CONTENIDO

INTRODUCCION
PAG
INTRODUCCIN
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OBJETIVO
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1. ARCHIVO

1.1ARCHIVO ACTIVO
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1.2. ARCHIVO SEMI-ACTIVO
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1.3. ARCHIVO PASIVO
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2.2PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR
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3. SISTEMA DE ARCHIVOS
8
4. CLASES DE DOCUMENTOS PARA ARCHIVO
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5. SISTEMAS DE ORDENACIN DOCUMENTAL
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5.1EL PROCESO DE ORDENACIN
9
6. PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
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6.1. OBJETIVOS DE UN PGD

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6.2. MOVILIARIO Y ELEMENTOS
11
6.2. MOVILIARIO YELEMENTOS
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OBJETIVO
EL OBJETIVO PRINCIPAL DE LA ARCHIVISTICA O
MANEJO DEL ARCHIVO ES LA CONSERVACIN
ADECUADA DE LOS DOCUMENTOS COMO PARTE
NECESARIA E IMPRECINDIBLE EN CUALQUIER
ORGANIZACIN PARA SU MANEJO
ADMINISTRATIVO, DE PERSONAL COMERCIAL
ENTRE OTROS, ES DE VITAL INPORTANCIA
CONTAR CON ESTOS DOCUMENTOS Y VELAR
PORSU ADECUADO MANEJO PARA LO CUL SE
CUENTA CON UN PROCESO LLAMADO POGRAMA
DE GESTIN DOCUMENTAL EL CUAL SIRVE COMO
COMPLEMENTO AL PROCESO DE ARCHIVO
MEDIANTE UNA SERIE DE PROCEDIMIENTO QUE
SIGUE CADA UNO DE ELLOS.

1. ARCHIVO

La palabra archivo viene del latn archivium,

conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma o soporte material, acumulados en
un proceso material, por una persona o entidad
pblica o privada, en el transcurso de su
gestin, conservado respetando aquel orden
para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
1.1Archivo activo: Este tipo de archivo est
formado por los documentos del ao en curso,
los documentos que se encuentran pendientes
de respuesta o solucin y los documentos de

aos anteriores que mantengan su vigencia y

ser de consulta frecuente.
1.2Archivo semi-activo: Est formado por los
documentos no activos de ms de un ao que
son materia de consulta aunque no frecuente.
1.3Archivo pasivo: Est formado por los
documentos activos cuya consulta eventual
permiten que se encuentre en ambiente
diferente al archivo activo y que mantiene su
valor documental, informativo o histrico que
por su importancia pueden tener empleo en lo
administrativo.
Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo,
simples o estructurados o segn su funcin.
2. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR:
1. Inspeccionar: Consiste en ver si la correspondencia esta lista
para ir al archivo o si tiene otra indicacin.
2. Clasificar: Es determinar bajo qu ttulo va a ser archivado el
documento; sea elegir por empresa, persona o asunto.
3. Codificar: Ponerle una marca o cdigo al nombre que se
elegido en el paso anterior.
4. Distribuir: Consiste en realizar un arreglo alfabtico preliminar
en una bandeja distribuidora. Es importante este paso para no
abrir varias veces un mismo cajn.

5. Archivar propiamente: Es colocar las cartas en los respectivos

flderes o carpetas o archivadores de palanca.
3. SISTEMA DE ARCHIVOS
1. Sistema alfabtico: Viene a hacer la asociacin de letras desde
la A hasta la Z. Ejemplo: EXSA, FAMESA.
2. Sistema numrico: Viene a hacer la asociacin de nmeros, se
ubica por los primeros ejemplo:
Factura N 159
Factura N 160.
3. Sistema Geogrfico: Se halla mediante el Distrito,
departamento, ciudad, etc. Arequipa / Cesar Tarazona, Lima / Juan
Palomino.
4. Sistema por asunto: Se lleva el control de los materiales para
poder trabajar, ejemplo: Plizas, Adelantos, Letras.
4. CLASES DE DOCUMENTOS PARA ARCHIVO: ESCRITO,
DIGITALES, MICROGRFICAS, VIDEOS ETC.
5. SISTEMA DE ORDENACIN DOCUMENTAL
5.1EL PROCESO DE ORDENACION
La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin
fsica a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin
determina qu documento va primero y cules van despus, es
decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las
unidades documentales de una serie, as como los tipos
documentales al interior de los expedientes segn un criterio

predeterminado. Sin embargo, la ordenacin no solo es una

disposicin fsica coherente de documentos, tambin es el
testimonio de la gestin, de los trmites que dieron origen a tales
documentos, pues refleja la dinmica administrativa
(movimientos en el tiempo).
Con este proceso archivstico se contribuye en primer lugar, a la
organizacin administrativa merced a la organizacin documental
y, en segundo lugar, al conocimiento histrico institucional. La
ordenacin bien hecha facilita el acceso a la informacin gracias
a la pertinente ubicacin de los documentos y a su rpida
localizacin posterior; facilita la comprensin documental pues el
arreglo fsico es informacin contextual y, por ltimo, al
disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es
debido, se facilitan el estudio y los anlisis de contenido. Es
como tener las piezas necesarias de un mecanismo
correctamente ensamblada o encajadas, para que funcione.
6. PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
Estos PGD, se definen como los procesos archivsticos
sistemticos tendientes a lograr el eficiente y eficaz manejo en la
organizacin de la documentacin producida y recibida por una
entidad con el objeto de facilitar su produccin, tramite,
ordenacin, clasificacin, descripcin, conservacin, utilizacin y
disposicin final.
Dichos procesos incluyen sistemas automatizados de
organizacin de los documentos y en estos sistemas debemos
tener en cuenta por ejemplo que desde la misma unidad de
correspondencia se da el desarrollo a todo el trmite del manejo
documental.

Para efectos de la conceptualizacin de PGD, se determinan

los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y
se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante
las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin,
Archivo Central y Archivo Histrico):

Produccin de documentos
Recepcin de documentos
Distribucin de documentos
Trmite de documentos
Organizacin de documentos
Consulta de documentos
Conservacin de documentos
Disposicin final de documentos.

6.1. Objetivos de un PGD

Contar con archivos organizados tcnicamente.

Racionalizar y normalizar el recibo, radicacin y
distribucin de la correspondencia.

Ser base confiable en la toma de decisiones y

para quienes deseen acudir a fuentes primarias
a fin de verificar, comprobar o adelantar
estudios e investigaciones.
6.2. MOVILIARIO Y ELEMENTOS

CLIPS PLSTICOS

GANCHOS LEGAJADORES Y PLSTICOS

6.2. MOVILIARIO Y ELEMENTOS

Carpetas desacidificadas (material estable con

ph neutro)

6.3.Cajas de archivo

Elaboradas en cartn corrugado, recubierto en

su cara interna por una pelcula a base de
parafina y ceras vegetales. Adicionalmente,
cada caja tendr en su interior dos fuelles
elaborados en el mismo cartn.

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

6.4.Recomendaciones Generales
Registre nombre, fecha y hora de quien
recibe, en el vrtice superior derecho del
documento, utilizando tinta negra, esto solo
para documentos internos.
Los documentos externos ya tienen
impreso el registro de recibido, cuya
radicacin se efecta en la Oficina de
Correspondencia. Verifique que el
documento llegado a su oficina o
dependencia, corresponda a las funciones
que all se desarrollan, o si se trata de un

asunto que requiera tramitarse a travs

de ella.
Si el documento no tiene relacin directa
con su dependencia, remtalo de
inmediato a la oficina competente, segn
sea el caso.

6.5.Adopcin y aplicacin de TRD

Apoya la autorregulacin y racionalizacin
de los recursos de informacin de las
entidades.
Impulsa la creacin de adecuados
mecanismos de recuperacin y consulta de
los documentos.

6.6.Qu son las Tablas de Retencin

Documental?
Son un listado de Series y/o subseries con
sus

correspondientes tipos documentales a los

cuales
se les asigna un tiempo de retencin
(permanencia)
en cada etapa del ciclo vital de los documentos.