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1. PREAMBULE
Dfinition : Les archives sont l'ensemble des documents mis ou reus, conservs pour les
besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou
morales, ainsi que pour la documentation technique, commerciale ou administrative.
En gnral, les documents conservs se rpartissent dans trois catgories :
documents et se poursuit soit jusqu' l'limination du document, soit jusqu' son archivage
dfinitif.
Une des premires ncessits, en amont des oprations proprement dites d'archivage, est
raliser ensuite les plans d'archivage ncessaires aux trois oprations de gestion des
archives :
versement,
consultation,
limination.
Selon sa nature, un document archiv a une dure de conservation dtermine par des
Le Tableau de classement est inspir par lorganigramme fonctionnel de lentit dont elle
permet la gestion des archives. Le plan de classement est donc organique et devra reflter
la structure organisationnelle du REEA.
A titre indicatif larborescence devra se dvelopper en sappuyant sur les grandes units :
EXEMPLE :
1234-
DIRECTION DU PROJET : DP
DIVISISION STATISTIQUES : DS
DIVISISION INFORMATIQUE : DI
DIVISION DOCUMENTATION ARCHIVES : DD
Versement en archives.
II - L'archivage intermdiaire
Procdure de versement
Procdure de consultation
Dlais de conservation, prescription (guide de dures)
naissance".
Cet enregistrement peut se raliser, soit sur un registre de classement, soit dans la base de
donnes dont le format sera mise la disposition de tous les intervenants.
Les lments de cet enregistrement sont :
- les initiales du niveau de traitement (DIR, DIV, ...)
- lanne ddition
- le n d'ordre (chronologique annuel et continu)
- les initiales du signataire du document
- les initiales de la dactylographe (facultatif)
- le destinataire
- la date d'mission ou de rception
- le libell succinct de l'objet
- le code classement (voir projet de tableau, annexe 2)
- la dure de conservation (en annes) (si possible).
Les classeurs de documents sont reprs sur la tranche par le n de code classement et
ventuellement un libell en clair permettant une recherche pour consultation rapide ; dans
la mesure du possible, le classement est centralis par niveau de responsabilit et ordonn
dans les armoires dans l'ordre du tableau de classement.
En fin de chaque anne, la secrtaire charge du classement reverse en "archives
effectuent :
- le conditionnement et le rangement des botes dans les rayonnages
- la saisie informatique des botes darchives.
Lorsqu'un document doit tre consult, le demandeur adresse au SDA une demande de
"indicatifs" prvus par le "Guide des dures de conservation intermdiaire" (cf. annexe 4).
Lorsqu'ils parviennent au terme de ce dlai (de l'ordre de 3 5 ans),
Le SDA adresse au secrtariat d'origine :
soit un P.V. de proposition d'limination (cf. annexe 5.3) ; si cette proposition est
contraintes lgales, les documents archivs font l'objet d'un inventaire, actualis
annuellement (cf. annexe 6).
Trois "dures de vie" type sont habituellement prises en considration :
- 5 10 ans
- 11 30 ans
- plus de 30 ans (illimit)
Lorsquune bote darchive arrive la limite de prescription, le SDA Adresse au secrtariat
DATE
00
2
24/01/1
2
Ministre de
lAgricultur
e
DSDI
22/01/1
2
LIBELLE
OBJET
Mission
de
consultant
s
REEAdcret
CODE CLAS.
DUREE
2012/DP.02.01
2012/DP.02.11
OBSERV.
Chaque division tablit son propre code de classement en fonction de ses spcificits la
seule obligation tant de commencer le code par lanne darchivage suivie par la division.
LIBELLES CLAIRS
CODE CLASSEMENT
NOTES IMPORTANTES :
- chaque bote a un code unique
- une seule anne de rfrence par bote
Pour chaque document mis, le code classement est appos dans l'attache du service, sous
la forme :
N enregistrement
Pour chaque document reu, le code classement est insr dans une case rserve cet
effet dans le tampon "ARRIVEE COURRIER" de la divison, ex. :
ARRIVEE EN DIVISION STATISTIQUE
ARRIVE
LE
DS.02.
Tous les documents "actifs" sont conservs en classement de proximit pendant une
A dfaut dune loi sur les archives , nous proposons ici de sinspirer du modle franais en attendant que cette lacune soit comble au
niveau nationale.
BORDEREAU DE VERSEMENT EN
- archives intermdiaires
- archives dfinitives
ANNEE : ..
Observations
BORDEREAU DE CONSULTATION
- d'archives intermdiaires
- d'archives dfinitives
-*-*-*-*-
ANNE :..
DEMANDEUR
SERVICES DE
DOCUMENTATION
A la remise
Au retour
DOCUMENT(S)
A CONSULTER :
CODE CLASSEMENT :
CONSULTATION
* DATE DE REMISE : ...........................................................
* DATE DE RETOUR : ...........................................................
SIGNATURES :
DESTINATION
A ELIMINER (1)
OBSERVATIONS (1)
A CONSERVER
(1)
A.I.
A.D.
SERVICE ORIGINE