Professional Documents
Culture Documents
Auxiliaire de travail
Herausgegeben vom Schweizerischen Bundesarchiv
Publication des Archives fdrales suisses
Pubblicato dallArchivio federale svizzero
Rdacteur :
Traduction:
Typographie :
Publication de :
Prix :
Editeur :
Marcel Geringer
Sophie Pavillon
Eveline Feldmann
Archives fdrales suisses, 3003 Berne
CHF 5.Office central fdral des imprims et du matriel. 3000 Berne,
Art. Nr. 304.026f 03.2000 1500 10v33700
2000 Schweizerisches Bundesarchiv, Archivstrasse 24, 3003 Bern
Sommaire
1.
Gnralits
1.1
1.2
3.1
3.2
3.3
3.4
4.1
4.2
5.1
Gnralits
19
19
5.2
5.3
Marche suivre
Principes de lattribution des tches
19
20
21
6.1
6.2
6.3
6.4
21
21
21
21
Annexes
Dfinitions
22
22
Adresses de contact
24
5
5
6
9
11
11
12
13
14
15
15
17
Gnralits
Instructions concernant la gestion des documents dans ladministration fdrale, 13 juillet 1999,
FF 1999-4988.
Auxiliaire de travail Organisationsvorschriften fr die Aktenfhrung, Archives fdrales suisses,
Berne, 1999 (traduction franaise en prparation).
Appel aussi plan denregistrement, plan de structure, plan de structure des affaires ou cadre de
classement.
En plus de leur contribution la structuration des informations lies aux affaires, les
systmes de classement soutiennent aussi dautres fonctions importantes dans le cadre
de la gestion de linformation:
Cration et maintien du contexte
Parce que les documents sont classs sur la base dun systme li aux tches et aux
affaires, le contexte de leur cration et de leur utilisation est automatiquement donn.
Gestion uniforme de diffrents supports dinformation
Les systmes de classement permettent une gestion coordonne des documents
daffaires, quil sagisse de documents conventionnels ou lectroniques, grce une
structure de classement commune.
Life-cycle-Management
Les systmes de classement permettent de grer rationnellement les documents daffaires,
et ce, pour toutes les phases de leur cycle dexistence (cration, rception, enregistrement, classement, archivage), car ce ne sont pas des documents isols qui sont traits,
mais des affaires, cest--dire des documents daffaires agrgs dans des dossiers. Dans
ce but, les systmes de classement doivent tre complts par des informations sur:
le dlai administratif de conservation pour les dossiers
lindication concernant larchivage
la date dlimination
lemplacement
le dlai de proposition des documents aux Archives fdrales
les droits daccs et
lunit dorganisation responsable
Ces attributs des systmes de classement sont dfinis au point 3.4 Octroi des attributs organisationnels.
Dans les chapitres qui suivent, nous aborderons plus en dtail les diffrents aspects des
systmes de classement. Ils doivent aider les units administratives de la Confdration
crer leurs propres systmes de classement, les entretenir et en tirer le meilleur parti.
A cet gard, et dans la limite de leurs possibilits, les Archives fdrales sont prtes
aider ladministration fdrale.
Le systme de classement doit reflter toutes les tches dune unit administrative
Le systme de classement sert de base au rangement des documents ainsi qu la
constitution des dossiers. Pour quil garantisse la meilleure vue densemble sur les
domaines dactivits, il doit tre
construit selon un modle hirarchique,
assez dtaill et
modifiable.
Mieux cest--dire plus clairement les tches sont indiques, plus facile sera le
classement. Il sagit l dun facteur qui contribue de manire dcisive lacceptation du
systme de classement dans votre service. En outre, on garantit ainsi la possibilit
deffectuer une recherche hirarchise, rapide et structure.
Lillustration montre la construction hirarchique et les possibilits dextension dun
systme de classement (lignes en pointill).
Largeur
Systme de classement
Archivage
Classement (dpt)
10
5
53
Promotion
Cinastes
Titre de groupe
530
531
532
Gnralits
Contributions des scnarios
Manifestations
533
534
535
536
Comptitions
Culture cinmatographique
Associations
Etranger
Numros de position
11
53
Cinastes
530
Gnralits
530
Gnralits
531
Bases juridiques
531
Bases juridiques
532
Collaborations des scnarios
532
Collaborations des scnarios
533
Manifestations
533
Manifestations
Le titre de la rubrique et celui du dossier sont identiques (p. ex. 531 Bases juridiques)
Dossiers en srie
Dans ce genre, on peut ouvrir plusieurs dossiers sous la mme rubrique. Il faut ce
pendant y ajouter des caractristiques complmentaires, appels composantes supplmentaires. Il peut sagir de noms (personne naturelle ou juridique), annes, numros courants,
indications gographiques (liste des communes) etc.
Exemple:
Titre de groupe
Rubrique
Dossier
Rubrique
12
53
Cinastes
530
Gnralits
531
530
Gnralits
Bases juridiques
Dossier
Rubrique
Dossier avec un nom
Dossier avec un nom
etc.
531
Bases juridiques
532
Contributions des scnarios
(Cration des dossiers avec la composante supplmentaire nom)
532-UNI Berne
532-UNI Lausanne
Rubrique
533
Manifestations
(Cration des dossiers avec les composantes supplmentaires
numro courant, nom et anne)
Dossier avec numro courant + Nom
533-1
Journes du film de Soleure 1999
Dossier avec numro courant + Nom
533-2
Festival du film de Locarno 1999
etc.
Plusieurs dossiers sont ouverts sous une seule rubrique; une composante supplmentaire les identifie de manire univoque (p. ex. 533 Manifestations).
13
14
Il existe plusieurs manires de subdiviser les systmes de classement. Ici, nous explicitons lexemple de la division dcimale libre, mise en uvre depuis des annes dans ladministration fdrale, pour les systmes conventionnels et lectroniques.
Illustration 3: Modle de division dcimale libre (Exemple: Plan denregistrement des Archives fdrales)
15
Ces subdivisions sont effectues aussi loin que le ncessitent les matires et les
tches administratives. (cf. Chapitre 3).
Pour oprer des subdivisions, il faut tenir compte:
de la spcificit des affaires (projets, etc.)
de la quantit des documents (surtout lorsquil sagit de documents-papier)
des besoins du service et de ses collaborateurs
de loctroi des droits daccs.
Il est souvent suffisant de subdiviser la matire en cinq degrs hirarchiques. Il est trs
rare quune subdivision plus pousse soit indique. En revanche, il est recommand
douvrir des dossiers en srie (cf. 3.2). Le principe respecter est celui de la prise en
compte des besoins des utilisatrices et utilisateurs.
La rubrique est le dernier degr du plan denregistrement; les dossiers sont ouverts ce
niveau. Les documents eux-mmes sont classs par ordre chronologique.
On peut recourir dautres divisions systmatiques, pour autant que les exigences
des Instructions concernant la gestion des documents soient remplies.
16
17
18
5.1 Gnralits
Plusieurs raisons peuvent pousser une unit administrative introduire un nouveau
systme de classement ou le modifier. En voici les points les plus importants:
le service reoit de nouvelles tches
lenregistrement dun service passe dun systme conventionnel un systme lectronique
les nouvelles prescriptions ne sont pas remplies (OLOGA, Instructions concernant la gestion
des documents)
le systme en vigueur de gestion des documents ne donne pas satisfaction
sans systme de classement, le versement des documents aux Archives fdrales se rvle
des plus ardus.
Pour effectuer une mise au point ou une modification du systme, il faut procder de
manire systmatique et planifie. Pour ce faire, il est indispensable dobtenir le soutien
et la collaboration:
des chefs de file
des collaboratrices et collaborateurs spcialiss,
du personnel responsable de lenregistrement,
du personnel charg de linformatique,
du personnel dtat-major,
du personnel responsable du secrtariat.
Il est tout aussi important que la direction de loffice soutienne et encourage le projet.
Sil est clairement encourag, il sera dautant mieux accept. Pour aller plus loin, loffice
peut demander conseil auprs des collaboratrices et collaborateurs des Archives fdrales.
19
3. Les chefs de file prennent connaissance du projet et il est approuv par la direction.
4. Les degrs hirarchiques sont approfondis en collaboration avec chaque collaboratrice et collaborateur spcialis responsable.
5. On requiert une prise de position des Archives fdrales.
6. Le systme est mis en pratique, un systme de gestion des affaires (GEVER) entre en fonction.
7. Une convention darchivage prcise les documents qui ne doivent pas tre verss aux Archives.
Important: Vous devez utiliser les connaissances des cheffes et chefs, ainsi que des
collaboratrices et collaborateurs spcialiss. Demandez-leur quels sont les bases juridiques /arrts qui rgissent leur travail et faites-leur dresser la liste des tches qui relvent
de leur domaine. Lexamen de telles consultations mettra en vidence un matriel qui est
une matire premire indispensable la mise au point dun systme de classement.
20
21
ANNEXE
Dfinitions
Acte
> Voir Document
Affaire
Lexcution des tches de loffice donne lieu des affaires. Chaque dossier daffaire comprend le
droulement de laffaire (traitement) et les documents correspondants, le tout intgr au systme
de classement prvu cet effet. Lensemble des documents enregistrs durant une affaire et les
informations concernant son droulement permettent de vrifier de manire fiable lactivit de
ladministration.
Archivage
Conservation de donnes long terme (plusieurs annes). Larchivage englobe souvent les
moyens (hardware et software) ncessaires lenregistrement et la recherche des donnes.
Avec la gestion GEVER de lAdministration fdrale, larchivage signifie galement transmettre des
donnes (documents lectroniques ou papier et mtadonnes) pour conservation aux Archives
fdrales (par opposition la > conservation dans les units administratives).
Conservation
Par conservation, on entend classement (dcentralis) des donnes dans lunit administrative.
Les donnes sont transmises pour archivage aux Archives fdrales la fin du dlai de conservation.
Document
Les documents ou actes sont constitus par toutes les informations lies aux affaires, indpendamment du support dinformation, qui sont produites ou reues dans lexcution des tches de
la Confdration. En font partie tous les moyens auxiliaires et donnes complmentaires (les mtadonnes ou les donnes dhistorisation par exemple) ncessaires la comprhension de ces
informations et leur utilisation. Il appartient chaque unit administrative de dfinir au cas par
cas quelles informations sont lies laffaire dans le cadre des prescriptions en matire dorganisation.
Dossier
Ensemble des documents ayant trait la mme affaire. En principe, chaque affaire correspond
un dossier. Cette structure de base peut toutefois tre adapte en fonction des besoins lorsque
22
plusieurs affaires lies sont classes ensemble, cest--dire que les dossiers se divisent en sousdossiers. Les dossiers sont constitus sur la base du systme de classement.
Elimination
Les actes (soit > documents) doivent tre proposs aux Archives fdrales pour > archivage.
Celles-ci dcident quels documents seront archivs et lesquels seront limins (dtruits).
LOGA
Loi sur lorganisation du gouvernement et de ladministration.
OLOGA
Ordonnance sur lorganisation du gouvernement et de ladministration
23
Systme de classement
Ce systme (plan denregistrement, cadre de classement, plan de structure) reprsente toutes
les tches quune unit administrative doit effectuer et donne ainsi un aperu de son champs
dactivit. Il jette les bases du classement des documents, cest--dire de la constitution dun
dossier.
Systme GEVER
Systme dinformations qui assiste compltement ou partiellement la gestion GEVER.
Adresses de contact
Internet:
http: / / www.bar.admin.ch/
la gestion des documents dans ladministration fdrale
informations sur la gestion des documents, la gestion GEVER, les liens et textes Intranet AF
Communaut dintrts Records Management IGRM
24