E-PURCHASING

DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH

Oleh : Abu Sopian
(Widyaiswara Balai Diklat Keuangan Palembang)

Abstrak
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dikembangkan satu sistem pengadaan
dengan berlandaskan pada sistem informasi yang memuat daftar, jenis spesifikasi teknis,
dan harga barang yang dimuat dalam suatu daftar yang disebut katalog elektronik (eCatalogue). Katalog elektronik dikembangkan dan dikelola oleh Lembaga Kebijakan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) untuk dimanfaatkan oleh seluruh
Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi (K/L/D/I) dalam rangka
pengadaan barang dan jasa memenuhi kebutuhan kantor.
Pencantuman informasi mengenai jenis, spesifikasi teknis dan harga barang
dalam e-Catalogue didasarkan atas kesepakatan antara Penyedia barang dengan LKPP.
Atas barang yang telah dimasukkan dalam e-Catalogue setiap satker yang membutuhkan
barang tersebut dapat melakukan pengadaan dengan berhubungan langsung dengan
penyedia, melakukan pesanan dan negosiasi harga yang diakhiri dengan membuat bukti
pembelian.
Untuk memperlancar pelaksanaan pengadaan barang-barang yang sudah
tercantum dalam e-Catalogue LKPP telah menerbitkan Surat Edaran nomor 3 tahun 2015
tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui e-Purchasing. Masalahnya adalah
dalam surat edaran tersebut masih terdapat rumusan ketentuan yang mengandung
kelemahan.
Kata Kunci : e-Catalogue, e-Purchasing, e-Tendering.
A. Surat Edaran Kepala LKPP Tentang E-Purchasing
Tanggal 5 Agustus 2015 Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah (LKPP) menerbitkan Surat Edaran nomor 3 Tahun 2015 tentang Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Melalui e-Purchasing. Surat edaran tersebut diterbitkan dalam
rangka memperlancar pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah melalui ePurchasing berdasarkan Katalog Elektronik (e-Catalogue) sebagai pelaksanaan amanat
pasal 110 ayat (4) Perpres nomor 4 tahun 2015 yang mewajibkan
Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi (K/L/D/I) melakukan ePurchasing terhadap Barang/Jasa yang sudah dimuat dalam sistem katalog elektronik.

Ketentuan tentang tata cara e-Purchasing dalam Surat Edaran Kepala LKPP
tersebut terdiri dari 5 angka sebagai berikut:
Angka 1.
Kementerian/Lembaga/Daerah/Institusi wajib melakukan e-Purchasing terhadap
Barang/Jasa yang sudah dimuat dalam sistem katalog elektronik sesuai dengan
kebutuhan K/L/D/I.
Angka 2.
Kewajiban K/L/D/I melakukan e-Purchasing sebagaimana dimaksud pada angka 1,
dikecualikan dalam hal:
a. Barang/Jasa belum tercantum dalam e-Catalogue;
b. Spesifikasi teknis barang/jasa yang tercantum pada e-Catalogue tidak sesuai dengan
spesifikasi teknis yang dibutuhkan oleh K/L/D/I;
c. Penyedia barang/jasa tidak menanggapi pesanan sedangkan kebutuhan terhadap
barang/jasa tersebut mendesak dan tidak dapat ditunda lagi;
d. Penyedia barang/jasa tidak mampu menyediakan barang baik sebagian maupun
keseluruhan dalam jangka waktu yang ditentukan dalam rencana pelaksanaan
pengadaan barang/jasa karena kelangkaan ketersediaan barang (stock);
e. Penyedia barang/jasa tidak mampu melayani pemesanan barang/jasa karena
keterbatasan jangkauan layanan penyedia barang/jasa;
f. Penyedia barang/jasa tidak dapat menyediakan barang/jasa sesuai dengan jangka
waktu yang telah ditetapkan setelah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Pejabat yang
ditetapkan oleh Pimpinan Institusi menyetujui pesanan barang/jasa;
g. Penyedia barang/jasa dikenakan sanksi administratif berupa penghentian sementara
dalam sistem transaksi e-Purchasing; dan/atau
h. Harga Katalog Elektronik pada komoditas online shop dan hasil negosiasi harga
barang/jasa melalui e-Purchasing untuk komoditas online shop pada periode
penjualan, jumlah, merek, tempat, spesifikasi teknis,dan persyaratan yang sama,
lebih mahal dari harga barang/jasa yang diadakan selain melaluie-Purchasing.
Angka 3.
Ketentuan pada angka 2 huruf c sampai dengan huruf h berlaku jika dalam satu
komoditas dan/atau spesifikasi barang/jasa hanya terdapat satu penyedia barang/jasa
yang terdaftar di dalam e-Catalogue.
Angka 4.
Pelaksanaan pengadaan barang/jasa sebagaimana dimaksud pada angka 2 dilakukan
melalui metode pemilihan penyedia barang/jasa sebagaimana diatur dalam Pasal 35
sampai dengan Pasal 46 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah berikut perubahannya.

Angka 5.
Dalam hal aplikasi e-Purchasing mengalami kendala operasional yang menyebabkan
aplikasi tersebut belum/tidak dapat dipergunakan, maka pelaksanaan pengadaan
barang/jasa secara e-Purchasing dilakukan secara offline (manual) dengan cara sebagai
berikut:
a. E-Purchasing melalui Pejabat Pengadaan
1) PPK menyampaikan permintaan secara tertulis kepada Pejabat Pengadaan dengan
mengacu pada spesifikasi teknis, harga, dan penyedia barang/jasa yang tercantum
pada e-Catalogue untuk melaksanakan proses pengadaan barang/jasa;
2) Pejabat Pengadaan melakukan negosiasi dan membuat Berita Acara Negosiasi
terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi;
3) Pejabat Pengadaan mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa kepada
penyedia barang/jasa yang tercantum pada e-Catalogue;
4) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan pembelian barang/jasa;
5) PPK menyetujui pembelian barang/jasa; dan
6) Penerbitan tanda bukti perjanjian.
b. E-Purchasing langsung dilaksanakan oleh PPK
1) PPK melakukan negosiasi terhadap barang/jasa yang tercantum pada e-Catalogue
dan membuat Berita Acara Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan
proses negosiasi;
2) PPK mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa secara tertulis kepada
penyedia barang/jasa yang terdaftar pada e-Catalogue;
3) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan secara tertulis atas permintaan
pembelian barang/jasa; dan
4) Penerbitan tanda bukti perjanjian.
c. E-Purchasing melalui Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi
1) Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi melakukan negosiasi terhadap
barang/ jasa yang tercantum pada e-Catalogue dan membuat Berita Acara
Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi;
2) Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi mengirimkan permintaan
pembelian barang/jasa secara tertulis kepada penyedia barang/jasa yang terdaftar
pada e-Catalogue;
3) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan secara tertulis atas permintaan
pembelian barang/jasa; dan
4) Penerbitan tanda bukti perjanjian.
B. Tata Cara E-Purchasing
Tata cara E-Purchasing diatur pada angka 5 Surat Edaran Kepala LKPP nomor
5 tahun 2015 yang tahapannya mulai dari penyampaian permintaan secara tertulis dari
PPK yang mengacu pada spesifikasi teknis barang, harga barang, dan penyedia yang
tercantum dalam katalog elektronik, sampai penerbitan bukti pembelian.
Proses

pelaksanaan E-Purchasing tersebut cukup sederhana sehingga memungkikna K/L/D/I

untuk memenuhi kebutuhan barang secara efektif dan efisien tanpa melalui proses lelang.
Pelaksanaan E-Purchasing dapat dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat
Pengadaan, atau oleh Pejabat yang ditetapkan oleh pimpinan institusi.
a. E-Purchasing melalui Pejabat Pengadaan
1) PPK menyampaikan permintaan secara tertulis kepada Pejabat Pengadaan dengan
mengacu pada spesifikasi teknis, harga, dan penyedia barang/jasa yang tercantum
pada e-Catalogue untuk melaksanakan proses pengadaan barang/jasa;
2) Pejabat Pengadaan melakukan negosiasi dan membuat Berita Acara Negosiasi
terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi;
3) Pejabat Pengadaan mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa kepada
penyedia barang/jasa yang tercantum pada e-Catalogue;
4) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan pembelian barang/jasa;
5) PPK menyetujui pembelian barang/jasa; dan
6) Penerbitan tanda bukti perjanjian.
b. E-Purchasing langsung dilaksanakan oleh PPK
1) PPK melakukan negosiasi terhadap barang/jasa yang tercantum pada e-Catalogue
dan membuat Berita Acara Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan
proses negosiasi;
2) PPK mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa secara tertulis kepada
penyedia barang/jasa yang terdaftar pada e-Catalogue;
3) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan secara tertulis atas permintaan
pembelian barang/jasa; dan
4) Penerbitan tanda bukti perjanjian.
c. E-Purchasing melalui Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi
1) Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi melakukan negosiasi terhadap
barang/ jasa yang tercantum pada e-Catalogue dan membuat Berita Acara
Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi;
2) Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi mengirimkan permintaan
pembelian barang/jasa secara tertulis kepada penyedia barang/jasa yang terdaftar
pada e-Catalogue;
3) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan secara tertulis atas permintaan
pembelian barang/jasa; dan
4) Penerbitan tanda bukti perjanjian.
Berdasarkan ketentuan angka 3 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015
tersebut di atas, jika dalam satu komoditas dan/atau spesifikasi barang/jasa terdapat lebih
dari satu penyedia maka pengecualian sebagaimana dimaksud pada angka 2 huruf c
sampai dengan h Surat Edaran Kepala LKPP tersebut tidak diberlakukan. Hal ini berarti
jika dalam satu komoditas dan/atau spesifikasi barang terdapat lebih dari satu penyedia,
adanya penyedia yang tidak bersedia atau tidak mampu memenuhi permintaan K/L/D/I,

tetap mengharuskan K/L/D/I melaksanakan pengadaan untuk barang yang terdapat dalam
katalog elektronik dengan cara E-Purchasing.
Berdasarkan ketentuan angka 4 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015
tersebut di atas, pelaksanaan E-Purchasing dilakukan melalui metode pemilihan penyedia
barang/jasa sebagaimana diatur dalam Pasal 35 sampai dengan Pasal 46 Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berikut
perubahannya. Hal ini berarti sesuai pasal 35 sampai pasal 46 Perpres nomor 54 tahun
2010, pengadaan barang/jasa lainnya dengan nilai lebih dari Rp200.000.000,- (dua ratus
juta rupiah) harus dilaksanakan melalui pelelangan dengan mengikutsertakan lebih dari
satu penyedia barang/jasa.
Penunjukan Langsung terhadap 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa sebagaimana diatur dalam
pasal 38 Perpres nomor 70 tahun 2012 hanya dapat dilakukan dalam hal:
a. keadaan tertentu; dan/atau
b. pengadaan barang khusus.
Kriteria keadaan tertentu yang memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung meliputi:
a. penanganan darurat yang tidak bisa direncanakan sebelumnya dan waktu
penyelesaian pekerjaannya harus segera/tidak dapat ditunda untuk:
1) pertahanan negara;
2) keamanan dan ketertiban masyarakat;
3) keselamatan/perlindungan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak
dapat ditunda/ harus dilakukan segera, termasuk:
a) akibat bencana alam dan/atau bencana non alam dan/atau bencana sosial;
b) dalam rangka pencegahan bencana; dan/atau
c) akibat kerusakan sarana/prasarana yang dapat menghentikan kegiatan
pelayanan publik.
b. penyelenggaraan penyiapan konferensi yang mendadak untuk menindaklanjuti
komitmen internasional dan dihadiri oleh Presiden/Wakil Presiden;
c. kegiatan menyangkut pertahanan negara yang ditetapkan oleh Menteri Pertahanan
serta kegiatan yang menyangkut keamanan dan ketertiban masyarakat yang
ditetapkan oleh Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia;
d. kegiatan bersifat rahasia untuk kepentingan intelijen dan/atau perlindungan saksi
sesuai dengan tugas yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan; atau
e. Barang khusus/Pekerjaan Konstruksi khusus/Jasa Lainnya yang bersifat khusus
yang hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa Lainnya karena
1 (satu) pabrikan, 1 (satu) pemegang hak paten, atau pihak yang telah mendapat
izin dari pemegang hak paten, atau pihak yang menjadi pemenang pelelangan
untuk mendapatkan izin dari pemerintah.
Kriteria barang khusus yang memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung meliputi:
a. Barang yang berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah;
b. Barang yang bersifat kompleks yang hanya dapat dilaksanakan menggunakan
teknologi khusus dan hanya ada 1 (satu) penyedia yang mampu;

c. Kendaraan bermotor dengan harga khusus untuk pemerintah yang telah

dipublikasikan secara luas kepada masyarakat;
d. Sewa penginapan/hotel/ruang rapat yang tarifnya terbuka dan dapat diakses oleh
masyarakat;
e. Lanjutan sewa gedung/kantor dan lanjutan sewa ruang terbuka atau tertutup
lainnya;

C. Masalah Pelaksanaan E-Purchasing

Sesuai ketentuan angka 1 dan angka 4 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun
2015, pengadaan barang yang dimuat dalam katalog elektronik dilakukan dengan cara EPurchasing. Cara E-Purchasing dimaksud mengikuti ketentuan dalam Pasal 35 sampai
dengan Pasal 46 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010. Ketentuan pasal 35 sampai
46 Perpres nomor 54 tahun 2010 mengamanatkan pelaksanaan pemilihan penyedia
barang/jasa dengan cara sebagai berikut:
a. Untuk pengadaan barang dengan nilai di atas Rp200.000.000,- (dua ratus juta
rupiah) dilakukan dengan cara lelang;
b. tidak membolehkan cara pengadaan langsung kecuali dengan nilai tidak lebih
dari Rp200.000.000,- (dua ratus juta rupiah);
c. tidak membolehkan cara penunjukan langsung, kecuali memenuhi kriteria:
1) keadaan tertentu; dan/atau
2) pengadaan barang khusus.
Menurut angka 5 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015 sebagaimana
diuraikan di atas, dalam hal aplikasi e-Purchasing mengalami kendala operasional yang
menyebabkan aplikasi tersebut belum/tidak dapat dipergunakan, maka pelaksanaan
pengadaan barang/jasa secara e-Purchasing dilakukan secara offline (manual) baik oleh
PPK, Pejabat Pengadaan, ataupun oleh Pejabat lain yang ditetapkan oleh pimpinan
institusi. Ketentuan tersebut mengamanatkan bahwa alternatif utama dalam pelaksanaan
E-Purchasing untuk barang yang sudah tercantum dalam e-Catalogue adalah dengan
melalui proses lelang menggunakan aplikasi e-Purchasing. Hal ini berarti setiap peserta
lelang harus bersaing dengan cara menyampaikan penawaran harga dalam sampul tertutup
atau dalam file yang hanya dapat dibuka oleh pelaksana lelang melalui aplikasi ePurchasing pada waktu yang telah ditetapkan. Sedangkan cara manual (ofline) hanya
boleh ditempuh sebagai jalan keluar apabila aplikasi e-Purchasing mengalami kendala
operasional yang menyebabkan aplikasi tersebut belum/tidak dapat dipergunakan.
Dalam Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015, cara pengadaan barang
yang dimuat dalam katalog elektronik dengan cara lelang sebagaimana diatur dalam pasal
35 sampai 46 Perpres nomor 54 tahun 2010 disebut dengan menggunakan istilah EPurchasing yang berarti pembelian secara elektronik. Padahal jika dilihat dari cara
pengadaan yang dilakukan dengan cara lelang sesungguhnya lebih tepat menggunakan
istilah E-Tendering.

Bila dikaitkan dengan keberadaan e-Catalogue sebagai sistem informasi elektronik

yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu dari berbagai
penyedia barang/jasa pemerintah, maka ketentuan angka 4 Surat Edaran Kepala LKPP
yang mengharuskan pengadaan barang yang sudah tercantum dalam e-Catalogue
dilakukan dengan cara lelang menjadi tidak relevan untuk dilaksanakan. Karena dalam
aplikasi e-Catalogue harga setiap jenis barang telah informasikan dengan jelas dan tidak
bersifat rahasia, sedangkan hakikat dari pelaksanaan lelang adalah bersaing melalui
penawaran harga. Bila dikaitkan dengan ketentuan tentang tender elektronik (ETendering), maka pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilakukan dengan cara lelang
dapat dilakukan dengan cara tender elektronik (E-Tendering).
Menurut pasal 1 angka 39, 40, dan 41 Perpres nomor 70 tahun 2012 definisi eTendering, e-Purchasing, dan Katalog Elektronik adalah sebagai berikut:
E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan
secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar
pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali
penawaran dalam waktu yang telah ditentukan.
E-Catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis,
spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa
Pemerintah.
E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog
elektronik.

Pertanyaannya adalah:
1. Mengapa harus dilakukuan dengan cara lelang jika harga penawaran setiap peserta
telah diketahui melalui e-Catalogue?
2. Apakah pengadaan barang yang telah dimuat dalam e-Catalogue boleh melalui ETendering?

D. Kesimpulan
1. Ketentuan pada angka 5 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015 tanggal 5
Agustus 2015 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui e-Purchasing,
yang mengatur tata cara pelaksanaan E-Purchasing oleh PPK/Pejabat
Pengadaan/Pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan institusi, sebenarnya dapat
memberikan kemudahan dalam pengadaan barang sesuai kebutuhan K/L/D/I,
ketentuan tersebut memungkinkan pelaksanaan pengadaan dilakukan dengan
pembelian langsung tanpa melalui proses lelang.
2. Karena adanya ketentuan bahwa ketentuan angka 5 tersebut tidak boleh dilaksanakan
kecuali jika aplikasi e-Purchasing mengalami hambatan operasional, maka

kemudahan yang telah diatur pada angka 5 Surat Edaran tersebut untuk pembelian
barang yang telah dimuat dalam katalog elektronik tidak dapat dimanfaatkan,
walaupun informasi tentang daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu
dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah telah tercantum dengan jelas dalam
katalog elektronik.
3. Ketentuan pada angka 4 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015 tanggal 5
Agustus 2015 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui e-Purchasing
yang mengatur bahwa pelaksanaan e-Purchasing dilakukan melalui metode pemilihan
penyedia barang/jasa sebagaimana diatur dalam Pasal 35 sampai dengan Pasal 46
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
berikut perubahannya, menyebabkan pengadaan barang yang telah dimuat dalam
katalog elektronik tidak dapat dilaksanakan dengan cara penunjukan langsung. Hal
tersebut disebabkan karena pasal 35 sampai 46 Perpres nomor 54 tahun 2010 dan
perubahannya tidak memperbolehkan pelaksanaan pengadaan barang dengan cara
penunjukan langsung kecuali dalam keadaan darurat dan/atau pengadaan barang/jasa
tertentu. Sedangkan pencantuman jenis, spesifikasi, dan harga barang dalam katalog
elektronik tidak menjadikan barang tersebut termasuk dalam kriteria barang tertentu.
4. Dengan adanya kewajiban untuk melaksanakan pengadaan barang yang telah
tercantum dalam katalog elektrnik dengan cara lelang maka maksud untuk
memperlancar pengadaan barang/jasa sulit untuk tercapai seperti yang diharapkan.

Daftar Pustaka:
a. Asshiddiqie, Jimly, Perihal Undang-Undang, Jakarta, Rajawali Pers, 2010.
b. Muchsin, Ikhtisar Ilmu Hukum, Badan Penerbit Iblam, Jakarta,2006.
c. Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
d. Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 Tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
e. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah nomor 17
tahun 2012 tentang E-Purchasing.
f. Surat edaran Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah nomor 3
tahun 2015 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui E-Purchasing.