Definicin de documentos archivsticos electrnicos en el sector pblico y su fiabilidad

y autenticidad
Luciana Duranti
Traduccin, Alejandro Delgado Gmez

[Fuente: Conferencia leda en SARBICA, Hanoi, 2004]

Hoy voy a discutir los esfuerzos realizados por el Proyecto InterPARES para proporcionar una
definicin de documento archivstico que sea al mismo tiempo inclusiva y til. Para aquellos que
no estn familiarizados con InterPARES, voy a proporcionar un breve resumen de su fin y
objetivos.
InterPARES (International research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) es
un esfuerzo de investigacin que intenta desarrollar el conocimiento terico y metodolgico
esencial para la conservacin a largo plazo de documentos archivsticos autnticos creados y/o
mantenidos en forma digital. Este conocimiento debiera proporcionar la base a partir de la cual
formular polticas, estrategias y normas modelo capaces de asegurar la longevidad de tal
material y la capacidad de sus usuarios para fiar en su autenticidad. InterPARES se ha
desarrollado en dos fases. Se inici para tratar con documentos archivsticos cargados de
responsabilidad y necesidades administrativas. En muchos pases, estos documentos son la
mayora de los seleccionados para su conservacin permanente, y constituyen una alta prioridad
del sector pblico. Si estn en forma electrnica, usualmente se crean en bases de datos y
sistemas de gestin de documentos. La autenticidad de estos documentos archivsticos sobre
soportes tradicionales ha sido una preocupacin para muchos gobiernos, que han establecido
explcitamente requisitos para su autenticidad, y que podran utilizarse como punto de partida
para desarrollar nuevos requisitos para sus contrapartidas electrnicas. La creacin, el
mantenimiento y el uso de estos documentos archivsticos estn altamente controlados, as que
la primera fase de InterPARES fue capaz de enfocarse sobre la conservacin de la autenticidad
de documentos archivsticos que ya no son necesarios para el rgano creador para satisfacer su
propia misin y sus propsitos, y planteaba requisitos de autenticidad, y mtodos de evaluacin
y conservacin. Sin embargo, en el momento en el que esta fase se haba concludo, los
documentos archivsticos electrnicos producidos en el curso normal de actividades se haban
vuelto mucho ms complejos. As, comenz una segunda fase de la investigacin, InterPARES 2,
el fin de la cual es asegurar que la porcin de la memoria registrada de la sociedad que se ha
producido digitalmente en sistemas interactivos, dinmicos y experienciales en el curso, y como
producto de, actividades artsticas, cientficas y del gobierno electrnico, puede crearse de forma
exacta y fiable, y mantenerse y conservarse de forma autntica, tanto a corto como a largo
1

plazo, para el uso de aquellos que la crearon y de la sociedad en general, con independencia de
la obsolescencia de la tecnologa digital y de la fragilidad de los soportes. Los objetivos de la
investigacin de InterPARES 2 son:
desarrollar una comprensin de sistemas interactivos, dinmicos y experienciales y de
los documentos archivsticos producidos y mantenidos en ellos, de su proceso de
creacin, y de su uso presente y potencial en los sectores artstico, cientfico y del
gobierno;
formular mtodos para asegurar que estos documentos archivsticos son generados y
mantenidos por el creador de tal modo que pueda confiarse en ellos en cuanto a su
contenido (esto es, son exactos y fiables) y en cuanto documentos archivsticos (esto es,
son autnticos);
formular mtodos para seleccionar entre ellos aquellos que tienen que conservarse
despus de que ya no son necesarios para el creador en el curso ordinario de su
actividad, a causa de su valor legal, administrativo, social o cultural;
desarrollar

mtodos

estrategias para mantener los documentos archivsticos

seleccionados para su conservacin continuada en forma autntica a largo plazo;

desarrollar procesos para analizar y criterios para evaluar tecnologas avanzadas para la
implantacin de los mtodos listados ms arriba, de modo que respeten la diversidad
cultural y el pluralismo; e
identificar y/o desarrollar especificaciones para las polticas, metadatos y herramientas
automatizadas necesarias para la creacin de una infraestructura electrnica capaz de
soportar la creacin de documentos archivsticos digitales autnticos, exactos y fiables, y
la conservacin de los mismos.
El equipo de investigacin de InterPARES determin desde el mismo comienzo de la primera fase
del proyecto que, antes de sumergirse en el estudio del material en cuestin, era necesario
acordar una definicin de documento archivstico y del modo en que difera de documento,
informacin y datos. As, el grupo decidi definir un documento archivstico como cualquier
documento creado (i.e., realizado o recibido y guardado para adicional accin o referencia) por
una persona fsica o jurdica en el curso de una actividad prctica como instrumento y producto
de ella, eligiendo por tanto el concepto archivstico tradicional. El grupo procedi entonces a
definir documento como informacin registrada, informacin como un mensaje del que se
pretende su comunicacin en el espacio o el tiempo, y datos como la pieza mnima de
informacin con significado. Finalmente, se defini un documento archivstico electrnico como
un documento archivstico creado (i.e., realizado o recibido y guardado para accin o referencia)
de forma electrnica, significando que un mensaje recibido en forma electrnica pero guardado
para accin en forma de papel es un documento archivstico en papel, mientras que una carta
recibida en papel pero escaneada en el ordenador y utilizada slo como fichero digital es un

documento archivstico electrnico. Sin embargo, la investigacin se enfoc sobre los

documentos archivsticos nacidos, mantenidos y utilizados en forma electrnica.
Con independencia de la eleccin de una definicin archivstica tradicional para un documento
archivstico electrnico, era esencial determinar cules son las caractersticas necesarias de tales
documentos archivsticos.
Se identificaron las siguientes: 1) una forma fija, significando que el contenido binario debe
almacenarse para que permanezca completo e inalterado, y su mensaje pueda representarse
con la misma forma documental que tuvo cuando se guard por primera vez; 2) un contenido
inmodificable; 3) enlaces explcitos a otros documentos archivsticos dentro o fuera del sistema
digital, mediante un cdigo de clasificacin u otro identificador nico basado en una taxonoma;
4) un contexto administrativo identificable; 5) un autor, un destinatario y un escritor; y 6) una
accin en la que el documento archivstico participa o a la que el documento archivstico apoya
procedimentalmente o como parte del proceso de toma de decisiones.
El otro concepto a clarificar era el de autenticidad, dado que muy a menudo en el lenguaje
comn se confunde con fiabilidad y con autenticacin. As, autenticidad se defini como la
confiabilidad del documento archivstico en cuanto documento archivstico. En otras palabras, el
trmino se refiere al hecho de que un documento archivstico es lo que pretende ser y no ha sido
falsificado ni de otra manera corrompido. En este sentido, autenticidad difiere de fiabilidad, que
es la confiabilidad del documento archivstico en cuanto a su contenido, esto es, su capacidad
para estar por los hechos de los que trata. La fiabilidad es responsabilidad exclusiva del creador
del documento archivstico y se valora sobre la base de la completitud del documento
archivstico, la competencia/confiabilidad de su autor, y la cantidad de control ejercido en el
proceso de creacin.
Autenticidad tambin difiere de autenticacin, que se define como una declaracin de
autenticidad, resultante, o de la insercin o la adicin de un elemento, o de una declaracin, a
un documento archivstico. De hecho, la distincin entre autenticidad y autenticacin es incluso
ms importante en un momento en que los gobiernos estn legislando acerca del uso de firmas
digitales y otros dispositivos similares. En el anlisis de InterPARES, las firmas digitales se
identifican como ejemplos de sellos electrnicos, siendo funcionalmente equivalentes a los sellos
antiguos, que eran, no slo un medio de verificar el origen del documento archivstico y el hecho
de que estaba intacto, sino que tambin hacan al documento archivstico indisputable e
incontestable, esto es, tenan una funcin de no repudiacin. La analoga no es perfecta, porque
esos sellos estaban asociados exclusivamente con una persona, mientras que la firma digital
est asociada con una persona dada y un documento archivstico especfico, y porque
el primero es una expresin de autoridad, mientras que la segunda es slo una expresin

matemtica. Sin embargo, es esencial recordar que la autenticidad es una propiedad del
documento archivstico que lo acompaa durante tanto tiempo como existe, mientras que la
autenticacin es un medio de probar que un documento archivstico es lo que pretende ser en un
momento dado del tiempo.
Para comprender adicionalmente lo que implicaba la idea de autenticidad en primer lugar, y la
conservacin posteriormente, dividimos el concepto en dos componentes: identidad e integridad.
Identidad se refiere a los atributos de un documento archivstico que los caracterizan de manera
nica y lo distinguen de otros documentos archivsticos. Estos atributos incluyen: los nombres de
las personas que concurren a su formacin (i.e., autor, destinatario, escritor y generador); su(s)
fecha(s) de creacin y transmisin; una indicacin del asunto o accin en que participa; la
expresin de su relacin con otros documentos; y una indicacin de cualquier adjunto. Estos
atributos pueden estar explcitamente expresados en un elemento del documento archivstico
(como una firma para el autor), o en los metadatos relacionados con el documento archivstico;
o pueden estar implcitos en sus diversos contextos (documental, procedimental, tecnolgico, de
procedencia o jurdico-administrativo). La integridad es la totalidad y solidez de un documento
archivstico. Un documento archivstico tiene integridad si est intacto e incorrupto, esto es, si el
mensaje que se entiende que comunica para lograr su propsito est inalterado. Esto significa
que la integridad fsica de un documento archivstico, tal como el nmero adecuado de
secuencias de bits, puede quedar comprometida, aunque la articulacin del

contenido y los

elementos requeridos de la forma sigan siendo los mismos. La integridad puede demostrarse
mediante la evidencia encontrada en el documento archivstico, en los metadatos relacionados
con el documento archivstico, o en uno o ms de sus contextos.
Uno de los objetivos primarios de InterPARES 1 era establecer los requisitos conceptuales para
ponderar la autenticidad de los documentos archivsticos electrnicos. El fundamento de este
ojetivo era que, aunque en la teora archivstica y en la jurisprudencia los documentos
archivsticos en los que confa su creador en el curso usual y ordinario de sus actividades se
presumen autnticos, con los documentos archivsticos de sistemas electrnicos, la presuncin
de autenticidad debe venir apoyada por evidencia de que un documento archivstico no ha sido
substitudo, modificado ni corrompido en sus aspectos esenciales cuando se transmite en el
espacio (i.e, entre personas, sistemas o aplicaciones) o el tiempo (i.e., cuando se almacena
fuera de lnea, o cuando el hardware

o el software utilizados para procesarlo, comunicarlo o

mantenerlo se actualiza o substituye). Para ponderar la autenticidad de un documento

archivstico, se debe ser capaz de establecer su identidad y demostrar su integridad, observando
la existencia de ciertas condiciones, que se vuelven de importancia clave por el hecho de que los
documentos archivsticos de cada creador pueden distinguirse en dos categoras: 1) los
documentos archivsticos que existen tal y como se crearon; y 2) los documentos archivsticos

que han sufrido algn cambio y por tanto no puede decirse que existan como se crearon por
primera vez.
Para definir los requisitos de autenticidad, el equipo de investigacin hizo la asuncin
fundamental de que, con independencia de sus diferencias por naturaleza, procedencia o fecha,
todos los documentos archivsticos son lo suficientemente similares como para hacer posible
concebir una forma documental tpica, ideal, que contenga todos los posibles elementos de un
documento archivstico. Sobre la base de esta asuncin, hipotetizamos que, aunque pueden
manifestarse de diferentes maneras, los mismos elementos que estn presentes en los
documentos archivsticos tradicionales existen o explcita o implcitamente en los documentos
archivsticos electrnicos, y que todos los documentos archivsticos electrnicos comparten los
mismos elementos.
As, creamos una plantilla que permitiera un anlisis sistemtico de los documentos archivsticos
electrnicos contenidos en varios sistemas diferentes. La plantilla es una descomposicin de un
documento archivstico electrnico en sus partes constituyentes, que define cada elemento,
explica su propsito, e indica si, y en qu medida, ese elemento es instrumental para verificar la
autenticidad del documento archivstico. (i) La plantilla se utiliz para estudiar un nmero
significativo de casos, para ponderar si los elementos identificados en la plantilla estaban
presentes en los documentos archivsticos contenidos en los sistemas en cuestin y, de ser as,
en qu medida y dnde, e identificar los elementos presentes en los documentos archivsticos
contenidos en los sistemas pero no en la plantilla. A medida que los estudios de caso avanzaban,
se refin la plantilla a la luz de los resultados.
La plantilla se compone de cuatro secciones: forma documental, anotaciones, contexto y
soporte. La forma documental incluye, entre los elementos internos, los nombres de las persona
que concurren a la creacin del documento, la fecha cronolgica, la indicacin y descripcin de la
accin o asunto, el testimonio, y una declaracin de validacin; y, entre los elementos externos,
las

caractersticas

generales

de

presentacin

(p.

ej.,

texto,

imagen,

sonido,

grfico),

caractersticas especficas de presentacin (p. ej., disposicin, hipervnculos, proporcin de

muestra de los ficheros de sonido, resolucin de los ficheros de imagen, escala de los mapas),
firmas y sellos electrnicos (p. ej., firma digital), sellos de hora digitales, y signos especiales (p.
ej., marcas de agua digitales, membrete de la organizacin, logo personal).
Las anotaciones se engloban en tres grupos fundamentales: 1) adiciones hechas al documento
archivstico despus de su creacin como parte de su transmisin (p. ej., prioridad de
transmisin, fecha y fecha de transmisin en un documento archivstico de correo electrnico, la
indicacin de adjuntos), 2) adiciones hechas al documento archivstico en el curso del
tratamiento del asunto en el que el documento participa (p. ej., fecha y hora de recepcin,

accin emprendida, nombre de la oficina que trata el asunto), y 3) adiciones hechas al

documento archivstico en el curso de su gestin como tal documento archivstico (p. ej., fecha
de archivo, cdigo de clase, nmero de registro). La categorizacin de los contextos del
documento archivstico y la lista de lo que los revelara se corresponde con una jerarqua de
marcos que van de lo general a lo especfico: 1) contexto jurdico-administrativo (p. ej., leyes y
regulaciones), 2) contexto de procedencia (p. ej., organigramas, informes anuales, tablas de
usuarios en una base de datos), 3) contexto porcedimental (p. ej., reglas de flujos de tareas,
cdigos de procedimiento administrativo), 4) contexto documental (p. ej., esquemas de
clasificacin, inventarios de documentos archivsticos, ndices, regestas), y 5) contexto
tecnolgico (p. ej., hardware, software, datos, modelos de sistema, administracin del sistema).
El soporte fue difcil de ubicar dentro de la plantilla, porque, aunque an es necesario para que
un documento archivstico electrnico exista, ya no est inextricablemente enlazado con el
mensaje, no almacena el documento archivstico como tal, sino una secuencia de bits porque el
documento archivstico, para existir, necesita el software que la lee-, y su eleccin por el
realizador o el conservador del documento archivstico puede ser completamente arbitraria o
estar basada en motivos relacionados con la conservacin ms que con la funcin del documento
archivstico. Adems, el soporte no es un factor relevante para ponderar la autenticidad de un
documento archivstico, al menos desde las perspectivas del creador y del conservador del
documento archivstico. Esto fue confirmado por los estudios de caso, al final de los cuales el
equipo

de

investigacin

estaba

convencido

de

que,

con

los

documentos

archivsticos

electrnicos, el soporte debiera ser considerado parte del contexto tecnolgico.

Como consecuencia del uso de la plantilla para identificar documentos archivsticos electrnicos
y determinar en qu se basa su autenticidad, InterPARES fue capaz de desarrollar dos series de
requisitos de autenticidad: la primera serie, llamada requisitos de cota, se entiende que da a la
persona que pondera la autenticidad de los documentos archivsticos electrnicos de un creador
antes de que sean transferidos a la custodia del conservador una razonable creencia de que son
autnticos; la segunda serie, llamada requisitos de base, se entiende que apoya la produccin
de copias autnticas de documentos archivsticos electrnicos que han sido transferidos a la
custodia del conservador. Las dos series de requisitos se basan respectivamente en las nociones
de sistema de conservacin de documentos fiable y custodia fiable. (ii)
Los Requisitos de Cota son ocho. Mientras que el primero identifica la informacin fundamental
acerca de un documento archivstico electrnico, que establece su identidad y permite la
demostracin de su integridad, los otros siete identifican los tipos de controles procedimentales
sobre la creacin, el tratamiento y el mantenimiento del documento archivstico, que apoyan una
presuncin de integridad.

El primer requisito prescribe que el valor de los siguientes atributos (iii) est explcitamente
expresado en, e inextricablemente enlazado a, todo documento archivstico. Estos atributos
pueden distinguirse en categoras, concerniente la primera a la identidad de los documentos
archivsticos, y concerniente la segunda a la integridad de los documentos archivsticos:
A.1.a
Identidad del documento archivstico:
A.1.a.i
Nombres de las personas que participan en la formacin del documento archivstico, esto
es: nombre del autor, escritor, generador y destinatario
A.1.a.ii
Nombre de la accin o asunto
A.1.a.iii
Fecha(s) de creacin y transmisin; fecha cronolgica, fecha de recepcin, fecha
archivstica, fecha(s) de transmisin
A.1.a.iv
Cdigo de clasificacin
A.1.a.v
Indicacin de adjuntos
A.1.b
Integridad del documento archivstico:
A.1.b.i
Nombre de la oficina que lo trata
A.1.b.ii
Nombre de la oficina de responsabilidad primaria
A.1.b.iii
Indicacin de los tipos de anotaciones aadidas al documento archivstico
A.1.b.iv
Indicacin de modificaciones tcnicas
Los atributos listados ms arriba pueden aparecer en la superficie del documento archivstico (p.
ej., la fecha, el nombre de la oficina que lo trata), pero es ms probable que sean metadatos
enlazados al documento archivstico.
Es esencial que estos atributos estn inextricablemente enlazados al documento archivstico y se
conviertan por tanto en parte del documento archivstico mismo, y sto significa que su
presencia en partes separadas del sistema, como la pista de auditora, no sirve de ayuda para
garantizar su accesibilidad permanente en conexin con el documento archivstico ni su
existencia permanente, adems de ser poco prctico, porque el conservador tendra que

mantener una cantidad muy grande de informacin innecesaria, para conservar los datos
especficos relacionados con el documento. Los dos medios primarios de enlazar estos atributos
a un documento archivstico son un perfil de documento archivstico y un mapa conceptual. Un
perfil de documento archivstico es una forma inextricablemente enlazada a un documento
archivstico, que incluye campos especficos para la inclusin automtica o manual de datos
relacionados con el documento archivstico, y es muy comn en sistemas de gestin de
documentos

archivsticos

electrnicos.

Un

mapa

conceptual

expresa

visualmente

las

caractersticas de un documento archivstico y las relaciones entre ellas. Si un documento

archivstico se retira del sistema para su almacenamiento externo, se migra com motivo de una
actualizacin del sistema, o se transfiere al conservador, los atributos deben ir con l,
permanecer inextricablemente enlazados a l y ser accesibles al usuario.
El segundo requisito de cota considera los privilegios de acceso. Prescribe que una presuncin de
autenticidad venga apoyada por el hecho de que el creador haya definido e implantado
efectivamente privilegios de acceso concernientes a la creacin, modificacin, anotacin,
recolocacin, y destruccin de documentos archivsticos. La asignacin de la autoridad y
capacidad para llevar a cabo una accin administrativa sobre los documentos debe estar
acompaada por tanto por la capacidad tcnica exclusiva para ejercitar tal responsabilidad. Esto
se hace usualmente creando dentro del sistema tablas de perfiles de usuarios que proporcionan
tipos diferenciados de acceso dependiendo de la competencia administrativa de los usuarios. Sin
embargo, el control del acceso tambin puede ejercerse por medio de sistemas de seguridad
externos, tales como la asignacin exclusiva de una clave a una localizacin. La implantacin
eficaz de privilegios de acceso consiste en controlar el acceso mediante el uso de pistas de
auditora que registran toda interaccin de un usuario con un documento archivstico.
El tercer requisito prescribe que el creador haya establecido e implantado procedimientos para
prevenir, descubrir y corregir prdida o corrupcin de los documentos archivsticos. Ejemplos de
estos procedimientos son la realizacin regular de copias de seguridad de los documentos
archivsticos y sus atributos, as como de todo el sistema; y asegurarse de que la copia de
seguridad y los procedimientos de recuperacin garantizarn que, en caso de fallo del sistema,
todas las actualizaciones completas se reflejan en los ficheros reconstrudos, y lo mismo
cualquier operacin incompleta.
El cuarto requisito prescribe que el creador haya establecido e implantado procedimientos para
garantizar la identidad e integridad continuada de los documentos archivsticos frente al
deterioro de los soportes y a lo largo del cambio tecnolgico. Para contraatacar la fragilidad de
los soportes y la obsolescencia tecnolgica, el creador debe planificar actualizaciones de la
infraestructura tecnolgica de su organizacin, asegurndose de que se mantiene la capacidad
de recuperar, acceder a y utilizar los documentos archivsticos cuando tiene lugar la

actualizacin. Adems, el creador debe planificar procedimientos de refresco de los documentos

archivsticos, trasladndolos de un soporte de almacenamiento a otro, y de migracin de
documentos archivsticos de tecnologas obsoletas a nuevas tecnologas.
El quinto requisito prescribe que el creador haya establecido las formas documentales de los
documentos archivsticos asociados con cada procedimiento, bien de acuerdo con los requisitos
del sistema jurdico, bien con los del creador. Este requisito se deriva del hecho de que los
autores de documentos archivsticos electrnicos se sienten mucho ms libres al compilar el
documento archivstico que los autores de documentos archivsticos en papel, y tienden a dejar
que sea la tecnologa, ms que el procedimiento administrativo, la que determine la forma del
documento archivstico. Un compromiso aceptable es dejar que la forma de un documento
archivstico sea determinada por la tecnologa de control de flujos de tareas, mediante la que se
puede conectar cada paso de un procedimiento con una forma documental. Igualmente, el
creador puede personalizar aplicaciones especficas para toda la organizacin, para que todos los
correos electrnicos o todas las hojas de clculo de cierto tipo, por ejemplo, presenten la misma
forma. El control de la forma documental debe descender al nivel de los elementos del
documento archivstico, porque este es el nivel en el que la autenticidad del documento
archivstico se mantiene y puede ser verificada.
El sexto requisito prescribe que, si el sistema jurdico o las necesidades de la organizacin
requieren autenticacin, el creador haya establecido reglas especficas respecto a qu
documentos archivsticos deben ser autenticados, por quin y cules son los medios de
autenticacin. Este requisito puede satisfacerse enlazando la autenticacin de tipos especficos
de documentos archivsticos a los diversos pasos del procedimiento administrativo, asignando la
responsabilidad de autenticar documentos archivsticos individuales o todos los documentos
archivsticos a un funcionario o una oficina dados, y determinando, o un mtodo de autenticacin
vlido para toda la organizacin, o instrumentos especficos de autenticacin para tipos
especficos de documentos archivsticos.
El sptimo requisito prescribe que, si existen mltiples copias del mismo documento archivstico,
el creador haya establecido procedimientos para identificar cul es el documento archivstico
oficial. Uno de los mayores problemas presentados por los documentos archivsticos electrnicos
es la facilidad de su reproduccin. En cualquier lugar de la organizacin pueden existir
innumerables copias de todo documento archivstico, cada una ligeramente diferente de la otra,
porque reside en un disco duro diferente de un diferente ordenador, o a causa de modificaciones
voluntariamente aplicadas al documento archivstico por una u otra persona de la organizacin.
Es vital para toda organizacin conocer cul es el documento archivstico oficial, especialmente
porque el documento archivstico original deja de existir despus de ser almacenado por primera
vez. Cuando se le vuelve a llamar, la entidad almacenada es una copia. As, la copia oficial de

todo documento archivstico tiene que estar sujeta a controles procedimentales estrictos que
servirn como una forma de autenticacin, considerando que las formas de autenticacin
basadas en la tecnologa (i.e., las firmas digitales) slo sirven cuando los documentos
archivsticos se transmiten en el espacio, y usualmente constituyen un obstculo para el
mantenimiento del documento archivstico al que estn enlazadas. Por supuesto, cuando el
documento archivstico oficial es identificado, tambin lo es la oficina de responsabilidad primaria
para ese documento archivstico, esto es, la oficina que tiene la competencia formal para
mantener los documentos archivsticos oficiales que comparten la misma clasificacin y el mismo
perodo de retencin. Esto ayudar tambin a reducir la duplicacin en la organizacin y a
designar la responsabilidad de los documentos archivsticos.
El octavo y ltimo requisito prescribe que, si los documentos archivsticos van a ser retirados del
sistema electrnico en el que fueron creados y/o utilizados, el creador haya establecido e
implantado procedimientos que determinen qu documentacin tiene que ser retirada y
transferida para su conservacin junto con los documentos archivsticos. Esta documentacin
incluye toda la informacin necesaria para acceder a los documentos archivsticos, para
establecer su identidad y demostrar su integridad. Si el sistema genera perfiles de documentos
archivsticos,

ser

suficiente

asegurar

que

todos

los

documentos

archivsticos

estn

acompaados por su perfil. De lo contrario, puede que sea necesario transferir junto con los
documentos archivsticos pistas de auditora, ndices, directorios de datos y diccionarios de
datos, etc.
Los requisitos listados ms arriba estn, as, orientados a permitir que el archivero pondere, en
el curso del proceso de evaluacin, la autenticidad de los documentos archivsticos electrnicos
de un creador antes de que sean transferidos a la custodia archivstica. Son acumulativos, en el
sentido de que la fuerza de la ponderacin de la autenticidad se basa en el nmero de requisitos
satisfechos y en el grado en que se satisface cada requisito individual.
Despus de que los documentos archivsticos hayan sido ponderados como autnticos y
transferidos a la custodia del archivero, su autenticidad debe ser mantenida por el conservador.
Para hacerlo, el archivero debe producir copias autnticas de los documentos archivsticos en
cuestin, porque la produccin de copias autnticas es el nico modo de asegurar su
conservacin. Este hecho se deriva de la naturaleza de los documentos archivsticos electrnicos.
En los documentos archivsticos electrnicos, los componentes fsicos e intelectuales no
coinciden necesariamente, y el concepto de componente digital (parte fsica) acompaa al de
elemento de forma (parte intelectual). Un componente digital es un objeto digital que puede
contener todo o parte de un documento archivstico, y/o los metadatos relacionados, o ms de
un documento archivstico, y que requiere mtodos especficos de conservacin. (iv) En otras
palabras, es una unidad de almacenamiento. Adems, la relacin entre un documento

10

archivstico y un fichero de ordenador puede ser de uno a uno, de uno a muchos, de muchos a
uno, o de muchos a muchos; la misma presentacin de un documento archivstico puede crearse
mediante una diversidad de presentaciones digitales y, viceversa, de una presentacin digital
puede derivarse una diversidad de presentaciones de un documento archivstico; y es posible
cambiar el modo en que un documento archivstico est contenido dentro de un fichero de
ordenador sin cambiar el documento archivstico. As, los riesgos de corrupcin y prdida son
muy altos, y se vuelven muy complejos cuando los documentos archivsticos traspasan fronteras
tecnolgicas. Para minimizar estos riesgos, se implantan controles de dos tipos: dentro del
sistema digital, que aseguran que los documentos archivsticos permanecen inalterados dentro
de l; y dinmicos, que aseguran que los documentos archivsticos permanecen inalterados
cuando cruzan fronteras tecnolgicas. Estos controles son tecnolgicos por naturaleza, pero
estn determinados sobre la base de nuestra comprensin archivstica de la estructura del
documento archivstico, porque es imposible mantener literalmente inalterado un documento
archivstico electrnico. Lo que s es posible hacer es proteger aquellos componentes del
documento archivstico que incluyen los elementos de forma que portan su significado, y el
archivero debe probar que lo ha hecho as cuando produce copias autnticas de los documentos
archivsticos. En otras palabras, el archivero debe atestiguar que ha satisfecho todos los
requisitos de base para la produccin de copias autnticas. Slo en virtud de este testimonio, la
copia se considera conforme con el documento archivstico al que reproduce, hasta que se
muestre prueba en contrario. Por este motivo, la segunda serie de requisitos, los Requisitos de
Base, dirigidos exclusivamente al archivero, deben implantarse todos en su mayor grado.
Los Requisitos de Base son los que siguen. El primer requisito prescribe que los procedimientos y
sistema(s) utilizados para transferir documentos archivsticos a la institucin o programa
archivsticos, mantenerlos y reproducirlos, incluyan controles adecuados y eficaces para
garantizar la identidad e integridad de los documentos archivsticos, y especficamente que:
se mantiene la custodia sin rupturas del documento archivstico;
se implantan y supervisan procedimientos de seguridad y control; y
el contenido del documento archivstico permanece sin cambios despus de su
reproduccin
Como parte del proceso de transferencia, la ponderacin de la autenticidad de los documentos
archivsticos, que tuvo lugar durante el proceso de evaluacin, debiera verificarse para asegurar
que los atributos relativos a la identidad e integridad de los documentos archivsticos se han
pasado con los documentos archivsticos mismos (Requisito de Cota 1), junto con cualquier
documentacin relevante (Requisito de Cota 8). Una vez que los documentos archivsticos han
sido transferidos a la custodia archivstica, el conservador debe establecer muchos de los
controles que se describieron en los Requisitos de Cota, esto es, debe establecer privilegios de

11

acceso concernientes al acceso, uso y reproduccin de los documentos archivsticos dentro del
archivo, implantarlos y supervisarlos; debe establecer procedimientos para prevenir, descubrir y
corregir la prdida o corrupcin de documentos archivsticos, as como procedimientos para
garantizar la identidad e integridad continuadas de los documentos archivsticos frente al
deterioro de los soportes y a lo largo de los cambios tecnolgicos; y, si se requiere
autenticacin, debe establecer reglas que determinen la responsabilidad de, y los medios para,
la autenticacin.
El segundo requisito prescribe que la actividad de reproduccin quede documentada, y esta
documentacin incluye:
la fecha de reproduccin de los documentos archivsticos y el nombre de la persona
responsable;
la relacin entre los documentos archivsticos adquiridos del creador y las copias
producidas por el archivero;
el impacto del proceso de reproduccin sobre su forma, contenido, accesibilidad y uso;
y
en aquellos casos en que se sabe que una copia de un documento archivstico no
reproduce completa y fielmente los elementos que expresan su identidad e integridad,
los detalles de esta informacin inmediatamente hechos accesibles para el usuario.
La documentacin del proceso de reproduccin es esencial para que el archivero satisfaga el rol
de custodio fiable del documento archivstico, para que el usuario tenga acceso a la historia de la
reproduccin, que se convierte en una parte integral de la historia del documento archivstico, y
para que las generaciones futuras sean capaces de verificar la autenticidad de los documentos
archivsticos.
El tercer requisito prescribe que la descripcin archivstica de los fondos que contienen los
documentos archivsticos electrnicos incluya adems de informacin acerca de los contextos
jurdico-administrativo, de procedencia, procedimental y documental de los documentos
archivsticos- informacin acerca de los cambios que los documentos archivsticos electrnicos
del creador han sufrido desde que fueron creados por primera vez. Siempre ha sido funcin, o
explcita o implcita, de la descripcin archivstica autenticar los documentos archivsticos y
perpetuar sus relaciones administrativas y documentales, pero con los documentos archivsticos
electrnicos esta funcin se ha vuelto indispensable. De hecho, a medida que los documentos
archivsticos electrnicos originales desaparecen y les sigue una interminable cadena de
reproducciones no idnticas, los investigadores que observan la ltima de esas reproducciones
no pueden encontrar en ella ninguna informacin relativa a la procedencia, autoridad, contexto o
autenticidad. La funcin de autenticacin de la descripcin archivstica es diferente de la de un

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certificado de autenticidad, porque es un testimonio colectivo de la autenticidad de los

documentos archivsticos en un grupo archivstico, y de todas sus interrelaciones tal y como se
hacen explcitas en la descripcin, ms que simplemente un testimonio de la autenticidad de
documentos archivsticos individuales. Se podra decir que, dada la documentacin obligatoria de
cada proceso de reproduccin llevado a cabo por el archivero, a efectos de demostrar la
autenticidad de las copias mismas de los documentos archivsticos, la descripcin archivstica es
superflua. Sin embargo, si la descripcin archivstica resume la historia de todas las
reproducciones, obvia la necesidad de conservar toda la documentacin de cada reproduccin y
acta como certificado de autenticidad del fondo.
Las definiciones de documentos archivsticos electrnicos, fiabilidad y autenticidad, y los
requisitos de autenticidad discutidos ms arriba parecen funcionar bastante bien con bases de
datos y sistemas de gestin de documentos. Sin embargo, son problemticos cuando se aplican
a los documentos archivsticos examinados por InterPARES 2, cuya caracterstica ms
sobresaliente es la falta de forma y contenido estables (esto es, de fijeza). Son documentos
archivsticos experienciales, interactivos y dinmicos.
Los documentos archivsticos experienciales son objetos electrnicos, la esencia de los cuales va
ms all de los bits que constituyen el objeto para incorporar la conducta del sistema de
representacin, o al menos la interaccin entre el objeto y el sistema de representacin. Definir
la autenticidad de tales objetos es mucho ms complejo que con los datos brutos o documentos
archivsticos electrnicos ms tradicionales, porque depende no slo de la capacidad para
reproducir una copia de la cadena de bits original del objeto, sino de la capacidad de recrear el
entorno en que el objeto fue experimentado. Los ejemplos de objetos digitales experienciales
abarcan desde audio e imgenes en movimiento anidadas en una pgina web a sistemas de
realidad virtual.
Los documentos archivsticos interactivos son documentos archivsticos realizados y mantenidos
en sistemas interactivos, en los que cada entrada del usuario causa una respuesta o una accin
del sistema. Para determinar los medios para mantener los documentos como autnticos en
tales sistemas, es necesario asegurarse de a) el modo en que el input del usuario afecta a la
creacin y forma de cada documento archivstico (como es el caso de gran parte del comercio en
lnea); y b) si y cundo el sistema interactivo y su funcionalidad inherente tienen que
mantenerse intactos. Los ejemplos de sistemas interactivos abarcan desde pginas web que
proporcionan servicios administrativos en lnea hasta ejecuciones musicales basadas en la
interaccin humano-ordenador o videojuegos comerciales.
Los documentos archivsticos dinmicos son documentos cuyo contenido depende de datos que
varan continuamente y se alojan en varias bases de datos y hojas de clculo. Los ejemplos

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incluyen simples pginas web con enlaces anidados a sistemas complejos en los que se
almacena y actualiza la informacin para ser compartida va transmisin sin hilos por mltiples
usuarios mviles de diversas maneras. La creciente confianza en tales documentos por parte de
individuos e instituciones necesitar una comprensin del modo en que la informacin que
contienen se captura y se guarda.
Si los objetos digitales experienciales, interactivos y dinmicos son en efecto documentos
archivsticos debiera depender de su relacin con la actividad de su creador. Irnicamente, la
facilidad con la que pueden manipularse su forma y contenido ha dado a aquellos que los
generan un nuevo motivo para conservarlos: reutilizacin. Los creadores de los documentos
archivsticos a menudo obscurecen el significado y valor cultural de sus documentos tratando su
contenido meramente como datos digitales a ser manipulados para generar nuevos documentos
archivsticos, descontextualizndolos de la actividad por la que fueron producidos. La
diseminacin potencialmente amplia de documentos reutilizados amenaza la autenticidad si no la
existencia continuada de los materiales sujetos a este tratamiento y es otra cuestin con la que
luchar.
A la luz de estos nuevos tipos de documentos archivsticos, probablemente sea necesario
revisitar el concepto de documento archivstico mismo, para que tanto la identificacin como la
proteccin de informacin documental experiencial, interactiva y dinmica sea posible. Tenemos
que considerar la posibilidad de substituir las caractersticas de completitud, estabilidad y fijeza
por la capacidad del sistema en el que reside el documento para seguir el rastro de y conservar
cada cambio que haya sufrido. Y quiz podamos observar el documento archivstico como
existiendo en uno de dos modos, como una entidad en estado de llegar a ser, cuando su proceso
de creacin est en curso (incluso si tal creacin es permanente), y como una entidad fija en
cualquier momento dado en que se utilice el documento archivstico. No hay duda de que deben
desarrollarse conocimiento y estrategias que sean beneficiosos tanto para los creadores como
para los conservadores de estos complejos nuevos documentos archivsticos. Un modo de
hacerlo es tener en mente que muchas de las cuestiones que circundan la gestin de
documentos archivsticos electrnicos en las artes y las ciencias se estn volviendo relevantes
para los archivos gubernamentales, porque los rganos administrativos estn empleando de
manera

creciente

complejos

sistemas

multimedia

en

la

creacin

de

sus

documentos

archivsticos. En Canad, por ejemplo, la iniciativa Government On-line ha obligado a que

muchas transacciones entre el gobierno y sus ciudadanos sean posibles en Internet y en modo
interactivo para el 2006. Esto plantea considerables cuestiones para la creacin y la gestin de
documentos archivsticos electrnicos generados por tal interaccin, en parte porque la
realizacin del documento archivstico ya no ser responsabilidad nica del rgano que tiene el
control del sistema electrnico (en este caso el gobierno), sino tambin del usuario. Cuestiones
adicionales vienen planteadas por la doble naturaleza, pblica y privada, de estos documentos

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archivsticos, que seran compartidos en lnea por personas pblicas y privadas, ms que existir
como entidades distintas en el archivo de cada persona que participa en la transaccin. Adems,
cuando los trminos y condiciones que regulan las transacciones registradas entre el gobierno y
los ciudadanos se articulen sobre pginas web, puede que sea necesario conservar esas pginas,
junto con su funcionalidad, a efectos de responsabilidad.
Satisfacer estos retos requiere varios aos ms de investigacin capaz de proporcionar una
comprensin de la naturaleza de los nuevos documentos archivsticos electrnicos y de los
procesos de creacin de documentos archivsticos. Es nuestra esperanza que InterPARES 2 sea
capaz de proporcionar las respuestas que necesitamos.

Notas
i Heather MacNeil, Providing grounds for trust: developing conceptual requirements for the long-term
preservation of authentic electronic records, en Archivaria 50, 2000, p. 52-78, at p. 56. Este artculo
describe con detalles todos los elementos includos en la plantilla y el modo en que se utilizaron en los
estudios de caso. La plantilla misma puede encontrarse en el sitio web de InterPARES en www.interpares.org
<resources> <reports> The Template for Analysis.
ii Un sistema fiable de conservacin de documentos archivsticos es aquel que controla qu documentos
archivsticos se incluyen en el sistema, quin puede inclurlos, recuperarlos, modificarlos, borrarlos o
retirarlos del sistema, y el modo en que los documentos archivsticos se incluyen, mantienen, recuperan,
borran o retiran del sistema. Un custodio fiable es una persona a la que se asigna la responsabilidad de
conservar los documentos archivsticos, habiendo demostrado que no hay motivo para alterar los
documentos archivsticos a su cargo, ni para permitir a otros que lo hagan, y que es capaz de implantar las
medidas necesarias para la proteccin fsica e intelectual de los documentos archivsticos.
iii Un atributo de un documento archivstico es una caracterstica definitoria del documento archivstico o de
un elemento del documento archivstico. Un elemento del documento archivstico es una parte constituyente
de la forma documental del documento. Un atributo puede manifestarse a s mismo en uno o ms elementos
de la forma documental de un documento archivstico (p. ej., el nombre del autor como firma) o en una
anotacin al documento archivstico (p. ej., el cdigo de clasificacin como un identificador del documento
archivstico), o en los metadatos de la pista de auditora, etc.
iv Por ejemplo, un informe que contiene grficos puede constar de tres o ms componentes digitales: el
texto del informe, el perfil y el(los) grfico(s). Por contraste, un mensaje con adjuntos textuales puede
constar de slo un componente digital.

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