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  • Caso-Practico de Auditoria Operativa

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    AUDITORIA OPERATIVA - TRABAJO PRACTICO EMPRESA: AQUAMARINE Objetivo del trabajo: Se describe a continuaeién la modalidad de una empresa dedicada a la explotaci6n peimaria. Fl objetivo consiste en evaluar la empresa desde el punto de vista del Control interno tomando el rol de Auditor Interno, medir las debilidades y fortalezas de la misma y proveder a reformular los procesos que se determine, exponicndo en el informe final los puntos errdneos (con descripeién del porque de los mismos) y su correspondiente Plan de Aceién (propuesta de solucién con nivel de aprobacién de las dreas involucradas y tiempo acordado de implantacién. A~ DESCRIPCION GENERAL DE LA EMPRESA, Objetivo comercial de la Empresa: ‘Aquamarine 3 una empresa pesquera que tiene una posicin lider en el mercado interno de producetdn primaria (explotacién de recursos naturales ~ pesca de altura). Tip» resa Fs una sociedad anénima de capitales extranjeros. El noventa y aueve (99) por ciento del Capital ‘Social lo posee una empresa japonesa. El uno (1) por eiento restante es de un Director de ess empresa Composiciin det Directorio I Presidente y los Directores son personal de la casa matriz.de Japén, Son reemplazados cada tres afos. £1 Directorio he decidida que no nombrarén Gerentes en Buenos Aires, lugar de trabajo de clos. El tinico lugar con este cargo seri la planta de Puerto Deseado, donde solo se hacen visitas ‘mensuales, Actividad comercial La empresa participa en un 60% en el mercado local. Los productos que comercialica son bisicamente merluza y atin, que se destinan a terceros para que los procesen paca conservas. Como producto propio no se compone de productos alimenticios sino de un subproducto resultante de la actividad principal, la harina de peseado que se utiliza como festilicante ivos producti more La Empresa desarrolia su actividad productiva con los siguientes bienes de uso: Cuatro buques factoria, una planta de procesamiento en Puerto Deseado (Peia. de Santa Cruz), dos cimaras fingorificws en Puerto Deseado (alrededor de 4000 Tn de capacidad) y oficinas comerciales en Buenos Aires y Puerto Deseado. B — DESCRIPCION DE OPERACIONES POR AREA Comercial I sector comercial se encuentra al mando de un Director, a0 poste ningtin Jefe de Departamento bajo su mando y tan solo cuenta con dos empleados, uno con titulo en Comercializacion y un auxiliar administrative, El sector recibe semanalmente por fax desde Ios buques fa informacidn de las especies capturadas y las toneladas. Las capturas eftetwadas deben registrarse debido a que la Secretaria de Agricultura, Ganaderia y Pesca (SAGyP) anualmente entreya un Permiso de Pesca donde se especifica cl nombre de cada ‘especie ¥ las toneladas de cada una de ellas que pueden capturar durante el alto calendario, La sobrecuptura de alguna especie con respesto al permiso dado amerita una gama de sanciones que tiene potestad de aplicar la Secrctarla, que van desde la multa hast Ta inhabulitacion para continuar ‘on fa actividad durante un periodo. Con el detalle de las capturas y produccin de algin preparado con determinadas especies o las del ‘subproducto harina de pescado testea contra los limites de captura del permiso anual. Para chequear Ja disponibilidad de eaptura efectia el siguiente procedimiento: cuando se reciben los informes de altura chequea por especie [as cantidades faltantes y cuando se Mega al limite envia el fax ‘correspondiente a los buques pesqueros cuya pesca est Ia especie cuyo eupo se cumplid, Mientras ‘no se cumpla con el cupo no se envia otra informacin adicional ‘También debe guardarse estos datos en el Libro de Capturas ya que es un requerimiento legal y puede ser abjeto de inspeecién por parte de a SAGyP, conjuntamente con fas partes diarios de ceapturas y produecién que son el soporte interno del Libro. También almacena por cuestiones de contra intemo los dates de la produccién de Ie Planta. Cebe mencionar que los permisos son anuales y pot batco. EI permiso de un barco no necesariamente debe coincidir con el de otro similar. Por cuestiones obvias también este sector debe coordinar con la céimara frigorifica de Puerto Descado las disponibitidades de espacio fisico para almaccnar produccién (pesca). Cada lote que se ‘lmacene en fa eamara deberd ser identificado con respecto a la marea de que bugue pertenece. La coordinacion se efectia siguiendo el siguiente procedimiento: Planta (Pto. Deseado) informa la, isponibilidad de cémara cada tres dias por fax. El auxiliar administrative chequca dicha disponibilidad contra los informes suministrados de pesca. Fn cuso de no tener disponibilidad envia tun fax a los buques cuya especie se encuentra con problemas de espacio fisic. La captura de especies se hace en un 95% de los casos sobre pedidos que son efectuados por los. ‘compradores. Cada cliente tiene asignado un limite de crédito en cuenta corriente, cuya Geterminacion se efectia de acuerdo a la evolucién comercial del cliente con respecto a la Compaiia a través de los aos. La aprobacién es del Director Comercial Los pedides llegan por telefono yio fax al sector, los cuales son aprobados en dicho momento, ‘Cuando uno de los clientes se encuentra excedido en el limite de erédito (nico pardmetro que se verifica) es politica de la Compania dar curso al mismo y proceder a comunicar su exceso al Director de Administracién y Finanzas para su evaluacién. En general se terminan aprobando el 95% de los pedidos. Las estadisticas demaestran que el 85 % de los clientes (50 en total) tienen durante un perfodo. comercial (aiio ealendario) el 72 % de los pedidos aprobados segiin el procedimiento descripto. precedentemente, El sector comercial luego de acordar con los compradores los precios y las toneladas a vender realiza la facturacién de las operaciones, La negociacién formal del precio la lleva dclante el ‘empleado con titulo de Comercializacién y se efectia en forma telefénica, En caso que ¢l previo ppropuesto por el comprador no se ajuste a lo definido comerciaimente por la Compaia, la regociacién se canaliza por intermedio del Director Comercial que tiene la citima palabra en la rnegociacién. Cuando se acuerda el precio definitivo el Director informa al auxiliar administrative para que facture. La facturacin se realiza por triplicado. Una vez cerrada la transaccién econémica se remite factura origiral, enviando el duplicado a AdministraciOn y Finanzas pare que la registte y archive y la copia restante [a archiva el sector emisor. La factura consigna los acuerdos por forma de pago de las mismas y adicionalmente existe una lista de precios referenciales (casi siempre del ato anterior) ‘que dado ta forma de negociar la venta hace imposible el chequco cle fa facturaci6n, La cobranza de las facturas emitidas se efectda por cobrador el cual extiende un recibo oficial por la cobranza efectuada. El pago de las facturas se efectiia con cheques emitidos A la Orden de la Compatiia. Los cobradores tienen como guia de cobranzas un listado de las que deberdn efectuar en tun periodo determinado, la cual rinden semanalmente. La rendicion se efectla de la siguiente manera: los cobradores se presentan con cl listado de cobranzas, los valores cobrados y los recibos emitidos al auxiliar que dependen del Jefe de Administracién y Finanzas. Este verifica el listado de cobranzas contra la documentacién emitida (recibo) y estando conforme, sella conforme una copia del listado de cobranzas como constancia de la operacién efectuada. Lucgo devuelve una capia al eobrador y envia los valores y los recibos al encargado de Tesoreria para que este efectie el control de los valores. El encargado de Tesoreria recibe los valores y procede a verificar su emisién. Estando correcto, procede efectuar la boleta de depésito y luego envia la BD mas los valores con cl analista administrativo al Banco para su depdsito controlando luego ia operacién efectuads. ‘Cuando los cheques se encuentran mal confeccionados o cuando se recibe el rechazo de un cheque, el encargado de Tesoteria avisa al cobrador para que reclamen el cambio de valores ‘Adicionalmente genera una ND por los cargos de rechazo 0 mora por falta de pago cuando corresponda, enviando dichos cargos por intermedio de los cobradores. Adicionalmente se han detectado en las rendiciones, cobros parciales sin autorizacién y deseuentos otorgados por el cabeador. Con algunos clientes se ha pactado el envio de los valores por correspondencia dado ta imposibilidad de enviarles un cobrador ya que son en su mayoria del interior. La correspondencia fa recibe el auxiliar administrative el cual efectiia la tarea de chequear los ‘pags recibidos y las facturas a vencer. Se ha notado que la conciliacin entre las facturas y el page ‘efectuado le demanda un tiempo sustancial debido a Ja imposibilidad ée determinar que facturas ‘esté cancelando el cliente. La fuerea de cobranzas esta compuesta por dos personas que dependen del Director de Finanzas y ‘Admninistracin, fos cuales ain no figuran en el organigrama por ser su incorporacién reciente. La informacion de pesea, produecién y ventas se almacena en planillas ( en distintos subdirectorios) con une Sica para todas, El procesador de texto disponible se utiliza para redactar la factura (se generé una tabla donde se in determinados campos y luego se coloca en la impresora una factuta preimpresa y rerumerada). Politica de back — up: se copia todo cada viemes, Operaciones Se encarge de todo lo relacionado con Ia organizacion de la capacidad operativa de ta compania. Le corresponde por ei rea de Personal, encargarse de! armado de las dotaciones de los bugues y por el frea llamada Operaciones toda la Togistica y mantenimiento de los barcos. Area de Personal Se encarga de todas las actividades que van desde Ia incorporacidn hasta el cese del empleado; realiza las bisquedas, las entrevistas, da las érdenes de eximenes médicos preclabsrales, recibe las mismas, administra los datos de! empleado, produce las liquidaciones de sueldos y jornates, registra las Calificaciones del personal, arma las dotaciones de los buques, ordena los gitos para pagar a personal cn el interior, realiza las Tiquidaciones de cargas sociales y ordena los pazos, emite los recibos de sueldos, informa a Tesoreria sobre las necesidades de fondos, ete ‘También posee la informactén de los juicios laborales que tiene la empresa y en el estrado en que se encuentran, Estos juicios los lleva un abogado especialista en derecho laboral, que concurre a la ‘empresa una ver por semana para actualizar al jefe del sector sobre la marcha de los juicios © bien para atender las percias Cada buque posee 50 personas como dotacién (desde él capitan hasta el mozo de cocina). Se tiene una dotacién “titular” para cada barco y ademes hay una mas, completa, enti cobran el minimo que abona la empresa) Area Operacones Es una de las dos areas con sectores intemos bien definidos en lo que hace 2 responsabilidades asignadas, el encargado de compras y el encargado de logistic. El encargado de logistica es quién evahia los pedidos de todo tipo de necesidades que realizan los bbugues y en fimncién de la cantidad de dias habilitados para las operaciones anuales. y los requerimientos recibidos de los buques realiza un detalle de necesidades a scr cubicrtas. En general los pedides se eanalizan al responsable de fogisticay este lo canaliza por el responsable de compras. Se han detectado compras de elementos que se encontraban en existencia la momento de la solicitud en la Planta febril, fo que ha generado una duplicacin de elementos en forma innecesaria y tuna erogaciGn adicional euyo monto anual es equivalente al 20% de las compras anus, De acuerdo al cronograma de partidas y reparaciones, también puede sugerie que se realicen compras {e determinados bienes para se acopiados en los depésitos que la firma tiene en Puerto Deseado. BB encargado de compras recibe los pedidas que fueron preparados por el encargado de logistica y aprobados por ef Jefe de Operaciones. Los pedidos corespondientes 2 la Planta Fabri son canalizados por intermedio del Jefe de Planta y una ver autorizados por el Jefe de Planta Fabril se envian al ‘encargado de Compras para que efecide a tramitacidn correspondiente Los puntos de reposicidn asi como el stock permanentes y las cantidades a comprar se han fijado con Jos siguiemteserterios = no hay establecido un punto de pedido por producto pero come minim tienen que existr dos(2} meses de stock de cada uno de ellos En su funcién compradora, tiene un archivo (euaderno de proveedores con los datos patronimicos € impositivos de los mismos. El crterio wilizado para adjudicaciin de una compra es el siguiente: = Para proveedores de IIneas de productos de marca negecia el precio y los deseuentos sobre la base de cantidad en forma telefOnica = Para productos con mas de un posible oferente invita siempre al ditimo adjudicado y ‘adicionalmente a oto elegido al zzar, ambos invitados telefnicamente, Prepara una Orden de Compra par cada compra que debe realizar: artes de pescal redes, Motantes, boyas soges, ete), repuestos de maquinaria y motores, medicamentos, alimentos, ropas de trabajo, materiales de seguridad, etc, Exta Orden de Compra debe ser autorizada por el Director del area de Operaciones: Luego procede a realizar la consulta de precios (telefSnicamente en el 90% de los casos) con los proveedores que tiene agendados siguiendo los lincamienios enuneiados precedentemente. Una vez jque consigue el precio y realiza la compra (acuerda camidades, fecha y forma de pago) le pasa copia de la Orden de Compra al Director de Administracién y Finanzas para que este proceda a autorizar la ‘operacién desde el punto de vista financiero y para que tome nota de los vencimientos que tend Las OC no son prenumeradas y las numera el eomprador a medida que las utiliza (se emite original y luplicado siendo este ultimo ei que va a Financ. ‘También serd esta persona la encargada de chequear los remitos por las entreyas de los bienes contra Ja factura, para iniiar el eitcuito de pagos a proveedores. ‘Administracton y Finanzas ‘Caen bajo su incumbencia las cuestiones administrativas, de sistemas, contables, impositivas, finaneieras, ete. Es éste el otro sector con areas internas bien definidas: Tesoreria, Cuentas a pagar y Contabitidad. “Tesoreria se encarga de confeccionar las Ordenes de Pago para aquellas facturas que se proshice suv vencimiento (la empresa paga el primer y tercer jueves de cada mes), cuando las mismas son firmadas por el Director del drea, entonces coatecviona los cheques, que son firmatos por ef mismo Director (se hace en dias distintos, ademds la firma en los bancos solamente la tienen cegistrada fos miembros del Directorio y el Presidente(. Cuando le aga al proveedor, luego arma el Legajo para archivar con et recibo que les fue entregado, Realize todas las tramitaciones bancarias (transferencias, pases de cuentas, gros, ete.) y confecciona fa concilaciones. También es el sector que se encarga de registrar los cobros que realiza la compaiita El Legao de Pagos esti conformado por la Factura del proveedor y nota de la Planta Fabril por las recepciones efectuadas Se han detectado al menos dos legajos con el mismo nimero de factura verificdndose posteriormente te on un de ellog ge habia incluido un triplicado ya que el proveedor determinado no tiene distinein de colores entre dstinas copias de un mismo juego. ‘Adicionalmente dos Legajos de Pago presentaron fotocopias de facturas, las que consultadas al proveedor resultaron vilidas desde cl punto de vista de su emision. CCuentas @ Papas es quien imputa y carga al sistema todas las facturas de proveedores por compras que ‘Testud la empress, Ex funci6n de las cargas de este sector se puede realizar el armado de’ eronograma, ‘Se weneimiontos de fa compatia, Tiene a Su cargo la concliacion de Ia euenta corriente de proveedores. yy la emisin de las listados de TVA por compras para cada vencimiento (alrededor del 20 de cada aes) Con respecta a este tema se ha podido determinar que solo el 65% de las facturas Megan & tiempo para poderse tomar on cuenta para la programacin de los pagas y en un 12% se han pagal punitorios por payos fuera de termine. Contaduria (uncién que hace el jefe del sector) se encarga del armado de los balances mensuales, 1a reustracion de todas las operaciones que no entran por Tesorera ni por Cuentas a Pagar, el control tpeneral del rea, Tas liguidaciones de impuesto, el control de ests funciones de Puerto Deseado, Planta Eabril (Puerto Deseado) La Planta se encarga de conclu procesos especificos sobre las especies en funcion de fos pedidos de mercado, como acondicionamiento para almacenaje o en cémara 0 para envio a tereeros. Ya esti predeterminado que tipo de acondicionamiento tiene cada cliente o grupo de ellos. Posee dos sectores; uno Administrativo que se encarga de manejar el Fondo fijo dela planta hacer tos pagos menores, pedir reposiciones de bienes a Bs As, controlar al personal y soliitar personal cuando fuese necesario, Los fondos se rinden mensualmente adjuntando a cada sendicién los comprobantes de gastos cfectuados. La reposicién se efectia solo por los gastos rendidos, los cuales pueden ser de cualquier indole. ‘Se han encontrado dentro del fondo fijo(cuyo monto es de § 10000) lo siguiente: -faltantes de documentacién que avale ‘a salida de efectivo (sumatoria de efetivo y ‘comprobantes distintos de § 10000) ~ Comptabantes que avalansalida de dinero catentes de requsitos legates, los cuales a los fincs impositivos no pueden ser utlizables como eomprobunte de gastos. «Vales pravisorios por antieipos para gastos efeetuados no rendidos. Es neveserio aclarar ‘que no existe un plazo parla rendicién de adelantos + Adelantos de remuneraciones, Se ha confirmado que fos arqueos del fondo fijo son semestrales. El otro administra el acondicionamiento y las edmaras frigoriticas, La transferencia de productos entre la descarga de bodega a cienara frigorfica se efectia por intermedio de un vale de transferencia, luego que la mercaderia es pesada al pié del barco, Se tiene conocimiento que ha existido diferencias entre lo declarado como bodega del buque y lo que se ingresa a Planta (cdmara o Planta de Procesamiento) Dicho vale es eonfeecionado por la gente de Cimara. Una vez dentro de la cfmara frigorfica en lugar predeterminado (precimara) la mercaderia es acondicionada y almacenada ‘Los vales de transferencia se archivan en la Administracin de la Planta y mensualmente se informa a (Comercial la cantidad disponible La identifcacién de las pandas de mereaderias se efectian sobre las bateas de acondicionarniento, escribiendo en buque de origen y la marea cortespondiente y fos kilos estibados acondicionados. El mavenurniento se afectia segin la disponibilidad flsica de a Cémara, ‘Trimestralmente Cimara frigorfica efeetéa un recuento fisico de las especies almacenadas y dicha informacién es enviada a Comercial : Lo que se destina a la produccién de harina de peseado se separa antes del ingreso a Cémara y se process y conserva en lugar acondicionado a tal efecto, Operativamente la Cimara y la Planta de Procesamiento se manejan con dos tumos de recepeién y manipuleo de productos y uno de procesamiento(con turnos rotativas) todas los dias inclusive sibados, domingos y feriados, Los ingresos a la planta de procesamiento de harina de pescado se efectian por un vale de transferencia entre el pié del bareo y la planta de procesamiento, identficando el producto y los kilos traneferidos. La salids a terceros (clientes) del producto acondicionado se efectia en forma directa de la Camara al transporte reftigerado por el mismo lugar donde entra el producto a acondicionar (del buqu). ‘Se ha constatado por los registros que los clientes se han quejado que la mereaderia no llega con la suficiente temperatura para su mantenimiento y que en alguna oportunidad evando se ha efectuado la

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