Professional Documents
Culture Documents
1. Mục đích chung và các yêu cầu của Microsoft Project ................................................................................ 1
2. Quản lý dự án là gì? ..................................................................................................................................... 1
3. Các nhân tố chính tạo nên một dự án ........................................................................................................... 2
4. Cơ sở dữ liệu của Microsoft Project 2003.................................................................................................... 2
5. Xem xét dữ liệu cần thiết ............................................................................................................................. 2
6. Hệ thống lịch làm việc của Microsoft Project.............................................................................................. 2
7. Một số từ khoá trong Microsoft Project 2003 .............................................................................................. 2
Bài 3: Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc 15
1. Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc .................................................................................................. 15
2. Các công việc gối chồng lên nhau.............................................................................................................. 16
3. Thiết lập thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của công việc ................................................................. 17
4. Xác định hạn cuối cho 1 công việc ............................................................................................................ 18
5. Chia một công việc thành những phần nhỏ................................................................................................ 19
Bài 4: Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho công việc 21
1. Tạo danh sách tài nguyên........................................................................................................................... 21
2. Thay đổi thời gian làm việc cho nhân viên ................................................................................................ 22
3. Khởi tạo các tài nguyên cho công việc....................................................................................................... 24
4. Sửa đổi khoảng thời gian thực hiện công việc .......................................................................................... 25
5. Kiểm tra hiệu chỉnh việc khởi tạo tài nguyên............................................................................................. 27
http://www.semla.org.vn 1
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
http://www.semla.org.vn 2
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
http://www.semla.org.vn 3
PHẦN II: TẠO MỘT DỰ ÁN
Thời gian NSD xác đinh được rõ mục đích của dự án và vạch ra được các giai đoạn
chính của dự án cũng chính là lúc NSD cần tạo ra một kế hoạch cho dự án.
Trước hết, nhập và tổ chức các công việc và khoảng thời gian để thực hiện chúng. Sau
đó khởi tạo nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu và chi phí cho các công việc. Với những
thông tin này, Microsoft Project sẽ tạo ra một kế hoạch làm việc, chỉ cần kiểm tra lại kế
hoạch và điều chỉnh khi cần thiết. Phần này sẽ hướng dẫn tạo lập kế hoạch dự án.
Phần này sẽ bao gồm các bài sau đây:
Bài 1: Thiết lập một dự án mới.
Bài 2: Cách thức nhập và tổ chức các công việc.
Bài 3: Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc.
Bài 4: Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho công việc.
Bài 5: Xem xét hệ thống công việc
Bài 6: Xem và in báo cáo
http://www.semla.org.vn 4
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
Bước đầu tiên để tạo kế hoạch làm việc là tạo ra một file dữ liệu mới, thiết lập thời
gian bắt đầu, thời gian kết thúc và nhập các thông tin chung về dự án. Sau khi học xong
bài này, NSD sẽ có một file dữ liệu Microsoft Project chứa đựng tên dự án, ngày dự kiến
bắt đầu, ngày dự kiến kết thúc, kế hoạch dự án cũng như các thông tin khác về dự án.
Bài này gồm có 3 điểm chính sau:
− Tạo mới một dự án
− Nhập các thông tin quan trọng về dự án
− Thiết lập hệ thống thời gian trong dự án
1. Tạo mới 1 dự án
Khi bắt đầu với 1 dự án mới với Microsoft Project, chỉ có thể nhập thời gian bắt đầu
hay thời gian kết thúc của dự án. Microsoft cũng khuyên rằng chúng ta chỉ nhập thời gian
bắt đầu của dự án và để tự chương trình tính thời điểm kết thúc sau khi đã nhập các
thông tin về thời gian của từng công việc.
B1 Kích nút New trên thanh công cụ hay trong menu File, chọn New.
Nút New có thể không hiển thị trên màn hình bởi vì không đủ chỗ cho tất cả
các nút. Kích nút More Buttons , sau đó kích nút New .
B2 Trong hộp thoại Project Information, nhập thời gian bắt đầu hay kết thúc tại mục
Start date hay Finish date cho dự án, và sau đó kích nút OK.
B3 Kích nút Save hay trong menu File, chọn mục Save để lưu giữ thông tin dự án.
http://www.semla.org.vn 5
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B4 Trong mục File name , nhập tên dự án, và sau đó nhấn nút Save.
Chú ý Có thể thay đổi thông tin về dự án bất cứ thời điểm nào bằng cách chọn mục
Project Information trên menu Project
http://www.semla.org.vn 6
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B2 Trong Tab Summary, nhập những thông tin liên quan đến dự án, như người lập và
quản lý file dự án, mục đích của dự án, hay bất cứ điều gì có thể gây khó khăn trong
quá trình thực hiện dự án.
http://www.semla.org.vn 7
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
http://www.semla.org.vn 8
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B3 Trên hộp thoại Chage Working Time, chọn lịch làm việc.
• Để thay đổi thời gian làm việc của một ngày trong tuần trong toàn bộ dự án,
chọn ngày cần thay đổi, sau đó chọn lựa chọn Default Working Time và
chỉnh lại thời gian làm việc của ngày đó. Ví dụ muốn ngày thứ 6 hàng tuần
đều kết thúc vào 4 giờ chẳng hạn.
• Để thay đổi thời gian làm việc của một số ngày, ví dụ như từ thứ 3 đến thứ 6
đều làm việc lúc 9 giờ, chỉ cần kích chuột vào ngày thứ 3, sau đó giữ phím
Shift và kích chuột đến thứ 6. Công việc tiếp theo của là thay đổi thời gian
làm việc của những ngày này.
B4 Kích Nonworking time đối với những ngày nghỉ, hay Nondefault working time
để thay đổi thời gian làm việc của một ngày nào đó.
B5 Kích OK.
http://www.semla.org.vn 9
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
Đầu tiên hãy liệt kê các bước để hoàn thành dự án, bắt đầu với từng khối công việc và
chia nhỏ những khối công việc thành những khối nhỏ hơn. Cứ như vậy cho tới khi nó
được chia thành những công việc nhỏ có thể phân giao cụ thể được. Cuối cùng nhập các
khoảng thời gian thiết lập cho từng công việc.
Sau khi hoàn thành bài này, sẽ có một tập hợp các công việc được tổ chức một cách
hệ thống và thông tin chi tiết về những công việc này.
Bài này có 5 điểm chính sau:
− Nhập công việc và thời gian thực hiện.
− Tạo những mốc đánh dấu.
− Tạo những công việc định kỳ.
− Phân cấp công việc.
− Hiệu chỉnh hệ thống công việc.
1. Nhập các công việc và thời gian thực hiện
Một dự án là một chuỗi những công việc có liên quan tới nhau. Một công việc sẽ chiếm
giữ một khoảng thời gian và chúng sẽ được theo dõi tiến trình thực hiện. Một công việc
có thể được thực hiện trong một ngày hay nhiều tuần.
Hãy nhập các công việc theo thứ tự mà chúng xảy ra, sau đó ước tính số thời gian để
thực hiện công việc đó.
Chú ý: Không nên nhập ngày bắt đầu và kết thúc trong các trường Start và Finish đối
với mỗi công việc. Microsoft Project tính toán thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc dựa
trên mối quan hệ giữa các công việc, dựa trên các thông tin nhập vào. Phần này sẽ được
nói rõ trong bài sau.
B2 Trong cột Task Name, đánh tên công việc, và sau đó nhấn phím TAB.
Microsoft Project tự động nhập thời gian ước tính cho công việc là một ngày cùng với
dấu ?
http://www.semla.org.vn 10
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B3 Trong cột Duration, nhập thời gian thực hiện công việc theo tháng, tuần, ngày, giờ
hay phút. Có thể sử dụng các dấu tắt sau:
tháng = mo
tuần = w
ngày = d
giờ = h
phút = m
Chú ý: Để chỉ ra đây là thời gian ước tính, đánh thêm dấu hỏi sau khoảng thời gian
thực hiện.
Chú ý: Có thể thêm một chú thích cho mỗi công việc. Trong cột Task Name , chọn tên
công việc cần thêm chú thích, sau đó kích nút Task Notes . Nhập thông tin chú thích
trong hộp thoại Notes, sau đó kích nút OK. Nút Task Notes trên thanh công cụ có
thể không được hiển thị do không đủ chỗ. Kích nút More Buttons , and then click
Task Notes để hiển thị.
2. Tạo mốc dự án (milstones)
Tạo mốc dự án là một việc rất có ý nghĩa trong kế hoạch thực hiện dự án, ví dụ như
việc hoàn thành một pha chính của dự án, báo cáo thành quả hoặc một sự kiện đánh dấu
kết thúc 1 công việc. Khi nhập khoảng thời gian cho 1 công việc là 0 ngày Microsoft
Project thể hiện 1 biểu tượng mốc dự án trên biểu đồ Gantt tại thời gian bắt đầu công
việc.
B1 Trong cột Duration của công việc cần tạo mốc nhập 0 .
Chú ý: Để hiển thị tất cả các điểm mốc trong khung nhìn, chọn kiểu hiển thị trong
danh sách là Milestones. Để hiển thị lại toàn bộ các công việc trong dự án, chọn All
task trong danh sách kiểu hiển thị.
http://www.semla.org.vn 11
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B1 Trong cột Task Name, chọn nơi muốn công việc định kỳ xảy ra
B3 Trong hộp thoại Recurring Task Information, đánh tên công việc
B4 Trong phần Duration, nhập thời gian thực hiện công việc mỗi khi công việc xảy ra.
B5 Dưới Recurrence pattern, kích Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly để chọn kiểu
xuất hiện của công việc theo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm.
B6 Phía bên phải Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác định tần xuất công việc
xảy ra. Ví dụ nếu như một công việc định kỳ xuất hiện vào thứ hai hàng tuần.
B7 Dưới Range of recurrence, nhập ngày bắt đầu và sau đó chọn ngày kết thúc sau
một số lần xảy ra (mục End After) hay công việc sẽ được kết thúc vào thời gian nào
(End By).
• Nếu chọn End after, chọn số lần công việc xảy ra.
• Nếu chọn End by, nhập ngày muốn công việc này kết thúc.
B8 Nhấp OK để đồng ý.
http://www.semla.org.vn 12
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
Chú ý: Để xem tất cả các phần của công việc định kỳ, kích vào dấu + gần công việc
đinh kỳ.
Hiển thị các công việc con Không hiển thị các công việc con
B2 Chọn công việc mà NSD muốn nó trở thành công việc con của công việc phía trên
nó.
B3 Kích nút . Công việc này sẽ trở thành công việc con.
Chú ý: Có thể chuyển đổi cấp của công việc bằng cách đặt chuột vào phần đầu tên công
việc muốn chuyển, khi con trỏ chuyển sang hình mũi tên hai chiều có thể kéo ra ngoài
hay vào trong tuỳ theo cấp của công việc.
5. Hiệu chỉnh danh sách các công việc
Ngay khi tạo danh sách công việc, có thể chia những công việc lớn thành nhiều công
việc con và sắp xếp lại. NSD có thể muốn sao chép, xoá hay di chuyển các công việc
trong dự án.
B1 Trong cột ID, chọn công việc muốn sao chép, xoá hay di chuyển
• Để sao chép công việc, kích nút Copy. trên thanh công cụ hoặc có thể
vào menu Edit, chọn Copy Cell.
http://www.semla.org.vn 13
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
• Để di chuyển công việc, kích nút Cut. trên thanh công cụ hoặc có thể vào
menu Edit, chọn Cut Cell.
B3 Để di chuyển những công việc đã lựa chọn, chọn nơi muốn di chuyển tới.
B4 Kích nút Paste . Trên thanh công cụ hay trong menu Edit, chọn Paste.
Chú ý: Để thêm mới một công việc vào giữa những công việc đã tồn tại, kích vào một
số ID nào đó và nhấn phím INSERT. Cột ID của các công việc phía sau sẽ tự động cập
nhập lại sau khi thêm mới một công việc.
http://www.semla.org.vn 14
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
Bài 3: Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc
Ngay sau khi tạo và phân cấp danh sách các công việc là thời điểm xác định mối quan
hệ giữa các công việc và thời gian thực hiện chúng. Các mối liên hệ giữa các công việc
được thể hiện bằng các đường kết nối. Microsoft tự động quyết định thời điểm bắt đầu và
thời điểm kết thúc cho mỗi công việc nếu chúng có liên quan tới công việc khác. Đối với
những công việc thực hiện một cách độc lập, phải tự xác định thời điểm bắt đầu và kết
thúc công việc đó.
Một đặc điểm thuận lợi của những công việc có liên kết với công việc khác là bất cứ
khi thời gian thực hiện 1 công việc thay đổi, thời gian thực hiện của các công việc có liên
quan cũng thay đổi theo. Có thể thay đổi hệ thống kế hoạch các công việc bằng cách sử
dụng các ràng buộc, các công việc gối lên nhau hay các công việc bị ngắt quãng.
Bài này gồm 5 điểm chính sau:
− Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc.
− Các công việc gối chồng lên nhau và các công việc ngắt quãng.
− Thời gian bắt đầu và kết thúc của một công việc.
− Xác định hạn cuối cùng cho 1 công việc.
− Chia một công việc thành nhiều phần.
B2 Trong cột Task Name, chọn hai hay nhiều công việc muốn liên kết với nhau.
Để liên kết các công việc liên tiếp nhau, giữ phím Shift, và sau đó kích chuột vào
công việc đầu tiên và công việc cuối.
Để liên kết các công việc cách xa nhau, giữ phím CTRL,và sau đó chọn những
công việc muốn liên kết với nhau theo thứ tự công việc nào chọn trước sẽ là công
việc làm trước, công việc nào chọn sau sẽ là công việc kế tiếp.
B4 Để thay đổi kiểu liên kết, kích đúp vào đường liê kết giữa 2 công việc đang muốn
thay đổi.
http://www.semla.org.vn 15
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B5 Trong hộp liệt kê Type, chọn kiểu liên kết, sau đó kích OK.
Chú ý: Để huỷ bỏ liên kết giữa các công việc, chọn các công việc muốn huỷ trong cột
Task Name, và kích nút Unlink Tasks . Các công việc này sẽ được sắp xếp lại dựa
trên những liên kết và các ràng buộc còn tồn tại .
2. Các công việc gối chồng lên nhau
Sau khi các công việc đã được liên kết với nhau, có thể gối chồng hay thêm một
khoảng trễ thời gian giữa 2 công việc. Trong Microsoft Project, có thể nhập khoảng thời
gian gối chồng hay thời gian ngắt quãng đối với các công việc có liên kết.
B1 Trong cột Task Name, chọn công việc muốn thêm thời gian gối chồng hay thời gian
trễ (đây là những công việc kế tiếp), và sau đó kích nút Task Information . Có
thể thực hiện thao tác trên bằng cách chọn công việc và trong menu Project, chọn
mục Task Information
http://www.semla.org.vn 16
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B3 Trong cột Lag, nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ,
• Nhập thời gian gối chồng theo số âm (ví dụ, –2d cho 2 ngày gối chồng)
• Nhập thời gian trễ theo số dương.
Chú ý: Để nhanh chóng đưa thời gian xếp chồng hay thời gian trễ cho một công việc kế
tiếp, kích đúp vào đường kết nối giữa công việc đó và công việc làm trước Gantt Chart,
và sau đó nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ trong hộp thoại Task Dependency.
3. Thiết lập thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của công việc
Có thể lập kế hoạch thực hiện các công việc hiệu quả bằng cách nhập khoảng thời
gian, tạo các liên kết giữa các công việc và sau đó để Microsoft Project tính toán thời gian
bắt đầu và kết thúc cho các công việc có liên quan. Tuy nhiên phải xác định thời gian bắt
đầu và thời gian kết thúc cho một số công việc.
Những ràng buộc về thời gian bắt đầu hay kết thúc đối với một công việc được gọi là
những ràng buộc cứng. Do Microsoft tính toán hệ thống kế hoạch dựa cả trên những ràng
buộc này do đó chỉ sử dụng khi công việc bị ràng buộc về thời gian bắt đầu hay kết thúc.
B1 Trong cột Task Name, chọn công việc muốn xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc,
sau đó kích Task Information .
B3 Trong hộp thoại Task Information , mục Constraint type, chọn kiểu ràng buộc.
http://www.semla.org.vn 17
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
http://www.semla.org.vn 18
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
Việc thiết lập một hạn định cho 1 công việc không ảnh hưởng nhiều đến kế hoạch công
việc về. Đó là cách Microsoft Project thông báo cho biết rằng công việc đó sẽ kết thúc
mà vượt quá thời gian hạn định để có thể điều chỉnh kế hoạch hợp lý hơn.
B2 Trong cột Task Name, chọn công việc muốn thiết lập hạn định thời gian.
B2 Kích nút Split Task hay trong menu Edit chọn mục Split Task.
http://www.semla.org.vn 19
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B3 Trên thanh ngang biểu diễn công việc, kích vào ngày muốn chia công việc, sau đó
kéo phần còn lại tới ngày muốn công việc lại bắt đầu tiếp tục
Chú ý Có thể ghép lại các phần bằng cách kéo các phần công việc chạm vào nhau.
http://www.semla.org.vn 20
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
Bài 4: Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho công việc
Khởi tạo tài nguyên cho các công việc trong dự án để:
− Theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên trong dự án
− Theo dõi được chi phí cho tài nguyên
Bài này bao gồm các điểm chính sau:
1. Tạo danh sách các tài nguyên
2. Thay đổi thời gian làm việc cho nhân viên hay máy móc
3. Khởi tạo các tài nguyên cho công việc
4. Sửa đổi khoảng thời gian thực hiện công việc
5. Kiểm tra hiệu chỉnh việc khởi tạo tài nguyên
http://www.semla.org.vn 21
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B4 Để chỉ định nhóm tài nguyên, trong cột Group, đánh tên nhóm.
B6 Với mối một kiểu tài nguyên công việc (người và máy móc, thiết bị), nhập đơn vị tại
cột Max. Với kiểu tài nguyên này đơn vị sử dụng được tính theo tỷ lệ phần trăm của
giá trị max. Ví dụ, nhập 100% có nghĩa là thời gian sử dụng toàn bộ thời gian làm
việc đối với mỗi tài nguyên nào đó.
Chú ý:
• Nhóm tài nguyên được dùng để sắp xếp, lọc hay nhóm các công việc, ví dụ như có
thể xem danh sách các cán bộ của một nhóm chuyên đề nào đó.
• Không thể khởi tạo nhóm tài nguyên cho 1 công việc nào đó
http://www.semla.org.vn 22
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B1 Trên menu View, chọn Resource Sheet, và sau đó chọn tài nguyên muốn thay đổi
thời gian làm việc.
B2 Trong menu Project, chọn Resource Information, và chọn tab Working Time.
B3 Trong Tab Resource Information, tại hệ thống lịch làm việc, chọn ngày muốn thay
đổi.
http://www.semla.org.vn 23
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B5 Nếu chọn Nondefault tại bước 4, nhập thời gian bắt đầu vào mục From và thời gian
kết thúc vào mục To.
B6 Chọn OK.
Chú ý: Nếu 1 nhóm tài nguyên có cùng thời gian làm việc và nghỉ giống nhau, có thể tạo
một lịch làm việc mới cho chúng. Trên menu Tools, chọn Change Working Time. Kích
New và nhập tên cho hệ thống lịch làm việc mới.
3. Khởi tạo các tài nguyên cho công việc
Có thể khởi tạo bất cứ một tài nguyên nào cho bất kỳ công việc nào, có thể khởi tạo
nhiều hơn 1 tài nguyên cho một công việc và xác định tài nguyên đó được sử dụng toàn
thời gian hay bán thời gian. Nếu số khởi tạo thời gian sử dụng tài nguyên vượt quá thời
gian cho phép (đã được thiết lập trong hệ thống lịch sử dụng tài nguyên), Microsoft
Project thể hiện mức độ sử dụng quá tải tài nguyên đó bằng màu đỏ trong khung nhìn
Resouce View.
B2 Trong cột Task Name, chọn công việc muốn khởi tạo tài nguyên, và sau đó kích
Assign Resources hay trong menu Tools, mục Resources, chọn Assign
Resources .
http://www.semla.org.vn 24
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B3 Trong cột Name, chọn tài nguyên muốn khởi tạo cho công việc.
B4 Nếu chỉ sử dụng tài nguyên bán thời gian, nhập số phần trăm sử dụng
• Để khởi tạo một số tài nguyên, giữ phím CTRL và sau đó kích vào tên của các
tài nguyên.
B5 Kích Assign.
B6 Kích Close.
Chú ý: Có thể thay thế tài nguyên này bằng tài nguyên khác. Chọn công việc có nguồn
tài nguyên muốn thay thế. Trong hộp thoại Assign Resources, chọn tên tài nguyên và
kích Replace.
4. Sửa đổi khoảng thời gian thực hiện công việc
Khi khởi tạo nhiều tài nguyên cho một công việc, Microsoft Project tự động giảm
khoảng thời gian thực hiện công việc. Ví dụ một công việc do 1 nhân viên thực hiện trong
một ngày thì sẽ chỉ mất nửa ngày để thực hiện nếu hai nhân viên cùng thực hiện. Nếu
muốn giữ khoảng thời gian thực hiện cho công việc đó là như cũ trong khi vẫn có thêm
tài nguyên sử dụng cho công việc đó, thực hiện như sau.
http://www.semla.org.vn 25
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B3 Kích nút Task Information trên thanh công cụ hay trong menu Project chọn
mục Task Information.
4 Trong hộp thoại Task Information xoá bỏ dấu kiểm trong mục Effort driven, và
sau đó kích OK.
http://www.semla.org.vn 26
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
Bây giờ khi khởi tạo thêm tài nguyên cho công việc, khoảng thời gian thực hiện sẽ
không thay đổi.
Chú ý: Có thể làm cho tất cả các công việc mới sẽ tạo ra khi thêm tài nguyên thì thời
gian thực hiện sẽ không giảm bằng cách trong menu Tools, chọn mục Options, kích tab
Schedule và sau đó bỏ dấu kiểm tại mục New tasks are effort driven.
Để có nhiều thông tin hơn về việc sử dụng tài nguyên, trong menu View, mục
Table, kích vào bảng muốn hiển thị trong khung nhìn Resource Usage.
http://www.semla.org.vn 27
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B2 Trong cột Resource Name, xem lại các công việc sử dụng nguồn tài nguyên này.
B3 Để chuyển đổi nguồn tài nguyên cho một công việc, chọn hàng chứa công việc đó và
sau đó kéo lên phần tài nguyên cần chuyển đổi.
Chú ý
• Việc thêm các bảng thông tin hiển thị trên không làm thay đổi thông tin về dữ liệu
mà chỉ là thay đổi cách thể hiện.
• Nếu một tài nguyên màu đỏ và đậm, tài nguyên đó đang bị sử dụng quá tải.
http://www.semla.org.vn 28
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
Sau khi nhập hết những thông tin về dự án, hãy xem xét lại xem chúng có phù hợp với
dự tính hay không. Nếu không hãy kiểm tra lại quá trình thực hiện các công việc. Bài này
bao gồm các điểm chính sau:
− Xem xét toàn bộ dự án
− Kiểm tra ngày bắt đầu và kết thúc của dự án
− Chuyển đổi giữa các khung nhìn
− Xem xét các cột khác nhau trong một khung nhìn
− Thể hiện thông tin có chọn lọc
− Sắp xếp thông tin trong một khung nhìn
− Nhóm thông tin trong một khung nhìn
1. Xem xét toàn bộ dự án
Có thể quan sát thời gian bắt đầu, kết thúc dự án và thời gian những pha chính xảy ra
trên khung nhìn Gantt.
B2 On the View menu, click Zoom, click Entire project, and then click OK.
http://www.semla.org.vn 29
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
Chú ý: Thay đổi khung nhìn không làm ảnh hưởng đến dữ liệu thông tin dự án, nó chỉ
thay đổi cách nhìn về dự án.
Dưới đây là 8 khung nhìn thông dụng nhất:
4. Xem xét các cột khác nhau trong một khung nhìn
Trong khi lập và theo dõi dự án, rất hữu ích nếu chúng ta có thể xem xét thêm nhiều
tổ hợp các thông tin trong một khung nhìn. Microsoft Project cung cấp một tập hợp các tổ
hợp thông tin đối với mỗi khung nhìn:
B2 Trên menu View, mục Table, chọn bảng muốn xuất hiện trong khung nhìn.
Để thêm những bảng không nằm trong mục Table, chọn More Tables, chọn bảng
muốn thêm, và sau đó chọn Apply.
http://www.semla.org.vn 30
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B1 Trên menu Project, mục Filtered for, sau đó chọn kiểu lọc.
Để nhập kiểu lọc hiện thời không nằm trong mục Filtered for, chọn mục More
Filters.
B3 Để thể hiện tất cả các công việc trở lại, trên menu Project và sau đó chọn All
Tasks hay All Resources.
Chú ý: Không thể lọc các công việc trong khung nhìn Resource hay lọc các tài nguyên
trong khung nhìn Task.
6. Sắp xếp thông tin trong một khung nhìn
Có thể sắp xếp các công việc hay tài nguyên theo một điều kiện nào đó như tên công
việc, ngày kết thúc, tên tài nguyên. Việc sắp sẽ là rất hữu ích khi muốn theo dõi các công
việc theo thứ tự. Ví dụ có thể xem xét công việc nào nên bắt đầu hay kết thúc sớm hơn.
Việc sắp xếp vẫn được duy trì khi chuyển đổi giữa các khung nhìn cũng như đóng hay
lưu dự án.
B2 Trên menu Project, mục Sort, và chọn kiểu sắp xếp theo ý muốn.
B3 Để tiện lợi trong quá trình sắp xếp, Microsoft Project cung cấp một chức năng tuỳ
biến khi sắp xếp. Trong menu Project, mục Sort, và chọn Sort by.
B4 Trong hộp thoại Sort by, chọn những cột muốn sắp xếp, và chọn Ascending hay
Descending để xác định kiểu sắp xếp là tăng dần hay giảm dần.
http://www.semla.org.vn 31
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
B1 Để nhóm thông tin về công việc, trên menu View, chọn mục More Views, và sau
đó chọn Task Sheet.
Để nhóm thông tin về tài nguyên, trên menu View, chọn Resource Sheet.
B3 Để trở lại trạng thái ban đầu, trên menu Project, mục Group by và chọn No
Group.
http://www.semla.org.vn 32
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
http://www.semla.org.vn 33
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
Mục Ý nghĩa
Overview Các biểu tổng quan về dự án
Current Activities Báo cáo về các công việc
Cost Các báo biểu về tài chính của dự án
Assignment Báo biểu về phân bổ tài nguyên
Workload Báo biểu về việc thực hiện công việc và sử dụng
tài nguyên
Custom Báo biểu được thiết lập bởi người sử dụng
http://www.semla.org.vn 34
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 Chương trình SEMLA
Trong hộp thoại Page Setup này cho phép thiết lập các tham số
Page: Đặt cách nhìn khổ giấy cho trang in.
Margins: Căn lề trang in.
Header: Các tiêu đề bên trên trang in của dự án.
Footer: Các tiêu đề bên dưới trang in của dự án.
Legend: Các hình minh họa cho trang in.
View: Thiết lập các cấu hình cho trang in.
http://www.semla.org.vn 35