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FUNCIONAMIENTO
DE LA BODEGA
INTRODUCCIN:
Para quienes se inician en el complejo estudio de las actividades comerciales, es de
vital importancia comprender las funciones fundamentales de la administracin de bodegas,
en una empresa industrial y como los procedimientos que se utilizan en la recepcin de
materiales, distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los recursos disponibles
permiten a las empresas alcanzar grandes estndares de eficiencia.
Por lo anterior, es necesario utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de los
materiales, conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y utilizar
adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los
procedimientos y tcnicas relacionadas con inventarios de bodega.
Asimismo, los temas que la presente Unidad te presenta debers analizarlos con el
mayor inters, utilizando tu capacidad lgica ms que la memorizacin. Si te propones el
estudio con entusiasmo y dedicacin, el aprendizaje no te presentar dificultades. Cabe
mencionar que, los contenidos estn preparados y programados de tal forma que su
comprensin y posterior dominio de la unidad, te servir para desarrollar de mejor forma tus
capacidades laborales.
OBJETIVOS
Las alumnas sern capaces de:
1. Comprender las funciones fundamentales de la administracin de bodegas, en
una empresa industrial.
2. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepcin de materiales.
3. Distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los recursos disponibles.
4. Utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales.
5. Conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y
utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de
almacenamiento, los procedimientos y tcnicas relacionadas con inventarios de
bodega.
ADMINISTRACIN DE BODEGAS
La Empresa:
A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la
misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o
controlar las personas de la empresa estn estrechamente relacionadas entre s.
Es de sentido comn que, antes de empezar a discutir las tcnicas de direccin, se
examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propsito es que los dirigentes de un
rea de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un
conocimiento del funcionamiento de ella.
Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia cuando se
habla de "empresa industrial", primeramente habr que definirla. Se hablar indistintamente de
"empresa industrial", "empresa", "compaa" o "firma", si bien los ltimos dos trminos se aplicarn
generalmente a las empresas del sector privado.
Empresa industrial
Es toda organizacin de propiedad pblica o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y
distribuir mercancas o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propsito
de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los
mismos.
En esta definicin estn comprendidas las organizaciones de propiedad de los
gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades annimas,
sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de
cooperativas.
Se incluyen en la misma los pequeos establecimientos industriales, pero no las
industrias de artesana y domsticas independientes, las pequeas tiendas de venta al por
menor ni las pequeas explotaciones agrcolas.
Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar
en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos:
PRODUCCIN
Industrias manufactureras.
Industrias de elaboracin.
Industrias extractivas.
Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la
edificacin).
Agroindustrial (en escala industrial).
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Carlos A. Sez Andrades
Contador Auditor, Licenciado en Auditoria
Relator
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SERVICIOS
Transporte
Produccin de energa elctrica y otros
servicios pblicos.
Reparacin, conservacin, limpieza y
otros servicios.
Distribucin (al por mayor y grandes
comercios de venta al por menor).
Hoteles y Restaurantes.
Informacin y servicios de esparcimiento.
ACTIVIDAD
Realiza un listado de 15 empresas de la zona segn la clasificacin de sus actividades
industriales que reciben dentro de la administracin de bodega.
Sugerencias: Busca en las pginas amarillas de la gua de telfonos, en
Internet, llama por telfono y consulta, o has una visita a travs de sus sitios Web a
estas empresas, consultando que tipo de actividades industriales realizan.
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ADMINISTRACION DE BODEGA
Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservacin de
los materiales y productos, verificando el cumplimiento de stas disposiciones al interior de las
bodegas.
La utilizacin del espacio disponible implica una constante improvisacin y traslado de
los artculos a lugares ms convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicacin
a nuevas recepciones.
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1. RECEPCIN DE MERCADERAS
La Recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de
almacenamiento. El encargado de la recepcin de la bodega debe recibir las materias primas,
materiales, repuestos y mercaderas, adquiridas por la empresa.
Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un representante
del Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de
Compra de la Empresa y que sean los especificados.
Cuando sea necesario una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante
de la compra.
Es bueno comunicar un
calendario incluyendo el horario al Departamento de
Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de
pedido del proveedor.
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Responsabilidad
proveedores
SU responsabilidad
2. ALMACENAMIENTO
Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las
Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas ms adelante.
No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es
responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos.
3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERAS
Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes
de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con medio da de
anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.
Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisicin, sean controlados
por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de
Existencias y l debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contralora.
El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento
escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.
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4.-
REGISTROS
RECEPCION
ALMACENAMIENTO
DESPACHO
REGISTROS
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2 En el almacenamiento se debe
disponer de estantes y casilleros
apropiados para los diferentes
artculos y contar con pasillos entre
las estanteras para un fcil manejo
y transporte de los materiales.
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ACTIVIDAD
Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a implementar
procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual, el gerente
general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas que debe
realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los materiales e
insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo.
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ACTIVIDAD
Agrpese con 3 de sus compaeros y grafique el plano para de la bodega de un
Supermercado, indicado las reas donde se recepciona, almacena y despacha la mercadera
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Capacidad de la Bodega
Equipos empleados en la Bodega
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Lotes pequeos deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el
objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos.
Cuando se almacenan mercaderas en cantidades inferiores a bultos estndares de
almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajoneras especiales. Si es corriente
este caso, habra que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribucin
general de las Bodegas.
4. Capacidad de las bodegas
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Uno de estos tipos son las estanteras de tablero que se utilizan especialmente en el
agrupamiento y el apilado de lotes pequeos. Por lo general son desmontables.
Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondos
y estantes ajustables para permitir su adaptacin al alto de la carga.
Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad.
Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas
de diferentes tipos.
b) Tableros
Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por unidad
de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. Tambin son
conocidos como pallets.
Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o
de una combinacin de ambos.
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Reduccin de gastos.
Aumento de la eficiencia de las
operaciones.
Disminucin de la posibilidad de
deterioros de los materiales en el
transporte.
Ahorro de mano de obra.
Disminucin de gastos en subsidios por
accidentes en el trabajo.
Reduccin de prdidas por ausentismo.
Otros.
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Normas de apilamiento
Apilamiento de caja
Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor
aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los
almacenes como en los vehculos de transporte
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Planificada anticipadamente.
Realizada de manera de evitar la formacin de
saldos.
A tiempo, para evitar alcanzar el lmite de
conservacin de algn producto.
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c. Todas las unidades de la empresa debern solicitar los materiales a Bodega, mediante un
formulario, por ejemplo,Pedido de Materiales. Este formulario se confeccionara en
triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario
autorizado.
d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si estn
correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.
e. La solicitud se utilizar, adems, para registrar el despacho de los artculos, debiendo
indicarse en sta los materiales y las cantidades entregadas.
1
Solicitante
2
Bodega
despachadora
3
Departamento
solicitante
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1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Ordenes de Compra
Notas de pedido o entregas internos
Guas de despacho
Guas de devolucin
Guas de ingresos
Tarjetas de registro de cada articulo(si las tuviera)
Notas o solicitud de reposicin de sus stocks.
Notas o Guas de productos dados de baja.
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Todo producto dado de baja o por mermas deber quedar registrado en los
documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.
ACTIVIDAD
El restaurante cafecito Limitada dentro del alcance de su gestin administrativa
abarca a los tems que se encuentran en el rea fsica de la bodega: tanto los abastos
(alimentos y bebidas) y activos fijos (suministros, refrigeradores, paredes, perchas, balanza, piso).
Asimismo, incluye en esta rea al Sr. Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas, quien es
el responsable del manejo de la bodega y de los abastos y dems tems que all se guarden.
Sin embargo, debido a reiterados reclamos hechos por los clientes de este restaurante
sobre el mal estado de algunos alimentos han decidido revisar sus polticas administrativas ya
que es de responsabilidad del Jefe de alimentos y bebidas que est siempre limpia y que no
haya contaminacin entre los productos que se manejan en la Bodega, asimismo este debe
sacar productos de la bodega al empezar cada turno (dos veces diarias) previa lista de abastos
necesarios que la realiza la persona en cargo de la cocina en cada turno lo cual se puede
hacer ms de dos veces, siempre y cuando esto sea realmente necesario (emergencias).
Al solicitar a don Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas los procedimientos
de la administracin de la bodega este entrega los siguientes antecedentes:
a. Todos los integrantes de la cocina entran a la bodega/s para sacar los abastos e insumos
necesarios para la produccin al empezar del turno respectivo. Esto lo hacen segn la
necesidad de los abastos que haya en cocina, en funcin del men del da y pasteles
que se vayan a hacer.
b. Una vez sacado los productos necesarios (no pesados y/o contados) quien retira los
productos informa el Jefe del turno en forma verbal el cual anota la transaccin de
transferencia de bodega general a las reas a las que se destina los productos. (CocinaCafetera-Hostal) en una agenda.
c. La Bodega una vez al mes es limpiada completa (paredes, pisos, Refrigeradores, perchas)
d. Los Alimentos estan distribuidos de la siguiente manera:
Cajas en el piso: Alimentos de Abasto
Cajones: Frutas y Legumbres
Suelo: Productos de Aseos y Limpieza
Suelo: Licores
Cajones todo tipo de verduras como: habas, ajo, frjol, coliflor.
Cajas: todo tipo de lcteos como: queso, leche, crema, yogurt
Refrigeradora: crnicos.
e. Para el uso de los abastos y suministros se determina cuales son los ltimos en entrar para
ser usados en primera instancia.
f. La puerta de la Bodega siempre permanece abierta para evitar cualquier problema de
suministro para la preparacin de los alimentos y otros productos.
g. En el caso de plagas se trata de controlar con algn liquido controle estas plagas.
h. Las cajas no tienen descripciones de cada producto que contiene aquello.
i. El Inventario de la Bodega se determina al momento que la Administracin lo solicite.
j. No existe documentacin alguna que soporte el retiro e ingresos de las mercaderas o
insumos a la bodega, solo estn registradas en la agenda del jefe de turno.
Por lo anterior, el administrador general del restaurante cafecito ha considerado
contratar la asesora de un especialista en administracin de bodega y control de inventarios para
determinar si los procedimientos utilizados hasta ahora han sido los adecuados o si es necesario
reestructurarlos.
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Carlos A. Sez Andrades
Contador Auditor, Licenciado en Auditoria
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CONTROL DE INVENTARIOS
CONCEPTO DE INVENTARIO
Los inventarios tienen un papel fundamental en la economa de las empresas e
instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administracin de inventarios (incluyendo las
bodegas) un rea fructfera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la Empresa, los
inventarios representan una inversin, ya que se requiere de capital para tener reservas de
materiales en cualquier estado.
El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se
mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten
comnmente en:
Materias primas
Productos en proceso
Productos terminados
Suministros
CONTROL DE INVENTARIOS
El control de inventarios es la tcnica que permite mantener la existencia de productos a niveles
deseados.
En manufactura, como el enfoque es el producto fsico, se da mayor importancia a los
materiales y a su control; en el sector de servicios (como es el caso de ANASAC), el enfoque
principal es sobre el servicio y su manipulacin (a menudo se consume en el momento en que
se genera una venta) y se da muy poca importancia a los materiales, por lo cual los inventarios
adquieren una mayor importancia. En las tiendas departamentales, los inventarios deben ser
importantes para estimular las ventas.
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TIPOS DE INVENTARIOS
Sistema de inventario perpetuo
Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o
producto que se tiene en la Bodega, reponindose las Existencias cuando stas llegan a cierto
nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la cantidad se resta del
nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema computacional) para sealar en
forma exacta la cantidad que an se tiene disponible en Bodega.
En la mayora de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de
un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se
alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los
artculos. La computadora seala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias,
para mantener los stocks determinados por la empresa.
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Los cdigos de barras son lneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que
etiquetan los artculos de inventario con informacin codificada digitalmente.
Estos son lebles con lector ptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o
microprocesadores.
La forma de codificacin de datos Alfanumrica fue ampliamente estandarizada con
la adopcin de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los cdigos son ahora un mtodo
barato, adaptable y que facilita la automatizacin de la entrada de datos que identifican una
partida de inventario, su costo, su localizacin y otra informacin necesaria del inventario. Son
tambin muy tiles para concentrar la informacin de produccin, como la fuente del artculo,
el trabajo hecho en l y quin lo hizo, y otros datos.
Los cdigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas
industriales, comerciales y de servicios. Su uso ms conocido es la identificacin de los productos
comercializados en los supermercados; pero es slo uno de los campos donde se puede
implementar.
En una serie de lneas y espacios (smbolos de cdigos de barras) es posible almacenar
gran cantidad de informacin, la cual puede ser rescatada automticamente con la ayuda de un
rayo lser, para ser recuperada en un computador.
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Carlos A. Sez Andrades
Contador Auditor, Licenciado en Auditoria
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Los cdigos de barra que llevan los productos permiten su registro automtico en el
punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderas, como control de
inventarios y de productos en proceso, administracin de bodegas, despacho de mercaderas,
etc.
Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas
ofrecen su instalacin, puesta en marcha y manejo. Los cdigos en estos paquetes ya vienen
asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre del artculo,
ubicacin y otros datos importantes del producto.
Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepcin de Materiales para
registrar en forma inmediata los artculos recibidos (en algunos casos basta leer con el Lector
un artculo y digitar manualmente el nmero de artculos), y en la Bodega de Despacho, donde
se registrar en forma rpida la cantidad despachada y que el computador rebajar
automticamente.
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ACTIVIDAD
De acuerdo al caso del Restaurante Cafecito con tres compaeros en work o excell
disea un sistema de Control de Inventarios perpetuo y peridico para la bodega de esta
empresa.
Utiliza herramientas como Internet o averigua en empresas dentro de la zona como
realizan el control de cada uno de estos tipos de inventario.
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