GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versin N 02

Fecha: 2011-Febrero

Apartado: Archivos Estndar Archivo Permanente

ARCHIVOS ESTNDAR ARCHIVO PERMANENTE

Se trata de archivos que No se copian a las auditoras, pero que se pueden consultar en
esta seccin de la Biblioteca para conocimiento o para poder copiar textos que puedan
ser necesarios como parte de los papeles de trabajo de las Auditoras en desarrollo.
Las personas autorizadas para el ingreso de datos son los supervisores y jefes de equipo
a quienes se les haya asignado el Rol Mantenimiento del Archivo Permanente. El
ingreso de datos debe realizarse de acuerdo con los trminos que dicten los manuales
vigentes o las disposiciones que emita la Direccin de Investigacin Tcnica y
Normativa.
El objetivo principal de preparar y mantener un Archivo Permanente, es el de tener
disponible la informacin que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta
informacin varias veces.
Para el acceso comn a la informacin del Archivo Permanente, es necesario que los
datos se almacenen dentro de la seccin de Archivos Estndar de la biblioteca
magntica de AutoAudit.
Para acceder o registrar la informacin en esta seccin, se realizarn los siguientes
pasos:

P ASOS PARA CREAR Y R EGISTRAR EL A RCHIVO P ERMANENTE

Paso 1.- Acceso a la seccin de Archivos
Estndar
En la barra de men en la opcin Biblioteca,
submen Archivos estndar.

Paso 2.- Crear Carpeta

Para crear una carpeta o subcarpeta se debe
seleccionar una carpeta Raz, la que
contendr a la nueva carpeta o subcarpeta y
hacer clic en Crear.

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Paso 3.- Nombre de Carpeta
Esta
ventana
aparecer
cuando se cree una nueva
carpeta, en donde se debe
registrar la descripcin del
documento y hacer clic en
OK para validar en el sistema
la informacin.

La estructura prevista del Archivo Permanente en AutoAudit para cada organismo

auditable, es la siguiente:

Entidad1 (Subcarpeta)
Disposicin Legal de Creacin
Informacin Financiera
Informes de Auditora
Organizacin
Plan Anual de Contratacin
Reglamentacin Interna

Esta estructura debe crearse mediante carpetas y subcarpetas por el supervisor y jefe
de equipo para la primera vez que se audita un organismo sujeto a control, para lo
cual debe hacer clic en la carpeta predeterminada Archivos y seleccionar Crear.
1. Disposicin Legal de Creacin: Disposicin legal de creacin o modificacin a su
denominacin.
2. Informacin Financiera: Estados Financieros, proformas presupuestarias, Estados
de Ejecucin Presupuestara.
3. Informes de Auditora: ltimos informes de auditora aprobados, ya sean emitidos
por la CGE o por las entidades de Auditora Interna.
4. Organizacin: Importar la estructura orgnica funcional de la entidad a ser
examinada.
5. Plan Anual de Contratacin: Importar los archivos magnticos del Plan Anual de
Contratacin de la entidad examinada.
6. Reglamentacin Interna: Importar las disposiciones internas no publicadas en el
Registro Oficial y que son de obligatorio cumplimiento para el personal de la
entidad examinada.
El supervisor y jefe de equipo valorar con su juicio profesional la cantidad y calidad de
informacin que se deba registrar en el Archivo Permanente.

Nombre corto y largo del organismo sujeto a control. Por ejemplo: AGD Agencia de Garanta de
Depsitos

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Para crear las subcarpetas, el usuario autorizado debe marcar la carpeta creada para
la entidad y repetir el procedimiento antes descrito hasta que complete el registro de las
seis subcarpetas previstas.

Adems de las carpetas destinadas para agregar el Archivo Permanente por ente
auditable, existirn otras en las que se agregue informacin necesaria para consulta, la
misma que ser registrada por el Bibliotecario.
Paso 4.- Importar archivos
Seleccione la carpeta en
la que se desea importar
el archivo y haga clic en
la opcin Importar:

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Paso
5.archivo

Seleccionar

el

Seleccione el archivo a
importar desde la ubicacin
en la que se encuentre. Para
finalizar haga clic en la
opcin Abrir, esto importar el
archivo desde la ubicacin
de origen hacia la base de
datos de AutoAudit.

Paso 6.- Importar Archivo

La informacin que debe
guardarse
en
cada
subcarpeta creada es la
prevista para la estructura
del archivo permanente.
Previamente, el usuario
autorizado debe conocer
la ubicacin en la cual se
encuentran los archivos a
importar, los mismos que
pueden estar escaneados,
fotografiados
o
simplemente
guardados
con cualquier formato.
Si el usuario trabaja con
AutoAudit de forma local la
ventana Import File, mostrar el contenido del PC local mientras que si el acceso es
remoto, se mostrar el contenido del servidor de produccin.

Recomendaciones:
En el PC del usuario autorizado, guarde el archivo en la raz del disco duro.
Si el archivo a importarse se encuentra en un disco externo (Pent Drive), ste debe
guardarse en el PC local o insertar el dispositivo antes de iniciar la sesin de CITRIX.
Nota: El disco duro del PC local cuando se accede de forma remota se identifica
con C$ en client V:

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Paso 7.- Identificar al Archivo
Cuando los archivos ya tienen un
nombre ste se mantiene al
importarse, pero su descripcin
puede editarse en el cuadro de
texto. Luego haga un clic en
OK para guardar los cambios.

Al finalizar correctamente la importacin del archivo,

la pantalla mostrar el mensaje Importacin
Terminada, que indica que el proceso de importacin
se concluy con xito.

Opciones Adicionales Disponibles

VENTANA DE ARCHIVOS ESTNDAR

OPCIONES DE CARPETA
Renombrar.- Esta opcin permite al usuario cambiar el nombre o identificacin de una
carpeta o subcarpeta.

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Eliminar.- Al seleccionar esta opcin se borra la carpeta de la base de datos de AutoAudit

y el contenido de la misma.

OPCIONES DE ARCHIVO
Retirar.- Mueve los archivos de la base de datos de AutoAudit a un directorio Temporal en
el PC local e impide que otro usuario utilice al mismo tiempo el archivo.
Devolver.- Retorna los archivos retirados a la base de datos de AutoAudit conservando los
ltimos cambios que se realizaron en el sistema.
Cancelar Retiro.- Inhabilita la accin de retirar un archivo, elimina el archivo desde el
disco duro y no conserva las ltimas actualizaciones del documento.
Editar.- Esta opcin permite al usuario retirar un archivo para realizar modificaciones.
Ver.- Permite al usuario tener acceso al archivo pero nicamente con acceso de lectura,
lo que significa que el usuario no puede editar el archivo.
Eliminar.- Esta opcin borra al archivo de la base de datos del sistema y no podr ser
restaurado.
Mover.- Con esta opcin el usuario puede mover un archivo de una carpeta a otra.
Editar Descripcin.- Esta opcin le permite al usuario cambiar el nombre de la descripcin
del archivo.
Ver Historia.- Al seleccionar esta opcin, el usuario podr visualizar las acciones realizadas
sobre el archivo, (Retiros, devoluciones, Cancelaciones de Retiro, Importaciones), as
como tambin la fecha y hora de estas acciones y el usuario que las realiz. En esta
opcin se pueden generar copias de las versiones de los archivos.
Copiar.- Mediante esta opcin el usuario podr copiar un archivo de una carpeta a otra.
Aadir Word.- Podrn crearse archivos de Word desde AutoAudit, en los que se incluyen
macros diseados por el fabricante.
Aadir Excel.- Podrn crearse archivos de Excel desde AutoAudit, en los que se incluyen
macros diseados por el fabricante.

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