CORRESPONSAL

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital
importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en
una compaa o empresas.
Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las
partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la
realizacin de alguna accin comercial y por ende son el elemento fundamental para la
contabilizacin de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la
empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme
surge de lo siguiente:

En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los

actos de comercio

Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas

operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y

la comprobacin de los asientos de contabilidad.
Documentos comerciales:
Los documentos comerciales son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en
la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley.
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme
surge de lo siguiente:
* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.
* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos
de comercio
* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas
operaciones.
* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobacin de los asientos de contabilidad.

1. Factura:
Pasos para llenar una factura:
1.- Nmero de Factura: Es el nmero consecutivo de cada factura que emitimos.
Generalmente este nmero ya se encuentra impreso en nuestro block de facturas, o lo
genera automticamente el programa o aplicacin que utilizamos para generar nuestras
facturas. 2.- Fecha: Es la fecha en que emitimos nuestra factura. 3.- Datos del Cliente: Aqu
debemos incluir todos los datos de nuestro cliente: Nombre o razn social, Identificacin
fiscal (RFC), Direccin fsica, telfono y correo electrnico. 4.- Fecha: es la fecha en que se
comenzar a prestar un servicio, o en que se entregar el producto. 5.- Pedido: Aqu
indicaremos el tipo de pedido que se nos hace. 6.- Condiciones de pago: Aqu indicaremos
si el pago es en efectivo, a crdito o dbito, cheque, etc. 7.- El siguiente bloque es una
tabla donde indicaremos lo siguiente: a.- Cantidad de productos que se solicitan. b.Descripcin del producto, indicacin del nmero de modelo o nmero de catlogo, y en
algunos, como los productos electrnicos o electrodomsticos al menudeo, indicando el
nmero de serie. c.- Precio unitario, o sea, el precio de uno de los productos descritos. Este
precio no debe incluir ningn impuesto. d.- Precio total, donde indicaremos el total producto
del monto de los productos, multiplicado por la cantidad de productos solicitados. Si slo es
un producto, pondremos el mismo monto del precio unitario.
Llenaremos un rengln por cada producto solicitado. Si es necesario, aqu agregaremos la
descripcin de gastos de transporte y su monto. 8.- Subtotal: donde indicaremos la suma
de los totales de cada producto. 9.- IVA: Aqu va el monto del impuesto (16%) calculado a
partir del subtotal que se encuentra arriba. 10.- Total: Aqu se escribir la suma del subtotal
con el impuesto, lo que dar el total neto de la factura. 11.- Importe con letra: En esta zona
escribiremos con letra la cifra que hemos escrito en el cuadro de Total que se encuentra a
un lado. 12.- Firma de conformidad: En donde firmar el cliente, lo cual tiene dos efectos:
por un lado la aceptacin de que los productos enumerados y la cantidad es lo que ha
solicitado, y por el otro, en el caso de pagos a crdito o contra entrega, la aceptacin del
pagar que se encuentra en el texto que est a la izquierda. 13.Pagar: Este texto es aceptado al firmar de conformidad, aun cuando el pago se haga
inmediatamente y en efectivo. Aqu es necesario, en caso de pactarlo, indicar la tasa del
inters moratorio en caso de no pagar a tiempo.

Factura cambiaria:
Es un ttulo de crdito que incorpora la obligacin de pagar una suma cierta de dinero
dentro de un plazo determinado; a la vez que describe las mercaderas que se han vendido
como objeto del contrato que le da nacimiento al ttulo.
2. Sujetos. Librador-beneficiario. Es el vendedor de la mercadera o sea quien crea la
factura. Librado-aceptante. Es el comprador de la mercadera, y quien por mandato legal
est obligado a aceptar la factura que le libre el vendedor.
3. Funcin. Si un comerciante vendedor se decide por usar la factura cambiaria, la

operatividad del ttulo sera la siguiente: El vendedor libra la factura cambiaria como
consecuencia de una compraventa en la que las mercaderas han sido entregadas real o
simblicamente. La factura es enviada al comprador, directamente, por intermedio de un
banco o tercera persona. El intermediario, segn las instrucciones recibidas, la presentar
para que se le acepte y luego la devolver; y podr retenerla si tiene facultades para
cobrarla. De acuerdo con lo que ya estudiamos, ello se har mediante un endoso en
procuracin. La ley tambin contempla el envo por correo certificado u otros medios no
especificados por la ley.El comprador devuelve la factura, debidamente aceptada: dentro
de cinco das de su recibo si es para la misma plaza; y dentro de quince, si es diferente. La
no devolucin se presume como negativa de la aceptacin.
Pasos para llenarla:
1. No de factura
2. Vendido a: ( persona a la que le vendimos el producto)
3. Cuidad
4. Fecha en la que se emite la factura
5. Telfono
6. cdigo de producto
7. Descripcin del producto
8. Cantidad de producto dado
9. Valor de producto
10. Valor en letras
11. Subtotal a pagar
12. IVA
13. Total a pagar
14. Nombre del comprador
15. Nit. del comprador
16. observaciones

Factura especial:
Es un documento con las mismas caractersticas de la factura comn y corriente la
diferencia es su denominacin como Factura Especial
Cul es su utilidad?
Cuando uno como contribuyente adquiere bienes y servicios de otra persona individual y
este no nos entregue la correspondiente factura, entonces podemos emitir a cuenta del
vendedor la factura especial, la cual nos puede servir como medio para poder deducir
nuestros gastos y recuperar nuestro IVA, con dicha factura especial el prestador del

servicio soporta los pagos de IVA e ISR.

Cundo no pueden utilizarse?
Segn la ley del IVA en su artculo 52 indica que no pueden emitirse facturas especiales
entre los mismos contribuyentes del IVA (Se supone que el Contribuyente tiene factura).
Tampoco en las operaciones de carcter habitual que se realicen entre personas
individuales.
Sin embargo indica la ley Se exceptan de esta prohibicin, los casos en que el emisor de
la factura especial haga constar en la misma, que el vendedor o prestador de servicio se
neg a emitirle la factura correspondiente.
En la declaracin Jurada mensual de IVA, el contribuyente le toca reportar todas las
facturas especiales emitidas.
EJEMPLO
Juan Perez nos presta un servicio de flete para trasladar una mercadera a nuestras
bodegas, el monto del servicio fue de Q 5,000.00
Procedimiento
Se emite a Juan Perez una Factura Especial por un monto de Q 5,000.00, luego le
retenemos lo siguiente:
IVA
Q 5,000.00 / 1.12 nos da un Sub total de Q 4,464.28 el cual corresponde al valor del
servicio de sin IVA, el restante Q 535.72 se le retiene y cancela a la SAT, a la vez nos sirve
para acreditarnos el IVA
ISR
Sobre la Base de Q 4,464.28 multiplicamos la tarifa de Renta imponible la cual es de 20%
el cual nos da una renta imponible de Q 892.85, a esta Renta imponible le descontamos el
31% que establece el artculo 72 de la Ley del ISR el cual no da 276.78, monto el cual
retenemos y cancelamos a la SAT a cuenta de ISR.
Pasos para llenarla:
1. Emitida por ( persona que la realiza)
2. CIF oDIN de la persona que la emite.
3. SR D.
4. CIF o DNI
5. No de factura
6. Fecha en la que se emite
7. Detallar: Cantidad de producto
8. Descripcin
9. Precio unitario del producto
10. Producto con iva
11. Producto con RE
12. Importe
13. Iva y equivalencia del producto
14. Base imponible

15. Importe impuesto

16. Total de la factura.
Factura contable:
Una breve descripcin de cada artculo comprado, con cantidad y precio unitario.
Pasos para llenarla:
1) Proveedor
2) Fecha de pedido
3) Fecha de pago
4) Trminos de entrega
5) No de artculos y especificaciones
6) Cantidad de artculos
7) Precio unitario de cada articulo
8) Precio total
9) Costo total
10) Elaborado por(nombre)
11) Autorizado por (nombre o firma)
12) Recibido por (nombre)

Factura proforma:
Es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada de una venta.
Al tratarse de una oferta, si es aceptada por el comprador, ser el origen de un contrato de
compraventa. Por tanto, es necesario que contenga todos los datos necesarios para
establecer los trminos y condiciones de venta.
Asiduamente, las relaciones comerciales internacionales son repetitivas y, por lo tanto,
hay empresas que solamente definen en una primera ocasin, al indicar las relaciones
comerciales con el comprador, los trminos y las condiciones de las compraventas futuras,
de manera que en el futuro se limitan, vendedor y comprador, a ponerse de acuerdo en la
cantidad de precio y mercanca.
Pasos para llenarla:
Fecha, nombres y razones comerciales de vendedor y comprador.
Denominacin precisa y cantidad de mercanca.
Precio unitario y cantidad de mercanca.
Forma y condiciones de pago.
Tipo de embalaje.
Trminos de entrega de la mercanca (hace referencia a los trminos internacionales
de negociacin publicados por la Cmara de Comercio Internacional, se aconseja utilizar
versin del 2000).
No es necesario que estn firmadas.
Estos datos sern los que posteriormente se consignen en la factura comercial una vez

confirmado el pedido por parte del comprador. Las informaciones contenidas en una oferta
se resumen, en comercio internacional, en un documento denominado Factura Proforma
que contiene los elementos que configurarn la factura definitiva, en el caso de que la
oferta se materialice en pedido o contrato y no hayan cambiado los datos que en ella se
hayan reflejado.

2. Recibo corriente:
Se le llama recibo de cuenta corriente al comprobante que cancela la factura a plazo, esto
puede ser en cualquier divisa menos efectivo como cheque propio o cheque de tercero,
tarjeta de dbito o tarjeta de crdito.
Pasos para llenar un recibo corriente:
De acuerdo al modelo de recibo, depende el talonario, ser como debas completarlo.
Puedes seguir el modelo anterior, teniendo en cuenta lo siguiente:
Conozca su recibo. Debe saber que escribir en cada lugar. Debe leerlo varias veces.
Ponga la fecha real de recepcin del dinero.
No lo firme antes de recibir y contar el dinero.
En caso de ser necesario puede anularlo, para ello es necesario escribir al frente del
mismo en letra legible ANULADO, y se deber firmar por quien entreg el dinero que est
en conformidad de anular dicho recibo de dinero.
Recuerde que es un documento.
Describa detalladamente los productos. En caso que sea nuevo, especifique; si es usado,
se recomienda agregar USADO, en las condiciones que se encuentre, y deber
especificar si ofrecer algn tipo de garanta o reparacin.
Se recomienda escribir un modelo de recibo e imprimirlo por duplicado o hacer fotocopia.
En caso de usar un talonario, ya viene previsto, se podr usar un papel carbnico a fin de
poder entregar el original al cliente (quien entrega el dinero) y quede para el receptor del
dinero una copia.

Recibo membretado:
(Esto para que se conozca los datos generales de la empresa)
Pasos para llenarlo:
1. No de recibo
2. Por: (cantidad de dinero)
3. Lugar
4. Fecha
5. Recib de

6. La cantidad de
7. Por concepto ( por lo que se est emitiendo el recibo)
8. Nombre de quien recibe.
9. Firma de quien recibe.

3. Vale corriente:
Documento que representa un valor convertible en dinero, la persona reconoce deudora de
otra, por el valor de bienes entregados o servicios prestados y queda obligado a
entregarlos o pagarlos en una fecha determinadas.
Pasos para llenarlo:
1. Vale a: nombre de la persona
2. Por: (cantidad en nmeros)
3. Por lo siguiente (se describe el producto o servicio dado a la persona)
4. Fecha
5. firma

Vale membretado:
Lo que diferencia est al vale corriente es que este tiene el nombre de la empresa o el logo
de la empresa impreso a un lado o en medio de este.
Pasos para llenarlo:
1. No de vale
2. No de serie
3. Fecha
4. Valor a pagar ( en nmeros)
5. Pguese a la orden de: nombre de la persona
6. La suma de ( en letras)
7. Firma
4. Letra de cambio:
Es un ttulo de crdito o de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada
y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma
de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella
intervienen. La letra de cambio nace a finales de la Edad Media, con la necesidad
del comercio monetario y su acumulacin ilimitada en contra de la renta feudal.
Pasos para llenarla:
1. No de letra

2. Fecha en la que se emite dicho documento

3. A: das de plazo
4. A la orden de endoso de : empresa o persona a la que se le dara.
5. Por: ( cantidad en letras)
6. A: Persona que recibe la letra de cambio.
7. Persona que entrega letra de cambio
8. Direccin y firma

5. Pagare:
Es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada
suscriptora), de que pagar a una segunda persona (llamada beneficiaria o tenedora), una
suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la
frase con que empieza la declaracin de obligaciones: "debo y pagar". La diferencia entre
la letra y el pagar es que el pagar es emitido por el mismo que contrae el prstamo.

Pasos para llenarlo:

1. No del pagare
2. Lugar de expendio
3. fecha de expendio
4. fecha de vencimiento
5. contrato
6. cantidad
7. Al seor: Persona a la que se emite el pagare
8. La cantidad de ( en letras)
9. Firma de aceptacio o nombre
10. Firma

6. Boleta de retiro de ahorro:

Sirve para retirar de tu cuenta bancaria ya sea de ahorros o corriente la cuenta.
Cuenta corriente es la cuenta que se usa cheques y por lo general no genera intereses,
pues es ideal para negocios y mover fcil el dinero con los cheques.
Pasos para llenarla:
1. Nmero de cuenta.
2. Nombre.
3. Cifra en nmeros.
4. Cifra en letras.
5. Firma del titular.
6. Lugar y fecha.

7. Cheque personal:
Es un mandato puro y simple, de pago, a favor de una persona fsica o jurdica, emitido por
el librador con cargo a los fondos que tiene depositados en una institucin bancaria, el
librado.
Pasos para llenarlo:
1. Fecha
2. Pago a la orden de: ( nombre de la persona)
3. Suma de( en letras)
4. Firma de referencia
5. Firma de autorizacin

8. Cheque de caja:
El cheque de caja es una orden de pago que el banco realiza para
que sea cobrada ah mismo, o en su caso, para que su importe sea depositado en la
cuenta bancaria que el beneficiario tenga en esa institucin.
Pasos para llenarlo:
Lo llenan en el rea secretarial de cada agencia en el caso de Banco Industrial, en algunos
otros bancos si hace el trmite el cajero.

9. Cheque de viajero:
Es aquel que expide una institucin bancaria, u otras agencias autorizadas para que sea
pagado por su establecimiento principal y por sus sucursales o corresponsales que tenga
en su pas o en el extranjero.
Pasos para llenarlo:
1. Nombre de la persona que lo portara.

10. Tarjeta de crdito:

Es un instrumento material de identificacin del usuario, que puede ser una tarjeta de
plstico con una banda magntica, un microchip y un nmero en relieve. Es emitida por
un banco o entidad financiera que autoriza a la persona a cuyo favor es emitida, a utilizarla
como medio de pago en los negocios adheridos al sistema, mediante su firma y la
exhibicin de la tarjeta. Es otra modalidad de financiacin, por lo tanto, el usuario supone
asumir la obligacin de devolver el importe dispuesto y de pagar los intereses, comisiones
bancarias y gastos pactados.

11. Tarjeta de dbito:

es una tarjeta bancaria de plstico de 8.5 5.3 cm con unabanda magntica en el reverso

(y actualmente tambin se incluye un chip electrnico) que guarda informacin sobre los
datos de acceso, el nombre y nmero de cuenta del titular, usada para poder efectuar con
ella operaciones financieras activas (incrementar el saldo), pasivas (disminuir el saldo) o
neutrales (no incrementan ni disminuyen el saldo disponible). En este tipo de tarjeta el
dinero que se usa es el que se toma a dbito del que el titular dispone en su cuenta
bancaria y no el que le presta el banco como ocurre con las tarjetas de crdito. Algunos
bancos realizan acuerdos con sus clientes para permitirles extraer dinero en descubierto,
generando un prstamo con sus respectivos intereses. Su cuota anual es ms barata que
la de crdito o incluso resulta gratuita y es uno de los instrumentos financieros ms
utilizados en el mundo.
12. Carta poder:
Es un documento de orden privado, que es presentado a una empresa o institucin con la
finalidad de avalar al portador o a un tercero como capacitado para realizar las gestiones
que correspondan, ya sea por un trmite, acto, funcin, pago, etc.
Es una facultad dada por un particular para que un tercero realice trmites en su nombre y
representacin, y puede especificar claramente las facultades o cederlas en forma general,
el tiempo se encuentra al arbitrio del sedente quedando con posibilidad de ser indefinido.
Este documento tiene un valor inferior al poder que se suscribe con un notario y es de valor
meramente representativo.
Pasos para llenarlo:
Nombre de quien recibir la carta (persona, institucin o empresa)
Sedente (nombre y firma)
Debe contener la palabra (OTORGO) que representa la cesin del poder
Mensaje (justifica el tipo y porque de la carta poder)
Fecha de inicio y de finalizacin del poder otorgado.
Nombres y firma de los testigos (puede ser uno pero se acostumbran dos o ms)
13. Carta de venta:
Es un trmino utilizado en marketing y especialmente en marketing por internet o network
marketing, para referirse al conjunto de textos y grficos que componen la presentacin de
una oferta de un producto, servicio o recurso en una pgina web. Mantiene una estructura
jerarquizada en diferentes compartimentos con objetivos diferenciados para cada uno de
ellos y cuyo fin ltimo es llevar al prospecto a tomar una determinada accin: De
suscripcin o compra.
Este tipo de formato presentacin de ofertas no es originario del marketing por Internet,
pues proviene del marketing directo, que es donde principalmente se comenz a utilizar,
para motivar a los receptores de las piezas de marketing a comprar un producto, realizar
una llamada telefnica para solicitar ms informacin o rellenar un pedido. Aunque en la
actualidad est tomando un gran auge con Internet al estar convirtindose en una de las
formas ms efectivas de llevar a los prospectos a realizar la accin objetivo de la carta de
ventas.

14. Solicitud de empleo:

Est vinculada a la carta de contacto que una persona enva a una empresa con la
intencin de postularse para alguna oportunidad laboral, ya sea porque realmente desee
trabajar all o porque sepa que cuenta con puestos disponibles que se ajustan a su perfil.

15. Recibo de pago:

Es la constancia, normalmente escrita, donde el acreedor manifiesta haber recibido dinero
u otros bienes en pago de una obligacin y que extiende a su deudor o a quin paga por
este.

16. Patente de comercio

Una patente es un derecho exclusivo concedido a una invencin, es decir,
un producto o procedimiento que aporta, en general, una nueva manera de hacer algo o
una nueva solucin tcnica a un problema. Para que sea patentable, la invencin debe
satisfacer determinados requisitos. Las patentes constituyen incentivos para las personas,
ya que les ofrece reconocimiento por su creatividad y recompensas materiales por sus
invenciones comercializables. Estos incentivos alientan la innovacin, que garantiza la
mejora constante de lacalidad de la vida humana.
17. Nota de envi:
Es un documento que tiene como fin primordial dejar constancia del envi de mercadera,
tiles de oficina, tiles de limpieza, mobiliarios, etc. A una sucursal de la empresa o a un
departamento dentro de la propia. El personal de la empresa de la dependencia firma la
nota y el encargado de la bodega lo archiva para demostrar su constancia.
Pasos para llenarla:
18. Nota de debito
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la
cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
19. Nota de crdito
Transacciones de compras y ventas donde interviene un descuento, una anulacin total, un
cobro de un gasto incurrido de ms, devolucin de bienes.
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente para acreditar un valor
determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.

20. REQUISITOS PARA INSCRIPCION AL IRTRA PARA INSCRIPCION EMPRESA:

Se debe adjuntar -Carta membretada donde se especifique el trmite a realizar -Formulario
de trabajador debidamente llenado-Fotocopia DPI -Fotocopia de la inscripcin patronal de
la empresa al IGSS (formulario DRPT -001),-fotocopia de la Resolucin emitida por el
Departamento de Recaudacin del IGSS - fotocopia del Registro de Establecimiento
emitido por el IGSS (solo para empresas inscritas ante el IGSS a partir de febrero de
2010) ,-Tambin es necesario enviar la fotocopia de los recibos desde que iniciaron
atributar el impuesto de Recreacin ante el IGSS.
21. Formulario de inscripcin al seguro social
22. Recibo de pago al seguro social.
23. Presentacin de planilla al seguro social
24. Formulario de inscripcin a la empresa
25. Formulario de inscripcin al pequeo contribuidor
26. Solicitud de prstamo
(De la 21 a la 26 en hojas anexas)
Conclusin:
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
los cuales son:
1. Factura
2. Factura cambiaria
3. Factura especial
4. Factura contable
5. Factura proformal
6. Recibo corriente
7. Recibo membretado
8. Cale corriente
9. Vale membretado
10. Letra de cambio
11. Pagare
12. Boleta de retiro de ahorro
13. Cheque personal
14. Cheque de caja
15. Cheque de viajero
16. Tarjeta de crdito
17. Tarjeta de debito
18. Solicitud de prstamo
19. Carta poder
20. Carta de venta
21. Solicitud de empleo

22. Formulario de inscripcin al seguro social

23. Recibo de pago al seguro social.
24. Presentacin de planilla al seguro social
25. Formulario de inscripcin a la empresa
26. Formulario de inscripcin al pequeo contribuidor
27. Solicitud de prstamo

Comentario personal:
Este corresponsal me ha ayudado a conocer ms documentos importantes como la futura
administradora que soy y tambin como poder manejarlos ms adelantes y que requisitos
tendr que llenar el cada uno de ellos.

DOCUMENTOS COMERCIALES
DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada
operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio
* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. * Permiten
el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los
asientos de contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de dbito
6.- Nota de crdito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crdito bancaria o boleto de deposito

FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por lo
general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a travs del cual
una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa
comercial.
La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin o negocio, para
efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos fiscalizadores dada la completa informacin
que dan de cada transaccin, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden a las
facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.

Factura ordinaria

De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de uso
ms frecuente es definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperacin
econmica, ya sea esta una compraventa o la prestacin de algn servicio. Este tipo de factura
debe recoger toda la informacin necesaria sobre dicha operacin.

Factura rectificativa

Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algn error o
agregar algn dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna correccin en la factura ordinaria o bien la
devolucin de la mercanca. Esta factura se debe emitir en caso que la factura original no cumpla con los
requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, tambin se debe emitir una factura rectificativa en
caso que se produzca algn error con la mercanca, ya sean errores en el precio, descuentos,
devoluciones, etc.

Factura recapitulativas

Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias facturasemitidas hacia un mismo

destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea vlido, es necesario anular
dichas facturas.

Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, tambin debe cumplir los mismos
requisitos bsicos. Por esta razn, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor total de las
ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripcin de todas las operaciones que est
agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturacin, pero
siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un
precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una
factura.Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de
compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.Por lo general se
incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y direccin de la
compaa que hace el pedido- Nmero de orden de compra- Nombre y direccin del proveedorFecha del pedido y fecha de entrega requerida- Trminos de entrega y de pago- Cantidad de
artculos solicitados- Nmero de catlogo- Descripcin- Precio unitario y total- Costo de envo, de
manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden- Firma autorizada

REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisin al cliente
de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas, mediante su firma, reconoce haber
recibido las mismas segn el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.

La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en

formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la entrega de las
mercaderas es previa a la facturacin.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes:
1. Fecha de emisin.

2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos datos
identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda DOCUMENTO NO
VLIDO COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde superior

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un
servicio o producto.Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras caractersticas.
Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el
duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como
por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque
emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido,
descripcin de las facturas (nmeros que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos.
Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realiz con la
emisin de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene
copias al carbn, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el
uso de los interesados. Adems sirve para sacar cuentas de cunto dinero se ha gastado.

NOTA DE DBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la
cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier
otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

NOTA DE CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos,
rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la nota crdito
significa una erogacin.

CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la persona que
es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el
documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre del
legtimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El
incluir la clusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto
explicitamente la capacidad que tiene el legtimo tenedor del cheque de transmitir o endosar este a un
tercero.

CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona especfica a favor de quien se expide. Este tipo de cheque
debe indicar la leyenda al portador en el espacio destinado para sealar el nombre del
beneficiario.

Caractersticas particulares:

El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o empresa sin
necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea el portador del cheque es quien
podr cobrarlo.

No es necesario presentar una identificacin para realizar su cobro, ni escribir los datos
del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podr ser expedido hasta por la cantidad que cada institucin
determine, de acuerdo a sus polticas internas.

Recomendaciones:

Al recibir un cheque al portador, depostalo o cbralo inmediatamente, ya que en caso

de extravo o robo, podr ser cobrado por cualquier persona.
Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institucin bancaria tiene la
obligacin de pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que debes notificar
inmediatamente el extravo o el robo al banco, adems de seguir el procedimiento que
ste te indique para llevar a cabo este tipo de cancelacin.
Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la cantidad
mxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser disposiciones del Banco de
Mxico, estas pueden variar.
Respecto a la cancelacin de este tipo de cheques, sta se har efectiva hasta que
hayan transcurrido los plazos de presentacin que establece la Ley General de Ttulos y
Operaciones de Crdito; misma que seala que ser de 15 das naturales que sigan al de
su fecha, si fueran pagaderos en el mismo lugar de su expedicin. Dentro de un mes si
fueran expedidos y pagaderos en diversos lugares del territorio nacional; y dentro de 3
meses si son expedidos en el extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa.
Mientras no transcurran estos plazos, no puede ser cancelado el cheque, salvo en caso de
robo.

CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmenteseguro de que

este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el banco; para lo cual
solicita al librador, quien a su vez requerir al banco certifique la existencia de estos fondos.
Esto significa que el banco retira el importe sealado en el cheque de la cuenta de la persona
que lo expide, sellndolo y firmndolo como prueba de garanta de que el documento contar
con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo
establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del
documento an cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular
de la misma no podr disponer de ese dinero.

Caractersticas particulares

El cuentahabiente es el nico que puede solicitar la certificacin.

Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa
determinada.
No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante endosos y slo
puede canjearse por el beneficiario, quien deber cobrarlo o depositarlo en su cuenta.
Junto con la leyenda en que se indique que el cheque est certificado, debe contener
dos firmas de funcionarios facultados por el banco.
Se cobra comisin por su certificacin.
Este cheque podr ser cancelado por el cuentahabiente que solicit su certificacin
siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el documento al banco para realizar
la cancelacin.
A diferencia del cheque de caja, para ste tipo de cheques es necesario que quien lo
emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que puede decirse que
nicamente es para clientes de ese banco.
Este tipo de documento puede ser muy til cuando se quiere asegurar de que el cheque
entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.

Recomendaciones

Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificacin de cheques y
el cargo en caso de cancelacin.
Si la cancelacin se debe a robo o extravo del documento, debers levantar un acta
ante el ministerio pblico y presentarte con una copia de la misma ante el banco para que
procedan a realizar los trmites de cancelacin.

CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institucin de crdito para que el cliente slo
pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institucin.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedir el cheque y ste ser
pagado en esa misma institucin o en su caso podr depositarse en una cuenta del
beneficiario.

PAGARE
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para documentar una deuda y una
de las herramientas ms eficaces para garantizar su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta arma comercial tan importante,
sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.

NOTA DE CRDITO BANCARIA O BOLETO DE

DEPOSITO
La nota de crdito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el banco como
constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depsito, para ser
sumada a la cuenta del titular.
Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta corriente. Plazo fijo. Caja de
Ahorro.Tambin hay notas de crdito bancarias por acreditacin de intereses, devolucin de gastos mal
cobrados, etc.Es decir la nota de credito bancaria es el documento que emite el banco cuando nos
acredita dinero en nuestra cuenta.

Tipos de cartas
Cartas de presentacin. A travs de esta carta la persona se presenta a s misma en el
empleo que desea ser contratado. Adems de los datos personales se incluyen la formacin
acadmica, las cualidades, aptitudes, etc y aquella informacin que el individuo considere que
concuerda con el perfil de la empresa a la que se enva.
2. Carta de agradecimiento. Es una demostracin de cortesa y expresa gratitud hacia el
destinatario por el buen trato, la ayuda brindada, etc. Suelen exponer de forma clara las razones por
las cuales se est agradeciendo, y muchas veces contienen comentarios que no se dijeron en
persona.
3. Cartas de recomendacin. El objeto es remarcar las competitividades de una persona con
la que se ha trabajado anteriormente, con el fin de apoyar su candidatura a un determinado empleo.
4. Cartas de despido. A travs de sta la empresa le informa al empleado su despido, incluyendo
las causas del mismo.
5. Cartas de solicitud. A travs de las mismas los clientes solicitan informacin sobre un
determinado producto, bien o servicio. Una de las caractersticas principales de este tipo de cartas
es que los datos requeridos deben ser expresados de forma muy clara y precisa.
6. Cartas de disculpa. Son escritas con el fin de pedir disculpas por alguna falta o error que se
haya cometido. Incluyen los motivos por los cuales se ofrecen las disculpas y habitualmente la
persona expresa un compromiso de su parte en no repetir dicho error.
7. Cartas de reclamacin. Son escritas cuando un bien o servicio no responde a la finalidad
con la que fue adquirido. Cuando las expectativas que un individuo tena sobre ese producto no
lograron cumplirse, recurre a esta clase de cartas expresando su descontento y exigiendo una
satisfaccin al respecto.

Tipos de papel
papel de acuarela: es ms gordo que el de dibujo para que
empape bien el agua. Tambin se usa para tmpera.
papel autocopiante: se encuentra en los talonarios de facturas
papel basik: el que se usa para dibujo
papel de calco: el que tiene tinta por debajo
papel carbnico: el mismo que el de calco
papel cebolla: hay quien llama as al papel de seda, pero los que ms se refieren al papel vegetal
papel celofn: este trasparente que simula el cristal
papel charol: tiene su brillico. Es de color por un lado y blando por otro
papel couch: es el que se usa en las revistas
papel cuadriculado: se vende en cuadernitos o para recambios de archivador
papel de embalar: ese marrn (o de colores) para envolver paquetes
papel fluorescente: o fosforito
papel fotogrfico: se usa para imprimir las fotos. Es ms caro que na, pero nosotros tenemos uno de
imitacin que sale muy bien de precio
papel kraft: el papel de embalar
papel manila: parecido al de seda pero algo ms opaco
papel de marca mayor: el que se usa para dibujo a tinta
papel metalizado: con mucho brillo. Se vende ms en Navidad
papel milimetrado: pues eso
papel de multicopista: una forma fisna para llamar al papel corriente de 80 g.
papel pegatina: hay quien llama as al plstico adhesivo

papel pergamino: uno que imita su textura y color, est muy chulo
papel de peridico: el que est en los diarios

papel reciclado: el que ya se us una vez

papel a rayas: o rayado
papel de regalo: lo dice su nombre
papel rocoso: el que se utiliza en los belenes para simular las montaas. (Tambin vendemos cosas de
belenes y artesana de barro)
papel rugoso: hay quien usa este nombre para referirse a cualquier tipo de papel que no sea el de 80g.
papel satinado: el de marca mayor lo es. Es aqul con brillo mate.
papel de seda: uno finito que se vende en pliegos
papel tela: es uno muy raro, se parece al papel secante
papel trmico: el que se encuentra en los rollos de fax o en
algunos de mquinas registradoras
papel vegetal: este que se trasparenta y por lo tanto sirve para calcar.
papel albal o de aluminio: este metalizado que se arruga enseguida y se utiliza sobre todo para envolver
alimentos
papel autoadhesivo: lleva por un lado, una capa de material adhesivo que adhiere el material por simple
contacto
papel autocopiante: se encuentra en los talonarios de facturas
papel biblia: liviano, con alta opacidad. Recibe este nombre por su frecuente utilizacin para la impresin
de Biblias
papel de burbuja: es un plstico que est lleno de esas burbujas que a todo el mundo le chifla explotar. Si
alguien tiene un antojo (de explotar), se vende en rollos contnuos de 0.60 m. de ancho.
papel de carta: Originalmente, este nombre ingls se daba al papel que se utilizaba para la impresin de
acciones (bonds) y que precisaba lo que en aquel momento era de una cierta calidad. Actualmente, es
equivalente a lo que se denomina papel offset, cuya calidad permite una impresin con bordes

definidos pero que no lleva ningn recubrimiento (estucado).

papel calandrado: aqul que ha pasado a travs de un grupo de cilindros para reducir su espesor,
aumentar la densidad y mejorar su suavidad y brillo superficiales
papel de calco: el que tiene tinta por una cara. Si se escribe sobre l con la tinta hacia abajo, la imagen
se calca
papel carbnico: el mismo que el de calco
papel cebolla: hay quien llama as al papel de seda, pero los que ms se refieren al papel vegetal
papel celofn: este trasparente que simula el cristal
papel charol: tiene su brillico. Es de color por un lado y blanco por otro
papel de cocina: el de los rollos de cocina
papel couch: se ha fabricado con un revestimiento suave ya sea en una o en las dos caras. Con ello se
obtiene una superficie mucho ms compacta, lisa y con mejores propiedades de reflexin de la luz. Es el
que se usa en las revistas
papel cuadriculado: se vende en cuadernitos o para recambios de archivador. El normal es el de
cuadrcula de 4x4 mm.
papel de embalar: ese marrn (o de colores) para envolver paquetes
papel de estraza: se utilizaba antiguamente para envolver la carne y tambin paquetes. Su sustito actual
es el papel de embalar. yo nunca lo he llegado a ver
papel estucado: el que se ha fabricado con un revestimiento suave ya sea en una o en las dos caras.
Con ello se obtiene una superficie mucho ms compacta, lisa y con mejores propiedades de reflexin de
la luz
papel fino: aqul que tenga un gramaje inferior a los 70 g/m2, ms o menos
papel de fumar: se usa para liarse cigarrillos. Es muy fino y bastante traslcido. En aspecto se encuentra
entre el papel vegetal y el de seda.
papel higinico: lo usamos para higiene personal
papel lser: el que se usa para imprimir con impresora lser
papel de lija: tiene una cara muy rugosa, tanto que se utiliza
para limar y pulir superficies

papel manila: parecido al de seda pero algo ms opaco

papel de marca mayor: el que se usa para dibujo a tinta
papel metalizado: con mucho brillo. Se obtiene fundiendo y vaporizando aluminio en vaco mientras se va
pasando una banda de papel alrededor de un rodillo refrigerador y sobre el punto de vaporizacin. Las
molculas vaporizadas se depositan sobre la banda fra, dando as al papel un acabado metlico. Se
vende ms en Navidad
papel moneda: el de los billetes
papel no calandrado: el contrario del calandrado
papel no estucado: el contrario del estucado
papel offset: trmino genrico utilizado para describir a una amplia gama de calidades de papel,
fabricados especficamente para litografa offset. Tambin se denominan as los papeles sin estucar.
papel pegatina: hay quien llama as al plstico adhesivo
papel preengomado: lleva una capa de adhesivo. Para activarla, se usa agua o un producto especial
(activador) elaborado por el fabricante
papel reciclable: o retales de papel clasificados y separados de otros desperdicios slidos y destinados a
su uso como materia prima
papel recuperado: desechos de papel o cartn recuperados despus de su empleo y que, tras una
operacin de transformacin destinada a convertirlos en pulpa, pueden ser reutilizados como materia
prima para la fabricacin de papel o cartn
papel secante: es un papel muy absorbente que se utiliza sobre todo en los laboratorios
papel de seguridad: especialmente formulado con un fondo protector para que aparezcan borraduras o
se identifiquen otras alteraciones o para que sirva de comprobacin de falsificacin
papel de tapiz: el fondo del escritorio del ordenador o el papel que se usa para forrar las paredes
papel verjurado: lleva, si te fijas de cerca, se observan unos microsurcos verticales y/o horizontales
papel vinilo: "en imprenta se suele denominar comunmente como "vinilo" a un tipo de papel plstico con
uno de los lados adhesivo. Se imprime por un lado y luego se pega.
Es por ejemplo muy usado para rotular stands, vehculos, cristales, etc." (JesusDa