PROPUESTA PARA OPTIMIZAR EL PROCESO DE COMPRAS DE

MATERIA PRIMA DE LA EMPRESA TELANDITEX

Elaborado por: WILSON CHAPUD ILLERAS

PROPUESTA PARA OPTIMIZAR EL PROCESO DE COMPRAS DE

MATERIA PRIMA DE LA EMPRESA TELANDITEX.

Anteproyecto

Docente
Gloria Amparo

CONTENIDO
Pg.

INTRODUCCION

1. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN

1.1 Planteamiento del Problema

1.2 Formulacin del Problema

1.3 Sistematizacin del problema

OBJETIVOS

10

2.1 Objetivo General

10

2.2 Objetivos Especficos

10

3. JUSTIFICACIN

11

4. MARCO REFERENCIAL

13

4.1 Marco Terico

13

4.2 Marco Conceptual

15

4.3 Marco Contextual

16

5. METODOLOGA

18

2.

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

20

7. RECURSOS DISPONIBLES

21

8. PRESUPUESTO

22

BIBLIOGRAFA

23

INTRODUCCIN

La confeccin es uno de los sectores econmicos ms dinmicos y tambin ms

influyentes, no solo en Colombia sino tambin en el mundo, pues es generador de
un alto ndice de empleo y es un indicador de progreso del estado en la economa
de un pas. En la actualidad; existen grandes y medianas empresas conscientes
de la necesidad de reducir costos y tiempos en sus procesos, estn buscando
nuevas alternativas que les permita mejorar la calidad de los mismos
En la bsqueda de mejorar da tras da, en un mundo cada vez ms competitivo, la
diferencia est sobre todo en la calidad y precio de sus productos o servicios. Esta
es una de las razones por la cual ms y ms empresas optan por incluir dentro de
sus objetivos la implementacin de un sistema de gestin como la ISO 9000. Sin
embargo, an siguen teniendo fallas y reprocesos dentro de la operacin del
negocio, y como tal la implementacin de estos sistemas no son garanta ni son a
prueba de errores y que es necesario tomar otro tipo de acciones que lleven al
perfeccionamiento del proceso.
Los procesos productivos no se mejoran exhibiendo un certificado de calidad,
entregar el mejor producto significa una constante revisin de los procesos y una
mejora da a da. El estar certificados no significa que los problemas desaparecen
dentro de una organizacin, tal es el caso objeto de estudio en la empresa
TELANDITEX S.A.S., para la cual se busca establecer como se encuentra en el
mercado, de acuerdo a lo evidenciado y a algunos de los reportes que sugieren la
necesidad de mejorarlos.
Las compras como funcin empresarial presentan un carcter ms restringido y
tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita,
garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de

tiempo, calidad y precio. Aunque esta funcin constituye una de vital importancia
para la empresa, como puede verse solo es una parte de todas las operaciones
que esta debe realizar para aprovisionarse.
La funcin de compras tiene amplia implicacin sobre la estructura financiera de la
empresa ya que a sta le interesa mantener la mejor relacin posible entre los
recursos monetarios invertidos en activo fijo y circulante, procurando que este se
mantenga en un nivel que permita una gestin eficiente.
En este trabajo se pretende presentar una propuesta de solucin a los problemas
en la logstica de sus procesos que actualmente se encuentran en la empresa
TELANDITEX S.A.S, que permita la reduccin significativa de errores en la toma
de decisiones (polticas), y en los procesos, para esto se realizar un estudio de
las posibles causas haciendo uso de herramientas de ingeniera y los diferentes
mtodos estudiados.

1.

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Logstica en las empresas es una excelente herramienta, que puede producir

buenas ventajas competitivas, entre las cuales se pueden mencionar, primero que
nada la optimizacin en la produccin de un producto o artculo, as como obtener
productos de buena calidad, con el propsito de reducir costos en todos los
procesos, que trae como consecuencia poder ofrecerlos a precios competitivos.
Cada vez el mercado exige ms, que los recursos que esta ofrece estn ms
sincronizados y que haya menos fallas.

En la empresa TELANDITEX S.A.S., la

logstica es un punto critico, desde el punto de vista de sus compras; debido a que
la produccin muchas veces se ve afectada por los incumplimientos o retrasos de
sus materias primas o insumos para la fabricacin de los pedidos que se han
pactado desde un comienzo con el cliente, generando insatisfaccin por parte de
ellos y del sistema como tal.
Hoy en da la empresa TELANDITEX S.A.S cuenta con gran inventario de
materiales que presenta una rotacin baja, lo cual revela la ineficiencia en el
manejo de las existencias y estos a su vez generan lucro cesante, adems los
costos relacionados a Materia Prima (obsolescencia, seguridad, almacenaje, etc.),
cada vez se hacen ms altos debido a no realizar estudios que logren minimizar el
porcentaje de dinero que el rea representa en la organizacin.
El incumplimiento en el pago a los proveedores por parte de la empresa, se ve
afectado en ocasiones a las fechas de entregas a largo plazo, las demoras en los
procesos, el tiempo ocioso, lo que se transforma en inconformidad por parte del

cliente, cancelacin de pedidos, y lo mas importante que el cliente prefiera la

competencia.
El departamento de Compras recibe la solicitud de la compra por parte del rea
de logstica y esta se encarga de analizar el presupuesto de ventas (que es
generado por el departamento de comercial) y realizar la solicitud de las materias
primas, en la fecha aproximada y la cantidad requerida, cumpliendo con las
polticas establecidas.
Primero: las fechas solicitas de la compra por el rea de logstica se cumplen en
un 50 %, y esto conlleva a los inconvenientes nombrados anteriormente.
Segundo: En lo que lleva corrido del ao el presupuesto que el departamento de
comercial entrega a las diferentes reas involucradas no se cumple, siendo esta
una herramienta dispensable para la solicitud y requerimiento de materiales.
Tercero: Las decisiones tomadas por el director de compras corresponden a
diferentes factores que intervienen en esta, uno de ellos es la importacin, y una
de las razones es costo del flete, los seguros y en ocasiones se determinar
adelantar o agilizar la fecha de un pedido que se tenia programado a largo plazo
despacharlo el mismo da que sale la primera importacin con el fin de ganarse
ese porcentaje de esos costo, generando un mayor inventario en la empresa.
Cuarto: el transporte de los materiales se puede ver afectado por los paros, las
situaciones que se presenten en la va, la documentacin que estas deben
presentar.

1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA

Qu se debe redisear en el proceso de compras en la empresa TELANDITEX

S.A.S con el propsito de optimizar los costos de los inventarios de materias
primas y mejorar el servicio al cliente?

1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

Cmo conocer las polticas actuales de adquisicin de materias primas del rea
de compras?
Qu herramienta utilizar para una mejor clasificacin de las materias primas de
TELANDITEX S.A.S.?
Cmo planificar el nivel ptimo de la inversin en inventarios de materias primas?

Cmo se pueden controlar los niveles ptimos de los inventarios de materias

primas?

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Redisear el proceso de compras en la empresa TELANDITEX S.A.S con el

propsito de optimizar los costos de los inventarios de materias primas y mejorar
el servicio al cliente.

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Elaborar un diagnstico de la situacin actual referente a las polticas de

compras.

Construir una clasificacin ABC de las materias primas de la empresa para

minimizar los inventarios y establecer los tamaos de lotes econmico (EOQ)

Formular nuevas polticas de compras de acuerdo al punto anterior, para

planificar el nivel optimo de la inversin en inventarios

Establecer mecanismos de control para mantener los niveles ptimos tan cerca
como sea posible de lo planificado

3. JUSTIFICACIN

En la actualidad, las empresas no compiten por garantizar un producto que

cumpla con altos estndares, debido a que el concepto de calidad ya no debe ser
un valor agregado para ninguna empresa, la competencia es por mantenerse bien
posicionado en el mercado y esto se logra trabajando con unos precios que llenen
las expectativas del cliente y brindando un mejor servicio.
Las herramientas y los avances tecnolgicos existentes en el mercado permiten
manejar el aumento de volumen de trabajo y reevaluar los mtodos manuales para
la ejecucin de los mismos.
Antes de llegar a este paso, es necesario realizar un buen diagnstico y diseo de
los mtodos que se van a utilizar para que, en el momento de realizar una
inversin, no se cometan errores costosos. El mercado Colombiano del sector de
confecciones es cada

vez ms atractivo para la empresas extranjeras, que

quieren participar del mismo, es por eso que se ha convertido muy competido y es
aqu cuando es necesario hacer la diferencia.
Sin embargo, en la actualidad la importancia de los aprovisionamientos hace
necesario un nuevo enfoque orientado hacia una perspectiva logstica que integre
la funcin de aprovisionamientos en la formulacin y puesta en prctica de la
estrategia global de la empresa.
Las compras como rea presentan un carcter ms restringido y tiene por objeto
adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el
abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de tiempo, calidad y
precio. Aunque esta funcin constituye una de vital importancia para la empresa,
como puede verse solo es una parte de todas las operaciones que esta debe
realizar para aprovisionarse.

La funcin del departamento de compras es clave dentro de la actividad

empresarial, constituyendo adems una funcin compleja. Esta complejidad se
deriva lgicamente de la naturaleza y diversidad de los productos o servicios
objeto de adquisicin, sin olvidar otros aspectos fundamentales como: la
necesidad de adaptarse a un entorno econmico altamente cambiante motivado
por la globalizacin de los mercados, las variaciones cualitativas y cuantitativas de
la demanda de los productos, la escasez de capitales y el crecimiento de los
costos financieros, as como los cambios tecnolgicos y el constante incremento
de las exigencias de calidad
Las polticas de compras marcan pautas de actuacin para el correcto desarrollo
de la actividad profesional de compras y buscan maximizar la aportacin de valor
de compras a la compaa.
En la empresa TELANDITEX S.A.S, la inversin de materias primas tiene un valor
de $ 1.834.126.540 Millones de pesos, donde se relacionan las materias primas
importadas y nacionales, a esta inversin hay que agregarle el inventario de
producto en proceso el cual tiene un valor de $ 1.608.980.489 Millones de pesos,
para un total de $ 3.443.107.029 Millones de pesos. La intensin con el proyecto
es lograr una disminucin del 10% sobre el valor que representa la inversin de
las

materias

primas

en

344.310.702 Millones de pesos

la

empresa,

lo

que

corresponde

4. MARCO DE REFERENCIA

4.1 MARCO TERICO

Las polticas de compras son herramientas de trabajo indispensables para la

administracin eficaz de las compras. Dichas polticas definen la responsabilidad y
las actividades del departamento de abastecimiento. Para ser verdaderamente
tiles, es necesario que estos documentos se difundan por los departamentos de
la empresa. Desafortunadamente, en muchas empresas estas son cosas a las
cuales se hace referencias de memoria, sin que haya nada escrito (Louis Tawfik
1992)
Segn Chase - Jacobs - Aquilano en su dcima edicin de (administracin de la
produccin y las operaciones), hacen referencia a la clasificacin ABC, donde se
dividen los artculos del inventario en tres grupos; volumen elevado de dlares (A),
volumen moderado de dlares (B) y volumen bajo de dlares (C).
El volumen de dlares es una media importante; un artculo de bajo costo pero de
volumen elevado puede ser ms importante que un artculo de costo elevado,
peros de escaso volumen.
En su libro administracin de la produccin Franklin G. Moore dice Comprar es
lo que la fabrica necesita, pero cuando el proveedor se halla a 800 Kilmetros de
su cliente, tiene que calcular con ayuda de un papel (o sea, con el pedido del
cliente) lo que este necesita. Si el proveedor tiene varias cosas que son casi
iguales, el cliente no tiene oportunidad de escoger, excepto tomando el catalogo
del proveedor en que se describan las diferencias.

Los sistemas de planificacin y control de las necesidades de inventarios y

materiales describen los dos planteamientos fundamentales que han coexistido
acerca de los inventarios de una empresa. Por un lado, el planteamiento
dominante en Occidente, que considera que estos como un activo que acarrea
unos costos que es necesario minimizar. Por otro lado, el planteamiento nacido
dentro del seno de la produccin Just in Time, y adoptado por los fabricantes de
clase mundial, que considera las existencias como un problema en si mismo, que
es necesario gestionar y, en consecuencia, reducir al mnimo posible. (Esteban
Fernndez, Lucia Avella, Marta Fernndez, 2003).
En el libro Direccin Tcnica y Administracin de la Produccin Elwood S Buffa
plantea que A veces es difcil imaginar el flujo total de materiales e informacin
que directa o indirectamente influye en los costos de todo el sistema. En la
mayora de los casos el sistema extiende por lo menos hasta el proveedor de
materias primas ms inmediato, y es enteramente factible que pueda abarcar ms.
Es posible que las formas de distribucin de los proveedores puedan influir en los
costos totales del sistema en cuestin. De manera similar, el sistema se extiende
hacia abajo, a travs de las fases de produccin, hasta e incluyendo la distribucin
del producto terminado.
Segn

Lee J. Krajewshi Larru P. Ritzman en su libro Administracin de

operaciones estrategia y anlisis hace referencia en cuanto a la administracin de

la cadena de suministro que tiene el propsito de sincronizar las funciones de una
empresa con las de sus proveedores, a fin de acoplar el flujo de materiales,
servicios e informacin, con la demanda del cliente. La administracin de la
cadena de suministro tiene consecuencias estratgicas porque el sistema de
suministro puede usarse para satisfacer prioridades competitivas importantes.
Tambin implica la coordinacin de funciones claves de la empresa, como
marketing, finanzas, ingeniera, sistemas de informacin, operaciones y logstica.

El manejo del inventario implica equilibrar la disponibilidad del producto (o servicio

al cliente) por una parte, con los costos de suministrar un nivel determinado de
disponibilidad del producto, por otra (Ballou 2004).
El mtodo el cual se va a tomar como base para el desarrollo del proyecto es la
clasificacin ABC; permitiendo una mejor optimizacin de los inventarios, adems
permite la toma de decisiones de materiales que presenten rotacin baja (20%
30%), de excesos de materia prima.

4.2 MARCO CONCEPTUAL

Logstica, es la administracin de funciones que apoyan el ciclo completo de flujo

de materiales, desde la compra y control interno de las materiales de produccin,
la planeacin y control de la produccin en proceso, hasta la compra, envo y
distribucin del producto acabado.
Sistema, es un conjunto de ideas y principios coordinados en forma tal que
constituye un todo cientfico o una doctrina y conjunto de mtodos y
procedimientos destinados a producir un resultado
Inventario, existencia de un artculo o recurso cualquiera usado en una
organizacin
Compra, es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y
servicios que la compaa requiere para su operacin, ya sea de fuentes internas o
externas.

Lista de materiales, en realidad es un archivo de computadores que contiene la

descripcin completa del artculo.

Proveedor, se aplica a la persona o empresa que provee o abastece a otra

persona de lo necesario o conveniente para un fin determinado.
Cadena de suministro, es el conjunto de vnculos que conectan entre si a los
proveedores de materiales y servicios, que abarcan la transformacin de materia
primas en productos y servicios y en la entrega de stos a los clientes de una
empresa.
Administracin de materiales, son las decisiones referentes a compra de
materiales y servicios, inventarios, niveles de produccin pautas de formacin de
personal, programas de trabajo y distribucin.

4.3 MARCO CONTEXTUAL O ESPACIAL

Industrias Eka Ltda., fue fundada en Cali el treinta y uno (31) de agosto de 1968,
por iniciativa de los socios Enrique y Joseph Kadoch, con el objetivo de fabricar
cremalleras de aluminio y cobre.
La demanda de cremallera continua creciendo, por lo cual se hizo necesario
trasladar la produccin a un nuevo local donde se agregaron nuevos procesos.
Dada la creciente demanda y ante la necesidad de hacer una integracin vertical
fabricando las cintas, los socios decidieron comprar un lote donde se construyeron
parte de las instalaciones actuales de la empresa, adquiriendo la maquinaria para
fabricar la cinta no solo para las cremalleras, sino para ofrecer este nuevo rengln
de productos a las confeccionistas.
El crecimiento normal de la empresa ha incrementado su fuerza laboral de dos a
mas de trescientos trabajadores, lo cual la ha llevado a cumplir tanto los objetivos

econmicos como los sociales, contribuyendo al aumento de fuentes de empleo

en el pas.
La empresa actualmente fabrica y comercializa insumos para la confeccin y
maquila o venta de servicios de tenedura y de tintorera a terceros.
Los productos que ofrece son los siguientes:
Topes, ganchos para pantaln, cadenas continuas (polister y metlicas),
cremalleras de polister, cremalleras metlicas, deslizadores, paletas decorativas,
cintas satinadas, cintas fallas, reatas.

5. MTODOLOGA

El desarrollo de la siguiente investigacin se realizar bajo el esquema de una

investigacin de carcter exploratoria con un enfoque cuantitativo.
Debido a que el alcance de esta investigacin la mejora del proceso de compras
de la empresa TELANDITEX S.A.S. basada en la metodologa de clasificacin
ABC, se deja abierta la posibilidad de su implementacin y puesta en marcha por
parte de la misma.
En primera instancia para el desarrollo de la investigacin es documentarse de
temas relacionados con el objeto de estudio, de las diferentes fuentes con el fin de
lograr un excelente proyecto de investigacin.
Elaborar un diagnstico de la situacin actual referente a las polticas de
compras. Se utilizar la observacin para identificar el flujo del proceso y la
descripcin como herramienta que permite detectar los problemas y analizar las
causas races.
Construir una clasificacin ABC de las materias primas de la empresa para
minimizar los inventarios y establecer los tamaos de lotes econmicos (EOQ).
Se analizara la lista de materiales y con base al flujo o movimiento y el costo de
los materiales se implementara la categorizacin ABC para minimizar los costos
de inventario y planear con mayor eficiencia los tamaos de lotes econmicos.
Elaborar nuevas polticas de compras de acuerdo al punto anterior, para planificar
el nivel optimo de la inversin en inventarios, por medio del cuadro que se realiza

en punto anterior, crear nuevas polticas de compras basndose en los datos

planteados con la clasificaron ABC.
Establecer mecanismos de control para mantener los niveles ptimos tan cerca
como sea posible de lo planificado, construir un cuadro en Excel que permita
identificar cuando se debe realizar la solicitud de la materia prima, alertando que
esta se encuentra en precaucin de agotarse, para mantener un control de las
materias primas y adicionalmente solicitar quincenalmente a los almacenes
confirmacin de estos inventarios (artculos de alta rotacin)

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

El siguiente es el cronograma de actividades para la consecucin de los objetivos

planteados en este anteproyecto
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
RACIONALIZAR LOS COSTOS DE MATERIA PRIMA DE LA
EMPRESA TELANDITEX S.A.S
SEMANAS

1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0

1
1

1
2

Documentacin
Bibliogrfica
X X X
Elaborar anteproyecto
X X X X
Elaborar de Diagnostico
X X X
Realizar Inventario de
Materias Primas en
almacenes
Construir de modelo ABC
Definir Nuevas Polticas
de Compras
Sustentar Anteproyecto

ACTIVIDADES

1
3

1
4

1
5

1
6

X
X

7. RECURSOS DISPONIBLES

8. PRESUPUESTO O RECURSOS
A continuacin se presenta el cuadro resumen de los gastos originados en la
realizacin de este anteproyecto
PRESUPUESTO ANUAL DEL

PROYECTO
A: EGRESOS.
1- GASTOS
Descripcin de gastos
Fotocopias
Transporte
Papelera
Impresin
Procesamiento de la informacin
Alimentacin
Propios
TOTAL GASTOS

$
$
$
$
$
$
$
$

Valor
Valor
20.000
126.000
120.000
80.000
120.000
96.000
240.000
802.000

BIBLIOGRAFA

Administracin de la produccin 1998 Tawfik Chauvel McGraw-Hill

Chase, Jacobs, Aquilano administracin de la produccin y las operaciones para
una ventaja competitiva decima edicin McGraw-Hill
Administracin de la produccin, editorial diana Mxico, franklin G. Moore. 1982

Direccin Tcnica y Administracin de la Produccin, 1995 Elwood S. Buffa Limusa Noriega editores
Estrategia de produccin, McGraw-Hill, Esteban Fernndez, Lucia Avella, Marta
Fernndez, 2003
Lee J. Krajewski, Larry P. Ritzman, Administracin de operaciones Estrategia y
Anlisis, quinta edicin Prentice Hall.