Dalam artikel ini akan dibahas tentang: Urgensi Penyusunan Job Description, Hakekat Job Description,

Analisa jabatan dan Uraian Jabatan, Job Description dan Job Requirement / Job Specification dan Nilai
Strategis Job Descripstion Terhadap Aktivitas lain.
Urgensi Penyusunan Job Description

Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur

Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung pada prinsip : Adanya Jabatan yang
benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang benar

Bahwa seperti waktu kita diserap untuk bekerja, oleh karena itu harus ada penyusunan job
description yang baku dan benar

Hakekat Job Description

Tujuan Organisasi diterjemahkan dalam bentuk struktur organisasi yang menghimpun dan
mengelolah hubungan antara jabatan-jabatan
o Jabatan merupakan batu bata dari struktur organisasi jabatan unit dasar dari bangunan
organisasi

Jabatan berisi rangkaian pekerjaan, dimana individu sbg pekerja dan organisasi sebagai atasan

Jabatan mempunyai 2 sisi yakni :

o

Internal ; berkaitan dengan tugas, kegiatan, kewajiban, kesulitan yang ada dalam pekerjaan
tersebut.

Eksternal ; berkaitan bagaimana suatu jabatan berkontribusi bagi organisasi

Analisa jabatan dan Uraian Jabatan

Uraian jabatan ( job description) pada prinsipnya merupakan produk utama dari studi analisa jabatan.
Analisa jabatan adalah suatu proses pemahaman yang mendalam tentang isi dan karakteristik suatu
jabatan

Job Description dan Job Requirement / Job Specification

Persyaratan jabatan merupakan hasil sampingan dari studi analisa jabatan dan terpisah dari uraian
jabatan sebagai produk utama analisa jabatan
Isi dari jabatan uraian jabatan merupakan informasi tentang suatu jabatan yang membedakannya
dengan jabatan lainnya. Ciri khas uraian jabatan adalah menggambarkan apa, mengapa, bagiamana,
dan kapan / dimana jabatantersebut ditempatkan dan dilaksanakan.
Sedangkan Job Requirment / Job Specification merupakan persyaratan utama dari seseorang
pemangku jabatan (job holder) untuk menduduki jabatan tersebut. Sedangkan isi dari persyaratan
jabatan biasanya terdiri dari Pendidikan Formal, Pengalaman Kerja, pelatihan, Persyaratan Fisik,
Persyaratan Psikologis, kemampuan khusus.

Nilai Strategis Job Descripstion Terhadap Aktivitas lain

Rekrutmen

Untuk memahami secara benar apa tuntutan jabatan yang diperlukan sehingga lebih
mudah mencari atau menilai jenis orang yang bagaimana yang sesuai memegang jabatan

tersebut
Untuk menentukan jenis pelatihan apa yang membantu pemegang jabatannya agar lebih
Pelatihan
baik dalam melaksanakan tugas-tugasnya
Asssement
Untuk mengukur prestasi dan kompetensi kerja pekerja saat ini
Untuk menata jabatan-jabatan yang ada agar setiap pemegang jabatan saat ini
Perencanaan
mempunyai arah yang jelas ( minat dan kompetensinya) dalam meniti karir dimasa
Karir
mendatang
Untuk menyusun perencanaan pengembangan organisasi yang ada saat ini dalam
Perencanaan
menghadapi tantangan dan tuntutan organisasi yang baik dari segi internal maupun
Organisasi
eksternal
Evaluasi Jabatan Untuk menilai / memberi bobot suatu jabatan dibandingkan dengan jabatan lainnya
Performance
Untuk menjadi pedoman bagi atasan menilai kinerja bawahannya
Appraisal
PENGERTIAN JABATAN
1. Merupakan fondasi yang membentuk suatu organisasi.
2. Seluruh jabatan bila disinergikan bisa mencapai sasaran organisasi.
3. Jabatan-jabatan bisa dianggap sebagai jembatan antara orang dan organisasi
PENGERTIAN JOB DESCRIPTION
1. Sebuah kumpulan informasi jabatan dan disusun secara sistematis yang diperoleh melalui Job
Analysis, yang dapat mengidentifikasi dan menguraikan suatu jabatan atau posisi tertentu.
2. Membuat status setiap jabatan menjadi jelas akan: Fungsi & Perannya, Hasilnya, Tanggungjawabnya.
MANFAAT JOB DESCRIPTION
1. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan Apa tujuan utamanya.
2. Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi : Performance Management,
Staffing & Selection, Organization Design, Reward System, Career Development & Training.
ELEMEN-ELEMEN JOB DESCRIPTION
1. Job Information
2. Primary Job Role
3. Dimentions
4. Reporting Relationship
5. Key Accountabilities
6. Relationships
7. Knowledge & Skills
8. Decision Making
(Penjabaran tentang elemen-elemen deskripsi jabatan ini akan kami hadirkan dalam satu artikel tersendiri)

JOB DESCRIPTION WRITING PROCESS

Review Work Process Identify
KeyDocument Jobs BasedManager
&
HR
&
OrganizationResponsibilities
On Format
Review and Finalized
Structure
Through Job Holder
Interview
Reviewing Work Process & Organization Structure
1. Siapa yang menjadi pelanggan Anda (eksternal/internal)
2. Apa saja harapan mereka dari unit kerja Anda.
3. Hasil apa yang dapat diberikan oleh Anda /Unit kerja Anda
4. Proses, langkah, aktivitas apa saja yang dilakukan untuk menghasilkan Output tersebut.
5. Siapakah pemilik proses tersebut.
IDENTIFYING WORK ROLE
1. Setelah mempertimbangkan proses kerja dan struktur organisasi, rumuskan : 6 7 tanggung jawab
utama.
2. Tanggungjawab utama bisa digali dari 4 DIMENSI
KEUANGAN
PELANGGAN
INTERNAL BISNIS PROSES
PERTUMBUHAN DAN PEMBELAJARAN
METODOLOGI
1. Review struktur organisasi, bisnis proses, prosedur keagenan, Rincian Tugas & Tanggungjawab.
2. Wawancara sampling di beberapa Unit kerja Wilayah Jabotabek.
3. Group Discussion.
ELEMEN-ELEMEN JOB DESCRIPTION

Job Information
Primary Job Role

Dimentions

Key Accountabilities

Performance Measurement

Relationship

Reporting Relationship

Knowledge & Skills

Decision Making

ELEMENT 1: POSITION INFORMATION

Element 1 berisi :

Judul Jabatan
Identitas Jabata

NAMA JABATAN
DIVISI/DEPARTEMEN

Manager Keagenan
Komisariat Wilayah

ELEMENT 2: PRIMARY JOB ROLE

Menjelaskan mengapa posisi ini diadakan dan bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya
Rumus penulisan:

Uraian harus ringkas ( 1- 4 kalimat )

Mulai dengan kata kerja aktif.

Gunakan bahasa dan istilah yang sederhana dan mudah dipahami orang lain.

NAMA JABATAN
PRIMARY JOB ROLE

MANAGER AKUNTING
Bertanggungjawab atas penyusunan laporan
Keuangan dan Rekonsiliasi. Memimpin para
Accountant dan mengidentifikasi kebutuhan
pelatihan dan pekembangannya.

ELEMENT 3 : DIMENSI

Dimensi-dimensi jabatan menjelaskan tentang Ukuran dan Skala Bisnis yang berada dibawah
pengawasannya.
Indikator :
o

Pengaruh Cakupan Geografis.

Target Keuangan.

Jajaran Produk yang dikelola.

Segmen Pelanggan yang dikelola.

Bawahan yang dikelola.

NAMA JABATAN DIREKTUR TEKNOLOGI INFORMASI

DIMENSI JABATAN
Capital Budget : 5 milyar rupiah.

Operating Budget : 150 juta rupiah.

Jumlah bawahan : 12 orang ( langsung ) dan 24 orang ( tidak

langsung ).

Cakupan Geografis : Asia Tenggara.

ELEMENT 4 : KEY ACCOUNTABILITIES

Element ini diperlukan untuk mencapai Primary Job Role.

Identifikasikan 6 8 tanggungjawab utama yang mempunyai kontribusi terhadap kepentingan
organisasi.

Kontribusi organisasi

meliputi :

Keuangan
Pelanggan

Internal Bisnis Process

Pengembangan Organisasi & Proses Pembelajaran.

Beberapa Tip Penulisan :

Tulis ringkasan hasil kerja : Harian, Periodik, Insidental.

Hasil kerja dari fungsi pengawasannya.

Mulailah setiap kalimat dengan kata kerja aktif saat ini.

Hindari penggunakan jargon-jargon asing/tidak lazim.

Hindari duplikasi kata/frase/kalimat.

Analisalah aspek tanggungjawab; Keuangan, Pelanggan, Proses Bisnis, Organiasasi Pembelajaran.

Identifikasi Internal Customer juga.

Bagi Jabatan yang sifatnya SUPPORT, perhatikan responsiveness,efisiensi, layanan terhadap Internal
Customer.

Pertanyaan khusus :

Apa tugas-tugas yang paling utama yang dilakukan oleh jabatan ini.
Apa hasil yang akan dicapai jika jabatan ini berhasil melaksanakan tugasnya.

Kalau hasilnya sulit dirumuskan, maka perlu ditanyakan :

Apa tanggungjawab utama Anda dalam mengamalkan profesionalitas atau keahlian khusus Anda.

Peran apa yang Anda mainkan yang dapat membuat organisasi mendapatkan kontribusi dari Anda.

NAMA JABATAN

ACCOUNTING MANAGER

KEY ACCOUNTABILITIES :

Mengarahkan dan mengontrol proses

pencatatan transaksi serta pembuatan
laporan Keuangan.

Merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan persiapan laporan
Keuangan tepat waktu dan akurat bagi
perusahaan dan sesuai peraturaan
perundang-undangan.

Menjalankan dan menjaga system

akuntansi untuk menjamin
standarnisasi prosedur akuntansi

ELEMENT 5: PERFORMANCE MEASUREMENT

Element ini berisi hasil kuantitatif dari Tanggungjawab Utama.

Syarat penulisannya :

Adanya skala pengukuran yang jelas.

Menggunakan kata benda sub

NAMA JABATAN
PERFORMANCE MEASUREMENT

Manajer SDM
Tingkat turnover karyawan

Jumlah keluhan karyawan

Personnel Budget

ELEMENT 6 : REPORTING RELATIONSHIP

Element ini mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan hubungan internalnya.

ELEMENT 7: KNOWLEDGE & SKILL

Merupakan ringkasan kualifikasi minimum berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan
pengalaman kerja profesional yang diperlukan jabatan ini.
Termasuk juga ketrampilan teknis.

Bukan menggambarkan kualifikasi dan pengalaman kerja pemegang jabatan sat ini.

Perhatikan !!!

Sebutkan tingkat pendidikan dan jurusannya, pelatihan, pengalaman yang diperlukan oleh jabatan ini.

Jika kualifikasi pemegang jabatan saat ini melebihi syarat jabatannya, yang ditulis hanya dari syarat
jabatanya saja.

NAMA JABATAN
KNOWLEDGE & SKILL

MANAJER KEAGENAN
1. Memiliki Latar Belakang Pendidikan
S-1 Semua Jurusan.
2. Memiliki pengalaman kerja di bidang
Pemasaran Distribusi pada Level
Supervisor minimal 3 tahun.
3. Memiliki ketrampilan bidang
Komputer Program Ms.Office dan
Sembari.

ELEMENT 8 : RELATIONSHIP

Element ini menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu pemegang jabatan kelola.
Hubungan kesehari-harian yang dilakukan dengan berbagai fihak

Disamping alasan dan tujuan mengadakan hubungan tersebut.

NAMA JABATAN
RELATIONSHIP

MANAGER KEAGENAN
INTERNAL :
1. Manager Keuangan permintaan Kas
Kecil.
2. Manager SDM & Adum permintaan
karyawan baru.
EKSTERNAL :
1. Telkomsel Regional koordinasi
operasional geraiHalo.
2. Mitra Bisnis menjalin kerjasama
keagenan.

ELEMENT 9 : DECISION MAKING

Decision Making adalah kewenangan untuk menentukan suatu keputusan tanpa bantuan atasan.
Ada 3 bidang Keputusan :

Keputusan Strategis.

Keputusan Operasional.

Keputusan SDM

NAMA JABATAN
DECISION MAKING

MANAGER KEAGENAN
1. Menentukan harga jual barang kepada
pelanggan End User.
2. Mengeluarkan biaya entertainment
kepada relasi bisnis maksimal Rp.
1.000, 000, 00

PEDOMAN UMUM

Kembangkan raport, buat suasana pertemuan tidak tegang.

Pergunakan bahasa yang sederhana dan netral.

Jelaskan apa tujuan dari wawancara.

Berikan dukungan (empathy) agar yang bersangkutan mau berbicara.

Bantu interviewee agar dapat berpikir dan mengungkapkan isi serta aktivitas dalam bekerja secara
runtut.

Setiap kali bertanya hanya menanyakan satu pertanyaan.

Siapkan pertanyaan sedemikian rupa sehingga tidak hanya dijawab dengan ya atau tidak.

Hindari leading questions.

Pertimbangkan hubungan yang ada antara satu pekerjaan/jabatan dengan pekerjaan/jabatan yang lain.

Pastikan bahwa anda memperoleh informasi yang lengkap sehubungan dengan pekerjaan serta
karakteristik individual yang dituntut oleh pekerjaan yang dilakukan oleh interviewee.

Buat perjanjian untuk pertemuan berikutnya.

DOS AND DONTS DALAM WAWANCARA

Jangan menyarankan perubahan atau penyesuaian apapun.

Sopan dalam berbicara dan berperilaku.

Perlakukan interviewee sebagai sederajat.

Temui dahulu atasan yang bersangkutan sebelum mulai wawancara.

Konsultasikan data yang anda peroleh dengan atasan yang bersangkutan.

Jangan menyarankan perubahan atau penyesuaian apapun.

Sopan dalam berbicara dan berperilaku.

Perlakukan interviewee sebagai sederajat.

Temui dahulu atasan yang bersangkutan sebelum mulai wawancara.

Konsultasikan data yang anda peroleh dengan atasan yang bersangkutan.

TIPS WAWANCARA
SEBELUM
Buat jadual yang tepat dan lakukan konfirmasi.
Siapkan daftar pertanyaan
PELAKSANAAN

Jelaskan tujuan wawancara (bukan menilai pemegang jabatan)

Ciptakan suasana nyaman dan tenang.

Kumpulkan fakta/informasi tentang jabatan secara lengkap.

Gunakan Tip untuk memancing dengan cara :

o

Non committal Response

Echo Response

Interpretative Response

Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat pelaksanaan

Tunjukkan rasa ingin tahu Anda ( jangan sok tahu !! )

Jangan menggunakan pertanyaan LEADING QUESTION

Ambil posisi SAMA (JANGAN MERASA TINGGI ATAU MINDER

Ulangi hasil catatan Anda ( minta konfirmasi )

Dengarkan saja keluhan-keluhannya.

Tunggu sampai DIA menjawab ( jangan buru-buru dijawab !! )

Jangan mendominasi percakapan.

Perhatian bahasa tubuhnya, kontak mata dll.

Jangan malu untuk bertanya istilah-istilah teknis dalam pekerjaan.

PENUTUP

Sampaikan bahwa data telah diperoleh dan sampaikan point-point yang telah disampaikan.
Tanyakan apa ada informasi yang belum disampaikan.

Ucapkan terima kasih.