UNIVERSIDAD TECNICA DE MANABI

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANISTICAS Y SOCIALES

Gua de observacin dirigida a las Secretarias de la Facultad de Ciencias Humansticas
y Sociales
Objetivo.- Obtener informacin acerca de la organizacin documental en el desempeo
de la Secretaria Ejecutiva en las diferentes escuelas de la Facultad de Ciencias
Humansticas y Sociales.
Gua de Observacin.
A. Forma en que organiza el escritorio
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B. cmo atiende al usuario?
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C. Recepcin de documentos
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D. Orden en la ubicacin de las carpetas en el archivo
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E. Qu tipo de archivo utiliza
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F. Habilidades en la informtica
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G. Tiempo dedicado a la organizacin de archivo

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H. Tiene facilidad en el trabajo al ubicar los documentos con la organizacin que
tienen en el archivo.
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I. Archivo pasivo
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J. Cuanto tiempo esperan que pase para enviar un archivo de activo a semi-activo o
pasivo
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K. destruyen los archivos pasivos?
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UNIVERSIDAD TECNICA DE MANABI

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANISTICAS Y SOCIALES

Entrevista dirigida a las Secretarias de la Facultad de Ciencias Humansticas y Sociales

Objetivo.- Obtener informacin acerca de la organizacin documental en el desempeo de
la Secretaria Ejecutiva en las diferentes escuelas de la Facultad de Ciencias Humansticas y
Sociales.

A. Cunto tiempo lleva trabajando aqu?

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B. Se adapt rpidamente al sistema de trabajo de esta oficina?
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C. De qu manera organiza usted su archivo?
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D. Se inclina por alguna por alguna clasificacin?
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E. Qu clasificacin usted aplica dentro de la organizacin de sus archivos?
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F. Se siente usted satisfecha con la organizacin que tiene en su puesto de
trabajo?
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G. Se le han traspapelado los documentos?
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H. Utiliza usted programas informticos en la oficina?

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I. Qu tipo de programas utiliza?
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J. Le permite este una bsqueda de informacin rpida y eficiente?
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K. Cunto tiempo debe transcurrir para que un archivo pase de activo a semiactivo o inactivo?
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L. Tiene archivos que actualmente son semi-activos?
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M. Ha utilizado alguno de ellos siendo estos semi-activos?
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N. Cuenta usted con una bodega para los archivos inactivos?
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UNIVERSIDAD TECNICA DE MANABI

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANISTICAS Y SOCIALES
Encuesta dirigida a las Secretarias de la Facultad de Ciencias Humansticas y Sociales

Objetivo.- Obtener informacin acerca de la organizacin documental en el desempeo de

la Secretaria Ejecutiva en las diferentes escuelas de la Facultad de Ciencias Humansticas y
Sociales.

Marque con una (x) las preguntas de la organizacin de archivo

A.- Qu sistema de clasificacin de archivo utiliza para sus documentos?
Sistema Alfabtico

Sistema Numrico

Sistema Geogrfico

Sistema Alfanumrico

Sistema dplex

B- Dentro de las funciones del archivo; de que manera almacena sus documentos?
Horizontal

Vertical

Lateral

C.- Cmo organiza los archivos en su oficina?

Anual

Semestral

Mensual

Diariamente

D.- La organizacin de su archivo le permite rapidez en el trabajo?

Si
No
A veces
Nunca
E.- Se le han traspapelado los documentos?
Si
No
A veces
Nunca
F.- Cunto tiempo estima usted debe transcurrir para que un archivo pase de activo a semiactivo?
1
3
5
2

G.- Cunto tiempo estima usted debe transcurrir para que un archivo pase de semi-activo o
inactivo?
1
3
5
2

H.- Utiliza usted programas informticos en la oficina?

Si
No
A veces
Nunca
I.- Cuenta con documentos que actualmente son inactivos?
Si
No
A veces
Nunca
J.- Cuenta con documentos que actualmente son pasivos?
Si
No
A veces
Nunca

K.- Existe en la facultad alguna bodega en donde reposen los documentos pasivos?
Si
No
A veces
Nunca