Archivo: Las empresas pblicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de

cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma
ordenada, sistemtica, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser
localizados fcil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos ms importantes, ya que en l se recopila en forma organizada los
registros, documentos de inters para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una
empresa en forma sistemtica se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia
en la localizacin de los documentos.
En todos los pases junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la administracin pblica. Por lo general en los
pases latinoamericanos no existe una poltica precisa y sistemtica que determine la organizacin de los archivos
administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la normativa interna emanada del mismo. y
adoptan los procedimientos que consideren ms convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organizacin y a la
naturaleza de los documentos.
Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, stos pueden clasificarse en:
Sociales, gremiales, deportivos, polticos, eclesisticos, notariales, educacionales, particulares.
Funciones de los archivos.
a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b.- Asegurar la perfecta conservacin de los documentos.
c.- Asegurar la mxima rapidez en la localizacin y envo de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la
empresa.
COMPROBACIN
1.- Con qu propsito se archiva?
2.- Elabore una definicin de archivo.
3.- Establezca diferencias entre archivo y archivar
4.- Qu importancia tiene el archivo en una organizacin?
ARCHIVOS. TIPOS
Tipos de Archivos. Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se debe archivar, es necesario contar
con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa
ndole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el
microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado
como un sistema electrnico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el mtodo de archivo,
cumplan el propsito para el cual han sido creados, sern ms cualificados como sistemas de almacenamiento de
informacin. Adems la eficiencia del archivo depender tambin de la vigencia de los registros que se conserven. De alli
que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una gua dentro de las gavetas.
Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la
identificacin de lo que all se conserva.
Archivo lateral:

Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantera en una biblioteca.

Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o
cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, tambin se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentacin por su valor
administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a
los cinco aos y es consultada ms de una vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su
finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su
valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin.
COMPROBACIN
1.- Explique en forma breve los diferentes tipos de archivo.
2.- De qu depende que un archivo preste un buen serviciio al usuario?
ARCHIVO. MATERIALES.
Generalidades. Un sistema de archivo est conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar,
retirar y usar la informacin que se necesite, as se tiene:
Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de atrs. En la pestaa se escribe el rtulo, que indica el
contenido de la carpeta.

Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o

institucin o referidos a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas
miscelneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volmen de correspondencia que se recibe en el perodo
de archivo, que puedes ser de seis meses a un ao.
Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene
comunicacin constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabticamente detrs de cada
gua primaria.

Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronolgicamente hacia arriba, por orden de fecha, la ms

reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.
Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la
comunicacin. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia
inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal"de toda correspondencia.
Guas: Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaa en la parte superior donde
aparece el ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o
localizarse los documentos.

Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la gua. Identifica cada gua, describiendo lo que aparece o
debe archivarse detrs de ella.
COMPROBACIN
1.- Establezca diferencias entre carptas individuales y carpetas miscelneas
2.- Cul es la funcin de las guas en un sistema de archivo:
3.- Por qu se dice que la carpeta miscelnea es el hogar temporal de toda correspondencia?
ARCHIVO. CLASIFICIACIN.
Clasificacin: Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas,
1980). Se puede considerar tambin como la distribucin de documentos escritos de inters para la empresa, suministrando
a cada uno un orden especfico de acuerdo a sus caractersticas.
- Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicacin por trminos semejantes y para su
posterior localizacin
- Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.
Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que mejor se adapte a su actividad especfica
siguiendo una coordinacin sistemtica que permita mayor fluidez y garanta de informacin y control.
Manual o Cdigo de Clasificacin.
Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que sirva de consulta permanente y difundirlo entre
todos los empleados de archivo y de algn servicio general.
La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace necesaria la existencia de normas y procedimientos para
los que realizan la labor de clasificado en todos los archivos.
Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las siguientes:
- Reunin de los documentos, colocacin de los documentos en las carpetas y archivos, empleo de guas y carpetas,
preparacin de las etiquetas para carpetas y archivadores.
Previo a la colocacin de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar dichos documentos, de manera que
ocupen el menor espacio posible sin que sufran deterioro.
ARCHIVO. SISTEMAS DE CLASIFICACIN
"La direccin de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia hacia el archivo, fue considerado un mal
necesario y un problema que deba ser resuelto por los propios empleados. Por esta razn muchas empresas se encuentran
con sistemas de clasificacin inadecuados y con archivos llenos de documentos intiles" (Landa Y Farner, 1982).
Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayora de las oficinas, an se contina manteniendo en
los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de
boletines...

El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadsticas de algunas empresas lo demuestran
ampliamente. Bajo este aspecto, lgico es pensar en la economa del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de
documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificacin, que se adapte a las exigencias
de la empresa, que d seguridad a la informacin conservada y que est disponible para un futuro uso, luego debe
procederse a eliminar del archivo los documentos innecesarios.
Principios Fundamentales de Clasificacin.
los principios fundamentales en el proceso de archivar son:
- Clasificar, ordenar y archivar.
- Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivar un documento. Es establecer un orden riguroso
atendiendo a un sistema o criterio definido.
- Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificacin ha sealado.
-Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.
Existen autores que unen los conceptos de clasificacin y archivo, si bien es cierto que uno es complemento del otro, no es
menos cierto que entre ellos existen diferencias, como, la clasificacin es el sistema y archivar es el mtodo. Es decir la
clasificacin seala el camino a seguir y el mtodo ejecuta.
ARCHIVO. SISTEMAS FUNDAMENTALES DE CLASIFICACIN
Sistemas de clasificacin. Los sistemas fundamentales de clasificacin se resumen bsicamente, en dos: Alfabtico y
numrico. Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenacin. En algunos casos sus variantes se
denominan sistemas, pero son slo combinaciones realizadas con ellos.
Sistema alfabtico. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideracin el nombre de las
personas u organizaciones, razn por la cual esuno de los ms conocidos. Se puede archivar alfabticamente por: nombres
de individuos u organizaciones, por localidades(geogrfico), por categora o tema (asunto).
Sistema numrico. En este sistema se utiliza la serie natural de los nmeros como elemento principal, asignndolos
progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un nmero sin considerar ningn otro elemento. Dentro de este
sistema

se

encuentran:

Sistema

numrico

consecutivo,

numrico

simple.

Dgitos

terminales,

dgitos

centrales.

Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cul es
el sistema mejor y ms aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentacin tiene que estudiarse
detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos slo porque haya sido aplicado en casos similares, o
por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Factores que influyen en la seleccin del sistema de archivo
- Clase de documentos que se archivarn, frecuencia de consulta, cantidad de usuarios del archivo, cantidad de documentos
recibidos y procesados en un perodo, forma en que son solicitados los documentos (alfabtico, geogrfico, numrico,
temtico o combinacin de ellos), mtodo de control y seguimiento de documentos que sea ms eficaz, plan de transferencia
que se utilizar.
Procedimiento para archivar:
Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos estn listos para ser archivados); clasificar,(decidir bajo que nombre se
archivar);codificar,(Indicar nombre o asunto decidido en la clasificacin); distribuir( los documentos se coleccionan en

grupos dependiendo del asunto, lugar o nombre sealado en la clasificacin; guardar(Colocar los documentos en las carpetas
respectivas dentro de las gavetas)
ARCHIVO. SISTEMA ALFABTICO.
Sistema alfabtico: Sigue una secuencia lgica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy
similae al usado en los dicccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas:
La organizacin de carpetas y guas es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con
facilidad en estricto orden alfabtico.
Reglas para ordenar alfabticamente.

se usan directa o indirectamente encasi todos los sistemas de archivar, pues

constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas bsicas para clasificar, las cuales son de uso
universal. Aqu se estudiarn las mas usadaen nuestro pas.
Reglas de clasificacin
1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno,
seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: Maria Elena Salas. quedar
as:
- Apellido, en este caso, Salas;
2- Nombre de pila: Mara;
3- Segundo nombre: Elena; es decir quedara asi:
Salas, Mara Elena, siempre la inversin delnombre debe ir precedida por una coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el
apellido materno constituira la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA
PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIN.

Correspondencia: clasificacin
Para clasificar a la correspondencia es necesario tener en cuenta varios factores que determinan la
naturaleza de la misma:
Segn el destino:

Publicas: La informacin que contiene en su poder puede ser transmitida y

difundida a travs de los distintos medios de comunicacin, como la prensa, la

radio, la televisin, etc. Ya que su contenido es de carcter publico y su informacin es

general.
Privadas: La informacin es particular, generalmente comercial y, sobre todo, oficial.

Esta correspondencia est destinada a una o varias personas selectas que tienen el
derecho de acceder a esa informacin.
Segn su contenido:

Primera clase: Se refiere a toda correspondencia de carcter personal y que solo

contiene informacin escrita, por ejemplo cartas, postales, documentos de negocio y

comerciales, peridicos, etc.
Segunda clase: Hace referencia a toda la correspondencia relacionada con bultos,

paquetes, es decir, objetos de tamao considerable, que son tramitados a travs de

una oficina de correos determinada.
Por su tramitacin:

Postal: Su tramitacin corresponde al rea de las oficinas de correos para

hacerla llegar al destino correspondiente. Estas, a su vez, es posible dividirlas

en: Ordinarias, la correspondencia sigue un curso normal a travs de las oficinas de
correo; y certificada, que se refiere a cuando el remitente paga una tarifa doble para
que la oficina le entregue un recibo de que su escrito a llegado al destino especificado.
Telegrfica: Los mensajes son enviados en oficinas de telgrafo, estos suelen ser
muy cortos.

Por su puntuacin:

Abiertas: En su mensaje no se puede apreciar ningn signo de puntuacin ni en

la fecha, direccin, firma, antefirma, etc. Aunque s pueden encontrarse signos de

puntuacin en las abreviaturas.
Cerradas: se refiere a las correspondencias que s llevan signos de puntuacin.
Mixtas: se trata de aquellas correspondencias que combinan las abiertas y

cerradas.
Segn su extensin:

Largas: estos escritos contienen ms de doscientas palabras a lo largo de toda su

extensin.
Medianas: cuando en su contenido se pueden apreciar doscientas palabras.
Cortas En su extensin se perciben cien palabras o menos.

Segn su forma: se diferencian las correspondencias por el modo de redaccin y presentacin que
tiene cada una

Correspondencia comercial: estos escritos se transmiten entre comerciantes,

industrias, diferentes tipos de empresas, etc. Tienen como finalidad principal agilizar
las transacciones y promover las acciones comerciales.
Correspondencia familiar y amistosa: el interlocutor y destinatario se conocen
de forma informal y, generalmente, intima. Su estructura es informal y suele ser
relajada, es decir, su temtica es variada y puede contar cualquier asunto particular.

Correspondencia oficial: las correspondencias oficiales son los escritos cruzados

entre municipios estatales y distintos organismos gubernamentales, municipales, etc.

Qu es correspondencia?
Se denomina correspondencia a un elemento de escritura importante, sobre todo, en el
rea de las organizaciones y empresas. Puede presentar informacin bsica o importante acerca
de un asunto determinado.
Se denomina tambin correspondencia al trato recproco que existe entre dos participantes
mediante el intercambio de una carta, tarjetas, telegramas, folletos, etc. En las
empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

Cuales son las caractersticas que debo considerar para elaborar una
correspondencia
Fcil comprensin
Exponer adecuadamente los asuntos
Evitar adornos o palabras innecesarias o excesivos
Buscar la precisin.
No cometer faltas de ortografa
Utilizar un vocabulario amplio
Tratar los temas independientes (prrafos)
Evitar los pleonasmos (redundancias de palabras)
Huir de emplear excesivamente el gerundio.
Evitar las frases con formulismo.
Informacin sobre el sistema empleado para producir informacin y el control
de documentos