Documento de Definicin del

Proceso
DISTRIBUCIN RECURSOS DEL
4%
(PDD)
Fase de Anlisis
(Business Blueprint)

Documento de Definicin
del Proceso
Distribucin recursos del 4%
- Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Implementacin

CONTROL DE DOCUMENTO
Equipo
Trabajo
Autor
Fecha
emisin
Nombre
Archivo

de

FINANCIERO
EQUIPO FI-TR

de
del

04/06/2015
PDD-FIGL Distribucin recursos del 4%

Fecha de
Versi
actualizac
n
in
04/06/201
1.0
5

Descripcin de actualizacin

Autor

Redaccin inicial

Sonia Astrid
Villegas Vega

1.1
1.2

Revisado por

Csar Andrs Rincn

Ros

Revisado por
Revisado por
Revisado por
Consultor Asignado FI
Aprobado por
Aprobado por
Aprobado por
Aprobado por
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CAFAM

Tesorera

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Distribucin recursos del 4%
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Implementacin

CONTROL DE DOCUMENTO
1. RESUMEN.............................................................................................................. 4
1.1. NORMAS QUE APLICAN PARA ESTE DOCUMENTO..............................................4
1.2. OBJETIVO........................................................................................................... 4
1.3. ALCANCE........................................................................................................... 4
2. SITUACIN ACTUAL............................................................................................... 9
2.1. FLUJOGRAMA DE PROCESO ACTUAL..................................................................9
2.2. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PROCESO ACTUAL...........................................9
2.3. ANEXOS PROCESO ACTUAL............................................................................. 11
3. SOLUCIN SAP.................................................................................................... 13
3.1. FLUJOGRAMA DE PROCESO OBJETIVO.............................................................15
3.2. DESCRIPCIN DE PROCESO OBJETIVO............................................................16
3.3. ANEXOS........................................................................................................... 17
4. DESARROLLOS QUE APLICAN.............................................................................. 17
5. INTEGRACIN ENTRE NORMAS........................................................................... 17
6. ROLES Y RESPONSABILIDADES...........................................................................17
7. SISTEMAS LEGADOS............................................................................................ 18
8. DATOS................................................................................................................. 18
9. REPORTES BW..................................................................................................... 18
10. IMPACTO EN LA FUNDACION UNIVERSITARIA...................................................18
11. PRERREQUISITOS INDISPENSABLES.................................................................19
11.1. DECISIONES QUE SOPORTAN EL PROCESO....................................................19
11.2. IMPACTO ORGANIZACIONAL..........................................................................19
12. APROBACIN DEL DOCUMENTO......................................................................19

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1.

RESUMEN

1.1. NORMAS QUE APLICAN PARA ESTE DOCUMENTO

Resolucin
Por la cual se derogan las Resoluciones 0747 de 2012, 0810 de
N 0742 de 2012 y 0217 de 2013 y se ampla el Plan nico de Cuentas para el
2013
Sistema de Subsidio Familiar, aprobado por la Resolucin 0537 de
2009.
Resolucin
Por la cual se modifica la Resolucin 0742 del 20 de septiembre de
No. 0645 de 2013 y se derogan las Resoluciones 0747 de 2012, 0810 de 2012 y
2014
0217 de 2013 y se ampla el Plan nico de Cuentas del Sistema de
Subsidio Familiar, aprobado por la Resolucin 0537 de 2009.
Circular
Instrucciones contables especiales y medidas de control interno
externa
N relacionadas con la aplicacin de los recursos del saldo para obras y
0017
de programas sociales de los aportes del 4% del subsidio familiar.
2014
1.2. OBJETIVO
Implementar en SAP el clculo automtico de los saldos remanentes de aportes 4%
recaudados por la Caja de Compensacin Familiar CAFAM, mensualmente.
1.3. ALCANCE
Sistematizar en SAP el clculo automtico del saldo de aportes del 4% para obras de
beneficio social.
Trminos y Definiciones
Para los efectos de este documento se aplican las siguientes definiciones:
Apropiaciones
Corresponde al valor de los recursos liquidados y transferidos a los fondos con
destinacin especfica y dems aportes establecidos y regulados en la ley, de
acuerdo con los porcentajes sealados.
Egresos
Agrupan los costos y gastos en que se incurre para el desarrollo y prestacin de los
servicios sociales y se registran mediante el sistema de causacin.
Subsidio
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Es la diferencia que existe entre el costo de un servicio o de un producto con el
precio o tarifa que paga el consumidor para obtenerlo o acceder a tal servicio. En
determinados servicios y/o programas el subsidio puede ser hasta del 100%.
Subsidio en servicios sociales
Aquel que se reconoce a travs de la utilizacin y prestacin de obras y programas
sociales que organicen las cajas de compensacin familiar de acuerdo con la
normatividad legal vigente. Se desagrega en subsidio a la demanda y subsidio a la
oferta.
Subsidio a la demanda en servicios sociales
Aquellos destinados a reducir el valor que paga el afiliado. Corresponde a la
diferencia entre el valor de la tarifa determinada para los usuarios de las categoras
A y B frente al costo, que en todo caso no puede ser superior a la tarifa establecida
para los afiliados a la categora C, cuando la Caja presta directamente el servicio.
Si la Caja debe adquirir el servicio, el clculo del subsidio para A y B se har sobre la
tarifa cobrada por el proveedor del respectivo servicio.
Subsidio a la oferta en servicios sociales
Se otorga a los prestadores o productores del servicio. Corresponde a los recursos
necesarios para garantizar la prestacin integral de los servicios sociales, en los
casos en que los recursos obtenidos en la prestacin del servicio no alcancen a
cubrir los costos, para obtener el punto de equilibrio del servicio.
Subsidio en dinero
Cuota monetaria que se paga por cada persona a cargo que de derecho a la
prestacin.
Subsidio en especie
Reconocimiento de alimentos, vestidos becas de estudio, textos escolares, y dems
frutos o gneros que determinen las normas correspondientes.
Inversin
Recursos de capital destinados a la adquisicin de activos para obtener un beneficio
fututo.
Inversiones en servicios sociales
Corresponden a las ejecuciones de las inversiones en proyectos de servicios sociales
aprobados por las instancias respectivas con autorizacin previa o general.
Marco legal
Resolucin 0742 SSF del 20 de septiembre de 2013
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Objetivo: mayor control administrativo y contable sobre los recursos del 4%

en lo que tiene que ver con el saldo para obras y programas sociales.

El saldo para obras y programas sociales resulta de descontar del recaudo las
apropiaciones de ley y el porcentaje para subsidio monetario.

Identificar el saldo apropiado por las Cajas para atender el pago del subsidio
en servicios o en especie y las aplicaciones o el uso dado al saldo para obras
y programas sociales.

Ampli el PUC aprobado por Resolucin 0537 de 2009 incluyendo cuentas

dentro del grupo de fondos, para el Saldo para Obras y Programas de
Beneficio Social que son los recursos para atender subsidio en especie o
servicios para beneficiarios de categoras A y B, realizar los proyectos de
inversin autorizados y dems aplicaciones permitidas por las normas legales
vigentes.

La resolucin empez a regir el 01 de octubre de 2013.

Resolucin 0645 SSF del 05 de agosto de 2014

Modifica la Resolucin 0742 de 2013.

Es necesario registrar y revelar contablemente los valores subsidiados en los

diferentes servicios sociales que permitan diferenciar lo correspondiente al
valor del subsidio a la demanda y el subsidio a la oferta determinado en
aplicacin de las normas del subsidio familiar, de conformidad con el
pargrafo 2 del artculo 3 de la Ley 789 de 2002, numeral 5 del artculo 16 de
la Ley 789 de 2002 y el artculo 5 del Decreto 827 de 2003.

Circular Externa SSF 0017 de 2014

Obligacin de las CCF de individualizar la prestacin o utilizacin de los

servicios que ofrecen e identificar las categoras usuarias de estos servicios
para asegurar que el valor de subsidios en servicios es para quienes tienen
derecho a recibirlo (categoras A y B) y que los valores pagados por quienes
no tienen derecho (categoras C y D) se ajustan a las tarifas establecidas y
aprobadas.

Este proceso debe permitir diferenciar el valor del subsidio a la demanda

otorgado (categoras A y B) del valor del subsidio a la oferta para cubrir el
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faltante presentado en la operacin del programa o servicio social que las
normas vigentes autorizan subsidiar para garantizar su continuidad.

2.

Las CCF deben mantener una poltica de eficiencia en gastos y costos al

destinar recursos de subsidio a la oferta para prestacin de los servicios en
los campos que seala la Ley 21 art. 62.

SITUACIN ACTUAL

2.1. FLUJOGRAMA DE PROCESO ACTUAL

2.1.1. Distribucin de recursos del 4%.

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Grafica 1 - Flujograma Proceso Actual Distribucin recursos del 4%

2.2. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PROCESO ACTUAL

2.2.1. Distribucin de recursos del 4%
Objetivo
Dar cumplimiento a las Resoluciones 0742 de 2013, 0645 de 2014 y Circular Externa
0017 de 2014 de la Superintendencia del Subsidio Familiar, en lo referente a la
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determinacin de los saldos remanentes de aportes 4% recaudados por la Caja de
Compensacin Familiar CAFAM.
I
D

ROLES

ENTRADAS

ACTIVIDAD

1
.

Inicio del procedimiento

2
.

Confirmar cierre contable

Contabilidad enva correo
oficial del cierre contable al
jefe de la seccin Gestin y
Anlisis Financiero.

Jefe Seccin
Gestin y Anlisis
Financiero

Cierre contable

Profesional
Gestin y Anlisis
Financiero

Notificacin
Cierre contable

Profesional
Gestin y Anlisis
Financiero

Archivo Excel
actualizado

3
.

4
.

Profesional
Gestin y Anlisis
Financiero
Coordinador de
Costos
Coordinador
Activos Fijos
5
.

Profesional
Nuevos Negocios

Archivo en Excel
consolidado y
validado

Generar archivo
*Una vez notificado el cierre
contable, crear una carpeta
con el nombre del mes a
ejecutar y realizar una copia
del archivo del mes anterior.
*Ejecutar TM1, abrir el
archivo Excel copiado y
actualizar el parmetro.

SALIDAS

Notificacin
Cierre contable

Archivo Excel
actualizado

Verificar clculos
Observar los totales de
control para validar la
razonabilidad de las cifras.

Archivo Excel
consolidado y
validado

Solicitar informacin
Subsidio a la demanda e
Inversiones
*Requerir al coordinador de
costos el archivo con la
informacin del subsidio a la
demanda y al coordinador de
activos fijos la informacin
relacionada con las
inversiones. Esta ltima
informacin debe ser
validada por el profesional de
nuevos negocios.

Informacin
Subsidio a la
demanda e
Inversiones

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Profesional
Gestin y Anlisis
Financiero

Informacin
Subsidio a la
demanda e
Inversiones

Profesional
Gestin y Anlisis
Financiero

Archivo Excel
Final

Jefe Seccin
Gestin y Anlisis
Financiero

Copia Archivo
Excel Final

6
.

7
.

8
.
9
.

Recibir e incluir la
informacin del Subsidio
a la demanda e
Inversiones
Con base en la informacin
recibida actualizar los
campos respectivos.
Generar una copia del
archivo en valores
se guarda una copia del
archivo Excel con pegado
especial en valores.
Validar y enviar
informacin de la
distribucin de recursos
del 4%
Se enva a los
Departamentos de
Contabilidad y Tesorera la
informacin de la distribucin
de recursos del 4% segn
resoluciones 0742 de 2013,
0645 de 2014 y la Circular
externa 0017 de 2014 de la
Superintendencia del
Subsidio Familiar.

Archivo Excel
Final

Copia Archivo
Excel Final

Correo
Electrnico

Fin del Procedimiento

2.3. ANEXOS PROCESO ACTUAL

A continuacin el clculo del saldo neto de aportes 4% mes abril de 2015,
establecido con base en las resoluciones SSF 0742 de 2013 y 0645 de 2014:

CAFAM - DISTRIBUCION RECURSOS DEL 4% SEGN RESOLUCIONES 0742 DE

2013 Y 0645 DE 2014

MES ABRIL DE 2015

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Valores en $

EJECUTADO MES ABRIL

DE 2015

APORTES DE EMPRESAS 4%
FOVIS 20,5%
FONIEZ 3,5%
FOSFEC 5,0%
REGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD 10%
APROP. SALUD LEY 1438/2011 6,25%
GASTOS DE ADMINISTRACION 8%
CONTRIBUCION SSF 1%
RESERVA LEGAL
TOTAL APROPIACIONES
% PART.
SUBSIDIO MONETARIO
FOSFEC (EDAD 19 A 23 AOS) 2,37% DEL 55%
SUBSIDIOS POR TRANSFERENCIAS
SUBSIDIO MONETARIO
% PART.

SALDO PARA OBR. Y PROG. DE BEN.

SOCIAL
% DEL INGRESO DE APORTES

36.697.932.291
7.319.290.941
1.249.635.039
1.805.074.393
3.669.793.229
2.293.620.768
2.935.834.583
366.979.323
0
19.640.228.276
53,5%
10.207.189.304
222.347.172
-1.047.799.267
9.381.737.209
25,6%

7.675.966.806
20,9%

DESCUENTOS AFILIADOS
AUXILIO ESCOLAR
AUXILIO PROTECCION FAMILIAR
AUXILIO DISCAPACITADOS
TOTAL SUBSIDIOS EN ESPECIE

177.111.190
40.176.000
16.000.000
0
233.287.190

SUBSIDIOS A LA OFERTA Y A LA DEMANDA

RECREACION SUBSIDIO A LA DEMANDA
RECREACION SUBSIDIO A LA OFERTA

433.954.829
3.565.868.837

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EDUCACION COLEGIOS (LEY 115) SUBSIDIO A LA
DEMANDA
EDUCACION COLEGIOS (LEY 115) SUBSIDIO A LA
OFERTA
EDUCACION PARA EL TRABAJO SUBSIDIO A LA
DEMANDA
EDUCACION PARA EL TRABAJO SUBSIDIO A LA OFERTA
EDUCACION IDIOMAS SUBSIDIO A LA DEMANDA
EDUCACION IDIOMAS SUBSIDIO A LA OFERTA
TEATRO SUBSIDIO A LA DEMANDA
TEATRO SUBSIDIO A LA OFERTA
PROGRAMA ADULTO MAYOR SUBSIDIO A LA DEMANDA
PROGRAMA ADULTO MAYOR SUBSIDIO A LA OFERTA
TOTAL SUBSIDIO EN SERVICIOS
INVERSIONES

328.693.640
12.776.262
2.970.234
-122.174.311
-2.070.363
-49.240.966
0
451.654.258
2.785.076
-2.365.180
4.622.852.316
-1.349.619.337

NETO DE APORTES

4.169.446.637
11,4%

3.

SOLUCIN SAP

Crear un reporte en SAP con el clculo automtico de la resolucin 742 de

2013 y 645 de 2014.

Implementacin en SAP de la informacin estadstica de coberturas y tarifas

de los usos de los afiliados de los servicios subsidiados, para poder calcular el
subsidio a la demanda.

3.1. FLUJOGRAMA DE PROCESO OBJETIVO

3.1.1.
Grafica 2 - Flujograma Proceso Objetivo 1
3.2. DESCRIPCIN DE PROCESO OBJETIVO
2.2.1.
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3.3. ANEXOS
No Aplica
4. DESARROLLOS QUE APLICAN
No identificados.
5. INTEGRACIN ENTRE NORMAS
Responsabilidades

6. ROLES Y RESPONSABILIDADES
No se requieren nuevos roles
7. SISTEMAS LEGADOS
ID
1

Legado

Requerimiento

8. DATOS
9. REPORTES BW

10.
-

PRERREQUISITOS INDISPENSABLES
IMPACTO ORGANIZACIONAL

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11. APROBACIN DEL DOCUMENTO

En conformidad con el contenido del documento firman las siguientes personas:

Nelson Mauricio Barrios

Gerente de Proyecto

CAFAM

Mara Fernanda Quincha

Gerente de Proyecto
IBM

Csar Andrs Rincn Ros

Jefe
Seccin
Operaciones
Financieras
CAFAM

Ricardo Correa
Gerente de proyecto
IBM

Mara Leonor Forero

Jefe Departamento de Tesorera
CAFAM

Sonia Astrid Villegas Vega

Analista Tesorera
CAFAM

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