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A MATEMTICA DO PLANEJAMENTO NO GTD

Eu acho que muito importante a gente ir buscando melhorias e aprendendo


cada vez mais quando diz respeito produtividade e gesto do tempo que
temos.
Estava estudando sobre a definio do trabalho de acordo com trs categorias,
que o David Allen ensina no GTD, que so categorias que usamos para dividir o
nosso dia. Ou seja, cada um dos nossos dias tem apenas trs tipos de atividades
e uma execuo tranquila depende de um planejamento bem sucedido levando
em conta essas particularidades.
Basicamente, qualquer pessoa pode ter suas atividades dirias definidas em:
1. Atividades pr-definidas Ou seja, os compromissos que j esto no seu
calendrio, o que voc programou para o seu dia em questo e o que voc
tem nas suas listas, mesmo que sem data. So tarefas e projetos prdefinidos, j listados.
2. Demandas do dia Todos os dias recebemos coisas para fazer e entregar
no mesmo dia, ou ento temos imprevistos que impactam em nossa rotina
de trabalho e em casa.
3. Processando Todos os dias precisamos dedicar um tempinho para a
nossa organizao pessoal. Faz parte. Ser organizado no vem de milagre,
mas de disciplina.
Particularmente, quando comecei a dar mais ateno ao processar (ou CLARIFY
esclarecer) no dia a dia, as coisas comearam a fluir de maneira muito melhor.
Tenho me sentido na posio do capito/comandante o tempo todo, sem ser
pega de surpresa e com tudo sob controle. O negcio investir mais inteligncia
ao processamento.
Nos ltimos treinamentos que fiz na Call Daniel, levantei essa necessidade de
dividir as atividades das pessoas nesses trs tipos para que o planejamento
fosse o mais factvel possvel.
No geral, o que tenho observado (e que aprendi no curso do David em
Amsterdam) que, quanto mais gestor voc se torna, mais tempo passar
processando. Quando mais jnior voc for, mais tempo passar executando as

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demandas do dia. Isso como regra geral. claro que h pessoas e pessoas, cada
uma com um nvel de complexidade de trabalho.

Observao do meu dia a dia


O que eu fiz foi analisar o meu dia a dia, de acordo com as atividades das ltimas
semanas, e pude perceber que meu padro tem sido mais ou menos assim:
1. Atividades pr-definidas 50% do meu tempo de trabalho
2. Demandas do dia 30% do meu tempo de trabalho
3. Processando 20% do meu tempo de trabalho
Com isso, eu pude ir alm e planejar o meu dia inteiro, no s no profissional.
Tenho como meta dormir nove horas por noite (entre deitar, dormir efetivamente
e acordar o que d umas oito horas, em mdia). Por isso, sei que, em uma
semana, posso dormir 63 horas no total. Isso significa que, se eu dormir cinco
horas em uma noite, terei que compensar essas outras quatro horas em algum
momento. ( claro que eu no recomendo isso, porque no saudvel, mas
pode acontecer.)

Na prtica
Imaginem um dia tpico meu que comece s nove e termine meia-noite. Tenho
15 horas no total. Dessas 15 horas, entende-se que:
7,5 horas so dedicadas a atividades pr-definidas
5 horas so dedicadas s demandas do dia
3 horas so dedicadas ao processamento
S que, olhando assim, fica confuso. Resolvi dividir entre o horrio de trabalho e
o horrio dedicado a atividades pessoais, ento.
Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:
50% 4 horas (atividades pr-definidas)
30% 2 horas (demandas do dia)
20% 1 hora (processando)
Sobram 7 horas para atividades pessoais:

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50% 3,5 horas (atividades pr-definidas)


30% 2,5 horas (demandas do dia)
20% 1 hora (processando)
Ou seja, de hora de trabalho, posso planejar 28 horas por semana (contando
final de semana). De hora pessoal, posso planejar 24,5 horas por semana
(contando final de semana).
Preciso dedicar 14 horas da minha semana para demandas do dia no trabalho.
Preciso dedicar 16,5 horas por semana para as demandas do dia em atividades
pessoais.
O tempo de processamento total semanal tem que ser de 14 horas (pessoal e
profissional).

Qual a utilidade?
A voc pensa: Nossa, Thais, que baita complicao! Qual a vantagem prtica
disso tudo?. A vantagem saber quanto da sua semana voc pode planejar.
Exemplos?
Suponhamos que eu tenha uma segunda-feira com um compromisso
profissional que dure oito horas + trs horas de deslocamento (11 no total). Isso
j estoura a cota de atividades profissionais planejadas para o meu dia, que
de quatro horas. Na verdade, eu estou estourando a cota de quase trs dias.
Isso significa que, ao longo da semana, eu precisarei deixar essa folga de sete
horas em alguns dias, j que estou tirando deles essas horas em que estaria
trabalhando em atividades pr-definidas.
Peguei um print da agenda desta minha semana, que est bem truncadinha e
cheia de compromissos, para usar como outro exemplo.

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Total de atividades pessoais pr-definidas j agendadas antes de a semana


acontecer: 12,5 horas (sobram 12). Essas atividades que sobraram podem servir
para limpar a casa, almoar, ficar com o Paul, ir ao mercado, ver um filme com o
meu marido etc.
Total de atividades profissionais pr-definidas j agendadas antes de a semana
acontecer: 34 horas (passei em seis horas a quantidade que poderia! essas
horas geraro um desequilbrio em algum lugar). Isso mostra que a minha
agenda est com compromissos profissionais demais, visto que no est
sobrando tempo para lidar com as minhas listas de contextos ou tarefas para o
dia, j que estou usando todas as minhas horas de trabalho pr-definido para
compromissos, incluindo deslocamentos!
Total de processamento j agendado antes de a semana ocorrer: 13 horas (sobra
uma hora).
Das duas uma: ou eu no tenho tenho tanta demanda diria assim para dedicar
duas horas (eu trabalho nas minhas listas quando no h demandas do dia; elas
servem apenas em caso de imprevistos mesmo) ou estou com atividades prdefinidas demais. Se esse tempo de processamento (20%) necessrio, no
posso mexer nele. Tenho que mexer ou na quantidade diria de atividades prdefinidas ou na quantidade de horas dirias livres para as demandas do dia.
Tambm entra outra questo, que dedicar mais tempo por dia trabalhando e
menos tempo para o pessoal? No sei. Mesmo porque, a quantidade total de
horas semanais seria a mesma caso eu trabalhasse mais durante a semana para

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ter mais atividades pessoais aos finais de semana (para equilibrar).

Meu remanejamento
Decidi dedicar mais horas do meu dia a atividades pr-definidas e deixar menos
tempo para as demandas do dia, que so menos frequentes mesmo. Aumentei o
tempo de processamento para ter mais controle. Ficou assim:
1. Atividades pr-definidas 60%
2. Demandas do dia 10%
3. Processando 30%
Lembrem-se que, se no houver nenhuma demanda do dia, as horas ficam
livres. Em horas, essas porcentagens significam:
15 horas no total em um dia que comece s nove e termine meia-noite
(arredondando):
9 horas so dedicadas a atividades pr-definidas
2 horas so dedicadas s demandas do dia
4 horas so dedicadas ao processamento
Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:
60% 5 horas (atividades pr-definidas)
10% 1 hora (demandas do dia)
30% 2 horas (processando)
Sobram 7 horas para atividades pessoais:
60% 4 horas (atividades pr-definidas)
10% 1 hora (demandas do dia)
30% 2 horas (processando)
No sei se o modelo ideal, mas vou testar. Soa mais realista, pelo menos.
Parece complicado mas, na prtica, mostra como a gente est investindo o
nosso tempo e gera uma reflexo para que possamos fazer mudanas. claro
que o caminho mais fcil no fazer nada disso e simplesmente ir montando o
planejamento de maneira intuitiva, o que no errado! somente outra forma de

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fazer.
E o seu equilbrio, como ? Qual sua porcentagem diria de atividades prdefinidas, demandas do dia e processamento?

Voc tambm pode querer ler:

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