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3139-IT-PRO-02

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SISTEMA DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD, AMBIENTE

PROYECTO EPCm CHEVRON SAN JORGE S.A.

GESTION DE DOCUMENTOS DE PROYECTOS

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F-I-02 Rev 2 20 OCT 2003

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PROYECTO EPCm CHEVRON SAN JORGE S.A.

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Primera emisin
DESCRIPCIN

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ndice
1. OBJETO................................................................................................................
2. ALCANCE..............................................................................................................
3. DEFINICIONES........................................................................................................
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..............................................................................
5. RESPONSABILIDADES............................................................................................
6. METODOLOGA......................................................................................................
6.1. Documentacin Interna de TECNA...................................................................
6.1.1.
6.1.2.
6.1.3.
6.1.4.
6.1.5.

Generacin de un directorio para el proyecto en el disco de la red....................

Generacin del listado de documentacin..........................................................
Emisin de documentacin.................................................................................
Registro y archivo...............................................................................................
Distribucin.........................................................................................................

6.2. Documentacin Externa de TECNA.................................................................

6.2.1.
6.2.2.

Documentacin de Clientes................................................................................
Documentacin de Proveedores o Subcontratistas............................................

7. REGISTROS.........................................................................................................
8. ANEXOS..............................................................................................................
8.1. Formato de sello de aprobacin de documentacin......................................

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1.

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OBJETO
El objeto de esta Instruccin es establecer la metodologa para administrar la
emisin, recepcin, registro, archivo y distribucin de la documentacin de
Ingeniera de los proyectos ejecutados por TECNA.

2.

ALCANCE
Toda la documentacin interna (de elaboracin propia, ya sea para uso interno
o externo) y externa a TECNA (de clientes y proveedores).

3.

DEFINICIONES
SICOD: Sistema de control de documentacin.

4.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2000
ISO 14001:1996
OHSAS 18001:1999
Manual de Gestin de CSSA
PG-02

Control de Registros

IT-ING-02 - Codificacin de documentos de Ingeniera.

IT-ING-04 - Normas de Dibujo para sistemas CAD
IT-ING-01 - Control De Documentos de Ingeniera

5.

RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades se detallan en el punto 6 del presente documento.

6.

METODOLOGA

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6.1.

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DOCUMENTACIN INTERNA DE TECNA

6.1.1.

GENERACIN DE UN DIRECTORIO PARA EL PROYECTO EN EL DISCO DE LA RED.

El Lder de Proyecto a travs del Coordinador de Documentacin solicita al
Departamento de Sistemas la creacin de un subdirectorio en el disco de
obras que contendr las siguientes carpetas:
1. Gerencia de Proyecto
2. Documentos Contractuales
3. Planificacin
a. Procedimientos
b. Programa
c. Curva de Avance
d. Informe de Avance
e. Otros
4. Control de Costo y Resultados
5. Presupuesto de Gastos
6. Minutas de reunin comerciales
7. Correspondencias Varias
a. Del Cliente
b. Del Socio
c. Al Socio
d. A obra
e. A Proveedores
f. De Proveedores
g. Otros
8. Formatos del proyecto
9. Antecedentes Tcnicos
10. Minutas de reunin tcnicas
a. Internas
b. Externas

11. Remitos de Documentacin

a. Internos
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b. Al Cliente
c. A Proveedores
d. A Obra
e. Del Cliente
f. De Obra
12. Lista de Documentos
a. Emitida
b. Vigente
c. Desvos
d. Documentacin a Proveedores
e. Documentacin de Proveedores
f. Documentacin del Cliente
g. SICOD
13. Documentacin del Cliente
14. Proveedores
15. Documentacin en Vigencia (Por especialidad)
a. Procesos
b. Recipientes
c. Equipos Mecnicos
d. Civil
e. Electricidad
f. Instrumentos
g. Estructuras Metlicas
h. Caeras
i. General
j. Desvos
16. Documentacin a emitir (Por especialidad)
17. Documentacin Superada (Por Especialidad)
18. Calidad
a. Estado de Inspeccin
b. No Conformidades
c. Acciones Correctivas
d. Acciones Preventivas
e. Agendas Auditoras Externas
f. Organigrama del Proyecto
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g. Fotos Equipos
h. Fotos Caeras
i. Informes de Control de Calidad
j. Informes de No Conformidad del Cliente
k. No Conformidades Dispuestas
l. No Conformidades Originales
19. Seguridad
20. Fabricacin y Construcciones
21. Suministros
a. Condiciones de Contratacin
b. Requerimientos
22. RR.HH.-Partes Diarios
23. Fotos
Luego de creadas las carpetas se procede a informar a los integrantes del
proyecto su existencia y ubicacin.
6.1.2.

GENERACIN DEL LISTADO

DE DOCUMENTACIN.

El Coordinador de Ingeniera con la asistencia de los responsables de

especialidades, genera la lista de documentacin preliminar del proyecto en
una planilla Excel preestablecida e informa al Coordinador de
Documentacin.
El Coordinador de Documentacin procede solicitar a Sistemas la apertura
de la nueva Obra en el SICOD. Una vez que la obra est abierta procede a
cargar las planillas Excel que contienen las listas de documentos por
especialidad.
A los estudios de ingeniera externos se les define una cantidad de nmeros
de documentos por especialidad usando como referencia la estimacin de
planos a emitir.
6.1.3.

EMISIN DE DOCUMENTACIN
Cuando una especialidad desea emitir un documento, una vez aprobado por
el Lder de Proyectos o por quien l designe en su ausencia, el Coordinador
de Documentos verifica:
Firmas
Fechas
Revisiones

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Nmero de Hojas
Rtulos y Formatos
Ttulos (que coincidan con la lista de documentos)
Para proceder a su emisin se da de alta el documento en el SICOD, el cul
registra su emisin en la lista de documentos.
Automticamente el programa genera una Planilla de Distribucin Interna F035, en la cul se debe detallar destinatarios y cantidad de copias a cada
uno de ellos.
De igual manera se genera una Nota de Envo a Obra y una Nota de Envo
al Cliente.
Una vez que se dio de alta el documento en el SICOD, se actualiza el
archivo magntico de documentacin de la obra.
Para la documentacin emitida que se debe enviar a proveedores, cliente
y/u obra se utiliza el formulario F-083.
Se procede a pasar el documento de la carpeta Documentacin a Emitir a la
carpeta Documentacin en Vigencia de la especialidad correspondiente. En
el caso que existiera una revisin anterior del documento se pasar el
documento superado de la carpeta Documentacin en Vigencia a la carpeta
Documentacin Superada.
Finalizada la administracin electrnica del documento se procede a realizar
las copias en papel necesarias para ser enviadas a quien corresponda. El
original del documento se archiva en la carpeta de la especialidad
correspondiente, en caso de que existiera una revisin anterior del
documento se aplica el sello SUPERADO en su cartula.
6.1.4.

REGISTRO Y ARCHIVO
Se llevar un registro de todos los documentos del proyecto, ya sea en
forma manual en planilla Excel, o a travs del sistema SICOD actualmente
en uso. En cada emisin del documento, quedar registrada la fecha de la
emisin, la revisin del documento y nmero de remito de documentacin
interno y/o al cliente.
Se llevar el registro de la fecha de recepcin por parte del cliente, y la
devolucin del documento, con el nmero de remito del cliente y el carcter
de la devolucin ( aprobado, aprobado con observaciones, etc).
En forma peridica, (con la periodicidad definida por el Lder de Proyecto) se
emitir el listado de documentos, con la informacin acordada con el cliente
al inicio del proyecto. El archivo electrnico de este listado se almacenar en
el subdirectorio Lista de Documentos.

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Cada especialidad mantendr en su poder una copia Record de cada

documento, en las que se deben concentrar todos los cambios que va
sufriendo la documentacin desde su emisin actual hasta la prxima. Esta
copia deber tener aplicado un sello RECORD.
Los originales en papel de cada revisin de los documentos, sern
archivados por el Coordinador de Documentacin.
Las revisiones anteriores a la actual debern tener un sello con la indicacin
SUPERADO cruzando el sello RECORD.
6.1.5.

DISTRIBUCIN
Al inicio del proyecto, el lder de proyecto definir conjuntamente con el
cliente cuales sern los tipos de documentos que se emitirn para
Aprobacin y cuales solamente para Revisin o Conocimiento.
En base a lo acordado, el lder de proyecto o el Coordinador de Ingeniera,
definir al Coordinador de Documentacin las cantidades de copias que se
enviarn y los destinatarios de cada tipo de documento, segn su estado de
emisin.

6.2. DOCUMENTACIN EXTERNA DE TECNA

6.2.1.

DOCUMENTACIN

DE

CLIENTES

La documentacin de Ingeniera proveniente de los clientes se registra en la

lista de documentos o en SICOD. Toda observacin al documento que sea
necesaria realizar, el lder de proyecto la concretar en una nota que se
enviar al cliente.
6.2.2.

DOCUMENTACIN

DE

PROVEEDORES O SUBCONTRATISTAS

La documentacin de Ingeniera proveniente de los proveedores o

subcontratistas es recibida por el lder de proyecto quien entrega copia del
remito del proveedor al Coordinador de Documentacin para que sea
registrada en la lista de documentacin o en SICOD.
Un ejemplar de cada documento del proveedor es archivado como original
por el Coordinador de Documentacin.
Si estos documentos estn en etapa de aprobacin, el Responsable de la
Especialidad emisora del documento base, indicar en un listado las
especialidades o personas que debern revisarlos, los que debern hacerlo
en el menor tiempo posible de acuerdo al programa del proyecto, y
entregrselos con su firma y fecha al Responsable de la Especialidad
emisora del documento base, el que reunir todos los comentarios y definir

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cuales son enviados al proveedor y asignar el estado del documento segn

las disposiciones siguientes, firmando y fechando su intervencin.

"Aprobado"
El documento es apto para su uso en la actividad correspondiente sin
cambio ni modificaciones.

"Aprobado con observaciones"

El documento es apto para uso con las limitaciones que impliquen las
observaciones o correcciones efectuadas, estas se harn sobre el
documento o informando por nota o mail. Para ste ltimo caso, una copia
de las observaciones quedar adherida sobre la copia emitida a revisin.
El proveedor podr poner en uso el documento en forma inmediata, pero
deber emitir en el plazo fijado en la Orden de Compra o en las
Especificaciones Tcnicas del Proyecto, una revisin del documento en la
que incorporar las observaciones y correcciones. Durante el uso del
documento no podrn ejecutarse tareas de las partes observadas hasta su
aprobacin.

"Rechazado"
El documento no es apto para su uso y deber emitirse una revisin que
incorpore las observaciones o correcciones indicadas.
La actividad en que se utilizar el documento quedar detenida hasta la
reversin del mismo al estado "Aprobado" o "Aprobado con Observaciones".
La comunicacin al proveedor del resultado de la evaluacin del documento
se efectuar mediante la aplicacin de un sello con la indicacin del estado,
o por nota segn resulte ms prctico, efectivo y rpido.
El Coordinador de Documentacin, luego de la aprobacin del Lder de
Proyecto, ser el responsable de enviar los planos al proveedor registrando
la fecha de devolucin en la lista de documentos o en SICOD.
Los planos con los comentarios asentados en ellos ms los comentarios
adicionales enviados al proveedor se debern archivar en la respectiva
carpeta de archivo de Documentos Aprobados / Observados destinada al
Proveedor, y una copia ser distribuida entre las especialidades que
participaron de la revisin.

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En revisiones sucesivas de estos documentos, el Coordinador de

Documentacin entregar una copia de los mismos a cada especialidad
involucrada en la revisin anterior para conocimientos o comentarios.
En caso que por cuestiones de tiempo o dificultad de copia, no se pueda
cumplir el paso anterior, avisar a los especialistas que existe una nueva
revisin de dicho documento que estar en poder del responsable de la
especialidad emisora.

7.

REGISTROS
Los registros de la actividad de Administracin de Documentos de Ingeniera
son los indicados en la metodologa.
Los registros tendrn un tiempo de mantenimiento en archivo de acuerdo a lo
indicado en el PG-02, salvo que existan requisitos legales o contractuales que
requieran un plazo mayor.

8.

ANEXOS
F-035 - Planilla de distribucin interna
F-083 Planilla de envo de documentacin
Formato de sello de estado de documentacin.

8.1. FORMATO DE SELLO DE

ESTADO DE DOCUMENTACIN

C ALIFIC AC ION
D E PLAN O S
D E PROVEEDOR
APROBADO
R ES PON S ABLE
APROB. C/OBSERV.
FEC HA

RECHAZADO

LA APR OBAC ION D E ES TE D OC UM EN TO

N O EXIM E AL PR O VEED OR D E S U R ES PO N S ABILID AD EN C UAN TO AL C UM PLIM IEN TO
DE
LAS
ES PEC IFIC AC ION ES
C O N S TR UC TIVAS
AC OR D AD AS
Y
EL
C O R R EC TO
FUN C ION AM IEN TO
D EL
EQ UIPAM IEN TO A PR OVEER

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