Funciones del Archivo General de Protocolos.

ACUERDO NMERO 7-2012

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

CONSIDERANDO
Que al Archivo General de Protocolos, como dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial, le
corresponde entre otras funciones la de recibir, guardar y custodiar los tomos de Protocolo que en l
se depositen por entrega voluntaria, fallecimiento, inhabilitacin o ausencia de los notarios.
CONSIDERANDO
Que en ocasin del depsito de los tomos de Protocolo por parte de los notarios, sus albaceas,
herederos o cualquier otra persona que los tenga en su poder, han acompaado a los mismos hojas
de papel sellado especial para protocolo sin utilizar, las que quedan en custodia o para su destruccin
en el Archivo General de Protocolos.
CONSIDERANDO
Que entre las funciones del Archivo General de Protocolos se encuentra el resguardo y conservacin de
los tomos de Protocolo que por cualquier causa depositen los notarios o cualquier otro obligado motivo
por el cual se hace necesario emitir las disposiciones legales para regular la recepcin, inutilizacin
y destruccin de las hojas de papel sellado especial para protocolo que juntamente con los tomos se
entreguen.
POR TANTO
Con fundamento en lo que establecen los artculos 54 inciso f) y 77 de la Ley del Organismo Judicial,
e integrada esta Corte como corresponde,

ACUERDA
Artculo 1. El Archivo General de Protocolos es responsable de la recepcin, guarda y conservacin
de los tomos de Protocolo que los notarios, sus albaceas, herederos, parientes o cualquier persona
que los tuviera en su poder, u otro notario le entregue por cualquier motivo.
Artculo 2. Para los efectos del presente Acuerdo, queda entendido que el Protocolo que sea objeto de
recepcin se encuentra integrado por las escrituras pblicas o matrices, las razones de legalizacin,
las actas de protocolizacin, la razn de cierre, el ndice y los atestados.
Artculo 3. La entrega de los tomos de Protocolo podr hacerse en la sede central del Archivo General
de Protocolos, en la ciudad de Guatemala, en las delegaciones departamentales y regionales y en los
juzgados de primera instancia civil en los departamentos en los que no haya delegacin del Archivo
General de Protocolos; en el acta que se faccione con ocasin a la entrega, se har constar, adems
de lo indicado en el artculo siete de este Acuerdo, el estado en que se encuentran los tomos de
protocolo.
Artculo 4. Cuando se trate de la entrega de tomos de Protocolo de notarios fallecidos, pensionados
por vejez e inhabilitacin absoluta, el Archivo General de Protocolos, recibir junto con los tomos
correspondientes, las hojas de papel sellado especial para protocolo que no hayan sido utilizadas y
proceder en forma inmediata a su destruccin de conformidad con las disposiciones del presente
Acuerdo.
En cuanto a la entrega temporal del Protocolo, sea esta voluntaria, por desempeo de cargo pblico
o por ausentarse el notario por ms de un ao del pas, el Archivo General de Protocolos se limitar
a recibir nicamente los correspondientes tomos de Protocolo; no as las hojas de papel sellado
especial para protocolo sin utilizar, mismas que debern quedar en poder del notario, no obstante, si
el notario no quisiera o no pudiera conservarlas, podr entregarlas para su destruccin lo cual se har
constar en el acta administrativa en la que se establecer expresamente la declaracin de no uso de
tales hojas, as como su autorizacin para la destruccin inmediata, la que ser firmada y sellada por
el notarlo interesado.
Artculo 5. El Director del Archivo General de Protocolos o en su caso el Sub Director designado,
dictar de manera inmediata la resolucin correspondiente, ordenando la destruccin de las hojas de
papel sellado especial para protocolo sin utilizar que sean entregadas al Archivo General de Protocolos.
En la diligencia de destruccin estar presente el Director del Archivo General de Protocolos o en su
caso el Sub Director designado, y si fuere posible, notario titular o la persona que entreg las hojas de
papel sellado especial para protocolo sin utilizar. De todo lo actuado se faccionar acta administrativa
2

que ser suscrita por todas las personas que intervengan en el acto. En dicha acta se har constar
el nombre del notario que adquiri las hojas de papel sellado especial para protocolo, la cantidad de
hojas destruidas, el nmero de orden, el nmero de registro y quinquenio al cual pertenecan.
Artculo 6. La resolucin ordenando la destruccin de las hojas de papel sellado especial para protocolo
sin utilizar y el diligenciamiento de su destruccin, se llevar a cabo en un solo acto sin interrupciones,
durante el cual deber encontrarse presente el Director del Archivo General de Protocolos o Sub
Director designado.
Artculo 7. Cuando la entrega de los tomos de Protocolo y hojas de papel sellado especial para
protocolo sin utilizar de notarios fallecidos, se lleve a cabo ante los jueces de primera instancia del
ramo civil de los departamentos en los cuales no exista delegacin del Archivo General de Protocolos,
estos harn constar tal extremo en acta, consignando los datos siguientes:
a. Nombre del Notario;
b. Nmero de Colegiado;
c. Nmero de clave;
d. Nmero de tomos de Protocolo entregados; y
e. Cantidad de hojas de papel especial para protocolo sin utilizar haciendo constar en dicha acta,
nmero de orden, de registro y quinquenio de las mismas. En este caso el juez de primera
instancia que haya efectuado la recepcin, remitir dentro de los ocho das seguidos al Archivo
General de Protocolos, los tomos de protocolo recibidos para su guarda y conservacin y las
hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar, para su destruccin.
Artculo 8. La destruccin de las hojas de papel sellado especial para protocolo, podr hacerse por
trituracin pulverizacin, incineracin o cualquier otro medio que garantice la total inutilizacin de las
mismas.
Artculo 9. Si las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar, estuvieren dentro de un
tomo de protocolos empastado que exista en el Archivo General de Protocolos o se entreguen al
mismo de esta manera, el Director del Archivo General de Protocolos o el Sub Director designado,
autorizar la separacin de dichas hojas del resto del tomo del protocolo, as como la destruccin de
las mismas. El reempaste del o de los tomos correspondientes se harn en el Archivo por cuenta del
mismo si fuere el caso.
Artculo 10. Los casos no previstos en este Acuerdo sern resueltos por el Director del Archivo General
de Protocolos conforme el espritu y sustancia del presente Acuerdo, que tiende a garantizar el no uso
de las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar y a garantizar la seguridad jurdica y
material en la recepcin, conteo, verificacin inutilizacin y destruccin de las hojas de papel sellado
especial para protocolo sin utilizar.
3

Artculo 11. La Direccin del Archivo General de Protocolos llevar un registro de fcil consulta, en el
que con la informacin asentada en las respectivas actas, genere un registro informtico detallado y
correlativo, con los datos indicados en el artculo cuatro del presente Acuerdo.
Artculo 12. El presente Acuerdo deroga en su totalidad el Acuerdo nmero cuarenta guin dos mil
dos, de la Corte Suprema de Justicia, de fecha veinte de noviembre del mismo ao.
Artculo 13. El presente Acuerdo entrar en vigencia el da siguiente de su publicacin en el Diario de
Centro Amrica, rgano oficial de la Repblica de Guatemala.
Dado en el Palacio de Justicia, en la ciudad de Guatemala, a los dieciocho das del mes enero de dos
mil doce.
COMUNQUESE,
Thelma Esperanza Aldana Hernndez, Presidenta del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de
Justicia; Erick Alfonso lvarez Mancilla, Magistrado Vocal Primero; Gabriel Antonio Medrano Valenzuela,
Magistrado Vocal Tercero; Gustavo Adolfo Mendizabal Mazariegos, Magistrado Vocal Cuarto; Rogelio
Zarceo Gaitn, Magistrado Vocal Sexto; Luis Alberto Pineda Roca, Magistrado Vocal Octavo; Mynor
Custodio Franco Flores, Magistrado Vocal Noveno; Ervin Gabriel Gomez Mendez Magistrado Vocal
Dcimo; Jos Arturo Sierra Gonzalez, Magistrado Vocal Undcimo; Luis Arturo Archila L. Magistrado
Vocal Duodcimo; Dimas Gustavo Bonilla, Magistrado Vocal Dcimo Tercero; Artemio Rodolfo
Tnchez Mrida, Magistrado Presidente, Sala Segunda de la Corte de Apelaciones del Ramo Penal,
Narcoactividad y Delitos Contra el Ambiente, Departamento de Guatemala; Carlos Ramiro Contreras
Valenzuela, Magistrado Presidente, de la Sala Tercera de la Corte de Apelaciones del Ramo Penal,
Narcoactividad y Delitos Contra el Ambiente. Jorge Guillermo Arauz Aguilar, Secretario de la Corte
Suprema de Justicia.