| BAB2 LANDASAN TEORE 21 Teori Umum 2.1.1 Sistem ‘Menurat McLeod (2004, p9), sistem adalah sekelompok elemen yang ‘erintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Turban (2001, p34), sistem adalah sekumpulan obyek seperti manusia, sumber daya, konsep, dan prosedur yang bertyjuan untuk menampilkan fungsi yang dapat diidentifikasikan atau untuk mendukung keputusan. ‘Menurut O"Brien (2003, p8), sistem adalah sekumpulan dari Komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses i transformasi yang terorganisasi. ‘Menurat Mathiassen (2000, p9), sistem adalah sekumpulan komponen yang mengimplementasikan persyaratan, fungsi, dan interface permodelan.2.2 213 Informasi Menurut ©” Brien (2003, p13), informasi adalah data yang telah diubah menjadi suatu konteks yang bermanfaat dan berarti untuk end-user tortentu. ‘Menurut Turban (2001, p17), informasi adalah kumpulan dari fakta (data) yang terorganisir dalam beberapa cara yang agar mempunyai arti bagi penerimanya. Menurut McLeod (2004, p12), informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti Sistem Informasi Menurut O’Brien (2003, 7), sistem informasi dapat berupa penggabungan terorganisasi dari manusia, hardware, software, jaringan Komputer, dan sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan, dan menyebarkan informasi di dalam suatu perusahaan. Menurut Turban (2001, p17), sistem informasi adalah mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.21d 215 10 Sistem Informasi Rumah Sakit Sebuah Sistem Informasi Rumah Sakit merupakan sistem informasi yang menyeluruh dan terintegrasi yang dirancang untuk mengatur aspek administrasi, keuangan, dan klinis dari suatu rumah sakit. Hal ini meliputi pengolahan informasi paper-based seperti halnya mesin pengolahan data, Sistem ini dapat terdiri atas satu atau beberapa Komponen software dengan perluasan speciality-specific seperti halnya suatu variasi yang besar dari bervariasinya sub sistem dalam bidang medis. (Sumber: Rekam Medik Definisi Rekam Medik dalam berbagai kepustakaan dituliskan dalam berbagai pengertian, seperti dibawah ini: 1. Menurut Huffman, Rekam Medik adalah berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, kapan dan bagaimana pelayanan yang diperoteh seorang pasign selama dirawat atau menjalani pengobaian. 2. Menurut Permenkes No. 749a/Menkes/Per/XII/1989, Rekam Medik adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan Jainnya yang diterima pasion pade sarana kesehatan, baik Rawat Jalan maupun Rawat Inap. 3. Menurut Hatta, Rekam Medik merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleb parai praktisi Kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan Kesehatan kepada pasien. 4, Menurut Waters dan Murphy, Rekam Medik merupakan kompendium (khtisex) yang berisi informasi tentang keadaan pasion sclama perawatan atau selama pemeliharaan kesehatan, ‘5. Menurut Ikatan Dokter Indonesia (IDI), Rekam Medik sebagai rekaman dalam bentuk tulisan atau gambaran aktivitas pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan medis/kesehatan kepada seorang pasien. (Sumber: http://www. freewebs.com/medicalrecord/definisirekam medik.htm) Dalam penjelasan Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran, yang dimaksud dengan Rekam Medik adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan Jain yang telah diberikan kepada pasien. (Sumber: mnx/paper/upload/ 186977928 MANUAL, Permenkes no. 749a tahun 1989 menyebutkan bahwa Rekam Medik memiliki 5, manfaat yaitu: 1. Sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien. 2. Scbagai bahan pembuktian dalam perkara hukum, 3. Bahan untuk kepentingan penelitian.12 4, Sebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan. 5. Sebagai bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan. (Sumber: http:/Avww-freewebs.com/medicalrecord/kegunaanrekammedik.htmn) Konsil Asosiasi Dokter Sedunia di bidang etik dan hukum menerbitkan ketentuan di bidang komputerisasi Rekam Medik pada tahun 1994, Beberapa petunjuk yang penting adalah: 1, Informasi medis hanya dimasukkan ke dalam komputer oleh orang- orang yang berwenang, 2, Data pasien harus dijaga dengan ketat, Setiap pengguna tertentu hanya bisa mengakses data terlentu yang sesuai, dengan menggunakan tingkat keamanan tertentu. 3. Tidak ada informasi yang dapat dibuka tanpa izin pasien. Distribusi informasi medis harus dibatasi hanya kepada orang-orang yang berwenang saja. Orang-orang tersebut juga tidak diperkenankan ‘memindahtangankan informasi tersebut kepada orang lain. 4, Data yang telah “tua” dapat dihapus setelah memberitahukan kepada dokter dan pasiennya (atau ahli warisnya), 5. Terminal yang online hanya dapat digunakan oleh orang yang berwenang. (Sumber: http://www freewebs.com/medicalrecord/kegunaanrekammedik.htm)2.1.6 Proses Bisnis 13 Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suat proses bisnis dapat dipecah ‘menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisa proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah: 2. Unutan: 3. Pelanggan: 4. Nilai tambah: 5. Keterkaitan: 6. Fungsi silang: (Sumber: hi Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas. Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang, Suatu proses bisnis harus mempunyai pencrima hasil proses. ‘Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima. Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktir organisasi. Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi. i/Proses_bisnis)14 217 Rich Picture | Menurat Mathiassen, Madsen, Nielsen, dan Stage (2000, p26), Rich i Picture adalah gambaran-gambaran informal yang diilustrasikan untuk if memahami sebuah situasi, | | 2.2 Teori Khusus | 2.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, Enterprise Resource Planning, adalah sistem | | | informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa | yang berperan mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di | perusahaan bersangkutan. (Sumber: http://id. wikipedia org/wiki/ERP) Menurut McLeod, Jr dan Schell (2004, p328), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem yang memungkinkan manajemen atas seluruh perusahaan secara keseluruhan sumber daya. Menurut Anderegg (2002, p2), Enierprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah solusi software untuk bisnis yang lengkap untuk berbagai organisasi atau perusahaan. ERP mempunyai modul-modul pendukung, seperti: modul penjualan, modul pengembangan produk, modul produksi | dan pengontrolan terhadap porsediaan, modul pengadaan barang, modul |15 sumber daya manusia, modul manajemen fasilitas industri, modul akuntasi dan keuangan, dan modul tentang pelayanan informasi kepada konsumen. Menurut O'Leary (2004, p2), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem yang berbasiskan komputer untuk memproses transaksi di dalam suatu perusahaan, mempunyai fasilitas integrasi and perencanaan, produksi, dan respon dari konsumen secara real-time. Menurut Davenport (1998, p3), Enterprise Resource Planning (ERP) terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, metiputi: keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen. Menurut Kumar dan Hillsgerberg (2000, p3), sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam, dan melintasi area fungsional dalam sebuah organisasi. Menurut Wawan dan Falahah (2007, p3), Enterprise Resource Planning (ERP) dideskripsikan sebagai konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi scluruh pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas organisasi tersebut.16 Menurut O’Brien (2005, p320), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. Menurut O’Leary (2004, p4) terdapat beberapa karakteristik yang idealnya ada pada sistem ERP, yaitu: Paket perangkat lunak yang dirancang untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan. ‘Memadukan sebagian besar dari proses bisnis. Memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan. Menggunakan database perusahaan yang secara_tipikal menyimpan data sekali saja. Memungkinkan akses data secara real-time. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan, Menunjang sistem multimata wang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional. Memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemograman kembali.7 222 Business Process Management (BPM) | BPM, "Business Process Management" (“manajemen proses bisnis") atau | yang selanjutnya akan disebut sebagai BPM, adalah suatu metode penyelarasan secara efisien suatu perusahaan dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan tersebut. BPM merupakan suatu pendekatan manajemen holistik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis || seiring upaya untuk mencapai inovasi, fleksibilitas dan integrasi dengan teknologi. BPM berupaya untuk melakukan perbaikan proses secara berkelanjutan atau bisa juga disebut sebagai suatu proses ‘optimalisasi proses’. (Sumber: http://id. wikipedia org/wiki/BP! \ | Menurut Jeston dan Nelis (2006, p9), BPM tidak bisa disamakan dengan | peralatan teknologi atas inisiatif suatu bisnis proses. Merupakan bisnis proses yang signifikan yang dapat dicapai tanpa menggunakan teknologi. Menurut Jeston dan Nelis (2006, p9), sekarang ini BPM sedang digunakan oleh: ‘© Beberapa penjual/vendor yang hanya fokus pada solusi teknologi atas peningkatan proses. © Penjual/vendor Iainnya yang berpikir tentang BPM sebagai proses bisnis yang memodelkan atau manajemen proses bisnis. * Beberapa konsultan yang menggunakan BPM untuk melanjutkan pesan mereka atas pembangunan kembali bisnis proses.18 © Beberapa manajer yang mau terjun ke kereta grup BPM, dengan tanpa ‘mempunyai ide kemana mereka akan pergi. © Beberapa proses analis yang mengunakan BPM untuk ‘menggelembungkan aspirasi pemodelan proses mereka. Menurut Jeston dan Nelis (2006, p9), banyak komentator industri dan vendor menetapkan teknologi sebagai komponen yang esensial dalam BPM dan pada kenyataannya, mereka mengatakan bahwa BPM adalah suatu teknologi. Bagaimanapun, jika Anda melihat secara simpel dan umum atas BPM, sudah pasti mengenai manajemen proses bisnis. Menurut Jeston dan Nelis (2006, p11), BPM adalah: ~ Pencapaian dari sasaran/tujuan perusahaan melalui peningkatan, ‘manajemen, dan kontrol atas bisnis proses yang perlu. = Lebih dari sebuah Software. = Lebih dari pengembangan atau pembangunan kembali proses, tetapi juga berhubungan dengan persoalan manajemen. - Merupakan bagian dari manajemen. = Lebih dari sebuah pemodelan, tefapi juga mengenai penerapan (implementasi) dan bagaimana menjalankan proses-proses ini, yang diminta olch seorang analis. Menurut Jeston dan Nelis (2006, p17), penggerak dan pemicu yang dapat menycbabkan organisasi mempertimbangkan BPM:19 Organiisasi - Pertumbuhan tinggi, kesulitan dalam menduplikasikan dengan pertumbuhan yang tinggi atau reneana proaktif untuk pertumbuhan yang tinggi. = Mergers dan acquisitions, dikarenakan perusahaan mendapat tambahan kompleksitas atau memerlukan proses yang rasional. Proyek BPM memungkinkan suatu lapisan proses untuk ditempatkan ke sistem ‘yang diwarisinya, menyediakan waktu untuk mempertimbangkan strategi konversi yang sesuai. - Reorganization, mengganti peran dan tanggung jawab. - Mengganti strategi, memutuskan untuk mengganti arah untuk operasional yang lebih unggul, leadership produk atau keintimasian pelanggan, Tujuan atau sasaran perusahaan tidak ditemukan — mengenelkan manajemen proses, menghubungkan dengan strategi organisasi, pengukuran kinerja dan manajemen orang. ~ Pelaksanaan atau peraturan. = Kebutuhan akan ketangkasan bisnis untuk memungkinkan organisasi dalam merespon kesempatan ketika ada. - Kebutuhan untuk menyediakan bisnis dengan kontrol yang lebih atas ‘ujuannya sendiri.20 Manajemen - Korangnya kepercayaan atau informasi tas manajemen konflik, ‘manajemen proses dan pengukuran kinerja serta manajemen yang dapat membantu, + Kebutuhan untuk menyediakan manajer dengan kontrol yang lebih atas, proses mereka. - Kebutuhan untuk mengenalkan lingkungan kinerja yang mendukung, + Kebutuhan untuk meneiptakan budaya kinerja yang tinggi. - Kebutuban untuk memaksimumkan pengembalian investasi/return on investment dati sistem yang diwatiskan, - Pemangkasan budget. - Kebutuhan atas kemampuan untuk memperoleh kapasitas lebih dari staf yang ada untuk dikembangkan. /Karvawan - Pergantian karyawan yang tinggi, yang mungkin dalam kaitan dengan dunia pekerjaan atau derajat tingkat harapan dan tekanan atas orang- orang tanpa dukungan, = Pemberian pelatihan dengan karyawan baru. - Rendahnya tingkat kepuasan karyawan. - Harapan atas peningkatan yang besar dari sejumlah karyawan, - Harapan untuk meningkatkan penguasaan terhadap karyawan. - Karyawan-karyawan mengalami kesulitan untuk bertahan dengan perubahan yang berkelanjutan dan pertumbuhan yang kompleks.2 Pelanggan/Supplier/Parmer - Rendahnya tingkat kepuasan atas suatu servis. - Peningkatan jumlah pelanggan, supplier atau rekanan yang tidak diperkirakan. ~ Waktu yang panjang untuk menemukan permintaan. = Sebuah organisasi menginginkan untuk fokus pada intimasi pelanggan. = Segmentasi terhadap pelanggan atau tingkatan servis yang dibutuhkan. - Pengenalan dan penyelenggaraan yang tegas atas level servis. - Pelanggan utama, supplier dan/atau partner membutubkan proses yang, lain/unik. - Kebutuhan atas perspektif end-to-end untuk menyediakan visibility atau integrasinya. Produk daw Jase + Lead time pada pasar yang tidak dapat diterima. ~ Kurangnya level servis pada stakeholder. = Setiap produk dan jasa memiliki prosesnya sendiri, dengan kebanyakan proses menjadi umum dan serupa. - Produk baru atau jasa meliputi elemen produk/jasa yang ada. = Produk dan jasa kompleks.22 Proses ~ Kebutuban akan visibility yang tepat atas proses dari perspektif end-to- end. - Terlalu banyak hand-off atau gap di dalam proses, atau ketidakjelasan sama sekali atas proses. ~ Peran dan tanggung jawab yang tidak jelas dari perspektif proses. ~ Kurangnya kualitas dan jumlah pengerjaan kembali yang penting. - Penggantian proses yang keseringan atau tidak terjadi perubahan sama sekali. - Hambatan atas standarisasi proses. - Hambatan akan kejelasan tujuan dan sasaran proses. - Hambatan akan komunikasi dan pemahaman atas proses end-o-end dengan melakukan bagian dari suatu proses. Teknologi Ii si = Pengenalan atas sistem baru, sebagai contoh Customer Relationship ‘Management (CRM), ERP billing system. = Pembelian atas BPM automation tools (workflow, manajemen dokumen, business intelligence), dan perusahgan tidak mengetahui cara terbaik tentang bagaimana dalam memanfaatkan sektor yang sinergi. - Menghapus aplikasi pada sistem lama. = Sistem aplikasi yang overlaps dan tidak dimengerti. = Pengenalan atas arsitektur Teknologi Informasi yang baru.23 - Suatu pandangan bahwa Teknologi Informasi tidak menyampaikan apa yang diharapkan dari suatu bisnis. ~ Suatu pandangan bahwa biaya Teknologi Informasi yang diluar kontrol atau terlalu mahal. ~ Pengenalan akan web service. Menurat Jeston dan Nelis (2006, p26), strategi organisasi terkadang tidak dipertimbangkan pada proses bisnis, Alasan mengapa strategi organisasi penting bagi proses bisnis: 1. Tidak adanya strategi eksplisit yang tersedia Hampir semua kasus organisasi atau strategi bisnis yang ada, dan memiliki potensi untuk menyebabkan konflik dengan informasi yang ada. Jalan Iain atas pendekatan ini adalah melihat tujuan dari organisasi dan bagaimana meneapainya. Dalam rangka memastikan bahwa proses bisnis memberikan kontribusi yang efektif dan efisien pada strategi organisasi, merupakan hal yang penting bahwa tujuan dan garis besar strategi ditetapkan secara eksplisit. Tanpa persetujuan terlebih dahulu atas proses tujuan yang diinginkan, merupakan hal yang tidak mungkin untuk mengembangkan proses sambil mengukur apakah mereka memberi nilai tambah dan kontribusi pada tujuan dan strategi organisasi. Cara terbaik pada situasi ini adalah menunda pengembangan proyek sampai tujuan utama dan strategi terpilih telah dibuat.2, Mendapatkan informasi strategi akan lebih lama Pada kasus ini, strategi informasi juga tidak berkomunikasi dengan baik pada keseluruhan organisasi, Penting untuk menghabisken waktu secukupnya dalam mengerti informasi pada awalnya daripada memulai untuk melihat proses dalam rangka menemukan di akhir proyek bahwa asumsi yang dibuat ketika akan memulai proyok adalah tidak benar. 3. Orang yang terlibat tidak mampu berpikir strategis ‘Ada yang percaya bahwa operasional personil scharusnya tidak diganggu atau dikacaukan oleh permasalahaan strategis, dengan Jandasan bahwa personil seharusnya hanya fokus pada permasalahan operasional, seperti pentingnya operasional personil dan manajer untuk mengerti strategi yang dipilih dan konsekuensinya. Jika tidak jelas, maka workshop merupakan metode yang berguna untuk menanamkan informasi ini dan mendemonstrasikan bagaimana efek dari stratogi terhadap kerja dan bagaimana supaya dapat memberikan kontribusi dalam pembuatan strategi yang berhasil. 4. Mempersiapkan daftar yang hendak dicapai; tidak perlu melibatkan strategi. Banyak proyek dimulai dengan mendefinisikan “Wish list” pada pengembangannya, Kebanyakan dari proposal sangatlah operasional dan sebenamya membawa proses-proses sekarang dan pengaturan untuk dicapai. Seringkali dampak terbesar dan kesuksesan dateng ketika pertimbangan strategi dilibatkan dalam analisa. Hal ini25 menyediakan kesempatan untuk bertanya dan mengubah asumsi yang keras kepala. “Wish list” lebih operasional dan berfokus dalam jangka waktu dekat, banyak organisasi menghadapi perubahan dasar yang memiliki dampak yang besar pada level strategis. Menurut Jeston dan Nelis (2006, p26), beberapa alasan kegagalan dalam menggunakan arsitektur proses: 1. Telah mempunyai model proses. 2. Membuat arsitektur proses yang membutuhkan usaha yang lebih dibanding manfaat yang diperolehnya dengan pantas. 3. Mempunyai proses arsitektur, tetapi tidak ada yang menggunakannya. 4, Setuju dengan arsitektur proses yang umum, tapi tidak seorangpun yang bertahan. ‘Menurut Jeston dan Nelis (2006, p34), ketika proyek akan menjadi unik dan memiliki karakteristik faktor suksesnya sendiri, terdapat 10 faktor sukses yang dasar dan kritikal yang berlaku pada seluruh proyek BPM: 1. Leadership Leadership di sini memiliki arti attention (pethatian), support (@ukungan), funding (pendanean), komitmen dan waktu pada kepemimpinan yang dilibatkan dalam proyek BPM. 2. BPM dengan manajer proyek yang berpengalaman Manajer proyek harus memiliki kemampuan yang signifikan mengenai manajemen perubahan orang dan manajemen stakeholder.26 Aspek signifikan lain untuk faktor sukses yang diperlukan oleh proyek manajer adalah datang dari bisnis, bukanlah Teknologi Informasi. Hubungan pada strategi organisasi Proyek diadakan untuk menambah nilai dalam menjalankan strategi organisasi dan tujuan yang hendak dicapainya. Jika tidak begitu, maka proyek tidak akan ada, kecuali secara spesifik direncanakan sebagai taktik jangka pendek. Strategi organisasi merupakan cara umum untuk memastikan bahwa semua orang yang terlibat bekerja dalam tujuan yang sama. Axsitektur proses Ketika organisasi menerapkan BPM sebagai pengarah strategi atau mempunyai beberapa proyek BPM yang telah diimplementasikan, sangatlah penting terdapat pendekatan yang sinergi dan konsistensi dalam organisasi untuk memastikan keurtungan maksimal yang mungkin didapat. Ini memerlukan pengarahan persetujuan dan pengarahan proses di dalam organisasi, sebaliknya bagian yang berbeda pada organisasi akan tertekan ke dalam berbagai arah dan tidak akan menjadi pendekatan yang konsisten, Pendekatan yang terstruktur untuk penerspan BPM Tanpa stuktur yang disetyjui dan pendekatan yang sistematik untuk mengimplementasikan proyek BPM yang mempertimbangkan ‘strategi organisasi, bagaimana ini bisa dieksekusi dan aspek perilaku27 yang signifiken dalam pengimplementasiannya, proyek akan kacatt balau dan sangat beresiko tinggi. People change management Proses dicksckusi baik olch orang, atau olch orang yang didukung dengan teknologi. Orang yang bisa membuat maupun menghaneurkan pengimplementasian BPM itu sendiri. Seperti yang sering didengar bahwa “orangimanusia adalah aset terbesar”, Tim proyek perlu bisa mengatur waktu dan usaha pada manajemen penggantian/perubahan orang. Orang dan penguasaannya (empowerment) Seperti yang diidentifikasikan pada faktor kritis (6), orang sangat berdampak pada projek BPM. Peran mereka akan berubsh dengan dramatis dengan perubahan tugas dan aktivitasnya yang dibebankan kepada dia. Permulaan dan penyelesaian proyek ‘Semua permulaan BPM pada organisasi harus disejajarkan satu sama Jain, sekali mereka selesai, peninjauan ulang terhadap post- implementation harus dilakukan untuk memastikan pelajaran yang telah didapat dari suatu proyek dan akan diberikan pada proyek berikutnya. Kinerja yang berkelanjutan Proyek telah didefinisikan scpanjang waktu, sedangkan proses, jika dirawat, didukung, diukur dan diatur, akan melanjutkan suata bisnis sebagai lingkungan yang biasa selama proyek itu berlangsung.28 | Organisasi harus membangun struktur proses bisnis yang mengatur efisiensi dan efektifitas dari proses-prosesnya. | 10. Menyadari nilai/value Manajer proyek dan sponsor proyek harus memastikan bahwa adanya manfeat struktur manajemen untuk memantau dan menyadari nilai yang didapat dari sebuah proyek. Menurut Jeston dan Nelis (2006, p38), pengimplementasian adalah mengenai keseimbangan dan perpaduan antara organisasi (bisnis) dan aspek Teknologi Informasi. Mendapatkan keseimbangan yang benar akan memungkinkan proyek BPM untuk selesai dengan cara yang paling efektif dan efisien. | Soe Gambar 2.1 Kiasan Untuk Implementasi Proyek BPM (Jeston dan Nelis | 2006, p39) | Menurut Jeston dan Nelis (2006, p39), Slogan yang digunakan adalah ‘Speed (effectiveness) dan efficiency sampai balance dan cohesion’. Metaforanya sebagai berikut: = Speed (effectiveness) adalah penting untuk menarig, dan menjadi yang pertama (tercepat) untuk mencapai penyelesaian. Di dalam29 proyeklorganisesi BPM, tujuannya adalah untuk fokus dalam menyadari manfaat dalam proses bisnis. Efficiency berhubungan dengan pemastian bahwa semua energi yang ada dan semangat yang digunakan secara optimal untuk menyadari dan mengetahui hasiInya, untuk mendapatkan Keseluruhan tim yang terbaik. Balance dibutuhkan untuk memastikan perabu menyamping ataupun ‘tumpah, dimana tidak bagus di Kecepatan dan efisiensinya, Keseimbangan dicapai dengan berhati-hati menggabungkan kekuatan, berat dan pengalaman pada semua partisipan di perahu tersebut. Di proyek BPM, untuk memastikan semua elemen implementasi (manajemen, proses, orang, proyck manajer, sumber daya dan informasi) untuk dipertimbangkan ketika mengimplementasikan sebuah solusi. Cohesion dibutubkan untuk memastikan barisan tim dalam satu batis, satu ritme dan teknik yang sama yang memberikan kecepatan yang Iuar biasa, Pada proyek BPM, penting bagi semua elemen pengimplementasiannya tetap pada jalurnya dan tidak terpisah-pisah. Process adalah hal utama, merupakan pihak yang mendikte kecepatan bagi pengayuh lainnya. Pada proyek BPM, proses bisnis harusnya dapat dipimpin dan teknologi serta orang mengikutinya. Management (Manajer Proyek, Chief Process Officer, Sponsor Proyek) mengemudi di kapal, memastikan tidak berhenti dan sampai ke tepi pantai. Jika proyek BPM terlalu banyak tekanan pada sumber30 daya dan informasi (aspek Teknologi Informasi), kemudian proyek akan didorong, dan akan terhambat, sebagai contoh, orang yang tidak berkomitmen, Jika proyek BPM terlalu banyak tekanan pada orang dan proses, proyek itu akan terhambat. Sebagai contoh, sumber daya (hardware dan sofiware) yang tidak sesuai dengan hasil yang diinginkan, BPM Project Management ABojouyra) Gambar 2.2 BPM Project Success Stool (Jeston dan Nelis, 2006, p47) Menurut Jeston dan Nelis (2006, p47), menurut sejarah, literatur proses yang diusulkan ade 3 aspek penting untuk proses pengembangan proyck: orang, proses dan teknologi. 1. Process. Sebaiknya terdapat tingkat dari inovasi bisnis atau perancangan kembali yang dihubungkan dengan strategi organisasi31 dan tujuan, dan penerimaan terhadap penting proses di dalam onganisasi. 2. People. Sebagai pertumbuhan organisasi dalam pendewasaan manajemen proses, orang adalah kunci pengimplementasian untuk ‘menuju proses baru. 3. Technology. Mengacu pada alat pendukung bagi proses dan orang. Komponen ke empat, yang menahan ketiga komponen di atas. Menurut Jeston dan Nelis (2006, p50), pembuatan proyek BPM dan proyek pengimplementasian framework dengan tepat pada semua organisasi-organisasi, hal itu akan menyesuaikan semua keadaan, hal ini menantang, dan khususnya ketika organisasi berbeda. Walaupun organisasi sama, pendekatan dalam pengimplementasian BPM sangatlah beragam baik antar organisasi dan organisasi dan dalam organisasi itu sendiri.32 Gambar 2.3 BPM Framework (Jeston dan Nelis, 2006, p53) Menurut Jeston dan Nelis (2006, p53-p244), 10 Fase BPM Framework adalah: 1 Organization foundation Fase ini meliputi pemastian atas strategi, visi, tujuan strategik, bisnis dan executive driver dengan jelas untuk dimengerti oleh anggota tim proyek, Perlu untuk dimengerti bahwa strategi bukanlah rencana, strategi adalah proses yang penuh arti dalam melibatkan orang dalam ‘maupun orang luar organisasi untuk mendapatkan jalur/jalan yang baru. Strategi harus dikomunikasikan dan dijual ke semua stakeholder yang bersangkutan (terutama manajemen dan staf)33 sampai strategi tersebut menjadi kukuh dalam budaya organisasi Strategi perlu diketahui dan dimengerti oleh tim proyek, dimana dipastikan bahwa calcupan dan arah proyeknya memberikan nilai, Organization foundation akan menyediakan tiga atribut berikut: © Direction Sebuah pengertian mengenai arah organisasi secara keseluruhan sehingga jalan dari proyek dapat beriringan dengannya. © Discovery Dorongan motivasional dalam menemukan proses yang lebih baik dan lebih efisien dimasa mendatang. © Destiny ‘Memberikan sisi emosional pada strategi. Langkah-langkah dalam fase organization foundation: ‘Langkah 1-Analisa aspek internal dan ckstemal dari organisasi. Aspek internal organisasi_mencakup pengertian atas kekuatan, kelemahan, kompetensi, dan kendala organisasi, sedangkan aspek eksternal organisasi mencakup pengertian atas kompetisi dan dampak terhadap lingkungan eksternal. Langkah 2-Membust sasaran strategik. Setelah langkah analisa, sasaran strategik harus dibuat dan didokumentasikan berupa visi, misi, tujuan, sasaran organisasi, kebijakan strategik, dan strategi implementasi. 3-Menentukan terhe OSes.34 Pada langkah ini, ditinjau pengaruh dari strategi organisasi terhadap proses bisnis. Pilihan strategi harus dianalisa dari_sudut pandang proses bisnis, beberapa pilihan strategik meliputi, operational excellence, customer intimacy,dan product leader. “© Order fulfilment Acqulsttiors # Product © Pres eng. #Delhery developmen reeering Marketing # Technical services ‘communtation .¢ Marketing mamigement ‘Organization #. Centralized #Shared trust © High level of ard sh decision-making between sales” product inno © Supply chain ‘team and ‘ton {patents} and partnering back-office product devel. ‘operation! staf opment Increased + Invelligence at porciiering skils local level ‘Kay proces: # Low cost ‘© Flextolity -# Flextblicy arable + lowkadtine — #Seaf empower. * Product! ment Management # Key client # Curcomer equity # Focus on growth ysteris rrelioerohips Weer eg | Haske snd *Comimpreve,ifetime value) —_proteabatty meres, * Customer * Specialized = Acthity-bosed sanfarnon store schedule mgt ‘costing management # Real-time coms: Gambar 2.4 Impact of Stratezic Choice on Business Processes (Jeston dan Nelis, 2006, p73) cah Pada langkah ini akan dilakukanidentifikasi_ pada keunggulavdiferensiasi organisasi dibandingkan organisasi yang lainnya.35 2. Process foundation Pada fase ini arsitektur proses dirancang, Arsitektur proses memiliki arti dimana organisasi membangun peraturan, prinsip, panduan dan model untuk mengimplementasikan BPM dalam organisasi. Arsitektur proses menyediakan dasar untuk merancang dan ‘mewujudkan inisiatif proses BPM, dimana teknologi informasi dan arsitektur bisnis dibawa sejajar ke dalam suatu strategi organisasi. Process foundation memastikan proses-proses sejalan dengan: © Sasaran atau tujuan organisasi dan strategi organisasi. © Cara bisnis dijalankan dalam menyediakan produk/jasa untuk pelanggan. © Arsitektur dan aplikasi teknologi informasi. © Proses pendukung yang berhubungan. © Semua informasi yang bersangkutan dikelompokkan bersama. Jika informasi terpencar diseturuh organisasi, hal ini dapat menyebabkan duplikasi, kekacauan, dan ketidakkonsistenan. © Keputusan dan proses tingkat tinggi yang bersangkutan Giperkenalkan dengan cara yang mudah dipahami. Langkah-langkah dalam fase process foundation: Lan -Memperoleh informasi strategi dan bi Pada langkah ini akan dilihat kembali tujuan, strategi, dan bisnis yang diperolch pada fase organization foundation yang kemudian dilanjutkan pada langkah berikutnya. Pada tahap ini sangat penting36 untuk memperoleh persetujuan secara eksplisit terhadap informesi yang ditangkap. A documented and agreed process architecture bermanfaat untuk memastikan bahwa informasi yang ditangkap telah sesuai dengan kondisi yang berjalan di dalam organisasi. Langkah 2-Memperoleh pedoman dan model proses. Organization process view menggambarkan pandangan tingkat teratas pada suatu organisasi dari sudut pandang proses, biasanya terdiri atas tiga tingkat, yaitu: tingkat strategic process yang menggambarkan proses strategik, tingkat core process yang menggambarken aktivitas bisnis utama dari organisasi, dan tingkat support process menggambarkan proses yang mendukung proses utama dari onganisasi, Dari proses-proses yang telah diidentifikasi di organization process view, harus dilanjutkan dengan list of end-to-end processes yang berisi daftar proses-proses pada organisasi. -Konsolidasi dan vs Pada langkah ini, semua informasi dikonsolidasikan dan divalidasi konsistensinya. Organization relationship map memperlihatkan hubungan tingkat tinggi dan alur proses antara beragam divisi atau departemen dalam suatu organisasi. Technology foundation Fase ini memastikan bahwa teknologi informasi siap dan mampu mendukung inisiatif-inisiatif proses bisnis. Langkab-langkah dalam fase technology foundation:37 Langkah 1-Architectural view and biue print. Pada langkah ini akan dibuat IT architectural and blue print dan user architecture. IT architectural and blue print memperlihatkan arsitektur teknologi informasi organisasi baik yang sudah ada sekarang maupun yang dibutuhken di masa mendatang. Sedangkan user architecture memperlihatkan arsitektur pengguna di dalam organisasi. Langkah 2-Too! and technology establishment, ‘Melakukan identifikasi Zools dan teknologi yang dibutubkan, baik dari segi hardware maupun software. Langkah 3-Legacy system identification and analysis. Mengidentifikasi legacy system yang telah ada di organisasi. Langkah 4-Canonical data model and data source dictionary. dentifikasi canonical data model dan data source, yang berisikan data-data yang scharusnya ada/dibutuhkan. Langkah 5-Initial business functionality (service) portfolio, Mengidentifikasi business functionality (service) dari berbagai segi dan juga mengidentifikasi tim proyek. BPM foundation Fase ini adalah fase dimana proyek BPM dibuat ruang lingkup, dibangun, dan dimulai. Langkah-langkah dalam fase BPM foundation: Langkah 1-Stakeholder,38 Mendefinisikan stakeholder yang terlibat dalam proyek dan juga kebutuhan user. Langkah 2-Proses bisni: Process selection matrix merupakan cara untuk memperlihatkan semua proses bisnis dalam unit bisnis. Process worth matrix berguna untuk menentukan proses bisnis mana untuk diinvestasikan. Pada process worth matrix akan dilakukan pengelompokan proses mana saja yang termasuk harta (asset) dan kewajiban (liability). Langkah 3-Menentukan py proses Setelah process selection matrix telah dibuat, maka akan dilakukan, langkah selanjumya adalah menentukan prioritas terhadap proses bisnis untuk dilakukan pengembangan lebih lanjut. Proses yang dipilib/diprioritaskan harus dapat menghasilkan nilai tambah bagi organisasi. Langkah 4-Melakukan manajemen proyek Pada tahap ini akan ditetapkan batasan/ruang lingkup proyek, cara mengkomunikasikan kepada stakeholder mengenai hal-hal yang terkait dengan proyek, serta menganalisa resiko-resiko yang mungkin terjadi sehingga menyebabkan proyek ini tidak dapat mencapai hasil ‘yang maksimal.39 5. Blaboration Pada fase ini, anggota tim proyek memperoleh pengertian yang cukup dan perluasan dari proses yang ada dapat di-improve di fase improvement. Langkah-langkah dalam fase elaboration: Langkah 1-Metrie analysi Metric analysis bertujuan untuk membantu dalam pemahaman proses dan dampak pada organisasi, menyediakan pembuatan prioritas untuk berikutnya, dan menyediakan suatu baseline yang komparatif dengan fase improvement. Baseline terdiri dari target awal proyek yang ingin Gicapai, cara mengukurnya, serta sumber informasinya. Activity based costing berisi hasil perhitungan pengukuran proses yang ada terhadap biaya yang haras dikeluarkan untuk menjalankan proses-proses tersebut. Langkah 2-Root cause analysis. Tujuan dari root cause analysis adalah untuk mencari akar penyebab masalah. Proses tidak dapat dikembangkan tanpa menentukan akar penyebab masalah terlebih dahulu. Langkah 3-People capability matrix. Tujuan dati people capability matrix adalah untuk menyediakan informasi yang bermanfeat bagi lingkungan sckarang dan masa ‘mendatang, serta kemampuan staf, Kemampuan staf pada people capability matrix berkisar antara 1-4 dimana angka 1 menandakan40 Beginner, angka 2 menandakan individual contribution, angka 3 menandakan mentor/coach, dan angka 4 menandakan role model. 4-Identifikasi informasi yang tersedia. Identifikasi informasi yang tersedia dengan menggunakan matrik knowledge and information need map. Tujuan dati langksh ini adalah untuk mendapatkan pengertian (dalam lingkup proyek) atas informasi yang sedang tersedia pada organisasi. tas pengemban; Bertujuan untuk memperjelas area bisnis dan proses mana yang dapat dikembangkan. Improvement Tujuan dari fase ini adalah untuk membuat proses di dalamnya dan cakupan dari proyek seefektif dan seefisien mungkin, memenuhi harapen stakeholder sekarang dan nantinya. Langkah-langkah dalam fase improvement: Lans iture metri tie Pada Iangkah ini, dilihat kembali proses yang berjalan beserta Jamanya, membandingkan proses baru dan menentukan waktu proses yang diinginkan, memperhitungkan transaksi yang dibarapkan di masa mendatang, menentukan total waktu pemrosesan, dan melihat Kembali anggaran per departemen untuk menghitung biaya. angkah ulasi.aL Simulasi merupakan metode untuk menentukan kemungkinan dan efisiensi dari pilihan proses yang telah dirancang kembali yang diajukan dibandingkan proses yang sebelumnya. Simulasi juga dapat digunakan untuk menguji logika dan konsistensi dari proses-proses sebelum diimplementasikan. Lanj ople mairix. dan cay People capability matrix yang telah diperbaharai_ untuk mencerminkan proses baru. Pada capacity planning digunakan untuk memastikan bahwa tingkat kemampuan orang-orang di dalam onganisasi dapat mengimbangi perkembangan yang akan dilakukan agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan organisesi. Capacity planning juga bermanfaat sebagai masukan di dalam pengukuran performa pada fase people development. angkah 4-Feasibility validation dan gap analysis. Feasibility validation penting untuk memastikan pilihan yang telah dirancang Kembali sccara operasional aktif, Gap analysis menyediakan perbandingan antara proses baru dan lama pada bisnis, departemen teknologi informasi, dan pengembang dari material pelatihan. Gap analysis juga menyediakan indikasi jarak yang terjadi akibat perubahan yang dilakukan. Lani Business case a oval. Memperbaharui dan menyelesaikan business case.42 People and technology development Fase ini merupakan fase kritis pada framework dan dapat menempatkan proyek dalam resiko jika tidak diatasi dengan baik dan standar terlalu tinggi. Fase people development, pada akhimya orang yang akan membuat proses berfungsi secara efektif dan efisien tidak peduli seberapa otomatis proses tersebut. Jika kita tidak melibatkan orang-orang terscbut dapat proyek dan proses baru, mereka akan ‘meneari cara untuk memastikan bahwa proses tersebut tidak jalan atau tidak berjalan dengan efisien. Fase technology development bertujuan untuk membangun dan mengimplementasikan Automated BPM Solution yang menyediakan fleksibilitas yang cukup untuk memenuhi perubahan bisnis dan perubahan yang sering dati proses bisnis. Langkah-langkah dalam fase people and technology development: Langkah issection and Amalgamation of New Process Into Activities. Langkah ini terdiri dari tiga hal yakni: proses, struktur, dan people. Proses berbicara tentang proses mana yang dihilangkan/digabungkan sehingga dapat menjadi proses yang efisien, ofektif, dan dapat memberikan nilai tambah bagi organi Struktur berbicara mengenai hak aksestabilitas pengguna. Sedangkan people menjelaskan cara yang diusulkan untuk mengatasi gap yang terjadi setelah dilakukannya pengembangan. Langkah 2- Redesigned Role Descriptions and Goals43 RASCI model merupakan suatu metode yang sangat membantu untuk mengidentifikasi aktivitas, aturan dan tanggung jawab pengguna di dalam tahap pengembangan Sumber Daya Manusia. Model ini ‘membantu untuk mendeskripsikan secara jelas mengenai hal apa yang harus dilakukan oleh pengguna yang akan menjalankan proses bisnis yang baru nantinya. RASC terdiri dari lima komponen, yakni: Responsible — pihak yang menjalankan suatu aktivitas. © Accountable — pihak yang menyetujui dilakukannya suatu aktivitas. © Support ~ pihak yang menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung aktivitas yang dilakukan. © Consult — pihak yang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. Inform — pihak yang harus diberitahukan/diinformasikan atas suatu aktivitas yang dilakukan, Li 3- Performance zement and Measurements Sebelum memulai tahap ini, capacity planning pada tahap improvement harus sudah jelas agar target performa yang dibangun ofch manajemen realistis dan tidak melebihi kapasitas kemampuan staf yang ada. Performa manajemen dilihat dari target yang ingin diraih oleh berbagai level manajemen, mulai dari executive, manajer,44 team leader, dan staf beserta dengan cara mengukur keberhasilan mereka. ‘Langkah le Core Capabilit Analysis Pada tahap ini akan dilakukan perbandingan antara jumlah transaksi sebelum improvement dengan sesudah improvement, jumlah transaksi minimal yang harus dicapai, toleransi jumlah transaksi dan waktu keterlambatan dari waktu yang telah ditetapkan pada saat improvement. Langkah 5- A New Purpose Process-Based Organization Structure Pada tahap ini akan dilihat akan perlu/tidaknya penambahan pada struktur organisasi akibat perubahan yang terjadi. Langkah 6- Business Process Orchestration Pada tahap ini akan ditetapkan standar dan model bisnis proses dengan menggunakan metode yang ada di dalam BPM Solution. Caranya dapat menggunakan Business Process Management Notation (BPMN) atau Business Process Execution Language (BPEL). Langkah 7- Software Specification and Design Pada tahap ini akan dibuat usulan rancangan user interface yang nantinya akan digunakan sebagai acuan olch developer untuk membangun aplikasi. Langkah 8- Software Test Script and Results Setelah aplikasinya selesai dibangun akan dilakukan pengujian terhadap aplikasi dimana pengujian tersebut terdixi dari: unit test,45 integration test, system test, functional acceptance test, User Acceptance Test (UAT), dan regression test. Deployment Fase ini adalah fase dimana semua proses pengembangan yang telah dirancang dan dibangun akan direalisasiken. Banyak organisasi percaya bahwa proyek berhasil setelah implementasi sukses. Akan tetapi, 2 fase berikutnya adalah yang terpenting pada proyck BPM. Langkah-langkah dalam fase deployment: Langkeh 1-Menentukan strategi implement Pada langkah ini akan ditentukan strategi implementasi mana yang akan digunakan, Strategi implementasi yang ada terdiri dari: strategi big bang yang langsung mengganti sistem yang lama dengan yang baru, pararel yang memperkenalkan sistem yang baru tahap demi tahap, relay yang memperkenalkan sistem yang baru tahap demi tahap setiap kali tahap sebetumnya telah selesai, dan kombinasi yang mengkombinasikan beberapa_strategiimplementasi secara bersamaan. Langkah 2-Pelatiban st Menentukan pelatihan pengembangan yang dibutuhkan sesuai dengan yang telah dianalisa pada saat tahap people and technology development phase.46 9. Monitor and benefit realization Tujuan dari fase ini adalah memastikan manfaat yang didapat dari proyek bisnis ini dicapai, Langkah-langkah dalam fase monitor and benefit realization: Langkah 1-Benefit realization register. Pada tahap ini akan dilakukan definisi pada keuntumgan/manfaat yang akan diperoleh serta dampak dari manfaat tersebut bagi pihak Iain. -angkah 2-Benefit summary plan. Benefit yang potensial dapat diringkas dalam benefit summary plan. Rencana ini mencakup benefit, orang yang bertanggung jawab, nilai ‘yang diharapkan, jangka waktu untuk memonitor keuntungan yang diperoleh, ketergantungan, dan resiko. Langkah 3-Benefit milestone matrix Benefit milestone matrix memperlihatkan hubungan antara proses yang mengalami improvement dengan keuntungan yang diperoleh. Langkah 4-Benefit delivery matrix Benefit delivery matrix. akan mengestimasi toleransi_waktu keterlambatan setiap transaksi pada saat kegiatan operasional berlangsung. 10. Continuous improvement Sangat penting bahwa tim proyek bekerja dengan bisnis untuk membangun struktur proses untuk memastikan peningkatan proses berkelanjutan dan perkembangen dapat ditopang. Investasi yang telah47 dilakukan dalam proyek harus dapat dipelihara dan ditingkatkan dari waktu ke waktu. Setelah 10 fase BPM framework, akan dilakukan proses embedding sebagai berikut: Gambar 2.5 Integrated Enterprise Ecosystem Portal (Jeston dan Nelis, 2006, p238) Integrated Erterprise Ecosystem merupakan suatu portal yang mengintegrasikan seluruh aplikasi yang ada, Corporate info berisikan sebuah aplikasi yang memberikan informasi mengenai gambaran umum organisasi. Business application merupakan aplikasi-aplikasi yang digunakan di dalam organisasi tersebut dan user centric information merupakan media pendukung untuk membantu user dalam memperoleh informasi. Worklist/workspace merupakan layar kerja user, Sedangkan process outline berfungsi untuk memonitor48 kegiatan yang berjalan agar berjalan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Menurut Jeston dan Nelis (2006, p301), kedewasaan model BPM mengadopsi 5 tingkat kedewasaan atas CMM (Capability Maturity Model) pada tingkat yang berbeda. epee Gambar 2.6 Perbandingan Tingkat Kedewasaan Rendah dan Tinggi dan Lima Tingkat Kedewasaan (Jeston dan Nelis, 2006, 301) Tingkat 1: Initial state Sebuah organisasi dengan BPM maturity pada tingkat 1 akan membuat usaha yang tidak terkoordinasi dan tidak terstruktur menuju BPM. Secara Khusus, sebuah orgenisasi dapat _menperlihatkan beberapa kombinasi dari karakteristik: © Pendekatan ad hoc ‘© Usaha individual (Teknologi Informasi atau bisnis) ‘© Variasi dan pendekatan non-konsolidasi ke metodologi, alat-alat dan teknik49 © Cakupan inisiatif BPM yang terbatas © Keterlibatan karyawan yang sangat minimal Rendabnya kepercayaan akan para ahli ekstemnal BPM © Level tinggi atas intervensi manual dan work around Tin; tepeatable Scbuah organisasi dengan BPM maturity pada tingkat 2 akan sudah berkembang pada pengalaman pertama BPM dan akan mulai ‘membangun kemampuan BPM dan meningkatkan jumlah orang yang ‘melihat organisasi dari perspektif proses. Karakteristik: * Proses yang didokumentasikan pertama ‘© Menyadari pentingnya BPM © Meningkatkan keterlibatan eksekutif dan top manajer ‘© Satu tujuan utama untuk menjelajah BPM © Percobaan pertama dengan metodologi terstuktur dan standar yang umum © Meningkatkan kepereayaan alas para abil ekstemnal BPM ‘Tingkat 3: Defined Scbuah organisasi dengan BPM maturity pada tingkat 3 akan meningkatkan pengalaman dalam mengembangkan kemampuan BPM30 dan memperluas jumlah orang dalam organisasi dari perspektif proses. Karakteristik: © Fokus pada manajemen pada fase yang lebih awal pada process lifestyle © Menggunakan peralatan yang rumit * Kombinasi metode proses manajemen yang berbeda ‘© Penggunaan teknologi yang lebih luas untuk penyampaian dan komunikasi BPM ‘© Sesi pelatihan BPM yang formal dan menyeluruh * Kepercayaan yang kurang atas tenaga abli jekat 4: Managed Sebuah organisasi dengan BPM maturity pada tingkat 4 akan menikmati manfaat memiliki BPM dengan kuat pada strategi make-up pada organisasi. Karakteristik: © Pembangunan Pusat Manajemen Proses Atas Keunggulan ‘menjaga standar © Fksplorasi_ proses bisnis yang mengendalikan metode dan teknologi ‘© Menggabungkan TI dan perspeltif bisnis pada proses manajemen «Formal, proses manajemen posisi yang telah direncanakanst * Penerimaan secara Iuas atas metode dan teknologi © Proses manajemen yang terintegrasi ‘© Orientasi proses seperti komponen proyek yang bersifat perintah © Pengembangan dan konsolidasi berkelanjutan atas inisiatif ‘manajemen proses © Kurangnya kepercayaan terhadap tenaga abli eksternal Sebuah organisasi dengan BPM maturity pada tingkat 5 akan menikmati manfaat mempunyai BPM dengan kuat sebagai inti bagian dati kedua, manajemen strategis dan manajemen operasional Karakteristiknya: © Manajemen proses adalah bagian dari aktivitas manajer, pengukuran tanggung jawab dan kinerja © Penerimaan yang Tuas dan penggunaan metode dan teknologi yang standar ‘© Satu organisasi dengan pendekatan yang Iuas untuk manajemen proses bisnis yang menggabungkan pelanggan, supplier, distributor dan stakeholder yang lain ‘* Membangun mangjemen siklus hidup proses bisnis, © Pusat Manajemen Proses Bisnis Atas Keunggulan mengurangi ukuran manajemen proses menjadi cara sedethana untuk menyelesaikan bisnis32 2.2.3 Business Process Modeling Notation (BPMN) Business Process Modeling (BPMN) merupakan gambaran grafis untuk menentukan proses. bisnis dalam ~— workflow. (Sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/BPMN) Menurut White (2004, p17), Business Process Management Initiative (BPMD) telah mengembangkan standar Business Process Management Notation (BPMN), Tujuan utama dari BPMN menyediakan notasi yang mudah dimengerti oleh sefuruh pengguna bisnis, mulai dari analis bisnis yang bertugas untuk membuat gambaran awal, berlanjut ke pengembang teknikal yang bertanggung jawab untuk menjalankan proses-proses tersebut, yang akhimya proses-proses tersebut akan dikelola dan dimonitor olch orang-orang bisnis. Menurut White (2004, p22), Business Process Modeling digunakan untuk mengkomunikasikan variasi informasi yang luas ke variasi audience yang luas, BPMN dirancang untuk mencakup banyaknya tipe modeling dan mengizinkan ciptaan end-to-end business processes. Elemen struktural dari BPMN akan membuat menjadi lebih gampang untuk membedakan bagian-bagian dari diagram BPMN. i Menurut White (2004, p23), Ada tiga tipe dasar dari sub-model dalam Hl model end-to-end BPMN:53 | | | © Private (internal) business processes, adalah proses internal bagi suatu organisasi yang spesifik. © Absiract (public) processes, mewakili interaksi antara private business process dan proses lain. Hanya aktivitas yang digunakan untuk komunikasi di luar private business process. * Collaboration (global) processes, menggambarkan interaksi antara dua atau lebih objek bisnis. © Sequence Flow Rules Gambar di bawah memperlihatkan BPMN Flow Object dan bagaimana objek-objek ini dapat dihubungkan satu sama lain melalui Sequence Flow. From\To Ol lel o|oTo a a a 7 a 7] % a a a x t=] a a a a a oS > a a x a Oo 7 a a a a O° Gambar 2.7 Aturan Hubungan Sequence Flow (White, 2004, p40) ‘Menurut White (2004, p40), simbol panah menunjukkan bahwa objek yang ada di baris dapat dihubungkan pada objek yang ada di kolom.© Message Flow Rules 34 Gambar di bawah memperlihatkan BPMN modeling object dan bagaimana objek-objek ini dapat dihubungkan satu sama lain melalui Message Flow. FreniTo O ar) O° O ae = e e ‘Gambar 2.8 Aturan Hubungan Message Flow (White, 2004, p40) Menurut White (2004, p41), simbol panah menunjukkan bahwa objek yang ada di baris dapat dihubungkan pada objek yang ada di kolom. Menurut White (2004, p42), process (proses) adalah sebuah aktivitas yang terjadi di dalam sebuah perusahaan atan organisasi. Di dalam BPMN, sebuah proses digambarkan sebagai sebuah grafik dari Flow ‘Object, yang merupakan sebuah kumpulan dari aktivitas lain dan control yang merangkaikan atau mengurutkan semuanya, Menurut White (2004, p46), events (kejadian) adalah sesuatu yang terjadi selama terjadinya suatu proses bisnis. Event ini mempengaruhi aliran proses dan biasanya memiliki penyebab dan dampak. Permulaan dari35 suatu aktivitas, akhir dari aktivitas, perubahan status sebuah dokumen, pesan yang datang, dan sebagainya dapat dianggap Event, Bagaimanapun, BPMN telah membatasi penggunaan event hanya meliputi tipe event yang akan mempengaruhi urutan atau waktu dari aktivitas pada proses. BPMN mengkategorikan Event menjadi dua tipe utama: Start dan End. Menurat White (2004, p46), start event memiliki pemicu yang dapat didefinisikan sebagai penyebab dari event, end event dapat didefinisikan sebagai hasil yang merupakan akibat dari berakhirnya sequence flow. Menurut White (2004, p47), start event memiliki pemicu yang dapat didefinisikan sebagai penyebab dari event. Event start menunjukkan dimana sebuah proses akan mulai. O Gambar 2.9 Start Event (White, 2004, p47) Menurut White (2004, p52), end event menunjukkan dimana sebuah proses akan berakhir. O Gambar 2.10 End Event (White, 2004, p52)56 Menurut White (2004, p75), ‘ask adalah sebuah aktivitas atomic yang dimasukkan dalam sebuah proses. Sebuah ‘ask digunakan ketika pengerjaan pada proses tidak pecah ke level detail process model yang (J Gambar 2.11 Task Object (White, 2004, p52) lebih keel. Menurut White (2004, p82), gateways merupakan elemen modeling yang digunakan untuk mengatur bagaimana sequence flow berinteraksi sebagaimana mereka berkumpul dan bercabang di dalam suatu proses. Gambar 2.12 Gateway (White, 2004, p82) Menurut White (2004, p85), exclusive gateways (keputusan) merupakan lokasi dalam suatu proses bisnis dimana sequence flow dapat mengambil dua atau lebih jalan altematif, Sebuah keputusan bukan merupakan aktivitas dari perspektif proses bisnis, tetapi tipe dari gateway yang mengatur sequence flow antar aktivitas yang dapat dianggap sebagai sebuah pertanyaan yang ditanyakan di setiap titik di dalam proses.37 Pertanyaan tersebut memiliki kumpulan alternatif jawaban yang telah ditentukan. Menurut White (2004, p103), sebuah poo! mewakili participant dalam proses. Participant bisa merupakan objek bisnis spesifik (misalnya perusahaan) atau bisa merupakan peran bisnis yang lebih umum. Pool merupakan kotak untuk memisahkan sebuah proses dari poof lainnya. Name Gambar 2.13 Pool (White, 2004, p103) Menurut White (2004, p108), data objects menyediakan informasi mengenai apa yang proses lakukan, adalah bagaimana dokumen, data, dan objek lainnya digunakan atau diperbaharui selama proses berjalan. Data objecis dapat digunakan untuk mewakili berbagai tipe objek yang berbeda, baik clektronik maupun fisik al Tare (State) Gambar 2.14 Data Object (White, 2004, p108)58 Menurut White (2004, p111), group menyediakan mekanisme visual untuk mengkategorikan elemen dari sebuah proses secara informal. ‘Gambar 2.15 Group (White, 2004, p111) Menurut White (2004, p14), sequence flow digunakan untuk menunjukkan urutan aktivitas yang akan dilakukan di dalam proses. Setiap flow hanya memiliki satu sumber dan satu target. Sumber dan larget tersebut harus merupakan salah satu dari flow objects: events, activities, dan gateways. > Gambar 2.16 Sequence Flow (White, 2004, p114) Menurut White (2004, p116), message flow digunakan untuk me- nunjukkan aliran pesan (message) antara dua objek yang dipersiapkan untuk mengirim dan menerimanya. > o Gambar 2.17 Message Flow (White, 2004, p116)39 ‘Menurut White (2004, p121) Normal sequence flow mengarah pada eliran yang berawal dari start event dan berlanjut melalui aktivitas dengan jalur alternatif dan parallel sampai berakhir di end event. Tipe paling sederhana dari alur dalam proses adalah sequence, yang menggambarkan ketergantungan dari urutan aktivitas. [eK HJ Gambar 2.18 Contoh Pola Sequence (White, 2004, p121) Menurut White (2004, p128), splitting flow, istilah pemisahan digunekan ‘untuk menunjuk pada pembagian suatu alur menjadi dua atau lebih alur. Merupakan tempat di dalam proses dimana pertanyaan ditanya dan Jjawaban menentukan alur mana yang akan diambil, Konsep umum ‘mengenai pemisahan alur biasanya mengarah pada keputusan. Gambar 2.19 Contoh Data-Based Decision (White, 2004, p128)224 Service Oriented Architecture (SOA) SOA (Service Oriented Architecture, arsitektur berorientasi layanan) ‘adalah suatu gaya arsitektur sistem yang membuat dan menggunakan proses bisnis dalam bentuk paket Jayanan sepanjang siklus hidupnya. SOA juga mendefinisikan dan menentukan arsitektur teknologi informasi (1D yang dapat menunjang berbagai aplikasi untuk saling bertukar data dan berpartisipasi dalam proses bisnis. Fungsi-fuungsi ini tidak terikat dengan sistem operasi dan bahasa pemrograman yang mendasari aplikasi- aplikasi tersebut. (Sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/SOA) SOA membagi fungsi-fungsi menjadi unit-unit yang berbeda (layanan), yang dapat didistribusikan melalui suatu jaringan dan dikombinasikan serta digunakan ulang untuk membentuk aplikasi bisnis, Layanan-layanan ini saling berkomunikasi dengan mempertukarkan data antar mereka atau dengan mengkoordinasikan aktivitas antara dua atau lebih layanan, Konsep SOA sering dianggap didasari atau berkembang dari konsep- konsep yang lebih lama dari komputasi terdistribusi dan pemrograman modular. (Sumber: http:/id.wikipedia.org/wiki/SOA) Web Services Web Service merupakan fenomena yang sangat panas saat ini karena, banyak kelebihan yang ditawarkan oleh Web Service terutama interoperabilitas tinggi dan penggunaannya yang dapat diakses kapanpun2.26 2.2.7 2.2.8 61 dan dimanapun selama mesin kita terhubung oleh jaringan internet salah satunya, (Sumber: httpy/id.wikipedia org/wiki/Web service) Enterprise Service Bus (ESB) Menurut Khoshafian (2007, p202), Enterprise Service Bus (ESB) merupekan standar yang berdasarkan pada integration bus yang mendukung sinkronisasi dan pertukaran ketidaksinkronisasian antar aplikasi yang berbeda. ESB diharapkan dapat menjadi tulang punggung arsitektur perusabaan, sistem yang menghubungkan seluruh aplikasi sumber daya, dan komponen yang berbeda. Business Rules Business rule merupakan pernyataan yang menegaskan atau membatasi aspek tertentu dalam bisnis. Hal ini dimaksudkan untuk menegaskan struktur bisnis atau untuk mengatur atau mempengeruhi tingkah laku dari bisnis. Business rules mendeskripsikan operasi, definisi, dan batasan yang dipergunakan pada organisasi untuk mencapai tujuannya, (Sumber: http://en, wikipedia org/wiki/Business rule) Business Activity Monitoring (BAM) Business Activity Monitoring (BAM) mengarah pada agregasi, analisa, dan presentasi atas informasi real-time mengenai aktivitas di dalam ongansasi dan melibatkan pelanggan dan partner. Business Activity Monitoring (BAM) merupakan solusi perusahaan yang terutama2.29 2 diharapkan untuk menyediakan ringkasan aktivites bisnis yang real-time bagi manajer operasi dan manajemen agian tas, (Sumber: wiki /wiki/Business_activity_monitorins Activity Based Costing (ABC) Activity Based Costing (ABC) adalah model penetapan biaya yang mengidentifikasi aktivitas dalam sebuah organisasi dan menetapkan biaya dari setiap sumber daya yang digunakan pada setiap aktivitas, menjadi produk dan jasa menurut penggunaan yang sebenamya. (Sumber: ‘Menurut Khoshafian (2007, p384), Activity Based Costing (ABC) melihat organisasi sebagai bagian dari proses, dimana masing-masing terdiri dari aktivitas-aktivitas. Aktivitas ini memiliki ketergantungan dan dilakukan oleh unit, individu, atau sistem, termasuk pelayanan permintaan secara lokal ataupun sedikit. Hal yang lebih penting menghubungkan aktivitas menjadi nilai yang disediakan bagi pelanggan. Hal ini menarik. Artinya perusahaan, dan terutama para pemimpin, perlu untuk menganalisa secara cermat proses-proses dan aktivitas dari proses yang berpotensi untuk dihubungkan dengan key performance value bagi pelanggan.6B 2.2.10 Rekam Medik Elektronik Rekam Medik elektronik (ekam medik berbasis-komputer) adalah gudang penyimpanan informasi secara elektronik mengenai status keschatan dan layanan keschatan yang diporolch pasion sepanjang hidupnya, tersimpan sedemikian hingga dapat melayani berbagai pengguna rekam yang sah, (Sumber: —_hitp://72,14.235.132/ ala +b%2520Pembicara/REKAM-MEDIK%2520ELEKTRONIK.pdf# + eclnk&cd-3&gl=id&client=firefox-a) mediktelektronik&hI=ic DPR telah mengesahkan RUU Informasi & Transaksi Elektronik (ITE) menjadi UU ITE (UU no.11/2008). Sebagai UU pertama yang mengatur bidang teknologi informasi (IT), banyak aspek dalam bidang IT menjadi tunduk pada UU tersebut, termasuk penggunaan IT dalam dunia keschatan. Salah satu penggunaan IT dalam dunia keschatan yang telah menjadi tren dalam dunia pelayanan keschatan secara global adalah rekam medik clektronik (Electronic Hospital Record-EHR), yang sebenamya sudah mulai banyak digunakan di kalangan pelayanan keschatan Indonesia, namun banyak tenaga kesehatan & pengelola sarana pelayanan keschatan masih ragu untuk menggunakannya karena belum ada peraturan perundangan yang sccara khusus mengatur penggunaannya. Selama ini, Rekam Medik mengacu pada pasal 46-47 UU no.29/2004 tentang Praktik Kedokteran & Permenkes no.269/2008 tentang Rekam Medik. UU no.29/2004 scbenamya diundangkan saat EHR telah banyak64 digunalcan, namun tidak mengatur mengenai EHR. Sedangkan Permenkes 1no.269/2008 belum mengatur mengenai EHR. Tetapi dengan adanya UU ITE, secara unmam penggunaan BHR sebagai dokumen elektronik telah memiliki dasar hukum. Dimulai dari pencantuman nama, waktu, & tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan kesehatan (pasal 46 (3) UU n0.29/2004), dapat dilakukan sccara elektronik & diatur oleh UU ITE dalam pasal 5-12 & tercantum dalam penjelasan pasal 46 G) UU 1n0.29/2004. (Sumber: —_hitp://hukumes. wordpress.com/2008/04/03/ rekam-medi