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ARCHIVO ALCALDIA MUNICIPAL

La Gestin Documental se da al ver que en las empresas no gestiona y tramitan los


documentos, de la manera como la ley y los principios que rigen la gestin
documental, y es ah donde nace la gestin documental nace como una necesidad
llevando a cabo fines administrativos, legales dando a los documentos reciben un
tratamiento y una conservacin desde el momento que se nace o se elabora el
documento hasta su misma eliminacin y respetando siempre su origen y principio.
En el video se busca que la entidad tenga una economa estable y all es donde
entra la Gestin Documental ya que la documentacin que manejan las entidades
son vitales para el crecimiento de su negocio. Se busca dar a conocer la gestin
documental, no solo desde el punto de vista actual, sino logrando mostrar un poco
su origen, adems se comenta la importancia que alcanza actualmente dentro y
fuera de las organizaciones pblicas y privadas, no solo en la ordenacin y correcto
uso de las operaciones archivsticas, sino tambin al facilitar la difusin de los
fondos Archivsticos a sus usuarios directos.
Funciones: Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo
sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin
empresarial y permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al
archivo. Las funciones que se destacan Son:
Control: Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado con: La
Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea. La
seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental, La
definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso. La disposicin
final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias generadas
por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores
documentales.

Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de


mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental. Es decir,
que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino
tambin las condiciones que hace que ste se preserve. Segn la clase de
documentos pueden tener cierto tiempo segn las reglas de cada empresa comen
este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas.
Personal de nmina, personal de contrato y la informacin en medios magntico.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas
especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas condiciones tcnicas,
con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren; adems de
facilitar su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a apoyar
investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural dependiendo el
tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja informacin muy
valiosa donde clientes internos presenta su hoja de vida con toda su informacin
que esto debe ser reservado y se tiene una tica como profesional con respeto y
algo confidencial.
Descarte de documentos (comit): En algn momento dado, todo archivo
desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los
aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su importancia textual.
Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un
proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y
conservado, pero no se puede proceder por slo insinuacin de la persona
encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, segn el tiempo que lleven
en el lugar y la revisin de sus tablas de retencin. Segn el acuerdo 006 de 1996,
el comit archivstico asignado por el Archivo General de la Nacin, interviene y
toma la decisin de descarte de documentos, soportndola con actas que
justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo

estipulado, que regularmente son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad


pueden durar en un archivo hasta diez aos
Recuperacin de la Informacin: Es un proceso que se lleva a cabo a partir
de la exploracin de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guas,
catlogos, ndices o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva
la recuperacin de la informacin se acude a la bsqueda detallada de informacin
en los medios fsicos o electrnicos que pueden ser claves en la indagacin. No
obstante, se pueden encontrar dos resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran nmero de


datos genricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar.

Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o


hallazgos mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque
posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o
se desconoce la palabra clave con la que pueden ser encontrados. Teniendo
en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo contenido de
estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos. Tome apuntes
cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la
informacin obtenida dela actividad, para el desarrollo de las actividades de
evaluacin.

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS


Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de
las etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de
gestin, central y la disposicin final.

Segn la Organizacin: De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la


entidad.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la


documentacin de la organizacin.

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la


organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depsito de
informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: Este depsito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un
archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

Segn su Uso: El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se


determina

en

cada

una

de

las etapas

documentales,

segn a

los

requerimientos de la organizacin:
Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao actual aos
anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias laborales,
resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso de
consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y
consulta permanente.
Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo de
conservacin y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales
o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos
ya que los dems documentos los maneja en archivo central.

Segn su Ciclo Vital: El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le


asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarn a continuacin:

Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra depositada y


est sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta no
estn frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservacin permanente.

Segn su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le


realice el proceso de archivo.

Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.


Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que por su valor
histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.
Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales
o jurdicas.

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