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Introduccin a la Unidad
En el contexto de la archivstica, a lo largo del tiempo se ha desarrollo teoras y metodologas con el
fin de dar respuesta a una necesidad de organizacin de los archivos que de forma implcita o explcita ha
venido siendo demandada por las organizaciones en cada momento de sociedad
As en el escenario de la gestin de documentos se formaliza el concepto de organizacin de
archivos desde el punto de vista tcnico, se asocia generalmente a tres procesos de carcter consecutivo y
complementario: la clasificacin, la ordenacin y la descripcin archivstica
El primero de ellos constituye la columna vertebral de cualquier sistema de administracin de
documentos, en virtud de que permite estructurar, desde su origen, la documentacin producida por las
organizaciones en el desempeo de sus atribuciones y responsabilidades Esto no quiere decir que los
procesos de ordenacin y descripcin carezcan de importancia; por el contrario, puede afirmarse que uno no
tendra sentido sin la existencia de los otros dos, dada su estrecha relacin.
En este sentido, la organizacin de archivos cumple la funcin de poner al servicio los documentos,
agrupndolos en valores de conocimientos manejables, a travs de los instrumentos y auxiliares de
descripcin que facilita la consulta de los documentos en los archivos administrativos e histricos.
En este contexto en la presente unidad se abordar los conceptos y la propuesta metodolgica de
aplicacin de los tres procesos que se sustenta en la ecuacin dada por la relacin institucin funcin con
su intervencin directa en las series documentales.
Cabe aclarar que varios tratadistas de diferentes pases establecen a la clasificacin como el primer
proceso de aplicacin a la valoracin y seleccin documental . Considerando en la presente unidad que el
proceso de clasificacin integra la organizacin de archivos y en el marco de la gestin documental imprimen
la recuperacin precisa de la informacin contenida en los documentos, como proceso previo de aplicacin a
la descripcin a la ordenacin. Sin descartar que la ejecucin del cuadro de clasificacin con su codificacin
de la estructura organizacional nos permitir aplicarla en las tablas de retencin documental.
Objetivos especficos
Comprender el concepto de organizacin de archivos
Aplicar los procesos de clasificacin, ordenacin en relacin con los principios archivsticos.
Comprender el proceso de descripcin y emplear los auxiliares e instrumentos de descripcin
en cada archivo
Entender en el estudio de la Norma ISAD (G)
Unidad 3 Metodologa Gestin Documental
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Contenidos
3.1 ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
3.1.1. Concepto organizacin de archivo
3.1.2 Principios Archivsticos aplicados a la Organizacin
3.1.3.
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Esquema de contenidos
A continuacin se presenta un esquema con vinculacin de contenidos.
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
Clasificacin
Ordenacin
Descripcin
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Desarrollo de contenidos
3.1 Organizacin de archivo
3.1.1 Concepto de organizacin de archivo
La organizacin de un archivo responde a la necesidad de proporcionar una estructura lgica al fondo
documental, de manera que represente la naturaleza del organismo reflejado en l, y facilite la localizacin
intelectual de los documentos.
Las instituciones presentan sus competencias o funciones y una estructura administrativa que han
dado lugar a actividades diversas en relacin a sus competencias o funciones. Reproducir este proceso de la
estructura organizacional refleja la creacin de los documentos y de un sistema planificado de informacin.
Los documentos y la informacin contenidos en ellos, siguen los flujos derivados de las competencias
o funciones y de las actividades de una institucin, y su anlisis nos ha de ofrecer la organizacin plasmada a
travs de un esquema de clasificacin y ordenacin que afecta a las distintas series generadas por la
institucin La primera establece la relacin entre las series y la segunda favorece la localizacin
Pedro Lpez defini la organizacin de un archivo como
La operacin intelectual y mecnica por la que las diferentes agrupaciones
documentales se relacionan de forma jerrquica con criterios orgnicos o
funcionales para revelar su contenido e informacin
Asimismo, reconoce dos dimensiones, una antes y otra despus, que al adjetivarlas intelectual
corresponde a la dimensin de la clasificacin y mecnica corresponde a la dimensin de la ordenacin.
En este sentido, en palabras de Heredia Herrera: La clasificacin es anterior a la ordenacin ya que no
podemos ordenar lo que no existe, el origen es antes que el orden. Si comenzramos por la ordenacin se
producira la ruptura de la sistematizacin orgnica de dicho fondo.
De lo anterior comprendemos que son dos operaciones perfectamente diferenciadas y esenciales.
Cada una establece una serie de actividades especficas encaminadas para llevar a cabo el proceso de
descripcin a fin de proporcionar al usuario el acceso a la informacin para la propia administracin y a la
investigacin en el caso de los archivos histricos.
De lo expuesto formalizamos que en la organizacin de archivo intervienen tres procesos
archivsticos , con un nivel de sistemtico de aplicacin y cada uno con su marco conceptual y metodolgico
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Proceso de Clasificacin
Organizacin de archivos
Proceso de Ordenacin
Proceso de Descripcin
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Institucin = Fondo
Seccin
Serie
Documentos simples o
compuestos (expedientes)
Seccin
Serie
Documentos simples o
compuestos (expedientes)
Seccin
Serie
Documentos simples o
compuestos (expedientes)
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3. 2 Proceso de clasificacin
3.2.1 Conceptos de Clasificacin
Heredia Herrera expresa que la clasificacin es el primer paso del conjunto de procesos destinados a
la organizacin del archivo tendientes a controlar, recuperar y conservar la informacin contenidas en los
documentos para su utilizacin administrativa, contable , jurdica y cientfica
Por su parte Cruz Mundet (1996) expresa
Clasificar consiste en agrupar jerrquicamente los documentos de un fondo
mediante agregados o clases, desde los ms amplios a los ms especficos, de
acuerdo con los principios de procedencia y orden original.
Del aporte de los conceptos expuestos comprenderemos que el proceso de clasificacin formaliza la
identificacin del rgano productor (seccin) con el objetivo de agrupar y organizar las series documentales y
estas formarn parte del fondo documental de una determinada entidad productora (persona o institucin
de derecho pblico o privado). En este sentido, se concibe el fondo, como un conjunto orgnico y organizado
Unidad 3 Metodologa Gestin Documental
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de informacin. Entendemos el concepto orgnico como el resultado de funciones o atribuciones que, por
mandato legal o norma de procedimiento, se le otorgan a la estructura organizacional de las entidades
productoras de la documentacin. Por su parte, el concepto organizado refiere que dicho fondo se encuentra
debidamente clasificado, o sea, el resultado de la agrupacin en el mismo de las diversas series documentales
En este contexto el proceso de clasificacin consiste en la ejecucin de un conjunto de actividades
tcnicas que harn posible la plena identificacin, agrupacin, control y sistematizacin de la informacin
archivstica.
El proceso de clasificacin constituye una accin instrumental, que se apoya en el diseo y
construccin del cuadro de clasificacin como su principal herramienta, as como en una serie de
procedimientos tcnicos que permitirn vincular las categoras de agrupamiento inferiores las unidades
administrativas, con las funciones de las secciones superiores ( Secretarias, Direcciones, etc.), es decir,
integrar las series que se derivan de la actividad en el marco competencial del fondo al que pertenecen. (El
Cuadro de Clasificacin se desarrolla en el punto 3.3.3)
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Ejemplo
Principio Procedencia
Competencias
Comunicaciones
cambio horarios
Legajo Personal
Planillas de firma
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Fondo
Municipalidad del Partido de Gral.
Pueyrredon
Seccin Secretaria de
Gobierno
Seccin Secretaria de
Hacienda
Seccin Secretaria de
Cultura
Seccin Direccin de
Presupuesto
Seccin Direccin de
Presupuesto
Departamento de Licencia
conducir pblicas y privadas
Divisin de Estructura
Competencias : Municipalidad
coordinacin
del
gobierno
municipal
Funcin : El estudio
de las funciones de
cada secretaria
documental
Serie Denominacin de
la serie
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Debe ser simple y tener el nmero suficiente de caracteres para responder a las
exigencias de la estructura de la clasificacin
Cdigo alfabtico
La codificacin alfabtica como su nombre indica consiste en asignar al cuadro de clasificacin una
letra del alfabeto o una combinacin de ellas. Tiene por lo tanto una gran limitacin. Slo se utilizara para
organizaciones muy pequeas. Como destaca Roberge (1992) No es imaginable utilizar cdigos alfabticos
formados por tres letras o ms.
Cdigo numrico
Consiste en asignar un nmero a cada divisin del cuadro de clasificacin. Permite una flexibilidad
muy grande al jugar con un gran nmero de posibilidades. Pero tambin radica un peligro de hacer un gran
nmero de subdivisiones, lo que complica en exceso la utilizacin del cuadro como instrumentos de
recuperacin de la informacin. Establece: Cdigos numricos significativos por bloques. Cada bloque est
provisto de un significado propio y se combinan entre ellos
Cdigos alfa-numricos.
Es una combinacin de los tipos de cdigos anteriores. El sistema ms extendido es el Alfa-numrico
significativo combinando los niveles con la alternancia letras-nmeros y usando las letras para el nivel ms
alto que deber tener un menor nmero de divisiones.
Se recomienda formalizar la codificacin de las series facilitativas y sustantivas . Por ejemplo la
codificacin puede ser alfabtica asignando para las series sustantivas la letra C y para las series facilitativas
la letra F
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A continuacin se ofrece una representacin del cdigo de clasificacin numrico desde lo general a
lo particular compuesto desde el organismo productor, secciones , hasta llegar a la serie documental
Ejemplo
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Organismos productor (Secretaria de Agricultura)
Organismo productor: Empresa privada jurdicamente constituida y organizada responsable por el ejercicio
de sus competencias
Seccin mayor : Estructura jerrquica del nivel de la estructura organizacional que ejerce la funciones en
relacin a las competencias
rgano productor : Seccin menor unidad administrativa con sus actividades y en su relacin de jerarqua de
las funciones asignadas a las secciones mayores
Serie : Organismo productor con los elementos orgnicos y funcional (estructura organizacional) + rgano
productor ( unidad administrativa) con sus actividades que caracterizan los tipos documentales y conforman
y denominan las series
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Cuadro orgnico
Aplicamos como ejemplo la estructura orgnica de la Municipalidad del Partido General con el
estudio de la Direccin de Transporte y Trnsito integrada por sus Departamentos ( Se presenta abreviado los
departamentos reales que la integran) y aplicamos la codificacin numrica.
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Secretaria de Gobierno
Serie : Libros de
inscripcin de titulares
choferes de transportes
pblicos
Serie : Licencias de
conducir transporte
pblicos
Serie : Licencia de
Conductor y renovacin
Serie : Certificados
licencias conducir
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1-Secretaria de Gobierno
Primera divisin de la estructura de la cual depende la Direccin
de Transporte y Trnsito y Primer nivel de clasificacin con las funciones
1.1 -Direccin de Transporte y Trnsito
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Cdigo
SG (Secretara de Gobierno)
DTT (Direccin de Transporte y Trnsito)
Funciones
Coordinacin de las funciones de las distintas
Direccin que la integra
Administracin y control del transporte pblico y
privado de pasajeros
Habilitaciones de las distintas licencias
Control del estacionamiento y ocupacin de
permisos en la va pblica.
Cerramiento de calles por actos pblicos, siniestros ,
etc
Segundo nivel Tomamos como referencia las funciones DTT. Las nomenclaturas funcionales de las
partes que componen esta Direccin sern las que se enuncias con sus respectivos cdigos en el siguiente
cuadro.
Cdigo
Funciones
Administracin y control del transporte pblico
y privado de pasajeros
Habilitaciones de las distintas licencias
DTT/1
DTT/ 2
DTT/3
DTT/4
Cdigo
Actividades
DTT/2.1
DTT/2.2
DTT/2.3
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Identificacin de series documentales Cada una de estas actividades enunciadas y codificadas del
Departamento Transporte Pblicos establecen el origen de la serie documental
Veamos cmo se le asigna la nomenclatura a cada serie documental con su respectivo cdigo y
descripcin
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La ordenacin se hace a partir de uno de los elementos que nos acerquen a su contenido, como
fecha, nombre de un lugar, o asunto.
Cada serie exigir un tipo de ordenacin de acuerdo con las caractersticas de la serie.
Cronolgico: Consiste en colocar un documento detrs del otro en forma secuencial de acuerdo con
la fecha en que la documentacin ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el ao,
seguido del mes y al final el da.
Puede combinarse con otros tipos de ordenacin. Por ejemplo las series de Resoluciones, Acuerdos y
Decretos llevan una ordenacin cronolgica y luego se puede agregar el contenido u origen de la unidad
administrativa
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Ejemplo
2002 01 - 31 Resoluciones de matriculados ( Colegio Profesional)
2002- 01-31 Resoluciones del Consejo Directivo ( Un organismo, colegio profesional, etc.)
La ordenacin cronolgica es fundamental para ordenar el expediente
Ejemplo
El expediente se ordena por la fecha que dio inicio al trmite
1999- 05 - 03
2000 -01 -10
2000 09 -23
Ejemplo
Contratos de Prestacin de servicios cuya ordenacin se basa en el ao de celebracin del contrato y
el nombre del contratista: 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge
Ejemplo
Su aplicacin es para series documentales compuestas que permanecen abiertos por lapsos
grandes de tiempo, por ejemplo, legajos de personal, historias clnicas, legajo de alumnos
Ejemplo
Este mtodo de ordenacin se puede utilizar para las series de una dependencia cuando estn
representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora, seguido de los dgitos de
series. Por ejemplo: en la oficina de Secretara General:
SG-01 Actas
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Ejemplo
Planchuelas catastrales se ordenan por la denominacin de los barrios y las calles de la
unidad administrativa Catastro de una municipalidad
*.- Si son nombres de asuntos o categoras, se denomina: alfabtico temtico
Ejemplo
Se ordenan las series documentales por el asunto o tema de su contenido.
Estadsticas
Informes
Informes a organismos de control
Informes de gestin
Informes estadsticos
Numrico Ordinal Este sistema de ordenacin -quizs el ms fcil de realizar consiste en disponer los
documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeracin que los identifica.
Ejemplo
Cuentas de pago de los servicios pblicos
ENERGIA Cuenta Interna No. 0464304-4
Cabe observar que si bien estos mtodo de ordenacin son fciles de comprender, su aplicacin no
ha sido del todo adecuada, pues se puede apreciar que se aplican indiscriminadamente a agrupaciones
documentales grandes (de fondo o seccin), es decir, ordenan un fondo y no a series documentales.
Asimismo se aplica el mismo mtodo de ordenacin a todas las series sin observar las caractersticas propias
de cada una de ellas.
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La descripcin archivstica debe encuadrarse dentro de los dems procesos para as propiciar el
desarrollo tcnico de la gestin de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida y vincularse a acciones de
identificacin, clasificacin, conservacin y difusin archivstica, formando parte de un proceso integral de
gestin de documentos.
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Gestin de documentos
Procesos archivsticos
Identificacin
Clasificacin y
ordenacin
Descripcin
Conservacin
Difusin
3.4.2 Objetivos
Representar a los documentos de archivo de manera comprensible, dando informacin sobre su
contexto de creacin, su organizacin y su contenido
En este sentido se comprende el contexto, aquellas circunstancias que rodean la creacin del
documento: es esencial identificar al productor(es) y a las funciones y actividades que ejerce dicho productor
y que hacen que se produzcan los documentos
Facilitar a los usuarios el acceso a la informacin documental mediante los instrumentos descriptivos
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Los instrumentos de descripcin tienen que reflejar el contexto y contenido de los archivos, las
vinculaciones y jerarquas de los documentos, las entidades productoras y las funciones de las que se deriva
su produccin.
Lpez Gmez expresa
Los instrumentos de descripcin, en esencia, [son] obras de referencia que
identifican, resumen, y localizan fsica e intelectualmente, en diferentes
grados y amplitudes, los archivos []
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Inventario
Generalmente, describen informacin asociada al concepto serie documental, teniendo como unidad
de descripcin las series. . Los inventarios de series deben relacionarse con la seccin o fondo al que
pertenezcan, con la entidad que las haya producido y con las funciones de las que se deriva su creacin.
Los inventarios ofrecen al investigador obtener informacin suficiente sobre la documentacin
conservada a travs de una descripcin uniforme de cada serie documental. Su tipologa de denominacin es
muy variada, dependiendo de los pases
Por ejemplo en Francia: se denominan repertorio numrico y el numrico detallado, adems del
inventario sumario y el analtico; en Italia: inventario sumario y analtico. En Espaa, se presenta mayor
variedad: A. Matilla enuncia el inventario esquemtico, el sumario, el analtico y el analtico de resmenes;
M. C. Pescador hace referencia a: inventario somero, descriptivo, analtico y mixto; Antonia Heredia habla
simplemente de inventario
Cualquiera sea la denominacin debemos tener presentar que el inventario es un instrumento de
descripcin intermedio entre la gua y catlogo La primera contiene informacin general y el catlogo
informacin ms exhaustiva.
Heredia Herrera (1982) , define al inventario como :
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Inventario analtico
Del inventario analtico denominado por Cruz Mundet, Heredia Herrera hace la siguiente aclaracin
cae en la categora de catlogo, instrumento cuyo nivel descriptivo desciende hasta la pieza documental .
Por lo expuesto se considerar como instrumento de descripcin el inventario somero o de serie,
estos inventarios deben relacionarse con la seccin o fondo al que pertenezcan, con la entidad que las haya
producido y con las funciones de las que se deriva su creacin.
Asimismo, los inventarios permiten a los archivistas ejercer un control tcnico de la documentacin y
se constituyen como instrumentos que facilitan el acceso a la informacin archivstica, en los archivos
histricos, como en archivos administrativos, estos lo desarrollamos en el punto 3.4.5.4
Catlogo
El trmino catlogo es muy utilizado en el contexto bibliotecario, sin embargo, dentro de la
archivstica este trmino es la accin de elaborar catlogos entendido como un instrumento de descripcin
que desciende hasta el nivel de la unidad documental simple (tipo documental) Los catlogos se realizan
particularmente en archivos histricos.
Antonia Heredia Herrera (1982) lo define
Se describe contenido y estructura, un resumen del alcance y contenido
Logra
la
mejor
relacin
costos/beneficios
porque
permite
describir
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El ndice
El ndice es un instrumento que brinda informacin en forma extensiva la cual nos permite localizar
diversos datos de tipo geogrfico, onomstico, o cronolgicos entre otros. Este instrumento le permite al
usuario localizar en forma directa personas, lugares o temas que lo remitir a una signatura topogrfica.
Por tanto, la indizacin es una tarea comn en la elaboracin de guas, inventarios, catlogos y otros
instrumentos de descripcin.
En el Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA, define al ndice (cita en Heredia Herrera, 1987)
Otro instrumento auxiliar es el registro, que [] es una relacin de signatura topogrfica que
enumera las unidades de instalacin por orden de ingreso [] se refiere a los legajos, a los libros, a las
carpetas, no agrupaciones documentales (serie, unidad documental simple (tipo documental) . Su finalidad es
fundamentalmente de control, [] por ello resulta til para el archivista, quien lo utiliza como medio de
control de la documentacin, mas no para el historiador. Estos registros ofrecen la cuantificacin de unidades
de instalacin en un momento determinado, pero no son reflejo de unos fondos organizados (Heredia
Herrera, 1987).
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Tambin se confeccionan los libros de entradas y salidas de documentos. Ambos en este archivo son
considerados instrumentos auxiliares.
Para los archivos Central: se pueden confeccionar un Inventario General Topogrfico, en el cual se
describe las unidades de instalacin del archivo y permite su rpido control y ubicacin.
Ejemplos
Veremos un ejemplo de Inventario de Serie y Topogrfico
INVENTARIO SOMERO o DE SERIE
Los datos que contiene son:
Fondo
Seccin
Denominacin de la Serie
Fechas Extremas: corresponde al periodo de las series que se describe
Cantidad de unidades de conservacin: Cajas, atados, paquetes, etc.
Signatura Topogrfica: corresponde a la ubicacin fsica de la unidad de conservacin Ej. Caja 1Nmero de Estantera 2 y balda (estante) 3 . Representacin C1; E2; B 3
Datos de Control: Nombre y Apellido y fecha
Fechas extremas
1908-1967
1966-1973
1910-1973
1950-1964
Cantidad de unidades
de conservacin
72
78
84
20
Signatura topogrfica
E1a6
E 10 a 18
E 22 a 26
E8
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Cantidad de Cajas
Fechas
Observacin : colocar el estado de la documentacin o cualquier otro dato que se considere importante.
Seccin: Contadura
Signatura Topogrfica
E. 4 a 8
Cantidad de Caja
22
Fechas
1980-1985
Observaciones
- la atencin singularizada al documento, a la pieza documental haba sido sustituida por la atencin
a las series, al fondo documental.
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Se ir de lo general a lo particular.
Un fondo podr ser descrito como un todo o por sus partes jerrquicas (secciones, series,
unidades documentales).
Habr de ofrecerse una informacin pertinente y adecuada para cada nivel, evitando siempre
la repeticin.
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La norma, por lo tanto, no es otra cosa que un formato para la descripcin, para los instrumentos de
descripcin.
La administracin de los elementos de descripcin, segn los niveles de descripcin, nos permitir sin
embargo la normalizacin de los instrumentos de descripcin que no tienen por qu desaparecer. La norma
no puede quedarse en un simple formato para intercambio internacional de informacin.
Como hemos manifestado, la norma requiere que cada pas reglamente las reas de la Norma, lo cual
en nuestro caso son casi nulos los trabajos de estudios que se estn realizando para la incorporacin de la
Norma. Adems tambin se requiere de otras tareas previas las cuales deben ser perfectamente
normalizadas para poder aplicar la Norma, ellas son: la clasificacin, la acotacin del fondo, definiciones de
series, seccin, subseccin.
Otro elemento que se debe tener resuelto es el uso de descriptores de acuerdo con la Norma
Internacional sobre Registros de Autoridad de Archivos relativos a las Instituciones, Personas y Familias ISAAR
(CPF)y la ISDF para la descripcin de funciones. Sobre ellas se desarrollarn su anlisis de requerimientos en
la materia de Gestin de Documentos Electrnicos . Aclarando que ambas normas deben estar
reglamentados por el pas, lo cual an en Argentina no se ha avanzado en un estudio desarrollado de las
mismas .
De acuerdo a las experiencias de la aplicacin de la norma en pases como Mxico y Espaa se considera que
es ms apropiada para utilizarse en archivos histricos o permanentes, es decir, sobre documentacin que
requiere descripciones ms detalladas que expliquen el contexto y contenido de las unidades de descripcin,
dada la posibilidad de intercambiar estas descripciones con otros archivos o usuarios, sea a travs de los
instrumentos descriptivos tradicionales especialmente las guas generales de fondos
Por lo expuesto, para el desarrollo de este punto tomaremos los conceptos y principios en base a los
estudios que realizados en Espaa
Presentaremos siete (7) reas de informacin descriptiva
1-El rea de Identificacin: contiene la informacin esencial para identificar la unidad de descripcin.
2-El rea de Contexto: contiene la informacin relativa al origen y custodia de la unidad de descripcin.
3- El rea de Contenido y Estructura: contiene la informacin relativa al objeto y organizacin de la
unidad de descripcin.
4- El rea de Acceso y Utilizacin: contiene la informacin relativa a la accesibilidad de la unidad de
descripcin.
5- El rea de Documentacin Asociada: contiene la informacin relativa a aquellos documentos que
tienen una relacin significativa con la unidad de descripcin.
6- El rea de Notas: contiene informacin especial y aquella otra que no ha podido incluirse en las dems
reas.
7- El rea de Control de Descripcin: contiene la informacin relativa al cmo, cundo y quin ha
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Sigamos
3.5.5.4 Instrucciones para la Aplicacin de la Norma
Cuadro de Instruccin para describir un fondo o coleccin
Instrucciones
1.1 Indicar fondo o coleccin, seguido del nombre de la institucin productora, en el caso de fondo o de
la persona o entidad o tema que da nombre a la coleccin.
Coincidir, a efectos de informacin con 1.2
Ejemplo:
Fondo del Municipio de .
Coleccin fotogrfica de
Coleccin de cartas de .
1.1.a Consignar el nombre del municipio, en letras, seguido del nombre de la provincia, en su caso,
entre parntesis.
Ejemplo:
Mar del Plata (Buenos Aires)
1.1.b Indicar el nombre del archivo, mediante el nombre genrico del Archivo seguido de la tipologa
por la que es conocido y del nombre de la institucin a la est vinculado. No proceden las referencias
geogrficas al municipio o la provincia.
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Ejemplo:
Archivo Histrico Provincial
Archivo Municipal
1.1.c Consignar el subsistema de Archivos a que pertenece el referido Archivo. En este punto en
nuestro pas no existen subsistemas de archivos pblicos reglamentados ni de archivos privados. Por lo
cual no mencionar este punto.
1.2- Consignar la institucin productora, persona o familia que da nombre al fondo
Ejemplo
Instituto privada
Secretara
Municipio
La referencia geogrfica solo se precisar en caso de instituciones que la exijan para distinguirlos del
resto (ser el caso de los Municipios, o Organismo pblico que lleve el mismo el nombre, por ejemplo
Ministerios de Educacin de tal o cual provincia)
En el caso de instituciones privadas que sean reconocidas por sus siglas, aadirlas entre parntesis.
En el caso de colecciones indicar el nombre por el que se conocen y debe figurar en el cuadro de
clasificacin del archivo. En este caso debe consignarse entre parntesis.
1.2.1 Indicar a que tipo genrico de fondos pertenece el descrito. Se indicar una doble seleccin:
primero entre fondo pblico o privado. La segunda seleccin hace mencin a la normalizacin de
un tipo de fondo lo cual en nuestro pas no lo tenemos normalizado.
1.3. Para la datacin del fondo cumplimentaremos uno o los tipos de fechas. Siempre al menos la
denominada fecha de creacin.
Fechas de formacin precisaremos los aos extremos de los documentos conservados y
comprendidos dentro del perodo del ejerci de competencias del productor. No podrn incluirse dentro
de este tipo de fecha, fechas anteriores a la fundacin o creacin de una institucin, ni posteriores a su
extincin. En el caso de un fondo personal, las fechas indicadas no podrn ser al nacimiento, ni
posteriores a la muerte de dicha persona.
En las fechas de creacin se precisarn los aos extremos del conjunto de documentos que
constituyen el fondo (incluidas por lo tanto las fechas que como antecedentes o incorporadas al fondo
forman parte del mismo).
Tanto las fechas de formacin como la de creacin se expresarn en nmeros arbicos.
Para la datacin de la coleccin se recurrir a las fechas de creacin, es decir, la primera y ltima de
los documentos que integran la coleccin.
En el apartado de observaciones se incluir cualquier incidencia, circunstancia o dato que convenga
aadir para una mejor precisin cronolgica (predominio de fechas, ausencias cronolgicas notables,
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indicacin de aproximacin cuando las fechas extremas se han calculado por apreciacin, etc.
1.4. Habr que especificar de qu tipo de fondo se trata, de una faccin de fondo o de una coleccin. Este
punto tambin nos falta normalizar.
Fondo abierto
Fondo cerrado
Fraccin de fondo
Coleccin
1.5. Consignar preferentemente metros lineales o unidades de instalacin, o ambas, para la
documentacin en papel. En caso de otros soportes precisarlos y referir sus medidas.
120 m/l
80 cajas
3 CD
28 disquettes
400 fotografas
2.1. Consignar solo en el caso que no figure ya en el 1.2
2.2. Historia o biografa en su caso debe ser breve y clara de la institucin, familia o persona productoras
del fondo o recopiladoras de la coleccin.
No deben faltar:
Alusiones a las fechas de creacin o extincin o al nacimiento y muerte, en el caso de
biografas.
Referencias a competencias o a funciones y actividades principales.
Indicacin de acontecimientos notables.
En el caso que estos datos hayan sido obtenidos a partir de trabajos editados, aadir:
Bibliografa: relacionando los trabajos editados, utilizando para su formalizacin la Norma ISO 690 para
referencias bibliogrficas.
2.3 Precisar incidencias de la custodia, concentracin y depsitos fsicos. La historia de la organizacin del
fondo se desarrollar en su apartado correspondiente 3.4
Si se estima conveniente consignar las razones que han determinado la estimacin como fondo de la
unidad descrita y su tratamiento como tal.
Ejemplo: durante los aos tales este fondo se conservo en tal lugar----- hasta el traslado al Archivo.
2.4. Ser necesario consignar tipo y fecha de adquisiciones, en su caso, precisando nombres de las
entidades de quien procede la adquisicin y de quien la formalizado o autorizado.
Ejemplo:
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Convenio tal -----Compra------3.1. Proporcionar informacin sobre el valor potencial del fondo o coleccin siempre que se pueda
apreciar.
Consignar contenidos con materias o asuntos generales o especficos que no sean repeticin de lo
indicado en la historia institucional
Indicar principales series documentales con la informacin que pueden proporcionar que no sea una
repeticin
3.1.1 Indicar los descriptores que sinteticen de una forma genrica las materias o nombres de
instituciones relacionadas con el fondo o la coleccin. No se incluirn descriptores referidos a los
documentos ni a su contenido. Tampoco se incluirn trminos ya referidos en el resto de la
descripcin del fondo.
Comercio
Formacin Profesional
Medio ambiente, etc.
3.2.1 Indicar si el fondo en cuestin existen estudios de tipologa documental precisando si estn
editadas o no. En nuestro pas falta un estudio normalizado de las tipologas documentales.
3.2.2 Precisar y relacionar los estudios de valoracin y seleccin de serie documentales si los hay.
3.2.3 Consignar si se han practicado eliminaciones, precisando si es posible, fechas y volmenes.
3.3. Consignar previsin de nuevos ingresos, regulares o extraordinarios
3.4. Especificar grado de organizacin, incluso la ausencia de organizacin. Indicar las opciones de
clasificacin funcional u orgnica. Si es posible incorporar y reproducir el cuadro de clasificacin del
fondo, hasta las series documentales. En este caso precisar los niveles de descripcin (seccin,
subseccin, series y subseries) las fechas extremas (se aplicar la Norma ISO 8601 para expresar fechas
en siglos). El cuadro de clasificacin habr de estructurarse, en lo posible, en cuatro niveles: seccin,
subseccin, serie y subserie.
Ejemplo: Fondo Ministerio de Trabajo
Nivel
Denominacin
Seccin
Direccin General de
Empleo
Subseccin
Servicio de Empleo
Serie
Expedientes de Ayuda de
Fechas
Extremas
Caja
1983
1990
Signatura
Topogrfica
Volumen
Libros
Otros
Soportes
24
Pgina 38
Empleo
Cuando no exista uno de los niveles en el cuadro, se expresar como el ejemplo siguiente Fondo
Municipalidad
Nivel
Denominacin
Seccin
Direccin Contadura
Serie
Expedientes de Reclamo
Haberes
Fechas
Extremas
Caja
1989
1993
Signatura
Volumen
Libros
Topogrfica
Otros
Soportes
Pgina 39
Pgina 40
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Metodologa norma tcnica de gestin documental y archivo Modelo Innovador de Gestin Documental y de Archivo
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