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Documento de Definicin del

Proceso
Instrumentos Financieros
(PDD)
Fase de Anlisis
(Business Blueprint)

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

CONTROL DE DOCUMENTO
Equipo de Trabajo
Autor
Fecha de emisin
Nombre del Archivo

FINANCIERO
EQUIPO FI
26/03/2015
IFRS-PDD-FIGL Instrumentos Financieros.doc

Versi
n

Fecha de
actualizacin

Descripcin de actualizacin

Autor

1.0

26/03/2015

Redaccin inicial

Equipo FI

07/05/2015

Se realizan ajustes en reclasificacin cuentas por cobrar


y obligaciones financieras de corto a largo plazo
Anexo de medicin de instrumentos financieros
Impacto organizacional
Requerimiento en legado credysistem
Datos

Jairo Leguizamn
Martha Lorena
Borda

2.0

Revisado por

Martha Lorena borda


salinas

CAFAM

Revisado por

Sonia Astrid Villegas

CAFAM

Revisado por

Olga Cecilia Rojas

CAFAM

Revisado por

Mara Leonor Forero

CAFAM

Revisado por

Ivonne Adriana Usaqun

CAFAM

Revisado por

Mario Fernando Rodrguez

CAFAM

Revisado por

Diana Martnez

CAFAM

Revisado por

Fanny cortes

CAFAM

Funcional TI

Consultor asignado fi

Heydi Melo

IBM

Consultor FI

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Lder NIIF
Funcional
tesorera
Funcional
crdito y
seguros
Jefe Tesorera
Funcional
cartera
empresarial
Funcional
cuentas por
pagar compras
Funcional
procesos

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Aprobado por

Alix Nidia Balln

CAFAM

Jefe Cartera
Empresarial

Aprobado por

Marleni Prez

IBM

Lder Consultor
FI

Aprobado por

Jairo Leguizamn

CAFAM

Lder NIIF

Aprobado por

Nelson Mauricio Barrios M.

CAFAM

Gerente
proyecto

Aprobado por

Ricardo Alberto Correa

IBM

Gerente
proyecto

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Contenido
1.

RESUMEN................................................................................................................ 6
1.1. NORMAS QUE APLICAN PARA ESTE DOCUMENTO........................................................6
1.2. OBJETIVO............................................................................................................ 6
1.3. ALCANCE............................................................................................................. 6
2. SITUACIN ACTUAL................................................................................................. 24
2.1. FLUJOGRAMA DE PROCESO ACTUAL........................................................................24
2.1.1 Flujograma Procedimiento Manejo De Inversiones- Tesorera....................24
2.1.2 Flujograma Procedimiento Obligaciones Financieras - Tesorera...............25
2.1.3 Flujograma Procedimiento Generacin Pagos SAP Tesorera...................26
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2.1.4. Flujograma Procedimiento Cartera Empresarial.......................................29
2.1.5 Flujograma Procedimiento De Provisin De Cartera Empresarial.............30
2.1.6 Flujograma Procedimiento Cartera Colegio..............................................31
2.1.7 Flujograma Procedimiento Venta De Seguros De Vida E Incendio A
Deudores............................................................................................................ 32
2.1.8. Flujograma Proceso De Crdito................................................................32
2.2. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PROCESO ACTUAL.....................................................44
2.2.1 Manejo De Inversiones.............................................................................. 44
2.2.2 Obligaciones Financieras...........................................................................46
2.2.3 Generacin Pagos SAP.............................................................................. 48
2.2.4 Seccin De Facturacin.............................................................................53
2.2.5 Administracin Cartera Empresarial..........................................................54
2.2.6 Seccin De Cobro Y Aseguramiento..........................................................54
2.2.7 Provisiones De Cartera Empresarial.........................................................54
2.2.7 Provisiones De Cartera Colegio................................................................55
2.2.8 Proceso De Seguros...................................................................................55
2.2.9 Proceso De Crdito.................................................................................... 56
2.2.10. Castigo De Cartera................................................................................ 61
2.3. ANEXOS PROCESO ACTUAL................................................................................... 64
3. SOLUCIN SAP...................................................................................................... 66
3.1. INVERSIONES FINANCIERAS...................................................................................66
3.2. OBLIGACIONES FINANCIERAS Y OBLIGACIONES CON PROVEEDORES...............................66
3.3. CUENTAS POR COBRAR....................................................................................... 67
3.4. CASTIGO DE CARTERA......................................................................................... 69
3.5. DETERIORO....................................................................................................... 73
3.6. REVELACIONES ACTIVOS Y PASIVOS FINANCIEROS.....................................................77
3.7. REVELACIONES DETERIORO...................................................................................79
3.8. FLUJOGRAMA DE PROCESO OBJETIVO......................................................................80
3.9. DESCRIPCIN DEL PROCESO OBJETIVO....................................................................83
3.10. ANEXOS.......................................................................................................... 84
3.11. NOTAS............................................................................................................ 87
4. DESARROLLOS QUE APLICAN..................................................................................... 87
4.1. QUERYS........................................................................................................... 87
4.2. DESARROLLOS Z................................................................................................. 99
4.3. DESARROLLOS NUEVOS...................................................................................... 104
5. INTEGRACIN ENTRE NORMAS.................................................................................104
6. ROLES Y RESPONSABILIDADES.................................................................................104
7. SISTEMAS LEGADOS.............................................................................................. 105
8. DATOS................................................................................................................ 106
9. REPORTES BW..................................................................................................... 108
10. IMPACTOS EN LA UNIVERSIDAD CAFAM.................................................................109
11. PRERREQUISITOS INDISPENSABLES.........................................................................109
11.1. DECISIONES QUE SOPORTAN EL PROCESO...........................................................109

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11.2. IMPACTO ORGANIZACIONAL............................................................................... 109
12. APROBACIN DEL DOCUMENTO............................................................................110

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1.

Resumen

1.1. Normas que aplican para este documento


Seccin 11
Seccin 12

Instrumentos financieros bsicos de la NIIF para las Pymes.


Otros temas relacionados con los instrumentos financieros de la NIIF
para las Pymes.

1.2. Objetivo
Objetivo de la norma
Establecer los principios de reconocimiento, medicin, presentacin y revelacin de
activos financieros y pasivos financieros de CAFAM.
Establecer el reconocimiento de las cuentas por cobrar de la caja de compensacin
familiar CAFAM, basado en el modelo de recaudo y riesgo segn las condiciones
establecidas en la seccin 11 de instrumentos financieros.
Generar un modelo de deterioro de cartera segn el comportamiento de recaudo de
cartera de la caja por la posibilidad que la contraparte sea incapaz de

cumplir con las obligaciones financieras contradas.


Realizar el correcto Reconocimiento
transacciones originadas por la caja.

de los ingresos procedentes de las

1.3. Alcance
Aplica para los activos financieros y pasivos financieros de CAFAM, considerados
dentro de la categora de Instrumentos Financieros establecidos en el Decreto 3022
de la Seccin 11 y 12 de la NIIF para pymes.
A continuacin se detallan los instrumentos financieros que se encuentran bajo el
alcance de las secciones 11 y 12 de la NIIF para las Pymes:
Dentro del alcance Seccin 11

Efectivo.
Depsitos a la vista.
Cuentas bancarias.

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Obligaciones negociables y facturas comerciales mantenidas.


Cuentas de origen comercial.
Pagars por cobrar y por pagar.
Prstamos de bancos o terceros.
Inversiones en acciones preferentes no convertibles y en acciones preferentes y
ordinarias sin opcin de venta.
Compromisos de recibir un prstamo si el compromiso no se puede liquidar por
el importe neto en efectivo.
Cuentas por pagar en moneda extranjera. Sin embargo, cualquier cambio en la
cuenta por pagar debido a un cambio en la tasa de cambio se reconoce en
resultados.
Prstamos a, o de, subsidiarias o asociadas que se deben pagar cuando son
reclamados.
Bonos o instrumentos de deuda que podra convertirse inmediatamente en una
cuenta por cobrar si el emisor incumpliese el pago de un inters o del principal.

Dentro del alcance Seccin 12

Ttulos respaldados por activos, como: obligaciones hipotecarias garantizadas,


acuerdos de recompra y paquetes titulizados de cuentas por cobrar.
Opciones, derechos, certificados para la compra de acciones (warrants),
contratos de futuros, contratos a trmino y permutas financieras de tasas de
inters que pueden liquidarse en efectivo o mediante el intercambio de otro
instrumento financiero.
Instrumentos financieros que cumplen las condiciones y se designan como
instrumentos de cobertura de acuerdo con los requerimientos de la Seccin 12.
Compromisos de conceder un prstamo a otra entidad.

Excluido del alcance de Seccin 11 y 12

Inversiones en subsidiarias (Seccin 9 Estados financieros consolidados y


separados).
Asociadas (ver poltica contable de inversiones en asociadas - seccin 14).
Negocios conjuntos (inversiones en negocios conjuntos Seccin 15).
Instrumentos financieros que cumplan la definicin de patrimonio propio de una
entidad (Seccin 22 pasivos y patrimonio y la seccin 26 pagos basados en
acciones).
Arrendamientos (Ver poltica de Arrendamientos Seccin 20). Sin embargo, los
requerimientos para la baja en cuentas se aplicarn cuentas por cobrar de
arrendamiento reconocidos por un arrendador y cuentas por pagar reconocidas
por un arrendatario.
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Los derechos y obligaciones de los empleadores conforme a planes de beneficios


a los empleados.

Nota: La seccin 11 de la NIIF para las Pymes, establecida en Colombia mediante el


Decreto 3022 de 2013, otorga a las Compaas la posibilidad de aplicar las
disposiciones de reconocimiento y medicin de la NIC 39 Instrumentos Financieros:
Reconocimiento y Medicin, para dar cuenta de todos sus instrumentos financieros
en lugar de seguir los requisitos de reconocimiento y medicin de la seccin 11
instrumentos financieros bsicos y seccin 12 otros instrumentos. Sin embargo, El
IASB ha ido sustituyendo paulatinamente la NIC 39 con la NIIF 9 instrumentos
financieros. La NIIF 9 entra en vigencia desde 01 de enero de 2018, CAFAM no podr
optar por aplicar el reconocimiento y medicin de las disposiciones de la NIIF 9,
debido a que la NIIF para las Pymes se refiere especficamente a la NIC 39, a menos
que posterior a la emisin de sta poltica el Gobierno Nacional se pronuncie al
respecto. Adicional existe un concepto emitido por IASB en Abril /12 en el que
menciona que las PYMES no tienen permitido aplicar la NIIF 9.
A continuacin se incluye la poltica relativa a Instrumentos Financieros Bsicos
DA015, aprobada por el Director Administrativo de CAFAM el 19 de enero de 2015:
La Seccin 11 requiere un modelo de costo amortizado para todos los instrumentos
financieros bsicos excepto para las inversiones en acciones preferentes no
convertibles y acciones preferentes sin opcin de venta y en acciones ordinarias sin
opcin de venta que cotizan en bolsa o cuyo valor razonable se puede medir de otra
forma con fiabilidad.

Reconocimiento Inicial:
CAFAM reconocer un instrumento financiero en el estado de situacin
financiera cuando se convierta en una parte obligada de un contrato
conforme a las condiciones establecidas en l. De acuerdo a su clasificacin
los instrumentos financieros pueden ser:

Activos financieros
Pasivos financieros
Instrumentos de patrimonio

Instrumento financiero
Es un contrato que da lugar a un activo financiero de una entidad y a un pasivo
financiero o a un instrumento de patrimonio de otra.
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Los instrumentos financieros bsicos que quedan dentro del alcance de la Seccin
11 son los que cumplen las condiciones del prrafo 11.8.
Son ejemplos de instrumentos financieros que normalmente cumplen dichas
condiciones:
a) Efectivo.
b) Depsitos a la vista y depsitos a plazo fijo cuando la entidad es la
depositante, por ejemplo, cuentas bancarias.
c) Obligaciones negociables y facturas comerciales mantenidas.
d) Cuentas, pagars y prstamos por cobrar y por pagar.
e) Bonos e instrumentos de deuda similares.
f) Inversiones en acciones preferentes no convertibles y en acciones
preferentes y ordinarias sin opcin de venta.
g) Compromisos de recibir un prstamo si el compromiso no se puede liquidar
por el importe neto en efectivo

Activo financiero
Cualquier activo que sea:
(a) efectivo;
(b) un instrumento de patrimonio de otra entidad;
(c) un derecho contractual: (i) a recibir efectivo u otro activo financiero de otra
entidad; o (ii) a intercambiar activos financieros o pasivos financieros con otra
entidad, en condiciones que sean potencialmente favorables para la entidad; o
(d) un contrato que ser o podr ser liquidado utilizando instrumentos de
patrimonio propio de la entidad, y:
La Seccin 11 se aplicar a todos los instrumentos financieros que
cumplen las condiciones del prrafo 11.8 excepto:
(a) Inversiones en subsidiarias, asociadas y negocios conjuntos que se contabilicen
de acuerdo con la Seccin 9 Estados Financieros Consolidados y Separados, la
Seccin 14 Inversiones en Asociadas o la Seccin 15 Inversiones en Negocios
Conjuntos.
(b) Instrumentos financieros que cumplan la definicin de patrimonio propio de una
entidad (vase la Seccin 22 Pasivos y Patrimonio y la Seccin 26 Pagos Basados en
Acciones).
c) Arrendamientos, a los que se aplica la Seccin 20 Arrendamientos. Sin embargo,
los requerimientos para la baja en cuentas de los prrafos 11.33 a 11.38 se
aplicarn a la baja en cuentas de cuentas por cobrar de arrendamiento reconocidos

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por un arrendador y cuentas por pagar reconocidas por un arrendatario. Asimismo,
la Seccin 12 se podra aplicar a los arrendamientos con las caractersticas
especificadas en el prrafo 12.3 (f).
(d) Los derechos y obligaciones de los empleadores conforme a planes de beneficios
a los empleados
Deterioro del valor de los instrumentos financieros medidos al costo o al
costo amortizado
Reconocimiento (11.21)
Al final de cada periodo sobre el que se informa, una entidad evaluar si existe
evidencia objetiva de deterioro del valor de los activos financieros que se midan al
costo o al costo amortizado. Cuando exista evidencia objetiva de deterioro del valor,
la entidad reconocer inmediatamente una prdida por deterioro del valor en
resultados.

La evidencia objetiva (11.22)


Un activo financiero o un grupo de activos est deteriorado incluye informacin
observable que requiera la atencin del tenedor del activo respecto a los siguientes
sucesos que causan la prdida:
(a) Dificultades financieras significativas del emisor o del obligado.
(b) Infracciones del contrato, tales como incumplimientos o moras en el pago de
los intereses o del principal.
(c) El acreedor, por razones econmicas o legales relacionadas con dificultades
financieras del deudor, otorga a ste concesiones que no le habra otorgado
en otras circunstancias.
(d) Pase a ser probable que el deudor entre en quiebra o en otra forma de
reorganizacin financiera.
(e) Los datos observables que indican que ha habido una disminucin medible en
los flujos futuros estimados de efectivo de un grupo de activos financieros
desde su reconocimiento inicial, aunque la disminucin no pueda todava
identificarse con activos financieros individuales incluidos en el grupo, tales
como condiciones econmicas adversas nacionales o locales o cambios
adversos en las condiciones del sector industria.
Trminos y definiciones

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Instrumento financiero: Es cualquier contrato que d lugar a un activo financiero
en una entidad y a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra
entidad.
Activo financiero: Es cualquier activo que sea: (a) efectivo; (b) Un instrumento de
patrimonio de otra entidad; (c) Un derecho contractual: (i) a recibir efectivo u otro
activo financiero de otra entidad; o (ii) a intercambiar activos financieros o pasivos
financieros con otra entidad, en condiciones que sean potencialmente favorables
para la entidad; o (d) un contrato que ser o podr ser liquidado utilizando
instrumentos de patrimonio propio de la entidad, y sea: (i) un instrumento no
derivado, segn el cual la entidad est o puede estar obligada a recibir una
cantidad variable de sus instrumentos de patrimonio propios, o (ii) un instrumento
derivado que ser o podr ser liquidado mediante una forma distinta al intercambio
de un importe fijo de efectivo, o de otro activo financiero, por una cantidad fija de
los instrumentos de patrimonio propio de la entidad.
Pasivo financiero: Es cualquier pasivo que sea: (a) una obligacin contractual: (i)
de entregar efectivo u otro activo financiero a otra entidad; o (ii) de intercambiar
activos financieros o pasivos financieros con otra entidad, en condiciones que sean
potencialmente desfavorables para la entidad; o (b) un contrato que ser o podr
ser liquidado utilizando instrumentos de patrimonio propio de la entidad, y sea: (i)
un instrumento no derivado, segn el cual la entidad estuviese o pudiese estar
obligada a entregar una cantidad variable de los instrumentos de patrimonio propio;
o (ii) un instrumento derivado que ser o podr ser liquidado mediante una forma
distinta al intercambio de un importe fijo de efectivo, o de otro activo financiero, por
una cantidad fija de los instrumentos de patrimonio propio de la entidad.
Instrumento de patrimonio: Es cualquier contrato que ponga de manifiesto una
participacin residual en los activos de una entidad, despus de deducir todos sus
pasivos.
Mtodo de inters efectivo: Un mtodo de clculo del costo amortizado de un
activo financiero o de un pasivo financiero (o de un grupo de activos financieros o
pasivos financieros) y de imputacin del ingreso o gasto financiero a lo largo del
periodo relevante.
Costo amortizado de un activo o un pasivo financiero: al que fue medido en
su reconocimiento inicial un activo financiero o un pasivo financiero, menos
reembolsos del principal, ms o menos, la amortizacin acumulada, utilizando el
mtodo de la tasa de inters efectiva, de cualquier diferencia existente entre el
importe inicial y el importe al vencimiento y, menos cualquier reduccin por la
prdida de valor por deterioro o dudosa recuperacin (reconocida directamente o
mediante una cuenta correctora).

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Prstamos por pagar: pasivos financieros diferentes de las cuentas comerciales


por pagar a corto plazo en condiciones normales de crdito.
Generalidades
Los principales activos financieros con los que cuenta la Caja de Compensacin
Familiar CAFAM son los siguientes:

Efectivo, cuentas bancarias.


Inversiones temporales (CDT, derechos fiduciarios a la vista).
Bonos Ordinarios Corporativos.
Ttulos de Deuda Pblica TES.
Cuentas por cobrar.

Los principales pasivos financieros con los que cuenta la Caja de Compensacin
Familiar CAFAM son los siguientes:

Obligaciones financieras
Proveedores
Cuentas por pagar
Subsidios por pagar

Reconocimiento inicial
La Caja de Compensacin Familiar CAFAM reconocer un activo financiero o un
pasivo financiero cuando, y slo cuando, se convierte en una de las partes de las
condiciones o clusulas contractuales del instrumento.
Activo financiero: derecho contractual
Efectivo
Cuenta
por
cobrar
(comerciales,
pagars, bonos)

Pasivo financiero: obligacin contractual


Obligacin financiera
Proveedores
o cuenta por pagar
(comerciales, pagars, bonos)

Consideraciones sobre activos financieros y pasivos financieros


Se deben tener en cuenta las consideraciones particulares que se indican en la
siguiente tabla:

Tipo de
instrumento o
transaccin

Consideraciones particulares

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Cuentas
por Se reconocen como activos o pasivos cuando la Caja se
cobrar,
Cuentas convierte en parte del contrato y, en consecuencia, tiene el
por
pagar, derecho legal a recibir, o la obligacin legal de pagar efectivo.
Proveedores
y
Obligaciones
financieras
Forwards

Se reconocen como activos o pasivos cuando la Caja se


convierte en parte del contrato a futuro y queda expuesta a
los riesgos y beneficios del contrato, sin embargo, es
importante considerar que en la fecha del compromiso, los
valores razonables de los derechos y obligaciones son
frecuentemente iguales, por lo que el valor razonable neto del
contrato futuro es cero.
Si el valor razonable de los derechos y obligaciones es distinto
de cero en el inicio, el contrato se reconoce como un activo o
pasivo. Un contrato futuro, que tiene un valor razonable cero
al inicio puede convertirse en un activo o pasivo neto en el
futuro en funcin del valor del activo subyacente.
Opciones
Las opciones se reconocen como activos o pasivos cuando el
tenedor o el emisor se conviertan en una parte del contrato, lo
cual se evidencia cuando el tenedor de la opcin paga, y el
emisor recibe, una prima por el contrato, lo cual indica que los
derechos y obligaciones asumidos por cada parte tienen valor
en esa fecha.
Compromisos
en Cuando la Caja suscriba un compromiso en firme para adquirir
firme compra o un activo no financiero en el futuro, sin que le sean
venta de activos transferidos los derechos contractuales sobre el activo, es
no financieros
decir que la entidad no puede utilizar ese activo, o venderlo, o
pignorarlo como garanta hasta que el contrato finalice y el
activo subyacente sea transferido.
En este caso los activos a ser adquiridos y los pasivos a ser
incurridos como resultado de un compromiso firme de compra
o venta de bienes o servicios por lo general no se reconocen
como activos o pasivos hasta que al menos una de las partes
ha realizado su compromiso acordado.
Sin embargo, los contratos de compra o venta de activos no
financieros que pueden ser liquidados en trminos netos o
intercambiando instrumentos financieros, son tratados como
si fueran instrumentos financieros, es decir, derivados a
menos que se celebren para satisfacer las necesidades
normales de compra, venta o utilizacin de la entidad.
Compra o venta de Un contrato de compra o venta de un activo financiero
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activos financieros

considera las condiciones de entrega del activo en los plazos


establecidos por la regulacin del mercado en donde se
desarrolle la transaccin (No est limitado a una bolsa de
valores oficial u organizada).
Generalmente un mercado establece perodos de tiempo
aceptables para que las partes completen la transaccin
(preparen y ejecuten los documentos de cierre), en ese orden
de ideas existir un mecanismo de resolucin en virtud del
cual las operaciones en instrumentos financieros (acciones y
bonos cotizados) celebrados en una fecha determinada se
resuelven a los pocos das despus de la fecha de la
transaccin.
La fecha en que se realiza la operacin se denomina "fecha de
transaccin que es la fecha en la cual la Compaa se
compromete a comprar o vender un activo financiero. La
fecha en que la transaccin se liquida mediante la entrega del
activo subyacente se llama "fecha de liquidacin".
La Compaa reconoce las compras y ventas de instrumentos
financieros que cumplen con las condiciones antes indicadas
considerando la fecha de transaccin (alternativamente se
puede aplicar la fecha de liquidacin, pero cualquiera de las
polticas que se defina debe ser uniforme para todos los
instrumentos financieros de la misma categora). Ver detalles
sobre la aplicacin de la fecha de transaccin o la fecha de
liquidacin ms adelante.
Intercambio
de La Caja puede realizar transacciones para vender un activo
activos financieros financiero no monetario, no por efectivo, sino a cambio de
no monetarios
otro activo financiero no monetario. El reconocimiento de los
cambios en el valor razonable del activo que va a ser recibido,
entre las fechas de transaccin y liquidacin depende de la
clasificacin del activo a recibir y de si la entidad utiliza la
fecha de contratacin o la fecha de liquidacin para las
compras o ventas de activos en esa categora. Ver detalles
sobre la aplicacin de la fecha de transaccin o la fecha de
liquidacin ms adelante.
La Caja de Compensacin familiar CAFAM reconocer inicialmente un activo
financiero y un pasivo financiero al precio de la transaccin (contemplando los
costos de transaccin excepto en la medicin inicial de los activos y pasivos
financieros que sean medidos a valor razonable con cambios en resultados) excepto
si el acuerdo constituye una transaccin de financiacin ya que el pago se aplaza
ms all de los trminos comerciales normales o se financia a una tasa de inters
que no es una tasa de mercado.
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De acuerdo con lo anterior si este acuerdo corresponde a una transaccin de
financiacin, CAFAM medir el activo financiero o pasivo financiero al valor presente
de los pagos mnimos descontados a una tasa de inters de mercado para un
instrumento de deuda similar.

Reconocimiento inicial
Activo financiero o pasivo financiero.
Activo financiero o pasivo financiero
medidos a valor razonable a travs del
estado de resultados.
Activo financiero o pasivo financiero que
constituyen
una
transaccin
de
financiacin (a crdito, con tasas de
inters diferente a la tasa de mercado).

Precio de transaccin (+/-) Costos de


transaccin.
Valor
razonable
del
instrumento
financiero
Costos de transaccin se registran en el
resultado del periodo en el que se
incurre.
Valor presente de los pagos mnimos
descontados a una tasa de inters de
mercado para un instrumento de deuda
similar.

La tasa de inters de mercado mencionada para las operaciones que se consideren


como actividad de financiacin, es determinada por cada rea con base a las
caractersticas de cada instrumento financiero, que este bajo su control:
Tesorera:
Fomento: La tasa de mercado la dara el entorno econmico, en el caso de CAFAM
las tasas que manejan las Cajas de Compensacin Familiar para los crditos a
afiliados.
Cartera: En CAFAM no existen acuerdos previos con los clientes en los cuales el
pago se aplace ms all de los trminos comerciales normales del sector.
En la mayora de los casos, los instrumentos financieros se miden, en el
reconocimiento inicial, a su precio de transaccin. Sin embargo, se incluyen
excepciones que requieren el clculo de un valor presente como es el caso de:
Transacciones de compra y venta
Si un acuerdo de compra o venta contiene una transaccin de financiacin implcita,
CAFAM inicialmente debe medir el activo financiero o pasivo financiero al valor
presente de los pagos futuros descontado a una tasa de inters de mercado
correspondiente a un instrumento de deuda similar (es decir, el valor presente del
precio de transaccin). El instrumento de deuda similar debe ser semejante en lo
que respecta a la moneda de transaccin, plazo de financiacin, calificacin
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crediticia del prestatario, tasa de inters que el prestatario, en circunstancias
normales, pagara sobre dicho tipo de transaccin de financiacin.
Otros instrumentos de deuda
En los casos en que se otorgue un prstamo a una tasa de mercado correspondiente
a un prstamo similar, la entidad deber medir inicialmente el instrumento de
deuda al precio de transaccin (generalmente, el efectivo que se intercambi por
adelantado).
Un ejemplo de una transaccin que puede financiarse a una tasa de inters que no
sea una tasa de mercado es el caso en que una entidad controladora concede un
prstamo a una subsidiaria y la primera entidad le cobra a la segunda una tasa de
inters menor que la que cobrara un tercero no relacionado sobre el mismo
prstamo. Al ofrecer una tasa de inters reducida a su subsidiaria, la entidad
controladora est brindando una financiacin implcita, adems del prstamo
subyacente. Por lo tanto, en este caso, el precio de transaccin no se aproxima al
valor presente de los pagos futuros descontado a la tasa de mercado adecuada.
Cuando un prstamo no se otorga a una tasa de mercado correspondiente a un
prstamo similar, la entidad inicialmente reconoce el prstamo al valor presente de
los pagos futuros descontado a una tasa de inters de mercado para un instrumento
de deuda similar.
Costos de transaccin
Son los costos incrementales directamente atribuibles a la compra, emisin, venta o
disposicin por otra va de un activo o pasivo financiero. Un costo incremental es
aquel que se habra evitado si CAFAM no hubiese adquirido, emitido o dispuesto del
instrumento financiero. Los costos de transaccin incluyen:

Tipos de costos incurridos

Honorarios y comisiones pagadas a los agentes


(incluidos los empleados que actan como agentes
de venta), asesores, corredores y comerciantes.
Cobros de las agencias reguladoras (bolsas de
valores e impuestos de transferencia).
Primas o descuentos de deuda.
Costos de financiamiento o costos administrativos.

Las cuentas por cobrar y por pagar incluyen:

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Son costos
No son
de
costos de
transacci transaccin
n
X
X
X
X

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Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
Cuentas por cobrar

Cuentas por pagar

Cuentas por cobrar a clientes


Cuentas por cobrar a empleados
Cuentas por cobrar a particulares
Cuentas por cobrar deudores varios
Impuestos y contribuciones por cobrar al
estado
Cuentas por cobrar a vinculados
econmicos

Proveedores nacionales y del exterior


Cuentas por pagar a terceros
Cuentas por pagar a vinculados

sta poltica no aplica para Anticipos y Avances que tienen que ver con la
adquisicin de inventarios, activos intangibles y propiedades, planta y equipo, en
vista de que este rubro corresponde a dineros otorgados en forma anticipada que
no representan un derecho para la Compaa a recibir efectivo o algn otro
instrumento financiero, por tanto, deben registrarse en la cuenta que mejor refleje
la destinacin u objeto por el cual fue otorgado el anticipo.
Los otros anticipos se reclasifican a las cuentas contables de: i) Pagos por
anticipado, cuando el servicio o la actividad para la que se entrega el anticipo no se
ha ejecutado a la fecha de presentacin de las cifras bajo el marco de la NIIF; ii)
costo o gasto en el estado de resultados, cuando el servicio o actividad (como
gastos reembolsables en caso de viticos) ya se ha ejecutado a la fecha de
presentacin de las cifras bajo NIIF y iii) propiedades, planta y equipo, inventario o
activos intangibles, cuando el anticipo est destinado para la adquisicin de stos.

Cuentas por cobrar a clientes corrientes


Corresponden a derechos contractuales por la venta de bienes y/o prestacin de
servicios, financiados en el corto plazo, que se reconocen en el balance ya sea a
nombre de CAFAM o a nombre del tercero que apoya la financiacin a los clientes.
Dentro de este rubro contable se encuentra:
Unidad Estratgica de
Servicio
Educacin
Salud
Recreacin

Detalle de cuentas por cobrar a clientes


Cuentas por cobrar a corto plazo por los servicios de
educacin continuada.
Matrculas y pensiones.
Prestacin de servicios.
Convenios institucionales.
Unidad de pago por capitacin UPC.
Prestacin de servicios.
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Vivienda
Seguros
Medicamentos
Contratos
compartido

Venta de bienes.
Crditos para la adquisicin de vivienda.
Venta de seguros en sus diferentes
empleados.
Venta institucional.
Ventas en Drogueras.
riesgo Alianzas

lneas

Cuentas por cobrar a clientes Largo plazo.


Corresponde a crditos otorgados para financiacin de venta de bienes y servicios a
clientes, es decir, las cuentas por cobrar supera los 90 das que se tienen estimados
para las cuentas por cobrar corrientes, por lo cual se debe estimar una tasa de
financiacin. La tasa de intereses estar de acuerdo a la poltica definida por el
Depto. Crdito y Seguros y con plazos de acuerdo a cada lnea, hasta de 120 meses.
Unidad Estratgica de
Servicio
Crdito y Seguros

Seguros

Detalle de cuentas por cobrar a clientes


Crditos a afiliados por lnea. De acuerdo a poltica son:
Libre Inversin, Salud, Educacin, Recreacin de 6 a
60 meses.
Vivienda de 6 a 120 meses.
CrediCAFAM de 6 a 36 meses.
Credisubsidio (Solo categora A y B) de 3 a 6 meses.
Ventas de seguros en sus diferentes lneas crditos solo
a empleados por la lnea de seguros de autos todo
riesgo, hogar y vida; esto no causa inters y su plazo
mximo a 12 meses.

Cuentas por cobrar a empleados


Corresponden a los derechos a favor de CAFAM por financiaciones a empleados a
largo plazo que deben ser cancelados en dinero.
Slo para los crditos de vivienda y vehculo hay lugar al cobro de intereses.

El periodo de gracia es de treinta (30) das calendario; dicho periodo se entiende


que comienza a correr a partir del desembolso del prstamo.
El empleado reconoce intereses mensuales desde la fecha de desembolso hasta
la expiracin del periodo de gracia.

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Los intereses causados hasta la culminacin del periodo de gracia se pagan en


cuotas iguales durante el periodo de amortizacin del capital.
El beneficiario cancela una tasa mensual sobre la deuda de capital, durante el
periodo de pago (no de estudios o de gracia).
El plazo para el pago depende del tipo de prstamo:
o Vivienda
o Vehculos

Otros prstamos menores para: educacin, calamidad domstica, recreacin,


mercadeo y otros; son pactados para el pago en corto plazo y se descuentan por
nmina, no generan el cobro de intereses por parte de CAFAM, si llegar a
incumplirse por parte del empleado el plazo para cancelar la deuda, se realizar el
respectivo clculo de intereses para crditos en condiciones similares.
Cuentas por cobrar Deudores varios
Corresponden a cuentas por cobrar diferentes a los ya enunciados tales como
crditos a exfuncionarios.
Impuestos y contribuciones por cobrar al estado (Anticipos o saldos a
favor)
Comprende saldos a favor originados en liquidaciones de las declaraciones
tributarias, contribuciones y tasas que sern solicitados en devolucin o
compensacin con liquidaciones futuras. Se consideran de corto plazo y no generan
intereses a favor de CAFAM.
El tratamiento para los saldos a favor de CAFAM que llegaran a superar una
periodicidad de doce meses, ser el mismo para los de corto plazo, ello teniendo en
cuenta son deudas con el estado y CAFAM no tiene la potestad de generar intereses
sobre impuestos con cargo al estado.
La Caja de compensacin familiar CAFAM determina el valor razonable de sus
cuentas por cobrar y por pagar de largo plazo (vencimiento definido a ms de 12
meses), que no tienen ningn inters establecido, utilizando un mtodo de
valoracin de flujos de caja descontados. Bajo este mtodo, el valor razonable
puede ser estimado como el valor presente de todos los flujos de efectivo futuros
descontados a la tasa de inters vigente en el mercado para un instrumento similar
(en la moneda, el plazo, el tipo de tasa de inters y otros factores).
Obligaciones financieras
Corresponden a las cantidades en efectivo recibidas a ttulo de mutuo y que deben
ser registradas por el monto de su principal. De estas obligaciones se desprenden
intereses y gastos financieros.

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Cuentas por pagar comerciales
Corresponden a las sumas facturadas a CAFAM en intercambio por bienes
entregados o servicios prestados, despus que la transferencia de propiedad se
haya llevado a cabo, y las cuales, CAFAM an no ha pagado:
- Facturas de proveedores (incluyendo facturas de proveedores de activos tangibles
e intangibles) aun no pagadas.
- Pagars no vencidos.
- Facturas an no recibidas: consumo o recibo de materia prima y bienes para los
cuales la asignacin o destinacin contable de la factura no ha sido realizada.
Medicin posterior
Los activos y pasivos financieros se miden a su valor razonable o a su costo
amortizado, dependiendo de la categora en la cual sean designados. Los cambios
en su valor se registran en el estado de resultados.
En la siguiente tabla se describen las categoras de activos y pasivos financieros y
los procedimientos de medicin posterior:

Categora

Mtodo de medicin posterior

Cambio
s en el
valor
en
libros

Prueba
de
deterioro
(si existe
evidenci
a
objetiva)

Costo amortizado. Se mide al


importe no descontado de efectivo
que se espera cobrar (es decir, neto
de deterioro del valor), salvo que el
acuerdo constituya, en efecto, una
transaccin de financiacin.
Prstamo
por Costo
amortizado.
Aunque
el
cobrar
a
una prstamo se cobra cuando se
entidad asociada
reclama el pago, el importe se
(Sin
inters. descuenta desde la fecha en que se
Reembolsable
espera cobrar.
cuando se reclama
el
pago.
denominado en
moneda
extranjera)

Estado
de
resultado
s

Si

Estado
de
resultado
s

Si

Cuentas
comerciales por
cobrar

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Cuentas
comerciales
pagar

Costo amortizado. Se mide al


por importe no descontado de efectivo
que se espera pagar, salvo que el
acuerdo constituya, en efecto, una
transaccin de financiacin.
Arrendamiento por Costo amortizado.
pagar
Se mide al importe no descontado de
efectivo que se espera pagar, salvo
que el acuerdo constituya, en efecto,
una transaccin de financiacin.
Intereses por pagar Se mide al importe no descontado de
efectivo que se espera pagar, salvo
que el acreedor permita el pago
diferido de inters y que este
aplazamiento constituya, en efecto,
una transaccin de financiacin.
Sobregiros
Como el sobregiro se cancela cuando
bancarios
(Se se reclama el pago, el importe
pagan cuando se lo adeudado no se descuenta.
solicita. El inters
debe pagarse a la
tasa variable de
mercado).

Estado
de
resultado
s

Si

Estado
de
resultado
s

Si

Estado
de
resultado
s
No

Costo amortizado:
El costo amortizado es el importe al que fue valorado el activo o pasivo financiero
en el reconocimiento inicial menos los recaudos o pagos del principal, ms o menos
la amortizacin acumulada de la diferencia entre el importe inicial y el valor de
reembolso (intereses), y menos cualquier reduccin de valor (directamente o a
travs del uso de una cuenta correctora) por deterioro o imposibilidad de cobro.
Para el reconocimiento de los intereses se debe aplicar el mtodo de inters
efectivo, que es el inters que descuenta exactamente el flujo contractual de los
pagos o recaudos futuros en efectivo hasta la madurez del instrumento al valor neto
contable en el reconocimiento inicial.
En la aplicacin del mtodo de inters efectivo, la Caja de Compensacin Familiar
CAFAM considera la determinacin de la tasa interna de retorno o la utilizacin de la
siguiente frmula para convertir las tasas de inters nominales a efectivas:
((1+i ) ^ (1/n)) 1
i = Tasa de inters nominal del periodo de acumulacin de intereses para su pago.
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n = Nmero de meses del periodo de acumulacin de los intereses.
Deterioro del valor de los activos
CAFAM a travs de la Subdireccin Planeacin y Gestin Financiera evaluar en
cada periodo sobre el que se informa si existe evidencia objetiva de que un activo
financiero o un grupo de ellos estn deteriorados.
Una cuenta por cobrar o un grupo de ellas estarn deterioradas y se habr
producido una prdida por deterioro del valor si, y solo si, dada la ocurrencia de uno
o ms eventos que hayan ocurrido despus del reconocimiento inicial del activo y
ese evento o eventos causantes de la prdida tienen un impacto sobre los flujos de
efectivo futuros estimados del activo financiero o del grupo de ellos, que pueda ser
estimado con fiabilidad.
La Subdireccin Planeacin y Gestin Financiera evaluar los siguientes eventos,
que corresponden a la evidencia objetiva de que una cuenta por cobrar o un grupo
de ellas estn posiblemente deterioradas:
a) Dificultades financieras significativas del deudor; entendindose que estn en
liquidacin, concordato, reestructuracin e intervencin (solvencia del deudor,
probabilidad de quiebra).
b) Infracciones de las clusulas contractuales, tales como incumplimientos o moras
en el pago de acuerdo a cada grupo, as:
c) CAFAM, por razones econmicas o legales relacionadas con dificultades
financieras del deudor, le otorga concesiones o ventajas que no habra otorgado
bajo otras circunstancias;
Si se cumple uno (1) de los indicadores mencionados anteriormente, existir
evidencia de que la cuenta por cobrar o las cuentas por cobrar han perdido valor y
se proceder a reconocer la prdida correspondiente.
Para realizar dicho clculo CAFAM calcular el importe recuperable descontando los
flujos de caja futuros a la tasa efectiva original y si existe un exceso del importe
recuperable sobre el valor en libros se reconoce una provisin contra los resultados
del ejercicio.
De acuerdo con lo anterior CAFAM deber evaluar en cada fecha sobre la que se
informe si existe evidencia objetiva que un activo financiero o grupo de activos
puede verse afectado.
Remitirse a los modelos de deterioro de cartera bajo NIIF (Empresarial y Crdito y
seguros).
CAFAM medir una prdida por deterioro de los instrumentos medidos al costo o
costo amortizado de la siguiente manera:

Activos financieros registrados al costo amortizado, la diferencia entre el valor


en libros y el importe recuperable (es decir, el valor presente de los flujos de
efectivo futuros esperados)
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Activos financieros registrados al costo menos el deterioro de valor, la prdida


por deterioro es la diferencia entre el valor en libros y la mejor estimacin que
CAFAM recibir por el activo si se vendiera en la fecha sobre la que se informa.

Si en periodos posteriores el valor de una prdida por deterioro de valor disminuye


y esto puede relacionarse con un evento ocurrido despus del reconocimiento del
deterioro.
CAFAM revertir la prdida por deterioro reconocida con anterioridad de manera
directa o mediante el ajuste de una cuenta correctora. CAFAM reconocer el valor
de la reversin en resultados.
Valor razonable
En la determinacin del valor razonable se deben tener en cuenta los siguientes
principios o procedimientos:
El valor razonable inicial de un instrumento financiero ser normalmente el
precio de la transaccin, es decir, el valor razonable de la contraprestacin
entregada o recibida.
En algunas circunstancias, la contraprestacin entregada o recibida (por ejemplo
el valor nominal) puede no ser necesariamente el valor razonable del
instrumento financiero, en este caso el valor justo de un instrumento financiero
puede ser evidenciado por:
- La comparacin con otras transacciones de mercado actuales similares (sin
modificaciones ni cambios de estructura),
- La aplicacin de una tcnica de valoracin cuyas variables incluyan solamente
datos de mercados observables.
En la siguiente tabla se describen los procedimientos que normalmente son
aplicados por la Compaa para determinar el valor razonable de los instrumentos
financieros:
Tipo de
instrumento
Acciones y bonos
que cotizan en el
mercado
de
valores (Alta y
media
bursatilidad)

Procedimiento para la determinacin del valor razonable


Precios publicados en un mercado activo, que existe cuando se
pueden consultar precios de venta y compra; volmenes de
negociacin y la existencia de transacciones recientes,
teniendo en cuenta en relacin con las cotizaciones del
mercado: la antigedad de la cotizacin (alta bursatilidad),
profundidad del mercado; fuente de la cotizacin, y variaciones
entre las diferentes cotizaciones (si existen). En conclusin para
este evento CAFAM tomar para la valoracin, el precio del
ttulo valor publicado por un proveedor de precios debidamente
autorizado por la Superintendencia Financiera.
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Acciones y bonos
que cotizan en el
mercado
de
valores
(Baja
bursatilidad)
Acciones
de
compaas
no
cotizantes
en
bolsa
Derivados

Precios de transacciones recientes, que hayan sido efectuadas


por terceros en condiciones iguales, que correspondan a
instrumentos financieros iguales o similares.
Precios definidos sobre la base de modelos de valoracin como:
Mltiplos de EBITDA para negocios establecidos con
continuidad de ganancias
Valor de activos netos para sociedades inversoras
Flujos de efectivo descontados de las ganancias esperadas.
Precios definidos sobre la base de modelos de valoracin de
opciones y modelos de flujos de efectivo descontados.

Baja en cuentas
Activos financieros:
Para poder dar de baja un activo financiero de la contabilidad, CAFAM tiene que
perder el control de los derechos contractuales, esto podra ocurrir cuando:
Se realizan los beneficios del instrumento (una cuenta por cobrar o un prstamo
es pagado por el deudor)
Los derechos expiran (una opcin caduca al no es ejercida en la fecha acordada)
CAFAM transfiera a terceros los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del
activo financiero.
CAFAM, a pesar de haber conservado algunos riesgos y ventajas inherentes a la
propiedad significativos, ha transferido el control del activo a otra parte, y sta
tiene la capacidad prctica de vender el activo en su integridad a una tercera
parte no relacionada y es capaz de ejercer esa capacidad unilateralmente y sin
necesidad de imponer restricciones adicionales sobre la transferencia.
En relacin con las ventas de activos financieros, CAFAM debe responder a todas las
siguientes preguntas de manera negativa para hacer efectiva la baja del
instrumento financiero de la contabilidad:
El cedente tiene derecho a readquirir el activo? A menos que el bien se pueda
conseguir fcilmente en el mercado o la readquisicin sea pactada a un precio
que es igual al valor razonable.
El cedente tiene la obligacin de asumir el pago si el tercero no cumple su
obligacin?
Ha conservado el cedente sustancialmente todos los riesgos y rendimientos de
la propiedad del activo?
Pasivos financieros:
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En relacin con los pasivos financieros, estos se dan de baja de la contabilidad si la
responsabilidad se ha extinguido, esto podra ocurrir cuando:
Sea pagada (un acreedor paga el pasivo)
Se cancelado (condonacin de una deuda)
Los derechos expiran (opcin que pas su fecha de vencimiento)
Reintegro de cuentas por cobrar
Si en periodos posteriores, el valor de la prdida por deterioro del valor disminuyese
y la disminucin pudiera ser objetivamente relacionada con un evento posterior al
reconocimiento del deterioro (tal como una mejora en la calificacin crediticia del
deudor), la prdida por deterioro reconocida previamente ser revertida, ya sea
directamente o mediante el ajuste de la cuenta de deterioro de cuentas por cobrar
que se haya utilizado.
La reversin no dar lugar a un valor en libros del activo financiero que exceda al
costo amortizado que habra sido determinado si no se hubiese contabilizado la
prdida por deterioro del valor en la fecha de reversin. El valor de la reversin se
reconocer en el resultado del periodo.
Cobro de intereses
Los intereses moratorios son aquellos que sancionan la conducta remisa del deudor,
que se aplica una vez se haya vencido el plazo del pago.
La caja de compensacin familiar CAFAM en su definicin para el cobro de su
cartera comercial, no cobrara inters de mora sobre el vencimiento de sus facturas,
en ningn caso que se presente.
Presentacin y revelaciones
CAFAM revelar la siguiente informacin para cada clase de instrumentos
financieros:
La siguiente informacin a revelar hace referencia a la informacin a revelar para
pasivos financieros medidos al valor razonable con cambios en resultados. Las
entidades que solo tienen instrumentos financieros bsicos (y, por lo tanto, no
aplican la Seccin 12) no tendrn ningn pasivo financiero medido al valor
razonable con cambios en resultados y, por lo tanto, no necesitarn revelar esta
Informacin.

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Estado de situacin financiera categoras de activos financieros y pasivos
financieros
CAFAM revelar los importes en libros de cada una de las siguientes categoras de
activos financieros y pasivos financieros en la fecha sobre la que se informa, en
total, en el estado de situacin financiera o en las notas:
(a) Activos financieros medidos al valor razonable con cambios en resultados
(b) Activos financieros que son instrumentos de deuda medidos al costo amortizado
(c) Activos financieros que son instrumentos de patrimonio medidos al costo menos
deterioro de valor.
(d) Pasivos financieros medidos al valor razonable con cambios en resultados
(e) Pasivos financieros medidos al costo amortizado
(f) Compromisos de prstamo medidos al costo menos deterioro del valor
CAFAM revelar informacin que permita a los usuarios de sus estados financieros
evaluar la significatividad de los instrumentos financieros en su situacin financiera
y en su rendimiento. Por ejemplo, para las deudas a largo plazo, esta informacin
normalmente incluira los plazos y condiciones del instrumento de deuda (tal como
la tasa de inters, vencimiento, plazos de reembolso y restricciones que el
instrumento de deuda impone a la entidad).
Para todos activos financieros y pasivos financieros medidos al valor razonable,
CAFAM informar sobre la base utilizada para determinar el valor razonable, esto es,
el precio de mercado cotizado en un mercado activo u otra tcnica de valoracin.
Cuando se utilice una tcnica de valoracin, la entidad revelar los supuestos
aplicados para determinar los valores razonables de cada clase de activos
financieros o pasivos financieros. Por ejemplo, si fuera aplicable, una entidad
revelar informacin sobre las hiptesis relacionadas con las tasas de pagos
anticipados, las tasas de prdidas estimadas en los crditos y las tasas de inters o
de descuento.
Si ya no est disponible una medida fiable del valor razonable para un instrumento
de patrimonio medido al valor razonable con cambios en resultados, la entidad
informar sobre este hecho.

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2.

SITUACIN

ACTUAL

2.1. Flujograma de proceso actual


2.1.1 Flujograma procedimiento manejo de inversiones- tesorera

Grafica 1 - Flujograma Proceso Actual 1

Actualmente las entidades financieras no le cobran a CAFAM las comisiones por


estudios de crditos, por lo tanto no se tienen costos de transaccin en la
adquisicin de inversiones.

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Con el nimo de mitigar el riesgo por la fluctuacin del precio de Energa, CAFAM
realiza una cobertura, adoptando la utilizacin de un instrumento derivado (Futuro)
que permite fijar, establecer y negociar de manera anticipada un precio x por
kw/h, de energa a consumir en un periodo futuro.
La negociacin anticipada del valor Kw/h permitir que
independiente del
comportamiento del precio de bolsa de energa, CAFAM siempre pagar el precio
negociado por el periodo que realiz la cobertura.
2.1.2 Flujograma procedimiento obligaciones financieras - tesorera

Grfica 2 Flujograma Procedimiento Obligaciones Financieras

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2.1.3 Flujograma procedimiento generacin pagos SAP tesorera

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Grfica 3 Flujograma Procedimiento Generacin Pagos SAP-Tesorera

Nota: Si se llega a presentar el no pago oportuno de una factura, no est


contemplado el pago de intereses por mora, el efecto sera la prdida del descuento
financiero que se establece por el no pago en la fecha establecida por el proveedor
para ste beneficio.

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2.1.4. Flujograma procedimiento cartera empresarial

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Grfica 4 Flujograma Procedimiento Cartera Empresarial

Segn el decreto 2649 se establecen los siguientes porcentajes para el clculo de la


provisin:

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2.1.5 Flujograma procedimiento de provisin de cartera empresarial

Grfica 5 Flujograma Procedimiento De Provisin de Cartera Empresarial

Calculos de provisin de cartera empresarial


Circular externa 012 de la Superintendencia del subsidio familiar
15%
25%
25%
50%
75%
100%
60-90 DIAS 90-120 DIAS 120-180 DIAS 180-270 DIAS 270-360 DIAS >360 DIAS
Sistemas de provisiones en la cartera de programas de salud

5%
90-120
DIAS

5%

10%

10%

100%

120-180 DIAS180-270 DIAS270-360 DIAS >360 DIAS

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2.1.6 Flujograma procedimiento cartera colegio

Grfica 6 Flujograma Procedimiento De Cartera de Colegio

Nota:
Si los padres de familia persisten en mora por ms de 60 das se realiza clculo de
intereses moratorios.
INTERES POR MORA:
La matrcula constituye un contrato por medio del cual se presta un servicio. Por
esto el establecimiento educativo puede determinar los intereses de mora
respectivos si el valor de la pensin no se cancela dentro de los plazos establecidos.
Esa decisin debe tomarla a travs del gobierno escolar, el cual est conformado
por el Rector, el Consejo Directivo y el Consejo Acadmico.
La Secretaria de Educacin Distrital (SED) advirti que los colegios podrn cobrar
intereses en un porcentaje que no supere las tasas por mora autorizadas por la
Superintendencia Financiera, cuando los padres de familia se atrasen en el pago de
las tarifas educativas.

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2.1.7 Flujograma procedimiento venta de seguros de vida e incendio a deudores

Venta de seguros de vida y de incendio a los deudores: el proceso


inicia en Credisystem con la creacin de la cuenta por cobrar al deudor por
el concepto del seguro de vida y de incendio, registrndose la cuenta por
cobrar contra un genrico de seguros deudores.
Contabilizacin de seguro desempleado
C.C. Cta SAP
Nombre Cuenta
Ceco/DIV
Dbitos
Crditos
FOM27
CxC 13171002
01
Visf
XXXX
GENERICO
DE
21 SEGFOM SEGUROS VIDA
Ceco
XXXX
El rea de cartera enva a la aseguradora la relacin de los clientes para
que emita la cuenta de cobro y se registra en SD mediante una cuenta
de cobro genrica para realizar creacin de la cuenta por cobrar
genrica y posterior giro en el mdulo MM.

Contabilizacin de seguro SD
C.C. Cta SAP
Nombre Cuenta
Ceco/DIV
Dbitos
CxC 13171002
01 SEGFOM
Visf
XXXX
2815450 Ingresos recibidos de
31
6
terceros
Ceco

Crditos

XXXX

2.1.8. Flujograma proceso de crdito


A. Modalidades de crdito
Para propsitos de informacin, evaluacin de riesgo crediticio, aplicacin de
normas contables y constitucin de provisiones, entre otras, la cartera de crdito se
clasifica en las siguientes dos modalidades: Crdito de Consumo y Vivienda.
A.1. Crditos de lnea de Consumo

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Brindar medios de financiacin con recursos propios o de terceros a los afiliados y
empresas afiliadas, con el fin de facilitar la realizacin de sus proyectos de forma
oportuna y rentable.
Se establece que el solicitante del crdito ser nicamente el afiliado el cual tendr
acceso al servicio de crdito siempre y cuando cumpla con las polticas establecidas
por el Departamento de Crdito.
El plazo de las operaciones de crdito estar en funcin en primer trmino, por el
mximo reglamentado en la lnea de crdito y, en segunda instancia, por el destino
de los recursos, el monto de la solicitud y la capacidad de pago del solicitante.
La Caja aceptar garantas personales y admisibles de acuerdo a la definicin de la
lnea de crdito, mecanismo de pago y cuanta. Una vez otorgado el crdito se
requiere constituir las seguridades que se aprobaron en el mismo, en el caso de
garantas admisibles, el Departamento Jurdico debe dar su concepto, adelantar el
trmite respectivo, y suministrar el documento final para la legalizacin, con lo cual
se programar el respectivo desembolso, siendo responsabilidad de la unidad de
cartera su control y seguimiento.
Igualmente se deben asegurar lo diferentes tipos de bienes dados en garanta, para
lo cual la pliza tendr como beneficiara a la Caja. La garanta se constituir a
partir de la firma con un agente asegurador, para aquellos crditos nuevos, se
constituir una pliza de seguro, que permita cubrir el saldo de la deuda en caso de
muerte o incapacidad total del deudor principal (seguro de vida), descontando la
prima en cada cuota mensual, en caso de que el deudor quede desempleado la
aseguradora cubrir cuatro cuotas del crdito aprobado al deudor (Seguro al
desempleo, este seguro es opcional) y en caso de vencimiento en las cuotas
pactadas con el deudor (Seguro de Crdito) la aseguradora cubrir el monto
adeudado.
La cuanta mxima a que puede acceder un afiliado es aquella determinada por su
capacidad de pago.
Las tasas de inters sern establecidas peridicamente y vigentes desde la fecha
de emisin por parte de la Subdireccin Planeacin y Gestin Financiera mediante
memorando interno de acuerdo con la situacin del mercado, legislacin bancaria y
flujo de caja de la corporacin, la Caja colocar los recursos a tasas fijas de acuerdo
a la categora del afiliado, se efectuar en cuotas mensuales durante el plazo del
crdito para el caso de los crditos de consumo para las otras modalidades de
crdito hipotecario
el pago de la cuota estar definida por las polticas
respectivas, en caso en que el crdito se ponga en mora se establece la tasa
mxima legal certificada por la Superintendencia Financiera.

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del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

La evaluacin y anlisis de riesgo permitir mitigar el riesgo del crdito aceptado


por la Caja; cada operacin de crdito para ser aprobada debe contener una
evaluacin previa, donde el solicitante y sus codeudores demuestren que cumplen a
satisfaccin con las polticas establecidas por el Departamento de Crdito.
Una vez aprobada la solicitud de crdito se realizar el desembolso mediante el
mecanismo que el cliente haya escogido.
Al vencimiento de cada una de las cuotas el mecanismo de pago puede ser a travs
de descuentos por nmina, es decir crdito por libranza o por pagos directamente
en la centrales de servicio, puntos de venta o caja general.
En el caso del no pago oportuno de los crditos la Unidad de Cobranzas del
Departamento de Crdito buscar recuperar la cartera colocada, a travs del pago
total o parcial de los valores en mora y debe llevarse a cabo de forma tal que
asegure la permanencia de los clientes de fomento.
Lneas de crdito
Se entiende como lnea de crdito una modalidad especial de prstamos a otorgar
bajo condiciones determinadas, con el objeto de controlar y colocar apropiadamente
los recursos de la Caja, de acuerdo a su objeto social.
La Subdireccin de Planeacin y Gestin Financiera,
disear e implementar
nuevas lneas de crdito de acuerdo a las necesidades bsicas de los afiliados, y al
marco legal que regula a la Organizacin y alineados a la actividad crediticia.
Su mecanismo de publicacin ser a travs de circular, debidamente avalada por la
Subdireccin, en donde se estipule el objetivo de la lnea, beneficiarios, destino de
los recursos, condiciones financieras y otros aspectos que permitan dar claridad de
los objetivos propuestos y dentro de los parmetros generales establecidos en las
normas vigentes.
Las siguientes son las lneas de crdito vigentes en la Caja:

LINEA
Educacion
Recreacion

DESTINO
PLAZO
Estudios superiores, Matriculas y pensiones, 6 a 60 meses
tiles escolares.
Viajes, alojamiento, porcin terrestre, Otros 6 a 60 meses
programas vacacionales.
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Reimplementacin
Salud
Libre inversin
Vivienda

Planes Complementarios para tratamientos 6 a 60 meses


mdicos y odontolgicos. Cirugas en
general.
6 a 60 meses
Libre destinacin.
Compra, Remodelacin, Pago o abono a 6 a 120 meses
Hipoteca, Pago de impuestos.

Credisubsdio
Crditos otorgados a los afiliados que tienen 3 A 6 Meses
(slo categora A beneficio de subsidio, los recursos de esta
yB)
lnea estn orientados al uso de los
servicios
CAFAM
(Recreacin,
Salud,
Supermercados,
Concesiones,
Colegio,
Centro de Educacin para el Trabajo), la
forma de pago es con cruce de cuentas con
Credicafam
Pago de servidos prestados por la caja 6 a 36 meses
(agenda de viajes, Salud, mercadeo en
compras
de
electrodomsticos,
gasodomesticos, miscelneos)

TASAS DE CREDITOS CON CONVENIO DE DESCUENTO POR NOMINA


CREDISUBSIDIO CREDICAFAM
LIBRE INVERSION SALUD
CREDICAFAM LIBRE INVERSION
EDUCACIN RECREACIN Y
SALUD EDUCACIN
VIVIENDA
RECREACIN Y VIVIENDA
6-12 MESES
13-60 MESES
CATEGOR T. Nominal
CATEGORI T. Nominal
T.
IA
MV
T. Efectiva
A
MV
Efectiva
A
14%
14.93%
A
17%
18.39%
B
15%
16.08%
B
17.50%
18.97%
C
16%
17.23%
C
18%
19.56%
Categora tarifarias (ley 789/02, dr 827, abril 4/03)
Categora A Hasta dos (2) SMLV
Categora B Ms de dos (2) SMLV y hasta cuatro (4) SMLV
Categora C ms de cuatro (4) SMLV

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Reimplementacin
Las tasas de inters de los crditos cuyo medio de pago sea diferente a las
establecidas en el convenio de descuento por nmina o retencin del subsidio en
efectivo, tendrn dos (2) puntos adicionales.
Todas las operaciones de crditos contarn con un seguro de desempleo y/o un aval
del Fondo de Garantas de Antioquia o su equivalente.
Sistemas de amortizacin
La amortizacin del crdito consiste en la devolucin gradual del crdito otorgado al
afiliado, o la reduccin de los valores mediante pagos peridicos. La Caja otorgar
flexibilidad para que los afiliados elijan algunos de los siguientes sistemas de
amortizacin:
Amortizacin mensual, cuota fija en pesos durante la vida del crdito.
Amortizacin mensual, cuota con tasa variable (DTF) ms un spread.
Amortizacin mensual, cuota decreciente.
Amortizacin mensual, cuota fija con abonos a capital peridicos.
Amortizacin mensual con abono constante a capital.
La modalidad de la amortizacin puede ser semanal, mensual, bimestral, trimestral
y semestral, con posibilidad de periodos de gracia o periodos muertos.
A.2. Credito vivienda
Son crditos de vivienda, dependiente del monto, aquellos otorgados a personas
naturales destinadas a la adquisicin de vivienda nueva o usada, o a la construccin
de vivienda individual.
Crditos de vivienda de Inters Social (VIS)
La Organizacin otorga una lnea de crdito de largo plazo para adquisicin o
construccin de vivienda en sitio propio de acuerdo con la expedicin del decreto
1749/2000 modificado por el decreto 2620 de 2000, el cual autoriz a las Cajas de
Compensacin Familiar a destinar hasta el 30% de la proyeccin del FOVIS, para
financiar la adquisicin de vivienda a los beneficiarios del subsidio, recursos que se
deben reintegrar en un plazo de 5 aos.
La Organizacin destinar recursos del Fondo de Subsidio para Vivienda de Inters
social (FOVIS) y aquellos recursos otorgados por Findeter para operaciones de
redescuento de crditos y microcrditos inmobiliarios para vivienda de inters
social, con intermediacin de las entidades autorizadas en los decretos No. 2481 y
3165 de 2003; para financiar a aquellos beneficiarios del subsidio que no han
encontrado en el sector financiero la oferta suficientes de crditos para financiar
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vivienda para grupos familiares cuyos ingresos no superen los 4 salarios mnimos
legales vigentes.
Igualmente se colocarn a travs de esta lnea, crditos con recursos propios para
adquisicin de vivienda NO clasificada como de inters social.
Esta lnea est orientada a los afiliados de CAFAM cuyas empresas hayan firmado
convenio para descuento por nmina.
Para los crditos otorgados con recursos del FOVIS, se deben orientar segn lo
establecido por el decreto 1749/2000, para:
Compra de vivienda o construccin en sitio propio de soluciones cuyo valor no
supere los 70 salarios mnimos legales vigentes, cuando el avance de la obra no
supere el 30% de la construccin.
Para crditos otorgados con recursos propios:
Adquisicin de viviendas proyectadas, en proceso de construccin o ya concluidas
nuevas o usadas, incluso las prefabricadas.
Construccin de
prefabricadas

vivienda

propia

incluyendo

la

construccin

de

viviendas

Reparacin, ampliacin o subdivisin de vivienda usada de propiedad del


solicitante, o para la adquisicin de las unidades resultantes.
Adquisicin de lotes que cuenten con servicios de alcantarillado, acueducto, energa
elctrica, y vas de acceso.
Construccin y adquisicin de edificaciones diferentes de vivienda, tales como:
garajes, locales, oficinas y bodegas.
Las garantas a constituir son:
Hipoteca en primer grado constituida y registrada a favor de CAFAM.
Codeudor solvente, que no pertenezca al grupo familiar.
Firma de pagar y libranza para descuento por nmina.
Si el solicitante no pudiera cubrir la cuota por efecto de la limitacin para descuento
por nmina, el siguiente en importancia en ingresos familiares deber firmar como
deudor solidario.

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Para efectos del estudio de ttulos y legalizacin de las garantas hipotecarias, el
Departamento de Crdito entregar al Departamento Jurdico de CAFAM los
documentos necesarios para su evaluacin, concepto y elaboracin de la respectiva
minuta y escritura de hipoteca en primer grado a favor de CAFAM.
Todo crdito hipotecario deber estar amparado por los siguientes seguros:
Seguro de Incendio y Terremoto: El cual deber constituirse sobre el valor
destructible del inmueble que esta amparando el crdito hipotecario.
Seguro de Vida: Deber ser tomado por el titular del crdito.
El plazo mximo de financiacin ser de hasta 10 aos.
Amortizacion y pago de intereses
El afiliado podr elegir entre los siguientes sistemas de amortizacin:
Amortizacin mensual, cuota fija en pesos durante la vida del crdito.
Amortizacin mensual, cuota en pesos con incremento anual.
Amortizacin mensual, cuota en UVR
Para efectos de la tasa de inters sta puede ser de tipo variable U.V.R. ms unos
puntos, o la tasa fija tradicional estipulada para los crditos otorgados por CAFAM.
El Departamento de Crdito realizar el estudio correspondiente de la solicitud de
crdito as:
Anlisis de la promesa de compra - venta y determinar si se ajusta a vivienda de
inters social.
Para crditos VIS, tener aprobado subsidio de vivienda de inters social.
Tener constituida cuenta de ahorro programado, con saldo no inferior al 5% del
valor de la vivienda a comprar.
Primera revisin y anlisis del certificado de tradicin y libertad del bien objeto de la
compra.
Es recomendable tener en cuenta para el estudio de la capacidad econmica de los
solicitantes del crdito nicamente los ingresos del grupo familiar, incluyendo a
dems de los ingresos bsicos los dems ingresos fijos del cliente.
Capacidad de descuento por nmina del solicitante. En este caso, si no existe
capacidad suficiente de descuento por nmina, obtener de la empresa la
autorizacin para superar el 50% de los ingresos fijos del solicitante.

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Capacidad de pago, teniendo en cuenta que sumadas las obligaciones totales, no se
pueden comprometer ms del 60% de los ingresos familiares.
Todas las solicitudes de crdito hipotecario deben ser estudiadas y decididas en
comit.
Las solicitudes de crdito se organizan y se elabora la agenda para la reunin del
comit.
La agenda debe especificar; tipo de solicitud, clase de prstamo, monto solicitado,
solicitante, datos relevantes del solicitante y consideracin del analista a cerca de la
solicitud.
Reunido el comit de crdito, se analiza la informacin y documentacin
suministrada por el solicitante, as como el anlisis del crdito presentado.
El solicitante del crdito, codeudores y otros se acercan a la Caja a firmar el pagar
que como garanta personal que respaldar el crdito.
A.3. Compra de cartera
CAFAM realiza la compra de cartera de crditos de consumo a otras cajas de
compensacin. CAFAM compra la cartera con las mismas condiciones de los crditos
otorgados por la otra Caja de Compensacin a sus clientes.
La legalizacin de esta compra se realiza con una carta de compromiso en el
cual se compromete la otra caja a entregar los pagars endosados 10 das
despus de desembolsarse el crdito.
Para esto la Organizacin se har acreedor de los pagars de los crditos
adquiridos en el contrato de compra de cartera y como contraprestacin CAFAM
pagar una suma de dinero equivalente a la cartera adquirida.
Una vez perfeccionado el contrato CAFAM vincular e ingresar cada uno de los
crditos adquiridos en el aplicativo para la administracin de los mismos (ECredisystem); con lo que posteriormente se proceder de la misma forma que con
un crdito al afiliado.
A.4. Venta de cartera
A.4.1 Con pacto de Recompra

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CAFAM realiza la venta de cartera a una entidad financiera la cual adquiere por una
suma de dinero la propiedad de los ttulos de crdito (Pagares) y se obliga a
transferir a CAFAM a la vista o a un plazo convenido la propiedad de los mismos
ttulos objetos de su inicial entrega en contra del reembolso del prstamo por parte
de CAFAM ms el reconocimiento de unos intereses pactados al inicio del contrato
de Venta.
La entidad financiera no busca la adquisicin de unos determinados ttulos valores
sino la concesin de un crdito a su cliente, para lo cual los recibe en propiedad,
pero se compromete, al mismo tiempo, a retransmitrselos en especie o por su
equivalente contra el reembolso de la suma entregada ms una remuneracin, que
precisamente explica el inters del reportado de disponer durante un determinado
tiempo de tales recursos1"
El Departamento de Crdito realiza operaciones de venta de cartera con las
entidades financieras con el compromiso de recompra en un plazo y con las
condiciones establecidas por el adquirente de la cartera.
El departamento de crdito administra y recauda la cartera. La administracin de la
cartera comprender el recaudo de las sumas debidas por los clientes que
conforman la cartera vendida. De acuerdo a la negociacin CAFAM no reembolsar
las sumas recaudadas sino que sustituir cada uno de los pagos recibidos por
pagares vigentes de monto similar.
Al finalizar el periodo acordado CAFAM cancelar el valor total de las cuentas por
cobrar entregadas para realizar la recompra de la cartera vendida.
A.4.2 .Descuento de cartera
En el descuento de cartera CAFAM recibir una suma de dinero por parte del banco,
mediante la transferencia como contraprestacin de crditos no vencido a cargo de
un tercero. El monto de la entrega realizada por el banco est determinado por el
valor del crdito transferido menos el inters equivalente al plazo pendiente entre la
fecha del descuento y la del vencimiento del ttulo.
El banco concede un prstamo a CAFAM cobrando anticipadamente los intereses y
que CAFAM le transfiere los crditos a cargo de tercero que habilita al banco
descontar para recuperar directamente la suma entregada, siempre bajo la garanta
de CAFAM en el sentido de que devolver la suma recibida, de no ser
oportunamente pagada por el deudor del crdito cedido.

Concepto No 2000030400-1 de Septiembre 26 de 2000. Superintendencia Financiera de Colombia


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Cuando el crdito se otorgue mediante el descuento de ttulos-valores y stos no
sean pagados a su vencimiento, podr el banco, a su eleccin, perseguir el pago de
tales instrumentos o exigir la restitucin de las sumas dadas por stos 2 .
Obtener recursos con la venta de la
cartera corriente de los crditos de
fomento a un plazo de tres meses, esto con el fin de obtener capital de trabajo
y mejorar los resultados en sus balances para as poder lograr su fortalecimiento
frente a la competencia y acceder a crditos de la banca tradicional con un mayor
plazo.
Ventajas:
Sus principales ventajas son:

Obtencin de financiacin inmediata.


Optimiza su flujo de caja.
Incrementa el efectivo y aumenta su liquidez.
Disminuye sus cuentas por cobrar.

Condiciones de venta
La venta de cartera se pacta al 17 % E.A, Plazo tres meses , la
administracin de la cartera la realizara la seccin de Fomento mediante el
control de los recaudos , ingresos por intereses y saldos de la cartera
B. Modelo tributario
B.1.Marco Legal
Ley 21 de 1982, Articulo 41
Ley 21 de 1982, Articulo 41
Ley 789 de 2002, Articulo 16

Interfas
1
e
Correcta

Ley 789 de 2002, Articulo 20


Circular 12 del 27072010 S.F.

Devolucin
de Interfase

Cdigo de Comercio (Ley 222 de 1995). Articulo 1407. <Otorgamiento del Crdito mediante el otorgamiento de
ttulos valores>
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C. Provisiones
C.1.

Provisiones cartera de crditos

Para efectos del reconocimiento de prdidas o provisiones de la cartera de crditos


se deben adoptar como mnimo las categoras, calificaciones de riesgo,
clasificaciones y porcentajes establecidos en los modelos de referencia establecidos
por la Superintendencia Financiera de Colombia (Circular bsica financiera y
contable - CE 100 de 2005 - Captulo II - Reglas relativas de la gestin del riesgo
crediticio) y dems normas que adicionen, modifiquen o complementen dicho
captulo as:
Modalidades de crdito:
Clasificacin SFC

Consumo

Clasificacin SSF (Res 0537 de


2009)
Consumo (libre inversin)
Salud
Educacin
Recreacin y turismo
Otros
Vivienda sin hipoteca

Vivienda
Microcrdito

Vivienda con hipoteca


Microcrdito con recursos externos
Microcrdito Fonede
Microcrdito con recursos propios

Comercial

N/A

Con base en la regulacin de la Superfinanciera arriba citada existirn dos tipos de


provisiones:
1.1.
Provisin general: corresponde como mnimo al uno por ciento (1%)
sobre el total de la cartera de crditos bruta.
1.2.
Provisiones individuales o especficas: son las provisiones que
reflejan el riesgo crediticio particular de cada deudor.
Los porcentajes de provisin individual se establecen dependiendo de la
modalidad de crdito y de la clasificacin del riesgo de crdito, y aumentan
en funcin a la altura de mora (das de mora).
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Se presenta a continuacin el cuadro resumen con los porcentajes que como


mnimo se deben adoptar en lo sucesivo para cada lnea de crdito en el clculo de
las
provisiones
de
la
cartera
de
crditos:

Las categoras para la calificacin del riesgo crediticio, segn la Superfinanciera,


son:
Categora A o riesgo normal
Categora B o riesgo aceptable superior al normal
Categora C o riesgo apreciable
Categora D o riesgo significativo
Categora E o riesgo de incobrabilidad
Consideraciones especiales de los crditos en el sistema del subsidio
familiar:

Excepto para Microcrditos se podrn considerar menores provisiones


a partir de un da de mora y no de cero (0) como lo estipula la
Superintendencia Financiera de Colombia, cuando el crdito se pague a
travs de deduccin de nmina y el trabajador se encuentre activo
como afiliado en la base de datos de la respectiva Caja de
Compensacin Familiar. En caso contrario, es decir, el crdito se paga
en efectivo y el trabajador se encuentre retirado de la respectiva Caja
de Compensacin Familiar, se provisionar desde cero (0) das de
mora.

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Para cualquier tipo de crdito en el que el trabajador pignora o


compromete la cuota monetaria del Subsidio Familiar como parte del
abono esperado y si ste se recibe efectivamente en el mes, se
provisionar un menor valor calculado as:

Paso 1: Se calcula el porcentaje de participacin que tiene la cuota monetaria sobre


el total de la cuota mensual a pagar por el crdito.
Paso 2: Dependiendo de la altura de mora que tenga el crdito se halla el
porcentaje de provisin establecido en el cuadro anterior.
Paso 3: El porcentaje que se hall en el paso 2 se multiplica por el porcentaje del
paso 1.
Paso 4: El valor que dio en el paso 3 se le resta al porcentaje del paso 2.
Las Cajas de Compensacin Familiar podrn implementar SARC (Sistemas de
Administracin de Riesgo Crediticio) que incluyan modelos propios de prdidas
esperadas, siempre y cuando sean dichos modelos construidos con los requisitos y
lineamientos vigentes de la Superfinanciera para dichos efectos y aprobados previa
a su implementacin por los respectivos Consejos Directivos.
Las prdidas esperadas calculadas por dichos modelos podrn ser inferiores a los
porcentajes estipulados en esta Circular, siempre y cuando cumplan los requisitos
arriba citados.

Proceso macro de crdito

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Grfica 1 Proceso Macro de Crdito

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2.2. Descripcin de actividades proceso actual


2.2.1 Manejo de inversiones
Se Gestiona la constitucin y redencin de inversiones para garantizar rentabilidad
y flujos adecuados de fondos, procurando las mejores tasas, plazos y minimizando
el riesgo.
ID

ROLES

ENTRADAS

ACTIVIDAD

SALIDAS

1.

Inicio del Procedimiento

2.

Determinar excedentes de tesorera para


Instruccin
invertir
para redimir o
El jefe del departamento determina si dentro
constituir
del desarrollo de cumplimiento operativo, el
inversin
flujo de caja le permite realizar una inversin.

3.

4.

5.

Jefe
Departamen Instruccin
to Tesorera

Definir y cotizar tasas de inversin en el


mercado financiero
El jefe del departamento determina dentro del
marco de
los lineamientos internos y la
Instruccin
reglamentacin
inherente a los recursos y,
Jefe
para redimir despus de analizar la situacin econmica y
Departamen
o constituir de mercados, el inters de invertir en cuanto a
to Tesorera
inversin
plazos y tipo de tasa. Posteriormente da la
instruccin al analista de tesorera de cotizar
con las
diferentes entidades financieras y
evala dentro del mercado secundario la mejor
alternativa de inversin.
Elaborar carta de solicitud de inversin
El analista de tesorera elabora comunicacin
dirigida a
la entidad financiera donde se
Analista de Propuesta
estipula plazo, tasa y monto de inversin. As
Tesorera
de inversin mismo elabora comunicacin al administrador
del depsito de valores informando la
operacin para la respectiva recepcin de los
ttulos.
Tramitador
Comunicaci
Recoger firmas
de
n sin
Documentos firmas
El tramitador de documentos se encarga de

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Instruccin
para elaborar
comunicacin

Comunicado
para firmas

Comunicacin
firmada

Documento de Definicin
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Comunicaci
n con

completar firmas bancarias.


Entregar
comunicado
a
entidades
financieras
El tramitador se desplaza a la entidad
financiera y entrega la comunicacin, donde le
sellan copia de la misma.
Verificar el ingreso del ttulo
El analista de tesorera verifica el ingreso del
ttulo en la cuenta de CAFAM, en el depsito de
valores.
Efectuar registro contable de la inversin

6.

Tramitador
de
Documentos firmas

7.

Analista de
Tesorera

Titulo valor

8.

Analista de
Tesorera

Copia
Nmero de
sellada de la
registro
El
analista
registra
en
el
sistema
SAP
la
comunicaci
contable
contabilizacin
de
la
inversin
realizada.
n

Verificar
fecha
de
redencin
de
inversiones
Vencimiento El
analista
controla
peridicamente
el
Analista de
9.
s de
vencimiento de las inversiones y verifica los
Tesorera
inversiones montos recibidos respecto a lo establecido
para cada inversin; igualmente valida el
ingreso de los recursos.
Elaborar carta de redencin de inversin
De acuerdo a la definicin dada por el jefe del
10. Analista de
el
analista
realiza
la
Comunicado departamento,
Tesorera
comunicacin al Administrador del depsito de
valores dando instrucciones
respecto al
proceder con los recursos ingresados.
Comunicaci Recoger
firmas
para
redencin
de
Tramitador
n sin
inversin
11.
de
El tramitador de documentos se encarga de
Documentos firmas
completar firmas bancarias.
Comunicaci Entregar comunicado de redencin a
n con
entidades financieras
Tramitador
12.
de
El tramitador se desplaza a la entidad
documentos firmas
financiera y entrega la comunicacin donde le
sellan copia de la misma.
Efectuar registro contable de redencin
13. Analista de Comunicaci de inversin
Tesorera
n sellada
El analista genera los respectivos registros
contables de rendimientos y redenciones.
14. Analista de Titulo valor Efectuar registro contable de causacin
Tesorera
de intereses

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Comunicacin
con sello de
recibido
Nmero de
registro
contable

Nmero de
registro por
maduracin de
ttulo

Comunicado
sin firmas

Comunicacin
firmada

Comunicacin
entregada

Nmero de
registro
Nmero de
registro

Documento de Definicin
del Proceso
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Reimplementacin
El analista de tesorera de manera mensual y
de acuerdo con las especificaciones de cada contable
ttulo, realiza la acusacin de los rendimientos.
Garantizar la Operacin
El jefe de la seccin de operaciones financieras
Jefe Seccin
Instruccione debe coordinar y hacer seguimiento para que Operaciones
15. Operaciones
s impartidas las operaciones se cumplan dentro del horario realizadas
Financieras
establecido y de acuerdo a la definicin dada.
As mismo debe velar por la debida
contabilidad de la operatividad de inversiones.
16.
Fin del Procedimiento

2.2.2 Obligaciones Financieras


Atender de acuerdo a las polticas trazadas por el consejo directivo de la Caja las
necesidades de crdito de la organizacin en las mejores condiciones de costo,
oportunidad y beneficio.
ID

ROLES

ENTRADAS

1.

2.

Informacin
Financiera
solicitada por
las
entidades,
solicitar
Jefe
cupos de
Departamen acuerdo a las
to Tesorera necesidades
de plazo y
tamao
esperado de
endeudamie
nto de
CAFAM

3.

Jefe
Visto bueno
Departamen necesidad
to Tesorera crdito

4.

Jefe

Realizacin

ACTIVIDAD

SALIDAS

Inicio del Procedimiento


Gestionar cupo de endeudamiento con las
entidades financieras

El jefe de departamento da la instruccin al


Analista de Tesorera para actualizar informacin
a las Entidades Financieras para evaluacin de
cupos, y solicita los cupos dependiendo de la
necesidad de crdito, plazo

Cupos de
crdito
aprobado
por las
Entidades
Financieras

Determinar necesidades de endeudamiento Orden de


realizacin
segn flujo de caja
de
El jefe de departamento evala las necesidades comunicaci
que posee para cubrir rubros del flujo de caja.
n
Cotizar tasas con entidades financieras
Comunicaci

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n a entidad
El jefe de departamento negocia la tasa, el plazo y financiera
las condiciones del crdito con las entidades sin visto
financieras.
bueno ni
firmas
Comunicaci Aprobar tasa
Comunicaci
Jefe
n a entidad
n a entidad
Departamen financiera sin El jefe del departamento, con la firma del financiera
comunicado, aprueba la tasa convenida con la con primera
to Tesorera visto bueno
entidad financiera.
ni firmas
firma
comunicaci Elaborar carta solicitud de endeudamiento
Comunicaci
n a entidad
n a entidad
Analista de
financiera
El analista elabora la carta, dirigida a la entidad financiera
Tesorera
con primera financiera, para iniciar gestin de endeudamiento. con visto
firma
bueno
de
Departamen
comunicaci
to Tesorera
n

5.

6.

Obtener firmas y entregar comunicado a las Comunicaci


n a entidad
entidades financieras
financiera
El tramitador se encarga de completar firmas con visto
7.
bancarias, se desplaza a la entidad financiera y bueno y
entrega la comunicacin donde le sellan copia de firmas
la misma.
completas
Efectuar
registro
contable
de
Copia sellada
Copia
endeudamiento
Analista de de la
sellada de la
8.
El analista de tesorera causa la obligacin en el
Tesorera
comunicaci
comunicaci
sistema SAP con las respectivos soportes
n
n
requeridos.
Verificacin vencimiento para pago de
Vencimientos obligaciones
Analista de
Nmero de
9.
de
Se controla peridicamente el vencimiento de las
Tesorera
registro
obligaciones obligaciones, para generar los respectivos
desembolsos.
Obtener valor de intereses y abono a capital
para pago de obligaciones
10. Analista de Informacin
El analista de tesorera, al determinar el Comunicado
Tesorera
financiera
vencimiento, indaga por tasas de inters para
generar el pago.
Elaborar carta para pago de intereses y
capital
11. Analista de
Comunicado
Comunicado
Tesorera
El analista de tesorera elabora comunicado para
cancelar intereses causados.
Obtener firmas
Tramitador
12.
Comunicaci
Comunicado
de
El tramitador se encarga de completar firmas firmado
n sin firmas
Documentos
bancarias.
13. Tramitador
Comunicaci Entregar comunicado a las entidades
Comunicado
Comunicaci
Tramitador
n a entidad
de
financiera
documentos con visto
bueno

Pgina 54 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
financieras
El tramitador se desplaza a la entidad financiera y
entrega la comunicacin donde le sellan copia de
la misma.
Efectuar registro contable de abono a
Copia sellada
capital y pago de intereses
de la
comunicaci El analista de tesorera causa la disminucin en
intereses y capital generados, con los respectivos
n
soportes requeridos.
Copia sellada Efectuar registro de causacin de intereses
de la
El analista de tesorera causa registro
de
comunicaci intereses generados con la respectiva entidad
n
financiera.
Garantizar la Operacin

entregado

de
n con firmas
Documentos

14. Analista de
Tesorera

15. Analista de
Tesorera

Copia
sellada de la
comunicaci
n
Copia
sellada de la
comunicaci
n

El jefe de la seccin de operaciones financieras


Jefe Seccin
Instrucciones debe coordinar y hacer seguimiento para que las Operaciones
16. Operaciones
operaciones se cumplan dentro del horario realizadas
impartidas
Financieras
establecido y de acuerdo a la definicin dada. As
mismo debe velar por la debida contabilidad de la
operatividad de las obligaciones financieras.
17.

Fin del Procedimiento

2.2.3 Generacin Pagos SAP


Controlar, revisar y emitir las transferencias electrnicas y girar los cheques por el
sistema SAP, correspondientes al pago de todas las obligaciones adquiridas por la
Caja de Compensacin Familiar CAFAM, as como tener de manera segura los ttulos
valores que se encuentran en custodia.

ID

ROLES

1.
2.

Oficinista
de
Egresos

ENTRADA
S

ACTIVIDAD

Inicio del Procedimiento


Viene de: PCF01 ADMINISTRACIN DE
INFORMACIN CONTABLE Y
OPERACIONAL.
Facturas
Recepcin y clasificacin de
y/o
documentos para girar cheque o
rdenes de transferencia electrnica
pago
Se reciben de contabilidad las facturas
contabiliza y/o rdenes de pago.
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SALIDAS

Documentos
clasificados
por semana
de pago, con
sello de

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

das

3.

4.

5.

Jefe de
Departame
nto de
Tesorera,
Jefe de
rea Caja
General y
Responsabl
es de las
reas de
compras de
los
servicios.

Archivos
de los
vencimient
os o
facturas
vencidas

Archivo y/
o
Supervisor Documento
de Egresos, s
Oficinista
clasificados
de Egresos por
priorizaci
n de pagos

Oficinista
Egresos o
Supervisor

Archivo o
documento
s pagos a

A todos los documentos recibidos por


Tesorera se les debe colocar sello de
recibido.
Los documentos son clasificados por
semana de vencimiento y nmero de NIT.
Comit de Pagos
Cuando se requiera se envan los
archivos con los conceptos disponibles
para pago a los responsables de las reas
comerciales, o se realiza una reunin
para revisar las facturas pendientes y
priorizar los pagos.
El comit de los proveedores SIGED
se realiza mediante un archivo de
Excel, debido a que no se manejan
soportes fsicos por este sistema.
Ver: Instructivo agrupacin y giro de
pagos SIGED.
Si el pago se genera por medio del
Sistema SAP pasa a la actividad 3.
Si el pago se genera por medio del
Sistema SIGED pasa a la actividad 12.
Recibir archivo de priorizacin y
hacer pagos
Recibe informacin de la priorizacin de
pagos por el Comit o instruccin de
prioridades realizada por el Subdirector
de Planeacin y Gestin Financiera, el
Jefe del Departamento de Tesorera o el
Jefe de rea de Caja General.
Posteriormente inicia el proceso de
preparacin de pagos (giros). El
Supervisor de Egresos realiza una
revisin antes del giro para confirmar que
todos los pagos priorizados estn
incluidos.
Identificar registros en el sistema,
vas de pago en el sistema y
verificacin del estado de la factura

Pgina 56 de 132

recibido

Archivo y/o
facturas de
Priorizacin
de pagos

Archivo o
documentos
de pagos a
realizar

Soportes y
vas de pago
verificadas

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

de Egresos

6.

Oficinista
de Egresos

7.

Oficinista
de Egresos

Se identifican los registros y se determina


cules son pagos priorizados por
transferencias electrnicas y cuales por
giro de cheques. Se clasifica cada
documento de acuerdo con la va de pago
confirmada, de esa misma manera se
ordenan por nmero de NIT para facilitar
su ingreso en el sistema.
Se realiza la verificacin del estado de las
facturas, segn la situacin que se
realizar
presente se consideran las siguientes
opciones:

Si tiene sello para cruce de


cuentas pasa a: PCF0702 GESTIN
COBRANZAS

Si est bloqueada o presenta


algn error de causacin. Pasa a PCF01
ADMINISTRACIN DE INFORMACIN
CONTABLE Y OPERACIONAL
Generar propuesta de pago
Se determina el concepto de pago que
puede ser, por ejemplo: MELGAR, IPS,
ARS, FOVIS, GASTOS, SIGED, etc. Ver:
Instructivo elaboracin propuestas
de pago en SAP.
Soportes y
Para las transferencias electrnicas se
vas de
hace la determinacin de la cuenta
pago
bancaria en el sistema.
verificadas.
Opciones:
Cheque: pasa a la actividad
6.
Transferencia electrnica:
pasa a PCF060206 TRANSFERENCIAS
ELECTRNICAS
Propuesta Imprimir cheques y resumen de
de pago
pagos por transferencia bancaria
generada
Se realiza la impresin de los cheques y
la relacin de pagos por transferencia
bancaria.
Cuando se han generado los cheques se
le colocan los sellos de cruce,
dependiendo de las siguientes

Pgina 57 de 132

Propuesta de
pago
generada

Cheques y
Reporte diario
de pagos

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

condiciones establecidas.

8.

Todos los cheques por normas de control


interno deben tener sello restrictivo,
dependiendo el monto:

Si son cheques por valor


mayor a $4.000.001 se les coloca el sello
de cruce: Para consignar nicamente en
la cuenta del Primer Beneficiario.

Si son cheques de valor menor


o igual a $4.000.000 se les coloca el sello
de cruce: Pguese nicamente al Primer
Beneficiario.

Cuando son Transferencias se


deja la impresin del reporte de pagos
electrnicos transmitidos como soporte
de todo el paquete de pagos.
Supervisor Cheques y Revisar cheques impresos y resumen
Cheques y
de Egresos
Reporte
diario de pagos
reporte diario
diario de Se debe revisar la consistencia de la
de pagos por
pagos
transferencias
informacin del soporte y que el cheque
electrnico cumpla con los requisitos establecidos.
bancarias
s
revisados,
Cuando son transferencias electrnicas,
transmitido se debe revisar el nombre del
Informacin
s
de fondos y
beneficiario, NIT, valores a pagar y que
Impresos se gire por la cuenta correspondiente.
solicitud de
recursos
Opciones :

Si son cheques de valor mayor


o igual a $1.000.001 Pasa a Actividad 8.

Si son cheques hasta


$1.000.000 el sistema coloca
automticamente las dos firmas
autorizadas. Pasa a Actividad 9.

Si se presenta alguna
diferencia o la impresin tiene errores
Pasa a: PROCEDIMIENTO PCF060207
ANULACION DE CHEQUES. Y regresa a:
Actividad 2.
Notas:

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Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

9.

Supervisor
de Egresos

Cheques
sin firma

10.

Oficinista
de Egresos

Cheques
firmados y
revisados

Cuando el pago es autorizado


con Orden de Pago, debe verificar que la
firma se encuentre registrada en el
formato (F: Tarjeta de firmas
autorizadas) y el valor est dentro de
los montos autorizados

Para los pagos programados


por cheque y transferencia electrnica,
se enva la informacin sobre el total de
fondos necesarios para llevar a cabo las
transacciones y contar con la previsin
del efectivo en coordinacin con el Jefe
de rea y la Seccin de Operaciones
Financieras.

Para volver a generar los


pagos de cheques anulados por vigencia
(no reclamados despus de 6 meses de
emitidos), el Beneficiario debe solicitar
nuevamente el pago con el servicio
respectivo, quienes darn el trmite a
contabilidad mediante orden de pago,
con justificacin de que corresponde a
una anulacin de cheque no retirado.
Tramitar firma manual para los
cheques por monto superior a $1
000.001
Revisa cuidadosamente los datos
impresos en los cheques, si ste es por
un valor superior a $1000.001 y si los
datos son correctos, los hace firmar para
despus entregarlos a la Oficinista de
Egresos.
Descargar y entregar cheques
Cambiar el estado de los cheques en
poder de Egresos y pasarlo a cheques en
caja, se debe hacer inmediatamente en
el sistema SAP y a su vez realizar una
revisin de los cheques para confirmar
todas las firmas y sellos requeridos.
Los cheques se entregan al Cajero
Asignado de Caja General.
Pasa a: PCF060210 ENTREGA DE
CHEQUES.
Pgina 59 de 132

Cheques
revisados y
firmados

Cheques
descargados
y entregados

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

11.

12.

13.

Oficinista
de Egresos

Informes
generados
por el
sistema

Soportes
de pago
con las
Oficinista
facturas
de Egresos
pagadas
de la
semana
Analista de Correo
Tesorera,
archivo o
Oficinista
instruccin
de Egresos, para plan
Auxiliar de de pagos
oficina
SIGED

Realizar arqueo diario de cheques


girados, entregados en ventanilla y
anulados
En SAP se generan los siguientes
informes: Informe general de cheques
girados, Informe de cheques entregados
a caja (dejando copia impresa con firma
de quien recibe, Cajero como evidencia
de recibido), relacin de cheques
anulados y el Informe de cheques en
poder de Egresos, esta relacin se baja
a Excel, como evidencia de este proceso.
Estos informes se confrontan contra los
registros del sistema y son revisados por
el Supervisor de Egresos.
Nota:

Los cheques de Melgar


se separan de los de Caja General Sede
Administrativa, se ordenan
consecutivamente y se realiza el
memorando de envo con la relacin de
los cheques y se entregan a
Correspondencia por el Supervisor de
Egresos.
Entregar soportes a archivo
Semanalmente se entregan al Archivo
General todos los soportes de pagos por
cuentas, con una relacin (archivo Excel)
para dejar evidencia de este proceso y
para que sean archivados.
Realizar proceso de agrupacin de
pagos Proveedores SIGED
Se recibe la instruccin del pago del Jefe
de rea, se identifica la fecha de corte
y/o vencimiento. Se hace la agrupacin
proveedor por proveedor de SIGED.
Cuando el pago no es total, por ejemplo,
con priorizacin por el Comit de pagos,
o las negociaciones por pronto pago con
descuento, se deben revisar las facturas
una a una con sus respectivas notas y
descuentos, para garantizar que se
Pgina 60 de 132

Informes de
sistema
revisados.

Planilla de
evidencia de
soportes de
pagos,
entregados a
archivo
general.
Emisin del
Pago

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

tomen los documentos que afectan el


pago.

14.

Realizar proceso de emisin y


confirmacin de pagos
Despus de la revisin y completa
seguridad de que esta listo el pago
previsto, se pide a Contabilidad la
desactivacin de indicadores de
impuestos, luego de la desactivacin de
los indicadores se corre el proceso de
emisin y confirmacin del pago en
SIGED, ver: Instructivo agrupacin y
giro de pagos SIGED.
Analista de Confirmaci Generar interface de pagos
Interface
Tesorera,
n de la
proveedores SIGED por SAP (Informe SIGED y SAP
Oficinista
emisin del PSVG04IB)
de Egresos, pago
Se genera la interface de SIGED a SAP y
Auxiliar de
se verifica que el archivo se encuentre en
oficina
el servidor.
Una vez confirmada la interface de SIGED
a SAP, por parte de Contabilidad, se
entrega una copia impresa del pago
(Informe PSVG04IB) a la Oficinista de
Egresos para que realice la propuesta de
pago en SAP. (Pasa a Actividad 6)
De presentarse diferencias, se deben
reportar a Contabilidad y a Tecnologa,
indicando las inconsistencias en valores y
datos de proveedores o va de pago,
esperar la respuesta de la solucin y
volver a generar la propuesta de pago.
(Pasa a Actividad 6)
Finalmente se genera interface de SAP a
SIGED, por la transaccin ZFI_PAGSIGED Reporte Pagos SIGED y por el sistema
SIGED se corre el proceso para traer la
interface con lo que se confirma el pago
en SIGED.

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Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
Se debe verificar en SIGED que el total
del pago corresponda con el valor total
generado en SAP. Si se presentaran
diferencias se deben reportar a
Contabilidad y Tecnologa para su
revisin.
Este proceso de pago de SIGED en
SAP debe finalizarse en su totalidad
el mismo da y solo puede correrse
un proceso por da.
15.

Fin del procedimiento

2.2.4 Seccin De Facturacin


#

Rol
Actividad
Auxiliar
de
1
Es el encargado de generar el listado de las facturas emitidas
oficina
2 oficinista
Genera toda la agrupacin de la facturacin en archivo plano
3 oficinista
El archivo es cargado a el sistema SAP mediante interfaz
4 oficinista
Se verifica que el archivo sea cargado correctamente
5 oficinista
Verifica que el archivo sea cargado con xito
6. Sistema SAP
Es cargado todos los registros

2.2.5 Administracin Cartera Empresarial


#
1

Rol
Departamento
cartera

Analista de cartera

Analista de cartera

Actividad
de Es el encargado de generar la cartera y sus respectivas
provisiones
Genera un Query del sistema SAP de todos los deudores a
cierre de mes
El archivo que se genera es exportado a Excel, donde la
analista revisa toda la clasificacin por edades de la
cartera y realiza el proceso de provisiones

2.2.6 Seccin De Cobro Y Aseguramiento

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Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
#
1

Rol
Recuperacin
cartera

Auxiliar de oficina

Auxiliar de oficina

Auxiliar de oficina

Auxiliar de oficina

6.

Analista de cartera

Actividad
de Es el encargado de generar el archivo en Access para
verificacin de cada deudor
Se designa cada deudor a cada auxiliar para realizar la
gestin y seguimiento de la cartera
La gestin de cobro se realiza mediante llamadas,
memorando, e-mail etc
Cuando existen diferencias de cartera, la auxiliar debe
desplazarse directamente donde el cliente y realizar
acuerdos de pago y conciliaciones.
A medida que el cliente realice los pagos el auxiliar debe
reportarlo a la administracin de la cartera para que sea
compensado y mantener actualizados los valores en la
cartera
Es la encargada de realizar el seguimiento de bancos en
cada una de las cuentas de la caja e informar a gestin
cartera la aplicacin de cada uno de los pagos

2.2.7 Provisiones De Cartera Empresarial


#
1

Rol
Departamento
cartera

Analista de cartera

Analista de cartera

Analista de cartera

Analista de cartera

6.

Analista de cartera

7.

Sistema SAP

8.

Analista de cartera

Actividad
de Es el encargado de generar la cartera y sus respectivas
provisiones
Genera un Query del sistema SAP de todos los deudores a
cierre de mes
El archivo que se genera es exportado a Excel, donde la
analista revisa toda la clasificacin por edades de la
cartera
Se clasifica por cada una de las divisiones por
administrativas y por salud
Se procede a realizar el clculo por edad de vencimiento
en das con los porcentajes segn la circular 012 y el
decreto 2649
Se procede a revisar y hacer anlisis de provisin
Cuando se revisan si existe recuperacin o aumento de la
provisin se procede a registrarla en el sistema SAP
Se revisa los registros en SAP y procede a generar
informes

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Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
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2.2.7 Provisiones De Cartera Colegio
#

Rol

Analista de cartera

Analista de cartera

Colegio CAFAM

Analista de cartera

Analista de cartera

6.

Analista de cartera

7.

Sistema SAP

Actividad
Es el encargado de generar cada uno de los reportes de
Fica y de SAP para ser comparados
La comparacin es se realiza manual en archivo de Excel
de las cuentas mayores
Adicionalmente el colegio CAFAM corre el proceso
automtico de las provisiones del colegio
La analista verifica que las provisiones calculadas
automticamente sean las correctas de llegar a haber
diferencias la analista realiza los ajustes
Se procede a realizar el clculo por edad de vencimiento
en das con los porcentajes segn el decreto 2649
Se procede a revisar y hacer anlisis de provisin
Cuando se revisan si existe recuperacin o aumento de la
provisin se procede a registrarla en el sistema SAP

2.2.8 Proceso De Seguros


#
1

Rol
Tcnico de seguros

Actividad
Venta de seguros
a los afiliados , empleados
y ex
empleados
Verificacin de datos con las aseguradoras, recepcin de
cuentas de cobro , y generacin de pedidos de acuerdo a
cada aseguradora
Validacin
de los
soportes ,
registros contables.
Registrados en SAP , contabilizar los pedidos al gasto ,
diferido , cuenta por cobraar
Revisin de la razonabilidad de los pedidos

Tcnico de seguros

Oficinista de seguros

Jefe de rea cartera


Jefe de Dpto de crdito
Liberacin del pedido para el giro
y seguro
Tcnico de seguros
Conciliacin de los pedidos girados
Analista de seguros
Informes mensuales, validacin y seguimiento del proceso

5
6.
7.

2.2.9 Proceso De Crdito


A. Modelo operativo Crdito de consumo
A.1. Departamento de Crdito
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del Proceso
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El afiliado en el punto de atencin al cliente o por los diferentes canales de oferta


(Oficinas mviles, corretaje, etc..) solicita la pre aprobacin del crdito de la lnea (a
excepcin de la lnea de crdito de credisubsidio ya que esta se aprueba y se
desembolsa frente al cliente) que desea adquirir una vez tenga la confirmacin de
la pre aprobacin, deber efectuar la radicacin de la solicitud de crdito en una de
las Centrales de atencin de CAFAM, esta solicitud de crdito y la documentacin
adjunta es enviada a la fbrica de crdito para que se realice la verificacin de la
informacin y documentacin del crdito y el anlisis de la viabilidad de las
solicitud.
Una vez aprobado se procede a legalizar el crdito para el desembolso en el
aplicativo E-credisystem el cual genera una planilla diaria de los crditos aprobados
(Planilla de Giro) que es enviada al Departamento de Contabilidad.
Posteriormente el cliente realiza sus pagos mediante descuento por nmina, la
empresa para la cual labora el cliente consigna y reporta el total de los pagos
descontados, para la cancelacin de las cuotas de fomento o el cliente puede
realizar el pago por medio de los diferentes puntos de atencin.
Dicho pagos son tramitados por medio de interfaz al Dpto. de Contabilidad y
entregados por Dpto. de tesorera mediante una interfaz de caja general para ser
aplicados por el rea de cartera dentro de los tres siguientes a la recepcin de los
soportes a cada uno de los crditos.
Es de aclarar que durante la vida del crdito se puede presentar diferentes eventos
como anulacin, condonaciones, castigos, reestructuraciones, reversiones, etc.
Para el caso de la lnea de credisubsidio, el punto de atencin al cliente realiza el
cargue a la tarjeta integral a travs del aplicativo de radicacin de crditos para que
la utilice en los diferentes servicios de la Caja.
Cuando el cliente solicite la lnea de CrediCAFAM el procedimiento ser el mismo de
un crdito de consumo, sin embargo el desembolso se realizar en el rea de
cartera una vez se apertura el crdito se realiza el cargue a la tarjeta integral.
El uso del crdito por medio de la tarjeta Integral en cualquier punto de pago de
acuerdo al servicio que este comprando, es registrado en el comprobante diario de
ventas y remitido al Departamento de tesorera.
Gestin de cobranzas:

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1.

Brindar al cliente informacin detallada acerca del estado de cuenta de las


obligaciones, pagos y alternativas de normalizacin de los crditos.
2. Realizar gestin de cobro y normalizacin de las obligaciones que presentan
mora con el fin de lograr la recuperacin de los valores adeudados mediante
gestin interna y a travs de las casas de cobranza externa, el proceso incluye la
cobranza pre jurdica y judicial.
A.2. Departamento de Contabilidad
Una vez firmada la planilla de giro el Departamento de Crdito sita el archivo de la
Interface contable en el servidor previsto para ello y hace entrega fsica de la
Planilla al Departamento de Contabilidad, quien se encarga de verificar los valores
de las planillas entregadas con la Interface a cargar y de realizar la ejecucin de la
Interface creando las cuentas por cobrar contra cada una de las modalidades de
desembolso autorizadas en el aplicativo SAP; despus el Departamento de
contabilidad enva respuesta de la contabilizaron de la Interface solicitada y dirige
las planillas al Departamento de Tesorera para el respectivo giro a travs del medio
que el afiliado haya escogido cheque o transferencia.
Los pagos realizados a travs de caja general y Davivienda son recibidos por el
Departamento de Contabilidad mediante interfaz a SAP, mediante el cual el rea de
Cartera valida con los soportes del cliente y los registra en el aplicativo de crdito.
A.3 Departamento de Tesorera
En el departamento de tesorera la oficina de egresos recibir por parte del
departamento de contabilidad la planilla de giro con el nmero del documento
contable con el cual se interfaza en el aplicativo SAP, con este documento se
realizar la consulta de los cheques a expedir o transferencias a realizar. En el
primer caso cuando se van a expedir cheques se consulta un query en el aplicativo
SAP que permite realizar la impresin de los mismos para ser entregados a cada
uno de los beneficiarios en caja general, en el caso de las transferencias se genera
un archivo plano que es verificado por el Coordinador de Caja General y luego
transmitido a travs de la plataforma del banco del cual se realizan estas
transferencias a cada uno de los beneficiarios.
En el momento de que la oficina de egresos realiza la verificacin respectiva los
cheques por concepto de crditos, estos son entregados en caja general para su
posterior entrega a cada uno de los solicitantes de crdito.
El Departamento de tesorera recibe del rea de cartera la planilla de las
consignaciones realizadas por las empresas en cuentas de CAFAM para ser
registradas en SAP a la cuenta transitoria de pagos de fomento.

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A.4. Unidad de Seguros


Los afiliados que solicitan los prstamos al momento de realizar la radicacin de los
documentos de crdito, aceptan la suscripcin a las plizas de asegurabilidad de
acuerdo a la lnea de crdito solicitada. Al finalizar el mes el departamento de
crdito elabora un archivo con los datos de los crditos nuevos aprobados durante
el mes para ser remitido a la unidad de seguros, este archivo debe ir crdito por
crdito para efectos de compensacin, la unidad de seguros verifica la coherencia
de los datos del archivo y posteriormente lo enva a la compaa de seguros.
Una vez la compaa de seguros reciba la solicitud por parte de CAFAM, expide una
pliza o certificado, la cual es enviada a la Unidad de seguros de CAFAM para su
verificacin y elaboracin de la orden de pago cancelando la prima a la
aseguradora, la cual es hacer por pedido al departamento de tesorera para el
respectivo giro la compensacin de esta cuenta se hace con el pago a la
aseguradora
A.5. Seccin de Compensaciones
El departamento de crdito una vez realizada la planilla de giro se encarga de
informar a la seccin de compensaciones los crditos aprobados a funcionarios
CAFAM para el respectivo descuento a travs de la nmina, para ello elabora una
planilla de novedades de nmina de acuerdo al cronograma definido por la unidad.
La seccin de compensacin en cada quincena elabora una interface registrando los
valores descontados por cuotas de fomentos a funcionarios CAFAM.
A.6.

Venta de cartera

El departamento de crdito efectuar la operacin de venta de cartera con


entidades financieras para lo cual presentar una propuesta de las condiciones de
la negociacin a realizar, a la aceptacin de dichas condiciones se celebrar un
contrato entre CAFAM y la entidad Financiera estipulando fechas, condiciones, tasas
de inters, plazo y valor. Una vez firmado el contrato y avalado por la Secretaria
Jurdica; la entidad financiera entrega al departamento de crdito un plan de pagos
el cual es analizado y aprobado.
Se remite el plan de pagos al departamento de tesorera para controle el valor
consignado por la entidad financiera y posteriormente realizar los pagos de capital
de acuerdo a las fechas pactadas.

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Financieros Mdulo FI-TR
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Reimplementacin
El departamento de crdito realiza el control y seguimiento de la venta de cartera
para elaborar mensualmente una interfaz para la causacin de cancelacin de
capitales, retanqueo de capitales, sustitucin de las cuentas por cobrar, cancelacin
de intereses y disminucin de los diferidos; esta ser remitida al departamento de
contabilidad, igualmente elaborar un informe mensual de los deudores que
conforman la cartera vendida (Informacin necesaria para Anexos tributarios).
El departamento de crdito preparar las garantas que avalan dicha venta, para
ser entregados a la entidad financiera la cual custodiar estos documentos.
En la venta de cartera CAFAM se har cargo la administracin de la misma, la cual
har CAFAM bajo su absoluta responsabilidad y autonoma tcnica, financiera y
directiva. Todo gasto relacionado con dicha administracin ser asumido por CAFAM.
La administracin de la cartera comprender el recaudo de las sumas debidas por
los deudores que conforman la cartera vendida.
B. Eventos contables
Cuentas afectadas en eventos contables
Dependiendo de la clave de contabilizacin y de la cuenta a la cual se est
imputando, SAP requiere campos de informacin diferentes. Por esta razn, se han
identificado los siguientes registros contables:
Activo
Cuentas por Cobrar Crditos Fomento
Cuentas por Cobrar Crditos Fomento (Largo Plazo)
Cuentas Puente
Provisin
Inventario daciones en pago
Gastos pagados por anticipado
Pasivo
Seguros
Pasivo de giro
Cuenta puente (Pasivo saldos a favor clientes )
Pasivos otros medios de pago
Pasivos crditos Fomento pagos por anticipado
Ingresos para terceros pasivo al Fondo Nacional de Garantas
Ingresos recibidos por anticipado
Ingresos
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Intereses Crditos Fomento


Ingresos Aos Anteriores
Otros Ingresos no gravados

Gastos
Gastos Condonacin Intereses
Otros gastos
Gastos de Provisin
Costos y gastos Ejercicios anteriores
Cuentas de orden
Cuentas de orden deudor
Cuentas de orden acreedor
Con el fin de determinar a qu modalidad pertenece cada lnea de crdito y el
centro de costo responsable, en la tabla 1 se relacionan las cuentas por cobrar y los
ingresos clasificados por modalidad y centro de costo.
Este cuadro es referenciado en la creacin o aumento de cuentas por cobrar
crditos Fomento y su reversin, as como en el aumento de ingresos para cada
lnea de crdito y su reversin.
Modalidad

Vivienda
Consumo

Lnea

CXC

Vivienda tradicional
13170501
Vivienda Hipotecaria
13052502
Crdito
Individual
Hipotecario VIS
13052524
13172501
Educacin
13172001
Salud
Recreacin
Cafahogar Mercadeo
Libre inversin
convenios

Auxiliar

Cuenta
Ingreso

Centro
de costo

FOM24
FOM25

41550524
41550525

1334
1334

FOM19

41550517

1334

FOM21

41550521

1334

FOM22

41550522

1334

13173001
13171001
13171002

FOM23
FOM26
FOM27

41550523
41550526

1334
1334

FOM29

41550527
41550529

1334

13179501

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Comercial
Empleados
Empleados
seguros
#
1

2
3

Credisubsidio
Crdito comunitario
Crdito empleados vehculo
Crdito empleados Vivienda
Crdito empleado seguros

Rol
Asesores comerciales del
rea de atencin al
cliente
y
diferentes
canales
rea
evaluacin
de
riesgos
analistas
de
crdito
rea evaluacin
de
riesgos
call
center
auxiliar de oficina
rea
de
oficinista

4
5
6.
7.

8.

cartera

13171003
13179504
13651001
13651001

FOM28
FOM31
FOM33
FOM32

41550528
41550530
42050510
42050510

1334
1334
1334
1334

13179505

FOM34

NA

6306

Actividad
Colocar los crditos de crditos de Credisubsidio hasta
su cargue y radicar los crditos de las otras lneas de
crditos para su anlisis
Evaluar la capacidad de endeudamiento de cada
crdito para su aprobacin
Realizar Referenciacin
posterior evaluacin

de los crditos para

su

Recibir los crditos aprobados para su verificacin y


colocacin en diseo mientras la recepcin de la
libranza para su posterior giro de crditos

rea
de
servicios
Custodia de los crditos girados y crditos en diseo
generales
rea
de
cartera
Recepcionar los pagos de las empresas y de los
mantenimiento oficinista clientes para su respectiva aplicacin
Conciliacin de las cuentas transitorias para garantizar
rea
de
cartera

la aplicacin de los pagos a los clientes y los saldos de


mantenimiento oficinista
los crditos vs con SAP
Realizar gestin de cobro y normalizacin de las
obligaciones que presentan mora con el fin de lograr la
recuperacin de los valores adeudados mediante
rea de cobranzas gestin interna y a travs de las casas de cobranza
promotores de crdito
externa, el proceso incluye la cobranza pre jurdico y
judicial.

2.2.10. Castigo De Cartera


Castigo de Cartera Empresarial

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Despus de analizar que es la provisin de cartera y haber realizado el debido
proceso o gestiones de cobro pertinentes probando que son cuentas
definitivamente perdidas, adems de contar con la autorizacin por la junta de
socios, asamblea general o por la autoridad competente, se procede a realizar la
respectiva reclasificacin, contabilizacin de las provisiones y posteriormente
castigo de la cartera la cual se decide dar de baja.
Reclasificacin cuenta de difcil cobro
LOCAL
Cuenta
1390
1305
Sumas
Iguales

Descripcin de la Cuenta
Deudas de difcil cobro
Cartera comercial

Dbito
XXXXX

Crdito
XXXXX

XXXX

XXXXX

REGISTRO CONTABLE PROVISIN CARTERA MES A MES SEGN EL VENCIMIENTO


LOCAL
Cuenta
5199
1399
Sumas
Iguales

Descripcin de la Cuenta
Gasto de provisin de Cartera

Dbito
10.000.000,0
0

Crdito
10.000.000,0
0

provisin de Cartera
10.000.000,00

10.000.000,00

Registro contable de castigo de la cartera de difcil cobro


LOCAL
Cuenta
1399
1390
Sumas
Iguales

Descripcin de la Cuenta
Provisin de cartera

Dbito
10.000.000,0
0

Deudas de difcil cobro


10.000.000,00

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Crdito
10.000.000,0
0
10.000.000,00

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8395

Cuentas de orden

8325

Cuentas de orden

10.000.000,0
0
10.000.000,00

Sumas
Iguales

10.000.000,00

10.000.000,00

Recuperacin de cartera de un ao anterior


LOCAL
Cuenta
1110
42100
Sumas
Iguales

Descripcin de la Cuenta

Dbito
2.000.000,0
0

Bancos
Recuperaciones de Cartera Castigada

2.000.000,00

2.000.000,00

8325

Cuentas de orden

8395

Cuentas de orden

Crdito

2.000.000,00

2.000.000,0
0
2.000.000,00

Sumas
Iguales

2.000.000,00

2.000.000,00

Recuperacin de cartera castiga en un mismo periodo


LOCAL
Cuenta
1110
5199
Sumas
Iguales
8325

Descripcin de la Cuenta
Bancos

Dbito
5.000.000,0
0

Gasto de provision de Cartera

5.000.000,00
5.000.000,00

Cuentas de orden

Crdito

5.000.000,0
0

Pgina 72 de 132

5.000.000,00

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8395

Cuentas de orden

5.000.000,00

Sumas
Iguales

5.000.000,00

5.000.000,00

Castigo de Cartera Crdito y Seguros


Objetivo:
Cancelar las deudas de difcil cobro previo a una gestin realizada por el rea de
cobranzas mediantes las casas de cobro el cual ya est provisionada al 100%
este castigo debe ser autorizado por el consejo administrativo.
Procedimiento:
1. Se realiza una propuesta a cada corte de mes de la cartera que esta con
la edad de vencimiento mayor a 360 das reflejado por lnea de crdito,
por cuenta contable ,ao de colocacin, tipo de gestin de cobranza,
asignacin de casa de cobro
2. Una vez el castigo es autorizado por el consejo se debe Conseguir el
extracto del acta en donde se aprueba el castigo
3. Se tramita el ajuste del castigo con valores totales y soportando el anexo
de los clientes a castigar
reflejando el nmero de cedula, numero de
operacin ,nombre, valor del castigo (capital, intereses corrientes y vencidos
, intereses de mora) valores de la cuenta por cobrar, casa de cobro,
tipificacin de la gestin, la gestin de cobranza , fecha del corte del
castigo,
4. Se debe Cruzar con el archivo propuesto y verificar cuales cambiaron el
saldo revisar
antes
del castigo
Si existe pagos en proceso y
condonaciones , refinaciones , ajustes aplicarlos el cual disminuye la
propuesta de castigo ,
5. Es de resaltar que los valores a castigar debe ser menor al autorizado
6. Se prepara el archivo de Excel para importarlo en el aplicativo del sistema
de crdito
7. Antes de realizar el ajuste en el sistema se solicita hacer un Backup
8. Despus de realizado el castigo se debe hacer una reclasificacin contable ,
y crear las cuentas de orden de castigos
9. Se debe hacer un control de despus de realizarse el castigo de
los
crditos mediante un sistema alterno para registrar los pagos que se reciban
despus del castigo
10.EL evento contable seria el siguiente

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2.3. Anexos Proceso Actual


Tesorera

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Cartera empresarial

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3. Solucin SAP
3.1. Inversiones Financieras
El clculo de los rendimientos de las inversiones financieras que posee Cafam, se
realizan actualmente en Excel y su registro contable se hace manualmente en SAP.
En este momento se cuenta con el aplicativo SEVINPRO que hace esta operacin
automtica, sin embargo an no estn configurados los eventos contables para
poder realizar la interface a SAP.
Todos los registros contables son realizados en peso colombiano COP.
Se requiere que diariamente se actualice la tabla de moneda extranjera, con el fin
que todos los rubros de inversiones queden actualizados con la moneda paralela, en
el caso de CAFAM, el dlar USD y que al final de cada mes se realice la valoracin
en moneda extranjera, con el fin de obtener estados financieros en moneda
extranjera al cierre de cada mes.
Se requiere identificar las inversiones de uno a tres meses, para lo cual se solicit la
creacin de la cuenta:
COD POR DEFINIR EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFCTIVO
mayor

cuenta

de

Registro contable de reclasificacin de inversiones a efectivo y equivalentes de


efectivo:
Transaccin FB50L
Grupo de ledger: 0L
Cuent
as

Concepto
EFECTIVO Y EQUIVALENTES EFECTIVO
INVERSIONES

Debito

Crdito

xxxx
xxxx

Actualmente CAFAM tienen un contrato de futuros para la compra de energa, los


clculos que realizarn para determinar los valores de la contabilizacin de este
instrumento financiero sern externos a SAP.
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3.2. Obligaciones Financieras Y Obligaciones Con Proveedores


Los clculos de intereses de las obligaciones financieras se realizan en Excel, los
resultados de estos son contabilizados en SAP manualmente.
Reclasificacin de obligaciones financieras de corto a largo Plazo
Como actualmente en CAFAM se realizan reclasificaciones manuales en SAP, de
obligaciones financieras de largo a corto plazo, de acuerdo a los anlisis de los
plazos establecidos.
Como mejora se har uso de la transaccin estndar de SAP FAGLF101 Clasificacin/Reclasificacin (nueva), en la cual se configura el mtodo de
clasificacin:
CAFAM defini que el mtodo de distribucin a configurar es:
Obligaciones financieras >1 Obligaciones Financieras Largo Plazo
Obligaciones financieras <1 Obligaciones financieras corto plazo
Se requieren cuentas de mayor para la regularizacin de estas partidas:
Obligaciones financieras Corto Plazo
Obligaciones Financieras Largo Plazo
Esta transaccin se ejecuta como proceso de cierre, en el cual los saldos de la
cuenta asociada de obligaciones financiera se distribuyen de acuerdo a los mtodos
de distribucin a las cuentas de regularizacin. Al mes siguiente se debe reversar y
ejecutar de nuevo el proceso, de acuerdo a los nuevos saldos.
Obligaciones con proveedores
Las obligaciones con proveedores no acuerdan plazos de pago por fuera de los
plazos normales de negociacin, por lo tanto no se calculan ni cancelan intereses
por mora; de acuerdo a lo anterior, no hay lugar de clculos por intereses implcitos
por obligaciones de acuerdo a NIIF.
Las obligaciones con proveedores no tienen ningn impacto en cuanto a la
normatividad NIIF.
En cuanto a la baja de pasivos, CAFAM a medida que cada cuenta esta dentro del
rango de 1080 das de vencida se procede a castigarla, excepto por los

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correspondientes a Fondos de Destinacin especfica los cuales tienen un manejo
especial reglamentado.

3.3. Cuentas Por Cobrar


Las cuentas por cobrar de CAFAM son generadas por sistemas legados excepto la
cartera correspondiente a medicamentos mayoristas que es generada por el
mdulo SD de SAP.
Los sistemas legados de los cuales se recibe informacin son:
E-Credisystem
Siged (cruce de cuentas para descargar cartera)
**On line (se cambia a la funcionalidad del mdulo SD de SAP)
New plan
New hotel
Concesiones
Convenios
Sycipro
Break point
POST IBM
Caja (Cancelacin facturas)
La informacin es contabilizada mediante interfaz desde los legados a SAP.
El registro debe ser enviado desde legados as:
Grupo de ledger: ZL (contabilizacin en libro NIIF y fiscal)
Cuent
as

Concepto
Cuenta por cobrar por deudor
Ingresos
Iva por ingresos
Autorretencin
Autorretencin

Debito
xxxx

xxxx
xxxx
xxxx

Actualmente las interfaces de los legados se contabilizan en SAP as:


Envan informacin por tercero a SAP:

On line
New Plan
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Crdito

xxxx

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New Hotel
Concesiones
Convenios
Caja

Envan informacin en cuentas transitorias:

Sycipro
New Plan
New Hotel
Break point
POST IBM

CAFAM decide modificar estas interfaces por necesidades de informacin


centralizada en SAP, por lo tanto van a modificar desde los legados para que la
informacin que envan a SAP sea en cuentas asociadas a deudores o divergentes.
El legado credysistem se deber adecuar para:
1. Tener la capacidad de llevar dos crditos alternos por afiliado: uno bajo
normatividad local de acuerdo a tasas pactadas con el afiliado,
registrado en el libro 1L y el otro bajo normatividad internacional con las
tasas de mercado, informacin transparente para el afiliado y registrada
en el libro principal 0L o
2.

Registrar la diferencia correspondiente a las tasas aplicadas en


los crditos afiliados versus las tasas de mercado segn lo exige la
norma NIIF cuando existe financiacin.

De no ser viable la primera opcin (crditos alternos bajo local y NIIF), en la


segunda opcin el registro que debe ser enviado desde el legado a Credysistem
deber ser as:
Ledger 0L (NIIF)
Cuent
as
13
53

Concepto
Cuenta correctora crdito afiliado por
VPN
Gasto Financiero por diferencia en tasa

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Debito

Crdito
XXXX

XXXX

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Y cada vez que se reciba una cuota, se amortizar el gasto generado al principio del
crdito:
Cuent
as
13
41

Concepto

Debito

Cuenta correctora crdito afiliado por


VPN
Ingreso Financiero por diferencia en
tasa

XXXX

Crdito

XXXX

La opcin 1 no es posible, puesto que en SAP las cuentas asociadas deben ser
contabilizadas en todos los grupos de ledger 0L NIIF y 1L Local/fiscal. Las cuentas
por cobrar deben ser los mismos valores en los dos ledger NIIF y local/fiscal.
CAFAM define que opcin 2 es el registro que se va a reflejar en el ledger 0L (NIIF).
Se realiza solicitud de las cuentas contables:

Cuenta Correctora Crdito Afiliado por VPN


Gasto financiero por diferencia en Tasa
Ingreso Financiero por diferencia en tasa

Reclasificacin de cuentas por cobrar de corto a largo plazo


Actualmente CAFAM realiza reclasificacin en Cartera Crditos y seguros de
deudores de largo a corto plazo.
Para hacer uso de la clasificacin de deudas, en la funcionalidad estndar,
transaccin SAP FAGLF101 - Clasificacin/Reclasificacin (nueva), se requiere que
desde el legado credysistem que es el que genera el origen de las cuentas por
cobrar por deudor, tambin enven la informacin de fechas de vencimiento.
CAFAM defini que el mtodo de distribucin a configurar es:
Deudores >1 Deudores a Largo Plazo
Deudores <1 Deudores a corto plazo
Se requieren cuentas de mayor para la regularizacin de estas partidas:
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Deudores a Corto Plazo


Deudores a Largo Plazo
Esta transaccin se ejecuta como proceso de cierre, en el cual los saldos de la
cuenta asociada de obligaciones financiera se distribuyen de acuerdo a los mtodos
de distribucin a las cuentas de regularizacin. Al mes siguiente se debe reversar y
ejecutar de nuevo el proceso, de acuerdo a los nuevos saldos.
3.4. Castigo De Cartera
Cartera empresarial
El castigo de cartera de acuerdo a normas de informacin financiera (NIIF) no tiene
cambios a nivel normativo, toda cuenta por cobrar debe estar totalmente
provisionado (local) y deteriorado (NIIF) para ser castigada, sin embargo, deben
tener en cuenta que los valores por cada ledger son diferentes.
Registro contable
Transaccin: FB70
Todos los legder ZL (0L y 1L)

Reclasificacin cuenta de difcil cobro


Cuent
as
1390
1305

Concepto
Deudas de difcil cobro
Cartera comercial

Debito

Crdito

xxxx
xxxx

Transaccin: FB50L
Ledger: 1L (LOCAL/ FISCAL)
Registro contable provisin cartera mes a mes segn el vencimiento

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Cuent
as
5199
1399

Concepto

Debito

Gasto por provisin


Provisin cartera

Crdito

xxxx
xxxx

Transaccin: FB50L
Ledger: 0L (NIIF)
Registro contable deterioro cartera mes a mes segn el vencimiento
Cuent
as
5xxx
13xx

Concepto

Debito

Gasto deterioro
Deterioro cartera

Crdito

xxxx
xxxx

Registro contable de castigo de la cartera de difcil cobro


Transaccin: FB70
Ledger: ZL (LOCAL/ NIIF)
Cuent
as
1399
1390

Cuent
as
8395
8325

Concepto
Deterioro de Cartera
Deudas difcil cobro
terceros)

Debito

Crdito

xxxx
(asociada

Concepto
Cuentas difcil cobro
Deudas difcil cobro

por

xxxx

Debito

Crdito

xxxx
xxxx

Reclasificacin cuenta de provisin de cartera por cuenta deterioro de cartera


Transaccin: FB50L

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Ledger. 1L (LOCAL/FISCAL)
Cuent
as
1399
13xx

Concepto
Provisin de cartera
Deterioro cartera

Debito

Crdito

xxxx
xxxx

Recuperacin de cartera de un ao anterior


Transaccin: FB50
Ledger ZL (NIIF / LOCAL)
Cuent
as
1110
42100
Cuent
as
8325
8395

Concepto
Bancos
Recuperacin cartera

Debito

Crdito

xxxx
xxxx

Concepto
Cuentas difcil cobro
Cuentas difcil cobro

Debito

Crdito

xxxx
xxxx

Recuperacin de cartera castiga en un mismo periodo


Transaccin: FB50
Ledger ZL (NIIF / LOCAL)
Cuent
as
1110
5199
Cuent
as
8325
8395

Concepto
Bancos
Gasto por provisin

Debito

Crdito

xxxx
xxxx

Concepto
Cuentas deudoras
Cuentas difcil cobro

Debito

Crdito

xxxx
xxxx

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Castigo cartera crdito seguro


Transaccin FB70
Grupos ledger: ZL (0L y 1L)
Cuent
as
1399
51950
5
1305

Concepto
Provisin crditos de fomento
Otros gastos

Debito

Crdito

xxxx
xxxx

Cuentas por cobrar

xxxx

Reclasificacin cuenta provisin por cuenta deterioro


Transaccin FB50L
Grupo ledger: 0L (NIIF)
C
13xx
1399

Concepto
Deterioro cartera crditos de fomento
Provisin crditos de fomento

Debito
xxxx

Crdito
xxxx

Registros cuentas de orden


Transaccin FB50
Grupo ledger: ZL (0L Y 1L)
Cuent
as
8325
8325
8625
8625

Concepto
Cuentas de orden deudor capital
Cuentas de orden deudor inters
Cuenta de orden en contra capital
Cuenta de orden en contra inters

De acuerdo a estas definiciones de CAFAM:

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Debito

Crdito

xxxx
xxxx
xxxx
xxxx

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Las cuentas de orden no tiene que desaparecer ya que son una buena
prctica y las van a seguir contabilizando como control.
Es una fuente para revelaciones.
El valor de la cartera castigada, debe ser igual al valor provisionado y
deteriorado.

3.5. Deterioro
De acuerdo a la definicin del decreto 3022 de 2013 seccin 11.12, al final de cada
periodo sobre el que se informa, una entidad evaluar si existe evidencia objetiva
de deterioro del valor de los activos financieros que se midan al costo o al costo
amortizado. Cuando exista evidencia objetiva de deterioro del valor, la entidad
reconocer inmediatamente una prdida por deterioro del valor en resultados.
Deterioro cartera empresarial
Se tiene previsto que el clculo del deterioro de cartera empresarial, se realice en
un sistema legado llamado SAS.
La informacin base para que el sistema SAS calcule la informacin de deterioro, es
la cartera generada en SAP, por lo tanto se requiere una interfaz de SAP al sistema
legado SAS.
Posteriormente SAS calcular el deterioro y mediante interfaz enviar el registro
contable a SAP en cuentas de mayor al ledger 0L (NIIF).
Deterioro cartera crdito y seguros
El clculo se realiza en el legado Credysistem y mediante interfaz enva el registro
contable a SAP en cuentas de mayor al ledger 0L (NIIF)
Deterioro de inversiones
En caso de presentarse un deterioro en las inversiones, el clculo y el registro se
realizar manualmente y se contabilizarn en SAP en el ledger 0L (NIIF) en cuentas
de mayor. Las inversiones que CAFAM actualmente realiza son de bajo riesgo: CDTs,
TES.
Transaccin FB50L
Indicar grupo de ledger 0L (NIIF)
Cuent

Concepto
Pgina 85 de 132

Debito

Crdito

Documento de Definicin
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as
5
12

Gasto Deterioro de inversiones


Deterioro de inversiones

xxxx
xxxx

La cartera de crditos y seguros (afiliados) controlado en el sistema legado


credysistem, a la fecha no cuenta con un modelo definido y aprobado para el
clculo del deterioro.
Se ha identificado la necesidad de creacin de las siguientes cuentas, para cumplir
con los requerimientos de NIIF:
COD. POR DEFINIR DETERIORO DE CARTERA EMPRESARIAL
CUENTA DE MAYOR
COD. POR DEFINIR DETERIORO DE INVERSIONES
CUENTA
DE
MAYOR
COD. POR DEFINIR DETERIORO DE CARTERA CREDITO Y SEGUROS
CUENTA DE MAYOR
COD. POR DEFINIR GASTO DETERIORO CARTERA EMPRESARIAL
CUENTA
DE
MAYOR
COD. POR DEFINIR GASTO DETERIORO INVERSIONES
CUENTA
DE
MAYOR
COD. POR DEFINIR GASTO DETERIORO DE CARTERA CREDITO Y SEGUROS
CUENTA DE MAYOR
Estas cuentas slo deben ser incluidas en las estructuras de balances para estados
financieros NIIF.
As mismo bajo NIIF no aplica las cuentas:
Gastos e ingresos de ejercicios anteriores.
Para la provisin de cartera que actualmente calculan y contabilizan manualmente,
debern slo contabilizarla despus de la salida en vivo y durante el ao 2015, en el
ledger 1L (local) as:
Transaccin FB50L
Indicar grupo de ledger 1L (Local)
Cuent
as
51
13

Concepto
Gasto provisin cartera
Provisin Cartera
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Debito

Crdito

xxxx
xxxx

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A partir del ao 2016 por definicin de CAFAM el ledger 1L se convierte en fiscal,


por tanto, esta provisin no aplica.
A partir del ao 2016, deben contabilizar en el ledger 1L Fiscal las provisiones de
cartera aceptadas por la norma tributaria, con base en la cartera por edades
enviada por crditos y seguros y cartera empresarial.

Transaccin FB50L
Indicar grupo de ledger 1L (Fiscal)
Cuent
as
51
13

Concepto
Gasto provisin cartera
Provisin Cartera

Debito

Crdito

xxxx
xxxx

Se indica por parte de CAFAM que el deterioro de cartera y provisin no


sern contabilizados por deudor.

Calculo de deterioro cartera empresarial

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Descripcin procesos calculo deterioro Cartera empresarial


#
1
2
3
4

Rol
Departamento
cartera
Departamento
cartera
Departamento
Riesgos
Departamento
Cartera

Departamento
Cartera

Actividad
de Anlisis de cartera de clientes correspondiente al 98% de
valor de la cartera
de Generados 32 empresas que se les hizo Pareto de la
cartera
de Anlisis financiero de las 32 empresas que se les hizo el
Pareto de la cartera
de Clasificacin de clientes con caractersticas similares del
comportamiento de los clientes en cartera
Clasificacin en 5 grupos principales
Clientes del estado
Vinculados econmicos
de
Clientes del sector salud
Clientes de medicamentos
Otros clientes
Pgina 88 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
#

Rol

Departamento
Cartera

7
8
9
10
11

Departamento
Cartera
Departamento de
Cartera
Departamento
Cartera
Departamento
Cartera
Departamento
Cartera

Actividad
Informacin de los ltimos 4 aos del comportamiento de
de
recaudo, promedio de recaudo de cartera, diferencia
entre la fecha de contabilizacin y la fecha de pago
de Creacin del Modelo de Deterioro, para cada clasificacin
de grupos se gener un modelo diferente
Debe existir una evidencia objetiva
Se realiza la clasificacin de pagos de cada grupo y se
generan el valor de recaudos por cada edad esta
equivalencia es el total del valor recaudado
de Se procede a organizar los valores generando
acumulativos de la cartera de forma ascendente
de
Se procede a realizar el clculo de porcentajes
de

Tomado como clculo el valor de 360 das sobre cada una


de de las diferentes edades, para calcular a el valor de
prdida , cuanto equivale a el valor de perdida en cada
edad de cartera.
Riesgos toma los valores y los anlisis con el sistema
de
estadstico SAS
con los porcentajes analizados del
modelo.
El sistema SAS generar el clculo en el sistema y
realizara un vnculo de cargue de informacin a SAP.

12

Departamento
Cartera

13

Departamento
Riesgos

14

SAS

15

Departamento
Riesgos

de Riesgos informar sobre los valores cargados al sistema


SAP a el departamento de cartera.

16

Departamento
Cartera

de Anlisis y revisin del clculo de la provisin, variacin y


entrega de informes.

3.6. Revelaciones Activos Y Pasivos Financieros


REVELACIONES
(a) Activos financieros
medidos
al
valor
razonable con cambios en
resultados
(b) Activos financieros que
son
instrumentos
de
deuda medidos al costo
amortizado

SAP
S_PL0_86000028 Balance/PyG
real/comparacin real
S_PL0_86000028 Balance/PyG
real/comparacin real

Pgina 89 de 132

EXTERNO SAP

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
(c) Activos financieros que S_PL0_86000028 son
instrumentos
de Balance/PyG
patrimonio medidos al real/comparacin real
costo menos deterioro de
valor.
(d)
Pasivos
financieros S_PL0_86000028 medidos al valor razonable Balance/PyG
con cambios en resultados
real/comparacin real
(e) Pasivos financieros S_PL0_86000028 medidos
al
costo Balance/PyG
amortizado
real/comparacin real
(f)
Compromisos
de
prstamo
medidos
al
costo menos deterioro del
valor
CAFAM
revelar
informacin que permita a
los
usuarios
de
sus
estados
financieros
evaluar la significatividad
de
los
instrumentos
financieros en su situacin
financiera
y
en
su
rendimiento. Por ejemplo,
para las deudas a largo
plazo, esta informacin
normalmente incluira los
plazos y condiciones del
instrumento de deuda (tal
como la tasa de inters,
vencimiento, plazos de
reembolso y restricciones
que el instrumento de
deuda
impone
a
la
entidad).

S_PL0_86000028 Balance/PyG
real/comparacin real
S_ALR_87012168 - PA
Anlisis de vencimiento
S_ALR_87012178 Anlisis de PA deudores
segn el saldo de partidas
vencidas
S_ALR_87012175 - PA:
Previsin vencimiento
deudores
S_ALR_87012167 Sistema de informacin
de deudores
S_ALR_87012077 Sistema de info de
acreedores
S_ALR_87012078 - PA
Anlisis de vencimiento
S_ALR_87012084 - PA:
Previsin vencimientos
acreedores
S_ALR_87012085 Historial de pagos frente a
acreedores con cuadro de
PA
S_PL0_86000028 Balance/PyG
Pgina 90 de 132

Las
condiciones
del
instrumento como tasa de
inters,
plazo
de
reembolso y restricciones.
Se
debe
requerir
a
sistemas
legados
informacin de cartera por
lneas y plazos.

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
real/comparacin real
S_ALR_87012277 - Saldos
de cuentas de mayor
Las deudas de corto y
largo plazo se identifica
con cuentas que tienen a
corto y largo plazo
Para
todos
activos
financieros
y
pasivos
financieros medidos al
valor razonable, CAFAM
informar sobre la base
utilizada para determinar
el valor razonable, esto
es, el precio de mercado
cotizado en un mercado
activo u otra tcnica de
valoracin. Cuando se
utilice una tcnica de
valoracin,
la
entidad
revelar los supuestos
aplicados para determinar
los valores razonables de
cada clase de activos
financieros
o
pasivos
financieros. Por ejemplo,
si fuera aplicable, una
entidad
revelar
informacin
sobre
las
hiptesis relacionadas con
las
tasas
de
pagos
anticipados, las tasas de
prdidas estimadas en los
crditos y las tasas de
inters o de descuento.
Si ya no est disponible
una medida fiable del
valor razonable para un
instrumento
de
patrimonio
medido
al
valor
razonable
con

S_ALR_87012168 - PA
Anlisis de vencimiento
S_ALR_87012178 Anlisis de PA deudores
segn el saldo de partidas
vencidas
S_ALR_87012175 - PA:
Previsin vencimiento
deudores
S_ALR_87012167 Sistema de informacin
de deudores
S_ALR_87012077 Sistema de info de
acreedores
S_ALR_87012078 - PA
Anlisis de vencimiento
S_ALR_87012084 - PA:
Previsin vencimientos
acreedores
S_ALR_87012085 Historial de pagos frente a
acreedores con cuadro de
PA
S_PL0_86000028 Balance/PyG
real/comparacin real
S_ALR_87012277 - Saldos
de cuentas de mayor
Las deudas de corto y
largo plazo se identifica
con cuentas destinadas
para este fin.

Pgina 91 de 132

Las hiptesis relacionadas


con las tasas de pagos
anticipados, las tasas de
prdidas estimadas en los
crditos y las tasas de
inters o de descuento.
Si ya no est disponible
una medida fiable del
valor razonable para un
instrumento de patrimonio
medido al valor razonable
con
cambios
en
resultados,
la
entidad
informar
sobre
este
hecho.

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
cambios en resultados, la
entidad informar sobre
este hecho.

3.7. Revelaciones Deterioro


REVELACIONES
Una
entidad
revelar,
para cada clase de activos
indicada en el prrafo
27.33,
la
siguiente
informacin:
(a)
El
importe de las prdidas
por deterioro del valor
reconocidas en resultados
durante el periodo y la
partida o partidas del
estado
del
resultado
integral (y del estado de
resultados, si se presenta)
en las que esas prdidas
por deterioro del valor
estn incluidas. (b) El
importe de las reversiones
de prdidas por deterioro
del valor reconocidas en
resultados
durante
el
periodo y la partida o
partidas del estado del
resultado integral (y del
estado de resultados, si se
presenta) en que tales
prdidas por deterioro del
valor revirtieron

SAP
FAGLL03
Visualizar/Modificar
partidas
(nuevo):
Movimientos DB y CR
cuentas deterioro
FAGLB03
saldos (nuevo)

Visualizar

S_PL0_86000028
Balance/PyG
real/comparacin real

3.8. Flujograma De Proceso Objetivo


Proceso objetivo Cartera Empresarial

Pgina 92 de 132

EXTERNO SAP
Cartera
de
afiliados
entregar la cartera por
edades por lnea de
crdito. Esta informacin
es
generada
desde
Credysistem.

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

Proceso Objetivo Cartera Crdito y Seguros

Pgina 93 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

Proceso Objetivo Cartera Crdito y Seguros Diferencia en tasas

Pgina 94 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

Proceso Objetivo Castigo de Cartera Cartera empresarial y Cartera


Crdito y Seguros

Pgina 95 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
3.9. Descripcin Del Proceso Objetivo
Descripcin proceso Objetivo Cartera Empresarial
#
1
2
3
4
5
6
7

Rol
UES
Departamento
cartera
Departamento
cartera
Departamento
Cartera
Departamento
Cartera
Departamento
Cartera
Departamento
Cartera

Actividad
Generacin de cuentas por cobrar en legados
de

Compensacin de cuentas por cobrar en SAP

de Interfaz de saldos de cuentas por cobrar con


vencimientos de SAP a SAS
de
Generacin de interfaz con clculo de deterioro en SAS
de Generacin de interfaz con clculo de provisin de
cartera en SAS
de Contabilizacin automtica en SAP de clculos de
deterioro grupo ledger 0L
de Contabilizacin automtica en SAP de clculos de
provisin grupo ledger 1L

Descripcin del proceso Objetivo Cartera Crdito y Seguros


#
1
2
3
4
5
6
7

Rol
Departamento
Cartera
Crdito
Seguros
Departamento
Cartera
Crdito
Seguros
Departamento
Cartera
Crdito
Seguros
Departamento
Cartera
Crdito
Seguros
Departamento
Cartera
Crdito
Seguros
Departamento
Cartera
Crdito
Seguros
Departamento
Cartera
Crdito

Actividad
de
Generacin de interfaz de cuentas por cobrar
y
credysistem a SAP

en

de
Generar compensacin de cuentas por cobrar, anticipos y
y
cuenta puente en SAP
de
y Generacin de reporte de cuentas compensadas en SAP
de
Comparacin de cuentas por cobrar de SAP con cuentas
y
por cobrar Credysistem
de
y Anlisis de diferencias y ajustes.
de
Generacin de Saldos de cuentas por cobrar
y
vencimientos en Credysistem
de Generacin de clculos de deterioro en Credysistem
y
Pgina 96 de 132

con

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
#

8
9
10

Rol
Seguros
Departamento
Cartera
Crdito
Seguros
Contabilidad
Contabilidad

Actividad
de
y Generacin de clculos de provisin en Credysistem
Registro Manual de clculos de deterioro en SAP grupo
ledger 0L
Registro Manual de clculos de provisin en SAP grupo
ledger 1L

Descripcin del Proceso Objetivo Cartera Crdito y Seguros Diferencia en tasas


#
1
2

Rol
Departamento
Cartera
Crdito
Seguros
Departamento
Cartera
Crdito
Seguros
Departamento
Cartera
Crdito
Seguros
Departamento
Cartera
Crdito
Seguros

Actividad
de
Generacin de interfaz de cuentas por cobrar con tasas
y
de CAFAM en Credysistem a SAP
de
Generacin de cuentas por cobrar con tasas de mercados
y
de cajas de compensacin en Credysistem
de Generacin de interfaz de diferencias de tasas
y cuentas por cobrar con tasas de CAFAM y tasas
cuentas por cobrar con tasas de mercado de cajas
compensacin en Credysistem a SAP
de
Registro de contabilizacin de diferencias de tasas
y
cuentas por cobrar en SAP grupo de ledger 0L

de
de
de
en

Descripcin del Proceso Objetivo Castigo de Cartera Cartera empresarial y Cartera


Crdito y Seguros
#
1
2
3

Rol
Actividad
Departamento
de
Cartera
Crdito
y Generacin de interfaz castigo en Credysistem a SAP
Seguros
Departamento
de
Generacin manual de clculos de castigo
Cartera Empresarial
Departamento
de Registro automtico por interfaz de contabilizacin de
Cartera
Crdito
y castigo grupo de ledger ZL
Pgina 97 de 132

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del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
#
4
5
6

Rol
Actividad
Seguros
Departamento
de Registro manual de contabilizacin de castigo grupo
Cartera Empresarial
ledger ZL
Departamento
de Reclasificacin manual de cuentas de provisin de
Cartera
Crdito
y cartera por cuentas de deterioro en SAP grupo de ledger
Seguros
0L
Departamento
de Reclasificacin manual de cuentas de provisin de
Cartera Empresarial
cartera por cuentas de deterioro en SAP grupo de ledger
0L

3.10. Anexos

Calculo deterioro cartera empresarial

Pgina 98 de 132

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Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

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Proyecto RETOS /
Reimplementacin

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del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

Anexo de Medicin de Instrumentos financieros


Al reconocer inicialmente un activo financiero o un pasivo financiero, una entidad lo
medir al precio de la transaccin
La NIIF para Pymes en su seccin 11 requiere un modelo de costo amortizado para
todos los instrumentos financieros bsicos excepto para las inversiones en acciones
preferentes no convertibles y acciones preferentes sin opcin de venta y en
acciones ordinarias sin opcin de venta que cotizan en bolsa o cuyo valor razonable
se puede medir de otra forma con fiabilidad
Medicin posterior:
Clase
Instrumentos
financieros bsicos

Ejemplo
CDTs, Bonos, TES

Inversiones en acciones Acciones Ecopetrol


que cotizan en bolsa
tuviramos)
Todas
las
dems Nueva EPS
inversiones

Medicin
Costo
amortizado
utilizando el mtodo del
inters efectivo
(

siValor Razonable
Al
costo
menos
deterioro del valor

el

Estas mediciones son externas a SAP.


3.11. NOTAS
De acuerdo a informacin suministrada por CAFAM actualmente existen diferencias
contables de la informacin de cartera afiliados del sistema legado CREDYSISTEM
con la informacin de FI.
El proceso con la unidad de subsidio y educacin se revis, pero no hay impactos
con la norma de instrumentos financieros. Sin embargo es importante comentar,
que la cartera de educacin FICA con la informacin de cartera FI en SAP presenta
diferencias.
4. Desarrollos Que Aplican

4.1. QUERYS

Pgina 101 de 132

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Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

Query

Impacto

PAGO SAC INF. DCTOS

Reporte que genera, lo


facturado, lo recaudado
y lo anulado.

ZONAS
ZONAS

INFORME Cartera por edades, por


segmento por deudor.

ZONAS_FECHA-CLV
Cartera por edades, por
Deudores
Fecha segmento por deudor
Clave
con fecha clave.

Solucin

rea
Respons
able
Se puede generar Cartera
por la transaccin empresari
FAGLL03 por cuenta al
y por documentos
pero el tiempo de
ejecucin
supera
doblemente la del
query.
Se solicita por BW
como el reporte de
diario de documento
que pueda suplir las
necesidades
de
informacin
de
todas las reas.
Reporte
estndar
S_ALR_87012178 Anlisis
de
PA
deudores segn el
saldo de partidas
vencidas.
Se
requiere
en
BW,
porque al exportar a
Excel el estndar
deben organizarlos
manualmente.
Genera la misma
informacin
del
ZONAS
INFORME
ZONAS pero con
fecha de cierre.
Se sugiere que el
reporte que van a
realizar en BW para
reemplazar
el
ZONAS
INFORME
ZONAS,
debe
respetar la fecha de

Pgina 102 de 132

Cartera
empresari
al

Cartera
empresari
al

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
cierre.
TR_CRUCE-CTAS
TR_CRUCE-CTAS1
TR_CRUCE_CTAS2
TR_CRUCE_CTAS3

DATOS_CAT

Z_MAESTRO.DEU1

ZONAS_TAT

CENTROS_COST

Genera el formato de la No
se
puede
impresin
de reemplazar con el
documentos individual.
estndar,
es
un
formato que tienen
firma de elaboracin
y
firma
de
aprobacin
de
ajuste.
Genera datos maestros El
estndar
de deudores.
S_ALR_87012179 ndice de deudores
pero al exportarlo a
Excel,
se
debe
organizar
manualmente.
Se
realiza solicitud a
BW indicando que
debe contener la
direccin y la clase
impuesto.

Cartera
empresari
al

Genera la direccin del


deudor y la clase de
impuesto
al
que
pertenece el deudor.

Cartera
empresari
al

El
estndar
S_ALR_87012180 Lista de direcciones,
genera los datos de
la
pestaa
direccin,
del
maestro
de
deudores.
Se solicitar a BW
como
un
solo
informe incluyendo
los
datos
que
generan
con
el
DATOS_CAT
Cartera por edades, por Es
igual
al
de
segmento por deudor.
ZONAS
INFORME
ZONAS
Eliminar
Genera
los
datos Estndar
KS13 maestros de centros de CeCo: Informe de
costos.
datos maestros
Pgina 103 de 132

Cartera
empresari
al

Cartera
empresari
al
Cartera
empresari
al

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

TR_CRUCE_CTAS2

ZZZZZ

ZDOCUMENTOS

ZDOCUMENTOS1

MOV_CTAXCECABE

Genera el formato con la No


se
puede
impresin
de reemplazar con el
documentos masiva.
estndar,
es
un
formato que tienen
firma de elaboracin
y
firma
de
aprobacin
de
ajuste.
Se
sugiere
solo
tener un formato e
identificar el tipo de
ajuste por la clase
de documento.
Informe
de
recobro Es igual al reporte
Hospitales
de ZONAS INFORME
ZONAS. Eliminar

Cartera
empresari
al

La
transaccin
estndar
S_ALR_87012287 Diario
de
doc.
Genera todos los
documentos
creados en sap. Al
exportarlo a Excel
se
de
organizar
manualmente.
Se
solicita en BW
La
transaccin
estndar
S_ALR_87012287 Diario
de
doc.
Genera todos los
documentos
creados en SAP. Al
exportarlo a Excel
se
de
organizar
manualmente.
Se
solicita en BW en
BW
Reporte
cuentas
por La
transaccin
clase de documentos
estndar

Cartera
empresari
al

Pgina 104 de 132

Cartera
empresari
al

Cartera
empresari
al

Cartera
empresari

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
S_ALR_87012287 Diario
de
doc.
Genera todos los
documentos
creados en SAP. Al
exportarlo a Excel
se
de
organizar
manualmente.
Se
solicita en BW en
BW
Z_DETALLE_DOC
La
transaccin
estndar
S_ALR_87012287 Diario
de
doc.
Genera todos los
documentos
creados en SAP. Al
exportarlo a Excel
se
de
organizar
manualmente.
Se
solicita en BW.
MAESTRO CTROS DE Genera
los
datos Es
igual
al
COSTO
maestros de centros de CENTROS_COST, se
centros de costos.
puede generar por
la
transaccin
estndar KS13
CeCo: Informe de
datos maestros.
AP_ANTICIPOS1

Reporte
de
anticipos
para circularizacin del
mes con ceco.

al

Cartera
empresari
al

Cartera
empresari
al

El reporte estndar Cartera


FBL5N genera la empresari
informacin
de al
deudores
y
los
anticipos asociados
a deudores, para
que este reporte
cumpla con este
requerimiento
deben slo utilizar
los
CME
en
anticipos. De todas
formas se solicita en
BW como parte del

Pgina 105 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
estado de cartera
por edades que se
puedan incluir CME.
Estndar
KS13 - Operacion
CeCo: Informe de es
datos maestros.
Financiera
s

CENTROS_COSTO

Maestro de Centros de
Costo.

TR_CRUCE_CTAS1

Soporte
ajuste No
se
puede
documento individual.
reemplazar con el
estndar,
es
un
formato que tienen
firma de elaboracin
y
firma
de
aprobacin
de
ajuste.
Genera
informe
por No
se
puede
centro de costo versin reemplazar ya que
anterior
es
un
log
que
Log de errores al cargar informa los errores
archivos de Credibanco y de carga.
redeban multicolor.

ZFPMOVREDXCEVA

Operacion
es
Financiera
s

Operacion
es
Financiera
s

ORDENES_CO

Maestro de rdenes co

Reporte
estndar Operacion
KOK5 - rdenes CO
es
Financiera
s

Z_BONOS02

Detalle de documentos
contables bonos

Se solicita generar Operacion


un reporte por BW.
es
Financiera
s

Z_BONOS03

Bonos subsidio

Se solicita generar Operacion


un reporte por BW.
es
Financiera
s

Z_BONOS03C

Bonos subsidio

Se solicita generar Operacion


un reporte por BW.
es
Financiera
s

Pgina 106 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
AP_CHEQUES_ANU

AP_POR_EDADES8

AP_POR_EDADES9

TR_CHEQUES_01

Reporte
anulados

de

cheques No se reemplaza por


el
estndar.
Generan
la
informacin
por
cuenta contable y
por acreedor . Al
generar un auxiliar
de cuentas por SAP
no
genera
la
informacin
del
acreedor.
Reporte de pasivos por El reporte estndar
edades por lneas totales S_ALR_87012084 PA:
Previsin
vencimientos
acreedores, genera
la
informacin
solicitada, pero al
exportarlo a Excel
se debe organizar
manualmente.
Se
solicita en BW
Reporte de pasivos por El reporte estndar
edades (edades a elegir) S_ALR_87012084 PA:
Previsin
vencimientos
acreedores, genera
la
informacin
solicitada, pero al
exportarlo a Excel
se debe organizar
manualmente.
Se
solicita en BW
Informe de cheques en La
transaccin
caja
estndar
S_ALR_87012349 Anlisis de cheques
pendientes de cobro
por
cta.mayor
y
acreedor
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
Pgina 107 de 132

Pagos
y
Caja
General

Pagos
y
Caja
General

Operacion
es
Financiera
s y Pagos
y
Caja
General

Pagos
y
Caja
General

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.
TR_CHEQUES_01A

Informe de cheques en
caja 01a

La
transaccin Pagos
y
estndar
Caja
S_ALR_87012349 - General
Anlisis de cheques
pendientes de cobro
por
cta.mayor
y
acreedor
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.

TR_CHEQUES_01B

Informe de cheques en
poder de egresos

La
transaccin Pagos
y
estndar
Caja
S_ALR_87012349 - General
Anlisis de cheques
pendientes de cobro
por
cta.mayor
y
acreedor

Pgina 108 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.
TR_CHEQUES_02

Informe
general
cheques girados

de La
transaccin Pagos
y
estndar
Caja
S_ALR_87012349 - General
Anlisis de cheques
pendientes de cobro
por
cta.mayor
y
acreedor
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.

TR_CHEQUES_02L

Informe
general
cheques girados

de La
transaccin Pagos
y
estndar
Caja
S_ALR_87012349 - General
Anlisis de cheques

Pgina 109 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
pendientes de cobro
por
cta.mayor
y
acreedor
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.
TR_CHEQUES_03

Informe de cheques en
caja

TR_CHEQUES_2L

Informe

general

La
transaccin Pagos
y
estndar
Caja
S_ALR_87012349 - General
Anlisis de cheques
pendientes de cobro
por
cta.mayor
y
acreedor
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.

de La

Pgina 110 de 132

transaccin Pagos

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
cheques girados

TR-CHEQUES_COS

estndar
Caja
S_ALR_87012349 - General
Anlisis de cheques
pendientes de cobro
por
cta.mayor
y
acreedor
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.

informacin de numero La
transaccin
de cheques girados
estndar
S_ALR_87012349 Anlisis de cheques
pendientes de cobro
por
cta.mayor
y
acreedor
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de

Pgina 111 de 132

Pagos y
Caja
General

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
todos los pagos.
Z_FACT_TRANDF

Informe
de
canceladas
transferencias

facturas S_ALR_87012351 - Pagos


y
por Resumen de avisos
Caja
Generan
General
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.

Z_FACT_TRANSF

Informe
de
canceladas
transferencias

facturas S_ALR_87012351 - Pagos


y
por Resumen de avisos
Caja
Generan
General
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.

Z_MAESTRO_ACRE

Datos
acreedores

maestros La
transaccin Pagos
y
estndar
Caja
S_ALR_87012086 - General
Directorio
de
acreedores,
S_ALR_87012087 Lista de direcciones
Generan
la
informacin de los
Pgina 112 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

Z_TRCHEQGIR

ZDOCUMENTOS2

ZDOCUMENTOS4

datos maestros de
acreedores,
al
exportarlo a Excel
se debe organizar
manualmente.
Se
solicita en BW
Informe
de
cheques La
transaccin Pagos
y
girados tesorera
estndar
Caja
S_ALR_87012349 - General
Anlisis de cheques
pendientes de cobro
por
cta.mayor
y
acreedor
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.
Detalle de documentos La
transaccin
con
fecha
de estndar
vencimiento y de giro
S_ALR_87012287 Diario
de
doc.
Genera todos los
documentos
creados en sap. Al
exportarlo a Excel
se
de
organizar
manualmente.
Se
solicita en BW
Relacin ceco generador La
transaccin
de doc. fac. x cheq. estndar
girados
S_ALR_87012287 Pgina 113 de 132

Pagos
y
Caja
General

Pagos
y
Caja
General

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

ZDOCUMENTOS5

ZFTRCHEQUECAJA

ZFTRCONSULTA

Diario
de
doc.
Genera todos los
documentos
creados en sap. Al
exportarlo a Excel
se
de
organizar
manualmente.
Se
solicita en BW
Relacin ceco generador La
transaccin
de
doc.
fac.
x estndar
transferencias
S_ALR_87012287 Diario
de
doc.
Genera todos los
documentos
creados en sap. Al
exportarlo a Excel
se
de
organizar
manualmente.
Se
solicita en BW
Informe de cheques en La
transaccin
caja transaccin zf26
estndar
S_ALR_87012349 Anlisis de cheques
pendientes de cobro
por
cta.mayor
y
acreedor
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.
Consultas tesorera

Pagos
y
Caja
General

Pagos
y
Caja
General

Se solicita en BW Pagos

Pgina 114 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
con
el
informe Caja
general de pagos
General
ZFTRMELGAR

Consultas
melgar

cheques La
transaccin Pagos
y
estndar
Caja
S_ALR_87012349 - General
Anlisis de cheques
pendientes de cobro
por
cta.mayor
y
acreedor
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.

ZTR_TRANS_ANUL

Transferencias anuladas

Al
generar
la Pagos
y
transaccin
Caja
estndar
FAGLL03 General
por
clase
de
documento
se
puede obtener la
misma informacin
con
clase
de
documento TY,
la
generacin
se
demora mucho con
respecto al query
actual. Se sugiere
usar
el
mismo
informe
que
se
solicita en BW como
reporte
de

Pgina 115 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
documentos.
Z_MAESTRO_DEUD

R-CHEQUES_COS
Z_APFACT_CHEQU
Z_APFACT_TRAN2
ZF17

ZPARTIDAXAO

Datos
deudores

maestros Mediante
la
transaccin
estndar
S_ALR_87012179 ndice de deudores
se
genera
la
informacin de los
datos maestros, al
pasarla
a
Excel
deben
organizarla
manualmente.
Se
solicita en BW un
informe
que
contenga todos los
datos maestros de
deudores
Informacin
cheques La
transaccin
girados
estndar
Informacin de cheques S_ALR_87012349 por cdula con fecha de Anlisis de cheques
giro
pendientes de cobro
Transferencias Fomento
por
cta.mayor
y
acreedor
S_ALR_87012351 Resumen de avisos
Generan
informacin,
pero
no con todos los
campos
que
cuentan los querys,
en el caso de pagos
con acreedor CPD
no
genera
la
informacin
del
acreedor que se le
pago. Se solicita en
BW un reporte de
todos los pagos.

Crdito y
Seguros

Crdito y
Seguros

Partidas
abiertas
y Se reemplaza por la Crdito y
compensadas por ao de transaccin
Seguros
deudores
estndar
FBL5N
Pgina 116 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

ZDOCUMENTOS,
ZDOCUMENTOS2

Detalle
contables

opcin todas las


partidas
documentos La
transaccin Crdito y
estndar
Seguros
S_ALR_87012287 Diario
de
doc.
Genera todos los
documentos
creados en sap. Al
exportarlo a Excel
se
de
organizar
manualmente.
Se
solicita en BW

4.2. DESARROLLOS Z
Desarrollo

Impacto

Solucin

ZICM

Genera la interfaz
legados a SAP

de

ZFIPAGOS_TRANS

Informe
de
Pagos
a
Proveedores
por
Transferencia electrnica

ZFI_PAGOSE

Informe
de
Electrnicos

Pagos

rea
Respons
able
No se reemplaza por Cartera
transaccin estndar. empresari
Permite
pasar al
interfaces.
Slo se reemplaza si
PI centraliza
el
intercambio
de
informacin
entre
sistemas.
No se reemplaza por Pagos
y
transaccin estndar. Caja
Genera informacin General
para
tesorera
cuando un proveedor
solicita informacin
de
su
pago
de
acuerdo a la fecha de
transferencia
y
acreedor.
No se reemplaza por Pagos
y
transaccin estndar. Caja
Genera informe de General
las propuestas de
pago
de
transferencias y ID

Pgina 117 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
de pagos.
ZFI_AVISOPAGOS

ZFI_AVISOPAGOS2

ZFI_PAGSIGED

ZF31

ZF32

ZF15

Reporte Aviso de Pagos

No se reemplaza por
transaccin estndar
genera
todos
los
pagos de acuerdo
fecha de pago y
proveedor.
Reporte Aviso de Pagos
No se reemplaza por
transaccin estndar.
Genera todos los
pagos por fecha de
pago, identificando
acreedores,
retenciones
efectuadas y el pago
realizado se enva al
correo del proveedor.
Reporte de pago SIGED
No se reemplaza por
transaccin estndar.
Enva al legado los
pagos realizados en
SAP.
Reporte de Transferencias
No se reemplaza por
el estndar. Reporte
de transferencias, de
acuerdo a da de
ejecucin
de
propuesta de pago,
banco propio, ID de
cuenta, va de pago.
Reporte Diario de Pagos
No se reemplaza.
Reporte diario de
pagos de acuerdo a
fecha de ejecucin
programa de acuerdo
a
la
sociedad
pagadora y sociedad
emisora.
Reporte Facturas repetidas No se reemplaza.
y pagadas con cheque en Reporte que genera
FI
de
acuerdo
a
referencia
factura,

Pgina 118 de 132

Pagos
y
Caja
General

Pagos
y
Caja
General

Pagos
y
Caja
General
Pagos
y
Caja
General

Pagos
y
Caja
General

Pagos
y
Caja
General

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
acreedor y fecha de
contabilizacin
que
han sido pagadas
con
diferentes
nmeros de cheques.
Se presenta cuando
generan un pago de
una factura, pero no
reclaman el cheque y
lo deben anular y
volver a generar el
mismo cheque.
ZF30
Transferencia Electrnica
Realiza archivo plano
de acuerdo a las
transferencias
electrnicas,
por
banco propio, ID de
cuenta.
Z_FI_ACUALIZA_D
Programa Para Actualizar No se reemplaza por
CTO
XREF3
en
Documentos transaccin estndar.
Reemplazados por Contables
Se sugiere que desde
el
legado origen enven
ZFIGL_XREF3
la informacin de
forma correcta, en
los
campos
que
corresponde para no
tener que realizar
reemplazos en SAP.
Z_GTO_PRESU_CA Genera tem presupuestal
No
usado
B
actualmente
ZF54
Cargue
deudores
y No
usado
acreedores
actualmente
ZCMP
Creacin de documentos No se reemplaza por
de compensacin por resto transaccin estndar.
Se
solicita
una
mejora para que
puedan compensar
masivamente
un
mismo cliente de
crdito y seguro
que tienen varios
tipos de crdito.
Pgina 119 de 132

Pagos
y
Caja
General

Crdito y
Seguros

Crdito y
Seguros
Crdito y
Seguros
Crdito y
Seguros

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
Z_GTO_PRESU_DE
T
ZF27

ZFI_CONCILIA
Z_MMORDCOMPR
AS

ZSUB_GENERAR_X
ML

Z_SDDIFER_PED_F
AC
ZSD_TOTAL_ASEG
UR
ZSD_CARGA_PEDI
DOS
A_DOC_GIRO

AN_EMRF

Detalle de movimientos No
usado
tem presupuestal
actualmente
Partidas sin compensar
Se puede reemplazar
por las transacciones
estndar FBL1N para
acreedores y FBL5N
para deudores con la
opcin
partidas
abiertas.
Diferencias X Cuenta
No
usado
actualmente
Programa Alta rdenes de No se reemplaza por
Compra
transaccin estndar
para
que
realice
rdenes de compra
masivamente
Es un desarrollo de
subsidio, por tanto
no
se
puede
reemplazar con el
estndar.
Debern revisar este
desarrollo en el rea
de subsidio y los
consultores de ADP.
Programa de diferencias Este
desarrollo
das pedido y factura
debern quedar en
revisin
con
el
mdulo SD.
Valor a facturar por Gestin Este
desarrollo
Administrativa
debern quedar en
revisin
con
el
mdulo SD.
Carga masiva de pedidos Este
desarrollo
de venta
debern quedar en
revisin
con
el
mdulo SD.
Partidas a girar para enviar No
es
usado
a tesorera
actualmente. Usan
la
transaccin
estndar FB03.
Partidas
abiertas
EMRF Se reemplaza por la
23959006
transaccin estndar
Pgina 120 de 132

Crdito y
Seguros
Crdito y
Seguros

Crdito y
Seguros
Crdito y
Seguros

Crdito y
Seguros

Crdito y
Seguros
Crdito y
Seguros
Crdito y
Seguros
Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
F.19
AN_ENTRADAS

AP_ANTICIPOS
AP_ANTICIPOS2
AP_CHEQUES_ANU
AP_POR_EDADES5
AP_POR_EDADES7
AP_PROVEEDOR1

AP_PROVEEDORES
COMPROB_DIARIO

FAMILIA_DEUDOR
FAMILIA_PROVE1
MOV_CTA_GL
ORDENES_CO
SL

Entradas
material
compras

de
por

servicio o No se reemplaza por


grupo de la
transaccin
estndar, es usado
por Melgar.
Reporte de anticipos por No
es
usado
edades
actualmente
Reporte de anticipos por No
es
usado
edades
actualmente
Reporte
de
cheques No
es
usado
anulados
actualmente
Reporte de pasivos por No
es
usado
edades
actualmente
Reporte
de
pasivos No
es
usado
mayores a 1080 das
actualmente
Proveedores
cuenta El estndar ndice de
asociada, Gr de tes, reg, maestros
poblacin
proveedores
al
exportarlo a Excel se
debe
organizar
manualmente.
Se
solicita en BW
Proveedores cta asociada, Es
igual
a
Gr de tes, reg, poblacin
AP_PROVEEDOR1
Comprobante diario
Se
genera
el
estndar diario de
documentos, pero su
tiempo de ejecucin
doblemente mayor al
query.
No
se
reemplaza
por
el
estndar.
Datos generales deudores
Se solicita en BW

Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar

Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar

Cuentas
por pagar
Datos generales proveedor Se solicita en BW
Cuentas
por pagar
Reporte de cuentas para No se reemplaza por Cuentas
retenciones AP
el estndar.
por pagar
Maestro de ordenes
Se reemplaza por la Cuentas
transaccin estndar por pagar
KOK5.
Partidas individuales de SL
No
usado Cuentas
Pgina 121 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
actualmente
TR_CHEQUES_02
Z_COSTO_CTACO1

Z_FACT_TRANSF
Z_FACT_X_CHEQ3
Z_MAESTRO_ACVP

ZDOCUMENTOS3

ZFPDOC_RADCON
T
ZPARTIDAXANO

ZZDOCUMENTEST
ZZDOCUMENTOS
ZZDOCUMENTOST

Informe
general
cheques girados
Cuenta contrapartida

de No
usado
actualmente
Se
revisa
la
transaccin
KSB1,
pero no suple la
necesidad del query,
debido a que para
las operaciones con
cuenta
EM/RF
requieren
la
informacin de la
cuenta de PyG. No se
puede
reemplazar
por el estndar.
Informes
de
facturas Se solicit en BW un
canceladas
por informe para todos
transferencias
los tipos de pagos.
Informes
de
facturas Se solicit en BW un
canceladas por cheques
informe para todos
los tipos de pagos.
Maestro de acreedores vas Se solicit en BW un
de pago
reporte con todos los
campos del maestro
de acreedores.
Documentos por usuario Transaccin estndar
cuentas por pagar
FB03,
indicando
clases
de
documentos
de
cuentas por pagar y
el usuario.
Genera
documentos No
usado
radicados y contabilizados
actualmente
Partidas abiertas cuentas Se reemplaza por la
de GL y asociadas
transaccin estndar
FAGLL03,
partidas
abiertas
Detalle de documentos Se solicita en BW
contables
Detalle de documentos Es igual al query
contables
ZZDOCUMENTEST
Detalle de documentos Es igual al query

Pgina 122 de 132

por pagar
Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar

Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar

Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar
Cuentas
por pagar
Cuentas

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
R

contables

ZZDOCUMENTEST

por pagar

4.3. Desarrollos Nuevos


Desarrollo
Se requiere un reporte o query que
genere de forma automtica un archivo
plano ubicado en un recurso compartido,
para que el sistema legado credysistem
lo cargue automticamente y realice el
cruce de saldos, para garantizar la
razonabilidad de estos.
Existe un desarrollo ZCMP Creacin de
documentos de compensacin por resto.
Se requiere sea modificado para que
pueda compensar partidas de un mismo
deudor con varios crditos.
Se requiere crear job para ejecucin
automtica.

rea Solicitante
Crdito y Seguro

REPORTE
NUEVO.xlsx

Crdito y Seguro y Cartera empresarial

5. Integracin Entre Normas


Entrada
Seccin 11
Seccin 12
Seccin 23

Instrumentos financieros bsicos de la NIIF para las Pymes.


Otros temas relacionados con los instrumentos financieros de la NIIF
para las Pymes.
Ingresos de actividades ordinarias

Salidas
SECCION
SECCION
SECCION
SECCION

3
4
5
7

Presentacin de Estados Financieros


Estado Situacin financiera
Estado de Resultados y otros resultados integrales
Estado Flujo Efectivo

Pgina 123 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
6. Roles Y Responsabilidades
Roles
Responsabilidades
Analista
Generar informacin con clculos deterioro por legados
Cartera
empresarial y
afiliados
Analista
de Contabilizar informacin deterioro en ledger NIIF
Riesgos
7. Sistemas Legados

ID
Nuevo
Sevinpro
Nuevo SAS
Nuevo SAS
E
Credisystem
Siged

On line **
New plan
New hotel
Concesiones

Sistema
Origen
Calculo
de
inversiones
y
rendimientos
SAP
Cuentas
por
cobrar
Deterioro
de
cartera
- Crdito
Cuentas
por
pagar
proveedores
medicamentos,
alimentos
y
bebidas
Cruce
de
cuentas
Facturacin
Hotel reservas y
eventos melgar
Hotel reservas y
eventos melgar
Facturacin
contraprestacio
nes

Sistema
Destino
SAP

Sociedad

Tipo

CAFAM

Interfaz

SAS

CAFAM

Interfaz

SAP

CAFAM

Interfaz

SAP

CAFAM

Interfaz

SAP

CAFAM

Interfaz

SAP
SAP

CAFAM
CAFAM

Interfaz
Interfaz

SAP

CAFAM

Interfaz

SAP

CAFAM

Interfaz

Pgina 124 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
Convenios
Sycipro
Break point
POST
Caja
ARS gestin
Facturador
convenios

Medicamentos
ventas
mayoristas
Facturacin
Salud
Facturacin
Salud
Servicios Salud
Ambiente
de
Caja
Cuentas
por
pagar ARS
Cuentas
por
pagar Mercadeo

SAP

CAFAM

Interfaz

SAP

CAFAM

Interfaz

SAP

CAFAM

Interfaz

SAP
SAP

CAFAM
CAFAM

Interfaz
Interfaz

SAP

CAFAM

Interfaz

SAP

CAFAM

Interfaz

**Se cambiar para facturacin por modulo SD en SAP

CAFAM requiere que los sistemas legados que tienen informacin de cartera y
cuentas por pagar, realicen interfaces por terceros, identificando el grupo de ledger
y cuentas divergentes.
En el sistema legado Credysistem, se debe realizar el reclculo de tasas de inters
versus las tasas de mercado, en la carga de saldos iniciales para ledger NIIF.
El sistema legado Credysistem, debe modificar sus campos para que la informacin
que se enva por deudor, identifiquen el nmero de crdito, con el fin que se pueda
compensar en SAP por deudor y por crdito. Debe entregar informacin de fechas
de vencimientos de cuentas por cobrar
El rea de Crdito y Seguros por la apertura de cuentas por cobrar por deudor,
requiere una interfaz de SAP a Credysistem, con el fin de conciliar la informacin
por deudor que exista en los dos sistemas.
La informacin de deterioro enviada a SAP desde legados, debe ser en cuentas
contables de mayor, slo afecta ledger 0L (NIIF).
La informacin de provisin de cartera enviada a SAP desde legados, debe ser en
cuentas de mayor, solo debe afectar ledger 1L (local) durante el ao 2015, despus
de esta vigencia no aplica.
Los sistemas legados se comunican actualmente por medio de archivos planos y
para la integracin por PI seguir siendo de la misma manera. Lo que puede llegar a
cambiar es la ruta y/o el servidor donde los legados suben los archivos planos.
Pgina 125 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

La informacin de legados debe tener validaciones de centros de beneficios que


correspondan al segmento correspondiente
La informacin contable que se recibe de legados debe tener movimientos dbitos
iguales a movimientos crditos por centro de beneficio, con el fin de garantizar
balances por segmentos.
8. Datos
Plan de cuentas

Nombre sugerido: DETERIORO DE CARTERA EMPRESARIAL


Tipo de cuenta:
Cuenta de mayor

Plan de cuentas

Nombre sugerido: DETERIORO DE CARTERA CREDITO Y


SEGUROS
Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Plan de cuentas

Nombre sugerido: DETERIORO DE INVERSIONES


Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Plan de cuentas

Nombre sugerido: GASTO DETERIORO CARTERA CREDITO Y


SEGUROS
Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Plan de cuentas

Nombre
sugerido:
GASTO
EMPRESARIAL
Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Plan de cuentas

Nombre sugerido: GASTO DETERIORO INVERSIONES


Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Plan de cuentas

Nombre sugerido: GASTO FINANCIERO POR DIFERENCIA EN


TASA
Tipo de cuenta: Cuenta de mayor
Nombre sugerido: INGRESO FINANCIEROS POR DIFERENCIA
EN TASA
Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Plan de cuentas

DETERIORO

CARTERA

Plan de cuentas

Nombre sugerido: CUENTA CORRECTORA AFILIADO POR VPN


Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Plan de cuentas

Nombre sugerido:

GASTO FINANCIERO POR DIFERENCIA

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Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
TASA
Tipo de cuenta: Cuenta de mayor
Plan de cuentas

Nombre sugerido: INGRESO FINANCIERO POR DIFERENICA


TASA
Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Plan de cuentas

Nombre sugerido: OBLIGACIONES


PLAZO
Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Plan de cuentas

Nombre sugerido:
OBLIGACIONES FINANICERAS LARGO
PLAZO
Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Plan de cuentas

Nombre sugerido: DEUDORES CORTO PLAZO


Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Plan de cuentas

Nombre sugerido: DEUDORES LARGO PLAZO


Tipo de cuenta: Cuenta de mayor

Maestro deudores

Datos maestros deudores cartera empresarial, crdito y


seguros.

Maestro acreedores

Datos maestros acreedores

FINANCIERAS

CORTO

Recomendaciones adicionales en carga de datos:

La informacin correspondiente a Inversiones, obligaciones financieras, saldo


de bancos, cuentas por pagar ser cargada por contabilidad.

La informacin de cuentas por cobrar empresarial, ser cargada por el rea


de cartera empresarial.

La informacin de cuentas por cobrar de crdito y seguros ser cargada por


el rea de crdito y seguros.

Validar que en los deudores no exista duplicidad del dato maestro.

Validar que en los acreedores no exista duplicidad del dato maestro.

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Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

Los datos maestros deudores y acreedores que no tienen saldo ni partidas


abiertas sern cargados al sistema de cinco aos atrs a la fecha

Los saldos de cartera que en la actualidad no est por deudor, sino en


cuentas transitorias o terceros genricos, sern cargados por cada deudor.

Los datos maestros de deudores que no existen en SAP, para realizar la


extraccin de los sistemas legados y crearlos en SAP, con el fin de que
reciban la informacin de legados.

La provisin de cartera slo aplicar para ledger 1L (Local) durante ao 2015


en cuentas de mayor. En el ao 2016 provisin fiscal en el ledger 1L (Fiscal)

El deterioro de cartera slo aplicar para ledger 0L (NIIF)


mayor.

Para Los CDTs, actualizar cuales tienen plazos de uno a tres meses y realizar
reclasificacin en nuevas cuentas en las plantillas de carga.

en cuentas de

9. Reportes BW
REPORTE SOLICITADO
REEMPLAZA EL QUERY
Cartera por edades, por ZONAS INFORME ZONAS
segmento por deudor
Generacin datos maestros
de deudores

DATOS_CAT
Z_MAESTRO.DEU1
Z_MAESTRO_DEUD
Registros por clase de ZDOCUMENTOS
documentos,
valores, ZDOCUMENTOS1
claves de contabilizacin, ZDOCUMENTOS2
deudor,
acreedor, ZDOCUMENTOS4
contrapartida, con fecha de ZDOCUMENTOS5
contabilizacin,
cuenta Z_DETALLE_DOC
contable.
Z_BONOS02
Z_BONOS03
Z_BONOS03C
AP_CHEQUES_ANU
PAGO SAC INF. DCTOS
MOV_CTAXCECABE
AP_CHEQUES_ANU
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AREA ENCARGADA
CARTERA
EMPRESARIAL
Y
AFILIADOS
CARTERA
EMPRESARIAL
Y
AFILIADOS
CONTABILIDAD

CARTERA
EMPRESARIAL
AFILIADOS

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
Reporte de todos los pagos
realizados,
indicando
acreedor,
incluyendo
la
informacin
de
los
acreedores CPD, fechas de
pagos, medio de pago,
retenciones
realizadas,
centro
de
beneficio,
segmento y divisin. Para
los pagos en cheque el
nmero de cheque, el
documento financiero con
el cual se cancel.
Reporte con todos los datos
del maestro de acreedores
Reporte por edades de
acreedores

R-CHEQUES_COS
Z_APFACT_CHEQU
Z_APFACT_TRAN2
ZF17
TR_CHEQUES_01
TR_CHEQUES_01
TR_CHEQUES_01B
TR-CHEQUES_COS
Z_TRCHEQGIR
ZFTRCHEQUECAJA
ZFTRMELGAR
Z_FACT_TRANDF
Z_FACT_TRANSF
ZFTRCONSULTA
Z_MAESTRO_ACRE

TESORERIA
Y
CARTERA AFILIADOS

AP_POR_EDADES8
AP_POR_EDADES9

CONTABILIDAD
TESORERIA
CONTABILIDAD
TESORERIA

El reporte de pagos requiere niveles de autorizacin.


Los dems reportes no requieren niveles de autorizacin.
10.

Impactos en la Universidad CAFAM

No ha impactos en la Universidad CAFAM


11.

Prerrequisitos Indispensables

Plan de cuentas
Tasas de cambio actualizadas
Datos maestros de deudores y acreedores
Estructura de centros de costos, centros de beneficios y segmentos
11.1. Decisiones Que Soportan El Proceso
Decreto reglamentario 3022 de 2013.
11.2. Impacto Organizacional

Pgina 129 de 132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin
Centralizacin en la creacin de datos maestros con el fin de evitar duplicidad de
datos maestros deudores y acreedores.
Oportunidad en la creacin de datos maestros en SAP para la garantizar el cargue
normal de la interfaz de legados.
Volumen en las cargas de cuentas por cobrar, por que se deben subir saldos por
cada deudor.
Cambios en interfaces de sistemas legados a SAP:
divergentes, grupo de ledger.

Por deudores, cuentas

Generar Modelo de deterioro de cartera:


Modelo basado en nuevos clculos
Utilizacin de nuevos sistemas legados (SAS): Cartera empresarial
Interfaz a SAP por grupo de ledger 0L (NIIF)
Capacitacin a personas de cartera afiliados y empresarial .
Cambios politicas y procedimientos en reas afectadas: Cartera afiliados, Cartera
empresarial y Contabilidad.
Durante el ao 2015 registro de provisin de cartera en ledger 1L (local)
Conciliacin de informacin de cartera en legados versus saldos de cartera en SAP.
Aumento en carga operativa por la compensacin de las partidas individuales de
deudores en SAP y en los sistemas legados.
Crear procedimiento de cierre para reclasificacin de partidas de obligaciones
financieras generadas por tesorera y cuentas por cobrar generadas por cartera
crdito y seguros, de corto a largo plazo.
12.

Aprobacin Del Documento

En conformidad con el contenido del documento firman las siguientes personas:

Nelson Mauricio Barrios


Gerente de Proyecto

CAFAM

Ricardo Correa
de proyecto
IBM

Pgina 130 deGerente


132

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

Jairo Leguizamn
Lder Funcional
CAFAM

Marleny Prez
Consultor Lder FI
IBM

Martha Lorena Borda


Lder Funcional NIIF
CAFAM

Heydi Melo
Consultor FI
IBM

Ivon Adriana Usaqun


Funcional Cartera Empresarial
CAFAM

Sonia Astrid Villegas


Funcional Tesorera
IBM

Pgina 131 de 132

Alix Nidia Balln


Jefe Cartera Empresarial
CAFAM

Mara Leonor Forero


Jefe Tesorera
CAFAM

Documento de Definicin
del Proceso
Norma de Instrumentos
Financieros Mdulo FI-TR
Proyecto RETOS /
Reimplementacin

Olga Cecilia Rojas


Lder Funcional Crdito y Seguros
CAFAM

Fanny Cortes
Funcional TI
CAFAM

Mario Fernando Rodrguez


Funcional Cuentas por pagar
CAFAM

Diana Martnez
Funcional Procesos
IBM

Pgina 132 de 132

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