ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE UNA EMPRESA

Autor: Miguel Angel Fernndez Garca

Para una buena organizacin de los documentos de una empresa, hace falta una actitud
positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles all donde se
encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a
cabo por un profesional de la materia.
Archivar no va a ser maana ms sencillo que hoy pero cada da que pasa puede hacerlo
ms difcil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y
duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos
localizados. De ah la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.
LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia
para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estn involucrados en la labor aunque la gestin y
ordenacin sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fcil de
manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio
requiere decisiones y para cualquier tipo de informacin tenemos tres tipos de
decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Tirar es la primera opcin. Segn Brbara Hemphill Si usted no sabe lo que tiene, o no
puede encontrarlo, no vale nada para usted.
Nos es difcil tirar por los siguientes motivos: el hbito de ojear, no tener los objetivos
claros y el miedo a tirar.
Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:
1. Requiere esto alguna accin por mi parte?
2. Puedo encontrarlo en otro sitio?
3. La informacin es suficientemente reciente para ser til?
4. Para que puedo utilizar esta informacin?

5. Existen implicaciones legales o financieras?

6. Qu es lo peor que me podra pasar si no tengo esta informacin?
7. Necesita alguien esta informacin?
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y
reglas bsicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y
recuperar de inmediato.
En toda organizacin las finalidades del archivo son:

Ser el centro de la informacin y de la documentacin.

Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

Asegurar la conservacin de los documentos.

Los fundamentos metodolgicos de un archivo son:

-

Lgica.

Como me piden los documentos.

Como necesitamos la informacin.

Rigor.

Sencillez.

Los criterios para un archivo eficaz son:

-

Inequvocos.

Explcitos.

Objetivos.

La organizacin bsica de un archivo es la siguiente:

-

Existencia de unas normas de archivo o manual.

Existencia de un ndice.

Instalaciones.

El guin para un manual de archivo de departamento o central sera el siguiente:

1. Introduccin general.
2. Relacin de tipos de documentos ms corrientes.
3. Proceso de llegada del documento al archivo.
4. Normas y sistemas de clasificacin.
5. Tipos y niveles de archivos.
6. Tipos y criterios para documentos.
7. Conservacin de la documentacin en cada nivel.
8. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histrico.
9. Normas de eliminacin y conservacin.
10. Normas de retencin o caducidad.
11. Normas de solicitud de documentacin.
12. Normas para prstamos.
13. Medios materiales necesarios.
14. Medios personales necesarios.
Un ndice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos
nuestra documentacin, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminacin.
Tenemos diferentes clases de archivo:
-

Centralizado.

Descentralizado.

Mixto.

Las ventajas del archivo centralizado son:

-

Orden y control.

Asequible a todos.

Economiza duplicados.

Economiza espacio y equipo.

El procedimiento es uniforme.

Sus inconvenientes:
-

Es esttico.

Requiere personal especializado.

Retrasa la informacin.

Riguroso en el prstamo.

Las ventajas del archivo descentralizado son:

-

Mayor autonoma.

Ajuste permanente.

Rapidez de acceso.

No requiere personal especializado aunque debera de tenerlo.

Normas estrictas en cuanto al nmero de copias.

Normas para el control y seguimiento de documentos.

Sus inconvenientes son:

-

Puede faltar informacin.

Falta de conocimiento del personal.

Incremento de las tareas.

Bsqueda y control de los documentos difcil.

Las ventajas del archivo mixto son:

-

Mayor elasticidad.

Pronta localizacin de documentos.

Sus inconvenientes son:

-

Coordinacin efectiva entre las dependencias.

El archivo central debe establecer normas.

El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:

-

Creacin y clasificacin.

Orden y conservacin.

Transferencia.

Eliminacin

SISTEMAS DE CLASIFICACIN
Reglas bsicas de los sistemas de archivo
Los conceptos bsicos del archivo son:
-

Ttulo.

Alfabtico.

Numrico.

Alfanumrico.

Unidad.

Clasificar.

Alfabetizar.

La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y
de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un nico
sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
La alfabetizacin de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y
despus el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como
aparecen registrados.
Los sistemas de clasificacin de archivos son los siguientes:
-

Alfabticos.

Nominal.

Geogrfico.

Temtico.

Numricos.

Natural.

Cronolgico.

Codificado.

Terminal.
Alfanumricos.

El sistema alfanumrico de clasificacin es uno de los ms antiguos, sencillos e

indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:
-

Nombre de la empresa.

Nombre de quien firma la carta.

Nombre a quien est dirigida la carta.

Nombre del tema de la carta.

Nombre de la localidad geogrfica.

Las ventajas del archivo alfabtico son que es sencillo de ordenar y permite una fcil
ampliacin y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la
bsqueda y la creacin de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.
La organizacin fsica es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son:
1. Guas primarias.
2. Guas secundarias.
3. Carpetas individuales.
Las guas primarias dividen el archivo en secciones alfabticas y las guas secundarias
se usan para subdividir una seccin y destacar los nombres importantes.
El archivo alfabtico por temas puede ser diccionario o enciclopdico.
El archivo geogrfico es una colocacin alfabtica de acuerdo con la divisin geogrfica
y el nombre o tema.
En el archivo numrico los documentos se ordenan segn un cdigo.
Las ventajas del archivo numrico son que permite aadir carpetas, grandes
ampliaciones, ampliar archivos, rpida identificacin e indicar temas relacionados y un
gran inconveniente es que necesita un ndice auxiliar alfabtico.
El archivo numrico consta de:
1. ndice numrico.
2. ndice auxiliar.

3. ndice alfabtico.
El ndice numrico contiene guas primarias, secundarias y especiales y carpetas
individuales.
Un archivo alfanumrico es un archivo con combinacin de nmeros y letras.
MECANICA DEL ARCHIVO
Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:
1. Inspeccin.
2. Clasificacin.
3. Codificacin.
4. Prearchivo.
5. Archivo.
En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categoras. En el ordenador se
tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
1. Archivar sobre la marcha.
2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
3. Usar separadores.
4. Colocar informacin reciente en la parte delantera de las carpetas.
5. Sujetar los papeles con grapas.
6. Unir las copias de las respuestas.
7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan.
8. No recargar cajones.
9. Archivar la correspondencia por asuntos.
10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.
11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.
12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.

13. Apuntar con lpiz la fecha en que se puede eliminar material.

14. Doblar hacia fuera los impresos de gran tamao.
15. Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.
16. Destinar un sitio a cada cosa.
Todas las normas establecidas para los mtodos manuales son aplicables a los
procedimientos informticos.
CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCIN.
Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional de la
materia y que se encargar de establecer:

Normas para el funcionamiento del archivo.

Normas para el control de los documentos.

Normas para transferencia de documentos.

Normas para eliminacin de archivos.

Tendrn que consensuarse o hacrselas saber al equipo que normalmente utiliza el

archivo, teniendo en cuenta sus necesidades.
El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para
imponer que se sigan las normas.
Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan
para dar informacin. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo
tienen. Para llevar este control podemos disponer de:

Archivo recordatorio.

Archivo de asuntos pendientes.

Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:

Formulario de registro de salida.

Formulario de comprobante.

Hojas de colores.

Archivo recordatorio.

Archivo de pendiente.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un perodo de
transferencia. Se suelen hacer cada ao pero depender del tipo de empresa y del tipo de
documentos. Esto implicar decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y
expurgar los archivos antes de transferir.
Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que
expurgar. Se tiene que guardar un ndice de los archivos transferidos. Los pasos para la
transferencia son:
1. Preparar lista de carpetas transferidas.
2. Preparar cajas de transferencia.
3. Sacar un ndice de lo que se transfiere.
El ltimo paso en la vida de un documento es la eliminacin o el paso al archivo
histrico. Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar.
El archivo de departamento est formado por documentos recientes, en plena vigencia
jurdica y administrativa, de consulta continua.
El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen
menor vigencia jurdica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.
El archivo intermedio forma parte del archivo central y est formado por los
documentos que tienen menos uso.
El archivo histrico recibe los documentos con ms de 25 aos y su misin principal es
servir de fuente para la investigacin histrica.
EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente
algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:

Estandarizacin de los equipos.

La colocacin de los despachos.

Tipo de documentos.

La durabilidad.

La esttica.

Para guardar los documentos tenemos:

Archivos verticales.

Archivos horizontales.

Archivos de anillas.

Carpetas colgantes.

Subcarpetas.

Guas para el archivo.

Tambin tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes
ventajas:
1. La informacin puede ser intercalada.
2. Se puede suprimir informacin.
3. Se puede arreglar la informacin.
La microfilmacin es un sistema de conservacin de documentos que permite ahorrar
espacios. Sus ventajas son:

Menor capacidad de espacio.

Ahorro de tiempo.

Mayor seguridad.

Mayor economa.

Sus inconvenientes son:

Es un procedimiento costoso.

Hay que utilizar compaas externas.

Se necesitan lectores para los documentos.

Las pelculas tienen una vida relativa.