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Unidad 3

Clasificacin. Ordenacin y Descripcin :


Aplicados a la organizacin documental

Licenciatura en Archivologa 2016


Mg. Miriam Salvatierra

Unidad 3 Metodologa Gestin Documental

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Introduccin a la Unidad
En el contexto de la archivstica, a lo largo del tiempo se ha desarrollo teoras y metodologas con el
fin de dar respuesta a una necesidad de organizacin de los archivos que de forma implcita o explcita ha
venido siendo demandada por las organizaciones en cada momento de sociedad
As en el escenario de la gestin de documentos se formaliza el concepto de organizacin de
archivos desde el punto de vista tcnico, se asocia generalmente a tres procesos de carcter consecutivo y
complementario: la clasificacin, la ordenacin y la descripcin archivstica
El primero de ellos constituye la columna vertebral de cualquier sistema de administracin de
documentos, en virtud de que permite estructurar, desde su origen, la documentacin producida por las
organizaciones en el desempeo de sus atribuciones y responsabilidades Esto no quiere decir que los
procesos de ordenacin y descripcin carezcan de importancia; por el contrario, puede afirmarse que uno no
tendra sentido sin la existencia de los otros dos, dada su estrecha relacin.
En este sentido, la organizacin de archivos cumple la funcin de poner al servicio los documentos,
agrupndolos en valores de conocimientos manejables, a travs de los instrumentos y auxiliares de
descripcin que facilita la consulta de los documentos en los archivos administrativos e histricos.
En este contexto en la presente unidad se abordar los conceptos y la propuesta metodolgica de
aplicacin de los tres procesos que se sustenta en la ecuacin dada por la relacin institucin funcin con
su intervencin directa en las series documentales.
Cabe aclarar que varios tratadistas de diferentes pases establecen a la clasificacin como el primer
proceso de aplicacin a la valoracin y seleccin documental . Considerando en la presente unidad que el
proceso de clasificacin integra la organizacin de archivos y en el marco de la gestin documental imprimen
la recuperacin precisa de la informacin contenida en los documentos, como proceso previo de aplicacin a
la descripcin a la ordenacin. Sin descartar que la ejecucin del cuadro de clasificacin con su codificacin
de la estructura organizacional nos permitir aplicarla en las tablas de retencin documental.

Objetivos especficos
Comprender el concepto de organizacin de archivos
Aplicar los procesos de clasificacin, ordenacin en relacin con los principios archivsticos.
Comprender el proceso de descripcin y emplear los auxiliares e instrumentos de descripcin
en cada archivo
Entender en el estudio de la Norma ISAD (G)
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Contenidos
3.1 ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
3.1.1. Concepto organizacin de archivo
3.1.2 Principios Archivsticos aplicados a la Organizacin
3.1.3.

Niveles de Aplicacin en la Organizacin

3.2 PROCESO DE CLASIFICACIN


3.2.1 Conceptos de Clasificacin
3.2.2 Principios aplicados al proceso de clasificacin: identificacin
3.2.2.1 Principio de procedencia
3.2.2.2 Orden natural o funcional
3.2.3 Cuadro de clasificacin
3.2.3.1 Conceptos del cuadro clasificacin
3.2.3.2 Estructura del cuadro de clasificacin
3.2.3.3 Codificacin del cuadro de clasificacin
3.2.3.4 Tipos de cuadro de clasificacin
3.2.4 Representacin de los cuadros de clasificacin
3.3 PROCESO DE ORDENACIN
3.3.1 Concepto de ordenacin
3.3.2 Principios de la ordenacin
3.3.3 Mtodos de ordenacin
3. 4 PROCESO DE DESCRIPCION y ASPECTOS NORMA INTERNACIONAL ISAD (G)
3.4.1. Concepto de descripcin
3.4.2. Objetivos de la descripcin
3.4.3 Aplicacin de la descripcin en relacin con el ciclo de vida de los documentos
3.4.4 Aspectos de aplicacin del proceso de descripcin
3.4.5 Instrumentos de descripcin
3.4.5.1 Conceptos de instrumentos de descripcin
3.4.5.2 Los instrumentos de descripcin
3.4.5.3 Instrumento Auxiliares de descripcin
3.4.5.4 La aplicacin de los Instrumentos de Descripcin y Auxiliares en los Archivos
3.5.5 Aspectos de la norma internacional ISAD (G)
3.5.5.1. Origen de la Norma ISAD (G)
3.5.5.2 Marco terico de la norma
3.5.5.3 Elementos de la norma
3.5.5.4 Instrucciones para la Aplicacin de la Norma

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Esquema de contenidos
A continuacin se presenta un esquema con vinculacin de contenidos.

ORGANIZACIN DOCUMENTAL

Niveles de aplicacin de la organizacin

Clasificacin

Ordenacin

Descripcin

Orientaciones para el estudio


Est unidad integrada por cinco (5) lecciones. En el final se ha incorporado la bibliografa de los
autores mencionados en el cuerpo de las lecciones Se aporta Lectura complementaria

Iniciaremos el recorrido de la presente Unidad

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Desarrollo de contenidos
3.1 Organizacin de archivo
3.1.1 Concepto de organizacin de archivo
La organizacin de un archivo responde a la necesidad de proporcionar una estructura lgica al fondo
documental, de manera que represente la naturaleza del organismo reflejado en l, y facilite la localizacin
intelectual de los documentos.
Las instituciones presentan sus competencias o funciones y una estructura administrativa que han
dado lugar a actividades diversas en relacin a sus competencias o funciones. Reproducir este proceso de la
estructura organizacional refleja la creacin de los documentos y de un sistema planificado de informacin.
Los documentos y la informacin contenidos en ellos, siguen los flujos derivados de las competencias
o funciones y de las actividades de una institucin, y su anlisis nos ha de ofrecer la organizacin plasmada a
travs de un esquema de clasificacin y ordenacin que afecta a las distintas series generadas por la
institucin La primera establece la relacin entre las series y la segunda favorece la localizacin
Pedro Lpez defini la organizacin de un archivo como
La operacin intelectual y mecnica por la que las diferentes agrupaciones
documentales se relacionan de forma jerrquica con criterios orgnicos o
funcionales para revelar su contenido e informacin

Asimismo, reconoce dos dimensiones, una antes y otra despus, que al adjetivarlas intelectual
corresponde a la dimensin de la clasificacin y mecnica corresponde a la dimensin de la ordenacin.
En este sentido, en palabras de Heredia Herrera: La clasificacin es anterior a la ordenacin ya que no
podemos ordenar lo que no existe, el origen es antes que el orden. Si comenzramos por la ordenacin se
producira la ruptura de la sistematizacin orgnica de dicho fondo.
De lo anterior comprendemos que son dos operaciones perfectamente diferenciadas y esenciales.
Cada una establece una serie de actividades especficas encaminadas para llevar a cabo el proceso de
descripcin a fin de proporcionar al usuario el acceso a la informacin para la propia administracin y a la
investigacin en el caso de los archivos histricos.
De lo expuesto formalizamos que en la organizacin de archivo intervienen tres procesos
archivsticos , con un nivel de sistemtico de aplicacin y cada uno con su marco conceptual y metodolgico

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Proceso de Clasificacin

Organizacin de archivos

Proceso de Ordenacin

Proceso de Descripcin

3.1. 2 Principios archivsticos aplicados a la organizacin


El principio de procedencia: Aquel segn el cual cada documento debe estar en su fondo de procedencia
y los fondos de una misma procedencia no deben mezclarse con los de otra.
El principio de respeto al orden natural u orden funcional: Es decir, los fondos deben conservar o recibir
la clasificacin correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que los ha creado,
con sus actividades desarrolladas.

3.1.3 Niveles de aplicacin en la organizacin


Los niveles de aplicacin para la organizacin: clasificacin , ordenacin y descripcin son: el fondo,
seccin, la serie, est ltima integrada por unidad documental compuesta (expediente o legajo) o unidad
documental simple (Memordum , Resolucin,decreto, etc.). En el punto de la clasificacin y ordenacin se
detallan los niveles de aplicacin en cada proceso .

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Institucin = Fondo

Seccin

Serie

Documentos simples o
compuestos (expedientes)

Seccin

Serie

Documentos simples o
compuestos (expedientes)

Seccin

Serie

Documentos simples o
compuestos (expedientes)

En el proceso de identificacin el primer nivel es la identificacin del organismo productor que


engloba sus competencias, el marco legal. El segundo nivel el conocimiento de la subdivisiones de la
estructura administrativa con sus funciones y actividades . Las actividades se relacionan con las funciones
asignadas en las subdivisiones y ubicamos las series documentales
Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgnicamente por una institucin con cuyo
nombre se identifica.
Seccin: Son las subdivisiones del fondo identificadas con su funciones y sus actividades
Delimitacin de conceptos
Competencia: Atribuciones encomendadas en carcter exclusivo a un organismo para realizar los
fines para los que fue creada.
Funciones: Sirven de base para el ejercicio de las competencias de cualquier organismo (personal,
gestin econmica, etc.).
Actividades: El conjunto de tareas necesarias para la materializacin de la funcin por una o unidad
administrativa

Continuamos con el desarrollo de cada proceso

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3. 2 Proceso de clasificacin
3.2.1 Conceptos de Clasificacin
Heredia Herrera expresa que la clasificacin es el primer paso del conjunto de procesos destinados a
la organizacin del archivo tendientes a controlar, recuperar y conservar la informacin contenidas en los
documentos para su utilizacin administrativa, contable , jurdica y cientfica
Por su parte Cruz Mundet (1996) expresa
Clasificar consiste en agrupar jerrquicamente los documentos de un fondo
mediante agregados o clases, desde los ms amplios a los ms especficos, de
acuerdo con los principios de procedencia y orden original.

Ampliando el concepto de la clasificacin operacin intelectual en palabras de Pedro Lpez Gallego


en el punto 3.1.1

La clasificacin documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y


establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y
subseccin) de acuerdo a la estructura orgnica funcional de la entidad

Por su parte Montejo Uriol ( 1997)

La clasificacin archivstica ha de referirse a la localizacin conceptual de la informacin con el objeto


de realizar un plan de recuperacin de la informacin de todos los documentos relacionados con un
determinado sujeto productor, con el ttulo de cualquier serie documental o con una competencia o
funcin administrativa concretas

Del aporte de los conceptos expuestos comprenderemos que el proceso de clasificacin formaliza la
identificacin del rgano productor (seccin) con el objetivo de agrupar y organizar las series documentales y
estas formarn parte del fondo documental de una determinada entidad productora (persona o institucin
de derecho pblico o privado). En este sentido, se concibe el fondo, como un conjunto orgnico y organizado
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de informacin. Entendemos el concepto orgnico como el resultado de funciones o atribuciones que, por
mandato legal o norma de procedimiento, se le otorgan a la estructura organizacional de las entidades
productoras de la documentacin. Por su parte, el concepto organizado refiere que dicho fondo se encuentra
debidamente clasificado, o sea, el resultado de la agrupacin en el mismo de las diversas series documentales
En este contexto el proceso de clasificacin consiste en la ejecucin de un conjunto de actividades
tcnicas que harn posible la plena identificacin, agrupacin, control y sistematizacin de la informacin
archivstica.
El proceso de clasificacin constituye una accin instrumental, que se apoya en el diseo y
construccin del cuadro de clasificacin como su principal herramienta, as como en una serie de
procedimientos tcnicos que permitirn vincular las categoras de agrupamiento inferiores las unidades
administrativas, con las funciones de las secciones superiores ( Secretarias, Direcciones, etc.), es decir,
integrar las series que se derivan de la actividad en el marco competencial del fondo al que pertenecen. (El
Cuadro de Clasificacin se desarrolla en el punto 3.3.3)

3.2.2 Principios aplicados al proceso de clasificacin: identificacin


La clasificacin bien fundamentada, deber basarse en la aplicacin de los principios del respecto de
procedencia y orden natural o funcional, universalmente reconocidos por la ciencia archivstica que
interactan entre s para delimitar de forma precisa la aplicacin del proceso de clasificacin e integrar la
gestin de documentos en las organizaciones.

3.2.2.1 Principio de procedencia


En el proceso de clasificacin, la procedencia permite identificar al organismo productor y denominar
el fondo documental
Para la aplicacin metodolgica de estudio del principio de procedencia se llevar a cabo el estudio
de la institucin que tiene como propsito identificar competencias especficas, de conformidad con las
disposiciones jurdicas, reglamentaciones internas, normas de procedimiento y en general con todos los
ordenamientos competenciales, asignados al organismo productor

3.2.2.2 Orden natural o funcional


Este principio archivstico en la clasificacin implica identificar las secciones (unidades
administrativas) que integran la estructura administrativa de la organizacin, estableciendo el grado de
jerarquizacin, las relaciones de vinculacin y subordinacin correspondiente a cada seccin con sus
funciones
De este modo, se asociarn nicamente las secciones= unidad administrativa exclusivamente a las
series documentales que les correspondan, de conformidad con las actividades y en su relacin de jerarqua
de las funciones asignadas a las secciones
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El resultado de estos dos principios se enmarca en la jerarquizacin que determinar la estructura de


los fondos, secciones y series que previamente se hayan identificado; asimismo, se registrarn en el cuadro
de clasificacin las agrupaciones administrativas y facilitar su posterior codificacin.
A continuacin se presenta un esquema de aplicacin de los principios archivsticos

Ejemplo

Principio Procedencia
Competencias

Municipalidad del Partido General Pueyrredon

Fondo Municipalidad del Partido Gral


Pueyrredon
Secciones
Principio orden
natural o funcional

Secretaria Gobierno: funciones

Direccin Personal : actividades

Comunicaciones
cambio horarios

Legajo Personal

Planillas de firma

Series de la Direccin de Personal

3.2.3 Cuadro de clasificacin


3.2.3.1 Conceptos del cuadro clasificacin
El cuadro de clasificacin archivstica constituye uno de los aspectos metodolgicos de mayor
relevancia en el desarrollo del proceso de clasificacin. En palabras de Heredia Herrera (1981) no es otra
cosa que el andamio para sistematizar las secciones y series asociadas a cada fondo.
El cuadro es la primera herramienta esencial para la materializacin del proceso clasificacin,
describe y sistematiza las relaciones lgicas de las acciones de identificacin y de las agrupaciones
documentales, lo cual permite la ejecucin de operaciones controladas para la organizacin de los fondos y
sus divisiones y sistematizacin de la informacin archivstica
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La elaboracin del cuadro de clasificacin, de conformidad con estas condiciones, implica el


desarrollo de las siguientes actividades tcnicas:
Jerarquizacin de las categoras de la estructura organizacional de una institucin Secciones ( con
sus funciones y actividades)
Identificacin del fondo y series que contendr el cuadro de clasificacin
La identificacin de las series que hacen referencia a las actividades sustantivas y facilitativas. Las
sustantivas son las que realizan las labores tcnicas o administrativas propias y reflejan las competencias
propias del organismo y las facilitativas relacionadas con la administracin interna de la organizacin (
Administracin de personal, contable, etc.)
Formalizar el desarrollo del esquema de codificacin de la estructura organizacional y agrupaciones
de las series incorporadas al cuadro de clasificacin

3.2.3.2 Estructura del cuadro de clasificacin


El cuadro de Clasificacin se estructura siempre por niveles de la estructura organizacional y refleja la
jerarqua existente en la organizacin. El nmero de niveles vendr determinado por la complejidad de la
organizacin. Se inicia desde la estructura ms amplia para descender hasta la seccin que se plasma la serie
documental .
Presentamos un esquema de los niveles de clasificacin

Ejemplo Se presenta una estructura reducida del ejemplo de la Municipalidad

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Fondo
Municipalidad del Partido de Gral.
Pueyrredon

Seccin Secretaria de
Gobierno

Seccin Secretaria de
Hacienda

Seccin Secretaria de
Cultura

Seccin Direccin de Trnsito

Seccin Direccin de Museos

Seccin Direccin de
Presupuesto

Seccin Direccin de Trnsito

Seccin Direccin de Museos

Seccin Direccin de
Presupuesto

Departamento de Licencia
conducir pblicas y privadas

Serie Programacin cultural

Serie Orden de Pago

Serie Licencia conducir

De la estructura desarrollada para aplicar el nivel de clasificacin se analizar


Estructura

Divisin de Estructura

Competencias + Funciones + Actividades

Competencias : Municipalidad
coordinacin
del
gobierno
municipal

Funcin : El estudio
de las funciones de
cada secretaria

Actividad : Las actividades


especificas que generan el
tipo

documental

Serie Denominacin de
la serie

conforman las series generan

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Independientemente del grado de complejidad de la estructura organizacional se procurar


determinar las secciones que generan las series documentales
3.2.3.3 Codificacin del cuadro de clasificacin
Los cuadros de clasificacin para que sean un instrumento til de localizacin de documentos deben
codificarse en toda su estructura. Roberge (1992) expresa que la codificacin seleccionada para su aplicacin

Debe ser simple y tener el nmero suficiente de caracteres para responder a las
exigencias de la estructura de la clasificacin

Cdigo alfabtico
La codificacin alfabtica como su nombre indica consiste en asignar al cuadro de clasificacin una
letra del alfabeto o una combinacin de ellas. Tiene por lo tanto una gran limitacin. Slo se utilizara para
organizaciones muy pequeas. Como destaca Roberge (1992) No es imaginable utilizar cdigos alfabticos
formados por tres letras o ms.
Cdigo numrico
Consiste en asignar un nmero a cada divisin del cuadro de clasificacin. Permite una flexibilidad
muy grande al jugar con un gran nmero de posibilidades. Pero tambin radica un peligro de hacer un gran
nmero de subdivisiones, lo que complica en exceso la utilizacin del cuadro como instrumentos de
recuperacin de la informacin. Establece: Cdigos numricos significativos por bloques. Cada bloque est
provisto de un significado propio y se combinan entre ellos
Cdigos alfa-numricos.
Es una combinacin de los tipos de cdigos anteriores. El sistema ms extendido es el Alfa-numrico
significativo combinando los niveles con la alternancia letras-nmeros y usando las letras para el nivel ms
alto que deber tener un menor nmero de divisiones.
Se recomienda formalizar la codificacin de las series facilitativas y sustantivas . Por ejemplo la
codificacin puede ser alfabtica asignando para las series sustantivas la letra C y para las series facilitativas
la letra F

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A continuacin se ofrece una representacin del cdigo de clasificacin numrico desde lo general a
lo particular compuesto desde el organismo productor, secciones , hasta llegar a la serie documental

Ejemplo

1
Organismos productor (Secretaria de Agricultura)

Seccin mayor (Direccin de Planes y Programas)

Funciones Contribuir al mximo desarrollo sustentable de todos los


sectores productivos con especial nfasis en la conservacin de los recursos naturales y la viabilidad econmica de las empresas agropecuarias
producciones familiares

Unidad administrativa rgano productor


Departamento de Habilitacin Produccin agropecuarias
matadero-frigorficos

Actividad Control y permisos de habilitacin de


mataderos y frigorficos

Serie Informes de habilitacin rubro lechones,


cabritos o corderos ( S)

Organismo productor: Empresa privada jurdicamente constituida y organizada responsable por el ejercicio
de sus competencias
Seccin mayor : Estructura jerrquica del nivel de la estructura organizacional que ejerce la funciones en
relacin a las competencias
rgano productor : Seccin menor unidad administrativa con sus actividades y en su relacin de jerarqua de
las funciones asignadas a las secciones mayores
Serie : Organismo productor con los elementos orgnicos y funcional (estructura organizacional) + rgano
productor ( unidad administrativa) con sus actividades que caracterizan los tipos documentales y conforman
y denominan las series

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3.2.3.4 Tipos de cuadro de clasificacin


Los Cuadros de Clasificacin: podrn ser orgnicos, funcionales u orgnicos -funcional.
Cuadro de clasificacin orgnico
El criterio elegido es de la agrupacin segn el organigrama de la entidad. Lgicamente con esta
clasificacin se puede llegar al nivel de series. Esta clasificacin seguira el elemento de estructura orgnica
y es respetuosa con los principios de procedencia y de respeto al orden natural o funcional, adems de ser
claramente objetiva y la de ms fcil aplicacin, pero de gran inestabilidad al estar sujeta a continuos
cambios por parte de las estructuras administrativas principalmente en los organismos pblicos. Estos
cuadros estn aconsejados para organismos pequeos o para el estudio de una unidad administrativa y
constituyen una ayuda imprescindible como punto de partida para el instrumento de control de informacin
archivstica .

Cuadro de clasificacin funcional


Basado en las funciones que desempean las secciones de la organizacin como estructura analtica y
las series documentales como categoras documentales de documentales como categoras documentales de
clasificacin Este tipo de cuadro es el ms adecuado por asegurar con mayor claridad el respeto de los fondos
en su continuidad y por otra partes, es ms til por su flexibilidad en el agregado de las series, en caso de
modificaciones de la estructura organizacional, que por lo general cambian la denominacin de la seccin,
pero no su funcin .
A continuacin representamos los cuadros de clasificacin

3.3.3 Representacin de los cuadros de clasificacin


En el presente punto desarrollamos la representacin de los cuadros de clasificacin y la aplicacin
de su codificacin . Tomamos como concepto el anlisis de la clasificacin de identificacin de los niveles de
fondo , seccin y serie

Cuadro orgnico
Aplicamos como ejemplo la estructura orgnica de la Municipalidad del Partido General con el
estudio de la Direccin de Transporte y Trnsito integrada por sus Departamentos ( Se presenta abreviado los
departamentos reales que la integran) y aplicamos la codificacin numrica.

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Municipalidad del Partido de General Pueyrredon

Secretaria de Gobierno

Direccin Transporte y Trnsito


Ejerce el poder de polica municipal en materia de la movilidad urbana, en todas sus modalidades
dentro del ejido urbano. Con funciones de otorgar las habilitaciones de las distintas licencias que
responden a las diversas modalidades del transporte pblico y privado . Control del estacionamiento y
ocupacin de permisos en la via publica. Cerramiento de calles por actos pblicos, siniestros , etc

Departamento Transporte Pblicos


Actividades Habilitacin y control de unidades que
efecten el traslado de pasajeros con sus respectivos
conductores, titulares y no titulares, a excepcin del
Transporte Urbano Colectivo de pasajeros. Registrar
las licencias de conducir de choferes pblicos .
Otorgar las licencias de conducir , bajas y
transferencias

Serie : Libros de
inscripcin de titulares
choferes de transportes
pblicos

Serie : Licencias de
conducir transporte
pblicos

Departamento Licencia de Conductor


Actividades Gestin o renovacin de la licencia de
conducir. Certificado de legalidad y antigedad para
realizar trmites de renovacin, amplificacin o
revalidacin de la licencia de conducir fuera del Partido de
Gral. Pueyrredon

Serie : Licencia de
Conductor y renovacin

Serie : Certificados
licencias conducir

Serie : Transferencias de licencias


de conducir en transporte
pblicos

Par el anlisis de identificacin de las series iniciamos de la Secretaria de Gobierno y se codifica


numrica para representar y reflejar la estructura organizacional y se agrega divisiones para
identificar las series.

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1-Secretaria de Gobierno
Primera divisin de la estructura de la cual depende la Direccin
de Transporte y Trnsito y Primer nivel de clasificacin con las funciones
1.1 -Direccin de Transporte y Trnsito

Funciones que se reflejan en actividades


2do nivel

1.1.1 Departamentos de Transporte Pblicos de Pasajeros

Actividades especificas con

sus series 3er nivel y se desprenden las series


1.1. 1. 1 Serie: Libros de inscripcin de titulares choferes de transportes pblicos
1.1.1.2 Serie: Licencias de conducir transporte pblicos
1.1.1.3 Serie: Transferencias de licencias de conducir en transporte pblicos
1.1.2. Departamento Licencia de Conductor

Actividades especificas con sus series

1.1.2.1 Serie Licencia de Conductor y renovacin


1.1.2.2 Serie Certificados licencias conducir
Podemos apreciar que la siguiente codificacin numrica puede ser muy extensa de acuerdo
a la estructura organizacional y hasta llegar a las series documentales.
Cuadro orgnico funcional
A continuacin ofrecemos un cuadro orgnico funcional con codificacin de alfabtica -numrica
continuamos con el ejemplo de la Direccin de Transporte de Trnsito y analizaremos el Departamento de
Transporte Pblico de Pasajeros
Primer nivel: Relacionado con las competencias del organismo establecido en las competencias de la
municipalidad , que se relaciona con las funciones que integran la estructura administrativa . El cual en
nuestro objeto de anlisis nos permitir establecer las funciones de la Secretaria de Gobiernos y de la
Direccin de Transporte de Trnsito

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Cdigo

SG (Secretara de Gobierno)
DTT (Direccin de Transporte y Trnsito)

Funciones
Coordinacin de las funciones de las distintas
Direccin que la integra
Administracin y control del transporte pblico y
privado de pasajeros
Habilitaciones de las distintas licencias
Control del estacionamiento y ocupacin de
permisos en la va pblica.
Cerramiento de calles por actos pblicos, siniestros ,
etc

Segundo nivel Tomamos como referencia las funciones DTT. Las nomenclaturas funcionales de las
partes que componen esta Direccin sern las que se enuncias con sus respectivos cdigos en el siguiente
cuadro.

Cdigo

Funciones
Administracin y control del transporte pblico
y privado de pasajeros
Habilitaciones de las distintas licencias

DTT/1
DTT/ 2
DTT/3

Control del estacionamiento y ocupacin de


permisos en la va publica
Cerramiento de calles por actos pblicos,
siniestros , etc

DTT/4

De estas cuatro funciones seleccionaremos DTT/2 Habilitaciones de licencias de conducir y se


desprendern posteriormente, las actividades que debe realizar en relacin con las funciones y la
denominacin de la serie
Tercer nivel De acuerdo con el anlisis DTT/2 se asignar la Unidad Administrativa de Departamento
Transporte Pblicos con el conjunto de actividades a las cuales las enumeramos junto con su cdigo, el cual
servir para vincular las series documentales que se desprendan de este estudio.
Las actividades las redactamos en el tiempo verbal de infinitivo.

Cdigo

Actividades

DTT/2.1

Habilitar y controlar unidades que efecten el traslado de


pasajeros con sus conductores

DTT/2.2

Registrar las licencias de conducir de choferes pblicos

DTT/2.3

Otorgar licencias conducir, las bajas y transferencias

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Identificacin de series documentales Cada una de estas actividades enunciadas y codificadas del
Departamento Transporte Pblicos establecen el origen de la serie documental
Veamos cmo se le asigna la nomenclatura a cada serie documental con su respectivo cdigo y
descripcin

De la actividad codificada con la clave DTT/2. 2 se deriva la serie denominada Libros


de inscripcin de titulares choferes de transportes pblicos
De la actividad codificada con la clave DTT/2. 3 se deriva la serie denominada
Licencias de conducir transporte pblicos
De la actividad codificada con la clave DTT/2. 3 se deriva la serie denominada
Transferencias de licencias de conducir en transporte pblicos
Representacin de las series documentales en el cuadro de clasificacin
El modelo jerarquizado de un cuadro de clasificacin atendiendo los tres niveles bsicos de fondo,
seccin y series nos dara las equivalencias funcionales para su presentacin.
De tal suerte, que siguiendo con el ejemplo trabajado de la Municipalidad del Partido de General ,
podemos consignar el siguiente modelo de representacin en un cuadro de clasificacin archivstico funcional
aplicado para el caso de la unidad administrativa que estudiamos Departamento de Transporte Pblicos y
entendiendo que de la misma manera de anlisis se incorporarn las dems unidades administrativas de la
Direccin de Transporte y Trnsito, como as tambin , para formalizar la clasificacin funcional de las
distintas secciones de la Municipalidad
El cuadro de clasificacin quedara representado de la siguiente manera

Fondo: Municipalidad del Partido de General Pueyrredon


Seccin: SG/ Secretaria de Gobierno
Subseccin: DTT/ Direccin de transporte y trnsito
Series documentales
Libros de inscripcin de titulares choferes de transportes pblicos
Licencias de conducir transporte pblicos
Transferencias de licencias de conducir en transporte pblicos

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3.3 Proceso de ordenacin


3.3.1 Concepto de ordenacin
Es la segunda operacin dentro de la organizacin y la continuacin de la clasificacin. Es un proceso
complementario a la clasificacin, el cual se efecta con el objeto de tener un control material de las series
documentales. Es decir: as como la clasificacin permite tener un control intelectual sobre los fondos, la
ordenacin permite su control material.
Cruz Mundet (1996) aporta el siguiente concepto
Consiste en la operacin de unir todos los elementos o unidades de
un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo a una
unidad-orden establecida de antemano

En el marco de la organizacin y en particular de la ordenacin se tendr claramente conceptuado que :

Se organiza ------------------------un fondo.


Se ordena---------------------------una serie.

3.3.2 Principios de la Ordenacin


Para iniciar la ordenacin debemos de tener en cuenta lo siguiente:

La ordenacin se hace a partir de uno de los elementos que nos acerquen a su contenido, como
fecha, nombre de un lugar, o asunto.

Cada serie exigir un tipo de ordenacin de acuerdo con las caractersticas de la serie.

Aplicacin del sistema de ordenacin acordado.

3.3.3 Mtodos de Ordenacin


Los principales mtodos de ordenacin son cronolgico , alfabticos y numricos

Cronolgico: Consiste en colocar un documento detrs del otro en forma secuencial de acuerdo con
la fecha en que la documentacin ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el ao,
seguido del mes y al final el da.
Puede combinarse con otros tipos de ordenacin. Por ejemplo las series de Resoluciones, Acuerdos y

Decretos llevan una ordenacin cronolgica y luego se puede agregar el contenido u origen de la unidad
administrativa
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Ejemplo
2002 01 - 31 Resoluciones de matriculados ( Colegio Profesional)
2002- 01-31 Resoluciones del Consejo Directivo ( Un organismo, colegio profesional, etc.)
La ordenacin cronolgica es fundamental para ordenar el expediente

Ejemplo
El expediente se ordena por la fecha que dio inicio al trmite
1999- 05 - 03
2000 -01 -10
2000 09 -23

Ejemplo
Contratos de Prestacin de servicios cuya ordenacin se basa en el ao de celebracin del contrato y
el nombre del contratista: 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

Alfabtico: El elemento ordenador son las letras del alfabeto (A Z)

*.- Si se refiere a los apellidos o nombres de personas se denomina: alfabticoonomstico.

Ejemplo
Su aplicacin es para series documentales compuestas que permanecen abiertos por lapsos
grandes de tiempo, por ejemplo, legajos de personal, historias clnicas, legajo de alumnos

Ejemplo
Este mtodo de ordenacin se puede utilizar para las series de una dependencia cuando estn
representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora, seguido de los dgitos de
series. Por ejemplo: en la oficina de Secretara General:
SG-01 Actas
Unidad 3 Metodologa Gestin Documental

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SG-01-01 Actas Consejo Directivo


SG-02 Acuerdos
SG-04 Informes
De esta manera se evidencia la ordenacin por oficina como la propia serie, permitiendo ubicar
fsicamente por procedencia y por series documentales.
*.- Si se refiere a nombres de lugares, calles, etc., se denomina: alfabtico-geogrfico o
toponmico

Ejemplo
Planchuelas catastrales se ordenan por la denominacin de los barrios y las calles de la
unidad administrativa Catastro de una municipalidad
*.- Si son nombres de asuntos o categoras, se denomina: alfabtico temtico

Ejemplo
Se ordenan las series documentales por el asunto o tema de su contenido.
Estadsticas
Informes
Informes a organismos de control
Informes de gestin
Informes estadsticos
Numrico Ordinal Este sistema de ordenacin -quizs el ms fcil de realizar consiste en disponer los
documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeracin que los identifica.

Ejemplo
Cuentas de pago de los servicios pblicos
ENERGIA Cuenta Interna No. 0464304-4
Cabe observar que si bien estos mtodo de ordenacin son fciles de comprender, su aplicacin no
ha sido del todo adecuada, pues se puede apreciar que se aplican indiscriminadamente a agrupaciones
documentales grandes (de fondo o seccin), es decir, ordenan un fondo y no a series documentales.
Asimismo se aplica el mismo mtodo de ordenacin a todas las series sin observar las caractersticas propias
de cada una de ellas.
Unidad 3 Metodologa Gestin Documental

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3.4 Proceso de Descripcin y aspectos de la ISAD (G)


3. 4.1 Concepto de descripcin
La descripcin archivstica se liga de manera directa con los procesos previos de identificacin y
clasificacin, pues nicamente es posible describir informacin que se encuentre debidamente organizada.
Asimismo, que un archivo est bien organizado no garantiza slo por ello que se pueda acceder y consultar la
informacin que contiene.
Para ello es necesario describir su contenido y se logra mediante el diseo, desarrollo y de
instrumentos descriptivos que faciliten el acceso a los fondos en general y a las series documentales en
particular, as como la comprensin del contexto y contenido de los documentos, su procedencia, las
funciones de las que son reflejo y los asuntos de los que tratan.
Al mismo tiempo, la descripcin constituye una funcin esencial en el tratamiento de la informacin
archivstica, de facilitar la difusin social y cultural de los archivo.
Jos Ramn Cruz Mundet (1999) al hablar de la importancia de la descripcin archivstica seala que
el objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles eficazmente los fondos documentales. ()

La descripcin de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivstico y


viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentacin: informar

Por su parte Heredia Herrera (1988)


La descripcin es el medio utilizado por el archivero para obtener la informacin
contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella. [] La descripcin
persigue dos objetivos: dar informacin a los dems y facilitar el control al archivero

La descripcin archivstica debe encuadrarse dentro de los dems procesos para as propiciar el
desarrollo tcnico de la gestin de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida y vincularse a acciones de
identificacin, clasificacin, conservacin y difusin archivstica, formando parte de un proceso integral de
gestin de documentos.

Procesos archivsticos integrados a la descripcin

Unidad 3 Metodologa Gestin Documental

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Gestin de documentos

Procesos archivsticos

Identificacin

Clasificacin y
ordenacin

Descripcin

Conservacin

Difusin

3.4.2 Objetivos
Representar a los documentos de archivo de manera comprensible, dando informacin sobre su
contexto de creacin, su organizacin y su contenido
En este sentido se comprende el contexto, aquellas circunstancias que rodean la creacin del
documento: es esencial identificar al productor(es) y a las funciones y actividades que ejerce dicho productor
y que hacen que se produzcan los documentos
Facilitar a los usuarios el acceso a la informacin documental mediante los instrumentos descriptivos

3.4.3 Aplicacin de la descripcin en relacin con el ciclo de vida de los documentos


La documentacin archivstica, de conformidad con su ciclo de vida, posee valores de orden
administrativo, legal y fiscal igualmente diferenciados; asimismo, valores permanentes o, en su caso,
histricos Esto hace necesario el diseo de diversos instrumentos descriptivos acordes con la fase del ciclo
vital en la que se encuentre la documentacin.
El uso de la informacin archivstica es completamente diferente a lo largo de su ciclo vital: mientras
que en las fases activa y semiactiva se privilegia el uso institucional asociado a acciones de gestin y
referencia precautoria de la informacin, en la fase histrica de los documentos se privilegia el uso de la
misma para efectos de investigacin y difusin cultural y social
La aplicacin de la descripcin en los archivos administrativos es limitada centrndose en
instrumentos de descripcin de localizacin o ingreso de documentacin. Son instrumentos de menor
complejidad que los desarrollados para los archivos histricos. (En el punto 3.4.5 se presentan los
instrumentos de descripcin)
En el caso de los archivos histricos, en cambio, los procesos de descripcin y los instrumentos en los
que se expresa resultan ser ms de mayor aplicacin, en virtud de que se consideran elementos que deben
explicar y relacionar el origen estructural de la documentacin, las funciones de las que se deriva su creacin

Unidad 3 Metodologa Gestin Documental

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y su contenido informativo, con el propsito de hacerlos asequibles a usuarios de la informacin distintos de


los institucionales.
En relacin a los instrumentos de descripcin Heredia Herrera (1980) su finalidad que no es otra que
la descripcin, pero ya su objeto los diferencia esencialmente. Si el inventario describe a las series
documentales, el catlogo hace objeto de dicha descripcin a las piezas documentales

3.4.4 Aspectos de aplicacin del proceso de descripcin


Heredia Herrera (1987) expresa que la descripcin suele hacerse en diferentes niveles que respondan
a un plan descriptivo cuyo objetivo principal sea el de hacer accesibles al investigador los fondos
documentales, y se establezcan prioridades para su elaboracin
En este sentido, se propone como primera etapa del plan de descripcin elaborar las guas, ofrecen
un panorama general de los fondos documentales, por lo que su elaboracin es propia de los archivos
histricos.
En la continuidad se deber elaborar el inventario de un fondo, su objeto de trabajo son las series Para la
elaboracin del inventario se llevar a cabo con la informacin de la clasificacin y la identificacin de las
series.
Finalmente pueden utilizarse para describir los documentos los catlogos que con lleva tambin la
descripcin de la serie o de una unidad documental simple (tipo documental)
Estos instrumentos permiten conocer el contexto de produccin de la institucin que les dio origen,
las actividades desarrolladas y las series documentales con su contenido y en algunos casos la pieza
documental simple (el tipo documental) y fundamentalmente facilitan el acceso a los documentos. a un
variado tipo de usuarios, desde investigadores y especialistas, a la propia administracin pblica y a los
ciudadanos que, en ocasin de ejercer sus derechos de acceso a la informacin, solicitan informaciones
diversas a los archivos histricos.
A continuacin definimos los instrumentos de descripcin

3.4.5 Instrumentos de descripcin


3.4.5.1 Conceptos de instrumentos de descripcin
Los instrumentos de descripcin constituyen la llave maestra que vincula, en la prctica, a los
archivos con sus usuarios. Los instrumentos de descripcin, registran la informacin resultante de los
procesos descriptivos. Su elaboracin, como se vio en el punto precedente, puede realizase en diversos
niveles, en concordancia con las caractersticas y relaciones jerrquicas de los fondos, series, y unidades
documentales simples.

Unidad 3 Metodologa Gestin Documental

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Los instrumentos de descripcin tienen que reflejar el contexto y contenido de los archivos, las
vinculaciones y jerarquas de los documentos, las entidades productoras y las funciones de las que se deriva
su produccin.
Lpez Gmez expresa
Los instrumentos de descripcin, en esencia, [son] obras de referencia que
identifican, resumen, y localizan fsica e intelectualmente, en diferentes
grados y amplitudes, los archivos []

Gmez Daz (2005) aporta


Una va til de acceso a la informacin que cubre las necesidades de
informacin de los usuarios de los archivos, sean estos administradores,
investigadores o ciudadanos

3.4.5.2 Los instrumentos de descripcin


Guas
Ofrecen un panorama completo de los archivos, tienen como objeto de descripcin los fondos
documentales y no describen a detalle las unidades descriptivas especficas que en l se incluyan (secciones y
series que los conforman).
Su objetivo principal es el de brindar un panorama general sobre el contenido del archivo destacando lo
ms importante. Suele incluirse el desarrollo histrico de los fondos, la manera como llegaron al archivo, la
relacin entre los fondos y las ausencias documentales, el tipo de servicios que ofrece el archivo, los horarios
y condiciones para solicitar informacin, es decir, los recursos de informacin disponibles para tener acceso a
ellos.
Siendo el instrumento de descripcin con el que el investigador tendr su primer contacto. A travs de l
conocer el volumen y de los fondos e incluso las posibilidades de investigacin.
Adems, como afirma Vicenta Corts, la gua jerarquiza el valor de los documentos entre s, sita los
fondos estableciendo su sistemtica estructuracin dentro del conjunto de un archivo en particular o valora
cada uno de los archivos dentro de un conjunto de archivos en particular, o valora cada uno de los archivos
dentro de un conjunto ms amplio como puede ser el mbito regional o nacional.
Por lo anterior, podramos definir la gua, siguiendo a Manuel Vzquez, como un instrumento de
descripcin que contiene. (Citado en Cruz Mundet, 1996).

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Una visin sinptica de los fondos y grupos documentales de un archivo. Las


guas pueden ser generales si se centran en uno o ms archivos; y
especiales, si se refieren a un tema determinado.

Inventario
Generalmente, describen informacin asociada al concepto serie documental, teniendo como unidad
de descripcin las series. . Los inventarios de series deben relacionarse con la seccin o fondo al que
pertenezcan, con la entidad que las haya producido y con las funciones de las que se deriva su creacin.
Los inventarios ofrecen al investigador obtener informacin suficiente sobre la documentacin
conservada a travs de una descripcin uniforme de cada serie documental. Su tipologa de denominacin es
muy variada, dependiendo de los pases
Por ejemplo en Francia: se denominan repertorio numrico y el numrico detallado, adems del
inventario sumario y el analtico; en Italia: inventario sumario y analtico. En Espaa, se presenta mayor
variedad: A. Matilla enuncia el inventario esquemtico, el sumario, el analtico y el analtico de resmenes;
M. C. Pescador hace referencia a: inventario somero, descriptivo, analtico y mixto; Antonia Heredia habla
simplemente de inventario
Cualquiera sea la denominacin debemos tener presentar que el inventario es un instrumento de
descripcin intermedio entre la gua y catlogo La primera contiene informacin general y el catlogo
informacin ms exhaustiva.
Heredia Herrera (1982) , define al inventario como :

Responde a una finalidad doble: por un lado servir como instrumento de


control de la existencia documental y por el otro, servir de orientador al
investigador, por tanto, tiene un uso tanto administrativo como de
investigacin
Asimismo, expresa que su funcin orientadora es superior a la localizadora y de control, sobre todo
cuando estos instrumentos han sido completados con cuadros generales de clasificacin del fondo de que se
trate.
Lodolini (1993) expresa El inventario es [] un instrumento compuesto; el nico medio que permite
realizar la bsqueda en un archivo.
Para Cruz Mundet (1996), define dos tipos inventarios que resumen las caractersticas de todos los
inventarios denominados por los autores espaoles: el inventario somero o de serie y el inventario analtico.

Unidad 3 Metodologa Gestin Documental

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Se describe nicamente el rea de identidad con las etiquetas de signatura,


ttulo, fechas, nivel de descripcin y volumen
Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre
las existencias, pero el inters para los usuarios es mnimo pues les ofrece una
informacin excesivamente genrica y apenas si les orienta acerca de la
documentacin que pueden encontrar
A pesar de las carencias y junto a su funcin controladora, es un primer
procedimiento vlido para la descripcin de grandes volmenes documentales.

Inventario analtico

Del inventario analtico denominado por Cruz Mundet, Heredia Herrera hace la siguiente aclaracin
cae en la categora de catlogo, instrumento cuyo nivel descriptivo desciende hasta la pieza documental .
Por lo expuesto se considerar como instrumento de descripcin el inventario somero o de serie,
estos inventarios deben relacionarse con la seccin o fondo al que pertenezcan, con la entidad que las haya
producido y con las funciones de las que se deriva su creacin.
Asimismo, los inventarios permiten a los archivistas ejercer un control tcnico de la documentacin y
se constituyen como instrumentos que facilitan el acceso a la informacin archivstica, en los archivos
histricos, como en archivos administrativos, estos lo desarrollamos en el punto 3.4.5.4

Catlogo
El trmino catlogo es muy utilizado en el contexto bibliotecario, sin embargo, dentro de la
archivstica este trmino es la accin de elaborar catlogos entendido como un instrumento de descripcin
que desciende hasta el nivel de la unidad documental simple (tipo documental) Los catlogos se realizan
particularmente en archivos histricos.
Antonia Heredia Herrera (1982) lo define
Se describe contenido y estructura, un resumen del alcance y contenido
Logra

la

mejor

relacin

costos/beneficios

porque

permite

describir

uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles de informacin


satisfactorios para los usuarios.

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Catlogo es el instrumento que describe ordenadamente y de forma


individualizada las piezas documentales o las unidades archivsticas de una serie o
de un conjunto documental que guardan entre ellas una relacin o unidad
La diferencia
inventario
y catlogo
formaliza
por lacronolgico
triple funcin
del inventario: control,
tipolgica,entre
temtica
o institucional
y sese
aplica
un periodo
concreto
informacin y localizacin, y en el catlogo se reduce a la de informacin, por ello, puede decirse que la
utilidad general es el inventario y parcial el catlogo.

3.4.5.3 Instrumento Auxiliares de descripcin


Todo instrumento de descripcin deber necesariamente estar acompaado de un ndice, el que se
considera como un instrumento auxiliar de la descripcin.
Heredia Herrera (1982) expresa al referirse al ndice el valor de cualquier instrumento de descripcin
queda multiplicado cuando est completado con un ndice general.

El ndice
El ndice es un instrumento que brinda informacin en forma extensiva la cual nos permite localizar
diversos datos de tipo geogrfico, onomstico, o cronolgicos entre otros. Este instrumento le permite al
usuario localizar en forma directa personas, lugares o temas que lo remitir a una signatura topogrfica.
Por tanto, la indizacin es una tarea comn en la elaboracin de guas, inventarios, catlogos y otros
instrumentos de descripcin.
En el Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA, define al ndice (cita en Heredia Herrera, 1987)

Lista alfabtica de nombres de personas, de nombres geogrficos y de


nombres de materias contenidas en un documento de archivo

Otro instrumento auxiliar es el registro, que [] es una relacin de signatura topogrfica que
enumera las unidades de instalacin por orden de ingreso [] se refiere a los legajos, a los libros, a las
carpetas, no agrupaciones documentales (serie, unidad documental simple (tipo documental) . Su finalidad es
fundamentalmente de control, [] por ello resulta til para el archivista, quien lo utiliza como medio de
control de la documentacin, mas no para el historiador. Estos registros ofrecen la cuantificacin de unidades
de instalacin en un momento determinado, pero no son reflejo de unos fondos organizados (Heredia
Herrera, 1987).

3.4.5.4 La aplicacin de los Instrumentos de Descripcin y Auxiliares en los Archivos


Recordando el concepto del ciclo de vida y su relacin con el Archivo. Podemos decir que la mayora
de los instrumentos de descripcin mencionados se confeccionan para los Archivos Histricos donde los
documentos se conservan en forma permanente.: Gua, Inventarios y Catlogos.
Para los archivos de gestin: se puede llegar a confeccionar un ndice General de los trmites.
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Tambin se confeccionan los libros de entradas y salidas de documentos. Ambos en este archivo son
considerados instrumentos auxiliares.
Para los archivos Central: se pueden confeccionar un Inventario General Topogrfico, en el cual se
describe las unidades de instalacin del archivo y permite su rpido control y ubicacin.

Ejemplos
Veremos un ejemplo de Inventario de Serie y Topogrfico
INVENTARIO SOMERO o DE SERIE
Los datos que contiene son:
Fondo
Seccin
Denominacin de la Serie
Fechas Extremas: corresponde al periodo de las series que se describe
Cantidad de unidades de conservacin: Cajas, atados, paquetes, etc.
Signatura Topogrfica: corresponde a la ubicacin fsica de la unidad de conservacin Ej. Caja 1Nmero de Estantera 2 y balda (estante) 3 . Representacin C1; E2; B 3
Datos de Control: Nombre y Apellido y fecha

Fondo Registro Civil de la provincia de Buenos Aires


Seccin Departamento de Legalizacin
Denominacin de la serie
Actas de defuncin
Actas de matrimonio
Actas de nacimiento
Resolucin del Juzgado Civil N2
Acta de cesin de paternidad,

Fechas extremas
1908-1967
1966-1973
1910-1973
1950-1964

Cantidad de unidades
de conservacin
72
78
84
20

Signatura topogrfica
E1a6
E 10 a 18
E 22 a 26
E8

Nombre y Apellido de la confeccin del Inventario


Fecha

Inventario General Topogrfico: instrumento de control que relaciona correlativamente el


contenido de cada una de las unidades de instalacin de un depsito.
Datos que contiene:
Seccin : corresponde a la unidad administrativa
Signatura Topogrfica
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Cantidad de Cajas
Fechas
Observacin : colocar el estado de la documentacin o cualquier otro dato que se considere importante.

Seccin: Contadura
Signatura Topogrfica
E. 4 a 8

Cantidad de Caja
22

Fechas
1980-1985

Observaciones

3.5.5 Aspectos de la norma internacional ISAD (G)


3.5.5.1. Origen de la Norma ISAD (G)
El Consejo Internacional de Archivos (CIA), organismo no gubernamental asociado a UNESCO,
impulsor del desarrollo archivstico internacional, ha promovido la normalizacin de los procesos
descriptivos. Con tal objeto, constituy una comisin de especialistas, que elaboraron la Norma General de
Descripcin Archivstica ISAD (G), la que luego de ser sometida a consulta a la comunidad internacional de
archivistas, ha sido aceptada como un documento que debe ser perfeccionado y ampliado.
Esta norma en su concepto de multinivel, considera al fondo como la unidad ms amplia y el primer
nivel de descripcin. Sin embargo, la comisin redactora decidi no instrumentar regulaciones
internacionales para su definicin, por cuanto los pases difieren en los criterios para ello. Por este motivo,
recomend como primer paso para la normalizacin de la descripcin archivstica de cada pas, elaborar
directrices para la definicin del nivel de fondo.

3.5.5.2 Marco terico de la norma


La norma no viene a inventar otra descripcin. Lo que puede causar son los resultados errneos de la
aplicacin de la Norma, por el uso extenso de algunos de sus elementos, ya que algunos archivistas pretende
hacer monografas, perdiendo de vista el fin principal de la descripcin que exige condensacin para facilitar
y acortar el camino entre la informacin de los documentos y los usuarios .
La Norma, como veremos, viene a sancionar la evolucin sufrida en el proceso de anlisis documental,
con anterioridad a la confeccin de la misma.
- la catalogacin como nica manifestacin de la descripcin ha ido dando sitio a otros niveles y a
otros instrumentos, hasta el punto de que el protagonismo del catlogo haba sido sustituido por el
inventario.

- la atencin singularizada al documento, a la pieza documental haba sido sustituida por la atencin
a las series, al fondo documental.

- la planificacin descriptiva en cualquier archivo ha ido de lo general a lo particular, elaborando guas


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y sobre todo inventarios, para pasar en ltimo lugar a los catlogos.


La formulacin de la Norma ha exigido establecer el marco terico para la descripcin archivstica,
fijando sus objetivos y el objeto y las lneas generales para su aplicacin.

Los objetivos son :


- Alcanzar unos principios generales que regulen internacionalmente la descripcin.
- Conseguir la consistencia de las representaciones o "descripciones"
- Compartir el control de autoridades.
- Posibilitar la integracin de descripciones de diferentes archivos en sistemas unificados de
informacin.

En cuanto a las lneas de aplicacin establece la estructura de la descripcin:

Se ir de lo general a lo particular.
Un fondo podr ser descrito como un todo o por sus partes jerrquicas (secciones, series,
unidades documentales).

Habr de ofrecerse una informacin pertinente y adecuada para cada nivel, evitando siempre
la repeticin.

Cada descripcin constar de un conjunto ordenado de elementos de descripcin que permitan


caracterizar y representar aquello que describimos.
Ser precisa la creacin de puntos de acceso para la recuperacin de la informacin, pudiendo
convertirse cada elemento de descripcin en punto de acceso.

3.5.5.3 Elementos de la norma


La norma contiene veintisis (26) elementos de descripcin representan todos los elementos posibles
para caracterizar las unidades de descripcin repartidos en reas y cada una con su reglas de aplicacin.
La estructura y el contenido de cada uno de estos elementos debern formularse de acuerdo con las
normas nacionales de cada pas.
Ninguno de los elementos nos es ajeno, ya que los veintisis elementos de descripcin vienen a
sustituir a nuestros tradicionales caracteres internos y externos que, siguiendo los dictados de la Diplomtica
y sumados a los datos de localizacin y a los datos archivsticos utilizbamos para materializar nuestros
asientos de descripcin. La novedad radica en que debemos adscribir cada elemento a su rea y que no
siempre todos esos elementos sern necesarios para describir. Para cada nivel utilizaremos los convenientes,
siendo lgico que para el fondo sea cumplimentada la mayora.
Unidad 3 Metodologa Gestin Documental

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La norma, por lo tanto, no es otra cosa que un formato para la descripcin, para los instrumentos de
descripcin.
La administracin de los elementos de descripcin, segn los niveles de descripcin, nos permitir sin
embargo la normalizacin de los instrumentos de descripcin que no tienen por qu desaparecer. La norma
no puede quedarse en un simple formato para intercambio internacional de informacin.
Como hemos manifestado, la norma requiere que cada pas reglamente las reas de la Norma, lo cual
en nuestro caso son casi nulos los trabajos de estudios que se estn realizando para la incorporacin de la
Norma. Adems tambin se requiere de otras tareas previas las cuales deben ser perfectamente
normalizadas para poder aplicar la Norma, ellas son: la clasificacin, la acotacin del fondo, definiciones de
series, seccin, subseccin.
Otro elemento que se debe tener resuelto es el uso de descriptores de acuerdo con la Norma
Internacional sobre Registros de Autoridad de Archivos relativos a las Instituciones, Personas y Familias ISAAR
(CPF)y la ISDF para la descripcin de funciones. Sobre ellas se desarrollarn su anlisis de requerimientos en
la materia de Gestin de Documentos Electrnicos . Aclarando que ambas normas deben estar
reglamentados por el pas, lo cual an en Argentina no se ha avanzado en un estudio desarrollado de las
mismas .
De acuerdo a las experiencias de la aplicacin de la norma en pases como Mxico y Espaa se considera que
es ms apropiada para utilizarse en archivos histricos o permanentes, es decir, sobre documentacin que
requiere descripciones ms detalladas que expliquen el contexto y contenido de las unidades de descripcin,
dada la posibilidad de intercambiar estas descripciones con otros archivos o usuarios, sea a travs de los
instrumentos descriptivos tradicionales especialmente las guas generales de fondos
Por lo expuesto, para el desarrollo de este punto tomaremos los conceptos y principios en base a los
estudios que realizados en Espaa
Presentaremos siete (7) reas de informacin descriptiva
1-El rea de Identificacin: contiene la informacin esencial para identificar la unidad de descripcin.
2-El rea de Contexto: contiene la informacin relativa al origen y custodia de la unidad de descripcin.
3- El rea de Contenido y Estructura: contiene la informacin relativa al objeto y organizacin de la
unidad de descripcin.
4- El rea de Acceso y Utilizacin: contiene la informacin relativa a la accesibilidad de la unidad de
descripcin.
5- El rea de Documentacin Asociada: contiene la informacin relativa a aquellos documentos que
tienen una relacin significativa con la unidad de descripcin.
6- El rea de Notas: contiene informacin especial y aquella otra que no ha podido incluirse en las dems
reas.
7- El rea de Control de Descripcin: contiene la informacin relativa al cmo, cundo y quin ha
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elaborado la descripcin archivstica.


1. AREA IDENTIFICACION Y LOCALIZACIN
1.1. Cdigo (s) de referencia/signatura
1.2. Identidad de la unidad de descripcin
1.2.1. Procedencia (nombre de la institucin, familia o personal)
1.2.2. Productor (nombre de la unidad administrativa, funcin, persona, autor).
1.2.3. Tipologa de la serie
1.2.4. Tipologa de la unidad documental
1.3. Fechas de la unidad de descripcin
1.4. Nivel de descripcin
1.5. Volumen de la unidad de descripcin
2. AREA DE CONTEXTO (historia y custodia)
2.1. Historia de la institucin/biografa
2.2. Historia de la custodia
2.3. Forma de ingreso
3. AREA DE CONTENIDO Y ORGANIZACIN
3.1. Contenido
3.1.1. Resumen
3.2. Valoracin
3.2.1. Conservacin
3.2.2. Eliminacin
3.3. Nuevos ingresos
3.3. Organizacin
3.5. Ordenacin
4. AREA DE ACCESO Y UTILIZACION
4.1. Situacin jurdica
4.2. Condiciones de acceso
4.3. Derechos autor/normas sobre reproduccin
4.4. Lengua y escritura
4.5. Tradicin documental
4.6. Caractersticas fsicas
4.7. Instrumentos de descripcin
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5. AREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA


5.1. Localizacin de los documentos originales
5.1. Localizacin de los documentos originales
5.2. Existencia de copias
5.3. Unidades de descripcin relacionadas en el archivo
5.4. Documentacin complementaria en otros archivos
5.5. Bibliografa
6. AREA DE NOTAS
6.1. Observaciones
7. AREA DE CONTROL DE DESCRIPCION
7.1. Personas que han realizado la descripcin
7.2. Fecha de finalizacin de la descripcin
7.3. Fecha del responsable de la coordinacin para difundirla

Sigamos
3.5.5.4 Instrucciones para la Aplicacin de la Norma
Cuadro de Instruccin para describir un fondo o coleccin
Instrucciones
1.1 Indicar fondo o coleccin, seguido del nombre de la institucin productora, en el caso de fondo o de
la persona o entidad o tema que da nombre a la coleccin.
Coincidir, a efectos de informacin con 1.2
Ejemplo:
Fondo del Municipio de .
Coleccin fotogrfica de
Coleccin de cartas de .
1.1.a Consignar el nombre del municipio, en letras, seguido del nombre de la provincia, en su caso,
entre parntesis.
Ejemplo:
Mar del Plata (Buenos Aires)
1.1.b Indicar el nombre del archivo, mediante el nombre genrico del Archivo seguido de la tipologa
por la que es conocido y del nombre de la institucin a la est vinculado. No proceden las referencias
geogrficas al municipio o la provincia.
Unidad 3 Metodologa Gestin Documental

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Ejemplo:
Archivo Histrico Provincial
Archivo Municipal
1.1.c Consignar el subsistema de Archivos a que pertenece el referido Archivo. En este punto en
nuestro pas no existen subsistemas de archivos pblicos reglamentados ni de archivos privados. Por lo
cual no mencionar este punto.
1.2- Consignar la institucin productora, persona o familia que da nombre al fondo
Ejemplo
Instituto privada
Secretara
Municipio
La referencia geogrfica solo se precisar en caso de instituciones que la exijan para distinguirlos del
resto (ser el caso de los Municipios, o Organismo pblico que lleve el mismo el nombre, por ejemplo
Ministerios de Educacin de tal o cual provincia)
En el caso de instituciones privadas que sean reconocidas por sus siglas, aadirlas entre parntesis.
En el caso de colecciones indicar el nombre por el que se conocen y debe figurar en el cuadro de
clasificacin del archivo. En este caso debe consignarse entre parntesis.
1.2.1 Indicar a que tipo genrico de fondos pertenece el descrito. Se indicar una doble seleccin:
primero entre fondo pblico o privado. La segunda seleccin hace mencin a la normalizacin de
un tipo de fondo lo cual en nuestro pas no lo tenemos normalizado.
1.3. Para la datacin del fondo cumplimentaremos uno o los tipos de fechas. Siempre al menos la
denominada fecha de creacin.
Fechas de formacin precisaremos los aos extremos de los documentos conservados y
comprendidos dentro del perodo del ejerci de competencias del productor. No podrn incluirse dentro
de este tipo de fecha, fechas anteriores a la fundacin o creacin de una institucin, ni posteriores a su
extincin. En el caso de un fondo personal, las fechas indicadas no podrn ser al nacimiento, ni
posteriores a la muerte de dicha persona.
En las fechas de creacin se precisarn los aos extremos del conjunto de documentos que
constituyen el fondo (incluidas por lo tanto las fechas que como antecedentes o incorporadas al fondo
forman parte del mismo).
Tanto las fechas de formacin como la de creacin se expresarn en nmeros arbicos.
Para la datacin de la coleccin se recurrir a las fechas de creacin, es decir, la primera y ltima de
los documentos que integran la coleccin.
En el apartado de observaciones se incluir cualquier incidencia, circunstancia o dato que convenga
aadir para una mejor precisin cronolgica (predominio de fechas, ausencias cronolgicas notables,
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indicacin de aproximacin cuando las fechas extremas se han calculado por apreciacin, etc.
1.4. Habr que especificar de qu tipo de fondo se trata, de una faccin de fondo o de una coleccin. Este
punto tambin nos falta normalizar.
Fondo abierto
Fondo cerrado
Fraccin de fondo
Coleccin
1.5. Consignar preferentemente metros lineales o unidades de instalacin, o ambas, para la
documentacin en papel. En caso de otros soportes precisarlos y referir sus medidas.
120 m/l
80 cajas
3 CD
28 disquettes
400 fotografas
2.1. Consignar solo en el caso que no figure ya en el 1.2
2.2. Historia o biografa en su caso debe ser breve y clara de la institucin, familia o persona productoras
del fondo o recopiladoras de la coleccin.
No deben faltar:
Alusiones a las fechas de creacin o extincin o al nacimiento y muerte, en el caso de
biografas.
Referencias a competencias o a funciones y actividades principales.
Indicacin de acontecimientos notables.
En el caso que estos datos hayan sido obtenidos a partir de trabajos editados, aadir:
Bibliografa: relacionando los trabajos editados, utilizando para su formalizacin la Norma ISO 690 para
referencias bibliogrficas.
2.3 Precisar incidencias de la custodia, concentracin y depsitos fsicos. La historia de la organizacin del
fondo se desarrollar en su apartado correspondiente 3.4
Si se estima conveniente consignar las razones que han determinado la estimacin como fondo de la
unidad descrita y su tratamiento como tal.
Ejemplo: durante los aos tales este fondo se conservo en tal lugar----- hasta el traslado al Archivo.
2.4. Ser necesario consignar tipo y fecha de adquisiciones, en su caso, precisando nombres de las
entidades de quien procede la adquisicin y de quien la formalizado o autorizado.
Ejemplo:
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Convenio tal -----Compra------3.1. Proporcionar informacin sobre el valor potencial del fondo o coleccin siempre que se pueda
apreciar.
Consignar contenidos con materias o asuntos generales o especficos que no sean repeticin de lo
indicado en la historia institucional
Indicar principales series documentales con la informacin que pueden proporcionar que no sea una
repeticin
3.1.1 Indicar los descriptores que sinteticen de una forma genrica las materias o nombres de
instituciones relacionadas con el fondo o la coleccin. No se incluirn descriptores referidos a los
documentos ni a su contenido. Tampoco se incluirn trminos ya referidos en el resto de la
descripcin del fondo.
Comercio
Formacin Profesional
Medio ambiente, etc.
3.2.1 Indicar si el fondo en cuestin existen estudios de tipologa documental precisando si estn
editadas o no. En nuestro pas falta un estudio normalizado de las tipologas documentales.
3.2.2 Precisar y relacionar los estudios de valoracin y seleccin de serie documentales si los hay.
3.2.3 Consignar si se han practicado eliminaciones, precisando si es posible, fechas y volmenes.
3.3. Consignar previsin de nuevos ingresos, regulares o extraordinarios
3.4. Especificar grado de organizacin, incluso la ausencia de organizacin. Indicar las opciones de
clasificacin funcional u orgnica. Si es posible incorporar y reproducir el cuadro de clasificacin del
fondo, hasta las series documentales. En este caso precisar los niveles de descripcin (seccin,
subseccin, series y subseries) las fechas extremas (se aplicar la Norma ISO 8601 para expresar fechas
en siglos). El cuadro de clasificacin habr de estructurarse, en lo posible, en cuatro niveles: seccin,
subseccin, serie y subserie.
Ejemplo: Fondo Ministerio de Trabajo

Nivel

Denominacin

Seccin

Direccin General de
Empleo

Subseccin

Servicio de Empleo

Serie

Expedientes de Ayuda de

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Fechas
Extremas

Caja

1983

1990

Signatura
Topogrfica

Volumen

Libros

Otros
Soportes

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Empleo

Cuando no exista uno de los niveles en el cuadro, se expresar como el ejemplo siguiente Fondo
Municipalidad
Nivel

Denominacin

Seccin

Direccin Contadura

Serie

Expedientes de Reclamo
Haberes

Fechas
Extremas

Caja

1989

1993

Signatura

Volumen

Libros

Topogrfica
Otros
Soportes

En el caso de colecciones, indicar la ordenacin elegida para la misma.


4.1. Precisar si existe o no cualquier restriccin, y en caso remitir la legislacin, convenios o cualquier otro
tipo de regulacin.
4.2. Precisar si existe cualquier restriccin para reproducir.
4.3. Precisar lenguas y escritura utilizadas en el fondo o coleccin, consignando tambin, de existir,
sistemas de smbolos utilizados.
4.4. Consignar cualquier circunstancia fsica que afecte al fondo o requisito tcnico relacionado con su
uso:
existencia de sellos
estado de conservacin
alteracin en la foliacin
etc.
4.5. Precisar todos los instrumentos de descripcin elaborados sobre el fondo o coleccin, tanto editados
e inditos. Relacionarlos en el orden siguiente:
gua
inventario
catlogo
ndices
Para los editados utilizar la Norma ISO 690 para las referencias bibliogrficas.
5.1. Solo en el caso de un fondo o coleccin reproducida, indicar, de existir y conocerse, la referencia a
los originales y el Archivo donde se encuentran.
5.2. Indicar, de existir y conocerse, reproducciones del fondo o coleccin, o de parte de ellos en otros
Archivos o instituciones.
5.3. Precisar y relacionar unidades de descripcin, en el Archivo o en otros archivos, que tengan que ver
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con el fondo o coleccin descritos, a efectos de contenidos informativos.


5.4. Relacionar, de existir y conocerse, bibliografa basada sustancialmente en el fondo o coleccin
descritos.
6.1. Cualquier nota u observacin tiene aqu cabida, relacionndola con el elemento a que se refiere
mediante alusin a su cdigo.
7.1. Nombres y apellido de quien ha hecho la descripcin del fondo o de la coleccin.
7.2. Fecha de finalizacin de la descripcin referida.
7.3. Fecha en que a quien corresponda la coordinacin da por buena la descripcin para ser difundida.

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Bibliografa
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. (1999) Manual de Archivstica. Fundacin Snchez Ruiprez. Madrid.
CRUZ MUNDET, Jos Ramn (1996) Manual de archivstica. 2 ed. Madrid: Fundacin Germn Snchez
Ruiprez
GOMEZ DAZ, Raquel y BRINGAS GONZALEZ (2005) Normalizacin y requisitos funcionales de la descripcin archivstica:
una propuesta metodolgica pdf, s.l, Universidad de Salamanca.
HEREDIA HERRERA, Antonia.(1991) Archivstica general. Teora y prctica. Espaa, Diputacin Provincial de Sevilla.
HEREDIA HERRERA, Antonia (1987) Archivstica General. Teora y Prctica. 2 ed. Sevilla : Diputacin Provincial de Sevilla.
Heredia Herrera, Antonia (1982) Manual de instrumentos de descripcin documental. Sevilla, Espaa, Diputacin
Provincial de Sevilla.
HEREDIA HERRERA, Antonia (1981) Clasificacin y ordenacin, en archivstica. Estudios Bsicos, Sevilla, Diputacin
Provincial
HEREDIA HERRERA, Antonia, (1980) Archivstica, inventarios y catlogos. En: Boletn de ANABAD, vol. xxx, Madrid
LODOLINI, Elio (1993) Archivstica. Principios y problemas. En:, Boletn de ANABAD, Madrid
LOPEZ GMEZ, Pedro; GALLEGO DOMNGUEZ, Olga. (1989) Introduccin a la Archivstica. Publicaciones del Servicio
Vasco. Victoria-Gazteiz, (Espaa).
LOPEZ GMEZ, Pedro. La representacin de las agrupaciones de fondos documentales. pdf, , s. f, .s .l Universidad de
Andaluca
MONTEJO URIOL, ngel. (1997) La clasificacin de fondos archivsticos administrativos. En: Mtodos de Informacin, vol.
4, n 17-18, marzo-mayo
NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA. 2.ed. Ministerio de Educacin Cultura y Deporte.
Madrid 2000.
ROBERGE, Michel (1992) La Gestin de linformation administrative Application globale. , systmique et systmatique,
Quebec : Documentor
SCHELLENBERG, Theodore (1987) Archivos modernos. Principios y tcnicas, trad. Manuel Carrera E., Mxico, AGN

Lectura complementaria
Gua
para
la
organizacin
de
los
archivos
de
gestin
https://www.usco.edu.co/.../3.%20GUIA%20PARA%20LA%20ORGANIZACION%20..

Universidad

...

Godoy de Lozano, Julia y Lpez vila, Mara Imelda. (2001) Cartilla de clasificacin documental. Archivo General de la
Nacin de Colombia
Grupo de Archiveros de Navarra Cuadro de clasificacin para los archivos municipales y concejiles de Navarra
Unidad 3 Metodologa Gestin Documental

Pgina 41

Metodologa norma tcnica de gestin documental y archivo Modelo Innovador de Gestin Documental y de Archivo
www.administracionpublica.gob.ec/wp-content/uploads/2015/02/Metodologa.pdf

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