PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin

obtenida por el auditor en su revisin, as como los resultados de los procedimientos y
pruebas auditora aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones,
opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente

9.2 CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de informacin
financiera sujeto a examen, desglosados en su mnima unidad de anlisis, las
tcnicas y procedimientos que el Auditor aplic, la extensin y oportunidad de las
pruebas realizadas, los resultados de las tcnicas y procedimientos tales como
confirmaciones de tipo interno o externo y las conclusiones que obtuvo en cada
una de las reas examinadas.
Por lo tanto, los papeles de trabajo estn constituidos por:
Programas de trabajo
Planillas con anlisis y anotaciones obtenidas de la empresa.
Las cartas de confirmacin enviadas por terceros.
Manifestaciones obtenidas de la compaa
Extractos de documentos y registros de la compaa.
Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal.
Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer algunos
hechos, que complementan la informacin de las planillas.

9.3 OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo le permiten tanto al Auditor como al Revisor fiscal dejar
constancia de los procedimientos por l seguidos, de las comprobaciones y de la
informacin obtenida.
Los objetivos de los papeles de trabajo para el Contador Pblico que efecte la
Auditora de estados financieros pueden ser relacionados as:
q
Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos en
dicho trabajo.
q
Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente o
del Revisor Fiscal.

q
Constituir una fuente de informacin concerniente a detalles de saldo de
cuentas, rubros de los estados financieros y otros datos obtenidos en relacin con
el examen o para efectos posteriores a la realizacin del mismo, como futuras
Auditoras.
q
Facilitar los medios para una revisin de los Supervisores, Jefes, organismos
gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia y efectividad
del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones expresadas,
probar a la vez que el trabajo se realiz con calidad profesional.
q

Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a la conduccin de su trabajo.

9.4 REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo debern adecuarse a cada trabajo en particular, pero
deben poseer las caractersticas que les permitan servir de suficiente soporte para
demostrar que los estados financieros u otra informacin sobre los que el Auditor
Independiente o Revisor Fiscal est emitiendo su opinin, concuerden con los
registros contables de la compaa, o han sido conciliados con los mismos.
Los papeles de trabajo deben dejar expreso que el auditaje ha sido planeado
mediante el uso de planes y programas y el desempeo de los ayudantes ha sido
revisado y supervisado en forma adecuada. Tambin los papeles de trabajo
deben demostrar que la eficiencia del sistema de control interno de la compaa
ha sido revisada y evaluada al determinar el alcance y oportunidad de las pruebas
a los cuales se limitaron los procedimientos de Auditora.
El respaldo o soporte de los papeles de trabajo para cumplir los anteriores
requisitos podr tomar variadas formas incluyendo: anotaciones, cuestionarios,
programas de trabajo, planillas, las cuales debern permitir la identificacin
razonable del trabajo efectuado por el Auditor Independiente o Revisor Fiscal.

NATURALEZA Y CARACTERSTICAS
Los papeles de trabajo debern:
Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deber
relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices cruzados.

 Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y resmenes que
sean necesarios.
Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
Ser supervisados e incluir constancia de ello.
Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo
realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten
en el informe de auditora.
Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.
Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditora.
Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar
de la calidad del trabajo realizado).
En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern cumplir
los siguientes requisitos:

A. Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para

sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de
auditora.

B. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y

confiable; es decir, las pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y
caractersticas de las materias examinadas.

C. Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y

patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.

D. Pertinencia. La evidencia deber ser congruente con los resultados, conclusiones

y recomendaciones de la auditora.
PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la evidencia
de trabajos de auditora realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia sern
responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extraven o sean

utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora debern

archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.
La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que debern
proceder los auditores del rgano de Control. Por contener informacin confidencial, el
uso y consulta de los papeles de trabajo estarn vedados por el secreto profesional a
personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.
Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y
archivados, se formarn tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en
compiladores tamao carta.
Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y dems
papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un
perodo de cinco aos, en el archivo general a cargo del Centro de Informtica,
Documentacin y Archivo con excepcin de aquellos que, por no haberse solventado
alguna recomendacin, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la Direccin
de Auditora correspondiente, quienes sern responsables de custodiarlos.
CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo
permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A
continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de ellos.
Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran
los documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin,
normatividad jurdica y contable e informacin financiera y programtico-presupuestal,
actas y documentos de entrega recepcin de los entes fiscalizables. Esta informacin,
debidamente actualizada, servir como instrumento de referencia y consulta en varias
auditoras.
La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la
auditora, cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar (organizacin,
funciones, marco legal, sistemas de informacin y control, etc.)
El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar
una auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su
integracin deber sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integracin y

Actualizacin del Archivo Permanente, emitido por el rgano de Control o de cada una de
las reas correspondientes.
Papeles de Trabajo del Perodo
Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de
la auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de
auditora; del estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos,
operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona
que aplic los procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las
conclusiones de la revisin; y del informe de auditora en que se incluyan las
recomendaciones formuladas.
Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de
acuerdo a la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias,
analticas, subanalticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de
recomendaciones.
1. Cdulas sumarias o de resumen
En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rea,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o
asignaciones presupuestales.
Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o
estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo
anterior, con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones
importantes que requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento,
antes de concluir con la revisin (vase la Gua para la Elaboracin de Papeles de
Trabajo).
2. Cdula Analtica
Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o
movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se detallan la informacin
obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.
Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma que
permita detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y
que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida
interpretacin.

Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las
investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de
trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula sumaria.
En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la verificacin de
algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicacin parte
de razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir,
por ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per cpita, la determinacin del
costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones,
etc.
Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados por
las observaciones.
3. Cdulas Subanalticas
Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los datos
contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones
en valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales
de las cuentas de inversin.
4. Cdula de Observaciones
Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la
revisin, se resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente identificados con el
nmero de cdula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisin.
5. Cdula de Informes
Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se
presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un
informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditora, los
procedimientos de auditora aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de
trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.
6. Cdula de seguimiento de recomendaciones
Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales,
ser necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de discusin o de
comentarios y despus en cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notificacin de
Observaciones).
FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las

necesidades de la revisin en funcin de los objetivos planteados y de las probables
conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos
para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos
aplicados.
A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para
cumplir su cometido:
a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que
el lector pueda formarse una opinin.
b) De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica, clara y sencilla.
c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado, y
sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.
d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias, analticas y
subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al lector a otros datos con
facilidad.
e) Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el
objetivo propuesto.
ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA
Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.
1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y debe contener los
siguientes datos:
a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lgica los
papeles de trabajo.
b) Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a cargo de la auditora; y
nombre del ente fiscalizado.
c) Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)
d) Tipo de cdula.
e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una descripcin de su contenido
y del alcance de la prueba.

f)

Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus firmas o

rbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.

g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de

que durante la auditora se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cdula.
2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin obtenida por
el auditor y los resultados de la revisin. Regularmente, se incluir los siguientes
elementos:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.
b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente
fiscalizado.
c) Referencias.
d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.
e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.
f)

Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los

controles establecidos por el ente auditado.

g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinacin del monto de

los hechos e irregularidades detectados.
h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a
otras cdulas relacionadas o complementarias.
3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se asientan
principalmente los siguientes datos:
a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula,
para aclarar o ampliar informacin o para sealar situaciones especiales.
b) Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial
para ello).
c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.
d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la fuente de
informacin (auxiliares, plizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA

A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo renan los requisitos
mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no
limitativa, algunas reglas o principios que servirn de gua general para su diseo y
elaboracin.
1. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos aplicados.
2. Efectuar un diseo previo a su elaboracin.
3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a
revisin.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.
5. Anotar los datos en forma de columna.
6. Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y suficientes.
7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la
informacin y a la misma conclusin que el auditor que elabor la cdula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los
contenidos en la misma cdula como con los asentados en otras.
9. Para efectos de correccin, las palabras o nmero incorrectos se tacharn, y los correctos
se escribirn en la parte inmediata superior.
10. Una vez elaborada una cdula, esta no deber desecharse ni pasarse en limpio; por eso
siempre es necesario trabajar con limpieza y precisin.
11. Respetar el orden en que aparezca la informacin en los documentos fuente.
12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas.

NDICES Y MARCAS DE AUDITORA

Los ndices son claves convencionales de tipo alfabtico, numrico o alfa-numrico, que
permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lgica y directa para
facilitar su identificacin, localizacin y consulta.

Para relacionar los papeles de trabajo entre s, los ndices de auditora se utilizan a
manera de .cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podr vincular la informacin
contenida en dos o ms cdulas.
Los ndices persiguen los siguientes propsitos:
Simplificar la revisin de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y
permiten ir de lo general a lo particular.
Evitar la duplicacin del trabajo, puesto que al asignar un lugar especfico a cada cdula se
elimina el riesgo de que sta se elabore nuevamente.
Interrelacionar dos o ms cdulas de auditora.
Facilitar la elaboracin del informe, pues permiten localizar en cdulas especficas las
irregularidades y deficiencias detectadas en la revisin.
NDICES DE AUDITORA
A manera de ejemplo, se mencionan los ndices que se detallan a continuacin, con
carcter enunciativo, ms no limitativo; as, cuando se requiera un ndice que no est
incluido en este manual, se podr utilizar en el entendido de que su significado se
explicar en el documento correspondiente:
Los ndices correspondientes al gasto se identificarn de acuerdo con los captulos
de la clasificacin presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el mismo
sistema de construccin, se pueden elaborar ndices para cdulas sumarias o cdulas
analticas que muestren un contenido ms detallado (9).

NDICE
(A.P.)

CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORA

100
200
300
400
500
600
700
800
900
HT

Sumaria de conclusiones.
Sumaria de ingresos.
Sumaria de costo de ventas.
Sumaria de gastos.
Activo.
Pasivo.
Capital contable.
Cuenta de orden.
Otros papeles que surjan con motivo de la revisin.
Hoja de Trabajo

BC
Balanza de Comprobacin
CP
Control Presupuestal
A continuacin se desglosan algunos de los ndices:
200

Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS ANALTICAS

201

Determinacin de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS SUBANALTICAS

201. Relacin de documentos correspondientes a ingresos que no se
registrados en los libros autorizados.

encuentran

201. Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados en

cantidades globales, ya sea por da, por semana o por mes, en libros (registros
econmicos) y los que se encuentran contabilizados en libros autorizados.
As, la clave de todas las cdulas que se elaboran, con relacin a la auditora de ingresos
de la Dependencia, Entidad o rea revisada, quedarn dentro de la centena 200.