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Por siempre responsable de lo que se ha cultivado

UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MXICO

Auditoria de la Gestin Administrativa

Introduccin a la Auditora Administrativa

CP Isaias Marrufo Gngora MAF, MAD

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

OBJETIVO DE LA UNIDAD
El estudiante analizar los conceptos bsicos de la
auditora administrativa para la posterior evaluacin
de normas y formas de operacin administrativa de
la organizacin.

Cuando podemos decir


Que una empresa
Es exitosa?

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

Desempeo Organizacional
Logro de los objetivos predeterminados (plan
estratgico) mediante un desempeo eficaz.
Uso eficiente de los recursos

Desempeo Individual

Desempeo Colectivo

Desempeo
La medicin y evaluacin de resultados son
importantes para determinar el desempeo.
Desempeo = Eficacia + eficiencia + satisfaccin
del participante

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

Eficacia y Eficiencia
Eficacia.- Grado de alcance de los objetivos
organizacionales

Eficiencia.- Medios por los cuales se alcanzaron los


objetivos, modo de aplicacin de los recursos para
alcanzar los objetivos

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

Factores que influyen en la

eficacia

Entendimiento de los objetivos


Claridad de las normas o polticas
Claridad de los procedimientos
Claridad de los programas estrategias
Aptitud de mando (liderazgo)
Acatamiento del personal (motivacin)
Contraposicin con otros objetivos
Contar con indicadores clave (plan estratgico)

Dinmica
Menciona 10 objetivos de tu organizacin
empresa
Explica si se cuenta con un indicador clave
para ese objetivo
Identifica como se cumplen los factores de
eficiencia en cada uno de los objetivos

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

Ejemplo: Incrementar las ventas en un


30% respecto al ejercicio anterior
Entendimiento de los objetivos Es claro y medible
Claridad de las normas o polticas Si, detallado por canal de venta
Claridad de los procedimientos Por escrito el proceso de venta y la
medicin por agente, punto de venta y categora de producto
Claridad de los programas estrategias No definido
Aptitud de mando No se cuenta con la aptitud ni la empresa cuenta
con plan de incentivos
Acatamiento del personal (motivacin) No toma con seriedad el
objetivo y lo ve inalcanzable
Contraposicin con otros objetivos Hay otro objetivo que implica
reduccin de gastos en mercadotecnia y recorte tambin de personal

Eficiencia
Hacer las cosas bien, relacin insumos y
produccin.
Cantidad de recursos que se emplean para obtener
una unidad de producto (u objetivo).

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

Factores que influyen en la eficiencia


Claridad de los planes estrategias
Consistencia en las mtricas o sistemas de
informacin
Innovacin
Adecuada direccin
Mando para la ejecucin
Cohesin del personal
Aptitudes y actitudes administrativas

Dinmica
De los 10 objetivos escoge los 2 ms
importantes
Propn al menos 3 estrategias para cada uno
Estima cual sera el beneficio de cada
estrategia
Estima cual sera el costo de cada estrategia
Calcula la relacin Beneficio / Costo

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

Ejemplo: Incrementar las ventas en un 30% respecto


al ejercicio anterior
1 puntos de
venta

1 Ejecutivo

Venta en lnea

Introduccin de
un nuevo
producto

$2,400,000

960,000

250,000

500,000

Costo Variable 1,680,000


70%

672,000

175,000

350,000

Costo Fijo

480,000

120,000

102,000

220,000

Beneficio Neto 240,000

168,000

(27,000)

(70,000)

Beneficio /
Costo Total

21%

-10%

-12%

Beneficio
anual

11%

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

Combinacin de eficacia y eficiencia

Ineficaz

Eficaz

Eficiente

No se logran los
objetivos y no se
desperdician recursos

Se logran los objetivos


y no se desperdician
recursos

Ineficiente

No se logran objetivos
y se desperdician
recursos

Se logran los objetivos


y se desperdician
recursos

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

Ineficaz

Eficaz

Eficiente

No se logran los objetivos y no


se desperdician recursos

Se logran los objetivos y no se


desperdician recursos

Ineficiente

No se logran objetivos y se
desperdician recursos

Se logran los objetivos y se


desperdician recursos

Administracin
Ciencia social y tcnica que se ocupa de la
planificacin, organizacin, direccin y control de
los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la
organizacin, con el fin de obtener el mximo
beneficio posible

Administracin
Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de
objetivos institucionales por medio de una
estructura y a travs del esfuerzo humano
coordinado.
Jos Antonio Fernndez Arena

Administracin
El proceso de estructurar y utilizar conjuntos de
recursos orientados hacia el logro de metas, para
llevar a cabo las tareas en un entorno
organizacional.
Hitt, Black y Porter

Conceptos y tipos de auditora

El proceso administrativo

Planificacin
Metas
Objetivos
Estrategias
Planes

Organizacin

Direccin

Motivacin
Liderazgo
Estructura
Comunicacin
Administracin
de recursos humanos Comportamiento
Individual de grupo

Control
Normas
Medidas
Comparaciones
Accin

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

El papel de la administracin
Las organizaciones ya no se construyen sobre
la fuerza, sino sobre la confianza. La
existencia de confianza entre las personas no
necesariamente implica que se agraden
mutuamente. Significa que se comprenden
mutuamente. Responsabilizarse de las
relaciones es por lo tanto una necesidad
absoluta. Es un deber. Sea uno miembro de
una organizacin, consultor, proveedor o
distribuidor, tiene esa responsabilidad con
todos sus compaeros de trabajo: aquellos
de cuya labor uno depende y tambin
aquellos que dependen del trabajo de
uno.
Peter F. Drucker Gestionarse a s mismo
Leer artculo Gestionar para la eficacia en los negocios de Peter Drucker

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

Sacramentos de
Peter Drucker

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa
Sacramentos de
Peter Drucker
1. Ni los resultados ni los recursos existen en la
empresa, ambos estn localizados fuera de ella.
2. Los resultados se obtienen al aprovechar las
oportunidades y no mediante la solucin de
problemas.
3. Para alcanzar los resultados los recursos deben
destinarse a las oportunidades y no a la
resolucin de problemas.
4. Los resultados econmicos se logran mediante el
liderazgo y no slo por la capacidad.

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa
Sacramentos de
Peter Drucker
5. Cualquier posicin de liderazgo es transitoria y
quiz de corta duracin.
6. Lo que existe hoy, lo que existe en este
momento ya est envejecido.
7. Lo que existe tiene la posibilidad de ser
distribuido de manera inadecuada.
8. La concentracin es la clave para obtener
resultados econmicos.

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa
Jim Collins

Somos buenos
grandiosos?
Queremos subir el
Everest?

Auditora
Revisin y examen de una funcin, cifra, proceso
reporte, efectuados por personal independiente a la
operacin para apoyar la funcin ejecutiva.
Conacyt

Unidad I
Introduccin a la Auditora Administrativa

1.3

Propsitos de la auditora administrativa.

Conceptos y tipos de auditora

Interna

Operacional

Tipos de
Auditora
Administrativa

Financiera

Propsitos de la Auditora

Financiera

Interna

Operacional

Administrativa

Examina

EEFF

Operaciones

Operaciones

Polticas, planes,
procedimientos,
controles y
prcticas

Resultado y
Objetivo

Opinin

Informe

Recomendaciones
para mejorar la
eficiencia

Formular
recomendacion
es

Seguridad
Reducir Riesgos
Razonable de
la informacin

Conceptos y tipos de auditora


Auditora Financiera
Examen de los estados financieros de
una entidad, con objeto de que el contador
pblico independiente emita una opinin
profesional respecto a si dichos estados
presentan la situacin financiera, los
resultados de las operaciones, las
variaciones en el capital contable y los
cambios en la situacin financiera de una
empresa, de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
Normas y Procedimientos de Auditora / IMCP

Conceptos y tipos de auditora


Auditora Interna
La Auditora Interna es una actividad
independiente y objetiva de aseguramiento
y consulta, concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de una
organizacin. Ayuda a una organizacin a
cumplir sus objetivos, aportando un enfoque
sistemtico y disciplinado para evaluar y
mejorar la efectividad de los procesos de
gestin de riesgos, control y direccin
Instituto Mexicano de Auditores Internos AC

Conceptos y tipos de auditora

Auditora Operacional
Servicio que presta el contador pblico
cuando examina ciertos aspectos
administrativos, con la intencin de hacer
recomendaciones para incrementar la
eficiencia operativa de la entidad.
Auditora Operacional / IMCP AC

Conceptos y tipos de auditora

Auditora Administrativa
Arte de evaluar independientemente las
polticas, planes, procedimientos,
controles y prcticas de una entidad,
con el objeto de localizar los campos que
necesitan mejorarse y formular
recomendaciones para el logro de esas
mejoras.
E. Hefferon
Auditora Administrativa / Joaqun Rodrguez Valencia

Conceptos y tipos de auditora

Auditora Administrativa
Examen comprensivo y constructivo de la
estructura de una empresa, de una institucin,
una seccin del gobierno cualquier parte de
un organismo, en cuanto a sus planes y
objetivos, sus mtodos y controles, su
forma de operacin y sus facilidades humanas y
fsicas.
William P Leonard
La Auditora Administrativa / Jos Antonio Fernndez Arena

Conceptos y tipos de auditora

Mtodos
y
Controles

Oper
acin
Planes y
Objetivos

Recurso
Humano
Recurs
o
Fsico

Conceptos y tipos de auditora

Mejores
mtodos

Formas
de
Control
Prdidas y
deficiencias
Operacion
es ms
eficientes
Mejor
uso de
recursos

Conceptos y tipos de auditora

Auditora Administrativa
Revisin objetiva, metdica y completa de la
satisfaccin de los objetivos institucionales, con
base en los niveles jerrquicos de la empresa
en cuanto a su estructura y la participacin
individual de los integrantes de la institucin.
Jos A Fernndez Arena
La Auditora Administrativa / Jos Antonio Fernndez Arena

Conceptos y tipos de auditora


Auditora Administrativa
Auditar = Escuchar (objetiva, mediciones precisas, de manera
exhaustiva)
Satisfaccin de los objetivos (servicio, social, econmico)
Niveles jerrquicos (Direccin de la empresa, vigilancia de desviaciones,
planeacin y control de los resultados, desempeo por departamento
Recursos (humanos, tcnicos, materiales)
Aportacin individual (planeacin, implementacin y control)
Jos A Fernndez Arena
La Auditora Administrativa / Jos Antonio Fernndez Arena

Concepto Auditora Administrativa


Auditora Administrativa

Auditora Funcional.- Revisa la calidad tanto


individual como colectiva de los gerentes. Enfocada
a revisar organigramas, perfiles y descripciones de
puesto, evaluaciones de desempeo.
Funcin de la(s) persona(s).
Auditora Analtica.- Revisa los procesos bajo los
cuales opera el organismo. Revisin de diagramas
de flujo y descripciones de proceso,
estandarizaciones, mtricas en procesos.
Anlisis de los procesos.

Concepto Auditora Administrativa


Puntos importantes para validar una
administracin efectiva
Normas de
desempeo

Informe de Auditora,
procedimientos de
auditora

Criterio para una auditora


administrativa objetiva, presente,
futuro, resultados fciles de
entender y usar

Concepto Auditora Administrativa


Puntos importantes para validar una
administracin efectiva
1) Analizar el criterio para una auditora administrativa

Debe enfocarse a lo objetivo, sin prejuicios, con juicio


profesional sobre la calidad de los que hacen la
administracin y los procesos con los que se opera.

La auditora administrativa es constructiva.

Evaluar si la direccin est llevando a cabo


adecuadamente o no su funcin orientada hacia el
futuro (planeacin).

Resultados fcil de entender y utilizar por los distintos


interesados, el informe debe ser interesante, objetivo,
oportuno, motiva a la accin e influye en las decisiones.

Concepto Auditora Administrativa


Puntos importantes para validar una
administracin efectiva
2.- Establecer normas de desempeo de la
empresa
Un prerrequisito para la auditora administrativa
es la formulacin de normas de desempeo.
Estas normas ayudan a evaluar los desempeos
y los resultados.
Evaluar las actividades de control
(procedimientos y polticas).

Concepto Auditora Administrativa


Puntos importantes para validar una administracin
efectiva
3.- Elaborar informes de auditora administrativa
Debe ser estructurado y apegado a una metodologa
de informe.
Planeacin del informe: Tener claro acerca de que
se va a escribir quien lo leer y utilizar.
Organizacin: Ordenarse en:
a) Material preliminar: portada, carta de
presentacin, prefacio, summario
b) Informe: Contenido principal, comentarios
sobre el propsito, alcance, mtodos utilizados,
cuestionarios empleados y personal entrevistado.

Concepto Auditora Administrativa


Puntos importantes para validar una
administracin efectiva

Organizacin: Ordenarse en:


b) Informe:
Deficiencias de las reas funcionales
Deficiencias de la administracin general
Apreciacin de la empresa.
Conclusiones y recomendaciones

Concepto Auditora Administrativa


Puntos importantes para validar una
administracin efectiva

Organizacin: Ordenarse en:


c) Material complementario:
Grficas
Cuadros
Formas y documentos
Diagramas de flujo
Cuestionarios
Hojas de trabajo
Hojas de datos
Programas de trabajo

Concepto Auditora Administrativa


Preguntas clave antes de entregar el
informe
Se exponen todos los hechos importantes?
Est redactado con claridad el informe?
Las recomendaciones son oportunas y
fciles de realizar?
Lo tratado en el informe es interesante,
comprensible y til para la direccin?

Concepto Auditora Administrativa


Puntos importantes para validar una
administracin efectiva
4.- Crear procedimientos de auditora administrativa
Definir bien los procedimientos de la audiora
Documentar todos los resultados

Procedimientos de auditora:
Tcnicas de anlisis aplicables a una variable
grupo de hechos, relativos a la administracin,
sujetos a examen y evaluacin, mediante los
cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin.

Concepto Auditora Administrativa


Procedimientos de Auditora
a.

Tcnicas de investigacin
a. Investigacin documental (hechos y registros)
b. Observacin directa

b.

Cuestionarios
a. Generales
b. Por reas funcionales
c. De anlisis de funciones del trabajo
d. De anlisis de procedimientos
e. De anlisis del sistema de informacin
f. De anlisis de formas
g. Carpeta de papeles de trabajo

c.

Entrevistas
a. Funcionarios y gerentes
b. Jefes de departamento
c. Personal operativo

1.4 Alcance y Frecuencia


Es importante que desde el objetivo de la auditora quede en
claro cual ser el objetivo de sta.
Se entiende por alcance:
Procesos

Plan estratgico

Polticas

Mtricas

Etapa del
proceso
administrati
vo

Departamento
en especfico

Alcance y Frecuencia
La frecuencia de la auditora va de la mano con el objetivo y
su alcance.
Por ejemplo: El auditar un proceso podra hacerse cada 3
aos, pero el auditar el cumplimiento pudiera ser trimestral
semestral.

Objetivo
y Alcance

Frecuencia

1.5

Cundo, cmo y quin debe realizarla.

Alcance
Cuando Objetivos

Como

Procedimientos y tcnicas de
Auditora

Departamento Interno, Comisario


Quien Consultores o Auditores Externos

Gracias y Buenas noches

Bibliografa

Auditora Administrativa
Joaqun Rodrguez Valencia
Editorial Trillas
La Auditora Administrativa
Jos Antonio Fernndez Arena
Editorial Diana

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