Sistema Integrado de Gestin

Sistema Integrado de Gestin, este se utilizar para evaluar la gestin de calidad, medio ambiente y
seguridad ocupacional en mi Facultad de Ciencias Administrativas
Un Sistema Integrado de Gestin (SIG) es una plataforma que permite unificar los Sistemas de
Gestin de la Calidad, Medio Ambiente y Seguridad Ocupacional de una empresa, en la que
anteriormente se trabajaban en forma independiente, con el fin de reducir costos y maximizar
resultados.
El objetivo de todo SIG es el de racionalizar los esfuerzos, recursos, y costes destinados a la
optimizacin de la gestin de la organizacin asegurando la calidad en cada una de las etapas del
proceso.
El ms grande impulso para la adopcin de los SIG ha sido la alineacin de las normas OSHAS
1800:2007, ISO 14001:2004 e ISO 9001:2000, lo cual ha permitido no solo simplificar el proceso de
implementacin sino el desarrollo de una documentacin y normativa comn para todos los sistemas.
Como se va a poder apreciar en el Diplomado, la Norma ISO es el eje fundamental de todo SIG.

Los SIGs, entenderemos por Auditora del Sistema

Integrado de Gestin a la auditora conjunta del
sistema integrado de la calidad, medio ambiente y de
la seguridad ocupacional a la auditora o sucesivas
auditoras parciales que permiten comprobar si es que
se cumple en la organizacin las prcticas establecidas
relativas a la calidad, al medio ambiente y a la
prevencin de riesgos laborales.
En la auditora no slo se ha de revisar del cumplimiento de procedimientos e instrucciones
relativos a cada una de estas disciplinas. Tambin se ha de verificar o determinar el grado de eficacia a
la hora de alcanzar los objetivos propuestos en cada una de las tres materias que componen el sistema
integrado.

Alcance de la Auditora de Sistemas Integrados

No debe limitarse a una mera inspeccin documental y de registros
Tanto el auditor como el auditado deberan analizar cada una de las prcticas auditadas, los
resultados obtenidos hasta la fecha y las posibilidades reales de mejora.
No es una inspeccin fiscal, sino es la oportunidad para hablar directamente con los
empleados y que ellos cuenten sus impresiones directas sobre el procedimiento que se ha
auditado.
Revisar los informes anteriores de auditora y el estado de las acciones correctivas que se
abrieron en su da como respuesta a las no conformidades.

Normas a utilizar en una Auditora de Sistemas Integrados

a) Normas de referencia en auditoras de gestin de la calidad y medio ambiente
Actualmente est disponible la Norma ISO 19011 Directrices para la auditora
medioambiental y de la calidad. El objetivo de esta norma de auditoras integradas, es dar
respuesta a lo requerido por diferentes organizaciones en cuanto a homogeneizar auditoras
en materia de gestin de la calidad y del medio ambiente, reduciendo plazos y costes, as
como evitar incongruencias entre las auditoras de ambos sistemas.
b) Normas de referencia en auditoras de prevencin de riesgos laborales
El mbito de la PRL es la OSHAS 18001, editada por el BSI (British Standards, la entidad de
normalizacin del Reino Unido). OHSAS 18001 es una herramienta que ayuda a las
organizaciones a identificar, priorizar y gestionar la salud y los riesgos laborales como parte de
sus prcticas normales de negocio. La norma permite a la organizacin concentrarse en los
asuntos ms importantes de su negocio. Ha sido desarrollada para ser compatible con la ISO
9001 y el ISO 14001, facilitando la integracin de calidad, salud profesional y el
medioambiente.

Se utilizar indicadores para evaluar el desempeo de cada profesor en la universidad.

Indicadores
Un indicador es un punto en una estadstica simpl e o compuesta que refleja algn rasgo
importante de un sistema dentro de un contexto de interpretacin.
Establece una relacin cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo
proceso o a procesos diferentes. A travs de un indicador se pretende caracterizar el xito o la
efectividad de un sistema, programa u organizacin, sirviendo como una medida aproximada de algn
componente o de la relacin entre componentes.
Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias
y predecir cambios. Puede medir el desempeo de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una
organizacin, las caractersticas del contexto, el costo y la calidad de los insumos, la efectividad de los
procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relacin con necesidades especficas.

POR NIVEL DE
APLICACIN

De
Servicio
De
Gestin
Estratgicos

INDICADORES
ESTRATGICOS
Permiten identificar la
contribucin al logro de los
objetivos eso relacin con la
misin que tienen los
docentes
Miden el cumplimiento de
los objetivos en:
Actividades
Programas especiales
Proyectos
de
investigacin

INDICADORES DE
GESTIN
Informan sobre procesos y
funciones clave.

INDICADORES DE
SERVICIO
Miden la calidad con que se
generan productos y servicios
de estndares.

Se utilizan en el proceso
administrativo para:
Controlar la educacin
Prevenir e identificar
desviaciones que impidan
el cumplimiento de los
objetivos estratgicos.
Verificar el logro de las
metas
e
identificar
desviacin.

Se emplean para:
Implantar acciones de
mejoramiento a travs de
asesoras y capacitaciones
Permiten identificar:
El nivel de desempeo o
cumplimiento
de
los
estndares del servicio
del docente
El grado de satisfaccin o
calidad que perciben los
estudiantes.

Qu se mide?

Impacto
Mide el cumplimiento de los objetivos
Cuantifica valores y efectos en clientes
Mide el desarrollo de los procesos
Cobertura
Informa sobre el alcance de las acciones
Eficiencia
Mide costos unitarios y productividad
Cuantifica la optimizacin de recursos
humanos. Materiales, financieros y
tecnolgicos, para obtener productos y
servicios al menor costo y en el menor
tiempo.
Calidad
Mide el grado en que los productos y
servicios necesidades y expectativas de
los clientes
Cuantifica la satisfaccin del cliente

INDICADORES DE
EJECUCIN
Apoyan
la
evaluacin
cuantitativa de los hallazgos
que durante una auditoria se
obtienen, y que sirven para
determinar las relaciones y
tendencias de los hechos.

INDICADORES DE PROCESO ADMINISTRATIVO

Evalan en trminos cualitativos y cuantitativos el puntual
cumplimiento de sus etapas y propsito estratgico, a partir
de la revisin de sus funciones.

-Metodologa para los procesos de entrevistas, observaciones, cuestionarios de controles internos

Metodologa
La metodologa tiene como propsito que las diferentes acciones y fases de ejecucin se
conduzcan en forma programada y sistemtica y delimite la profundidad con que se revisara y aplicara
las tcnicas de anlisis administrativo.
Tambin facilita al auditor la identificacin y el ordenamiento de la informacin
correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y
observaciones, para su examen informe y seguimiento.

Proceso
de
enseanza

Seguimiento

Instrumentacin
Etapas de la
Metodologa

Informe

Examen

ETAPA

CONCEPTO
Se refiere a los lineamientos
de carcter general que se
evaluar a los jvenes
universitarios

OBJETIVO
Determinar las acciones que
se deben realizar

INSTRUMENTACIN

Se seleccionar y aplicar las

herramientas necesarias para
un adecuado aprendizaje y
comunicacin de los temas
tratados.
El examen de la Auditora
Administrativa consiste en
evaluar lo enseado.

Registro de todo tipo de

evidencias que haga posible su
examen objetivo.

INFORME

Es necesario preparar un
informe en el cual se
consignen los resultados
recomendaciones.

SEGUIMIENTO

Las observaciones que se

producen como resultado de
la
evaluacin
deben
monitorearse de tal manera
se ayudar a mejorar al
docente
a travs de
capacitaciones y talleres.

Calificar el desempeo del

docente como maestro de
jvenes y capacidad de
transmitir sus experiencias y
bagaje de informacin
Establecer
lineamientos
generales para dar el adecuado
seguimiento de las
Observaciones.

PROCESO DE ENSEANZA

EXAMEN

Comprobar los conocimientos

enseados y si los instrumentos
y metodologas de enseanza
han funcionado.

Registros
Describe las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin
obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que en su momento el auditor habr de
incorporar en su informe ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo, el
auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, ya que son el testimonio del trabajo
efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.

REGISTRO DEL TRABAJO

1) Identificacin de la auditora
2) El proyecto de auditoria
3) ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado.

4) Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la

auditora.
5) Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo.

6) Ajustes realizados durante su ejecucin.

7) Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin.
8) Reporte de posibles irregularidades.
Supervisin por parte del encargado de enseanza estudiantil
Es importante por:
1) Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin del auditor
responsable
2) Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisin y no se
aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.
3) Preparar un informe que comprenda los logros y obstculos encontrados a lo largo de la
auditora.
4) Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas
y el camino para instrumentarlas.

Fases de la supervisin:

Revisin del programa de trabajo.

Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores.
Aclaracin oportuna de dudas.
Control del tiempo invertido en funcin del estimado.
Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo.
Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estn

completos y cumplen con su propsito.

Tcnicas de anlisis organizacionales

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus
observaciones

*
*

*
*

Comprobar cmo se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo.

Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin.
Verificar los niveles de efectividad.

Conocer el uso de los recursos.

Determinar la medida de consistencia en procesos especficos.

Gestin de Calidad en las empresas

Calidad, especificacin e inspeccin

En las ultima dcadas un inters renovado en la calidad a reforzado la necesidad de un equipo
de compras que se aboque a las compras, la tendencia a una racionalizacin del vendedor a las
relaciones cooperativa entre comprador proveedor, a contrato a largo plazo y a una revaluacin del
papel de las decisiones de compras con base en precio, calidad y comercio.
En toda organizacin hay un proceso de transformacin con insumos y productos. Antes que
se pueda adquirir un insumo efectivo y eficiente, es necesario identificar con exactitud qu es lo que se
necesita y porque. Esta identificacin se complica con frecuencia debido a que d iferentes personas
dentro de la organizacin comparten la responsabilidad de la preparacin y anlisis de las
especificaciones, y tambin porque consideraciones externas pueden tener una influencia relevante.
Finalmente, la seguridad de calidad, la inspeccin y control de la calidad debern cubrir el
acceso para asegurar que se especifica y que se abastecer verdaderamente. El desafo de la obtencin
es asegurar el abastecimiento y al mismo tiempo lograr un buen precio.

La funcin
Para realizar cualquier adquisiciones debe determinar que se necesita y porque.
Esto se debe hacer n un proceso de tres fases:

Es tablecer l as
necesidades de la
orga nizacin

Determinar l o que el
merca do puede
es tablecer

Se l l ega a la concusin
s obre l o que es un buen
a rtcul o en esas
ci rcunstancias

Para determinar que se necesita en la organizacin, es til enfocar la atencin en la funcin del
artculo o servicio que se necesita. La funcin es el corazn del sistema de compras valido, clave
principal para mejorar el valor, la calidad satisface la funcin.
La separacin de funciones en categoras primarias y secundarias tambin identifica lo que en
verdad se necesita contra lo que se puede atrasar.

Calidad, conveniencia, confiabilidad y mejora de compra

Calidad.Es sinnimo de satisfaccin de las necesidades y expectativas de los clientes interno y externo,
y responsabilidad en la direccin de cada empresa. Se dice que un artculo es de mala calidad
cuando falla en su uso; aun cuando la requisicin original o las especificaciones hayan sido
deficientes. Desde luego, lo ideal se logra cuando todos los insumos adquiridos pasan
satisfactoriamente esta prueba de uso.
Confiabilidad.Es la probabilidad matemtica de que un producto pueda funcionar durante un periodo
estipulado. La complejidad es el enemigo de la confiabilidad debido al hecho multiplicador de
la probabilidad desde fallas de los componentes. La distribucin de las fallas se considera
normalmente como exponencial, con fallas que ocurren al azar. Esto facilita los clculos
considerando
aditivas
la
confiabilidad
de
los
componentes.
La mejor compra.Considera la necesidad de un cierto nivel mnimo de adaptabilidades, pero toma en
consideracin el costo y la posibilidad de obtenerlo, as como el transporte y la disponibilidad.

La decisin sobre que constituye la mejor compra para

cualquier necesidad especfica est condicionada por la
obtencin, as como consideraciones tcnicas. Debe
precisarse que n el ingeniero, ni el usuario por un lado, ni
el comprador por otro estn capacitados para tomar una
decisin bien fundamentada sobre la mejor compra, a
menos que trabajen estrechamente. La capacidad y la
buena voluntad de todas las partes interesadas para
considerar las compras en perspectivas influirn
significativamente en las decisiones finales.

La descripcin y especificaciones (de los pedidos)

El departamento usuario que solicita o especifica debe ser capaz de describir razonablemente
que es lo que requiere para asegurar que se obtiene exactamente lo que se desea. Aunque la
responsabilidad para determinar que se necesita normalmente recae en primer lu gar en el
departamento usuario, el departamento de compras tiene la responsabilidad directa de comprobar la
descripcin dada. El departamento de compras tiene la autoridad para insistir en que la descripcin
sea lo suficientemente precisa y detallada para que sea clara para cualquier proveedor potencial. El
agente de compras tambin debe llamar la atencin del solicitante sobre la disponibilidad de otras
opciones que podran representar mejor valor.
Descripcin significa cualquiera de los diversos mtodos mediante los cuales un agente de
compras obtiene un panorama preciso del artculo requerido para llevarlo a un vendedor. El termino
especificacin se usara en sentido ms estricto y aceptado comnmente respecto a una forma especial
de
descripcin.
Los mtodos e descripcin usados normalmente son:

Por Marca

Caractersticas fsicas o

qumicas
Materiales y mtodos de
produccin
Desempeo
Por Especificaciones

Por Plano de
Ingeniera

Grado Comercial
Muestra

Por Mtodos Diversos

Fuentes de datos para especificacin (requerimientos o insumos)

Existen tres fuentes principales de las cuales se pueden derivar las especificaciones:

Estndares
individuales
establecidos por
el comprador

Estndares
establecidos por
algunas empresas

Estndares
gubernamentales
privadas

Los estndares individuales requieren amplia consulta entre los usuario, los departamentos de
ingeniera, de compras, de control de calidad, los de proveedores, el departamento de mercadotecnia y
consumidores finales. Esto significa que la funcin es bastante laboriosa y costosa.
Un procedimiento comn es que la organizacin compradora formule sus propias
especificaciones sobre la base de los fundamentos establecidos por el gobierno o sociedades tcnicas.
Para estar doblemente seguros de que no se ha cometido serios errores, algunas empresas envan por
correo todas las especificaciones tentativas, a varios proveedores importantes de la industria para
obtener la ventaja de sus competidores y sus sugerencias antes de la adopcin final.
Las especificaciones estndar han sido desarrolladas por varias empresas de ingerira y grupos
tcnicos no gubernamentales. Por ejemplo: instituto americano de ingeniero y metalrgicos. Adems
las oficinas gubernamentales han desarrollado sus propios estndares, como la oficina nacional de
estndares.

Autor: Del Varne