EMA V2

GUIDE DE LUTILISATEUR
LUTILISATE

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Emailingautomate.free.fr

SOMMAIRE
1.

INTRODUCTION......................................................................................................................................... 3

2.

INSTALLATION ........................................................................................................................................... 3
WINDOWS ................................................................................................................................................................................ 3

MAC ........................................................................................................................................................................................ 3
LINUX ..................................................................................................................................................................................... 3
3.

CONFIGURATION ....................................................................................................................................... 3
SERVEUR SMTP ....................................................................................................................................................................... 3
EMETTEURS .............................................................................................................................................................................. 4

4.

GESTION DES DESTINATAIRES.................................................................................................................. 4

CATEGORIES ............................................................................................................................................................................. 4
DESTINATAIRES ........................................................................................................................................................................ 5
IMPORTER DES DESTINATAIRES ................................................................................................................................................. 5

COURRIELS ........................................................................................................................................................ 5
5.

ENVOYER .................................................................................................................................................... 6
SELECTIONNER LES DESTINATAIRES .......................................................................................................................................... 6
LANCER LE MAILING ................................................................................................................................................................. 6
BASE DE DONNEE ..................................................................................................................................................................... 7

6.

QUESTIONS / REPONSES ........................................................................................................................... 7

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1. INTRODUCTION

EMA est un logiciel denvoi de courriel en masse. Il permet de diffuser une grande quantit de courriel. Les
courriels sont envoys un par un chaque destinataire et peuvent tre personnalis. EMA nintgre pas de
serveur denvoi de courrier. Vous devez indiquer celui que vous souhaitez utiliser.

2. INSTALLATION

WINDOWS
Double cliquez sur setup.exe et suivez les instructions lcran

MAC
Faites glisser le dossier EMA dans le raccourci APPLICATION droite
Fermer la fentre
Ouvrez ensuite le dossier EMA situ dans Applications, double cliquez sur licone dEMA

LINUX
Dcompressez larchive dans un rpertoire ou vous possdez les droits dcriture.
Double cliquez sur le fichier EMA. Vrifiez que le fichier est Excutable

3. CONFIGURATION

SERVEUR SMTP
Dans le menu Configuration, cliquez sur Serveur de messagerie (SMTP). Vrifiez que votre fournisseur
daccs apparait dans liste. Certains SMTP ncessitent une authentification. Dans ce cas cliquez sur le SMTP
concern, cochez la case Serveur ncessitant une authentification et saisissez lutilisateur et le mot
de passe.
Vous pouvez galement choisir dajouter un SMTP, celui de lhbergeur de votre site par exemple. Dans ce
cas cliquez sur le bouton ajouter puis saisissez les dtails.

COMPTE
SERVEUR SMTP
PORT

: Nom de la configuration (exemple : Serveur Free)

: Nom du serveur SMTP (exemple :smtp.free.fr)
: Port utilis pour communiquer avec le SMTP. (exemple : 25)
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Serveur ncessitant
une authentification : Cocher cette pour pouvoir saisir un nom dutilisateur et un mot de passe
Connexion SSL/TLS

: Cocher cette case si le serveur exige une connexion scurise.

Dconnexion entre
chaque envoi

: Cocher cette case si lenvoi se bloque ds la premire adresse

Dlai entre chaque

envoi

: Certains serveurs requiert une pause entre chaque envoi.

Apres XX courriels
envoys

: Dclenche une action aprs lenvoi de dun nombre dfini de courriels.

Proposer le
changement dIP
: Si vous disposez dune IP dynamique, et que le SMTP vous a bloqu suite a un trop grand
nombre de courriels, vous pouvez dbrancher et rebrancher votre box afin de changer dIP et de dbloquer le SMTP
Attendre X minutes

: Certains serveurs requirent une pause aprs un certain nombre denvoi

Bouton TESTER
: Cliquez sur ce bouton pour savoir si votre SMTP est accessible. Cest--dire quil existe et
quaucun pare feu ne bloque laccs.

EMETTEURS
Dans le menu Configuration, cliquez sur Emetteurs. Vous devez ajouter ici ladresse utilise pour que les
destinataires puissent vous rpondre. Cette adresse recevra galement les messages des serveurs de
messagerie si un problme survient lors de la remise de votre courriel au destinataire.
Attention : Certains SMTP vrifient que ladresse, ou du moins le domaine, existe. Dautres requiert que le
domaine soit le mme que celui du SMTP.
Par exemple, si le SMTP est SMTP.FREE.FR ladresse dmission doit tre : quelquechose@free.fr

4. GESTION DES DESTINATAIRES

CATEGORIES
Le menu catgorie permet de crer les catgories. Un destinataire peut-tre affect une ou plusieurs
catgories. Par exemple, vous pouvez crer les trois catgories suivantes : Clients, Prospects et Dsabonns
Vous ne pouvez pas supprimer une catgorie si celle-ci est affecte a un destinataire. Vous devez soit
supprimer le destinataire, soit dcocher la catgorie du destinataire.

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DESTINATAIRES
Ce menu permet dajouter, de modifier et de supprimer un destinataire. Lors de la cration dun
destinataire, il ne faut pas oublier de lui affecter une catgorie. Ladresse courriel doit tre unique, vous ne
pouvez pas avoir 2 destinataires avec la mme adresse de courriel.

IMPORTER DES DESTINATAIRES

Ce menu vous permet dimporter des destinataires depuis une source externe. Cest--dire un ficher au
format Texte ou CSV. Sur MAC, vous pouvez importer votre carnet dadresse.
FICHIER

: Choisissez le fichier importer. Le fichier doit contenir un destinataire par ligne.

Sparateur

: Choisissez le type de sparateur de champ de vote fichier.

Ignorer la
premire ligne

: Si celle-ci contient des enttes de colonne.

Correspondance des
colonnes
: Indiquez ou se trouve les champs importer. Exemple, si le fichier contient
NOM ;PRENOM ;EMAIL, vous devez saisir dans les colonnes : Email=3, Nom=1 ;Prnom=2

Prvisualiser
: Ce bouton permet de vrifier le contenu et laffectation des champs du fichier dimport. Il
permet galement de vrifier que les adresses de courriels sont correctes et indique dventuels doublons avec la
base de donnes ou dans le fichier dimport.
Les lignes surlignes ne seront pas importes.
Catgorie
: Les destinataires imports seront affects aux catgories slectionnes. Vous devez cocher
au moins une catgorie.
Importer

: Ce bouton permet de raliser limport dans la table des destinataires.

COURRIELS
Ce menu permet dajouter, de modifier et de supprimer les modles de courrier. Vous pouvez crer un
courriel de 3 faons diffrentes : Avec lditeur intgr, en insrant du code HMTL ou en utilisant lditeur en ligne.

Avec lditeur intgr

Il suffit de rdiger votre courriel comme vous le feriez avec votre traitement de texte.
Pour cela placez le slecteur de type sur TEXTE, et commencez rdiger.
Vous ne pouvez pas insrer des images dans ce mode, pour cela utilisez le mode HTML ou lditeur en
ligne.
Pour insrer un lien cliquable dans le courriel, utilisez les crochets.
Par exemple, pour faire un lien vers le site dEma, vous feriez [SITE EMA, http://emailingautomate.free.fr]
Dans le courriel le lien apparaitra de cette faon SITE EMA
Vous pouvez galement personnaliser votre courrier en insrant des champs de fusion. Cliquez sur le
bouton CODE DE CHAMP, choisissez le champ, cliquez sur copier, puis coller le champ dans votre
courriel.
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Ce champ sera remplac par son contenu lors de lenvoi.

Par exemple, Bonjour %EMA_PRENOM% %EMA_PRENOM% , affichera Bonjour Paul Martin, dans le
courriel reu par le destinataire.

Avec lditeur HMTL

Placez le slecteur de type sur HTML et coller ou rdiger votre code HTML. Vous pouvez aussi utiliser les
champs de fusion dans votre code. Attention ne pas utiliser de style CSS afin de maximiser la
compatibilit de votre courriel avec les diffrents clients mail.

Avec lditeur externe.

Placez le slecteur de type sur HTML et cliquez sur le bouton Lancer lditeur en ligne.
Rdigez votre courriel comme vous le feriez avec votre traitement de texte. Pour insrer des images, cliquez
sur licone
Une fois votre courrier termin :
* Cliquez sur le bouton HTML de la barre d'outils
* Slectionner le texte
* Clique droit, Copier
* Dans EMA, coller le texte dans zone HTML

5. ENVOYER

SELECTIONNER LES DESTINATAIRES

Cliquez sur Slectionner les destinataires pour slectionner les destinataires de votre courriel.
Cochez la ou les catgories concernes, puis cliquez sur le bouton Slectionner.
La liste des destinataires apparait. Vous pouvez supprimer un ou plusieurs destinataires de la slection en cliquant
sur le bouton Supprimer
Supprimer de la slection les enregistrements ayant le statut suivant :
Cette option est utile si vous ralisez votre campagne en plusieurs fois, soit par choix, soit parce que lordinateur a
plant, ou que le SMTP vous bloque. Elle permet de supprimer les destinataires dj trait et de relancer la
campagne. Ceci vite denvoyer plusieurs fois le courriel un mme destinataire.

LANCER LE MAILING
Choisissez le compte utiliser, ladresse dmission et le courrier. Cliquez ensuite sur Lancer le mailing
Vous pouvez annuler lenvoi tout moment en cliquant sur Annuler lenvoi
La colonne Statut doit indiquer OK si le mail a t envoy. Cest--dire que le SMTP a bien reu le distribuer le
message au domaine. Ce nest pas une garantie que le mail sera reu par le destinataire.
Une fois le mailing termin, un rapport denvoi est gnr. Vous pouvez y accder en cliquant sur le bouton
Rapport denvoi

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BASE DE DONNEE
EMA stock les donnes dans le fichier DATABASE.RSD.
Ce fichier est au format SQLite et se trouve dans le rpertoire dinstallation dEMA, ou bien:
Sous Windows Vista/7/8 C:\Users\[NAME]\AppData\Roaming\EMA_V2
Sous XP C:\Documents and Settings\[NAME]\Application Data\EMA_V2
Sous Mac os /Users/USERNAME/Library/Application Support/EMA_V2
Vous pouvez utiliser des outils libre tel que http://sqlitestudio.one.pl/ pour accder la base de donne.

6. QUESTIONS / REPONSES
Le rapport denvoi indique OK, pourtant je nai rien dans la boite du destinataire.
Vrifiez si vous avez un message sur le mail de retour (email expditeur configur dans EMA). Vrifier le dossier
SPAM/Courrier indsirable des boites de rception. Pour que votre courriel ne soit pas catalogu comme Courriel
indsirable, vous devez respecter certaines rgles. Voici un trs bon article sur le sujet.
http://www.webmaster-bretagne.info/campagne-mailing.php
Certain courriels contiennent un message Cliquez ici si vous ne visualisez pas ce courriel ou Voir la
version en ligne, comment faire de mme avec EMA
Ceci permet aux destinataires de voir votre courriel au format HTML directement en ligne. Pour cela vous devez
dposer le fichier HTML sur un serveur (les pages perso de votre fournisseur daccs ou votre hbergeur), puis dy faire
rfrence dans votre code HTML. Exemple : http://rchadwick.free.fr/SiteLeo/newsletter/boul032009/newsletter.htm
Comment placer un lien de dsabonnement sur mes courriels
Il existe 2 mthodes
La plus simple, faire un lien dans le courrier TEXTE de type MAILTO
Exemple : [cliquez ici pour vous dsabonner , mailto:desabonnement@toto.com?subject=desabonnement]
Cette mthode est simple mettre en place, mais ne fonctionnera pas si le destinataire n'a pas de client de messagerie
correctement configur (type outlook).
La seconde, plus lgante, est de crer une page HTML de dsabonnement sur votre site Web ou espace perso.
Sur cette page, l'utilisateur saisira l'email dsabonner, puis cliquera sur un bouton. Ce bouton appelle un script PHP
qui envoie un mail au Webmaster (vous). Il suffit ensuite d'ajouter le lien vers la page de dsabonenment dans votre
courriel.
Voici un exemple de page de dsabonnement http://emailingautomate.free.fr/desabo.html
Voici un exemple de script PHP http://emailingautomate.free.fr/desabonnement.txt
Cette mthode l'avantage de fonctionner dans tous les cas. Vous pouvez utiliser ce script PHP, mais n'oubliez pas de
modifier l'adresse de destination.

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