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Auditora Gubernamental
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SISTEMA DE UNIVERSIDAD
ABIERTA
DOCENTE
: mimivigo@yahoo.es
TELEFAX
: 043-342698
AUDITORA GUBERNAMENTAL
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
Ciclo X
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Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
Edicin:
Manuel Antonio Cardoza Sernaqu.
Universidad Los ngeles de Chimbote
Leoncio Prado 443
Chimbote (Per) www.uladech.edu.pe
editorial@uladech.edu.pe
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NDICE
Introduccin
CAPTULO I
ASPECTOS DOCTRINARIOS Y NORMATIVOS
DE LA AUDITORA GUBERNAMENTAL
AUDITORA FINANCIERA: FASES DE PLANEAMIENTO,
EJECUCIN E INFORME
Pg.
1) Definicin, caractersticas, tipos, objetivos, clases y postulados de la
Auditora Gubernamental06
2) Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora
General de la Repblica Ley N 27785.....14
3) Presentacin de las Normas de Auditora Gubernamental (NAGUS, NAGAS,
NIAS, NCI Y SAS)................................................................. 34
4) Definicin de control, Ley de Control interno, Normas de Control
Interno... .....107
5) Auditora Financiera Fase de Planeamiento, programas, cuestionarios
de control interno..........................113
6) Fase de Ejecucin de la Auditora, diagrama y proceso a ejecutar ...147
7) Fase de Elaboracin de Informes de Auditora de acuerdo a las Normas
de Auditora Gubernamental...................... .172
8) Modelo de informe de Auditora Financiera.........................195
9) Cuestionario de preguntas de repaso.374
CAPTULO II
AUDITORA DE GESTIN Y EL EXAMEN ESPECIAL
Pg.
1) Auditora de Gestin: concepto, estructura y caractersticas.236
2) Deslinde de campos y reas de aplicacin de la Auditoria de Gestin....242
3) Anlisis FODA en la Auditora de Gestin319
4) Casos Prcticos de Auditora de Gestin.....338
5) Examen especial: concepto y campo de aplicacin. .....341
6) Esquema del proceso del examen especial.....350
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INTRODUCCIN
Las organizaciones de vanguardia, con visin y misin claramente definidas y con
estilos de gestin basados en el conocimiento, le han asignado un valor agregado a la
auditora, por su importancia dentro de la empresa y su contribucin en la minimizacin
de riesgos y en la toma de decisiones en un mundo globalizado cada vez ms
competitivo. Ello ha comprometido a las universidades a satisfacer con calidad la
demanda de profesionales contadores pblicos especializados en auditora.
Es por esto que el curso de Auditora Gubernamental tiene por finalidad la evaluacin
sistemtica, peridica y objetiva del adecuado manejo y utilizacin de los recursos y
fondos pblicos, as como de la efectividad de la organizacin y la gerencia, mediante
un mejor control de las operaciones administrativas, contables y financieras y el
cumplimiento de las polticas gubernamentales por parte de las empresas.
Luego, se estudian las normas, principios y aplicaciones prcticas en las fases de
planeamiento, ejecucin e informe, para culminar con la formulacin del informe final.
En el desarrollo de los contenidos se emplea un lenguaje sencillo y de fcil
comprensin, logrando motivar a que los alumnos continen estudiando e
investigando.
Asimismo, los casos prcticos son extrados de la realidad de las empresas lo que les
permitir una excelente combinacin de teora y prctica.
Creemos que la estructuracin, organizacin del libro y la gua didctica le permitirn
seguir avanzando en el importante mbito de la Auditora Gubernamental.
La autora.
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C A P T U LO
Aspectos Doctrinarios
y Normativos de la
Auditora Gubernamental
AUDITORA FINANCIERA:
FASES DE PLANEAMIENTO,
EJECUCIN E INFORME
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CLASES
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c) EXAMEN ESPECIAL
Comprende la revisin y anlisis de una parte de las operaciones o transacciones,
efectuadas con posterioridad a su ejecucin, con el objeto de verificar aspectos
presupuestales o de gestin, el cumplimiento de los dispositivos legales y
reglamentarios aplicables y elaborar el correspondiente informe que incluya
observaciones, conclusiones y recomendaciones. El Examen Especial puede incluir
una combinacin de objetivos financieros y operativos o, restringirse a slo uno de
ellos, dentro de un rea limitada o asunto especfico de las operaciones. (Ver seccin
710, Parte IV).
Tambin se efectan exmenes especiales para investigar denuncias de diversa
ndole y ejercer el control de las donaciones recibidas, as como de los procesos
licitarios, del endeudamiento pblico y cumplimiento de contratos de gestin
gubernamental, entre otros. El examen especial se sustenta en mtodos,
procedimientos y tcnicas de auditora y se adecan a las polticas y normas de
auditora gubernamental.
El desarrollo del examen especial sigue las mismas fases que la prctica de una
auditora de gestin, es decir: a) planeamiento, b) ejecucin, c) informe, excepto en lo
que se refiere a la fase de planeamiento, dado que sus procedimientos son ms
simplificados que en una auditora de alcance amplio.
1.6. POSTULADOS BSICOS DE LA AUDITORA GUBERNAMENTAL
A continuacin se describen doce postulados bsicos aplicables al campo de la
auditora gubernamental.
Postulado 1: Autoridad legal para ejercer las actividades de auditora
gubernamental.
Este postulado plantea que la institucin superior de auditora, en el caso del Per, la
Contralora General de la Repblica, es creada por ley, la cual debe determinar las
condiciones de actuacin, mbito de competencia, funciones y responsabilidades
generales para el ejercicio de la auditora gubernamental. Cualquiera sea la normativa,
la funcin esencial de la institucin superior de auditora es sostener y fomentar la
obligacin de rendir cuentas (responsabilidad) de los funcionarios y servidores del
sector pblico, lo cual incluye el promover buenas prcticas de gestin econmicofinanciero. Esta funcin exige que las personas que administren fondos o bienes
pblicos sin excepcin estn sujetas a la jurisdiccin de la institucin superior de
auditora.
La auditora gubernamental debe llevarse a cabo de acuerdo con disposiciones legales
establecidas para regular su funcionamiento, las mismas que deben prevalecer sobre
las normas de auditora gubernamental en caso de conflicto. En tal caso, el auditor
gubernamental tiene la responsabilidad profesional de recomendar la modificacin de
aquella disposicin que no le permite llevar a cabo una auditora gubernamental
efectiva y eficiente.
La ley del Sistema Nacional de Control, Decreto Ley N 26162, establece el
mandato y atribuciones de la Contralora General de la Repblica-CGR y los rganos
conformantes del Sistema Nacional de Control. Su mbito de actuacin abarca la
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sobre los valores que figuran en los estados financieros o sobre los objetivos de la
auditora, as como debe prestarse atencin a las situaciones o transacciones
susceptibles de entraar actos ilcitos que pudieran afectar indirectamente los
resultados de la auditora. Cualquier elemento que permita al auditor advertir la
existencia de irregularidades, fraude o algn error que pueda tener efectos materiales
sobre la auditora en curso debe motivar su revelacin suficiente y adecuar los
procedimientos para verificar o disipar tal situacin.
La auditora gubernamental es una fuerza positiva que busca mejorar la
administracin pblica, dirigindose a encontrar medidas ms efectivas, eficientes y
econmicas que eleven el desempeo (rendimiento) y la calidad de los servicios del
gobierno y las funciones pblicas, evitando la reiteracin de circunstancias adversas
reveladas por la auditora. La auditora gubernamental se dirige a la mejora de las
operaciones futuras, ms que a exclusiva crtica del pasado, a la sola revelacin de
irregularidades o a la aplicacin de sanciones.
Los auditores gubernamentales desarrollan un servicio til para el pblico,
Congreso de la Repblica, gobierno como un conjunto y alta direccin de la entidad
sujeta a examen, a travs de la evaluacin y verificacin de las operaciones,
actividades y contratos gubernamentales, dando fe de su grado de conformidad con
criterios establecidos y formulando recomendaciones para mejoras futuras.
Postulado 5: Juicio imparcial de los auditores
Este postulado se refiere a la objetividad con que deben actuar los auditores
gubernamentales en el ejercicio de sus funciones. Ello implica que la auditora debe
efectuarse sobre la base de una evaluacin objetiva de los hechos rodeados de
imparcialidad y libres de influencias que pudieran deteriorar las conclusiones derivadas
de las evidencias obtenidas. La Institucin Superior de Auditora debe aplicar su propio
criterio en situaciones particulares que surgen en el curso de las auditoras
gubernamentales.
Los auditores gubernamentales no deben ejercer ninguna funcin, con excepcin de la
auditora. En algunas circunstancias, por mandato de la ley u otras normas
reglamentarias, los auditores pueden ser obligados a realizar funciones que no son
pertinentes con sus deberes principales, acciones que al ejercitarse comprometen su
independencia y a la propia entidad.
Cuando el auditor gubernamental es llamado a participar en comits o comisiones de
asesoramiento para fines especficos, debe mantener una actitud mental de
independencia para que posteriormente efecte la auditora. Por ello, es preferible
cuando sea pertinente, evitar cualquier posible actividad que podra dar la impresin a
otras personas que el auditor no es completamente independiente.
Este postulado igualmente es aplicable para los auditores de los rganos de
auditora interna conformantes del Sistema Nacional de Control, quienes deben
mantener el mximo grado de independencia posible como empleados de la entidad a
la que deben auditar, a pesar de circunstancias de amistad y relaciones personales
con otros funcionarios o trabajadores.
La Ley del Sistema Nacional de Control, Decreto Ley N 26162, indica que uno de los
principios que gua el ejercicio de la auditora gubernamental es la "objetividad". Este
concepto se refiere a que las auditoras deben realizarse sobre la base de una
evaluacin de los hechos rodeados de imparcialidad.
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directa con la moral del individuo que gua su propia conciencia y se refleja en las
creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cvicos e
ideolgicos adquiridos durante su existencia.
Toda persona u oficina pblica que maneja recursos del Estado es responsable.
La gerencia de cada entidad es responsable de cautelar que los fondos sean utilizados
en el logro de los objetivos en forma eficiente, efectiva y econmica. Tambin son
responsables aquellas personas que se encargan de registrar y documentar los
valores de las operaciones o transacciones que involucran recursos y preparan los
estados financieros de cada entidad pblica.
Los sistemas modernos gerenciales en las reas de procesamiento de
informacin, personal, logstica, presupuesto, contabilidad, gerencia de caja,
recaudacin de impuestos y otras modalidades de recaudacin de ingresos,
promueven aumentos en la eficiencia, efectividad y economa de las operaciones. Es
esencial para el funcionamiento adecuado de tales sistemas la existencia de personal
idneo, competente y apropiadamente capacitado. La implementacin en la
administracin pblica de sistemas modernos de obtencin de datos, control,
evaluacin y de presentacin de informes, facilita el proceso de responsabilidad.
Al incrementarse los niveles de conciencia en el pblico sobre la responsabilidad de
las personas o entidades que administran fondos pblicos, tal exigencia convierte a la
auditora en uno de los factores que fortalece su aplicacin.
LEY N 27785
TTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPTULO I
ALCANCE, OBJETO Y MBITO DE APLICACIN DE LA LEY
Artculo 1. Alcance de la ley. La presente ley establece las normas que regulan el
mbito, organizacin, atribuciones y funcionamiento del Sistema Nacional de Control y
de la Contralora General de la Repblica como ente tcnico rector de dicho sistema.
Cuando en ella se mencione los vocablos sistema, Contralora General y Ley, se
entendern referidos al Sistema Nacional de Control, a la Contralora General de la
Repblica y a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora
General de la Repblica, respectivamente.
Artculo 2. Objeto de la ley
Es objeto de la ley propender al apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control
gubernamental para prevenir y verificar, mediante la aplicacin de principios, sistemas
y procedimientos tcnicos, la correcta, eficiente y transparente utilizacin y gestin de
los recursos y bienes del Estado, el desarrollo honesto y probo de las funciones y
actos de las autoridades, funcionarios y servidores pblicos, as como el cumplimiento
de metas y resultados obtenidos por las instituciones sujetas a control, con la finalidad
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Artculo 6. Concepto
El control gubernamental consiste en la supervisin, vigilancia y verificacin de los
actos y resultados de la gestin pblica, en atencin al grado de eficiencia, eficacia,
transparencia y economa en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, as
como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de poltica y planes
de accin, evaluando los sistemas de administracin, gerencia y control, con fines de
su mejoramiento a travs de la adopcin de acciones preventivas y correctivas
pertinentes.
El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso
integral y permanente.
Artculo 7. Control Interno
El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultnea y de
verificacin posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la
gestin de sus recursos, bienes y operaciones se efecte correcta y eficientemente. Su
ejercicio es previo, simultneo y posterior.
El control interno previo y simultneo compete exclusivamente a las autoridades,
funcionarios y servidores pblicos de las entidades como responsabilidad propia de las
funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades
de la organizacin y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos,
manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las polticas y mtodos de
autorizacin, registro, verificacin, evaluacin, seguridad y proteccin.
El control interno posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o
funcionario ejecutor, en funcin del cumplimiento de las disposiciones establecidas, as
como por el rgano de control institucional segn sus planes y programas anuales,
evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes
del Estado, as como la gestin y ejecucin llevadas a cabo en relacin con las metas
trazadas y resultados obtenidos.
Es responsabilidad del titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y
confiabilidad del control interno para la evaluacin de la gestin y el efectivo ejercicio
de la rendicin de cuentas, propendiendo a que ste contribuya con el logro de la
misin y objetivos de la entidad a su cargo.
El titular de la entidad est obligado a definir las polticas institucionales en los planes
y/o programas anuales que se formulen, los que sern objeto de las verificaciones a
que se refiere esta ley.
Artculo 8. Control Externo
Se entiende por control externo el conjunto de polticas, normas, mtodos y
procedimientos tcnicos que compete aplicar a la Contralora General u otro rgano
del sistema por encargo o designacin de sta, con el objeto de supervisar, vigilar y
verificar la gestin, la captacin y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza
fundamentalmente mediante acciones de control con carcter selectivo y posterior.
En concordancia con sus roles de supervisin y vigilancia, el control externo podr ser
preventivo o simultneo cuando se determine taxativamente por la presente ley o por
normativa expresa, sin que en ningn caso conlleve injerencia en los procesos de
direccin y gerencia a cargo de la administracin de la entidad, o interferencia en el
control posterior que corresponda.
Para su ejercicio, se aplicarn sistemas de control de legalidad, de gestin, financiero,
de resultados, de evaluacin de control interno u otros que sean tiles en funcin a las
caractersticas de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma
individual o combinada.
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n) La reserva, por cuyo mrito se encuentra prohibido que durante la ejecucin del
control se revele informacin que pueda causar dao a la entidad, a su personal o
al sistema, o dificulte la tarea de este ltimo.
o) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar una
accin de control.
p) La publicidad, consistente en la difusin oportuna de los resultados de las acciones
de control u otras realizadas por los rganos de control, mediante los mecanismos
que la Contralora General considere pertinentes.
q) La participacin ciudadana, que permita la contribucin de la ciudadana en el
ejercicio del control gubernamental.
r) La flexibilidad, segn la cual, al realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al
logro de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya omisin no
incida en la validez de la operacin objeto de la verificacin, ni determinen
aspectos relevantes en la decisin final.
Los citados principios son de observancia obligatoria por los rganos de control y
pueden ser ampliados o modificados por la Contralora General, a quien compete su
interpretacin.
Artculo 10. Accin de control
La accin de control es la herramienta esencial del sistema, por la cual el personal
tcnico de sus rganos conformantes, mediante la aplicacin de las normas,
procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efecta la
verificacin y evaluacin, objetiva y sistemtica de los actos y resultados producidos
por la entidad en la gestin y ejecucin de los recursos, bienes y operaciones
institucionales.
Las acciones de control se realizan con sujecin al Plan Nacional de Control y a los
planes aprobados para cada rgano del sistema de acuerdo a su programacin de
actividades y requerimientos de la Contralora General.
Dichos planes debern contar con la correspondiente asignacin de recursos
presupuestales para su ejecucin, aprobada por el titular de la entidad, encontrndose
protegidos por el principio de reserva.
Como consecuencia de las acciones de control se emitirn los informes
correspondientes, los mismos que se formularn para el mejoramiento de la gestin de
la entidad, incluyendo el sealamiento de responsabilidades que, en su caso, se
hubieran identificado. Sus resultados se exponen al titular de la entidad, salvo que se
encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal.
Artculo 11.- Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control
Las acciones de control que efecten los rganos del sistema no sern concluidas sin
que se otorgue al personal responsable comprendido en ellas la oportunidad de
conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran
incursos, salvo en los casos justificados sealados en las normas reglamentarias.
Cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean stas de
naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y
aqullas competentes de acuerdo a ley, adoptarn inmediatamente las acciones para
el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicacin de la respectiva
sancin, e iniciarn, ante el fuero respectivo, aqullas de orden legal que
consecuentemente correspondan a la responsabilidad sealada.
Las sanciones se imponen por el titular de la entidad y, respecto de ste en su caso,
por el organismo o sector jerrquico superior o el llamado por ley.
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TTULO II
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
CAPTULO I
CONCEPTO Y CONFORMACIN DEL SISTEMA
Artculo 12. Definicin
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de rganos de control, normas, mtodos
y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y
desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.
Su actuacin comprende todas las actividades y acciones en los campos
administrativo, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al
personal que presta servicios en ellas, independientemente del rgimen que las regule.
Artculo 13. Conformacin
El Sistema est conformado por los siguientes rganos de control:
a) La Contralora General, como ente tcnico rector.
b) Todas las unidades orgnicas responsables de la funcin de control
gubernamental de las entidades que se mencionan en el artculo 3 de la presente
ley, sean stas de carcter sectorial, regional, institucional o se regulen por
cualquier otro ordenamiento organizacional.
c) Las sociedades de auditora externa independientes, cuando son designadas por
la Contralora General y contratadas, durante un perodo determinado, para realizar
servicios de auditora en las entidades: econmica, financiera, de sistemas
informticos, de medio ambiente y otros.
Artculo 14. Regulacin del control
El ejercicio del control gubernamental por el sistema en las entidades se efecta bajo
la autoridad normativa y funcional de la Contralora General, la que establece los
lineamientos, disposiciones y procedimientos tcnicos correspondientes a su proceso,
en funcin a la naturaleza y/o especializacin de dichas entidades, las modalidades de
control aplicables y los objetivos trazados para su ejecucin.
Dicha regulacin permitir la evaluacin, por los rganos de control, de la gestin de
las entidades y sus resultados.
La Contralora General, en su calidad de ente tcnico rector, organiza y desarrolla el
control gubernamental en forma descentralizada y permanente, el cual se expresa con
la presencia y accionar de los rganos a que se refiere el literal b) del artculo
precedente en cada una de las entidades pblicas de los niveles central, regional y
local, que ejercen su funcin con independencia tcnica.
CAPTULO II
ATRIBUCIONES DEL SISTEMA
Artculo 15. Atribuciones del sistema
Son atribuciones del sistema:
a) Efectuar la supervisin, vigilancia y verificacin de la correcta gestin y utilizacin
de los recursos y bienes del Estado, el cual tambin comprende supervisar la
legalidad de los actos de las instituciones sujetas a control en la ejecucin de los
lineamientos para una mejor gestin de las finanzas pblicas, con prudencia y
transparencia fiscal, conforme a los objetivos y planes de las entidades, as como
de la ejecucin de los presupuestos del sector pblico y de las operaciones de la
deuda pblica.
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as como contribuir con los poderes del Estado en la toma de decisiones y con la
ciudadana para su adecuada participacin en el control social.
No puede ejercer atribuciones o funciones distintas a las establecidas en la
Constitucin Poltica, en esta ley, las disposiciones reglamentarias y las normas
tcnicas especializadas que emita en uso de sus atribuciones.
Artculo 17. rgano de Auditora Interna
Las entidades comprendidas en los incisos a), b), c) y d) del artculo 3 de la presente
Ley, as como las empresas en las que el Estado tenga una participacin accionaria
total o mayoritaria, tendrn necesariamente un rgano de auditora interna ubicado en
el mayor nivel jerrquico de la estructura de la entidad, el cual constituye la unidad
especializada responsable de llevar a cabo el control gubernamental en la entidad.
El titular de la entidad tiene la obligacin de cautelar la adecuada implementacin del
rgano de auditora interna y la asignacin de recursos suficientes para la normal
ejecucin de sus actividades de control.
El citado rgano mantiene una relacin funcional con la Contralora General,
efectuando su labor de conformidad con los lineamientos y polticas que para tal efecto
establezca el organismo superior de control.
Artculo 18. Vinculacin del jefe del rgano de auditora interna con la
Contralora General
El jefe del rgano de auditora interna mantiene una vinculacin de dependencia
funcional y administrativa con la Contralora General, en su condicin de ente tcnico
rector del sistema, sujetndose a sus lineamientos y disposiciones.
En el desempeo de sus labores, acta con independencia tcnica dentro del mbito
de su competencia.
Artculo 19.- Designacin y separacin del jefe del rgano de auditora interna
La designacin y separacin definitiva de los jefes de los rganos de auditora interna
se efecta por la Contralora General de acuerdo a los requisitos, procedimientos,
incompatibilidades y excepciones que establecer para el efecto.
Las entidades sujetas a control proporcionarn personal, recursos y los medios
necesarios para el ejercicio de la funcin de control en dichas entidades, de acuerdo
con las disposiciones que sobre el particular dicte la Contralora General.
Artculo 20. Sociedades de auditora
Las sociedades de auditora, para efectos de esta ley, son las personas jurdicas
calificadas e independientes en la realizacin de labores de control posterior externo,
que son designadas por la Contralora General, previo concurso pblico de mritos, y
contratadas por las entidades para examinar las actividades y operaciones de las
mismas, opinar sobre la razonabilidad de sus estados financieros, as como evaluar la
gestin, captacin y uso de los recursos asignados.
El proceso de designacin y contratacin de las sociedades de auditora, el
seguimiento y evaluacin de informes, las responsabilidades, as como su registro, es
regulado por la Contralora General.
Artculo 21. Ejercicio funcional
Los rganos del sistema ejercen su funcin de control gubernamental con arreglo a lo
establecido en la presente ley y las disposiciones que emite la Contralora General
para normar sus actividades, obligaciones y responsabilidades, siendo su
cumplimiento objeto de supervisin permanente por el ente tcnico rector del Sistema.
TTULO III
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a)
b)
c)
d)
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En Lima, a los trece das del mes de julio de dos mil dos.
CARLOS FERRERO
Presidente del Congreso de la Repblica
HENRY PEASE GARCA
Primer Vicepresidente del Congreso de la Repblica
AL SEOR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPBLICA
POR TANTO:
Mando se publique y cumpla.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintids das del mes de julio del ao dos mil
dos.
ALEJANDRO TOLEDO
Presidente Constitucional de la Repblica
LUIS SOLARI DE LA FUENTE
Presidente del Consejo de Ministros
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Son las polticas y procedimientos de control que imparte la direccin, gerencia y los
niveles ejecutivos competentes, en relacin con las funciones asignadas al personal, a
fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
d) Sistema de Informacin y Comunicacin
Consiste en los mtodos y procedimientos establecidos por la administracin para
procesar apropiadamente la informacin y dar cuenta de las operaciones de la entidad
para fines de toma de decisiones.
e) Actividades de Monitoreo
La administracin es responsable de implementar y mantener el control interno para lo
cual evala la calidad del mismo en el tiempo, a fin de promover su reforzamiento de
ser necesario. La evaluacin y comprensin de la estructura de control interno, tiene
por objeto conocer con mayor precisin la implementacin de los controles internos
establecidos por la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las aseveraciones de
la gerencia; lo cual permite formarse una fundamentada opinin sobre la solidez de los
mismos, determinando el riesgo de control existente, as como identificar reas
crticas.
La evaluacin de la estructura de control interno debe realizarse de acuerdo al tipo de
auditora que se ejecuta, sea financiera, de gestin o se trate de exmenes especiales,
tomando en cuenta las normas y estndares profesionales pertinentes as como las
disposiciones especficas para las diferentes reas de la entidad previstas en la
normativa vigente. El relevamiento de informacin debe documentarse
adecuadamente. La evaluacin de la estructura de control interno comprende dos
etapas:
1. Obtencin de informacin relacionada con el diseo e implementacin de los
controles sujetos a evaluacin.
2. Comprobacin de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran
sus objetivos. Al trmino de esta evaluacin la Comisin Auditora emitir el documento
denominado Memorndum de Control Interno, en el cual se consignarn las
debilidades detectadas, as como las correspondientes recomendaciones tendentes a
su superacin. Dicho documento ser remitido al titular de la entidad para su
implementacin, con copia al Organo de Auditora Interna, si fuere el caso. En
concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.40 Contenido del Informe, copia del
Memorndum de Control Interno, as como del reporte de las acciones correctivas que
en virtud del mismo haya adoptado la entidad, se adjuntarn como anexo del informe
correspondiente a la accin de control. Asimismo, en dicho informe se considerar
como conclusin y recomendacin los aspectos de control interno que lo ameriten,
para el seguimiento correspondiente.
NAGU. 3.20 Evaluacin del cumplimiento
reglamentarias (RC-162-95-CG-26/09/95)
de
disposiciones
legales
Las fuentes de informacin sobre las disposiciones legales son diversas. Una
adecuada fuente primaria constituye la entidad auditada, dado que conoce la
legislacin aplicable. Cuando la citada entidad reciba financiamiento de otro nivel
gubernamental y se conozca su fuente, los auditores podrn recurrir a la organizacin
que suministre los fondos para obtener y/o verificar informacin relacionada con las
normas pertinentes.
Cuando sea necesario evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables,
el auditor debe planificar la auditora en tal forma que tenga una razonable seguridad
de que se descubrirn posibles abusos o actos ilcitos que puedan influir
significativamente en los resultados de la auditora.
El auditor no necesariamente est capacitado para investigar actos ilcitos de ciertos
tipos que por su especializacin o complejidad competen a las autoridades
responsables de investigar esa clase de hechos o de aplicar las leyes
correspondientes. No obstante, est obligado a conocer las caractersticas y tipos de
riesgos potenciales del rea auditada y de los actos ilcitos que puedan ocurrir en ella
para que est en posibilidad de identificar los indicios de que esos actos puedan haber
ocurrido.
La ejecucin de una auditora de conformidad con las normas de auditora
gubernamental no ser garanta que habrn de descubrirse todos los abusos o actos
ilcitos. El descubrimiento posterior de tales actos ocurridos durante el perodo que
haya sido objeto de la auditora, tampoco significar, necesariamente, que el
desempeo del auditor fue inadecuado, a condicin de que la auditora se haya
efectuado de acuerdo con las normas de auditora gubernamental establecidas.
NAGU. 3.30 Supervisin del trabajo de auditora (*)
(RC-162-95-CG-26/09/95)
El trabajo de auditora debe ser apropiadamente supervisado para mejorar su
calidad y cumplir los objetivos propuestos.
(*) Norma de auditora generalmente aceptada.
La supervisin es un proceso tcnico que consiste en dirigir y controlar la auditora
desde su inicio hasta la aprobacin del informe por el nivel competente.
En la auditora gubernamental, la supervisin ser ejercida por el auditor encargado, el
supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con el proceso
del examen.
La supervisin se aplicar al planificar, ejecutar y elaborar el correspondiente informe
de auditora. Se debe dejar evidencia de la labor de supervisin que permita establecer
la oportunidad y el aporte tcnico al trabajo de auditora.
La cantidad de trabajos de auditora a supervisar depender de los objetivos y alcance
de la auditora, complejidad del trabajo y condiciones externas, como la distancia de
las entidades a examinar.
NAGU. 3.40 Evidencia suficiente, competente y relevante (*)
(RC N162-95-CG-26/09/95)
El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la
aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan
fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al
organismo, programa, actividad o funcin que sea objeto de la auditora.
(*) Norma de auditora generalmente aceptada.
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La evidencia deber someterse a prueba para asegurarse que cumpla los requisitos
bsicos de suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo debern
mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.
CARACTERSTICAS DE LA EVIDENCIA
a. Suficiencia
Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta sustentar los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones del auditor. La evidencia ser suficiente cuando por
los resultados de la aplicacin de una o varias pruebas, el auditor podr adquirir
certeza razonable que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente
comprobados. Para determinar si la evidencia es suficiente, se requiere aplicar el
criterio profesional. Cuando sea conveniente, se podr emplear mtodos estadsticos
con ese propsito.
b. Competencia
Para que sea competente, la evidencia debe ser vlida y confiable. A fin de evaluar la
competencia de la evidencia, el auditor deber considerar cuidadosamente si existen
razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser as, deber obtener
evidencia adicional o revelar esa situacin en su informe.
Los siguientes supuestos constituyen criterios tiles para juzgar si la evidencia es
competente, si bien no debern considerarse suficientes para determinar la
competencia.
La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es ms confiable que la
obtenida del propio organismo auditado.
La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno
apropiado es ms confiable que aqulla que se obtiene cuando el sistema de control
interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.
La evidencia que se obtiene fsicamente mediante un examen, observacin, clculo o
inspeccin es ms confiable que la que se obtiene en forma indirecta.
Los documentos originales son ms confiables que sus copias.
La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los
informantes expresarse libremente merece ms crdito que aqulla que se obtiene en
circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden
sentirse intimidados).
c. Relevancia
Se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su uso. La informacin que se
utilice para demostrar o refutar un hecho ser relevante si guarda una relacin lgica y
patente con ese hecho. Si no lo hace, ser irrelevante y, por consiguiente, no deber
incluirse como evidencia.
Cuando lo estime conveniente, el auditor deber obtener de los funcionarios de la
entidad auditada declaraciones por escrito respecto a la relevancia y competencia de
la evidencia que haya obtenido.
CLASIFICACIN DE LA EVIDENCIA
a. Evidencia fsica
Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de actividades, bienes o
sucesos.
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LA
EVIDENCIA
PROVENIENTE
DE
SISTEMAS
que esa tarea contribuir al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensin se logra
cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debidamente planificados y
organizados y reciben instrucciones idneas de sus supervisores.
La prctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los fines que se persigan
ser muy til para asegurarse que la informacin obtenida estar relacionada
directamente con los objetivos de la auditora y del informe correspondiente.
PROPSITO
a. Contribuir a la planificacin y realizacin de la auditora.
b. Proporcionar el principal sustento del informe del auditor.
c. Permitir una adecuada ejecucin, revisin y supervisin del trabajo de auditora.
d. Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones,
comentarios y recomendaciones incluidas en el informe.
e. Permitir las revisiones de calidad de la auditora.
REQUISITOS
a. Ser completos y exactos, con objeto de que permitan sustentar debidamente los
hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del
trabajo realizado. La concisin es importante, pero no deber sacrificarse la claridad
y la integridad con el nico fin de ahorrar tiempo o papel.
b. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un auditor
experimentado, que no haya mantenido una relacin directa con la auditora est en
capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones mediante su
revisin. No deben requerir de explicaciones orales.
c. Ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podran perder su valor como
evidencia.
d. Deben contener informacin relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean
pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.
CONTENIDO
La forma y contenido de los papeles de trabajo se ven afectados por factores tales
como:
a. La naturaleza de la auditora.
b. El tipo de informe a emitir.
c. La naturaleza y complejidad de la actividad de la entidad.
Como regla general, los papeles de trabajo deben contener:
a. El memorando de planificacin y los programas de auditora, que deben estar
debidamente referenciados a los papeles de trabajo.
b. Objetivos, alcance y metodologa, incluyendo los criterios usados para la seleccin
de las muestras.
c. Indicacin de la manera cmo se ha obtenido la informacin, con referencia a los
documentos base y las personas que la facilitaron (fuentes).
d. Documentacin del trabajo que sustente las conclusiones y juicios significativos.
e. ndices, referencias, cdulas y resmenes adecuados.
f. Conclusiones sobre cada uno de los componentes en que se divida el examen.
g. Fecha y firma de la persona que los prepar.
h. Evidencia de las revisiones efectuadas al supervisar el trabajo realizado.
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IV.- RECOMENDACIONES
Las recomendaciones constituyen las medidas especficas y posibles que, con el
propsito de mostrar los beneficios que reportar la accin de control, se sugieren a la
administracin de la entidad para promover la superacin de las causas y las
deficiencias evidenciadas durante el examen. Estarn dirigidas al Titular o en su caso
a los funcionarios que tengan competencia para disponer su aplicacin. Las
recomendaciones se formularn con orientacin constructiva para propiciar el
mejoramiento de la gestin de la entidad y el desempeo de los funcionarios y
servidores pblicos a su servicio, con nfasis en contribuir al logro de los objetivos
institucionales dentro de parmetros de economa, eficiencia y eficacia; aplicando
criterios de oportunidad de acuerdo a la naturaleza de las observaciones y de costo
proporcional a los beneficios esperados. Para efecto de su presentacin, las
recomendaciones se realizarn siguiendo el orden jerrquico de los funcionarios
responsables a quienes va dirigida, referencindolas en su caso a las conclusiones, o
aspectos distintos a stas, que las han originado. Tambin se incluir como
recomendacin, cuando existiera mrito de acuerdo a los hechos revelados en las
observaciones, el procesamiento de las responsabilidades administrativas que se
hubiesen determinado en el Informe,
conforme a lo previsto en el rgimen laboral
pertinente.
V.- ANEXOS
A fin de lograr el mximo de concisin y claridad en el Informe, slo se incluir como
Anexos, adems de los expresamente considerados en la presente norma, aquella
documentacin indispensable que contenga importante informacin complementaria o
ampliatoria de los datos contenidos en el Informe y que no obre en la entidad
examinada.
FIRMA
El Informe, una vez efectuado el control de calidad correspondiente previo a su
aprobacin, deber ser firmado por el Jefe de Comisin, el Supervisor y el nivel
gerencial competente de la Contralora General de la Repblica. En el caso de los
rganos de Auditora Interna del Sistema Nacional de Control, por el Jefe de
Comisin, el Supervisor y el Jefe del respectivo rgano. Los Informes emitidos por las
Sociedades de Auditora sern suscritos por el socio participante y auditor responsable
de la auditora. De ameritarlo por la naturaleza y contenido del Informe, tambin ser
suscrito por el abogado u otro profesional y/o especialista participante en la accin de
control.
Excepciones del alcance
a) En la formulacin de los Informes de Auditora Financiera (Informe corto o
Dictamen), se tendrn en cuenta las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas
(NAGA), las Normas Internacionales de Auditora (NIA) y las disposiciones emitidas
por los organismos oficiales competentes sobre la materia.
b) Para la formulacin de los informes de auditora de los prstamos y donaciones de
Organismos Internacionales (BID, BIRF, AID, USAID, Banco Mundial, etc.) o similares,
sern aplicables las normas y requisitos legales pertinentes para el efecto.
Sntesis Gerencial
Adicionalmente al Informe de la accin de control, podr emitirse una Sntesis
Gerencial del Informe, de contenido necesariamente breve y preciso. La Alta Direccin
de la Contralora General de la Repblica y el Titular del rgano de Auditora Interna,
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Se codificaron en 1995.
Comprenden 36 secciones sobre normas.
Emitidas por la Federacin Internacional de Contadores (IFAC)
Comprenden 10 secciones sobre prcticas.
Constituye un esfuerzo para la armonizacin mundial de la auditora.
Estas normas tienen que ver con la calidad y el juicio profesional del auditor
independiente y en la emisin del informe.
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CLASIFICACIN
Normas personales
1. El examen ser tomado por una persona o personas que poseen adecuado
entrenamiento y pericia como auditor.
2. En todos los asuntos relacionados con la asignacin una independencia en la
actitud mental deber ser mantenida por el auditor o auditores.
3. Se deber ejercitar el adecuado cuidado profesional en el desarrollo del examen y
en la preparacin del reporte.
Normas relativas a la ejecucin del trabajo de campo
1. El trabajo deber ser planeado adecuadamente y los asistentes, si es que los hay,
debern ser supervisados apropiadamente.
2. Debe haber un apropiado estudio y evaluacin del control interno existentes como
una base de confianza y para la determinacin de la extensin resultante de las
pruebas a las cuales los procedimientos de auditora deben de limitarse.
3. Se deber obtener suficiente materia evidencia competente a travs de la
inspeccin, observacin, interrogacin y confirmaciones para tener los medios de
una base razonable para dar una opinin referente a los estados de cuentas
financieros que se examinan.
Normas de preparacin del dictamen
La independencia de auditor es quizs el concepto ms importante en que se funda la
auditoria Por ejemplo, si a los auditores les fuera permitido poseer capitales de los
clientes auditados o si a sus esposas (os) les fuera permitido trabajar como directores
de las compaas, ellos podran subconscientemente ser desviados en el desempeo
de la funcin de auditor. Los auditores no solamente deben de ser independientes
sino tambin parecer independientes. Los CPC por eso deberan evitar cualquier
relacin con un cliente; lo contrario ocasionar que un profano que tenga
conocimiento de todos los hechos dude de su independencia.
NORMAS CONTRA PROCEDIMIENTOS
Las normas de auditora no deben ser confundidas con los procedimientos de
auditora. Las normas de auditora son los conceptos bsicos que gobiernan la
naturaleza y calidad del trabajo de los auditores en cada compromiso los
procedimientos de auditoria, por otro lado, son los pasos detallados que comprenden
una auditora. Un ejemplo de un procedimiento de auditora es la inspeccin y conteo
del efectivo, las notas por pagar y valores negociables. Los procedimientos de
auditoria variarn de un compromiso a otro; sin embargo, las normas de auditora se
aplican a todos los compromisos.
a) Normas personales
Entrenamiento Tcnico Adecuado y Pericia como Auditor.
Independencia mental.
Cuidado y diligencia profesional.
b) Normas relativas a la ejecucin del trabajo de campo
Planeamiento y supervisin adecuados.
Estudio y evaluacin del Control Interno.
Obtencin de evidencias suficientes y componentes.
c) Normas de preparacin del dictamen
Aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Observacin consistente de principios.
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C. Control interno
Evaluacin del riesgo y control interno.
Auditora en ambientes de sistemas de informacin computarizadas (SIC)
Consideraciones de auditora relacionadas con compaas que usan los
servicios de otras organizaciones.
D. Evidencia de auditora
Evidencia de auditora
Evidencia de auditora: consideraciones adicionales
Para partidas adicionales
Trabajos iniciales- balance de apertura
Procedimientos analticos
Muestreo
Muestreo de auditora
Auditora de estimaciones contables
Partes vinculadas (filiales)
Hechos subsecuentes
Empresa en marcha
Representaciones o manifestaciones de la administracin
E. Utilizacin del trabajo de otros
Utilizacin del trabajo de otro auditor
Consideraciones del trabajo de auditora interna
Utilizacin del trabajo de un experto
F. El dictamen de auditora
El dictamen del auditor independiente sobre EE. FF.
Comparativos
Informacin adicional de documentos que contienen EE. FF. Auditados
G. reas especializadas
Dictamen del auditor sobre compromisos de auditora con fines especiales
Examen de informacin finananciera proyectada.
H. Servicios relacionados
Compromisos de revisin de EE. FF.
Compromisos para realizar procedimientos convenidos en relacin con
informacin financiera.
Compromiso de compilacin de informacin financiera.
I.
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Entidades del Estado: Todas las instituciones de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y
Judicial, gobiernos regionales y locales, Organismos Constitucionalmente Autnomos,
entidades pblicas descentralizadas y empresas conformantes de la actividad
empresarial del Estado en las que ste tenga participacin accionaria total o
mayoritaria, a que se refieren los incisos a), b), c) d), e) y f) del artculo 3 de la Ley N
27785.
Funcionarios: Todo aquel integrante de la administracin institucional con atribuciones
de dar rdenes y tomar decisiones o que ejecuta actividades establecidas por la
entidad con mayor nivel de responsabilidad funcional. rgano de Control Institucional:
Unidad orgnica especializada responsable de llevar a cabo el control gubernamental
en la entidad, de conformidad con lo sealado en los artculos 7 y 17 de la Ley N
27785.
Titular de la Entidad: Mxima autoridad jerrquica institucional, de carcter unipersonal
o colegiado.
Comunquese al seor Presidente de la Repblica para su promulgacin.
En Lima, a los veintisiete das del mes de marzo de dos mil seis.
MARCIAL AYAIPOMA ALVARADO
Presidente del Congreso de la Repblica
FAUSTO ALVARADO DODERO
Primer Vicepresidente del Congreso de la Repblica
AL SEOR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPBLICA
POR TANTO:
Mando se publique y cumpla.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los diecisiete das del mes de abril del ao
dos mil seis.
ALEJANDRO TOLEDO
Presidente Constitucional de la Repblica
PEDRO PABLO KUCZYNSKI GODARD
Presidente del Consejo de Ministros
3.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO (NCI).
I. INTRODUCCIN
Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG
Contralor General (e) aprueba Normas de Control Interno.
Publicado 3/11/2006
Lima, 30 de octubre de 2006.
VISTO; la Hoja de Recomendacin N 001-2006-CG/GR, de la
Gerencia de Control de Gestin y Riesgos, mediante la cual se propone la aprobacin
de las Normas de Control Interno; y,
CONSIDERANDO:
Que, de conformidad con lo preceptuado en el artculo 82 de
la Constitucin Poltica del Per, la Contralora General de la Repblica goza de
autonoma conforme a su Ley Orgnica, y tiene como atribucin supervisar la legalidad
de la ejecucin del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pblica y
de los actos de las instituciones sujetas a control;
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evaluacin del control interno. Asimismo, define al control interno como un proceso que
constituye un medio para lograr un fin, y no un fin en s mismo. Tambin seala que es
ejecutado por personas en cada nivel de una organizacin y proporciona seguridad
razonable para la consecucin de los siguientes objetivos: (i) eficacia y eficiencia en
las operaciones, (ii) confiabilidad en la informacin financiera, y (iii) cumplimiento de
las leyes y regulaciones. Este control debe ser construido dentro de la infraestructura
de la entidad y debe estar entrelazado con sus actividades de operacin.
Se indica que el control interno est compuesto por cinco componentes
(supervisin).
En julio de 1998, la CGR emiti las normas tcnicas de control interno para el sector
pblico, aprobadas mediante R. C. N 072-98-CG del 26 de junio de 1998, con los
siguientes objetivos: (i) servir de marco de referencia en materia de control interno, (ii)
orientar la formulacin de normas especficas para el funcionamiento de los procesos
de gestin e informacin gerencial, (iii) proteger y conservar los recursos de la entidad,
(iv) controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones como parte de los
programas y presupuestos autorizados, (v) permitir la evaluacin posterior de la
efectividad, eficiencia y economa de las operaciones, y (vi) orientar y unificar la
aplicacin del control interno en las entidades pblicas. Dichas normas tuvieron
inicialmente el siguiente contenido:
Normas generales de control interno.
Normas de control interno para la administracin financiera gubernamental.
Normas de control interno para el rea de abastecimiento y activos fijos.
Normas de control interno para el rea de administracin de personal.
Normas de control interno para sistemas computarizados.
Normas de control interno para el rea de obras pblicas.
Posteriormente, la CGR incorpor mediante R.C. N 123-2000-CG del 23 de junio de
2000 y R.C. N 155-2005-CG del 30 de marzo de 2005, respectivamente, las normas
siguientes:
Normas de control interno para una cultura de integridad, transparencia y
responsabilidad en la funcin pblica
Normas de control interno ambiental.
Cabe sealar que las dos ltimas partes fueron incorporadas en junio del 2000 y marzo
del 2005, respectivamente.
En septiembre del 2004, el COSO emite el documento Gestin de Riesgos
Corporativos - Marco Integrado, promoviendo un enfoque amplio e integral en
empresas y organizaciones gubernamentales. Asimismo este enfoque ampla los
componentes propuestos en el Control Interno Marco Integrado a ocho componentes
a saber: (i) ambiente interno, (ii) establecimiento de objetivos, (iii) identificacin de
eventos, (iv) evaluacin de riesgos, (v) respuesta a los riesgos, (vi) actividades de
control, (vii) informacin y comunicacin, y (viii) supervisin.
Igualmente, en el XVIII INCOSAI, realizado el 2004 en Budapest, se aprob la Gua
para las normas de control interno del sector pblico, que define el control interno
como un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal, y esta diseado
para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la
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Las citadas normas no interfieren con las disposiciones establecidas por la legislacin,
ni limitan las normas dictadas por los sistemas administrativos, as como otras normas
que se encuentren vigentes. La aplicacin de estas normas contribuye al
fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en las entidades.
6. EMISIN Y ACTUALIZACIN
La CGR, en su calidad de organismo rector del SNC, es la competente para la emisin
o modificacin de las normas de control interno aplicables a las entidades del sector
pblico sujetas a su mbito, con el fin de que orienten la efectiva implantacin,
funcionamiento y evaluacin del control interno en las entidades del Estado.
7. ESTRUCTURA
Las Normas de Control Interno tienen la siguiente estructura:
Cdigo: es la numeracin correlativa que se le asigna a cada norma
Ttulo: es la denominacin breve de la norma
Sumilla: es la parte dispositiva de la norma o el enunciado que debe implementarse
en cada entidad
Comentario: es la explicacin sintetizada de la norma que describe aquellos criterios
que faciliten su implantacin en las entidades pblicas.
8. CARACTERSTICAS
Las Normas de Control Interno tienen como caractersticas principales ser:
Concordantes con el marco legal vigente, directivas y normas emitidas por los
sistemas administrativos, as como con otras disposiciones relacionadas con el
control interno.
Compatibles con los principios del control interno, principios de administracin y las
normas de auditora gubernamental emitidas por la CGR
Sencillas y claras en su redaccin y en la explicacin sobre asuntos especficos
Flexibles, permitiendo su adecuacin institucional y actualizacin peridica, segn
los avances en la modernizacin de la administracin gubernamental.
II. MARCO CONCEPTUAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
1. DEFINICIN Y OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
Es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una
entidad, diseado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que,
en la consecucin de la misin de la entidad, se alcanzarn los siguientes objetivos
gerenciales:
(i) Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economa en las operaciones de
la entidad, as como la calidad de los servicios pblicos que presta.
(ii) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de
prdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, as como, en general, contra
todo hecho irregular o situacin perjudicial que pudiera afectarlos.
(iii) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.
(iv) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin.
(v) Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales
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Los cambios en el ambiente externo e interno de la entidad, tales como los cambios
organizacionales y en la actitud del titular y funcionarios pueden tener impacto sobre la
eficacia del control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta razn,
el titular o funcionario designado debe evaluar peridicamente los controles internos,
informar al personal de los cambios que se implementen y respetar el cumplimiento de
los controles dando un buen ejemplo a todos.
III. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
1. NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
El componente ambiente de control define el establecimiento de un entorno
organizacional favorable al ejercicio de buenas prcticas, valores, conductas y reglas
apropiadas para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de
control interno.
Estas prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas contribuyen al establecimiento
y fortalecimiento de polticas y procedimientos de control interno que conducen al logro
de los objetivos institucionales y la cultura institucional de control.
El titular, funcionarios y dems miembros de la entidad deben considerar como
fundamental la actitud asumida respecto al control interno. La naturaleza de esa actitud
fija el clima organizacional y, sobre todo, provee disciplina a travs de la influencia que
ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.
Contenido:
1.1. Filosofa de la direccin.
1.2. Integridad y los valores ticos.
1.3. Administracin estratgica.
1.4. Estructura organizacional.
1.5. Administracin de recursos humanos.
1.6. Competencia profesional.
1.7. Asignacin de autoridad y responsabilidades.
1.8. rgano de Control Institucional.
La calidad del ambiente de control es el resultado de la combinacin de los factores
que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo de stos fortalecer o
debilitar el ambiente y la cultura de control, influyendo tambin en la calidad del
desempeo de la entidad.
NORMAS BSICAS PARA EL AMBIENTE DE CONTROL
1.1. Filosofa de la direccin
La filosofa y estilo de la direccin comprende la conducta y actitudes que deben
caracterizar a la gestin de la entidad con respecto del control interno. Debe tender a
establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno, por
medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones, la transparencia
en la toma de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y la tica, as como
una clara determinacin hacia la medicin objetiva del desempeo, entre otros.
Comentarios:
1
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5
6
3 Las entidades pblicas, de acuerdo con la normativa vigente emitida por los
organismos competentes, deben disear su estructura orgnica, la misma que no
solo debe contener unidades sino tambin considerar los procesos, operaciones,
tipo y grado de autoridad en relacin con los niveles jerrquicos, canales y medios
de comunicacin, as como las instancias de coordinacin interna e
interinstitucional que resulten apropiadas. El resultado de toda esta labor debe
formalizarse en manuales de procesos, de organizacin y funciones y
organigramas.
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5
6
Contenido
2.1. Planeamiento de la gestin de riesgos
2.2. Identificacin de los riesgos
2.3. Valoracin de los riesgos
2.4. Respuesta al riesgo.
NORMAS BSICAS PARA LA EVALUACIN DE RIESGOS
2.1. Planeamiento de la administracin de riesgos
Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e
interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad
impidiendo el logro de los objetivos. Se deben desarrollar planes, mtodos de
respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa para la obtencin de los
recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos.
Comentarios:
1
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Comentarios:
1
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Una parte crtica de esta etapa es la estrategia de respuesta a los riesgos. Este
proceso consiste en la seleccin de la opcin ms apropiada en su manejo
(evitarlos, reducirlos, compartirlos y aceptarlos) y su debida implementacin (a
menudo aquellos con niveles de medio y alto riesgo).
Las respuestas al riesgo son evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo
implica el prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye los
mtodos y tcnicas especficas para lidiar con ellos, identificndolos y proveyendo
una accin para la reduccin de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la
probabilidad o el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una
parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin alguna para afectar la probabilidad
o el impacto. Como parte de la administracin de riesgos, la entidad considera para
cada riesgo significativo las respuestas potenciales a partir del rango de
respuestas. Esto da profundidad suficiente para seleccionar la respuesta y
modificar su status quo.
La administracin de la entidad considera el riesgo como un todo y puede asumir
un enfoque mediante el cual el responsable de cada unidad desarrolla una
valoracin compuesta de los riesgos y de las respuestas para esa unidad. Este
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punto de vista refleja el perfil de la unidad en relacin con sus objetivos y sus
tolerancias al riesgo.
La administracin, luego de seleccionar una respuesta, vuelve a medir el riesgo
sobre una base residual. Asimismo, debe reconocer que siempre existir algn
nivel de riesgo residual no solo porque los recursos son limitados, sino tambin por
causa de la incertidumbre futura inherente y las limitaciones propias de todas las
actividades.
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Segregacin de funciones
La segregacin de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a
reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un
solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un
proceso, actividad o tarea.
Comentarios:
1
2
3
Evaluacin costo-beneficio
El diseo e implementacin de cualquier actividad o procedimiento de control deben
ser precedidos de una evaluacin de costo-beneficio considerando como criterios la
factibilidad y la conveniencia en relacin con el logro de los objetivos, entre otros.
Comentarios:
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Verificaciones y conciliaciones
Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y despus
de realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para
su revisin posterior.
Comentarios:
1
Evaluacin de desempeo
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Rendicin de cuentas
La entidad, los titulares, funcionarios y servidores pblicos estn obligados a rendir
cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de
los objetivos institucionales, as como el logro de los resultados esperados, para cuyo
efecto el sistema de control interno establecido deber brindar la informacin y el
apoyo pertinente.
Comentarios:
1 En cumplimiento de la normativa establecida y como correlato a sus
responsabilidades por la administracin y uso de recursos y bienes de la entidad,
los funcionarios y servidores pblicos deben estar preparados en todo momento
para cumplir con su obligacin peridica de rendir cuentas ante la instancia
correspondiente, respecto al uso de los recursos y bienes del Estado.
2 El sistema de control interno debe servir como fuente y respaldo de la informacin
necesaria, que refuerza y apoya el compromiso por la oportuna rendicin de
cuentas mediante la implementacin de medidas y procedimientos de control.
Documentacin de procesos, actividades y tareas
Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para
asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estndares establecidos, facilitar
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Los procesos, actividades y tareas que toda entidad desarrolla deben ser
claramente entendidos y estar correctamente definidos de acuerdo con los
estndares establecidos por el titular o funcionario designado, para as garantizar
su adecuada documentacin.
Dicha documentacin comprende tambin los registros generados por los controles
establecidos como consecuencia de hechos significativos que se produzcan en los
procesos, actividades y tareas, debiendo considerarse como mnimo la descripcin
de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su
correccin y los responsables en cada caso.
Cualquier modificacin en los procesos, actividades y tareas producto de mejoras o
cambios en las normativas y estndares debe reflejarse en una actualizacin de la
documentacin respectiva.
La documentacin correspondiente a los procesos, actividades y tareas de la
entidad deben estar disponibles para facilitar la revisin de los mismos.
La documentacin de los procesos, actividades y tareas debe garantizar una
adecuada transparencia en la ejecucin de los mismos, as como asegurar el
rastreo de las fuentes de defectos o errores en los productos o servicios generados
(trazabilidad).
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4.
NORMA GENERAL
COMUNICACIN
PARA
EL
COMPONENTE
DE
INFORMACIN
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El titular y funcionarios deben entender la importancia del rol que desempean los
sistemas de informacin para el correcto desarrollo de sus deberes, mostrando una
actitud comprometida hacia stos. Esta actitud debe traducirse en acciones
concretas como la asignacin de recursos suficientes para su funcionamiento
eficaz y otras que evidencien la atencin que se le otorga.
La obtencin y clasificacin de la informacin deben operarse de manera que
garanticen la adecuada oportunidad de su divulgacin a las personas competentes
de la entidad, propiciando que las acciones o decisiones que se sustenten en la
misma cumplan apropiadamente su finalidad.
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Comentarios:
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ACTIVIDADES DE PREVENCIN Y
El resultado del monitoreo tambin provee las bases necesarias para estrategias
adicionales de manejo de riesgos, actualiza las existentes y vuelve a analizar los
riesgos ya conocidos. Asimismo, facilita y asegura el cabal cumplimiento de la
normativa legal o administrativa aplicable a las operaciones de la entidad, de
acuerdo con su finalidad y formalidades, brindando seguridad razonable con
respecto de potenciales objeciones e inconformidades.
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La efectividad del sistema de control interno depende, en buena parte, de que los
errores, deficiencias o desviaciones en la gestin sean identificadas y comunicadas
oportunamente a quien corresponda en la entidad para que determine la solucin
correspondiente que favorezca la consecucin de los objetivos institucionales del
control interno.
Cuando la persona que descubra una oportunidad de mejora no disponga de
autoridad suficiente para disponer las medidas preventivas o correctivas
necesarias, deber comunicar inmediatamente al funcionario superior competente
para que ste tome la decisin pertinente con el fin de que establezca la accin o
solucin respectiva.
El seguimiento del control interno debe incluir polticas y procedimientos que
busquen asegurar que las oportunidades de mejora que sean resultado de las
actividades de supervisin, as como los hallazgos u observaciones producto de las
acciones de control u otras revisiones, sean adecuada y oportunamente resueltas.
Para ello se debe determinar las alternativas de solucin y adoptar la ms
adecuada, teniendo en cuenta en su caso las recomendaciones formuladas por los
organismos competentes de control, en armona con sus atribuciones funcionales y
lo establecido por la normativa del SNC.
La implantacin de medidas correctivas debe asegurar la mejora del control interno
como resultado del monitoreo, as como la adecuada y oportuna implementacin
de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control.
Los titulares y funcionarios deben:
Identificar y evaluar oportunamente las causas de los errores, deficiencias y
hallazgos u observaciones detectadas como consecuencia de revisiones o
acciones de control
Determinar las acciones correctivas que conduzcan a solucionar la problemtica
detectada e implementar las recomendaciones de las revisiones y acciones de
control realizadas
Completar, dentro de su mbito de competencia funcional, todas las acciones
que corrijan o resuelvan los asuntos que han llamado su atencin.
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INCOSAI
International Congress of Supreme Audit Institutions, Congreso Internacional de las
Entidades Fiscalizadoras Superiores.
INTOSAI
International Organization of Supreme Audit Institutions, Organizacin Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores.
Induccin
Proceso mediante el cual se orienta al nuevo empleado sobre distintos aspectos de la
entidad.
Juicio de Expertos
Opinin o parecer que brinda un conjunto de personas sobre la base del conocimiento
y experiencia en un rea de aplicacin, rea de conocimiento, disciplina, industria,
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entre otros, segn resulte apropiado para la actividad que se esta llevando a cabo.
Dicha opinin puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una
educacin, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitacin especializada.
Mejora continua
Actividad recurrente desarrollada en los procesos, actividades y tareas de una entidad
con el objetivo de lograr mejoras en la productividad en trminos de eficacia, eficiencia
y economa, y por ende mejorar su competitividad.
Mtodo Delphi
Tcnica usada para recabar informacin y lograr el consenso de expertos en un tema.
Los expertos en el tema participan en esta tcnica en forma annima. Un facilitador
utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los puntos importantes del
proyecto relacionados con dicho tema. Las respuestas son resumidas y luego son
enviadas nuevamente a los expertos para comentarios adicionales. En pocas rondas,
mediante este proceso se puede lograr el consenso. Este mtodo ayuda a reducir
sesgos en los datos y evita que cualquier persona ejerza influencias impropias en el
resultado.
Mtricas de desempeo
Herramientas que entregan informacin cuantitativa respecto al logro de los objetivos o
resultados en la entrega de productos o servicios, pudiendo cubrir aspectos
cuantitativos o cualitativos de dicho logro. Es una expresin que establece una relacin
entre dos o ms variables, la que comparada con periodos anteriores, productos
similares o una meta o compromiso, permite evaluar desempeo.
Multidireccional
Manejo de la comunicacin que se da de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba,
transversal, interna, externa, entre otras.
Probabilidad
La posibilidad de que un evento dado ocurra.
Prospectiva
Es una herramienta para observar a largo plazo el futuro de la ciencia, la tecnologa, la
economa y la sociedad con el propsito de identificar las tecnologas emergentes que
probablemente produzcan los mayores beneficios econmicos y sociales, es decir nos
permite, partiendo de un conocimiento experto del presente, vislumbrar cmo ser el
futuro que nos espera y trazar los posibles caminos para alcanzarlo. Se basa en dos
pilares: incertidumbre e informacin de calidad.
Recursos y bienes del Estado
Recursos y bienes sobre los cuales el Estado ejerce directa o indirectamente
cualquiera de los atributos de la propiedad, incluyendo los recursos fiscales y de
endeudamiento pblico contrados segn las leyes de la Repblica.
Rediseo
Proceso mediante el cual se usa diversas tcnicas para conseguir mejoras en el
diseo de un proceso.
Relaciones interdisciplinarias
Son las conexiones o correspondencias entre varias disciplinas que contribuyen a las
relaciones mutuas del sistema de conceptos, leyes y teoras.
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Rendicin de cuentas
La obligacin de los funcionarios y servidores pblicos de dar cuenta ante las
autoridades competentes y ante la ciudadana por los fondos y bienes del Estado a su
cargo y por la misin u objetivo encomendado.
Riesgo
La posibilidad de que ocurra un evento adverso que afecte el logro de los objetivos.
Riesgo residual
Riesgo remanente despus de haber aplicado una respuesta al riesgo.
Segregacin de funciones
Separacin de funciones entre los servidores en todos los niveles de la entidad, de
manera que ninguna persona tenga bajo su responsabilidad, en forma completa, una
operacin financiera o administrativa.
Status quo
Es la posicin en la que se encuentra algo en determinado momento.
Tcnicas de pronstico
Mtodos con bases estadsticas utilizados para disminuir la incertidumbre sobre el
futuro, permitiendo estructurar planes y acciones congruentes con los objetivos de la
entidad y permiten tambin tomar acciones correctivas apropiadas y a tiempo cuando
ocurren situaciones fuera de lo pronosticado.
Tcnicas del grupo nominal
Tcnica empleada para aprovechar la riqueza de los procesos en grupo y facilitar la
generacin de ideas y el anlisis de problemas. El anlisis se lleva a cabo de un modo
altamente estructurado con reuniones que combinan el trabajo individual con el trabajo
en grupo, buscando alcanzar un buen nmero de conclusiones sobre las cuestiones
planteadas, y evitando que determinados participantes en particular dominen e
influencien a los dems miembros de la reunin. Esto ltimo se logra haciendo que
cada participante exprese su idea en forma secreta, luego el facilitador o lder de la
reunin resume todas las ideas y expone al grupo las conclusiones. Si es necesario, el
proceso se repite hasta obtener la convergencia necesaria de las ideas expuestas. En
resumen, las tcnicas de grupo nominal tratan de guiar el proceso de decisin
asegurando una participacin por igual de los miembros, una ponderacin equilibrada
de las ideas e incorporando un procedimiento de agregacin para ordenar las
alternativas.
Tecnologas de informacin y comunicacin
Conjunto de tecnologas que permiten la adquisicin, produccin, almacenamiento,
tratamiento, comunicacin, registro y presentacin de informacin, en forma de voz,
imgenes y datos contenidos en seales de naturaleza acstica, ptica o
electromagntica.
Tendencias
Propensiones o inclinaciones en los hombres y en las cosas hacia determinados fines.
Tolerancia al riesgo
Nivel de aceptacin en la variacin de los objetivos.
Transparencia de la gestin
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Deber de los funcionarios y servidores pblicos de permitir que sus actos de gestin
puedan ser informados y evidenciados con claridad a las autoridades de gobierno y a
la ciudadana en general, a fin de que stos puedan conocer y evaluar cmo se
desarrolla la gestin con relacin a los objetivos y metas institucionales y cmo se
invierten los recursos pblicos.
Trazabilidad
Es un conjunto de medidas, acciones y procedimientos que permiten registrar e
identificar cada producto o servicio desde su origen hasta su destino final.
Vulnerabilidad del sistema
Grado en el que el sistema puede ser afectado adversamente por los riesgos a los que
est expuesto.
3.3 DECLARACIONES SOBRE NORMAS DE AUDITORAS (SAS).
SAS. Declaraciones de Normas de Auditora (Statements of Auditing Standards)
se emiten interpretaciones de las normas de auditora generalmente aceptadas.
SAS 03: los efectos del procesamiento electrnico de datos sobre el estudio y
evaluacin del Control Interno, hechos por el auditor.
SAS 09: el efecto de la funcin de auditoria interna en el alcance del examen del
auditor independiente.
DEFINICIN DE CONTROL
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Los controles para la proteccin de activos no estn diseados para cautelar las
prdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial, como por ejemplo, adquirir
equipos innecesarios o insatisfactorios.
Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales
Este objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales, mediante el
dictado de polticas y procedimientos especficos, aseguran que el uso de los recursos
pblicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y
reglamentos, as como concordante con las normas relacionadas con la gestin
gubernamental.
Elaboracin de informacin financiera vlida y confiable presentada con
oportunidad
Este objetivo tiene relacin con las polticas, mtodos y procedimientos dispuestos por
la administracin para asegurar que la informacin financiera elaborada por la entidad
es vlida y confiable, al igual que se revela razonablemente en los informes. Una
informacin es vlida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y
que tienen las condiciones necesarias para ser consideradas como tales, en tanto que
una informacin confiable es aquella que merece la confianza de quien la utiliza.
ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, mtodos,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de una entidad
para ofrecer seguridad razonable respecto a que estn logrndose los objetivos del
control interno. El concepto moderno del control interno discurre por sus componentes
y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestin y operan en
distintos niveles de efectividad y eficiencia. Una estructura slida del control interno es
fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las operaciones de cada
entidad.
COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son
utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la
estructura (tambin sistema) de control interno se requiere de los siguientes
componentes:
Ambiente de control interno
* Evaluacin del riesgo
* Actividades de control gerencial
* Sistema de informacin y comunicacin.
* Actividades de monitoreo
Ambiente de control interno
Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del
personal con respecto al control de sus actividades, lo que tambin se conoce como el
clima en la cima. En este contexto, el personal resulta ser la esencia de cualquier
entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores ticos y el
ambiente donde operan constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que
todo descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son
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*
*
*
*
PROGRAMAS,
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FASE: PLANEAMIENTO
COMPRENSIN
DE OPERACIONES
DE LA ENTIDAD
EXAMINADA
COMPRENSIN
DE LA
ESTRUCTURA
DE CONTROL
INTERNO
COMPRENSIN DE LA FUNCION DE
AUDITORA INTERNA
EVALUACIN
DEL RIESGO
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utilizados. Los papeles de trabajo deben proporcionar evidencia que denote que el
auditor ha realizado el anlisis de las variaciones ms significativas.
Evaluacin de los resultados
Preparar la conclusin del trabajo realizado: como consecuencia de la revisin
analtica. Generalmente, se obtiene lo siguiente:
. Existencia de variaciones no significativas.
. Todas las variaciones significativas han sido analizadas y explicadas
convenientemente.
. Se han proporcionado explicaciones por cada variacin significativa, pero el
costo de obtener evidencia adicional requiere la corroboracin de la administracin,
lo que no puede garantizarse en las circunstancias.
. Algunas de las variaciones significativas no pueden ser adecuadamente explicadas
por el auditor.
Diseo de pruebas de materialidad
Materialidad en auditora
La materialidad es definida en los siguientes trminos:La informacin es material si su
omisin o distorsin puede influir en las decisiones econmicas que adopten los
usuarios basndose en los estados financieros. La materialidad depende de la
dimensin de la partida o del error considerado en las particulares circunstancias en
que se haya producido la omisin o distorsin. De ese modo la materialidad
proporciona el umbral o punto de corte, antes que constituir una caracterstica
cualitativa bsica de la informacin calificada.
La materialidad representa la magnitud de una omisin o error de una partida en un
estado financiero que, a la luz de las circunstancias que la rodean, hacen probable que
el juicio de una persona razonable basado en la informacin, podra haber sido
cambiado o ser influenciado por la inclusin o correccin de stas. Es una de las
herramientas que el auditor utiliza para determinar que la naturaleza, oportunidad, y
alcance de los procedimientos planeados son apropiados.
La definicin de materialidad se refiere al juicio de una persona razonable. Es
lgico suponer que una persona razonable que puede confiar en estados financieros
es una persona conocedora de ellos, cuando menos hasta el punto de entender su
significado y limitaciones. Las caractersticas y limitaciones de los estados financieros
que podemos suponer que entiende un usuario razonable incluyen:
. Los estados financieros generalmente son resultado de mediciones aproximadas
que, a menudo, se basan en reglas y convenciones, ms que en medidas exactas.
. Los estados financieros reflejan una combinacin de informacin conocida,
reportada sobre una base histrica, juicios relativos a valores corrientes y
estimaciones de los efectos de futuros sucesos registrados en el presente.
La materialidad est basada en el concepto que partidas de poca importancia, las
cuales no afectan el juicio de un usuario razonable, no requieren ser examinadas por el
auditor. La materialidad tiene aspectos cuantitativos y cualitativos. An cuando en
forma cuantitativa son inmateriales, cierto tipo de aseveracin errnea podra tener un
impacto material sobre revelaciones confiables en los estados financieros por razones
cualitativas.
Por ejemplo, aseveraciones errneas intencionales u omisiones o irregularidades
usualmente son ms crticas para los usuarios de los estados financieros que los
errores involuntarios de igual importe. Esto es porque los usuarios, generalmente,
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base material. Tambin, desde que la base material normalmente est sustentada en
informacin preliminar no auditada determinada en la fase de planeamiento, el auditor
tiene que estimar el balance de fin de ao de la base material. Para tener la certeza
que los procedimientos de auditora son desarrollados adecuadamente, cualquier
estimado de la base material debera ser conservador.
Para entidades de activos totales significativos, puede ser una base material
apropiada. Para entidades que tienen desembolsos por montos significativos, los
gastos totales deben ser la base material. De acuerdo con estos conceptos, la base
material debe ser el mayor importe de los activos totales o gastos.
Dentro del planeamiento debe considerarse el porcentaje apropiado para la base
material. El auditor debe usar su criterio al evaluar si el nivel es el apropiado. Tambin
debe considerar el ajuste de la base material por el impacto de detalles, tales como,
deudas u obligaciones no registradas, contingencias, y otros detalles que no son
incorporados en los estados financieros de la entidad, pero que pueden ser
importantes para los usuarios de los estados financieros.
El diseo de la base material para la auditora debe ser establecido como un
porcentaje de la materialidad sobre los estados financieros para permitir la precisin de
los procedimientos de auditora. Esta pauta reconoce las interpretaciones errneas que
puedan ocurrir sobre todas las cuentas de la entidad. El diseo del material representa
la materialidad usada como un punto de inicio para disear procedimientos de
auditora de detalle, cuyo material agregado pero malinterpretado en los estados
financieros puede ser detectado por un nivel dado de certeza en la auditora.
La base material de prueba utilizada para un examen especfico es el mismo que se
requiere para el diseo de la base material de un examen ms amplio. Sin embargo, el
auditor puede usar material de prueba inferior que el diseo de material, para realizar
una prueba sustantiva de detalle que ample el alcance del examen cuando:
. La auditora est siendo realizada en parte, pero no en todos, los locales de la
entidad (requiriendo una certeza mayor en la auditora para aquellos locales
visitados).
. El rea evaluada es considerada sensible para los usuarios de los estados
financieros.
. El auditor espera encontrar una cantidad significativa de errores o irregularidades.
El auditor debe llevar a cabo procedimientos de auditora que se considere
necesarios para obtener una seguridad razonable que le permita detectar errores
materiales en los estados financieros. Para cuando termine la auditora, debe haber
obtenido suficiente evidencia para soportar una conclusin de que es improbable que
existan errores importantes en los estados financieros.
Si el auditor descubre montos errneos durante la auditora, y la entidad no los
corrige, debe considerar la materialidad para determinar el impacto de tales montos en
el dictamen de auditora.
Interesa no slo las montos errneos individuales que son materiales, sino tambin
una acumulacin de montos errneos menores, que, tomados en conjunto, pueden
tener un efecto material sobre los estados financieros. El concepto de importancia
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auditora independiente designadas y contratadas para tal fin. Dicha directiva tambin
es de aplicacin en el caso de auditoras que sobre el particular efecte la Contralora
General de la Repblica.
Dentro de este marco normativo, el alcance de la auditora comprender la
informacin financiera (estados financieros y anexos) e informacin presupuestaria
requerida a las entidades por la Contadura Pblica de la Nacin para la formulacin
de la Cuenta General de la Repblica en cada ejercicio.
Para identificar los controles presupuestarios y para disear procedimientos de
auditora relacionados con las restricciones presupuestarias establecidas por ley, el
auditor debe considerar para el perodo materia de auditora la siguiente informacin:
. Legislacin autoritativa (Ley de Gestin Presupuestaria del Estado, Ley N
26703, Ley Anual de Presupuesto para el Sector Pblico - niveles de autorizacin
para adquisicin de bienes y servicios, normas de austeridad y disposiciones
relativas a la aprobacin del Presupuesto Institucional mediante resolucin emitida
por el Titular del Pliego Presupuestario).
. Legislacin presupuestaria especfica aplicable a la entidad (concerniente a:
asignaciones presupuestales, exoneraciones de procesos licitarios, transferencias
de programas presupuestales entre pliegos y crditos suplementarios).
. Normatividad emitida por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico y la
Contadura Pblica de la Nacin relativa a formulacin, aprobacin, ejecucin,
evaluacin y presentacin de informacin.
. Normatividad propia de la entidad para la ejecucin del presupuesto en cuanto a
los montos a que se sujetan las licitaciones pblicas, concursos pblicos de precios,
concurso pblico de mritos y adjudicaciones directas para la adquisicin de bienes
o prestacin de servicios, ejecucin de obras y contratacin de servicios no
personales.
. La naturaleza y el alcance de la informacin a ser reportada o revelada en los
estados financieros anuales.
La legislacin general o especfica aplicable a la entidad puede incluir
disposiciones que limitan la naturaleza y el monto de gastos que puede ejecutar y, por
lo tanto, tiene un efecto directo. Si el efecto de una disposicin sobre los estados
financieros est limitada a pasivos contingentes como resultado de un incumplimiento
(multas, penalidades e intereses), esta disposicin no tiene un efecto directo al
determinar los montos de los estados financieros.
El auditor no es responsable de probar los controles sobre el cumplimiento de
cualquier ley o reglamento no identificado por la entidad. Sin embargo, el auditor debe
efectuar indagaciones acerca de las polticas y procedimientos establecidos por la
administracin para prevenir su incumplimiento. A menos que situaciones sobre
posibles incumplimientos sean informadas durante la auditora, el auditor no debe
tener necesidad de efectuar ningn procedimiento adicional con respecto a este
aspecto.
El auditor podra elegir probar el cumplimiento con las leyes y reglamento. Por
ejemplo, si el auditor se alerta que la entidad tiene operaciones similares a las de otra
entidad que estuvo recientemente en incumplimiento, el auditor podra elegir probar el
cumplimiento de tales normas. El auditor tambin podra elegir probar las disposiciones
que no alcanzan los criterios de materialidad requeridos anteriormente, pero que
parecen ser significativas.
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Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con uno o ms
funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad de confirmar durante el
curso de la auditora la veracidad de las respuestas dadas, sin confiar completamente
en las obtenidas. La aplicacin correcta de los cuestionarios sobre control interno,
consiste en una combinacin de entrevistas y observaciones. Es esencial que el
auditor entienda perfectamente los propsitos de las preguntas del cuestionario.
Flujogramas
El mtodo de flujogramas es aqul que se expone por medio de cuadros o
grficos. Si el auditor disea un flujograma del sistema ser preciso que visualice el
flujo de la informacin y los documentos que se procesan. El flujograma debe
elaborarse, usando smbolos estndar, de manera que quienes conozcan los smbolos
puedan extraer informacin til relativa al sistema. Si el auditor usa un flujograma
elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus smbolos y sacar
conclusiones tiles respecto al sistema representado por el flujograma.
Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres mtodos es completo o
eficaz, aisladamente, en todos los casos. En alguna tal vez sea aplicable el mtodo de
grficos, en otros puede ser conveniente usar el mtodo de cuestionarios y en otros
puede ser ms fcil o puede ser de mejor interpretacin el mtodo descriptivo. En
frecuentes ocasiones se usa una combinacin de los tres mtodos, es decir, el
relevamiento, especficamente la recopilacin de antecedentes y la comprobacin de
los mismos se lleva a efecto usando tanto grficos o flujogramas, como cuestionarios o
narrativos.
Comprensin del sistema de contabilidad
El auditor debe estudiar el sistema de contabilidad en grado suficiente para identificar y
entender:
a) Las principales clases de transacciones de las actividades de la entidad.
b) El modo como se inician tales transacciones.
c) Los registros contables importantes, los documentos sustentatorios y las cuentas de
los estados financieros.
d) El proceso de contabilizacin y preparacin de la informacin, desde el inicio de las
transacciones importantes y otros significativos hasta su inclusin en los estados
financieros.
El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una
entidad, as como mantener el registro del activo y pasivo que le son relativos.
El auditor debe obtener un entendimiento del sistema contable de la entidad
(incluyendo mtodos y registros) para procesar y elaborar informacin financiera. La
comprensin de los sistemas debe ser documentada en narrativas y flujogramas; sin
embargo, si el auditor ya tiene un entendimiento suficiente de los sistemas contables,
presupuestales, de cumplimiento u operaciones, como resultado de los procedimientos
ejecutados el ao anterior, las discusiones sobre cualquier cambio podran ser
sustituidas por otro sistema.
En la comprensin del sistema de contabilidad, el auditor sigue una o ms
transacciones desde su inicio a travs del proceso hasta su inclusin en el Mayor
General, observando el procesamiento en operacin y examinando los documentos
relacionados. La comprensin es importante para entender el proceso de cada
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RIESGO DE CONTROL
Definicin de riesgo de control
Es la posibilidad de que un saldo de una cuenta o una clase de transacciones hayan
sufrido distorsiones que puedan resultar materiales, individualmente o al acumularse
con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no haber sido
prevenidas o detectadas y corregidas oportunamente por los sistemas de contabilidad
y control interno.
La evaluacin preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la
efectividad de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad para prevenir
o detectar y corregir distorsiones materiales. Despus de estudiar tales aspectos, el
auditor debe efectuar una evaluacin del riesgo de control, a nivel de aseveracin, por
cada saldo de cuenta o clase de transacciones que sea material.
Generalmente, el auditor evala el riesgo de control a un nivel alto en relacin con una
aseveracin o con todas ellas, en los siguientes casos:
. Si los sistemas de contabilidad y control interno no son efectivos; o
. Si no resulta til evaluar la efectividad de dichos sistemas.
Evaluacin del riesgo de control
La evaluacin del riesgo de control es el proceso de evaluar la eficacia de los
sistemas de contabilidad y control interno de la entidad, con el objeto de prevenir,
detectar y corregir las distorsiones materiales identificadas. Generalmente, el auditor
evala el riesgo de control a un nivel alto en relacin con una aseveracin o con todas
ellas en los siguientes casos:
. Si los sistemas de contabilidad y control interno son efectivos; y,
. Si no resulta til evaluar la efectividad de tales sistemas.
Por cada aseveracin significativa sobre cada saldo de cuenta o clases de
transacciones que sea material, el auditor debe evaluar el riesgo de control en uno de
los tres niveles siguientes:
NIVELES DEL RIESGO DE CONTROL
. Riesgo bajo. El auditor considera que los controles prevern o detectarn
cualquier aseveracin errnea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad
diseada.
. Riesgo medio. El auditor considera que es ms probable que los controles no
prevean o detecten cualquier aseveracin errnea que pudiera ocurrir en exceso
de la materialidad diseada.
. Riesgo alto. El auditor considera que es ms probable que los controles no
prevean o detecten cualquier aseveracin errnea que pudiera ocurrir en exceso
de la materialidad diseada. Generalmente, el auditor no podr expresar una
opinin sin salvedades en torno a la aseveracin gerencial sobre la efectividad de
los controles internos, a menos que la administracin la reconozca como una
debilidad de control.
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Cuanto ms alto sea el nivel evaluado del riesgo inherente y el riesgo de control,
mayor ser la evidencia que el auditor debe obtener en la aplicacin de sus
procedimientos sustantivos. Cuando tales riesgos son evaluados en un nivel alto, el
auditor necesita considerar si sus procedimientos sustantivos pueden o no
proporcionarle evidencia suficiente para reducir el riesgo de no deteccin y, por lo
tanto, el riesgo de auditora a un nivel bajo aceptable. A continuacin se presenta una
ilustracin sobre la interrelacin de los componentes del riesgo de auditora:
Interrelacin entre los componentes del riesgo de auditora
La tabla siguiente muestra cmo el nivel aceptable del riesgo de no deteccin puede
variar en base a la evaluacin del riesgo inherente y del riesgo de control. Las reas
sombreadas de la tabla se refieren al riesgo de no deteccin.
Existe una relacin inversa entre el riesgo de no deteccin y el nivel del riesgo
inherente y riesgo de control. Por ejemplo, cuando el riesgo inherente y riesgo de
control tienen un nivel alto, los niveles aceptables del riesgo de no deteccin necesitan
ser bajos para reducir el riesgo de auditora a un nivel aceptablemente bajo. Por otra
parte, si el riesgo inherente y el riesgo de control son bajos, el auditor puede aceptar
un riesgo de no deteccin alto-medio y aun reducir el riesgo de auditora a un nivel
aceptablemente bajo.
Otros procedimientos de auditora
El auditor debe considerar las siguientes reas durante la fase de planeamiento, aun
cuando los procedimientos de auditora relacionados sean aplicados durante las fases
de ejecucin e informe.
INDAGACIONES CON ABOGADOS
El auditor debe efectuar indagaciones con los asesores legales de la entidad
auditada y realizar otros procedimientos de auditora para la obtencin de informacin
sobre posibles litigios, reclamos o gravmenes. El auditor debe planear los siguientes
procedimientos:
. Efectuar averiguaciones con la administracin con referencia a las polticas y
procedimientos utilizados para identificar, evaluar y contabilizar los litigios, reclamos
y gravmenes.
. Obtener una descripcin y evaluacin de tales materias existentes a la fecha de los
estados financieros y durante la fecha de respuesta de la gerencia (que deber ser
cercana al final del trabajo de campo).
. Obtener evidencia en relacin a los abogados empleados por la entidad y
problemas tratados.
CARTA DE REPRESENTACIN DE LA GERENCIA
Conforme lo indica la NAGU 3.70, la carta de representacin es el documento por el
cual el titular y/o nivel gerencial competente de la entidad auditada reconoce haber
puesto a disposicin del auditor la informacin requerida, as como cualquier hecho
significativo ocurrido durante el perodo bajo examen y hasta la fecha de terminacin
del trabajo de campo. Durante la auditora del primer ao, el auditor puede desear
discutir estas representaciones con la administracin para identificar y resolver
cualesquier dificultad relacionada con la obtencin de tales representaciones.
MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO
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sujetas al Sistema Nacional de Control, el jefe del rgano de auditora Interna aprueba
el memorndum de planeamiento.
Programa de auditora
Planeamiento
El auditor debe desarrollar y documentar su programa de auditora estableciendo la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos requeridos para implementar
el plan general de auditora.
El programa de auditora proporciona al auditor una lista detallada del trabajo a
realizar y ofrece un registro permanente de las pruebas de auditora llevadas a cabo,
as como muestra qu personas ejecutaron las labores encomendadas. Asimismo,
mediante referencia cruzada asegura que todos los aspectos significativos del sistema
de control interno de la entidad han sido cubiertos, con el objeto de determinar si est
funcionando de conformidad con lo establecido.
El programa de auditora tiene diversos propsitos: a) identifica los procedimientos
planeados de auditora al nivel de detalle que se consideran apropiados para orientar
con efectividad y eficiencia al equipo de auditora; b) facilita la delegacin, supervisin
y revisin; c) coordina el desempeo de los procedimientos de auditora planeados, y
d) documenta la ejecucin de los procedimientos de auditora aplicados.
Usualmente el programa de auditora incluye las evaluaciones del riesgo
inherente y el riesgo de control en cuanto a que ocurran errores o irregularidades
significativas las pruebas de control planeadas y los procedimientos sustantivos de
auditora, dentro de los cuales pueden identificarse los procedimientos analticos y
pruebas de detalle.
Una vez finalizada la elaboracin de los papeles de trabajo, el auditor debe
firmarlos en el apartado pertinente, como evidencia de la labor realizada.
APROBACIN DE DOCUMENTOS
El memorndum de planeamiento es elaborado por el auditor encargado y el
supervisor, debiendo ser aprobado por el nivel gerencial correspondiente antes del
comienzo del trabajo de campo. Las modificaciones a las decisiones de planeamiento
de auditora deben documentarse y el nivel gerencial pertinente los aprueba. Tales
cambios, si los hubiere, deben documentarse en el memorndum de conclusiones.
El programa de auditora debe ser aprobado por el supervisor antes del inicio del
trabajo de campo. En caso que el programa de auditora sufra modificaciones en el
curso de la fase de ejecucin, tales cambios deben ser aprobados por el supervisor.
Generalmente, las modificaciones aprobadas se adicionan en el programa de auditora
en ejecucin
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PROGRAMA DE AUDITORIA
OBJETIVO
Verificar las consistencias del saldo en caja reflejado en el balance general; as como
la consistencia de las transacciones efectuadas y registradas en el libro caja.
PROCEDIMIENTOS
REF.
P/T
HECHO FECHA DE
TRMINO
POR
HORAS
TOTALES
a restriccin.
lo hubiera
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CUESTIONARIO DE CONTROL
Entidad:......................................................Fecha:....................
PREGUNTAS
RESPUESTA
SI
NO
N/A
REF.
P/T
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Preparado por:
FECHA
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Revisado por:
FECHA
Cdula N
Aspectos generales
Durante esta fase el auditor rene la evidencia para informar sobre los estados
financieros de la entidad, las aseveraciones de la administracin relacionadas con la
efectividad de los controles internos, y el cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias que tienen incidencia en la presentacin de los estados financieros.
Las pruebas a realizar son:
- Prueba de controles: son efectuadas para obtener seguridad de control,
mediante la confirmacin de que los controles han operado efectivamente durante el
perodo examinado.
- Pruebas de controles de cumplimiento: son realizadas para obtener
evidencia y sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias
pertinentes.
- Pruebas sustantivas: son realizadas para obtener evidencia de auditora, con
respecto a si las aseveraciones de los estados financieros carecen de errores
significativos. Dentro de ellas, se aplican las pruebas sustantivas de detalle y
procedimientos analticos sustantivos.
En el desarrollo de la auditora financiera el auditor obtiene evidencia sobre si los
estados financieros carecen de errores significativos, para lo cual considera las leyes y
reglamentos aplicables. En caso de evidenciarse situaciones que denotan la existencia
de actos ilegales, de acuerdo con las normas de auditora gubernamental emitidas por
la Contralora General de la Repblica, el auditor debe emitir un informe especial, sin
perjuicio de continuar con su examen.
Durante la fase de ejecucin el auditor lleva a cabo las siguientes actividades:
. Considera la naturaleza y alcance de las pruebas
. Disea pruebas efectivas y eficientes.
. Realiza las pruebas.
. Identifica los errores o irregularidades de importancia relativa y las debilidades en
la estructura de control interno ( hallazgos de auditora).
. Evala los resultados.
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COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE
AUDITORA
Evidencias y procedimientos de auditora
El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la
aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan
fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al
organismo, programa, actividad o funcin que sea objeto de la auditora.
. Se denomina evidencia de auditora a la informacin que obtiene el auditor para
extraer conclusiones con las cuales sustenta su opinin. La evidencia de auditora
comprende los documentos fuente (originales) y los registros contables que
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pero el alcance de tal prueba debe estar limitado, incluyendo aqullas relativas al
ambiente SIC.
El auditor nicamente debe probar los controles que son necesarios para lograr su
objetivo. Por ejemplo, la entidad puede tener varios controles que son efectivos para
alcanzar un objetivo. En tal caso, el auditor selecciona y prueba el control que sea ms
eficiente, considerando factores como:
a) La extensin o grado en el que un control logra varios objetivos de control y, de tal
modo reduce el nmero de errores que no necesitaran probarse.
b) El tiempo que ser requerido para probar el control.
Para aquellos casos en que el auditor determine que existen controles efectivos o
tienen probabilidad de existir, el auditor debe probar los procedimientos de control
seleccionados.
El auditor puede elegir no renunciar a las pruebas de controles solamente porque es
ms eficiente ampliar los procedimientos sustantivos de auditora. Si el auditor
determina que los controles seleccionados para probar son ineficientes en su diseo u
operacin, descontinuar la prueba de controles e informar sobre las debilidades
resultantes, por cuyo motivo necesitar ejecutar procedimientos sustantivos para
soportar tal conclusin.
EVALUACIN DE RESULTADOS DE LAS PRUEBAS
Si probamos un procedimiento de control que tiene por caracterstica atenuar un riesgo
identificado y concluimos que ste es efectivo, entonces deben realizarse pruebas
sustantivas limitadas. En cambio, si probamos un procedimiento de control de la
misma clasificacin y concluimos en que no es efectivo, entonces al no confiarse en tal
control deben realizarse pruebas sustantivas detalladas. Si fuera posible identificar un
procedimiento de control alternativo que atene el riesgo identificado, puede ser ms
conveniente utilizarlo que efectuar pruebas sustantivas detalladas.
Si al probar los controles que tienen relacin con la confiabilidad de los sistemas de
contabilidad concluimos que son efectivos, debemos realizar pruebas sustantivas
limitadas. Si probamos esos controles y se concluye que uno o ms de ellos no son
efectivos, deben considerarse los aspectos siguientes:
. Identificar y probar controles alternativos que se dirijan al error potencial.
. Considerar si la debilidad en el control indica que el sistema de contabilidad no es
confiable y, por lo tanto, ha sido identificado un riesgo especfico.
Al terminar las pruebas de controles el auditor debe documentarlas con la
evidencia que obtenga, los resultados de las pruebas realizadas y las conclusiones
preliminares.
PRUEBAS DE CONTROLES DE CUMPLIMIENTO
En la ejecucin de la auditora gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las
leyes y reglamentos aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditora.
Las disposiciones legales o reglamentarias de carcter presupuestal y la
evaluacin de la efectividad de controles de cumplimiento afectan la naturaleza y
alcance de la prueba de cumplimiento. En este contexto, las pruebas de cumplimiento
que deben realizarse son:
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Los asuntos que ocurren durante una auditora deben documentarse en papeles de
trabajo, puesto que ayudan al auditor a cumplir con su labor. Los siguientes aspectos
de la auditora deben ser debidamente documentados en papeles de trabajo:
. Planeamiento
. Comprensin del sistema de control interno y evaluacin de riesgos
. Procedimientos de auditora realizados y evidencias obtenidas
. Conclusiones obtenidas
Los papeles de trabajo debe ser completos y exactos con el objeto de que
permitan sustentar debidamente los hallazgos, opiniones y conclusiones, a fin de
demostrar la naturaleza y alcance del trabajo realizado. La concisin es importante
pero no debe sacrificarse la claridad y la integridad con el nico fin de ahorrar tiempo o
papel. Los papeles de trabajo igualmente, deben ser claros, comprensibles, detallados,
legibles y ordenados (ver NAGU 3.30). Los papeles de trabajo no deben incluir asuntos
ajenos al examen o irrelevantes.
Los papeles de trabajo tienen como objetivos:
. Proveer un registro adecuado de que los auditores gubernamentales han
cumplido las normas de auditora generalmente aceptadas, normas
internacionales de auditora y normas de auditora gubernamental.
. Proveer un registro de los principales aspectos de la auditora y de la evidencia
obtenida para formar la opinin del auditor.
. Asistir en el proceso de planeacin y supervisin de la auditora.
. Asistir a la supervisin en la comprensin del trabajo realizado.
Los requisitos bsicos que deben reunir los papeles de trabajo son:
. Nombre de la entidad auditada
. Descripcin del tipo de examen practicado
. Codificacin del papel de trabajo
. Iniciales del personal que los prepar
. Fecha de elaboracin del papel de trabajo
NAGU 2.40 Archivo permanente
Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado
el archivo permanente.
Los archivos de papeles de trabajo en una auditora financiera son los siguientes:
Ref.
Archivo
P
Archivo permanente.
L
Archivo de planeamiento.
F
Archivo corriente auditora financiera.
E
Archivo corriente examen especial.
CO
Archivo de comunicacin de hallazgos de auditora.
R
Archivo resumen de auditora.
C
Archivo de correspondencia.
O
Archivo opcional.
P
Archivo varios.
Archivos permanentes
Los archivos permanentes tienen por objetivo mantener la disponibilidad de la
informacin de importancia, sin necesidad de reproducirla cada ao. Este archivo debe
implementarse por cada entidad comprendida en el mbito de competencia del
Sistema Nacional de Control, el cual est conformado por un conjunto orgnico de
documentos que contienen copias y/o extractos de informacin de inters. El contenido
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de los archivos debe revisarse anualmente para asegurarse que est completo y
contenga la informacin actual. Estos archivos deben arreglarse en forma ordenada
con ndices apropiados y mantener la informacin siguiente:
Cdigo contenido del archivo permanente
P1 Informacin sobre los antecedentes y organizacin de la entidad auditada
. Estructura orgnica de la entidad.
. Reglamento de organizacin y funciones.
. Manuales de organizacin y funciones de las reas clave.
. Manual de procedimientos aprobado.
P2 Extractos o copias de acuerdos importantes y otros documentos legales
importantes
. Leyes de creacin, modificatorias y otros documentos relacionados.
. Estatuto social.
. Plan operativo institucional.
. Presupuesto autorizado.
. Memoria institucional.
. Acuerdos de directorio o decisiones importantes adoptadas por la alta
direccin.
. Resoluciones y directivas emitidas por la entidad.
. Donaciones.
P3 Extractos sobre el sistema de contabilidad
. Registro de quien mantiene y procesa los asientos contables.
. Empleados clave autorizados para firmar y aprobar las operaciones.
. Polticas contables vigentes en la entidad.
. Flujogramas de las principales actividades de la entidad.
. Estados financieros.
P4 Documentos de auditora externa
. Informe de auditora.
, Plan anual de auditora.
. Informe de evaluacin del plan de auditora.
. Denuncias.
Los archivos corrientes
Dan respaldo a la opinin del auditor. Generalmente, incluyen la documentacin
sobre la manera como el auditor comprende el sistema de control interno de la entidad,
los procedimientos de auditora realizados y las evidencias que se han obtenido
durante la fase de planeamiento y trabajo de campo. Este archivo contiene las cdulas
matrices y submatrices elaboradas por el auditor en base al balance de comprobacin
y los estados financieros a la fecha del perodo examinado. Este archivo se codifica
con la letra F, habindose establecido la codificacin alfanumrica secuencial para las
diversas cdulas indicadas en el reverso de la tapa del correspondiente archivo. Tales
archivos estn conformados por el archivo de planeamiento, archivo corriente, archivo
resumen, archivo de comunicacin de hallazgos de auditora y archivo de
correspondencia.
Cdigo Contenido de archivo corriente
F1
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Existencias.
Gastos pagados por adelantado.
Inversiones en valores.
Inmuebles, maquinaria y equipo.
Bienes agropecuarios.
Bienes culturales
Infraestructura fsica.
Otros activos.
Proveedores.
Tributos por pagar.
Otras cuentas por pagar.
Provisin para beneficios sociales.
Deudas a largo plazo.
Ingresos y costos diferidos.
Patrimonio.
Estado de gestin.
Cuentas de orden.
Cuentas presupuestarias.
Archivo de planeamiento
El archivo de planeamiento incluye la documentacin relacionada con el proceso de
planeamiento de la auditora financiera, sobre la cual se sustenta dicha etapa y el plan
general de auditora. Este archivo debe contener criterios y herramientas tcnicas
utilizadas para el planeamiento de la auditora, as como informacin sobre la
comprensin de las actividades y operaciones de la entidad por examinar. El archivo
de planeamiento se codificar con la letra L, habindose establecido la codificacin
alfanumrica secuencial para las diversas cdulas indicadas en el reverso de la tapa
de cada archivo. El siguiente ndice puede utilizarse y adaptarse segn las
circunstancias:
Cdigo Contenido de archivo de planeamiento
L1
L2
L3
L4
L5
L6
L7
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Este archivo incluye los papeles de trabajo y documentos referidos a los temas
claves o aspectos importantes ocurridos durante el curso de la auditora. Este archivo
se codifica con la letra R, habindose establecido la codificacin alfanumrica
correlativa para los diversos documentos indicados en el reverso de la tapa de cada
archivo.
Cdigo Contenido de archivo resumen de auditora
R1
Puntos pendientes-superados.
Copia del informe de auditora.
Memorndum de control interno.
Resumen de acontecimientos significativos.
Comentarios de las modificaciones sobre el alcance y objetivos de la auditora.
Posteriores a la aprobacin del plan general de auditora.
Carta de representacin.
Carta de abogados.
Puntos de atencin
Comentarios sobre eventos subsecuentes.
Memorndum de conclusiones.
Lista de verificacin de conclusin de auditora.
Control del tiempo.
Relacin total de archivos utilizados.
Archivo de correspondencia
Este archivo incluye todos los documentos administrativos remitidos o recibidos por
el equipo de auditora durante el curso de la auditora. El archivo de correspondencia
se codifica con la letra C, habindose establecido la codificacin alfanumrica para los
diversos documentos: c.1 correspondencia remitida y, c.2 correspondencia recibida. Es
conveniente preparar un ndice de toda la documentacin remitida y recibida,
consignndose la referencia y el contenido en forma breve.
Cdulas de trabajo
Los papeles de trabajo incluyen las siguientes cdulas:
. Cdula matriz: Presenta en forma global los montos que son objeto de examen,
a partir de la cual se generan las cdulas sumarias. Se referencian al documento
fuente, que puede ser el balance general.
. Cdula sumaria: Son papeles de trabajo que desagregan la informacin
proveniente de la cdula matriz.
. Cdulas analticas: Son aquellas que desagregan cada cdula sumaria.
Marcas de auditora
Son signos elaborados para identificar y explicar los procedimientos de auditora
ejecutados. Toda cdula de trabajo debe servir a un propsito por lo tanto, debe contar
con marcas del trabajo realizado. Las marcas de auditora son de dos tipos:
. Con significado uniforme: se emplean frecuentemente en la auditora.
. Con leyenda a criterio del auditor: se emplean describiendo su significado en la
cdula correspondiente.
Las reglas que deben observarse para la aplicacin de las marcas de auditora son:
. Se escriben con lpiz o lapicero rojo.
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Flexibilidad
Utilizar las TAAC en computadores, permite a los auditores analizar las
transacciones contables en forma rpida, econmica y eficiente, efectuar clculos
matemticos, muestreos estadsticos y producir reportes financieros.
entidad. Los procedimientos especficos necesarios para controlar el uso de una TAAC
depender de su aplicacin particular. Al establecer el control de auditora, el auditor
debe considerar la necesidad de:
. Aprobar las especificaciones tcnicas y efectuar una revisin del trabajo que
involucra el uso de la TAAC.
. Revisar los controles generales SIC de la entidad que pueden contribuir a la
integridad de la TAAC.
. Asegurar la integracin apropiada de la informacin de salida dentro del proceso
de auditora.
Desarrollo y comunicacin de hallazgos de auditora
Durante el proceso de la auditora, el auditor encargado debe comunicar
oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que
en un plazo fijado presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados
documentariamente para su evaluacin y consideracin en el informe
correspondiente.(Modificada por Resolucin de Contralora N 112-97-CG del
20.06.97).
Para realizar una auditora eficiente y efectiva, el auditor debe obtener un
apropiado entendimiento de la estructura de control interno de la entidad examinada.
El grado de confianza que pueda tener el auditor sobre el sistema de control interno de
una entidad depende de muchos factores, dentro de los cuales se incluye al ambiente
de control, el diseo y operacin del sistema de contabilidad y los procedimientos de
control.
Durante el desarrollo de la auditora financiera el auditor puede detectar asuntos
importantes relativos a la estructura de control interno de la entidad que deberan ser
informados. Tales asuntos se denominan "hallazgos de auditora" aunque,
generalmente, se les identifica como debilidades materiales o importantes, errores o
irregularidades y tambin como condiciones reportables.
DEFINICIN DE HALLAZGO
Los hallazgos de auditora en la auditora financiera se definen como asuntos que
llaman la atencin del auditor y que, en su opinin, deben comunicarse a la entidad ya
que representan deficiencias importantes que podran afectar en forma negativa su
capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera confiable
y consistente, en relacin con las aseveraciones efectuadas por la administracin en
los estados financieros.
Los hallazgos de auditora pueden referirse a diversos aspectos de la estructura de
control interno, entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad o
procedimientos de control. Los siguientes son ejemplos de asuntos que pueden
considerarse como hallazgos:
DEFICIENCIAS EN EL DISEO DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
Estas pueden estar referidas a:
. Inadecuada segregacin de funciones en relacin con los objetivos de control
establecidos.
. Ausencia de revisiones y aprobaciones apropiadas de transacciones, registros
contables o informes.
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Si el auditor determina que una opinin puede ser expresada sobre la aseveracin de
la gerencia acerca de algunos o todos los objetivos de control, el tipo de opinin a
emitirse depender si la aseveracin de la gerencia acerca de la efectividad de los
controles internos est razonablemente presentada y si estn identificados los
hallazgos de auditora pertinentes.
En la auditora financiera los hallazgos pueden clasificarse en el siguiente orden:
a) Debilidades materiales.
b) Situaciones que no son consideradas debilidades importantes (condiciones
reportables).
c) Otras debilidades menos significativas.
Una debilidad material representa una situacin que debe ser comunicada, en la cual
el diseo u operacin de uno o ms elementos de la estructura de control interno no
reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de errores o irregularidades en montos
que podran ser importantes en relacin a los estados financieros que estn siendo
examinados, que puedan ocurrir y no ser detectados oportunamente por los
empleados en el curso normal de sus tareas asignadas dentro del perodo.
Si existen o no debilidades materiales al final del perodo auditado, el auditor debe
concluir que los controles de la entidad son inefectivos o efectivos. La existencia de
una debilidad importante impide opinar en el sentido de que la estructura de control
interno es efectiva en relacin con sus objetivos. Si una debilidad material se relaciona
slo con un objetivo de control, el auditor debe determinar si los otros controles son
efectivos en alcanzar el resto de objetivos.
Lo expuesto anteriormente no exime al auditor de la responsabilidad de informar a la
entidad distintas situaciones y sugerencias con relacin a las actividades que por su
naturaleza van ms all que los asuntos propios de la estructura de control interno.
Tales asuntos podran estar referidos a la eficiencia operacional en algunas reas
administrativas o en otras partidas importantes de la entidad.
Las debilidades materiales identificadas en una auditora financiera son
consideradas como hallazgos. En la parte III de este manual se describen con mayor
amplitud los elementos de un hallazgo de auditora, cuya naturaleza y presentacin es
algo distinto de la estructura fijada para desarrollar un hallazgo en la auditora
financiera y que se muestra a continuacin:
ELEMENTOS DEL HALLAZGO DE AUDITORA
. Condicin: constituida por la situacin actual o "lo que es"
. Criterio:representado por la norma o la unidad de medida que se compara con
la condicin o "lo que debe ser"
. Causa: razn (o las razones) por la que ocurri la condicin.
. Efecto: consecuencia o impacto posible pasado o futuro (cuando sea aplicable).
Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditora
financiera no siempre podra ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen
juicio y criterio profesional para decidir como informar determinada debilidad
importante identificada en la estructura de control interno. La extensin mnima de
cada hallazgo de auditora depender de como ste debe ser informado, aunque por
lo menos el auditor debe identificar la condicin, el criterio, la causa y el posible efecto
(como naturaleza, no necesariamente el monto) a fin de permitir que los funcionarios
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los
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realizacin de los
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auditora, anota los errores monetarios en los estados financieros y sugiere los ajustes
pertinentes. Este trabajo debe ser revisado por el supervisor de auditora.
Deben estudiarse las causas de los errores y las implicancias por decisiones
previas acerca de la confiabilidad de los registros y controles contables, y el alcance de
las pruebas de auditora. Una parte importante de la revisin es la evaluacin de los
procedimientos de auditora a la luz de los resultados de las pruebas.
Revisin de los estados financieros. La revisin final de los estados financieros y de
los papeles de trabajo estn estrechamente relacionadas; algunas partes se realizan
simultneamente. Por ejemplo, cuando se completan los papeles de trabajo para un
rubro particular en los estados financieros, normalmente se estudia la presentacin de
la cuenta correspondiente. La informacin de las notas a los estados financieros,
generalmente, se verifica al mismo tiempo que los montos correspondientes a tales
estados.
La participacin del auditor depende en la revisin final de los estados financieros,
incluye tambin la revisin del borrador del informe de auditora que acompaar a
tales estados.
Terminacin de los papeles de trabajo
El objetivo principal de la revisin de papeles de trabajo es obtener certeza
razonable de que la auditora a los estados financieros est completa y que se ha
documentado apropiadamente. La documentacin es importante dado que los papeles
de trabajo sern utilizados en la planeacin de auditoras futuras.
A medida que se revisan los papeles de trabajo, el equipo de auditora los codifica y
archiva sistemticamente, as como determina cules pueden eliminarse, de manera
que el archivo sea tan integrado y conciso como sea posible.
Elaboracin del informe de auditora
Normas Internacionales de Auditora Seccin 700. El dictamen del auditor
sobre los estados financieros.
El auditor debe revisar y evaluar las conclusiones extradas de la evidencia de
auditora obtenida como base para expresar su opinin sobre los estados financieros.
El dictamen del auditor debe contener la clara expresin escrita de su opinin sobre
los estados financieros tomados en su conjunto. La revisin y evaluacin implica
considerar si los estados financieros han sido preparados, en todos sus aspectos
importantes, de conformidad con un marco para la presentacin de informacin
financiera, identificado que puede estar constituido por las normas internacionales de
contabilidad o las normas locales.
Aspectos conceptuales
El informe de auditora es el medio a travs del cual el auditor emite su juicio
profesional sobre los estados financieros que ha examinado. El informe es la expresin
escrita donde el auditor expone su conclusin sobre la tarea que realiz. Cada una de
las distintas fases de una auditora tiene como objetivo final la emisin del informe.
En su informe el auditor expresa que ha examinado los estados financieros de una
entidad, identificando cmo llev a cabo su examen aplicando las normas de auditora
generalmente aceptadas y las normas de auditora gubernamental, indicando adems
si dichos estados presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la
situacin financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por el
ao terminado, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.
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Es comn que al informe del auditor sobre los estados financieros se le denomine
dictamen del auditor. sta fue la expresin usada por algunos organismos
profesionales en el pasado. Hoy en da la profesin del contador pblico ha
generalizado su denominacin bajo el nombre de informe de auditora que es la
expresin ms apropiada. Es tambin de uso general denominar dictamen al
documento del informe donde el auditor emite su opinin.
Preparar un buen informe de auditora requiere algo ms que tener conocimientos
profundos de auditora financiera. Requiere una gran destreza para ordenar
correctamente los hechos y expresar las conclusiones haciendo uso de un lenguaje
correcto, actual, comprensible e incluso persuasivo.
Antes de elaborar el informe, el auditor efecta una revisin minuciosa de los
papeles de trabajo para asegurarse de que se cumplieron satisfactoriamente los
objetivos de la auditora, se han atado todos los cabos sueltos, se han considerado
todos los asuntos de importancia y todas las cuestiones planteadas han sido resueltas.
El informe de auditora financiera es el medio a travs del cual el contador pblico
expresa su opinin sobre la situacin financiera, resultado de las operaciones y flujos
de efectivo de la entidad examinada, as como sobre su control interno financiero.
El informe de auditora financiera tiene la estructura siguiente:
INFORME DE AUDITORA FINANCIERA
Parte I
. Dictamen.
. Estados financieros y notas a los estados financieros.
. Informe sobre la informacin financiera para la Cuenta General de la Repblica.
. Informacin financiera sobre la Cuenta General de la Repblica.
. Informe sobre la estructura de control interno.
Parte II
. Sntesis gerencial.
. Introduccin.
. Conclusiones.
. Observaciones y recomendaciones.
. Anexos.
En el mbito de la auditora gubernamental, usualmente son emitidos informes de
auditora financiera relativos a:
. Informacin financiera para la Cuenta General de la Repblica.
. Informacin financiera requerida por organismos internacionales:
- Banco Interamericano de Desarrollo - BID
- Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos de Amrica USAID.
- Banco Internacional para la Reconstruccin y Fomento - BIRF - (Banco Mundial)
La informacin financiera para la Cuenta General de la Repblica y el informe de
auditora sobre la misma estn regulados por la normatividad emitida por la Contadura
Pblica de la Nacin y la Contralora General de la Repblica, respectivamente.
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---------------------FIRMA
SUPERVISOR
---------- ----------------------FIRMA
AUDITOR ENCARGADO
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Dictmenes modificados
En ciertas circunstancias, el dictamen del auditor puede modificarse incorporando uno
o ms prrafos para indicar las razones por las cuales se lleg a dicha conclusin.
Estas modificaciones en algunos casos originan dictmenes con salvedades, en otros
casos conllevan a una abstencin de opinin o a expresar una opinin adversa. En
otros, la opinin no es afectada debido a que la incorporacin de dicho prrafo o
prrafos tiene como objeto resaltar un hecho para enfatizarlo.
Existen circunstancias en que el auditor puede o no estar de acuerdo con la
gerencia respecto a polticas y mtodos contables utilizados para su aplicacin o la
suficiencia de las aseveraciones realizadas en los estados financieros. Si tales
discrepancias son importantes para los estados financieros en su conjunto, el auditor
debe expresar una opinin modificada.
Cuando el auditor decide incorporar un prrafo de nfasis de un asunto para
resaltar una situacin que afecta a los estados financieros, la inclusin de dicho prrafo
no afecta su opinin. Los asuntos que pueden incluirse en el prrafo de nfasis son:
. Cuando han ocurrido sucesos posteriores extraordinariamente importantes.
. Sobre asuntos contables, excluyendo aquellos relacionados a un cambio de
principios contables que afectan la comparacin de los estados financieros con
los del perodo anterior.
. El informe del auditor predecesor no fue presentado para efectos comparativos
con los estados financieros.
. Ciertas circunstancias relativas a informacin sobre los estados financieros
comparativos.
Las incertidumbres y dictmenes que se deriven de una auditora a los estados
financieros no deben incluirse como prrafo de nfasis, sino que deben tratarse como
un dictamen modificado o no, de acuerdo con la evaluacin que realice el auditor.
Situaciones que afectan la opinin del auditor
En ciertos casos el auditor no puede expresar una opinin sin salvedades, sobre todo
cuando alguna de las siguientes circunstancias existe y, a su juicio, su efecto es o
puede ser importante para los estados financieros en su conjunto:
. Cuando existe una limitacin en el alcance del trabajo.
. Cuando existe un desacuerdo con la gerencia respecto de la razonabilidad de
las polticas contables seleccionadas, el mtodo para su aplicacin o la
suficiencia de las aseveraciones efectuadas en los estados financieros.
Cada vez que el auditor exprese una opinin con salvedades, debe incluir en su
dictamen una descripcin clara de todas las razones sustantivas y si es factible
cuantificar posibles efectos sobre los estados financieros. Esta informacin se
expondr en un prrafo separado precediendo al prrafo de opinin y puede hacerse
una mayor explicacin en una nota a los estados financieros.
Opinin con salvedades
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Una opinin con salvedades deber expresarse cuando el auditor concluye que no
puede expresar una opinin sin modificacin, pero que el efecto de cualquier
desacuerdo con la gerencia o limitacin en el alcance de su trabajo no es tan
importante como para requerir una opinin adversa o una abstencin de opinin. Una
opinin modificada debe expresarse como excepto por los efectos del asunto a que
se refiere la calificacin. Seguidamente se presenta un ejemplo de dictamen con
salvedades.
Modelo de dictamen con salvedades
Dictamen de los auditores independientes
A los seores
1. Hemos auditado el balance general del Instituto Nacional de Promocin Agraria al
31 de diciembre de 19X1 y los correspondientes estados de gestin y de flujos de
efectivo por el ao terminado en esa fecha. La preparacin de dichos estados
financieros es responsabilidad de la administracin del instituto y nuestra
responsabilidad consiste en emitir una opinin sobre ellos basada en la auditora
que efectuamos.
2. Nuestra auditora fue realizada de acuerdo con normas de auditora generalmente
aceptadas y normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora
General de la Repblica. Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos
nuestro trabajo con la finalidad de obtener seguridad razonable de que los estados
financieros no presentan errores importantes. Una auditora comprende el examen
basado en comprobaciones selectivas de las evidencias que respaldan la
informacin y los importes presentados en los estados financieros. Tambin
comprende la evaluacin de los principios de contabilidad aplicados y de las
principales estimaciones efectuadas por la administracin, as como una
evaluacin de la presentacin general de los estados financieros. Consideramos
que la auditora que hemos efectuado constituye una base razonable para nuestra
opinin.
3. Al 31 de diciembre de 19X1, el instituto no ha efectuado provisiones para cuentas
de cobranza dudosa por los crditos de promocin agraria otorgados por S/.250,
420. La administracin ha establecido un plan para registrar estas provisiones
durante el ejercicio de 19X2; sin embargo, de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados, la entidad debi efectuar esta provisin en el
ejercicio 19X1 disminuyendo el activo, el resultado del ejercicio y el patrimonio en
dicho importe.
4. En nuestra opinin, excepto por el efecto de los ajustes del asunto indicado en el
prrafo anterior, los estados financieros adjuntos presentan razonablemente, en
todos sus aspectos de importancia, la situacin financiera entidad XYZ al 31 de
diciembre de 19X1, los resultados de sus operaciones y los flujos de efectivo, por el
ao terminado en esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Lima, 3 de marzo de 1912
Refrendado por:
-------------------FIRMA
Supervisor
------------------------FIRMA
Auditor encargado
__________________________________________________________________________ 186
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----------------FIRMA
Supervisor
-------------------------FIRMA
Auditor encargado
__________________________________________________________________________ 187
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__________________________________________________________________________ 188
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__________________________________________________________________________ 189
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de control
interno se
d)
Ttulo.
Destinatario.
Prrafo introductorio:
i) Identificacin de los estados financieros examinados.
ii) Expresin de la responsabilidad de la administracin de la entidad sobre la
estructura de control interno.
Prrafo de alcance:
__________________________________________________________________________ 190
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e)
f)
g)
h)
Ttulo
El informe del auditor debe tener como ttulo Informe de los auditores
independientes para distinguirlo de aqullos que podran ser emitidos por los
auditores internos de la propia entidad. En el caso de que el informe sea emitido por el
rgano de auditora interna, el ttulo ser: Informe de los auditores internos.
Destinatario
El informe del auditor debe estar dirigido al titular de la entidad, miembros del
directorio de la empresa, segn los casos, cuyos estados financieros han sido materia
de examen.
Prrafo introductorio
El informe del auditor debe identificar los estados financieros que han sido materia de
examen, incluyendo la fecha y el perodo cubierto por tales estados. El informe debe
incluir la expresin de que el establecimiento y mantenimiento de la estructura de
control interno es responsabilidad de la administracin de la entidad. La presentacin
de tales asuntos en el prrafo introductorio es la siguiente:
Hemos auditado el balance general y los estados de gestin y de flujos de efectivo de
entidad ABC por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de
1915 y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 10 de febrero de
1916. La administracin de la entidad es responsable de establecer y mantener una
estructura de control interno. Para cumplir con esta responsabilidad se requiere de
estimaciones y opiniones de la direccin de la entidad para determinar y evaluar los
beneficios esperados y costos relacionados de las polticas y procedimientos de la
estructura del control interno.
Prrafo del alcance
El informe del auditor debe describir el alcance de la auditora declarando que fue
realizada de conformidad con las normas de auditora generalmente aceptadas y las
normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora General de la
Repblica. Las normas de auditora generalmente aceptadas y las normas de auditora
gubernamental exigen que para planear la auditora financiera el auditor debe adquirir
una apropiada comprensin del funcionamiento de la estructura de control interno de la
entidad, la que est constituida por el ambiente de control, el sistema de contabilidad,
los procedimientos de control, el ambiente SIC y la funcin de auditora interna.
En el informe debe indicarse los controles internos significativos de la entidad o los
elementos especficos de la estructura de control interno, incluyendo los controles que
haya establecido para garantizar el cumplimiento de leyes y reglamentos cuya
inobservancia pueda tener un efecto importante en los estados financieros.
__________________________________________________________________________ 191
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SNTESIS GERENCIAL
HALLAZGOS Y CONCLUSIONES MS IMPORTANTES
El presente Informe de Auditora a la Informacin Financiera de la Municipalidad
Provincial de Atahualpa, Periodo 2004, se ha realizado en cumplimiento a la Accin
de Control Posterior N 2-0344-2005-002, y como resultado de la Auditora se ha
arribado a lo siguiente:
1.
__________________________________________________________________________ 195
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RECOMENDACIONES MS IMPORTANTES
En mrito a las observaciones y conclusiones expuestas en el presente Informe, y en
concordancia con lo establecido en el artculo 15 inciso b) de la Ley N 27785 Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica
y con el propsito de coadyuvar con la gestin municipal de la Municipalidad Provincial
de Atahualpa, se formulan las siguientes recomendaciones:
Que el titular de la entidad disponga la implementacin de las siguientes
recomendaciones.
1. Disponer que la Gerencia Municipal en coordinacin con la Gerencia de
Administracin y Finanzas adopten las medidas necesarias para refinanciar la
deuda por el pago de las Leyes Sociales de los trabajadores municipales, con el fin
de salvaguardar la integridad fsica de los servidores por las atenciones con
ESSALUD, y los derechos de jubilacin a travs del Sistema Nacional de
Pensiones y AFPs. (Ref. Conclusin N 01).
__________________________________________________________________________ 196
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I.- INTRODUCCIN
1. ORIGEN DEL EXAMEN
La auditora a la informacin financiera de la Municipalidad Provincial de Atahualpa,
correspondiente al ejercicio fiscal 2004, ha sido programada dentro del Plan Anual
de Auditora Gubernamental para el periodo 2005, considerado como Accin de
Control Posterior N 2-0344-2005-002 y ejecutada en cumplimiento de la
Resolucin de Contralora General N 117-2001-CG, que aprueba la Directiva
N 013-2001-CG/340 del 27 de julio 2001.
2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN
La presente accin de control posterior por su naturaleza corresponde a una
auditoria a la informacin financiera de la Municipalidad Provincial de Atahualpa, y
se ejecut en cumplimiento al Plan de Auditoria Gubernamental para el ejercicio
2005, siendo sus objetivos los siguientes:
__________________________________________________________________________ 197
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2.1
OBJETIVOS GENERALES
Emitir opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros preparado
por la Unidad de Contabilidad de la Municipalidad Provincial de Atahualpa
al 31 de diciembre de 2004, de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados y disposiciones legales vigentes.
(Informe corto).
2.2
OBJETIVOS ESPECFICOS
a. Determinar si los estados financieros preparados por la entidad
presentan razonablemente su situacin financiera, los resultados de sus
operaciones y flujo de efectivo de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
b. Evaluar la implementacin de funcionamiento, efectividad de la
estructura y sistema de control interno de la Unidad de Contabilidad
durante el ejercicio econmico 2005, a efecto de determinar el grado de
efectividad, eficiencia y eficacia en su aprobacin y si stos realizan sus
actividades en concordancia con las normas tcnicas de control interno y
dems dispositivos legales vigentes.
c. Determinar si la Unidad de Contabilidad de la Municipalidad Provincial
de Atahualpa ha cumplido con remitir a los rganos pertinentes los
estados financieros correspondientes.
d. Determinar si se emprendieron acciones correctivas por parte de los
funcionarios responsables de las recomendaciones formuladas en los
informes de auditoras anteriores.
__________________________________________________________________________ 198
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Instructivos Contables.
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
Directiva No 013-2001-CE/B.3.40. Disposiciones para la Auditoria a la
Informacin Financiera y el Examen Especial a la Informacin Presupuestaria
preparada para la Cuenta General de la Repblica.
Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico, aprobado con
Resolucin de Contralora N 072-98-CG.
Modificatoria de las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico,
aprobado con Resolucin de Contralora N 123-00-CG
Instructivos Contables.
ROF y MOF.
5. COMUNICACIN DE HALLAZGOS
En estricta aplicacin de las Normas de Auditora Gubernamental NAGU 3.60
Comunicacin de hallazgos, aprobado con Resolucin de Contralora N 16295-CG y modificada por la Directiva N 006-97-CG/INT y Resolucin de Contralora
N 141-99-CG del 25.06.99 y modificada con Res. Contralora N 259-2000-del
07.12.00, los hallazgos de auditora que emergieron de la presente accin de
Control fueron puestos en conocimiento por escrito a los funcionarios y servidores
para que, en ejercicio de su derecho de defensa, cumplan con realizar los
comentarios aclaratorios debidamente documentados, los mismos que fueron
evaluados y se tomaron en consideracin en la elaboracin del presente informe.
Asimismo se incluye un anexo con la relacin del personal comprendido en los
hallazgos de auditora. (ANEXO N 01)
debe darse en el orden de; 50% para Gastos de Inversiones y 50% para
gastos corrientes; sin embrago segn anlisis se ha determinado que al
trmino del ejercicio anterior, la utilizacin de dichos recursos no se dio
en el orden debido; habindose llegado a afectar con el importe de S/.
3040,446.79 nuevos soles de los recursos destinados para gastos
corrientes para cubrir el pago de las amortizaciones mensuales
provenientes del prstamo de los S/11 500,000.00 Nuevos Soles
otorgado por el Banco de la Nacin en el ao 2003 para la obra de los
Ejes Viales de Chimbote, as como las amortizaciones mensuales por
prstamo para adquisicin de maquinarias que corresponden a
gestiones anteriores. El movimiento mensualizado de dicho fondo se
detalla a continuacin:
CUADRO DEMOSTRATIVO DEL MOVIMIENTO Y DISTRIBUCIN DEL FONDO
DE COMPENSACIN MUNICIPAL (FONCOMUN) AL 31 DE DICIEMBRE 2004
Monto
FONCOMUN
Mes Da Recibido
Ene
30
Feb
31
714 308,94
357 154,47
264 551,20
269 80,50
Mar
31
679 243,36
339 621,68
546 739,14
Abr
30
666 372,06
333 186,03
May
31
720 216,47
Jun
30
Jul
Variacin
(sobregiro)
(a-b)
Varia. %
x 100
-91 207,07
-19,5
291 531,70
65 622,77
18,4
444 481,30
991 220,44
-651 598,76
-191,9
405 645,16
435 597,46
841 242,62
-508 056,59
-152,5
360 108,24
405 645,20
357 50,33
441 395,53
-81 287,29
-22,6
735 266,72
367 633,36
405 645,20
115 725,05
521 370,25
-153 736,89
-41,8
30
772 551,63
386 275,82
405 645,20
42 130,50
447 775,70
-61 499,88
-15,9
Ago
31
737 337,77
368 668,89
670 196,37
-719 571,30
-195,2
Sep
30
775 616,34
387 808,17
405 645,20
-640 151,94
-165,1
Oct
29
756 527,68
378 263,84
405 645,16
34 276,81
439 921,97
-61 658,13
-16,3
Nov
30
784 232,25
392 116,13
405 645,16
65 409,54
471 054,70
-78 938,57
-20,1
Dic
03
762 172,51
381 086,26
405 645,16
33 804,24
439 449,40
-58 363,14
-15,3
9037 569,22
4518 784,64
5132 293,31
-3040 446,79
Total
__________________________________________________________________________ 201
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
2002
2001
2000
TOTAL
16
18
55
58
147
117
34
34
192
RECONSIDERADAS
NO APLICABLES
10
134
53
69
96
352
IMPLEMENTADAS
EN PROCESO
TOTAL
__________________________________________________________________________ 203
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
IMPORTE
EJERCICIO 2004
INCREMENTO %
1830,702.83
1964,843.69
2356,478.42
3352,893.52
28.72%
70.64%
23,362.26
151,084.90
546.70%
205,058.32
330,513.70
61.18%
0.00
260.00
179,818.83
174,319.42
0.00
0.00
740,744.67
ESSALUD
Seguro de Vida
Seguro Riesgo de Trabajo
7906,648.08
Sub Total
CTA. 42 CUENTAS POR PAGAR
429. CTAS. POR PAGOS DIVERSOS
AFP Integra
AFP Profuturo
AFP Horizonte
AFP El Roble
AFP Unin Vida
3671,918.70
36,442.86
EJERCICIO 2003
3.15%
80,761.46
3076,321.19
(19.36)%
48,480.24
33.03%
10317,356.73
30.49%
EJERCICIO 2004
INCREMENTO %
2749,107.47
3343,421.47
21.61%
701,762.11
936,462.79
397,671.66
33.44%
30.75%
304,136.38
0.00
7,823.13
701,546.85
37.89%
Sub Total
508,753.05
4263,759.01|
5386,925.90
26.34%
TOTAL
12170,407.09
15704,282.63
29.04%
INTERESES
RECARGOS
MORAS
TOTAL
AFP HZTE.
IMPTE.TRIBUT
O
255179.12
146875.11
0.00
0.00
402,054.23
AFP.PROF
969,445.00
2,875,022.24
0.00
0.00
3,844,467.24
SUNAT
14,076,333.00
1,921,894.00
1,437,484.00
0.00
17,435,711.00
TOTAL
15,300,957.12
4,943,791.35
1,437,484.00
0.00
21,682,232.47
__________________________________________________________________________ 205
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IMPTE.TRIBUTO
AFP HZTE.
255179.12
969,445.00
14,076,333.00
15,300,957.12
AFP.PROF
SUNAT
TOTAL
INTERESES
146875.11
2,875,022.24
1,921,894.00
4,943,791.35
RECARGOS
0.00
0.00
1,437,484.00
1,437,484.00
MORAS
0.00
0.00
0.00
0.00
TOTAL
146,875.11
2,875,022.24
3,359,378.00
6,381,275.35
Asimismo, el Subgerente de Tesorera, mediante Informe N 057-2005-SGTGAF-MPA, de fecha 28.06.05, corrobora dicha situacin manifestando: Que el
pago de las aportaciones como son ESSALUD, SNP, IES y Renta de 4ta.
Categora y AFP se ha descontado de los trabajadores y las cuotas patronales
dichos tributos no se han cancelado en su totalidad debido a la falta de liquidez
que ha existido y existe dentro de la entidad, toda vez que la superioridad
solamente ha provisionado el pago de las planillas netas sin incluir las
aportaciones... sin embargo en forma extemporanea se ha venido cancelando
en parte lo correspondiente a ESSALUD, para la atencin a los trabajadores...
Asimismo, cabe mencionar que la deuda no solamente es lo actual sino que se
ha venido acumulando desde aos anteriores, aun acogindonos a un
programa llamado RESIT, cuyas cuotas eran de S/. 65,000.00 nuevos soles
mensuales...
e) En casos de adeudos a ESSALUD, debe adems determinarse los
importes pagados por la Municipalidad, por las atenciones a sus
trabajadores en otros Centros de Salud, y agregarse al perjuicio
econmico resultante.
Con relacin a las atenciones de los trabajadores municipales en otros centros
de salud; es de indicarse que de acuerdo a lo manifestado en el Informe N
029-2005-SGC-GAF-MPA y Informe Social N 86-05-DBS-OPER-MPA
del
03.06.05 y 07.06.05 respectivamente; la Municipalidad Provincial de Atahualpa
durante el periodo 2004, no ha reconocido gastos por atenciones de salud de
los trabajadores municipalidades, en centros mdicos distintos a ESSALUD.
f) Se seala como causa la falta de
previsin de los funcionarios
municipales, el incumplimiento de dispositivos relacionados al pago de
obligaciones tributarias, lo cual debe ser adecuadamente determinado
indagando sobre el desvo de los fondos y el destino que tuvieron las
retenciones efectuadas y no canceladas .
Con relacin a este punto se debe manifestar que efectuado el anlisis, no se
ha determinado desvo de los fondos por incumplimiento de las obligaciones
tributarias. De los comentarios prestados por el contador general de la entidad,
mediante Informe N 023-2005-SGC-GAF-MPA del 10 de mayo del 2005,
textualmente se determina: ...indico que si las declaraciones de las referidas
declaraciones no se han llegado a cancelar, es debido a la falta de liquidez en
los ingresos de recursos propios...Es preciso sealar que para efectuar los
pagos de planillas de los trabajadores cesantes y activos de esta municipalidad
se trata de recaudar lo mximo, llegando a cumplirse con el neto a pagar,
dejando pendiente las aportaciones generadas, pero aun as se est tratando
de cumplir con algunos pagos, como a ESSALUD, quienes han tenido
embargadas los pagos que deberan efectuar las empresas de SIDER PER,
PESCA PER, entre otras.
g) El efecto de la observacin no es el perjuicio econmico de la entidad por
la suma de S/.15 704 282.63, sino los montos que corresponden a los
recargos, moras intereses y multas afectados a la entidad, conforme a la
determinacin mediante acotaciones o autoliquidaciones efectuadas por
las entidades administradoras de tributos, menos las sumas
contabilizadas por la entidad sin incluir el monto del tributo insoluto.
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CONTENIDO
333. CONSTRUCC. EN
CURSO
333.01 Por Adminis. Directa
EJERCICIO
2004
EJERCICIO
2003
VARIACIN
INCREMENTO
34.09%
59034,829.35 51106,117.88
7928,711.47
15.51%
2197,292.72
10,737.91
2186,554.81
20,363%
7310,171.27
0.00
7310,171.27
0.00%
Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe por el
Jefe de la Oficina de Control de Huaraz mediante Oficio N 285-2005- CG/ORHZ,;
stas han sido absueltas en el orden siguiente:
a) No se ha cuantificado el posible efecto que pueda originarse por
concepto de depreciacin de las obras que contablemente se
encuentran en proceso, pero que estn en funcionamiento. Se debe
identificar del total de las obras que se encuentran en construcciones en
curso por S/. 68 542 233.34, cuales son las que han entrado en
funcionamiento y la fecha, a fin de calcular la depreciacin
correspondiente que afectara los resultados del ejercicio.
Al respecto, es de indicarse que al 31.12.04, la Subgerencia de Contabilidad no
ha realizado la depreciacin de las obras que se encontraban en el rubro
construcciones en curso, toda vez que de acuerdo al Informe N 012-2005SGC-GAF-MPA del 15 de marzo 2005, se establece textualmente: ... la
__________________________________________________________________________ 214
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BALANCE DE
COMPROBACIN
S/.
CTA. CTE. N
310-10756313054- BCO.
CREDITO CONVENIO
LIBRO MAYOR
S/.
40,487.51
LIBRO
BANCOS
S/.
40,487.51
DIFERENCIA
S/.
0.00
40,487.51
Fuente: Estados Financieros 2004 Balance de Comprobacin, Libro Mayor y Libro Bancos.
Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe por el jefe
de la Oficina de Control de Huaraz mediante Oficio N 285-2005- CG/ORHZ, stas
han sido absueltas en el orden siguiente:
a) Se seala que el monto registrado en libros es mayor que el saldo
bancario, debiendo establecer si la diferencia existe por la falta de
contabilizacin de gastos, debindose merituar por la materialidad, si
estos afectaran la adecuada presentacin de los estados financieros y
considerarse como una salvedad en el Dictamen.
Respecto a la diferencia de S/. 40,487.51 nuevos soles establecido en el saldo
de la cta. cte. N 310-10756313-054 Banco de Crdito-Convenio, entre
__________________________________________________________________________ 218
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
De los comentarios vertidos por el referido Funcionario Municipal Sr. Vctor Bueno
Castillo; se tiene que indica: Que se ha realizado una codificacin interna de cuentas
en el Plan Contable y de acuerdo a la Fuente de Financiamiento . Sin embargo en su
condicin de Gerente de Administracin y Finanzas; tiene como funciones y
atribuciones: Programar, Organizar, Coordinar, Dirigir y Controlar las actividades de
los sistemas de contabilidad, Tesorera... asimismo por no prever adecuados
controles internos para la realizacin de las conciliaciones de los saldos que
maneja la Entidad. En tal sentido y al no haber cumplido con presentar prueba
documentaria que demuestre haber tomado acciones respecto al hecho observado,
la observacin subsiste y no ha sido levantada.
CPC. Roberto Cuentas Pia, en calidad de Sub Gerente de Contabilidad,
mediante Informe N 023-2005-SGC-GAF-MPS, recepcionada el 12.05.05,
alcanza sus comentarios aclaratorios en el sentido siguiente: ... La Sub
Gerencia de Tesorera no dio a conocer en su momento oportuno los
movimientos bancarios realizados. En esta oportunidad dicha Sub gerencia
hizo cambio de cuenta corriente y, de Entidad Financiera, es decir que el
importe que su despacho indica como diferencia sustancial, fue trasladada por
la Sub Gerencia de Tesorera a otro banco y, que a la fecha continua con el
mismo monto que se indica...
De los comentarios vertidos por el referido profesional CPC. Roberto Cuentas Pia,
En calidad de Sub Gerente de Contabilidad; se tiene que establece que la Sub
Gerencia de Tesorera no dio a conocer en su momento oportuno los movimientos
bancarios realizados., efectuando el cambio de cuenta corriente y, de Entidad
Financiera, indicando adems que a la fecha continua con el mismo monto. Sin
embargo en su condicin de Contador General, no efectu adecuados controles
internos a las conciliaciones que permitan verificar la conformidad de una situacin
reflejada en los registros contables proporcionando confiabilidad sobre la informacin
financiera registrada; permitiendo de esta manera detectar diferencias y explicarlas,
efectuar ajustes o regularizaciones cuando son necesarias, en tal sentido la
observacin subsiste y no ha sido levantada.
De lo expuesto se determina que le asiste responsabilidad administrativa al Sr. Vctor
Bueno Castillo; en su condicin de Gerente de Administracin y Finanzas de la
Municipalidad Provincial de Atahualpa al haber infringido el Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF) de la Municipalidad Provincial del Santa en su
Art.45 inciso a) Programar, Organizar, Coordinar, Dirigir y Controlar las actividades de
los sistemas de contabilidad...Tesorera... asimismo por no prever adecuados controles
internos para realizacin de las conciliaciones de los saldos que maneja la Entidad;
CPC. Roberto Cuentas Pia, en calidad de Sub Gerente de Contabilidad, por no
haber tomado en cuenta el Art. 47 del Reglamento de Organizacin y Funciones en
sus incisos a) y b) Programar, Dirigir, Coordinar y Controlar las actividades del
sistema de contabilidad Gubernamental; Llevar el control y mantener actualizada la
Contabilidad Municipal segn las normas vigente; asimismo al no efectuar adecuados
controles internos a las conciliaciones que permitan verificar la conformidad de una
situacin reflejada en los registros contables proporcionando confiabilidad sobre la
informacin financiera registrada; permitiendo de esta manera detectar diferencias.
Infringiendo de esta manera los seores: Sr. Vctor Bueno Castillo y CPC. Roberto
Cuentas Pia; en su condicin de Gerente de Administracin y Finanzas y Sub
Gerente de Contabilidad de la Municipalidad Provincial de Atahualpa segn el Art. 21
__________________________________________________________________________ 221
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
Inc a), y d) Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio
pblico, y Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un
mejor desempeo, del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera
Administrativa; Concordante con el Art. 126 y 132 del DS. N 005-90-PCM,
Reglamento de la Ley; configurando en consecuencia la naturaleza del hecho falta de
carcter disciplinario tipificado en el Art. 28 Inc. d) Negligencia en el desempeo de
las funciones del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa
que se grada en armona con lo prescrito en el Art. 150 del DS. N 005-90-PCM,
Reglamento de la referida normativa
4. ANTICIPOS OTORGADOS A PERSONAL DE LA MUNICIPALIDAD Y A TERCEROS
ASCENDENTE A UN IMPORTE DE S/. 7462,602.01 NUEVOS SOLES, AL 31 DE
DICIEMBRE DE 2004,LOS MISMOS QUE NO FUERON PROVISIONADOS NI
CASTIGADOS AUN CUANDO DATAN DE GESTIONES ANTERIORES
Como parte de la evaluacin y anlisis a los Estados Financieros de la Municipalidad
Provincial de Atqahualpa, ejercicio 2004, se procedi a analizar la cuenta 38 Cargas
Diferidas, en la cual se considera los gastos pagados por anticipado con cargo a rendir
cuenta por diferentes conceptos; determinndose que dicha cuenta al 31 de diciembre
2004, asciende a un importe de S/.7462,602.01 Nuevos Soles, habindose
incrementado en S/.2267,326.48 Nuevos Soles, con relacin al ejercicio 2003, que
ascenda al importe de S/. 5195,275.53 Nuevos Soles.
2004
por
2003
Variacin
667,137.84
667,137.84
2099,433.19
2099,433.19
(1432,295.35)
(1432,295.35)
5818,944.20
5276,479.40
542,464.80
17,289.14
17,289.14
959,230.83
2410,482.17
2256,012.43
154,469.74
10,284.54
10,284.54
675,075.63
(3408,462.03)
(3020,466.97)
(387,995.06)
(7,004.60)
(7,004.60)
(284,155.20)
7462,602.01
5195,275.53
(2267,326.48)
Cuentas Incobrables, que datan de ejercicios anteriores como es el caso, que algunas
de ellas corresponden al ejercicio contable de 1994. Tal como se muestra a
continuacin:
CUADRO DEMOSTRATIVO DE ANTIGEDAD DE ANTICIPOS
OTORGADOS
384.01
CONTRATISTAS
DETALLE
VICTOR DELGADO RAMIREZ
P y Q CONTRATISTAS GENERALES
IMPORTE
AO
34,674.70
5,000.00
1998
1996
950,124.01
26,798.02
1999
1997
CIDELPAS
ANCALIMA CONTRATISTAS GENERALES
73,627.40
20,295.75
1999
1998
PRODEOBRITAS
CONSTRUCTORA GUTIERREZ SRL
86,430.43
17,637.47
1998
2000
419,149.19
4,463.88
2000
2000
90,756.30
2003
251,594.29
25,210.08
2,005,761.52
2003
2003
COBAZA - BASO
ROAYAL
384.02
PROVEEDORES
DETALLE
TRANSPORTES Y SERVICIOS ACUARIO
EDITORIAL E IMPRENTA EL DESARROLLO
SALDO AL 31-12-03
385.04
IMPORTE
AO
7,312.00
2000
8,000.00
15,312.00
2000
ENCARGOS INTERNOS
DETALLE
IMPORTE
AO
1,124.00
1,354.64
1999
2001
50.00
717.50
2003
2003
SANTIAGO OTINIANO
KELLY CORDOVA
150.00
212.00
2003
2003
786.00
4,394.14
2003
389.01
CARGAS DIVERSAS
DETALLE
CANTIDAD
60,457.32
AO
1995
__________________________________________________________________________ 223
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
10,000.00
1994
REMUNERACIONES
UNIVERSIDAD RICARDO PALMA
50,220.00
6,630.00
2003
1995
EDITORA PERU
FIDE
2,973.60
1,736.00
1998
1995
ENRIQUE FERREYROS
CONFECCIONES CHAVIN
2,046.15
2,437.55
1998
1998
600.00
7,220.00
1998
1995
CEDEL
SERCOPAC S.A.
19,358.40
25,187.85
1994
1996
JUAN CHAMBORGO
CONSORCIO SERVI EDIL
10,800.00
28,000.00
1996
1994
31,537.74
16,007.98
1995
1996
63,449.30
3,430.29
1995
1996
8,000.00
63,649.00
1995
1996
MARCO SILVA
ABRAHAM VILCHES CASTRO
1,200.00
1,100.00
1995
1996
UMG ASOCIADOS
AUTOPARTES VIMAPA
801.00
3,000.00
1997
1998
RESERLY
SYMONS ADOLFO NIQUE
1,900.00
6,470.00
1996
1996
FABRINCE INGENIEROS
SERVIDATA S.R.L.
24,500.00
10,400.00
1994
1994
900.00
704.00
1995
1997
1,069.19
500.00
1997
1996
708.00
500.00
1996
1996
3,648.00
6,200.00
1996
1996
ALEJANDRO ROQUE
CONFECCIONES Y SASTRERIA CHIMBOTE
2,050.00
4,300.00
1996
1996
6,900.00
1,000.00
1996
1996
MARTHA SALGADO
CABILDO ABIERTO
500.00
1,241.00
1996
1996
SERVICE S.A.
EMPR. PESQUERA SAMANCO
7,900.00
1,250.00
1996
1996
COSSESMAR
CISNEROS S.R.L.
3,928.00
1,300.00
1996
1996
JESUS REQUENA
VICENTE BEDON
1,000.00
8,100.00
1996
1996
IPSS
COGERSA S.R.LTDA.
1,500.00
3,000.00
1998
1998
__________________________________________________________________________ 224
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
3,650.00
1999
11,647.86
42,919.39
1999
57,993.30
637,520.92
CANTIDAD
VICTOR LAGUNAS
2,000.00
JACINTO MONTENEGRO
FERNANDO FERNANDEZ SEDANO
653.80
780.50
2,000.00
1,000.00
4,000.00
1,048.00
7,203.85
1,400.00
7.50
2,000.00
500.00
528.70
23,122.35
SALDO AL 31-12-04
AO
1998
1998
1998
1998
1998
1999
1999
1999
1999
1999
1999
1999
2003
CANTIDAD
370.00
1,500.00
1,500.00
1,500.00
1,500.00
1,500.00
3,900.00
1,000.00
2,500.00
2,500.00
1,500.00
2,500.00
223.30
21,993.30
AO
1999
1999
1999
1998
1998
1998
1999
1998
1998
1999
1998
1998
1998
2,708,104.23
Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe, por la Jefe de la
Oficina de Control de Huaraz, mediante Oficio N 285-2005- CG/ORHZ; estas han sido
absueltas, en el orden siguiente:
Los Anticipos otorgados a personal de la municipalidad y a terceros por 7462
602.01 Nuevos Soles, no es una observacin, si los mismos se encuentran
bien contabilizados, lo que constituye una salvedad que afectara la opinin
del auditor, es el efecto que producira en los estados financieros , la falta de
provisin de Cobranza Dudosa por cada una de los anticipos otorgados y que
tiene una antigedad mayor a un ao, la misma que afectara a los resultados
del ejercicio, constituyendo por su materialidad una salvedad en el Dictamen.
En efecto y segn como se expone en la observacin al 31.12.04, la municipalidad
Provincial de Atahualpa, presenta un saldo de S/. 7 462, 602.01 Nuevos soles,
conformado por: Intereses por Devengar, Anticipos Concedidos, Encargos
Otorgados, y Cargas Diversas. Considerando que los Anticipos Otorgados tiene
una antigedad mayor a un ao el efecto que ha producido en los estados
Financieros se debe a que no se ha realizado la provisin de cobranza dudosa; tal
es as que al 31.12.03 debera haberse provisionado el importe de S/. 2,708,104.23
Nuevos Soles. Sin embargo de la solicitud de los comentarios aclaratorios a la Sub
Gerencia de Contabilidad se determina que mediante informe N 032-2005-2005SGC-GAF-MPA del 13.06.05, no se ha realizado el castigo contable respectivo.
b) Debe analizarse la cobrabilidad de las Sub Cuentas que conforman este
rubro, con la finalidad de determinar y estimar adecuadamente la Provisin
para Cuentas de Cobranza Dudosa.
Con relacin a este punto se manifiesta que el rgano de Control Institucional,
mediante Memorndum N 199-2005-OCI-MPS del 03.06.05, solicito a la Sub
Gerencia de Contabilidad informacin sobre la cobrabilidad de las Sub cuentas que
conforman este rubro y sobre la provisin de las cuentas de cobranza dudosa, y
mediante Informe N 032-2005-2005-SGC-GAF-MPS del 13.06.05, la Sub Gerencia
de Contabilidad refiere que con informe N 064-02-UC-OA-MPS, del 14.11.02, se
solicito al Director Municipal de aquel entonces se adopten acciones y se determine
el castigo contable bajo su autorizacin; situacin esta que a la fecha no ha sido
cumplida.
c) Si existiera deudas por anticipos otorgados al personal que ya no laboran
en la entidad con la celeridad del caso se servir preparar el informe especial
correspondiente determinando, las responsabilidades correspondientes,
conforme los documentos de autorizacin cursados por los responsables de
la entidad.
Respecto a los anticipos otorgados a personal que ya no labora en la entidad,
mediante Informe N 038-2005-SGC-GAF-MPA del 23.06.05, el sub Gerente de
contabilidad y a travs de documentos formales ha demostrado haber tomado
acciones para la regularizacin de estos anticipos; por lo que ya no dara lugar a la
preparacin del Informe Especial.
d) Solamente se ha responsabilizado a los funcionarios municipales que
laboran en el ejercicio 2004, sin embargo conviene efectuar el anlisis por
antigedad de saldos, a efecto de evidenciar si en el ejercicio de sus
funciones en aos anteriores se ha causado perjuicio econmico a la entidad,
__________________________________________________________________________ 226
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
conforme
los
__________________________________________________________________________ 227
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
INSTRUCTIVO N
INCOBRABLES
PROVISIN
CASTIGO
DE
LAS
CUENTAS
__________________________________________________________________________ 228
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cuenta a diversos contratistas, los mismos que a la fecha no han hecho sus
regularizaciones, y reconocen que estos hechos materia de observacin, se
estarn regularizando en el presente ejercicio.
Asimismo el Sr. Vctor Bueno Castillo en su condicin de
Gerente de
Administracin y Finanzas, no cumpli con sus funciones y atribuciones: programar,
organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de los sistemas de
contabilidad...Tesorera... asimismo por no prever adecuados controles internos
para disponer oportunamente la regularizacin de los anticipos otorgados y el
CPC. Roberto Cuentas Pia; en calidad de Sub Gerente de Contabilidad, por no
haber tomado en cuenta el Art. 47 del Reglamento de Organizacin y Funciones
en sus incisos a) y b) Programar, dirigir, coordinar y controlas las actividades del
sistema de contabilidad Gubernamental; Llevar el control y mantener actualizada la
Contabilidad Municipal segn las normas vigente; asimismo al no efectuar
adecuados controles internos para disponer en forma oportuna la regularizacin de
los anticipos otorgados a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de
juicio que permitan corregir desviaciones que incidan en una gestin eficiente; En
tal sentido no levantan la observacin.
De lo expuesto se determina que le asiste responsabilidad administrativa a los
siguientes seores: Sr. Vctor Bueno Castillo y C.P.C. Roberto Cuentas Pia, en
su condicin de Gerente de Administracin y Sub Gerente de Contabilidad,
respectivamente; por no haber efectuado adecuados controles internos para
disponer en forma oportuna la regularizacin de los anticipos otorgados a fin de
proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir
desviaciones que incidan en una gestin eficiente. Infringindose de esta manera el
Art. 21 Inc a), y d) Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el
servicio pblico, salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente
los recursos pblicos y Conocer exhaustivamente las labores del cargo y
capacitarse para un mejor desempeo, del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases
de la Carrera Administrativa; Concordante con el Art. 126 y 132 del DS. N 00590-PCM, Reglamento de la Ley; configurando en consecuencia la naturaleza del
hecho falta de carcter disciplinario tipificado en el Art. 28 Inc. d) Negligencia en
el desempeo de las funciones del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la
Carrera Administrativa que se grada en armona con lo prescrito en el Art. 150
del DS. N 005-90-PCM, Reglamento de la referida normativa.
III.- CONCLUSIONES
Como resultado de la Auditora a los Estados Financieros de la
Municipalidad Provincial de Atahualpa, perodo de gestin 2004, se arriba a
las conclusiones siguientes:
1. Se comprob, al 31 de diciembre del 2004, una deuda pendiente de sincerar por
retenciones de leyes sociales de los trabajadores municipales, que asciende a
s/. 15704,282.63 nuevos soles, afectando a la entidad con s/. 63811,275.35 por
concepto de intereses, recargos y moras; motivado por la falta de previsin de
los funcionarios municipales, Gerencia Municipal, Gerencia de Administracin y
Finanzas y Sub Gerencia de Recursos Humanos, al no haber tomado acciones
oportunas para fraccionar la deuda, de tal manera de no afectar a los
trabajadores municipales con la atencin de salud que les corresponde.
Resultan con responsabilidad administrativa por estos hechos los seores: Econ.
Juan Perez Meza, En su condicin de Ex Gerente Municipal, y Sr. Vctor Bueno
Castillo, en calidad de Gerente de Administracin y Finanzas; al no haber
__________________________________________________________________________ 230
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ALCALDE
DE
LA
MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL
DE
__________________________________________________________________________ 234
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
C A P T U LO
II
AUDITORA DE GESTIN
Y EL EXAMEN ESPECIAL
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Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 236
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
Glosario de trminos.
AUDITORA DE GESTIN
Visin General
La administracin de los recursos pblicos en el Per descansa en una compleja
estructura de relaciones que vinculan a las entidades gubernamentales entre si,
quienes para el cumplimiento de sus fines interactan a todo nivel en el Estado. Las
autoridades y funcionarios a cargo de la administracin de recursos en las entidades,
tienen la obligacin de realizar una efectiva rendicin de cuentas de sus actividades a
sus superiores y ante el pblico. El ejercicio de esta obligacin es denominada
respondabilidad por las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico es
inherente al proceso gubernamental.
La obligacin de rendir cuenta de la gestin gubernamental, por su propia naturaleza,
genera una mayor demanda de informacin sobre el funcionamiento de las entidades y
programas gubernamentales. Ello es importante, dado que el Congreso de la
Repblica, las autoridades y funcionarios pblicos y el pblico en general, necesitan
conocer, no slo si los recursos pblicos se administran correctamente, sino tambin si
estn cumplindose los fines para los que fueron autorizados y, si tales fines, se logran
con efectividad, eficiencia y economa.
Los funcionarios pblicos tienen la responsabilidad de utilizar los recursos en forma
apropiada y de acuerdo a ley, a fin de lograr los objetivos y metas para los cuales
fueron autorizados. Por lo tanto, tales funcionarios estn obligados a establecer,
mantener y evaluar peridicamente el sistema de control interno slido en su entidad,
programa y/o proyecto para:
* Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas previstos,
* Proteger apropiadamente los recursos.
* Cumplir las leyes y reglamentos aplicables; y.
* Preparar, conservar y revelar informacin financiera confiable.
El trmino auditora se aplica en este Manual, tanto para referirse a las auditoras
financieras, como a las auditoras de gestin. La auditora financiera forma parte del
proceso de rendicin de cuentas (Responsabilidad), por cuanto permite emitir una
opinin profesional independiente, respecto a si los estados financieros en su conjunto,
presentan razonablemente la situacin financiera, los resultados de las operaciones y
los flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente
aceptados u otra base contable aceptada. La auditora de gestin, constituye tambin
parte importante del proceso de rendicin de cuentas, en vista que conduce a una
opinin independiente en torno al grado en que los funcionarios cumplen sus
responsabilidades con efectividad, eficiencia y economa. Su definicin puede
encontrarse en el numeral 06 de esta seccin.
Existen diferencias conceptuales entre la auditora de gestin y la auditora financiera;
stas pueden apreciarse en el siguiente cuadro:
__________________________________________________________________________ 237
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
CARACTERSTICAS
1. Objetivo
AUDITORA FINANCIERA
AUDITORA DE GESTIN
Expresar una opinin sobre Promover mejoras en la
los estados.
efectividad,
eficiencia
y
financieros economa en las
operaciones y en los controles
gerenciales de las entidades.
Efectividad y eficiencia y
Sistema contable y libros economa en las operaciones.
principales
y
registros
contables.
Interdisciplinario
con
entrenamiento contino.
Contadores Pblicos
Presente y futuro.
2.
Alcance
3.
Habilidades
4.
Orientacin
El pasado
Relativa
5.
Certeza
Absoluta
6.
Usuarios
Poderes
pblico.
7.
Normas
del
estado
NAGU,
Principios
de
Administracin y prcticas de
buena gerencia.
No requiere
8.
Dictamen
9.
Resultado de la
Auditoria.
10. nfasis
Si requiere
Informe
conteniendo,
observaciones, Conclusiones
Dictamen sobre los estados y recomendaciones para la
financieros
entidad examinada.
Mejoras
positivas en la
gestin, resultados y controles
Los estados financieros gerenciales.
presentan razonablemente
la
situacin
financiera,
resultados
de
las
operaciones y flujos de
efectivo de la entidad.
Gerencial-operativo
y
de
resultados.
11. Enfoque
Financiero
La
entidad
examinada
implementa
las
recomendaciones.
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AUDITORA
ORIENTADA
HACIA LA
EFECTIVIDAD
INSUMOS:
Recursos,
Financieros
Humanos, Fsicos
Tecnolgico
IMPACTO:
En
beneficiarios,
medio
ambiente
pblico
Examen
de
resultados
logrados
Plan o Programa
Anlisis
de Causas
en controles
gerenciales y
procedimiento
s
Examen de
controles
gerenciales y
procedimiento
s
PROCESOS:
Operaciones
y
Actividades
PRODUCTOS:
Bienes y
Servicios
Determinar
uso eficiente
de los
recursos e
implicancia
en los
resultados
AUDITORA
ORIENTADA
HACIA LA
EFICIENCIA Y
ECONOMA
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Financiero Cumplimiento
Eficiencia
Y Economa
Tradicional
- Adquisicin
econmica.
Enfoque
Estados
Financieros
Orientacin
De resultados
Del informe
Auditoria de Gestin
Leyes
y
regulaciones
que pueden
tener efecto
directo en la
presentacin
de los estados
financieros
Leyes
y
regulaciones
relacionadas
con objetivos
que afectan la
eficiencia y
economa en
las entidades,
programas y
proyectos.
Pasado
- Utilizacin
de recursos
con
eficiencia.
Activo fijo,
materiales,
personal,
recursos
tecnolgicos.
Efectividad
- Logro de
objetivos y
metas.
- Beneficios
esperados.
Programa o
actividades
Presente y futuro
Observaciones, Conclusiones y
Recomendaciones
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FASE DE PLANEAMIENTO
Aspectos Generales
El planeamiento de la auditora se refiere a la determinacin de los objetivos y alcance
de la auditora, el tiempo que requiere, los criterios, la metodologa a aplicarse y la
definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen
cubra las actividades ms importantes de la entidad, los sistemas y sus
correspondientes controles gerenciales.
El planeamiento garantiza que el resultado de la auditora satisfaga sus objetivos y
tenga efectos productivos. Su realizacin cuidadosa reviste especial importancia
cuando se evala la efectividad, eficiencia y economa en las entidades, o proyectos
gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son complejos y
variados. Por ello, este proceso pretende establecer un adecuado equilibrio entre los
objetivos y alcance de la auditora, el tiempo disponible para ejecutarla y, el nmero de
horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel ptimo en el uso
de los recursos destinados para la auditora.
La fase de planeamiento de la auditora de gestin comprende dos etapas: revisin
general y revisin estratgica, cuyos elementos se muestran en el siguiente cuadro:
ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO
Revisin General
* Conocimiento inicial de la entidad examinar
* Anlisis preliminar de la entidad
* Formulacin del plan de revisin estratgica
Revisin Estratgica
* Ejecucin del plan
* Aplicacin de pruebas preliminares e identificacin de criterios de auditora
* Identificacin de los asuntos ms importantes
* Formulacin del reporte de revisin estratgica.
Preparacin del plan de auditora
La etapa de revisin general se inicia con la obtencin de informacin sobre la entidad,
programa o proyecto por examinar. El equipo de auditora debe adquirir un adecuado
conocimiento de las actividades y operaciones del ente a ser visitado, identificando
aspectos tales como: fines, objetivos y metas, recursos asignados, sistemas y
controles gerenciales clave. Para ello, el auditor debe revisar elementos diversos tales
como: a) leyes y reglamentos aplicables, publicaciones de la entidad o programa sobre
el desarrollo de sus actividades; b) normas de administracin financiera y requisitos
estipulados en la ley de presupuesto; c) informacin sobre seguimiento de medidas
correctivas derivadas de informes anteriores; y, d) documentacin sobre la entidad en
el archivo permanente de la Contralora General de la Repblica o el rgano de
Auditora Interna, en el caso que sea aplicable.
La etapa de revisin estratgica enfatiza el conocimiento y comprensin de la entidad,
programa o proyecto a examinar, mediante la recopilacin de informacin y
observacin de la forma como llevar a cabo sus operaciones. Esta tarea implica el
anlisis preliminar en la propia entidad sobre diversos asuntos: ambiente de control
interno, factores externos e internos, reas generales de revisin y fuentes de criterio
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sus actividades. Por ello, el auditor debe adquirir una adecuada comprensin de como
stos factores pueden influir en la entidad o programa bajo examen.
Los factores externos a considerar son los siguientes:
* Origen de fondos (ampliaciones o restricciones en las fuentes de financiamiento).
* Eventos temporales (cambios climatolgicos, hechos inusuales u otros que podran
incidir en la asignacin de fondos).
* Situacin poltica actual de la entidad o programa.
* Grupos de inters ajenos a la entidad.
* Modificaciones legales en trmite de aprobacin.
Los factores externos tambin pueden influir en la operacin de los programas o
actividades que ejecuta la entidad. Algunas veces podran determinarse programas
complementarios o en conflicto llevados a cabo por otras entidades gubernamentales.
Por ejemplo, las disposiciones gubernamentales establecidas para los programas de
proteccin del medio ambiente, influyen en el costo de las operaciones de empresas
petroleras y/o mineras por cuanto stas tendran que asumir obligaciones para reparar
daos ambientales ocasionados con anterioridad.
Consideracin de los factores internos
El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar en forma
negativa en el desarrollo de sus actividades e incluso, en el logro de los objetivos y
metas establecidos. Los factores internos se refieren a:
Tamao de la entidad (en trminos de activos netos, ingresos, trabajadores, montos
significativos de transacciones).
Importancia de las actividades ejecutadas por la entidad o programa.
Locales donde la entidad o el programa realizan sus actividades
Estructura de la entidad (centralizada o descentralizada),
Complejidad de las operaciones,
Calificaciones y competencia del personal clave, y
Nivel de rotacin del personal gerencial y de contabilidad.
REAS GENERALES DE REVISIN
Las reas generales de revisin son aquellos asuntos seleccionados en esta etapa de
la auditora y estn referidas a:
* Procesamiento y control del sistema de administracin financiera y el sistema de
informacin computarizada-SIC,
* Proteccin y control de recursos pblicos,
* Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables,
* Economa y eficiencia,
* Procedimientos para medir e informar sobre la efectividad del programa o proyecto.
* Evaluacin de resultados del programa o proyecto.
* Auditora interna.
* Servicios prestados al pblico.
* Otros aspectos, de acuerdo a la naturaleza de la entidad, experiencias anteriores,
evaluacin preliminar de la informacin y controles internos.
La significacin de cada uno de los puntos anteriores debe variar vara en funcin de la
entidad, programa o actividad.
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Preguntas
Qu?
Informaciones requeridas
Normas,
polticas
y procedimientos
aplicables a sistemas y controles clave
Autoridad
legal,
antecedentes
de
la
entidad,programa o actividad, presupuesto e
informes financieros.
Por qu?
Producto
Identificacin de la entidad
Lnea de
funcional
responsabilidad
Cmo?
Entrevista con funcionarios
Sistemas gerenciales
Principales procesos, mtodos de operacin
ysistemas.
Quin?
Documentos internos
Organizacin
Divisin de funciones y responsabilidades.
Dnde?
Observaciones del medio ambiente
Cundo?
Localizacin,
factores
internos y externos.
Situaciones importantes en
el tiempo
su disposicin, el auditor
nfasis y estrategia de la
se incluirn en el plan de
el auditor encargado y el
general y, aprobado por el
El plan de revisin estratgica, como cualquier otra actividad de la auditora, debe ser
programado apropiadamente para su ejecucin, de manera que el documento que se
formule contenga el entendimiento inicial de la entidad por parte del auditor, la relacin
de las reas de revisin seleccionadas, los criterios a utilizar en esta evaluacin y
objetivos, funciones ms importantes, recursos necesarios y cronograma tentativo de
actividades.
Objetivos y alcance de la revisin estratgica
Esta etapa tiene como objetivo explorar en forma efectiva y eficiente las reas de
trabajo de auditora establecidas durante la revisin general y profundizar el
conocimiento inicial de los asuntos ms importantes. Por lo tanto, el equipo de
auditora debe:
* Completar la comprensin de la naturaleza de la entidad, sus sistemas y
operaciones, as como los controles gerenciales ms importantes implementados
por la entidad, mediante la ejecucin de pruebas preliminares.
* Permitir al equipo encargado definir los objetivos de auditora, adoptar decisiones
acerca de las reas de revisin ms apropiadas y organizar y coordinar los
esfuerzos necesarios para llevar a cabo el plan de revisin estratgica en forma
efectiva, eficiente y oportuna.
* Facilitar la toma de decisiones en cuanto a la aprobacin del plan de revisin
estratgica y la asignacin de recursos solicitados para su ejecucin.
* Identificar los criterios de auditora ms apropiados, en las circunstancias,
* Identificar las lneas generales de revisin en base a su materialidad, inters y
actividad de ser auditable.
* Identificar los asuntos ms importantes para la formulacin del informe
* Establecer el grado de confianza que puede depositarse en la informacin que
brinda el rgano de Auditora Interna,
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Origen de la revisin
Objetivos y alcance de la revisin
Enfoque a utilizar
Ejecucin de la revisin estratgica
(1) Comprensin de la entidad, programa o actividad.
a. Naturaleza de las actividades y operaciones.
b. Sistemas y controles gerenciales importantes.
c. Recursos financieros-presupuestarios autorizados.
d. Comprensin del ambiente de control interno.
e. Factores externos e internos.
f. Identificacin de las fuentes de criterio aplicables.
g. Revisin de informes de auditora anteriores
(2) reas generales de revisin
a. reas generales de revisin y criterios de seleccin.
b. Criterios para excluir del examen reas consideradas tpicas
E. Personal asignado.
F. Presupuesto de tiempo.
G. Procedimientos para la revisin estratgica.
El plan de revisin estratgica debe ser elaborados obligatoriamente por los equipos
de auditora de la Contralora General de la Repblica que sean designados para la
realizacin de una auditora de gestin en cualquier entidad del Estado. Asimismo, son
obligatorias para los rganos de Auditora Interna, en la medida que sus exmenes
programados comprendan reas importantes de la entidad que revisten complejidad y
manejan un volumen significativo de recursos financieros, materiales o humanos.
Ejecucin del plan de revisin estratgica
Una vez que haya sido aprobado el Plan de revisin estratgica, el auditor encargado
debe reunirse con los funcionarios gerenciales de la entidad, programa o actividad a
ser examinada, para presentar a los miembros del equipo de auditora que tendrn a
su cargo el desarrollo de los trabajos. Las actividades a ejecutar deben comprender los
aspectos siguientes:
* Aplicacin de pruebas preliminares.
* Comprensin del ambiente de control interno.
* Identificacin de factores externos e internos.
* Definicin de criterios de auditora.
* Descripcin de los sistemas y controles gerenciales.
* Identificacin de los asuntos ms importantes.
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Las tareas principales que debe llevar a cabo el auditor en esta etapa son:
* Confirmacin y anlisis de la informacin obtenida en la etapa anterior. Debe
comprobarse la veracidad de la informacin acumulada en torno a la entidad, as
como su aplicacin efectiva, utilizando procedimientos tales como:
- Confirmacin de programas o sistemas.
- Confrontacin entre los propsitos de la entidad, segn la normatividad aplicable y
la prctica de las operaciones.
- Confirmacin de la utilizacin de los recursos en actividades propias de la entidad,
* Proteccin de activos y recursos.
* Confirmacin del entendimiento de las estrategias y los procedimientos operativos,
as como de los sistemas y controles gerenciales ms importantes.
* Identificacin de cualquier debilidad significativa en los procedimientos gerenciales.
* Revisin de los sistemas e informes sobre medicin de rendimiento, incluyendo
los informes de evaluacin de resultados del programa.
La aplicacin de pruebas preliminares permite en la acumulacin de evidencia
suficiente y necesaria para llevar a cabo evaluaciones y adoptar decisiones
preliminares, en relacin a cualquier problema significativo que la entidad est
experimentando, en cuanto al cumplimiento de sus objetivos, sistemas y/o controles
gerenciales ms importantes . Tambin deben llevarse a cabo pruebas en torno de los
sistemas y controles gerenciales en vigor en la entidad, como una forma de comprobar
su funcionamiento. Es conveniente llevar a cabo reuniones con el rgano de Auditora
Interna de la entidad o programa, a efecto de minimizar la duplicidad de esfuerzos en
la ejecucin de la auditora.
Mediante esta revisin, el auditor debe estar en condiciones de decidir acerca de los
siguientes aspectos:
* Controles diseados que aparentemente funcionan bien, as como aquellos que
adolecen de deficiencias en su diseo y/o operacin.
* Controles que resultan necesarios pero, no existen.
* Grado en que las operaciones de la entidad corresponden a los sistemas diseados.
* Cumplimiento de la entidad en torno a las leyes, normas y regulaciones aplicables.
* Validez y confiabilidad de los informes formulados por el sistema de informacin
gerencial, en especial, aquel referido al cumplimiento de objetivos y metas.
* La naturaleza y extensin de problemas determinados en la entrega de los bienes o
servicios proporcionados.
* Los procedimientos adoptados por la entidad para medir e informar sobre la
efectividad del programa o actividad gubernamental.
COMPRENSIN DEL AMBIENTE DE CONTROL INTERNO
En base a los aspectos descritos en la seccin 430, el auditor debe profundizar sus
conocimientos sobre los elementos que forman parte del ambiente de control interno
de la entidad o programa bajo examen, con el fin de comprender su actitud frente al
control interno y las acciones adoptadas por su alta direccin y gerencia para
establecer y mantener el sistema de control interno, especialmente en cuanto.
* Integridad y valores ticos.
* Asignacin de autoridad y responsabilidad.
* Estructura organizacional.
* Polticas de administracin de recursos humanos.
* Clima de confianza en el trabajo.
* Respondabilidad.
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* Conclusiones.
* Recomendaciones.
A modo de ilustracin, a continuacin se presenta la estructura del reporte de revisin
estratgica:
Recomendaciones.
Introduccin
Describe el motivo que genera la realizacin de la etapa de revisin estratgica, los
objetivos y alcance de la revisin, el enfoque de trabajo que ser utilizado durante la
visita a la entidad o programa y la relacin de los funcionarios responsables.
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FASE DE EJECUCIN
Aspectos generales
La fase ejecucin de la auditora de gestin est focalizada, bsicamente, en la
obtencin de evidencias suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos ms
importantes (reas de auditora) aprobados en el plan de auditora. No obstante,
algunas veces, como consecuencia de este proceso se determinan aspectos
adicionales por evaluar, lo que implicar la modificacin del plan de auditora.
Toda labor en la auditora debe ser controlada a travs de programas de trabajo. Tales
programas definen por anticipado las tareas que deben efectuarse durante el curso de
la auditora y se sustentan en objetivos incluidos en el plan de auditora y en la
informacin disponible sobre las actividades y operaciones de la entidad consignada
en el Informe de revisin estratgica.
Una de las actividades ms importantes de la fase de ejecucin, es el desarrollo de
hallazgos. El trmino hallazgo en auditora tiene un sentido de recopilacin y sntesis
de informacin especfica sobre una actividad u operacin, que ha sido analizada y
evaluada y, que se considera de inters para los funcionarios a cargo de la entidad
examinada. Usualmente, se utiliza en un sentido crtico, dado que se refiere a
deficiencias que son presentadas en el informe de auditora.
Dentro del proceso de ejecucin de la auditora, el auditor brinda a los funcionarios y
servidores de la entidad examinada, que estn o podran estar afectados por el
informe, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita (u
oral) sobre los hallazgos identificados antes de presentar el informe. Estos comentarios
y cualquier revelacin importante que se presenten, deben reconocerse y discutirse en
el informe en forma apropiada y objetiva. Ningn informe de auditora debe emitirse sin
escuchar a los funcionarios responsables de la entidad examinada, quienes tienen la
oportunidad de presentar sus comentarios sobre los hechos que se observan.
Un aspecto importante del desarrollo de las observaciones que en esencia, involucran
los elementos propios del hallazgo de auditora (Condicin y Criterio), es la
identificacin de las causas y efectos actuales o posibles de las deficiencias
detectadas durante la fase de ejecucin. La identificacin oportuna de las razones que
ocasionaron la situacin negativa y porqu se mantiene (Causa), as como la
cuantificacin de las consecuencias reales o potenciales (Efecto) en trminos
financieros, constituyen una manera efectiva para interesar a los funcionarios de la
entidad responsables de adoptar correctivos en forma oportuna.
En base a la evidencia de auditora reunida y a travs de la evaluacin de las
opiniones vertidas por los funcionarios de la entidad, el auditor puede arribar a
conclusiones concretas sobre las deficiencias identificadas durante la fase de
ejecucin. Las observaciones y conclusiones, deben estar acompaadas de
recomendaciones para los funcionarios a cargo de la entidad examinada, a fin de
corregir las deficiencias identificadas y evitar en el futuro su repeticin.
Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor
durante las fases de planeamiento y ejecucin, los cuales sirven como fundamento y
respaldo del informe. Los papeles de trabajo son revisados por el auditor encargado y
el supervisor responsable, con el objeto de establecer si son pertinentes a la auditora,
documentan en forma adecuada la evidencia obtenida y guardan consistencia
internamente.
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Programas de Auditora
Un programa de auditora es un plan detallado del trabajo que debe comunicar, tan
precisamente como sea posible el trabajo a ser ejecutado. Tambin es un listado de
procedimientos a ser realizados, con el objeto de comparar los sistemas y controles
existentes con criterios de auditora y, recolectar evidencia para sustentar las
observaciones de auditora. Los programas de auditora proporcionan una base para la
asignacin de tiempo y recursos. Los estimados de tiempo son ms fciles de preparar
cuando los procedimientos de auditora han sido identificados.
El programa de auditora es preparado por el auditor encargado y el supervisor, el que
seala las tareas especficas que deben ser cumplidas por el equipo de auditora para
llevar a cabo el examen, los responsables de su ejecucin, as como los plazos fijados
para cada actividad.
Los programas de auditora correctamente elaborados resultan fundamentales para
cumplir con las responsabilidades en forma eficiente. Su preparacin, proporciona lo
siguiente:
* Un plan sistemtico para cada fase del trabajo, el que puede comunicarse a todo el
personal involucrado en la auditora.
* Una base apropiada para la asignacin de labores para el supervisor, auditor
encargado, auditores y asistentes.
* Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditora con relacin a los
planes aprobados y normas complementaras establecidas.
* Ayuda para el entrenamiento de personal sin experiencia en auditora.
* Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo sobre el personal de auditora en forma
directa.
Los programas de trabajo escritos son fundamentales para una direccin eficiente de
los esfuerzos de auditora; por ello no deben utilizarse como una lista de comprobacin
para desarrollar los pasos de trabajo necesarios, de manera que suprima la iniciativa,
imaginacin y recursos en el logro de los objetivos previstos.
Contenido del programa de trabajo
El programa de trabajo debe ser formulado por reas de auditora, especificando:
a) sub-objetivos de auditora; b) criterios de auditora; c) evidencia a ser obtenida; d)
procedimientos para la obtencin de evidencia; e) fuentes para la obtencin de
evidencia; f) instrucciones especfica; y, g) cronograma tentativo de actividades. Para
todas las dems reas por examinar, el auditor debe desarrollar programas de
auditora especficos, que detallen las pruebas a realizar. El nivel de detalle, al igual
que la supervisin ejercida por el auditor encargado, podr variar en atencin a la
experiencia del personal que conforma el equipo.
La prctica de sucesivas auditoras permitir la formulacin de programas
estandarizados en aspectos tales como efectividad, eficiencia y economa,
planeamiento, administracin de recursos humanos y otros. Al prepararse programas
de auditora se debe tener en consideracin el costo de la obtencin de la evidencia y
su utilidad en cuanto a los objetivos de auditora establecidos. Asimismo, los
programas deben ser lo suficientemente flexibles para permitir efectuar cambios,
segn resulte apropiado en las circunstancias. Sin embargo, cualquier cambio
dispuesto despus de la aprobacin de estos programas deber estar debidamente
documentado.
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* Sirven mejor a todos los propsitos de la auditora; sin embargo, con auditores
experimentados, el auditor encargado puede encontrar aceptable la utilizacin de
programas simplificados.
* Proveen mejores pistas de auditora y documentan con mayor propiedad el trabajo
realizado.
* Cuando se utilizan programas simplificados, puede ser fcil resaltar los
procedimientos ms importantes que han sido cubiertos; en cambio, cuando se usan
procedimientos detallados es ms difcil distinguir entre procedimientos importantes
y procedimientos de rutina.
En el cuadro siguiente se presenta un ejemplo de programa detallado de auditora para el rea
de abastecimiento. En este programa es fcil apreciar la naturaleza del procedimiento a
ejecutar y su relacin con el criterio y objetivo de auditora establecido.
AREA ABASTECIMIENTO
TERMINADO
Hecho
por
H/S
GA II
3/6
JRC
GA II
4/1
JRC
GA II
5/1
JRC
18
GA II
6/1
JRC
20
Ref.
P.T.
Objetivos de auditora
1. Determinar si los controles existentes para la recepcin
de materiales garantizan su ingreso intacto al almacn.
2. Determinar si los controles establecidos para el
almacenamiento de materiales aseguran su adecuada
conservacin.
Criterio de auditora
Directiva N 002-9X de la Direccin General de
Administracin, concordante con el Decreto Supremo N
125-9X-EF, que establece los criterios para la recepcin,
almacenamiento y conservacin de los materiales.
JRC
JRC
JRC
20
Procedimientos de auditora
1. Revisar la Directiva N 002-9X que fija los controles que
deben observarse para la recepcin, almacena-miento
y conservacin de materiales.
2. Seleccione una muestra de operaciones efectuadas en
el perodo materia de examen.
3. Examine la documentacin de ingreso de materiales al
almacn y determine si los controles se cumplen
adecuadamente.
4. Inspeccione los materiales existentes en almacn y
determine si las medidas de conservacin
son adecuadas y razonables
JRC
10
----34
-----43
__________________________________________________________________________ 266
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Tcnicas de
verificacin
oral
Indagacin
Tcnicas de
verificacin
escrita
Anlisis
Tcnicas de
verificacin
documental
Comprobacin
Observacin
Entrevista
Confirmacin
Computacin
Encuesta
Tabulacin
Rastreo
Conciliacin
Revisin selectiva
Tcnicas de
verificacin
fsica
Inspeccin
__________________________________________________________________________ 268
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__________________________________________________________________________ 273
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dichos asuntos, los motivos de las prcticas existentes e informacin u opiniones tiles
en cuanto a la necesidad de efectuar mejoras y posibles formas de ejecutarlas.
Si la persona se encuentra en un cargo de alta direccin, ello no asegura la validez de
la informacin proporcionada. Puede ser nuevo en el cargo o no tener el conocimiento
detallado que tiene un subordinado. No se debe perder tiempo en entrevistar a una
persona que no tiene la informacin deseada, aunque se crea que debe tenerla debido
a su cargo. Al informar con anticipacin a un posible entrevistado de los asuntos que
sern discutidos, a menudo se indica a la persona ms entendida con la cual se deben
entrevistar.
Debe discutirse los aspectos administrativos y las mejoras necesarias con los
funcionarios en un nivel apropiado que puedan comprender estos asuntos, para
relacionarlos con los objetivos y polticas de la entidad. Tambin puede entrevistarse a
un informante, como por ejemplo la persona que hizo notar un asunto. Se le considera
un informante si proporciona informacin sabiendo que su identidad no ser dada a
conocer o si debido a la naturaleza del caso o de la informacin proporcionada, es
conveniente o necesario proteger su identidad.
Planeamiento y preparacin de entrevistas importantes
Deben planearse las entrevistas en forma apropiada. El auditor debe conocer el
propsito de la entrevista y la informacin que busca, as como estar familiarizado con
los hechos previamente revelados sobre el problema para conducirla en forma
apropiada. Esto es especialmente valioso ya que permite al auditor reconocer y seguir
diferencias entre la informacin obtenida durante la entrevista y previamente de otras
fuentes.
Al planearse las entrevistas, debe considerarse cuidadosamente la seleccin del
auditor que la conducir, segn quien sea el entrevistado y la experiencia anterior al
entrevistarlos. Algunos funcionarios de alto nivel de la entidad pueden reaccionar en
forma desfavorable al ser entrevistados por personas que no ocupan cargos en su
mismo nivel en la Contralora General de la Repblica o el rgano de auditora interna.
Para utilizar un ejemplo extremo, no debe enviarse a un asistente de auditora, que
recin est entrenndose, a entrevistar al Director de Administracin y/o Gerente de
una entidad. Debe aplicarse un buen criterio para evitar desigualdades entre el auditor
y el entrevistado, especialmente, cuando se trata de llevar a cabo una entrevista
importante.
Conducta durante una entrevista
El auditor debe presentarse en forma debida al entrevistado si previamente no ha sido
presentado. La utilizacin de credenciales oficiales para este propsito depender del
objetivo de la entrevista y de la relacin entre los participantes. El paso inicial es
importante, especialmente si se visita al entrevistado por primera vez. Se debe tratar
de hacerle sentirse cmodo. Por ejemplo, cualquier comentario breve sobre asuntos
sin importancia, como el clima o un suceso deportivo, a menudo sirve para "romper el
hielo" y establecer una relacin cordial.
Discusin del asunto especfico
Despus de la introduccin, el auditor debe explicar el propsito de la entrevista para
que la persona entrevistada comprenda lo que se espera de ella. Segn las
circunstancias, se puede permitir que cuente su propia versin o hacerle preguntas
especficas sobre los asuntos de los cuales se desea informacin.
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La discusin debe estar bajo el control del auditor hasta el punto necesario, como para
que se mantenga encaminada hacia la obtencin de los datos u otra informacin
pertinente a propsito de la entrevista. Un auditor hbil estar alerta para que el
entrevistado no comente asuntos sin importancia y as evitar contestar las preguntas o
proporcionar informacin sobre temas diferentes al objetivo de la entrevista. La actitud
debe ser la de buscar informacin y no la de entrar en debate. Algunas sugerencias
que deben tenerse en cuenta son:
* Conseguir toda la informacin necesaria durante la entrevista. Evitar al mximo
posible la necesidad de una segunda entrevista.
* Al trmino de la entrevista debe resumirse brevemente la informacin considerada
ms importante. Esto puede hacer recordar al auditor y al entrevistado otros hechos
relacionados.
* No extender la entrevista ms all de un tiempo razonable que se aproximara al
tiempo fijado cuando se hizo la cita.
Utilizacin de grabadoras durante las entrevistas
Usualmente no es necesario utilizar grabadoras durante las entrevistas con los
funcionarios de la entidad examinada. Si se considera que es necesario, en casos muy
excepcionales, debe consultarse con el entrevistado. Las transcripciones obtenidas por
medio de este mtodo contiene gran cantidad de informacin que no es importante y
su utilizacin no eliminara la necesidad de una confirmacin de declaraciones
obtenidas durante una entrevista. Asimismo, este procedimiento no permite al
entrevistado corregir errores que pudo haber pasado por alto durante.Sin embargo, si
se va a entregar al entrevistado una transcripcin de la entrevista para que pueda
corregirla, ste mtodo puede ser adecuado para obtener un registro completo de la
discusin de un asunto muy delicado o crtico.
Cuando se utilice una grabadora, las cintas de grabacin se convierten en parte de los
papeles de trabajo del auditor y deben ser debidamente protegidas y controladas. A
solicitud del entrevistado, debe ofrecerse la oportunidad de copiar la cinta. Cmo y
cundo tomar notas, depender frecuentemente de las circunstancias del caso, la
complejidad de los temas discutidos y la personalidad del entrevistado. En algunos
casos, el tomar notas al igual que la grabacin podr ocasionar que el entrevistado no
se sienta dispuesto a hablar libremente. Si existe una aparente reaccin adversa al
hecho de que se tome notas, debe dejarse de hacerlo. Se espera, sin embargo, que el
tomar notas no ser objetado ya que demuestra el inters del auditor en registrar con
precisin lo que se dice.
No debe utilizarse un formato especial para un memorndum sobre la entrevista.
Puede escribirse a mquina, a mano o a travs de un procesador de texto electrnico
pero debe ser un elemento independiente en los papeles de trabajo y contener los
detalles apropiados de la discusin, incluyendo la hora y el lugar, el cargo y nombre de
todas las personas involucradas, as como las firmas de los auditores presentes. El
registro de una entrevista no debe consistir en la anotacin sin explicaciones, ni
declaraciones o notas al pie de la pgina, sin respaldo alguno en los papeles de
trabajo.
Confirmacin escrita del entrevistado
Generalmente, se solicita a los entrevistados que confirmen por escrito la informacin
verbal aportada, a no ser que dicha informacin est respaldada y se considere
innecesario confirmarla. En algunos casos, la solicitud de confirmacin escrita sobre
informacin verbal brindada puede ocasionar la falta de cooperacin del entrevistado.
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los auditores con muchas personas. La informacin obtenida puede ser tabulada mas
fcilmente a su especialidad y uniformidad total. Son mas ventajosas cuando el grupo
a ser cubierto es ms numeroso.
Desventajas. Una encuesta es inflexible, no se obtiene ms de lo que se pide, sin
mayores indagaciones y verificaciones, lo cual en casos de ciertos tipos de datos
puede ser muy costoso y requerir mucho tiempo. La informacin obtenida por medio
de encuestas es poco confiable, bastante menos que la informacin verbal recolectada
a base de entrevistas efectuadas por los auditores. Debe ser utilizada con cuidado, a
no ser que se cuente con evidencia que la corrobore; dicha evidencia no sera un
respaldo adecuado para las conclusiones y recomendaciones sobre asuntos
importantes.
Planeamiento y diseo
Se debe considerar el posible valor y utilizacin de las encuestas al desarrollar el plan
de auditora. En la fase del planeamiento se debe decidir si es conveniente utilizar este
mtodo. Una encuesta es slo una forma de recopilar informacin que, generalmente,
no ser la nica. Algunos lineamientos bsicos que se deben tomar en cuenta al
disear las encuestas son los siguientes:
* Considerar el nivel de educacin y la experiencia de las personas a las cuales
posiblemente se les enviarn las encuestas. Unas preguntas sencillas y directas
relacionadas con el tema generalmente producirn los mejores resultados, evitando
que se sientan incmodos con la entrevista.
* Prepararla de un tamao conveniente. Revisar cuidadosamente el borrador de la
encuesta para asegurarse de que todas las preguntas estn encadenadas con el
tema.
* Una encuesta muy larga es pesada para quien la contesta y puede afectar a las
respuestas.
* Las preguntas deben ser fciles de contestar. Algunos tipos de preguntas sern
difciles de contestar, por lo tanto, deben haber muy pocas de stas, en lo posible
especificando su importancia.
* Agrupar las preguntas en forma lgica. La respuesta a una pregunta puede requerir
una decisin acerca de cual otra se debe contestar u omitir. Ayuda a la persona que
responde indicndole el camino a seguir.
* Utilizar preguntas en las cuales hay que escoger una de las respuestas dadas,
dejando un espacio para otras respuestas. Las preguntas que requieren respuestas
narrativas son menos convenientes, pero no pueden evitarse cuando la informacin
necesaria represente la experiencia de la persona que responde. No debe utilizarse
preguntas negativas, tales como: (No cree que?).
* Dejar un espacio suficiente para las respuestas. Esto ser til, no slo para la
personas que contesta sino para quien las tabula. Dejar asimismo, un espacio para
"cualquier comentario adicional" que la persona que contesta quiera aadir.
* Es aconsejable probar las encuestas en un grupo limitado antes de enviarlo a todas
las personas.
Seleccin de las personas que recibirn la encuesta
La utilizacin de un mtodo estadstico de muestreo para seleccionar las personas a
las cuales se les enviarn las encuestas es importante, si la informacin obtenida debe
dar como resultado proyecciones y conclusiones vlidas. El plan de muestreo debe
disearse por adelantado con la asesora de un estadstico. Se deben controlar las
respuestas e investigar a las personas que se demoren en responder.
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Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los que se
registra la informacin obtenida, como resultado de las pruebas realizadas durante la
auditora y sirve de soporte al informe. Constituyen el vnculo entre el trabajo de
planeamiento, ejecucin e informe de auditora; por lo tanto, deben contener la
evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, observaciones, conclusiones y
recomendaciones. El contenido de esta seccin es el siguiente:
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
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Las marcas bsicas de auditora pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo
y son de dos clases: de significado uniforme y, con el contenido a criterio del auditor.
Las marcas de significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea
frecuentemente en cualquier auditora o examen especial y que han sido adoptadas
uniformemente. En cambio, las marcas sin significado permanente son utilizadas por el
personal de auditora para expresar conceptos o procedimientos empleados. El
significado de la marca utilizada debe presentarse en forma obligatoria en cada cdula
en donde se utilice.
El empleo de las marcas en los registros de la entidad es til, exclusivamente, para
que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupcin
y para evitar duplicidad en su trabajo.
El empleo de marcas en los papeles de trabajo es para la informacin futura del mismo
auditor, para fines de revisin y supervisin y para usarlas como posibles referencias
en el futuro. Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el
significado de cada marca empleada, para que tanto el auditor como otras personas
comprendan dicho significado, an en el futuros.
ORDENAMIENTO, REVISIN Y APROBACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Debido al gran volumen de los papeles de trabajo, su ordenamiento lgico es
importante durante el curso de las labores de auditora y despus de haberlas
terminado; inclusive para el archivo de papeles de trabajo.
En la auditora financiera el orden lgico usado por los auditores es aquel que sigue la
secuencia de las cuentas en el balance general, es decir, activos, pasivos, ingresos y
gastos. En la auditora de gestin el orden lgico est dado por las actividades o reas
ms importantes examinadas, segn el esquema establecido por la Contralora
General de la Repblica.
Todos los papeles de trabajo deben ser referenciados, de tal forma que la relacin
existente entre ellos sea cruzada. El propsito de la referenciacin cruzada es mostrar
en forma objetiva, a travs de los papeles de trabajo, las relaciones existentes entre
las evidencias que se encuentran en los papeles de trabajo y el contenido del informe
de auditora.
ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO
Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos
bsicos:
Archivo permanente
Est conformado por un conjunto orgnico de documentos que contienen copias y/o
extractos de informacin de inters, de utilizacin continua o necesaria para futuros
exmenes, bsicamente relacionada con:
* Ley orgnica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento.
* Organigrama vigente.
* Reglamento de organizacin y funciones - ROF.
* Manual de organizacin y funciones - MOF.
* Manual de procedimientos operativos
* Plan operativo Institucional.
* Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones.
* Estados financieros.
* Informes de auditora.
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* Denuncias.
* Plan anual de control, incluyendo reprogramaciones.
* Informe de evaluacin del plan anual de control.
* Resoluciones y directivas emitidas por la entidad.
* Convenios y contratos importantes.
* Memoria Anual o Informe de Gestin
* Relacin de funcionarios de la entidad
El archivo permanente debe revisarse y actualizar peridicamente, Para que los
archivos no se tornen demasiado voluminosos, se debe retirar el material que no es de
uso corriente, pero tiene que retenerse y trasladarlo a los archivos inactivos
identificando y registrando los motivos de dicho traslado. El archivo permanente debe
actualizarse peridicamente a fin de permitir su fcil utilizacin, especialmente, en la
fase de planeamiento de la auditora. La responsabilidad de organizar el Archivo
Permanente corresponde a las:
* Gerencias de Lnea de la Contralora General de la Repblica; y,
* Jefaturas de los rganos de Auditora Interna-OAI.
Archivo corriente de auditora de gestin
En este archivo se incluyen los papeles de trabajo y evidencias que sustenten el
resultado de la auditora, as como tambin los criterios utilizados por los responsables
de la fase de ejecucin. El archivo corriente en la auditora de gestin se codifica con
la letra "G", habindose establecido la codificacin alfanumrica secuencial, para las
diversas reas examinadas. Para la codificacin adecuada y organizacin de los
papeles de trabajo de una auditora, la Contralora General de la Repblica ha
establecido lo siguiente:
REFERENCIA
I
II
III
IV
ARCHIVO CORRELATIVO
CONTENIDO
BORRADOR DEL INFORME
RESUMEN DE AUDITORIA
* Puntos pendientes y superados
* Resumen de recomendaciones, conclusiones y
observaciones
* Carta de representacin, cuando sea aplicable.
* Puntos de atencin para el Supervisor
* Lista de verificacin de conclusin de la auditora
* Control de tiempo
PLAN Y PROGRAMAS DE AUDITORIA
Y MODIFICACIONES
REVISIN ESTRATGICA
* Plan de revisin estratgica
* Reporte de revisin estratgica
CORRESPONDENCIA
1
2
3
100
200
COMUNICACIN DE OBSERVACIONES
EVALUACIN DE COMENTARIOS Y
ACLARACIONES DE ENTIDAD EXAMINADA
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El auditor debe utilizar su buen juicio y criterio para definir el material significativo a ser
incluido en los papeles de trabajo, con el fin de evitar que stos lleguen a ser una
transcripcin completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar
de un resumen de las labores de auditora.
REVISION Y APROBACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para lograr la mxima utilidad y eficiencia y garantizar la calidad de la auditora, es
necesaria una revisin completa de los papeles de trabajo. El auditor encargado debe
revisar los papeles de trabajo elaborados por los miembros del equipo.
La revisin final y objetiva de los papeles de trabajo es responsabilidad del supervisor.
Durante el curso de la auditora, este debe haber revisado los papeles de trabajo
elaborados; sin embargo, es necesario una revisin final del juego completo, dentro de
las oficinas de la entidad bajo examen.
El supervisor debe poner sus iniciales en cada papel de trabajo, en seal de
aprobacin. Al revisar los papeles de trabajo debe determinar si la evidencia resumida
en ellos es suficiente, a su juicio, para llegar a las mismas conclusiones y opinin, tal
como estn expresadas en el borrador del informe.
La aprobacin final del informe es una responsabilidad del supervisor e implica
tambin la aprobacin de los papeles de trabajo relacionados y la suficiencia de su
contenido para respaldarlo. La revisin es importante y no debe efectuarse de manera
superficial o a la ligera. Su importancia se basa en la necesidad de cerciorarse de que
el informe cuente con evidencia clara, demostrable y objetiva en respaldo de las
labores de auditora.
Al revisar los papeles de trabajo, el supervisor debe considerar los factores siguientes:
* Conformidad con el programa de trabajo y con cualquier instruccin especifica.
* Precisin, confiabilidad de la labor efectuada y aceptabilidad de los papeles de
trabajo relacionados como evidencia de dicha labor y los resultados alcanzados.
* Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas.
* Naturaleza y alcance de la discusin con funcionarios de la entidad, as como la
consideracin dada a los hallazgos.
* Conformidad con las normas para la presentacin de papeles de trabajo fijadas por
el Organismo Superior de Control.
El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente,
una vez que se haya realizado las tareas encomendadas a los miembros del equipo.
Una revisin oportuna hace posible la continuacin de la labor y aclarar cualquier
asunto, evitando la interrupcin originada por una revisin de los problemas, cuando el
personal involucrado ha sido asignado a otras tareas.
CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condicin de especial
importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditora y
naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva. Esta naturaleza confidencial
se mantiene durante el curso de la auditora y despus de realizada esta, de manera
permanente en los archivos de dichos documentos.
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decisiones tomadas por los funcionarios, por el slo hecho de tener una opinin
distinta acerca de su naturaleza y circunstancias en que debi ser adoptada. Al
elaborar los hallazgos el auditor no debe sustituir el juicio de los funcionarios de la
entidad examinada por el suyo.
Al elaborar los hallazgos de auditora debe tenerse en cuenta lo siguiente:
* Estar referidos a asuntos significativos e incluyen informacin suficiente y competente
relacionada con la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad examinada, as
como respecto del uso de los recursos pblicos, en trminos de efectividad,
eficiencia y economa;
* Incluir la informacin necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su
comprensin y,
* Estar referidos a cualquier situacin deficiente y relevante que se determine de la
aplicacin de procedimientos de auditora.
Los elementos del hallazgo de auditora son los siguientes:
* Condicin
* Criterio
* Efecto
* Causa
Condicin
Comprende la situacin actual encontrada por el auditor al examinar una rea,
actividad u transaccin. La condicin, entendida como lo que es, refleja la manera en
que el criterio est siendo logrado. Es importante que la condicin haga referencia
directa al criterio, en vista que su propsito es describir el comportamiento de la
entidad auditada en el logro de las metas expresadas como criterios. La condicin
puede adoptar tres formas:
* Los criterios no vienen logrndose en forma satisfactoria;
* Los criterios no se logran;
* Los criterios se estn logrando parcialmente.
Las pruebas de auditora deben ser suficientes como para evidenciar si la "condicin'
se encuentra muy difundida y es probable que vuelva a ocurrir. En tal caso, el auditor
debe recomendar que la propia entidad adopte las acciones correctivas
correspondientes para establecer la dimensin total de la deficiencia; despus de lo
cual la labor de auditora consistir en verificar en forma sucesiva si los esfuerzos
desarrollados han corregido los errores y eliminado las deficiencias en forma
apropiada.
Los casos individuales que se refieren a un tipo de deficiencia especfica que no est
muy difundida, en ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza,
magnitud o riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe
de auditora. Una condicin negativa detectada en un programa o actividad que recin
inicia sus operaciones, puede no estar muy difundida; sin embargo, podra tener
implicancias mayores si no se corrige oportunamente.
Criterio
Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin. Es tambin la meta que
la entidad est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la
evaluacin de la condicin actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma
transgredida de carcter legal-operativo o de control que regula el accionar de la
entidad examinada. El plan de auditora debe sealar los criterios que se van a utilizar.
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Cuando los servicios de expertos son necesarios para el trabajo, deben integrarse
como apoyo al equipo de auditora(NAGU 1.50). Tales especialistas ejercen su labor
bajo la direccin del auditor encargado, estando obligados a sujetarse a las normas de
auditora gubernamental, en cuanto sean aplicables. Las opiniones y comentarios
efectuados por expertos, representan una contribucin potencial para una auditora
especfica, dadas sus capacidades, conocimientos y experiencias. Por lo tanto, puede
resultar un elemento favorable para persuadir a los funcionarios de la entidad para
adoptar acciones correctivas, en relacin a reas que por su especialidad no son
auditadas en forma corriente.
NAGU 1.50 Participacin de profesionales y/o especialistas
Integrarn el equipo de auditora, en calidad de apoyo, los profesionales y/o
especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditora
gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del
examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirn en el Informe o
como anexos al mismo.
Comparacin de la condicin con el criterio
La mayora de hallazgos de auditora son originados como resultado de la
comparacin de la Condicin y el Criterio. Cuando el auditor identifica una diferencia
entre los dos, ha dado el primer paso para el desarrollo de un hallazgo. Un hallazgo
especfico denota la existencia de un problema y, resulta ser necesario para convencer
al funcionario de la entidad auditada sobre la necesidad de adoptar una accin
correctiva. El hecho de que no exista alguna diferencia entre "lo que es" y "lo que debe
ser", muestra la presencia de un hallazgo positivo, en especial, cuando se evala e
informa en torno a la efectividad de un programa o actividad.
Efecto
Constituye el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada. Generalmente,
representa la prdida en trminos monetarios originada por el incumplimiento en el
logro de la meta. La identificacin del efecto es un factor importante al auditor, por
cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar una
accin correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Cuando sea posible, el
auditor debe incluir en cada observacin, su efecto cuantificado en dinero u otra unidad
de medida. El efecto puede tener dos significados que guardan relacin con los
objetivos de la auditora, los que se describen seguidamente:
RELACIN EFECTO/OBJETIVOS DE LA AUDITORA
Cuando los objetivos de la auditora incluyen la identificacin: el efecto mide las
consecuencias de las consecuencias reales de una condicin.
Cuando los objetivos de la auditora comprenden a: el efecto que mide el
grado de Estimacin del impacto provocado por el programa o de cambio
provocado
por Actividad en las condiciones sociales o econmicas de el
programa o actividad los beneficiarios.
Los efectos pueden tener la caracterstica siguiente:
* Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o
financieros;
* Prdida de ingresos potenciales;
* Transgresin de disposiciones aplicables a la entidad;
* Gastos indebidos;
* Control deficiente de actividades o recursos
* Informes financieros inexactos o sin significacin.
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Ejemplo N 1
Condicin: La Oficina de abastecimientos ha adquirido bienes durante el perodo
19X6, sin realizar una efectiva evaluacin de ofertas de proveedores locales.
Criterio: La Oficina de abastecimientos tiene la responsabilidad de realizar el proceso
de compra de bienes que requieren los rganos de lnea de la entidad, para lo cual
debe seleccionar a proveedores representativos, a fin de obtener la cantidad requerida,
al nivel razonable de calidad, al menor costo y en la oportunidad debida.
Causa: La entidad no dispone de un Reglamento de Adquisiciones que regule, entre
otros aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y
economa en su ejecucin.
Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes de capital a precios mayores a los
ofertados por otros proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en
S/.525,000
Ejemplo N 2
Condicin: Se ha detectado en los meses de enero, junio y setiembre de 19X6,
errores en la aplicacin de descuentos en las remuneraciones del personal de la
entidad.
Criterio: Segn las normas internas de la entidad, los especialistas que tienen bajo su
responsabilidad el desarrollo de las actividades en el rea de Personal, deben reunir
los conocimientos y experiencia acreditada para el cumplimiento de las funciones
encomendadas.
Causa: El personal que reemplaza a los empleados que elaboran la planilla de
remuneraciones cuando stos salen de vacaciones, no tiene suficiente conocimiento ni
experiencia en la aplicacin de los procedimientos administrativos establecidos en el
rea de Personal.
Efecto: Se efectuaron descuentos no justificados en las remuneraciones de los
empleados por un monto total ascendente a S/. 50,080
Presentacin de los hallazgos de auditora
Un adecuado desarrollo de los hallazgos, no slo debe incluir cada uno de los atributos
tratados con anterioridad, sino que tambin deben redactarse para que cada uno de
sea distinguido de los dems. El usuario del informe no debe tener dificultad para
entender lo que se ha encontrado, el criterio establecido, el porqu sucedi y que es lo
que debe hacerse para corregir el problema. El enfoque en su presentacin en el
informe puede variar, dependiendo ello de los factores siguientes:
* Objetivo especfico del informe;
* Complejidad de los asuntos evaluados;
* Comentarios iniciales y reacciones de los funcionarios involucrados en las
observaciones;
* Magnitud de las desviaciones detectadas; y,
* Usuarios a quien va dirigido el informe.
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propsito de esta conferencia final es informar a la alta direccin, sobre los hallazgos
de auditora que durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los
funcionarios de menor nivel y empleados involucrados de las situaciones identificadas.
Adicionalmente, la conferencia final tiene el propsito de persuadir a los funcionarios
involucrados en las observaciones a adoptar acciones correctivas. Para tal efecto,
debe considerarse:
* Evitar conflictos y/o respuestas posteriores con argumentos no analizados antes de
emitir el borrador del informe.
* Convencer a los directivos de la entidad examinada sobre la importancia de su
participacin en las propuestas de solucin.
* Planteamiento de alternativas de solucin con los encargados de las operaciones o
actividades observadas.
* Anlisis de las ventajas y desventajas, costo/beneficio y tiempo requerido para la
implementacin de correctivos.
Terminacin de la fase ejecucin
La comunicacin de los hallazgos y la evaluacin de las respuestas de la entidad
significan que el auditor ha concluido la fase ejecucin y que ha acumulado en sus
papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el
producto final a elaborar, el informe de auditora.
Antes de retirarse de la entidad examinada o de culminar su trabajo en el caso del
rgano de Auditora Interna, el auditor debe asegurarse que ha cumplido todos los
aspectos procedimentales prescritos por la normatividad vigente. Entre ellos, deber
prestar especial atencin a la obtencin de la carta de representacin y asegurarse
que los archivos de papeles de trabajo de la auditora estn completos(NAGU 3.70).
NAGU 3.70 Carta de Representacin
El auditor debe obtener una carta de representacin del titular y/o del nivel gerencial
competente de la entidad auditada.
La Carta de representacin es el documento mediante el cual el nivel competente de
la entidad examinada reconoce haber puesto a disposicin del auditor toda la
informacin requerida, as como cualquier hecho significativo ocurrido durante el
perodo bajo examen. Si se ha examinado varias reas de la entidad, debe solicitarse
una carta de representacin por rea. Por su naturaleza, la carta de representacin es
ms aplicable en la auditora financiera; motivo por el cual en el caso de la auditora de
gestin, su requerimiento a la entidad, programa y/o proyecto debe quedar sujeto al
buen juicio del auditor encargado y el supervisor, en la medida que consideren que es
necesario obtenerla por la naturaleza del examen realizado.
Los auditores deben adoptar todas la providencias necesarias para asegurarse, de la
totalidad, propiedad y suficiencia de los archivos de papeles de trabajo.
El retiro del equipo de auditora debe ser coordinado con los niveles gerenciales
pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dar por terminado el trabajo. El
trmino de la auditora debe darse a conocer por escrito.
FASE DE ELABORACIN DEL INFORME
El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor gubernamental, en el
cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, en el caso de la
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Utilidad y oportunidad
La formulacin de los informes de auditora debe estar antecedida del anlisis
minucioso de los objetivos establecidos, los usuarios del informe y el tipo de
informacin que se desea comunicar, para que ellos puedan cumplir con sus
atribuciones y responsabilidades. El auditor encargado debe efectuar el estudio
apropiado de la informacin a proporcionar, teniendo en consideracin la perspectiva
de los receptores del informe. Como el objetivo del informe es promover la adopcin de
acciones correctivas en la entidad auditada, entonces, su preparacin debe considerar
el inters y las necesidades de los usuarios.
La oportunidad y utilidad resultan elementos esenciales para informar con efectividad.
Un informe elaborado apropiadamente puede ser de escaso valor para los usuarios, si
llega demasiado tarde al nivel de decisin responsable de adoptar las acciones que
promuevan, por ejemplo, mejoras importantes en las operaciones de determinada
entidad pblica.
Las situaciones que afectan la oportunidad del informe, por lo general, se derivan de
las fases de planeamiento, ejecucin y revisin de los trabajos efectuados. Las
demoras en el proceso de revisin del informe, pueden conducir a la deteccin de
problemas no resueltos o analizados en forma insuficiente que, debieron ser tratados
durante la fase de ejecucin. La integracin del informe con los trabajos que se
realizan durante los procesos de planeamiento y ejecucin, pueden ayudar a revelar
oportunamente estos problemas y facilitar su solucin.
Exactitud y beneficios de la informacin sustentatoria
La aplicacin de los procedimientos establecidos para la elaboracin, revisin, control
de calidad y procesamiento constituye un medio para garantizar que los informes de
auditora no contengan errores en la presentacin de los hechos o en el significado de
los mismos, es decir, errores de lgica o razonamiento. La exactitud se sustenta en la
necesidad de ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios del
informe que su contenido es digno de crdito. Una falta de exactitud puede ocasionar
dudas, respecto a la validez del informe y desviar la atencin del usuario hacia puntos
que no son significativos.
Las observaciones y conclusiones incluidas en el informe de auditora, deben estar
apropiadamente soportadas con evidencia suficiente, competente y pertinente que
fluya de los papeles de trabajo, para probar, cuando sea necesario, los fundamentos
de los asuntos informados, su exactitud y razonabilidad. No es necesario incluir en los
informes documentacin sustentatoria, excepto la que sea necesaria para una
presentacin apropiada de los hechos.
Las opiniones deben estar claramente identificadas en el informe y basadas en
evidencias de auditora que las respalden. La presentacin de una sola deficiencia de
control interno no puede respaldar la formulacin de una conclusin general y la
consecuente recomendacin de accin correctiva; dado que lo que sustenta la
observacin es el hecho que existi un slo error o desviacin en los controles.
Calidad de convincente
Las observaciones deben presentarse de una manera convincente y, las conclusiones
y recomendaciones deben inferirse en forma lgica de los hechos examinados. Los
elementos de juicio incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a sus
usuarios sobre la importancia de las observaciones. El informe debe contener
informacin suficiente sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones para
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* El estilo del informe debe orientarse a que su significado sea claro; evitndose el
lenguaje florido, estilizado o pretencioso.
Tono constructivo
Siendo el objetivo fundamental del informe mejorar las operaciones y eficiencia de las
actividades gubernamentales, el "tono del informe", debe estar dirigido a provocar una
reaccin favorable y la aceptacin de las observaciones, conclusiones y
recomendaciones planteadas por el auditor. Esto puede lograrse teniendo en cuenta
los criterios que se indican:
* Las sumillas y contenido del informe deben enunciarse en trminos constructivos; y,
* Debe evitarse la utilizacin de frases que generen una actitud defensiva o de
oposicin de parte de los funcionarios responsables de la entidad auditada.
A menudo es necesario formular crticas a la ejecucin pasada para mejorar la
administracin gubernamental; sin embargo, todo nfasis en el informe debe
concentrarse en la necesidad de promover mejoras de las operaciones futuras, ms
que en la crtica de la gestin que corresponde al pasado.
Organizacin de los contenidos del Informe
Uno de los problemas ms significativos que afrontan los auditores encargados de
elaborar los informes es cmo organizar su material para que la informacin sea
presentada en un orden lgico y el usuario no pueda confundirse. Ellos deben captar la
atencin del lector inmediatamente y retenerla durante todo el informe. Para tal efecto,
deben estimular su inters comenzando con los resultados ms importantes, no
estancando sus comentarios importantes a mitad del informe.
Positivismo
Los auditores deben pensar y redactar positivamente. Su objetivo en el informe es
ayudar a la administracin a mejorar sus operaciones. Esto requiere una buena
cantidad de concentracin para mantener el tono de su informe positivo. Los auditores
tienden a emplear palabras negativas tales como: deficiencias, debilidades, errores,
ineficiencia, negligencia para describir las prcticas y procedimientos de operacin en
la entidad examinada. Estas palabras ponen al personal de administracin en guardia
y a la defensiva; cuando esto ocurre, ellos comenzaran a defender la situacin por la
que se sienten criticados. La experiencia ha probado que las personas sern ms
cooperadoras si los auditores expresan sus opiniones positivamente.
Los auditores deben tratar de emplear palabras tales como reforzamiento, mejoras,
aumentos y ahorros potenciales, para que sea ms difcil que la
administracin(gerencia) est en desacuerdo con sus observaciones, conclusiones y
recomendaciones resultantes de la auditora practicada. Muchos administradores
sern ms receptivos si los auditores son capaces de describir o explicar cmo sus
sugerencias ayudarn a alcanzar los objetivos y metas. Tenga en mente que el auditor
es un agente de cambio y, el informe de auditora es la herramienta de comunicacin
para convencer y persuadir a la administracin para tomar la accin correctiva
adecuada.
Redaccin y revisin del informe
La responsabilidad de la redaccin del informe de auditora es del auditor encargado
aunque tambin comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditora
que intervienen en el borrador del informe, hasta llegar a la consideracin de la
autoridad superior de la Contralora General de la Repblica para su aprobacin. En
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II. CONCLUSIONES
III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Anexos
* Relacin de las personas comprendidas en las observaciones
* Situacin financiera, econmica y presupuestara
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Naturaleza del examen: debe precisarse el tipo de examen llevado a cabo, sea ste
auditora de gestin, de tipo combinado financiero- de gestin o se trate de un examen
especial.
Antecedentes y base legal: es la parte del informe donde el auditor hace referencia a
la naturaleza de la entidad. Asimismo, resulta conveniente incluir detalles adicionales,
como la estructura orgnica, las principales actividades a cargo de la entidad y del
rea examinada. Estos aspectos ayudarn a situar en escena al usuario del informe
para apreciar en forma apropiada los aspectos mencionados en el informe.
- La base legal debe incluir toda la normatividad aplicable a la entidad y a las
operaciones examinadas, entre ellas:
- Ley de creacin
- Reglamento de la ley de creacin
- Normatividad concerniente a los sistemas administrativos en vigencia
- Reglamentacin de organismos reguladores
- Normatividad interna aplicable
Comunicacin de hallazgos : llevada a cabo por el auditor a los funcionarios y
servidores de la entidad auditada, en cumplimiento de la NAGU 3.60, debe
consignarse en forma breve en esta parte del informe. Si tal comunicacin no mereci
respuesta, total o parcial, debe hacerse mencin de este hecho.
Declaraciones sobre logros notables de la entidad
La Contralora General de la Repblica considera que puede ser importante transmitir
a los usuarios del informe la imagen ms imparcial posible, efectuando un esfuerzo
consciente orientado a que ste mantenga el equilibrio y la perspectiva adecuada.
Los logros alcanzados por la entidad durante el examen, relacionados con el alcance y
objetivos de la auditora, deben ser evaluados apropiadamente por el auditor para
decidir su inclusin en el informe.
Para incluir comentarios de carcter positivo en el informe, stos deben reunir las
caractersticas siguientes:
* Haber sido constatados durante el examen.
* Estar suficientemente documentados.
* Ser significativos.
* Estar comprendidos en el alcance de la auditora.
* Ser necesarios para el cumplimiento de los objetivos.
* Estar referidas a situaciones de comunes o extendidas dentro de la entidad.
Entre los logros que pueden merecer comentarios positivos en el informe se seala:
* Esfuerzos para medir el desempeo.
* Cumplimiento de los objetivos y metas previstos.
* Implementacin oportuna y apropiada de recomendaciones contenidas en
informes de auditora anteriores.
* Idoneidad del control interno.
Es recomendable el empleo de comentarios positivos cuando se trate de resaltar
esfuerzos extraordinarios efectuados por la entidad, para superar problemas que
requieren perodos mayores de tiempo o, cuando se trata de presentar dichos
esfuerzos como acciones ejemplarizadoras o se busca generar un efecto multiplicador
frente a entidades de gestin similar (ejemplos: hospitales, instituciones educativas y
otros.)
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Cargo
desempeado
Perodo
Desde Hasta
Condicin
laboral
Direccin
domiciliaria
El ltimo dato (direccin) podr reservarse, previa autorizacin del nivel gerencial
correspondiente de la Contralora General de la Repblica. Esta informacin no es
aplicable para los informes de auditora que emitan los rganos de Auditora Interna y
Sociedades de Auditora Independiente designadas por el Organismo Superior de
Control, (CGR).
Conclusiones
Las Conclusiones, son juicios del auditor, de carcter profesional, basados en las
observaciones formuladas como resultado del examen. Estn referidas a la evaluacin
de la gestin en la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivos,
utilizacin de los recursos pblicos, en trminos de eficiencia y economa y
cumplimiento de la normativa legal.
Cuando sea pertinente, las conclusiones deben indicar la naturaleza de la
responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores pblicos (administrativa, civil
o penal). Cuando la responsabilidad determinada sea de carcter penal, sta deber
ser revelada en trminos de presuncin de delito. Para este fin el auditor debe obtener
la asesora legal necesaria.
Cada conclusin debe estar referenciada con la observacin correspondiente, que
expondr los detalles del hecho u operacin examinada. (Ver seccin 220 de la Gua
para la elaboracin del informe de auditora gubernamental).
Observaciones y recomendaciones
La parte ms extensa e informativa del informe y, que en oportunidades puede
comprender varios captulos, es aquella en que se desarrollan las observaciones de
auditora. Estas constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar,
mediante la presentacin del informe.
Las observaciones, si bien pueden ser definidas en muchos sentidos, para efectos de
la auditora de gestin, estn referidas a cualquier situacin deficiente e importante
identificada en el examen, que puede motivar oportunidades de mejoras. Si durante el
desarrollo de la fase de ejecucin se identifican hechos o circunstancias que afectan
en forma significativa la gestin de la entidad auditada, tales como deficiencias en el
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2. Alcance
AUDITORA FINANCIERA
Expresar una opinin sobre
los estados financieros.
Sistema contable
principales
y
contables.
y libros
registros
AUDITORA DE GESTIN
Promover
mejoras
en
la
efectividad, eficiencia y economa
en las operaciones y en los
controles gerenciales de las
entidades.
Efectividad
y
eficiencia
y
economa en las operaciones y en
los controles gerenciales de las
entidades.
Contadores Pblicos
3. Habilidades
Interdisciplinario
entrenamiento contino.
con
El pasado
4. Orientacin
Presente y futuro.
Absoluta
5. Certeza
Relativa
Poderes del Estado y pblico.
6. Usuarios
PCGA, NICS, NAGU, NIAS.
7. Normas
Si requiere
8. Dictamen
9. Resultado de la
Auditoria
10. nfasis
Los
estados
financieros
presentan razonablemente la
situacin
financiera,
resultados de las operaciones
y flujos de efectivo de la
entidad.
Poder
NAGU,
Principios
Administracin y prcticas
buena gerencia.
de
de
No requiere
Informe
conteniendo,
observaciones, Conclusiones y
recomendaciones para la entidad
examinada.
Mejoras positivas en la gestin,
resultados y controles gerenciales.
Financiero
11. Enfoque
Gerencial-operativo
resultados.
de
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Anlisis FODA
Antes de tomar cualquier decisin estratgica, es imprescindible realizar un
diagnstico de nuestra empresa. El anlisis FODA es el mtodo ms sencillo y eficaz
para decidir sobre el futuro. sta es una estructura conceptual para realizar un anlisis
sistemtico, que facilita la adecuacin de las amenazas y oportunidades externas, con
las fortalezas y debilidades internas de una organizacin. Esta matriz es ideal para
enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes
opciones de estrategias. Es remirar el contexto interno y externo, a la luz de la misin y
las necesidades, determinando qu elementos constituyen un apoyo y cules una
desventaja en relacin con los propsitos de la empresa.
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Fijados los objetivos que deben ser jerarquizados, cuantificados, reales y consistentes,
elegiremos la estrategia para llegar a ellos mediante acciones de marketing.
La estrategia FO; se basa en el uso de fortalezas internas de la organizacin con el
propsito de aprovechas las oportunidades externas. Este tipo de estrategia es el ms
recomendado. La organizacin podra compartir de sus fortalezas y a travs de la
utilizacin de sus capacidades positivas, aprovechar el mercado para ofrecer sus
bienes o servicios.
Ejemplo; la empresa debe adoptar estrategias de crecimiento. Cuando tus fortalezas
son reconocidas por los clientes, puedes atacar a la competencia para exaltar tus
ventajas. Cuando el mercado est maduro, puede tratar de robar clientes lanzando
nuevos modelos.
La estrategia FA; trata de disminuir al mnimo el impacto de las amenazas del
entorno, valindose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se deba afrontar las
amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a veces puede resultar ms
problemtico para la organizacin.
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Buscar el hueco del mercado; ni los productos ni los mercados son todos iguales, por
lo que se podr entrar e incidir en l, abrindose un hueco.
Identificar las ventajas sostenibles; aquellas que no sean transitorias, que duren al
menos medio plazo y que no sean copiables inmediatamente por los competidores. En
este sentido, no vale tener en cuanta la suspensin de pagos del competidor.
Adaptarse al entorno; percibir las oportunidades de la situacin del mercado y las
amenazas de la competencia.
El momento y la persona adecuados; todo lo que implica decisin y creacin debe
partir del conocimiento para que pueda tener xito, comenta Mario Santos, de
CESMA. En su opinin, un FODA debe hacerlo cualquiera que tenga la necesidad de
planificar. Javier Fernndez, de Soluziona, apuesta por que lo que haga el equipo
directivo con la informacin de los empleados. Es una tcnica denominada de grupo
nominal o de creatividad inducida, en la que la direccin realiza el FODA previo y luego
sin darlo a conocer, contrasta con los empleados lo que s esta haciendo en la
empresa y como se debera hacer, ya que ellos estn ms en contacto con el cliente
La frecuencia utilizada para hacer este anlisis depender de las situaciones del
mercado y de la empresa. Normalmente, se aborda con un horizonte de 4 a 5 aos,
aunque hay expertos que consideran conveniente realizar al menos uno al ao.
Misin; es el sentido y fin del negocio. La misin es la definicin de la empresa en el
momento presente, es la razn de ser como organizacin. Como empresa nos
debemos preguntar: Quines somos?, Cules son nuestros talentos y componentes
distintivos?, Qu hacemos?, identificando nuestros productos, clientes, socios y
mbitos geogrficos, es decir, es un juicio general que identifica el propsito
fundamental para el cual fue creada la organizacin y la naturaleza de su negocio.
La definicin de una misin delimita el campo de actividades posibles con el fin de
concentrar los recursos de la empresa en un campo general o dirigirlos hacia un
objetivo permanente.
La determinacin de la misin y visin ayuda a modelar slidamente la cultura
empresarial eficaz, ofrecen un panorama completo de los valores, filosofa y aspiracin
que orientan la accin de la organizacin y tienen potencial para lograr la motivacin
de los miembros que participan en esta. Se mencionan algunos de los errores ms
comunes en los cuales incurren las PYMES;
Desconocimiento de la matriz FODA; con la matriz de anlisis estratgico se evalan
las fuerzas y debilidades internas de una organizacin, as como las oportunidades y
amenazas de su ambiente externo.
Estructura organizacional deficiente; el empresario conoce las funciones y actividades
a desarrollar en la empresa, adems de quienes deben realizarlas; sin embargo por no
estar documentados, la mayora de las veces, existe duplicidad de funciones e
intervencin de ms de una persona en girar instrucciones a los empleados y
trabajadores.
Centralizacin del poder; se dice que el 98% de las empresas son familiares, por lo
que los puestos directivos estn a cargo de la misma familia, cuestin que en
ocasiones no beneficia la consolidacin y crecimiento de la empresa ya que s
prioriza, intereses personales y sentimentales.
Carencia de establecimiento de objetivos; el empresario se forma mentalmente cual es
el objetivo de su empresa sin embargo no lo establece de manera escrita ni formal por
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lo que el personal que colabora con l no los conoce y por lo tanto las actividades que
realiza muchas veces no se encaminan a la consecucin del objetivo.
Falta de polticas y procedimientos; las empresas por lo general establecen sus bases
de operacin de manera verbal e informal lo cual origina falta de uniformidad al realizar
las actividades. Regularmente no se tienen por escrito los manuales de polticas y
procedimientos que proporcionen la informacin sobre el orden cronolgico y
secuencial de las operaciones que se realizan en la empresa.
Falta de evaluacin y seguimiento; la mayora de las empresas carecen de sistemas
de evaluacin de desempeo del personal. Cuando se establecen polticas en las
empresas no se supervisan que esta sea cumplida por el personal, incluso el primero
en romper las polticas de procedimientos es el dueo del negocio lo cual trae como
consecuencia que el personal minimice la importancia de las mismas.
Comunicacin deficiente; el no tener definidas las lneas de autoridad genera una
comunicacin deficiente entre los miembros de la organizacin ya que estos no saben
con certeza a quien acudir o no se generan vnculos de confianza para que se puedan
comunicar los problemas que surgen en la operacin cotidiana del negocio.
Falta de controles administrativos; los empresarios en su mayora desconocen las
situaciones financiera exacta de su negocio, debido a que no llevan los controles ni
registros necesarios para conocer sus ingresos, egresos, rotacin de inventarios,
porcentaje de ventas a crdito, etc. La contabilidad solo se utiliza con fines fiscales y
no para la toma de decisiones de las empresas.
Desinters por los aspectos jurdicos - corporativos; tomando en consideracin que la
mayora de las empresas son familiares se les da poca importancia a los aspectos
jurdicos corporativos de los negocios ya que se considera que el nico requisito que
se debe cumplir es concurrir al notario para estar legalmente como sociedad.
Utilizar un estilo de administracin reactiva y no preventiva; no perder de vista
aspectos de planeacin, organizacin, direccin y control, para esto se deben de
agrupar en reas las diversas actividades que se llevan a cabo como: ventas,
servicios, personal, finanzas. Identificando con lo que hace en cada una con la
finalidad de delegar autoridad y responsabilidad.
No utilizar principios de manejo de personal; la correcta seleccin y contratacin,
evitando tomar decisiones con ligereza, mediante el reforzamiento de las tcnicas.
Partir de un buen conocimiento del ambiente laboral y sus elementos como son:
salarios, sistemas de pago, formas de contratacin, horarios de trabajo, seguridad
social, asociaciones y sindicatos.
No existir un contacto directo y abierto con nuestros clientes; es tan simple, aunque
sencillo, para conocer a nuestros clientes, independientemente si han utilizado o no
nuestros servicios, debemos generar un sistema de monitoreo mediante el cual
podamos obtener un panorama general de la relacin que tenemos con cada uno de
ellos, dicho sistema debe ser peridico u sistemtico, para poder as registrar datos
representativos.
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Planificacin Estratgica
Es un proceso continuo y sistmico a travs del cual una organizacin toma sus
decisiones estratgicas, con un conocimiento lo ms amplio y completo posible del
entorno del futuro, organizando de forma racional los medios disponibles ($, Hombres,
Etc.) para poder alcanzar las decisiones adoptadas y midiendo peridicamente los
resultados alcanzados para compararlos con los previstos a travs de un proceso
adecuado de retroalimentacin. La planificacin debe tener tres principios bsicos
como son flexibilidad, compromiso y contribucin. Entonces nos preguntamos: Qu
hacer?, Qu rumbo tomar?, Qu actividad iniciar primero?, Qu es lo que
queremos lograr o realizar?, Cmo y qu objetivos alcanzar?, Cmo anticiparse a
los problemas futuros?.
La planificacin estratgica (PE) es una poderosa herramienta de diagnstico, anlisis,
reflexin, y toma de decisiones colectivas, en torno al que hacer actual y al camino que
deben recorrer en el futuro las empresas o instituciones, para adecuarse a los cambios
y a las demandas que les impone el entorno y lograr el mximo de eficiencia y calidad
de sus prestaciones. El concepto de estrategia, vinculado a la planificacin, se
considera en varias dimensiones con las cuales se puede conformar una definicin
global. As por ejemplo, la definicin de los objetivos y sus correspondientes
estrategias permitir seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento del
servicio u organizacin y aprovechar las ventajas que aparezcan relacionadas con su
actividad.
Entonces debemos entender el concepto de PE como un factor que est referido
principalmente a la capacidad de observacin y anticipacin frente a desafos y
oportunidades que se generan, tanto de las condiciones externas a una organizacin,
como de su realidad interna. La PE no es una enumeracin de acciones y programas,
detallados en costos y tiempos, sino que involucra la capacidad de determinar un
objetivo, asociar recursos y acciones destinados a acercarse a l y examinar los
resultados y las consecuencias de esas decisiones, teniendo como referencia el logro
de metas predefinidas.
Como ya hemos dichos antes la PE, es un proceso continuo de evaluar
sistemticamente la naturaleza del negocio, la definicin de objetivos a mediano y
largo plazo, la identificacin de objetivos medibles y el desarrollo de acciones
estratgicas para alcanzar los objetivos, as como la asignacin de los recursos para
desarrollar dichas estrategias. Es decir, es un proceso que da sentido de direccin y
continuidad a las actividades diarias de la empresa, permitindole visualizar el futuro e
identificar los recursos, principios y valores requeridos para transitar desde el presente
hacia una visin de futuro.
La PE debe; estar compuesta de herramientas flexibles, efectivas, econmicas y
eficientes, que permitan una respuesta oportuna y adecuada, teniendo en cuenta el
contexto y las posibilidades internas. Dado que hoy en da, la nica constante es el
cambio, y el cambio se acelera cada vez con mayor intensidad.
Focalizar y administrar eficientemente los recursos de una empresa y/o institucin,
apuntando a la eficacia. Es decir, al logro de objetivos a largo, mediano y corto plazo,
con una visin sistmica y la participacin de los actores involucrados.
Minimizar el tiempo entre la toma de decisiones y la accin correspondiente, para
poder hacer ajustes y obtener resultados.
Acortar el ciclo de vida de los negocios, de forma tal de colocar los productos y
servicios en el mercado lo antes posible.
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Planificacin; prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el
presente hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro
sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra. El proceso de
planificacin as entendido, debe comprometer a la mayora de los miembros de una
empresa, ya que su participacin y grado de adhesin que se logre en ellos,
depender el logro de los objetivos que se deseen implementar.
Un proceso planificacin formal debe reconocer los diferentes papeles que deben
desempear los diversos ejecutivos en la formulacin y ejecucin de las estrategias de
su organizacin. Hay tres niveles jerrquicos conceptuales bsicos que han sido
identificados desde siempre como los estratos esenciales de cualquier proceso de
planificacin formal; los niveles corporativos, de negocio y funcional.
A nivel corporativo residen las decisiones que, por su naturaleza, han de ser
enfrentadas considerando la entidad como un todo. Estas son decisiones que no
pueden ser descentralizadas sin correr riesgo de cometer graves errores de sub
optimizacin. Aquellos que operar a niveles inferiores de una organizacin no tienen
perspectiva adecuada para resolver las difciles soluciones de compromiso requeridas
para maximizar los beneficios de la empresa como un todo, en especial cuando se
encuentran ante situaciones que afectan adversamente a su propia unidad en la
organizacin. Cabe hacer notar que quienes toman las decisiones a nivel corporativo
no tiene por qu ser tan slo el gerente general. Entre otros factores, dependiendo del
estilo de gestin de este gerente, las estrategias corporativas pueden ser conformadas
e implementadas por el grupo de ejecutivos superiores de la empresa.
A nivel del negocio estn los principales esfuerzos que apuntan a asegurar una ventaja
competitiva a largo plazo en cada uno de los negocios de la empresa. Por cierto, los
gerentes de negocios deben considerar cuidadosamente las directrices corporativas
generales en su formulacin y puesta en marcha de las acciones estratgicas,
atenindose a los recursos totales asignados a su unidad particular de negocio.
Finalmente, las estrategias funcionales no slo consolidan los requerimientos
funcionales exigidos por el conjunto de negocios de la empresa, sino que deben incluir
de un modo preferente los argumentos competitivos para desarrollar sus competencias
distintivas en los mercados en que la empresa participa.
La carencia de una visin corporativa priva a la empresa del liderazgo que se necesita
para consolidar sus actividades generales y para guiar las difciles soluciones de
compromiso entre desarrollo a largo plazo y rentabilidad a corto plazo. Similarmente, el
abordar las funciones claves de gestin estrictamente con el sesgo operacional de
corto plazo debilitan la competitividad de la organizacin. Est claro que todas las
funciones claves (finanzas, recursos humanos, tecnologa, adquisiciones, produccin,
marketing logstica, y servicios) necesitan ser abordadas estratgicamente. Esto
significa que debemos hacer esfuerzos para conseguir informacin externa, a fin de
entender cmo los competidores estn aprovechando sus recursos funcionales para
desarrollar las habilidades orientadas a mejorar su posicin competitiva.
Estrategia; del vocablo strategos que inicialmente se refera a un nombramiento del
general en jefe del ejercito. Ms tarde pas a significar el arte del general, esto es, las
habilidades psicolgicas y el carcter con los que asuma el papel asignado. En poca
de Pericles (450 a. c.) se vino a explicar habilidades administrativas (administracin,
liderazgo, oratoria,, poder). Y ya en tiempos de Alejandro de Macedonia (330 a. c.) el
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trmino haca referencia a la habilidad para aplicar la fuerza, vencer al enemigo y crear
un sistema unificado de gobierno global.
Obviamente en este caso se la relaciona, ms bien, con un conjunto de decisiones y
criterios por los cuales una organizacin se orienta hacia la obtencin de determinados
objetivos, adems, involucra el propsito general de una organizacin y establece un
marco conceptual bsico por medio del cual, sta se transforma y se adapta al medio
en que se encuentra, usualmente afectado por rpidos y continuos cambios.
El modelo o plan que integra las principales metas, polticas y cadenas de acciones de
una organizacin dentro de una totalidad coherente (James B. Quinn).
Plan unificado, amplio e integrado diseado para asegurar que se logren los objetivos
bsicos de la empresa (William F. Glueck).
La determinacin de las metas y objetivos bsicos a largo plazo en una empresa, junto
con la adopcin de cursos de accin y la distribucin de los recursos necesarios para
lograr este propsito (Alfred Chandler).
Plan estratgico;
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Necesidades; se expresan como las acciones que hay que realizar para superar la
brecha entre la situacin actual y el futuro deseado.
Cuadro de mando integral
Entre los aos 1850 y 1975, periodo de la era industrial, las empresas conseguan el
xito, en buena parte, a travs del aprovechamiento de las economas de escala,
apoyndose de la tecnologa disponible, las empresas exitosas transformaban en
forma eficiente las materias primas mediante el uso de sus activos fsicos, con el
propsito de ofrecer al mercado su produccin masiva. Es durante esta poca que las
grandes corporaciones, como General Motors, Dupont, y General Electric,
desarrollaron sistemas de control financiero, para monitorear la utilizacin eficiente del
capital financiero y fsico. De aqu surgi el roce (retorno sobre el capital financiero),
para controlar el uso en forma productiva del capital interno de la empresa y
monitorear la eficiencia con que las reas trasforman el capital en valor para los
accionistas.
Sin embargo, todos los avances que se han experimentado en el proceso de
planificacin de actividades, no han tenido la misma dimensin en otras importantes
funciones directivas como lo son la organizacin, la direccin y el control de la gestin
de estos objetivos organizacionales. El impacto de la era de la informacin es mucho
ms revolucionario para las empresas de servicios que para las manufactureras,
muchas empresas de servicios especialmente aquellas en los sectores de transporte,
servicios bsicos, comunicaciones y salud, existieron por dcadas en ambientes
regulados no competitivos, sin embargo, las ltimas dos dcadas han sido testigos de
una mayor apertura y desregulacin, en conjunto a las iniciativas de privatizaciones, lo
cual ha llevado a las empresas a una profunda transformacin, motivando el mayor
desarrollo de habilidades relacionadas con los activos intangibles (relacin con
clientes, sistemas de informacin, habilidades del personal, conocimiento, etc.). El
medio ambiente de esta era, tanto para las empresas de servicio como de
manufacturas, requiere de nuevas cualidades para el xito, la habilidad de una
compaa para movilizar y explotar sus activos tangibles e intangibles, se ha vuelto
ms decisiva que invertir y administrar los activos fsicos. Las empresas de hoy
mantienen sistemas de gestin basados e indicadores financieros tradicionales, los
que solo entregan informacin de eventos pasados, esto podra haber sido adecuado
para una empresa de la era industrial, donde la relacin con el cliente no era crtica
para el xito, pero no permiten guiar, evaluar y controlar el desempeo que en la
actualidad se debe alcanzar, para crear valor, a travs de la inversin en clientes,
proveedores, procesos, tecnologa e innovacin.
Es as como a principios de la dcada de los 90 Robert Kaplan y David Norton
encabezan un estudio motivado por la creencia que las metodologas utilizadas para la
medicin del desempeo en las organizaciones, basadas en indicadores financieros,
se estaban volviendo obsoletos, de este estudio surge la metodologa del cuadro de
mando integral (The Balanced Scorecard), la cual est organizada alrededor de cuatro
perspectiva; financiera, cliente, procesos internos y crecimiento y aprendizaje.
Para cada objetivo la metodologa propone la incorporacin de indicadores que puedan
ser medidos a travs del proceso de logro de los objetivos. La idea es establecer una
cadena causa efecto de objetivos e indicadores que permita tomar las iniciativas
necesarias a cada nivel.
Conociendo como se enlazan los objetivos de las diferentes perspectivas, los
resultados de los indicadores que se van obteniendo progresivamente, permiten ver si
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hay que hacer ajustes en la cadena, realizar iniciativas u otro tipo de modificacin, para
asegurar que se cumplan las metas a niveles superiores de la secuencia.
Clima para la accin; cambios culturales necesarios para motivar y alinear a la fuerza
de trabajo con la estrategia.
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vuestras decisiones deberan estar orientadas hacia la bsqueda de los medios para
satisfacer estas necesidades. Cada persona en la empresa debera tener una
orientacin mercado, centrarse en el cliente y luchar continuamente por encontrar
nuevos y mejores medios de satisfacerle.
Si bien pensaba que haba comprendido bien la idea de base, Hernndez no vea muy
bien cmo este concepto podra ser aplicado en su propia sociedad.
Su amigo tambin le haba sealado que la sociedad Barnech no tena un verdadero
departamento de Planificacin de Procesos y de Control de Gestin y que su gama de
productos era, de hecho, la obra de sus diseadores y de los que conseguan el
colorido, personas que realmente no tenan contacto directo con los clientes, los cuales
son los consumidores finales. Le sealo asimismo que Hernndez no tena un servicio
de control de satisfaccin, estudios de mercado, en definitiva que la empresa no hacia
nada para ayudar a sus clientes (distribuidores y fabricantes) a vender las prendas
fabricadas con sus tejidos.
Intento entonces introducir en concepto de Control de Gestin en la sociedad Barnech,
el seor Hernndez consideraba la creacin de una sociedad distinta de la ya
existente, que tendra un rol similar a la una empresa de auditora. Esencialmente, esta
nueva sociedad funcionaria nicamente como unidad de control de la gestin
empresarial y seria responsable de controlar y dirigir las acciones estratgicas
propuestas por la autoridad mxima de la empresa. Con esta nueva frmula, la fuerza
de ventas actual de la sociedad (cinco personas) deba mejorar sus servicios.
El seor Hernndez reconoca que este cambio en la organizacin de la sociedad
encontrara una fuerte resistencia en el interior de la misma, pero cuanto ms lo
pensaba, ms convencido estaba de que era una buena idea.
Se pide:
Qu piensa usted de la estructura de organizacin propuesta por el seor
Hernndez? En caso de rechazarla, proponga otra solucin.
Realice una evaluacin de la situacin actual de la sociedad utilizando la matriz FODA,
y,
- Identifique el problema principal de la sociedad
- Proponga alternativas de solucin
- Indique los resultados esperados.
Cmo ve usted la implementacin de un departamento de Planificacin Estratgica y
Control de Gestin en la sociedad Barnech, teniendo en cuenta la estructura actual?
Caso 2
Usted recin se ha incorporado como auditor a RVT Auditores empresa que se
dedica a realizar auditoras de gestin empresarial, a dicha empresa la han contratado
para realizar una evaluacin de la empresa Aguas Limpias Ltda. que se dedica a la
distribucin y cobro del agua potable de la comuna de El Carmen.
A usted se le ha encargado la misin de llevar a cabo dicha evaluacin, se le informa
que la empresa a ser evaluada le interesa saber que actividades de control podran
aplicar a sus objetivos empresariales que se ha propuesto en el plan estratgico.
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Por lo tanto, usted deber confeccionar una matriz que especifique las Actividades de
Control y las Pruebas de Auditora, que aplicara a dicha empresa, de acuerdo a los
objetivos propuestos y dar una opinin como auditor de gestin si dichos objetivos son
suficientes en una empresa para lograr una eficiente gestin empresarial.
- Objetivos; estn dados por la empresa y con ellos se estima dar cumplimiento al
plan estratgico.
- Actividades de control; son las acciones necesarias que se deben desarrollar para
dar cumplimiento a los objetivos.
- Pruebas de auditora; son acciones detalladas que usted debe realizar para verificar
que las actividades de control se estn desarrollando como se dice que se estn
desarrollando.
Actividad; Gestin de la empresa.
Preguntas Largas;
1. El proceso formal de la planificacin tiene tres niveles jerrquicos, explique
brevemente cada uno de ellos.
2. Comente los principales contenidos del informe COSO, cindose a los siguientes
puntos; principales objetivos del informe, definicin y componentes del control
interno segn el informe y herramientas de evaluacin del control interno.
3. Desde el enfoque del informe COSO, indique los componentes del control interno
explicando brevemente cada uno de ellos.
4. Comente, puede ser un auditor absolutamente independiente de otra persona de
la cual depende econmicamente?, explique el porqu de su respuesta.
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efectuado por los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control, como parte
del trabajo necesario para emitir el informe sobre la Cuenta General de la Repblica.
Como el desarrollo del examen especial se encuentra focalizada en una rea o asunto
especfico, las actividades que se cumplen durante la fase de planeamiento consisten,
bsicamente, en la obtencin de un adecuado entendimiento sobre los aspectos
identificados que sern materia de examen, identificacin de las lneas de autoridad y
responsabilidad involucradas, el marco legal y normas reglamentarias aplicables.
En la fase de ejecucin del examen especial el auditor aplica las pruebas de auditora
que considere apropiadas en las circunstancias, para obtener evidencia suficiente,
competente y pertinente que soporte los hallazgos identificados. Si en el transcurso de
la fase de ejecucin el auditor determina situaciones que se refieren a indicios
razonables de comisin de delito, debe establecer el tipo de responsabilidad que
corresponde a los presuntos implicados, de conformidad con las disposiciones
establecidas en las normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora
General de la Repblica.
La estructura del informe del examen especial es la misma utilizada para el informe de
auditora de gestin. Como las observaciones se refieren a situaciones de
incumplimiento de la normativa legal o normas o reglamentarias, segn corresponda,
stas son planteadas, generalmente, en un sentido negativo. En el grfico siguiente se
describe el proceso del examen especial.
Planeamiento
La fase de planeamiento del examen especial se inicia con la programacin de la
entidad a ser examinada y, dentro de ella, el rea o asuntos especficos objeto de
examen. El planeamiento provee una estrategia tentativa para orientar los esfuerzos
de auditora. La programacin de un examen especial puede originarse por:
* planeamiento general de los rganos conformantes del Sistema Nacional de
Control,
* pedido efectuado por los Poderes del Estado
* solicitudes de entidades gubernamentales o,
* denuncias formuladas en los medios de comunicacin.
La fase de planeamiento de un examen especial comprende las siguientes actividades:
* Comprensin del rea o actividad a ser examinada
* Examen preliminar
* Definicin de criterios de auditora
* Elaboracin del memorndum de programacin; y,
* Elaboracin del plan de examen especial
* Comprensin del rea o actividad a examinarse
La comprensin de la entidad o rea a examinar constituye la tarea inicial del equipo
de auditora designado para llevar a cabo el examen especial e implica la obtencin de
informacin bsica para adquirir un apropiado entendimiento de los aspectos a ser
auditados. Esta informacin puede obtenerse del archivo permanente de la entidad,
informes de auditora interna y/o externa y, en el caso de una denuncia escrita, las
personas que la plantearon. Podra ser necesario dentro de la fase de planeamiento,
de acuerdo con las circunstancias y la complejidad de los asuntos a examinar, incluir
una etapa de investigacin preliminar y obtencin de informacin en la propia entidad
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para completar la preparacin del plan de examen especial, en el caso que los trabajos
sean ejecutados por auditores de la Contralora General.
La tarea de comprensin de la entidad o rea objeto de examen incluye la obtencin
de informacin sobre:
* Naturaleza y base legal de la entidad.
* Estructura orgnica y lneas de autoridad y responsabilidad en la entidad o rea a
examinar.
* Rol en la actividad gubernamental.
* Influencias externas y internas, en relacin al asunto por examinar.
Examen preliminar
En caso que el archivo permanente de la entidad no contenga informacin suficiente
en torno a los puntos antes mencionados, especialmente, en lo concerniente a la
organizacin y funciones y criterios de auditora a ser utilizados, puede ser apropiado
llevar a cabo dentro de la fase de planeamiento la etapa de investigacin preliminar,
orientada a la obtencin de informacin bsica directamente de la entidad a ser
examinada (Ver seccin 435, parte III).
Identificacin de criterios de auditora
Los criterios a utilizarse en el examen tienen relacin, generalmente, con la normativa
legal y disposiciones de carcter reglamentario. La identificacin de dicho marco debe
llevarse a cabo, con el fin de definir las implicancias legales que se derivan de las
situaciones o actos que sern materia de examen, debindose solicitarse el apoyo del
rea legal correspondiente. Por esta razn, deben identificarse los funcionarios y
empleados que tuvieron que ver, en una u otra forma, con el asunto o actividad sujeta
a examen es indispensable, para estar en condiciones de establecer las
responsabilidades a que hubiere lugar, de ser el caso.
Memorndum de programacin y plan de examen especial
Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora el memorndum de
programacin que es el documento de soporte de las principales decisiones
adoptadas, con respecto a los objetivos, alcance y metodologa a utilizar en la
ejecucin del examen especial. La fase de planeamiento concluye con la formulacin
del plan del examen.
El plan de examen especial contiene algunos de los elementos establecidos en el plan
de auditora para la ejecucin de una auditora de gestin. Su estructura es la
siguiente:
* Origen delexamen
* Antecedentes de la entidad y de los asuntos que sern examinados.
* Objetivos y alcance del examen
* Criterios de auditora a utilizar
* Programa de procedimientos a ejecutar en el examen
* Recursos de personal y especialistas en caso necesario
* Informacin administrativa
* Presupuesto de tiempo
* Informes a emitir y fecha de entrega
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Confirmaciones
Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la informacin
obtenida de la entidad, a travs de aquella obtenida de la contraparte externa de la
transaccin ocurrida. En el siguiente cuadro se presentan algunos ejemplos sobre el
tema:
Rubro
Confirmar de:
* Bancos
* Bienes o valores en custodia
Donaciones recibidas
* Donaciones concedidas
* Saldos presupuestarios
* Propiedad inmueble
Clientes
Proveedores
Entidad bancaria
Entidad examinada
Donante
Donatario
Direccin general Presupuesto
Registros pblicos
Los procedimientos descritos y otros que considere necesario llevar a cabo el auditor,
deben permitirle establecer conclusiones en relacin a los objetivos del examen. Para
este propsito, obtenida la evidencia, debe evaluarse la misma para definir su
competencia, pertinencia y suficiencia, conforme a lo tratado en las partes II y III de
este Manual.
A continuacin, el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio acordado para
cada objetivo, teniendo en consideracin:
* La necesidad de confirmar o modificar las premisas establecidas durante la fase
planeamiento.
* El desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos de auditora.
* El sustento apropiado del trabajo llevado a cabo y de las observaciones y
conclusiones formuladas.
Desarrollo de hallazgos de auditora
Se denomina hallazgo de auditora al resultado de la comparacin realizado entre un
criterio y la situacin actual encontrada durante el examen. Es toda informacin que a
juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden
en la gestin de los recursos en la entidad bajo examen y, que por su naturaleza
merecen ser comunicados en el informe (Ver seccin 560, Parte II).
Los hallazgos de auditora estn relacionados con asuntos significativos e incluyen
informacin (evidencia) suficiente, competente y pertinente, que emerge de la
evaluacin practicada en la entidad bajo examen. Generalmente, los hallazgos
corresponden a cualquier situacin deficiente que se determina como consecuencia de
la aplicacin de procedimientos de auditora. Sus elementos son: condicin, criterio,
causa y efecto (Ver seccin 560 de la parte III).
Los resultados de las evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben ser
documentados apropiadamente, confirmando que:
* Los procedimientos programados han sido llevados a cabo satisfactoriamente.
* Los cambios a la programacin inicial estn plenamente identificados y autorizados.
* Estn plenamente identificadas las causas y los efectos de las condiciones
observadas.
Tratndose de hallazgos negativos, el auditor debe desarrollar recomendaciones,
sealando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en cuenta su anlisis de las
causas y efectos en las condiciones identificadas. A este respecto, debe tener en
cuenta:
* La factibilidad y costo de adoptar la recomendacin (relacin costo-beneficio).
* Cursos alternativos de accin.
* Efectos positivos y negativos que podran resultar de la implementacin de la
recomendacin.
Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con los funcionarios y empleados
de la entidad tendentes a dilucidar las condiciones negativas determinadas, antes de
concluir esta fase el auditor debe dar cumplimiento a la NAGU 3.60 "Comunicacin de
hallazgos".
La comunicacin de los hallazgos debe ser por escrito, guardando las formalidades
necesarias para otorgar el derecho de ejercer su legtima defensa a los funcionarios y
empleados comprendidos en las observaciones, incluyendo an a aquellos que ya no
laboran en la entidad. En caso de no ser posible su ubicacin, deber emplearse el
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Diario Oficial "El Peruano" u otro de mayor circulacin en la ciudad donde est ubicada
la entidad.
Para comunicar las hallazgos debe evaluarse apropiadamente su materialidad y
sealarse un plazo perentorio a los funcionarios o empleados de la entidad
involucrados en las observaciones para la recepcin de descargos documentados, de
conformidad con las normas establecidas para tal efecto. Los descargos presentados
deben ser debidamente evaluados, ponindose nfasis en los juicios formulados y en
la documentacin alcanzada no vista durante el examen. La no presentacin de
descargos debe revelarse en la parte pertinente del informe.
La NAGU 4.40, III (Observaciones) 5, estipula que si durante el examen el auditor
determina la existencia de indicios razonables de comisin de delito, de proceder a
deslindar (sealar) el tipo de responsabilidad que corresponda a los presuntos
implicados, contando para ello con la opinin de la asesora legal. La ley del Sistema
Nacional de Control (Ley 27785) precisa que existen tres tipos de responsabilidades:
* Responsabilidad administrativa: es aquella en la que incurren los servidores y
funcionarios pblicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestin
deficiente o negligente. La calificacin de gestin deficiente o negligente se adopta
teniendo en cuenta lo siguiente:
a. Que no se hayan logrado resultados razonables en trminos de eficiencia, eficacia o
economa teniendo en cuenta los planes y programas aprobados y su vinculacin
con las polticas del sector a que pertenecen.
b. Que no realicen una gestin transparente y no hayan vigilado que los sistemas
operativos, administrativos y de control estn funcionando adecuadamente.
c. Que no respeten la independencia de la auditora interna.
d. Que no agoten todas las acciones posibles para preservar los bienes y recursos de
la entidad a que pertenecen.
Incurren en responsabilidad administrativa igualmente, los que han contravenido el
ordenamiento jurdico-administrativo y las normas internas de la entidad a que
pertenecen.
* Responsabilidad civil: es la que incurren los servidores y funcionarios pblicos que
en el ejercicio de sus funciones hayan ocasionado un dao econmico a su entidad o
al Estado.
* Responsabilidad penal: es la que incurren los servidores o funcionarios pblicos
que en el ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisin tipificado como
delito o falta.
Segn la NAGU 4.60, cuando durante la fase de ejecucin se evidencien indicios
razonables de comisin de delito en los asuntos materia de examen, en cautela de los
intereses del Estado, el auditor sin perjuicio de la continuidad de su trabajo, debe emitir
con la celeridad del caso, un informe especial, con el sustento tcnico y legal
correspondiente, para que se efecten en forma inmediata las acciones pertinentes en
las respectivas instancias. Las instancias a las que debe informarse son las siguientes:
* Procuradura : auditoras realizadas por la Contralora General de la Repblica.
* Fiscalas y/o Procuradura: exmenes efectuados por los rganos de Auditora
adscrita al sector Interna y Sociedades de Auditora designadas.
* Contralora General: copia del informe especial de la Repblica elaborado por el
rgano Auditora Interna o Sociedad de Auditora designada.
* Titular de la entidad: copia del informe especial, siempre que no se encuentre
comprendido en los indicios razonables de comisin de delito.
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OBTENCIN DE
INFORMACIN
BSICA
RECOPILACIN
NORMAS LEGALES Y
REGLAMENTARIAS
EXAMEN PRELIMINAR
IDENTIFICACIN DE
ASPECTOS A
EXAMINAR
DEFINICIN DE
CRITERIOS A
UTILIZAR
MEMORANDUM DE
PROGRAMACIN Y PLAN
DE EXAMEN
APLICACIN DE
PRUEBAS Y OBTENCIN
DE EVIDENCIAS
IDENTIFICACIN Y
EVALUACION DE
IRREGULARIDADES
DESARROLLO DE
HALLAZGOS
ASUNTOS REFERIDOS
A RESPONSABILIDAD
CIVIL Y/O PENAL
ASUNTOS REFERIDOS
A RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
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%
TOTAL
1.Caja Bancos
Bancos/cuentas
Corrientes
Sobregiro
2. Ventas.
Cuentas por
Comerciales
cobrar
FACTORES DE
RIESGO
RIESGO
ENFOQUE DE
AUDITORA
Transacciones
numerosas
Moderado
Pruebas
analticas con
nfasis
en
partidas
conciliadas al
cierre
del
ao.
No
Ocurrieron
cambios
importantes en
los
procedimientos
de
comercializacin.
Moderado
Enfoque
sustantivo
Enfoque
sustantivo
Circulacin
de
saldos al cierre del
ejercicio.
Moderado
Pruebas
detalladas
para
incidir
en el corte de
operaciones.
Revisin analtica
sobre
total
de
ventas
anuales
verificacin de la
razonabilidad
del
control
presupuestal sobre
ventas
Circularizacin de
saldos al cierre del
ao.
Revisin de cobros
posteriores.
Revisin limitado
de
adiciones
significativas en el
ao.
Son
determinadas en
base
a
cotizaciones
y
estn sujetas a
variaciones
en
precios.
Enfoque
sustantivo
Valores
3.Inmuebles,
Maquinaria y Equipo
Depreciacin
72
Rubro
importante
en
relacin con los
EEFF tomados
en su conjunto.
Desde
hace
varios aos no
se
realiza
inventarios
de
activos fijos.
Bajo
Bajo
PROCEDIMIENTOS
DE AUDITORA A
APLICAR
Circularizacin de
saldos
Revisin
limitada
de
conciliaciones
bancarias al cierre
del ao.
Revisin de saldos
iniciales
movimiento anual
de
cuentas
de
activo
fijo
verificacin
de
valores
de
tasacin.
Enfoque
sustantivo
Efectuar
pruebas
detalladas de las
adiciones y retiros
ms importantes al
cierre del ao.
__________________________________________________________________________ 351
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Adiciones y Retiros
Depreciacin
12
4.Existencias/costo
de Produccin.
59
Valuacin
El proceso de
produccin
consta de dos
etapas, en las
que existe una
asignacin
significativa de
costo.
La
empresa
tiene un alto
ndice
de
endeudamiento
con bancos del
exterior este es
un
rubro
significativo en
relacin a los
EEFF en su
conjunto.
La estructura del
accionariado es
variable.
Prstamo/Patrimonio
Deuda a Largo Plazo
Bajo
Satisfaccin
de
control
con
procedimient
os
sustantivos
limitados.
Observacin
inventarios,
revisin
evaluacin.
Alto
Alto
Alto
Este rubro es
significativo en
relacin a los
EEFF en su
conjunto.
Patrimonio
Moderado
Clculo global de la
depreciacin.
Satisfaccin
de
control
bajo
y
enfoque
sustantivos
limitados.
Enfoque
sustantivo
Satisfaccin
de
control
alto
y
procedimient
os
sustantivos.
58
Enfoque
sustantivo
Ganancias y prdidas
Moderado
Enfoque
sustantivo
de
Pruebas detalladas
del
costo
de
produccin sobre
un mes, incluyendo
la revisin de la
imputacin
contable de los
elementos
del
costo.
Revisin analtica
del
costo
de
produccin.
los
del
los
el
los
Realizar
pruebas
de
revisin
analtica,
en
coordinacin con
las
cuentas
relacionadas
__________________________________________________________________________ 352
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Satisfaccin
moderada de
control
Revisin
analtica de
fluctuaciones
principales
en el ao
I.- INTRODUCCIN
La Oficina de Auditora Interna de la Municipalidad Provincial del Santa - Chimbote,
como rgano encargado de realizar el Control Posterior Institucional, se relaciona
estrictamente por el Principio de Universalidad el mismo que establece la potestad de
los rganos de Control para efectuar con arreglo a su competencia y atribuciones, el
control sobre todas las actividades de la respectiva Entidad, as como de los
funcionarios y servidores cualquiera fuere su jerarqua.
En este sentido y dando cumplimiento a las Acciones de control No Programadas
estipuladas en el Plan Anual de Auditora Gubernamental para el ao 2003, se
procedi a ejecutar el Examen Especial a la Oficina de Rentas, con la finalidad de
evaluar el comportamiento de la recaudacin tributaria, analizando el grado de
optimizacin de los recursos en funcin a las proyecciones presupuestarias, evaluar
los mecanismos implementados por la Oficina de Rentas para lograr mayor
recaudacin en cumplimiento de las normativas tributarias.
2. ORIGEN DEL EXAMEN
El presente Examen Especial a la Oficina de Rentas de la Municipalidad Provincial del
Santa - Chimbote, ha sido considerado dentro del Plan Anual de Control para el ao
2003, como Accin de Control No Programada
N 02-0344-2003-002.
3. NATURALEZA Y OBJETIVO DEL EXAMEN
La accin de control a la Oficina de Rentas de la Municipalidad Provincial del Santa Chimbote, por su naturaleza constituye un Examen Especial; el mismo que
contempla los objetivos siguientes:
__________________________________________________________________________ 353
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de la
__________________________________________________________________________ 354
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__________________________________________________________________________ 355
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8.2
__________________________________________________________________________ 356
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DETALLE
IMPUESTO
PREDIAL
ARBITRIOS
MUNICIPALES
61,29
1 409 034,97
61,29
0,6
__________________________________________________________________________ 358
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__________________________________________________________________________ 359
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__________________________________________________________________________ 361
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N de Serie de Boletaje
05 Oct. 2000
108700
108801
108901
108800
108900
109000
__________________________________________________________________________ 363
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109001
109100
N de Serie de Boletaje
116701
116800
116801
116900
116901
117000
N de Serie
019901
020901
023401
de Boletaje
020000
021000
023500
valores
PERLA
00/100
que d
Este hecho deja en evidencia la contravencin a las Normas de Control Interno Para
una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la funcin pblica,
aprobada por Resolucin de Contralora N 123-2000-CG, especficamente la Norma
N 700-01: INTEGRIDAD Y VALORES TICOS, comentario No 01: La integridad
constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales slidos y vive en
un marco de valores. La tica est conformada por valores morales que permite a la
persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que
le corresponden cumplir en la Entidad(...).
Norma N700-02: RESPONDABILIDAD, que indica: El titular, los funcionarios y
servidores deben rendir cuenta ante las autoridades competentes y ante el pblico por
los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misin u objetivo encomendado,
Comentario No 01: El titular, los funcionarios y los servidores pblicos, tienen el deber
de desempear sus funciones con eficacia, economa, eficiencia, transparencia y
licitud. Los titulares, servidores y funcionarios pblicos tienen el deber permanente,
personal e intransferible de dar cuenta del ejercicio de sus funciones, del cumplimiento
de sus objetivos y de los bienes y recursos recibidos..
Asimismo se ha incumplido con la Norma de Control Interno N 100-08 MONITOREO
DE CONTROLES INTERNOS, aprobada con Resolucin de Contralora N 072-98-CG,
que textualmente expresa: La direccin debe evaluar en forma permanente las
operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de
__________________________________________________________________________ 364
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dicha suma a las arcas de la comuna; en tal sentido convalida la observacin en ste
extremo.
PERLA BRONCANO PAZ, como Comisionista de cobro de sisa, con Informe S/N de
fecha 31 Enero 2003, manifiesta que:... en el informe N 01 el Seor Fidel Vega,
menciona que los nmeros de talonarios me hacen entrega, en la cual yo he informado
al Director de Comercializacin que los boletos son de la seora MAGALY MEDINA
GERRERO.... con Informe N 001-01 hago saber al seor Director Municipal Lic. Adm.
JUAN CAMANE TIRADO, que he encontrado unos recibos y que verifica las firmas
porque con ellos se saba que eran boletos de la seora MAGALY MEDINA
GERRERO por su firma.
... tambin presento Carta N 001-01-ASV al Seor Alcalde RAMON CASTILLA
OLAYA, indicndole que yo nunca he recibido los valores que seala el Sr. PEDRO
MUJICA HARO... Con informe N 016-00, el seor PEDRO MUJICA HARO presenta
un informe en el cual dice que el boleto N 20901al 21000 es dado a mi persona, caso
que nunca recib nada... carta N 299-2002-OR, el seor JAVIER LOBATON
CORALES, me otorga un documento que Registro un saldo de S/ 350,00 y no es S/
650,00, ms bien adjunta el informe N 150-2002-VR-OPER-MPS con descuento de S/
350,00 nuevos soles, al Sr. Pedro Mujica Haro , porque le encontraron culpable de los
S/ 650,00 nuevos soles que falta y que quera que yo lo pagara...
De los descargos vertidos por dicha comisionista y de las pruebas documentarias que
adjunta se determina que subsana la observacin, por cuanto el encargado de los
comisionistas, Sr. Pedro Mujica Haro, por voluntad propia ha asumido su
responsabilidad al decidir el descuento mensual de S/. 50,00 (Cincuenta Y 00/100
Nuevos Soles), que a la fecha dicha suma de S/. 650,00 (Seiscientos Cincuenta Y
00/100 Nuevos Soles), ya ha sido cancelada.
Pedro Mujica Haro, como encargado de control de Comisionistas, con Informe N 0303-FVL-UC-OR-MPS de fecha 31 Enero 2003, manifiesta que: A la Comisionista perla
Broncano Paz, se le habilit Valores / sisa... pero ha negado haberlos recibido
alegando que no haba firmado ningn cargo alguno, esto por haber contado con la
buena fe de los comisionistas, ha pesar de ello se llega a determinar que los valores
han sido distribuidos a los comerciantes en las diversas zonas donde le corresponda
efectuar la cobranza respectiva... concluyendo dicho servidor que .. adjunta Acta de
Compromiso de descuento voluntario... que dio por finalizado dicho hecho al
descontarme la cantidad de S/650,00...
De los comentarios vertidos por dicho servidor municipal, se tiene que acepta su
responsabilidad al no acreditar mediante documento formal alguno, haber hecho la
entrega de valores Sisa Ambulantes, a la comisionista, Sra. PERLA BRONCANO
PAZ , por ende el descuento voluntario de los S/. 650,00 (Seiscientos Cincuenta Y
00/100 Nuevos Soles.
GONZALO HERMOZA MARIN, como Ex (e) de control de Comisionistas, con Informe
N 001-03-JEPM-UC-OR-MPS de fecha 31 Enero 2003, manifiesta que: ...se le
encarg de manera verbal efectu el arqueo correspondiente... detectando un faltante
en la comisionista PERLA BRONCANO PAZ... afirmando que dicha comisionista se
neg a recibir la copia del resultado del arqueo efectuado, manifestando que esperara
a la persona encargada para que se someta al respectivo arqueo.
De los comentarios vertidos por dicho servidor se advierte que luego de haber
efectuado el arqueo de valores determin un faltante a la comisionista PERLA
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BRONCANO PAZ , del cual dio cuenta a su inmediato superior, por lo tanto Convalida
la observacin.
DIOGENES PEREZ RUBIO, como Jefe de la Unidad de Cobranzas, con Informe N
020-03-UC-OR-MPS de fecha 29 Enero del 2003, manifiesta que: .... Una de las
primeras acciones adoptadas y dispuestas en coordinacin con la Jefatura de Rentas,
fue migrar y registrar todo cargo y/o generacin de deudas (cargos) en el sistema de
Rentas (Red)... sigue narrando dicho servidor que al disponerse el arqueo
correspondiente sobre custodia y cobranza de Sisa se detecto un faltante a nombre de
PERLA BRONCANO PAZ , por la suma de S/ 650,00, sin embargo indica que...
recibidos los descargos del seor Fidel Vega Lara, y de la Sra. PERLA BRONCANO
PAZ, a fin de solucionar dicho faltante..... el servidor PEDRO MUJICA HARO, suscribi
un acta de compromiso de descuento voluntarios de S/50,00 mensuales mediante
retencin de planillas.
De los argumentos comentados por dicho empleado municipal se tiene que adopt
acciones de coordinacin con el Jefe de la Oficina de Rentas a fin de determinar a los
Responsables de estos hechos y lograr la reversin del faltante dinerario a las arcas
de la Municipalidad, en consecuencia subsana la observacin en ste extremo.
De todo lo expuesto se determina que a pesar de haber sido revertida la suma de
S/.650,00 (Seiscientos Cincuenta Y 00/100 Nuevos soles) por el servidor PEDRO
MUJICA HARO, sin embargo le asiste Responsabilidad Administrativa al haber
incurrido en transgresin del Art. 21 Obligaciones de los servidores, Inc. d) conocer
exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeo del
Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa, concordante con el
Art. 132 del D.S N 005-90-PCM Reglamento del referido cuerpo legal; al haber sido
negligente en entregar valores sin preparar el debido cargo que acredite la entrega.
4.
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N 23853 -
De los comentarios vertidos por dicha Funcionaria, se tiene de que para la renovacin
del contrato N 01-2002-OR-MPS de los SS.HH del Terminal Terrestre al Sr.
PACIFICO MACHADO JAIMES, textualmente indica que la propuesta fue dispuesta
en forma directa y personal por el Sr. Alcalde (Ex Alcalde) y que su persona solamente
se limit a ejecutar la renovacin del Contrato; en consecuencia se puede decir que la
citada funcionaria ha incurrido en incumplimiento del Art. 21 Obligaciones de los
servidores, Inc. d) conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para
un mejor desempeo del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera
Administrativa, concordante con el Art. 132 del D.S N 005-90-PCM Reglamento del
referido cuerpo legal; al haber acatado una orden superior Jerrquica, sin contar con
documento formal alguno y limitado a recibir una orden verbal.
5. - RENTAS MENSUALES POR ARRENDAMIENTOS DE MODULOS DEL
TERMINAL TERRESTRE NO SE HAYAN JUSTIFICADOS DEBIDO A
CARENCIA DE TASACION TCNICA
Evaluada y analizada
la documentacin sustentatoria idnea
de la gestin
administrativa desarrollada por la Oficina de Rentas correspondiente al ejercicio 2001,
se ha podido observar que para otorgar en arrendamiento los mdulos y/o tiendas a
los usuarios del Terminal Terrestre, no se ha realizado una tasacin tcnica en la que
se pueda determinar el valor referencial y permita sanear el costo real del Alquiler
mensual a los usuarios de las mismas; situacin esta que motiv la expedicin del
Acuerdo de Concejo N 100-2001-MPS, en la que en su artculo segundo se acuerda:
"Rebajar la merced conductiva de los mdulos y/o tiendas del Terminal Terrestre en un
50% del alquiler inicial".
El hecho expuesto revela inobservancia a la siguiente normatividad:
Artculo cuarto de los contratos de alquiler con los usuarios del Terminal Terrestre,
que indica: "Si la arrendataria dejase de abonar dos mensualidades se dar por
resuelto el contrato y se dispondr la desocupacin de la tienda..."
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6.-
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BIBLIOGRAFA
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