Unidad 10

PROGRAMA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TRABAJOS PRELIMINARES

PROGRAMA
DE
PRELIMINARES

AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

TRABAJOS

Antes de entrar definitivamente a la realizacin plena de la Auditora

Administrativa, es necesario que el auditor responsable del trabajo total tenga una e
varias entrevistas previas con el cliente, a fin de dejar sentadas las condiciones bsicas
de trabajo.
Para esas entrevistas, el auditor debe formular previamente una lista de los
puntos a definir y tratar, con el objeto de que cubra todos aquellos aspectos que le
habrn de servir como base para programar su auditora. En cada entrevista, el auditor
debe revisar los puntos tratados y asegurarse de que quedaron totalmente aclarados y
si, como consecuencia de la propia entrevista, no surgieron dudas o problemas nuevos
que requieran una entrevista posterior.
La finalidad de esas entrevistas previas es obtener informacin suficiente para
formular el programa de Auditora Administrativa adecuado al rea por revisar. La
informacin requerida se refiere principalmente a lo siguiente:
1.- El propsito de la Auditora Administrativa.
2.- Las condiciones y limitaciones del trabajo.
3.- La estimacin del tiempo que tomar la Auditora.
4.- Las facilidades que va a proporcionar el cliente.
5.- La coordinacin del trabajo que se pueda realizar con el personal de la propia
empresa.
6.- Todos aquellos puntos que por su naturaleza ameriten ser definidos antes de
iniciar la Auditora.
Con el objeto de evitar futuras dificultades y problemas, es conveniente que el
Auditor y el cliente, una vez que se hayan puesto de acuerdo sobre las bases y
condiciones del trabajo a realizar y los honorarios que se cobrarn, lo confirmen por
medio de una carta convenio. En caso de conformidad, se le pide al cliente que
responda manifestando estar de acuerdo o de vuelva un tanto del convenio
debidamente firmado autorizando el inicio de la Auditora Administrativa.

PROGRAMA.
Para el desarrollo de la Auditora Administrativa, al igual que para la Auditora
Contable, se requiere la formulacin previa de un programa de trabajo que determine el
curso especifico de accin que se habr de seguir. El programa viene a ser un plan
detallado que seala los diferentes pasos por seguir, el nmero y calidad del personal
que se asignar al trabajo, los medios que se utilizarn y los lineamientos generales a
que habr de sujetarse la revisin Administrativa. La finalidad del programa es guiar al
Auditor en su trabajo, ya que le proporciona un ordenamiento adecuado y un medio que
le da la seguridad sobre el cumplimiento de los puntos contenidos en su plan, para
salvaguardarlo de que no se omitir ningn punto de la revisin.
Como es lgico suponer, un programa de Auditora Administrativa, debe estar
diseado especficamente para cada empresa, de acuerdo a las condiciones
particulares del negocio y al alcance de la propia Auditora y, principalmente, del objeto
de la misma. Esto mismo hace que la programacin de una Auditora Administrativa no
pueda ni deba hacerse en abstracto, ya que como cada trabajo tiene caractersticas y
peculiaridades propias, los procedimientos generales de este tipo de Auditora se
adaptan a las , condiciones que prevalecen en cada situacin particular.
Para cada trabajo especfico, existen condiciones particulares que son las que
modifican la forma como se realice la revisin administrativa. Las principales
condiciones son:
1.- El objetivo principal de la Auditora Administrativa.
2.- Los objetivos particulares de cada etapa de trabajo.
3.- Las limitaciones a que est sujeta la Auditora.
4.- Las caractersticas particulares de la empresa.
Se ha insistido sobre la necesidad del programa de Auditora Administrativa.
Empero, esto no significa que sea absolutamente necesario que todo el trabajo se
programe en todos sus detalles antes de emprender cualquier fase del mismo. El
Auditor siempre debe tener una visin general del trabajo a desarrollar, de tal forma que
cuente con un medio que le sirva de gua para llevar a cabo la revisin con la mxima
eficiencia.
Un programa de Auditora Administrativa no debe ser rgido e infranqueable, sino
lo suficientemente flexible para hacer frente a circunstancias no previstas o a elementos
no conocidos que exijan hacer variaciones o ampliaciones a los programas de trabajo
establecidos inicialmente.
As pues, el primer paso para la formulacin del programa de Auditora
Administrativa es conocer y definir su objeto en razn de la empresa en la cual se va a
desarrollar. El Auditor Administrativo debe tener un claro entendimiento del problema
que se pretende resolver:

Se quiere hacer una evaluacin Administrativa de toda la empresa para

conocer la actuacin de quienes la dirigen?
Se desea slo la evaluacin de un departamento o divisin en especial?
Se quiere una reestructuracin que se adapte a la filosofa de una nueva
direccin?
Se quiere conocer el potencial futuro de la empresa?
Se quiere conocer la eficiencia de los sistemas y procedimientos actuales?
Slo hasta conocer el objetivo de la Auditora Administrativa se podr desarrollar
el programa adecuado que sea la gua que marque el trabajo a realizar. El Auditor en la
formulacin de su programa de Auditora debe contestar claramente a las preguntas
siguientes:
Cul es el propsito de la Auditora? Por qu?
Qu es lo que se propone hacer? Cmo se har?
Qu personal se necesitar? En qu tiempo se lograr?
Es muy conveniente que el Auditor en jefe y sus colaboradores revisen
detenidamente el programa de trabajo que se piensa realizar con el objeto de mejorarlo
y unificar criterios entre los miembros del grupo que realizaron la revisin administrativa.
CONTENIDO DEL PROGRAMA
Bajo el entendido de que no podemos disear un programa rgido que pueda
aplicarse a todo tipo de empresas y circunstancias, s podemos enunciar los principales
puntos que debe contener un buen programa, y son los siguientes:
1.- Datos generales de la empresa.
2.- Objeto de la Auditora Administrativa.
3.- Areas especficas que sern objeto de revisin.
4.- Tiempo estimado para la realizacin del trabajo.
5.- Descripcin de la informacin que debe obtenerse.
6.- Relacin de las fuentes de donde se obtendr la informacin.
7.- Personal necesario y caractersticas tcnicas de cada uno de sus miembros.
8.- Trabajos especficos que cada persona realizar y tiempo que consumir.
9.- Facilidades materiales y tcnicas de que se podr disponer.
10.- Con quin o quines debern discutirse los problemas que requieran
inmediata atencin.

11.- A quin o quines se les deben proporcionar informes de los resultados de

la Auditora Administrativa.
12.- Secuencia lgica, cronolgica y funcional que deber seguir la revisin.
13.- Contexto general que guiar la revisin en su aspecto tcnico.
Indudablemente todos los puntos anteriores son importantes en un programa de
Auditora; empero, en el aspecto de la revisin meramente Administrativa que
representa el meollo de la propia Auditora, es el punto ltimo -contexto general que
guiar la revisin en su aspecto tcnico- el que nos dar la pauta para hacer la
evaluacin de toda situacin Administrativa. Es se el punto que deber desarrollarse
ampliamente, basado principalmente en las fases del proceso Administrativo
-planeacin, organizacin, direccin y control- conforme lo hemos tratado en captulos
anteriores, ya que los elementos de cada funcin Administrativa nos darn un
ordenamiento para realizar metdicamente nuestra Auditora de la Administracin.
CONTENIDO DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
TRABAJOS PRELIMINARES

CONTRATOS DE SERVICIOS
PROFESIONALES

INFORMATION GENERAL DE LA
EMPRESA

Entrevistas
Plticas telefnicas
Correspondencia
Lista de puntos a definir
Propsito de la Auditora
Tipo de Auditora
Honorarios
Tiempo de la Auditora
Condiciones y limitaciones
Facilidades
Caractersticas Jurdicas
Caractersticas de Operacin
Caractersticas de Organizacin
Funcionarios principales
Funciones principales
Diagramas de organizacin
Manuales de organizacin
Reglamentos

FUENTES DE INFORMACIN

Formas de papelera
Archivos
Lugares de trabajo
Personal que se entrevistar
Otros registros
Externa

PERSONAL QUE SE EMPLEARA

FACILIDADES QUE PROPORCIONARA

LA EMPRESA

Funciones
Departamentos
Secciones
Puestos

SECUENCIA DE LA AUDITORIA

FORMULACION D CUESTIONARIOS

ENTREVISTAS

TCNICAS

Auxiliares
Analistas
Supervisores
Especialistas
Otros
Personal
Local Instrumentos
Equipo
Discusin de problemas

De aspectos administrativos
De aspectos tcnicos
Departamentales Seccionales
Otros
Director general
Gerentes
Supervisores
Obreros
Empleados
Tipos de Diagramas
Tcnicas matemticas
Tcnicas de IngenieraIndustria l
Otras

INFORM D AUDITORIA

PLAN D REORGANIZACIN

Consejo de administracin
Director general
Gerentes
Supervisores
Otros
Diagramas
Manual de organizacin
Equipo
Personal
Fecha de iniciacin Tiempo

CUADRO 9-1