PROCEDIMIENTO

AUDITORIAS INTERNAS

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Gerencia de QHSE

14
30/Diciembre/2014
PCG 131/017-201
S__X___ No_______

GCDC

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD EXCLUSIVA DEL GRUPO BUREAU VERITAS CHILE. QUEDA ESTRICTAMENTE
PROHIBIDA SU REPRODUCCIN Y RETIRO DE LA EMPRESA, SIN LA AUTORIZACION ESCRITA DEL GERENTE DE QHSE.

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

1.0

rea Emisora

Gerencia de QHSE

Cdigo

PCG 131/017-201

Prepar

Claudia Soto V.

Revisin

14

Revis

Loreto Cornejo S.

Fecha Emisin

30/12/2014

Aprob

Luis Fernndez C.

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OBJETIVO
Establecer la planificacin, ejecucin, documentacin y registro de las actividades requeridas para realizar las auditoras
internas al Sistema de Gestin de la Calidad, en las distintas reas de la compaa.

2.0

ALCANCE
El presente documento ser aplicado por la Gerencia de QHSE cuando realice alguna de las siguientes auditoras:

3.0

Auditoras totales o parciales del Sistema de Gestin de la Calidad

Auditoras especficas de algn servicio
Auditoras especficas a un documento

DEFINICIONES
Se utilizan las definiciones indicadas en el punto 3.9 Trminos relativos a la auditora, de la norma NCh-ISO 9000. Of2010.

4.0

REFERENCIAS
Para las referencias con fecha slo se aplica la edicin citada. Para las referencias sin fecha se aplica la ltima edicin del
documento de referencia (incluyendo cualquier modificacin)
NCh-ISO 9000.Of2010
ISO 9001:2008
NCh-ISO 19011
NCh ISO 17025.Of2005
NCh-ISO 17020
NCh-ISO 17065
PCG 131/017-202
PCG 131/017-102

5.0

Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario.

Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos
Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambientales.
Requisitos generales para competencia de los laboratorios de ensayo y calibracin
Evaluacin de la conformidad Requisitos para el funcionamiento de diferentes tipos de
organismo que realizan la inspeccin.
Evaluacin de la conformidad Requisitos para organismos que certifican productos, procesos y
servicios
Procedimiento de Seleccin, Evaluacin y Calificacin de Auditores Internos
Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas

RESPONSABILIDADES

5.1

El Gerente de QHSE (responsable de la calidad del Grupo Bureau Veritas Chile) es responsable de:

Planificar, programar, coordinar, supervisar y controlar la ejecucin de las auditoras internas de manera de cumplir el
presente procedimiento.
Seleccionar el equipo auditor y si se requiere, a los expertos tcnicos y auditores en formacin que participarn en las
auditoras internas.
Aprobar el Programa Anual de Auditoras Internas
Estas actividades asociadas a las responsabilidades del Gerente de QHSE podrn ser ejecutadas por el Supervisor
General de Calidad de la Gerencia y/o Supervisor de QHSE de la Gerencia.

5.2

El Auditor Jefe es responsable de:

Dirigir y administrar una auditora interna en todas sus fases.

Preparar y entregar el plan de auditora interna al Jefe del rea a auditar y obtener su aprobacin.
Representar al grupo auditor ante el rea de trabajo auditada.
Elaborar, firmar y entregar el informe final de la auditora al Jefe del rea auditada y al Gerente de QHSE
Retener y salvaguardar los documentos correspondientes a la auditora, asegurando su confidencialidad y tratando con
discrecin la informacin recopilada.

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5.3

El Auditor Adjunto y Experto Tcnico son responsables de:

Ejecutar las actividades de auditora asignadas por el auditor jefe en forma efectiva y eficiente.
Informar en forma oportuna al auditor jefe las no-conformidades y observaciones detectadas en la auditora interna.
Retener y salvaguardar los documentos correspondientes a la auditora, asegurando su confidencialidad y tratando con
discrecin la informacin recopilada.

5.4

El Jefe del rea de trabajo auditada es responsable de:

Informar al personal pertinente sobre los objetivos y alcances de la auditora

Designar al personal responsable de acompaar al equipo audito
Si lo requiere la Gerencia de QHSE, poner a disposicin expertos tcnicos para apoyar las actividades de algn rea en
particular.
Dar acceso a las instalaciones para permitir que se logren los objetivos de la auditora
Proveer todos los recursos necesarios al grupo auditor para asegurar un proceso de auditora efectivo y eficiente
Firmar el informe de auditora
Preparar y entregar a la Gerencia QHSE, de acuerdo al procedimiento PCG 131/017-102, las acciones correctivas que
darn solucin a las No Conformidades

5.5

El Supervisor o Jefe de QHSE es responsable de:

Coordinar en conjunto con la Gerencia de QHSE las fechas para realizar las auditorias
Participar en el proceso de auditora del rea a la cual pertenece
Cumplir el punto 6.6 del presente procedimiento, sobre auditoras no programadas.
Realizar seguimiento a la implementacin de las acciones correctivas que se generen de las actividades de auditora.

6.0

METODOLOGIA

6.1

Planificacin de las Auditoras

Las actividades de auditoras internas son planificadas, organizadas y coordinadas por la Gerencia de QHSE.
Esta Gerencia efecta y registra a comienzos de cada ao en el formulario Reg. 017-201.3, una programacin general de
las reas y/o procedimientos a auditar si es el caso, estimando el mes de ejecucin. El programa considera para cada
auditora, la verificacin de todos los requisitos de la norma que se va a auditar (a menos que se indique otro alcance) y
todos los elementos del sistema de gestin
Los detalles de cada auditora son especificados en el respectivo plan de auditora.
La confirmacin de la fecha definitiva de cada auditora se realiza de comn acuerdo entre la Gerencia y el rea a auditar,
la cual queda registrada en cada plan de auditora. Cualquier modificacin o solicitud de aplazamiento de las auditorias ya
programadas, debe ser realizada por la Jefatura del rea o por el Supervisor o Jefe de QHSE a la Gerencia de QHSE,
formalizada a travs de un correo electrnico.
El registro de las fechas efectivas de ejecucin se indica en el programa anual de auditora, el cual es conservado por la
Gerencia de QHSE para el control interno de la ejecucin de las auditoras. Copia de este programa de auditora con las
fechas de ejecucin slo sern entregadas a peticin del interesado. En caso que sea requerido este documento puede ser
presentado en auditorias.

6.2

Seleccin, Evaluacin y Calificacin de los Auditores

La seleccin, evaluacin y calificacin de los auditores internos de la Gerencia de QHSE se realiza segn el Procedimiento
PCG 131/017-202, Seleccin, Evaluacin y Calificacin de Auditores Internos. Ser responsabilidad del rea auditada
proporcionar los expertos tcnicos que participarn en la actividad, o validar a los expertos propuestos por la Gerencia de QHSE.

6.3

Preparacin de la Auditora

6.3.1 El Gerente de QHSE o quien lo reemplace constituye el equipo auditor, al menos 7 das hbiles antes de la fecha
programada para la auditora, designa al auditor jefe e informa al equipo el alcance y objetivos de la auditora.
Es deseable que el equipo auditor sea externo al rea de trabajo a auditar. Sin embargo, si la situacin lo amerita puede
ser aceptado que el equipo est constituido por personal del rea auditada. El equipo auditor seleccionado debe cubrir todas
las reas de trabajo y alcance a auditar.

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6.3.2 El auditor jefe o la Gerencia de QHSE, enva al jefe del rea auditada, con al menos 5 das hbiles de anticipacin, el Plan
de Auditora Interna. El formulario del plan corresponde al Reg. 017-201.1.
La numeracin de los planes corresponde a: N XXX/YY, donde:
XXX
YY

: Cdigo del rea auditada (nmero del centro de costo u otro nmero similar)
: Correlativo numrico del plan de auditora en el rea.

Si el jefe del rea auditada no realiza observaciones al plan de auditora dentro de los dos das hbiles siguientes de
recibido ste, se dar por aceptado y aprobado.
El auditor jefe puede solicitar adems, para su informacin y estudio, documentacin relacionada con la auditora, la que
deber ser enviada por el jefe del rea auditada a menos que exista algn motivo justificado para no hacerlo.
6.3.3 La Gerencia de QHSE es responsable de elaborar, en caso que sea necesario y en conjunto con los auditores, los
cuestionarios de verificacin adecuados al tema, con el propsito de facilitar la recoleccin de la informacin que permita
determinar si se est actuando en conformidad con lo establecido en el Sistema de Gestin de la Calidad. Estos
cuestionarios son considerados slo como una base de la auditora, pudiendo el auditor ampliar y profundizar las
preguntas.
6.4

Ejecucin de la Auditora

6.4.1 La auditora comienza con una reunin inicial del equipo auditor con el (los) responsable(s) del rea de trabajo a auditar,
en la cual se da a conocer formalmente la metodologa y alcance de la auditora.
6.4.2 Durante la auditora un representante del rea de trabajo a auditar debe acompaar al equipo auditor para facilitar el
proceso, as como para confirmar el total entendimiento y alcance de las no conformidades u observaciones registradas.
6.4.3 Los auditores deben recolectar evidencia a travs de entrevistas, revisin de documentos y observacin de las actividades
y condiciones en el rea de inters.
6.4.4 Cuando un auditor detecta una no conformidad (hallazgo negativo) en el sistema, la evidencia de sta debe ser
documentada en la redaccin de la no conformidad registrada en el informe, indicando adems, el tem de la norma,
procedimiento u otro documento de referencia que no se cumpli. Las oportunidades de mejoras que sean identificadas
durante la auditoria, se deben registrar en el informe en el tem correspondiente.
6.4.5 La evidencia de la revisin del alcance definido en cada plan de auditora queda registrado en el Formulario de Reporte de
Hallazgos de Auditora Interna. En este se debe registrar todos los documentos revisados y la testificacin de ensayos,
calibraciones, inspecciones, muestreo o certificaciones revisadas por los expertos tcnicos. El rea auditada puede utilizar
durante la auditora formularios particulares para recopilacin de informacin si as lo estima conveniente, quedando stos como
parte de la evidencia de la actividad realizada.
6.4.6 Una vez terminada la recoleccin de evidencias, el equipo auditor se debe reunir para elaborar el informe de auditora
interna. Se deben emitir dos originales del informe, uno de los cuales ser entregado al jefe del rea auditada en la
reunin final. El otro ejemplar es entregado por el auditor jefe al Gerente de QHSE.
En dicha reunin, los auditados tienen la posibilidad de solicitar aclaracin de alguna no conformidad detectada y si se da
el caso, eliminar alguna de ellas con la argumentacin y evidencia objetiva correspondiente.
Los informes deben ser firmados a lo menos por el auditor jefe y el(los) jefe(s) del rea auditada. Al momento de firmar, el
jefe del rea auditada formaliza en el informe su compromiso de entrega del plan o registros de las Acciones Correctivas
en una fecha especfica.
Dentro del tem Observaciones del informe, se deben registrar los documentos revisados y para cada rea se deben
registrar los ensayos, calibraciones, inspecciones o certificaciones revisadas por los expertos tcnicos. Adems se pueden
indicar comentarios u observaciones que no clasifiquen como no conformidad ni como oportunidad de mejora.
6.4.7 Cuando la No Conformidad se refiere a la validez de las operaciones o resultados del rea, el jefe del rea debe iniciar de
inmediato las correcciones y acciones correctivas necesarias y notificar por escrito al cliente, en caso que se vea afectado

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algn servicio que se haya realizado o se est realizando. Para el caso de laboratorios de ensayo y calibracin, debe
activar el procedimiento de trabajo de ensayo/ calibracin no conforme.
6.4.8 El Supervisor General de Calidad de la Gerencia y/o Supervisor de QHSE de la Gerencia debe enviar al jefe del rea
auditada y de acuerdo al procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas, el Formulario de Tratamiento de No
Conformidades (FTNC), para cada No Conformidad y Oportunidades de Mejoras registradas en el informe de auditora
interna. El jefe del rea auditada debe proceder segn el procedimiento indicado y enviar sus respuestas a la Gerencia de
QHSE en la fecha establecida en el informe de auditora.
6.4.9 La verificacin de la implementacin y eficacia de las acciones correctivas se efecta tambin segn el procedimiento de
Acciones Correctivas y Preventivas.
6.5

Informe de Auditora Interna

La numeracin de los informes corresponde a: N XXX/YY, donde:
XXX
YY

: Cdigo del rea auditada (nmero del centro de costo)

: Correlativo numrico de la auditora en el rea.

El formulario de informe de auditora corresponde al Reg. 017-201.2

En los casos que la auditora interna sea realizada slo por expertos tcnicos, los informes sern emitidos por la Gerencia
de QHSE en base a los hallazgos detectados e informados por los expertos tcnicos y sern firmados por el Jefe del rea
auditada, el Experto Tcnico y por un Supervisor del rea Calidad de la Gerencia de QHSE.
6.6

Auditoras no Programadas
En caso que un Supervisor o Jefe de QHSE estime necesario realizar alguna auditora interna en su rea de trabajo, con el
objeto de verificar el cumplimiento de su sistema o parte de l, y que estas auditoras no estn incluidas en la
programacin de la Gerencia de QHSE, puede realizar dichas auditoras tomando en consideracin lo siguiente:
Puede tomar como referencia el presente procedimiento para realizar la auditora, considerando slo aquellos puntos que
le sean aplicables o prcticos para el alcance de su auditora, pero como mnimo debe realizar la reunin final y el informe
de auditora. En caso contrario debe documentar su propio procedimiento.
Debe enviar una copia del informe de auditora y de las acciones correctivas a la Gerencia de QHSE.
Puede solicitar colaboracin de la Gerencia de QHSE, para conformar el equipo auditor.

7.0

ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION
La Gerencia de QHSE mantendr a lo menos por 4 aos, toda la documentacin generada y asociada a una auditora
interna.
Cada Jefe del rea auditada debe definir el tiempo de mantencin de la documentacin generada por el presente
procedimiento y que es de su responsabilidad.

8.0

REGISTROS
Reg. 017-201.1
Reg. 017-201.2
Reg. 017-201.3
Reg. 017-201.4

Formulario Plan de Auditora Interna

Formulario Informe de Auditora Interna
Formulario Programa de Auditoras Internas
Formulario de Reporte de Hallazgos de Auditora Interna NCh-ISO 17025

Reg. 017-201.5
Reg. 017-201.6

Formulario de Reporte de Hallazgos de Auditora Interna NCh-ISO 17020

Formulario de Reporte de Hallazgos de Auditora Interna NCh-ISO 17065