprocesos
cubiertos por el proyecto de reimplantacin Proyecto Neo
24
3.1. Modelo de Procesos de Negocio del Grupo Farma y los procesos afectados por la
reimplantacin del sistema SAP 6.0.
27
3.2. Flujograma representativo del procedimiento de Manejo de Requerimientos en la

Coordinacin de Organizacin y Procesos
31
4.1. Proceso general Gerenciar Operaciones propuesto para ser soportado por SAP 6.0, pgina
1
41
2
42
3
43
4.4. Proceso general Gerenciar Operaciones actual con el sistema SAP 6.0 implementado,
pgina 1
62
pgina 2
63
xiii
pgina 3
64
xiv
LISTA DE ABREVIATURAS
ASAP
SAP Acelerado, Accelerated SAP
Cumple
CADIVI
Comisin de Administracin de Divisas
CO
Costos
CS
Servicio al Cliente, Customer Service
ERP
Aplicaciones de Planificacin de Recursos Empresariales, Enterprise

Resource Planning
ECC
Componente Central ERP, ERP Central Component
EHS
Medio Ambiente, Environment, Health and Safety
FI
Finanzas, Financial
HR
Recursos Humanos, Human Resources
IM
Gestin de Inversiones, Investment Management
IEC
Comisin Internacional de Electrnica, International Electrotechnical

Commission
ISO
Organizacin Internacional de la Estandarizacin, Internacional

Organization por Standardization
LO
Logstica, Logistics
PS
Sistema de Proyectos, Project System
SD
Ventas y Distribucin, Sales and Distribution
MM
Gestin de Materiales, Material Management
MPS
Plan Maestro de Produccin, Master Production Scheduling
MRP
Planificacin de Necesidades de Materiales, Material Requirements

Planning
N/A
No Aplica
xv
N/C
No Cumple
OTC
Producto de libre venta, Over The Counter
OTX
Objetivo amplio de intercambio, Open Targeting Exchange
PP
Planificacin de la Produccin, Production Planning
PM
Mantenimiento de Planta, Plant Maintenance
QM
Gestin de Calidad, Quality Management
RoFo
Plan Global de Ventas, Rolling Forecast
WM
Gestin de Almacenes, Warehouse Management
PHVA
Planificar, Hacer, Verificar, Actuar
SAP
Sistemas, Aplicaciones y Productos, Systeme, Anwendungen und Produkte
SPP
Paquete de Productividad SAP, SAP Productivity Pak
SIMEX
Sistema de Importacin y Exportacin
TR
Tesorera, Treasury
5 Ws y 1 H
Qu, Quin, Por qu, Cundo, Dnde y Cmo, What, Who, Why, When,
Where and How
xvi
INTRODUCCIN
Antecedentes
El crecimiento empresarial del Grupo Farma como un conjunto de compaas condujo al
aumento de la complejidad de sus procesos productivos y administrativos, por lo que surgi la
necesidad de implementar un programa o software que soporte la gestin empresarial de dichos
procesos. En 1997, la sede de Farma en Venezuela operaba en un sistema llamado TXbase para
manejar la facturacin, las operaciones financieras y la produccin. Ese ao se lleva a cabo un
cambio general de infraestructura de la red, por lo que se evaluaron varias alternativas de
sistemas de gestin de operaciones como GD Edwards, Oracle, SAP y PeopleSoft y, luego de una
minuciosa revisin y de escuchar las recomendacin de expertos, se decide migrar a SAP versin
31h. Los mdulos que se implantaron fueron: Finanzas (FI), Costos (CO), Gestin de Materiales
(MM), Planificacin de la Produccin (PP) y Ventas y Distribucin (SD). En el caso de las sedes
de Colombia y Ecuador, stas gestionaban sus operaciones con aplicaciones propias disponibles
en dichos pases hasta el ao 2000.
Con el inicio del nuevo siglo, Farma emprende otro proyecto tecnolgico: implantar el
sistema SAP en Colombia y Ecuador, e incorporar los mdulos de Recursos Humanos (HR) y
Mantenimiento de Planta (PM) en Venezuela en la versin 4.5b, por tanto los mdulos
previamente implantados en Venezuela son actualizados a esta versin para acoplarse a las
nuevas funcionalidades. Posteriormente, se actualiz el sistema a la versin 4.7 Enterprise.
En mayo de 2008, se plantea la incorporacin de Farma Per al ambiente SAP, pero, tres
meses despus, una baja de corriente daa los discos del servidor productivo, que fsicamente se
encontraban en Venezuela, y el respaldo ms prximo no pudo ser ledo por el equipo, por lo que
se inicia la recuperacin de datos. Para enero de 2010, la labor administrativa era tcnicamente
engorrosa y desempeada bajo muchos controles manuales, ya que la recuperacin dividi la
informacin cronolgica entre varios ambientes o secciones del sistema. Por esta razn, se inicia
el proyecto Reimplantacin SAP 6.0, posteriormente identificado como Proyecto Neo, para
regularizar el manejo de informacin en el sistema de gestin empresarial.
Justificacin e Importancia del Trabajo

Reimplantar el sistema de informacin para la gestin empresarial implica un cambio
estructural en el manejo de los procesos de la organizacin, ya que se debe adaptar la ejecucin
de los mismos con las funcionalidades del sistema en la medida de lo posible. El Grupo Farma
inici el Proyecto Neo atendiendo los requerimientos tecnolgicos de la empresa con respecto a
la gestin de los procesos operacionales y administrativos, en consecuencia, resulta imperativo
documentar los procesos afectados por la reimplantacin del sistema, de forma tal que se
disponga de un recurso para la representacin de los mismos y se asignen las responsabilidades,
se definan los procedimientos y normas, a la vez que funcione como material de soporte
informativo para los usuarios del sistema.
El contenido de la familia de normas ISO 9000 e ISO/IEC 15489, las cuales son
reconocidas internacionalmente como requisitos para la certificacin de Sistemas de Gestin de
la Calidad y la Gestin de Documentos respectivamente, proporciona las bases para monitorear y
mejorar los procesos empresariales, a travs de la aplicacin de la integracin de los procesos de
trabajo, la mejora continua sistematizada y los registros documentales que respaldan las
actividades y gestin de la empresa. De esta manera, se pueden implementar mejoras en los
procesos siempre y cuando se definan los objetivos, los medios para lograrlo y se evale el
proceso a travs de tcnicas especiales para la mejora de procesos y con el soporte documental
correspondiente.
Planteamiento del Problema
Si una empresa no dispone de la documentacin necesaria, se corre el riesgo de infringir
pautas normativas o legales, dificultar el diseo e implementacin de sistemas especializados y
disminuir la eficacia y eficiencia de los procesos, lo que finalmente conduce a la falta de
organizacin en la ejecucin de las actividades operativas y estratgicas.
Llevar a cabo el desarrollo del Proyecto Neo implica fijar metas, preparar recursos, poner
en marcha las actividades planteadas y monitorear los avances y cumplimiento de objetivos. No
obstante, dichas acciones podran ignorar el desempeo posterior a nivel de procesos y
procedimiento de las soluciones propuestas, por lo que es necesario prestar atencin a la
ejecucin y estandarizacin de los mismos a travs de la gestin de procesos.
Objetivo General
Planificar la reimplantacin de los mdulos Planificacin de la Produccin (PP),
Materiales (MM), Gestin de Calidad (QM), Mantenimiento de Planta (PM), Gestin de
Almacenes (WM) del sistema SAP ECC 6.0 para la gestin de los procesos operacionales en
Farma.
Objetivos Especficos
1. Identificar los mdulos del sistema SAP, los procesos de negocio controlados por stos y
las reas organizativas involucradas para su ejecucin.
2. Clasificar los procedimientos asociados a los procesos de negocio segn el grado de
avance de su documentacin.
3. Analizar los procedimientos previamente documentados bajo el enfoque de procesos.
4. Documentar el procedimiento de los procesos operacionales para su validacin.
5. Validar el cumplimiento de todos los procedimientos documentados de los procesos de
negocio operacionales.
6. Proponer mejoras en los procedimientos, orientadas a la estandarizacin de los procesos
gestionados por el sistema SAP y la utilizacin de dicho sistema.
CAPTULO I
ENTORNO EMPRESARIAL
1.1. Antecedentes Histricos de la Empresa
Alfred Kuster nacido en Basilea, Suiza, fund en Caracas en 1941 una compaa
representante de laboratorios farmacuticos, en su mayora suizos, llamada Alfredo Kuster y
Compaa. Este nombre fue cambiado aos despus por Farma S.A. Para 1973, inaugur su
propia planta de formulacin y produccin de productos farmacuticos en Caracas.
En 1991, Farma compr a Procter & Gamble la subsidiaria Norwich de Venezuela, que
cambi su nombre por Norpharm Laboratorios y de cuyo portafolio se fund Laboratorios
Novapharma. Luego, cinco aos ms tarde, tuvo lugar la fusin de Laboratorios Novapharma y
Norpharm Laboratorios, mantenindose el nombre de Laboratorios Novapharma.
Para 1995, Farma inici una operacin separada en el mercado venezolano de productos
farmacuticos sin prescripcin facultativa, a travs de su subsidiaria Konsuma S.A.
1.2. Descripcin de la Empresa
En 1995 se define el Grupo Farma est conformado por un conjunto de compaas que
operan como unidades de negocio en Venezuela, tres (3) empresas comercializadoras: Farma
S.A; Laboratorios Novapharma S.A. y Konsuma de Venezuela S.A; integradas con la planta
productora y de desarrollo galnico, Laboratorios Farma S.A. Esta coyuntura ofrece un amplio
portafolio dominado por productos propios, a saber:
-
Konsuma S.A. ofrece productos farmacuticos de libre venta sin prescripcin mdica,
denominados tambin OTC (siglas en ingls de Over The Counter), tales como antigripales,
analgsicos, laxantes, antispticos, fitoteraputicos, minerales y vitaminas.
Laboratorios Novapharma S.A maneja marcas OTX (siglas del ingls Open Targeting
Exchange) y, por sus caractersticas propias y clasificacin sanitaria, su fuerza de venta est
dirigida tanto a mdicos como a consumidores finales. Comercializa productos teraputicos
para
padecimientos
cardiovasculares,
gastrointestinales,
neurolgicos,
analgsicos,
antineurticos, antibacterianos y ginecolgicos.

-
Farma S.A., que distribuye marcas de prescripcin mdica, atendiendo directamente a mdicos
e instituciones hospitalarias con productos de desarrollo propio y de licencias de laboratorios
extranjeros, focalizados en las reas de cardiologa, gastroenterologa, ginecologa, analgesia,
antiinfecciosos y vitaminas.
En siete aos, las unidades de negocios Konsuma de Venezuela y Laboratorios
Novapharma, se convirtieron en la primera empresa del mercado OTC/OTX venezolano.

1.3. Misin
El objetivo primordial del Grupo Farma es mejorar el nivel de la salud comunitaria a
travs de medicamentos propios o licenciados internacionalmente, brindando apoyo tico y
cientfico al cuerpo mdico y farmacutico e informacin efectiva a los usuarios finales.
El Grupo Farma est orientado a la obtencin de logros rentables que garantizan, no slo
su estabilidad y crecimiento, sino un adecuado retorno financiero para sus accionistas y una
retribucin justa, motivadora y competitiva a sus trabajadores, segn su filosofa comprometida
con el bienestar y la capacitacin del recurso humano, cimiento del xito de la organizacin.
1.4. Visin
Las compaas que conforman el Grupo Farma tienen como visin ser identificado como
un grupo de empresas lder en la industria farmacutica, por medio de un crecimiento progresivo
y sobresaliente en el mercado tico y ser contribuyente a los logros de rentabilidad necesarios
para su crecimiento.
1.5. Valores
Integridad en las relaciones con los mdicos, negociaciones con los clientes y proveedores y,
especialmente, con los trabajadores.
Ser justos, en la confianza y en la comunicacin abierta.
1.6. Estructura Organizativa de la Empresa
En la figura 1.1 se ilustra el organigrama de la empresa en el nivel jerrquico ms alto,
donde la Direccin de Tecnologa de Informacin y Procesos, sealada en color verde, es el rea
organizacional al que pertenece la Coordinacin de Organizacin y Procesos, en donde se
Presidente
Director Corporativo de Nuevos Desarrollos
Consultor Jurdico
Director Finanzas Corporativas
Auditoria Interna
Vicepresidente Ejecutivo
Directora de Investigacin Tecnolgica
Director de Finanzas
Gerente General OTC-OTX
Director Negocios Internacionales
Directora RRHH
Gerente General FARMA
Gerencia General de Planta
Director Tecnologa de Informacin y Procesos
Gerente General Colombia
Director Corporativo de Mercadeo

y Servicios Especiales
Figura 1.1. Organigrama de la estructura jerrquica del Grupo Farma
desarroll el presente proyecto de pasanta atendiendo los requerimientos de las reas resaltadas
en color azul en la figura 1.1.
La Coordinacin de Organizacin y Procesos (destacada en color verde en la figura 1.2),
conforma el rea organizacional a travs de la cual se canalizan los requerimientos de documentacin y
divulgacin de informacin, de carcter normativo o ilustrativo, de las diversas reas de la empresa. A su
vez, la Coordinacin de Soporte de Aplicaciones est adscrita a la misma direccin y los Especialistas
SAP adjuntos a ella, destacados en color gris en la misma figura, prestan soporte tcnico relacionado al
funcionamiento del sistema SAP en la empresa.
El proyecto se elabor desde la Coordinacin de Organizacin y Procesos, documentando los
procedimientos gestionados por el sistema en las reas organizacionales agregadas a la Vicepresidencia
Ejecutiva, como lo son la Gerencia General de Planta, la Gerencia General de Farma, la Gerencia General
de OTX-OTC, la Direccin de Finanzas y la Direccin de Proyectos respectivamente, con el apoyo
informativo de los aspectos tcnicos del sistema por parte de Especialistas SAP y los Consultores
seleccionados para llevar a cabo el Proyecto.
Las compaas que conforman el Grupo Farma ofrecen actualmente al mercado de

Venezuela, Colombia, Ecuador y Per, un total de 65 marcas en mltiples presentaciones,
englobados en cuatro (4) ramas: Slidos, Lquidos, Granulados y Semislidos, con lo cual se
demuestra el importante desempeo de este Grupo en la industria farmacutica de la regin.
Director de Tecnologa de Informacin y Procesos
Coordinador Proyectos Especialies
Coordinador Organizacin y Procesos
Analista de Organizacin y Procesos

Coordinador Soporte Tcnico
Coordinador Soporte Aplicaciones
Analista Help Desk
Especialista SAP
Analista Programador
Lder de Proyecto
Especialista SAP
Especialista SAP
Analista Soporte Tcnico
Especialista SAP
Administrador Red
Analista de Soporte Seguridad
Figura 1.2. Organigrama de la Direccin de Tecnologa de Informacin y Procesos del Grupo Farma
CAPTULO II
MARCO TERICO
A continuacin, se describen las bases tericas que abarcan el marco de conocimiento del
proyecto en referencia a:
Normativa tcnica ISO;
Enfoque de procesos como un principio de gestin y
Sistema de informacin Sistemas, Aplicaciones y Productos (SAP)
2.1. Normativa tcnica ISO

La Organizacin Internacional de la Estandarizacin (Internacional Organization por
Standardization, ISO), es una federacin mundial de normalizacin, cuyos comits tcnicos
tienen como funcin principal estandarizar normas de productos y seguridad para las empresas u
organizaciones a nivel internacional, favoreciendo la mutua comprensin en el comercio (Norma
ISO 9000, 2005).
2.1.1. Normas ISO 9000
La familia de normas ISO 9000, emitidas por primera vez en la dcada de los ochenta, son
una serie de estndares internacionales que describen las recomendaciones y requerimientos
orientados hacia el diseo y evaluacin de un sistema de gestin de calidad en las organizaciones.
Bajo un sistema de gestin de la calidad, los elementos y procesos de la organizacin se rigen por
los lineamientos establecidos conducentes a la calidad, con el fin de cumplir con las expectativas
de sus clientes (Beltrn et al, 2002).
Esta serie de normas se compone de (Norma ISO 9000, 2005):
La Norma ISO 9000, que detalla los fundamentos de los sistemas de gestin de la calidad
y la terminologa asociada.
10
La Norma ISO 9001, la cual especifica los requisitos para los sistemas de gestin de la
calidad aplicables a toda organizacin que necesite demostrar y certificar su capacidad
para proporcionar productos que cumplan los requerimientos de sus clientes.
La Norma ISO 9004, como propuesta de directrices para la mejora del desempeo de la
organizacin, enfatizando el control de la eficacia y la eficiencia del sistema de gestin de
la calidad.
La Norma ISO 19011, que indica orientaciones respecto a las auditoras de sistemas de
gestin de la calidad y de gestin ambiental: principios, gestin, actividades y la
competencia y evaluacin de los auditores.
En el ao 2000, la familia de Normas ISO 9000 introduce los ocho (8) principios de
gestin de la calidad como el sustento y la referencia para la implementacin de los sistemas de

gestin de la calidad, a saber (Norma ISO 9000, 2005):
Enfoque al cliente
Liderazgo
Participacin del personal
Enfoque basado en procesos
Enfoque de sistema para la gestin
Mejora continua
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

Los principios de gestin de la calidad pueden ser adoptados por la alta direccin con el
fin de conducir a la organizacin hacia una mejora en su desempeo, implementando y

manteniendo un sistema de gestin diseado para ello, mediante la consideracin de las
necesidades de todas las partes interesadas (Rondn, 2010).
Por otro lado, las normas ISO 9000 exaltan la importancia de documentar el sistema de
gestin de la calidad, como lo son las declaraciones de la poltica de calidad y de objetivos de la
calidad, un manual de calidad, guas, especificaciones, procedimientos, los documentos utilizados
para el aseguramiento de la planificacin eficaz, operacin y control de los procesos de la
organizacin y el control de registros. Adems, los requisitos para la certificacin ISO 9001 de
una organizacin exigen la documentacin de los procedimientos para el control de los
11
documentos, control de los registros, auditora interna, control del producto no conforme y los
sistemas de accin correctiva y accin preventiva (Norma ISO 9001, 2000).
Una organizacin demuestra conformidad con el sistema de gestin de calidad
disponiendo de documentos como mapas y descripciones de proceso, organigramas,
especificaciones, instrucciones de trabajo, programa de produccin, lista de proveedores
aprobados, entre otros (Documento ISO/TC 176/SC 2/N 525R, 2001). Un ejemplo de ello es el
proyecto realizado por Yolivet Rondn en el ao 2010, quien dise un sistema de gestin de la
calidad efectivamente obteniendo 67 documentos y 18 procesos diagramados.
2.1.2. Norma ISO/IEC 15489
La Norma ISO/IEC 15489, publicada en el ao 2005 por el organismo ISO y la Comisin
Internacional de Electrnica (International Electrotechnical Commission, IEC), compila en dos
partes los elementos que conforman la gestin de documentos en funcin de los resultados
esperados y la metodologa de implementacin de dicha gestin, con el fin de definir las buenas
prcticas de gestin de documentos y normalizar la creacin y utilizacin de datos. En este
sentido, el captulo 6 de la Norma ISO/IEC 15489-1 justifica la necesidad de disponer de una
poltica de gestin de documentos para la certificacin de las buenas prcticas de la
documentacin de la organizacin, por lo que disea una metodologa para su aplicacin y diseo
la cual est conformada por las etapas que se detallan a continuacin (Norma ISO/IEC 15489-2,
2006):
Investigacin preliminar: en esta fase se indaga sobre el contexto administrativo, legal,

empresarial y social en el que se desenvuelven las actividades de la organizacin, con el
fin de identificar los factores determinantes para la creacin y control de documentos.
Anlisis de las actividades de la organizacin: en esta etapa se desarrolla el modelo

conceptual de lo que hace la organizacin y cmo lo hace, enfatizando la relacin
existente entre los documentos con las actividades de la organizacin y sus procesos de
negocio, de manera de orientar la toma de decisiones respecto a la creacin, control,
almacenamiento, disposicin y acceso a los documentos.
Identificacin de los requisitos: consiste en detallar los requisitos referentes a la creacin,

recepcin y resguardo de los documentos de soporte de las actividades de la organizacin,
adems de la documentacin estructurada de dichos requisitos, basado en un anlisis
12
sistemtico de las responsabilidades asumidas por la organizacin ante la sociedad y en la

evaluacin de riesgos derivados de la ausencia de documentos.
Evaluacin de los sistemas existentes: de existir previamente un sistema de gestin de

documento y sistema de informacin, se analiza el funcionamiento de los mismos para
descubrir deficiencias en los requisitos de documentacin planteados y redisear el
sistema con el fin de cubrir las mismas.
Identificacin de las estrategias para cumplir con los requisitos: en esta etapa se acuerdan
las polticas, procedimientos, normas, herramientas y otros instrumentos que garanticen la
creacin y mantenimiento de los documentos necesarios para reflejar la actividad de la
organizacin.
Diseo de un sistema de gestin de documentos: se fundamente en la emisin de un plan

para el sistema de gestin de documentos a partir de las estrategias predefinidas, que
cumpla con los requisitos identificados y documentados, abarque las deficiencias
documentales.
Implementacin de un sistema de gestin de documentos: comprende la aplicacin

sistemtica del plan diseado en la etapa previa.
Revisin posterior a la implementacin: se refiere a la medicin y control de la eficacia

del sistema de gestin de documentos, para evaluar el proceso de desarrollo del mismo y
su desempeo en relacin a los requerimientos de documentacin.
2.2. Enfoque de Procesos como un Principio de Gestin

El enfoque basado en procesos constituye uno de los ocho (8) principios de gestin de la
calidad, el cual establece que un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las
actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Este enfoque introduce la
gestin y control de los vnculos entre los procesos y las reas organizacionales involucradas, por
lo que su aplicacin proporciona beneficios tales como la integracin y alineacin de los procesos
para permitir el logro de los resultados planificados, capacidad para focalizar los esfuerzos en la
eficacia y eficiencia de los procesos, transparencia de las operaciones dentro de la organizacin,
obtencin de resultados coherentes y predecibles y esclarecimiento de las responsabilidades de
los empleados (Documento ISO/TC 176/SC 2/N 544R3, 2008).
13
2.2.1. Proceso
Un proceso se define como un conjunto de actividades interrelacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. A su vez, los procesos
estn constituidos por subprocesos como parte de un proceso de mayor nivel, tiene objetivo
propio, responsables, entradas y salidas. Como se observa en el esquema representado en la
figura 2.1, la ejecucin de las actividades sigue un procedimiento o una ruta especificada y
puede requerir mltiples recursos, sean humanos o de mquina (Documento ISO/TC 176/SC-2
544R3, 2008).
Figura 2.1. Esquema de un Proceso

Fuente: Documento ISO/TC 176/SC-2 544R, 2001
Cada proceso tiene partes interesadas o clientes que perciben los resultados, sea tangibles
o intangibles, y son quienes definen las especificaciones y expectativas. Los procesos pueden ser
analizados a travs de mediciones de desempeo con el objeto de detectar oportunidades de
mejora, comprendiendo que los procesos son gestionados como sistemas para producir el
resultado deseado. Los controles de medicin ms utilizados abarcan la eficacia y la eficiencia de
los procesos: la eficacia se refiere a la capacidad para lograr los resultados esperados ejecutando
las actividades planificadas, mientras que la eficiencia mide los resultados obtenidos en balance
con los recursos utilizados (Documento ISO/TC 176/SC-2 544R3, 2008).
14
2.2.1.1. Mapa de Procesos

La adopcin del enfoque basado en procesos implica determinar qu procesos forman
parte de la estructura del sistema de gestin. Dicha determinacin puede llevarse a cabo
siguiendo la metodologa propuesta en los documentos para la introduccin y soporte de la serie
de normas ISO 9000, la cual se describe a continuacin (Documento ISO/TC 176/SC-2 544R3,
2008):
Definir el propsito de la organizacin, de acuerdo a los requisitos para establecer los

resultados previstos para sus clientes.
Definir las polticas y objetivos de la organizacin.
Determinar los procesos de la organizacin que influyen en la consecucin de los

resultados previstos.
Determinar la secuencia, el flujo y la interaccin de los procesos.
Asignar el responsable o dueo de cada proceso.
Definir cules procesos documentar y cmo.
Definir requisitos de seguimiento y medicin de los procesos y sus resultados.
Definir recursos necesarios para ejecutar los procesos eficazmente.
Verificar la coherencia de las caractersticas del proceso con los objetivos planteados, con
el fin de mejorar el mismo.
Una vez identificados los procesos de la empresa y sus interrelaciones, stos podrn
representarse grfica y estructuradamente en un mapa de procesos, agrupando los procesos de

acuerdo su funcin global. Existen guas generales para la clasificacin y modelado de procesos
(Beltrn et al, 2002):
a. Modelo para la agrupacin de procesos I
b. Modelo para la agrupacin de procesos II
a. Modelo para la agrupacin de procesos I: se integran como muestra la figura 2.2
Estratgicos: Se refieren a los procesos que orientan a la organizacin, son gestionados por la
alta direccin para definir y controlar la empresa, sus polticas y estrategias.
Medulares: Abarcan los procesos que generan el resultado previsto por la organizacin,
desarrollando las polticas y estrategias previamente definidas, para dar servicio a los
clientes. Estos procesos suelen ser manejados por los directores funcionales en conjunto con
otras direcciones y su equipo de trabajo.
15
Procesos de Apoyo: Representan aquellos procesos que sustentan los procesos medulares sin
estar directamente vinculados con el progreso de las polticas.
Figura 2.2. Modelo I para la tipificacin de los procesos en un mapa de procesos

Fuente: Beltrn et al, 2002
b. Modelo para la agrupacin de procesos II: se refiere al modelo propuesto por las normas ISO
9000 para la clasificacin de los procesos, alineados segn la figura 2.3.
Procesos para la gestin de una organizacin: Son aquellos procesos vinculados a la

planificacin estratgica, definicin de polticas, establecimiento de objetivos, aseguramiento
de la disponibilidad de recursos para el logro de los objetivos y las revisiones por la
direccin.
Procesos para la gestin de recursos: Se refiere a los procesos necesarios para aportar los
recursos dirigidos a los objetivos de la organizacin.
Procesos de realizacin: Son los procesos que aportan los resultados y objetivos planteados
por la organizacin.
Procesos de medicin, anlisis y mejora: Engloba los procesos necesarios para la medicin y
obtencin de datos a ser analizados, para implementar las mejoras necesarias enfocadas al
desempeo de los procesos en trminos de eficacia y eficiencia.
Figura 2.3. Modelo II para la tipificacin de los procesos en un mapa de procesos

Fuente: Beltrn et al, 2002
16
La elaboracin de un mapa de procesos contribuye a la gestin por procesos, es decir, a la

gestin global del macroproceso de la empresa. El macroproceso se refiere a aquel cuyas entradas
son los recursos de los proveedores, luego se procesan por los trabajadores y las salidas son los
bienes o servicios que reciben los clientes. La gestin por procesos es llevada a cabo
fundamentalmente por la direccin de la organizacin, desarrollando el concepto (misin, visin
y valores), identificando la red de procesos, estableciendo el sistema de indicadores y planes de
actuacin (Fundacin Vasca para la Excelencia, 2008).
El Grupo Farma dispone de un mapa de procesos organizacional, o modelo de procesos de
negocio, tipificado segn el modelo de agrupacin de procesos I como se observa en la figura 2.4,
cuyos procesos estratgicos estn relacionados con la planificacin y direccin del negocio, los
procesos medulares con la ejecucin de las operaciones y los procesos de apoyo con la
administracin del negocio.
Planificar y Dirigir el Negocio
Ejecutar Operaciones del Negocio

Desarrollar
Nuevos
Productos
Gerenciar
Operaciones
Mercadear y
Vender
Productos
Atender al
Cliente
Gestionar Seguridad y Control de la Calidad
Administrar el Negocio
Figura 2.4. Modelo de Procesos de Negocio del Grupo Farma.
Fuente: Direccin de Tecnologa de Informacin y Procesos del Grupo Farma, 2009
2.2.2. Descripcin, gestin y mejora de procesos
La adopcin del enfoque basado en procesos dentro de una organizacin permite alinear
sus actividades a un sistema de gestin de la calidad efectivo, destacando la importancia que tiene
la identificacin y descripcin de los procesos que se llevan a cabo en la organizacin, as como
el control y anlisis de los mismos, de manera de conocer sus caractersticas, su evolucin y su
cumplimiento con los resultados esperados. De esta manera, establecer el enfoque de procesos
17
enmarca una serie de acciones como lo son la descripcin, gestin y mejora de los procesos de la
organizacin.
2.2.2.1. Descripcin de procesos
La descripcin de los procesos que conforman la estructura sistemtica de la empresa
tiene como fin definir los mtodos y criterios que permitan controlar su ejecucin. Dentro de la
descripcin se delimitan las responsabilidades de cada actividad que conforma el proceso
(Beltrn et al, 2002).
Existen varias tcnicas para la descripcin de procesos, por ejemplo, para efectos de
soporte documental, una ficha de procesos se utiliza para recopilar toda la informacin relevante
de los procesos en trminos de control y gestin de los mismos: entradas, salidas, involucrados,
objetivos, indicadores o variables asociadas, alcance, recursos, documentos, entre otros (Beltrn
et al, 2002). Sin embargo, la herramienta ms recomendada por la Fundacin Vasca para la
Excelencia (2008) es el diagrama de flujo de procesos que, como medio de representacin
grfica, permite identificar la secuencia de las actividades en grandes bloques, lmites del
proceso, entradas, salidas e interfaces con otros procesos.
Como herramienta para tratamiento y representacin de ideas, los diagramas de flujo son
tiles para representar cmo se desarrollan los procesos actualmente y cmo deberan realizarse,
por lo que pueden utilizarse para el anlisis del proceso e identificar oportunidades de mejora.
Ante la deteccin de discrepancias entre la forma en la que se desarrolla el proceso realmente y
cmo debera hacerse, resulta ventajoso aplicar el instrumento de anlisis de las 5 Ws y 1 H para
determinar las causas de dichas desviaciones. Su nombre se atribuye a las iniciales de seis (6)
adverbios de interrogacin en ingls que permitiran identificar las causas y condiciones de los
problemas en los procesos de trabajo: What (Qu), Who (Quin), Why (Por qu), When
(Cundo), Where (Dnde) y How (Cmo). De esta manera, se pueden implementar planes de
mejora orientados efectivamente a la fuente de los problemas. La pregunta por qu? suele
originar respuestas ms explicativas y se recomienda enunciarla ms de una vez, obtenindose
una ruta o cadena de respuestas del tipo causa-efecto. En la tabla 2.1 se explica cmo se pueden
formular las preguntas de las 5 Ws y 1 H (Gobierno Federal de los Estados Unidos Mexicanos,
2008).
18
Tabla 2.1. Formulacin de preguntas sugeridas segn el mtodo 5 Ws y 1 H

Fuente: Gobierno Federal de los Estados Unidos Mexicanos, 2008
Adverbio
Preguntas
Qu es el problema?
Qu se hace ahora?
What (Qu)
Qu debera hacerse?
Qu otra cosa podra hacerse?
Quin participa en el problema?
Quin lo hace actualmente?
Who (Quin)
Quin debera hacerlo?

Quin otro podra hacerlo?
Quin ms debera hacerlo?
Por qu ocurre el problema?
Por qu se hace as ahora?
Why (Por qu)
Por qu hacerlo en ese lugar?

Por qu hacerlo en ese momento?
Por qu hacerlo de esa manera?
Cundo ocurre el problema?
Cundo se hace actualmente?
When (Cundo)
Cundo debera hacerse?
En qu otra ocasin podra hacerse?
Dnde ocurre el problema?
Where (Dnde)
Dnde se hace actualmente?

Dnde debera hacerse?
19
Adverbio
Preguntas
En qu otro lugar podra hacerse?
Cmo ocurre el problema?
Cmo se hace actualmente?
How (Cmo)
Cmo debera hacerse?

Cmo usar este mtodo en otras reas?
Cmo hacerlo de otro modo?
Las respuestas a estas preguntas se pueden asociar a las actividades representadas en los
flujogramas, al identificar los responsables, frecuencias, lugares o puntos en el diagrama en los
cules ocurren y se evidencian los problemas (Gobierno Federal de los Estados Unidos
Mexicanos, 2008).
2.2.2.2. Gestin y mejora de procesos
La gestin y mejora de procesos dentro de una organizacin se refiere a todas aquellas
tareas orientadas a lograr que la secuencia de las actividades de un proceso corresponda con las
expectativas de los clientes del mismo, partiendo de la premisa de que los procesos deben estar
descritos. La mejora de los procesos puede enmarcarse en dos tipos: las mejoras estructurales,
utilizando herramientas creativas y conceptuales para la redefinicin de uno o varios elementos
del proceso, y las mejoras en el funcionamiento, orientadas a la mejora de la eficacia y
eliminacin de despilfarros (Fundacin Vasca para la Excelencia, 2008).
Un concepto que rene la esencia de la descripcin, gestin y mejora de los proceso es la
mejora continua, la cual constituye la gestin de los ajustes de las actividades desarrolladas por la
organizacin, con el fin de aumentar la eficacia y la eficiencia de las mismas. Se basa en la
evaluacin constante de los procesos aplicando el Ciclo de Walter Shewhart PHVA (Planificar,
Hacer, Verificar, Actuar), tambin conocido como Ciclo de Deming, utilizado ampliamente para
balancear el funcionamiento de los sistemas de gestin de la calidad (Gua de Diseo y Mejoras
Asistenciales, 2001).
El ciclo PHVA consta de cuatro (4) fases: planificar, hacer, verificar y actuar. Como se
ilustra en la figura 2.5, la fase de planificacin abarca la definicin de los objetivos de la mejora,
20
cmo se va a efectuar y cmo medir y analizar los resultados de la aplicacin de las medidas de
mejora. Seguidamente, se ejecuta el plan establecido (hacer) para luego comprobar (verificar) si
los resultados obtenidos de la implementacin de la mejora corresponden con lo planificado,
diagnosticando la efectividad del plan y detectando, a su vez, posibles oportunidades de mejora.
Finalmente, ante las debilidades encontradas se inicia el proceso de definicin y desarrollo de las
soluciones pertinentes (actuar), las cuales se implementan nuevamente en el marco del ciclo
PHVA. Si las medidas aplicadas funcionan eficazmente, se obtiene un nuevo mtodo estndar o
procedimiento para llevar a cabo el proceso, el cual debe ser controlado constantemente hasta que
se presenten circunstancias y razones que ameriten actualizar el procedimiento (Beltrn et al,
2002).
Figura 2.5. Ciclo de Mejora Continua PHVA

Fuente: (Documento ISO/TC 176/SC-2 544R3, 2008)
2.3. Sistema de Informacin SAP Sistemas, Aplicaciones y Productos
SAP Sistemas, Aplicaciones y Productos (del alemn Systeme, Anwendungen und
Produkte) es una empresa de informtica de origen alemn. Fue fundada en 1972 originalmente
bajo el nombre Anlisis de Sistemas, Aplicaciones y Desarrollo de Programas (Systemanalyse,
Anwendungen und Programmentwicklung) por cinco antiguos empleados de IBM: Hasso
Plattner, Dietmar Hopp, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira y Hans-Werner Hektor, cuyo
proyecto era desarrollar un programa de computador o software de aplicacin estndar para la
gestin empresarial en tiempo real (SAP AG, 2009).
21
Durante 1970, se desconoca el trmino de los sistemas ERP (Enterprise Resource

Planning) o Aplicaciones de Planificacin de Recursos Empresariales, cuyo concepto engloba a
los sistemas de informacin que le permiten a una compaa automatizar la mayora de sus
procesos de su negocio a travs del procesamiento integral de datos. Sin embargo, en 1973 se
desarrolla el primer sistema de este tipo, el Sistema R/1 de SAP, conformado por varios
componentes de software empresarial. Seis aos ms tarde, sale al mercado el sistema SAP R/2,
amplificando la compatibilidad del sistema ERP entre varios sistemas operativos de ordenadores
(SAP AG, 2009).
El sistema SAP R/3 fue desarrollado por la compaa en el ao 1991 e integra una gran
variedad de mdulos que soportan casi todos los aspectos de la administracin empresarial, cada
mdulo realiza una funcin particular y enlaza sus operaciones con otros, consolidando la
informacin manejada por cada rea de negocio en un sistema nico (SAP AG, 2009).
En el 2005, la compaa presenta al mercado SAP ERP Central Component (en espaol,
Componente Central SAP ERP) en su versin 6.0, conocido como SAP ECC 6.0. La
actualizacin permite conectar los usuarios a los procesos de negocios para la toma de decisiones,
reemplazando la visin modular del sistema por el enfoque de procesos (SAP AG, 2009).
2.3.1 Conceptos vlidos del sistema SAP
SAP contiene mltiples elementos que son utilizados para representar la estructura de la
empresa y sus procesos, stos se engloban en tres conceptos: elementos organizativos, datos
maestros y transacciones (SAP AG, 2009).
Elementos Organizativos
Los elementos organizativos son aquellos que permiten reflejar en el sistema la estructura
organizativa de la empresa. Las unidades organizativas son necesarias para las funciones de
finanzas, logstica y gestin de capital humano. La estructura de SAP abarca los siguientes
grupos (SAP AG, 2009):
Mandante: Se refiere al nivel superior, es decir, la empresa o grupo central.
Sociedad: Para la gestin financiera, la sociedad simboliza la vista nacional o
fiscal de la empresa, la moneda y los requisitos de la declaracin de impuestos,
como una unidad contable jurdicamente independiente.
Centro: Es una unidad organizativa de produccin de bienes o servicios.
22
Almacn: Unidad que define el movimiento de materiales por cada centro.

Organizacin de Ventas: Es el elemento organizativo principal en la gestin de
pedidos, en lo que a condiciones de venta al cliente se refiere.
Canal de Distribucin: Define cmo llegan los productos a los consumidores.
Unidad Organizativa: Describe las unidades empresariales internas.
Posicin: Son asignaciones de empleados individuales en la empresa.
Datos Maestros
Los datos maestros son creados centralmente y estn disponibles para todas las
aplicaciones y usuarios autorizados. stos se asocian con la estructura organizativa ya que estn
constituidos por vistas que pueden asignarse a elementos de organizacin. Los datos maestros se
dividen en (SAP AG, 2009):
Maestro de Clientes: Contiene la informacin definitoria de la relacin entre la
empresa y el cliente.
Maestro de Materiales: Define cmo vender, fabricar, comprar, inventariar,
contabilizar y calcular un producto. Se agrupa por vistas segn las funciones
empresariales.
Acta de personal: Son utilizados para el manejo de capital humano. Definen las
funciones, cargos y personas dentro de la estructura organizativa.
Transacciones
Las transacciones son programas de aplicacin que ejecutan procesos empresariales en
SAP, por ejemplo, registrar la entrada de mercanca en los almacenes, y estn atadas a los
elementos de organizacin (SAP AG, 2009).
2.3.2 Identificacin de los mdulos
Los mdulos que integran el sistema SAP ERP interactan entre s para atender los
procesos estructurados en la figura 2.6 de acuerdo al Mapa de Procesos propuesto por SAP, como
lo son los procesos para el anlisis a nivel estratgico, administrativo y operativo, procesos
financieros, procesos de gestin de capital humano, procesos de procura y logstica, procesos
productivos y de desarrollo de productos, procesos de ventas y servicios y los procesos
corporativos (Software ERP de SAP, 2005).
23
FIGURA 2.6. Mapa de Procesos propuesto por SAP ECC 6.0

Fuente: Network Consulting Group, 2010
De esta manera, los mdulos del sistema se agrupan en tres (3) reas diferentes para
soportar los procesos empresariales: Finanzas, Gestin de Capital Humano y Logstica, los cuales
se listan a continuacin (Network Consulting Group, 2010):
Contabilidad:
Finanzas (Financial, FI).
Costos (Controlling, CO).
Consolidacin de Empresas (Enterprise Controlling Consolidation System, ECCS).
Sistema de Proyectos (Project System, PS)
Logstica:
Gestin de Materiales (Material Management, MM)
Logstica (Logistics, LO)
Gestin de Almacenes (Warehouse Management, WM)
Mantenimiento de Planta (Plant Maintenance, PM)
Gestin de Calidad (Quality Management, QM)
Ventas y Distribucin (Sales and Distribution, SD)
Planificacin de la Produccin (Production Planning, PP)
Gestin de Capital Humano:
24
Recursos Humanos (Human Resources, HR).

Medio Ambiente (Environment, Health and Safety, EHS)
La perspectiva de cmo la plataforma SAP cubrir los procesos de negocio (previamente
descritos en la figura 2.6) y funcionalidades requeridas por el del Grupo Farma en el marco del
Proyecto Neo, los mismos se presentan a continuacin en la figura 2.7 (sealados con una
flecha).
FIGURA 2.7. Representacin en el Mapa de Procesos de SAP ECC 6.0 de los procesos y
subprocesos cubiertos por el proyecto de reimplantacin Proyecto Neo
Fuente: Network Consulting Group, 2010
2.3.3 Metodologa de implementacin SAP Acelerado (ASAP)
La metodologa de SAP Acelerado (del ingls Accelerated SAP, ASAP) fue diseada por
la compaa SAP para realizar una instalacin del sistema rpida y de bajo costo para sus clientes
a travs de la realizacin de las siguientes fases (Vinke, 2010):
Fase I: Preparacin del Proyecto

Comprende el diseo del proyecto en trminos de la definicin del equipo de trabajo,
tareas, recursos, tiempo, metodologa. El equipo de trabajo es adiestrado en los
fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP.
Fase II: Planos del Negocio
25
Abarca la comprensin de las metas del cliente y la identificacin de los procesos

necesarios para cumplirlas. Se definen las estructuras organizativas, procesos funcionales,
datos maestros y plano de negocios. Los mapas o planos de negocio (del ingls Business
Blueprint) constituyen documentos en los que se especifican: requerimientos de la
empresa, un diagrama de la estructura de la empresa y el estado futuro de los procesos de
negocio implicados en la implantacin.
Fase III: Realizacin

Comprende la configuracin del sistema y sus parmetros, en funcin de los
requerimientos establecidos en los planos de negocio aprobados, y el desarrollo de
reportes, procedimientos, escenarios de prueba y perfiles de seguridad de cada proceso de
negocio.
Fase IV: Preparacin Final

Se basa en la ejecucin de las pruebas finales del sistema, entrenamiento de los usuarios
finales y la carga de datos, as como tambin iniciar la puesta en marcha del sistema bajo
el modo productivo.
Fase V: Arranque Productivo y Soporte

El sistema en estado productivo entra en la etapa de estabilizacin y revisin, con el fin de
garantizar el soporte requerido por la empresa, con respecto al sistema.
Es as como este trabajo se sustenta en la aplicacin de los conceptos y principios de
mejoramiento continuo de procesos organizacionales anteriormente expuestos, con el fin de

contribuir a la reimplantacin del sistema SAP para la gestin empresarial.
26
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
El siguiente trabajo se desarroll siguiendo la aplicacin del ciclo PHVA (Planificar,

Hacer, Verificar, Actuar), que consisti en estandarizar los procedimientos soportados y
gestionados mediante el sistema de gestin SAP, por lo que el mtodo empleado abarc a grandes
rasgos:
Planificar: investigar cmo se plantearon los procedimientos no documentados en los

Planos de Negocio y los procedimientos ya documentados, definiendo a su vez cmo
efectuar la validacin y cules eran las expectativas de cumplimiento.
Hacer: documentar los procedimientos con el apoyo del usuario funcional, los
Especialistas SAP y los consultores que apoyaron y dirigieron la reimplantacin del
sistema, siguiendo el mtodo establecido por la Coordinacin de Organizacin y procesos
con respecto al Manejo de Requerimientos. Luego, analizar cmo se relacionan y
concatenan todos los procesos documentados entre s.
Verificar: evaluar, luego de la puesta en productivo del sistema, la estandarizacin de

todos los procedimientos, la efectividad de la instalacin y detectar posibles
oportunidades de mejora. Para ello se confirm con el usuario funcional o, en su defecto,
con el usuario final que el proceso se ejecute como lo establece el flujograma
correspondiente, y en caso de que no se cumpla el procedimiento, se consult con el
usuario las preguntas pertinentes del 5 Ws y 1 H (Qu, Quin, Por qu, Cundo, Dnde y
Cmo) para identificar las causas que impidieron el cumplimiento de los procedimientos
definidos. En el caso de que no se hayan implementado an las aplicaciones, se procede a
documentar el modo en el que se desenvuelve el proceso actualmente, lo que permitir
identificar los recursos de informacin e investigar los requerimientos e impedimentos de
la reimplantacin.
27
Actuar: formular medidas que faciliten la adaptacin del proceso actual al proceso
planteado, orientadas hacia la incorporacin y utilizacin del sistema SAP en los procesos
operativos de la empresa, ante las oportunidades de mejora evidenciadas en las fases de
documentacin y verificacin, particularmente aquellas cuyas soluciones se consideren
factibles para su implementacin en el corto plazo, no involucren cambios estructurales de
alto impacto en el manejo de los procesos de negocio y cuyos recursos se encuentren a la
disposicin del pasante.
3.1. Identificacin de los procesos y su documentacin

Para llevar a cabo el Proyecto Neo, fue necesario identificar inicialmente cules procesos
del negocio seran afectados por la reimplantacin y los subprocesos que seran manejados por
aplicaciones de los diversos mdulos de SAP, por lo cual se emple el Modelo de Procesos de
Negocio del Grupo Farma Proyecto Neo para representar y sealar dichos procesos dentro del
mapa de procesos, como se ilustra en la figura 3.1.
Figura 3.1. Modelo de Procesos de Negocio del Grupo Farma y los procesos afectados por
la reimplantacin del sistema SAP 6.0.
Fuente: Direccin de Tecnologa de Informacin y Procesos del Grupo Farma, 2010
En relacin con los mdulos asignados como objeto de estudio: Mantenimiento de Planta
(PM), Planificacin de la Produccin (PP), Gestin de Materiales (MM), Gestin de Almacenes
(WM) y Gestin de Calidad (QM), stos soportan los procesos medulares contenidos en Ejecutar
28
las Operaciones del Negocio, particularmente los subprocesos para Gerenciar Operaciones y
Gestionar Seguridad y Control de la Calidad, que fueron los procesos estudiados en este trabajo.
En la tabla 3.1 se listan los 21 procedimientos en cuestin, especificando el subproceso y el
proceso al que pertenecen, para cumplir con los objetivos documentales del Proyecto Neo y
apoyar a los usuarios finales con un material informativo, que les oriente acerca del manejo del
sistema SAP acoplado con sus actividades diarias.
Tabla 3.1. Procesos, subprocesos y procedimientos definidos en el Grupo Farma para Ejecutar las
Operaciones del Negocio, gestionados por los mdulos PM, PP, MM, WM y QM.
Fuente: Elaboracin propia, 2011.
Proceso
Subproceso
Mdulo de sistema
SAP para soporte
de gestin
Procedimientos
Gestionar la
Demanda
Planificacin de la
Produccin (PP)
Gestin de la Demanda
Planificar la
Produccin
Planificacin de la
Produccin (PP)
Planificar los
Materiales y su
Adquisicin
Planificacin de la
Produccin (PP)
Planificacin de la Produccin
Planificacin de Capacidades
Planificacin de Necesidades de
Materiales de Consumo
Planificacin de Necesidades de
Materiales
Compras Nacionales
Gestionar la
Procura
Gestin de
Materiales (MM)
Compras Internacionales
Compras de Servicios
Devolucin a Proveedores
Nacionales
Gerenciar
Operaciones
Adecuar los
Equipos
Necesarios
Mantenimiento de
Planta (PM)
Planificacin y Ejecucin de
Mantenimiento Preventivo
Mantener la
Planta Fsica y los
Equipos
Mantenimiento de
Planta (PM)
Mantenimiento Correctivo
Fabricar los
Productos
Planificacin de la
Produccin (PP)
Ejecucin y Control de la
Produccin
Recepcin de Mercanca
Gerenciar los
Almacenes
Gestin de
Almacenes (WM)
Salidas y Movimientos de Mercanca

Inventario Fsico
Recepcin de Producto Terminado y
29
Proceso
Subproceso
Mdulo de sistema
SAP para soporte
de gestin
Procedimientos
Muestra Mdica
Gestin de Almacn de Repuestos
Gestionar
Seguridad y
Control de la
Calidad
Anlisis para el Proceso de

Aprovisionamiento
Controlar la
Calidad
Gestin de Calidad
(QM)
Anlisis del Proceso de Fabricacin

Inspecciones de Calidad
Generacin de Certificados
De estos procedimientos, once (11) se encontraban previamente documentados por el

personal de la Coordinacin de Organizacin y Procesos, por lo que se clasifican como objeto de
revisin bajo el enfoque de procesos en lo que se refiere a: la secuencia de los procesos, dueos
del proceso y las actividades dentro del proceso, con el fin de comprender cmo los apoya el
sistema SAP y cmo se integran al proceso general operacional de la empresa. Los
procedimientos ya documentados y que fueron sujetos a revisin son los siguientes:
Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo
Compras Nacionales
Devolucin a Proveedores Nacionales
Anlisis para el Proceso de Aprovisionamiento
Anlisis del Proceso de Fabricacin
Inspeccin de Calidad
Sin embargo, se requera an el diseo de diez (10) procedimientos ms, a saber:
Planificacin de Necesidades de Materiales
Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo
30
Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Correctivo
Ejecucin y Control de la Produccin
Salidas y Movimientos de Mercanca
Inventario Fsico
Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica
Gestin de Almacn de Repuestos

En relacin al enfoque metodolgico utilizado para la elaboracin y revisin de los
procedimientos anteriormente mencionados, en la Coordinacin de Organizacin y Procesos se

cuenta con estndares establecidos para apoyar cada uno de los pasos que deban llevarse a cabo
para el desarrollo de dichos procedimientos, es por ello que se revis el documento Manejo de
Requerimientos, donde se especifican los estndares indicados.
3.1.1. Manejo de Requerimientos
Se sigui el procedimiento recomendado por la Coordinacin de Organizacin y Procesos,
quienes, en pro de llevar a cabo de manera exitosa el proceso medular de negocio para el
desarrollo de soluciones (fundamentado en el mapa de procesos de la Direccin de Tecnologa
de Informacin y Procesos) de los requerimientos planteados por los usuarios, han establecido los
criterios para la documentacin y organizacin de la informacin requerida por las reas
organizacionales de la empresa, mediante el procedimiento de Manejo de Requerimientos, el cual
aplica para la creacin o actualizacin de polticas, normas, procesos, procedimientos y
flujogramas.
Dicho procedimiento se apoya en los lineamientos de la familia de normas ISO 9000,
garantizando el control de documentos respecto a su emisin, revisin y divulgacin y
sistematizando el control de cambios de los documentos como parte del registro de la mejora
continua de los procesos.
En base a las recomendaciones de la metodologa de gestin de documentos de las normas
ISO 15489, la Coordinacin de Organizacin y Procesos ha definido estrategias para la creacin
y mantenimiento de los documentos atendiendo los requisitos de la empresa. Por ello, se ha
determinado que el Manejo de Requerimientos de la empresa se gestiona como se indica en la
figura 3.2. Se establece que el proceso de documentacin se inicia con el requerimiento el rea
31
Figura 3.2. Flujograma representativo del procedimiento de Manejo de Requerimientos en la Coordinacin de Organizacin y Procesos.
Fuente: Direccin de Tecnologa de Informacin y Procesos, 2009.
32
solicitante o de las necesidades detectadas por el auditor con base en el informe de auditora. A
continuacin, el personal de la Coordinacin de Organizacin y Procesos har uso del formato
Solicitud de Requerimiento para registrar la peticin, indicando fecha, unidad solicitante, tipo
de requerimiento (creacin o actualizacin), tipo de documento, descripcin y motivo de la
solicitud. Luego, en un tiempo no mayor a tres (3) das desde la recepcin del requerimiento,
responde al usuario solicitante, convoca a reunin de ser necesario e inicia el seguimiento a
travs del control de documentos. Posteriormente, el Analista de Organizacin y Procesos levanta
la informacin con el usuario, a travs de entrevistas y sesiones o reuniones de trabajo, para
iniciar la documentacin, detectando oportunidades de mejora del proceso, puntos de control o
necesidades de informacin. Una vez diseado el documento, enva el mismo al usuario para su
revisin o aprobacin, tomando en cuenta que la duracin de esta fase vara segn el tiempo de
respuesta del usuario y que se estiman unas tres (3) revisiones por documento antes de su
aprobacin final por correo. Finalmente, una vez aprobado el documento por su contenido y
concordancia con las expectativas del usuario, el mismo es codificado de acuerdo con lo
establecido en el anexo 1, se imprimen dos copias que sern firmadas en fsico: una para el rea
solicitante y otra para archivar en la Coordinacin de Organizacin y Procesos, se publica el
documento y se cierra el requerimiento.
Es posible que el procedimiento involucre la participacin o la supervisin por parte de
otras reas de la organizacin de algunas de las actividades que forman parte del desarrollo del
proceso, en cuyo caso debern aprobar lo establecido en el documento antes de su publicacin y
recibirn una copia fsica debidamente firmada.
La documentacin de los procedimientos se apoya en un formato, especialmente diseado
por la Coordinacin de Organizacin y Procesos, basado en todos los estndares anteriormente
descritos, subdividido por diferentes secciones que se explican a continuacin:
Proceso: Se refiere al nombre del proceso de negocio al que pertenece segn el modelo de
negocio.
Procedimiento: Es el nombre asignado al procedimiento.
rea: Est referido al rea de trabajo al que pertenecen los procesos y procedimientos.
Objetivo: Escrito en verbo infinitivo, en l se establece con claridad y precisin el

propsito del procedimiento, qu se obtiene con la ejecucin del mismo y su relacin con
el proceso al que pertenece.
33
Alcance: Delimita el campo de aplicacin de las actividades del procedimiento, indicando

dnde inicia el procedimiento, dnde culmina y cules reas organizativas estn
involucradas en su ejecucin.
Normas: Recaba las normas y lineamientos operativos especficos para la ejecucin de un

procedimiento, enfatizando los puntos de control de las actividades que conforman el
proceso.
Base legal: Indica los instrumentos legales que regulan la ejecucin del procedimiento.
Documentos vinculados: Resea los documentos que sirvan de soporte o estn

relacionados con la ejecucin del procedimiento.
Transacciones involucradas: Si en el procedimiento se indica que el sistema SAP es

utilizado, las transacciones empleadas se listan junto con su descripcin.
Glosario de trminos: Lista alfabticamente las palabras o conceptos especficos referidos

en el documento y que pueden presentar dificultad en su comprensin
Anexos: En esta seccin, se agregan aquellas figuras, documentos o representaciones que

sirvan de apoyo para llevar a cabo lo indicado en el procedimiento.
Flujograma: Constituye el diagrama de flujo en el que se describe mediante smbolos la

realizacin del procedimiento: actividades, responsables, secuencia y otros elementos
como los indicados en el anexo 2.
La publicacin o divulgacin de los documentos se realiza a travs de dos (2) medios: la
red interna de documentacin del Grupo Farma y el sitio web que forma parte de la herramienta
para elaboracin de documentos RWD uPerform. El RWD uPerform es una aplicacin
comercializada por SAP, bajo la denominacin SAP Productivity Pak (SPP), como medio de
grabacin y creacin de documentos, que incluye una funcionalidad para la publicacin de los
mismos a travs de un sitio web. Los documentos que admite el sitio para su publicacin son del
tipo presentaciones, hojas de clculo, procesador de texto, de formato portable, grabaciones y
vnculos web, cuyos contenidos son tiles para prestar soporte a los usuarios a travs de la
visualizacin de los mismos en su puesto de trabajo. Adems, se pueden obtener reportes de la
documentacin publicada en el sitio web y las diferentes versiones emitidas, que sirven de apoyo
para la Coordinacin de Organizacin y Procesos en cuanto a la gestin del control de
documentos. En el SPP se han organizado los documentos de acuerdo a las siguientes categoras:
Documentacin de Usuario del Sistema de Gestin, la cual contiene la documentacin que
sirve de apoyo a los usuarios del sistema de gestin de la empresa SAP, como Guas de usuarios,
34
Cursos y Ejercicios, y Glosario de Trminos General SAP, clasificada segn los mdulos
funcionales, y Documentacin Procedimientos Farma, la cual incluye la documentacin
correspondiente a los procedimientos de trabajo de Farma para servir de gua a los usuarios en el
desempeo de sus labores diarias, organizada de acuerdo a los procesos de negocios de la
empresa.
Utilizando la metodologa previamente descrita se acomete la obtencin de resultados
confiables que apuntan al logro de los objetivos formulados en este trabajo.
35
CAPTULO IV
RESULTADOS Y DISCUSIN
En el presente captulo se exponen los resultados obtenidos por cada fase del ciclo de
mejora continua PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar). Primeramente, se explica el plan
establecido para validar los procedimientos y cules son las expectativas en cuanto a resultados
se refiere, el cual abarca el desarrollo de una tabla de chequeo de cumplimiento y cmo ser
empleada la misma. Luego, se expone el escenario planteado para las operaciones el Grupo
Farma con la reimplantacin del sistema, haciendo referencia a los procedimientos asociados y
los flujogramas representativos de los mismos. Posteriormente, se muestran los resultados
obtenidos de la evaluacin del cumplimiento del procedimiento establecido por cada mdulo
funcional ofrecido por el sistema SAP para la gestin de procesos operacionales, puntualizando
las oportunidades de mejora evidenciadas durante la ejecucin de dicha etapa y las dificultades
presentadas. Por ltimo, se presentan y explican las medidas que permitirn mejorar la ejecucin
de los procesos y su integracin con el funcionamiento del sistema SAP.
4.1. Planificar
A partir de la informacin preliminar proporcionada por los Planos de Negocio para la
ejecucin de los procesos y por los procedimientos que se encontraban previamente
documentados, se identificaron diferentes elementos de los procedimientos que requieren ser
validados. Por ello, se construy una tabla (ver tabla 4.1) para evaluar el cumplimiento de los 21
procedimientos objeto de estudio, en la que se desglosan las actividades (o grupo de actividades
englobadas en una misma etapa) que componen el procedimiento y se chequea el acatamiento de
cada una en cuanto a:
Efectiva ejecucin
Normas asociadas
Responsable asignado
36
Tabla 4.1. Lista de chequeo o tabla utilizada como herramienta de validacin (ejemplo).
Ejecucin
Norma
Responsable
Documentacin
Actividades
C
N/C
NA
N/C
Actividad 1
Actividad 2
Rutina 1
N/C
N/A
N/C
Control /
Autorizacin
N/A
N/C
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A
N/C
Sistema de
Interfaz con
Informacin
otros procesos
N/A
N/C
N/A
Observaciones
N/C
Utilizacin de
documento 1
Relacionada
con proceso A
Se rige por la
X
Actividad 4
norma
establecida
Actividad n
X
X
Rutina n
Total
Porcentaje
66,7
33,33
Observaciones
El responsable no realiza la actividad 4 por falta de informacin
37
Documentacin utilizada y disponibilidad de informacin
Puntos de control o de autorizacin
Frecuencia o lmites de tiempo establecidos
Manejo estandarizado del sistema de informacin SAP
Integracin con otros procesos (salidas y entradas)

En la mencionada tabla tambin se incluyen observaciones por cada actividad y
observaciones en general con respecto al procedimiento.

El chequeo de las actividades (cumple: C, no cumple: N/C, no aplica: N/A) se realiz a
travs de sesiones de trabajo con los usuarios funcionales o usuarios finales, en las que se
revisaron los documentos de los procedimientos y la vigencia o acatamiento de los mismos.
Luego, se totalizaron las actividades que cumplieron con el procedimiento planteado y las
actividades evaluadas, para determinar un porcentaje de cumplimiento por cada aspecto, cuyo
valor mnimo aceptado es de 100%, dado que el fallo de cumplimiento afecta, generalmente, la
consecucin de otros procesos de operaciones del negocio, especialmente aquellos apoyados en el
manejo integrado de la informacin a travs del sistema de gestin SAP. La validacin o chequeo
de cumplimiento se efectu una o ms veces, dependiendo de la seleccin de muestras que
aplique. De registrarse un porcentaje menor, se investigan las causas de esta diferencia con el
usuario.
Sin embargo, si posterior a la validacin se decide que el procedimiento debe modificarse,
el porcentaje de cumplimiento obtenido de la lista de chequeo no podra ser utilizada de forma
relativa en una repeticin del ciclo PHVA, ya que el clculo se basa en el cumplimiento de las
actividades o rutinas que conforman el proceso y si stas variaran en cantidad y complejidad, no
seran comparables con los resultados anteriores.
En lo referente a la seleccin de muestras, sta se defini para cada procedimiento en
funcin de la variedad de casos en las que se aplica el mismo (ver tabla 4.2), lo que significa que
cada procedimiento se valid una cierta cantidad de veces en funcin de las posibilidades o
escenarios en los que el procedimiento es aplicable. De esta forma se puede comprobar que el
procedimiento se cumple indistintamente del escenario en el que se ejecute.
38
Tabla 4.2. Seleccin de muestras para la validacin y determinacin de tems procesados para
cada procedimiento.
Subprocesos
principales
Procedimientos
tems procesados
Compras
Nacionales
Porcentaje de solicitudes de pedido creadas

y convertidas en rdenes de compra en un
perodo de un (1) mes
Compras
Internacionales

Devolucin a
Proveedores
Nacionales
Cantidad de reportes de rechazo de insumos

generados en un perodo de un (1) mes
Compras de
Servicios
Cantidad de Hojas de Entrada de Servicio

completadas y liberadas en un perodo de
un (1) mes
Gestionar la
Procura
Adecuar los
equipos
Mantener la
Planta fsica y
equipos
Planificar los
Materiales y su
Adquisicin
Planificacin y
Ejecucin de
Mantenimiento
Preventivo
Planificacin y
Ejecucin de
Mantenimiento
Correctivo
Planificacin de
Necesidades de
Materiales
Material de Empaque
N/A
Servicios Tcnicos
Cantidad de rdenes de mantenimiento

creadas en un perodo de un (1) mes
culminadas efectivamente (cierre tcnico)
Servicios Tcnicos
N/A
N/A
Planificar la
Produccin
Planificacin de
Capacidades
N/A
Fabricar los
Productos
Ejecucin y Control
de la Produccin
Porcentaje de rdenes previsionales fijadas

convertidas en rdenes de proceso en un
perodo de un (1) mes. Porcentaje de
rdenes de proceso liberadas y notificadas.
Recepcin de
Mercanca
Materiales de Suministros
Materiales de Produccin
Repuestos
Material de Empaque
Materia Prima
Materiales de Suministros
Material de Produccin
Repuestos
Material de Empaque
Materia Prima
Material Semiterminado
Producto Terminado
Muestra Mdica
Materia Prima
Porcentaje de rdenes de mantenimiento

planificadas para un perodo de un (1) mes
culminadas efectivamente (cierre tcnico)
Planificacin de
Necesidades de
Materiales de
Consumo
Gerenciar los
Almacenes
Subdivisin
Proyectos
Proyectos
Materia Prima
Material de Empaque
Producto Terminado
Muestra Mdica
rea de Servicios Tcnicos
Cantidad de ingresos registrados en un

rea de Control de Calidad

rea de Logstica
Fabricacin
Envase
Empaque
Fabricacin
Envase
Empaque
Materia Prima
Material de Empaque
Material de Suministro
39
Subprocesos
principales
Procedimientos
tems procesados
Cantidad de listas de picking entregadas,
generando vales de material, en un perodo
de un (1) mes
Salida y
Movimientos de
Mercanca
Cantidad de reportes de recoleccin

procesados en un perodo de un (1) mes
Cantidad de salidas ejecutadas contra
rdenes de carcter devolutivo
Inventario Fsico
Gestin de
Almacn de
Repuestos
Porcentaje de tarjetas emitidas por toma

fsica de inventario que fueron ajustadas
contablemente
Cantidad de vales de entrada generados en
un (1) mes
Porcentaje de reserva de repuestos
despachadas en un perodo de un (1) mes
Recepcin de
Producto
Terminado y
Muestra Mdica
Cantidad de vales de entrada generados en

un (1) mes
Anlisis para el
Proceso de
Aprovisionamiento
Porcentaje de vales de entrada atados a un

lote de inspeccin en un perodo de un (1)
mes
Porcentaje de lotes de inspeccin de
aprovisionamiento generados que hayan
tenido decisin de empleo en un perodo de
un (1) mes
rdenes de proceso generados que hayan
tenido decisin de empleo en un perodo de
un (1) mes
Gestionar
Seguridad y
Control de la
Calidad
Subdivisin
Material de Suministro
Fabricacin
Envase
Empaque
Materia Prima
Material de Empaque
N/A
Recepcin de Materiales
Salida de Materiales
Producto Terminado Importado
Generacin de
Certificados
Porcentaje de certificados generados del

total de lotes de inspeccin creados en un
(1) mes
Inspeccin de
Calidad

reanlisis generados que hayan tenido
decisin de empleo en un perodo de un (1)
mes
Muestra Mdica Importada

Material de Empaque
Materia Prima
Material de Empaque
Materia Prima
Fabricacin
Envase
Empaque
Certificado Anlisis de Materiales
de Fabricacin
Certificado Anlisis para
Exportacin
Certificado Anlisis de Insumo
Materia Prima, Material de
Empaque y Material
Semiterminado
Microbiologa de equipos,
personal e infraestructura
A modo de comprobacin y soporte de la utilizacin de SAP, se recolect adems la

informacin pertinente en cuanto a tems procesados por el sistema, obtenida a travs de reportes
de SAP y la documentacin interna disponible, de acuerdo la seleccin de muestras respectiva.
Para los siguientes procedimientos no se definieron cules elementos procesados por los
mismos se contabilizaran, debido a que, por caractersticas del proceso y limitaciones del
sistema, el mtodo de obtencin de datos era complejo o los mismos no son cuantificables:
40
Planificacin de Necesidades de Materiales
Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo
4.2. Hacer
En esta fase, se documentaron los procedimientos a seguir con la reimplantacin del
sistema de informacin SAP, a partir de los Planos de Negocio creados para el proyecto y
entrevistas con los lderes funcionales del sistema.
Con la informacin consultada fue posible plasmar la visin propuesta con la
reimplantacin de SAP para el proceso operativo general del Grupo Farma, tal y como se muestra
en las figuras 4.1, 4.2 y 4.3. El proceso inicia con la elaboracin del pronstico de ventas (ver
figura 4.1), establecido por las reas de Mercadeo y Ventas, en el sistema SAP, cuya fecha de
emisin est pautada para los meses de abril y octubre (cada seis meses) y en el que se establecen
las unidades de venta, bonificacin y muestra mdica a movilizar en un perodo predeterminado
siguiendo una estrategia. Luego, la informacin que contiene este documento es ajustada por la
Gerencia de Demanda dentro del proceso para gestionar la demanda, tomando en consideracin
el consumo histrico y la capacidad de planta, por lo cual debe participar en reuniones de
conciliacin con las reas de Logstica y Produccin, con respecto a los productos fabricados,
para emitir el Plan de Ventas definitivo. Una vez expuesto este Plan de Ventas, el sistema
discrimina automticamente la informacin para dos fines: un Plan de Ventas para los productos
terminados comprados y otro plan para los productos terminados fabricados. El primer plan ser
gestionado por Demanda a travs del mtodo de Planificacin de Necesidades de Materiales
MRP (Material Requirement Planning) incorporado en el sistema de informacin, apoyando el
proceso para planificar los materiales y su adquisicin, para determinar las cantidades de
productos a adquirir y cundo solicitarlas a travs de rdenes previsionales de compra de los
productos terminados, las cuales se convertirn en solicitudes de pedido dirigidas al rea de
Procura y Exportacin. En consecuencia, se inicia el proceso para gestionar la procura con la
compra de los productos mencionados mediante rdenes de compra, se reciben fsicamente en los
almacenes, registrando el evento en el sistema, luego Ventas se encarga del proceso de tramitar
pedidos y su distribucin, como se refleja en la figura A.3 en los bloques que parten del conector
41
DIAGRAMA GENERAL PROCESO PROPUESTO FARMA
Planificar la Produccin
R = Logstica (Planificacin)
Producto Terminado
Fabricado
Plan Global de
Ventas / RoFo
(PTF)
En abril / octubre
(cada 6 meses)
Gestionar la Demanda
Establecido por Mercadeo y

Ventas, en funcin de la
estrategia definida, registra la
informacin en SAP en la
herramienta SOP flexible
Plan de Oferta
O. Previsionales
Fabricacin
O. Previsionales
Envase
O. Previsionales
Empaque
O. Previsionales
de compra de
insumos
- El Plan Maestro de Produccin establece los

productos terminados a fabricar, cantidades y fechas
de entrega.
- De la corrida del MPS se generan rdenes
previsionales de compra de insumos y de fabricacin
R = Demanda
Unidades de Venta,
Bonificacin y
Muestra Mdica
Planificacin de la
Produccin (MPS):
Mensualmente Logstica
calcula el Plan Maestro de
Produccin (MPS) o Plan de
Oferta, a partir de corridas
mnimas, capacidad de
produccin y tamao de lote
Gestin de la Demanda:
Mensualmente Demanda
calcula y realiza los
ajustes del pronstico
para generar el Plan de
Ventas (RoFo)
R = Demanda
(PTC)
Planificacin de Necesidades
de Materiales:
Demanda calcula
mensualmente las necesidades
de producto terminado
comprado para cumplir con el
Plan de Ventas, convierte
rdenes previsionales de
compra en solicitudes de pedido
Reporte de rdenes
previsionales y
disponibilidad de
insumos
Gestionar la
Procura
Planificar los Materiales y su Adquisicin
El RoFo o Plan de Ventas se modifica

en SAP (SOP flexible) e indica las
Producto Terminado
unidades requeridas por presentacin
Comprado
de producto terminado, muestra
Plan Global de
mdica y bonificacin en un horizonte
Ventas / RoFo
de 18 a 24 meses.
Referencia en
pgina 2
R = Procura y
Exportacin
Solicitudes de pedido
Solicitud de
pedido 1
Compras
Internacionales:
Se canalizan las
solicitudes de
pedido para
efectuar la compra
de los productos
Solicitud de
pedido 2
Solicitud de
pedido n
Referencia en
pgina 3
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Informacin Relevante
Procesos Involucrados
Proceso General Propuesto de Farma
Proceso: Gerenciar Operaciones / Ejecutar Operaciones del Negocio

Cdigo: FLU-GEN001-V01
Pg. 1 de 3
Figura 4.1. Proceso general Gerenciar Operaciones propuesto para ser soportado por SAP 6.0, pgina 1
Vigencia desde:
31.05.2011
42

R = Logstica
de Materiales:
Mensualmente Logstica calcula
las necesidades de compra de
insumos de produccin
analizando las rdenes
previsionales propuestas por el
sistema para cumplir con el Plan
de Oferta
Solicitudes
de pedido
Gestionar la Procura
R = Procura y Exportacin
Solicitud de
pedido 1
Solicitud de
pedido 2
Solicitud de
pedido n
Compras Nacionales /
Internacionales: Se
canalizan las solicitudes
de pedido como
pedidos (orden de
compra) a un proveedor
Gerenciar los Almacenes
rdenes de
Compra
R = Logstica (Almacn)
Orden de
Compra 1
Orden de
Compra 2
Orden de
Compra n

Aprovisionamiento: Control de Calidad
evala la conformidad de las propiedades
del material con los estndares
especificados y registra su aprobacin o
rechazo para su utilizacin en el ciclo
productivo. En el lote de inspeccin puede
registrar resultados y decisin de empleo
Garanta de Calidad monitorea el
cumplimiento de normas y procedimientos
Si el material no es aprobado por sistema, ste

no estar disponible para ser asignado o
utilizado a una orden de proceso
Si el material es rechazado, se procede a
realizar la Devolucin a Proveedores (para
proveedores nacionales)
Si el material durante su almacenamiento se acerca
prximo a su vencimiento, se requieren de Inspecciones
de Calidad para el reanlisis
Se generan los certificados respectivos
El proveedor debe entregar

factura y orden de compra
Se crea un lote de inspeccin
de calidad automticamente
Gestionar Seguridad y Control de la Calidad

R = Control de Calidad /
Garanta de Calidad
Recepcin de
Mercanca: La
mercanca se recibe en
el almacn y se registra
en el sistema
R = Produccin
Planificacin de Capacidades:
Mensualmente se establece la
secuencia de ejecucin de las
proceso del mes siguiente en
funcin de la disponibilidad de
los recursos de mquina y el
reporte de disponibilidad de
insumos
rdenes Previsionales
de Proceso Fijadas
O. Previsional
Empaque (**)
O. Previsional
Envase (**)
O. Previsional
Fabricacin (**)
Referencia en
pgina 3
Mantenimiento Preventivo afectar la
disponibilidad de los objetos tcnicos
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 2 de 3
Vigencia desde:
31.05.2011
43

Gestionar Seguridad y
Control de la Calidad
Garanta de Calidad
R = Servicios Tcnicos /
Proyectos
Anlisis del Proceso de

Fabricacin:
Control de Calidad evala la
calidad de los
semiterminados y Garanta
de calidad monitorea el
cumplimiento de normas y
procedimientos
Mantenimiento Correctivo:
Servicios Tcnicos solventa
las fallas que se presenten en
los equipos y Proyectos las
de infraestructura a travs de
rdenes de mantenimiento
Mantener la Planta
Fsica y Equipos
De ser necesario, se genera un certificado de

calidad con referencia a los anlisis del granel
Fabricar los Productos

R = Produccin
Producto Terminado
Certificado
Produccin: Logstica convierte las
rdenes previsionales en rdenes de
proceso, Produccin fabrica
diariamente lo indicado en la orden y
registra los recursos utilizados y las
cantidades producidas
R = Servicio al Cliente
(Servofarma)
Salidas y Movimientos
de Mercanca:
El producto terminado
fabricado se traslada
desde planta al almacn
de Servofarma para su
posterior distribucin
Recepcin de Producto
Terminado, Muestra
Mdica y Material POP:
El producto terminado
comprado o fabricado se
recibe en el almacn y se
registra en el sistema
Certificado
de Anlisis
de Granel
La produccin ocurre en tres fases:

fabricacin, envase y empaque
Gerenciar los
Almacenes R = Logstica (Almacn)
Tramitar y
Entregar Pedidos
de Mercanca:
Almacn maneja el
dispensando de la
mercanca y la
devolucin de material
sobrante
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 3 de 3
Vigencia desde:
31.05.2011
44
de pgina 2. En cuanto al Plan de Ventas de productos terminados fabricados, la informacin es

canalizada por el rea de Logstica, quienes planifican la produccin, de acuerdo con la
disponibilidad de recursos, la capacidad de planta y otros parmetros condicionados por el rea
de Produccin, Almacn y Control de Calidad, estableciendo las unidades de producto terminado
que deben entregarse mensualmente para cumplir con el Plan de Ventas vigente, lo que conforma
el Plan de Oferta en conjunto con las rdenes previsionales para la compra de insumos y rdenes
previsionales de proceso. Posteriormente, se inicia el aprovisionamiento de los materiales
necesarios de forma similar que los productos terminados comprados (ver figura 4.2), los cuales
sern recibidos y manejados por el rea de Almacn para que, a continuacin, Control de Calidad
y Garanta de Calidad evalen los parmetros de los insumos y su cumplimiento con respecto a
los estndares y especificaciones previamente acordados, apoyndose en las herramientas que
ofrece el sistema para ejecutar el proceso de gestionar la seguridad y control de la calidad. Al
mismo tiempo, con la informacin del Plan de Oferta y las variables que influyen en el
cumplimiento del mismo, Produccin planifica en el sistema las capacidades de los recursos de
planta, la cual puede estar afectada por labores de mantenimiento preventivo para adecuar y
mantener los equipos, y define la secuencia en la que se ejecutarn las rdenes previsionales de
proceso para cuando se encuentren disponibles los insumos. Una vez que los materiales estn
aprobados en trminos de calidad, se procede a fabricar los productos con el apoyo logstico de
Almacn, el soporte tcnico de mantenimiento y el seguimiento de calidad correspondiente,
proporcionando los productos necesarios y aptos para la venta, la cual debe realizarse primero
desde el laboratorio a las respectivas unidades de negocio y, finalmente, desde stas a los clientes
respectivos.
A continuacin, se describen los procedimientos en la secuencia lgica determinada por el
diagrama de procesos general del Grupo Farma. Los flujogramas detallados de cada
procedimiento se encuentran en el apndice A.
4.2.1. Gestin de la Demanda
rea responsable: Demanda
Objetivo: Obtener una visin global de los pronsticos de venta de la empresa y de las unidades
de producto a movilizar en un perodo determinado, as como tambin de la previsin del
presupuesto necesario.
45
El proceso parte de la emisin del pronstico de ventas realizado por Mercadeo y Ventas,
Demanda se encarga de registrarlo en SAP a travs de la herramienta SOP flexible (como se
aprecia en la figura A.1 del apndice), mediante la cual se puede ajustar, estimar y generar el Plan
Global de Ventas, basado en la informacin recibida, el comportamiento histrico de consumo de
los productos y la demanda insatisfecha. El Plan Global de Ventas (tambin conocido como RoFo
o Rolling Forecast) establece el pronstico de los negocios para presentaciones de producto
terminado comprado y producto terminado fabricado con un horizonte mnimo de 18 meses y es
utilizado adems por el rea de Finanzas para realizar las proyecciones presupuestarias
pertinentes. El sistema discrimina automticamente la informacin relevante para el rea de
Demanda con respecto al producto terminado comprado y para las reas asociadas con la
produccin, como lo es la cantidad de producto terminado fabricado requerida mensualmente, de
esta manera en el sistema SAP se puede visualizar un Plan de Ventas de producto terminado
comprado (PTC) y uno para el producto terminado fabricado (PTF).
4.2.2. Planificacin de la Produccin
rea responsable: Logstica
Objetivo: Planificar de la produccin de la empresa de los prximos doce (12) meses en cuanto a
unidades de producto terminado.
Una vez emitido el Plan Global de Ventas de productos terminados fabricados, el rea de
Logstica elabora el Plan de Oferta para cumplir con las necesidades de entrega. El Plan Maestro
de Produccin (Master Production Scheduling, MPS) o Plan de Oferta indica cules productos
deben fabricarse, las cantidades necesarias y fechas de entrega de los mismos para los prximos
12 meses. Dicho plan es calculado utilizando la misma herramienta de planificacin de ventas
SOP flexible (ver figura A.2 del apndice), pero en esta oportunidad se obtiene en funcin de
las corridas mnimas de produccin (cantidad mnima de fabricacin de granel para una carga
ideal de capacidad de planta), tamaos de lote fijo (cantidad establecida para el granel de
fabricacin de un producto terminado) y la capacidad disponible en planta (basado en la
capacidad disponible del recurso cuello de botella).
Cuando se emite la versin definitiva del Plan de Oferta, como se muestra en la figura A.3
del apndice, se realiza el clculo MPS en el que se generan rdenes previsionales de compra,
rdenes previsionales de proceso y un reporte de disponibilidad de insumos para cada orden
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previsional de proceso. Las rdenes previsionales de compra corresponden a propuestas de

solicitud de compra y las de proceso son propuestas de rdenes de produccin.
4.2.3. Planificacin de Necesidades de Materiales
reas responsables: Gerencia de Logstica y Gerencia de la Demanda
Objetivo: Mantener el control de la existencia de materiales de insumo necesarios para la
produccin y de los diferentes productos terminados comprados por la empresa.
La Planificacin de Necesidades de Materiales (Material Requirements Planning, MRP)
tipo I es un sistema de gestin de inventario basado en dos ideas esenciales: la demanda de los
productos no es independiente (nicamente la de los productos terminados) y que las necesidades
de cada material y el momento en que deben ser cubiertas las mismas, se pueden calcular a partir
de la demanda independiente y la estructura del producto.
El MRP es alimentado por la informacin contenida en el Plan de Oferta y el Plan de
Ventas de productos terminados comprados, el estado del inventario disponible o fechas
estimadas de disponibilidad del material y la estructura de fabricacin de material reflejada en la
lista de materiales del sistema. El clculo de necesidades netas de materiales toma en
consideracin el tiempo de reaprovisionamiento y, si corresponde, el tiempo de fabricacin para
generar un plan de abastecimiento que indique la oportunidad de aprovisionar los componentes
de fabricacin o los productos terminados comprados (este ltimo para el caso de Demanda), a
travs de rdenes previsionales de compra que proponen las fechas y cantidades necesarias de
material.
El clculo MRP se ejecuta automticamente con una frecuencia diaria, por lo que el
personal de Planificacin en el rea de Logstica y el personal de Demanda decidirn, una vez al
mes, en base al inventario de seguridad, recepciones previstas de material, fechas de
requerimiento, niveles de inventario actuales y otros parmetros de planificacin, si se deben
modificar las rdenes previsionales y convertirlas en solicitudes de pedido para el rea de Procura
y Exportaciones, tal y como est reflejado en la figura A.4 del apndice.
4.2.4. Compras Nacionales
rea responsable: Gerencia de Procura y Exportacin
Objetivo: Gestionar las compras de materiales de suministros, repuestos, maquinarias, materia
prima, empaque y material de laboratorio a proveedores nacionales.
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Los requerimientos de materiales de las diversas reas de la empresa son canalizados por
el sistema SAP con la generacin de una solicitud de pedido (ver figura A.5), que constituye un
documento de peticin de materiales para el rea de Procura, la cual se somete a una estrategia de
liberacin para que el Especialista de Compras pueda visualizar la peticin e iniciar el contacto
con los proveedores.
Existen tres tipos de escenarios con los proveedores evidenciados en la figura A.5:
contrato marco, que consiste en un contrato a largo plazo entre la organizacin y un proveedor
con unas condiciones determinadas, la existencia de un nico proveedor y la disponibilidad de
mltiples proveedores. En el primer caso, el Especialista de Compras genera el pedido u orden de
compra al proveedor directamente a travs del sistema SAP. Si no existe un contrato marco, se
consulta con el usuario solicitante si la compra se realiza con un proveedor nico, en cuyo caso el
usuario deber entregar carta explicativa y cotizacin del proveedor para dar inicio a la
generacin de la orden de compra. En ltima instancia, de no tratarse de un proveedor nico o
que no exista un contrato marco con alguno, el Especialista de Compras solicita la cotizacin de
mnimo tres proveedores, cargar los precios en el sistema y ejecuta la comparacin de precios a
travs de las transacciones mostradas en la figura A.6. Finalmente, analiza las ofertas en trminos
de calidad de producto o servicio, tiempo de entrega, entre otros factores, escoge el proveedor
ms adecuado y crea la orden de compra respectiva.
4.2.5. Compras Internacionales
Objetivo: Importar la materia prima, material de empaque, material semiterminado, material de
suministros, producto terminado y repuestos para cubrir las necesidades de dichos materiales en
las diversas reas de la empresa.
El sistema SAP apoya el proceso de generacin y liberacin de la solicitud de pedido, una
vez que el usuario identifica la necesidad del material. A partir de la solicitud de pedido aprobada
(ver figura A.8), el Especialista de Compra solicita al proveedor los documentos necesarios para
iniciar la gestin de importacin, posteriormente se genera y libera la orden de compra segn las
estrategias de liberacin. De acuerdo a lo establecido en la figura A.9, si las compras se realizarn
con fondos propios, se coordina con el proveedor la entrega de los materiales y los trmites de los
documentos necesarios para gestionar los pagos de la adquisicin. En cambio, si la compra se va
a canalizar por la Comisin de Administracin de Divisas (CADIVI), se requiere preparar una
48
serie de documentos segn el procedimiento establecido por el organismo. A lo largo del proceso
de importacin, se utiliza adems un sistema, denominado Sistema de Importacin y Exportacin
(SIMEX), para realizar el seguimiento de las importaciones en curso.
4.2.6. Recepcin de Mercanca
rea responsable: Gerencia de Logstica.
Objetivo: Realizar y controlar la recepcin de materia prima, material de empaque, material
semiterminado, materiales de suministro y materiales de produccin en los almacenes de la
empresa.
Los materiales de insumo y suministros adquiridos por la empresa, para su utilizacin en
el proceso productivo y actividades administrativas respectivamente, se reciben fsicamente en
los almacenes de Materia Prima, Material de Empaque o Suministros segn corresponda.
Los materiales de suministro (abarca los materiales de oficina) o produccin (por ejemplo
guantes, mascarillas, botas, entre otros) son recibidos fsicamente en el almacn de Suministros,
junto con la orden de compra y la factura asociada (ver figura A.13). Luego se registra la
recepcin en el sistema, se ubican en el almacn y se ingresa la posicin en el sistema a travs de
una orden de transporte (documento utilizado para registrar los movimientos fsicos en el
sistema). En el caso de los materiales de produccin ingresan en el sistema automticamente en
cuarentena, para que sean analizados por Control de Calidad, por lo que se procede a imprimir
una etiqueta de identificacin y colocarla al material antes de ser ubicado.
Por otra parte, en la figura A.15 se puede detallar que la materia prima, material
semiterminado y material de empaque se ingresan en los almacenes de Materia Prima (incluye el
semiterminado) y Material de Empaque respectivamente. Cuando el proveedor entrega la
mercanca, se maneja un documento fsico y el sistema SAP como medios de control. Luego de
registrar la entrada de material, se debe entregar la factura al rea de Finanzas e imprimir las
etiquetas de identificacin de cuarentena. Posteriormente, se organiza el material en las
ubicaciones del almacn y se introduce la ubicacin en el sistema a travs de las transacciones
sealadas en la figura A.16, donde permanecer la mercanca hasta que se solicite su despacho.
Si se tratara de material semiterminado, por razones de licencia de compras, ste es
adquirido por la unidad de negocio comercializadora respectiva, entonces ingresa primero, a nivel
de sistema, por el almacn de la comercializadora correspondiente con referencia a la orden de
49
compra (ver figura A.16). Posteriormente, se procede a realizar una venta desde la unidad de
negocio al laboratorio, de manera que el material pueda ingresar al almacn del laboratorio pero
con referencia a la orden de compra en la que la comercializadora asumi el rol de proveedor.
4.2.7. Anlisis para el Proceso de Aprovisionamiento
rea responsable: Gerencia de Control de Calidad.
Objetivo: Ejecutar las inspecciones de los materiales que ingresan por los almacenes de la
empresa para su utilizacin en las reas productivas.
Los anlisis de aprovisionamiento aplican para la materia prima, material de empaque y
material semiterminado recibido. Cuando estos materiales ingresan al almacn ocurre lo sealado
en la figura A.17: se genera un lote de inspeccin, es decir, un documento que contiene las
caractersticas a evaluar segn el material con sus respectivas especificaciones de calidad, y las
etiquetas de cuarentena.
Cuando se finaliza la evaluacin del material, se cargan los resultados de la misma en el
lote de inspeccin respectivo, especificando la conformidad con las especificaciones y los
defectos localizados en el material. Al concluir la inspeccin del material se aprueba o rechaza el
lote del material en funcin de los resultados obtenidos y se imprimen las etiquetas de
identificacin correspondientes (verde si es aprobado, roja si es rechazado). Es importante sealar
que mientras no se indique la aprobacin del material en el sistema, ste no se encontrar
disponible en el mismo para ser dispensado al rea de produccin.
4.2.8. Generacin de Certificados
reas responsables: Gerencia de Control de Calidad y Gerencia de Garanta de Calidad.
Objetivo: Generar los documentos que legitimen los resultados de los anlisis relacionados con la
calidad del producto.
Los Certificados de Anlisis compilan todos los elementos que fueron evaluados y cules
fueron los resultados, de esta manera, permiten autenticar la calidad de los productos. Segn el
tipo de material y la finalidad del mismo existen tres modelos de certificados:
- Certificado de Anlisis de Insumos, que se emite para las materias primas que son evaluadas en
el laboratorio y es agregado al expediente del material.
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- Certificado de Anlisis de Materiales de Fabricacin, comprende las inspecciones

Fisicoqumicas y Microbiolgicas del granel de fabricacin y se corresponde con el producto
terminado fabricado. Este certificado es elaborado y aprobado digitalmente por un usuario
autorizado de Control de Calidad y posteriormente dirigido a Garanta de Calidad para su
segunda aprobacin mediante una firma fsica. El cliente es quien recibe este documento cuando
se realiza la venta del producto.
- Certificado de Anlisis de Exportacin, contempla las especificaciones del producto destinado a
exportacin aprobado de acuerdo al registro sanitario del pas al cual se exporta (pueden o no ser
las mismas especificaciones). Este certificado igualmente es emitido y aprobado un usuario
autorizado por Control de Calidad y posteriormente entregado a Garanta de Calidad para su
segunda aprobacin a travs de la firma fsica.
Los diversos certificados se emiten manualmente desde el sistema, una vez que se haya
tomado la decisin de empleo para el lote de inspeccin, a travs de la transaccin indicada en la
figura A.18
4.2.9. Inspeccin de Calidad
Objetivo: Realizar las inspecciones de reanlisis necesarias sobre la materia prima, material
semiterminado y material de empaque, as como tambin de las aguas y la infraestructura para
garantizar la calidad del producto y su procesamiento.
En Laboratorios Farma se realizan re-anlisis de la materia prima, material de empaque y
material semiterminado almacenado cuando stos se encuentran prximos a su fecha de
expiracin, con el fin de determinar si se encuentra en buen estado y, consecuentemente, extender
su validez para su utilizacin en el proceso productivo.
Otro tipo de anlisis es la evaluacin microbiolgica del agua que circula en el rea de
fabricacin y las externas a este sistema, adems de la evaluacin microbiolgica ambiental en la
planta. Ambos anlisis se realizan diariamente.
El sistema SAP facilita la gestin de estas evaluaciones tal y como lo representa la figura
A.19, creando automticamente lotes de inspeccin de acuerdo a la frecuencia de inspeccin
determinada, mostrando las caractersticas a evaluar y las especificaciones de los materiales o
51
elementos, de manera de decidir si se aprueba o rechaza su condicin para ser utilizado en el rea
productiva.
4.2.10. Devolucin a Proveedores Nacionales
Objetivo: Gestionar las devoluciones de mercanca a los proveedores.
Una devolucin al proveedor se origina cuando Control de Calidad o Garanta de Calidad
detecta un defecto en el material adquirido, como se muestra en la figura A.20 del apndice. Es
entonces cuando se notifica a Procura y Exportacin el rechazo ocurrido, para que se comunique
con el proveedor y solicite el retiro, posteriormente se le comunica al personal de almacn la
fecha de retiro del material. Si el rechazo no ocurri durante la recepcin sino en la fase
productiva, se genera una orden de compra de carcter devolutivo para que, desde el almacn, se
ejecute la salida del material por sistema una vez que ste sea retirado.
A continuacin, el proveedor analiza el material para verificar las causas del rechazo. Si el
rechazo del material procede (ver detalles en figura A.21), el proveedor genera una nota de
crdito y programa la reposicin del material con Procura y Exportacin. Si no procede, entonces
notifica a Procura y Exportacin, quienes, a su vez, participan a Control de Calidad para que
evale las razones expuestas por el proveedor (ver figura A.22). Es posible que el proveedor
tenga la razn respecto al reclamo, en cuyo caso se cierra la orden de compra. De no ser as, la
situacin se remite al Departamento Legal. En cualquiera de las opciones, se debe notificar al
rea de Planificacin (Logstica) la factibilidad de la reposicin del material.
4.2.11. Planificacin de Capacidades
rea responsable: Gerencia de Produccin.
Objetivo: Establecer la secuencia mensual y los recursos necesarios para ejecutar las rdenes
previsionales de proceso y cumplir con las entregas establecidas en el Plan de Oferta.
La planificacin de capacidades consiste en dos etapas: asignar las rdenes previsionales
de proceso, previamente emitidas por la corrida del Plan Maestro de Produccin (MPS), a los
recursos de mquina pertinentes para su ejecucin, para luego establecer la secuencia de
produccin de las mismas. Ambas etapas aplican para las tres fases del ciclo de produccin:
fabricacin, envase y empaque, en el orden inverso, es decir, primero sern tratadas las rdenes
de empaque, luego las rdenes de envase y, por ltimo, fabricacin. Esta sucesin reversa tiene
52
su razn en que el Plan Maestro de Produccin especifica las necesidades de entrega en unidades
de producto terminado, refirindose entonces a las unidades producidas en la fase de empaque.
En este sentido, al planificar primero las rdenes previsionales de empaque se facilita la
consecucin del Plan de Oferta y posteriormente se planifican las rdenes de envase y fabricacin
aguas abajo.
Para la asignacin de recurso de mquina se toma en cuenta las velocidades de
fabricacin, envase y empaque del producto y las labores de mantenimiento tanto preventivo
como correctivo, mientras que en la secuenciacin de las rdenes se consideran las prioridades
mensuales de entrega y la disponibilidad de los insumos. Los resultados son rdenes
previsionales de proceso fijadas, de manera que la corrida de otras herramientas de clculo no
afecte la planificacin estipulada, a travs de la activacin de las transacciones especificadas en
las figuras A.23, A.24 y A.25.
4.2.12. Ejecucin y Control de la Produccin
Objetivo: Gestionar la fabricacin, envase y empaque de los productos de acuerdo con la
planificacin de produccin.
rea responsable: Gerencia de Produccin.
El proceso productivo se puede regular por el sistema, generando necesidades para otras
reas tales como Almacn (Logstica) y Control de Calidad. Las rdenes de proceso son los
documentos que servirn de control a lo largo de la obtencin del producto, las cuales estn
ajustadas a la capacidad de planta y al Plan de Oferta o Plan Maestro de Produccin.
El proceso se inicia con la conversin de las rdenes previsionales fijadas en rdenes de
proceso y su consecuente autorizacin o liberacin mediante el mtodo especificado en el
flujograma de la figura A.26. Una vez liberada la orden por el personal de Logstica (rea de
Planificacin), Produccin solicita el dispensado de material desde el almacn de materia prima o
empaque segn el caso (ver figura A.27). Luego de culminar la fase productiva se debe registrar
o notificar el tiempo de mano de obra y mquina requerido para la fase y la cantidad real de
material consumido (indicando si se requiri material adicional o sobr material, para cuyos
escenarios se requiere el apoyo de la gestin de almacenes como se muestran en las figuras A.28
y A.30 respectivamente) con referencia a la orden de proceso. Mientras se ejecuta la fabricacin,
envase y empaque de los productos, intervienen, adems, las reas de Control de Calidad y
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Garanta de Calidad (ver la referencia en figura A.29) a travs de inspecciones del material para
determinar su conformidad con las especificaciones establecidas, en consecuencia, la notificacin
de horas hombre y recursos abarca las operaciones de las reas de Almacn, Control de Calidad y
Garanta de Calidad. Finalmente, el producto terminado es trasladado al almacn de trnsito.
4.2.13. Salida y Movimientos de Mercanca
rea responsable: Gerencia de Logstica.
Objetivo: Coordinar y realizar la salida, traslados y traspasos de mercanca desde los almacenes,
con el fin de cumplir con los requerimientos de manejo de materiales provenientes de las distintas
reas de la empresa.
El proceso nace de una necesidad de material dentro o fuera de la empresa, por lo que
existen distintos escenarios de salida y movimientos de material registrados en los almacenes:
Salida de Material de Suministro y Material de Produccin
Salida por Devolucin a Proveedor
Salida por Solicitud de Produccin.
Traslado por Devolucin de Dispensado a Produccin
Traslado de Producto Terminado
Ante las necesidades de materiales de suministro, el rea solicitante realiza una reserva de
los materiales por sistema, de manera que, desde el almacn, se ejecute el despacho fsico y
registre la descarga de los materiales en el sistema a travs de una orden de transporte (ver figura
A.31), con referencia lo especificado en la lista de reservas.
En lo referido a la solicitud de insumos de produccin (materia prima y material de
empaque), la figura A.32 muestra como dicha peticin se refleja automticamente en el sistema
con la liberacin de las rdenes del proceso. Produccin notifica cundo procesar dicha orden y
solicita el despacho de los insumos, por lo que Almacn dispensa a travs de la impresin del
reporte de recoleccin generado en SAP, en donde se especifican el material (cdigo, lote y
cantidad) y su ubicacin en almacn, luego, a nivel de sistema se realiza un traspaso a un almacn
lgico (mas no fsico) asociado a la orden de proceso en la que se consumen los materiales, la
cual debe ser confirmada luego de que se verifique manualmente que la informacin plasmada en
los documentos utilizados para el dispensado coincidan entre s (ver figura A.33). De la misma
54
forma se gestionan las requisiciones de material adicional, la diferencia es que la necesidad de

dispensado se realiza por sistema manualmente desde Produccin, cuando se requiere ms
material que la cantidad dispensada inicialmente. Si por el contrario al culminar el proceso
productivo sobra material (generalmente de empaque), despus de que Produccin notifique la
orden de proceso, se emite un documento fsico de devolucin de dispensado, en el cual se
especifica el nmero de orden de proceso, cdigo de material, lote, cantidad devuelta y ubicacin
en el almacn, de esta manera se puede ingresar al sistema de acuerdo a las transacciones
mostradas en la figura A.34 y retirar el material sobrante de la ubicacin lgica mediante una
orden de transporte. Una vez finalizado el proceso productivo, se realiza el traslado del producto
terminado desde el Almacn de Trnsito al almacn de terceros Servofarma como lo indica la
figura A.36 y se realiza un traspaso equivalente en el sistema de informacin SAP utilizando una
orden de transporte.
En el caso de la devolucin al proveedor (ver figura A.35), cuando el departamento de
Procura y Exportaciones as lo establezca, el proveedor retira la mercanca y el asistente de
almacn procede a reflejar en el sistema la salida del material y su respectiva descarga de las
ubicaciones del almacn. Si el material haba sido dispensado, ejecutar la salida con referencia a
la orden de compra de carcter devolutivo, generada previamente por el rea de Procura y
Exportacin.
4.2.14. Anlisis del Proceso de Fabricacin
Objetivo: Realizar seguimiento a la calidad del producto a travs de evaluaciones a nivel de
laboratorio e inspeccin visual durante todo el proceso productivo.
Para cada etapa del proceso productivo (fabricacin, envase y empaque) se tienen
distintos materiales cuyas caractersticas deben ser evaluadas conforme a ciertas especificaciones.
En este sentido, se generan lotes de inspeccin en el sistema para el material que se produce en
cada una de las etapas del proceso.
La gestin de calidad en Laboratorios Farma se divide en dos reas: Control de Calidad,
quienes realizan el anlisis fsico-qumico y microbiolgico del producto en el laboratorio, y
Garanta de Calidad, quienes monitorean el producto durante todo el proceso productivo en
trminos de cumplimiento de normas y especificaciones establecidas.
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Durante el proceso productivo se toman muestras del producto para ser analizadas por
Control de Calidad, por lo que, por cada lote de producto, se crea un expediente conformado por
los documentos y certificados de anlisis que recopilan los resultados de las inspecciones y el
cumplimiento del producto con las especificaciones.
Al iniciar la fase de fabricacin (ver procedimiento global en la figura A.37), el lote de
inspeccin se crea automticamente al momento de la liberacin de la orden de proceso de
fabricacin (accin llevada a cabo por el personal del rea de Logstica), el inspector toma
muestras y las lleva al laboratorio de Control de Calidad: a una parte de la muestra se le realiza el
anlisis fisicoqumico y la otra parte se destina al anlisis microbiolgico cuando aplique, dichos
anlisis se realizan en un perodo mnimo de cinco (5) das. Dado que las pruebas que se ejecutan
en esta etapa tienen una duracin prolongada y que, por razones logsticas, es necesario darle
continuidad al proceso, el material producido en esta fase no se notifica en estado de cuarentena
sino que se encuentra disponible para ser procesado en la etapa siguiente. En caso de que el
material no est aprobado por Control de Calidad, se convoca a una reunin entre las partes para
tomar las medidas necesarias.
Seguidamente, en la fase de envase, Control de Calidad slo inspecciona los lquidos y
semislidos y Garanta de Calidad realiza un chequeo visual de la muestra. De igual manera, se
generar otro lote de inspeccin automticamente cuando el personal de Logstica libere la orden
de proceso de envase y permanecer en libre utilizacin en el sistema para que sea consumido en
la etapa de empaque. En este lote de inspeccin se registrar informacin que chequean los
inspectores de garanta de calidad durante el proceso.
Finalmente, cuando el semiterminado ingresa a la fase de Empaque, Garanta de Calidad
es el rea encargada de realizar las verificaciones e inspecciones pertinentes. Cuando el rea de
produccin realiza la notificacin del producto terminado (al final del proceso productivo), se
crea el lote de inspeccin respectivo y el producto entra en estado de cuarentena en el sistema, ya
que, cuando se notifica la mercanca, es probable no haya finalizado an la evaluacin
microbiolgica y fsico-qumica del producto semiterminado, por lo tanto, no puede estar
disponible para la venta hasta que est aprobado. Una vez que Control de Calidad apruebe o
rechace las condiciones del semiterminado, Garanta de Calidad podr tomar la decisin de
aprobar o rechazar el producto luego de evaluar la documentacin del expediente, se registra en
el sistema esta decisin y el inventario del producto cambia al estado libre utilizacin o
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bloqueado, para luego realizar un traspaso que confirme en el sistema que la mercanca no fue
movida sino que cambi su disponibilidad.
4.2.15. Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica
reas responsables: Gerencia de Servicio al Cliente.
Objetivo: Realizar y controlar la recepcin fsica de producto terminado y muestra mdica en los
almacenes de terceros Servofarma.
El producto terminado (el cual tambin puede presentarse como muestra mdica),
obtenido del proceso productivo, es despachado desde el almacn de trnsito ubicado en la planta
y se recibe en el almacn de terceros Servofarma, donde se organiza el material y se le asigna la
ubicacin en el sistema siguiendo el mtodo mostrado en la figura A.38. Posteriormente, Garanta
de Calidad realiza las inspecciones correspondientes para su aprobacin o rechazo de acuerdo con
las especificaciones establecidas, tal como se puntualiza en la figura A.39. De ser aprobadas, se
notifica a Logstica para que ejecute la venta del producto entre el laboratorio y la
comercializadora, si, por el contrario, se rechazan las unidades, se reunirn el personal de
Finanzas, Garanta de Calidad y Servicio al Cliente para determinar el destino de la mercanca:
donaciones, distribucin de servicio mdico o destruccin. Por ltimo, se registra la entrada de
mercanca en las unidades de negocio respectivas (ver figura A.40), a partir de la nota de entrega
generada en la venta inter-compaa o venta entre el laboratorio y la comercializadora.
En el caso de los productos terminados y muestras mdicas compradas se reciben junto
con la factura y la orden de compra, se ingresan en el sistema con referencia a la orden de compra
y posteriormente se ubican tanto fsicamente como en SAP, atendiendo a los detalles compilados
en la figura A.41.
4.2.16. Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo
reas responsables: Gerencia de Servicios Tcnicos y Gerencia de Proyectos
Objetivo: Planificar y ejecutar del mantenimiento preventivo de los equipos, objetos tcnicos e
infraestructura de la empresa, de manera de prolongar su vida til y garantizar su buen
funcionamiento.
La gestin de mantenimiento preventivo consiste en la planificacin anticipada de labores
especficas de mantenimiento y en tiempos programados para un grupo de equipos o ubicaciones
funcionales, cuyo propsito final es reducir la incidencia de fallas y maximizar la disponibilidad
57
del objeto tcnico. A nivel organizacional, la gestin de mantenimiento en el Grupo Farma se

divide en dos reas: Servicio Tcnico, quienes se encargan de las labores de mantenimiento
relacionadas con los equipos utilizados en el proceso productivo de la empresa, y Servicios
Generales, quienes ejecutan los mantenimientos asociados a la infraestructura o planta fsica.
El proceso parte de la elaboracin de un plan de mantenimiento en el que se especifiquen
fechas y tareas de mantenimiento e inspeccin (ver figura A.42). Dicho plan se construye con la
informacin de las estrategias de mantenimiento de los equipos, las actividades de mantenimiento
peridico y los recursos necesarios para realizarlas, tomando en consideracin que este plan est
sujeto a modificaciones justificadas por el rea de Produccin o el rea organizacional que
requiera el mantenimiento, con el objeto de minimizar el impacto que causara la interrupcin de
las actividades regulares.
A continuacin, se procede a ejecutar el plan establecido. Para ello se manejan las rdenes
de mantenimiento como documentos de control de acuerdo a lo propuesto en las figuras A.43 y
A.44, donde se registra la informacin del equipo, ubicacin del mismo, tareas de mantenimiento,
responsable, fecha y recursos necesarios (materiales de repuesto almacenados en el caso de
Servicios Tcnicos, o servicios externos a la empresa) para ejecutar las tareas de mantenimiento.
Finalmente, se archivan las rdenes de mantenimiento concluidas en el histrico de cada
equipo y como reporte de las labores de mantenimiento ejecutadas durante el mes.
4.2.17. Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Correctivo
reas responsables: Gerencia de Servicios Tcnicos y Gerencia de Proyectos
Objetivo: Realizar y controlar el proceso de mantenimiento correctivo.
La gestin del mantenimiento correctivo abarca la ocurrencia de una falla, la organizacin
del personal de mantenimiento para solventar la misma y su efectiva reparacin.
La figura A.45 indica que cuando el personal de la empresa detecta la falla, debe
comunicar el suceso al rea de mantenimiento respectiva (Servicios Tcnicos o Servicios
Generales), para luego crear un aviso de mantenimiento, en el que se indica una descripcin
breve del problema, el equipo o ubicacin tcnica afectada y el sntoma de la avera. De esta
manera, el personal de mantenimiento se dirige al lugar para inspeccionar la falla y calificarla si
es de tipo mayor o tipo menor: las fallas mayores requieren de material de repuestos o servicios
externos a la empresa para su solucin, las menores no. Si se trata de una falla menor, se repara y
58
se cierra el aviso, pero si es una falla mayor se procede a crear la orden de mantenimiento que
controla la ejecucin de la reparacin (ver figuras A.46 y A.47), de la misma manera que ocurre
con la gestin del mantenimiento preventivo.
Al finalizar, se archivan las rdenes de mantenimiento concluidas como parte del
histrico de cada equipo.
4.2.18. Gestin de Almacn de Repuestos
reas responsables: Gerencia de Servicios Tcnicos.
Objetivo: Realizar y controlar movimientos de entrada y salida de material de repuesto desde el
almacn de los mismos.
En el almacn de repuestos se presentan dos escenarios para el movimiento de mercanca:
recepcin de materiales y salida o despacho de materiales. Cuando el proveedor entrega una
mercanca, previamente solicitada por necesidad de repuestos en una orden de mantenimiento o
como parte de reposicin de inventario, sta es recibida en fsico junto con los documentos que
respaldan la compra: factura y orden de compra (ver figura A.48). Luego se ingresa el material
por sistema, haciendo referencia a la orden de compra, se organiza el material en las instalaciones
y refleja la ubicacin fsica del material en el sistema.
Por otro lado, el despacho de materiales de repuesto est vinculado a una orden de
mantenimiento que especifique la necesidad de los mismos: el sistema generar una reserva de
material cuando se liberen las rdenes de mantenimiento. Si el repuesto requerido no tiene un
cdigo asignado en el sistema SAP, de acuerdo a la ruta que contina en el conector B de la
figura A.49, se debe crear el mismo a partir de la informacin proporcionada por los manuales
del equipo u objeto tcnico, para luego modificar la orden de mantenimiento y aadir las
necesidades del material en cuestin, adems de dirigir una solicitud de compra al rea de
Procura y Exportacin (ver figura A.50) y monitorear el proceso hasta que sea recibido el
repuesto en el almacn. Posteriormente, el personal de mantenimiento solicita el retiro de los
repuestos indicando el nmero de reserva asociado a la orden, el encargado del almacn de
repuestos registra la salida de estos materiales en el sistema SAP, utilizando las transacciones
sealadas en la figura A.51, y automticamente se imprime el Vale de Material que certifica la
operacin de despacho, este documento es firmado por el almacenista y el solicitante, lo que
59
autoriza la entrega de los repuestos. Finalmente, los materiales despachados deben descargarse de
las ubicaciones en las que se encontraban segn el sistema mediante la orden de transporte.
4.2.19. Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo
reas responsables: Gerencia de Logstica, Gerencia de Servicios Tcnicos y Gerencia de
Control de Calidad.
Objetivo: Controlar y mantener la existencia de materiales de repuestos, suministros, reactivos y
materiales de vidrio de laboratorio, que soportan las actividades de la empresa.
La Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo consiste en emplear la
herramienta MRP utilizando el clculo de punto de pedido: proponer rdenes previsionales de
compra para aprovisionar los almacenes con aquellos materiales cuyos niveles de existencia se
encuentren por debajo de un punto de pedido predefinido manualmente.
En cada rea organizacional se asigna un Analista de Planificacin de Insumos, quien
determinar que debe hacerse el clculo MRP en funcin de las necesidades detectadas por los
usuarios mediante reservas en el sistema o solicitudes manuales. De esta forma, las rdenes
previsionales que resultan del clculo (ver figura A.52) se analizarn en cuanto a cantidades
propuestas, lapsos de aprovisionamiento, punto de pedido, inventario de seguridad, nivel de
inventario actual, recepciones de mercanca previstas, entre otros parmetros de planificacin, y,
de ser necesario, se convertirn en solicitudes de pedido que sern canalizadas por el rea de
Procura y Exportaciones para su adquisicin.
4.2.20. Inventario Fsico
reas responsables: Gerencia de Logstica y Gerencia de Contralora.
Objetivo: Asegurar que la existencia fsica de los materiales (materia prima, material de
empaque, semiterminado y producto terminado) en almacn coincida con el saldo registrado en el
sistema para que, consecuentemente, la informacin manejada sea confiable y transparente.
La Gerencia de Contralora rige la realizacin del inventario de los almacenes donde se
resguarda la mercanca del laboratorio y las unidades de negocio. Una vez al ao, la Gerencia de
Contralora establece cules sern los almacenes objeto de inventario y la fecha de corte de
documentos, tales como comprobantes de entrada de mercanca o dispensado. En este sentido, el
Jefe de Almacn y el Jefe de Administracin planifican los recursos humanos, recursos de
mquina y requerimientos logsticos para la toma fsica de inventario (ver en figura A.53 la etapa
60
de Planificacin de Inventario). Tambin organizan los equipos de trabajo: grupo de conteo, mesa
de control, transcriptores y coordinadores de inventario, los cuales se conforman por personal
administrativo y de almacn.
Luego, se bloquean los almacenes en el sistema para la emisin de las tarjetas de
inventario, las cuales sern el documento de control a lo largo del inventario como se expone en
las figuras A.54, A.55, y A.56. Una vez que se bloquean los almacenes, no se permite el
movimiento de mercanca en los mismos, excepto por la recepcin de material importado. Al
inicio de la ejecucin del inventario, es indispensable que los integrantes de los grupos de conteo
y la mesa de control reciban la notificacin de riesgos, para cumplir los requisitos de seguridad y
salud laboral, y la induccin del proceso de inventario: cules son los datos a identificar, cmo
contar el material, cul informacin se debe reflejar en la tarjeta y qu curso de accin debe
tomar la mesa de control si no coinciden dos conteos entre s o si un material no est debidamente
identificado. A continuacin, los transcriptores registran en el sistema la informacin plasmada
en las tarjetas de inventario previamente contadas y verificadas.
Al culminar la fase de conteo y registro, se inicia la conciliacin y ajuste de cifras: el
personal de Finanzas y el personal de Almacn analizan las diferencias significativas segn los
reportes del sistema y cules son las justificaciones de las mismas (ver figura A.57). Finalmente,
el personal de Costos valida las diferencias en el sistema, realiza los ajustes contables pertinentes
y elabora un informe de los resultados de la ejecucin del inventario.
En el caso de los inventarios cclicos, stos son realizados por el personal de almacn con
la frecuencia que establezca el cronograma anual de inventarios (cada tres meses el personal de
Costos participa en el inventario cclico), y sobre las ubicaciones o existencias que determine la
Gerencia de Contralora (ver detalles en las figuras A.58, A.59, A.60, A.61 y A.62). Las
ubicaciones que sern objeto de inventario se determinan por la clasificacin ABC de los
productos (se categorizan los productos segn su valor monetario y nivel de rotacin), que puede
ser calculada en el sistema SAP, con la finalidad de inventariar la totalidad de la gama de
productos A, B y C al final del ejercicio.
61
4.2.21. Compra de Servicios

Objetivo: Solicitar y recibir la prestacin de un servicio, de acuerdo a los requerimientos de las
diferentes reas de la compaa.
El proceso de solicitud de servicios externos sigue el ciclo de compras de generar y liberar
una solicitud de pedido, solicitar cotizacin a diferentes proveedores (ver figura A.61), escoger al
proveedor y generar la orden de compra respectiva (ver figura A.62), tal como las compras
nacionales. Sin embargo, se incluye un documento denominado Hoja de Entrada de Servicios que
se maneja en el sistema SAP segn las indicaciones del flujograma en la figura A.63, en el cual
usuario solicitante constata la aceptacin del servicio recibido y lo entrega, junto con la factura, al
rea de Finanzas para la ejecucin de los pagos.
4.3 Verificar
La verificacin consiste en evaluar el cumplimiento de todos los procedimientos
documentados de acuerdo a la seleccin de muestras previamente definida, tomando en
consideracin los tems procesados en los casos que aplique para la deteccin de fallas asociadas
al sistema SAP.
En trminos generales, algunos componentes de SAP no se han instalado o su instalacin
no fue exitosa, por lo que el proceso general ocurre actualmente como se ilustra en las figuras
4.4, 4.5 y 4.6 (los bloques de color azul son aquellos que se realizan sin el apoyo del sistema
SAP): ni la emisin del Plan Global de Ventas ni la del Plan de Oferta se realiza con la
herramienta SOP flexible, sino con Microsoft Office Excel, luego se planifica la adquisicin
de materiales y su compra segn el mtodo propuesto, mientras que la planificacin de la
produccin no se efecta con el componente de planificacin de capacidades sino con Microsoft
Office Excel. A partir de ese punto, el proceso se ejecuta como se haba planteado, exceptuando
la generacin de certificados de calidad.
A continuacin, se resumen los resultados obtenidos para cada mdulo de SAP y los
procedimientos que stos soportan, haciendo referencia a los promedios de cumplimiento
obtenidos de las validaciones realizadas mediante la seleccin de muestra establecida (los
resultados detallados para cada procedimiento se encuentran en el apndice B):
62
DIAGRAMA GENERAL PROCESO ACTUAL FARMA
Planificar la Produccin
Plan de Oferta y rdenes

previsionales de proceso
Se liberan las rdenes

de proceso con insumos
disponibles
En abril / octubre
(cada 6 meses)
Producto Terminado
Fabricado
Plan Global de
Ventas / RoFo
(PTF)
Gestionar la Demanda
Gestin de la Demanda:
Mensualmente Demanda
transforma el pronstico
en un Plan de Ventas
Elaborado por Mercadeo y

Ventas, en funcin de la
estrategia definida
El RoFo o Plan de Ventas es un

archivo de Microsoft Excel, que indica
las unidades requeridas por
presentacin de producto terminado,
muestra mdica y bonificacin en un
horizonte de 18 a 24 meses.
El archivo se carga en SAP para la
corrida de MRP y determinaciones de
costo
Plan de Oferta
O. Proceso liberada
Fabricacin
Plan Global de
Ventas / RoFo
(PTC)
O. Previsionales
Empaque
Reporte de rdenes
previsionales y
disponibilidad de
insumos
R = Demanda
de Materiales:
Demanda calcula
mensualmente las necesidades
de producto terminado
comprado para cumplir con el
Plan de Ventas, convierte
compra en solicitudes de pedido
O. Previsionales
Envase
O. Proceso liberada
Empaque

Producto Terminado
Comprado
O. Previsionales
Fabricacin
O. Proceso liberada
Envase
El Plan de Produccin o Plan de Oferta es un

archivo de Microsoft Excel en el que se especifican
las unidades y lotes de producto terminado
requeridas en un horizonte de 12 meses.
El archivo se carga en SAP para la emisin de
rdenes previsionales de proceso, determinaciones
de costos y la corrida MRP
Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo
R = Demanda
Unidades de
Venta,
Bonificacin y
Muestra Mdica
Planificacin de la Produccin:
Mensualmente Logstica toma en
consideracin los requerimientos de
ventas, la disponibilidad de insumos
y la capacidad de planta para
elaborar el Plan de Oferta de los
prximos doce (12) meses.
Referencia en
pgina 2
Gestionar la
Procura
R = Procura y
Exportacin
Solicitud de
pedido 1
Solicitud de
pedido 2
Solicitud de
pedido n
Compras
Internacionales: Se
de pedido para efectuar
la compra de los
productos
Referencia en
pgina 3
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Procedimientos cuya ejecucin

no cumple con lo planteado
Proceso General Actual de Farma

Pg. 1 de 3
Figura 4.4. Proceso general Gerenciar Operaciones actual con el sistema SAP 6.0 implementado, pgina 1
Vigencia desde:
31.05.2011
63

Solicitudes
de pedido
de Materiales: Mensualmente,
Logstica calcula las
necesidades de materiales de
insumo de produccin, revisa y
ajusta las rdenes previsionales
propuestas antes de convertirlas
en solicitudes de pedido
R = Procura y Exportacin
Solicitud de
pedido 1
Solicitud de
pedido 2
Solicitud de
pedido n

rdenes de
Compra
Orden de
Compra 1
Orden de
Compra 2
Orden de
Compra n
Internacionales: Se
de pedido para efectuar
la compra de los
materiales
Garanta de Calidad
Aprovisionamiento: Control de
Calidad evala la conformidad de
las propiedades del material con los
estndares especificados. Garanta
de Calidad monitorea el
procedimientos
Si el material no est aprobado por sistema,
ste no estar disponible para ser asignado o
utilizado a una orden de proceso
Si el material es rechazado, se procede a
realizar la Devolucin a Proveedores (para
proveedores nacionales)
Si el material durante su almacenamiento se acerca
prximo a su vencimiento, se requieren de Inspecciones
de Calidad para el reanlisis
R = Produccin
Planificacin Mensual
de la Produccin:
Mensualmente se
establece la secuencia
de ejecucin de las
rdenes de proceso del
mes siguiente
Anexo
Firmas Autorizadas
Cronograma
Mensual de
Produccin
Mantenimiento Preventivo
- Supervisor de Control de la Produccin emite el listado de
requerimientos, el cual es un documento que especifica cules son las
prioridades de produccin, basado en lo estipulado en el Plan de
Oferta y reuniones de conciliacin con Logstica y Demanda. Dicho
documento es tomado en cuenta para elaborar el cronograma, adems
de la disponibilidad de los equipos e insumos respectivos.
-El cronograma detalla cules productos, lotes y rdenes de proceso
se fabricarn cada da y en cules recursos de mquina.
Leyenda:
Norma
El proveedor debe entregar

Se toman en consideracin los requerimientos

plasmados en el Plan de Oferta, la existencia de
material en almacn, recepciones futuras, stock
de seguridad, entre otros
Recepcin de
Mercanca: El material
se recibe en el almacn
y se registra en el
sistema
(automticamente se
crea lote de inspeccin)

Proceso General Actual de FarmaProceso General Actual de Farma

Pg. 2 de 3
Vigencia desde:
31.05.2011
64

Mantener la Planta
Fsica y Equipos
Garanta de Calidad
R = Servicios Tcnicos /
Proyectos

Fabricacin:
Control de Calidad evala la
calidad de los
semiterminados y Garanta
de calidad monitorea el
procedimientos
Planificacin y Ejecucin
de Mantenimiento
Correctivo:
Servicios Tcnicos solventa
las fallas que se presenten
en los equipos y Proyectos
las de infraestructura

Fabricar los Productos
R = Produccin
R = Servicio al Cliente
(Servofarma)
Produccin: Produccin fabrica
diariamente lo especificado en las
rdenes de proceso planificadas,
registra los recursos utilizados y las
cantidades producidas
de Mercanca:
Almacn de Trnsito
despacha el producto
terminado a Servofarma
Recepcin de
Producto Terminado,
Muestra Mdica y
Material POP: El
producto terminado se
recibe en el almacn y
se registra en el sistema
Producto Terminado

Tramitar y
Entregar Pedidos
de Mercanca:
Almacn maneja el
dispensando de los
insumos y la devolucin
de material sobrante de
produccin
Leyenda:
Norma

Proceso General Actual de Farma

Pg. 3 de 3
Vigencia desde:
31.05.2011
65
4.3.1. Mdulo de Gestin de Materiales (Material Management, MM)

En cuanto a los procedimientos asociados al subproceso Gestionar la Procura, stos se
cumplen casi en su totalidad como se evidencia en la tabla 4.3, la cual muestra los resultados
resumidos de las tablas B.1 a B.6 del apndice B.
Tabla 4.3. Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos para Gestionar la Procura.
Control /
Autorizacin
Tiempos
estimados
/
Frecuencia
Sistema de
Informacin
Interfaz
con
otros
procesos
Ejecucin
Norma
Responsable
Documentacin
Compras Nacionales
100,0
84,0
100,0
100,0
84,0
100,0
100,0
80,0
Compras
Internacionales
100,0
90,6
100,0
100,0
94,6
100,0
100,0
87,5
100,0
60,0
100,0
100,0
60,0
100,0
100,0
Devolucin a
Proveedores
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
Procedimientos
Cumplimiento (%)
En referencia a las Compras Nacionales, se realizaron cuatro (4) validaciones segn el

tipo de material, obtenindose un promedio de 84% de cumplimiento en los aspectos de normas y
controles, y 80% en lo que respecta a la interfaz con otros procesos. La falla en el cumplimiento
de las normas y controles est asociada con la estrategia de liberacin, la cual se ha cargado
solamente para dos reas: Logstica (slo el rea de Planificacin de materia prima, material de
empaque y semiterminado) y Demanda (que solicita el producto terminado y muestra mdica),
por lo que la adquisicin de repuestos, suministros y material de produccin no tiene la estrategia
de liberacin de solicitudes pedidos. Dicha estrategia de liberacin tard cierto tiempo en ser
diseada debido a que se debe tomar en consideracin todas las reas organizacionales de la
empresa y sus niveles jerrquicos, sin embargo no se ha configurado en el sistema para todas las
reas organizativas. El Especialista SAP (perteneciente al equipo de trabajo que implementar la
estrategia de liberacin) indic que, en la actualidad, existen controles manuales mediante
documentos que requieren firmas fsicas de los gerentes o directores para aprobar las solicitudes.
La mayora de los gerentes o directores no tienen acceso al sistema SAP, por lo que se necesita
habilitar el acceso para automatizar las autorizaciones, adems del entrenamiento respectivo, e
incluso se plantea el desarrollo de un flujo de trabajo o workflow, a travs del cual se podr
acceder a SAP desde el mensaje de correo que notifica que una solicitud de pedido ha sido creada
y se encuentra pendiente por autorizacin o liberacin. Por otro lado, el incumplimiento en las
interfaces con otros procesos se debe a que no se utiliza la herramienta de planificacin de
66
materiales de consumo MRP para crear automticamente las solicitudes de pedido

correspondientes a los materiales de suministro.
Como evidencia de la utilizacin del sistema en la gestin de Compras Nacionales, se
consult el reporte utilizado para evaluar la gestin de compras, en el que se refleja la cantidad de
solicitudes de pedido generadas en un perodo de un mes y la cantidad de rdenes de compra
generadas en el mismo perodo. Se extrajo dicha informacin de este documento con el fin de
obtener un porcentaje que relaciona las solicitudes de pedido que fueron convertidas en rdenes
de compra sobre el total de solicitudes de pedido generadas durante un mes (ver tabla 4.4). En
promedio, por tipo de material, se observa que el 73,63% de las solicitudes de pedido creadas en
un lapso de un mes se convierten en rdenes de compra. El usuario indic que los retrasos en la
creacin de las rdenes de compra estn vinculados a las demoras presentadas en la cotizacin y,
en algunos casos, a que se crean solicitudes en los ltimos das hbiles del mes, las cuales son
atendidas los primeros das del mes siguiente.
Igualmente ocurre con el procedimiento de Compras Internacionales: se realizaron ocho
(8) validaciones segn el tipo de material, percibindose una deficiencia porcentual en los
mismos aspectos que para las Compras Nacionales y debido a las mismas razones, sin embargo,
el porcentaje de cumplimiento es mayor en el caso de las Compras Internacionales que las
Compras Nacionales, porque se valid el procedimiento en la adquisicin de otros tipos de
materiales que no son procurados en el territorio nacional y para los que s se ejecuta el
procedimiento adecuadamente. Por razones de disponibilidad de tiempo del usuario, no se pudo
suministrar la informacin correspondiente a la generacin de solicitudes de pedido y de su
posterior orden de compra.
Tabla 4.4. Relacin de solicitudes de pedido generadas convertidas en rdenes de compra en un
perodo de un mes, subdividido por tipo de material adquirido mediante Compras Nacionales
Material
Repuestos
Materia Prima
Material de Empaque
Suministros y Material
de Produccin
Promedio
Solicitudes
de pedido
(unidades)
16
5
42
con orden de compra
(unidades)
12
3
37
Porcentaje de solicitudes de pedido

creadas convertidas en rdenes de
compra (%)
75,0
60,0
88,1
14
10
71,4
73,6
67
En el caso de las Compras de Servicios, stas presentan igualmente deficiencia en el

acatamiento de normas y controles atribuida a la ausencia de la estrategia de liberacin de
solicitudes de pedido, registrndose un 60% de cumplimiento para cada uno. Aunque, si bien es
cierto que la estrategia est configurada para las dos reas de la empresa ya mencionadas, es
difcil estimar y determinar en qu medida afecta el incumplimiento de la autorizacin de
solicitudes creadas por el resto de las reas organizativas, tomando en consideracin que se
generan mensualmente ms de cien (100) solicitudes de pedido de servicio. En este sentido, se
considera que el porcentaje obtenido de 60% representa el peor escenario, en el cual no se cumple
la estrategia de liberacin para ninguna de las solicitudes de pedido creadas. No obstante, fue
posible comprobar a travs del reporte de evaluacin de compras nacionales que de 134
solicitudes de pedido de servicio generadas en un plazo de un mes, 127 fueron procesadas
adecuadamente y convertidas en rdenes de compras, las 7 solicitudes restantes se canalizaron
como rdenes de compra en el siguiente mes. Se desconoce la cantidad de Hojas de Entrada de
Servicio completadas en un perodo de un mes, dado que la informacin no pudo ser
suministrada.
A su vez, de acuerdo a las dos (2) validaciones efectuadas, el usuario final indic que las
Devoluciones a Proveedores Nacionales se gestionan actualmente como se estipula en el
procedimiento diseado inicialmente, a pesar de que slo se pudo constatar la existencia de un
reporte de rechazo de insumos respecto a un material de empaque.
4.3.2. Mdulo de Gestin de Almacn (Warehouse Management, WM)
Los procedimientos englobados en el subproceso Gerenciar los Almacenes fueron
validados en su mayora, con la excepcin de la Salida por Devoluciones de Mercanca y el
Traslado de Producto Terminado y Muestra Mdica, debido a la escasa disponibilidad del usuario
para asistir a las reuniones propuestas. Los porcentajes promedio de cumplimiento de los
procedimientos se muestran en la tabla 4.5, obtenidos de las tablas B.7 a la B.19 del apndice B.
La Recepcin de Mercanca fue evaluada cinco (5) veces segn tipo de material,
obtenindose un promedio por debajo del 100% en los aspectos de la responsabilidad del
personal para la ejecucin de las actividades, el uso del sistema de informacin y la interfaz con
otros procesos cuando se lleva a cabo la recepcin de materiales de suministro y de produccin.
Durante la entrevista, el usuario encargado del Almacn de Suministros indic que realiza
algunas tareas que no le competen debido a la cantidad de trabajo que maneja tanto l como su
68
ayudante, por ello la responsabilidad en el procedimiento no se cumple como fue establecido. Por
otra parte, el usuario dispone de la herramienta de planificacin de materiales MRP, adems
podra utilizar las rdenes de transporte que permiten asignar los materiales a una ubicacin en
el sistema SAP, sin embargo, no utiliza ninguna de las dos aplicaciones debido a que desconoce
el mtodo para utilizarlas, causando el incumplimiento del procedimiento establecido. No
obstante, los materiales ingresan al almacn adecuadamente aunque no se asigne su ubicacin en
el sistema (ver en apndice C.1 la ejecucin del proceso en el presente), dado que en el mismo se
visualiza el reporte de movimientos y se registraron nueve (9) recepciones de material de
produccin y tres (3) de material de suministros.
Tabla 4.5. Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos para Gerenciar los Almacenes
Procedimientos
Ejecucin
Norma Responsable Documentacin
Control /
Autorizacin
Tiempos
estimados /
Frecuencia
Sistema de
Informacin
Interfaz
con
otros
procesos
Salida y Movimientos de Mercanca
Cumplimiento (%)
Recepcin de
Materia Prima,
Material
Semiterminado
y Material de
Empaque
Recepcin de
Material de
Suministros y
Material de
Produccin
Recepcin de
Producto
Terminado y
Muestra Mdica
Salida por
Dispensado de
Materia Prima
y Material de
Empaque
Salida por
Devolucin de
Dispensado de
Insumos
Salida por
Despacho de
Material de
Suministros y
Material de
Produccin
Salida por
Devolucin de
Materia Prima
y Material de
Empaque
Traslado de
Producto
Terminado y
Muestra Mdica
Inventario
Fsico
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
N/A
60,0
100,0
100,0
N/A
75,0
0,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
66,7
100,0
100,0
N/A
100,0
100,0
100,0
N/A
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
N/A
100,0
N/A
25,0
N/A
100,0
50,0
N/A
N/A
25,0
N/A
93,3
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
N/A
Gestin de
Almacn de
Repuestos
69
Recepcin de
Material de
Repuestos
Salida de
Material de
Repuestos
100,0
N/A
100,0
100,0
100,0
N/A
100,0
100,0
100,0
N/A
100,0
100,0
100,0
N/A
100,0
100,0
Cabe destacar, que la recepcin de materia prima, material semiterminado y material de

empaque se ejecuta tal y como lo establece el procedimiento, reportndose 45, 3 y 85 ingresos
para cada material respectivamente en un lapso de un mes.
En el caso de las Salidas y Movimientos de Mercanca, se realizaron cinco (5)
validaciones: despacho de materia prima, material de empaque, material de suministro y material
de empaque y devolucin de dispensado de material de empaque. Para el dispensado de materia
prima y material de empaque se evidenci que en un mes se crearon 45 y 70 reportes de
recoleccin respectivamente para cada material, se desconoce si corresponden a rdenes de
fabricacin, envase o empaque, ya que los reportes se archivan fsicamente y se deben revisar uno
a uno para averiguar a cul fase productiva corresponden. El incumplimiento de los
procedimientos se observ en la ejecucin, responsabilidad, documentacin utilizada y el sistema
de informacin con respecto a los materiales manejados desde el Almacn de Suministros, ya
que, en primera instancia, no se emplea el mtodo de creacin y despacho de reservas, sino que
registra la salida manualmente por sistema a partir de las solicitudes recibidas por correo (en un
mes se registraron 79 despachos de material de suministros y 76 de material de produccin) como
se ilustra en el apndice C.1, en este sentido, tampoco se dispone de la lista de reservas como
documentacin propuesta. En cuanto al manejo del sistema de informacin, su utilizacin no se
corresponde con lo que se haba formulado ya que se relaciona igualmente con la creacin y
despacho de reservas. Adicionalmente, se observ presencialmente que algunas devoluciones de
dispensado no se podan realizar debido a que Produccin no haba notificado los materiales
consumidos en la orden, por lo que Almacn visualiza por sistema que an estn sin consumir los
materiales dispensados inicialmente, an cuando el producto fue manufacturado y empacado.
En lo que respecta al Inventario Fsico, la validacin se realiz slo para el Inventario
Fsico General de forma presencial y se observ que la charla de induccin para realizar el conteo
y cotejo de tarjetas no fue concisa y especfica, sino que se dio una breve explicacin de la
informacin que indica la tarjeta, lo que afecta el cumplimiento de la ejecucin de las actividades
de preparacin del inventario en trminos de validacin y, adems, dificult el desarrollo del
inventario con la incidencia reiterada de tarjetas con informacin confusa o insuficiente que
70
tuvieron que ser reprocesadas. Se desconoce la cantidad de tarjetas emitidas para la toma fsica de
inventario general y si fueron ajustadas la totalidad de las mismas, porque la informacin no pudo
ser suministrada. Tampoco se pudo validar la ejecucin del inventario cclico, puesto que el
usuario no dispona de tiempo suficiente para ello.
La Gestin de Almacn de Repuestos se valid una sola vez para los escenarios de
recepcin y salida de mercanca, cuyo resultado fue comprobar que el procedimiento se ejecuta
tal y como se planteaba en la totalidad de los aspectos evaluados, tanto la salida como el ingreso
de materiales. De hecho, se comprob, mediante reportes del sistema SAP, que en un mes se
realizaron 36 reservas: 12 por rdenes de mantenimiento correctivo y 24 por mantenimiento
preventivo, de las cuales slo una no pudo ser despachada durante el mismo lapso de tiempo por
escasez del repuesto en cuestin. No obstante, se desconoce la cantidad de ingresos de material
de repuesto llevados a cabo en el mismo espacio de tiempo.
Por ltimo, la Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica se realiza
efectivamente de acuerdo con las dos (2) validaciones realizadas, con la excepcin de que la
interfaz de visualizacin de ubicaciones y de entrada de la mercanca a las unidades de negocio se
encuentran an en fase de pruebas y ajustes, por lo que se lleva a cabo el control manual de las
ubicaciones designadas a los productos del Grupo Farma y para los ingresos utilizan las
interfaces estndar de SAP que funcionan de forma equivalente. Dichos componentes conforman
un desarrollo computacional aparte de las soluciones de SAP para facilitar la gestin y manejo de
la mercanca recibida en el almacn de terceros.
4.3.3. Mdulo de Mantenimiento de Planta (Plant Maintenance, PM)
Como se evidencia en la tabla 4.6 (los resultados detallados se observan en las tablas B.20
y B.21 del apndice B), se detect un cumplimiento de 100% en todos los aspectos evaluados
para cada procedimiento, con la salvedad de que la totalidad de los avisos de mantenimiento
correctivo son creados por el rea de Servicios Tcnicos y ninguno por el rea de Produccin. En
el caso del rea de Proyectos no fue posible validar la reimplantacin del mdulo y sus
aplicaciones, debido a que el lder funcional estuvo de reposo un largo perodo de tiempo y se
retras la instalacin del sistema.
Ahora bien, en un informe mensual elaborado por el personal de Servicios Tcnicos, se
reporta que se planificaron 89 actividades de mantenimiento preventivo, de las cuales se
ejecutaron 82, sin embargo, tambin se enfatiza que el incumplimiento de las rdenes
71
planificadas est asociado a la disponibilidad de los equipos para su reparacin o

acondicionamiento, en ningn momento se refiere a fallas o deficiencias del sistema para la
ejecucin de las labores de mantenimiento, haciendo uso de las rdenes de mantenimiento y
reservas de materiales que correspondan.
Tabla 4.6. Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos para Adecuar los Equipos
Necesarios y Mantener la Planta Fsica y los Equipos
Procedimientos
Ejecucin
Norma
Responsable
Documentacin
Control /
Autorizacin
Tiempos
estimados /
Frecuencia
Sistema de
Informacin
Interfaz
con otros
procesos
Cumplimiento (%)
Planificacin y
Ejecucin de
Mantenimiento
Preventivo
Planificacin y
Ejecucin de
Mantenimiento
Correctivo
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
4.3.4. Mdulo de Planificacin de la Produccin (Production Planning, PP)

El resumen de la evaluacin del mdulo de Planificacin de Produccin se muestra en la
tabla 4.7 (obtenido de las tablas B.22 hasta la B.29 del apndice B), en el que se demuestra que la
Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo presenta mayor cantidad aspectos
evaluados con fallas de cumplimiento.
Tabla 4.7. Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos para Gestionar la Demanda,
Planificar la Produccin, Planificar los Materiales y su Adquisicin y Fabricar los
Productos
Procedimientos
Ejecucin
Norma
Responsable
Documentacin
Control /
Autorizacin
Tiempos
estimados /
Frecuencia
Sistema de
Informacin
Interfaz
con otros
procesos
Cumplimiento (%)
Gestin de la
Demanda
Planificacin de
la Produccin
Planificacin de
Necesidades de
Materiales
Planificacin de
Necesidades de
Materiales de
Consumo
Planificacin de
Capacidades
Ejecucin y
Control de la
Produccin
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
0,0
100,0
100,0
100,0
100,0
66,7
100,0
100,0
66,7
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
50,0
66,7
16,7
100,0
100,0
33,3
33,3
66,7
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
50,0
75,0
75,0
72
El usuario encargado de llevar a cabo la Gestin de la Demanda manifest que no utiliza

el sistema de informacin para ello actualmente, dado que la herramienta de planificacin SOP
flexible no se ha implementado an. En consecuencia, la Planificacin de la Produccin
tampoco se maneja en dicha herramienta, sino que, en ambos casos, se carga el archivo del Plan
de Ventas o el Plan de Oferta en Microsoft Office Excel al sistema SAP, luego se realiza, segn
sea el caso, el clculo MRP, para generar las rdenes previsionales de compra de producto
terminado, o el clculo MPS, para generar las rdenes previsionales de fabricacin, envase y
empaque. El clculo MPS debera proponer rdenes previsionales de compra, incumpliendo
con la documentacin que se estipulaba generar. En el apndice C.2 se puede visualizar cmo se
desarrollan los procesos en la actualidad.
En lo que respecta a la Planificacin de Capacidades, sta no se ha configurado en el
sistema SAP debido a que se requiere cargar una gran cantidad de datos que no se ha completado
an, actualmente se elabora un Cronograma Mensual de Produccin en Microsoft Office Excel
(ver apndice C.3), en el que se indican las fechas en las que se deben fabricar los lotes
establecidos y cules recursos de mquinas sern utilizados para ello. Como consecuencia de esta
situacin, el proceso de Ejecucin y Control de la Produccin no se inicia como se tena
planteado: no parte de rdenes previsionales de proceso fijadas sino de rdenes de proceso
liberadas luego de la emisin del Plan de Oferta. Lamentablemente, no se disponen de reportes
que respalden la cantidad de rdenes de produccin planificadas y cantidad de rdenes
procesadas clasificadas por fase del ciclo productivo, pero s se registran las actividades
planificadas en lo que respecta a lotes a producir, labores de mantenimiento y tareas de limpieza
por rea de fabricacin: slidos, lquidos-semislidos, granulados y empaque. La mayora de las
faltas en el cumplimiento del programa de produccin se asocian con problemas en el dispensado
y fallas de los equipos, sin embargo no se pudo investigar ms respecto a las causas de dichas
situaciones por falta de disponibilidad del usuario para asistir a las reuniones propuestas.
Por ltimo, con respecto a los procedimientos relacionados con el subproceso Planificar
los Materiales y su Adquisicin y el uso de la herramienta de clculo MRP, la Planificacin de
Necesidades de Materiales de Consumo se valid tres (3) veces de acuerdo al rea al que se le
asign el uso de la aplicacin y se evidenci que slo es utilizada por el rea de Servicios
Tcnicos y no por Control de Calidad ni en el Almacn de Suministros (adscrito al rea de
Logstica). Esta inutilizacin se presenta porque no se ha realizado la induccin de la aplicacin a
los usuarios respectivos ni la determinacin del punto de pedido de cada material, por lo que
73
deben realizar una solicitud de pedido manual, como lo establecen los procedimientos de
Compras Nacionales y Compras Internacionales En el caso de la utilizacin del MRP dirigido a
las reas de Demanda y Logstica, el procedimiento fue validado cinco (5) veces segn tipo de
material, reflejndose que el mismo se efecta adecuadamente. Sin embargo, las rdenes
previsionales iniciales no provienen del proceso en el que se ejecuta el clculo MPS (con el que
se emitira el Plan de Oferta), sino que se calculan una vez que se notifica que el Plan de Oferta
se ha cargado en el sistema SAP, por esta razn, la interfaz con otros procesos no corresponde
con lo establecido a raz de la reimplantacin de SAP. Adems, el usuario del rea de Demanda
manifest que se requiere parametrizar el sistema para que el mismo no genere rdenes
previsionales de compra para el mes de diciembre, ya que en ese perodo los empleados estn de
vacaciones, lo que origina que el usuario se vea en la necesidad de modificar la fecha de las
rdenes previsionales programadas para el mes en cuestin.
4.3.5. Mdulo de Gestin de Calidad (Quality Management, QM)
La estabilizacin de los procesos contemplados en el mdulo de Gestin de Calidad
demor ms que para los procesos controlados por otros mdulos, debido a que en esta rea no se
manejaba previamente el sistema y fue necesario recopilar gran cantidad de informacin y
adaptar los procesos al sistema SAP.
La emisin de certificados an no funciona adecuadamente, ya que se present una carga
incompleta de los datos y algunos campos no muestran la informacin requerida, por lo que el
certificado generado no cumple con los requisitos de documentacin. Por esta razn se observa
en la tabla 4.8 se evidencia el incumplimiento de la creacin de certificados en trminos de
ejecucin, documentacin y sistema de informacin (los resultados detallados se encuentran en
las tablas B.30 a B.34 del apndice B). Actualmente, se estn revisando los datos de
caractersticas de inspeccin, ya que se descubri que algunos de estos datos carecen de texto
explicativo, que luego sern corregidos.
Respecto a las inspecciones de calidad por reanlisis y muestreo de aguas, se realizaron
dos (2) validaciones, mediante las cuales se observ que solamente se est utilizando el
componente para el anlisis de los materiales prximos a su vencimiento en un 100% de
cumplimiento en todos los aspectos, para los cuales, a partir de los datos recolectados, se
evidenci que el sistema gener automticamente dos lotes de inspeccin: uno de material de
empaque y un semiterminado de fabricacin, aunque slo se ha tomado la decisin de empleo
74
para el segundo material. En el caso del muestreo de aguas, no se ha configurado en el sistema la

generacin de los lotes de inspeccin respectivos. Hoy en da, el anlisis del agua se controla
manualmente y sin el apoyo de ningn sistema de informacin.
Tabla 4.8. Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos para Controlar la Calidad
Procedimientos
Tiempos
estimados /
Frecuencia
Sistema de
Informacin
Interfaz
con otros
procesos
0,0
0,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
85,7
100,0
100,0
80,0
50,0
100,0
87,5
100,0
100,0
100,0
50,0
Ejecucin
Norma
Responsable
Documentacin /
Informacin
0,0
0,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
100,0
Control /
Autorizacin
Cumplimiento (%)
Generacin de
Certificados
Inspeccin de
Calidad
Anlisis para el
Proceso de
Aprovisionamiento
Anlisis del Proceso
de Fabricacin
En el caso de los anlisis del aprovisionamiento de insumos, se obtuvo que el

cumplimiento alcanza la totalidad para la mayora de los aspectos, excepto en lo referido al
sistema de informacin, documentacin necesaria y las interfaces con otros procesos. El manejo
del sistema de informacin se increment en la cantidad de tareas a ejecutar, ya que, primero, el
usuario debe modificar la fecha del lote logstico SAP para que la fecha de aprobacin coincida
con la fecha de anlisis, ya que el sistema toma la fecha de recepcin y en las etiquetas se
imprime una fecha de elaboracin y de caducidad que no coinciden con lo especificado en los
documentos manuales de los anlisis, generando inconsistencias que pueden traer complicaciones
normativas o legales; y, segundo, las etiquetas de identificacin no se imprimen con una sola
transaccin del sistema como se planteaba, sino que es necesario seleccionar manualmente el
mensaje de rechazo o aprobacin antes de imprimir las etiquetas (ver apndice C.4 las actividades
resaltadas en color azul). Por otro lado, el incumplimiento de la documentacin y la interfaz con
otros procesos se debe a que el procedimiento actual no contina con la generacin de
certificados, sino que se maneja un documento similar fuera del sistema mientras se resuelve la
problemtica del certificado.
Adems, segn la seleccin de muestras, se detect que el sistema genera la mayora de
los lotes de inspeccin para cada entrada de mercanca adecuadamente en un perodo de un mes
(ver tabla 4.9). Los casos en los que no se generaron lote de inspeccin ocurren porque los datos
del maestro de materiales para el material en cuestin fueron actualizados en el sistema, por lo
que se requiere cargar nuevamente los datos de inspeccin respectivos. Si estos datos no se
75
cargan en el sistema para el momento de la recepcin de la mercanca, entonces no se crea el lote

de inspeccin y el material se aprueba mediante un movimiento de almacn en el que se cambia
la condicin del material de cuarentena a libre utilizacin.
Finalmente, en cuanto a las evaluaciones de los materiales semiterminados y productos
del proceso productivo, el procedimiento establecido no se cumple en su totalidad en los aspectos
documentacin o informacin y la interfaz con otros procesos, puesto que, primero, para realizar
los traspasos en el sistema el usuario debe consultar un nmero de documento (ver actividades
sealadas en color azul en el apndice C.4) generado por la aprobacin o rechazo del material, y
segundo, persiste deficiencia en la generacin de certificados y no se cumple ni con la
documentacin esperada ni la interaccin con otros procesos.
Tabla 4.9. Lotes de inspeccin generados para el aprovisionamiento de materiales
Material
40
Lotes de
inspeccin
generados
(unidades)
39
Lotes con
decisin de
empleo
(unidades)
37
85
61
3
-
3
-
Ingresos
(unidades)
Materia Prima
Material de
Empaque
Semiterminado
Promedio
97,5
Lotes de
inspeccin con
decisin de
empleo (%)
94,9
40
71,8
65,7
3
-
100,0
89,8
100,0
86,8
Entradas de
mercanca con lote
de inspeccin (%)
En la tabla 4.10, se evidencia el cumplimiento de la aprobacin o rechazo de los

materiales procesados por el mdulo de gestin de la calidad mediante lotes de inspeccin. Todos
los lotes de inspeccin del granel o semiterminado de fabricacin fueron aprobados o rechazados,
mientras que los lotes de inspeccin de productos terminados que no tienen decisin de empleo
son aquellos que se encuentran en espera de evaluacin.
Tabla 4.10. Lotes de inspeccin generados para los materiales del proceso productivo
Material
Semiterminado de
Fabricacin
Semiterminado de
Envase
Producto Terminado
(empacado)
Promedio
Lotes de inspeccin
generados (unidades)
Lotes de inspeccin con

decisin de empleo
(unidades)
Lotes de inspeccin
generados con decisin de
empleo (%)
83
83
100,0
35
35
100,0
152
146
96,1
98,7
76
4.4. Actuar
La ltima fase del ciclo consiste en proponer mejoras que conduzcan a la efectividad de la
reimplantacin y a la estandarizacin de los procedimientos que no hayan logrado el objetivo de
100% de cumplimiento, en base a los diagnsticos realizados para cada mdulo.
En resumen, las situaciones consideradas oportunidades de mejora para cada subproceso y
sus respectivas propuestas de mejora son las siguientes:
4.4.1. Gerenciar los Almacenes
En la tabla 4.11 se muestran las oportunidades de mejora detectadas en los procedimientos
ejecutados para gerenciar los almacenes y las propuestas de mejora formuladas para cada una.
Tabla 4.11. Oportunidades de Mejora y Propuestas de Mejora para Gerenciar los Almacenes
Oportunidad de Mejora
Propuesta de Mejora
Primordialmente, se requiere adiestrar al usuario con respecto al
procedimiento para situar los materiales en el sistema segn los tipos de
movimiento de mercanca que desee ejecutar. Luego, ante cualquier
inquietud el usuario podr consultar en el repositorio documental el
Los materiales dispuestos en el
instructivo que describe cmo crear rdenes de transporte, denominado
Almacn de Suministros no tienen
"LT06_Crear orden de transporte con ref a documento de material"
ubicacin especfica asignada en el
identificado con el cdigo INS-LOG030-V01. Posteriormente, como
sistema SAP, debido a que el personal
asever el usuario funcional de Almacn, se procedera a ejecutar un
desconoce cmo realizar la operacin.
inventario fsico, para asignar los materiales a las ubicaciones. A

continuacin, el usuario debe incorporar el uso de las rdenes de
transporte en sus actividades rutinarias, primordialmente para la
recepcin o despacho de mercanca, de acuerdo a los procedimientos
establecidos.
En el Almacn de Suministros no se
Ante el desconocimiento del responsable de almacn con respecto a la
gestiona el componente de reservas,
funcionalidad, se requiere adiestrar al mismo acerca del procedimiento
debido a que el usuario final
para manejar los despachos mediante reservas de material. Para cualquier
desconoce el funcionamiento. El
consulta posterior, el usuario tiene a su disposicin en el repositorio
proceso actual ocurre segn lo
documental el procedimiento que describe en qu consiste la salida de
ilustrado en el apndice C.1, mediante
materiales mediante reserva (Salidas y Movimientos de Mercanca,
el cual el usuario solicitante completa
codificado como PRO-LOG005-V01) y los instructivos que describen
un formato de solicitud de materiales
especficamente cmo despachar el material solicitado en funcin de las
y dirige el documento al responsable
reservas a travs de SAP (MB25_Lista de Reservas, cdigo INS-
77
Propuesta de Mejora
del almacn, quien analiza los
LOG016-V01 o MB26_Efectuar Picking de reserva, cdigo INS-
requerimientos y despacha los
LOG017-V01). De igual manera, los usuarios solicitantes de materiales
materiales.
deben recibir el adiestramiento correspondiente para la creacin de

reservas, quienes a su vez cuentan con el material de apoyo instructivo
para realizar dicha tarea (MB21_Crear reservas, cdigo INS-LOG013V01).
El personal del Almacn de

Suministros no puede abarcar todas
las tareas rutinarias, afectando la
delimitacin de responsabilidades
asignadas durante la recepcin y
despacho de materiales de suministro
y produccin
Conviene estudiar en qu medida el uso de la herramienta MRP reducira

el tiempo que tarda el personal del Almacn de Suministros en planificar
el reaprovisionamiento de los materiales, adems de conocer los otros
procesos gestionados en esa rea y analizar si las tareas que efectan
podran ser automatizadas o mejoradas para facilitar su ejecucin,
atendiendo los requerimientos que traera consigo la propuesta.
Difundir un soporte documental durante la preparacin del inventario:
cuando se organice y asigne el personal de inventario se distribuye el
material informativo, de manera que la charla de induccin sea un repaso
de las instrucciones y aclaratoria de dudas e incertidumbres (ver en
La induccin del inventario fsico es
apndice D la propuesta de mejora en el flujograma). Este material
limitada e improvisada
informativo podra apoyarse en el manual de procedimiento documentado

a lo largo del proyecto de pasanta o una forma simplificada del mismo,
tales como folletos o instructivos, en cuyo caso podra incluso crearse
varias versiones dirigidas a los distintos equipos: grupo de conteo, mesa
de control y transcriptores.
4.4.2. Mantener la Planta Fsica y Equipos

Oportunidad de Mejora: Los avisos de mantenimiento slo son generados por el personal de
Servicios Tcnicos y se requiere que Produccin tambin los cree.
Propuesta de Mejora: Dado que el personal de Produccin desconoce cmo crear avisos de
mantenimiento, es esencial que reciban el entrenamiento adecuado para ello. Posteriormente, los
usuarios de Produccin podr consultar en el repositorio documental los instructivos que
describen cmo crear avisos de mantenimiento, denominado IW21_Crear Aviso de
mantenimiento bajo el cdigo INS-MANT017-V01.
78
4.4.3. Planificar los Materiales y su Adquisicin

Oportunidad de Mejora: La herramienta MRP para la planificar la adquisicin de materiales de
consumo es manejada solamente por el rea de Servicios Tcnicos y no en Control de Calidad ni
Logstica (Almacn de Suministros), por falta de adiestramiento a los usuarios respectivos.
Propuesta de Mejora: Revisando la informacin contenida en los Planos de Negocios del
Proyecto Neo, se observ que uno de los requerimientos para implementar la herramienta de
clculo es la determinacin del punto de pedido (el cual se define manualmente en el sistema), el
nivel mximo de existencias admisible en el almacn, el plazo de entrega estimado y el nivel de
inventario de seguridad. Para establecer estos parmetros es recomendable definir cul es el
modelo de inventario que aplica, basndose en la informacin de consumo histrico y el tiempo
de aprovisionamiento para cada material. Despus de ajustar y probar el componente, el usuario
final debe recibir el entrenamiento del procedimiento de planificacin de materiales con el uso de
la herramienta MRP, el cual tambin se encuentra publicado en el repositorio documental
(Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo, cdigo PRO-LOG006-V01).
4.4.4. Fabricar los Productos
Oportunidad de Mejora: La notificacin tarda de las rdenes de proceso desde el rea de
Produccin retrasa el registro de las devoluciones en sistema y los informes de horas-hombre
empleadas para las etapas subsiguientes (movimientos de almacn, anlisis de calidad, etc.).
Propuesta de Mejora: Se recomienda reforzar la importancia de la notificacin puntual de las
rdenes de proceso hacia los usuarios finales por parte del personal supervisor. Adems, se
recomienda que los supervisores verifiquen si se ejecut dicha tarea al finalizar el ciclo
productivo, al menos mientras los usuarios finales adquieren la prctica suficiente.
4.4.5. Gestionar Seguridad y Control de la Calidad
En la tabla 4.12 se muestran las oportunidades de mejora detectadas en los procedimientos
ejecutados para gestionar la seguridad y el control de la calidad y las propuestas de mejora
formuladas para cada una.
79
Tabla 4.12. Oportunidades de Mejora y Propuestas de Mejora para Gestionar la Seguridad y el

Propuesta de Mejora
Se est planificando el proyecto para llevar a cabo el anlisis de la calidad del
No se emplea el mdulo de
agua a travs de SAP. En este sentido, resulta imprescindible gestionar y
gestin de la calidad QM para
documentar el proyecto: definir objetivos, planificar la ejecucin, el manejo de
realizar los anlisis del sistema
riesgos, manuales, etc., apoyndose tambin en la documentacin generada por
de aguas internas y externas.
la reimplantacin de SAP para las inspecciones de reanlisis y en los

requerimientos basados en el proceso actual.
En el anlisis del proceso de

fabricacin se increment la
cantidad de pasos en
comparacin con lo
planificado. Dichos pasos se
ejecutan despus de la
aprobacin o rechazo de
material y su finalidad es
realizar un traspaso.
Realizar un traspaso no es una labor que corresponda al personal de Control de

Calidad, sino al de almacn de terceros Servofarma. No obstante, realizar un
traspaso con referencia a un movimiento de aprobacin o rechazo (generado por
Control de Calidad) desde el rea de Almacn implica revisar peridicamente
los materiales que requieren este tipo de traspaso en el sistema, por lo que se
podra asignar un responsable en Almacn que verifique varias veces durante la
jornada de trabajo los materiales que se encuentren bajo la condicin en espera
de traspaso.
El procedimiento actual para crear el maestro de materiales (ver apndice C.5)
consiste en que el rea de Logstica asigna un cdigo de material, tanto para
creacin como para actualizacin de dichos datos, ante un requerimiento de
Ocasionalmente no se generan
lotes de inspeccin cuando se
actualizan o crean los datos del
maestro de materiales para
materiales de insumo, debido a
que no se reciben a tiempo las
especificaciones del material,
que deben ser cargadas en el
sistema SAP para que se creen
los lotes de inspeccin.
actualizacin o creacin de un material por parte de diversas reas de la

empresa, dependiendo del tipo de material: para materia prima el requerimiento
proviene de la Direccin de Investigacin Tecnolgica, el material de empaque
de la Coordinacin de Empaque, el producto terminado de la Gerencia de la
Demanda y el semiterminado, material de suministros y material de produccin
constituyen requerimientos internos del rea de Logstica. El solicitante es quien
debe indicar las caractersticas del material a travs de un formato predefinido.
Luego de la creacin de cdigo, Logstica notifica a las reas de Procura y
Contralora, para que se complete la informacin de costo del material, y a
Control de Calidad y Garanta de Calidad si el material requiere de inspecciones
de calidad, en cuyo caso crearn las vistas de calidad y completarn los datos
referentes a especificaciones, caractersticas, perodo de validez, etc. Durante el
levantamiento de informacin de este procedimiento, se constat que an no se
han definido los responsables para cargar las especificaciones del material de
80
Propuesta de Mejora
empaque (resaltados en color rojo para las actividades rellenadas con color azul
en el apndice C.4) en la vista de calidad, pero que, por los momentos, la tarea
es ejecutada por Control de Calidad. Las alternativas presentes se debaten entre
el personal de la Coordinacin de Empaque (adscrita a la Gerencia de Asuntos
Regulatorios), quienes actualizan el diseo y la presentacin del material de
empaque, y el personal de Control de Calidad, quienes realizan las inspecciones
y utilizan el mdulo QM en SAP. Dado que el personal de Control de Calidad
est ms capacitado para la gestin de la calidad en el sistema SAP y se encarga
del anlisis del material de empaque, una solucin acorde sera designar este
departamento como el encargado de actualizar la informacin en el sistema, con
la condicin de que la Coordinacin de Empaque enve las especificaciones a
Control de Calidad con la anticipacin debida (por ejemplo, cuando se solicita la
actualizacin del maestro de materiales al rea de Logstica).
En el anlisis para el proceso

de aprovisionamiento se
increment la cantidad de
pasos en comparacin con lo
planificado, ya que se debe
escoger manualmente el
mensaje de la etiqueta de
aprobacin o rechazo.
Los mensajes de aprobacin o rechazos son invariables, lo que permitira

configurar el sistema para que seleccione los mismos automticamente a partir
de la decisin de empleo tomada. Se desconoce cmo realizar estos ajustes, pero
se est planteando un proyecto para implementar los cdigos de barra a lo largo
del proceso productivo, desde la recepcin de los insumos hasta el envo del
producto terminado, de manera que el manejo de estas etiquetas podra
desincorporarse del proceso de aprovisionamiento.
81
CONCLUSIONES
Para facilitar el desenvolvimiento de las labores administrativas, se emprendi en el

Grupo Farma el proyecto de reimplantacin del sistema SAP ECC 6.0 utilizando la metodologa
SAP Acelerado (del ingls Accelerated SAP, ASAP), lo que origin cambios estructurales en los
procesos de la empresa que fueron afectados.
Utilizando el ciclo de mejora continua PHVA, se inici el proceso que permitira
planificar la reimplantacin del sistema SAP. Primeramente, mediante la revisin del mapa de
procesos de Grupo Farma, se identificaron los procesos y subprocesos cuyo procedimiento de
ejecucin fue modificado a raz de la reimplantacin de los mdulos de SAP Planificacin de la
Produccin (PP), Gestin de Materiales (MM), Gestin de Calidad (QM), Mantenimiento de
Planta (PM) y Gestin de Almacenes (WM).
Se detect que los procedimientos correspondientes a la Gestin de la Demanda,
Planificacin de la Produccin, Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo,
aquellos englobados en el subproceso para gestionar la procura y en el proceso de gestin de la
seguridad y control de la calidad, se encontraban ya documentados, por lo que fue necesario
estudiarlos.
Se procedi a levantar la informacin y documentar diez (10) procedimientos, en base a la
informacin contenida en los Planos de Negocio (producto de la metodologa ASAP) y las
sesiones de trabajo con los usuarios finales y segn el formato de procedimiento establecido por
la Coordinacin de Organizacin y Procesos. De esta manera, se obtuvo un diagrama general
integrador, que representa el proceso de gerencia de las operaciones en el Grupo Farma.
Posterior a la salida en productivo del sistema SAP, se dise una tabla o lista de chequeo
para validar con el usuario si todos los procesos objeto de estudio se apegan a los lineamientos
establecidos en los procedimientos, adems se solicit informacin de soporte para comprobar el
cumplimiento de los procedimientos establecidos. La validacin se realiz segn una seleccin de
muestras que permitiera demostrar que el procedimiento es estndar para cualquiera de los
escenarios en los que aplique.
Se evidenci que algunas aplicaciones, por ejemplo aquellas para gestionar la demanda y
planificar la produccin, no se encuentran configuradas y, por lo tanto, no son utilizadas.
82
Tambin se evidenciaron casos en los que los procedimientos no se ejecutaban como estaba
estipulado tanto por falta de entrenamiento como por retrasos en la configuracin de ciertos
parmetros de restriccin. Sin embargo, no se pudo validar un procedimiento para la gestin de la
procura y tampoco se pudo obtener la informacin de soporte de validacin para otros
procedimientos, debido a la poca disponibilidad de los usuarios respectivos para completar esta
fase.
En base a las deficiencias encontradas durante la validacin, se propusieron mejoras al
respecto, siempre y cuando se trataran de soluciones cuya implementacin se diera en el corto
plazo, no involucrasen cambios estructurales de los procesos y cuyos recursos implicados
estuviesen a la disposicin del pasante. En este sentido, se presentaron planes de accin o
alternativas que condujeran a la incorporacin del sistema SAP ECC 6.0 con los procesos
operativos de Farma.
Con referencia a lo expuesto anteriormente, se considera que los objetivos planteados para
la planificacin de la reimplantacin del sistema SAP a nivel de procesos fueron cubiertos. Si
bien no forma parte del alcance del proyecto llevar a cabo las mejoras propuestas, el personal de
la Direccin de Tecnologa est al tanto de las mismas para su pronta atencin y consecuente
desarrollo de soluciones.
83
RECOMENDACIONES
Importancia de la documentacin
Para la gestin y mejora de los procesos, se requiere primordialmente documentar cmo
se llevan a cabo los mismos en la realidad, con el objeto de determinar puntos de atencin, definir
las medidas correctivas o preventivas para mejorarlos e identificar los recursos necesarios para
implementarlas y sus limitaciones (tanto fsicas y operativas como normativas y legales). Luego
de efectuar las mejoras, se documentan nuevamente cmo se estn ejecutando los procesos, de
esta manera, se puede contar con un registro que evidencie cmo se adaptan los procesos
empresariales a los requisitos internos y externos de la organizacin a travs de la mejora
continua.
Controles e indicadores
Como parte de la mejora continua de los procesos, es necesario fijar controles o
indicadores, que permitan medir el desempeo de los procesos a lo largo del tiempo y establecer
metas futuras para incrementar la eficacia y eficiencia de los mismos. De igual forma, la
determinacin y seleccin de estos indicadores deben ser de carcter sistemtico, atendiendo los
propsitos de la gestin de calidad de los procesos y tomando en consideracin que los mismos
deben revisarse peridicamente para evitar su obsolescencia. Tambin es necesario manejar
adecuadamente el registro documental de los mismos.
Compromiso y concientizacin del personal de la organizacin

Es indispensable que el personal de la organizacin se identifique con su trabajo como
parte de una red de procesos orientada a la consecucin de una meta, que est consciente de su
participacin en la implementacin de los proyectos de mejora como la clave del xito de los
mismos. El personal de la Direccin de Tecnologa de Informacin y Procesos comprende la
importancia de este punto, por ello se esfuerzan en ofrecer el soporte tcnico e informativo que
requiere la empresa para la gestin de los procesos.
84
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
BELTRN, J., CARMONA, M., CARRASCO, R., RIVAS, M., TEJEDOR, F. 2002.
Gua para una Gestin Basada en Procesos. Editado por el Centro Andaluz para la
Excelencia de la Gestin y el Instituto Andaluz para la Tecnologa, Espaa.
RONDN, Y. 2010. Diseo del Sistema de Gestin de la Calidad para la unidad de

negocios de Call Center. Informe de pasanta ante la Universidad Simn Bolvar,
Venezuela.
VINKE, I. 2010. Implantacin de SAP en el Departamento de Gestin de Calidad de la

Fbrica de Complementos de Roca Sanitario S.A. Informe de pasanta ante la Universidad
Simn Bolvar, Venezuela.
Secretara General de ISO. Sistemas de gestin de calidad- Fundamentos y

Vocabulario. Nmero de referencia: ISO 9000:2005 (traduccin oficial en espaol).
2005. Ginebra.
Secretara General de ISO. Sistemas de gestin de calidad-Requisitos. Nmero de

referencia: ISO 9001:2000 (traduccin oficial en espaol). 2008. Ginebra.
Secretara del ISO/TC 176/SC. Orientacin sobre el concepto y uso del Enfoque basado
en procesos para los sistemas de gestin. Nmero de referencia ISO/TC 544R. 2001.
Ginebra.
Secretara del ISO/TC 176/SC-2. Orientacin sobre el concepto y uso del Enfoque
basado en procesos para los sistemas de gestin. Nmero de referencia ISO/TC 544R3.
2008. Ginebra.
Comit Tcnico ISO/TC 46. Informacin y documentacin Gestin de Documentos.

Parte 1: Generalidades. Nmero de referencia: ISO/IEC 15489-1 (traduccin oficial en
espaol). 2006. Ginebra.
Comit Tcnico ISO/TC 46. Informacin y documentacin Gestin de Documentos.

Parte 2: Directrices. Nmero de referencia: ISO/IEC 15489-2 (traduccin oficial en
espaol). 2006. Ginebra.
Fundacin Vasca para la Excelencia. 2008. Gestin y Mejora de Procesos. Disponible en

Internet: www.euskalit.net/pdf/folleto5.pdf, consultado en mayo de 2011.
Fundacin Vasca para la Excelencia. 2008. Herramientas para Resolucin de Problemas.

Disponible en Internet: www.euskalit.net/pdf/folleto4.pdf, consultado en mayo de 2011.
Propuesta Tcnica Servicios Profesionales Implantacin SAP ECC 6.0 en Grupo Farma.
Network Consulting Group (NCG), 2010. Disponible en repositorio de informacin
denominado Documentacin de Procesos y Sistemas
Gobierno Federal de los Estados Unidos Mexicanos. 2008. Herramientas para el Anlisis
y Mejora de Procesos. Programa Especial de Mejora de la Gestin en la Administracin
Pblica
Federal.
Disponible
en
Internet:
http://portal.funcionpublica.gob.mx:8080/wb3/work/sites/SFP/resources/LocalContent/15
81/8/herramientas.pdf, consultado en mayo de 2011.
85
Modelo de Procesos de Negocio Farma. Direccin de Tecnologa de Informacin y

Procesos Grupo Farma, 2009. Disponible en repositorio de informacin denominado
Documentacin de Procesos y Sistemas
Modelo de Procesos de Negocio Farma Proyecto Neo. Direccin de Tecnologa de

Informacin y Procesos Grupo Farma, 2010. Disponible en repositorio de informacin
denominado Documentacin de Procesos y Sistemas
Manejo de Requerimientos. Direccin de Tecnologa de Informacin y Procesos Grupo

Farma, 2010. Disponible en repositorio de informacin denominado Documentacin de
Procesos y Sistemas
SAP AG. 2009. Visin General de SAP.
86
ANEXOS
Anexo 1. Mtodo de codificacin de los documentos elaborados por la Coordinacin de
Organizacin y Procesos del Grupo Farma.
La codificacin de los documentos emitidos se rige por la siguiente tcnica para su
control:
XXX-YYYZZZ-VAA
Donde,
XXX: Cdigo del tipo de documento para identificar el tipo de informacin que contiene
el mismo segn:
MAP: Mapa de procesos
POL: Poltica
NOR: Norma
PRO: Procedimiento
INS: Instructivo
FLU: Flujograma
FOR: Formato
YYY: Cdigo del rea al que pertenece el documento, representado por las iniciales de
cada unidad organizativa definidas como:
FIN: Finanzas
LEG: Legal
RRHH: Recursos Humanos
PROM: Promocin
MER: Mercadeo
PRD: Produccin
CALD: Control de Calidad y Garanta de Calidad
VTA: Ventas
87
SAC: Servicio al Cliente

COMP: Compras (Procura y Exportacin)
STP: Servicios Tcnicos y Proyectos
LOG: Logstica
TIP: Tecnologa de Informacin y Procesos
ZZZ: Nmero correlativo del documento asignado para un mismo tipo de documento y
rea organizacional, empezando por 001.
VAA: Versin del documento cuyo nmero vara de acuerdo a las modificaciones del
documento, siendo V01 el documento original.
Por ejemplo, el cdigo PRO-CALD005-V02 se refiere al quinto procedimiento elaborado
perteneciente al rea de Control de Calidad y Garanta de Calidad en su segunda versin, es decir,

su primera actualizacin.
88
Anexo 2. Smbolos utilizados para la representacin de procesos mediante diagramas de

flujo.
La elaboracin de los diagramas de flujo o flujogramas para la documentacin de
procedimientos se apoya en la utilizacin de smbolos cuyo significado se detalla en la tabla A.1.
Tabla A2.1. Smbolos utilizados para la elaboracin de flujogramas.
Fuente: Adaptacin de Rondn, 2010
Smbolo
Nombre
Inicio o
terminacin
Descripcin
Representa el comienzo o fin de un diagrama y se
asocia al evento que inicia el proceso o la actividad
de cierre respectivamente.
R= Cargo de la persona
Actividad o
Descripcin de
la actividad en
3ra persona
proceso
Se identifica con una actividad o proceso, realizada

por uno o varios cargos autorizados para
ejecutarlas.
Flecha o
Definen la secuencia de pasos en el diagrama y el
Conector
flujo de informacin.
Est asociado a la decisin entre dos alternativas,
basado en la informacin obtenida o hechos
Decisin
ocurridos. El texto interno corresponde a una

pregunta o precepto cuya respuesta orientar los
pasos a seguir.
Representa la realizacin de otro proceso dentro del
R= rea responsable
Nombre y
cdigo de
procedimiento
diagrama cuyos detalles y operaciones no

Proceso
corresponden al alcance del procedimiento. Se
predefinido
especifica las entradas, las salidas, el rea

responsable, el nombre y el cdigo del
procedimiento (en caso de estar documentado).
89
Documento
Simboliza un documento generado o utilizado para

una o varias actividades
Se utiliza para enlazar los saltos existentes entre

una actividad y otra, con el fin de evitar el cruce de
Conector con
referencia
dentro de
pgina
lneas y flechas y favorecer la interpretacin

unidireccional del diagrama. En una misma pgina
se encontrar en pares (uno de entrada y uno de
salida) y estarn identificados con la misma letra, es
decir, una flecha dirigida a un conector con una
letra indica que el proceso contina a partir de la
pareja del conector referido con la misma letra.
Su funcin es similar al conector anterior, la
diferencia radica en que el enlace se crea para saltos
de pgina existentes entre una actividad y otra,
Conector con
dado que la extensin del diagrama es mayor al
referencia en
espacio disponible en una pgina. Estarn
otra pgina
identificados por nmeros, es decir, una flecha

dirigida al conector con un nmero indica que el
proceso contina en otra pgina a partir del
conector referido con el mismo nmero.
Software
(Operacin)
Se refiere a los procesos y actividades llevados a

cabo a travs de un sistema informtico: hojas de
Descripcin de la
actividad en tercera
persona
Base de datos
clculo, documento de texto, sistema de

informacin. En el caso del sistema SAP, se indica
adems la transaccin utilizada para la actividad.
Sirve para anotar observaciones generales, como
Observacin
enlaces con otros procedimientos, especificando, de

ser posible, nombre y cdigo del documento.
90
APNDICES
Apndice A. Flujogramas descriptivos de los procedimientos propuestos
Dada la reimplantacin de los mdulos MM, WM, PM, PP y QM del sistema SAP 6.0 en el Grupo Farma, se muestran a continuacin
los procedimientos propuestos para gerenciar las operaciones del Grupo Farma.
PROCEDIMIENTO: GESTIN DE LA DEMANDA
Cada seis (6) meses
(abril y octubre)
R = Analista Planificacin
de la Demanda
Recibe de las reas de
Negocios el Plan de
Ventas (Unid. Ventas/
bonificaciones/muestras
mdicas) de producto
terminado
(1)
de la Demanda
R = Analista
Planificacin
de la Demanda
Sistema SAP
(Transaccin SOP)
Sistema SAP
(Transaccin MC8V)
Sistema SAP
(Transaccin MC8V)
Registra el Plan de
mdicas) de producto
terminado
(2)
Realiza copia de versin

inactiva (F# K# y N#) a
otra inactiva D#
(3)
Planifica, calcula el
pronstico, incorpora
tolerancia y compara
resultados
(4)
de la Demanda
RoFo PTC
Est
conforme con los
resultados
obtenidos?
(5)
No
A
Sistema SAP
(Transaccin MC94)
Gerencia de la
Demanda
Sistema SAP
(Transaccin MC84)
R = Analista
Planificacin
de la Demanda
de la Demanda
A partir de esta actividad (2), la frecuencia de

realizacin de las actividades es mensual, el
pronstico de ventas se recibe slo 2 veces al ao
de la Demanda
Se toma en cuenta la informacin del IMS

Para Plan de Ventas slo se muestran
unidades de ventas
Para
ROFOs:
Unidades
de
ventas,
Bonificaciones y Muestras mdicas
Contina con proceso

definido Planificacin
de Necesidades de
Materiales, cdigo
PRO-LOG003-V01
(7)
Realiza ajustes a las

cantidades en el Plan de
Ventas
(6)
Fin
de la Demanda
Genera la demanda
estimada del Plan de
Ventas
(6)
Microsoft Outlook
RoFo PTF
Notifica al Coordinador de
Planificacin a travs de
correo electrnico la
generacin de la demanda
estimada del Plan de Ventas
(7)
Contina con proceso

definido Planificacin de
la Produccin, cdigo
PRO-LOG002-V01
(8)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Gestionar la Demanda / Gerenciar Operaciones

Procedimiento: Gestin de la Demanda
Responsable del Procedimiento: Gerente de Demanda
Cdigo: FLU-FIN092-V01
Figura A.1. Procedimiento para Gestin de la Demanda
Pg. 1 de 1
Vigencia desde:
29-03-2011
91
PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN
R = Coordinador de
Planificacin
Emitido por Gerencia
de la Demanda
RoFo
Una vez al mes
R = Coordinador de
Planificacin
Sistema SAP
(Transaccin MC8K)
Sistema SAP
(Transaccin MC94)
Realiza versin inactiva a

versin inactiva SOP
Flexible D# P#
(1)
Planifica, realiza ajustes y

calcula Plan de Oferta
definitivo, tomando en
cuenta las corridas
mnimas, tamao de lote y
capacidad de planta
(2)
R = Coordinador de
Planificacin
R = Coordinador de
Planificacin
Se realiza a partir de la informacin contenida en el

Plan de Ventas vigente (ver procedimiento Gestin
de la Demanda, cdigo PRO-FIN092-V01)
Est
conforme con las
cantidades
sugeridas?
(3)
Sistema SAP
(Transaccin MC8V)
Transfiere el Plan de
Produccin
definitivo (versin P# a
versin A00 Activa)
(4)
No
R = Coordinador de
Planificacin
Sistema SAP
(Transaccin MC94)
C
Realiza ajustes de las
cantidades en el Plan de
Oferta
(4)
Gerencia de
Logstica
R = Coordinador de
Planificacin
Microsoft Outlook
Informa a la Coordinadora
de Suministros la
transferencia del Plan de
Produccin definitivo
(versin P# a
versin A00 Activa)
(5)
R = Coord. Planificacin
de Suministros
de Suministros
de Suministros
Sistema SAP
(Transaccin MD74)
Sistema SAP
(Transaccin MD75)
Sistema SAP
(Transaccin MD76)
Reorganiza necesidades
primarias - Adaptacin de
necesidades (PBED)
(6)
Borra los registros de las

necesidades primarias
antiguas
(7)
Borra historial de
necesidades
(8)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Planificar la Produccin / Gerenciar Operaciones

Procedimiento: Planificacin de la Produccin
Responsable del Procedimiento: Gerente de Logstica
Cdigo: FLU-LOG002-V01
Figura A.2. Procedimiento para Planificacin de la Produccin, pgina 1
Pg. 1 de 2
Vigencia desde:
11-03-2011
92
PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN
de Suministros
R = Coord. de Planificacin
de Suministros
Sistema SAP
(Transaccin MC8G)
Transfiere versin A00 de

SOP a G Demanda versin
# inactiva
(9)
Sistema SAP
(Transaccin MDBS)
O.Previsional
Fabricacin
O.Previsional
Envase
Ejecuta corrida del MPS

(10)
O.Previsional
Empaque
O.Previsional
Compra de insumos
Gerencia de
Logstica
R = Planificador
Sistema SAP
(Transaccin MDVP)
Verifica disponibilidad de
insumos para la ejecucin de
las rdenes previsionales de
Fabricacin/Envase/
Empaque
(11)
Reporte de rdenes
previsionales 100%
disponibles
Contina con el
procedimiento
Planificacin de
Necesidades de
Materiales,
PRO-LOG003-V01
(12)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Figura A.3. Procedimiento para Planificacin de la Produccin, pgina 2
Pg. 2 de 2
Vigencia desde:
11-03-2011
93
PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIN DE NECESIDADES DE MATERIALES
Plan de Oferta / Plan

Global de Ventas
Ver procedimiento Planificacin de la Produccin PROLOG002-V01 y Gestin de la Demanda PRO-FIN092-V01
R = Analista de Planificacin / Analista

de Planificacin de la Demanda
Sistema SAP
(Transaccin MD04 / MD07)
O. Previsional
compra 1
R = Analista de Planificacin /
Analista de Planificacin de la
Demanda
Realizar
ajustes?
(2)
Revisa propuestas de la
corrida diaria de MRP y
pedidos de compra
existentes
(1)
O. Previsional
compra 2
O. Previsional
compra n
Gerencia de
Logstica
/
Gerencia de la
Demanda

Sistema SAP
(Transaccin MD42 / MD03)
S
Ejecuta MPS/MRP individual
un solo nivel
(3)
No

Sistema SAP
(Transaccin MD04 /MD14 / MD15)
Convierte las rdenes

previsionales en solicitudes
de pedido individual o
colectivamente
(4)
R = Gerente de Logstica /
Gerente de la Demanda
Sistema SAP
(Transaccin ME54N / ME55)
Liberar solicitudes de pedido

(5)
Contina con proceso

definido Compras Nacionales
PRO-COMP002-V01 /
PRO-COMP001-V02
(6)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Planificar Materiales y Adquisicin / Gerenciar Operaciones

Procedimiento: Planificacin de Necesidades de Materiales
Responsable del Procedimiento: Gerente de Logstica / Gerencia de la

Demanda
Vigencia desde:
Pg. 1 de 1
28-03-11
Figura A.4. Procedimiento para Planificacin de Necesidades de Materiales
94
PROCEDIMIENTO: COMPRAS NACIONALES

Inicio
R = rea Solicitante
R = rea Solicitante
Sistema Sap
(Transaccin ME51N)
Genera Solicitud de Pedido

(bajo la clase ZNB: Compras
generales)
(1)
R = Especialista de Compras
Sistema Sap
(Transaccin ME54N)
Ejecuta estrategia de
liberacin de la Solicitud de
Pedido, de acuerdo a la
normativa establecida (Ver
NOR-COM001-V01: NORMAS
GENERALES DE COMPRAS:
Estrategias de Liberacin para
Solicitudes de Pedido).
(2)
R = Especialista de
Compras
La compra es con un
proveedor nico?
(6)
No
R = Especialista de
Compras
Verifica con el rea

solicitante si la compra es
con un proveedor nico
(5)
Si
Existe asociado un
Contrato MARCO?
(4)
Revisa Solicitud de Pedido

liberada, y verifica si existe
un Contrato Marco
(3)
Estas solicitudes de pedido pueden ser resultado de reposicin automtica del material (ver
procedimientos Planificacin de Necesidades de Materiales PRO-LOG003-V01 y Planificacin de
Necesidades de Materiales de Consumo PRO-LOG006-V01 o creadas manualmente por el usuario
Gerencia de
Procura y
Exportacin
R = Especialista de
Compras
Sistema Sap
(Transaccin ME5A/ ME3L/ ME3M)
R = Especialista de
Compras
Sistema Sap
(Transaccin ME41/ME57)
No
- Ejecuta proceso de Peticin

de Oferta
- Automticamente se
genera un correo a los
proveedores seleccionados a
participar
R = Especialista de
Compras
Recibe de los proveedores
las ofertas por fax o correo
electrnico, de ser
necesario imprime
(8)
(7)
Recibe del rea

Solicitante carta
explicativa y cotizacin
(7)
2
1
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Gestionar la Procura / Gerenciar Operaciones

Procedimiento: Compras Nacionales
Responsable del Procedimiento: Gerente de Procura y Exportacin
Cdigo: FLU-COMP002-VO1
Figura A.5. Procedimiento para Compras Nacionales, pgina 1
Pg. 1 de 3
Vigencia desde:
08-02-2011
95

2
R = Especialista de
Compras
R = Especialista de
Compras
Sistema Sap
(Transaccin ME49)
Sistema Sap
(Transaccin ME47)
Carga en el sistema los

diferentes precios
ofertados
(9)
Realiza una comparacin

de precios
(10)
R = Especialista de
Compras
R = Especialista de
Compras
Analiza la comparacin de
precios conjuntamente con
los criterios de calidad
establecidos, tiempo de
entrega u otro beneficio
ofrecido por el proveedor
(11)
Acepta la oferta del

proveedor?
(12)
Si
R = Especialista de
Compras
No
Sistema Sap
(Transaccin ME49/ME47/ME9F)
Gerencia de
Procura y
Exportacin
Rechazo de la peticin de
oferta de proveedores. Se
ejecuta transaccin ME9F
que enva mensaje de
rechazo al proveedor.
R = rea de Procura / rea

Solicitante
R = Especialista de
Compras
Sistema Sap
(Transaccin ME21N)
Genera Pedido de
Compras (bajo la clase ZLO:
Pedido Local
y ZFO: Pedido Marco)
(13)
(13)
Sistema Sap
(Transaccin ME29N/ME28N)
R = Especialista
de Compras
- Ejecuta estrategia de liberacin

para el Pedido de Compras, de
acuerdo a los lmites establecidos
(Ver matrices de liberacin:NORCOM001-V01: NORMAS
GENERALES DE COMPRAS).
-Enva automticamente el Pedido
de Compra al proveedor
seleccionado e imprime.
(14)
Anexa mnimo 3 ofertas al

Pedido de Compra o Carta
de proveedor nico (segn
el caso) y archiva
cronolgicamente
(14)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Pg. 2 de 3
Vigencia desde:
08-02-2011
96

4
Sistema Sap
Gerencia de
Procura y
Exportacin
Automticamente enva
mensaje de recordatorio/
reclamo de entrega al
proveedor
(15)
R = rea Logstica
(Almacn)
Gerencia de
Logstica
Contina con
proceso definido
Recepcin de
Mercanca
PRO-LOG005-V01
(16)
Factura original
D
Copia de orden
de compra
En este proceso se recibe la mercanca del

proveedor junto con factura y orden de compra
R = rea Finanzas
Direccin de
Finanzas
Ver procedimiento
Anlisis de
Vencimientos, cdigo
PRO-FIN008-V01
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 3 de 3
Vigencia desde:
08-02-2011
97
PROCEDIMIENTO COMPRAS INTERNACIONALES
Requerimiento de
material
R = rea Solicitante
R = rea Solicitante
Sistema SAP
(Transaccin ME51N)
Sistema SAP
(Transaccin ME54N)
Genera solicitud de pedido

del material
(1)
liberacin de la solicitud de
pedido de acuerdo a los
lmites de autoridad definidos
(2)
R = Especialista de
Compras
R = Especialista de
Compras
Solicitud de
Pedido
(liberada)
Sistema SAP
(Transaccin ME5A, ME3L, ME3M)
Microsoft Outlook
Visualiza y revisa solicitud

de pedido liberada
por grupos de compras
(3)
Solicita la Proforma al
proveedor a travs de un
correo electrnico
(4)
Estas solicitudes de pedido pueden ser resultado de reposicin automtica del inventario de material (ver
procedimientos Planificacin de Necesidades de Materiales, cdigo PRO-LOG003-V01, y Planificacin de
Necesidades de Materiales de Consumo, cdigo PRO-LOG006-V01) o creadas manualmente por el usuario solicitante
Gerencia de
Procura y
Exportacin
R = Especialista de
Compras
R = Especialista de
Compras
Revisa que la informacin en la

Proforma corresponda con el
requerimiento del rea
(5)
Verifica si la importacin se va a
realizar con fondos propios o a
travs de CADIVI, tomando en
cuenta la urgencia del
requerimiento de material
(6)
Proveedor
Proforma
Invoice
R = Especialista de
Compras
Fondos
Propios
La importacin se va a
tramitar con:
(7)
CADIVI
2
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Procedimiento: Compras Internacionales
Responsable del Procedimiento: Gerencia de Procura y Exportacin

Cdigo: FLU-COMP001-V03
Figura A.8. Procedimiento para Compras Internacionales, pgina 1
Pg.1 de 5
Vigencia desde:
01-07-11
98
PROCEDIMIENTO COMPRAS INTERNACIONALES (CADIVI)

1
Fondos
Propios

Solicitante
Completa el formato Solicitud
de Dlares para importar
materiales fuera de CADIVI y
solicita las firmas de
aprobacin del Gerente de
Procura y Exportacin, Gerente
General de Planta o Director de
Proyectos y Vice-presidente de
la compaa
(8)
R = Especialista de
Compras
R = Especialista
de Compras
Solicitud de Dlares
para importar
materiales fuera de
CADIVI (firmada)
Sistema SAP
(Transaccin ME21N)
Solicita a la Direccin de
Finanzas, a travs del
formato Carta de Origen
de Divisas, que
especifique el origen
de las divisas a utilizar
para la importacin
(9)
Carta de
Origen de
Divisas
Genera Orden de
Compra
(10)
Sistema SAP
- Ejecuta estrategia de
liberacin de la Orden de
Compra, de acuerdo a los
lmites de autoridad definidos.
-Enva automticamente la
Orden de Compra al
proveedor e imprime
(11)
Referencia
en pgina 4
Gerencia de
Procura y
Exportacin
CADIVI
2
Consulta el rgimen legal

de la importacin por
cdigo arancelario segn
Gaceta Oficial
(8)
R = Especialista de
Compras
R = Especialista
de Compras
Requiere CNP y/o

Registros Sanitarios?
(9)
Sistema SAP
(Transaccin ME21N)
No
Genera Orden de
Compra
(10)
S
- Especialista de Compras
solicita el CNP ante el
Ministerio respectivo
- Asuntos Regulatorios
tramita los registros
sanitarios
(10)

Solicitante
Sistema SAP
de la Orden de Compra, de
acuerdo a los lmites de autoridad
definidos.
-Enva automticamente la Orden
de Compra al proveedor e
imprime
(11)
En SAP se coloca la condicin

EDI para que alimente el SIMEX
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas


Pg.2 de 5
Vigencia desde:
01-07-11
99

R = Especialista de
Compras
R = Especialista de
Compras
R = Especialista de
Compras
SIMEX
Gerencia de
Procura y
Exportacin
Actualiza el SIMEX,
ingresando la
informacin de la Orden
de Compra
(12)
- Ingresa al Portal de CADIVI y

registra la informacin de la
Proforma en las planillas
RUSAD 003, 004 Y 005
(13)
RUSAD 005: Solicitud

de autorizacin de
adquisicin de divisas
para importacin
Microsoft Outlook
RUSAD 004: Solicitud

de autorizacin de
adquisicin de divisas
para importacin
RUSAD 003:
Registro de usuario
para importacin
Es indispensable que, antes de ingresar

al portal de CADIVI, se disponga del
CNP respectivo, en caso de que aplique
Gerencia de
Tesorera
R = Auxiliar de
Compras (Caracas)
R = Auxiliar de
Compras (Caracas)
- Recibe informacin enviada

por Planta, la imprime, coloca el
sello de Unidad de Negocio, la
fecha de recepcin, y obtiene
firmas autorizadas (Legal/Dir.
Finanzas/Dir. Corporativo de
Finanzas)
(15)
- Prepara tres (3) expedientes

en base a la informacin
enviada desde Maracay.
- Enva tres (3) copias del
expediente al Banco
seleccionado de la lista de
operadores cambiarios
(16)
Enva al Auxiliar de Compras los

siguientes documentos escaneados:
- RUSAD 003
- RUSAD 004
- RUSAD 005
- Proforma Invoice
- CNP y Registro Sanitario (si aplica)
(14)
R = Auxiliar de
Compras (Caracas)
- Escanea los documentos de la
carpeta y los enva por correo
electrnico al Especialista de
Compras y Gerente de Procura y
Exportacin
- Archiva la carpeta
- Actualiza el SIMEX
(18)
R = Operador Cambiario
- Recibe y chequea las 3
carpetas, sella y firma como
recibido, y distribuye:
Original: Cadivi
Copia: Banco
Copia: Laboratorio
Farma
(17)
Operador
Bancario
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas


Pg.3 de 5
Vigencia desde:
01-07-11
100
R = Especialista de
Compras
Gerencia de
Procura y
Exportacin
Consulta
constantemente la
pgina web de CADIVI si
el AAD (Autorizacin
Adquisicin de Divisas)
est aprobado
(19)
A Proveedor
Con el AAD aprobado
actualiza los datos
(monto y fecha de
aprobacin del AAD) en
el SIMEX
(20)
Ordena el despacho al
proveedor
(21)
Entrega documentos al
Agente Aduanal para la
Nacionalizacin
(25)
R = Proveedor
R = Proveedor
Microsoft Outlook
Despacha el producto y enva a

Planta Maracay, los siguientes
documentos originales por valija:
Factura Comercial
Packing List
y todos aquellos documentos
que estn asociados a la
importacin.
(24)
Enva la factura comercial, los

documentos de embarque
para su revisin
(22)
Recibe documentos y verifica

que coincida la factura comercial
vs. proforma invoice vs. solicitud
AAD, fecha BL vs. fecha factura
y que los montos de los
documentos sean iguales a la
Proforma que se envi a CADIVI
(23)
R = Especialista de
Compras
Microsoft Outlook
SIMEX
R = Especialista de
Compras
Proveedor
R = Especialista de
Compras
PROCESO DE
NACIONALIZACION
DE LA MERCANCIA
(realizado por el
Agente Aduanal)
- Recibe del Agente Aduanal

las facturas de los gastos
administrativos e impuestos
que deben cancelar a terceros
y otros documentos asociados
a la nacionalizacin
(26)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas


Pg. 4 de 5
Vigencia desde:
01-07-11
101

6
R = Especialista
de Compras
Enva carta de impuestos
de importacin al Fisco
(SENIAT) y carta de
transferencia por gastos
operativos al Agente
Aduanal
(28)
Contina con
procedimiento
Anticipo Pago
Manual cdigo
PRO-FIN007-V01
(27)
Gerencia de
Procura y
Exportacin
R = Especialista
de Compras
Microsoft Outlook
R = Especialista
de Compras
SIMEX
Notifica fecha de recepcin de la

mercanca a los destinos
Planta Maracay (materia prima,
material de empaque, de
suministros y repuestos) y
Servofarma (semiterminado y
producto terminado)
(29)
Actualiza la fecha de
recepcin en el SIMEX
(30)
- Recibe del Agente

Aduanal la factura de
los servicios
Aduanales
(31)
Factura de
Servicios
Aduanales
R = Especialista
de Compras
SIMEX
Actualiza los datos de la

factura en el SIMEX
(32)
R = Especialistas de
Compras
Recibe:
- Documentacin del agente
aduanal
- Acta de CADIVI (RUSAD
005-1), documento que
certifica cantidades y montos a
cancelar por CADIVI.
(33)
Compras
- Revisa montos y
cantidades para
determinar diferencias.
(33)
Compras
- Enva los documentos de la
importacin
a la Auxiliar de Compras va
valija
- Archiva copia de los
documentos para su control.
(34)
Contina con
procedimiento Pagos
Exterior, cdigo
PRO-FIN005-V01
(35)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas


Pg.5 de 5
Vigencia desde:
01-07-11
102
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE MERCANCA

Ingreso de Material de Suministro y Servicio y Material de Produccin
Proveedor entrega
mercanca
El proveedor entrega la mercanca que fue solicitada por el Asistente de Suministros, de acuerdo al procedimiento de
Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo (PRO-LOG001-V01), y adquirida segn el procedimiento de
Compras Nacionales (PRO-COMP002-V01) o Compras Internacionales (PRO-COMP001-V02) segn el caso
R = Ayudante de Almacn
Recibe material, factura

y copia de orden de
compra
(1)
Verifica que documentos

y materiales estn
acordes
(2)
Completa el Anexo de
y lo entrega al Asistente
de Suministros
(3)
R = Asistente de
Suministros
El material es de
suministro y servicio o
de produccin?
(4)
En el anexo (ver anexo #1) se indica el

cdigo de material, la cantidad de material
y cantidad de paletas (de ser necesario)
Gerencia de
Logstica
Material de
Produccin
A
Material de Servicio y
Suministro
1
R = Asistente de
Suministros
R = Asistente de
Suministros
Sistema SAP
(Transaccin MIGO)
Sistema SAP
(Transaccin MB90)
Contabiliza entrada de
mercanca con referencia a
orden de compra en tipo de
almacn 006 (Almacn de
materiales de produccin)
(5)
Vale de entrada
de mercanca
Imprime etiquetas de
cuarentena
(6)
Identifica el material con

las etiquetas de
cuarentena
(7)
Ver anexo #2
En el campo texto de posicin se ingresa la cantidad de etiquetas a

imprimir, al contabilizar se genera un N de documento de material
Los materiales ingresan al nmero de almacn W21, en una Zona
Interina 902, en status Q que sern liberados por Control de Calidad
Ingresar:
- Clase de mensaje ZEE1 - Etiqueta Cuarentena
- N de documento de material
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Gerenciar los Almacenes / Gerenciar Operaciones

Procedimiento: Recepcin de Mercanca
Figura A.13. Procedimiento para Recepcin de Mercanca, pgina 1
Pg. 1 de 4
Vigencia desde:
dd-mm-aa
103
R = Asistente de
Suministros
Sistema SAP
(Transaccin MIGO)
Ubica fsicamente la
mercanca y notifica al
Asistente de Suministros
dicha posicin
(6)
Vale de entrada
de mercanca
orden de compra en tipo de
almacn 014 (almacn de
materiales de servicio y
suministros)
(5)
Al contabilizar se genera un N de documento
de material y se imprime automticamente el
vale de entrada de mercanca (ver anexo #2)
Gerencia de
Logstica
R = Asistente de
Suministros
R = Asistente de
Suministros
Sistema SAP
(Transaccin LB13)
Sistema SAP
(Transaccin LX02 / LX03 / LS24)
Crear orden de transporte

con referencia a documento
de material, para indicar en
el sistema la ubicacin de la
mercanca
(7)
Verifica la contabilizacin
del documento y la
ubicacin del material
(8)
Fin
Se ingresa en nmero de almacn W21.

Al contabilizar, la orden de transporte se
confirma automticamente
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 2 de 4
Vigencia desde:
dd-mm-aa
104

Ingreso de Materia Prima, Producto Semiterminado y Material de Empaque
El proveedor entrega la mercanca que fue solicitada por Logstica, de acuerdo al procedimiento de
Planificacin de Necesidades de Materiales (PRO-LOG003-V01), y adquirida segn el procedimiento de
Compras Nacionales (PRO-COMP002-V01) o Compras Internacionales (PRO-COMP001-V02) segn el caso
Proveedor entrega
mercanca
Recibe material, factura,

certificado de proveedor
y copia de orden de
compra
(1)
Verifica que documentos

y materiales estn
acordes
(2)
Completa el Anexo de
y lo entrega al Asistente
Administrativo
(3)
El material recibido es
producto semiterminado o
materia prima y material de
empaque?
(4)
En el anexo se indica el lote proveedor (en el

caso de materia prima y semiterminado),
cdigo de material, lote, cantidad de material,
cantidad de paletas y etiquetas (ver anexo #1)
Verifica qu tipo de material es segn el cdigo:

- Si comienza por E, es material de empaque
- Si comienza por P, es materia prima
- Si comienza por S, es material semiterminado
Gerencia de
Logstica
R = Asistente
Administrativo
Materia prima y/o
material de empaque
Material semiterminado
Referencia
en pgina 3
El material semiterminado se adquiere a travs

de las comercializadoras por razones de licencia
de compras, por lo que se debe diferenciar el
tratamiento de ste material en el sistema
R = Asistente
Administrativo
R = Asistente
Administrativo
Sistema SAP
(Transaccin MIGO)
orden de compra en
Almacn M201 (Almacn
de Insumos)
(5)
R = Asistente Administrativo
- Entrega la factura y copia de la

orden de compra al Contador del
rea de Finanzas para que
gestione los pagos respectivos
- Entrega el vale de entrada al
Analista de Control de Calidad
(6)
Vale de
Entrada
Al contabilizar se genera un N de documento de material (ver anexo #2).

En el campo texto de posicin se ingresa la cantidad de etiquetas a
imprimir. Los materiales ingresan en status Q (se genera lote de inspeccin
automticamente) y se aprueban segn el procedimiento Anlisis para el
Proceso de Aprovisionamiento Cdigo PRO-CALD001-V01
Finanzas realiza el pago segn

procedimiento Pago a Proveedores,
cdigo PRO-FIN003-V01
Sistema SAP
(Transaccin MB90)
Imprime etiqueta de
cuarentena ingresando el
nmero de documento de
material y clase de mensaje
ZEE1 Etiqueta Cuarentena
(7)
2
Referencia
en pgina 3
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Responsable del Procedimiento: Gerente de Logstica / Jefe de Almacn
Pg. 3 de 4
Vigencia desde:
16-05-11
105

R = Asistente
Administrativo
R = Asistente
Administrativo
Sistema SAP
(Transaccin MIGO)
orden de compra en Almacn
M202 (Almacn de Insumos
Ventas Intercompaas)
(5)
Sistema SAP
(Transaccin LB13)
Referencia en pgina 2
Contina con proceso

definido Ventas
Intercompaa de
Insumos
(7)

con referencia a
documento de material
(6)
Al contabilizar se genera un N de documento de material y se

imprime automticamente el vale de material (ver anexo #2)
Los materiales ingresan al nmero de almacn W21, en una
Zona Interina 902, en status Libre Utilizacin
Se ingresa el nmero de almacn W21.

Al contabilizar, la orden de transporte se
confirma automticamente
Gerencia de
Logstica
2
R = Asistente
Administrativo
Identifica la mercanca
con las etiquetas
(8)
Ubica fsicamente los

materiales, completa el
Anexo de Recepcin de
Materiales y lo entrega al
Asistente Administrativo
(9)
El material debe ubicarse fsicamente en
el almacn dentro de dos (2) das hbiles
a partir de la recepcin de mercanca
R = Asistente
Administrativo
Sistema SAP
(Transaccin LB13)
Sistema SAP
(Transaccin LX02 / LX03 / LS24)
Crea orden de transporte con

referencia a documento de
material, para registrar en el
sistema la ubicacin de la
mercanca indicada en el Anexo
de Recepcin de Mercanca
(10)
Verifica que el material se

ubic correctamente en el
sistema
(11)
Fin
Se ingresa en nmero de almacn W21
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 4 de 4
Vigencia desde:
16-05-11
106
MDULO QM
LOGISTICA / Almacn
Operario de Almacn
Recepcin de: MP, ME,

ST en fsico
OPERACIONES / Control de Calidad /
Analista de Laboratorio / Inspector de
Calidad
LOGISTICA / Almacn
Analista Administrativo
SAP
ALMACN

Inspector de Control de Calidad

Analista de Laboratorio
Realiza Inspeccin Visual y

muestrea, de acuerdo a los
parmetros establecidos para
cada una las actividades (MP,
ME, ST)
Evala vs. Especificaciones.

Reporta en el cuaderno de
anlisis.
Ingresa material en
estatus Q, transaccin
MIGO, del cual se genera
un lote de inspeccin
El Jefe de Control generar el

plan
de
actividades
a
suministrar a cada inspector.
CONTROL DE
CALIDAD
El inspector ejecutar su actividad

de acuerdo a los parmetros por
material establecidos (ME, ST, PT)

Jefe de Control de Insumo / Analista
de Laboratorio
SAP
A
SAP
Registra decisin de Empleo,

transaccin QA11 y realiza
traspaso de almacn MB1B
Movimientos 321 Q a LU,
350 Q a B,
Q= Calidad
LU= Libre Utilizacin
B= Bloqueado
Normas
Informacin

Jefe de Control de Insumo / Inspector
de Control de Calidad /Analista de
Laboratorio
Gestiona a travs de transaccin

MB90 etiquetas de aprobado o
rechazo.(se imprimen) las cuales
se colocan para identificar el
material
El inspector de Control de Calidad

ser responsable de colocar la
etiqueta impresa en el material
inspeccionado
SAP
SAP
Genera un aviso de Calidad,

con la existencia de defectos y
se documenta transaccin
QA11
Registra resultados de algunas

caractersticas de MP y ST y
todas las caractersticas de ME
en la transaccin QE51N
El Inspector de Calidad revisar

diariamente
a
travs
del
sistema el lote de inspeccin,
para ejecutar las debidas
inspecciones

Laboratorio
Se mantendr el cuaderno de
anlisis
OPERACIONES / Control de
Calidad/ Operario de Calidad
SAP

Operario de Calidad
Genera Certificado de Anlisis

en la transaccin QC21
Archiva en la carpeta del

producto
El jefe de Control de Insumo generara

los reportes que sean necesarios de
acuerdo
a
las
necesidades
de
informacin y/o por solicitud del
supervisor
inmediato.(Reportes
de
fechas, horas de finalizacin del
proceso)
Anexos
: GESTIONAR SEGURIDAD Y CONTROL DE LA CALIDAD / Responsable del Procedimiento:

CONTROLAR LA CALIDAD
Control de Calidad
Procedimiento:ANLISIS PARA EL PROCESO DE
Cdigo: FLU-CALD001-V01
APROVISIONAMIENTO
Proceso
Figura A.17. Procedimiento para Anlisis para el Aprovisionamiento
Pg.1 de 1
Vigencia desde:
30 / 11 / 10
107
MDULO QM
OPERACIONES / Inspectores y/o Analistas
de Laboratorio de Control de Calidad
Proceso de Inspeccin de Calidad, se

genera tanto en el proceso de
aprovisionamiento como en el de fabricacin
- Certificado de Anlisis Materiales de

Fabricacin
- Certificado de Anlisis para exportacin
- Certificado de Anlisis-Insumos
CONTROL DE
CALIDAD
GARANTA DE
CALIDAD
En esta etapa se genera

Certificado
de
AnlisisInsumos, que es revisado y
firmado por el Jefe de
Control de Insumo (Control
de Calidad)
Calidad / Analistas de Laboratorio
SAP
Genera Certificado de
Anlisis en la transaccin
QC21
Realiza Inspecciones Fsicos/

Qumicas y Microbiolgicas
El proceso de inspeccin tanto

para Anlisis de Materiales de
fabricacin como de Anlisis para
Exportacin, son semejantes, lo
nico que variar el formulario a
ser llenado en SAP, para cada
uno de ellos.
Control de Calidad / Garanta de

Calidad / Jefe de Laboratorio /
Coordinador de BPM
Revisa y gestiona firma en

los certificados solicitados
Garanta de Calidad/ Coordinador de BPM
Archiva en expediente
del material
Normas
Informacin
Anexos
Responsable del Procedimiento:

Proceso: GESTIONAR SEGURIDAD Y CONTROL DE LA CALIDAD /
Control de Calidad / Garanta de Calidad
CONTROLAR LA CALIDAD/ GARANTIZAR LA CALIDAD
Procedimiento : Generacin de Certificados
Figura A.18. Procedimiento para Generacin de Certificados
Pg.1 de 1
Vigencia desde:
02 / 12 / 10
108
MDULO QM
INSPECCIN DE CALIDAD

Control de Insumo / Inspector de Control
de Calidad / Analista de Laboratorio
Realiza un re anlisis de MP y
ME, segn especificaciones
CONTROL DE
CALIDAD
GARANTIA DE
CALIDAD
Control de Calidad / Control de

Insumo / Inspector de Control de
Calidad / Analista de Laboratorio /
Analista de Microbiologa
SAP
SAP
SAP
Registra resultados en la
transaccin QE51N
Crea Aviso de Calidad

transaccin QM01
Realiza toma de decisin

de empleo transaccin
QA11
El re anlisis(Materia Prima y Material

de Empaque) se realiza con el objetivo
de informar sobre su calidad y ampliar
la fecha o no de validez del insumo
SAP
INSPECCIONES
Lote de Inspeccin,(el
sistema lo genera
automticamente)

Calidad / Analista de Laboratorio / Calidad / Analista de Laboratorio /
Garanta de Calidad / Inspector de

Garanta de Calidad
Muestrea aguas externas e internas.
Muestrea para evaluacin
microbiolgica de equipos, salas y
personal
Fin
Normas
Informacin
Anexos
Proceso: GESTIONAR SEGURIDAD Y CONTROL DE LA CALIDAD /

GARANTIZAR LA CALIDAD
Procedimiento : INSPECCIN DE CALIDAD

Figura A.19. Procedimiento para Inspeccin de Calidad
Pg.1 de 1
Vigencia desde:
07 / 12 / 10
109
PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN A PROVEEDORES NACIONALES

R = Jefe de Control de
Insumos
Gerencia de
Control de
Calidad
Microsoft Outlook
Ver proceso definido

Anlisis para el Proceso
de Aprovisionamiento
PRO-CALD001-V01
/
Fabricacin
PRO-CALD002-V01
(1)
Material no conforme con

las especificaciones
Notifica al Especialista de
Compras el rechazo del
material a travs del formato
conjuntamente con los
anexos y especifica cundo
ocurri el rechazo
(2)
En este proceso se rechaza el material

en el sistema, sea en la lnea de
produccin o en la recepcin del material
R = Especialista de
Compras
Gerencia de
Procura y
Exportacin
- Formato Reporte de Insumos Rechazados, ver anexo #1

- Anexos: Reportes Analticos, fotos, etc
R = Especialista de
Compras
Sistema SAP
(Transaccin ME23N)
Microsoft Outlook
Visualiza la orden de
compra y verifica los datos
del Reporte de Insumos
Rechazados: proveedor y
cdigo, lote y cantidad de
material adquirida
(3)
Se comunica con el
proveedor para solicitar y
coordinar el retiro del
material. Adjunta el reporte
y los anexos
(4)
En la lnea de
produccin
En que momento ocurre
el rechazo?
(5)
R = Especialista de
Compras
Sistema Sap
(Transaccin ME21N)
Genera Orden de Compra

con tilde de Pedido de
Devolucin
(bajo la clase ZDV)
(6)
A la entrada del
material al almacn
Ingresa el nmero de orden de compra indicado

en el Reporte de Insumos Rechazados
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Ejecutar Operaciones del Negocio/Gerenciar Operaciones/

Procedimiento: Devolucin a Proveedores Nacionales
Correo

Figura A.20. Procedimiento para Devolucin a Proveedores Nacionales, pgina 1
Pg. 1 de 3
Vigencia desde:
05-05-2011
110

R = Especialista de
Compras
Microsoft Outlook
Gerencia de
Procura y
Exportacin
En este proceso el proveedor retira el material
y se registra el movimiento en el sistema

Salida y Movimientos de
Mercanca: Salida por
Devolucin a
Proveedores
PRO-LOG005-V01
(7)
Informa al Asistente
Administrativo de Almacn el
B
retiro del material (indicando
cdigo, cantidad y lote) por
parte del proveedor y fecha
pautada para esto
(6)
Si fue necesario crear una orden de compra de carcter
Microsoft Outlook
Recibe notificacin del

proveedor y reenva la
informacin recabada por el
proveedor al rea de
Control de Calidad
(11)
devolutivo, debe notificarlo tambin en el correo
R = Proveedor
R = Proveedor
R = Proveedor
Realiza los anlisis

correspondientes al material
devuelto para verificar si
procede o no el rechazo
(8)
Procede el
rechazo del
material?
(9)
En este proceso se recibe la reposicin de la

mercanca en los almacenes que correspondan
- Genera y enva Nota de

Crdito al rea de Finanzas e
informe de las causas que
originaron el rechazo y las
acciones correctivas tomadas al
rea de Procura
- Realiza reposicin del material
(10)
Contina con
procedimiento
Recepcin de
Mercanca
PRO-LOG004-V01
(11)
No
Proveedor
Contina con
procedimiento Anlisis
de Vencimientos
PRO-FIN008-V01
(12)
R = Proveedor
Prepara y enva informe

indicando las causas de la no
aceptacin del rechazo al rea
de Procura
(10)
En este proceso se gestiona la nota

de crdito como pago al proveedor
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo

Pg. 2 de 3
Vigencia desde:
05-05-2011
111

R = Analista de Control de Calidad /
Jefe de Control de Insumos
Realiza anlisis de las causas

expuestas por el proveedor
(12)
Gerencia de
Control de
Calidad
R = Jefe de Control de Insumos

Insumos
Microsoft Outlook
Acepta las razones

expuestas por el
proveedor?
(13)
Insumos
No
Comunica la aceptacin al
Especialista de Compras con
copia al Contador para realizar
el pago respectivo y al Analista
de Planificacin (Logstica)
para que no se tome en cuenta
en la reposicin del material
(14)
Microsoft Outlook
Comunica la no aceptacin
de las razones expuestas
por parte del proveedor al
rea de Procura y
Exportacin
(14)
Gerencia de
Procura y
Exportacin
Microsoft Outlook
Notifica al proveedor que el

reclamo por parte de Farma
no procede
(15)
R = Especialista de
Compras
Sistema Sap
(Transaccion ME22N)
Cierra la Orden de
Compra
(16)
Microsoft Outlook
Fin
Recibe notificacin y
comunica de la situacin
con los anexos que
correspondan al
Dpto. de Consultora
Jurdica
(15)
Ver procedimiento
Gestiones Legales
PRO-LEGXXX-V01
(16)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo

Pg. 3 de 3
Vigencia desde:
05-05-2011
112
PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIN DE CAPACIDADES DE PRODUCCIN
El Plan Maestro de Produccin (MPS) es producto de la Planificacin de la

Produccin (ver procedimiento cdigo PRO-LOG002-V02)
Plan Maestro
de Produccin
O. Previsionales
Fabricacin
O. Previsionales
Envase
O. Previsionales
Empaque
Reporte rdenes
previsionales 100% a
0% insumos
disponibles
Gerencia de
Produccin
R = Planificador de
Capacidades
R = Planificador de
Capacidades
Sistema SAP
(Transaccin MF50)
Sistema SAP
(Transaccin MF50)
Revisa oferta de
capacidad de Empaque.
Reasigna versin de
fabricacin a rdenes
previsionales
Graba modificaciones
realizadas en Tabla de
Capacidades.
O. Previsional
Empaque 2 (*)
O. Previsional
Empaque n (*)
Las rdenes previsionales constituyen

una necesidad de capacidad.
R = Planificador de
Capacidades
O. Previsional
Empaque 1 (*)
R = Planificador de
Capacidades
Sistema SAP
(Transaccin CM25 / CM29)
Sistema SAP
(Transaccin MF50)
Establece secuencia de
Empaque en el mes de
anlisis
Capacidades.
O. Previsional
Empaque 1 (**)
O. Previsional
Empaque 2 (**)
O. Previsional
Empaque n (**)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Procedimiento: Planificacin de Capacidades de Produccin
Responsable del Procedimiento: Gerente de Produccin
Cdigo: FLU-PRD001-V02
Figura A.23. Procedimiento para Planificacin de Capacidades, pgina 1
Pg. 1 de 3
Vigencia desde:
dd-mm-aa
113
R = Planificador de Capacidades
Sistema SAP
(Transaccin MBST)
Sistema SAP
(Transaccin MF50)
Sistema SAP
(Transaccin MF50)
Ejecuta MPS total en job

de fondo para actualizar
las propuestas de envase
y fabricacin
Revisa oferta de
capacidad de Envase.
Reasigna versin de
fabricacin a rdenes
previsionales
Capacidades.
La fase de Envase constituye el cuello de botella del proceso productivo, por

lo que la velocidad de envasado corresponde la velocidad de produccin
R = Planificador de
Capacidades
O. Previsional
Envase 1 (*)
Gerencia de
Produccin
O. Previsional
Envase 2 (*)
O. Previsional
Envase n (*)
R = Planificador de
Capacidades
Sistema SAP
Sistema SAP
(Transaccin MF50)
Envase en el mes de
anlisis
Capacidades.
O. Previsional
Envase 1 (**)
O. Previsional
Envase 2 (**)
O. Previsional
Envase n (**)
R = Planificador de
Capacidades
R = Planificador de
Capacidades
R = Planificador de
Capacidades
Sistema SAP
(Transaccin MBST)
Sistema SAP
(Transaccin MF50)
Sistema SAP
(Transaccin MF50)
Ejecuta MPS total en

trabajo de fondo para
actualizar las propuestas
de fabricacin
Revisa oferta de
capacidad de Fabricacin.
Reasigna versin de
fabricacin a rdenes
previsionales
Capacidades.
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 2 de 3
Vigencia desde:
dd-mm-aa
114
Sistema SAP
Sistema SAP
(Transaccin MF50)
Fabricacin en el mes de
anlisis
Capacidades.
O. Previsional
Fabricacin 1 (*)
O. Previsional
Fabricacin 2 (*)
O. Previsional
Fabricacin n (*)
Gerencia de
Produccin
O. Previsional
Fabricacin 1 (**)
O. Previsional
Fabricacin 2 (**)
Reporte de o.
previsional / proceso
en mes de anlisis
O. Previsional
Fabricacin n (**)
Contina con
proceso definido
Ejecucin y Control
de la Produccin
PRO-PRD002-V01
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 3 de 3
Vigencia desde:
dd-mm-aa
115
PROCEDIMIENTO: EJECUCIN Y CONTROL DE PRODUCCIN

La Planificacin de Capacidades fija las rdenes previsionales de proceso en funcin
de la capacidad de los recursos (ver procedimiento cdigo PRO-PRD001-V02)
O. Previsional
Fab.1...n (**)
R = Planificador
R = Planificador
Sistema SAP
(Transaccin MDVP)
Sistema SAP
(Transaccin COR8 / MD04)
insumos
(1)
Convierte rdenes
previsionales con 100%
insumos disponibles en
rdenes de proceso
(2)
O. Previsional
Env.1...n (**)
Planificacin de
Capacidades
O. Previsional
Emp.1...n (**)
Reporte de rdenes
previsionales e
insumos disponibles
(100 a 0%)
En esta etapa se verifica:

- Lote de material a fabricar (automticamente)
- Lote de componentes (automticamente)
- Clculo de potencia (manualmente)
Gerencia de
Logstica
R = Planificador
Sistema SAP
(Transaccin COR2 / COID)
O. Proceso
abierta Fab.1...n
O. Proceso
abierta Env.1...n
O. Proceso
abierta Emp.1...n
Liberacin de rdenes de
proceso programadas para
siguiente semana
(3)
O. Proceso
liberada Fab.1...n
O. Proceso
liberada Env.1...n
O. Proceso
liberada Emp.1...n
Crea necesidad de transporte automticamente (puesta a disposicin).

Con la liberacin de las rdenes de fabricacin o empaque, se genera
lote de inspeccin, pero el material entra en status libre utilizacin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Fabricar los Productos / Gerenciar Operaciones

Procedimiento: Ejecucin y Control de Produccin
Figura A.26. Procedimiento para Ejecucin y Control de la Produccin, pgina 1
Pg. 1 de 5
Vigencia desde:
dd-mm-aa
116

Ejecucin de la Produccin
R = Supervisor de Produccin /
Jefe de Empaque
R = Operario de Produccin /
Operario Mecnico /
Especialista de Fabricacin
Microsoft Outlook

Salida y Movimientos de
Solicitud de Produccin
PRO-LOG005-V01
(5)
Solicita el dispensado de materia

prima, material de empaque o
material semiterminado de la
orden de proceso programada, al
Supervisor de Dispensado de
materia prima y empaque
(4)
R = Operario de Produccin / Operario

Mecnico / Especialista de Fabricacin /
Supervisor de Produccin / Asistente de
Produccin / Jefe de Empaque
En este proceso se realiza el dispensado de

las rdenes programadas para su ejecucin
Los Supervisores de Produccin son:

- Supervisor de Granulados
- Supervisor de Lquidos
- Supervisor de Slidos
- Supervisor de Semislidos
Gerencia de
Produccin
Recibe materiales y
verifica cantidad y lote
del insumo
(6)
R = Operario de Produccin / Operario

Mecnico / Especialista de Fabricacin /
Supervisor de Produccin / Asistente de
Produccin / Jefe de Empaque
Ejecuta Fabricacin /
Envase / Empaque
(7)
No
Se requieren
insumos
adicionales?
(8)
R = Supervisor de Produccin / Jefe de

Empaque / Asistente de Produccin
Sistema SAP
(Transaccin COR6N / COR6 / CORR)
Notifica cantidades y tiempos

reales, componentes
consumidos y entrada de
mercanca (del producto
fabricado) para las rdenes de
proceso
(9)
Con la notificacin de la fase de Empaque se genera lote de

inspeccin y el producto terminado ingresa en control de calidad.
La notificacin de producto terminado en el sistema registra la
entrada del producto en el almacn V102
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 2 de 5
Vigencia desde:
dd-mm-aa
117
R = Supervisor de Produccin / Jefe

de Empaque / Asistente de Produccin

Sistema SAP
(Transaccin LP10)
Solicita puesta a disposicin

de los componentes a
solicitar para orden de
proceso
(9)
Microsoft Outlook
Notifica al Supervisor de
Dispensado de materia prima o
material de empaque el
requerimiento de insumo adicional
especificando nmero de orden de
proceso, material (cdigo),
cantidad y motivo
(10)
transporte
Crea
nmero
de
necesidad
de
automticamente para iniciar movimiento de almacn
Gerencia de
Produccin
Contina con proceso

definido Salida y
Movimientos de
Solicitud de Produccin
PRO-LOG005-V01
(12)

de Empaque / Asistente de Produccin
Emite el formato fsico de
Solicitud de Requisicin de
Material Adicional donde indica el
motivo de solicitud, nmero de
orden de proceso asociada,
B
cdigo, lote y cantidad de material
a solicitar, lo firma y lo entrega al
Ayudante de Almacn
(11)
El Inspector de Garanta de Calidad debe comprobar
lo establecido en el documento y firmarlo
Operario Mecnico / Especialista
de Fabricacin
Recibe insumos
adicionales y los
consume en el proceso
produccin
(13)
Referencia en pgina 2 de este

flujograma (FLU-PRD002-V02)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 3 de 5
Vigencia desde:
dd-mm-aa
118
R = Supervisor / Jefe de
Empaque / Asistente de
Produccin
Analiza desviaciones de
orden de proceso. Verifica
consumo de componentes,
tiempo de proceso y mano
de obra
(7)
Gerencia de
Produccin
Referencias en pgina 5 de este

R = Supervisor / Asistente
de Produccin
Sistema SAP
(Transaccin COR2)
No
Error en
notificacin?
(8)
Produccin
Contina con proceso

definido Anlisis en el
Proceso de
Fabricacin
PRO-CALD002-V01
(9)
Para cada fase de produccin se
realizan las respectivas inspecciones
y se aprueba o rechaza el material
No
Sobra
material?
(10)
S
5
Produccin
Sistema SAP
(Transaccin COGI)
Sistema SAP
(Transaccin CORS)
Verifica los errores de la

notificacin
(9)
Anula notificacin de
orden de proceso
(10)
Referencia en pgina 2 de este

En el caso de producto terminado, la

anulacin slo podr realizarse antes
de que se tome la decisin de empleo
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Advertencia
Correo

Pg. 4 de 5
Vigencia desde:
dd-mm-aa
119
Operario Mecnico / Especialista
de Fabricacin

de Empaque / Asistente de
Produccin
Cuantifica el inventario
sobrante y notifica al
Supervisor de
Produccin o Jefe de
Empaque
(11)

Sistema SAP
(Transaccin LX02)
Emite formato de Devolucin

de Dispensado especificando
nmero de orden de proceso,
cdigo de material,
descripcin, lote y cantidad a
devolver, lo firma y lo entrega
al ayudante de almacn
(13)
Visualiza saldos de
componentes y completa
formato del sistema
(12)
El Inspector de Garanta de Calidad certifica

las cantidades y firma el documento
Gerencia de
Produccin
6
Contina con proceso

definido Salida y
Movimientos de Mercanca:
Traslado de Devolucin de
Dispensado de Produccin
PRO-LOG005-V01
(14)
Contina con proceso

definido Salida y
Movimientos de Mercanca:
Traslado de Producto
Terminado a Servofarma
PRO-LOG005-V01
(15)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Advertencia
Correo

Pg. 5 de 5
Vigencia desde:
dd-mm-aa
120
PROCEDIMIENTO: SALIDAS Y MOVIMIENTOS DE MERCANCA

R = Usuario
rea Solicitante
Requerimiento de
material
R = Usuario
Sistema SAP
(Transaccin MB21)
Microsoft Outlook
Crea reserva de salida del

material requerido
(1)
Notifica por correo

electrnico la reserva
creada y el nmero de
reserva
(2)
R = Asistente de Suministros
Sistema SAP
(Transaccin MIGO / MB26)
Ingresa nmero de reserva

e imprime la lista de
picking
(3)
Gerencia de
Logstica
Sistema SAP
(Transaccin MB26)
Lista de Picking
- Recibe la lista de picking y

extrae los materiales all
especificados para su
despacho
- Despacha el material
(4)
Ingresa nmero de reserva

y contabiliza el despacho
efectuado (se genera un
salida)
(5)
Tambin podr visualizar una lista de

reservas a travs de la transaccin MB25
Sistema SAP
(Transaccin LB13)
Sistema SAP
(Transaccin LT12)
Crea orden de transporte

con referencia al documento
de salida generado, para
descargar el material de las
ubicaciones
(6)
Confirma la orden de
transporte creada
(7)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Procedimiento: Salidas y Movimientos de Mercanca
Correo

Figura A.31. Procedimiento para Salidas y Movimientos de Mercanca, pgina 1
Pg. 1 de 6
Vigencia desde:
20-05-11
121
PROCEDIMIENTO: SALIDAS Y MOVIMIENTOS DE INSUMOS, PRODUCTOS TERMINADOS Y SUMINISTROS

Salida por Dispensado de Insumos para rdenes de Produccin y Requisiciones
R = Supervisor de
Dispensado
Requerimiento de
insumos en rea de
Produccin
Gerencia de
Logstica
Hay un Supervisor de Dispensado de

Materia Prima y un Supervisor de
Dispensado Material de Empaque
R = Supervisor de
Dispensado
Microsoft Outlook
Sistema SAP
(Transaccin LB13)
No
El requerimiento es
de insumos
adicionales?
(2)
Recibe correo de notificacin de

requerimiento de insumos del Supervisor
Los requerimientos se apoyan en:
de Produccin y/o Jefe de Empaque, en
- Programa de produccin semanal
donde especifica nmero de lote,
- Cronograma mensual de produccin
descripcin del producto a fabricar y
- Insumos adicionales
nmero de orden de proceso asociada.
Indica tambin si se trata de una
La orden de produccin es entregada
requisicin de insumo adicional
por el rea de Planificacin (Logstica)
al Supervisor de Dispensado cuando - Adjunta el listado de requerimientos para
stas se liberan
rdenes de fabricacin, envase y empaque
(1)
Los Supervisores de Produccin son:
- Supervisor de Granulados
- Supervisor de Lquidos - Semislidos
- Supervisor de Slidos
- Visualiza necesidad de
transporte (creada a partir de la
liberacin de la orden de proceso)
- Crea orden de transporte a partir
de la necesidad
(3)
Recibe el formato fsico de
Solicitud de Requisicin de
Material Adicional del Supervisor
de Produccin y/o Jefa de
Empaque y lo entrega al
Supervisor de Dispensado
(3)
R = Supervisor de
Dispensado
R = Supervisor de
Dispensado
R = Supervisor de Dispensado
Sistema SAP
(Transaccin ZM09)
Sistema SAP
(Transaccin ZM05)
Ingresa el nmero de
orden para crear e imprimir
el reporte de recoleccin
de insumos
(4)
Ingresa el nmero de
orden de proceso para
imprimir las etiquetas de
identificacin de
dispensado
(5)
R = Supervisor de Dispensado R = Ayudante de Almacn

Entrega a Ayudante de
Almacn:
- reporte de recoleccin,
- orden de produccin y
- etiquetas de dispensado
(6)
Pesa materia prima y/o

cuantifica material de
empaque segn
corresponda
(7)
La pesada de material se realiza en

el centro de pesado de almacn
El reporte de recoleccin muestra los

siguientes datos de dispensado:
- Material
- Orden de proceso
- Lote
- Lote de proveedor
- Cantidad
- Ubicacin en almacn
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo
Responsable del Procedimiento: Gerencia de Logstica

Pg. 2 de 6
Vigencia desde:
20-05-11
122
R = Ayudante de Almacn /
Registra cantidad dispensada

y lote logstico en la orden de
produccin y en el reporte de
recoleccin
(8)
de Almacn
Gerencia de
Logstica
Entrega copia de orden de

proceso, reporte de tiempo
de dispensado y el reporte
de recoleccin de insumo
al Asistente Administrativo
de Almacn
(9)
Entrega material y orden de

proceso original a
Produccin
(10)
de Almacn
Sistema SAP
(Transaccin LT12)
Sistema SAP
(Transaccin COR6N / CORK)
Se verifican que las cantidades

dispensadas segn el sistema
sean iguales a las registradas
en los documentos recibidos y
se confirma orden de
transporte
(11)
Notifica el tiempo que

requiri la etapa de
dispensado en orden de
proceso
(12)
Contina con proceso

definido Ejecucin y
Control de la
Produccin
PRO-PRD002-V01
La confirmacin realiza un traspaso al tipo de almacn 100, a una

ubicacin lgica identificada con el nmero de orden de proceso
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo

Pg. 3 de 6
Vigencia desde:
20-05-11
123

Traslado por Devolucin de Dispensado a Produccin
Material sobrante del
proceso productivo
La mayora de las veces sobra material de empaque, ya que se dispensa ms

cantidad de la solicitada debido a que la presentacin del material no es adecuada
para su fraccionamiento (por ejemplo, bobinas de aluminio, bobinas de PVC)
R = Supervisor de Almacn
Supervisor de Almacn
Sistema SAP
(Transaccin LS24)
Recibe formato de Devolucin

de Dispensado (completado
por Produccin: cdigo de
material, descripcin, lote,
cantidad a devolver, nmero
de orden de proceso)
(1)
Si el material est aprobado,

visualiza en el almacn si
existe inventario materiales
con el mismo lote, para
colocar el material sobrante
en la misma ubicacin
(4)
Garanta de Calidad evala si el material est apto
para devolucin, firma el formato de Devolucin de
Dispensado y le coloca una etiqueta verde si est
aprobado o roja si est rechazado
Gerencia de
Logstica
Supervisor de Almacn
- Identifica el contenedor del

material como Resto en
marcador
- Ubica el material
(2)
Anota la ubicacin del material

en el formato, firma y entrega al
Asistente Administrativo
(3)
Los materiales rechazados se ubican en el almacn de rechazo

y sern manejados de acuerdo al procedimiento Destruccin de
Inventario cdigo PRO-FINXXX-V01
Si fue rechazado, lleva sello y firma de los

representantes de Control de Calidad
de Almacn
de Almacn
de Almacn
Sistema SAP
(Transaccin LS24)
Sistema SAP
(Transaccin LT01)
Sistema SAP
(Transaccin LT12)
Visualiza el material bajo la

ubicacin del nmero de orden
de proceso en el tipo de almacn
100 y comprueba que la
cantidad restante en sistema
coincide con la indicada en el
formato
(4)

para el material en cuestin
e ingresa la ubicacin del
material que indique en el
formato
(5)
R = Asistente
Administrativo de
Almacn
Sella el formato de
Devolucin de
Dispensado como
Procesado
Confirma la orden de
transporte creada
(6)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo

Pg. 4 de 6
Vigencia desde:
20-05-11
124

Salida por Devolucin a Proveedor
Es posible que los defectos se detecten cuando se

recibe la mercanca o durante la fase de produccin
Material no conforme a
las especificaciones
de Almacn
de Almacn
Microsoft Outlook
Gerencia de
Logstica
Se ejecuta proceso definido

Inicia proceso definido
Devolucin a Proveedores
Aprovisionamiento
Nacionales
PRO-CALD002-V01
PRO-COMP006-V01, mediante
/
el cual el Especialista de
Compras canaliza una
Fabricacin
negociacin con el proveedor
PRO-CALD001-V01
(2)
(1)
En este proceso se evala el material y se constata si el
material cumple o no cumple con las especificaciones
Sistema SAP
(Transaccin LS24 / MB52)
Recibe correo electrnico de

Especialista de Compras que
notifica el retiro del material por
parte del proveedor y fecha del
retiro. Si el material fue
dispensado, indica nmero orden
de compra de carcter devolutivo
(3)
Verifica que el material

indicado se encuentra
rechazado (status S)
(4)
Especifica cdigo, lote y cantidad
R = Proveedor
Proveedor
Retiro de mercanca
(5)
de Almacn
Sistema SAP
(Transaccin MIGO)
Gerencia de
Logstica
Inmediatamente despus del retiro,

se ejecuta salida de mercanca con
referencia a documento de material
de entrada o a la orden de compra
con carcter devolutivo segn sea
el caso
(6)
Se genera N de documento de salida
R = Asistente
Administrativo de Almacn
R = Asistente
Administrativo de Almacn
Sistema SAP
(Transaccin LT06)
Sistema SAP
(Transaccin LT12)

de material de salida, para
descargar el material de las
ubicaciones
(7)
Confirma orden de
transporte
(8)
Contina con
proceso definido
Devolucin a
Proveedores
Nacionales
PRO-COMP006-V01
Se genera N de orden de transporte para confirmacin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo

Pg. 5 de 6
Vigencia desde:
20-05-11
125

Traslado de Producto Terminado
R = Supervisor / Asistente
Produccin
Gerencia de
Produccin
Entrega producto
terminado a almacn de
trnsito
(1)
Culmina proceso
productivo
Cuando se realiza la notificacin de orden de proceso de empaque, se registra la entrega al almacn V102
automticamente en SAP y se genera lote de inspeccin de producto terminado . Ver procedimientos Ejecucin
y Control de la Produccin PRO-PRD002-V01 y Anlisis del Proceso de Fabricacin PRO-CALD002-V01
R = Coordinador de Almacn
de Trnsito
de Trnsito
Sistema SAP
(Transaccin LT06)
Sistema SAP
(Transaccin LT12)
Gerencia de
Logstica

de material, ubicar producto
en tipo de almacn 101
Trnsito PT
(2)
Confirma orden de
transporte y visualiza la
ubicacin del material en el
sistema
(3)
El tipo de almacn 101 pertenece al nmero de almacn

W12, correspondiente a Servofarma (almacn V102)
de Trnsito
Despacha el material en
el camin
(4)
Contina con proceso

definido Recepcin de
Producto Terminado,
Muestra Mdica y Material
POP
PRO-SAC011-V01
Si se daa el producto terminado

durante el embarque de traslado,
se deber notificar a Servofarma
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo

Pg. 6 de 6
Vigencia desde:
20-05-11
126
OPERACIONES /Garanta de
Calidad / Inspector de Calidad
Verifica Materia Prima y
Pesadas segn Orden de
Produccin
DISPENSADO
Garanta de Calidad / Inspector de

Calidad
FABRICACIN
Toma muestra junto con la

requisicin de anlisis y lleva
al Laboratorio de Control de
Calidad
Control de Calidad /
Jefe de Laboratorio
SAP
B
Garanta de Calidad /
Inspector de Calidad
Realiza inspeccin visual y

procede a registrar en SAP
ENVASADO
OPERACIONES /Garanta de
Calidad / Inspector de Calidad
EMPAQUE
Verificaciones de
inspecciones del PT en
planta y de los importados ,
de acuerdo a las
especificaciones del PT
Realiza
inspeccin
de
acuerdo al formato Lista de
Chequeo de Expedientes
Control de Calidad / MICROBIOLOGIA /

Analista de Microbiologa / FISICOQUIMICO / Analista Fsico-Qumico
MICROBIOLOGA / FISICO-QUIMICO
Analiza la muestra. Documenta
resultados en SAP
Jefe de Laboratorio
SAP
SAP
Notificacin de horas de
anlisis y unidades de
producto, transaccin
COR6N
Aprueba o rechaza la decisin y se

documenta para control
El jefe de laboratorio ser
responsable de documentar
desviacin que se genere.
Proceso
Definido
Certificados
SAP
Notificacin de
Produccin. Entrada del
PT a inventario
transaccin COR6N
el
la
SAP
Registra resultados en
la transaccin QE51N
Crea Aviso de Calidad

(Reporte de desviacin)
transaccin QM01
Registra resultados en la
transaccin QE51N
Calidad /Jefe de Laboratorio
Normas
Proceso
SAP
Ejecuta decisin de
empleo transaccin
QA11
Proceso
Productivo
Proceso Definido
Produccin
SAP
SAP
Ejecuta decisin de
empleo transaccin
QA11
Notifica Orden de
Proceso (Horas)
transaccin COR6N
Coordinador BPM
SAP
SAP
SAP
Notifica Orden de
Proceso (Horas)
transaccin COR6N
Registra resultados en
la transaccin QE51N
Ejecuta decisin de
empleo transaccin
QA11
Informacin
Anexos
: GESTIONAR SEGURIDAD Y CONTROL DE LA CALIDAD /

Procedimiento : ANLISIS DEL PROCESO PRODUCTIVO
SAP
Traspaso de Ubicacin
transaccin LT06
Finaliza el Proceso
Productivo

Cdigo:FLU-CALD002-V01
Figura A.37. Procedimiento para Anlisis del Proceso de Fabricacin
Pg.1 de 1
Vigencia desde:
26 / 10 / 11
127
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE PRODUCTO TERMINADO, MUESTRA MDICA

Recepcin de Producto Terminado Fabricado y Muestra
Mdica Fabricada
El producto terminado sale del rea productiva en estado de cuarentena y es manejado en el almacn de trnsito de acuerdo
al procedimiento Salidas y Movimientos de Mercanca: Traslado de Producto Terminado a Servofarma (PRO-LOG005-V01)
R = Operador Logstico
Servofarma
Servofarma
Recibe producto terminado y

gua de transporte y verifica
que documento y material
est acorde
(1)
El producto terminado y
muestra mdica han sido
despachados desde
Laboratorios Farma
Servofarma
(Gerencia de
Servicio al
Cliente)
Ubica fsicamente la
mercanca
(2)
Si no coincide la informacin, el Coordinador Logstico se

comunicar con el Coordinador de Almacn de Trnsito y el
Inspector de Garanta de Calidad para solventar el problema
Servofarma
Sistema SAP
(Transaccin LT01)
Servofarma
Sistema SAP
(Transaccin LT12)
Crea orden de transporte, con

1
referencia a documento de
Confirma orden de
material e indica la ubicacin
transporte
del producto en tipo de
(4)
almacn que corresponda (ver
anexo #2)
(3)
Si en Servofarma se detecta diferencia entre unidades descritas en la nota de entrega y las recibidas en
fsico, se notificar al Coordinador de Almacn de Trnsito, al Inspector de Garanta de Calidad y al Gerente
de Servicios al Cliente al respecto, y a la cantidad excedente se le dar la ubicacin DIFERENCFL
La orden de transporte debe crearse apenas
se reciba y ubique el material en el almacn
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Procedimiento: Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica
Correo
Responsable del Procedimiento: Gerente de Servicio al Cliente

Cdigo: FLU-SAC011-V01
Figura A.38. Procedimiento para Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica, pgina 1
Pg. 1 de 4
Vigencia desde:
29-06-11
128
R = Inspector de Garanta de
Calidad
Gerencia de
Garanta de
Calidad
Contina con proceso

definido Anlisis en el
Proceso de Fabricacin
PRO-CALD002-V01
(5)
En este proceso se aprueba o rechaza el
producto terminado, cuyo lote de inspeccin fue
creado durante la fase productiva. La inspeccin
se realiza sobre todas las unidades recibidas
Calidad
Calidad
Sistema SAP
(Transaccin MB51)
Sistema SAP
(Transaccin LT06)
Microsoft Outlook
Visualiza cul es el
(filtrado por clase de
movimiento 321) del
producto aprobado
(6)

con referencia al documento
de material visualizado (se
confirma automticamente)
para ubicar el material
(7)
Inmediatamente notifica la
aprobacin de la
mercanca va correo
electrnico al Coordinador
de Almacn de Trnsito
(8)
La clase de movimiento 321 es la que

se
ejecuta
en
el
sistema
automticamente cuando se aprueba
el material por el mdulo de QM
Se actualiza la Tabla Zubicaciones, la cual contiene

los siguientes campos: material, almacn, lote,
ubicacin destino, fecha, factura y cantidad.
Si se rechaza el producto, se debe notificar al Gerente de

Servicio al Cliente y al personal de Departamento de
Costos para que canalicen la situacin
de Trnsito
Microsoft Outlook
Gerencia de
Logstica

Ventas
Intercompaa
PRO-LOG001-V01
(9)
Nota de Entrega
Indica al Operador Logstico

de Servofarma el nmero de
nota de entrega generada
en la venta
(10)
En este proceso se genera la factura de la mercanca

La venta intercompaa debe ejecutarse diariamente para
que el Coordinador Logstico en Servofarma ejecute la
entrada de mercanca en las unidades de negocio
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo

Pg. 2 de 4
Vigencia desde:
29-06-11
129
Servofarma
Servofarma
Servofarma
Sistema SAP
(Transaccin ZUBICACIONES)
Sistema SAP
(Transaccin ZWMENTRADA)
Sistema SAP
(Transaccin LX02)
Verifica que la mercanca

est ubicada
correctamente
(11)
Realiza entrada de
mercanca contra el cdigo
de la nota de entrega de
ventas en el almacn V102
de las Unidades de Negocio
(12)
Verifica que se realiz la

entrada adecuadamente
consultando el stock (sus
ubicaciones) y los
documentos de entrada
contabilizados
(13)
Servofarma
(Gerencia de
Servicio al
Cliente)
Contina con proceso

definido Ventas a Clientes
de Productos Terminados
UN, cdigo PRO-SAC001V02 / Despacho y
Distribucin de MM y POP,
cdigo
PRO-SAC009-V01
Las unidades excedentes pasan automticamente a la

ubicacin DIFERENCUN, se reportan las diferencias y se
realiza el ajuste de inventario limpiando estas ubicaciones.
La entrada de mercanca debe realizarse diariamente una
vez que el Coordinador de Almacn de Trnsito lo indique
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo

Pg. 3 de 4
Vigencia desde:
29-06-11
130

Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica Importada
El producto terminado y la muestra mdica ingresan al almacn como consecuencia
del procedimiento Compras Internacionales cdigo PRO-COMP001-V02
Proveedor entrega
mercanca
Servofarma
Servofarma
(Gerencia de
Servicio al
Cliente)
- Recibe mercanca,
- Verifica que documentos
y materiales estn
acordes
(1)
Servofarma
Sistema SAP
(Transaccin MIGO)
mercanca contra pedido
(clase de movimiento 101) y
se imprime vale de entrada de
mercanca
(2)
Servofarma
Servofarma
Enva factura de PT y MM a
Finanzas en Maracay por
valija
(3)
Ubica fsicamente la
mercanca
(4)
- Las muestras gratuitas, suministradas por el proveedor de

origen nacional, ingresan con la clase de movimiento 501
- Se genera un lote de inspeccin de calidad para PT y MM
- Ver anexo #1 el vale de entrada de mercanca, donde se indica el nmero de
- Ver anexo #2 tipos de almacn para el ingreso de material segn su naturaleza
Servofarma
Servofarma
Sistema SAP
(Transaccin LT06)
Sistema SAP
(Transaccin LT12)

de material, para indicar la
ubicacin fsica de la
mercanca en el sistema
(5)
Confirma orden de
transporte
(6)
Garanta de Calidad
ejecuta el proceso de
inspeccin para la
aprobacin o rechazo del
PT y MM importado
recibido
(7)
Contina con proceso definido

Ventas a Clientes de
Productos Terminados UN,
cdigo PRO-SAC001-V02 /
Despacho y Distribucin de
MM y POP, cdigo
PRO-SAC009-V01
Debe ingresar el nmero de documento

de material generado en la actividad 2
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo

Pg. 4 de 4
Vigencia desde:
29-06-11
131
PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIN Y EJECUCIN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Requerimiento de plan
de mantenimiento
El requerimiento surge cuando se adquiere o actualiza un equipo / objeto

tcnico. Si no ocurre ninguno de los casos, el proceso inicia en la actividad 5
R = Planificador de
Mantenimiento
Sistema SAP
(Transaccin IP11)
Sistema SAP
(Transaccin IA05)
Sistema SAP
(Transaccin IP04)
Sistema SAP
(Transaccin IP42)
Crea / actualiza estrategia

de mantenimiento
(1)
Crea hojas de ruta de

mantenimiento
(2)
Crea posiciones de
mantenimiento
(3)
Crea plan de
mantenimiento
(4)
Gerencia de
Servicios
Tcnicos
/
Gerencia de
Proyectos
R = Planificador de
Mantenimiento
R = Planificador de
Mantenimiento
R = Planificador de
Mantenimiento
Los trminos estrategia, hoja de ruta y posicin de mantenimiento, se encuentran definidos

en el glosario del procedimiento PRO-STP001-V01. Para crear estos datos, se emplea la
informacin suministrada por los manuales e histricos de mantenimiento de los equipos
R = Planificador de
Mantenimiento
R = Planificador de
Mantenimiento
Sistema SAP
(Transaccin IP10)
Se rene con el Supervisor

de Mantenimiento en los
primeros 5 das del mes en
curso para acordar a cules
equipos les corresponde
mantenimiento el prximo
mes
(5)
Programa plan de
mantenimiento.
Se ingresa el nmero de
plan de mantenimiento
(6)
Se genera automticamente la orden de
mantenimiento, por lo tanto se crean las
reservas de materiales o solicitudes de
pedido de servicios necesarios para
ejecutar las laboras de mantenimiento
Se genera un nmero de
plan de mantenimiento
R = Planificador de
Mantenimiento
De ser necesario, convoca a
reunin, en los primeros 10 das del
mes en curso, a los Supervisores
de las reas involucradas y los
Supervisores de Mantenimiento
para negociar fechas de ejecucin
de mantenimiento
(7)
Las reas involucradas estn referidas al rea de Produccin o a las

dems reas de la empresa que son mantenidas por Servicios Generales
Las reas involucradas podrn sugerir modificaciones justificadas al
plan propuesto hasta los primeros 15 das del mes, de manera que el
Planificador de Mantenimiento enve la versin definitiva a los
involucrados a ms tardar los primeros 20 das del mes
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Adecuar los Equipos Necesarios / Gerenciar Operaciones

Procedimiento: Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo
Responsable del Procedimiento: Gerente de Servicios Tcnicos y Gerente

de Proyectos
Vigencia desde:
Pg. 1 de 3
Cdigo: FLU-STP001-V01
24-03-11
Figura A.42. Procedimiento para Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo, pgina 1
132

R = Planificador de
Mantenimiento
R = Planificador de
Mantenimiento
Sistema SAP
(Transaccin IW38)
R = Planificador de
Mantenimiento
Entrega orden de
mantenimiento al
Supervisor de
Mantenimiento
correspondiente
(9)
Visualiza las rdenes de

mantenimiento abiertas,
las libera e imprime
(8)
Se requieren
servicios externos?
(10)
En el caso de Servicios Tcnicos se trata del Supervisor

Mecnico o Supervisor Elctrico.
Por parte de Servicios Generales puede tratarse del
Supervisor de Mantenimiento, de Mantenimiento de
Planta Fsica o de Proyectos y Servicios
R = Jefe de Mantenimiento / Planificador de

Mantenimiento / Gerente de Proyectos
Gerencia de
Servicios
Tcnicos
/
Gerencia de
Proyectos
Libera solicitud de pedido

de servicio externo
(11)
No
No
Se requiere
material de
repuesto?
(11)
R = Supervisor de rea de
Mantenimiento
Sistema SAP
R = Planificador de
Mantenimiento
Contina con proceso

definido Compra de
Servicios
PRO- COMP005-V01
(12)
Supervisa la prestacin
de servicio
(13)
Si adems de solicitar un servicio externo se requieren materiales de repuesto y labores de mantenimiento del personal de la empresa, se deben realizar
simultneamente las actividades indicadas en la pgina 3 del proceso definido Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo (FLU-STP001-V01),
partiendo de la actividad N12 si se necesita material de repuesto o de la N14 en caso contrario.
R = Jefe de Mantenimiento
R = Jefe de Mantenimiento /
Gerente de Proyectos
Sistema SAP
(Transaccin ML81N)
Sistema SAP
(Transaccin ML85)
Notifica entrada de
servicios
(14)
Libera entrada de servicios

(15)
Leyenda:
Norma
Firmas Autorizadas
de Proyectos
Vigencia desde:
Pg. 2 de 3
24-03-11
Anexo
133

R = Tcnico / Operador
de Mantenimiento
Gestin de Almacn
de Repuestos: Salida
de Materiales
PRO-STP003-V01
(12)
Gerencia de
Servicios
Tcnicos
/
Gerencia de
Proyectos
de Mantenimiento
R = Tcnico / Operador de
Mantenimiento
Ejecuta mantenimiento
(14)
Firma y entrega la
orden de
mantenimiento al
supervisor de
mantenimiento
(15)
Prepara recursos
(13)
En este proceso se retira el

material del almacn de repuestos
Mantenimiento
R = Jefe / Planificador
de Mantenimiento
Firma y entrega la
orden de
mantenimiento al
planificador de
mantenimiento
(16)
R = Jefe / Planificador de
Mantenimiento
R = Jefe / Planificador de
Mantenimiento
Sistema SAP
(Transaccin IW41)
Sistema SAP
(Transaccin IW32)
Sistema SAP
(Transaccin IW32)
Notifica horas hombre

empleadas en la labor de
mantenimiento
(17)
Completa en la orden de
mantenimiento la fecha de
culminacin del
mantenimiento
(18)
Realiza cierre tcnico de

orden de mantenimiento
(19)
Automticamente
se
enva
notificacin por correo al Planificador
Direccin de
Finanzas
E
R = Analista de Costos
Sistema SAP
(Transaccin KO8G)
Sistema SAP
(Transaccin IW38)
Liquida orden de
mantenimiento
(20)
Ejecuta cierre comercial de

(21)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas


de Proyectos
Vigencia desde:
Pg. 3 de 3
24-03-11
134
PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIN Y EJECUCIN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO

R = Usuario
rea solicitante
Identifica necesidad de
mantenimiento ante falla
o avera funcional
(1)
Ocurrencia de falla o
avera funcional
A
El Usuario puede pertenecer al rea de Produccin (Supervisor de
Produccin) o a las reas de la empresa que requieran el mantenimiento
R = Usuario / Supervisor del rea

de Mantenimiento / Tcnicos
Gerencia de
Servicios
Tcnicos
/
Gerencia de
Proyectos
R = Supervisor del rea de Mantenimiento /

Planificador de Mantenimiento
Sistema SAP
(Transaccin IW21)
Microsoft Outlook
Crea aviso de
mantenimiento
(2)
Recibe notificacin,
generada por el aviso de
mantenimiento, e indica a
los tcnicos respectivos que
realicen la revisin de falla
(3)
B
De igual manera, el tcnico podr reportar la
avera por medio de radio o una llamada telefnica
Se genera automticamente un correo de notificacin para el supervisor de rea de mantenimiento y el planificador de mantenimiento.
En el caso de Servicios Tcnicos, el Supervisor de rea de Mantenimiento se trata del Supervisor Mecnico, Supervisor de Aguas o
Supervisor de Taller y de los tcnicos: Tcnico de Aire Acondicionado, Tcnico Electricista, Tcnico de Instrumentacin y Tcnico
Mecnico. Por parte de Servicios Generales el Supervisor podr ser el Supervisor de Mantenimiento, el Supervisor de Mantenimiento
de Planta Fsica o el Supervisor de Proyectos y Servicios
R = Tcnico del rea de

Mantenimiento
R = Tcnico del rea de

Mantenimiento
Verifica el tipo de falla

(falla mayor o falla
menor) y notifica al
supervisor
correspondiente
(4)
Es la falla de tipo
mayor o menor?
(5)
Mantenimiento
Falla menor
Falla mayor
Ejecuta reparacin de la
falla menor
(6)
Mantenimiento
Sistema SAP
(Transaccin IW22)
Cierra aviso de
mantenimiento
(7)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Mantener la Planta Fsica y Equipos / Gerenciar Operaciones

Procedimiento: Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Correctivo

de Proyectos
Vigencia desde:
Pg. 1 de 3
24-03-11
Figura A.45. Procedimiento para Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Correctivo, pgina 1
135
Mantenimiento / Tcnicos
Sistema SAP
(Transaccin IW31)
Sistema SAP
(Transaccin IW32 / IW38)
Crea orden de mantenimiento,

crea reserva de material y/o
solicitud de pedido de
servicios requeridos para
reparar la falla (mayor)
(6)
Libera e imprime orden de

mantenimiento
(7)
Planificador
de
mantenimiento
recibe
correo. El Tcnico Mecnico no podr crear
ni liberar rdenes de mantenimiento.

de servicio
(9)
No
A travs de esta transaccin se puede hacer

seguimiento de la orden de mantenimiento.
Mantenimiento
Sistema SAP
Se requieren
servicios externos?
(8)
Como se trata de una falla mayor,

si no se requieren servicios
externos, entonces se necesitan
materiales de repuesto
R = Jefe de Mantenimiento / Gerente de Proyectos
Gerencia de
Servicios
Tcnicos
/
Gerencia de
Proyectos
Contina con proceso

definido
Compra de Servicios
PRO- COMP005-V01
(10)
Supervisa la prestacin
del servicio
(11)
Si adems de solicitar un servicio externo se requieren materiales de repuesto y labores de mantenimiento del personal de la empresa, se deben realizar
simultneamente las actividades indicadas en la pgina 3 del proceso definido Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo (FLU-STP002-V01),
partiendo de la actividad N9 si se necesita material de repuesto o de la N11 en caso contrario.
R = Jefe de Mantenimiento
Sistema SAP
(Transaccin ML81N)
R = Jefe de Mantenimiento /
Gerente de Proyectos
Sistema SAP
(Transaccin ML85)
Notifica entrada de
servicios
(12)
Libera entrada de servicios

(13)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas


de Proyectos
Vigencia desde:
Pg. 2 de 3
24-03-11
136

de Mantenimiento
Gestin de Almacn
de Repuestos: Salida
de Materiales
PRO-STP003-V01
(9)
Prepara recursos
(10)
de Mantenimiento
Mantenimiento
Ejecuta mantenimiento
(11)
Firma y entrega la
orden de
mantenimiento al
supervisor de
mantenimiento
(12)
En este proceso se retira el

material del almacn de repuestos
Gerencia de
Servicios
Tcnicos
/
Gerencia de
Proyectos
R = Jefe de
Mantenimiento
Mantenimiento
Firma y entrega la
orden de
mantenimiento al jefe
de mantenimiento
(13)
R = Jefe de
Mantenimiento
R = Jefe de
Mantenimiento
Sistema SAP
(Transaccin IW41)
Sistema SAP
(Transaccin IW32)
Sistema SAP
(Transaccin IW32)
Notifica horas hombre

empleadas en la labor de
mantenimiento
(14)
Completa en la orden de
mantenimiento la fecha de
culminacin del
mantenimiento
(15)
Realiza cierre tcnico de

(16)
Automticamente
se
enva
notificacin por correo al Planificador
Direccin de
Finanzas
Sistema SAP
(Transaccin KO8G)
Sistema SAP
(Transaccin IW38)
Liquida orden de
mantenimiento
(17)
Ejecuta cierre comercial de

(18)
Fin
Leyenda:
Norma
de Proyectos
Vigencia desde:
Pg. 3 de 3
24-03-11
Anexo
Firmas Autorizadas
137
PROCEDIMIENTO: GESTIN DE ALMACN DE REPUESTOS

Proveedor entrega mercanca
y documentos
R = Almacenista
Los materiales ingresan por
requerimientos de:
- rdenes de Mantenimiento
- Reposicin de inventario
- Proyectos y talleres
La reposicin de inventario se
realiza segn el procedimiento
de Materiales de Consumo
PRO-LOG001-V01
R = Almacenista
R = Almacenista
Sistema SAP
(Transaccin MIGO)
- Recibe materiales,
factura y orden de
compra
-Verifica que la factura
est acorde con la
orden de compra
(1)
Documentos y
materiales correctos?
(2)
No
R = Almacenista
Gerencia de
Servicios
Tcnicos
Realiza entrada de
orden de compra
(3)
Clase de movimiento 101

Al contabilizar la entrada se genera
nmero de documento de material
Devuelve materiales y
factura al proveedor
(3)
R = Almacenista
R = Almacenista
Sistema SAP
(Transaccin LT06)
Sistema SAP
(Transaccin LT12)

de material
(5)
Confirma orden de
transporte
(6)
Fin
R = Almacenista
Se organiza el material
en el almacn y se
etiqueta
(4)
Fin
Las etiquetas son obtenidas de un

programa en Excel: por cdigo de material
se identifica el proveedor y equipo asociado
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Procedimiento: Gestin de Almacn de Repuestos
Responsable del Procedimiento: Gerencia de Servicios Tcnicos
Figura A.48. Procedimiento para Gestin de Almacn de Repuestos, pgina 1
Pg. 1 de 4
Vigencia desde:
24-03-11
138

Salida de Materiales
Orden de Mantenimiento
R = Supervisor / Planificador
de Mantenimiento
Comunica al almacenista la
creacin de una reserva de
material de repuesto. Si el
material requerido no est
registrado en el sistema,
notificar la necesidad de
crear el material en el mismo
(1)
Gerencia de
Servicios
Tcnicos
La orden de mantenimiento se origina de la planificacin y ejecucin de mantenimiento preventivo

o correctivo (ver procedimientos codificados como PRO-STP001-V01 / PRO-STP002-V01).
R = Supervisor / Planificador de
Mantenimiento
Est creado el
material en el
sistema?
(2)
Al crear una orden de mantenimiento se

realiza la reserva de material de repuesto
que ser visualizada por el almacenista
R = Supervisor / Planificador de
Mantenimiento
No
No
Suministra informacin del

material (caractersticas,
stock mximo y stock
mnimo), recomendada en
el manual del equipo u
objeto tcnico, al
almacenista
(3)
Comunica al almacenista
que se realiz una reserva
de material pero no se
encuentra disponible en
almacn, para que realice
el seguimiento respectivo
(4)
Crea material a partir de la

informacin suministrada
(4)
R = Planificador de
Mantenimiento
R = Almacenista
Sistema SAP
(Transaccin MM01)
La referencia 2 est en la
pgina 3 de este flujograma
(FLU-STP003-V01)
R = Supervisor / Planificador
de Mantenimiento
R = Supervisor / Tcnico de
Mantenimiento
Hay existencia de
material?
(3)
R = Almacenista
Notifica al Supervisor
y al Planificador de
Mantenimiento la
creacin del material y
el cdigo del mismo
(5)
Sistema SAP
(Transaccin IW32)
Modifica orden de
mantenimiento para crear
reserva de material, libera e
imprime la orden
(6)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 2 de 4
Vigencia desde:
24-03-11
139
R = Almacenista
R = Almacenista
R = Almacenista
Sistema SAP
(Transaccin ME51N)
Sistema SAP
Sistema SAP
(Transaccin ME5A)
Crea solicitud de pedido del

material
(5)

(6)
Visualiza lista de solicitudes

de pedido para realizar
seguimiento de las mismas
(7)
Gerencia de
Servicios
Tcnicos
R = Almacenista
Contina con proceso

definido Compras Nacionales
PRO-COMP002-V01 /
PRO-COMP001-V02
(8)

Gestin de Almacn de
Repuestos: Recepcin
de Materiales
FLU-STP003-V01
(9)
En este proceso el Dpto. de Compras

gestiona la adquisicin del repuesto
En este proceso se le da entrada al

material en el almacn (pgina 1
de este flujograma)
Notifica al Supervisor de
Mantenimiento que el
material de repuesto
solicitado ha ingresado
al almacn
(10)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 3 de 4
Vigencia desde:
24-03-11
140
R = Tcnico / Supervisor
de Mantenimiento
Solicita los materiales
en almacn con el
nmero de reserva de
materiales
(11)
R = Almacenista
R = Almacenista
Sistema SAP
(Transaccin MB25 / MB26)
Sistema SAP
(Transaccin MIGO)
Visualiza reservas de salida

(12)
Registra la salida de la
mercanca
(13)
Vale de
material
El nmero de reserva es obtenido

de la orden de mantenimiento
Se imprime automticamente vale de material
y se genera un N de documento de material
Gerencia de
Servicios
Tcnicos
R = Tcnico / Supervisor
de Mantenimiento
R = Almacenista
Firma el vale de material

(14)
Entrega material y archiva

el vale de material firmado
(15)
R = Almacenista
R = Almacenista
Sistema SAP
(Transaccin LT06)
Sistema SAP
(Transaccin LT12)

de material, para descargar
el material entregado de las
ubicaciones
(16)
Confirma orden de
transporte
(17)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Pg. 4 de 4
Vigencia desde:
24-03-11
141
PROCEDIMIENTO : PLANIFICACIN DE NECESIDADES DE MATERIALES DE CONSUMO

Requerimiento de
materiales de consumo
Los materiales de consumo son: materiales de vidrio de laboratorio, reactivos, materiales de repuesto y materiales de suministro
El Analista de Planificacin de Insumos abarca los cargos de Asistente de Suministros, Almacenista de Repuestos y el Analista de Control de Calidad
R = Analista de
Planificacin de Insumos
Gerencia de
Logstica
/
Gerencia de
Servicios
Tcnicos
/
Gerencia de
Control de
Calidad
R = Analista de
Sistema Sap
(Transaccin MDBS)
Determina que debe

realizarse la corrida
del MRP, en base a las
distintas fuentes de
requerimiento de
materiales de consumo
(1)
R = Analista de
O. previsional
compra 1
O. previsional
compra 2
Realiza corrida del MRP

(2)
O. previsional
compra n
Fuentes de requerimientos de materiales:

-Deteccin de necesidades manuales
-Stock mximo y mnimo de materiales de repuesto (registrado en sistema)
-Necesidades creadas por los usuarios
R = Analista de
Sistema Sap
(Transaccin MD04)
Est
conforme con las
cantidades
sugeridas?
(4)
R = Analista de
Genera una Solicitud de

Pedido
(5)
Sistema Sap
(Transaccin MD04)
No
Ajusta cantidades
requeridas
(5)
Analiza los requerimientos

sugeridos con base al
inventario tomando en
cuenta las reservas y el
stock mximo
(3)
R = Gerente de Logstica /
Almacenista de Repuestos /
Analista Control de Calidad
liberacin de la Solicitud
de Pedido
(6)
Contina segn el
procedimiento de
Compras Nacionales
PRO-COMP002-V01 /
PRO-COMP001-V02
(7)
El Analista de Control de Calidad notifica va

correo al Especialista de Compras y al Jefe de
Laboratorio la liberacin de la solicitud de pedido.
Asimismo, el Almacenista de Repuestos notificar
al Planificador de Mantenimiento.
Se analiza cantidades requeridas, fecha de

requerimiento, niveles de stock actuales, punto de
pedido, stock de seguridad, recepciones de
materiales previstas, entre otros.
Sistema Sap
(Transaccin ME55)
Sistema Sap
(Transaccin MD04)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Planificar Materiales y Adquisicin / Gerenciar Operaciones

Procedimiento: Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo
Responsable del Procedimiento: Gerente de Logstica / Planificador de

Mantenimiento / Analista de Control de Calidad
Vigencia desde:
Pg. 1 de 1
24-03-2011
Figura A.52. Procedimiento para Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo
142
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FSICO

Inventario Fsico General
El requerimiento de realizar toma fsica de inventario es del Departamento de Costos y se contabilizan todas las
ubicaciones del almacn, sin embargo, es posible que en el rea de Logstica se presente la necesidad de ejecutar
el inventario para ajustar posibles discrepancias entre la informacin que indica el sistema y la existencia fsica
Una vez al ao
Planificacin del Inventario Fsico
Direccin de
Finanzas
R = Contralor
R = Contralor
Identifica cules son los

almacenes a inventariar
(1)
Establece, con el Jefe de

Almacn, fecha de corte
de movimientos de
mercanca y fecha de
ejecucin del inventarios
(2)
R = Contralor / Jefe de
Administracin
Microsoft Office Outlook
No se permitir ni recepcin o salida ni aprobacin o

rechazo de los materiales en los almacenes a inventariar.
Slo se permitir la recepcin de insumos importados. El
personal de almacn debe tener toda la mercanca ubicada
tanto fsicamente como en el sistema para esta fecha
Gerencia de
Contralora
/
Gerencia de
Logstica
/
Servofarma
R = Jefe de Almacn /
Coordinador Logstico
Servofarma
Identifica los requerimientos

de recursos humanos,
necesidades logsticas y
recursos de mquina para la
toma de inventario
(4)
Los equipos necesarios
suelen ser montacargas,
elevadores y calculadoras
R = Jefe de Administracin /
Jefe de Almacn
Microsoft Office Excel
Organiza los equipos de trabajo

y el comit de inventario
(conformados por personal
administrativo y de almacn)
por cada almacn en un
cronograma de actividades
(5)
Comunica al Jefe de Almacn, al personal de auditora

interna y externa y a los Gerentes de: Logstica, Demanda,
Control de Calidad, Garanta de Calidad, Produccin,
Procura y Exportaciones, Servicio al Cliente cules son los
almacenes y materiales objeto de inventario y la fecha de
ejecucin del mismo
(3)
R = Jefe de Administracin / Jefe de

Almacn
Analista de Costos
Microsoft Office
Outlook
Sistema SAP
(Transaccin LX02)
Notifica a los involucrados

en los equipos de trabajo y
al comit de inventario la
planificacin del inventario
y les enva el cronograma
(6)
Verifica que todo el stock

se encuentra ubicado el
da previo al bloqueo de
almacn
(7)
Habr al menos un coordinador de finanzas y uno de almacn en el inventario. Los equipos de trabajo son tres (3):
grupo de conteo, mesa de control y transcriptores. Los equipos de conteo estarn conformados por dos (2)
personas y tendrn uno o ms racks de los almacenes asignados. Adems, debe haber un grupo de soporte
conformado por personal de Control de Calidad, para apoyar en los asuntos relativos a la identificacin del material
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Procedimiento: Inventario Fsico
Actividades cuya realizacin es continua hasta

lograr resultados finales de transcripcin
Responsable del Procedimiento: Gerente de Contralora

Figura A.53. Procedimiento para Inventario Fsico, pgina 1
Pg. 1 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
143

Preparacin del Inventario Fsico
Gerencia de
Contralora
R = Analista de Costos /
Jefe de Administracin
Sistema SAP
(Transaccin LI06)
Sistema SAP
(Transaccin LX22)
Bloquea el almacn
(movimientos de
mercanca en el sistema)
(8)
Ingresa nmero y tipo de

almacn, visualiza las
tarjetas de inventario (hay
una tarjeta por cada
ubicacin) y las imprime
(9)
Ingresa
tipo
de
almacn a inventariar
Entrega las tarjetas de
inventario a los
coordinadores de
inventario de Servofarma
y al Jefe de Almacn
(10)
La tarjeta contiene la informacin del material (cdigo, descripcin, lote) que se

encuentra en la ubicacin segn el saldo del sistema. Cada una tiene un nmero
de inventario o nmero de tarjeta. Se imprimen dos (2) juegos: primer conteo (color
blanco) y segundo conteo (otro color). Ver anexo #3 para mayor informacin
Ejecucin del Inventario Fsico

R = Asesor de Seguridad y Salud Laboral (Contratista)
Asesora de
Seguridad y
Salud Laboral
Personal de
Inventario
Comunica al personal del equipo

de conteo y mesa de control,
mediante una charla, las medidas
de seguridad que deben tomar y
los riesgos asociados a la toma
de inventario
(11)
C
Esta charla es obligatoria y el personal de inventario debe cumplir las
normas de seguridad, incluyendo el uso de la indumentaria de proteccin
R = Personal de Grupo de
Conteo y Mesa de Control
R = Jefe de Almacn / Coordinador

de Comit de Inventario
Firma la constancia de
notificacin de riesgos
suministrada por el Asesor
de Seguridad y Salud
Laboral
(12)
Explica al grupo de conteo,

mediante una charla, los
elementos que contiene la
tarjeta (ubicacin, cdigo de
material y lote)
(13)
La ubicacin servir de gua para realizar el conteo
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 2 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
144



Explica al grupo de conteo cmo

identificar y contabilizar el
material segn unidad de
manejo, unidad de medida y si el
material est o no sellado, para
llenar la tarjeta de inventario
(14)
Explica al personal de la
mesa de control, mediante
una charla, cmo realizar la
totalizacin y el cotejo de las
tarjetas
(15)
- Entrega tarjetas de conteo a los

equipos de 1 conteo (color
blanco) y 2 conteo (otro color)
- Entrega etiquetas a los equipos
de 1 conteo y 2 conteo de
colores diferentes para cada uno
(16)
Ver en el glosario de trminos la diferencia

de unidad de manejo y unidad de medida
Por cada ubicacin se realizan

dos (2) conteos simultneamente
Ver en anexo #4 la Etiqueta de

Identificacin los datos a verificar
Los segundos conteos no podrn ser realizados

por el mismo equipo que realiz el primer conteo
4
Personal de
Inventario
R = Grupo de conteo
- Contabiliza el material y
reflejan las cifras en la tarjeta
(por ejm.: 5 cajas * 100
estuches)
- Coloca una etiqueta al
material contabilizado
(17)
R = Personal de Mesa de
Control
- Recoge las tarjetas contabilizadas
y las lleva a la mesa de control
- Totaliza en las tarjetas las
cantidades previamente
contabilizadas (por ejm. 5 cajas *
100 estuches cada una = 500
estuches)
(18)
Control
- Clasifica las tarjetas totalizadas
segn 1 conteo (color blanco) y
2 conteo (otro color)
- Ordena las tarjetas totalizadas
de cada conteo segn el nmero
de tarjeta o nmero de inventario
(19)
Es posible que el material indicado en la tarjeta no se encuentre en

la ubicacin y se debe sealar esto en la tarjeta. Por el contrario, si
fsicamente se encuentra un material que no est indicado en la
tarjeta, se debe anotar el cdigo, lote y cantidad del mismo.
Si el material no est identificado o no coincide la etiqueta de calidad (ver
anexo #4) con el estatus que indica la tarjeta de inventario, esto se debe
notificar al Coordinador del Comit de Inventario, quien se encargar de
ubicar al personal de Control de Calidad para aclarar la situacin.
Los integrantes del grupo deben colocar su nombre y la fecha de
conteo en la tarjeta
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 3 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
145

Control
Control
- Forma pares de tarjetas de primer

conteo y segundo conteo segn el
nmero de tarjeta o nmero de
inventario
-Compara los cdigos, lotes y
cantidades totales de las tarjetas
del 1 conteo y del 2 conteo
(20)
Control
La informacin
registrada en los
conteos es igual?
(21)
No
Control
Notifica las diferencias al
Coordinador de Inventario y
entrega las tarjetas
discrepantes de 1 conteo y 2
conteo
(22)
Personal de
Inventario
Entrega las tarjetas al Asistente

Administrativo
(22)
R = Coordinador de
Comit de Inventario
R = Grupo de conteo
Entrega las tarjetas a un equipo

de conteo (diferente a los que
hicieron 1 y 2 conteo de la
ubicacin en cuestin) para
que realice un 3 conteo
(23)
Contabiliza el material, reflejan

las cifras en la tarjeta
y entrega la tarjeta al personal
de la mesa de control
(24)
4
Referencia
en pgina 3
El objetivo es obtener dos (2) conteos iguales. Por lo tanto, es posible que, si no coinciden
1, 2 y 3 conteo, se requiera un 4 conteo y as sucesivamente hasta lograr dicho objetivo
R = Transcriptor
R = Transcriptor
Sistema SAP
(Transaccin LI11N)
Registra el conteo manual en

el sistema (cdigo, lote y
cantidad) y visualiza las
diferencias entre dicho conteo
y los saldos del sistema
(23)
R = Transcriptor / Coordinador
R = Coordinador de
Comit de Inventario
Sistema SAP
(Transaccin LX22)
Coloca el sello Procesado o

Recibido a las tarjetas que se
transcribieron al sistema y las
archiva
(24)
Verifica que se
transcribieron todas las
tarjetas activadas
(25)
Notifica que al Jefe de Almacn,

Analista de Costos, Contralor y
al Gerente de Control de Gestin
se transcribi la totalidad de
tarjetas activadas
(26)
Si el sistema indica que una ubicacin est vaca pero fsicamente contiene material, se debe colocar, adems de la informacin del material, el centro, almacn, fecha de
entrada de mercanca (se coloca la fecha de transcripcin) y fecha de caducidad (si sta no se calcula automticamente, debe consultar al personal de Control de Calidad la
informacin). Por el contrario, si el sistema indica que existe un material y fsicamente no se encuentra, se debe marcar el check Cero
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 4 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
146

Contralor
Contralor
Sistema SAP
(Transaccin LI20 / LX22)
Sistema SAP
(Transaccin LI21)
Compensar diferencias
en el sistema por tarjeta
individual o
colectivamente
(29)
Valida y procesa los

ajustes contablemente
(30)
Sistema SAP
(Transaccin LX22 / ZMMV1008)
Visualiza e imprime listado

y estadstica de
diferencias de inventario
por almacn
(27)
Analiza, junto al Jefe de

Almacn, las diferencias
evidenciadas en los reportes y
su justificacin
(28)
Gerencia de
Contralora
G
Microsoft Office
Outlook
Sistema SAP
(Transaccin ZMMV1008)
Notifica al Contralor y al
Gerente de Control de Gestin
la culminacin del inventario y
el desbloqueo de almacenes,
as como los problemas
presentados
(34)
Imprime tres veces el

reporte de seguimiento y
control de resultados en
un listado por unidad de
negocio
(31)
Archiva el reporte y
el informe
El
rea
de
Logstica
debe
presentar
justificaciones ante desviaciones significativas
R = Jefe de Almacn / Jefe de

Administracin / Coord.
Finanzas / Coord. Logstica
Gerencia de
Contralora
/
Gerencia de
Logstica
R = Analista de
Costos
Elabora el informe de
resultados donde especifica
los objetivos del inventario, el
procedimiento, almacenes
inventariados, los resultados
obtenidos y cualquier otra
observacin relevante
(35)
Firma las copias del reporte de

seguimiento y se distribuyen
una para el Jefe de Almacn,
una para el Gerente de
Servicio al Cliente y una para
el Jefe de Administracin
(32)
Sistema SAP
(Transaccin LI06)
Desbloqueo de tipo de
almacenes inventariados
(33)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 5 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
147

Inventario Cclico
El Calendario de Inventarios Cclicos es emitido por el rea de Almacn, de manera que mensualmente realice inventario de
materia prima, material de empaque. Cada tres meses, el personal del Departamento de Costos ejecutar el inventario, el
resto queda a cargo del personal de Almacn. En el caso de producto terminado, el inventario lo ejecuta el personal de Costos
Segn Calendario de
Inventarios Cclicos
Planificacin del Inventario Cclico

Gerencia de
Contralora
Sistema SAP
(Transaccin MIBC)
Sistema SAP
(Transaccin MB5L)
Sistema SAP
(Transaccin LX02)
Realiza el clculo de la
clasificacin ABC que
propone el sistema
(1)
Verifica el saldo actual

de las existencias y su
valor, ordenando de
mayor a menor
(2)
Consulta las ubicaciones en las

que se encuentran los
materiales clasificados ABC,
descarga las ubicaciones a un
archivo Excel para la toma de
decisiones
(3)
R = Contralor / Analista de
Costos
Establece los tems y

ubicaciones a inventariar
(4)
No se permitir ni recepcin o salida ni

aprobacin o rechazo de los materiales en
los almacenes a inventariar. Slo se permitir
la recepcin de insumos importados
El registro de clasificacin A, B, C de productos terminados

es responsabilidad de la Gerencia de la Demanda
Administracin
Gerencia de
Contralora
/
Gerencia de
Logstica
/
Servofarma
Enva al Jefe de Almacn,

personal de Finanzas, Gerentes
de: Logstica, Demanda y
Servicio al Cliente cules son
las ubicaciones e tems a
inventariar
(5)
Servofarma
toma de inventario
(6)
Los
equipos
necesarios
suelen
ser
montacargas,
Jefe de Almacn

6
(7)
Los equipos de trabajo son tres (3): grupo de conteo, mesa de
control y transcriptores. Habr un coordinador de finanzas y
uno de almacn por cada comit
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 6 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
148

Preparacin del Inventario Cclico
Gerencia de
Contralora
/
Gerencia de
Logstica
Jefe de Almacn
Jefe de Almacn
Sistema SAP
(Transaccin LX26)
Sistema SAP
(Transaccin LX22 / LI04)
Bloquea las ubicaciones

que sern objeto de
inventario
(8)
Genera las tarjetas de

inventario y las imprime
(9)
Jefe de Almacn
inventario a los
coordinadores de
y al Jefe de Almacn
(10)
La tarjeta contiene los siguientes campos: material (cdigo y descripcin), lote y

ubicacin. Cada una tiene un nmero de inventario o nmero de tarjeta (ver anexo #3)
Ejecucin del Inventario Cclico

Asesora de
Seguridad y
Salud Laboral

de inventario
(11)
Personal de
Inventario
Esta charla es obligatoria para el personal externo al rea de Almacn y el personal de inventario
debe cumplir las normas de seguridad, incluyendo el uso de la indumentaria de proteccin
R = Coordinador de
Comit de Inventario
Laboral
(12)

mediante una charla, los
elementos que contiene la
tarjeta (ubicacin, cdigo de
material y lote)
(13)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 7 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
149
Personal de
Inventario
R = Coordinador de
Comit de Inventario
R = Coordinador de
Comit de Inventario
R = Coordinador de
Comit de Inventario
Explica al grupo de conteo cmo

identificar y contabilizar el
material segn unidad de manejo,
unidad de medida y si el material
est o no sellado, para llenar la
tarjeta de inventario
(14)
Explica al personal de la
mesa de control, mediante
una charla, cmo realizar la
totalizacin y el cotejo de las
tarjetas
(15)

(16)




R = Grupo de conteo
-Contabiliza el material y
estuches)
(17)
Control
estuches)
(18)
Control
(19)

Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 8 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
150

Control
Control

inventario
(20)
Control
La informacin
registrada en los
conteos es igual?
(21)

Administrativo
(22)
No
K
Control
Personal de
Inventario
R = Coordinador de Comit
de Inventario

conteo
(22)

(23)
R = Grupo de conteo

(24)
9
Referencia
en pgina 8
(Transcriptor)
(Transcriptor)
Sistema SAP
(Transaccin LI11N)

(23)

archiva
(24)
(Transcriptor) / Coordinador de
Comit de Inventario
Sistema SAP
(Transaccin LX15)
Verifica que se
tarjetas activadas para el
inventario
(25)
R = Coordinador de Comit
de Inventario
Notifica al Jefe de Almacn,
Contralor, Jefe de
Administracin y al Gerente de
Control de Gestin que se
transcribi la totalidad de
tarjetas activadas
(26)
10
Si el sistema indica que una ubicacin est vaca pero fsicamente contiene material, se debe colocar, adems de la informacin del material, el centro, almacn,
fecha de entrada de mercanca (se coloca la fecha de transcripcin) y fecha de caducidad (si sta no se calcula automticamente, debe consultar al personal de
Control de Calidad la informacin). Por el contrario, si el sistema indica que existe un material y fsicamente no se encuentra, se debe marcar el check Cero
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 9 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
151

Contralor
Contralor
Sistema SAP
10
Gerencia de
Contralora
Sistema SAP

su justificacin
(28)

y estadstica de diferencias
de inventario
(27)
Sistema SAP
(Transaccin LI21)
Sistema SAP

(30)
Imprime tres (3) copias

del reporte de
seguimiento y control de
resultados
(31)
individual o
colectivamente
(29)
Elabora el informe de resultados
donde especifica los objetivos del
inventario, el procedimiento,
almacenes y porcentaje de
materiales ABC inventariados, los
resultados obtenidos y cualquier otra
(32)
el informe
Cuando se ejecuta esta transaccin, las

ubicaciones se desbloquean automticamente

Gerencia de
Contralora
/
Gerencia de
Logstica
Firma las tres (3) copias del reporte

de seguimiento y se distribuyen:
- Una para el Jefe de Almacn
- Una para el Gerente de Servicio al
Cliente
- Una para el Jefe de Administracin
(32)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 10 de Vigencia desde:

10
12-05-11
152
PROCEDIMIENTO: COMPRAS DE SERVICIOS

Requerimiento de
servicio externo
R = rea Solicitante
Sistema Sap
(Transaccin ME51N)
Genera Solicitud de Pedido

(bajo la clase ZNB, con el tipo
de posicin F)
(1)
R = Especialista de
Compras
R = rea Solicitante
Sistema Sap
(Transaccin ME54N)
Sistema Sap
(Transaccin ME5A, ME3L, ME3M)
liberacin de la Solicitud de
Servicio de acuerdo a los
limites de autoridad definidos
(2)
Revisa Solicitud de Pedido

liberado y verifica si existe un
Contrato Marco
(3)
R = Especialista de
Compras
Si
Existe asociado un
Contrato Marco?
(4)
No
A
Gerencia de
Procura y
Exportacin
R = Especialista de
Compras
R = rea Solicitante
Verifica con el rea

Solicitante si la compra es
con un proveedor nico
(4)
R = Especialista de
Compras
La compra es con un
proveedor nico?
(5)
Sistema Sap
- Ejecuta proceso de Peticin

de Oferta
- Automticamente se
genera un correo a los
proveedores seleccionados a
participar
No
Si
R = Especialista de
Compras
R = Especialista de
Compras
Recibe de los
proveedores las ofertas
por fax o correo
electrnico, de ser
necesario imprime
(7)
(6)
Recibe del rea

Solicitante carta
explicativa y cotizacin
(6)
2
1
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Procedimiento: Compras de Servicios

Figura A.63. Procedimiento para Compras de Servicios, pgina 1
Pg. 1 de 3
Vigencia desde:
03-02-2011
153

2
R = Especialista de
Compras
R = Especialista de
Compras
Sistema Sap
(Transaccin ME49)
Sistema Sap
(Transaccin ME47)
Carga en el sistema los

diferentes precios
ofertados
(8)
Realiza una comparacin

de precios
(9)
R = Especialista de
Compras
Analiza la comparacin de
precios conjuntamente con
los criterios de calidad,
tiempo de entrega u otro
beneficio ofrecido por el
proveedor
(10)
Acepta la oferta del

proveedor?
(11)
Si
No
R = Especialista de
Compras
Gerencia de
Procura y
Exportacin
Sistema Sap
Rechazo de la peticin de
oferta de proveedores
(automticamente se enva
un mensaje de rechazo al
proveedor)
(12)
R = Especialista de
Compras
Sistema Sap
(Transaccin ME21N)
Genera Orden de
Compra (bajo la clase ZLO,
ZIM o ZFO segn el caso)
(12)

Solicitante
R = Especialista
de Compras
Sistema Sap
de la Orden de Compra, de
acuerdo a los lmites de autoridad
definidos.
-Enva automticamente la Orden
de Compra al proveedor
seleccionado e imprime
(13)
Sistema Sap
Anexa mnimo 3 ofertas a la

Orden de Compra o Carta
de proveedor nico (segn
el caso) y archiva
cronolgicamente
(14)
Automticamente enva
mensaje de recordatorio/
reclamo de entrega al
proveedor
(15)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas


Pg. 2 de 3
Vigencia desde:
03-02-2011
154

4
R = rea Solicitante
Gerencia de
Procura y
Exportacin
Recibe la prestacin del

servicio por parte del
proveedor
(16)
R = rea Solicitante
R = rea Solicitante
Sistema Sap
(Transaccin ML81N)
Sistema Sap
(Transaccin ML85/ML83)
Si
Est conforme con el

servicio prestado?
(17)
Genera
Hoja de Entrada de
Servicio (HES)
(18)
No

de la Hoja de Entrada de
Servicios de acuerdo a los lmites
de autoridad definidos.
-Automticamente imprime 2
Hojas de Entrada de Servicios
(19)
R = rea Solicitante
Notifica al proveedor de
la inconformidad
del servicio
(18)
Direccin de
Finanzas
R = rea Solicitante
Archiva cronolgicamente
la Hoja de Entrada de
Servicio (HES) y enva la
otra HES conjuntamente
con la Factura al rea de
Finanzas
(20)
R = Contador
Recibe factura
conjuntamente con la HES
(21)
Ver procedimiento
Anlisis de
Vencimientos, cdigo
PRO-FIN008-V01
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas


Pg. 3 de 3
Vigencia desde:
03-02-2011
155
Apndice B. Resultados de la validacin de los procedimientos

A continuacin se muestran las tablas de validacin utilizadas como lista de chequeo individualizadas para cada procedimiento. De
acuerdo con la seleccin de la muestra, es posible que se obtengan resultados idnticos en ms de una validacin, en cuyo caso los resultados
se compilan en la misma tabla.
B.1. Mdulo de Gestin de Materiales (MM)
B.1.1. Gestionar la Procura
B.1.1.1. Compras Nacionales
Tabla B.1. Resultados de validacin por lista de chequeo de Compras Nacionales (idnticos para Material de Produccin y Material de
Suministro)
Ejecucin
Norma
Responsable
Control /
Autorizacin
Documentacin
Actividades
C
Generacin y
liberacin de
solicitud de
pedido
Verificacin de
contrato marco
Verificacin de
proveedor nico
Peticin de oferta
y cotizacin
Carga,
comparacin de
precios y calidad
Generacin y
liberacin pedido
de compras
N/A
N/C
N/C
N/A
N/C
N/A
0,0
80,0
20,0
100,0
0,0
0
0,0
N/C
N/A
0
20,0
N/C
N/A
Observaciones
N/C
X
Vinculado a
MRP
X
Carta
explicativa
Cotizacin
X
X
80,0
Interfaz con otros

procesos
100,0
Sistema de
Informacin
100,0
N/A
Total
N/C
X
Porcentaje
Observaciones
N/C
Tiempos estimados
/ Frecuencia
100,0
0,0
Recepcin de
Mercanca
100,0
0,0
50,0
50,0
No se realiza el procedimiento para generacin de rdenes previsionales de compra automticamente (Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo)
156
Tabla B.2. Resultados de validacin por lista de chequeo de Compras Nacionales (idnticos para Materia Prima, Material de Empaque y
Material de Repuestos)
Ejecucin
Norma
Responsable
Control /
Autorizacin
Documentacin
Actividades
C
Generacin y
liberacin de
solicitud de
pedido
Verificacin de
contrato marco
Verificacin de
proveedor nico
Peticin de oferta
y cotizacin
Carga,
comparacin de
precios y calidad
Generacin y
liberacin pedido
de compras
N/A
N/C
N/C
N/A
N/C
N/A
0,0
100,0
0,0
100,0
0,0
0
0,0
N/C
N/A
0
0,0
N/C
N/A
Observaciones
N/C
Vinculado a
MRP
X
Carta
explicativa
Cotizacin
X
X
100,0
Interfaz con otros

procesos
100,0
Sistema de
Informacin
100,0
N/A
Total
N/C
Porcentaje
Observaciones
N/C
Tiempos estimados
/ Frecuencia
100,0
0,0
Recepcin de
Mercanca
100,0
0,0
100,0
0,0
157
B.1.1.2. Compras Internacionales

Tabla B.3. Resultados de validacin por lista de chequeo de Compras Internacionales (idnticos para Muestra Mdica, Producto Terminado,
Material Semiterminado, Materia Prima y Material de Empaque)
Ejecucin
Norma
Responsable
Control /
Autorizacin
Documentacin
Actividades
C
Generacin y
liberacin de
solicitud de
pedido
Solicitud de
Proforma
Generacin y
liberacin de
orden de compra
Recopilacin de
documentos para
CADIVI y
aprobacin
Solicitud de
importacin con
fondos propios
Emisin de Carta
de Origen de
Divisas
Solicitud de
despacho
Recepcin de
documentos de
aduana
Nacionalizacin
de la mercanca
Envo de carta de
impuestos de
importacin
N/A
N/C
N/C
N/A
N/C
N/A
N/C
N/A
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
Interfaz con otros

procesos
N/C
N/A
Total
10
Porcentaje
100,0
Observaciones
N/C
Tiempos estimados
/ Frecuencia
X
X
X
X
X
Documentos:
Carta
explicativa y
cotizacin
Vinculado a
MRP
Observaciones
N/C
X
X
Recepcin de
Mercanca
10
0,0
100,0
0,0
100,0
0,0
100,0
0,0
100,0
0,0
100,0
0,0
100,0
0,0
100,0
0,0
158
Tabla B.4. Resultados de validacin por lista de chequeo de Compras Internacionales (idnticos para Material de Suministros, Material de
Produccin y Material de Repuestos)
Actividades
Ejecucin
C
Generacin y
liberacin de
solicitud de
pedido
Solicitud de
Proforma
Generacin y
liberacin de
orden de
compra
N/C
Norma
N/A
Responsable
N/C
Control /
Autorizacin
Documentacin
N/C
N/A
N/C
N/A
Tiempos estimados
/ Frecuencia
N/C
N/A
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
Interfaz con otros

procesos
N/C
N/A
Recopilacin de
documentos
para CADIVI y
aprobacin
Solicitud de
importacin con
fondos propios
Emisin de
Carta de Origen
de Divisas
Solicitud de
despacho
Recepcin de
materiales y
documentos
Nacionalizacin
de la mercanca
Envo de carta
de impuestos de
importacin
Total
10
Porcentaje
100,0
0,0
Observaciones
X
X
X
X
X
Carta explicativa
y cotizacin
Vinculado a
MRP
Observaciones
N/C
X
X
X
Recepcin de
Mercanca
10
75,0
25,0
100,0
0,0
100,0
0,0
85,7
14,3
100,0
0,0
100,0
0,0
50,0
50,0
No se realiza el procedimiento para generacin de rdenes previsionales de compra automticamente (Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo)
No est configurada la estrategia de liberacin de solicitudes de pedido
159
B.1.1.3. Compras de Servicios

Tabla B.5. Resultados de validacin por lista de chequeo de Compras de Servicios
Actividades
Ejecucin
C
Generacin y
liberacin de
solicitud de
pedido
Verificacin de
contrato marco
Verificacin de
proveedor nico
Peticin de
oferta y
cotizacin
Carga,
comparacin de
precios y calidad
Generacin y
liberacin
pedido de
compras
Prestacin de
servicio
Registro en
Hoja de Entrada
y liberacin
Total
Porcentaje
Observaciones
N/C
Norma
N/A
Responsable
N/C
N/C
Documentacin
N/A
C
X
X
X
6
100,0
0
0,0
1
-
3
60,0
2
40,0
6
100,0
0
0,0
Tiempos estimados
/ Frecuencia
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
C
N/C
N/C
Control /
Autorizacin
N/A
C
N/C
X
X
X
X
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
Carta explicativa
y cotizacin
X
X
5
0
1
3
2
4
2
0
1
5
0,0
0,0
100,0
60,0 40,0
100,0
100,0
La estrategia de liberacin se ha implementado slo para Logstica y Compras
0
0,0
Observaciones
0
-
0
-
160
B.1.1.4. Devolucin a Proveedores Nacionales

Tabla B.6. Resultados de validacin por lista de chequeo de Devoluciones a Proveedores Nacionales (idnticos para Materia Prima y
Material de Empaque)
Actividades
Ejecucin
C
Deteccin de
inconformidad
con estndares y
rechazo
Verifica
informacin del
reporte en sistema
Solicitud y
coordinacin de
retiro
Generacin de
pedido de
devolucin
Retiro de
mercanca y
anlisis de rechazo
Emisin de
informe, nota de
crdito y
reposicin de
material
Prepara informe
de no aceptacin
Anlisis de
informe de
proveedor
Cierre de orden
de compra si no
procede
Entrega de
documentos a
depto Legal
Total
Porcentaje
Observaciones
N/C
Norma
N/A
Responsable
N/C
N/C
Documentacin
N/A
N/C
Control /
Autorizacin
N/A
C
N/C
Tiempos estimados
/ Frecuencia
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
C
N/C
Reporte de
Insumos
Rechazados.
Anlisis
Aprovisionamiento
/ Fabricacin
Observaciones
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
X
6
100,0
X
0
0,0
3
-
3
100,0
0
0,0
6
100,0
0
0,0
6
100,0
0
0,0
4
100,0
0
0,0
0
0,0
Salida por
devolucin
Recepcin de
Mercanca
X
1
100,0
Reporte y anexos
X
4
100,0
0
0,0
3
100,0
0
0,0
161
B.2. Mdulo de Gestin de Almacenes (WM)

B.2.1. Gerenciar los Almacenes
B.2.1.1. Recepcin de Mercanca
Tabla B.7. Resultados de validacin por lista de chequeo de Recepcin de Mercanca (idnticos para Materia Prima, Material de Empaque y
Material Semiterminado)
Actividades
Ejecucin
C
Recepcin de
material, revisin
de documentos y
de tipo de
material
Entrada de
mercanca en
almacn M202 y
venta
Entrada de
Mercanca en
almacn M201
Imprimir e
identificar
material con
etiqueta de
cuarentena
Ubicar
fsicamente y
registrar en
sistema
Entregar factura
a Contador
Total
Porcentaje
Observaciones
N/C
Norma
N/A
Responsable
N/C
N/C
Documentacin
N/A
N/C
Control /
Autorizacin
N/A
N/C
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
Interfaz con otros

procesos
N/C
N/A
Observaciones
N/C
Procesos relacionados:
MRP, Compras Nacionales
y/o Internacionales.
Documentos: Orden de
Compra Factura, Anexo de
Recepcin
Venta Intercompaa de
Insumos
Aprovisionamiento
X
6
100
X
0
0
4
-
X
2
100
0
0
5
100
X
0
0
5
100
X
0
0
X
1
100
0
0
X
1
100
0
0
Norma: Ubicar mercanca

a ms tardar dos das
despus de la recepcin.
Documento: Anexo de
Recepcin
Pagos a Proveedores
X
4
100
0
0
5
100
0
0
162
Tabla B.8. Resultados de validacin por lista de chequeo de Recepcin de Mercanca (idnticos para Material de Suministros y Material de
Produccin)
Actividades
Ejecucin
C
Recepcin de
material,
revisin de
documentos y
clasificacin de
tipo de material
Entrada de
mercanca en
tipo de almacn
respectivo
Imprimir e
identificar
material con
etiqueta de
cuarentena
Organizar
material, ubicar
en sistema
Verifica ingreso
de material
Total
Porcentaje
Observaciones
N/C
Norma
N/A
Responsable
N/C
N/C
5
100
0
0
5
-
Documentacin
N/A
0
-
3
60
N/C
N/A
2
40
N/C
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
N/C
Interfaz con
otros procesos
N/A
3
100
0
0
1
100
0
0
X
X
0
-
0
-
3
75
Observaciones
N/C
X
0
-
Control /
Autorizacin
MRP Documentos: OC,
CP, Factura, anexo RM
Completa la ubicacin
en el Anexo de RM
X
X
1
25
0
0
1
100
No se realiza el procedimiento para reaprovisionamiento automtico (Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo). No se utilizan las rdenes de transporte.
El personal de almacn no se da abasto para organizar el material.
163
B.2.1.2. Salidas y Movimientos de Mercanca

Tabla B.9. Resultados de validacin por lista de chequeo de Salida de Material de Suministros y Material de Produccin (idnticos para
Material de Suministros y Material de Produccin)
Actividades
Ejecucin
C
Creacin de reserva
Visualizar reserva e
imprimir lista
Despacho de material y
registro de salida
Descarga de ubicaciones
N/C
Norma
N/A C N/C
Responsable Documentacin
N/C
N/C
X
X
X
X
Total
Porcentaje
25
75
100
Observaciones
N/A
X
X
X
50
50
Control /
Autorizacin
N/A C N/C
Tiempos estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
C
N/C
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
No se utiliza la gestin de reservas en los almacenes
X
X
25
75
Observaciones
164
Tabla B.10. Resultados de validacin por lista de chequeo de Salida por Solicitud de Produccin (idnticos para Materia Prima y Material de
Empaque)
Actividades
Ejecucin
C
Recibe solicitud de
requerimientos de
material
Descarga de las
ubicaciones
Crea e imprime
reporte de recoleccin
y etiquetas de
identificacin
Pesada, dispensado
registro y notificacin
Total
Porcentaje
Observaciones
Norma
N/C NA C N/C
N/C
N/A
4
100
0
0
4
-
0
-
0
-
4
100
N/C N/A
0
0
1
-
Control /
Autorizacin
C
N/C
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A C N/C
0
0
N/A
Interfaz con
otros procesos
N/C
N/A
3
100
Sistema de
Informacin
3
-
1
100
0
0
4
-
0
-
0
-
Observaciones
N/C
Relacionado con Ejecucin
y Control de la Produccin.
Documentos: Formato de
requisicin
1
-
3
100
0
0
Documentos: Orden de
Produccin, Reporte de
Recoleccin y Reporte de
Tiempo de Dispensado.
2
-
1
100
0
0
Tabla B.11. Resultados de validacin por lista de chequeo de Traslado de Producto Terminado (idnticos para Producto Terminado y
Muestra Mdica)
Actividades
Ejecucin
C
Recepcin de producto
terminado desde rea
productiva
Despacho y Registro de
Traslado
Total
Porcentaje
Observaciones
N/C
Norma
NA C N/C
N/C
N/A
N/C
Control /
Autorizacin
N/A
N/C
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A C N/C
Sistema de
Informacin
N/A
N/C
Interfaz con
otros procesos
N/A
Observaciones
N/C
Ejecucin y control de la
Produccin. Anlisis
Fabricacin
Recepcin de PT y MM
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
0
0
0
0
No se pudo realizar la validacin
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
165
Tabla B.12. Resultados de validacin por lista de chequeo de Devolucin de Dispensado (idnticos para Materia Prima y Material de
Empaque)
Actividades
Ejecucin
C
Recibe formato de
devolucin de
dispensado
Verifica en sistema
ubicaciones disponibles
Identifica el material
como "Resto" y ubica
fsicamente
Contrasta informacin
del formato con la del
sistema
Ubica en sistema
Total
Porcentaje
Observaciones
Norma
N/C NA
N/C
0
0
X
4
-
1
100
N/A
X
5
100
N/C
0
0
X
5
100
Control /
Autorizacin
N/C N/A
N/C
0
0
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A C N/C
0
0
X
2
N/A
X
X
X
4
100
Sistema de
Informacin
3
100
0
0
X
5
Interfaz con
otros procesos
N/C
N/C
Bajo la supervisin de
Garanta de Calidad
Utiliza formato para

anotar ubicacin y lo
firma
0
-
X
X
0
-
N/A
X
3
100
Observaciones
X
5
0
0
0
-
0
-
Tabla B.13. Resultados de validacin por lista de chequeo de Devolucin a Proveedor (idnticos para Materia Prima y Material de Empaque)
Actividades
Ejecucin
C
N/C
Norma
N/A C N/C
N/C
N/A
N/C
Control /
Autorizacin
N/A
N/C
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A C N/C
Sistema de
Informacin
N/A
N/C
Interfaz con
otros procesos
N/A
N/C
Anlisis Aprovisionamiento
/ Fabricacin y Devolucin
a Proveedor
Deteccin de material no
conforme
Verifica que el material
est rechazado para la
fecha del retiro de
material
Retiro fsico y de sistema
Total
Porcentaje
Observaciones
Observaciones
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
0
0
0
0
0
0
No se pudo validar el procedimiento
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
166
B.2.1.3. Inventario Fsico

Tabla B.14. Resultados de validacin por lista de chequeo de Inventario Fsico (General)
Actividades
Ejecucin
C
Identificar almacenes a
inventariar y establecer
fecha de corte de
documentos
Organizar recursos,
equipos de trabajo y el
almacn
Bloquear almacenes
Imprimir y entregar
tarjetas
Induccin de seguridad
Induccin de
inventario
Contabilizacin de
material
Norma
N/C N/A
N/C
X
X
Cotejar tarjetas
Registrar en sistema
X
cantidades
contabilizadas
Visualizar, imprimir y
X
analizar diferencias
Compensar diferencias X
Validar las diferencias
X
contablemente
Imprimir reporte para
X
archivos
X
Desbloquear almacn
Elaboracin de informe X
13
Total
Porcentaje
92,9
Observaciones
1
7,1
N/A
N/C N/A
N/C
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
N/A
Sistema de
Informacin
C
N/C
Interfaz con
otros procesos
N/A
X
X
X
X
15
X
X
4
-
N/C
Control /
Autorizacin
11
100
X
X
15
100
0
0
X
X
X
X
9
100
X
4
X
0
0
X
0
0
X
11
0
10
5
0
0
0
100
100
Induccin de inventario deficiente
X
7
8
100
0
0
Observaciones
N/C
Una vez al ao.
Documentos. Norma: no
permitir movimientos de
mercanca
Normas: no contar 2 veces

la misma ubicacin ni
simultneamente, registrar
nombre y fecha
Control de firmas
0
-
0
-
167
Tabla B.15. Resultados de validacin por lista de chequeo de Inventario Fsico (Cclico)
Actividades
Ejecucin
C
N/C
Norma
NA C N/C
N/C
N/A
N/C
Control /
Autorizacin
N/A
N/C
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A C N/C
Sistema de
Informacin
N/A
N/C
Interfaz con
otros procesos
N/A
N/C
Calendario de inventario
cclico
Documentos. Norma: no
permitir movimientos de
mercanca
Identificar almacenes y
ubicaciones a inventariar
Establecer fecha de corte
de documentos y notifica
a las reas afectadas
Organizar recursos,
equipos de trabajo y el
almacn
Bloquear almacenes
Imprimir y entregar
tarjetas
Induccin de seguridad
Induccin de inventario
Normas: no contar 2 veces la

misma ubicacin ni
simultneamente, registrar
nombre y fecha
Contabilizacin de
material
Cotejar tarjetas
Realizar tercer conteo
Registrar en sistema
cantidades
contabilizadas
Visualizar, imprimir y
analizar diferencias
Validar las diferencias
contablemente
Imprimir reporte para
archivos
Desbloquear almacn
Elaboracin de informe
Total
Porcentaje
Observaciones
Observaciones
Control de firmas
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
0
0
0
0
0
0
No fue posible validar el procedimiento
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
168
B.2.1.4. Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica

Tabla B.16. Resultados de validacin por lista de chequeo de Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica (idnticos para Producto
Terminado y Muestra Mdica Fabricada)
Actividades
Ejecucin
C
Recibe material,
revisa documentos
Verifica ubicacin
Registra entrada a
unidad de negocio
Verifica
contabilizacin
Total
Porcentaje
Observaciones
Norma
N/C N/A
N/C
N/C
N/A
3
-
1
100
0
0
N/C N/A
0
0
4
100
Control /
Autorizacin
4
100
0
0
N/C
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
N/A
X
X
Interfaz con
otros procesos
N/C
X
X
1
100
3
-
Sistema de
Informacin
N/A
0
1
3
0
1
3
0
1
1
2
0
0
0
100
100
33,33 66,67
No est lista la interfaz de las ubicaciones ni la de ingreso de mercanca
2
-
Observaciones
N/C
Procesos relacionados: Ejecucin y

Control de la Producccin, Traslado
de Producto Terminado, Anlisis de
Fabricacin, Venta Intercompaa
Interacta con proceso de

Evaluacin de Calidad y Venta y
Distribucin de PT y MM
2
100
0
0
Tabla B.17. Resultados de validacin por lista de chequeo de Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica (idnticos para Producto
Terminado y Muestra Mdica Importada)
Actividades
Ejecucin
C
Norma
N/C N/A C N/C
N/C
N/A
Recepcin de material,
revisin de documentos y
de tipo de material
Entrada de Mercanca
Envo de factura
X
X
X
X
X
X
Ubicar fsicamente y
registrar en sistema
Total
Porcentaje
Observaciones
4
100
0
0
4
-
0
-
0
-
4
100
N/C
Control /
Autorizacin
N/A
C
N/C
0
0
2
-
2
100
Tiempos estimados
/ Frecuencia
N/A
C
N/C
0
0
X
X
3
-
1
100
0
0
2
-
Sistema de
Informacin
N/A
C
N/C
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
Observaciones
Procesos relacionados: MRP, Compras

Nacionales y/o Internacionales.
Documentos: Orden de Compra y
Factura
Interacta con proceso de Evaluacin

de Calidad y Venta y Distribucin de
PT y MM
X
X
X
2
100
0
0
2
-
2
100
0
0
2
-
2
100
0
0
169
B.2.1.5. Gestin de Almacn de Repuestos

Tabla B.18. Resultados de validacin por lista de chequeo para Recepcin de Material de Repuesto
Actividades
Ejecucin
C
Recepcin y verificacin
de materiales y
documentos
Registra entrada de
material
Organiza y ubica
material
Total
Porcentaje
Observaciones
Norma
Responsable
N/C N/A C N/C
3
100,0
0
0,0
3
-
N/C N/A
0
-
N/C N/A
0
0,0
2
-
0
0,0
Sistema de
Informacin
N/A
1
100,0
0
0,0
N/C
N/A
0
-
0
-
1
-
2
100,0
Observaciones
N/C
Internacionales, MRP
3
-
C
X
2
-
Interfaz con otros

procesos
X
1
100,0
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
X
3
100,0
N/C
X
0
-
Control /
Autorizacin
Documentacin
X
0
0,0
2
-
1
100,0
0
0,0
Tabla B.19. Resultados de validacin por lista de chequeo para Salida de Material de Repuesto
Actividades
Ejecucin
C
Notificar creacin de reserva

X
de materiales o la necesidad
de crear cdigo de material
Crear material a partir de
X
informacin recomendada y
notificar
Modificar la orden para
X
agregar la reserva de
material, liberar e imprimir
Crear, liberar y monitorear
solicitud de pedido para
X
materiales nuevos o agotados
hasta su ingreso
Despacha material recibido
X
y registra salida y descarga
en sistema
5
Total
Porcentaje
100,0
Observaciones
Norma
Responsable
N/C NA C N/C
0
0,0
Documentacin
N/C N/A
5
-
0
-
0
-
5
100,0
Control /
Autorizacin
N/C N/A
3
100,0
0
0,0
N/A
N/C
Interfaz con otros

procesos
N/A
X
2
-
N/C
Sistema de
Informacin
0
0,0
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A C N/C
2
-
3
100,0
0
0,0
5
-
0
-
0
-
1
-
Observaciones
N/C
4
100,0
Internacionales,
Recepcin de
Repuestos
El vale de material es
firmado por Tcnico o
Supervisor
X
0
0,0
3
-
2
100,0
0
0,0
170
B.3. Mdulo de Mantenimiento de Planta (PM)

B.3.1. Adecuar los Equipos Necesarios
B.3.1.1. Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo
Tabla B.20. Resultados de validacin por lista de chequeo para Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo (Servicios Tcnicos)
Actividades
Ejecucin
C
Planifica
mantenimiento por
equipo
Planifica
mantenimiento
mensual
Conciliacin de
programa de
mantenimiento
Libera e imprime la
orden
Crea y libera
solicitud de servicio
Supervisa servicio
externo y registra en
sistema
Retira material de
almacn y preparar
recursos
Ejecuta
mantenimiento
Notifica horas
hombre
Completa orden de
mantenimiento
(cierre tcnico)
Liquida orden de
mantenimiento
(cierre comercial)
Total
Porcentaje
Observaciones
Norma
N/C NA
Responsable
N/C
Control /
Autorizacin
N/C N/A
C
N/C
Documentacin
N/C N/A
Tiempos estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
C
N/C
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
Norma: primeros 5
das del mes
Norma: primeros 20
das del mes
0
0,0
7
-
4
100,0
0
0,0
11
100,0
X
0
0,0
6
-
5
100,0
0
0,0
6
5
0
8
3
0
3
0,0
100,0 0,0
100,0
No se utiliza la aplicacin en el rea de Proyectos
Planificador
monitorea la OM.
Vinculado a Compra
de Servicios.
11
100,0
Observaciones
X
Vinculado a la
Gestin de Almacn
de Repuestos
La orden es firmada
por el tcnico y el
supervisor
8
100,0
0
0,0
9
-
2
100,0
0
0,0
171
B.3.2. Mantener la Planta Fsica y Equipos

B.3.2.1. Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Correctivo
Tabla B.21. Resultados de validacin por lista de chequeo para Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Correctivo (Servicios Tcnicos)
Actividades
Identifica y notifica falla
Evala y clasifica falla
Reparar falla menor y
cerrar aviso de
mantenimiento
Crea, libera e imprime
de falla mayor
Liberar y adquirir
servicio externo
Supervisar servicio
externo y registrar en
sistema
Retirar material de
almacn y preparar
recursos
Ejecucin de
mantenimiento
Ejecucin
C
X
X
Norma
N/C NA
X
X
Responsable
N/C
C
X
X
Documentacin
N/C N/A
X
X
Control /
Autorizacin
N/C N/A
X
C
X
N/C
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A C N/C
X
X
Sistema de
Informacin
N/A
C
X
N/C
Interfaz con otros

procesos
N/A
X
X
X
Notificar horas hombre
Completar orden de
X
mantenimiento y
ejecutar cierre tcnico
Liquidar orden de
X
mantenimiento y
ejecutar cierre comercial
11
Total
Porcentaje
100,0
Observaciones
X
0
0,0
8
-
X
3
100,0
0
0,0
11
100,0
X
0
0,0
6
-
5
100,0
0
6
5
0
11
0
0
3
0,0
100,0 0,0
No se utiliza la aplicacin en el rea de Proyectos
N/C
Planificador
monitorea la orden.
Vinculado a la
Compra de Servicios.
Observaciones
X
La orden es firmada
por el tcnico y el
supervisor
8
100,0
0
0,0
9
-
2
100,0
0
0,0
172
B.4. Mdulo de Planificacin de la Produccin (PP)

B.4.1. Gestionar la Demanda
B.4.1.1. Gestin de la Demanda
Tabla B.22. Resultados de validacin por lista de chequeo para Gestin de la Demanda
Actividades
Ejecucin
C
Registro en SAP de
pronstico recibido
Ajuste, clculo y
emisin de Plan de
Ventas
Total
Porcentaje
Observaciones
Norma
N/C NA
N/C
X
2
100,0
Responsable
0
0,0
1
-
N/C N/A
0
0,0
2
100,0
N/C
N/A
X
1
100,0
Control /
Autorizacin
Documentacin
1
-
N/C
N/A
X
0
0,0
Tiempos estimados /
Frecuencia
N/C
N/A
N/C
X
1
100,0
Sistema de
Informacin
Interfaz con otros

procesos (entradas y
salidas)
N/A
C
N/C
0
2
0
0
1
1
0
0
0,0
0,0
100,0
No se ha implementado la herramienta SOP flexible
0
0,0
Observaciones
2
100,0
1
-
1
100,0
0
0,0
B.4.2. Planificar la Produccin

B.4.2.1. Planificacin de la Produccin
Tabla B.23. Resultados de validacin por lista de chequeo para Planificacin de la Produccin
Actividades
Ejecucin
C
Ajuste, clculo y
emisin de Plan de
Oferta
Clculo MPS
Generacin de
reportes
Total
Porcentaje
Observaciones
N/C NA
Responsable
N/C
2
-
N/C N/A
0
0,0
3
100,0
X
0
0,0
0
-
N/C
Tiempos estimados /
Frecuencia
N/A
X
X
X
1
100,0
Control /
Autorizacin
N/C N/A
X
0
0,0
Documentacin
X
3
100,0
Norma
N/C
N/A
X
X
Sistema de
Informacin
X
X
2
1
2
1
0
1
2
0
0
0,0
66,7 33,3
100,0 0,0
100,0
No se ha implementado la herramienta SOP flexible
N/C
X
Interfaz con otros

procesos (entradas y
salidas)
N/A
C
N/C
X
No se generan
rdenes de compra
X
2
66,7
X
1
33,3
Observaciones
2
-
1
100,0
Salida a MRP
0
0,0
173
B.4.2.2. Planificacin de Capacidades

Tabla B.24. Resultados de validacin por lista de chequeo para Planificacin de la Produccin (idnticos para Fabricacin, Envase y
Empaque)
Actividades
Ejecucin
C
N/C
Norma
NA
Responsable
N/C
N/C
Documentacin
N/A
N/C
Control /
Autorizacin
N/A
C
N/C
Tiempos estimados
/ Frecuencia
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
C
N/C
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
Recibe Plan de
Oferta y reportes
de disponibilidad
de insumo
Revisar oferta
de capacidad de
empaque
Establece
secuencia de o.
prev de
empaque
Revisar oferta
de capacidad de
envase
Establece
secuencia de o.
prev de envase
Revisar oferta
de capacidad de
fabricacin
Establece
secuencia de o.
prev de
fabricacin
Total
Porcentaje
Observaciones
Observaciones
Ejecucin y
Control de la
Produccin
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
0
0
0
0
La aplicacin no est configurada
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
174
B.4.3. Planificar los Materiales y su Adquisicin

B.4.3.1. Planificacin de Necesidades de Materiales
Tabla B.25. Resultados de validacin por lista de chequeo para Planificacin de Necesidades de Materiales (idnticos para Muestra Mdica y
Producto Terminado importado)
Actividades
Ejecucin
C
Norma
N/C NA
Responsable
N/C
Control /
Autorizacin
N/C N/A
C
N/C
Documentacin
N/C N/A
Tiempos estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
C
N/C
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
Observaciones
Vinculado a Gestin
Anlisis de
X
X
X
X
X
X
X
X
Demanda
propuestas de MRP
Corrida de MRP y
X
X
X
X
X
X
X
X
anlisis de propuestas
Vinculado a Compras
Generacin y
X
X
X
X
X
X
X
X
Nacionales /
liberacin de
Internacionales
solicitudes de pedido
3
0
0
3
0
3
0
1
2
0
1
2
0
1
2
0
0
3
0
1
1
1
Total
- 100,0 0,0 100,0 0,0
0,0
Porcentaje
100,0 0,0
100,0 0,0
100,0 0,0
100,0
100,0 0,0
50,0 50,0
Existe an un control manual debido a un requerimiento de parametrizacin en el sistema (en el perodo de diciembre no hay recepcin de material y el sistema todava propone rdenes
Observaciones
para esa fecha)
Tabla B.26. Resultados de validacin por lista de chequeo para Planificacin de Necesidades de Materiales (idnticos para Materia Prima,
Material Semiterminado y Material de Empaque)
Actividades
Ejecucin
C
Anlisis de
X
propuestas de MRP
Corrida de MRP y
X
anlisis de propuestas
Generacin y
X
liberacin de
solicitudes de pedido
3
Total
Porcentaje
100,0
Observaciones
Norma
N/C NA
0
0,0
0
-
Responsable
N/C
N/C N/A
3
100,0
0
0,0
3
100,0
X
0
0,0
Control /
Autorizacin
N/C N/A
C
N/C
Documentacin
1
-
Tiempos estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
C
N/C
X
X
X
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
X
Vinculado a Gestin
Demanda
2
0
1
2
0
1
2
0
0
3
0,0
100,0 0,0
100,0 0,0
100,0
100,0
Las propuestas iniciales del MRP no provienen del clculo MPS
Observaciones
Vinculado a Compras
Nacionales /
Internacionales
X
0
0,0
1
-
1
50,0
1
50,0
175
B.4.3.1. Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo

Tabla B.27. Resultados de validacin por lista de chequeo para Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo (Servicios
Tcnicos)
Actividades
Ejecucin
C
Realiza corrida
de MRP y
analizar
resultados
Genera y libera
solicitudes de
pedido
Total
Porcentaje
Observaciones
Norma
N/C
N/A
Responsable
N/C
2
100,0
0
0,0
0
-
N/C N/A
1
50,0
1
50,0
2
100,0
N/C
N/A
N/C
X
0
0,0
Tiempos
Sistema de
estimados /
Informacin
Frecuencia
N/A
C
N/C N/A
C
N/C
Control /
Autorizacin
Documentacin
Interfaz con otros

procesos
N/A
N/C
Frecuencia
automtica:
diaria
Vinculado a
Compras
Nacionales /
Internacionales
1
1
0
1
0
1
1
1
0
0
2
100,0 0,0
0,0 100,0
100,0 0,0
100,0
La estrategia de liberacin de solicitudes de pedido no est configurada
0
0,0
Observaciones
1
-
1
100,0
0
0,0
Tabla B.28. Resultados de validacin por lista de chequeo para Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo (idnticos para
Control de Calidad y Logstica)
Actividades
Ejecucin
C
Realiza corrida de
MRP y analizar
resultados
Genera y libera
solicitudes de
pedido
Total
Porcentaje
Observaciones
N/C N/A
X
Norma
C
Responsable
N/C
Documentacin
N/C N/A
Control /
Autorizacin
N/C N/A
N/C
Tiempos
estimados /
Frecuencia
N/A C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
Interfaz con otros

procesos
N/C
N/A
Observaciones
N/C
Frecuencia
automtica:
diaria
Vinculado a
Compras Nacionales
/ Internacionales
1
1
0
0
2
1
0
1
1
0
1
0
1
1
0
1
0
1
1
1
1
0
100,0 0,0
50,0 50,0
0,0 100,0 100,0 0,0
100,0 0,0
0,0 100,0
0,0 100,0
50,0 50,0
La estrategia de liberacion de solicitudes de pedido no est configurada. La herramienta de clculo no est activa ni es utilizada por las reas de Control de Calidad ni el
Almacn de Suministros, debido a falta de entrenamiento y de datos (punto de pedido)
176
B.4.4. Fabricar los Productos

B.4.4.1. Ejecucin y Control de la Produccin
Tabla B.29. Resultados de validacin por lista de chequeo para Ejecucin y Control de la Produccin (idnticos para Fabricacin, Envase y
Empaque)
Actividades
Ejecucin
C
Conversin de
rdenes
previsionales fijadas
y liberacin
Notifica cantidades
consumidas, tiempo,
cantidad obtenida,
mano de obra y
entrada de
mercanca
Cuantifica material
sobrante y solicita a
almacn el retiro
Total
Porcentaje
4
100,0
Observaciones
N/C NA
Solicita el
dispensado, recibe y
consume materiales
Norma
C
0
0,0
3
-
N/C
C
X
Responsable
Documentacin
N/C N/A
N/C N/A
N/C N/A
Interfaz con otros

procesos
(entradas y
salidas)
N/C N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/C N/A
Tiempos
estimados /
Frecuencia
Control /
Autorizacin
Observaciones
Documento: orden de
proceso, requisicin
de material adicional.
Vinculado a Salida
por Solicitud de
Produccin
Vinculado al Anlisis
del Proceso de
Fabricacin
Utiliza el formato de
devolucin de
dispensado para
solicitar proceso de
apoyo de almacn
1
0
4
0
1
3
0
1
3
0
2
1
1
0
3
1
0
3
1
100,0 0,0 100,0 0,0
100,0 0,0
100,0 0,0
50,0 50,0
75,0 25,0
75,0 25,0
No se maneja Planificacin de Capacidades, la conversin de las rdenes previsionales en rdenes de proceso y su consecuente
liberacin se realiza luego de la elaboracin del Plan de Oferta
177
B.5. Mdulo de Gestin de la Calidad (Quality Management, QM)

B.5.1. Gestionar Seguridad y Control de Calidad
B.5.1.1. Generacin de Certificados
Tabla B.30. Resultados de validacin por lista de chequeo para Generacin de Certificados (idnticos para Anlisis de Materiales de
Fabricacin, Anlisis para Exportacin y Anlisis de Insumos)
Actividades
Ejecucin
C
N/C
Generar
certificado
Archivar
expediente
Total
Porcentaje
Observaciones
Norma
Responsable
NA C N/C
N/C
Documentacin /
Informacin
N/A
C
N/C
Control /
Autorizacin
N/A C N/C
Tiempos estimados
/ Frecuencia
N/A
C
N/C
0
2
0,0 100,0
2
-
0
-
0
-
0
-
Sistema de
Informacin
N/A C
N/C
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
Observaciones
Aprovisionamiento / Fabricacin. Firmado
por Jefe Control de Insumos, Jefe de
Laboratorio, Coordinador BPM
0
2
2
0
0
1
0
1
1
0
1
0,0 100,0
0,0 100,0
0,0 100,0
No se utiliza porque no incluye el texto explicativo de algunas caractersticas de inspeccin
B.5.1.2. Inspeccin de Calidad

Tabla B.31. Resultados de validacin por lista de chequeo para Inspeccin de Calidad (idnticos para Material de Empaque, Materia Prima y
Material Semiterminado)
Actividades
Ejecucin
C
Generacin automtica de
lote de inspeccin
Evaluacin de material
Registro de Resultados
Crea aviso
Decisin de empleo
Total
Porcentaje
Observaciones
Norma
N/C NA
X
X
X
X
5
100,0
X
X
X
4
-
N/C
0
0,0
1
100,0
Documentacin /
Informacin
N/A
C
N/C
Control /
Autorizacin
N/A
C
N/C
Tiempos estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
C
N/C
X
X
X
X
5
100,0
X
X
X
X
5
100,0
Responsable
0
0,0
N/C
0
0,0
0
-
X
X
X
0
0,0
3
-
X
2
100,0
0
0,0
X
X
X
X
4
-
1
100,0
0
0,0
1
-
X
X
X
0
0,0
4
-
Observaciones
Depende de
perodo de
validez
X
X
X
X
4
100,0
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
X
1
100,0
0
0,0
178
Tabla B.32. Resultados de validacin por lista de chequeo para Inspeccin de Calidad (idnticos para Muestreo de Aguas, Microbiologa de
equipos, personal y planta fsica)
Ejecucin
Actividades
C
Generacin automtica de
lote de inspeccin
Evaluacin de aguas
Registro de Resultados
Crea aviso
Decisin de empleo
Total
Porcentaje
Observaciones
N/C
Norma
Responsable
NA C N/C
N/C
Documentacin /
Informacin
N/A
C
N/C
Control /
Autorizacin
N/A C N/C
Tiempos estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A C N/C
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
Observaciones
Frecuencia
diaria
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
0
0
0
0
0
0
No se utiliza la aplicacin para el muestreo de aguas
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
0
-
B.5.1.3. Anlisis para el Proceso de Aprovisionamiento

Tabla B.33. Resultados de validacin por lista de chequeo para Anlisis para el Proceso de Aprovisionamiento (idnticos para Material de
Empaque, Materia Prima y Material Semiterminado)
Actividades
Ejecucin
C
Generacin de lote de
inspeccin
Inspeccin de
material
Compara resultados
con especificaciones
Registra resultados
Crea aviso
Decisin de empleo
Generacin de
etiquetas e
identificacin
Archivar en carpeta
de producto
Total
Porcentaje
Observaciones
Norma
N/C NA
Responsable
N/C
N/C
Documentacin /
Informacin
N/A
C
N/C
Control /
Autorizacin
N/A
C
N/C
X
Tiempos estimados /
Frecuencia
N/A
C
N/C
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
8
100,0
0
0,0
2
-
6
100,0
0
0,0
8
100,0
X
X
0
0,0
6
85,7
1
14,3
X
X
X
X
X
X
Interfaz con otros

procesos
N/A
C
N/C
Sistema de
Informacin
N/A
C
N/C
3
100,0
0
0,0
X
1
100,0
0
0,0
Recepcin de
Mercanca
Se emite plan de
actividades
Utiliza Cuaderno
de Anlisis
X
X
X
X
X
4
80,0
Observaciones
1
20,0
1
50,0
1
50,0
Sale a proceso de
Certificado
179
B.5.1.4. Anlisis del Proceso de Fabricacin

Tabla B.34. Resultados de validacin por lista de chequeo para Anlisis del Proceso de Fabricacin
Actividades
Ejecucin
C
Evaluacin
dispensado
Toma muestra de
fabricacin y
evala
Registra resultados
Fabricacin
Crea aviso
Fabricacin
Decisin de empleo
Fabricacin
Notificacin de
horas en orden de
proceso
Fabricacin
Inspeccin visual
de envasado
Registra resultados
Envase
Crea aviso Envase
Decisin de empleo
Envase
Notificacin de
horas en orden de
proceso Envase
Verificacin de
inspecciones de PT
fabricado e
importado
Norma
N/C NA
Responsable
N/C
N/C
Documentacin /
Informacin
N/A
C
N/C
Control /
Tiempos estimados
Sistema de
Interfaz con otros
Autorizacin
/ Frecuencia
Informacin
procesos
N/A
C
N/C N/A
C
N/C N/A
C
N/C N/A
C
N/C
X
Notificacin de
X
horas en orden de
proceso Empaque
X
Registra resultados
X
Crea aviso
X
Traspaso
16
Total
Porcentaje
100,0
Observaciones
0
0,0
X
X
X
X
14
-
2
100,0
0
0,0
X
X
X
15
100,0
X
X
Vinculado a Salida
por solicitud de
produccin
Se utiliza cuaderno de
Anlisis
Utiliza Lista de
chequeo de
expedientes. Sale a
notificacin de
produccin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
0
0
14
2
8
7
0
14
2
0
4
12
0
14
0,0
87,5 12,5
100,0 0,0
100,0 0,0
100,0 0,0
No se emiten Certificados. Se incrementaron la cantidad de pasos para realizar el traspaso.
Se emite Certificado
Se utiliza lista de
chequeo
Observaciones
1
50,0
1
50,0
180
Apndice C. Flujogramas descriptivos de los procedimientos actuales

A continuacin, se muestran los flujogramas que describen el procedimiento actual de los procesos, particularmente de aquellos en
los que se haya verificado que su ejecucin difiere del procedimiento planteado. Las actividades consideradas puntos de atencin se resaltan
en bloques rellenados con color azul.
C.1. Gerenciar los Almacenes
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE MERCANCA (SITUACIN ACTUAL)
Ingreso de Material de Suministro y Material de Produccin
La mercanca ingresa por las solicitudes de pedido creadas manualmente por el Asistente de Suministros,
segn el histrico de consumo de materiales, y manejadas por el rea de Compras para su adquisicin (ver
procedimiento Compras Nacionales PRO-COMP002-V01 y Compras Internacionales PRO-COMP001-V02)
Proveedor entrega
mercanca
R = Asistente de
Suministros
R = Asistente de Suministros /
Ayudante de Almacn
Ayudante de Almacn
Clasifica los materiales

recibidos (si son
materiales de suministro
y servicio o de
produccin)
(2)
Recibe material, factura,

certificado de proveedor y
copia de orden de compra.
Verifica que documentos y
materiales estn acordes
(1)
Debe verificar en la orden de compra si el material

tiene lote SAP, de ser as, completar el Anexo de
Recepcin de Materiales (ver anexo #1)
R = Asistente de
Suministros
Sistema SAP
(Transaccin MIGO)
mercanca contra pedido, los
materiales de suministro y
servicio ingresan al tipo de
almacn 014 y los de produccin
al tipo de almacn 006
(3)
- Entrega factura original y

copia de orden de compra al
Contador para que gestione
los pagos respectivos
- Entrega el vale de entrada al
Analista de Control de Calidad
(4)
Vale de
Entrada
Los materiales con lote SAP ingresan en status Q y son aprobados por Control de Calidad
Ver en anexo #2 el N de documento de material en el vale de entrada de mercanca que se
imprime automtcamente
Gerencia de
Logstica
B
A
R = Asistente de
Suministros
Ayudante de Almacn
Sistema SAP
(Transaccin MB90)
R = Ayudante de
Almacn
Coloca las etiquetas de

cuarentena a los
materiales
(7)
Organiza el material en
las ubicaciones
(8)
Actualiza tarjeta de
Registro de Control de
Inventario
El material
tiene lote SAP?
(5)
Imprime etiqueta de
cuarentena a los
materiales con lote SAP
(6)
No
Completa el campo de ubicacin en

el Anexo de Recepcin de Materiales
B
Ingresa:
- Clase de mensaje ZEE1 - Etiqueta Cuarentena
- N de documento de material
Esta tarjeta se emplea

para materiales de cuenta
mayor, como por ejemplo
los cartuchos de tinta
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Cdigo:
Pg. 1 de 1
Figura C.1. Procedimiento actual para la Recepcin de Materiales de Suministro y Material de Produccin
Vigencia desde:
dd-mm-aa
181
PROCEDIMIENTO: SALIDAS Y MOVIMIENTOS DE MERCANCA (SITUACIN ACTUAL)

El material puede ser de suministro (material de oficina como bolgrafos,
hojas, etc.) y materiales de produccin (alcohol, guantes, etc.)
Requerimiento de
material
Microsoft Outlook
Analiza los requerimientos en

cuanto a la cantidad solicitada,
basado en la existencia de
material y consumo histrico de
otros departamentos, y decide
cunto material pondr en
disposicin del rea solicitante
(2)
Recibe correo del rea

Solicitante con el formato de
requerimiento respectivo. All
se especifica centro de costo,
solicitante, material, cantidad
solicitada
(1)
Existen dos formatos: uno para los materiales de servicio o suministro y uno
para los materiales de oficina, debido a los ciclos de entrega para cada caso
Despacha el material
(3)
El rea solicitante abarca:

- Todas las reas que consumen material de oficina
- Produccin, a travs de la utilizacin de guantes, desinfectantes, bolsas, etc.
Gerencia de
Logstica
Sistema SAP
(Transaccin MIGO)
Realiza la operacin de
salida de mercanca contra
centro de costo y registra
cdigo y cantidad de
material despachado
(4)
Completa en el formato de
requerimiento los campos
correspondientes a la cantidad
despachada y nmero de
documento de salida
registrado
(5)
Clase de movimiento 201

Se genera un nmero de documento de salida
R = Ayudante de
Almacn
Actualiza tarjeta de
Registro de Control de
Inventario
Esta tarjeta se emplea para
materiales de cuenta mayor, como
por ejemplo los cartuchos de tinta
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo

Cdigo:
Pg. 1 de 1
Figura C.2. Procedimiento actual para la Recepcin de Materiales de Suministro y Material de Produccin
Vigencia desde:
dd-mm-aa
182
C.2. Gestionar la Demanda

Cada seis (6) meses
(abril y octubre)
de la Demanda / Gerente de la Demanda
R = Gerente de la Demanda /
Analista Planificacin de la
Demanda
R = Gerente de la Demanda
Microsoft Outlook
Microsoft Excel
Recibe de las reas de

Negocios el Pronstico de
mdicas) de producto
terminado
(1)
Incorpora la tolerancia por

cada producto para generar
nueva versin del RoFo o
Planificacin Global de
Ventas
(2)
R = Gerente de la Demanda /
Analista Planificacin de la
Demanda
Microsoft Excel
De ser necesario, se rene

con los representantes de las
Unidades de Negocio y
discuten los resultados que
arroja el IMS (consumo real),
el pronstico de ventas y la
tolerancia agregada
(3)
El Plan Global de Ventas abarca

producto terminado y muestra mdica,
tanto importada como fabricada
De ser necesario, aade las

modificaciones en el RoFo
sobre las unidades de
pronosticadas y se obtiene el
Plan Global de Ventas
definitivo
(4)
Se toma en consideracin la estrategia de

mercadeo, el crecimiento del mercado, etc.
Gerencia de la
Demanda
A
R = Analista Planificacin de
la Demanda
la Demanda
Sistema SAP
(Transaccin SHDB)
RoFo
El RoFo debe actualizarse

mensualmente, a ms tardar los
primeros cinco (5) das hbiles
Crea la grabacin o plantilla

del archivo del Plan de
Ventas o RoFo en SAP
(5)
la Demanda
Sistema SAP
(Transaccin ZSHDB)
Sistema SAP
(Transaccin MD74)
Selecciona el origen del

archivo y graba el
documento con un nombre
de juego de datos
referencial
(6)
Reorganiza necesidades
primarias de entrega
(7)
Cada vez que se actualiza el RoFo, el

mismo se debe grabar en SAP (desde
actividad 5 hasta actividad 10)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Gerenciar Operaciones / Gestionar la Demanda

Reunin
Correo

Figura C.3. Procedimiento actual para la Gestin de la Demanda, pgina 1
Pg. 1 de 2
Vigencia desde:
14-07-2011
183
Gerencia de la
Demanda
la Demanda
la Demanda
la Demanda
Sistema SAP
(Transaccin MD75)
Sistema SAP
(Transaccin MD76)
Sistema SAP
(Transaccin SM35)
Borra los registros de las

necesidades primarias
antiguas
(8)
Borra Historial
(9)
Selecciona el archivo segn

el nombre referencial para
subir el juego de datos
(10)
R = Gerente de la Demanda / Analista

Planificacin de la Demanda
Producto Terminado
Fabricado (PTF)
Contina con proceso

de la Produccin
PRO-LOG002-V01
(13)
Microsoft Outlook
Comunica al Gerente de Control de

Gestin, Gerente de Logstica, Coordinador
de Planificacin, Coordinador de
Planificacin de Suministros y a las
Unidades de Negocio que el RoFo o Plan
Global de Ventas definitivo est disponible
en SAP
(12)
La Gerencia de Control de Gestin realiza el anlisis
financiero correspondiente (cada seis meses)
Enva adems el Plan de Ventas

(MS Excel) como archivo adjunto
Fin
En este proceso se elabora el Plan de

Oferta de Produccin a partir del RoFo
Producto Terminado
Comprado (PTC)
Una vez que el Plan se encuentra disponible en SAP, el

sistema clasifica automticamente la informacin de los
productos fabricados y la de los productos comprados
Contina con proceso

de Necesidades de
Materiales
PRO-LOG003-V01
(13)
Fin
En este proceso se realiza el clculo

de planificacin de necesidades de
los productos terminados comprados
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Gerenciar Operaciones / Gestionar la Demanda

Correo

Figura C.4. Procedimiento actual para la Gestin de la Demanda, pgina 2
Pg. 2 de 2
Vigencia desde:
14-07-2011
184
C.3. Planificar la Produccin

PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN (SITUACIN ACTUAL)
Mensualmente
segn calendario
El calendario es elaborado por el Supervisor de Control de la Produccin e

indica las fechas pautadas para las reuniones de conciliacin a lo largo del ao
R = Coordinador de
Planificacin
R = Coordinador de
Planificacin
Microsoft Outlook
Recibe el RoFo o Plan de

Ventas definitivo como
archivo Microsoft Excel del
Gerente de la Demanda
(1)
Contina con el
procedimiento
Planificacin
Mensual de la
Produccin,
PRO-PRD001-V01
(5)
Cronograma
Mensual de
Produccin
En
este
proceso
se
elabora
el
cronograma mensual de produccin para
El Plan Global de Ventas se elabora
las reas de slidos, granulados, lquidos,
segn el procedimiento Gestin de la
semislidos y empaque durante los
Demanda, cdigo PRO-FIN092-V01
primeros siete (7) das hbiles del mes
El Plan Global de Ventas debe emitirse a
ms tardar los primeros cinco (5) das hbiles
Gerencia de
Logstica
R = Coordinador de
Planificacin
Participa en la reunin de Conciliacin de
Demanda con el Director de Plantalos Gerentes
de Produccin, Logstica y Demanda, Supervisor
de Control de Produccin, Planificador y el
Analista de Planificacin de la Demanda. En
esta reunin se notifica a la Gerencia de la
Demanda las entregas planificadas para el mes
siguiente, quien podr notificar las prioridades
para el mes subsiguiente
(7)
Esta reunin se realiza a ms tardar los primeros

quince (15) das hbiles del mes en curso
Se realiza la Conciliacin del Plan de Oferta

con los Gerentes de: Produccin, Control de
Calidad, Servicios Tcnicos, Garanta de
Calidad, Logstica, Procura y Exportacin y con
los Jefes de Control de Insumos y Almacn. En
esta reunin se revisa el programa mensual de
produccin del mes siguiente y cmo afecta en
la cobertura del Plan de Oferta vigente, tomando
en consideracin la planificacin de otras reas
involucradas en el proceso productivo
(6)
Esta reunin se realiza a ms tardar los
primeros diez (10) das hbiles del mes en curso
R = Coordinador de
Planificacin
Microsoft Excel
Elabora el Plan de Oferta en

funcin del RoFo, las corridas
mnimas, tamao de lote (convierte
unidades de producto terminado en
lotes), insumos disponibles y
prioridades
(8)
Plan de Oferta
El Plan de Oferta debe estar disponible a ms

tardar los primeros veinte (20) das hbiles del mes
Otro parmetro a considerar es obtener, a fin de
mes, dos meses de inventario de producto terminado
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Correo

Cdigo:
Figura C.5. Procedimiento actual para la Planificacin de la Produccin, pgina 1
Pg. 1 de 2
Vigencia desde:
dd-mm-aa
185
PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN (SITUACIN ACTUAL)

1
R = Coordinador de
Planificacin
Microsoft Outlook
Informa al Coordinador de
Planificacin de Suministro que
puede realizar el proceso de
Planeacin de Requerimientos
de Materiales (MRP)
(9)
R = Coordinador de
Planificacin de Suministros
Registra la nueva versin del Plan
de Oferta en SOP flexible (es
necesario verificar que se copi de
forma exacta). Adems, borra las
rdenes previsionales fijadas hasta
ese momento y el historial de
versiones anteriores del Plan de
Oferta
(10)
Sistema SAP
(Transaccin MDVP)
Sistema SAP
(Transaccin COR8 / MD04)
insumos para la realizacin
de las rdenes previsionales
de fabricacin / envase /
empaque
(11)
Convierte rdenes
previsionales con 100%
insumos disponibles en
rdenes de proceso
(12)
En esta etapa se verifica:

- Lote de material a fabricar (automticamente)
- Lote de componentes (automticamente)
- Clculo de potencia (manualmente)
Gerencia de
Logstica
R = Planificador
R = Planificador
R = Planificador
Sistema SAP
(Transaccin COR2 / COID)
O. Proceso
abierta Fab.1...n
O. Proceso
abierta Env.1...n
O. Proceso
abierta Emp.1...n
Reporte de rdenes
previsionales 100%
disponibles
O. Proceso
liberada Fab.1...n
O. Proceso
liberada Env.1...n
Libera rdenes de proceso

(13)
O. Proceso
liberada Emp.1...n
Contina con el
procedimiento
Planificacin de
Necesidades de
Materiales,
PRO-LOG003-V01
(14)
Fin
Crea necesidad de transporte automticamente (puesta a disposicin).

Con la liberacin de las rdenes de fabricacin o envase, se genera lote
de inspeccin, pero el material entra en status libre utilizacin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Cdigo:
Figura C.6. Procedimiento actual para la Planificacin de la Produccin, pgina 2
Pg. 2 de 2
Vigencia desde:
dd-mm-aa
186
C.4. Gestionar la Seguridad y Control de la Calidad

MDULO QM
LOGISTICA / Almacn
Operario de Almacn
Recibe material de acuerdo a procedimiento Recepcin de

Mercanca (cdigo PRO-LOG004-V01), se genera lote de
inspeccin y el material ingresa en status Q
Recepcin de: MP, ME, ST

Analista de Laboratorio / Inspector de
Calidad
Inspector de Control de Calidad
ALMACN
CONTROL DE
CALIDAD

Realiza Inspeccin Visual y

muestrea, de acuerdo a los
parmetros establecidos para
cada una las actividades (MP,
ME, ST)
El Jefe de Control generar
el plan de actividades a
suministrar a cada inspector.
El inspector ejecutar su actividad
de acuerdo a los parmetros por
material establecidos (ME, ST, PT)
Evala e acuerdo a las

especificaciones y reporta en el
cuaderno de anlisis.
El Inspector de Calidad revisar

diariamente a travs del sistema el
lote de inspeccin, para ejecutar las
debidas inspecciones

Laboratorio

Jefe de Control de Insumo / Analista
de Laboratorio
Sistema SAP
(Transaccin QE51N)
Sistema SAP
(Transaccin QM01)
Sistema SAP
(Transaccin MSC2N)
Registra resultados de algunas

caractersticas de MP y ST y
todas las caractersticas de ME
Genera un aviso de Calidad,

con la existencia de defectos
Modifica la fecha de caducidad del

lote, ingresando la fecha de
produccin / fabricacin (el
sistema calcula la de caducidad
automticamente)
Se mantendr el cuaderno de
anlisis
Se coloca la fecha de ejecucin de la inspeccin,

registrada en el cuaderno de anlisis
Control de Calidad /Jefe

de Control de Insumo /
Sistema SAP
(Transaccin QA11)
Registra decisin de Empleo:

Aprobado o Rechazado
Control de Calidad /Jefe de

Control de Insumo / Inspector
de Control de Calidad /
Sistema SAP
(Transaccin QA03)
Ingresa el nmero de lote de

inspeccin, identifica el
material generado por la
decisin de empleo y lo copia

de Control de Calidad /Analista
de Laboratorio
Sistema SAP
(Transaccin MB02)
Crea mensaje de etiqueta

y selecciona ZAE1 si el
material es aprobado o
ZAE2 si es rechazado

de Control de Calidad /
Sistema SAP
(Transaccin MB90)
Ingresa nmero de documento

de material y tipo de mensaje,
imprime etiquetas de aprobado
o rechazo
El inspector de Control de
Calidad ser responsable de
colocar la etiqueta impresa en el
material inspeccionado
El
material
de
empaque
y
semiterminado puede ser aprobado por
el Analista. La materia prima slo puede
ser aprobada por el Jefe de Control de
Insumo
Operario de Calidad
Emite Certificado
segn el procedimiento
Generacin de
Certificados
PRO-CALD003-V01
Archiva en la carpeta
del producto
El jefe de Control de Insumo

generara los reportes que sean
necesarios de acuerdo a las
necesidades de informacin y/o
por
solicitud
del
supervisor
inmediato (reportes de fechas,
horas de finalizacin del proceso)
por la QA33
La
carpeta
contiene:
certificado,
cuaderno
de
anlisis, vale de entrada y
formato de inspeccin visual
Se genera un documento de material
Normas
Informacin
Anexos
: GESTIONAR SEGURIDAD Y CONTROL DE LA CALIDAD / Responsable del Procedimiento:

Control de Calidad
Procedimiento:ANLISIS PARA EL PROCESO DE
APROVISIONAMIENTO
Proceso
Figura C.7. Procedimiento actual para el Anlisis para el Proceso de Aprovisionamiento
Pg.1 de 1
Vigencia desde:
30 / 11 / 10
187
PROCEDIMIENTO: ANLISIS DEL PROCESO DE FABRICACIN

Fabricacin
Las inspecciones de calidad en el proceso de fabricacin se ejecutan simultneamente
(ver procedimiento Ejecucin y Control de la Produccin cdigo PRO-PRD002-V01)
R = Inspector de Calidad
Gerencia de
Garanta de
Calidad
Realiza inspeccin visual

de materia prima durante
el dispensado
(1)
Proceso
productivo
Toma muestra de granel

junto con la requisicin
de anlisis y la lleva al
Laboratorio de Control
de Calidad
(3)
Produccin
ejecuta
fabricacin
(2)
La liberacin de la orden de proceso
de fabricacin genera el lote de
inspeccin automticamente
R = Analista de Microbiologa /
Analista Fsico-Qumico
Gerencia de
Control de
Calidad
La requisicin de anlisis especifica el granel y/o el

elemento a inspeccionar y la orden de proceso asociada
R = Analista de Laboratorio
Microbiologa / FsicoQumico
Analiza la muestra y
documenta los resultados
en formato fsico
(4)
R = Jefe de Laboratorio
Sistema SAP
(Transaccin QE51N)
Sistema SAP
(Transaccin QM01)
Registra resultados de
evaluacin
(5)
Crea aviso de calidad

(6)
Sistema SAP
(Transaccin QA11)
Sistema SAP
(Transaccin COR6N)
Toma decisin de empleo:

Aprobado o Rechazado
(7)
Notifica horas de anlisis y

unidades analizadas en la
orden de proceso
(8)
El Jefe de Laboratorio ser el responsable de

documentar la desviacin que se genere
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Controlar la Calidad / Gestionar Seguridad y Control de Calidad

Procedimiento: Anlisis del Proceso de Fabricacin
Responsable del Procedimiento: Gerente de Control de Calidad / Gerente

de Garanta de Calidad
Vigencia desde:
Pg. 1 de 2
dd-mm-aa
Figura C.8. Procedimiento actual para el Anlisis del Proceso de Fabricacin, pgina 1
188
PROCEDIMIENTO: ANLISIS DEL PROCESO DE FABRICACIN

Envasado
R = Inspector
de Calidad
Sistema SAP
(Transaccin QE51N)
Sistema SAP
(Transaccin QM01)
Sistema SAP
(Transaccin QA11)
inspeccin
(12)

(13)
Toma decisin de
empleo: Aprobado o
Rechazado
(14)
Produccin
ejecuta
envasado
(10)
Gerencia de
Garanta de
Calidad
Realiza inspeccin
visual y procede a
registrar en la Lista de
Chequeo de
Expedientes
(11)
La liberacin de la orden de proceso

de envase genera el lote de
inspeccin automticamente
Empaque
Sistema SAP
(Transaccin COR6N)
Notifica horas de
anlisis y unidades
analizadas en la orden
de proceso
(15)
R = Inspector
de Calidad
Sistema SAP
(Transaccin QE51N)
Sistema SAP
(Transaccin QM01)
inspeccin
(18)

(19)
Produccin ejecuta
empaque y se
obtiene producto
terminado
(16)
Inspecciona el
producto terminado y
comprado de acuerdo
a la Lista de Chequeo
de Expedientes
(17)
Cuando Produccin notifica esta fase por la

transaccin COR6N, se genera el lote de inspeccin
R = Coordinador BPM
Sistema SAP
(Transaccin QA11)
Sistema SAP
(Transaccin COR6N)
Sistema SAP
(Transaccin MB51)
Sistema SAP
(Transaccin LT06)
Toma decisin de
empleo: Aprobado o
Rechazado
(20)
Notifica horas de
anlisis y unidades
analizadas en la orden
de proceso
(21)
Segn el cdigo de lote,

visualiza el nmero de
generado por la clase de
movimiento 321
(aprobacin)
(22)
Realiza traspaso de
ubicacin ingresando el
nmero de documento
previamente visualizado
(23)
Fin
La aprobacin ejecuta en el sistema una clase de movimiento

321 y se genera un nmero de documento de material
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas
Proceso: Controlar la Calidad / Gestionar Seguridad y Control de Calidad

Procedimiento: Anlisis del Proceso de Fabricacin

Figura C.9. Procedimiento actual para el Anlisis del Proceso de Fabricacin, pgina 2
Pg. 2 de 2
Vigencia desde:
dd-mm-aa
189
C.5. Creacin de Maestro de Materiales

PROCEDIMIENTO: CREACIN DE MAESTRO DE MATERIALES
R= rea Solicitante
Microsoft Outlook
Enva el requerimiento de
creacin o actualizacin de
maestro de materiales, a travs
del formato correspondiente, al
Coordinador de Planificacin y
al Analista de Planificacin
(1)
Requerimiento de creacin
o actualizacin del maestro
de materiales
rea Solicitante
- Para cada tipo de material existe un rea solicitante y

un formato asociado (ver anexo #1)
- En el caso de Materia Prima, el rea solicitante enviar
el requerimiento adicionalmente al rea de Compras
Los materiales abarcan las muestras mdicas, material de empaque, materia prima, material semiterminado, producto terminado para cualquiera de las
unidades de negocio. El material de empaque suele actualizarse varias veces al ao, el resto de los materiales se crean o actualizan con menor frecuencia
R= Analista de Planificacin
Sistema SAP
(Transaccin MM01)
Gerencia de
Logstica
Sistema SAP
(Transaccin MM01)
Crea material en funcin

de los requerimientos
recibidos
(2)
Ingresa cdigo y el tipo de material
Sistema SAP
(Transaccin MM01)
Selecciona las vistas que

corresponden al material, su
nivel de organizacin, unidad
de medida y dimensin
(3)
Ver anexo #2 Seleccin de Vistas y anexo
#7 Estructura Organizativa de Almacenes
La unidad de medida no es modificable
una vez que se cree el cdigo de material
En general, los materiales de un mismo tipo
tienen las mismas vistas activadas y niveles
de
organizacin
iguales.
En
esta
transaccin, se pueden consultar los datos
mencionados para materiales similares
Para las vistas activadas que

1
corresponden al rea de Logstica
(Gestin de Almacenes,
Planificacin de Necesidades,
etc.) completan los parmetros de
acuerdo al tipo de material
(4)
En el caso de la actualizacin del maestro de materiales, en la vista de
Compras se debe desmarcar el check Control de Stock Inspeccin de
Calidad, est opcin quedar a disposicin de la Gerencia de Control de
Calidad y Gerencia de Garanta de Calidad en la vista Gestin de Calidad.
En la misma vista de compras se debe indicar si el material es importado
y si esta sujeto a lote o a libro de pedido.
En los datos de almacenamiento, se ingresa el tiempo de conservacin
del material, esta informacin la suministra la Gerencia de Control de
Calidad por tipo de material.
Slo para los productos terminados se debe colocar, en la vista de
Clculo de Costos, el tamao de lote real
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Procedimiento: Creacin de Maestro de Materiales
Advertencia
Correo

Figura C.10. Procedimiento actual para la Creacin de Maestro de Materiales, pgina 1
Pg. 1 de 3
Vigencia desde:
13-05-11
190

Microsoft Outlook
Sistema SAP
(Transaccin MMSC)
Gerencia de
Logstica
Gerencia de
Control de
Calidad
/
Gerencia de
Garanta de
Calidad
Asignar el resto de
almacenes para los cuales
puede ser admitido el
material (por ejemplo, el
almacn de devolucin /
destruccin)
(5)
Ingresa cdigo de material y centro
Posteriormente, crea la lista de materiales
y la receta de planificacin de las maquilas
Enva un correo al usuario solicitante,

Coordinador de Planificacin, Gerente de
Logstica, Analista de Compras, Analista
de Costos, Inspector de Garanta de
Calidad, Analista de Control de Calidad,
notificando la creacin del cdigo para
que completen los datos faltantes
(6)
Vista de Compra, Clculo de

Costes y Contabilidad
Vista de Gestin de Calidad
- El Especialista de Compras debe introducir los precios estimados para que el Analista
de Costos pueda realizar la corrida de costos y actualizar los parmetros respectivos
- Si se trata de producto terminado, la vista de calidad la crear el Inspector de
Garanta de Calidad o los Coordinadores de Garanta de Calidad
- El Supervisor de Control de la Produccin crea la receta de planificacin de los
productos fabricados en planta
R= Analista de Control de Calidad / Inspector de Garanta

de Calidad / Coordinador de Validaciones / Coordinador
R= Analista de Control de Calidad / Inspector de Garanta
de Sistemas de Calidad / Coordinador de Empaque
de Calidad / Coordinador de Validaciones / Coordinador
Sistema SAP
de Sistemas de Calidad / Coordinador de Empaque
(Transaccin MM01)
Ingresa el cdigo de
material y selecciona la vista
Gestin de Calidad de la
lista desplegable para aadir
la informacin respectiva
(7)
Crea las
caractersticas de
inspeccin y el plan
de inspeccin
(8)
Fin
Los datos que se aaden al maestro de material abarcan: el perodo de validez en das (restndole 30 das) y
la clase de inspeccin (ver anexo #6). Ambos parmetros se encuentran estandarizados por tipo de material.
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Advertencia
Correo

Pg. 2 de 3
Vigencia desde:
13-05-11
191

R= Especialista de Compras
Sistema SAP
(Transaccin ME23N)
Vista de Compra, Clculo de

Costes y Contabilidad
Gerencia de
Procura y
Exportacin
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook
Consulta los precios en

rdenes de compra
recientes (hasta 3 meses
de antigedad) de
materiales similares
(7)
Enva por correo los

precios estimados por
cantidad base del material
al Analista de Costos
(9)
Consulta en cotizaciones
vigentes de proveedores
de un material similar
(8)
Por ejemplo, si se tratara de estuches (material de empaque), el Especialista de Compra buscar

segn las dimensiones y cantidad de colores diferentes especificadas en el cdigo de material creado
R= Analista de
Costos
R= Analista de
Costos
Sistema SAP
R= Analista de Costos
(Transaccin MM01)
Gerencia de
Contralora
- Valida en las vistas de

contabilidad y clculo de costos
la categora de valoracin
(nacional o importado), unidad,
precio, cantidad base, grupo de
orgenes y centro de beneficio
- Verifica la estructura de
costos, basada en la lista de
materiales creada por Logstica
(10)
S
El material
tiene estructura
de costos?
(11)
No
Ejecuta corrida
de costos
(12)
Microsoft Excel
Calcula el Impuesto de
Valor Agregado (IVA) del
precio suministrado por
el Especialista de
Compras
(12)
Sistema SAP
(Transaccin CK11)
Sistema SAP
(Transaccin CK24)
Ingresa cdigo de material,

valida la estructura de
costos y status de corrida
de costos
(13)
Libera el costo
ingresado como
definitivo
(14)
Sistema SAP
(Transaccin MR21)
Sistema SAP
(Transaccin MM03)
Ingresa fecha, sociedad

y centro para registrar el
precio ms el IVA
(13)
Verifica si el precio fue

cargado correctamente
en el maestro de
materiales
(14)
Fin
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas

Advertencia
Correo

Pg. 3 de 3
Vigencia desde:
13-05-11
192
Apndice D. Flujogramas descriptivos de propuestas de mejora

A continuacin se muestran los flujogramas representativos de las propuestas de mejora de los procesos (actividades resaltadas en
color azul) y procedimientos que presentaron deficiencias durante la fase de validacin de cumplimiento.
D.1. Gerenciar Almacenes
Inventario Fsico General
El requerimiento de realizar toma fsica de inventario es del Departamento de Costos y se contabilizan todas las
ubicaciones del almacn, sin embargo, es posible que en el rea de Logstica se presente la necesidad de ejecutar
el inventario para ajustar posibles discrepancias entre la informacin que indica el sistema y la existencia fsica
Una vez al ao
Planificacin del Inventario Fsico
R = Contralor
R = Contralor
Direccin de
Finanzas
Servofarma
Establece, con el Jefe de

Almacn, fecha de corte
de movimientos de
mercanca y fecha de
ejecucin del inventarios
(2)
Identifica cules son los

almacenes a inventariar
(1)
No se permitir ni recepcin o salida ni

materiales en los almacenes a inventariar.
de insumos importados. El personal de
mercanca ubicada tanto fsicamente como
Gerencia de
Contralora
/
Gerencia de
Logstica
/
Servofarma
Administracin

toma de inventario
(4)
Los
equipos
necesarios
suelen ser montacargas,
aprobacin o rechazo de los

Slo se permitir la recepcin
almacn debe tener toda la
en el sistema para esta fecha
Jefe de Almacn

(5)
Comunica al Jefe de Almacn, al personal de auditora

interna y externa y a los Gerentes de: Logstica, Demanda,
Control de Calidad, Garanta de Calidad, Produccin,
Procura y Exportaciones, Servicio al Cliente cules son los
almacenes y materiales objeto de inventario y la fecha de
ejecucin del mismo
(3)
Jefe de Almacn
Analista de Costos
Sistema SAP
(Transaccin LX02)
Notifica a los involucrados en los

equipos de trabajo y al comit de
inventario la planificacin del
inventario, les enva el cronograma
de actividades y distribuye el
material informativo del inventario
(6)
Verifica que todo el stock

se encuentra ubicado el
da previo al bloqueo de
almacn
(7)
Habr al menos un coordinador de Finanzas y uno de Almacn en el inventario. Los equipos de trabajo son tres
(3): grupo de conteo, mesa de control y transcriptores. Los equipos de conteo estarn conformados por dos (2)
personas y tendrn uno o ms racks de los almacenes asignados. Adems, debe haber un grupo de soporte
conformado por personal de Control de Calidad, para apoyar en los asuntos relativos a la identificacin del material
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Figura D.1. Propuesta de mejora para Inventario Fsico, pgina 1
Pg. 1 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
193

Preparacin del Inventario Fsico
Gerencia de
Contralora
Sistema SAP
(Transaccin LI06)
Sistema SAP
(Transaccin LX22)
Bloquea el almacn
(movimientos de
mercanca en el sistema)
(8)
Ingresa nmero y tipo de

almacn, visualiza las
tarjetas de inventario (hay
una tarjeta por cada
ubicacin) y las imprime
(9)
Ingresa
tipo
de
almacn a inventariar
inventario a los
coordinadores de
y al Jefe de Almacn
(10)
La tarjeta contiene la informacin del material (cdigo, descripcin, lote) que se

encuentra en la ubicacin segn el saldo del sistema. Cada una tiene un nmero
de inventario o nmero de tarjeta. Se imprimen dos (2) juegos: primer conteo (color
blanco) y segundo conteo (otro color). Ver anexo #3 para mayor informacin
Ejecucin del Inventario Fsico

Asesora de
Seguridad y
Salud Laboral

de inventario
(11)
Personal de
Inventario
Laboral
(12)
C
Esta charla es obligatoria y el personal de inventario debe cumplir las
normas de seguridad, incluyendo el uso de la indumentaria de proteccin

mediante una charla, los elementos
que contiene la tarjeta (ubicacin,
cdigo de material y lote),
apoyndose en el material
informativo previamente distribuido
(13)
La ubicacin servir de gua para realizar el conteo
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 2 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
194


Explica al grupo de conteo, en base al

material informativo, cmo identificar y
contabilizar el material segn unidad de
manejo, unidad de medida y si el
material est o no sellado, para llenar la
tarjeta de inventario. Dependiendo de
tipo de material existen varias maneras
de contabilizarlos
(14)
Explica al personal de la mesa

de control, basndose en el
material informativo, cmo
realizar la totalizacin y el cotejo
de las tarjetas
(15)

(16)




4
Personal de
Inventario
R = Grupo de conteo
- Contabiliza el material y
estuches)
(17)
Control
estuches)
(18)
Control
(19)

Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 3 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
195

Control
Control

inventario
(20)
Control
La informacin
registrada en los
conteos es igual?
(21)
No
Control
conteo
(22)
Personal de
Inventario

Administrativo
(22)
R = Coordinador de
Comit de Inventario
R = Grupo de conteo

(23)

(24)
4
Referencia
en pgina 3
R = Transcriptor
R = Transcriptor
Sistema SAP
(Transaccin LI11N)

(23)
R = Transcriptor / Coordinador
R = Coordinador de
Comit de Inventario
Sistema SAP
(Transaccin LX22)

archiva
(24)
Verifica que se
tarjetas activadas
(25)
Notifica que al Jefe de Almacn,

Analista de Costos, Contralor y
al Gerente de Control de Gestin
se transcribi la totalidad de
tarjetas activadas
(26)
Si el sistema indica que una ubicacin est vaca pero fsicamente contiene material, se debe colocar, adems de la informacin del material, el centro, almacn, fecha de
entrada de mercanca (se coloca la fecha de transcripcin) y fecha de caducidad (si sta no se calcula automticamente, debe consultar al personal de Control de Calidad la
informacin). Por el contrario, si el sistema indica que existe un material y fsicamente no se encuentra, se debe marcar el check Cero
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 4 de 10
Vigencia desde:
12-05-11
196

Contralor
Contralor
Sistema SAP
Sistema SAP
(Transaccin LI21)
individual o
colectivamente
(29)

(30)
Sistema SAP

y estadstica de
diferencias de inventario
por almacn
(27)

su justificacin
(28)
Gerencia de
Contralora
G
Microsoft Office
Outlook
Sistema SAP
Notifica al Contralor y al
Gerente de Control de Gestin
la culminacin del inventario y
el desbloqueo de almacenes,
as como los problemas
presentados
(34)
Imprime tres veces el

reporte de seguimiento y
control de resultados en
un listado por unidad de
negocio
(31)
el informe
El
rea
de
Logstica
debe
presentar
justificaciones ante desviaciones significativas

Gerencia de
Contralora
/
Gerencia de
Logstica
R = Analista de
Costos
Elabora el informe de
resultados donde especifica
los objetivos del inventario, el
procedimiento, almacenes
inventariados, los resultados
obtenidos y cualquier otra
(35)
Firma las copias del reporte de

seguimiento y se distribuyen
una para el Jefe de Almacn,
una para el Gerente de
Servicio al Cliente y una para
el Jefe de Administracin
(32)
Sistema SAP
(Transaccin LI06)
Desbloqueo de tipo de
almacenes inventariados
(33)
Leyenda:
Norma
Anexo
Firmas Autorizadas



Pg. 5 de 10
Vigencia desde:
12-05-11

Planificacion de La Produccion

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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES

PLANIFICACIN DE LA REIMPLANTACIN DEL SISTEMA SAP PARA LA

Sartenejas, julio de 2011

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

PLANIFICACIN DE LA REIMPLANTACIN DEL SISTEMA SAP PARA LA

Realizado con la asesora de:

Sartenejas, julio de 2011

PLANIFICACIN DE LA REIMPLANTACIN DEL SISTEMA SAP PARA LA

A Dios, me han colmado sus bendiciones y soy testigo de su infinita misericordia.

A mi madre, su esfuerzo constante para garantizar mi crecimiento personal no ha sido en vano y

A mi abuela, mi segunda madre y mi primera educadora, su pasin por la vida me alienta a

A la Universidad Simn Bolvar: sus profesores son dignos de admiracin y constituyen el

A todos mis compaeros de la universidad, son una fuente de solidaridad y me apoyaron en la

Justificacin e importancia del trabajo

Planteamiento del problema

CAPTULO I. ENTORNO EMPRESARIAL

1.1. Antecedentes Histricos de la Empresa

1.2. Descripcin de la Empresa

1.6. Estructura Organizativa de la Empresa

CAPTULO II. MARCO TERICO

2.1. Normativa tcnica ISO

2.1.1. Normas ISO 9000

2.1.2. Norma ISO/IEC 15489

2.2. Enfoque de Procesos como un Principio de Gestin

2.2.1.1. Mapa de Procesos

2.2.2. Descripcin, gestin y mejora de procesos

2.2.2.1. Descripcin de procesos

2.2.2.2. Gestin y mejora de procesos

2.3. Sistema de Informacin SAP Sistemas, Aplicaciones y Productos

2.3.1 Conceptos vlidos del sistema SAP

2.3.2 Identificacin de los mdulos

2.3.3 Metodologa de implementacin SAP Acelerado (ASAP)

CAPTULO III. MARCO METODOLGICO

CAPTULO IV. RESULTADOS

4.2.1. Gestin de la Demanda

4.2.2. Planificacin de la Produccin

4.2.3. Planificacin de Necesidades de Materiales

4.2.4. Compras Nacionales

4.2.5. Compras Internacionales

4.2.6. Recepcin de Mercanca

4.2.7. Anlisis para el Proceso de Aprovisionamiento

4.2.8. Generacin de Certificados

4.2.9. Inspeccin de Calidad

4.2.10. Devolucin a Proveedores Nacionales

4.2.11. Planificacin de Capacidades

4.2.12. Ejecucin y Control de la Produccin

4.2.13. Salida y Movimientos de Mercanca

4.2.14. Anlisis del Proceso de Fabricacin

4.2.15. Recepcin de Producto Terminado y Muestra Mdica

4.2.16. Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Preventivo

4.2.17. Planificacin y Ejecucin de Mantenimiento Correctivo

4.2.18. Gestin de Almacn de Repuestos

4.2.19. Planificacin de Necesidades de Materiales de Consumo

4.2.20. Inventario Fsico

4.2.21. Compra de Servicios

4.3.1. Mdulo de Gestin de Materiales (Material Management, MM)

4.3.2. Mdulo de Gestin de Almacn (Warehouse Management, WM)

4.3.3. Mdulo de Mantenimiento de Planta (Plant Maintenance, PM)

4.3.4. Mdulo de Planificacin de la Produccin (Production Planning, PP) 71

4.4.1. Gerenciar los Almacenes

4.4.2. Mantener la Planta Fsica y Equipos

4.4.3. Planificar los Materiales y su Adquisicin

4.4.4. Fabricar los Productos