Archivos Electronicos. Gestión Documental PDF

Segundo Seminario Internacional
ARCHIVOS Y CIUDADES
DIGITALES
Integrando la gestin documental
Bogot D.C., 23 al 25 de febrero del 2011
Memorias
Segundo Seminario Internacional
ARCHIVOS Y CIUDADES
DIGITALES
Integrando la gestin documental
Bogot D.C., 23 al 25 de febrero del 2011
Memorias
CLARA EUGENIA LPEZ OBREGN

Alcaldesa Mayor de Bogot D.C. (D)
Hno. CARLOS G. GMEZ RESTREPO

Rector Universidad de La Salle
YURI CHILLN REYES

Secretario General
Alcalda Mayor de Bogot D.C.
CARLOS ALBERTO ZAPATA

Compilador
FRANCISCO JAVIER OSUNA CURREA

Director Archivo de Bogot
GERMN YANCES PEA
Coordinador editorial
CLAUDIA PATRICIA RODRGUEZ VILA
Diagramacin y armada electrnica
RUTH HELENA VALLEJO SIERRA

Directora Programa de Sistemas de Informacin
y Documentacin
ISBN. 978-958-717-118-1
Primera edicin
300 ejemplares
Alcalda Mayor de Bogot D.C.
CREAR MEDIOS LTDA.

Diseo de cartula
Universidad de La Salle.
SUBDIRECCIN IMPRENTA DISTRITAL D.D.D.I.

Impresin
Impreso en Colombia
2011
Documento elaborado en el marco del Convenio de Cooperacin

N. 2215100-031-2011, suscrito entre la Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot D.C. y la Universidad de La Salle, siendo
rector el Hermano Carlos Gabriel Gmez Restrepo y coordinadora
la Doctora Ruth Helena Vallejo Sierra, Directora del Programa de
Sistemas de Informacin y Documentacin.
Tabla de Contenido
PRESENTACIN
Carlos Alberto Zapata
Coordinador Acadmico
11
INSTALACIN
Francisco Javier Osuna Currea
17
Hno. Carlos Gmez Restrepo

Rector Universidad de La Salle
23
ARTCULOS
ARCHIVOS, CIUDADANA Y TERRITORIO:
ELEMENTOS ESTRUCTURALES EN LAS CIUDADES DIGITALES
Jaime Alberto Rendn Acevedo
Eduardo Mancipe Flechas
Julio Alberto Parra Acosta
TODO AL MISMO TIEMPO: GOBIERNO
EN LNEA EN LA CIUDAD DE SURREY
Lois Enns
ACCESO ABIERTO A DATOS E INFORMACIN DEL GOBIERNO:
INFORMACIN EN LNEA Y RE-UTILIZACIN DE INFORMACIN
EN EL SECTOR PBLICO DE NUEVA ZELANDA
John Roberts
LA GESTIN ELECTRNICA EN EL DISTRITO CAPITAL:
NUEVOS RETOS, NUEVOS DESAFOS
Luis Fernando Sierra Escobar
Jos David Rodrguez Rojas
29
55
73
97
Memorias II Seminario Internacional
CIUDADES DIGITALES Y ARCHIVOS

LA INFORMACIN EN LA ERA 2.0
Dra. Laura Nahabetin Brunet
113
EL ROL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

DENTRO DEL CONCEPTO DE GOBIERNO DIGITAL EN MXICO
Mtra. Mara Alarcn Rendn
151
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DIGITALES

EN EL ENTORNO DE E-GOBIERNO
Alicia Barnard Amozorrutia
159
LA GESTIN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO

DE LOS PROYECTOS DE ADMINISTRACIN
ELECTRNICA DE BOGOT
Carlos Alberto Zapata C.
PONENTES
181
197
PRESENTACIN
Carlos Alberto Zapata

Coordinador Acadmico
La acelerada transformacin de nuestra sociedad gracias a las

tecnologas de la informacin, es hoy por hoy, uno de los fenmenos de mayor
impacto en la vida cotidiana de nuestras ciudades. La facilidad de acceso a
informacin, la conectividad inalmbrica, la velocidad de transmisin de datos e
informacin, los servicios en la nube (cloud computing), la Web 2.0, el gobierno
abierto, la creciente capacidad de compresin y almacenamiento de informacin
electrnica y la sobreproduccin de informacin, son algunos de los avances que
pueden contribuir a mejorar las relaciones entre los ciudadanos y los gobiernos.
En este desarrollo, la administracin electrnica y la aparicin de servicios
ofrecidos por las prestaciones del gobierno electrnico han sido algunos de
los impulsores de la masificacin de tecnologas de cara a los ciudadanos. El
surgimiento de nuevos escenarios ha promovido una cultura digital en todos los
mbitos del gobierno. Dentro de stos, los ciudadanos comienzan a ver cmo
pueden aprovechar los beneficios de las TI en todo tipo de servicios; los trmites y
servicios en lnea, la publicacin de informacin para la ciudadana, la participacin
ciudadana a travs de la web, son algunos ejemplos de la transformacin de la
vida en nuestras ciudades. El mundo digital es una realidad, ampliando cada vez
ms las fronteras en cuanto a las posibilidades que ofrece en beneficio de los
ciudadanos, el Estado, el gobierno y la sociedad.
El escenario no puede ser menos prometedor, pero a la vez conlleva riesgos. A
la par que se incrementa el uso de las tecnologas de la informacin, aumenta el
volumen de datos e informacin valiosa que se gestiona a travs de los sistemas
y redes de informacin, y con ello la necesidad de que todo este conocimiento se
gobierne de manera tcnica.
11
Por otro lado, teniendo en cuenta que el municipio es la clula del cualquier
Estado moderno y que los principios de la democracia deben ser ms visibles en
la organizacin municipal, los servicios y prestaciones del gobierno electrnico
y los avances de la TI se constituyen en una oportunidad para el desarrollo del
municipio como base de la administracin pblica y de la organizacin estatal. La
acuacin del concepto de ciudad digital hace parte de las nuevas concepciones
emergentes producto de la tecnologizacin de las relaciones entre gobierno y
ciudadana. Sin embargo, el desconocimiento de las relaciones mediadas por las
tecnologas y sus efectos sobre el conocimiento registrado es uno de los mayores
riesgos que enfrenta la sociedad actual.
El aumento en los volmenes de informacin electrnica y la necesidad de acceder
a sta, as como de preservarla para las generaciones futuras, ha puesto en el
centro de esta problemtica a los archivistas como responsables de la gestin
de la informacin corporativa, cuyos conocimientos deben ser puestos al servicio
de la organizacin y proteccin de los documentos e informacin resultantes
del desarrollo de las funciones de la administracin municipal. En la carrera por
la adquisicin de los avances que las TIC nos ofrecen, se ha puesto como eje el
aumento de la eficiencia y la productividad de las organizaciones, dejando en
segundo lugar, y a veces menos, a la conservacin de la informacin. El mayor
porcentaje de entidades y organizaciones privadas no piensa en el valor de la
informacin para el futuro, solo para el presente.
Como una forma de analizar esta compleja problemtica, la Universidad de La
Salle, a travs del programa de Sistemas de Informacin y Documentacin,
Bibliotecologa y Archivstica, organiza cada dos aos el Seminario Internacional
de Archivos y Documentos Electrnicos, concebido como un foro de discusin
acadmico en el cual profesionales de la archivstica, ingenieros de sistemas,
responsables de la poltica pblica y profesionales de diferentes disciplinas, se
renen en torno a temas de inters comn frente a los desarrollos de la TI, el
gobierno electrnico y la gestin documental.
Producto del segundo seminario realizado en Bogot en marzo del 2011, se han
reunido en el presente libro las ponencias presentadas por expertos nacionales
e internacionales bajo el tema Los archivos y las ciudades digitales. El libro recoge
las experiencias de diferentes pases en torno a conceptos como ciudad digital,
gobierno electrnico y preservacin digital, y sus implicaciones o efectos sobre
la teora archivstica y la gestin de documentos y archivos. Estos documentos
analizan las transformaciones que se han logrado en ciudades de diferentes
12
Archivos y Ciudades Digitales
naciones a partir de la integracin de estos conceptos y el trabajo interdisciplinar

entre administradores, archivistas, ingenieros y responsables corporativos de TI.
Aunque se trata de temas que requieren un anlisis ms profundo y una mayor
discusin acadmica, los autores sealan, desde diversas perspectivas, los
beneficios y riesgos que traen las tecnologas de la informacin en el desarrollo
de nuestra sociedad, enfocndose todas stas en la necesidad de implementar
programas de gestin documental -a partir de los principios de la archivstica- y a
su vez de contar con equipos interdisciplinarios para obtener mejores resultados
en el campo de la administracin pblica, las TIC y la gestin documental.
13
INSTALACIN
Francisco Javier Osuna Currea

Universidad de La Salle, 23 de febrero de 2011
Los cambios acelerados en la tecnologa han tenido un impacto en la

manera como nos relacionamos los humanos, que todava no se ha precisado.
Nos movemos en un entorno cambiante en el que las relaciones humanas no han
desaparecido ni se han visto disminuidas a causa de las tecnologas, sino que han
adquirido una dimensin distinta, tornndose, en gran parte, electrnicas.
As, el desafo que nos plantean las tecnologas de la comunicacin es inmenso
y tiene una doble dimensin puesto que, sin contar con que son volmenes
extensos de datos y documentos electrnicos los que colman nuestros servidores,
son tambin inmensos los archivos en papel que todava hoy se producen en
el Distrito Capital. Al primer reto respondemos con esta segunda versin del
Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrnicos. Nuestro
propsito es ampliar el campo de conocimiento, compartir las experiencias
buenas y malas, divulgar las enseanzas de un proceso en el que nadie puede
reclamarse como el mayor y nico experto.
Las experiencias de ciudades y pases invitados sern objeto de exposicin,
comentario, anlisis juicioso y crtico, de evaluacin y comparacin porque
este es el nico camino que tenemos para asir, desde sus aristas principales, un
desafo que se nos vino encima. Por eso estn ustedes aqu hoy, servidores del
Distrito, igual que hace dos aos, en la primera versin de este evento, los hemos
convocado porque es indispensable que nos pongamos al da en el tema. Las
Tecnologas para la Informacin y la Comunicacin deben convertirse en una
17
herramienta cotidiana de trabajo al alcance de todos los servidores pblicos a

cuya ventanilla, en forma de pantalla de computador, llegarn los requerimientos
de la ciudadana. Y sabemos que su respuesta debe ser inmediata, o por lo menos,
rpida. As que no hay tiempo que perder.
Sin embargo, para todos es claro que la urgencia de las respuestas no puede
sacrificar la calidad de la informacin que se suministra. Aqu se nos aparece el
segundo de los retos que mencionaba: los archivos de papel. No tendremos un
ambiente automatizado, ni un gobierno electrnico eficiente, si no contamos
con una organizacin documental, electrnica y en papel, muy fuerte. No se trata
de digitalizar ingentes cantidades de documentos de papel en el trmino de la
distancia, es necesario aplicar los principios archivsticos en cualquiera de estos
dos ambientes para que la calidad y oportunidad de la informacin a ofrecer se
compadezca con las inversiones que desde hace algunos aos hemos venido
haciendo y que sabemos son cuantiosas para el futuro inmediato de la estrategia
digital.
En consecuencia, no hemos esperado a que aparezca el reto para empezar
a afrontarlo. A lo largo del presente cuatrienio hemos venido trabajando
intensamamente, sosteniendo como tesis principal que el respaldo y factor de
xito de cualquier estrategia de gobierno electrnico y de ciudad digital descansa
en una gestin documental ptima, que respete los principios archivsticos, que
en ltimas, redundarn en respeto para los derechos de los ciudadanos.
La Secretara General, a travs de la Direccin Archivo de Bogot ha venido
trabajando en la implantacin de una gestin documental enfocada a procesos
cuyo dilogo con la gestin de calidad redunde en el mejoramiento y optimizacin
de la gestin administrativa en toda la institucionalidad del Distrito Capital. De sto
son testigos los 57 convenios interadministrativos suscritos en lo que va corrido
de esta administracin, entre la Secretara General y cada una de las entidades
distritales con el objeto de garantizar la mejora continua de sus archivos.
En su faceta de asesorar a las entidades en la conformacin de los archivos de
gestin y centrales, y buscando la fluidez documental que debe caracterizar
un sistema de archivos, el Archivo de Bogot ha construido herramientas que
facilitan la labor del archivista y a la vez buscan la estandarizacin en los tiempos
de retencin documental en cada una de las fases de archivo. Para lograr este
efecto en el cuatrienio se elaboraron 36 estndares de gestin documental,
16 de stos de orden transversal en la medida en que afectan positivamente
18
el desarrollo administrativo de procesos comunes a todas o una parte de las

entidades distritales. Al tiempo se ha acompaado la labor, ms difcil an, de
llevar a cabo su implementacin en 11 de los 12 sectores que componen la
Administracin Distrital.
De igual forma, se asesor al 54% de las entidades distritales en la aplicacin de
diagnsticos integrales de gestin documental, ahorrando con ello considerables
recursos y proporcionando informacin de calidad con el propsito de garantizar
la correcta y eficiente inversin en los procesos de gestin documental. Por otra
parte, conocedores de las condiciones fsicas de los sitios en que se gestionan
los archivos de la ciudad, la Direccin Archivo de Bogot ha sostenido, en lo que
va corrido de este Plan de Gobierno, un programa de monitoreo de condiciones
ambientales que ya supera la cifra de 51, con lo cual se busca establecer
las condiciones preventivas necesarias para la conservacin de la memoria
documental de la ciudad.
Somos conscientes de que la gestin documental es un rea estratgica de las
organizaciones que conforman la administracin del Distrito Capital y, en ese
sentido, con base en el Decreto 514 del 2006, hemos venido impulsando la
implementacin de unas reglas bsicas que garantizarn la sostenibilidad de
las inversiones que las entidades han venido haciendo en sus archivos. stas
son a saber: fondos acumulados eliminados y trasferidos, procesos levantados e
implementados, TRD aprobadas y en aplicacin, una estructura orgnica tcnica,
un equipo humano idneo que sepa sobre la administracin de recursos, y un
componente tecnolgico aplicado y con proyecciones de desarrollo.
Para cerrar el tema de la gestin documental en nuestras entidades, podra
decirse que un indicador que muestra el resultado de toda esta actividad es el
relacionado con el cumplimiento de la Circular 002 del 2010, en virtud de la cual
se estableci un plazo para que las todas las entidades pblicas presentaran sus
Tablas de Retencin Documental. A la fecha, 46 entidades pertenecientes a los
doce sectores en que est conformada la Administracin Distrital presentaron
sus TRD actualizadas. Con las dems se ha venido desarrollando un proceso de
acompaamiento a efectos de que muy pronto cuenten con un instrumento
adecuado a sus necesidades.
Hoy, con la reactivacin del Consejo Distrital de Archivos se abre un camino expreso
hacia la normalizacin de los procesos de gestin documental. Esta instancia
determinada por la ley como un rgano de asesora del Archivo de Bogot para
19
la Gestin Documental, contar con todo el apoyo de la Administracin en el

desempeo de su principal funcin: la aprobacin de la TRD de las entidades
distritales.
En su calidad de archivo histrico de la ciudad, la Direccin Archivo de Bogot de
la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. rene documentos con
valores secundarios considerados histricos por su importancia para la memoria
de la ciudad, la ciencia, la cultura y la investigacin. stos son producidos y
transferidos por las entidades distritales del sector central, descentralizado y local,
as como las empresas de servicios pblicos domiciliarios, pblicas o mixtas, y los
entes privados que cumplen funciones pblicas. De stas, el 56% tienen, en la
actualidad, diagnsticos para sus fondos documentales.
Con satisfaccin, hoy podemos informar que una de las acciones ms importantes
en pro de la memoria documental de la ciudad fue el proceso de identificar la
documentacin que ha perdido todos sus valores primarios, con fechas que van
desde el siglo XIX hasta el 31 de diciembre de 1965. Con el desarrollo de este
proyecto se registraron 31 transferencias documentales que aportaron a la
memoria de la ciudad importante documentacin que estaba, en razn de su
antigedad, en peligro de perderse. De esta manera, no solo se descongestionaron
los espacios y se facilit la gestin de los archivos sino que se cumpli con el
propsito de consolidar el patrimonio documental de la ciudad.
Adicionalmente, se identificaron archivos particulares con un altsimo valor
patrimonial, cuya donacin deja a la memoria de la ciudad una huella importante
sobre su urbanizacin en el siglo XX. Los arquitectos Germn Samper y Dicken
Castro fueron los donantes de los documentos mencionados. Por otra parte,
para la memoria social de Bogot, la alianza con el Cinep report la aplicacin
de estrategias de conservacin en relacin con uno de los archivos de peridicos
ms significativos para la ciudad.
Hemos sido persistentes en el propsito de convertir al Archivo de Bogot en
algo ms que un repositorio de documentos. Y con orgullo podemos decir que lo
hemos logrado. Hoy la Direccin Archivo de Bogot es una instancia generadora
de conocimiento sobre la ciudad gracias a la red de alianzas construida con los
principales centros del conocimiento: la Universidad Nacional de Colombia, la
Universidad de Los Andes, la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas, la
Universidad del Rosario, la Universidad Externado de Colombia, la Universidad
Pedaggica Nacional y por supuesto la Universidad de La Salle. De igual forma, se
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establecieron alianzas con varios de los ms importantes centros de investigacin:

IEPRI-Instituto de Estudios Polticos y Relaciones Internacionales, la Asociacin
Colombiana para el Avance de la Ciencia- ACAC, el Centro Internacional de Fsica
CIF, el Instituto Pensar, con todos ellos se han desarrollado investigaciones en los
ms diversos temas pertinentes a Bogot y su memoria.
Investigaciones biolgicas sobre aplicacin de enzimas para la intervencin
de documentos histricos; estudios en fsica e ingeniera con el objeto de
probar la resistencia de materiales para mobiliario rodante de documentos
cartogrficos; investigacin en polticas pblicas sobre asuntos relativos a la
seguridad, educacin, movilidad, competitividad; investigaciones sociales en
Derechos Humanos; investigaciones histricas sobre la conformacin del Estado
en el siglo XIX y para identificacin de archivos coloniales; investigaciones en
ciencia y tecnologa para la ampliacin de la plataforma tecnolgica del Archivo
Histrico de la ciudad con el objeto de que sus fondos documentales puedan ser
consultados en tiempo real, entre muchas otras.
Queda por sealar que la automatizacin del Archivo es el primero de varios pasos
hacia la construccin de una poltica pblica sobre archivos digitales, la cual tendr
como base los resultados obtenidos por el diagnstico que se adelanta sobre
la gestin electrnica en las Entidades del Distrito Capital; con sto aspiramos
establecer un rol definitivo para el Archivo en la organizacin documental de una
Bogot digital, que en el futuro debe migrar hacia la constitucin de una unidad
autnoma capaz de ejercer un espectro de accin mucho mayor.
En estos tres aos, pensando en la ciudad global del presente y del futuro,
hemos fortalecido de manera decisiva al Archivo de Bogot, tanto en su funcin
archivstica, como en sus dimensiones de investigacin acadmica y divulgacin
cultural.
Como Archivo General de Ciudad enfrentamos ahora el siguiente paso, el desafo
de la era digital y de las tecnologas de la informacin, que permiten hoy que un
joven simultneamente se conecte a internet y participe en varias redes sociales
simultneas, enve mensajes y presentaciones, descargue msica y audiovisuales,
est al tanto de las ltimas noticias y escriba mensajes por el Chat. Para esa nueva
ciudadana esperamos estar preparados.
21
Hno. Carlos Gmez Restrepo

Rector Universidad de la Salle
Apreciados amigos y amigas:

De las aspiraciones fundamentales de toda casa de estudios que bien quiera llevar
el nombre de universidad, sobresale la que con justicia representa su quehacer
ms propio: la construccin de un universo de saberes, y ms que eso, un universo
de posibilidades para aquellas generaciones que decididamente se lanzan a la
trasformacin de una sociedad. Hace tan solo unos aos, estas palabras seran la
delicia de la imaginacin acadmica que, exaltada por esa intangible propiedad
de lo universal, producira meditaciones profundas y trascendentales sobre la
construccin del conocimiento. Hoy sin embargo, esa tarea que luca tan larga
y tan ancha, pareciese que estuviera al alcance de los medios ms reducidos y
porttiles tan de moda en nuestro vivir.
El manejo de los nuevos medios ha resignificado las formas de construccin y
difusin del conocimiento. La aspiracin a lo universal, en trminos menos
trascendentales y ms globalizantes, parece hoy en da una realidad progresiva,
igualmente inacabable pero con rasgos mucho ms tangibles. Con el ejemplo
del concepto de archivo que en nuestro pas no superaba hace algunos aos el
imaginario del papel, se nos hace presente esta idea. Hoy en da tal trmino ha
ascendido intrpidamente por toda la sociedad hasta el punto de instalarse en
realidades e imaginarios ms complejos. Los archivos de hoy -se dice- son viajeros,
han adquirido ese don de la ubicuidad en una realidad elusiva y fctica a la vez.
En ellos vemos el ejemplo del tremendo reto que ha sacudido a la sociedad de
la informacin, donde flujos interminables de mensajes y conexiones obligan a
23
la distincin paciente y cuidadosa de aquellas cosas que queremos legitimar.

Vemos tambin los nuevos caminos que han trazado, las diferentes formas en
que la informacin se derrama en el cuerpo de la sociedad llegando incluso
a convulsionar instituciones enteras y propiciar como vimos en Egipto
recientemente- movilizaciones de masas y conciencias.
Al inaugurar hoy el II Seminario Internacional de Archivos y Documentos
Electrnicos, y especialmente bajo el tema que lo convoca: ciudades digitales,
entramos en el seno de la discusin a propsito de la trasformacin de nuestras
realidades. Pensar en las ciudades digitales no se trata simplemente de evocar
imgenes exaltadas e intangibles. Han transcurrido varios aos desde que se
formularon los principios que habran de servir de base para lo que hoy se
denomina gobierno electrnico. Desde entonces hemos visto avanzar en nuestra
sociedad de forma acelerada servicios, trmites, transacciones, quejas y reclamos
que antes solo se hacan posibles con la presencia y hemos de admitirlo- con
la insistencia, de los beneficiados o los afectados. Este maravilloso artificio de la
tecnologa ha llevado al ciudadano del comn a las presentaciones inmediatas
de la era virtual, y le ha acercado tambin una realidad que salta del papel y se
ubica por doquier anuncindole sus deberes y sus derechos. La inclusin se ha
trasformado en una caracterstica importante de los nuevos paradigmas de la
sociedad de la informacin. La ciudad digital es una ciudad abierta.
Esta enorme cantidad de posibilidades que nos ofrecen las tecnologas hoy
en da estn siendo aprovechadas por las entidades gubernamentales, en
su sentido ms amplio, para acercarse a los ciudadanos. Servicios que antes
suponan largas filas y trmites que aumentaban la pequea corrupcin, han
sido reemplazados por diversas operaciones mediante las cuales se mejoran no
solo las prestaciones mismas de dichos servicios, sino la calidad de vida de los
ciudadanos.
La ciudad digital define as nuevos roles para la vida en la ciudad y significados
del ciudadano mismo. Las perspectivas incluyentes que acabamos de sealar
paulatinamente se han convertido en condiciones ineludibles de participacin
poltica, de vinculacin e interaccin social, de formacin integral y desarrollo
humano, alcanzando niveles generacionales que se crean al margen ya de
estos nuevos procesos. Es cierto que existe la llamada generacin nativa de la
era digital, jvenes de los cuales slo acertamos decir que tienen el chip desde
su nacimiento y cuya batalla ms prxima ya se gesta en las fronteras de la
competitividad; pero la influencia y la propagacin de los medios digitales en el
24
orden de lo imprescindible han alcanzado tales proporciones, que incluso a travs

de polticas pblicas se ha intentado incluir no sin inconvenientes- los rdenes
ms marginales en estas dinmicas.
Bogot, por ser la sede del Gobierno Nacional y a su vez la capital de nuestra
Repblica, es lder en el desarrollo del programa Gobierno en Lnea; en una ciudad
cada vez ms poblada y que adolece de problemas propios de las grandes
metrpolis, la puesta en marcha del gobierno electrnico se constituye en
una de las estrategias ms privilegiadas para mejorar la calidad de vida de los
bogotanos. A pesar de lo anterior, el desarrollo del gobierno electrnico ha tenido
mayor nfasis en la tecnologa, dejando rezagado el aspecto esencial de cualquier
gobierno como es la adecuada gestin de su informacin. Mientras las polticas
en materia de archivos y gestin documental van por un lado, las polticas en
materia de gobierno electrnico parecen estancarse.
A pesar de sto, a nivel de la Administracin Distrital el trabajo adelantado por el
Archivo de Bogot en el alineamiento de las polticas pblicas en ambas materias
ha logrado importantes avances en cuanto a la incorporacin de la gestin
documental en las polticas del gobierno electrnico de la ciudad. Un indicador
de este esfuerzo es que este ao, y por segunda vez, el Archivo de Bogot se ha
unido a la realizacin de este evento, con el fin de alertar a la Administracin
Distrital y a los responsables de la gestin documental y del Gobierno en Lnea
del Distrito sobre la necesidad de alinear estos dos programas mejorando los
resultados de uno y otro.
Las conferencias que inician el da de hoy girarn en torno a las mejores prcticas
internacionales en cuanto al gobierno electrnico y la gestin documental; la
presentacin de casos de xito de pases que lideran el gobierno electrnico y de
otros que han logrado unir ambos campos satisfactoriamente, as como docentes
de nuestra alma mater quienes presentarn los resultados de sus investigaciones
alrededor de estas temticas. Nos acompaan expertos internacionales de pases
como Estados Unidos, Nueva Zelanda, Canad, Mxico, Costa Rica, Colombia,
Uruguay y Espaa, gracias a sus conocimientos estamos seguros podremos
aportar al desarrollo de los conceptos, comprender mejor los nuevos papeles y
hacernos ms conscientes de las nacientes responsabilidades.
Oscar Wilde deca: Nada es tan peligroso como ser demasiado moderno. Queda
uno expuesto a pasar de moda de repente. La Universidad de La Salle toma
una tradicin en materia de archivstica y la pone al servicio de la sociedad
25
colombiana, con la seguridad de que estos temas no nos harn ms modernos,

sino ms conscientes de la labor que debemos asumir.
La Universidad les brinda una calurosa bienvenida y desea el mayor de los xitos
en los trabajos y las conclusiones de este provechoso encuentro.
26
ARTCULOS
MTRA. MARA ALARCN
JULIO PARRA
LAURA NAHABETIN BRUNET
JAIME RENDN
JOHN ROBERTS
EDUARDO MANCIPE
ENNS LOIS
LUIS FERNANDO SIERRA
ALICIA BARNARD
JOS DAVID RODRGUEZ
CARLOS ZAPATA
ARCHIVOS, CIUDADANA Y TERRITORIO:

ELEMENTOS ESTRUCTURALES EN
LAS CIUDADES DIGITALES1
Jaime Alberto Rendn Acevedo2
Eduardo Mancipe Flechas3
Julio Alberto Parra Acosta4
uu Introduccin
Una reflexin preliminar sobre la posible relacin que existe entre los archivos,
la ciudadana y el territorio permite identificar cmo estos fenmenos han
sido impactados por las TIC, hasta el punto de configurar lo que hoy podra
denominarse ciudades digitales. El presente texto, aborda la archivstica desde
un nuevo paradigma que podra llamarse post-custodial, a travs del cual se
1 Esta ponencia tiene su origen en dos investigaciones que los autores adelantan en el
Centro Transdisdicplinario para la Alternatividad al Desarrollo (CTAD) de la Vicerrectora
de Investigacin y Transferencia de la Universidad de La Salle: la primera es Ciudad
regin: construccin regional y alternatividad al desarrollo para Bogot y los municipios de
influencia y en la segunda se trabaja el tema de La participacin democrtica y sus vnculos
con la democratizacin del conocimiento, el ejercicio de la ciudadana y una mejor calidad
de vida.
2 Director del CTAD. Universidad de La Salle Bogot Colombia. Economista. Doctor
Universidad Complutense de Madrid. Integrante del Grupo Interdisciplinario de
Investigacin en Desarrollo, Estructuras Econmicas, Polticas Pblicas y Gestin, y del
Grupo de Investigacin sobre Globalizacin y Desarrollo Econmico Mundial, Universidad
Complutense de Madrid. Actualmente, y como referente a este tema, el autor dirige una
investigacin sobre Ciudad regin: construccin regional y alternatividad al desarrollo
para Bogot y los municipios de influencia. Correo electrnico: jrendon@unisalle.edu.co
3 Profesor del Programa de Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica, adscrita
a la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad de La Salle. Filsofo de
la Universidad Sergio Arboleda. Magster en Docencia e Investigacin Universitaria de la
misma universidad, Doctorado en Ciencias Sociales y Humanas de la Pontificia Universidad
Javeriana. Correo electrnico: emancipef@unisalle.edu.co
4 Profesor del Programa de Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica, adscrita a
la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad de La Salle, Biblioteclogo
y Archivista. Magster en Docencia de la Universidad de La Salle. Correo electrnico:
jparra@unisalle.edu.co
29
comprende como una disciplina cientfica emergente, que debe redefinir su

objeto de estudio de acuerdo con el contexto y las exigencias de la sociedad de la
informacin, del conocimiento y de los saberes.
Este documento se divide en tres partes: la primera, establece los conceptos
fundamentales: qu se entiende por transformacin tecnolgica y cul ha
sido su incidencia?, cules son las caractersticas de las denominadas nuevas
ciudadanas? y qu se entiende por comunidades emergentes en ciudades de
flujos? La segunda, propone un anlisis de la incidencia de esa reinterpretacin
de la ciudad en la comprensin de lo local y lo global, y en la construccin
del territorio. Y la tercera parte, ubica a la archivstica en el contexto de estas
problemticas y expone de modo conclusivo algunos retos para los archivos.
uu 1. Un paseo por los conceptos

El impacto de un fenmeno como las Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones (TIC) ha llevado a la emergencia de lo que Javier Echeverra ha
denominado tercer entorno, que refleja un cambio en el modo de ver la realidad
desde mltiples perspectivas. Como lo afirma Roco Rueda, una reflexin sobre la
tecnologa exige referirnos siempre a lo que somos, esto significa entre otras cosas,
que cualquier pensamiento sobre la tecnologa es deudor de otro pensamiento
sobre nosotros mismos (2009).
Cuestionamientos como: Qu implicaciones tiene el hecho de relacionarnos
local y globalmente a travs de artefactos?, Cmo se transforman nuestras
experiencias, nuestros modos de construir memoria e identidad?, Qu cambios
han devenido en la significacin del espacio, el tiempo y la territorialidad?; indican
fenmenos que han de ser comprendidos a la luz de diversas dimensiones, entre
las que sobresalen la cultural, la poltica y la social, que a su vez son atravesadas por
lo que se ha denominado sociedad de la informacin o tercer entorno. Una, entre
muchas formas con que se pueden abordar estas problemticas, es intentar hacer
una reflexin interdisciplinar que posibilite el dilogo con lo que la archivstica
podra aportar en la comprensin de dichas dimensiones.
1.1. Transformacin tecnolgica y fenmenos sociales emergentes
En primera instancia es necesario enunciar -siguiendo a Roco Rueda (2009)algunos de los fenmenos que han emergido por la implementacin de las TIC:
30
La vacuidad poltica institucional y emergencia no-institucional de lo poltico

y de formas menores de poltica, o de sub-poltica. El surgimiento de una
ciudadana digital demanda una serie de aspectos que es preciso satisfacer
para garantizar su constitucin en trminos polticos. Para comenzar, es
importante que las administraciones pblicas y las empresas favorezcan la
evolucin de los servicios y herramientas proporcionados por internet en
mbitos polticos, sociales, administrativos y legales. En segundo lugar, para
que tambin en el mbito digital se garanticen los principios de isonomia
(igualdad de los ciudadanos ante la ley) e isegoria (participacin en los asuntos
pblicos como requisito fundamental para la ciudadana), es necesario
normalizar y legalizar internet como medio vlido para la interaccin social
y poltica. Este proceso se completara, finalmente, en el momento en que
la ciudadana se apropie de internet como mbito para la accin social y
poltica, y lo utilice conscientemente para sto.
La necesidad de una nueva forma de comunicacin relacionada con la cultura

y la tecnologa de la red, derivando transformaciones tecnocognitivas. Robles
conceptualiza al ciudadano digital, como aquel individuo, ciudadano o no
de otra comunidad o Estado, que ejerce la totalidad o parte de sus derechos
polticos o sociales a travs de internet, de forma independiente o por medio de
su pertenencia a una comunidad virtual (2009, 55). Para poder acceder a este
estatus es preciso satisfacer tres condiciones:
La primera, es el acceso a internet. Algunos estudios empricos revelan

que a mayor nivel de estudios y a menor edad, corresponde una mayor
difusin del uso de internet. Aunque resulta tambin paradjico que sea
el nivel de estudios la variable ms explicativa y que ms tiene que ver
con la brecha digital.
Otro requisito fundamental del ciudadano digital es la posesin de

habilidades de manejo de la tecnologa de nivel medio alto.
Por ltimo, resulta indispensable que el usuario reconozca la utilidad

de los servicios ofrecidos por internet. Segn otros trabajos de Robles
(2005), tambin la percepcin de utilidad est vinculada a un alto nivel
educativo.
La expansin del concepto de ciudadana, que evidencia la tensin entre el ejercicio

de derechos y deberes en un territorio y los procesos de globalizacin, en donde el
territorio ya no es el espacio de concentracin de los poderes. En estos tiempos,
el concepto de ciudadano digital empieza a cobrar mayor importancia y
31
consideracin entre politlogos y socilogos. Una de las versiones ms

modernas, fundamental en la nueva concepcin de comunidad y derivada del
republicanismo, es aqulla que supera la necesidad de apoyarse en un Estado
concreto, en donde lo importante es que sus componentes compartan un
conjunto de preocupaciones, deberes y objetivos construidos sobre la base de
principios morales mnimos (Robles, 2009, 33).

La emergencia por desarrollar un conjunto de soluciones tecnolgicas aplicadas

a una comunidad o regin geogrficamente definida con la intervencin de
diversos sectores en torno a una estrategia de cooperacin. Robles distingue
al menos dos tipologas de comunidades virtuales. Una, que toma vida a
partir de una comunidad real y fsica y que se apoya en internet para poder
contar con un ulterior canal de interaccin. En la segunda tipologa, caben
las comunidades definidas como dispersas, cuyo lazo de unin se establece
exclusivamente por determinados aspectos o intereses en comn reforzados
a travs de internet. Este ltimo tipo es el ms frgil, mientras que el primero,
que refuerza relaciones ya existentes en el mundo real, es ms estable y
resistente. Lo mismo ocurre con las comunidades virtuales polticas: si bien
no se generan gracias a internet, ste les permite ampliar y potenciar las ya
existentes.
As mismo, la revolucin digital como fenmeno dinamizador de un nuevo

paradigma informacional cientfico y post-custodial:
32
Valora la informacin en cuanto fenmeno humano y social, siendo la

materializacin en cualquier soporte un epifenmeno.
Prioriza el acceso de la ciudadana a la informacin en condiciones bien

definidas y transparentes, pues solo el acceso pblico justifica y legitima la
custodia y la preservacin.
Propende por indagar, comprender y explicitar (conocer) la informacin social

a travs de modelos tericos-cientficos cada vez ms exigentes y eficaces,
en contraposicin a la aplicacin acrtica de modos/reglas de creacin,
clasificacin, ordenacin y recuperacin de informacin.
Revisa crticamente el marco terico-funcional de la actividad disciplinar y

profesional por una postura diferente, sintonizada con el universo dinmico
de las ciencias sociales y empeada en la comprensin de lo social y lo
cultural.
1.2. Nuevas ciudadanas?

Si la democracia consiste en la libertad de participar en la vida pblica y de
manifestar libremente las propias opiniones dentro de la legalidad, la ciudadana
debe identificarse entonces con el libre protagonismo cvico en la configuracin
de la sociedad. Dicho protagonismo se cristaliza, de manera especial, a travs
de proyectos de relevancia pblica, no tanto de tipo poltico, sino estrctamente
orientados a la creacin de sentido y de autorrealizacin de la propia identidad.
Segn el autor, los usos polticos de internet tienen que ver principalmente con
cuatro categoras de acciones. La primera incluye la defensa de derechos polticos
o sociales en relacin con la administracin pblica o las empresas. En segundo
lugar hay una realizacin online de los trmites burocrticos o administrativos.
Otra categora tiene que ver con la as llamada democracia digital, es decir, con
las actividades que las administraciones pblicas organizan y proporcionan al
ciudadano. La ltima categora incluye las actividades ciudadanas, tanto las que
surgen en la red como las que se apoyan en ella y que tienen como fin la defensa
de derechos o la denuncia.
De ningn modo la ciudadana puede desarrollarse en torno al eje Estado/mercado.
Ha de fundarse en autonomas comunitarias que partan de las iniciativas sociales
y enlacen sus actividades con las esferas poltica y econmica, sin cuyo concurso
las iniciativas sociales estn condenadas a la ineficacia y a quedar socavadas por
intereses fragmentarios.
En la medida en que la sociedad civil se superpone a las estructuras de informacin y
comunicacin, la exclusin de stas se convierte en una exclusin de ciudadana,
en una exclusin poltica y cultural. No se trata ya de una ciudadana social sino
predominantemente cultural, donde el problema no es slo el acceso a estas
estructuras, sino el lugar que los conocimientos y saberes ocupan, y las acciones
que realizan dentro sta receptores, consumidores, productores o creadores; el
lugar que los conocimientos, otros, ocupan en la misma.
Por tanto, lo que la ciudadana posmoderna en el mejor sentido- ha captado
con notable agudeza es que el parmetro clave para la comprensin actual de la
ciudadana es la cultura. Slo desde esta dimensin bsica la cultural- se puede
entender lo que implica la nueva ciudadana y cules son los caminos para
que su discurso se desprenda de una retrica agobiante, y llegue a ser factor de
integracin y responsabilidad cvica en la presente complejidad social.
33
De all, Robles muestra que a pesar del aumento en el acceso a las tecnologas de
informacin y comunicacin, y al considerable desarrollo de los servicios ofrecidos
por internet, especialmente en mbitos sociales claves (laboral, formativo,
poltico e incluso de ocio), cabe un riesgo considerable de que este proceso cree
desigualdades entre sectores distintos de la poblacin. Sobre todo, el hecho de
que por problemas en el nivel de educacin y formacin contine existiendo
en las sociedades una diferencia considerable entre distintos segmentos de la
poblacin en cuanto al acceso a las TIC, es fuente de desigualdades en la medida
en que los servicios mencionados empiecen a ser proporcionados exclusivamente
por internet.
Cabra entonces el riesgo real de que las TIC slo estuvieran a disposicin de una
parte de la poblacin, cosa an ms grave si se piensa, tal y como seala Robles,
que las administraciones pblicas y las empresas han comenzado un proceso de
ajuste de dichos servicios a las necesidades de los usuarios ms frecuentes, es
decir, de los que ya tienen una elevada frecuencia de acceso.
A nivel poltico, esto implica que el ciudadano digital se posicionara, en abierto
contraste al principio de isegora (participacin en los asuntos pblicos como
requisito fundamental para la ciudadana), a un nivel privilegiado con respecto a
los dems ciudadanos, con el consecuente riesgo de crear desigualdades a nivel
de participacin poltica. De aqu surge la necesidad de vigilar constantemente
la sociedad del conocimiento y de la informacin, su desarrollo y su relacin con
el ejercicio de la ciudadana. Es indispensable controlar en todo momento la
manera en que evolucionan las desigualdades que la sociedad actual presenta
en trminos de acceso a los recursos y a las herramientas que internet ofrece. A
la vez es importante observar qu tan involucradas estn las instituciones en el
intento de superacin de estas diferencias. Todo esto es preciso para evitar que
se genere un conjunto de ciudadanos con ms posibilidades y contundencia que
otros en su participacin poltica, adems de poder encontrar y ofrecer soluciones
posibles a estas problemticas.
1.3. Comunidades emergentes en ciudades de flujos
La ciudadana digital es el punto de partida para la humanizacin de las tecnologas.
Es necesario reconocer que en los procesos de intercambio de informacin y
comunicacin con el otro se funda una comunidad. Esa gran comunidad de
ciudadanos ayudar a configurar un territorio digital.
34
Finquelievich y Prince conciben la ciudad digital comola aplicacin intensiva, extensiva

y estratgica de las nuevas tecnologas de la informacin, las telecomunicaciones e
Internet (TIC) a todas las actividades pblicas y privadas de una ciudad. A poner en red
a la administracin pblica y sus servicios al ciudadano, a poner en la red al gobierno
municipal con sus niveles superiores (provincias y Gobierno Nacional), a la sociedad
civil y la ciudadana, y a las instituciones acadmicas y educativas de todo nivel y a las
empresas de todo tamao. (2008, p. 11)
Un estudio llevado a cabo por Infotec Conacyt realiza la siguiente caracterizacin
de las comunidades emergentes relacionadas con la denominada ciudad digital:
Grfico No. 1.
Fuente: Elaboracin propia
a) Comunidad inteligente: es una sociedad de instituciones y organizaciones

de una comunidad constituida con el propsito de obtener beneficios
econmicos, sociales y culturales de las redes electrnicas. Se caracteriza por
una estrategia amplia de e-aprendizaje e incluye gobierno, negocios locales,
35
y sociedad civil. Dado el enfoque e-learning, la sociedad tiene nfasis en

instituciones educativas y tecnolgicas.
b) Comunidad virtual: comunidad de individuos o entidades con intereses
comunes, ligadas por medio de web sin una referencia geogrfica comn.
Pueden formar parte de una ciudad digital. Ejemplo: la comunidad virtual de
Valencia.
c) Comunidad en lnea: conjunto de personas con un propsito compartido
que por medio de sistemas computacionales y tecnolgicos lleva a cabo un
intercambio de informacin y servicios en un esquema de reglas y polticas
de interaccin.
d) Comunidad ciberntica: un espacio de flujos de informacin y comunicacin en
los cuales la gente forma su propia comunidad o realidad navegando durante
varias horas por la red. Un conjunto de cybercomunidades (homogneas)
forman una cyber society (heterognea). Ejemplo: grupo de personas ligadas
por los flujos de informacin en torno a sitios web determinados.
Yus Ramos, afirma que (estudiar) la evolucin que han experimentado las
comunidades fsicas hacia su progresiva virtualizacin, y las comunidades virtuales
hacia su progresiva materializacin, () muestra la tendencia clara hacia una
hibridacin de cualidades fsicas y virtuales (2007, p. 57). En este sentido, la
comunidad no necesita en realidad de un espacio fsico para ser o estar, ya
que estamos asistiendo a una modificacin de las premisas territoriales que
tradicionalmente han acompaado la idea de comunidad y hemos entrado
en lo que se concibe como una etapa irreversible de creciente virtualizacin y
desubicacin fsica de la sociedad actual (Yus, 2007, p. 61). Podramos pensar, por
ejemplo, que nuestros pueblos y ciudades son, de hecho, una realidad virtual o
modificada ya que la organizacin de esos entornos fsicos en calles ordenadas,
jardines geomtricos, casas, etc., no reflejan en absoluto el orden natural ni la
manera en que se muestra la naturaleza en su estado puro.
1.4. La archivstica como disciplina emergente
Aplicar el pensamiento sistmico y complejo en fenmenos de estudio como la
informacin, la necesidad de esta por parte de los usuarios, los documentos, las
instituciones informativas y el conocimiento, demanda no tirar por la borda los
conocimientos alcanzados por el paradigma clsico moderno; por el contrario,
deben retomarse a travs de nuevas perspectivas.
36
El pensamiento sistmico asume dos puntos de vista en sus comprensiones

y descripciones, sin perder de vista que, simultneamente, es un mtodo de
aprehensin y comprensin, as como de indagacin y explicacin: a) la clsica, en
la que se conoce el todo con el anlisis o separacin de las partes, pero no se observa
el todo como interrelacin de, entre las partes, como emergencia (Rozo, 2003: 52);
b) el sistmico y complejo, cuyo fin radica en la compresin de sistemas abiertos
y dinmicos, en donde los elementos que los configuran reflejan interrelaciones,
interacciones y conexiones, del sistema como un todo con el entorno y los
sistemas en el entorno. (Rozo, 2003: 52)
Lo anterior, aplicado a la archivstica, puede observarse de manera ms explcita
en el grfico No. 2, donde se le reconoce como un Sistema de Informacin
y Documentacin (SID) conformado por la interaccin de cinco elementos
esenciales: a) la informacin, b) el documento, c) el usuario, d) la Institucin
informativa documental, e) y el archivista.
Grfico No. 2. Emergencia de la archivstica como disciplina cientfica
37
Concibe la informacin como resultado de la configuracin del pensamiento,

las ideas, conceptos, significados y sentidos; considera al documento como la
objetivacin de la informacin bibliogrfica en algn medio fsico o simblico;
comprende al usuario como ser humano que tiene una necesidad de informacin
que puede satisfacerse; y finalmente, percibe a la institucin informativa
documental como un ente social que proporciona las condiciones para satisfacer
las necesidades de informacin de los usuarios.
Rozo (2003: 54), afirma que: Un sistema est compuesto por una determinada
cantidad de elementos heterogneos, cuyas interrelaciones y conexiones configuran
la emergencia de una unidad global. Adems, establece una serie de parmetros
que caracterizan los sistemas y que discutiremos brevemente estableciendo su
aplicacin a la ciencia de la informacin.
a) Cada uno de los elementos constitutivos del sistema posee un carcter
subsistente, que implica la posesin de propiedades inherentes que permitan
establecer similitudes y diferencias con otros elementos del sistema y con la
unidad sistmica global. Para el caso que estamos analizando, los elementos
que confluyen en el SID -como ya lo hemos puntualizado-, son la informacin,
el documento, los usuarios -vistos desde sus necesidades de informacin-,
las instituciones informativas documentales el Archivo como institucin- y
los profesionales de la archivstica; cada uno de stos tiene interrelaciones
con todos los dems, basta con analizar cmo confluyen por ejemplo en un
fenmeno como la democratizacin del conocimiento, donde la informacin
se percibe como el resultado de toda actividad humana, que constituye la
cultura, y que existe en forma independiente de nuestro reconocimiento
personal. Tal informacin requiere ser plasmada en algn tipo de documento,
cuyo acometimiento ha de ser sustentable no slo para la generacin que
inmediatamente se beneficia por ser contempornea al documento, sino para
todas las generaciones futuras, que han de analizar dicha informacin y las
caractersticas que le son propias.

38
Pero dicho anlisis corresponde a las instituciones informativas documentales,

encargadas de interrelacionar los procesos que permiten conservar los
documentos, para que stos cumplan con la finalidad que tienen: el poder
ser consultados; pero as mismo, es tarea primordial de tales entidades
identificar las necesidades reales de informacin de los usuarios y priorizar los
mecanismos que puedan hacerlas posibles.
b) El sistema como unidad global no resulta de la suma de las caractersticas

singulares de los elementos, sino de sus interrelaciones y conexiones,
conocidas como intra-sistmicas. Esto se observa al evidenciar que para
que el SID cumpla con su objeto propio, requiere identificar no solamente
las caractersticas de la informacin contenida en los documentos, sino
adems la pertinencia y relevancia de la misma, vista desde las necesidades
de los usuarios y desde la proyeccin del desarrollo humano de una
comunidad o sociedad especfica; pero tal anlisis debe ser realizado por
especialistas que hagan parte de la institucin informativa documental.
Por tanto, es la interrelacin de los cuatro componentes lo que configura
el SID, imprimindole dinamismo. De all que Capra afirme que: Lo que
denominamos parte, es meramente un patrn dentro de una inseparable red
de relaciones (...) En la visin sistmica vemos que los objetivos en s mismos son
redes de relaciones inmersas en redes mayores (1996: 57).
c) Las propiedades de las partes no son propiedades intrnsecas, sino que slo
pueden ser comprendidas en el contexto de un conjunto mayor (...) solo
se puede comprender desde la organizacin del conjunto, por lo tanto, el
pensamiento sistmico no se concentra en los componentes bsicos, sino
en los principios esenciales de la organizacin. El pensamiento sistmico es
contextual, en contrapartida al analtico (Capra, 1996: 48). Es el SID como
sistema social el que brinda orientaciones esenciales a los elementos que lo
componen, que hacen posible identificar y optimizar las interrelaciones. Se
analiza la informacin desde un horizonte pragmtico puesto que su existencia
se debe a la actividad de un sujeto que est en potencia de ser usada por otro u
otros sujetos; el documento es realizado con el fin de objetivar la informacin,
para que as mismo pueda ser desobjetivada por otros individuos, haciendo
posible el flujo de la informacin; el usuario identifica de forma especfica una
necesidad de informacin, cuya satisfaccin puede exigirse a todo el sistema,
ya sea a travs de los archivos o accediendo directamente al documento
si le es posible-; y la institucin informativa documental debe proporcionar
las condiciones necesarias para llevar a buen trmino todos los procesos que
implica el SID.
d) La dificultad de descubrir un orden que oriente las relaciones e intercambios
entre los elementos del sistema y su entorno, genera un sinnmero de
posibilidades y probabilidades que requieren ser tenidas en cuenta para
tomar decisiones que vayan en la misma lnea de su objeto. Con mayor razn,
si nos detenemos a observar el impacto que han tenido las tecnologas de la
39
informacin en la generacin, representacin, recuperacin y distribucin

de la informacin, dando pie a la configuracin de nuevos conceptos de
almacenamiento, edicin, organizacin, transmisin y acceso de la misma, y a
la modificacin de las formas de representar el conocimiento, ocasionando una
descentralizacin acelerada de su produccin, validacin, difusin, organizacin,
almacenamiento y consulta, que puede realizarse en diversos niveles, como el
institucional, comunitario, grupal o individual. Todo esto muestra la complejidad
que se entreteje en las mltiples variables que confluyen, que expresan un claro
oscuro donde encontraremos aspectos que por la misma interdisciplinariedad
nos resultarn claros y otros totalmente ajenos.
uu 2. La era de la globalizacin y las construcciones

particulares de los territorios
La configuracin del concepto de ciudades digitales en contextos espaciales
especficos, como sera el caso de Bogot, lleva a definir no slo los lmites
de la influencia digital o de la red sino tambin la consolidacin de flujos
de informacin que posibiliten la definicin de territorios como espacios de
construccin social, de sinergias entre los distintos actores sociales.
De esta forma, es vlido comenzar por plantearnos, en la lnea de la discusin
conceptual del apartado anterior, algunos interrogantes frente al espacio, a la
definicin de comunidades y, en general, en la perspectiva del desarrollo humano
como propsito general del quehacer cientfico:
40
Hasta dnde se extiende Bogot?
Hasta dnde, geogrficamente, se puede hablar de que se construyen y se

tejen conexiones en la definicin de ciudad-regin?
Cmo entender el concepto de ciudades digitales en el caso especfico de

Bogot y su rea de influencia?
Cmo definir las estrategias y respuestas desde los propios territorios y de

quienes da a da lo construyen para repensar la ciudad-regin, generando
lineamientos para la orientacin de la poltica pblica que garantice la
alternatividad al desarrollo?
En qu medida una poltica de acceso a la informacin contribuye a la

democratizacin del conocimiento y a la construccin de Bogot-regin
como regin digital?
No se tratar de contestar cada uno de estos interrogantes, pero s de avanzar en

la discusin sobre la construccin de territorios como alternativa de desarrollo y
posibilitar que las redes sean las que marquen nuevos derroteros de entendimiento
espacial y de bienestar.
2.1. Entre lo local y lo global: la apuesta por el territorio
Las innovaciones tecnolgicas, el gran acervo de alternativas mediticas y de las
comunicaciones que existen hoy, a diferencia del pasado reciente, han obnubilado
la comprensin de los fenmenos espaciales y territoriales, pero en especial la
claridad frente a los lugares de la existencia y del vivir.
Lo global aparece entonces como la nueva dinmica de las relaciones sociales, en
espacios abiertos, donde se genera una desterritorializacin (Deleuze y Guattari,
1988) de las relaciones, donde la red y los intercambios globales, en apariencia se
convierten en la razn de ser de las nuevas generaciones e incluso de los mayores,
quienes han tenido que aprender las nuevas configuraciones de la sociedad en red.
Desde el punto de vista econmico, la globalizacin se consolida no en la aldea
nica sino en la profundizacin de los intercambios, en el aprovechamiento
de las comunicaciones en tiempo real para consolidar transacciones, flujos de
comercio y de capitales que permiten dinamizar los negocios aun por encima del
mantenimiento de las fronteras como instrumentos de proteccin de los bloques
econmicos, del nuevo regionalismo que hoy caracteriza la geoeconoma
internacional. La globalizacin termina por convertirse entonces en una etapa
superior de la internacionalizacin de la economa, lejos eso s, de la pretensin
de la homogeneidad, de la convergencia cultural en una aldea global.
La competitividad, entendida como el xito en los mercados (lvarez y Rendn,
2010), surge en la dcada de 1970 como el propsito de naciones, ciudades y
empresas de enfrentarse en los mercados mundiales, lograr mayores estndares
de aceptacin, cobertura, ventas y rentabilidad, y entrar en la globalizacin como
actores relevantes en los mercados. De cualquier forma, el tiempo, los debates, y
la realidad especialmente- empezaron a mostrar que la globalidad se constituye
en un concepto espacial tan etreo como lo son las regiones, los pases, las
naciones; que son las empresas en sus entornos locales inmediatos las que pueden
materializar la productividad y la competitividad como ventajas para usufructuar
en los mercados, sean estos de cualquier tipo y en distintas geografas.
41
Aparece entonces lo local como el espacio real de las relaciones sociales, sean
stas de produccin, polticas, culturales, ambientales o de cualquier otro tipo
que lleve al entendimiento de los seres humanos, e incluso de stos frente a los
diferentes ecosistemas. En lo local, cobran vida los entendimientos humanos,
la comprensin de las cosmovisiones comunes, as como la diversidad propia
del quehacer humano. Pero tambin se construyen las instituciones que rigen,
que regulan las relaciones y el comportamiento humano, as como fluyen las
informaciones, los datos, el acceso a saberes y hechos, que permiten adems,
construir las historias y organizar los desarrollos posibles del futuro de las
sociedades que habitan tales localidades.
Se podra entonces decir, de acuerdo con Rendn y Bohrquez (2011) que:
En lo local, la apropiacin del territorio implica fortalecer las sinergias
existentes, donde las relaciones entre las comunidades y sus ecosistemas
estn basadas en la heterogeneidad de las instituciones, de los lderes y
actores sociales, de las organizaciones no gubernamentales; de las relaciones
urbano-rural, es de la cobertura vegetal y del conocimiento e interaccin
con la biodiversidad. Pero tambin de las relaciones poltico-administrativas
regionales, de su importancia a nivel nacional y del grado de globalizacin en
que se encuentre la comunidad como tal.
Lo local y lo global hacen simbiosis para participar en la construccin social del
territorio; no hay dicotomas, se piensa y se actual local y globalmente para definir
las caractersticas propias de comunidades, instituciones, empresas e individuos
integrantes en el territorio. Ahora, si lo local, si las comunidades en el espacio
construyen territorios, stos pueden obedecer a distintas caractersticas, marcadas
por la geografa, la historia, la economa, o las relaciones polticas y de poder,
entre muchas otras posibles. Aparecen entonces las ciudades, las localidades
imaginadas o, en trminos de Boisier (1993, p. 21), las regiones virtuales como
caracterstica de las tecnologas de la informacin y de las redes. Vase cuadro 1.
Cuadro 1. La evolucin hacia las regiones virtuales
Caracterstica / Regin
42
Pivotal
Asociativa
Virtual
Configuracin
Histrica
Consensuada
Contractual
Estructura
Compleja
Heterognea
Complementaria
Construccin
Autoconstruida
Por construir
Selectiva
Caracterstica / Regin
Pivotal
Asociativa
Virtual
Tipo de planificacin
Estratgica
Gestin
Tctica
Tipo de proyecto regional
Estratgico
Poltico
Coyuntural
Espacialidad
Continua
Continua
Discontinua
Motivacin societal
Autoafirmacin
Poder + desarrollo
Competencia
Temporalidad
Permanente
Largo plazo
Pactada
Descentralizacin
Territorial
Territorial + poltica
Funcional
Perspectiva tcnica
Perspectiva
organizacional +
personal
Tcnica +
Organizacional +
personal
Sistema decisional
Fuente: Boisier (1993, p. 21).
As, ante las dificultades que se han tenido en la historia del pensamiento para
conceptuar sobre la categora de regin, que en realidad debe ser observada
como el resultado de dinmicas multidimensionales, es decir, se define una
regin en particular a partir de la confluencia de elementos polticos, econmicos,
culturales, geogrficos, fsicos, entre otros; se agrega el tema de la virtualidad
para complejizar an ms el espectro. Donde las caractersticas que la componen
hacen que la competencia sea el elemento que la anima, pero ms que eso, se
debera pensar desde la visin de las ciudades digitales, que la democratizacin
del conocimiento y el acceso a la informacin son las condiciones que permiten
a estas ciudades virtuales generar mayores desarrollos, competitividad y tener
estructuras complementarias que para nada se contraponen con las caractersticas
de las regiones asociativas e incluso las llamadas pivotales.
El mundo ha logrado avanzar hacia regiones asociativas, donde el consenso
de los agentes del territorio ha permitido establecer construcciones reales
que posibilitan la gobernabilidad, la gobernancia, en ltimas, el crecimiento
y el desarrollo humano obteniendo las sinergias propias de la confluencia de
los distintos actores: las instituciones, las empresas, la sociedad civil, los y las
trabajadoras, los grupos llamados marginados, los y las jvenes, en fin, todos y
cada uno de quienes sienten y viven la cotidianidad de habitar en un espacio
determinado y hacer de ste el lugar de las realizaciones de la vida.
Tal es el caso del trabajo en el desarrollo local y regional en Alemania, Francia y
Espaa, tambin en algunas zonas de Amrica Latina y Colombia en particular,
como es el caso de la Regin Caribe, el Urab o el Magdalena Medio, en donde
43
sobresalen experiencias particulares como en los Montes de Mara y la Cinaga

de la Zapatosa, en la Regin Caribe; el Ariari, en los Llanos Orientales; el Valle de
Tensa o la regin del BRUT (conformada por los municipios de Bolivar, Roldanillo,
La Unin y Toro) en el norte del Valle, entre otros proyectos que avanzan en temas
de desarrollo local y regional.
Las ciudades digitales tienen entonces en la virtualidad el componente de la
desterritorializacin, es decir, la forma de expandirse infinitamente sin que por
ello se pierda su esencia y los elementos fundamentales de su configuracin. La
virtualidad acta como enlace con los otros e incluso entre los mismos agentes del
territorio para fortalecer sus relaciones, democratizar la informacin y convertirse
en artfice de mejores y ms transparentes relaciones.
Las ciudades digitales aparecen entonces como la posibilidad de generar nuevas
configuraciones en el territorio pero sin representar su prdida, es decir, la
informacin acta como un mecanismo de expansin, de virtualidad, de acceso
ilimitado a la informacin, donde el territorio se configura desconfigurndose,
es decir, donde sus lmites trascienden el espacio para asegurar los derechos de
ciudadana; en ltimas, la virtualidad y las caractersticas de las ciudades digitales
se desterritorializan para asegurar la materializacin de las relaciones existentes
en el territorio.
Es importante recalcar sobre el tema del acceso a la informacin. El modelo de
desarrollo actual, a travs de su idea de la globalizacin concebida como la aldea
global y la homogenizacin de las relaciones sociales, se ha encargado de hacer
ver cmo la red es la posibilidad de garantizar un acceso ilimitado a la informacin,
e incluso se cree que al conocimiento. Pero no hay nada ms mentiroso, en la
red se cobra, se accede a sta por la capacidad de pago y lo que es gratis, no es
necesariamente vlido (Baquero y Rendn, 2009, 69-70):
() Con el auge de la red de Internet los neoliberales creyeron encontrar la
salvacin a sus limitantes. La autopista deba cumplir con la democratizacin
del conocimiento, con la responsabilidad de permitir el acceso a cualquier
tipo de informacin que hiciera ms eficientes los mercados. Cumplidos estos
propsitos el mismo mercado le proporcionaba a los ms rpidos y sagaces las
herramientas para sostenerse y ser ms competitivo. Ante las rpidas liebres,
la delicia y la profundidad del conocimiento se desvaneci en el sortear el
da a da. El conocimiento de los gerentes contemporneos slo alcanza para
pensar en los incendios del momento, en el pasar la semana y cumplir el
44
presupuesto del mes. Tienen la profundidad de un dedal y la amplitud de un

agujero negro, en esencia no es nada. () Con dos agravantes maysculos:
el primero, la red est llena de basura, lo que deba ser la principal fuente
de acceso al conocimiento, result ser un engao de enormes proporciones.
Se accesa a informacin superflua, aquella que puede circular gratis, y lo
que s permiti fue generar ahorros en papel e impresiones de estadsticas e
informacin banal. La segunda es de alcances lgicos en un mundo de pobres:
en el ciberespacio slo interactan algunos pocos, los que estn por fuera, el
65% de la poblacin mundial que nunca ha realizado una llamada telefnica
y del 40% de la poblacin que no cuenta con servicios de electricidad.
El tema de acceso, del uso de las tecnologas, del ancho de banda tambin deja
bastante que desear. De acuerdo con el barmetro de Cisco Systems (2011),
el porcentaje de penetracin en banda ancha por cada 100 habitantes en
Latinoamrica es del 7.1%, con unas velocidades de conexin dismiles, que van
entre 512 kbps y 1 mega, como caracterstica sobresaliente, y otras velocidades
mayores, que deben pagarse a costos bastante altos para el nivel de ingresos de
la regin.
Sin embargo, hay que reconocer que la red y las tecnologas de la informacin han
logrado trascender las relaciones humana y sociales, la posibilidad de comunicarse
fcilmente en el tiempo real a pesar de las distancias, ha llevado a la configuracin
de nuevas relaciones que van ms all de lo estrictamente econmico; ahora el
objetivo es ampliar estas posibilidades y constituir a las ciudades digitales como
el soporte de un cambio hacia la mayor democratizacin.
Todo esto sin olvidar que una buena cantidad de personas no acceden a estos
servicios por su nivel de educacin, por formacin o por falta de recursos.
Es as entonces como las ciudades o las localidades adquieren dinmicas ms
expeditas en las relaciones entre los agentes, pero en especial entre lo pblico
y lo privado, donde emergen nuevos vnculos mediados por lo virtual, por las
nuevas tecnologas de la informacin y las telecomunicaciones, donde el acceso
a la informacin garantiza el ejercicio de la ciudadana, el disfrute de los derechos
concedidos a travs de las normas y de las polticas pblicas. Vase grfico 3.
En esta medida, el rescate y la estructuracin del patrimonio cultural, el acervo
histrico y la gestin de la informacin obedecen a los ms insignes cnones
de la democracia, es decir, el derecho a la informacin histrica y presente
45
debe constituirse en un derecho esencial de ejercicio de ciudadana. Vistos as,

los archivos, los centros de informacin y de patrimonio cultural se convierten
en desarrollos esenciales que permiten la construccin de identidades, la
identificacin individual y colectiva a un territorio.
No se trata solo de la recuperacin de la memoria histrica, o del acceso a los
sistemas de informacin demogrfica e institucional, la gestin adecuada de la
informacin a travs de lo digital, de lo virtual, debe constituirse en el soporte
para la identificacin de los patrones del desarrollo endgeno, y de las sinergias
que harn posible que el territorio emerja como una construccin social definida.
Grfico No. 3. La construccin del territorio a partir de ciudades digitales
El adecuado acceso a informacin pertinente y veraz posibilitar el florecimiento

de estructuras empresariales acordes con las vocaciones productivas e incluso
la potenciacin de procesos de innovacin y desarrollo que dinamicen nuevos
escenarios de crecimiento y desarrollo. Esto a su vez, deber permitir la generacin
de redes empresariales y el intercambio de informacin, construyendo esquemas
solidarios y cooperativos capaces de producir con alta competitividad, como ha
sido el caso de las regiones del norte de Italia.
46
De esta manera, las ciudades hacen red a su interior y construyen redes con
otras ciudades, logrando expandirse para potenciar sus propios desarrollos.
Las ciudades asumen caractersticas de red a partir de cuatro funciones bsicas
(Castells, 1995 y 1996):
1. Actividades de investigacin
2. Desarrollo e innovacin
3. Fabricacin de alta calificacin
4. Produccin electrnica y produccin al cliente, post-venta y atencin
personal.
Pero las pequeas localidades tambin se soportan en redes, en la construccin
de sinergias de sus distintos actores, en tecnologas de informacin, en archivos
y en fortalecer sus vnculos reales y virtuales
Las redes entonces contribuyen a darle relevancia a un tema trascendental en
estos tiempos postmodernos como lo es el reconocimiento de la diversidad,
del otro, condicin primordial del desarrollo humano; el otro virtual y/o
material que se manifiesta en las construcciones sociales cotidianas, que
aparece o desaparece, pero siempre est all materializando relaciones sociales,
productivas o polticas concretas, dicho de otra forma, la red es mucho ms que
internet, o el acceso a algn tipo de informacin, es, en ltimas, la generacin
de hechos sociales de trascendencia para el desarrollo social y poltico tanto de
las personas como de las comunidades.
Igualmente las redes impulsan el flujo de la informacin, de los contactos
-con o sin razones-; y van construyendo espectros de cooperacin, de
solidaridades frente a hechos y temticas concretas que se constituyen
en nuevos aportes a la evolucin de los movimientos sociales, a la misma
trascendencia de la sociedad, organizada o no, para constituir formas
de creacin, de dinamizacin de aspectos cotidianos, de desarrollos
econmicos, y construcciones polticas. Se construye territorio no slo
a partir de espacios fsicos reales, sino de la configuracin de relaciones
virtuales que fortalecen las identidades y generan alternativas de
crecimiento y desarrollo.
47
uu 3. El papel de los archivos en la construccin de

ciudades digitales y ciudadanas reales
El concepto de archivo est ligado ntimamente al concepto de acceso ciudadano
a la informacin, pues por su naturaleza, los archivos conservan los documentos
y la informacin resultante de la gestin del gobierno y de la administracin
pblica y de otros actores del Estado, incluyendo sus relaciones con la ciudadana.
A pesar del desarrollo normativo y tecnolgico, el acceso ciudadano a la
informacin no parece ser adecuado, ni en trminos de calidad, ni de cantidad;
partiendo de esta premisa, resulta fundamental analizar los niveles de apropiacin
ciudadana de este concepto, comenzando por el anlisis del archivo y de los
archivistas como garantes del derecho de acceso a la informacin en un Estado
democrtico.
Desde esta percepcin es necesario conocer la situacin general sobre la
problemtica colombiana en trminos del acceso a la informacin en el desarrollo
de iniciativas gubernamentales como la Agenda de conectividad, Gobierno en
lnea, participacin y control social, y formacin ciudadana.
Bajo estas condiciones abordar la archivstica desde un contexto tecno-cultural
implica, en palabras de Roco Rueda, que:
Cuando reflexionamos sobre la tecnologa no tardamos en advertir que en
las ideas bsicas con las que intentamos entenderla, aparece siempre una
referencia a lo que nosotros somos, de manera que cualquier pensamiento
sobre la tecnologa es deudor de otro pensamiento sobre nosotros mismos.
Las preguntas por quines somos, o en quines nos estamos convirtiendo en
este mundo tecnolgico, qu implica relacionarnos con el mundo a travs
de artefactos, cmo se modifican nuestras experiencias, nuestra identidad,
o cules son las consecuencias de los cambios en el espacio, el tiempo, la
velocidad, son, entre otras, cuestiones que es necesario comprender sobre
los cambios de nuestra cultura y en particular de la denominada Sociedad de
la Informacin o Tercer entorno (2004, pg. 2).
Esto requiere por ende un anlisis detallado sobre la manera como van
transformndose las diversas prcticas, tradiciones y comunidades en las que
estamos inmersos.
48
El acceso a la informacin puede establecerse a travs de mltiples vas y

modalidades, como las nuevas tecnologas, la informacin impresa en papel, la
oral y la audiovisual. En nuestras comunidades se detectan diferentes ncleos de
poblacin con desarrollos desiguales, en los que el acceso a las tecnologas de la
informacin y la comunicacin no es generalizado. As, unos solamente pueden
aspirar a la transmisin oral del conocimiento; otros, al texto impreso; y los menos,
al uso pleno de las TIC.
Si bien el punto de partida consiste en facilitar el acceso a la informacin, tambin
es fundamental que sta exista y se conozca, que est disponible y que se pueda
obtener, leer y usar. Tales acciones deben llevarse a cabo siguiendo no solamente
las polticas pblicas del Estado sino los lineamientos de espacios que susciten
una intensa participacin social (Morales, 2004, p. 75).
Bedriana resalta el rol que la informacin ha cumplido en la sociedad dividindolo
en dos partes:
El de la informacin en los procesos y el de la informacin en los resultados.
En el primer caso, el impacto en el desarrollo tiene que ver con el hecho de
convertir datos en informacin valiosa para el usuario y con la comunicacin
como mecanismo para transferir los datos desde una fuente hasta un receptor.
En el segundo caso, el impacto de la informacin en el desarrollo est asociado
con el aprendizaje entendido como la metamorfosis de la informacin dentro
del conocimiento y con la toma de decisiones y acciones. En sntesis, es el
apoyo de las NTIC en el aprendizaje y en la toma de decisiones y acciones lo
que se constituye en la verdadera contribucin al desarrollo (2006, p. 7).
La sociedad actual busca el progreso del pas a partir del desarrollo humano,
que implica tener la posibilidad de llevar una vida larga y saludable, adquirir
conocimiento y acceder a los recursos necesarios para disfrutar de un nivel de vida
decoroso. Si esto se logra, significa que el ciudadano ha desarrollado habilidades
para: a) reconocer cundo necesita informacin; b) localizarla, evaluarla y
usarla efectivamente, y c) resolver sus necesidades: preguntas, tareas y toma de
decisiones. Ese ciudadano, por lo tanto, sabe cmo: a) se aprende a aprender; b)
se organiza la informacin; c) se encuentra; y d) se usa(Morales, 2006, p. 3).
La bsqueda de la satisfaccin de estas necesidades es lo que ha permitido
configurar comunidades emergentes, como las ya enunciadas en la primera parte
49
de este texto inteligentes, virtuales, en lnea, cibernticas-, que coadyuven al

Estado en su papel democratizador del conocimiento, los saberes y la cultura,
y que deberan ser impulsadas por la Institucin Archivstica, para de tal modo
contribuir en la construccin de ciudades digitales que aporten al desarrollo local,
regional y nacional.
La garanta del proceso de formacin permanente a travs de los instrumentos
requeridos para tal fin, lleva a la formacin de ciudadanos capaces de discernir,
seleccionar y juzgar sobre la informacin con criterio. La orientacin est
supeditada por la flexibilidad, la comunicacin y la apertura de oportunidades
para aquellos ciudadanos que se encuentran excluidos del proceso de aprendizaje
tradicional (mas no de la produccin de conocimiento emprico), cuya finalidad es
la igualdad del acceso a la informacin (Valls, 2001, pgs. 25-28).
Toda institucin que se ha puesto por tarea la formacin - incluyendo el Archivo-,
tiene la responsabilidad de propiciar discusiones, investigaciones y proyecciones
sobre el tipo de sociedad que quiere construir y de la cual, al mismo tiempo,
hace parte. As mismo, desde la archivstica, se hace necesario que se contine
pensando cul es el aporte a la construccin de valores, metas, proyectos de
constitucin regional y nacional.
Dentro del marco de la sociedad de la informacin sera conveniente abordar
la relacin que existe entre el aprendizaje de la ciudadana y la construccin de
ciudad:
a) El acceso a la informacin: en este sentido se percibe al acceso como un medio
de mejorar la calidad de vida de la comunidad, garantizar la democratizacin
del conocimiento y la equidad, social as como la conformacin del patrimonio
documental que garantiza la construccin y recuperacin de la memoria del
pas.
b) La informacin como un derecho: entendida en funcin de la sociedad,
lo cual permite que los diferentes usuarios de la informacin documental,
puedan hacer valer sus derechos constitucionales (derecho de peticin,
acceso a la informacin) y contar con los soportes necesarios para defender
sus derechos fundamentales.
c) La inclusin digital: las tecnologas de la informacin y la documentacin
han impactado a toda la sociedad, pero llegar a la sociedad de la informacin
50
implica ms que contar con computadores, significa hacer de las TIC

herramientas de bienestar y desarrollo social. En respuesta a lo anterior, se
avanza en la concepcin de estrategias de E-inclusin o inclusin digital,
entendida -de acuerdo con el Observatorio de Sociedad, Gobierno y
Tecnologas de Informacin- como el ideal de acceso, uso y apropiacin
social de las tecnologas digitales, para atender las necesidades de las
comunidades, promover las polticas pblicas, la creacin de conocimientos,
la elaboracin de contenidos apropiados y el fortalecimiento de la capacidad
de las personas.
d) Desarrollo de habilidades informativas: los profesionales de la informacin
son los indicados para trabajar en el desarrollo de competencias informativas
que le permitan a cualquier persona recuperar y utilizar la informacin no
solo para su vida diaria sino para sus necesidades acadmicas; de acuerdo
con las directrices IFLA, esto implica desde una alfabetizacin bsica (leer y
escribir) hasta la alfabetizacin informacional (uso de las tecnologas de la
informacin y la comunicacin).
e) Control social: cmo custodiar el patrimonio documental en las organizaciones
y en el pas participando en la generacin de polticas de conservacin y
difusin necesarias y suficientes, as como garantizar su aplicacin para que las
organizaciones cuenten con los elementos de juicio que permitan demostrar
sus acciones en el tiempo y frente a terceros; as mismo proporcionar a la
comunidad la informacin vlida que le permita realizar el control social que
todo ciudadano o ciudadana debe ejercer sobre sus instituciones.
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54
TODO AL MISMO TIEMPO: GOBIERNO

EN LNEA EN LA CIUDAD DE SURREY
Lois Enns (Canad)
Una comunidad inteligente es una comunidad
que ha hecho un esfuerzo consciente para utilizar
la tecnologa de la informacin para transformar
la vida y el trabajo dentro de su regin de manera
significativa y fundamental. El objetivo de este
esfuerzo es ms que el mero despliegue de la
tecnologa. Ms bien se trata de la preparacin
de la propia comunidad para afrontar los retos de
una economa global del conocimiento.
(Fundacin Mundial para Comunidades
Inteligentes, 2007)
Las ciudades inteligentes son sistemas de tres
capas de innovacin, que combinan (1) grupos
de innovacin, (2) instituciones de aprendizaje
en innovacin y tecnologa, y (3) ambientes de
innovacin digital.
(Unidad de Investigacin para la Innovacin
Urbana y Regional, 1997-2010)
En un tpico da lluvioso en invierno, la concurrencia a la casa de gobierno de

la ciudad de Surrey se mezcla con una docena de contenedores azules de
reciclaje de plstico, colocados estratgicamente para captar el agua que pasa
a travs de las goteras del techo del atrio. Despus de cuarenta aos de servicio
y tres reparaciones importantes, la sala est llegando al final de su vida til.
Afortunadamente, para el tiempo en que se pagan los impuestos, el clima habr
mejorado y la gente que espera en largas filas para realizar los pagos con cheque
o dinero en efectivo, se mantendr seca.
Contrasta esta imagen con el sitio web de la ciudad. Desde la pgina principal,
el visitante se puede vincular a todos los aspectos que hay sobre sta con unos
pocos clicks. Abierto 24x7, el sitio ofrece oportunidades para solicitar un permiso,
inscribirse en un programa recreativo, leer un libro de la biblioteca, ver una
reunin del Concejo, o incluso pagar impuestos de la propiedad o facturas de
servicios pblicos, independientemente de las condiciones meteorolgicas.
55
En Surrey, esta ciudad digital proporciona una imagen de hacia dnde se dirige
la ciudad construida. Este estudio de caso analiza cmo el Concejo est creando
las condiciones para ampliar las oportunidades del e-gobierno; cmo el personal
lo est administrando de forma innovadora y cmo se est desarrollando una
estrategia de conservacin de los registros corporativos para el gobierno en lnea.
uu Creacin de las condiciones para el Gobierno en lnea

Surrey es la duodcima ciudad ms grande de Canad, situada en la costa del
Pacfico, cerca de la ciudad metropolitana de Vancouver, en una amplia rea
regional conocida como el Valle Fraser (o el bajo Mainland), en la provincia de
Columbia Britnica. Su lmite al sur es una frontera internacional con los Estados
Unidos de Amrica, adyacente con el estado de Washington.
El Distrito de Surrey fue incorporado en 1879. Las primeras actividades se
centraron en la explotacin forestal y la agricultura, con seis ciudades principales
instituidas como archipilagos urbanos en los puntos ms altos de tierra: Whalley,
Newton, Guildford, Fleetwood, Cloverdale, y Semiahmoo. Con el establecimiento
de la Reserva de Tierras Agrcolas (RTA) por parte de la Provincia en 1974, las
actividades agrcolas se mantuvieron en primer plano, pero el efecto de la
escalada de precios de la tierra en Vancouver y el crecimiento de los suburbios
fuera de la RTA, dio lugar a un auge en la poblacin y a la formacin de la ciudad
de Surrey en 1993.
En 1996, la poblacin de Surrey se estim en 304.477 ciudadanos, con un
crecimiento que lleg a 413.000 personas para el ao 2006, y un estimado de
486.100 en el 2011 (ciudad de Surrey, 2011). Para el ao 2041, se espera que
iguale o supere a Vancouver como el centro metropolitano ms grande en la
regin, con 740.000 habitantes, y contine en su papel como la ciudad de ms
rpido crecimiento en Canad (Metro Vancouver, 2011, p. 68).
En contraste con los promedios de Canad, que revelan un envejecimiento de
la poblacin, el 24,5% de los habitantes de Surrey es menor de 18 aos, slo el
11,5% tiene ms de 65 aos, y la edad promedio es de 37 aos (ciudad de Surrey,
2008, p. 2 ).
En esta ciudad donde encontramos una mezcla multicultural, el 43 % de la
poblacin tiene una lengua materna diferente al ingls. De este grupo, el 18,6%
habla punjab, y cada uno de los otros grupos son de 3 % o menos (hindi,3;
56
tagalog en el 2,5%; el coreano con 1,9%, y el mandarn en un 1,5 %) (ciudad de

Surrey, 2008, p. 5).
Los jvenes y las poblaciones de Asia del Sur son factores importantes en
los esfuerzos del Gobierno en lnea de Surrey: ambos grupos perciben la
conectividad como una condicin para su permanencia. Con la graduacin de
secundaria como el ms alto nivel de la educacin para el 30,4% de la poblacin
mayor de 15 aos de edad, el 25,9% con un certificado, diploma, o grado de
colegio, aprendices, o con un programa de comercio, y 21.6 % con un ttulo
universitario, diploma o grado, los jvenes han crecido con la conviccin de que
el acceso a Internet es un derecho fundamental (ciudad de Surrey, 2008, p. 11).
Adems, la dispora de Asia meridional percibe el Internet como un vnculo
integral con sus familias fuera del pas, y con el comercio mundial. Para citar un
ejemplo comn, en el 2003 la comunidad del sur de Asia ya era consciente de las
deficiencias en los servicios de Skype y por consiguiente de la necesidad de una
mayor amplitud, mucho antes de que la mayora de la poblacin supiera que
el producto exista. En general, se estima que el 83 % de la Columbia Britnica
utiliza Internet en casa (ciudad de Surrey, 2011a). Con estos y otros factores en
juego, hay una buena base de conocimientos informticos entre los ciudadanos.
El rgano de gobierno de la ciudad de Surrey es el Concejo, compuesto por el
alcalde y 8 concejales. El alcalde y cuatro de los concejales son miembros desde
hace mucho tiempo, cada uno con diez a cuarenta aos de experiencia. Tres
concejales fueron elegidos en el 2005 y reelegidos en el 2008, junto con el
octavo.
Todos los miembros del Concejo tienen, desde hace mucho tiempo, sus races
en las comunidades de Surrey, y dos representan a la comunidad del sur de Asia,
junto con el distrito electoral ms amplio. Todos menos un miembro podrn ser
reelegidos en el 2011.
Significativamente, la mayora de los miembros del Concejo no es partidista.
Como lo ha sealado el Alcalde: Somos elegidos para trabajar para el pueblo. El
pblico en general espera que hagamos el trabajo y que pongamos en prctica
una buena poltica pblica. Ese es nuestro trabajo. (Fresh Vancouver, 2011).
El Concejo es apoyado por personal de la ciudad; est organizado en cinco
departamentos de operaciones -planificacin y desarrollo, ingeniera,
57
servicios de bomberos, parques de recreacin y cultura, y la biblioteca- y tres

departamentos administrativos -servicios de empresas, finanzas y tecnologa,
y recursos humanos-. Los servicios de polica estn a cargo de la Polica Real
Montada de Canad o RPMC. El administrador de la ciudad, el subdirector de
la ciudad, seis gerentes generales, el jefe de bomberos y el jefe bibliotecario
conforman el Equipo de Direccin, responsable de implementar las decisiones y
formular recomendaciones al Concejo.
Este rgano tiene reuniones pblicas dos veces al mes y realiza audiencias
pblicas adicionales cuando son necesarias. El personal se encarga de presentar
los estatutos y los informes al Concejo para su aceptacin.
Fiscalmente, el Concejo es conservador, con un aumento de los impuestos
municipales del 0% durante los ltimos seis aos, y sin deudas. Los gastos
de capital y operacin son cubiertos por el grupo de fiscales existentes,
complementados por el gran nmero de personas que se desplazan a la zona y
los gastos asociados al desarrollo. El compromiso de no aumentar los impuestos
-personal perteneciente a otros niveles de gobierno para los servicios regionales
vigila permanentemente que esto se cumpla-, la desaceleracin de la economa
mundial y la necesidad de construir servicios que se adelanten al crecimiento,
son proyectos prioritarios. En respuesta, el Concejo ha determinado en su plan
financiero a diez aos que llevar a cabo una estrategia de prstamo crediticio
para afrontar estos retos, y est promocionando este plan entre los ciudadanos
y con otras partes interesadas en el Plan de accin de inversin econmica, que
actualmente se encuentra en su segunda fase.
Hay seis componentes del Plan de accin econmica: el programa de construccin
de Surrey; un centro de energa limpia; centros de negocios; alianzas estratgicas;
creacin de eficiencias y extensin de la zona econmica de inversin (ciudad de
Surrey, 2010, p.3).
El programa de construccin de Surrey es quizs el ms importante, con miras al
desarrollo de un nuevo centro metropolitano en el extremo norte asediado por el
crimen. Se edificar un nuevo destacamento de Polica Montada, se reubicar el
Ayuntamiento y se construir una biblioteca central nueva cercana al campus de
la Universidad Simon Fraser de Surrey, recientemente creada, y al sistema urbano
de transporte ferroviario.
58
El Concejo va a reinventar el centro urbano de esta ciudad para el 2013. Los incentivos econmicos para atraer negocios a ese sector revitalizado, incluyen la
eliminacin de impuestos durante tres aos, la reduccin de impuestos, abolicin
de cuotas, bonos de densidad y la reduccin de tasas por los costos de desarrollo
para los subsiguientes aos.
El Concejo tambin se centra en la zona adyacente industrial de Bridgeview / Sur
Westminster como un rea adicional de desarrollo, para establecer pequeas
oportunidades de negocio a escala que apoyen la investigacin y comercializacin
de proyectos, nuevos negocios y puestos de trabajo para crecer, diversificar y
fortalecer la economa(ciudad de Surrey, 2010, p.2).
Adems, trabaja con la innovacin, as como con instituciones tecnolgicas de
aprendizaje para crear asociaciones que generen oportunidades de negocios y
desarrollar una cosecha propia de mano de obra calificada. En la actualidad, la
relacin de puestos de trabajo fuerza de trabajo en Surrey es de 0,64, lo que
significa que para cada trabajador de Surrey, hay 0,64 puestos de trabajo (ciudad
de Surrey, 2008, p. 6).
Con un ingreso familiar promedio en la ciudad menor a la mitad del que se
encuentra en el productivo extremo sur $53.343 en comparacin con $112.755
(ciudad de Surrey, 2008, p. 2), el Concejo desea atraer a empresas que ofrezcan
empleos mejor remunerados en alta tecnologa o sectores de manufactura
avanzada. Estas entidades de alta tecnologa con salarios ms altos requieren una
mano de obra profesional y especializada, y el Concejo intenta atraer y retener a
los graduados en Surrey mediante la creacin de servicios que incluyan vivienda
de bajo costo y oportunidades sociales. Al asociarse con la Universidad de Simon
Fraser y la Universidad Politcnica Kwantlen el Concejo apoya la expansin y la
influencia de las universidades, desarrolla actividades generadoras de negocio y
aumenta el uso de lugares recreativos cercanos y las instalaciones de la biblioteca.
En ltima instancia, su objetivo es un incremento de 1,0 puestos de trabajo en
proporcin a la fuerza de trabajo, con un personal calificado que viva, trabaje y
pague impuestos en el condado de Surrey.
En resumen, Surrey est siguiendo el modelo para la creacin de una ciudad digital,
aprovechando una poblacin creciente, joven, preparada y culturalmente diversa
con conocimientos de informtica y estableciendo un fuerte plan econmico
ideado para atraer alta tecnologa y empresas de fabricacin de avanzada, alianzas
59
con universidades diseadas para crear y apoyar la innovacin y el crecimiento,

adems de desarrollar y mantener una fuerza de trabajo calificada.
El Concejo mira ms all de las fronteras regionales, provinciales y nacionales,
hacia el mercado mundial, despus de haber posicionado a Surrey como ciudad
sede para los Juegos Olmpicos 2010 y los Juegos Paralmpicos de Invierno y
participado en misiones comerciales en curso y recepciones con la India, China y
otros mercados en crecimiento.
uu Administracin del Gobierno en lnea

Las definiciones de Gobierno en lnea hacen referencia al uso de las Tecnologas
de la Informacin y la Comunicacin (TIC) en la prestacin de servicios pblicos.
Desde un punto de vista administrativo, el marco del Gobierno en lnea de la ciudad
de Surrey depende de una red de computadoras, integrada por 90 servidores, 175
servidores virtuales, 2.000 estaciones de trabajo, y 400 impresoras ubicadas en 70
sitios conectados en red a travs de fibra ptica e inalmbrica, proporcionada por
una de las cuatro empresas de telecomunicaciones.
La divisin de Servicios de Tecnologas de la Informacin (STI) que apoya la red, est
conformada por 75 personas organizadas en los Servicios de Aplicaciones, Servicios
a Clientes y las secciones de Servicios de Infraestructura. Ms de 150 aplicaciones
de negocios, 35 empleados en productividad y 30 solicitudes de servicios pblicos
utilizados por el personal de la ciudad, estn en mayor o menor medida apoyados
por la divisin de TIC. El enfoque estratgico para el apoyo y desarrollo de la red
se basa en el Plan anual de trabajo en tecnologa de la Informacin, diseado con el
aporte tctico y estratgico de cada uno de los ocho departamentos. Despus de
la revisin, la divisin TIC distribuye un informe preliminar y cada departamento
evala sus propios compromisos, basados en sus metas y objetivos para el ao.
Con el apoyo del Comit de Inversiones de Tecnologas de la Informacin, se da
fin al plan, lo que resulta en un amplio espectro de operaciones, automatizacin
de campo, as como programas y proyectos de sostenibilidad. A travs del plan de
trabajo, la divisin de TIC es capaz de apoyar el mantenimiento del sistema existente
mientras se trabaja con las unidades de negocio para ampliar y transformar los
servicios de negocios mediante la tecnologa. Este ao, los grandes proyectos
incluyen la implementacin de un Sistema de Gestin de Contenido Empresarial
(GCE), una mayor movilidad hacia la planificacin y el desarrollo, el apoyo a la
iniciativa de la Secretara de la Ciudad Vote en cualquier lugar y mucho ms.
60
Ms all de su papel estratgico en el desarrollo y el apoyo a la estructura

administrativa para el Gobierno en lnea, la divisin de TIC desempea un papel
activo en muchos proyectos clave. Un buen ejemplo es el rediseo y relanzamiento
del sitio web de www.surrey.ca en el 2010. La decisin de relanzar este sitio se
tom en gran parte como resultado de cinco reuniones de consulta comunitaria
realizadas en el 2009. Durante estos encuentros se les solicit a los ciudadanos su
opinin sobre cul era la mejor forma en que la ciudad de Surrey poda ayudarles.
Una recomendacin especfica fue disear una pgina web dirigida a ellos y no
al personal administrativo. Casi al mismo tiempo, la divisin de TIC examin los
costos y beneficios asociados a un servicio telefnico (311), mediante el cual
el principal canal de servicio sera a travs del telfono, pero determin que le
costara mucho ms, y con el software de aplicaciones web actual, ya no son
compatibles.
Con la reciente seleccin de un sistema de manejo de contenido empresarial
(MCE), la divisin vio la oportunidad para reducir costos mediante la compra de un
sistema de manejo de contenidos web integrado (MCW) del proveedor de MCE.
Adems de esto, gran parte del contenido que rodea las aplicaciones integradas
estaba desactualizado y un rediseo web podra ser un catalizador para la mejora
de procesos de negocio en torno a la creacin y mantenimiento de contenidos
web.
Una vez tomada la decisin estratgica de redisear el sitio web, la divisin de
TIC determin subcontratar el proyecto con un proveedor externo, pero bajo la
administracin de un gerente TIC. Trabajar con un proveedor fuera de la provincia
permiti que el proyecto (que incluy: consulta pblica desde 75 a 100 individuos
y grupos; rediseo con sesiones de retroalimentacin; la renovacin completa de
contenido, formato y adiciones por un total de 6.500 pginas y el lanzamiento) se
completara con xito en seis meses.
El nuevo sitio web est apoyado en cuatro valores clave:

Centrado en los ciudadanos, para dirigirse a un pblico externo, en un lenguaje

sencillo, fcil de entender y traducir.
Conectividad, para apoyar el dilogo pblico con los medios sociales como
blogs, Facebook, Twitter, YouTube, y RSS.
Transparencia, para apoyar la bsqueda a travs de seis enfoques para la

navegacin, as como la traduccin y soporte telefnico 24x7.
61
Sostenibilidad, con personal de la ciudad y parte de la audiencia que se

apropia del contenido. Debido a que el sitio web estuvo actualizado para
el 2010, brind apoyo a numerosas innovaciones, incluyendo juegos
para nios, la aplicacin para iPhone Go Surrey, una galera de medios
de comunicacin (incluyendo vdeo en vivo de las sesiones del Concejo,
con subttulos a partir de marzo) y proyectos futuros tales como Rpida
Respuesta (RR), cdigos para ubicar edificios de inters pblico y cultural.
Ms all del Plan de trabajo en tecnologa de la informacin, muchas unidades

de negocios dentro de Surrey disean y entregan proyectos innovadores de
TIC en forma permanente. En 2009-2010, el departamento de Planificacin y
desarrollo lanz TheTownShift (concurso de ideas para los centros de la ciudad
de Surrey) que ofrece $75.000 en premios. El concurso atrajo 138 diseos
de participantes en 20 pases, con entradas que se expusieron durante la
Olimpiada Cultural y en lnea en www.townshift.ca. El objetivo del concurso
fue proporcionar una visin para el futuro crecimiento de los centros de
las ciudades de Cloverdale, Fleetwood, Guildford, Newton, y Semiahmoo
(TownShift, sf ). Con slo dos meses de plazo para el envo de propuestas y
uno para la toma de decisiones por parte del jurado, el concurso fue posible a
travs de presentaciones en lnea. Con 138 envos aceptados, la competencia
tuvo xito y se constituy en una buena herramienta de marketing para la
ciudad, con historias que aparecen en los medios de comunicacin nacionales
y locales.
Otro ejemplo innovador es la consulta pblica de la Biblioteca Pblica de
Surrey, en una nueva sede de la biblioteca -77.000 pies cuadrados- que se
encuentra actualmente en construccin en el centro de la ciudad y estar
terminada en octubre del 2011, es decir, se edificar en unos 21 meses para
cumplir con los requisitos de un estmulo de la infraestructura federal de $10
millones. Trabajando bajo presin extrema de tiempo, la firma de arquitectos
utiliz los medios sociales como una herramienta de consulta pblica para el
diseo. Crearon un blog vinculado a un sitio de fotografa de almacenamiento
en lnea y al sitio web de la biblioteca. La empresa public fotografas de las
bibliotecas existentes y los espacios de inters, invitando a los bibliotecarios y
al pblico a enviar sus propias ideas y ejemplos, y hacer comentarios sobre el
proyecto. Como seala el jefe de la biblioteca: Surrey tiene una poblacin joven
y hablando en trminos generales, ambas partes trabajan, y es difcil asistir a una
reunin pblica en la noche, pero estar en lnea y despus de algunos comentarios,
es mucho ms fcil (Reid, 2010). El blog es slo una de las formas en que la
62
biblioteca contribuye a la ciudad de Surrey y a la comunidad en y fuera de lnea.

Ms all de proporcionar el espacio pblico en sus diez sucursales, la biblioteca
ofrece acceso gratuito a computadoras, cursos de informtica en ingls y punjabi,
clases de idiomas y un sitio virtual de libros electrnicos. Tal vez el programa
ms innovador de Surrey es la Galera de Arte TechLab, el nico lugar dedicado
a la produccin y presentacin de arte digital en un museo de arte contemporneo
en Canad (ciudad de Surrey, 2011b). Lanzado en 1998, TechLab respondi a los
medios de comunicacin digitales de los artistas, proporcionando herramientas
y espacio para exponer el arte digital y en el 2002 se convirti en una sede
permanente, especficamente diseada para este fin. El xito de TechLab es
reconocido a nivel internacional, y se funda en la comprensin de lo que los
artistas necesitan. Ms que en la experiencia del desarrollo tcnico, TechLab se
centra en proporcionar el espacio, el pblico y la financiacin de proyectos y
deja la innovacin a los artistas.
Durante los Juegos Olmpicos de 2010, la Galera llev a cabo un proyecto
de pantalla fuera de la casa urbana, colocando cuatro proyectores al lado del
Centro de Preparacin de Juegos y presentando el programa Glocal, una obra
fotogrfica activada por el paso del luminoso tren urbano que comenzaba 30
minutos despus de anochecer hasta la medianoche . Actualmente se est
trabajando en el proyecto Necklace, una forma interactiva, basada en la luz
proveniente de la instalacin de la estructura de soporte del tren.
Mientras se proporciona al Gobierno en lnea un soporte administrativo slido,
orientado a los negocios, la ciudad digital de Surrey va ms all de las fronteras
tradicionales en el tejido social de la comunidad. Gran parte de la visin de la
innovacin proviene del personal de respuesta a las oportunidades. Como lo
seala el curador de la galera de TechLab: Esto es lo que ocurre cuando tratamos
de hacer nuestro trabajo. Debido a que el personal labora en un entorno de cero
impuestos, con una de las ms bajas tasas per cpita de personal en Canad,
ser eficiente y eficaz es un mecanismo de supervivencia. Hasta cierto punto, la
innovacin es slo algo que ocurre a lo largo del camino.
uu Preservacin del Gobierno en lnea

Mientras que los archivos de Surrey siguen el modelo canadiense de archivos
totales, con participaciones tanto de fondos cvicos como privados, el personal
que trabaja en el archivo elabora reportes para la seccin de Patrimonio de
Servicios de la Comunidad y de Ocio de la divisin de Servicios de Parques,
63
Recreacin y Cultura del departamento. Los archivos tienen un enfoque del

patrimonio de la comunidad, que presta servicios pblicos de referencia y acceso
desde un edificio histrico situado a seis kilmetros al este del Ayuntamiento.
Los archivos de Surrey estn estrechamente vinculados con los del Museo de
Surrey y su director es archivista/curador de las colecciones patrimoniales.
Recientemente, el banco de datos de descripcin de los archivos se aline con
la base de datos de la coleccin del Museo, e hizo el lanzamiento de los Archivos
en Lnea del Museo de Surrey (ALMS), a travs de la pgina web de la ciudad,
haciendo hincapi en el relevante papel de los archivos en el patrimonio de la
comunidad.
La verdadera historia sobre la preservacin del Gobierno en lnea tiene relacin
con la seccin de Registros Corporativos, un grupo de informes a la Divisin
de Servicios Legislativos de la Oficina del Administrador de la Ciudad (o el
departamento de servicios corporativos). Desde 1979 hasta 2008, un pequeo
centro de documentacin ubicado en el stano del Ayuntamiento procesa
copias duras (papel) de registros semiactivos para el almacenamiento fuera del
sitio con un proveedor externo. En el 2008, un administrador de registros fue
contratado con el objetivo de poner en marcha un programa de archivos de
la corporacin. Con 130 aos de registros que requieren atencin, la estrategia
resultante se puede definir mejor como todo de una vez. En los ltimos tres
aos, las iniciativas relacionadas con los registros en papel incluyen: adopcin
de Registros Corporativos-Por ley; culminacin de un censo de registros para los
documentos en poder de 65 unidades de negocio; la entrega de tres volmenes
de procedimientos; la iniciacin de un programa de capacitacin para empleados
de registro, y la revisin y procesamiento de ms de 7.000 cajas de registros. Una
importante actualizacin del Plan de Archivos Corporativos se debe realizar este
mes. En el caso de la ciudad de Surrey, estas iniciativas se completaron por parte
del administrador de archivos, un analista de registros y 2.5 empleados.
Si bien el programa impreso en su mayora ser eliminado a lo largo de los
prximos cinco aos, el traslado al nuevo Ayuntamiento se traducir en una
afluencia prevista de entre 7.500 y 10.000 metros de expedientes provenientes
de los registros de archivos distribuidos, las reas centrales y oficinas de personal,
ya que se eliminan reas de trabajo en la preparacin para la mudanza. Para dar
cabida a la esperada gran purga, el personal del Centro de Registros trabaj con
el administrador de la base de datos TIC para volver a desarrollar la capacidad de
64
la base de datos de manejo de registros y aadir nuevas funcionalidades como la

posibilidad de agrupar los datos modificados.
Ms de 45 empleados participaron en el programa de capacitacin de registros
corporativos, lo que resulta en una mejora significativa en la calidad de los
traslados y en la reduccin del tiempo para los paquetes autorizados para su
destruccin. Los registros que requieren prueba diplomtica (una firma fsica,
estampilla o sello) se identifican para asegurar que se mantengan por encima
de todas las copias de acceso electrnico. An no se ha completado un plan de
evaluacin de los registros vitales y de desastre para los servicios de emergencia,
y la reanudacin de negocios en el caso de un desastre natural.
La estrategia todo de una vez se extiende a los documentos electrnicos.
Actualmente el administrador de registros se encuentra inmerso en un proyecto
de tres aos para implementar un sistema de manejo electrnico de contenidos
(MEC) en toda la ciudad, mediante la participacin en: recopilacin de requisitos,
seleccin de proveedores, diseo de sistemas, anlisis de las deficiencias, reingeniera del proceso de documentos, negocio de la educacin, anlisis de la
informacin, el modelado de informacin y la migracin de archivos. Para la divisin
de Servicios Legislativos asignada y la co-propiedad del sistema MEC (junto con los
de la divisin TIC y la divisin de Servicios Jurdicos) se crearon tres nuevos puestos
que incluyen un analista de registro y dos especialistas en aplicaciones funcionales.
En la actualidad, el analista de registro est desarrollando la gua del usuario para
la aplicacin MEC con un proveedor externo y documentando procedimientos
operativos estndar para los componentes de manejo de registros del programa
de aplicacin logstica. Uno de los especialistas en aplicaciones funcionales es
responsable del control de permiso y acceso a los contenidos; el otro se encarga
de los aspectos tcnicos de la migracin de archivos de unidad compartida.
Estos detalles se mencionan para demostrar qu tan flexible debe ser la seccin
de Registros Corporativos con respecto al apoyo a la iniciativa del sistema MEC.
En el desarrollo de una estrategia para la iniciativa del sistema de MEC, la seccin
de Registros Corporativos trabaj con el rea de Servicios de Infraestructura
para completar un Anlisis del servidor y de la unidad compartida de ms de 300
servidores y 900 unidades compartidas. De estas ltimas, de 25 a 30 fueron
identificadas como sistemas de registro que contienen ms de 2 millones de
archivos adecuados para la evaluacin y migracin al sistema MEC.
65
Mientras que muchos adoptantes tardos del sistema no valoran o migran archivos
y optan por vivir en los ambientes antiguos y nuevos, los Registros Corporativos
encontraron que las ciudades que no migraron sus registros experimentaron
niveles bajos de adopcin del personal de ste sistema, incapacidad para ejecutar
las disposiciones electrnicas, problemas asociados con el mantenimiento de dos
reas de almacenamiento y poco xito en el desmantelamiento de las unidades
compartidas durante cinco, o incluso, diez aos despus de su aplicacin.
Despus de buscar en la escasa literatura sobre la migracin de unidad compartida,
el equipo de registros (en ese entonces dos personas) decidi poner en marcha
su propia iniciativa con el fin de desarrollar un procedimiento orientado a la
produccin, para evaluar y migrar los archivos de escritorio de forma que satisfaga
mejor las prcticas de manejo de registros.
Casi al mismo tiempo, el proyecto UBC InterPARES 3 invit algunas organizaciones
a participar como bancos de prueba en su proyecto actual. Dado el tamao
del equipo de la migracin, pareci una excelente idea proporcionar acceso a
un grupo de administradores de archivos con experiencia, y en la plenaria del
Equipo de Canad en noviembre de 2008 se aprob el Estudio de caso 14; polticas,
directrices y procedimientos para un proyecto de migracin de la unidad como parte
de un Programa de Gestin de Contenidos Empresariales.
Durante los siguientes dos aos, el equipo de los registros, con el apoyo del
equipo tcnico MEC, desarroll y evalu un procedimiento para la valoracin y
migracin de archivos y public el Kit de herramientas de migracin de la unidad
compartida. El 13 de septiembre de 2010, el equipo migr exitosamente 36.080
archivos desde una unidad compartida en el sistema MEC. En noviembre, otros
41 mil archivos fueron migrados y para finales de febrero del 2011, el nmero
total de los archivos migrados superar los 100.000 registros. Suponiendo que
el proyecto contine, se espera que 2 millones de archivos sean evaluados y
desde 1,25 hasta 1,5 millones de registros migrados para finales del 2012, sobre
la base de los esfuerzos de dos especialistas en aplicaciones funcionales y cuatro
secretarios dedicados exclusivamente a esta labor.
Si bien la migracin de archivos no es nada nuevo, el trabajo desarrollado
por los Registros Corporativos representa un nuevo enfoque. Al examinar el
contexto organizacional, tcnico y de negocios de los registros, la seccin de
Registros Corporativos define el entorno de mantenimiento de registros, y
crea las oportunidades y conexiones del equipo necesarias para el xito. La
66
evaluacin se divide en tres componentes: (evaluacin de negocios, evaluacin

tcnica, y evaluacin de los registros). La evaluacin de negocios, que consiste en
entrevistar al personal de negocios para entender el contenido de las carpetas raz
y para determinar si las carpetas contienen archivos no comerciales, duplicados
redundantes, archivos obsoletos, registros vinculados o registros adecuados para la
migracin. La evaluacin tcnica, que usa las aplicaciones gratuitas de utilidad para
resolver problemas tcnicos, identifica formatos de no-archivo, elimina duplicados
y aade un identificador nico para el seguimiento del registro. Y la evaluacin
de expedientes que se centra en el cambio de nombre y clasificacin de todos
los registros a un Estndar de Registro de Nombres y el plan de empresa a granel,
una vez ms mediante el uso de aplicaciones de utilidades gratis. La migracin
incluye una triangulacin de metadatos, enfoque donde se validan los buenos
metadatos y los dbiles se suscriben, con base en el contexto del registro.
Aunque existen an algunos interrogantes a nivel tcnico (por ejemplo, sobre
documentos relacionados y su permanencia en el lugar), el procedimiento de
la unidad de migracin comn es quizs la primera produccin centrada en la
evaluacin y el kit de herramientas de migracin producido por un equipo de
registro de profesionales certificados. Hasta la fecha, las solicitudes del kit de
herramientas han llegado a travs de todo Canad, y a nivel internacional desde
Sudfrica hasta Australia. El xito del kit de herramientas se debe en gran medida
al proyecto UBC InterPARES 3. Mientras los procedimientos y la documentacin
se desarrollaban de extremo a extremo por parte del equipo de registros, el kit de
herramientas fue una entrega necesaria para el estudio del banco de pruebas. Con
este inters externo en el kit de herramientas, los escritores se sintieron motivados
a completar el trabajo y se beneficiaron de la informacin proporcionada por el
equipo de Canad a travs del primer borrador y las dos revisiones. La exposicin
posterior en los Simposios Internacionales de InterPARES en Vancouver, Canad y
Oslo, Noruega, destac el xito de los esfuerzos del equipo de registro de la alta
direccin, y probablemente influy en la decisin de aprobar la financiacin de
cuatro empleados de registro en el 2011 y (probablemente) 2012. En el futuro, la
divisin de la legislacin sobre servicios est buscando prximas oportunidades
de colaboracin con la UBC y otras universidades en reas estratgicas.
La seccin de Registros Corporativos tambin cumple con su estrategia todo
de una vez al proporcionar apoyo a proyectos de transformacin liderados por
unidades de negocio. En los ltimos meses, el equipo de registros ha contribuido
en proyectos como: firma electrnica con la divisin Inmobiliaria; recolocacin
de microfichas con la seccin de Cuentas por pagar; digitalizacin para apoyar
67
la movilidad con la divisin de Construccin; y una iniciativa de seguridad de

los documentos con la divisin de Gestin de Riesgos. Pero hay mucho ms
por hacer. El problema de la gestin de correo electrnico nunca se ha tratado
adecuadamente y representa una barrera significativa para el uso productivo de
la herramienta y un problema de almacenamiento importante. Las seis o siete
bases de datos empresariales utilizadas para ejecutar los negocios de la ciudad
no han sido evaluadas desde una perspectiva de gestin de registros. Incluso el
nuevo sitio web carece de un plan de preservacin a largo plazo, con el director
del proyecto citando la mquina Way-Back como la mejor opcin actual. Sin
embargo, han pasado tres aos con un progreso considerable y, siendo optimistas,
se puede decir que mucho ms es posible.
uu Comentarios de cierre
En la evaluacin del Gobierno en lnea de Surrey, es claro que el Concejo tiene una
estrategia bien desarrollada dirigida a la creacin de condiciones favorables para
el crecimiento digital y es interesante observar la interaccin entre los aspectos
digitales fsicos y virtuales de este proceso mientras la ciudad evoluciona.
Por supuesto, Surrey no es la nica ciudad que busca atraer empresas de alta
tecnologa y personal capacitado, por lo cual se enfrentar a una competencia
considerable a nivel regional, nacional e internacional; sin embargo, tiene muchas
ventajas al contar con la base ms grande de terreno industrial no urbanizado en
la regin para una gran poblacin de jvenes, viviendas de bajo costo, crditos
slidos y para construir instalaciones que proporcionen acceso a las universidades
en el lugar, con enfoques complementarios de crecimiento y desarrollo. Adems,
el Concejo tambin se ha asociado en numerosas iniciativas sociales, incluida la
vivienda social, una estrategia de lucha contra la delincuencia, el derecho a la
sana diversin y los derechos humanos para garantizar que el desarrollo de la
comunidad se extienda ms all de la economa.
En cuanto a la administracin del Gobierno en lnea, la ciudad de Surrey ha
pasado de 0.0 Gobierno en lnea (implementando un entorno electrnico bsico
y los servicios electrnicos) a 1.0 Gobierno en lnea (mediante la creacin de un
sitio web para ofrecer los servicios bsicos en lnea) y 2.0 Gobierno en lnea (al
personalizar los servicios al cliente y adoptar tecnologas y enfoques innovadores).
Hay muchas unidades de negocios dentro de la ciudad que estn mirando ms all
de la prestacin de servicios administrativos hacia las formas nuevas e ingeniosas
68
de hacer el trabajo. En particular, el paso a la nueva Casa de Gobierno en el 2013

est proporcionando un impulso significativo a este respecto.
Con relacin a la preservacin del Gobierno en lnea, ha sido un perodo de reeducacin de las personas que trabajamos en los registros corporativos. Hemos
aprendido a renunciar a nuestro papel tradicional de guardianes de la informacin
y adoptar un enfoque ms colaborativo y abierto. Nadie fuera de los archivos o
manejo de registros conoce o se preocupa por lo que pensamos: slo quieren que
lo que ellos produzcan sea resguardado y est disponible cuando lo necesiten. Si
tratamos de evitar la innovacin y las nuevas ideas, nuestros colegas se limitarn
a pasar a nuestro alrededor: cuanto ms se habla de por qu el trabajo orientado
a la arquitectura es algo negativo, o por qu los medios de comunicacin social
no deberan ser utilizados en nuestra organizacin, ms nos alejamos del camino
que sigue el resto de la ciudad.
Este ao, nuestro Concejo se trasladar a un proceso de agenda electrnica.
Despus de eso, se buscar el uso de los medios de comunicacin social para la
consulta pblica. Y luego, se considerarn las elecciones en lnea. Seamos realistas,
si nuestro equipo de registro ni siquiera puede resolver el problema de manejo
del correo electrnico, estaremos en serios problemas en los das por venir.
Trabajando en el proyecto comn de Unidad de migracin, hemos visto que
es posible adoptar un enfoque orientado a la produccin para la evaluacin
electrnica y la migracin mediante la construccin de un proceso slido y
repetible, y el empleo de las aplicaciones genricas de utilidad para las tareas
estndar de manejo de documentos de archivo. Lo que es sorprendente es la
forma innovadora en que este proceso se lleva a cabo dentro de nuestra propia
comunidad de uso. Si bien InterPARES ha dado al proyecto un perfil que de
otro modo no habra tenido, hemos observado el inters de otras instituciones
federales, las ciudades y las provincias en Canad y otros pases. Teniendo en
cuenta que hay miles de implementaciones EDRMS en todo el mundo y que
la mayora no se ha enfrentado o se enfrenta a cuestiones relacionadas con la
migracin de archivos, es difcil creer que el kit de herramientas de migracin
compartida sea la primera de su tipo, tal vez no lo es, a pesar de que pasamos en
el otoo del 2008, ms de tres meses recorriendo la Internet y la base de datos
de bibliotecas de universidades en busca de fuentes. En cualquier caso, nuestra
esperanza es que otras organizaciones revisen el kit de herramientas, creen
69
procesos para su entorno, encuentren nuevas herramientas y luego nos digan a

todos cmo hacerlo mejor.
Como reflexin de cierre, quienes trabajamos en la gestin de archivos y registros
necesitamos enfrentar el hecho de que una importante gama de interrogantes
relacionados con el manejo de la informacin -cumplimiento, evaluacin,
migracin y preservacin tiene que ser resuelta por nosotros. Si nos presentamos
a un sitio, con nuestros propios planes y herramientas, se nos dar el trabajo. La
ciudad de Surrey es claramente una organizacin bien manejada y fiscalmente
responsable y sin embargo, nuestro equipo de registro ha crecido de 3,5 a 9,5
en menos de tres aos. S, la mitad del equipo est contratada, pero tenemos 12
meses para demostrar la cantidad de valor que podemos aadir y definitivamente
estamos listos para el desafo. Estamos evolucionando en nuestro enfoque,
adoptando la tecnologa y reinventando nuestro papel como planificadores
de archivo, responsables de identificar y mitigar los riesgos significativos de la
construccin en nuestra ciudad digital.
Despus de todo, el tiempo sigue su marcha, y el techo est goteando.
uu Referencias
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BC: City of Surrey.
City of Surrey. (2008b December 15). Corporate report R247: 2006 census update.
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BC: City of Surrey.
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culture-recreation/1560.aspx
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70
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urenio.org/profile/
World Foundation for Smart Communities. The smart community concept. 2007
Retrieved from: http://www.smartcommunities.org/concept.php
71
ACCESO ABIERTO A DATOS E INFORMACIN DEL

GOBIERNO: INFORMACIN EN LNEA Y
REUTILIZACIN DE INFORMACIN EN EL
SECTOR PBLICO DE NUEVA ZELANDA
John Roberts1
En el mundo de los registros impresos las instituciones de archivos se han

convertido en el principal canal para la promocin de la reutilizacin de informacin
del gobierno para nuevos fines. El movimiento en lnea proporciona un creciente
inters en el potencial para la reutilizacin de datos con el fin de lograr beneficios
econmicos y sociales, as como oportunidades para la liberacin y reutilizacin
que se produce en tiempo real, en lugar de un proceso histrico. Esto a su vez
traer profundos desafos a los archivos.
Este documento ofrece una visin general de las polticas y programas que
persigue el Gobierno de Nueva Zelanda para aumentar el uso pblico y la
reutilizacin de informacin del sector pblico. Hace algunas comparaciones con
las experiencias internacionales, y ofrece observaciones sobre las consecuencias
para las instituciones de archivos y las prcticas.
u Antecedentes - maquinaria de los cambios de Gobierno

El 1 de febrero deL 2011 los Archivos de Nueva Zelanda, La Biblioteca Nacional
de Nueva Zelanda y el Departamento de Asuntos Internos de Nueva Zelanda
fueron integrados legalmente en un nico departamento de Estado. Este cambio
fue descrito por los ministros a lo largo del proceso. como, al menos en parte, el
resultado de un antiguo anhelo de reunir a las principales agencias que trabajan
en el uso de tecnologas digitales para mejorar la gestin de la informacin y el
acceso a toda la administracin pblica. El Ministro responsable de los archivos de
Nueva Zelanda, Hon Nathan Guy, dio la bienvenida a la normativa de integracin
diciendo:
Archivista en Jefe y Director General. Archivos de Nueva Zelanda.
73
La integracin de estos tres departamentos es un paso importante en la

prestacin de mejores servicios pblicos de manera ms eficiente. Los archivos
de Nueva Zelanda y la Biblioteca Nacional pronto tendrn acceso a una mayor
gama de recursos y experiencia en el Departamento de Asuntos Internos.
Esto ser particularmente importante a medida que continan con su buena
labor en materia de digitalizacin y haciendo que ms informacin est
disponible en lnea para los neozelandeses2.
De hecho, las instituciones y las funciones que se unen para formar la Rama
del conocimiento, la informacin, la investigacin y la tecnologa del nuevo
Departamento (todava conocido como Departamento de Asuntos del Interior),
proporcionan una gran cantidad de iniciativas, capacidades y mandatos para
impulsar la prctica en apoyo del uso generalizado y la reutilizacin de informacin
del sector pblico.
El Archivo de Nueva Zelanda opera bajo el acto de ley de Registros Pblicos de
2005, que prev la regulacin (ampliamente definida) de los registros del sector
pblico y el manejo de los archivos pblicos. El archivista en jefe tiene facultades
para establecer normas, hacer seguimiento a la prctica de manejo de informacin,
as como tomar la custodia de y proporcionar acceso a los archivos de las agencias
gubernamentales. Para cumplir con esta misin, el Archivo recibi nuevos fondos
por NZ$12,6 millones durante 4 aos para desarrollar un Archivo de Gobierno
Digital. Se hablar de este asunto ms adelante.
La Biblioteca Nacional tiene (desde el acto de ley de la Biblioteca Nacional de Nueva
Zelanda en el 2003), el mandato para exigir el depsito legal de publicaciones
electrnicas y es el hogar del Archivo Nacional de Patrimonio Digital y de las
Iniciativas Digitales de Nueva Zelanda, que tienen por objeto promover el acceso
y la preservacin del patrimonio documental digital en el pas.
El Departamento de Asuntos Internos incluye entre su miscelnea, los Servicios
de Tecnologa de Gobierno, que ofrecen toda la tecnologa de las iniciativas
gubernamentales, servicios de verificacin de identidad, estndares web y
recientemente, el catlogo de datos abiertos data.govt.nz.
Desde que se tom la decisin original de fusionar las tres agencias, un equipo
adicional tambin se ha puesto en la nueva sucursal, la oficina del oficial en jefe
2 http://www.beehive.govt.nz/release/minister-welcomes-state-sector-legislation
74
de Informacin del Gobierno, que supervisa toda la estrategia TIC del gobierno.
Estos son, entonces, los grupos que se han unido y estn encargados de la entrega
de datos e informacin gubernamentales de Nueva Zelanda y el programa de
reutilizacin de la informacin del sector pblico.
Este artculo explorar cmo funciona este programa: las principales polticas y
proyectos que enriquecen la iniciativa ms amplia e identifica las implicaciones y
las oportunidades de Archivos como parte integrante del mismo.
uu Contexto internacional
Nueva Zelanda no es la nica que hace hincapi en el potencial de la apertura
de la informacin del sector pblico, ni en el reconocimiento del papel que los
archivos tienen que jugar en el rea. De hecho, su inters poltico refleja una
conciencia de la gran importancia que este tipo de iniciativas ha tenido en pases
con los que nos gusta compararnos. En los EE.UU., el gobierno de Obama tom
medidas inmediatas para promover un gobierno abierto, con el memorando del
Presidente sobre Transparencia y Gobierno Abierto, firmado en su primer da
en el cargo: Mi administracin est comprometida con la creacin de un nivel de
apertura en el gobierno, sin precedentes. Vamos a trabajar juntos para asegurar la
confianza pblica y establecer un sistema de transparencia, participacin pblica, y
colaboracin. La apertura fortalecer nuestra democracia y promover la eficiencia y
eficacia en el gobierno 3. Esto se funda en tres principios:

El gobierno debe ser transparente.
El gobierno debe ser participativo.
El gobierno debe ser colaborativo.
La subsecuente Directiva del Gobierno Abierto especific las reas de accin:

publicacin en lnea de la informacin del gobierno; mejora en la calidad de la
informacin gubernamental; creacin e institucionalizacin de una cultura de
transparencia gubernamental; y creacin de un entorno normativo favorable
para el gobierno abierto.
Un papel especial ha sido asignado a nuestros colegas en NARA, a travs de su
administracin de la Oficina de Servicios de Informacin del Gobierno.
3 http://www.whitehouse.gov/open/
75
En el Reino Unido, la situacin financiera ha llevado a sugerencias radicales para

utilizar la tecnologa y reducir costos en el gobierno. Los Archivos Nacionales del
Reino Unido juegan un papel muy directo, y al igual que la Oficina de Informacin
del Sector Pblico es una divisin dentro de los Archivos Nacionales: El Gobierno
[del Reino Unido] se ha comprometido a abrir el acceso a la informacin creada y
mantenida por el sector pblico permitiendo su libre reutilizacin, incluyendo
reutilizacin con fines comerciales, en un proceso tan simple como sea posible. Esto
forma parte de la transparencia del Gobierno y de la agenda pblica de datos, que
actualmente est siendo adelantada por la Junta Sectorial de Transparencia Pblica,
establecida por el Primer Ministro en el 2010, por la Oficina del Gabinete y por los
Archivos Nacionales 4.
El Archivo Nacional trabaja en estrecha colaboracin con el equipo de Participacin
Digital y Transparencia en la Oficina del Gabinete del Reino Unido, y ha iniciado
una serie de proyectos similares a los descritos a continuacin.
Ms cerca de casa, en junio del 2009 el Gobierno Australiano Commonwealth
constituy el grupo de trabajo 2.0 en un esfuerzo por desarrollar planes para
avanzar en una serie de datos de gobierno abierto, a travs de la administracin
pblica federal. Sus trminos de referencia solicitan al grupo de trabajo que haga
recomendaciones sobre el uso de tecnologas Web 2.0 para:

Hacer que la informacin gubernamental sea ms accesible y utilizable y

promover una cultura a favor de la divulgacin.
Hacer un gobierno ms participativo, de consulta y transparente.
Crear una cultura de la innovacin en lnea en el gobierno.
Promover la colaboracin entre los organismos gubernamentales.
Ese grupo de trabajo es de particular inters para el mundo de los archivos, ya que
sus miembros incluyen, junto con una amplia gama de profesionales, un archivista
australiano eminente, Adrian Cunningham, quien asegur que las deliberaciones
del Grupo de Trabajo y el informe final 5 contienen el estudio de los temas a tratar
desde la perspectiva de los archivos nacionales y la profesin archivstica en
general. El informe amplio contiene, por ejemplo, el debate sobre el estado de la
informacin en las aplicaciones de computacin como un registro pblico bajo la
4 http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/government-licensing/
policy-context.htm
5 http://www.finance.gov.au/publications/gov20taskforcereport/index.html
76
Ley de Archivos de 1983 de la Commonwealth de Australia, y asuntos referidos a

la preservacin digital.
uu Directivas y prioridades para el gobierno TIC6

Las agendas e informacin del gobierno abierto son, por lo tanto, amplias, aunque
es sorprendente la medida en que los ejemplos de los EE.UU. y los de Australia (en
particular) se enfocan en la transparencia y el cambio de cultura. Tal vez porque el
sector pblico de Nueva Zelanda7 ya es fuerte en la responsabilidad, son nmero
uno en el ndice de Percepcin de Corrupcin de Transparencia Internacional.
Todo este trabajo es impulsado en Nueva Zelanda a travs de una nueva agenda
poltica, acordada por el Gobierno en septiembre del 2010. Las Directivas y
Prioridades para el Gobierno TIC, o las D & P, como se les llama informalmente en
la comunidad TIC, proporcionan un marco para estipular las prioridades para la
gestin y la inversin de las TIC a travs del gobierno y aprovecharlas como palanca
fundamental para la innovacin empresarial. El contexto de este trabajo hace
nfasis en el clima de la difcil situacin econmica, que se espera que contine
durante varios aos. En este entorno, no es sorprendente la reconsideracin de las
directivas del Gobierno en lnea, como un esfuerzo para proporcionar prioridades
ms ntidas y garantizar la rentabilidad.
Una encuesta realizada en el 2008 de uso de las TIC por parte del Gobierno, indic
que los NZ $2 mil millones anuales que se gastan en TIC estn fragmentados, se
duplica la infraestructura y muchas agencias an no han rediseado sus modelos
de negocio para el uso del canal on line para una prestacin de servicios ms
eficiente.
En parte, estas deficiencias se atribuyen al modelo de almacenamiento del
Sistema de Gestin Pblica de Nueva Zelanda. Las reformas en los aos 1980 y
1990 hicieron hincapi en la responsabilidad directa de los jefes ejecutivos para
la realizacin de sus propios departamentos, a expensas de las presiones para la
accin colectiva y la gestin compartida del sector pblico.
6 This section of the paper summarises the Cabinet Economic Growth and Infrastructure
Committee paper EGI (10)226 Directions and Priorities for Government ICT, available at
http://www.dia.govt.nz/diawebsite.nsf/wpg_URL/About-us-Our-Organisation-Directionsand-Priorities-for-Government-ICT?OpenDocument
7 I.e. demonstring the highest level of perceived transparency and accountability. http://
www.transparency.org/policy_research/surveys_indices/cpi/2010/results
77
En el entorno actual, se observa que las agencias estn bajo una gran presin para
elevar el rendimiento y satisfacer las crecientes expectativas de los ciudadanos
y al mismo tiempo reducir los costos de operacin. Otras barreras surgen a partir
de esta situacin y de los procesos de negocio que se han desarrollado en ellas.
Los procesos y sistemas son generalmente pobres para permitir el intercambio
de datos fidedignos, lo que lleva a la duplicacin de datos y a informacin
inconsistente. La mayor parte de los gastos mencionados aproximadamente el
80% se utiliza para mantener el negocio como de costumbre, en vez de mejorar
e integrar los servicios, o la apertura de datos. Adems, la capacidad de identificar
y aprovechar las oportunidades de las TIC para mejorar la prestacin de servicios
y la eficiencia, exige un alto nivel de alfabetizacin en las TIC y al mismo tiempo,
una continua y significativa dependencia en los procesos manuales de negocios.
Los ministros han dejado en claro que el servicio pblico al que le estn apuntando
requiere de acciones hacia la mejora del rendimiento, la creacin de valores, y la
contencin de costos. Se han identificado cinco instrucciones principales que se
les exigen a las agencias:

Proporcionar un liderazgo y direccin claros.
Apoyar un gobierno abierto y transparente.
Mejorar la prestacin de servicios integrados.
Fortalecer la capacidad de negocios intergubernamentales.
Mejorar el manejo operativo de las TIC.
Estas disposiciones fueron adoptadas formalmente como poltica de gobierno

para dirigir las actividades de las agencias de servicios del Estado. Todas ellas
tendrn implicaciones significativas para el manejo de la informacin y para los
archivos como el lder del sistema de registro pblico. Este trabajo explora en
particular el segundo aspecto, el apoyo de un gobierno abierto y transparente.
uu Apoyo de un gobierno abierto y transparente

Esta indicacin es fundamental para la labor de los Archivos de Nueva Zelanda
y nuestros colegas en la nueva divisin KIRT de la DIA. Esta divisin lidera un
importante programa con una serie de departamentos que ya haban comenzado
a trabajar mucho antes de que las Direcciones y las prioridades fueran acordadas
por parte del Gabinete.
78
Se han definido tres prioridades en relacin con esta instruccin, que reflejan
las opiniones de los ministros sobre la necesidad de un gobierno abierto y la
importancia de sus datos en el clima actual, as como sobre los beneficios que
con ste, esperan lograr:

Mejorar el acceso pblico a datos e informacin del gobierno.
Apoyo a la opinin pblica, las comunidades y las empresas para contribuir al

desarrollo de polticas y la mejora del rendimiento.
Crear oportunidades de mercado y servicios a travs de la reutilizacin de los

datos e informacin del gobierno.
El Gabinete analiza los fundamentos que subyacen a estas nuevas prioridades a

continuacin:
Nueva Zelanda es una sociedad en red cerrada y pequea. Al enfrentar
los problemas econmicos de nuestro tiempo, es importante que
encontremos la forma de combinar los productos de conocimiento y usarlos
de maneras nuevas, giles e innovadoras. La liberacin abierta y activa de
los datos del gobierno crear oportunidades para la innovacin y alentar
a las organizaciones pblicas y gubernamentales a participar en esfuerzos
conjuntos para mejorar la prestacin de servicios. Tambin se traducir en
una mayor transparencia en los datos de uso pblico disponibles para un
mayor control de las actividades del gobierno.
Los datos del gobierno efectivamente pertenecen al pblico de Nueva
Zelanda y su liberacin y reutilizacin tiene el potencial para:

Estimular el crecimiento econmico.
Promover la innovacin en el sector privado a travs del desarrollo de

nuevos productos y oportunidades de negocio sobre la base de datos
del Gobierno.
Contribuir a la transparencia del Gobierno que a su vez mantiene la

integridad del sistema de gestin pblica.
Permitir una mayor participacin en el desarrollo de la poltica del

Gobierno, ofreciendo ideas y conocimiento experto en datos liberados
(por ejemplo, el uso de datos geoespaciales para analizar los patrones de
la delincuencia en las comunidades).
79
Capacitar a las comunidades educativas, cientficas y de investigacin

para construir sobre los datos existentes, con el propsito de adquirir
conocimientos y experiencias y utilizarlos para nuevos propsitos.
Los resultados en torno a la transparencia y a la rendicin de cuentas y la creacin

de la investigacin y el conocimiento son ayudas bien establecidas del Sistema
de Registros y Archivos pblicos. El acto de ley de Registros Pblicos del 2005
incluye los propsitos explcitos para capacitar al Gobierno en la rendicin de
cuentas y para mejorar la accesibilidad de los registros que son relevantes para
el patrimonio histrico y cultural de Nueva Zelanda y para el sentido de identidad
nacional de los neozelandeses. Sin embargo, las ideas de crecimiento econmico
mediante la comercializacin de la informacin del Gobierno, de participacin,
y en particular la posibilidad para (un efectivo) anlisis de polticas y evaluacin
del desempeo, llevaran un sabor nuevo y distintivo a la agenda del gobierno
abierto de la informacin.
Los programas de datos abiertos y de gobierno abierto son de importancia crtica
para la manera como los archivistas entienden su trabajo en el gobierno actual y
cmo nosotros identificamos las oportunidades de cumplir con nuestro mandato
institucional y profesional. Adrian Cunningham, en su excelente resumen de la
obra del Grupo de Trabajo del Gobierno Australiano 2.0, identifica dos problemas
en particular para los archivistas:

Acceso abierto sin restricciones- a las colecciones del patrimonio.
La captura y preservacin de evidencia autntica y accesible de gobierno 2.0.

Cunningham observa que. No es una coincidencia que esta divisin refleje el
mandato dual de los archivos del gobierno y las instituciones de los registros:
el papel del patrimonio cultural y el papel de la administracin pblica o la
rendicin de cuentas. En resumen, la memoria y la evidencia - los dos lados de
la misma moneda de archivos y registros8.
A los dos temas de Cunningham se suma otro fundamental; el acceso a los

archivos ha sido histricamente el instrumento clave para la liberacin abierta
de los documentos oficiales e informacin pblica para su reutilizacin. Nuestros
regmenes de acceso han evolucionado bajo la doble influencia de las restricciones
tcnicas impuestas por los registros fsicos y una cultura cerrada del Gobierno,
8 Adrian Cunningham, The Government 2.0 Taskforce 2009: recordkeeping issues and
opportunities, (Archives and Manuscripts) Volume 38, No. 2
80
donde prevaleci en secreto lo que tena que ver con las relaciones comerciales
actuales. Las agendas de datos abiertos desafan estas bases, mediante la
afirmacin de una presuncin de inters pblico en la disponibilidad de toda
la informacin, incluso la actual (excepto cuando concurran circunstancias
especficas que la limiten) y proporcionar los medios tecnolgicos para hacer
esto realidad. En efecto, ahora es posible para el pblico examinar la actividad del
gobierno en tiempo real. Visto de esta manera, un gobierno abierto puede cambiar
profundamente la forma en que los archivistas actan como intermediarios entre
el ciudadano y el Estado y elevan el espectro de la irrelevancia.
Ms positivamente, el papel de los archivistas tambin los ha posicionado como
intermediarios de confianza, y la prctica archivstica se ha desarrollado para
asegurar la integridad de los registros durante largos perodos. La fiabilidad de
la informacin a disposicin del pblico es un campo donde los archivos pueden
hacer una contribucin decisiva en el apoyo a la confianza del pblico y en su
capacidad para interpretar con precisin la informacin que se le proporciona.
La importancia de la identificacin y gestin de informacin de calidad se aprecia
en la nueva poltica de Nueva Zelanda como una prioridad para el fortalecimiento
de la capacidad empresarial de distintos sectores gubernamentales. A las agencias
se les insta a establecer las fuentes de datos fiables para mejorar la eficiencia de los
procesos de negocio.
uu Informacin de Gobierno abierto

y el programa de Reutilizacin de datos9
Mientras los funcionarios de una amplia gama de departamentos lidiaban con el
trabajo, en una etapa temprana se hizo evidente que para avanzar con eficacia en
la labor de informacin de gobierno abierto se hacan necesarios coordinacin y
apoyo de alto nivel. Adems, se verific que una serie de programas ya estaban
en marcha y que nuevas iniciativas estaban siendo solicitadas por los ministros.
En un esfuerzo por mejorar la autoridad del conjunto general de trabajo, se le dio
el torpe ttulo de Informacin de Gobierno abierto y programa de Reutilizacin
de datos. Un activo grupo de funcionarios de diversos organismos se ha estado
reuniendo mensualmente para ofrecer liderazgo, aprendizaje compartido y
coordinar actividades sobre el terreno.
9 http://www.e.govt.nz/policy/information-and-data
81
Los jefes ejecutivos han proporcionado un fuerte liderazgo y han estado

trabajando para aclarar la visin del programa. Un taller a mediados del 2010
propuso el objetivo de trabajo de Liberacin de datos de Nueva Zelanda - fcil
acceso a la informacin para activar la empresa, la eficiencia y la creatividad.
El programa de trabajo ha sido de inters internacional. La plataforma de
Informacin del Sector Pblico Europeo (ISPE) public un informe sobre las
iniciativas en Nueva Zelanda, seal que hay mucho que aprender de la
experiencia de Nueva Zelanda. Es una historia de innovacin de datos abiertos,
xitos, y un gobierno que sigue mirando y pensando sobre polticas de apertura
de datos para el siglo XXI. Del mismo modo, algunos colegas fueron invitados
a hablar en la primera Conferencia internacional sobre datos del gobierno en
Washington D.C. El resto de este artculo explora algunas de las innovaciones
que han comenzado a ofrecer informacin prctica ms abierta y la cultura en el
sector del gobierno de Nueva Zelanda.
uu Catlogo de datos abiertos DATA.GOVT.NZ

Una de las primeras piezas de trabajo solicitada por los ministros fue un catlogo
en lnea de datos del Gobierno que est disponible para su reutilizacin. Este
tipo de catlogo ya estaba en vigor en los EE.UU. - data.gov - en el Reino Unido
- data.gov.uk, y de hecho en un nmero creciente de jurisdicciones. En Nueva
Zelanda, no lo haba pero los datos abiertos y comunidades de cdigo abierto
han desarrollado su propio catlogo de metadatos independientes del Gobierno.
Tanto las experiencias nacionales como internacionales en el uso de catlogos de
datos abiertos se basan en la opinin de que un mecanismo clave para permitir
el uso y la reutilizacin de la informacin gubernamental, en particular conjuntos
de datos, es hacer que la informacin sea fcilmente localizable en un solo lugar.
Los ministros pidieron el catlogo en julio del 2009 y data.govt.nz fue lanzado en
noviembre del 2009 despus de un proceso de rpido desarrollo. El proyecto fue
pensado para poner a prueba la eficacia de un modelo de directorio en la apertura
de los datos del Gobierno para su uso en investigacin, aplicaciones en lnea y en
la adopcin comercial y formulacin de polticas. Como prueba piloto sin nueva
financiacin, se mantuvo deliberadamente pobre, con un costo de alrededor de
$250.000 y un equipo de apoyo de tan solo 2 FTE.
82
Para julio del 2010, el catlogo inclua 266 conjuntos de datos de 59 agencias, un
nmero relativamente pequeo en comparacin con el Reino Unido (ms de 5.600
conjuntos de datos) o EE.UU. (la asombrosa cifra de 306.000 conjuntos de datos!). Sin
embargo, hay que recordar que ste fue considerado como una prueba de ejercicio
conceptual. Una de las primeras lecciones fue la importancia de la automatizacin
de procesos en todo el catlogo; desde que se introdujo la alimentacin automtica
para la inclusin de datos (utilizando el estndar de alimentacin ATOM), los
anuncios han aumentado alrededor de 500 conjuntos de datos.
Los datos ms frecuentados son las estadsticas de registro de vehculos de
motor, estadsticas de importacin/exportacin, estadsticas de IPC, y, desde su
publicacin el 31 de enero del 2011, los gastos del presidente ejecutivo. Un rea
de trabajo reciente ha sido el progreso hacia una mayor automatizacin a travs
de la federacin con los catlogos de otros sectores especficos, especialmente
el relacionado con datos geoespaciales; sin embargo, este trabajo se ha visto
obstaculizado por la inconsistencia de los estndares de metadatos en uso.
Esta iniciativa plantea una serie de preguntas para los archivistas: Este catlogo es
de alguna manera un archivo?, porque en realidad no contiene datos, la funcin de
hacer la informacin del Gobierno disponible al pblico para su uso y reutilizacin
tambin es una funcin bsica de los archivos. Cmo la informacin hallada en los
archivos se integra con data.govt.nz? Qu papel podra desempear la ayuda en
la superficie del material, a los archivos?, en este momento la respuesta ha de ser
muy poca, ya que el alcance de data.govt.nz se limita a los recursos de informacin
disponibles en lnea, y un poco de nuestros fondos son accesibles directamente
a travs de la web. A medida que el sector pblico y el privado utilizan y confan
en los datos disponibles de esta manera, Qu expectativas surgen acerca de la
disponibilidad continua de estas fuentes? Qu estamos haciendo nosotros como
sector pblico para cumplir con esas expectativas? Cmo puede la informacin
que est incrustada en los ecosistemas de terceros ser incluida en el rgimen de
preservacin de archivos?
Finalmente, esta lnea de pensamiento tambin plantea preguntas sobre la
frontera entre los mandatos y las prcticas de la biblioteca y los archivos. La
informacin y los datos que hasta hace poco habran contenido los registros
internos del Gobierno, estn siendo puestos a disposicin, promovidos en lnea
y publicados. Como tales, atraen la atencin de las bibliotecas que los ven como
su dominio. Una vez ms puede observarse cmo las nuevas prcticas en lnea
cuestionan los paradigmas existentes.
83
uu Acceso abierto al Gobierno de Nueva Zelanda y marco de licencias

(AAGNZL EN INGLS NZGOAL) 10
Uno de los problemas para los individuos y las empresas que buscan volver a utilizar
la informacin del Gobierno ha sido la falta de certeza en torno a las condiciones
de reutilizacin. Los procesos que se han desarrollado para apoyar la libertad de
informacin por lo general asumen la liberacin para una persona determinada
y bajo circunstancias especficas, en lugar de considerar el posterior re-uso. Del
mismo modo, las prcticas de archivo se centran generalmente en liberar con
fines de investigacin acadmica y otros intereses cientficos, y a menudo no
abordan adecuadamente las cuestiones de derecho de autor y similares.
El 6 de agosto del 2010, el ministro neozelands de Servicios del Estado lanz el
Acceso Abierto al Gobierno de Nueva Zelanda y el marco de licencias (AAGNZL)
despus de la aprobacin del Gabinete11. Seal que este es un paso importante
hacia el desbloqueo de los documentos de derecho de autor no personales del
gobierno para su reutilizacin. Es ampliamente reconocido que la reutilizacin de
este material por parte de individuos y organizaciones puede tener un beneficio
significativo creativo y econmico para Nueva Zelanda.
AAGNZL ofrece una serie de licencias abiertas y los principios de acceso abierto
para las obras de derechos de autor y material sin derechos de autor. Normaliza
las licencias de las agencias de servicios del Estado de Nueva Zelanda12 para
los derechos de autor; trabaja para la reutilizacin usando las licencias de
Creative Commons y recomienda el empleo de defensor de derechos de autor
no-conocido; promueve la liberacin de derechos de autor de obras para la
reutilizacin usando la licencia Creative Commons ms abierta (POR), a menos
que aplique una razn para la restriccin. El marco tambin gua a las agencias
a travs de las preguntas que stas deben considerar antes de la liberacin de
material para su reutilizacin.
10 http://www.e.govt.nz/policy/nzgoal This section of the paper is, with permission, closely
based on Keitha Booth, New Zealand moves to embrace PSI Re-use and Open data,
European Public Sector Information platform Topic report No. 15. available at http://www.
epsiplatform.eu/topic_reports/topic_report_15_new_zealand_moves_to_embrace_psi_
re_use_and_open_data
11 http://www.beehive.govt.nz/release/more+government+information+reuse
12 Any NZ public service and non-public service department; any Crown Entity under the
Crown Entities Act 2004; any organisation listed on the 4th Schedule to the Public Finance
Act 1989; the Reserve Bank of New Zealand
84
Por otra parte AAGNZL establece una serie de licencias abiertas y los principios de
acceso abierto para las obras de autor y material que no sea de derecho de autor.
El principio de licencias abierto promueve la liberacin de derechos de autor de
obras para la reutilizacin con la licencia de Creative Commons ms abierta (POR),
a menos que se aplique una buena razn para la restriccin. Los defensores del
Principio de acceso abierto abogan por el uso de declaraciones de derechos no
conocidos, de los derechos de autor material liberados para su reutilizacin. Los
dems principios se refieren, entre otras cosas, a cuestiones relacionadas con el
acceso abierto de licencias, la creatividad, la autenticidad, la no discriminacin,
formato abierto y de carga. AAGNZL tambin gua a las agencias a travs de asuntos
que deben considerar antes de la liberacin de material para su reutilizacin.
Las agencias de Servicios Estatales de Nueva Zelanda aplican ahora un enfoque
estandarizado cuando liberan este material para su reutilizacin. Los usuarios
pueden estar seguros de que pueden volver a utilizar el material protegido
legalmente y que las condiciones para la reutilizacin de material sin derechos
de autor estn claramente definidas. Como las licencias estandarizadas de
Creative Commons (CC) se convierten en la norma, los usuarios tambin podrn
combinar el material que est registrado con la misma u otra licencia compatible.
La declaracin de derechos no-conocidos en material sin derechos de autor
tambin se tornar familiar. En caso de que se requiera una licencia restringida,
AAGNZL establece la gua sobre cmo seleccionar esta licencia.
AAGNZL no se aplica a la informacin personal, excepto por su orientacin en
conjuntos de datos annimos y otros materiales que, una vez despojados de la
informacin personal, pueden ser autorizados o liberados.
AAGNZL ha sido preparado conjuntamente por la Comisin de Servicios del
Estado y el Departamento de Asuntos Internos. Nos hemos beneficiado de la
experiencia de los primeros usuarios de las licencias de Creative Commons en
el sector pblico de Nueva Zelanda, funcionarios apasionados de la informacin
de Gobierno abierto y el grupo de trabajo de reutilizacin de datos, la sabidura
de la gente de Creative Commons en Aotearoa, Nueva Zelanda, sus contrapartes
en Queensland, Victoria y San Francisco, la oficina britnica de Informacin del
Sector Pblico y, por ltimo, pero no menos importante, el grupo de los ninjas de
datos abiertos en Nueva Zelanda que nos han ayudado, desafiando y ampliando
nuestra apreciacin sobre la importancia y potencial de los datos abiertos.
85
AAGNZL escribi un informe al Acta de Gabinete (CAB Min (10) 24/5A), al Concejo, al
Comisionado de Servicios Estatales, al Jefe del Departamento de Servicios Pblicos
Ejecutivos para ponerlos al tanto de la liberacin de AAGNZL, y de una serie de
preguntas ms frecuentes, publicadas en lnea en www.e.govt.nz/policy/nzgoal.
En octubre/noviembre del 2010 se celebr un programa de aplicacin para los
servicios de capacitacin AAGNZL dirigido a las agencias estatales. As mismo
est en marcha un trabajo para desarrollar una gua en lnea que brinde apoyo a
los organismos en la revisin y liberacin de derechos de autor de sus obras y no
de derechos de autor de materiales para su reutilizacin.
Por otra parte, el Departamento del Interior est trabajando en la actualizacin de
los consejos de derechos de autor en los estndares Web del Gobierno de Nueva
Zelanda y a su vez la Comisin de Servicios Estatales est actualizando el marco
normativo de la informacin en poder del Gobierno con el fin de complementar
los principios polticos establecidos en AAGNZL.
uu Relacin con la ley de informacin oficial

Mientras que la Ley de Informacin Oficial es una herramienta eficaz de la
legislacin para permitir el acceso a la informacin oficial, no dice nada acerca del
material protegido por derechos de licencia liberado por el Gobierno, a raz de
una solicitud bajo la Ley. Por el contrario, los derechos de autor de obras liberados
a una persona que hace una requisicin bajo la Ley no pierden la proteccin en
virtud de ser liberados de esta manera. El receptor necesita una licencia para la
reutilizacin de estas obras.
AAGNZL proporciona un marco dentro del cual las licencias pueden, a discrecin
de la agencia, ser otorgadas ya sea de forma proactiva o con previa solicitud. De
hecho, en cierta medida AAGNZL puede ser visto como una extensin lgica del
principio de disponibilidad en la seccin 5 de la Ley de Informacin Oficial.
Los archivos son utilizados para considerar a los investigadores de forma individual
antes de conceder permisos para el uso de materiales; algunos archivistas, con justa
razn, estn nerviosos por las licencias de reutilizacin sin restricciones. Comparto
la evaluacin de Cunningham que asegura que muchos archivistas temerosos
al riesgo, a menudo exageran los conflictos relacionados con [la privacidad y
los derechos de autor], hasta el punto de la parlisis, o como una excusa para
86
justificar la inercia institucional y el conservatismo 13.. Dicho esto, si el AAGNZL

proporciona una base poltica para la materia de concesin de licencias para la
reutilizacin, an hay cuestiones prcticas de nuestra re-ingeniera de sistemas
que vinculan claramente la licencia correspondiente a los archivos en cuestin.
Pero si creemos que nuestras propiedades son de valor para la comunidad en
general, sin duda tenemos que encontrar formas de utilizar todos los medios de
fomentar la reutilizacin.
uu Barreras a la liberacin para la reutilizacin

Uno de los primeros pasos para tratar de promover la liberacin para la
reutilizacin, es llevar a cabo un anlisis de las barreras que impiden que esto
ocurra. Como parte del programa de Reutilizacin de los datos, Estadsticas de
Nueva Zelanda realiz una revisin de los comentarios y evidencias publicados
a nivel nacional e internacional, as como de la retroalimentacin proveniente de
un pequeo nmero de agencias de gobierno de Nueva Zelanda que ya estn
haciendo los datos disponibles para su reutilizacin.
Los principales obstculos potenciales identificados son:

La cultura de la agencia (resistencia u hostilidad en relacin con el intercambio

de datos).
Limitaciones econmicas para la financiacin.
Asegurar la confidencialidad de los datos.
Ausencia de propiedad compartida.
Prcticas pobres de difusin.
Las agencias gubernamentales pueden o no mostrarse interesadas en liberar la

informacin y los datos ya sea porque no se dan cuenta o no estn convencidas
de sus beneficios, o de otra manera, oponerse activamente a su liberacin.
Aunque la mayora de la evidencia disponible se refiere al acceso a la informacin
oficial o a leyes de libertad de informacin, es probable que una cultura de
restriccin de acceso a la informacin tambin tenga en cuenta la restriccin del
acceso a los datos.
13 Cunningham, p28.
87
Las iniciativas para la reutilizacin de datos pueden requerir una financiacin

importante. Los costos de desarrollo y mantenimiento de datos y sistemas
de acceso son mucho ms fciles de medir que los beneficios derivados de la
reutilizacin de los datos. Esto puede hacer que sea difcil la construccin de casos
slidos de negocios para la inversin.
Las agencias pueden ser reacias a permitir la reutilizacin de los datos debido
al temor de que pueda violar la privacidad o confidencialidad. La legislacin
general, como la Ley de Privacidad de 1993, y la legislacin especfica, como la
Ley de Estadstica de 1975, imponen requisitos a las agencias gubernamentales
con el propsito de proteger los datos.
La reutilizacin de los datos puede ser muy complicada si no se tiene cuidado en
la difusin de los mismos.
La reutilizacin de los datos de otros ser ms fcil mediante la adopcin de
formatos legibles por medio de una mquina y arreglos simples de licencias.
Las barreras a la reutilizacin de los datos pueden surgir cuando los organismos
gubernamentales no tienen la propiedad nica de estos. Los datos que se
producen como resultado de una asociacin pblico-privada pueden presentar
dificultad para ponerlos a disposicin del pblico para su reutilizacin, debido
a la amenaza potencial a los intereses comerciales del socio privado. Los datos
pueden tener un valor de venta directa o incorporar propiedad intelectual de
valor. Los Maores podran ver una serie de conjuntos de datos en poder del
Gobierno como portadores de conocimientos tradicionales y esperar que el
acceso sea restringido.
Estas barreras se identificaron especficamente en relacin con la informacin
no personal estructurada, pero los mismos problemas surgen en forma repetida.
Reflexionar sobre stas requiere de un compromiso importante para los
archivistas al ayudar al Gobierno a superarlas. Ellos, naturalmente, deben cumplir
con las perspectivas del Gobierno y brindar balance a los intereses sociales tanto
del creador como del interesado en su toma de decisiones.
A travs de nuestro largo trabajo descriptivo y el inters en la contextualizacin
de la informacin, los archivistas hemos adquirido experiencia en los metadatos
que son de valor al proporcionar orientaciones en torno al manejo y difusin de
88
prcticas. En muchos casos, esta experiencia est respaldada por el mandato y los
poderes reguladores que se convierten en palancas potenciales para hacer frente
a las barreras de una manera muy directa.
uu La mezcla de Nueva Zelanda y la competencia en masa14

La liberacin de informacin es sin embargo slo un facilitador, las ventajas
nicamente se consiguen cuando los datos y la informacin son, en realidad,
reutilizados. Uno de los enfoques ms innovadores para fomentar tales
reutilizaciones es a travs de concursos en masa.
Nueva Zelanda realiz uno de estos concursos en noviembre del 2010, que tena
por objeto:

Fomentar el uso de contenido digital y datos de Nueva Zelanda.
Proporcionar ejemplos concretos de los contenidos y datos en uso de Nueva

Zelanda.
Animar a ms organizaciones para que liberaran contenidos y datos de Nueva

Zelanda para su reutilizacin.
Mezclar y Masificar NZ como se denomin la competencia, fue organizada

por Nueva Zelanda Digital, una iniciativa de la Biblioteca Nacional de ese pas
en colaboracin con 20 socios, entre ellos, Internet NZ, Google, Microsoft y las
iniciativas del gobierno abierto de datos, como data.govt.nz.
Mediante la promocin de una amplia gama de fuentes de datos abiertos, la
competencia incluy seis categoras para los mashups (participantes), incluido el
de mejor servicio de un gobierno abierto, adjudicado a los participantes que mejor
reflejaron la transparencia, accesibilidad, y un gobierno responsable a cualquier
nivel, 5 de remixes y una serie de premios especiales. Alrededor de NZ $30.000 se
recogieron para premiaciones en su mayora provenientes del sector privado.
Mientras que este tipo de competencias se han estado celebrando ya en varios
pases, todava no existe un acuerdo real de la forma como debe medirse su xito.
En Nueva Zelanda, se introdujeron cerca de 40 aplicaciones mashup y 200 remixes
para contenido. En una base per cpita, que representa ms entradas que en
14 http://www.mixandmash.org.nz/
89
cualquiera de las competiciones que se pueden comparar, con excepcin de

Noruega (que tena mayor premio en dinero).
La reaccin de los realizadores y la comunidad abierta de datos fue positiva,
pero se han registrado una serie de dificultades. Tal vez debido a la complicada
situacin econmica fue difcil obtener el patrocinio para los premios, incluso de
los gigantes de Internet. Por otro lado, en la competencia slo un nmero limitado
de nuevos datos pudo ser liberado para su reutilizacin, principalmente porque
las agencias de gobierno encontraron que eran incapaces de identificar los datos,
aprobar la liberacin y obtener informacin en lnea con la suficiente rapidez.
Por ltimo, se seal que el factor tiempo era problemtico para los estudiantes,
ya que en noviembre (en Nueva Zelanda) estn en exmenes de fin de ao.
Sin embargo, el concurso fue juzgado lo suficientemente exitoso como para una
segunda mezcla y masificacin que se prev para mediados del 2011. Para esta
prxima ronda, los organizadores esperan ayudar a los participantes a avanzar en la
escalera de xito, proporcionando retroalimentacin y apoyo para ayudar a que las
aplicaciones medias se perfeccionen con potentes y tiles herramientas; y ayudando
a los realizadores de los proyectos ganadores para que comercialicen su software.
Esta clase de competencias pueden parecer marginales a los intereses de archivo
de datos abierto, pero ah tambin encontramos problemas para reflexionar. Tal
vez lo ms obvio es pensar que estos eventos ofrecen la oportunidad de obtener
un mayor conocimiento sobre las fuentes de archivo en la comunidad tcnica.
Qu recursos tenemos que pudieran ser promovidos en un foro, o puestos en
lnea para su uso y reutilizacin?
En segundo lugar, los mashups creados plantean preguntas en torno al mandato
de mantenimiento de registros en los casos de co-produccin. Cuando estas
aplicaciones consumen los datos del gobierno y ayudan a sus servicios de apoyo,
hay una necesidad -o incluso slo una oportunidad- de los archivistas para apoyar
la captura y conservacin de los documentos.
Cmo estas formas emergentes de asociacin pblico-privada son capturadas
para la posteridad como parte del viaje en lnea de Nueva Zelanda? Una cosa
est clara: si ni siquiera somos conscientes de su existencia, estas preguntas no se
harn, y mucho menos sern contestadas.
90
uu Plan de accin para la continuidad digital (PACD) 15

Los ejemplos anteriores se centran en inquietudes relacionadas con el acceso
y reutilizacin, pero adems de los retos anteriormente mencionados para
encontrar la mejor manera de registrar estas nuevas formas de interaccin, los
archivistas tendrn que preocuparse por la sostenibilidad de los datos y las fuentes
de informacin que se utilizan. El sector privado cuenta con que se desarrollen
productos y servicios basados en la liberacin de los datos del gobierno, en
lugar de esperar razonablemente, que esos datos sigan estando disponibles para
ellos. Dicha reutilizacin de inmediato aumenta la importancia de los programas
eficaces de continuidad digital en todo el gobierno. En este contexto, un enfoque
eficaz no puede limitarse a la preservacin digital de los datos y documentos
transferidos a la custodia de los archivos, como modelos de datos abiertos
generalmente asumen que muchas de las fuentes seguirn siendo los registros
actuales en uso, por la agencia que los cre.
Archivos de Nueva Zelanda ha liderado el desarrollo y ejecucin de una totalidad de
respuestas del Gobierno a los problemas de continuidad digital que se presentan
a travs de las caractersticas propias de los documentos digitales y los nuevos
modelos de negocio que surgen a su alrededor. El Plan de Accin de Continuidad
Digital fue aprobado por el Concejo de Ministros para su aplicacin en junio del
2009 tras el desarrollo por parte de un grupo de agencias de informacin, dirigidas
por el Archivo de Nueva Zelanda.
El Plan identifica seis objetivos, cada uno con un nmero de acciones de soporte.
Objetivo 1: Comprender. Las personas implicadas en la continuidad digital se
comunican efectivamente con los dems y tienen un entendimiento comn del
contexto del problema.
Este objetivo ha sido un foco inicial de implementacin. Una de las acciones fue la
organizacin de conferencias y oportunidades de formacin, lo que condujo a la
exitosa conferencia Futuro Perfecto, celebrada en mayo del 2010, y que incluy
capacitacin y talleres, sesiones tradicionales de conferencias y un BarCamp (un
da semi-estructurado de discusin y reflexin colectiva). Se reconoci un nmero
creciente de practicantes que estn involucrados con la preservacin digital en
el da a da, y hemos configurado la Preservacin Digital Unin de Ejecutores
15
http://archives.govt.nz/advice/digital-continuity-programme/digital-continuity-actionplan
91
Prcticos, PD-UEP (DP-PIG sigla en ingls), como un foro para el intercambio de

historias de guerra.
Con el fin de mejorar la comunicacin entre las fronteras profesionales se compil
un glosario que se basa en la terminologa de una amplia gama de disciplinas. De
igual manera, se esta llevando a cabo una investigacin local con las universidades
de Nueva Zelanda. Sin embargo, hasta la fecha el xito de este esfuerzo se ha
limitado a la biblioteca y a las escuelas de la informacin: contina siendo difcil
atraer el inters de las facultades de ciencias de la computacin.
Objetivo 2: La buena gestin desde el primer da. Desde el momento de su creacin
toda la informacin digital se maneja de manera adecuada. Como se seal
anteriormente, la continuidad digital no puede esperar hasta que los registros
hayan pasado al cuidado de los archivistas. Para articular las buenas prcticas
y proporcionar una garanta en torno a la implantacin, con el apoyo eficaz de
seguimiento y auditoras se est poniendo en marcha un marco amplio de normas
y orientaciones .
Objetivo 3: Infraestructura. Existe una infraestructura slida con el fin de apoyar la
interoperabilidad de los sistemas y el costo de una efectiva preservacin digital.
Una slida infraestructura no significa slo la inversin nueva. Es importante
aprovechar las inversiones existentes del Gobierno en las iniciativas de
conservacin digital, en particular aquellas con ambiciones a largo plazo, como
las de la Biblioteca Nacional, el Archivo Digital del Patrimonio y el Archivo Digital
de Datos Estadsticos de Nueva Zelanda.
En un campo pequeo, es necesario colaborar en lugar de competir. Con el
tiempo, tenemos la intencin de investigar sobre los servicios compartidos para
el almacenamiento de informacin digital. Finalmente, este objetivo anunciaba
que la inversin sera necesaria para garantizar que el gobierno de Nueva Zelanda
cuente con una amplia capacidad de almacenamiento digital.
Objetivo 4: Informacin de alto valor guardada. La informacin significativa del
gobierno digital es capturada y conservada.
Este objetivo se centra en la necesidad de un enfoque que d prioridad, que
apunte a zonas de riesgo de la informacin en el sector pblico. Como primer
paso se realiz un anlisis sobre la naturaleza de los riesgos para la continuidad
y los indicadores que sugieren que la informacin est expuesta a esos riesgos.
92
La segunda dimensin de un enfoque prioritario es la de desarrollar una

comprensin ms sofisticada de valor a travs del anlisis de las funciones de
los organismos del sector pblico que puedan generar informacin digital
significativa, que tendr que ser mantenida a largo plazo.
Objetivo 5: Acceso de confianza. La gente puede acceder a la informacin digital de
hoy y/o en el futuro; la informacin est protegida contra accesos no autorizados.
El concepto de acceso de confianza articulado en el Plan es un intento para
reconocer la necesidad de que haya confianza en que la informacin ser fcil
de encontrar y disponible para su uso y reutilizacin y a su vez cumpla con los
requisitos para proteger la privacidad, la seguridad nacional y otras razones
legtimas para proteger el acceso. Las sensibilidades culturales tambin deben
ser entendidas y gestionadas. Este objetivo proporciona una conexin muy
directa entre la agenda de continuidad digital y el programa de Reutilizacin de
la informacin y los Datos abiertos.
Objetivo 6: Buen gobierno. El manejo de la informacin en todo el sector pblico
se caracteriza por la buena gobernanza, el liderazgo y la rendicin de cuentas.
Ya se ha aclarado que la colaboracin es fundamental para nuestro enfoque.
Los archivistas no se adjudican el monopolio de las competencias y los
conocimientos requeridos para un programa de continuidad digital reflexiva y de
apoyo al gobierno. En trminos puramente prcticos, simplemente no contamos
con los recursos, por lo que necesitamos trabajar con socios, en especial con
aquellos que en virtud de sus propios mandatos tienen un fuerte inters en la
gestin de informacin del sector pblico.
A pesar de que es un desarrollo que ha ocurrido desde que el Plan de Accin fue
aprobado, la integracin de los nuevos archivos de Espaa, la Biblioteca Nacional,
y Servicios de Tecnologa del Gobierno, es en parte una respuesta a la necesidad
de un liderazgo mejor coordinado e integrado en este mbito.
uu Programa de Archivo de Gobierno Digital -PAGD-16

Gran parte del PAGD trata de influir en otros organismos. Pero en ltima instancia,
para lograr que la archivstica de la informacin digital del sector pblico sea
exitosa, se requiere una infraestructura tcnica importante, en forma de archivos
16 http://archives.govt.nz/advice/government-digital-archive-programme
93
digitales, unas rutinas de mantenimiento y un hardware y software diferentes. Estos

sistemas no son ni sencillos ni baratos, pero en el presupuesto del ao pasado, a
pesar de la situacin fiscal, el Gobierno de Nueva Zelanda invirti US$ 12,6 millones
en un programa de Archivo de Gobierno Digital. Al anunciar la financiacin, el
ministro responsable por los Archivos de Nueva Zelanda, el Honorable Nathan
Guy, coment: El hecho de que este proyecto haya recibido el visto bueno,
demuestra la seriedad con que el gobierno toma el trabajo de los Archivos de
Nueva Zelanda y la importancia de la preservacin de la informacin. Con ello se
garantizar que la informacin digital sea accesible, utilizable y reutilizable por
aquellos que lo necesitan todo el tiempo que sea necesario. Tenemos que seguir
con la tecnologa y promover un gobierno abierto, transparente y responsable 17.
El Archivo Digital del Gobierno aprovechar el Archivo de Patrimonio Digital de la
actual Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda, compartiendo el repositorio central
y las herramientas de conservacin. La mayor parte de la obra y la complejidad no
estar en los componentes internos, pero se incorpora el archivo como un sistema
fcil de utilizar y de gran valor, tanto para las agencias como para el pblico.
Realizar depsitos en el archivo debe ser sencillo y automatizado en gran medida,
mientras que la funcionalidad de acceso pblico necesita cubrir las nuevas
expectativas de uso y la reutilizacin, el apoyo a los modelos de datos abiertos
y generalmente ir ms all hacia una aplicacin en lnea de nuestros servicios
actuales en la sala de lectura.
Por ltimo, volviendo a las directrices y prioridades para el Gobierno de las TIC
que he comentado anteriormente, el Programa de Archivo del Gobierno Digital
ha colocado en la hoja de ruta de Capacidad Comn un conjunto de iniciativas
seleccionadas por su importancia en la entrega de la infraestructura capacitadora
para que los objetivos se cumplan.
uu Conclusin
El idioma de los archivos juega un papel decisivo en la forma en que representamos
la informacin del Gobierno abierto. Pero en el mundo de la Web, la barrera ha
sido levantada. El comentarista del Gobierno abierto de Canad, David Eaves,
propone tres leyes de la informacin gubernamental abierta 18:
17 http://www.beehive.govt.nz/speech/announcement-government-digital-archive
18 http://eaves.ca/2009/11/29/three-laws-of-open-data-international-edition/
94
1. Si no puede ser indexado o indexados, no existe.

2. Si no est disponible en formato legible por parte de una mquina y abierto,
no puede participar.
3. Si el marco legal no permite que sea reutilizado, no tiene poder.
Considerados desde esta perspectiva, los archivistas deben cambiar sus prcticas
para ser efectivos en el trabajo de un Gobierno abierto. Esta es un rea apasionante
que si bien ofrece a los archivistas la oportunidad de aplicar sus conocimientos y
apoyar los programas de poltica contempornea, puede ser una amenaza si no
somos capaces de asumir el reto.
95
LA GESTIN ELECTRNICA EN EL DISTRITO

CAPITAL: NUEVOS RETOS, NUEVOS DESAFOS1
Luis Fernando Sierra Escobar2
Jos David Rodrguez Rojas3
u Resumen
La maestra Antonia Heredia (2009) afirma que la Administracin electrnica no es
una moda sino una implantacin obligada. No tiene marcha atrs, pero la aceleracin
puede ser una mala compaera y un buen negocio colateral para las empresas
informticas. Por tanto, la e-administracin determina una gestin documental
electrnica que no debe identificarse con la digitalizacin de documentos porque
sta es solo la manifestacin ms actual de la difusin y de la comunicacin.
Visto as, el texto se estructura en tres grandes partes: la primera es una reflexin
terica y conceptual en torno a los principales conceptos relacionados con la
gestin electrnica de documentos; la segunda, contiene algunas orientaciones
bsicas al momento de disear el instrumento para el diagnstico de la e-gestin
documental en el Distrito Capital; y finalmente, la tercera se relaciona con la
socializacin de los principales puntos a tener en cuenta, cuando se aborda la
elaboracin del informe de resultados desde el punto de vista de la Norma NTCISO 15489-1 (ICONTEC).
Descriptores: Gestin documental, Documentos electrnicos, Metodologa
archivstica, Administracin electrnica.
1
Ponencia resultado de la investigacin Diseo de una metodologa para la gestin

documental enfocada a procesos, la cual es objeto del Convenio de Cooperacin 2215100742-2009, celebrado entre la Alcalda Mayor de Bogot Archivo de Bogot y la Universidad
de La Salle , la cual fue llevada a cabo por: Luis Fernando Sierra (investigador principal), Jos
David Rodrguez (coinvestigador rea de Tecnologa), Oscar Almanza (coinvestigador rea
de Procesos) y Jos Efran Forero (asistente de investigacin).
Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica (Licenciatura).

Especialista en Sistemas de Informacin y Gerencia de Documentos (postgrado) y Magster
en Docencia de la Universidad de La Salle.
Ingeniero electrnico, Mster en Sistemas y Redes de Comunicaciones.
97
uu Introduccin
En trminos tecnolgicos, los ltimos aos del Siglo XX estuvieron marcados por
el afn de las organizaciones de adquirir la mayor cantidad de infraestructura
tecnolgica que asegurara una prestacin aceptable de servicios y la mejor forma
disponible para conectarse con el resto del mundo. Es as como se gastaron
enormes recursos en redes de datos locales, conectividad entre sedes y centros
de datos corporativos, con gran cantidad de capacidad de cmputo, que supliran
la creciente demanda de servicios.
Contando con la tecnologa apropiada, la prioridad de las organizaciones se
enfoca en comprender los requerimientos de sus clientes y sus usuarios internos
y externos. De esta forma nacen las mesas de ayuda y sus posteriores evoluciones,
centros de llamadas y centros de contacto, las cuales permiten no slo el registro
y control de las solicitudes relacionadas con el servicio, sino que inician el proceso
de aprendizaje sobre el entorno que las rodea.
La evolucin contina con herramientas que permiten la gestin y el seguimiento
de las acciones y responsabilidades. No es comprensible una organizacin que crece
tcnicamente, que atiende a sus clientes, que conoce sus necesidades y es catica
en su organizacin interna. Los conceptos de flujos de trabajo y gestin de procesos
internos, as como el de mejoramiento continuo aparecen en escena y hacen que la
lnea tecnolgica preste atencin a la optimizacin y al aprendizaje interno.
El zig-zag de la lnea se estabiliza cuando la organizacin encuentra el punto
medio entre la mejor atencin a los clientes y la optimizacin de sus procesos
internos. La medicin interna, los tableros de control y balance (Balance ScoreCard)
y los conceptos de integracin e interoperabilidad hacen que la organizacin se
centre en el cliente o usuario y que, muy rpidamente, se aprenda de l y del
mismo comportamiento de la organizacin. El mismo concepto de inteligencia
del negocio (Business Intelligence BI), los repositorios nicos de datos y los
almacenes y cubos de informacin son los pilares para que la organizacin
soporte los embates de la competencia y de los requerimientos cada vez ms
crecientes, en calidad y oportunidad, de los clientes. (Ver figura 1).
Con este panorama y teniendo en cuenta que la informacin es, quizs, el
activo ms importante en las organizaciones, se crean varios interrogantes:
Cmo mantener los servicios, la informacin y, al mismo tiempo, garantizar su
98
disponibilidad, confiabilidad y seguridad? Si la misin de la organizacin no es la

tecnologa, cmo garantizar el soporte y el conocimiento tcnico indispensable
para asegurar el crecimiento y disponibilidad de los servicios ? Cmo hacer para
que la informacin y los responsables de la misma adquieran la importancia
necesaria? Cmo integrar la informacin tradicional (documentos tradicionales)
con la informacin de carcter digital?
Figura No. 1. Evolucin de la lnea tecnolgica
El presente documento pretende describir y proponer metodologas basadas en la

investigacin sobre la forma ms eficiente de gestionar los activos de informacin
de las entidades del Estado, ms concretamente, las entidades del Distrito Capital,
de cara a una nueva era en la generacin y gestin de la informacin.
uu 1. Documentos tomados como referencia

Para el desarrollo de la investigacin se tomaron varios documentos como
referencia. El cuadro 1 muestra el listado y una breve descripcin de la pertinencia
para el estudio.
99
100
DOCUMENTO
CONCEPTO
PRESENTACIN ARCHIVOS DIGITALES UGPP (Hctor Bonilla) junio

de 2009
Se lleva a cabo una presentacin con una combinacin entre metodologa, requerimiento y recomendacin. Realiza
un primer ejercicio sobre los temas principales que se deberan tener en cuenta de cara a una gestin electrnica
de documentos. No se hace referencia a ninguna norma
o recomendacin, aunque es claro el concepto de rcord
(documento electrnico de archivo) y las implicaciones
que esto conlleva. Tiene una aproximacin lejana sobre lo
que sera una metodologa, en consecuencia con el alcance de la investigacin.
INFORME VISITA CAJANAL (Hctor

Bonilla y varios firmantes) Agosto
de 2008
Es un ejemplo de recoleccin de informacin y diagnstico del manejo documental y del tema de digitalizacin
para CAJANAL, suscrito por varios firmantes. El documento
muestra en detalle los temas de manejo documental. No
est orientado el tema de rcord, pero es un buen ejercicio
para poder tomarlo como base y complementarlo desde la
visin del Archivo de Bogot. Se har un comparativo con
la norma y recomendacin 15489.
PRESENTACIN ORFEO (No indica

autora) Sin fecha.
Se hace un anlisis de la aplicacin ORFEO de la Superintendencia de Servicios Pblicos. Sus componentes, mdulos y dems funciones. Indica los alcances y se hace un
comparativo de ventajas y desventajas.
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN (ngela Ovalle Xiomara

Cabrera) Sin fecha
Es un buen marco de referencia para iniciar la evaluacin

de las entidades del Distrito. Se establece una serie de
principios que debe ser revisada. Es claro que va orientado
a los documentos fsicos pero tiene completa aplicabilidad
a los documentos electrnicos de archivo (rcord). Se hace
mencin, igualmente, a temas como conservacin, recuperacin, seguridad, en clara alineacin con la norma de
seguridad de la informacin, aunque no hace mencin
explcita a ella.
PROYECTO DE DECRETO ESTRATEGIA DISTRITAL DE GOBIERNO

ELECTRNICO
Se presenta un documento con el ttulo de GOBIERNO

ELECTRNICO. Sin embargo, no se hace referencia al tema
de gobierno sino al manejo de archivos digitales. Hace
clara mencin de la estrategia de Gobierno en lnea. El
documento es insumo esencial en el proceso de la metodologa que ser propuesta. Se debe sugerir que se aplace
su promulgacin de cara al anlisis y a la inclusin de las
metodologas que resulten de nuestro trabajo . Sobre este
documento se requiere hacer un estudio ms profundo,
pues tiene un alto componente tcnico.
DOCUMENTO
CONCEPTO
GUA DISTRITAL DEL EQUIPO

TRANSVERSAL DE GESTIN DOCUMENTAL
No hay una referencia al tema de documentos electrnicos o digitales, sin embargo, es un documento a tenerse en
cuenta en el proceso pues menciona y explica los procesos
de gestin documental desde el punto de vista estratgico
y permite establecer la visin de articulacin entre los que
responden por el tema de archivo y las altas direcciones.
METODOLOGA DE FORMULACIN DE ESTNDARES PARA

PROCESOS MISIONALES 2009
El documento es una buena gua para la formulacin de

estndares, lo que debe ser una herramienta bsica si
nuestras recomendaciones se convierten en estndares
para el Distrito. No se hace referencia directa al tema electrnico o digital, pero s indica que temas como la fotografa digital, por no ser un proceso similar al tradicional,
debe tratarse de la misma manera que los dems archivos
digitales de informacin, con lo cual, no es ajeno el concepto de archivos digitales o informacin de tipo digital. Hace
mencin, igualmente, sobre el tema de soportes electrnicos o convencionales.
MANUAL DE GOBIERNO EN LNEA

2010
Por supuesto, debe ser el documento gua para las etapas

a cumplir por parte de las entidades, toda vez que se menciona el tema de evidencias electrnicas que las autoridades competentes deben regular.
METODOLOGA DE SEGURIDAD
DE LA INFORMACIN Y APLICACIN DE ISO 27001
Documento de referencia acerca de la seguridad de la informacin estructurado y entregado por el Programa Gobierno en lnea. Tiene alta relevancia pues no es posible
entender un sistema de gestin de informacin sin un esquema de seguridad asociado.
METODLOGA DE EVALUACIN DE
GOBIERNO EN LNEA
Documento de referencia que permite al Programa Gobierno en lnea evaluar el avance del cumplimiento del
Decreto 1151 de 2008 de las entidades del Estado. Se propone como referencia para la metodologa que se aplicar
a las entidades del Distrito Capital.
GEL-IP ESTRATEGIAS DEIMPLEMENTACIN DE SEGURIDAD DE

LA INFORMACIN
Documento elaborado por el Programa Gobierno en Lnea. Junto con el documento de evaluacin, sern marco
de referencia fundamental y complementario a las metodologas de evaluacin que sern propuestas.
GEL IP MODELO DE SEGURIDAD

SANSI SGSI
Documento elaborado por el Programa Gobierno en Lnea.

Establece el modelo de referencia para la implementacin
de los Sistemas de Gestin de Seguridad de la Informacin
(SGSI o ISMS por sus siglas en ingls).
101
DOCUMENTO
CONCEPTO
ARTCULO EL DOCUMENTO ELECTRNICO: QU CARACTERSTICAS

DEBE CUMPLIR DE CARA A LAS
ORGANIZACIONES DEL SIGLO XXI?
Documento de referencia de mediados de la dcada del

2000 que establece algunas pautas y caractersticas que
deben tener los documentos electrnicos, de cara a convertirse en evidencias o elementos probatorios.
NTC ISO 15489
Marco de referencia y recomendacin estndar sobre la

gestin electrnica de rcords (documento electrnico
de archivo). Se presenta como la base de la metodologa a
proponer y como estndar de cumplimiento.
uu 2. Marco terico
2.1. Definicin de documento y documento digital
Para comprender el concepto de informacin digital, y por consiguiente, de evidencia
en el mundo digital, es necesario hacer referencia al concepto inicial de documento.
Un documento puede ser un libro, una revista y los artculos que en stos se
publican. Tambin puede ser una carta, una factura o un informe. As mismo,
una imagen, dibujo, grfico, fotografa, pelcula, video y los sonidos grabados en
discos, cintas, cartuchos pticos o discos magnticos.
Si se revisa la definicin propuesta por varios autores, todos son documentos
sin importar el medio: textos, imgenes fijas, imgenes en movimiento o sonido.
No interesa el soporte en el que se registra la informacin: cuero, cortezas de
cualquier tipo, papel, celulosa, acetato, medios magnticos y pticos, se trata de
documentos impresos y/o audiovisuales4.
De igual forma, la imagen digital que se hace de cualquier documento impreso,
puede constituir un documento.
Pasa lo mismo con cualquier conjunto de informacin que conforme una unidad
significativa independiente, registrada en un soporte de tipo digital5. En este
caso ya no se trata de un documento impreso o audiovisual sino digital; un
4 Referencia y recopilacin del concepto de documento de varios autores en internet.

5 El concepto de informacin digital significa que toda la informacin ahora puede
representarse en unos y ceros o dgitos. Lo que puede cambiar o variar es la forma como
esos dgitos son interpretados, lo cual constituye el formato de la informacin digital.
102
documento que no recibe su nombre de la manera particular como se registra,

sino del medio en el que se presenta la informacin.
En consecuencia, una simple confirmacin de una consulta a una base de datos, un
correo electrnico o el diligenciamiento de un formulario web pueden, aplicando
la definicin, constituirse como documentos.
2.2. Concepto de rcord (documento electrnico de archivo)
Actualmente muchos de los documentos y activos de informacin de las compaas
nacen, viven y mueren en el mundo digital. Sin embargo, son evidencias que deben
ser gestionadas adecuadamente tal como se hara con un documento impreso.
En consecuencia, un documento impreso es un objeto de un proceso relacionado
como descripcin bibliogrfica o clasificacin. El resultado del proceso, es decir
su producto, es un registro bibliogrfico o catlogo. Cualquier usuario de los
documentos mencionados tendr que hacer uso de dicho registro para poder
referenciarlos y recuperarlos.
El cuadro N2 muestra un comparativo entre un esquema de organizacin
tradicional de documentos extrapolado al mundo digital6. El ejercicio se propone
dado que, aunque en la actualidad la mayora de las transacciones se realizan por
medios digitales, estas evidencias deben conservar todas las caractersticas de un
documento en el mundo real.
ORGANIZACIN TRADICIONAL
DE DOCUMENTOS
ORGANIZACIN DIGITAL
RCORDS
OBJETO
Libros, documentos
Documento electrnico de
archivo (rcord) objeto digital
de informacin.
PROCESO
Descripcin bibliogrfica,
clasificacin
Metadatos descriptivos y
orientados al contenido.
PRODUCTO
Registro bibliogrfico, catlogo
Registro (archivo) de
metadatos. Sistemas de
recuperacin de informacin.
Cuadro 2. Organizacin tradicional de documentos vs organizacin electrnica de rcords

(Fuente: Eva Mara Mndez R.)
6 Eva Mara Mndez Rodrguez, Departamento de Biblioteconoma y Documentacin.
Universidad Carlos III. Madrid, Espaa.
103
Otros autores complementan el concepto de rcord con el de sistemas de gestin

electrnica de rcords. Lo hacen debido a que hay una tendencia a confundirlos con
los sistemas de gestin de imgenes. Si bien es cierto que los sistemas de gestin
de imgenes pueden llegar a convertirse en sistemas de gestin electrnica de
rcords, hay muchas caractersticas de unos y de otros que los hacen diferentes7.
El cuadro N3 muestra un comparativo de un sistema de gestin electrnica de
documentos versus un sistema de gestin electrnica de rcords, en el que se
establecen algunas pautas que se deben cumplir de cara a constituir documentos
digitales en evidencias.
SISTEMA DE GESTIN ELECTRNICA DE SISTEMA DE GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOS
RCORDS
Permite la modificacin de los
documentos y la existencia de varias
versiones.
No permite la modificacin de los

documentos.
Pueden permitir borrar los documentos.
Solo permite borrarlos bajo estrictas

formas de control.
Pueden incluir algn tipo de control de

retencin documental.
Deben incluir rigurosos controles de

retencin.
Pueden incluir estructuras de

almacenamiento con control de los
usuarios.
Deben incluir una rigurosa estructuracin

de los rcords (El cuadro de clasificacin)
que controla el administrador.
Se dirige primariamente a apoyar el uso

cotidiano de los documentos para llevar a
cabo la actividad empresarial.
Puede apoyar el trabajo cotidiano, pero

proporciona principalmente repositorios
seguros para los rcords relevantes.
Cuadro 3. Comparativo de un sistema de gestin electrnica de documentos vs un sistema de

gestin electrnica de rcords (documento electrnico de archivo) Fuente: Mara del Valle Palma
uu 3. Propuesta de la metodologa
3.1. Alcance
El alcance de la investigacin abarca las siguientes actividades:
a) Elaboracin de una metodologa que permita reunir la informacin del
7 Mara del Valle Palma Villaln, Directora del Observatorio de Documentacin Digital. Madrid,
Espaa.
104
Archivo de Bogot y sea la gua para que las entidades del Distrito recolecten
su informacin sobre sistemas que generen transacciones que puedan ser
aplicables a un ERMS.
b) Aplicacin de la metodologa descrita en el numeral anterior para obtener el
inventario del Archivo de Bogot.
c) Elaboracin de una metodologa basada en leyes, decretos, normas,
estndares y recomendaciones, para establecer lo lejos o cerca que se est de
un ERMS.
d) Aplicacin de la metodologa para establecer el estado actual del Archivo de
Bogot.
3.2. Sistemas sujetos a revisin
El Comit de seguimiento de la investigacin por parte del Archivo de Bogot
estableci los siguientes sistemas de informacin que sern sujetos de revisin
con la metodologa propuesta:
Listado de sistemas que sern sujetos a revisin (decisin del Archivo de Bogot).
3.3. Metodologa para la recoleccin de informacin
3.3.1. Criterios de elaboracin
De acuerdo con los documentos referenciados en este documento y teniendo
en cuenta algunas entrevistas realizadas a expertos en el tema de indicadores
y mediciones, se establecieron varios criterios iniciales para la elaboracin de la
metodologa de recoleccin de informacin:
a) El formulario debe ser corto, pero debe permitir abarcar todos los temas
alrededor de un sistema de gestin electrnica de rcords (documento
electrnico de archivo).
b) Debe estar alineado con los estndares y recomendaciones aplicables a
los conceptos de rcord, gestin electrnica de documentos y de rcords,
seguridad de la informacin, as como al concepto de usabilidad.
105
c) Debe estar alineado a las normas y leyes colombianas establecidas hasta el

momento, en armona con la normatividad general aplicable.
d) Debe orientarse a una audiencia que sea la responsable de la informacin a
nivel de todas las organizaciones.
e) Debe ser fcilmente accesible a todos los pblicos con formacin en temas
de administracin de la informacin pero debe permitir, igualmente, su
entendimiento a niveles directivos.
3.3.2. Referencias consultadas
ESPAA: Documento El Archivo parlamentario de las Cortes de Castilla y Len:
implementacin de un Sistema de Gestin Documental (aplicacin prctica de
la norma ISO 15489).
ESPAA: La gestin de la informacin en el Tercer Sector de Bizkaia (Pas Vasco).
ESPAA: Implantacin de Alfresco-Julin Cervio-Queres Tecnologas.
VENEZUELA: La norma ISO 15489: informacin y documentacin: gestin
documental.
COLOMBIA: Audrey Milena Parra Triana, Diseo del cuadro de clasificacin
documental [tesis de grado] del Instituto Colombiano de Antropologa e Historia.
3.3.3. Formulario de recoleccin de informacin
Se propone un formulario cualitativo que arroje un diagnstico en reas
relacionadas directamente con la gestin de informacin. Mediante el anlisis se
podr establecer qu tan cerca o lejos se est del objetivo.
Seale un valor de 1 a 5, donde 5 es cumplimiento total y 1 es no cumplimiento.
1. Entronizacin de la informacin como activo estratgico de la organizacin
1
1.1 La informacin es un recurso estratgico para que la
organizacin alcance sus objetivos?
1.2 Cuenta su organizacin con un nico sistema de gestin
de informacin creada y recibida?
106
1.3 Tiene la organizacin identificados los temas de inters

sobre los que debe tener la informacin actualizada y
disponible?
1.4 Realimenta la organizacin su misin, visin y objetivos,
de acuerdo con la informacin del punto anterior?
1.5 Cree que el Gobierno Nacional promueve acciones que
contribuyen al desarrollo de sistemas de informacin
estratgica a nivel de la organizacin?
1.6 El personal de la organizacin (servidores pblicos
y contratistas) conoce las polticas de gestin de la
informacin, sus procesos y procedimientos?
1.7 La gestin de la informacin (tradicional o digital) tiene
responsables en la entidad?
1.8 Los responsables son de una misma dependencia?
1.9 Los responsables cuentan con las competencias
necesarias para la gestin de la informacin (tradicional o
digital)?
1.10 Cuenta la organizacin con la tecnologa suficiente para
atender la demanda de los sistemas de gestin de la
informacin?
1.11 Se lleva a cabo una evaluacin y seguimiento continuo a
los sistemas de gestin de informacin?
2. Identificacin y evaluacin de las necesidades de informacin

1
La organizacin cuenta con la informacin actualizada, precisa y oportuna de:

2.1 Ciudadanos, clientes, empresas?
2.2 Presupuesto, finanzas, aportes, contratos?
2.3 Concursos pblicos, licitaciones, convenios, acuerdos?
2.4 Proveedores, contratistas?
2.5 Redes sociales, organizaciones, alianzas?
2.6 Otras entidades del Estado?
2.7 Cambios en el entorno social o econmico?
2.8 Recursos humanos y tcnicos al interior de la entidad?
2.9 Actividades desarrolladas por la entidad? (Proyectos,
servicios)
107
3. Identificacin y seguimiento a las fuentes de informacin

1
3.1 La entidad identifica, clasifica y evala sus fuentes de

informacin siguiendo la misma metodologa para todas
(tradicional o digital)?
3.2 Se cuenta con sistemas de bsqueda sistemtica de
informacin sin importar el tipo? (Tradicional o digital)
3.3 Todos los miembros de la entidad (servidores o
contratistas) tienen acceso a la informacin de la
dependencia a la que pertenecen?
contratistas) tienen acceso a la informacin de otras
dependencias diferentes a la que pertenecen?
3.5 La entidad tiene ordenada y clasificada la informacin
econmico financiera?
3.6 La entidad tiene ordenada y clasificada la informacin de
recursos humanos?
3.7 La entidad tiene ordenada y clasificada la informacin de
misional?
4. Tratamiento, gestin y disposicin de la informacin

1
4.1 La entidad analiza y selecciona la informacin (tradicional
o digital) que recopila?
4.2 La entidad cuenta con los recursos para gestionar la
informacin interna? (nmina, contabilidad, financiera)
contratistas) tienen acceso a la informacin de la
dependencia a la que pertenecen?
4.4 Toda la informacin se gestiona en sistemas
informatizados?
4.5 La entidad intercambia informacin entre sistemas
internos?
4.6 La entidad intercambia informacin con sistemas
externos?
108
4.7 Cuenta la entidad con un esquema sistematizado para

difundir la informacin? (Boletines, revistas, comunicados,
etc,.)
5. Uso y aplicacin de la Informacin

1
5.1 La entidad toma decisiones con base en la totalidad de la

informacin que gestiona?
5.2 Se elaboran informes, resmenes o indicadores a partir
de la informacin que se recibe, se genera o se gestiona?
5.3 Se mide al interior de la organizacin la calidad de la
informacin que se recibe, se genera o se gestiona?
5.4 La informacin de la entidad se encuentra disponible,
accesible y es fcilmente localizable para usos y
aplicaciones posteriores?
5.5 El tratamiento de bsqueda, referencia, consulta y
aplicacin es la misma para la informacin tradicional que
para la informacin digital?
uu 4. Resultados de la recoleccin de informacin

para el Archivo de Bogot
Una vez aprobada la metodologa de recoleccin de informacin, se aplicar a la
entidad y a los sistemas de informacin seleccionados por los responsables del
proyecto.
uu 5. Metodologa para la evaluacin del cumplimiento

de los sistemas de gestin electrnica de rcords
Se proponen, para estudio y decisin del Archivo de Bogot, dos herramientas de
ponderacin del estado de las entidades frente al cumplimiento de un sistema de
gestin electrnica de rcords (documento electrnico de archivo).
5.1. Ponderacin por calificacin de aspectos generales
El cuestionario de recoleccin de informacin es de 20 preguntas agrupadas en
los siguientes temas:
109
Marco regulatorio
Polticas y responsabilidades
Requisitos de la gestin de documentos
Diseo e implementacin de un sistema de gestin de documentos
Procesos y control de gestin de documentos
Supervisin y auditora
Capacitacin
Cada pregunta se califica entre 1 a 5, a criterio de los responsables de Gobierno en
lnea, de sistemas, de archivo, o de la persona responsable que la entidad delegue.
Las calificaciones por pregunta se tabulan en una tabla que consolida las
calificaciones y pondera segn el peso de cada tema dentro de la encuesta.
La calificacin consolidada se compara con una tabla de valores en semforo as:
Rango 1.0 1.9: insuficiencia crtica
Rango 2.0 2.9: insuficiente
Rango 3.0 3.9: adecuado
Rango 4.0 5.0: satisfactorio
La entidad aporta su calificacin a cada sector del Gobierno Distrital para que, de
la misma forma, se califique el sector y el gobierno en su totalidad.
5.2. Ponderacin por calificacin de aspectos especficos
La herramienta de ponderacin se basa en preguntas y respuestas de tipo binario
(SI-NO). Cada aspecto tomado de la norma y de lo que debera contener un
sistema de gestin electrnica de rcords (documento electrnico de archivo)
genera varias preguntas de este tipo que cuentan para el resultado final.
El conteo se consolida posteriormente y se le asignan valores segn un peso por
importancia de cumplimiento.
El estado de la entidad es un valor que est dentro de los siguientes rangos con
las siguientes calificaciones:
110
1 a 20 en la fase inicial
21 a 40 en la fase experimental
41 a 60 en la fase de adaptacin
61 a 80 en la fase de estabilizacin
81 a 100 en la fase de implementacin total
Al igual que la anterior metodologa, la calificacin de la entidad aporta para la
calificacin del sector y del gobierno del Distrito.
5.3. Evaluacin del cumplimiento de los sistemas de gestin
electrnica de rcords para el Archivo de Bogot
Una vez aprobada la metodologa de recoleccin de informacin, se aplicar a la
entidad y a los sistemas de informacin seleccionados por los responsables del
proyecto.
111
CIUDADES DIGITALES Y ARCHIVOS

La informacin en la era 2.0
Dra. Laura Nahabetin Brunet1
u Introduccin
La crisis de la democracia es que no es lo
suficientemente democrtica .... - por lo que se
necesita - una redefinicin de los derechos y las
obligaciones de los individuos.2
Ya no se requiere de mayor debate ideolgico para
demostrar que la democracia es una condicin
necesaria para el desarrollo. Nos referimos a la
democracia considerada no slo como el rgimen
poltico sino como un sistema de relacin con
los ciudadanos que va incluso ms all de lo
institucional.3
De igual manera, la actualidad de la modernidad exige ubicar estrategias y

polticas que faciliten el aprovechamiento de las posibilidades que la revolucin
tecnolgica incorpora, as como minimizar al mximo sus perjuicios.
1
Doctora en Derecho y Ciencias Sociales de la Universidad Mayor de la Repblica Oriental del

Uruguay. Magster en Ciencias de la Legislacin y Gobernanza Poltica de la Universidad de
Pisa. Magister en Derecho con nfasis en Derecho Constitucional y Derechos Humanos de
la Universidad Catlica del Uruguay. Diplomado en Teora Poltica y Gestin, en Relaciones
Internacionales y Desarrollo Poltico Latinoamericano, en Derechos Econmicos, Sociales
y Culturales en Chile y en Derechos Humanos con nfasis en Participacin de la Red
de Universidades Jesuitas (AUSJAL). Especialista en Gobierno y Administracin Digital.
Especialista en Derecho Constitucional y Derechos Humanos. Docente Universitaria
integrante del Instituto de Derecho Informtico de la Universidad Mayor de la Repblica
y del rea de Derecho Constitucional y Derechos Humanos de la Universidad Catlica del
Uruguay. Profesional I de la Direccin de Derechos Ciudadanos de AGESIC. Asesora en el
Parlamento Nacional de la Repblica. Direccin electrnica: lnahabetian@gmail.com
Anthony Giddens, The Third Way, Londres, 1998.
Fernando Carrillo Flrez, El dficit de democratizacin en Amrica Latina, en: Democracia

en dficit: gobernabilidad y desarrollo en Amrica Latina. Washington: BID, 2001.
113
Sin duda las TIC ofrecen la oportunidad de dar nueva vitalidad a los gobiernos,
empoderando a los ciudadanos, transformndolos no slo en clientes digitales,
sino en ciudadanos poltica, econmica y socialmente digitales, facilitndoles la
vida, con ahorros en los gastos pblicos y aumentando la eficiencia y transparencia.
En este contexto, las tecnologas generan un sinfn de oportunidades y de retos,
que nos interpelan con ms profundidad de la que tenemos conciencia.
En efecto, los nativos digitales llevan una considerable ventaja; los que no lo son
debern adaptarse.
Cabe preguntarse entonces, si el gobierno electrnico es un medio para la
consecucin de un fin superior como lo es el perfeccionamiento de la democracia,
puede considerarse como un derecho ciudadano? y de igual manera, el acceso
a la informacin pblica en tanto derecho fundamental, no puede ser facilitado
y canalizado a travs de mecanismos generados a partir de las polticas pblicas
que se instrumenten en este sentido?
Gobierno responsable parece ser el centro de la dialctica poltica como forma de
generar nuevamente la confianza de los ciudadanos.
Algunos adelantados han intentado proveer de mejores servicios y a la medida de
los ciudadanos; sin embargo, un gobierno responsable no se desarrolla en forma
cabal desde la visin de los polticos, sino a partir del conocimiento de lo que
entienden y requieren los ciudadanos y las empresas.
Los ciudadanos reclaman cada vez con mayor nfasis abandonar la tradicional
condicin que les fuera asignada hace dcadas de consumidores de polticas
pblicas para transformarse en creadores de tales.
Ciudadana activa es una relacin basada en la asociacin con el gobierno, en
la que los ciudadanos activamente se involucran en definir los procesos y el
contenido de la poltica.4
As las cosas, la realidad indica la necesidad de dar respuesta hacia y desde el
sistema poltico y la sociedad civil, de forma de actuar transversal e integradamente
como manera de sustentar la coexistencia, la estructura, los componentes y
fundamentalmente, la gobernabilidad del sistema.
4 Government Online International Network, Online Consultation in GOL Countries, OCDE, 2001.
114
El e-gobierno tiene el potencial de permitir la adopcin de prcticas de buen

gobierno. Esto significa ser consciente del poder de creacin de redes y de la
construccin de capacidades de las TIC entre la constelacin de los entes interesados,
como las administraciones pblicas, los ciudadanos, las empresas, las organizaciones
de la sociedad civil, los parlamentos y las organizaciones observadoras. Tambin
significa tomar decisiones cuidadosas sobre el acceso, la seguridad y la proteccin
de la privacidad de sus relaciones con estos grupos5.
uu Democracia
Es importante establecer algunos elementos bsicos que permiten calificar a un
rgimen como democrtico.
Samuel Huntington6 otorga gran relevancia a la competitividad en las elecciones
como una forma de obtener el poder en tanto elemento determinante de la
democracia.
Robert Dahl7 por su parte, afirma que la democracia debe satisfacer, al menos de
manera general, los siguientes estndares:

Participacin ciudadana cierta.
Igualdad de voto.
Posibilidad de un entendimiento informado.
Hacia esos mismos fines es necesario un sistema institucional que est a cargo de
representantes electos, que garantice la libertad de las elecciones, su frecuencia
y su libre competencia, as como la libertad de expresin. De igual manera, la
existencia de informacin, la autonoma de asociacin y la no discriminacin son
parte fundamental de ese sistema.
Para Dahl si estos elementos en concreto no estn presentes, esa igualdad poltica
proclamada en realidad no incluye de manera equitativa a todos los ciudadanos
en el marco de las polticas de Estado que se construyan.
5 Edwin Lau, Construyendo una nueva gobernanza a travs del e-gobierno: una visin de la
OCDE, en: Revista del CLAD Reforma y Democracia N 31. Caracas, 2005.
6 Samuel Huntington, El orden poltico en las sociedades en cambio. Buenos Aires, 1972.
7 Robert Dalh, La democracia: una gua para los ciudadanos. Buenos Aires, 1999.
115
La gobernabilidad podr ser calificada como democrtica en la medida en que

las decisiones de autoridad adoptadas en el presente y futuro, as como la solucin
de posibles situaciones de conflicto, se determinen de acuerdo a procedimientos
y normas calificables como democrticas.
Todas estas manifestaciones slo sern posibles si los gobernantes y los lderes
partidistas asumen un rol comprometido con la participacin ciudadana, y la
ciudadana a su vez, se compromete a exigir un conocimiento efectivo, el acceso
a la informacin -de la que es duea- y la rendicin de cuentas.
Si el pueblo es, pues, el fundamento legtimo y real del poder poltico, el objetivo
es averiguar el sentido en el que ha de encaminarse la accin democrtica, los
valores definitorios de la democracia.
Esta tarea es tanto ms urgente cuanto que por democracia se han hecho pasar
en este siglo y an continan hacindose pasar los regmenes polticos ms
deleznables.8
De acuerdo con lo indicado por Hannah Arendt, tres son las condiciones que
deben cumplirse para que en sentido abstracto, pueda ser posible hablar de
autorregulacin democrtica, a saber:
Secularizacin. En primer lugar, el supuesto cultural ms importante para este
proyecto de autogobierno democrtico es el desmantelamiento radical de
justificaciones trascendentes del poder poltico.
Las decisiones polticas acerca de la sociedad dependen exclusivamente de las
instituciones, formas polticas, culturales y orientaciones morales en cuyo marco
tiene lugar el proceso de formacin de la voluntad democrtica.
Opinin pblica poltica. Si se cumple la secularizacin radical de las razones de
justificacin de la poltica o, lo que es lo mismo, si no existe ningn argumento capaz
de sustraerse a la discusin, la segunda condicin de un proceso democrtico se
refiere al fenmeno de la opinin pblica poltica. En una sociedad radicalmente
ilustrada la calidad de la poltica se mide por las instituciones en el marco de las
cuales se forma la opinin pblica poltica. ... sta es el primer factor de la poltica
y consecuencia ejemplar de una genuina ilustracin. Con Luhmann, podra
8 Agapito Maestre, La cuestin democrtica: para explicar las transformaciones de la poltica
(apuntes del Diplomado en Derechos Humanos), AUSJAL, 2010.
116
describirse la opinin pblica poltica como un espacio abierto tanto desde el

punto de vista material como desde una ptica social e histrica.
La opinin pblica poltica es un espacio materialmente abierto en el sentido de
que todos los temas pueden ser discutidos en las sociedades desarrolladas.
Una opinin pblica poltica consecuente tambin tiene que ser interpretada en
un sentido temporal o histrico como un proceso abierto. Eso significa que los
conflictos de los ciudadanos son siempre permanentes, no hay soluciones eternas
y, por lo tanto, no tiene la menor lgica ni, por supuesto, puede consentirse que
un ciudadano ocupe de por vida la comunicacin poltica. Cualquier anlisis
filosfico o sociopoltico sobre la hegemona, sea de tipo intelectual o poltico,
debera ser tratada de un modo tan crtico como falible, si es que desea estar en
consonancia con este carcter temporal de la opinin pblica poltica.
Sociedad civil. Slo puede hablarse de una autntica sociedad civil cuando los
derechos de libertad y comunicacin poltica estn anclados en la conciencia
pblica de todos y cada uno de los ciudadanos o, mejor dicho, cuando todos esos
derechos estn asumidos por el ciudadano de tal forma que la articulacin de la
diversidad real de las diferentes concepciones del mundo, intereses y opiniones
est perfectamente garantizada. Slo cuando esto sea as puede hablarse de una
sociedad civil que se enfrenta al Estado, es decir, de una asociacin de ciudadanos
que ya no se entienden como una unidad cerrada, sino como un proyecto poltico
abierto hacia el futuro capaz de intervenir de manera directa y constante en la
programacin de su propio destino.9
Una democracia requiere de un funcionamiento transparente y responsable por
parte de los poderes pblicos; esto significa que los ciudadanos deben tener la
capacidad jurdica de conocer en todo momento la conducta de sus gobernantes.
De otra manera, es imposible asignar responsabilidades a los malos funcionarios
y recompensar a los buenos.10
Ciudades Digitales
En el Libro Blanco de Ciudades Digitales se establece que: Se entiende a las
ciudades digitales como aqullas en las que utilizando los recursos que brindan
la infraestructura de telecomunicaciones y de informtica existentes entre ellas la
9 Hannah Arendt, Sobre la revolucin. Madrid, 1967.
10 Sergio Lpez Aylln. Democracia y acceso a la informacin, TRIFE. Mxico, 2005.
117
denominada Internet, brinda a sus habitantes un conjunto de servicios digitales

a fin de mejorar el nivel de desarrollo humano, econmico y cultural de esa
comunidad, tanto en el mbito individual como colectivo.11
Otra definicin determina que :
Ciudad digital es aquel entorno de mbito local en el que exista una
considerable implantacin de la sociedad de la informacin, tanto en el
conjunto de los ciudadanos en sus mbitos residencial, de trabajo o en la
utilizacin de servicios pblicos, como de las empresas e instituciones
en temas tales como la teleadministracin, el teletrabajo, teleformacin,
telemedicina, gestin de servicios de uso pblico, entre otras, y donde
la administracin pblica constituye el motor integrador del resto de la
iniciativa. Todo ello basado en redes de alta velocidad y a partir de que una
considerable parte de la poblacin est formada en aplicaciones telemticas
y en particular en el uso de internet.12
No obstante la democracia ha ido consolidndose en los diferentes pases de
Amrica Latina, cada vez ms los ciudadanos adquieren mayor conciencia sobre
la adjudicacin real de los roles que gobernados y gobernantes poseen en el
marco de la sociedad en que desenvuelven sus actividades; esto es gobernantes
al servicio de los gobernados y colaboradores en la aceleracin del desarrollo
econmico y social de la sociedad civil.
Es imperativo entonces que los gobernantes desempeen un rol trascendente,
intentando centrar su gestin en el ciudadano; al comprender que para la ciudad
es necesario proyectarse al mundo, deben interiorizarla como un ente vivo con
dinmica propia y ser conscientes de que cada ciudad presenta una serie de
particularidades que la hacen nica, sea para la inversin, turismo, desarrollo de
emprendimientos de diferente ndole, lo que traer de la mano el progreso de
sus habitantes. Ahora bien, incorporar un componente de tipo digital de ninguna
manera implica una prdida de identidad, sino que por el contrario, facilita su
potenciacin.
11 Libro Blanco de Ciudades Digitales, en:

http://nuevasciudadesdigitales.files.wordpress.com/2009/05/2libro-blanco-sobreciudades-digitales-en-iberoamerica-_cap2pdf.pdf (consultado: 25/01/2011).
12 Idem 10.
118
De ah que una vez ms la voluntad poltica sea el motor de dinamismo de la ciudad

digital dado que es en sta donde la visin y las estrategias se transformarn en
acciones concretas y definidas.
uu Elementos caracterizantes de una ciudad digital

La referencia a una ciudad digital lo es a una comunidad local que, consciente
de la importancia y las implicaciones de las tecnologas de la informacin y
comunicacin, las incorpora para insertarse en el mundo global. En este sentido,
en las ms de ochocientas ciudades digitales existentes en el mundo se verifican
una serie de elementos caractersticos de una ciudad digital, a saber:
1.- Participacin interinstitucional, gobernabilidad y gobernanza electrnicas. A partir
de las tecnologas de la informacin y comunicacin, y en funcin de stas, se
genera entre todos los actores un conjunto de relaciones en red. Es as como se
transforma en vital la valoracin de las acciones de los diferentes actores sociales
locales.
Es muy importante tomar cabal conciencia de que gobernanza electrnica no es
sinnimo de desarrollo de sitios web o prestacin de servicios va electrnica.
Se trata de un compromiso profundo para incentivar la relacin ciudadanos
gobierno.
La gobernanza electrnica implicar un proceso a travs del cual se pretende guiar
a la sociedad para que logre de la mejor manera sus objetivos, metas e intereses.
Con el fin de que funcione, en las ciudades digitales se revisa constantemente
el trabajo efectivo de los distintos niveles de gobierno, de las asociaciones
empresariales locales, de las empresas tecnolgicas y de telecomunicaciones, de
asociaciones vecinales, actores polticos y organizaciones civiles de naturaleza
diversa.
Es de singular importancia garantizar la participacin de todos los sectores
sociales y sta se consigue mediante dos elementos:
119
a) La identificacin del potencial.

b) La identificacin de los intereses de cada actor en la construccin de una
ciudad digital.
Se trata en definitiva de ejecutar acciones que favorezcan la gestin interna
del Gobierno, buscando iniciar en el aparato pblico nuevos procesos internos
y formas que habiliten la integracin de los sistemas de los diferentes servicios,
compartiendo recursos y ampliando, mejorando y otorgando calidad real a la
gestin interna de los mismos.
Existen diversas visiones sobre el significado de gobernanza electrnica de
acuerdo a los nfasis de las diferentes organizaciones que tienen inters en el
desarrollo de la misma.
En este contexto el Banco Mundial seala la importancia de los aportes que la
gobernanza hace al desarrollo econmico y social a travs de la generalizacin de
las libertades de ndole institucional y econmica. De esta forma, la gobernanza
electrnica implica el uso de los canales de TIC para cambiar la forma en que
los ciudadanos y las empresas interactan con el gobierno para posibilitar la
participacin de los ciudadanos en la toma de decisiones, un mayor acceso a la
informacin, ms transparencia y el fortalecimiento de la sociedad civil13.
2.- Inmediatez y eficiencia. Esto significa disponibilidad de acceso a redes de
telecomunicaciones difundidas de manera rpida en toda la ciudad, la cual debe
integrar digitalmente a sus habitantes desde los canales apropiados, disponibles
y fcilmente asimilables para la poblacin.
3.- Disponibilidad de informacin. Se debe contar con grandes volmenes de
informacin desarrollada no solo por el gobierno local sino por la comunidad
local, los agentes econmicos y la sociedad civil en su conjunto.
4.- Normativa legal y reglamentaria. Para que los servicios digitales funcionen debe
existir una normatividad que ordene la equiparacin de trmites y gestiones
electrnicos con los fsicos que continan por sus cauces tradicionales.
5.- Definicin de estrategias de acceso. No puede constituirse una ciudad digital
sin acceso a las TIC, es imposible; con un nico formato de acceso, tampoco. Por
13 Arsala Deane. Increasing Voice and Transparency Using ICT Tools: E-Government,
E-Governance, World Bank E-Government Websites, 2003.
120
lo tanto a la hora de definir una estrategia de acceso, las opciones, entre otras,
pueden ser:

Infraestructura de cmputo y aplicaciones: con el fin de facilitar la masificacin

en una primera instancia, se deben dotar de computadores a las escuelas,
bibliotecas, hospitales y as mismo otorgar sin dificultad crditos y subsidios
a los ciudadanos para permitirles acceder a esta tecnologa.
Infraestructura de redes: promocin del establecimiento y aumento de redes

de cmputo (redes de banda ancha o inalmbrica) mediante diferentes
opciones:
Crditos fiscales
Co-inversin pblica privada
Consorcios intersectoriales
Centros comunitarios.
6.- Modelo de sociedad de la informacin. En cada ciudad se enfatizan diferentes

modelos definidos de acuerdo a la visin que se tenga sobre lo que se quiere
hacer de sta. En cada caso se le da mayor o menor importancia a una serie de
objetivos, que no slo debern seguirse a la hora del desarrollo de la ciudad digital
sino considerarse en la construccin de sta como motor para dar respuesta a los
para qu y por qu una ciudad digital. En general, frente a la construccin de una
ciudad digital, los objetivos son:

Desarrollo econmico y competitividad.
Impulso al desarrollo productivo, industrial y comercial.
Aumento de inversiones y creacin de nuevos negocios.
Promocin del empleo y de las pequeas y medianas empresas.
Gobernacin y desarrollo cvico y poltico.
Optimizacin de la actuacin administrativa gubernamental.
Mejoramiento de la prestacin de los servicios gubernamentales.
Fomento de una cultura de la legalidad y respeto por los derechos.
Aumento de la participacin poltica y electoral.
Inclusin y promocin de la participacin.
121
Involucramiento de los ciudadanos en los asuntos pblicos y de gobierno.
Empoderamiento ciudadano.
Desarrollo social y cultural.
Mejora en la calidad de vida de los ciudadanos.
Mejoramiento de las oportunidades educativas y culturales de los residentes

de una comunidad.
Mejora en la seguridad de la comunidad.
Valoracin y promocin del acervo histrico y cultural de la comunidad.
Promocin de una cultura de lo local a travs de los valores, tradiciones y

celebraciones locales.
uu Tipologas en funcin de los grados de desarrollo

Desde un punto de vista tcnico, los requisitos que una ciudad debe cumplir para
poder iniciar su camino hacia la digitalizacin son de diversa ndole, a saber:
A. Tcnicos: las condicionantes mnimas son:
1. Existencia de una red telefnica local.
2. Ordenadores individuales sea que estn distribuidos en las casas
particulares de los usuarios, en las empresas, escuelas, oficinas, puntos de
acceso comunitario u otros locales de acceso por la comunidad.
B. Polticos: las condiciones mnimas son:
1. Liderazgo comprometido al ms alto nivel.
2. Conciencia de la necesidad.
3. Acuerdos bsicos sustanciales.
C. Econmicos: las condicionantes mnimas son:
1. Facilidades de crdito para la adquisicin de ordenadores, desde el punto
de vista de la accesibilidad personal.
2. Presupuestos relevantes para la inversin en tecnologas de la informacin
y comunicacin y no slo para la adquisicin de ordenadores.
3. Facilitacin presupuestaria para favorecer la accesibilidad.
122
D. Culturales: las condiciones mnimas son:

1. Concienciacin ciudadana del mejoramiento en la calidad de vida a obtener
por los ciudadanos.
2. Generacin de una cultura de las tecnologas de la informacin y
comunicacin que las incluyan como parte indisoluble de la vida de los
ciudadanos.
Ahora bien, estas condiciones con mayores o menores niveles de desarrollo y con
un mayor o menor nivel de tipo cuantitativo estn presentes en casi todas las
ciudades de Amrica Latina.
Sin embargo, es necesario incorporar otros elementos que expresan el grado de
desarrollo de estas ciudades digitales:
a) E-readiness: implica la disposicin electrnica de un pas para recepcionar e
incorporar las TIC. Se lo define tambin como el diagnstico de un pas, regin
sobre como las TIC estn instaladas, adoptadas o siendo utilizadas.
b) Apropiacin de las TIC: utilizacin, comprensin e incorporacin que la sociedad
est dispuesta a otorgar a las tecnologas de la informacin y comunicacin.
c) Portales municipales: desenvolvimiento en los gobiernos locales de portales
propios en Internet; stos funcionarn como una interesante opcin para
acceder a la informacin municipal por parte de los vecinos.
d) Municipios interactivos: facilitacin de opciones de interaccin entre gobierno y
ciudadana lo que habilita una interconexin en tiempo real empoderando a
los ciudadanos.
e) Ciudades digitales: incorporacin de la sociedad civil, esto es, a actores sociales,
educativos, sanitarios, no gubernamentales y econmicos a una conectividad
local masiva con inclusin de servicios digitales.
uu Gobierno electrnico no es lo mismo que ciudad digital

Cuando se habla de gobierno electrnico la referencia es a una prctica y a una
comunidad en el caso de las ciudades digitales, de hecho ste ltimo comprender
al primero, sin ser gnero y especie adems.
El hecho de que el gobierno desempee un papel preponderante en el desarrollo de
las ciudades digitales se debe a varios factores, entre stos a la idea tradicional de que
123
las ciudades son espacios pblicos regidos por un gobierno y la necesidad de que
exista un liderazgo comprometido para llevar adelante estas estrategias de ciudad
digital. Sin embargo, es pertinente sealar las condiciones de complementariedad
que deben darse entre gobierno electrnico y ciudades digitales, son a saber entre
otras:
a) Identificacin de necesidades de informacin y servicios de carcter pblico
bajo el enfoque de sociedad de la informacin. La sociedad de la informacin
ha arrebatado al Estado el monopolio de los bienes pblicos, es posible que
suceda esto mismo en todos los mbitos del sector. La agenda pblica ya
no la hacen los polticos ni la poltica, sino las empresas y las necesidades
ciudadanas, se debe ser el punto focal de la ciudad digital.
b) Integracin de la oferta de gobierno electrnico con la informacin y servicios de
carcter pblico que ofrecen otros sectores. La descoordinacin, desconexin,
duplicacin de informacin y burocracia generalizada son, trminos
generales, componentes de la administracin gubernamental. Aprovechar
las TIC implica generar una integracin administrativa, poltica y de procesos
imprescindible. El centro de la actuacin debe ser la necesidad del ciudadano.
c) Identificacin de las brechas de la sociedad de la informacin. La sinergia entre
proyectos de gobierno electrnico y ciudades digitales llevar a que la
identificacin de objetivos an incumplidos para concretar aqullos trazados
con el fin de convertirse en una verdadera sociedad de la informacin, sean
viables y sea posible entonces el desarrollo de proyectos vinculados a servicios
pblicos comunes que colaboren en cerrar las brechas existentes.
d) Retroalimentacin y progreso. Compenetracin entre las estrategias de
gobierno electrnico y ciudad digital con el fin de alcanzar:
124
La evolucin de servicios pblicos bajo un modelo alternativo de gobierno.
La cesin y asignacin de funciones entre los distintos niveles de

gobierno y los diversos actores sociales.
El reemplazo gradual de los objetivos de gobierno electrnico por los de

ciudades digitales y sociedad de la informacin.
La focalizacin en lo local a los efectos de la ejecucin de servicios y

expansin de los resultados a otras jurisdicciones.
uu Principales factores de desarrollo de una ciudad digital

1. Compromiso poltico intersectorial. En este sentido es necesaria la considerain
de dos aspectos sustanciales:

Las autoridades deben comunicar en forma explcita su voluntad de

incorporar la digitalizacin a los servicios pblicos.
La continuidad slo podr verse garantizada convocando a los diversos

actores de la sociedad civil, para que de esta manera el resultado final sea
producto de una visin y una estrategia compartida ms all de intereses
particulares.
2. Recursos humanos preparados para el desafo. Esto implica que las autoridades
comprenden que para favorecer a la ciudadana, los servicios digitales no
pueden relacionarse nicamente con la actualizacin de la informacin o
estabilidad de los sistemas. Por el contrario, aunque estas son necesarias,
es aun ms importante contar, para tales efectos, con recursos humanos
capacitados y comprometidos. Un servicio digital efectivo debe ser el
resultado de:

Procesos de investigacin sobre las necesidades de los usuarios.
Rutinas de los usuarios.
Conocimiento de cambios de hbitos de los usuarios.
Inclusin de innovaciones tecnolgicas.
Mejoramiento de sistemas.
Diseo permanente de nuevas interfaces.
Inclusin de nuevos mecanismos de seguridad.
La variabilidad, la dinmica y la necesidad de adaptacin profesional son

imprescindibles no slo para los directos involucrados sino tambin para todos
los miembros del gobierno local.
3. Infraestructura acorde. Lo importante en este caso es tener en cuenta que la
extensin de la ciudad no condiciona siempre el tipo y la capacidad tecnolgica
en funcionamiento. Ms importante que una amplia infraestructura, son las
posibilidades de accesibilidad; de hecho, tiene que facilitarse a travs de una
estrategia desarrollada e impulsada por el propio gobierno local.
125
4. Servicio y calidad de vida de la poblacin deben ser el centro de la opcin de la

decisin poltica. El servicio debe ser entendido como la forma de mejorar la
calidad de vida de los ciudadanos. Es importante a su vez que la tecnologa no
sea considerada como un fin en s mismo sino muy por el contrario, como un
medio para obtener resultados directos en beneficio de los habitantes de las
ciudades. Es fundamental comprender que lo digital es un agente de servicio.
5. Presencia de un liderazgo visible y la centralizacin de la funcin. El alcalde de la
ciudad de Pira en Brasil, el seor Luiz Fernando de Souza no era especialista
en TICs pero haba entendido el potencial enorme que stas tendran sobre
la gestin municipal y el desarrollo de la ciudad. Se enfrent a los miles de
problemas que le llegaban de todos los sectores, sobre todo en lo relativo a
los costos del proyecto; l responda citando a Lincoln: Muy bien caballeros,
experimenten el precio de la ignorancia. Aqu haba visin clara, objetivos y
compromiso.
6. Capacidad de comunicacin. Para el desarrollo de cualquier poltica es
fundamental que la ciudadana est informada sobre la misma. Y es aun ms
importante en los casos referidos a polticas de innovacin, ya que por su
tipologa muchas veces son rechazadas y provocan mucho temor. Por tanto,
es necesario adoptar medidas concretas no solo con el fin de dar a conocer
la existencia de los servicios digitales sino tambin sobre su utilizacin para
mejorar la calidad de vida de todos los miembros de la ciudad.
7. Reingeniera de procesos y gestin. La decisin de organizarse en torno a una
ciudad digital es tambin determinar el rediseo de la organizacin. En efecto,
es necesario efectuar una verdadera reingeniera de procesos con el fin de no
trasladar las falencias de la administracin tradicional a la virtual. Para sto, se
requiere una organizacin tcnica e interdisciplinaria que cambie las rutinas
habituales de gestin municipal. Lograrlo indicar la presencia de autoridades
conscientes de que el desarrollo de estos programas exige la reformulacin
de diversos aspectos que trasciendan ms all del mantenimiento tcnico de
los recursos.
8. Sostenibilidad. La ciudad digital es una decisin de poltica pblica con
vocacin de permanencia, mantenimiento y complementariedad de los
diferentes proyectos, as como de su factibilidad econmico-financiera.
126
uu Instituciones, informacin y archivos

Instituciones
Frente a la reivindicacin de la necesidad de analizar las posibilidades de
modificacin en las instituciones, ser necesario establecer primero cules son los
elementos que determinan su calidad.
En ese contexto, ser de utilidad establecer que las instituciones pblicas son
expresin de fuerzas polticas a travs de las cuales las sociedades intentan
resolver sus problemas colectivos14.
De esta forma, la calidad de las instituciones estar seguramente influenciada
por criterios, procedimientos y normas establecidas para el funcionamiento del
sistema poltico.
La relacin entre instituciones y poltica debe determinar en muchos aspectos los
caminos que las sociedades recorren para su desarrollo; por esta razn la calidad
de las instituciones se constituye en el elemento de vinculacin que unir a las
normas con los procedimientos y prcticas del sistema poltico.
No es posible dejar de considerar el hecho de que la calidad de las instituciones
pblicas constituye el puente que une el desarrollo con las reglas y prcticas
del sistema poltico. El desarrollo depende en buena parte de las instituciones
pblicas, pero stas a su vez se crean y transforman en el contexto generado por
el sistema poltico15.
Informacin
Al hablar de informacin, la referencia debe entenderse en un sentido ampliocomo aquella contenida en los documentos que los sujetos generan, obtienen,
adquieren, transforman o conservan por cualquier ttulo; as mismo, ser
informacin pblica toda la que provenga de una entidad de carcter pblico.
Informacin implica la elaboracin de un juicio de ser, esto es, el desarrollo de un
hecho probable; sta incluye tanto la emisin como la recepcin.
14 Washinton, Banco Interamericano de Desarrollo, Desarrollo ms all de la economa.
Progreso econmico y social en Amrica Latina, Informe 2000, 2000.
15 Idem 13.
127
Se comprende entonces que la informacin sea considerada un bien jurdico

autnomo a partir del cual se verificarn diferentes regulaciones, dependiendo
de las dimensiones sealadas en su vnculo. De esta manera se observa la
existencia de una informacin de carcter social, privado o pblico, o de otras
consideraciones que dependen de su contenido.
Es posible medir el desempeo de cualquier administracin o sociedad
identificando el manejo que le da a la informacin. El mantenimiento o cambio del
mismo constituye una condicin bsica de reproduccin de las situaciones sociales
y poltico-administrativas. A su vez, la informacin es un bien necesario para la
toma de decisiones, el avance de los conocimientos, el control de actividades y
el desarrollo econmico, cultural y social. Su manejo es una caracterstica y una
necesidad de las administraciones pblicas, y en este contexto, la informacin
significa datos de utilidad16.
El acceso a la informacin supone en trminos generales una facultad amplia
que se asocia al conocimiento de lo pblico y no solamente a los documentos
generados por el Estado. As mismo debe ser total e irrestricto, sin importar el
soporte sobre el que est sustentado: documentos escritos, expedientes, planos,
soportes magnticos, entre otros.
Una sociedad que no est bien informada no es plenamente libre17.
Ser fundamental el derecho a la informacin, a recibirla, expresarla, producirla y
como se ha establecido en el Informe de Unesco: en toda sociedad, los obstculos
que coartan la libertad y desvirtan la democracia son sntomas peligrosos, se
dice a veces que las crticas a ese respecto constituyen una injerencia en los
asuntos jurdicos o polticos de las naciones, o en el funcionamiento natural de
las empresas privadas. Ahora bien, estos abusos de poder del Estado o de las
prcticas monopolsticas son graves obstculos para la libre circulacin de la
informacin18.
16 Brbara Snchez Vignau, La informacin como recurso en el desarrollo de las organizaciones

de las administraciones pblicas, en: Anales de documentacin N 3, Espaa, 2000.
17 CORTE INTERAMERICANA DE DERECHOS HUMANOS, Caso Ricardo Canese (Sentencia
de 31 de agosto del 2004). Caso Herrera Ulloa (Sentencia de 2 de julio del 2004). Opinin
Consultiva OC-5/85 del 13 de noviembre de 1985.
18 ORGANIZACIN DE LAS NACIONES UNIDAS. UNESCO. Un solo mundo, voces mltiples.
Informe Mac Bride, sobre la comunicacin e informacin, Mxico, 1980.
128
Es importante entonces ser conscientes de la doble dimensin que reviste este

tema:

El acceso a la informacin pblica como un derecho fundamental de las

personas.
El acceso a la informacin pblica como un elemento primordial de un Estado

transparente.
Archivos
En esta lnea de consideracin es importante tener presente la evolucin de las
funciones que cumplementan los archivos.
En efecto, se aprecia un cambio sustancial desde la antigedad, cuando su
actividad principal no era otra que la de celosos custodios de los fondos de
archivo para posteriormente ponerse al servicio de la investigacin histrica,
hasta la actualidad de la modernidad, en la que su misin es facilitar la bsqueda
y recuperacin de la informacin requerida por los diferentes usuarios estando
atentos a su disposicin.
Durante muchos siglos, el archivo era concebido como un instrumento de poder
por parte de las clases dominantes de manera que el secretismo era la expresin
de la voluntad de una minora para mantener la informacin bajo su control. An
actualmente, el poder demoledor de la informacin ha llevado a gobiernos a
limitar su acceso y en momento polticos conflictivos, a esconder los documentos
e, incluso, a destruirlos19.
Con el tiempo, tras la importancia que retom la democracia y particularmente
la evolucin del derecho a la informacin y la libertad de expresin, se lleg a
un momento trascendental de apertura, e inclusive a una revalorizacin de lo
sustantivo que para la democracia es el ejercicio de stos. De esa manera, sin
dudas, se produce un avance en la consideracin de los archivos, al menos desde
el punto de vista dialctico.
En definitiva, los archivos son esenciales para la construccin de la denominada
gobernabilidad democrtica.
19 Ramn Alberch i Fugueras, Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad del
conocimiento. Espaa, 2003.
129
Es en stos, y bajo las ms diversas y dificultosas condiciones operativas que se

resguardan importantsimos volmenes de informacin de gran valor, tanto para
el desempeo de la gestin pblica como para su conservacin y difusin como
memoria histrica.
La riqueza informativa de los archivos gubernamentales es muy vasta, tanto
como los problemas seculares que condicionan su eficiencia y su capacidad para
constituirse como el sistema de informacin por excelencia de las administraciones
pblicas, en cualquier nivel de gobierno.
Ahora bien, establecido lo anterior, desde el punto de vista poltico sin lugar a
dudas ningn dirigente estara en contra de estas consideraciones y posiblemente
hasta realizara discursos contemplativos sobre las mismas. La pregunta
inmediata es entonces, cules son las razones por las que los archivos, que son
tan importantes, en la prctica sean menospreciados y denostados - por ejemplo
los presupuestos asignados son nimios o inexistentes- por los actores polticos?
uu Escenarios complejos
De acuerdo con informacin internacional y la verificacin de la realidad
cotidiana, la situacin de los archivos, en trminos generales, es francamente
lamentable; sus instalaciones no son las ms adecuadas; sus funcionarios no
siempre son profesionales en la materia; las dificultades para el desarrollo de sus
procesos tcnicos son mltiples; los instrumentos de trabajo se encuentran en la
obsolescencia; en definitiva, la precariedad los absorbi.
Se trata pues de la persistencia de enormes desigualdades incluso en el interior
de entidades que a priori podran invertir considerables presupuestos en su
actualizacin y profesionalizacin. Sin embargo, las prioridades siempre son otras
y no se logra en muchos casos pasar la barrera de la opacidad.
Hay situaciones que se presentan como condicin negativa para la organizacin,
el acceso y utilizacin de la informacin contenida en los archivos; las tecnologas
de la informacin y comunicacin pueden ayudar a superar algunas de stas. Sin
embargo, otras devienen de la estructura mental desarrollada durante aos en
los diferentes gerentes pblicos y que debe modificarse si se pretende mejorar
la calidad y el ejercicio efectivo del derecho de acceso a la informacin y con l
la ejecucin de las polticas pblicas en materia de transparencia y rendicin de
cuentas, todos stos tributarios del buen gobierno.
130
Se reconocen por lo tanto, al menos tres situaciones negativas en aspectos

indispensables para la organizacin, el acceso y la utilizacin de la informacin
contenida en los archivos:
1. Conceptualizacin errnea por parte de los actores relevantes
acerca de la importancia que revisten los archivos
Desde el punto de vista social e institucional existe una visin errada sobre la
significacin, importancia y alcance de los archivos. Tanto en las administraciones
como en el personal que desarrolla la actividad archivstica prevalece una actitud
indiferente hacia sta, lo que dificulta el diseo de polticas pblicas de alto
impacto en esta materia. Tanto as que los archivos, en lugar de facilitar el acceso
a la informacin que contienen y de esta forma colaborar en el fomento de la
imprescindible transparencia, se han constituido en una pieza dbil que llega a
obstaculizar su efectividad.
Alberch Fugueras ha establecido que:
Uno de los obstculos de ms relieve que impiden la normalizacin de la
funcin archivstica proviene del gran arraigo de una deformada percepcin
y visualizacin pblica de la profesin que se concreta en una fluctuacin
que oscila entre el estereotipo y la invisibilidad. As la imagen ciudadana
de los archivos se asocia frecuentemente, o bien a unos depsitos donde
se acumulan grandes volmenes de documentos y en cuyo marco se
emprenden enjundiosos estudios aptos slo para el consumo de una minora
erudita, o contrariamente se constata un lamentable olvido derivado del
desconocimiento sobre nuestros objetivos y funciones. El ciudadano, pero
tambin una parte sustancial de los gestores y polticos, tienen grandes
dificultades para establecer una correlacin positiva entre sus necesidades
de informacin y la existencia de un servicio de archivos gil y eficaz.20
Tras la proliferacin de documentos en el Siglo XX, la ciencia archivstica dio
un importante giro al comenzar a cumplir una funcin en la administracin
de documentos. De esta forma se reconsidera el papel de los archivos y se los
guarda ya no nicamente desde su consideracin histrica sino administrativa,
como informacin que cumplementa un ciclo vital desarrollado en mrito a
20 Ramn Alberch i Fugueras, Ampliacin del uso social de los archivos. Estrategias y
perspectivas, ponencia presentada en el I Seminario Internacional de Archivos de Tradicin
Ibrica. Ro de Janeiro, Brasil, 2000.
131
diferentes procesos que permiten la integracin de los archivos en tanto sistema

de informacin. ste facilita la gestin del ciclo vital de los documentos lo que
determina la existencia de una orientacin de tipo metodolgico que posibilita la
especializacin del trabajo de las entidades archivsticas de las organizaciones as
como la construccin de un sistema institucional de archivos. A su vez, a lo largo
de su ciclo vital le erigir como paradigma para la gestin de documentos.
2. Marginalidad de los archivos en su consideracin social e institucional
Los archivos no son apreciados por las entidades pblicas como su sistema
lgico de informacin; los ubican en lugares no habilitados para actividades de
mayor prestigio; en los subsuelos o sitios intiles, considerndolos en muchas
oportunidades como espacios con contenido inservible.
Sin embargo, desde el punto de vista cultural se asocian con lugares convenientes
para el mantenimiento de la memoria, ya que su funcin es resguardar un pasado
desconocido y un legado histrico inexplorado.
Finalmente, los archivos no aparecen en las agendas polticas, ya que difcilmente
se tienen en cuenta en las decisiones gubernamentales, sin perjuicio de los
infaltables discursos que abogan por la transparencia y el acceso a la informacin
que otorga al menos tericamente una discutible rentabilidad electoral.
As las cosas, es posible afirmar que la marginalidad que revisten los archivos tanto
desde el punto de vista institucional como social, dificulta el acceso intelectual y
fsico a la informacin contenida en diversos tipos de soporte. A su vez, su uso
se ve limitado en el manejo de los asuntos pblicos, as como en el desarrollo de
una memoria documental de instituciones y entidades pblicas correctamente
organizadas y ordenadas.
El desconocimiento y por lo tanto la falta de entendimiento sobre el valor sustancial
que los archivos tienen como mecanismos de informacin as como el desprecio
hacia la funcin archivstica en muchos casos de la autoridad los condena a una
situacin de rezago difcil de superar. Por tanto, a lo sealado debe adicionarse la
dificultad para sobreponerse e imponerse como el recurso informativo esencial
que constituyen, con un carcter probatorio casi nico, y como testimonio
-difcilmente igualable del desenvolvimiento jurdico y administrativo de las
diferentes entidades pblicas.
132
3. Carcter estructural de los problemas archivsticos

En una frase nada original puede establecerse que los problemas de los archivos
son de carcter estructural y provienen de la propia administracin, ya que
dependen directamente de la forma en que sta produce, organiza, gestiona y
considera la informacin documental y archivstica.
No es un secreto que en el seno de la administracin existen procesos de
extremada burocracia, donde la cultura de las miles de copias acerca de lo mismo
y la utilizacin hasta el hartazgo de las tcnicas de reprografa es parte de la
cotidianidad. Esto, sumado a la complejizacin y diversificacin de las entidades
gubernamentales, redunda en el incremento de las relaciones documentadas y
en la produccin excesiva de documentos, lo que termina por ser el eje central
de la gestin archivstica.
El aumento desmedido de la produccin documental genera grandes
inconvenientes en la administracin de la informacin de los archivos de las
entidades, ya que bastante les afecta desde el punto de vista de las tcnicas,
mtodos y sistematizacin del trabajo, hacindolos obsoletos e ineficaces e
influyendo en forma desfavorable en los espacios fsicos y la infraestructura
generalmente inapropiada.
Es en este sentido que se ha afirmado: Los archivos han cado en una suerte
de crculo vicioso que se distingue por la carencia de apoyos gubernamentales
para ellos, ante el escaso control que tienen sobre los documentos que manejan,
mismos que, al producirse masivamente, aumentan la obsolescencia de las
tcnicas, recursos y mtodos del trabajo archivstico, colapsando a ste, junto con
su propia imagen, en el marco de un entorno institucional hostil, extremadamente
cambiante, y del que se rezagan an ms, da a da.21
uu Situaciones de tipo organizativo y de gestin

1. Desorganizacin de la informacin
En algunos casos se verifica la imposibilidad de acceso fsico a los lugares
contentivos de la informacin tericamente resguardada.
21 Archivo General de La Nacin, Revista Cambio Archivstico N 2. Mxico, 1984.
133
Adicionalmente, muchas veces no existe la documentacin bsica de gestin

documental, esto es el cuadro de clasificacin de documentos, el calendario de
conservacin y el inventario.
De esta manera, a las dificultades de tipo logstico y de infraestructura se suman
aquellas asociadas al no seguimiento de los parmetros de la gestin de calidad de
la funcin archivstica. As como no se reconoce la importancia del archivo, tampoco
se hace hincapi en la profesionalizacin de los funcionarios que cumplen tareas
vinculadas con ellos y por tanto los resultados son la desorganizacin y el caos.
2. Multiplicidad de sistemas de informacin sin uniformizacin
El archivo no es ms que una forma especial de sistema de informacin. El
problema es que al haber tantos sistemas de informacin como archivos, se
generan grandes problemas vinculados con la calidad, oportunidad, confiabilidad
y divulgacin de la informacin.
Es pues imprescindible disear un sistema eficaz, que no slo satisfaga las
necesidades de los usuarios de la forma ms efectiva y rpida posible, sino
tambin que lo haga de manera rentable.
3. Cuestionamientos de las entidades a los ciudadanos
que solicitan informacin
Aunque frente al petitorio ciudadano el objetivo sea la entrega de la informacin,
muchas entidades pblicas se ven en la dificultad de cumplirlo debido a sus
enormes problemas de organizacin.
En efecto, la cultura de descuido, desorganizacin y desconocimiento del valor de
la informacin contenida en los archivos, establecida durante dcadas, determina
la imposibilidad de acceso incluso para los propios ciudadanos a la informacin.
4. Las entidades se subrogan el derecho de decidir cundo
y cunta informacin suministrar
Es inslito pero aun existiendo una normatividad clara sobre la informacin de
carcter pblico y la forma como debe actuarse frente a sta, as como sobre
las necesidades de clasificacin cuando reviste determinadas caractersticas
especficamente establecidas, las entidades pblicas continan decidiendo a
quin y qu informacin se entrega a cada persona solicitante.
134
Esta situacin es herencia de pasados oscurantistas. En este caso es fundamental la

participacin de los rganos de control como garantes del acceso a la informacin,
pues es a travs de su gestin eficiente que, por una lado, las autoridades pblicas
sentirn el rigor por actuar contrariamente al espritu democrtico (que inspira
estas legislaciones) y por el otro, los ciudadanos sentirn el respaldo en el ejercicio
de sus derechos.
uu Cambiando paradigmas
Las TIC
Sin duda, las TIC ofrecen la oportunidad de dar nueva vitalidad a los
gobiernos, empoderando a los ciudadanos, transformndolos no slo en
clientes digitales sino en ciudadanos poltica, econmica y socialmente
digitales, facilitndoles la vida, generando ahorros en los gastos pblicos
y aumentando la eficiencia y transparencia. Si los gobiernos asumen la
redefinicin de su funcionamiento, modernizndose, haciendo nfasis
correctos y facilitando la interaccin entre los actores privados, lograrn, con
la sociedad civil y el Estado, ejercer una mejor administracin.
() Algunos adelantados, han tratado de proveer de mejores servicios y
a la medida de los ciudadanos; sin embargo, un gobierno responsable no
se desarrolla en forma cabal desde la visin de los polticos, sino a partir
del conocimiento de lo que entienden y requieren los ciudadanos y las
empresas.22
De esta manera, la realidad indica una necesidad de dar respuesta hacia y desde
el sistema poltico y la sociedad civil, de actuar transversal e integradamente
como forma de sustentar la coexistencia, la estructura, los componentes y
fundamentalmente la gobernabilidad del sistema.
La ciudadana tiene derechos, muchos se encuentran an adormecidos; sin
embargo, otros se ven revitalizados y potenciados en torno a toda esta luz
que las tecnologas de la informacin y la comunicacin despliegan todo a lo
ancho y largo de la gestin del gobierno.
22 Laura Nahabetin Brunet, Gobierno Electrnico y Acceso a la informacin pblica: una

relacin indisoluble, ponencia presentada en el Congreso Internacional de Informacin
INFO 2010. La Habana, 2010.
135
La concrecin de algunos de estos derechos se efectiviza, sea porque aparecen

nuevas vulneraciones o las conocidas se ven potenciadas violacin a la
privacidad por ejemplo, con su consecuente derecho a la proteccin de los
datos personales sea porque la apertura concretiza la transparencia activa
e interpela a los gobiernos que se mantengan en el quietismo y la opacidad
del poder.23
uu Los archivos
Desde la antigedad, cuando su actividad principal no era otra que la de celosos
custodios de los fondos de archivo para que posteriormente se pusieran al servicio
de la investigacin histrica, hasta la actualidad de la modernidad en la que su
misin es facilitar la bsqueda y recuperacin de la informacin que los diferentes
usuarios requieran estando atentos a su disposicin, ha pasado mucho tiempo.
Durante muchos siglos, el archivo era concebido como un instrumento de
poder por parte de las clases dominantes de manera que el secretismo era
la expresin de la voluntad de una minora para mantener la informacin
bajo su control. An actualmente, el poder demoledor de la informacin ha
llevado a gobiernos a limitar su acceso y en momento polticos conflictivos, a
esconder los documentos e, incluso, a destruirlos.24
Con en el tiempo, la importancia que ha retomado la democracia, particularmente
la evolucin del derecho a la informacin y la libertad de expresin, ha conducido
a un importante momento de apertura, o mejor, a una revalorizacin de lo
sustantivo que es para la democracia el ejercicio de stos25.
La importancia de los archivos radica en principio, en tres razones fundamentales:
1. Facilitan la gestin de la administracin pblica e instituciones,
proporcionando acceso a los documentos en el curso de las actividades
administrativas cotidianas.
23 Laura Nahabetin Brunet, Acceso ciudadano a la informacin y el egobierno, [ponencia
presentada en el XVIII Seminario del Sistema Nacional de Archivos: los archivos y el gobierno
Electrnico]. Bogot, 2009.
24 Idem 19.
25 Laura Nahabetin Brunet, El valor de los archivos en los procesos de transparencia y
democracia, [ponencia preparada para el 1er Foro Internacional la ley de transparencia y
acceso a la informacin pblica y los archivos gubernamentales]. Guatemala, 2010.
136
2. Permiten al ciudadano el ejercicio del derecho de acceso a la informacin,

poniendo a su disposicin los documentos administrativos, tcnicos y
jurdicos que le conciernen o que son de inters para el conjunto de la
sociedad. La transparencia es esencial en todo Estado democrtico.
3. Preservan la memoria colectiva de las naciones, regiones, comunidades,
organizaciones y personas.
Sin embargo, deben agregarse dos argumentos absolutamente fundamentales:

Para que exista rendicin de cuentas y transparencia, la sociedad necesita de

informacin slida y datos irrefutables, porque de otra manera la denuncia se
convierte en prdica poltica sin ningn tipo de sustento y pierden por tanto
valor y eficacia.
En los archivos existe multiplicidad de informacin que permite la verificacin

de claves fundamentales para la comprensin y solucin de problemas
nacionales acuciantes.
uu Conjuncin y transformacin
La reunin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin, no puede, al
menos en principio, implicar otra cosa que avances y mejoramiento en el servicio
que unos y otros otorgan a la ciudadana.
En efecto, las tecnologas no son sino una herramienta puesta al servicio de
los ciudadanos, quienes las utilizarn en la medida de sus posibilidades para la
obtencin de los mayores beneficios. Por su parte, los archivos tienen tambin
su rol de servicio a los ciudadanos que confan en su mantenimiento para la
bsqueda y recuperacin que les concierne.
Entonces, no se debe olvidar que los archivos han existido durante siglos; sin
depender de la tecnologa, han subsistido y avanzado por mucho tiempo. Sin
embargo, es muy importante resaltar el cambio exponencial que han producido
las tecnologas en cuanto a los ahorros de tiempo y dinero, y entre otras ventajas,
han sido de gran beneficio para todas las actividades en las que han sido
incorporadas.
Los archivos han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que debieron
adaptarse con el fin de acoger adems, a los nuevos documentos electrnicos.
137
Son funciones del Archivo segn el Consejo Internacional de Archivos

identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar su accesibilidad y
comprensin.
Las actividades vinculadas con las funciones de los archivos comienzan en la
primera etapa del ciclo de vida de los documentos y finalizan cuando ste llega a
su trmino.
Por lo tanto, se ha de considerar siempre como principal objetivo del archivo
el aseguramiento en la creacin y preservacin del valor probatorio de las
actividades o transacciones realizadas por los creadores de los documentos.
La aparicin de las tecnologas de la informacin y comunicacin genera la
necesidad de tratamiento de los denominados documentos electrnicos. Es a raz
de su surgimiento que la funcin del archivo se ha visto sometida a modificaciones,
muchas de stas de importante envergadura en cuanto a la creacin de los
documentos, su valoracin y seleccin, su preservacin, acceso y utilizacin.
No se ha llegado an a la oficina sin papeles, pero sin duda alguna cada vez son
ms los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el
formato papel.
Por lo tanto, es preciso avanzar en la consideracin de las situaciones que se
verificaban antes de su aparicin y aqullas que lo hacen actualmente.
Anteriormente la informacin contenida en los archivos era de carcter local
y se ubicaba en un nico lugar centralizado; acceder a sta slo era posible
mediante la intervencin de personas que controlaban y custodiaban los accesos
correspondientes.
Sin embargo, la aparicin de las tecnologas de la informacin llev a su
deslocalizacin. Ya no se sita en un lugar unvoco, es posible encontrarla en
algn lado en la red, a lo que deben sumarse hoy por hoy los servicios asociados
a cloud computing, lo que aumenta la incertidumbre acerca de su ubicacin.
Indudablemente y a pesar de la participacin de personas en la programacin y
determinacin de las opciones de accesibilidad a los archivos, sern mecanismos
electrnicos los que facilitarn o impedirn la disponibilidad de la informacin
contenida en los archivos. La intervencin personal en la etapa ltima de
intermediacin para la obtencin de la informacin no se hace necesaria.
138
Anteriormente exista un control social de la informacin restringido debido a que

no haba mucho acceso a la misma y a que la normatividad vigente no contena los
mecanismos de reconocimiento o de ejecucin de los derechos de los ciudadanos
en este sentido. As, los funcionarios de las entidades gubernamentales sentan
en sus manos el poder de la informacin y restringan el acceso muchas veces en
forma arbitraria. Actualmente, la aparicin de la tecnologa y la tendencia asociada
a la nueva gestin pblica condujeron al reconocimiento de la informacin como
derecho fundamental, amplindose de esta forma la plataforma normativa existente,
a lo que se suma por tanto, un incremento del control social sobre la informacin.
Los ciudadanos reclaman cada vez con mayor nfasis abandonar la tradicional
situacin que les fuera asignada hace dcadas de consumidores de polticas
pblicas para transformarse en creadores de tales. Para ello deben conocer la
informacin que les concierne sobre los asuntos de inters general que muchas
veces est contenida en los archivos de las entidades pblicas, las que deben
encontrar los mecanismos para facilitar su accesibilidad.
Por tanto, y en el entendido que la sinergia realizable entre las personas encargadas
de la gestin de los archivos y las tecnologas de la informacin y la comunicacin
maximiza los beneficios de las capacidades de unos y otros, es preciso afirmar la
indisolubilidad de este vnculo.
En efecto, esta alianza parece no tener lmites.
Por lo tanto, si se incluyen estas tecnologas en el funcionamiento archivstico, los
beneficios seran mltiples y variados. Slo se indican algunos:
1. Mejoras en la gestin de la informacin
En la medida en que la gestin de la informacin supone controlar de manera
eficiente y sistemtica la produccin, reunin, organizacin, conservacin,
acceso, disposicin y destino final de los documentos que han sido producto
de las funciones de una organizacin26, incorporar tecnologa a estos procesos
implicar ahorros mltiples en tiempo y en dinero, as como el beneficio para
las organizaciones que contarn con patrones uniformes de gestin. De esta
forma la bsqueda y recuperacin de la informacin se ver facilitada y se podr
26 Nelson Pulido Dazza, Gestin documental. Documentos de clase de la Ctedra de Gestin
Documental de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales, Programa de Sistemas de
Informacin y Documentacin. Bogot: Universidad de La Salle, 2010.
139
producir una suerte de homogeneizacin en el tratamiento de todas las etapas de

la gestin documental.
2. Uniformidad de sistemas de informacin
La manera de alcanzar esta meta es diseando un sistema global de archivos
que se configure como un subsistema de gestin de recursos informativos en
el sistema general de la administracin, lo que implicar la eliminacin de la
actual falta de coordinacin entre las unidades de informacin en relacin con la
produccin, organizacin y uso de la misma.
3. Mayor seguridad
Las tecnologas de la informacin y la comunicacin facilitan las posibilidades de
contralor de la informacin, tanto desde el punto de vista de la seguridad fsica,
como de la seguridad informtica.
En efecto, es posible establecer mecanismos de contralor de la informacin
transmitidos va electrnica, generando estndares para su manejo en general y
en particular para aqulla que reviste el carcter de confidencial, secreta por ley
o reservada.
Desde el punto de vista de la seguridad fsica, el hecho de tener repositorios
de documentacin adecuados permitir tambin contar con mecanismos de
seguridad, mediante alarmas con circuitos cerrados de contralor que facilitarn el
control frente a posibles ingresos no autorizados o a casos fortuitos.
4. Mejor obtencin de la informacin
Aunque una correcta instrumentacin requiere de un nmero importante de
aspectos tcnicos tal vez como en pocas materias en este caso no implica
nicamente una implementacin justa, coherente y correcta de los mecanismos.
Poder aprender y aprehender en trminos tericos y prcticos sobre los buenos y
malos ejercicios que en materia de instrumentacin se dan a lo largo y ancho del
mundo, es sin dudas un capital y una base de trabajo sustancial para el xito de la
pretensin.
En efecto, estas tecnologas facilitan en forma exponencial la concrecin del
derecho de acceso a la informacin pblica, motivo por el cual su incorporacin a
la tarea archivstica es impostergable en todo su proceso de desarrollo.
140
5. Mayor eficiencia
De igual manera su introduccin en la tarea archivstica y en la gestin documental
facilita el desarrollo de las actividades de los profesionales de la materia, lo que
redunda en la utilizacin del tiempo y en aquellas cuestiones que son importantes.
Se eliminan tiempos muertos de gestin inadecuada, ya que sta es realizada por
los software creados para tales actividades.
6. Mejor servicio
Con estas herramientas, los ciudadanos ya no tendrn que pasar por la tpica
peregrinacin burocrtica para solicitar informacin porque podrn obtener un
servicio mucho ms gil y efectivo, recibiendo as una mejor atencin de parte de
las entidades pblicas.
uu Una agencia posible

En la medida en que es posible desarrollar un compromiso activo con la causa
de los archivos, dado que stos, son sin lugar a dudas, parte sustancial de la
posibilidad de concrecin efectiva de la transparencia y acceso a la informacin
pblica y con ellos a la democracia, es que se considera fundamental avanzar en
la elaboracin de una agenda de poltica pblica en la materia.
Para sto se deber trabajar arduamente y los logros quizs slo se verificarn
a largo plazo. En esta lnea de pensamiento se entiende viable la discusin en
trminos de espacio pblico poltico:

Construccin de una estructura jurdica slida y articulada que no posea

ni determine rigideces inconducentes, ni imposibilidades de ejecucin por
inexistencia de normativa reglamentaria de aplicacin.
Desarrollo de polticas pblicas cuyo anclaje fundamental sea la consideracin

de los sistemas institucionales de archivos.
Fortalecimiento de la capacidad administrativa y financiera de las instituciones.
Revaloracin institucional y social de la informacin contenida en los archivos

mediante el compromiso gubernamental efectivo.
Desenvolvimiento de procesos de planeacin archivstica que no generen

nicamente diagnsticos sino procesos de reingeniera institucional que
faciliten la superacin de los tradicionales problemas para con los mecanismos
de administracin.
141
Modernizacin de las tcnicas, procedimientos, mtodos e instrumentos

de ejercicio profesional, lo que se deber unificar indisolublemente con
mecanismos de constante actualizacin.
Incorporacin de las tecnologas de la informacin en el desarrollo de los

procesos que se cumplementan, ya sea para la administracin documental o
para el contralor archivstico de la informacin.
Generacin de mecanismos de divulgacin, concientizacin y aprehensin

ciudadanas para con los archivos.
Desenvolvimiento de mecanismos de cooperacin y comunicacin

permanentes entre los archivos y la administracin, as como entre los
usuarios institucionales y sociales.
Desarrollo de metas de vinculacin social y gubernamental para el

cumplimiento de una cultura institucional y social de los archivos a travs de
la cual se les otorgue el papel sustancial que tienen para la transparencia y la
rendicin de cuentas.
uu En definitiva
La experiencia internacional en el desarrollo de las ciudades digitales indica que
hay una serie de factores que coadyuvan al desenvolvimiento o paralizacin de
los proyectos al respecto.
Es en funcin de lo establecido que se sealan una serie de conclusiones:
Reconocimiento en la sociedad de la informacin de enormes desafos,
oportunidades y amenazas
La primera obligacin de los gobernantes debe ser el reconocimiento de las
implicaciones que tiene el fenmeno de las tecnologas de la informacin y
comunicacin; y la segunda, es indudablemente, actuar en consecuencia. El
aggiornamiento tcnico para los polticos en esta materia parece tan impostergable
como imposible.
Las tecnologas de la informacin y comunicacin no deben considerarse solamente
desde el punto de vista tecnolgico pues su entorno reviste una perspectiva que
abarca una nueva visin de sociedad: componentes econmicos, culturales, sociales
y polticos se cruzan imperceptiblemente y estas tecnologas atraviesan todas las
reas de actividad de los integrantes de la sociedad.
142
Definicin de una visin clara, compartida, consensuada

y del ms alto nivel poltico
El alcalde, en el caso de nuestro pas el intendente, es la personalidad poltica a
tener en cuenta en este caso, l es quien debe liderar el camino de transformacin
de una ciudad tradicional en una digital. Debe dirigir el cambio y convocar a los
actores de la sociedad civil.
El consenso con el gobierno central es tambin fundamental, es necesario seguir
una estrategia general de accin, de lo contrario los esfuerzos se duplican y los
resultados no siempre son los ptimos.
La realidad de Uruguay por ejemplo, indica que de los 19 gobiernos
departamentales, el 50% carece de pgina web y del 50% restante slo tres
ofrecen mnimas prestaciones en lnea.
Indudablemente esto es cuestin de definicin de estrategias.
As mismo, en uno de estos gobiernos departamentales existe un proyecto
de ciudad digital. Sin embargo, no se conocen las estrategias en trminos de
gobierno-pas en torno a este tema. La descoordinacin y desconexin son
palpables desde los diferentes mbitos.
La conclusin que emerge es el absoluto desconocimiento por parte de los
operadores polticos respecto a la importancia que implican las tecnologas de
la informacin y comunicacin ms all del punto de vista meramente tcnico u
operativo.
Slo queda esperar a que la reaccin una vez ms, no llegue a destiempo.
El proyecto debe ser fomentado, aceptado e impulsado por la ciudad
Autoridad poltica s, pero consenso ciudadano tambin. La estrategia debe ser
concretada por los expertos pero tambin debe efectuarse en coordinacin con
las necesidades ciudadanas; de nada sirve la imposicin de brillantes tericos
que desconocen las realidades de la poblacin. No hay que olvidarse que si este
proyecto no ayuda en la solucin de los problemas a la ciudadana, no servir
absolutamente para nada.
143
Se deben explotar las tecnologas de la informacin

y las comunicacines en beneficio de la ciudad digital
La incorporacin de este concepto vivo y dinmico a la visin de ciudad que
se pretende desarrollar tiene ahora un elemento aglutinante e impensado
en otros momentos: Las actividades econmicas dominantes y no slo stas
estn articuladas globalmente y funcionan como una unidad en tiempo real27.
La riqueza, la productividad, la competitividad y el desarrollo se encuentran
estrechamente vinculados con el conocimiento y con la capacidad de adoptarlo.
Desarrollar polticas pblicas nacionales que faciliten el acceso
La elaboracin de polticas de Estado en los diferentes mbitos es lo que en
muchos casos hace la diferencia entre los pases que progresan y los que
continan en el subdesarrollo. Indudablemente este no es un tema ajeno
a esta situacin, por el contrario, para nada servir el desarrollo perfecto de
una ciudad digital si los potenciales usuarios no tienen acceso a los terminales
informticos.
Por este motivo, entre las estrategias que deben incluirse en las polticas pblicas
vinculadas a este tema deben estar presentes:
a) El desarrollo de infocentros, ciber cafs y centros de acceso a la sociedad
de la informacin en trminos colectivos; es lo que hoy por hoy pueden
permitirse los pases en desarrollo.
b) Planes de incentivo fiscal para las empresas que otorguen facilidades de
adquisicin de ordenadores a los ciudadanos.
c) Reduccin de las tasas de acceso a internet.
d) Tecnologa WI- Fi y/o WiMax, para facilitar luego acceso wireless a internet.
e) Infoalfabetizacin.
f ) Aulas tecnolgicas.
27 Mnauel Castells,La ciudad: polticas, proyectos y gestin (conferencia). Barcelona, 2000.
144
Polticas de manejo de la informacin

En este sentido ser importante:
a) Definir criterios en el manejo pblico de la informacin pblica y privada por
organismos pblicos.
b) Desarrollar una normativa que proporcione un marco de coherencia y
seguridad a quienes pretenden instalarse en la ciudad.
c) Establecer normas y estndares claros relacionados con la transparencia de la
informacin pblica y el acceso que los habitantes tienen derecho a tener en
relacin con stos, en tanto forma de contralor de sus gobernantes.
Debe tratarse de un plan de gobierno, no de un plan de gestin
La participacin y empoderamiento de los ciudadanos son parte de la estrategia
fundamental para darle contenido y funcionalidad.
El servicio al ciudadano como justificacin de su existencia y adems como razn
de ser de la actividad del municipio es sustancial, por lo que si efectivamente su
planteamiento poltico es buscar mejorar el bienestar y los ingresos econmicos
de sus vecinos tendr la oportunidad de definir posibilidades, negocios,
relacionamiento y exposicin para los diferentes agentes de la ciudad.
La participacin activa de los componentes de la ciudad asegurar que las
siguientes gestiones continen con su plan de conversin.
tica y equidad siempre deben estar presentes
Esto implicar posibilitar el acceso y la capacitacin a todos los sectores sociales,
de tal forma que se vayan construyendo generaciones de ciudadanos aptos para
integrarse a la nueva lgica de la globalizacin, la economa digital y la sociedad
de la informacin, y participar en sta, de tal manera que sta sea inclusiva y no
excluyente, generando nuevas brechas y ampliando aqulla digital.
El eje de la gestin debe ser el ciudadano
Los ciudadanos cumplen con sus prestaciones y esperan y merecen servicios
acordes. Nada hay que indique que no deberan recibir igual calidad de servicios
que aqullos que lgicamente se obtendran en una empresa privada.
145
De nada servir trasladar la ineficiencia, desconsideracin y mal servicio a

los sistemas digitales. El intendente se debe a sus ciudadanos, no hay excusa
para que reciban un mal trato o servicios mediocres y el gobernante local es el
responsable de que esto suceda; tambin lo es del traslado de de estos problemas
a la digitalizacin.
Mejoramiento de los servicios municipales
La combinacin de una visin cuyo centro sea la atencin y servicio al ciudadano
con las TIC, mejorar sustancialmente la atencin presencial y remota al usuario.
El e-gobierno no slo implica mayor eficiencia al digitalizar el proceso de atencin
sino tambin la prestacin permanente de los servicios a los ciudadanos, para
que de esta manera la ciudad pueda recuperar importantes cantidades de horas
hombre laborales.
Segmentacin de audiencias
Los servicios digitales y los portales debern interactuar con todo tipo de audiencias
ms o menos conocedoras de las herramientas, con lo cual la amigabilidad y los
mecanismos de autoayuda y la transaccin asistida parecen ser el primer estadio
para el desarrollo.
Marco regulatorio normativo
La transformacin de una plataforma convencional en una digital requiere de una
reforma por parte del Estado. Para efectuar las adecuaciones correspondientes en
trminos de gestin y relacionamiento indudablemente se deber crear un nuevo
marco normativo que incluya entre otros temas:
146
Certificados digitales
Factura electrnica
Comercio electrnico
Firma electrnica
Proteccin de datos personales
Proteccin de bancos de datos
Seguridad
Transparencia de gestin
Facilita la toma de decisiones y la participacin de los gobernados en los procesos
de concrecin de las mismas. Gracias a estrategias pblicas, estas determinaciones
pueden establecer una gestin transparente, participativa, eficiente y efectiva.
Entre otras opciones, proyectos de esta ndole facilitan:

Presupuestos participativos
Plebiscitos ciudadanos
Calificacin de proyectos
Rendicin de cuentas
Asuncin de corresponsabilidades en la gestin y vigilancia de la misma por

parte de sus autoridades pblicas.
Centrar la estrategia en el ciudadano

La estrategia de servicio al cliente utilizada desde hace mucho tiempo por las
empresas privadas ha generado nuevos estndares de calidad en la atencin,
por lo que es importante redireccionar los criterios, abandonar las inyectivas
del debate poltico y pensar y dirigir las estrategias hacia el ciudadano, lo que
coadyuva a la elevacin de la competitividad de la ciudad y a acercar el gobierno
a la ciudadana.
A partir de lo sealado debe tenerse en cuenta la siguiente afirmacin: La
democracia no es concebida como algo cerrado y definido de una vez por todas,
sino como un proyecto abierto a un futuro siempre incierto y conflictivo28. Pero
en este marco y bajo este parmetro debe procurarse dar cumplimiento a la
indicacin que establece: ... que las decisiones polticas acerca de la sociedad
dependen exclusivamente de las instituciones, formas polticas, culturales y
orientaciones morales en cuyo marco tiene lugar el proceso de formacin de la
voluntad democrtica.29
As, entre los mltiples retos, el reconocimiento de los archivos y el papel que juegan
en los procesos de transparencia, el acceso a la informacin pblica y rendicin
28 Ulrich Rdel y otros, La cuestin democrtica. 1997. Citado por Agapito Maestre en: La
cuestin democrtica: para explicar las transformaciones de la poltica [apuntes del
diplomado en Derechos Humanos]. AUSJAL, 2010.
29 Idem 8.
147
de cuentas, ocupan un lugar central en las acciones de divulgacin que deben

emprenderse en diversos mbitos de la vida nacional de los diferentes pases.
Los archivos no son museos inamovibles y eternos, constituyen tanto en la esfera
de las entidades pblicas como privadas, organizaciones vivas que no solamente
resguardan testimonios de eventos pasados, lo que los hace muy relevantes,
sino que deben concebirse como gestores de informacin con un gran valor
jurdico, administrativo y tcnico en diversas materias. La exclusividad de la
informacin archivstica como sedimento y producto natural de las gestiones
gubernamentales, los hace singulares.
La promocin del papel que juegan en tanto centros neurlgicos de informacin
debe ser reconocida tanto institucional como socialmente, de ah la importancia de
involucrar en su divulgacin a las organizaciones sociales y los centros educativos.
La voluntad es un requisito indispensable pero ste por s solo es insuficiente, por
lo que se considera fundamental una inversin inteligente de la misma, voluntad
institucional y social sern las que determinen que los archivos se conviertan
efectivamente en un factor de transparencia, en oposicin a su condicin actual
como elemento de opacidad y secreca.
No es posible que la afirmacin: Privados del acceso a las fuente de informacin e
ignorando los motivos de las decisiones con ellos relacionadas, los ciudadanos se
encuentran a merced de una administracin annima, sin rostro e impenetrable30,
sea una constante en las diferentes estructuras gubernamentales.
En mrito a lo establecido es posible afirmar que la informacin pblica debe
ser parte del circuito sustancial integrado por la transparencia, la rendicin de
cuentas y la democracia.
Se comparte la opinin que indica: El deber que la sociedad tiene de procurar
de modo primordial la realizacin del ser humano como persona le impone la
obligacin de respetar las plurales formas en que esta persona se plasme. De
ahdimana, pues, el pluralismo que en materia religiosa, educacional, poltica,
sindical, etc, (...) la sociedad debe asegurarle31.
30 Jos Antonio Domnguez Luiz, El derecho de informacin administrativa: informacin
documentada y transparencia administrativa, en: Revista Espaola de Derecho Administrativo.
Madrid, 1995.
31 Organizacin Demcrata Cristiana de Amrica, Principios de Partidos Demcrata Cristianos,
de Centro o Populares de Amrica Latina y el Caribe-ODCAKAS. Chile, 2005.
148
As mismo se afirma que el bien comn depende de un sano pluralismo social,

ste es parte insustituible del desarrollo democrtico. La transparencia no es
negociable y por lo mismo dentro del nuevo esquema de gobierno -caracterizado
por la gobernanza-, sta pone al alcance del ciudadano la posibilidad de vigilar
lo que sucede dentro de la estructura administrativa del gobierno, permitindole
participar como una medida de control externo sobre las acciones de los
funcionarios pblicos. Es ah donde la memoria institucional viva y verificable en
los archivos se considerar indispensable para el desenvolvimiento democrtico.
Estos archivos contienen las decisiones que han modificado las vidas de nuestros
ciudadanos y que han conducido a que se asumieran determinaciones en el
centro del poder poltico.
Su revalorizacin colabora sustancialmente en la eliminacin de un perjuicio muy
fuerte que actualmente socaba los pilares de la democracia, cual es el individuo
democrtico un simple cliente de las ofertas del mercado poltico monopolizado
por los partidos32 en la medida que facilita el acceso efectivo a las decisiones de
gobierno que le conciernen.
Estando de acuerdo con que el futuro de la poltica ha de ser invencin constante
de democracia o el riesgo totalitario es permanente33 se entender que aquellos
archivos que contienen memoria histrica, memoria institucional y en definitiva
memoria vital sobre la cotidianidad de las sociedades, cumplen un papel
fundamental en la construccin de sociedades ms justas, ms libres, donde los
derechos y las garantas se respetan sin cortapisas y donde el Estado de Derecho
se verifica fuerte y la democracia vibrante.
Es imperativa entonces, la conjugacin del fenmeno de la sociedad de la
informacin con la prctica del gobierno electrnico y la comunidad de las
ciudades digitales, con estos centros neurlgicos de informacin siempre que
se comparta la afirmacin de Goethe: Querer no es suficiente, debemos aplicar.
Saber no es suficiente. debemos hacer.
32 Idem 7.
33 Idem 7.
149
EL ROL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

DENTRO DEL CONCEPTO DE GOBIERNO
DIGITAL EN MXICO
Mtra. Mara Alarcn Rendn1
u Introduccin
El Archivo General de la Nacin (AGN) es el organismo rector de la archivstica en
Mxico cuya misin es preservar, difundir e incrementar el patrimonio documental
de los mexicanos y promover la organizacin de archivos administrativos
actualizados, con el fin de salvaguardar la memoria nacional a corto, mediano y
largo plazo, y contribuir a la transparencia en el ejercicio del poder pblico.
La visin del AGN es llegar a ser una institucin donde se garantice que se
resguardar, conservar, difundir y acrecentar el patrimonio documental
histrico de la nacin, en apego a los estndares y mejores prcticas internacionales,
y a su vez llegar a coordinar un sistema nacional de archivos organizados y
eficientes que contribuya a la transparencia y a la memoria nacional.
Como objetivos estratgicos de la institucin se encuentran los siguientes:
1.
Controlar de manera sistmica, intelectual y operativa el acervo documental

en custodia del Archivo General de la Nacin.
2.
Incrementar el patrimonio documental histrico en resguardo del AGN.
3.
Promover la coordinacin y colaboracin entre archivos y la homologacin

de prcticas y criterios archivsticos.
4.
Fortalecer los vnculos internacionales del AGN.
5.
Acercar a la ciudadana al AGN.
u Antecedentes
Dentro del concepto de Ciudades Digitales en la Ciudad de Mxico stas se
describen como aqullas que tienen la habilidad de integrar la tecnologa, la
sociedad y la calidad de vida en un solo sistema interactivo que cuenta con la
1
Archivo General de la Nacin.
151
caracterstica de producir una mejora continua en el desarrollo econmico local,

en la sociedad y en la poltica2.
A nivel federal existe tambin el Sistema Nacional e-Mxico cuyo objetivo es:
conducir de manera efectiva a la transicin del pas hacia la Sociedad de la
Informacin y el Conocimiento, integrando los esfuerzos que realizan diversos
actores pblicos y privados en esta tarea y atrayendo a todos los mexicanos para
que se incorporen a este proceso3. Como parte de esta iniciativa se encuentra
el concepto de gobierno digital o e-gobierno cuyo objetivo es impulsa[r] la
utilizacin ptima de las tecnologas de informacin y de comunicaciones para
hacer ms eficiente la gestin gubernamental, proporcionar servicios de mayor
calidad y oportunidad a la ciudadana, transparentar la funcin pblica en todos
los mbitos de gobierno y combatir las prcticas de corrupcin al interior de la
Administracin Pblica Federal (APF)4.
Independientemente del nivel de gobierno que se maneje, el concepto de ciudad
digital se refiere por lo general a la entrega de servicios de tecnologas de la
informacin, de tal forma que se brinde valor a los ciudadanos de manera directa
y equitativa procurando as el desarrollo de la sociedad. Si bien en una primera
etapa de las ciudades digitales, la conectividad y todo lo que ello conlleva son
elementos esenciales, en el centro de este concepto se encuentra el manejo de la
informacin y por ende, la gestin documental juega un rol fundamental en esta
transicin hacia una sociedad de la Informacin.
En el Archivo General de la Nacin existe un inters por brindar a los ciudadanos
los servicios que actualmente proporciona de manera digital como parte del
esfuerzo de modernizacin que lleva el camino hacia la comunidad digital, ya sea
a nivel ciudad o a nivel pas.
uu La Gestin Documental en Mxico

Dentro de la Administracin Pblica Federal en Mxico existen an grandes
cantidades de documentos que manejan el soporte en papel. Los flujos
documentales se continan iniciando en los departamentos de correspondencia
2
http://www.ciudaddigital.df.gob.mx/ (Consultado: 2 de febrero del 2011).
3 http://www.e-mexico.gob.mx/web/que-es-e-mexico/mision-y-vision (Consultado: 2 de
febrero del 2011).
4 http://www.gobierno-digital.gob.mx/wb/gobDigital/gobD_GobiernoElectronico
(Consultado: 5 de febrero del 2010).
152
y stos ltimos siguen siendo la base de los sistemas de gestin documental en el

pas. De manera generalizada las reas administrativas son todava las unidades
encargadas del manejo y la administracin de los archivos.
En un entorno de Ciudad Digital, la administracin de los archivos cambia, pues
desde su concepcin, los documentos de archivo no surgen ya en las unidades
de correspondencia, sino en cada uno de los sistemas informticos que ofrecen
servicios a la ciudadana. Por tal motivo, en Mxico se est promoviendo el
cambio de la administracin documental sugiriendo que en las entidades de la
APF, los archivos deben ser considerados como parte de un rea especializada en
la coordinacin de la informacin institucional. En estas reas de Coordinacin de
la Informacin se centraliza la administracin de los documentos que se generan
tanto en las reas sustantivas como en las operativas y los cuadros de clasificacin
archivstica son sugeridos, revisados y supervisados por ella.
El concepto de rea de Coordinacin de la Informacin sera aqulla donde
surgiera la administracin del conocimiento en materia de documentos no slo
electrnicos sino tambin del ciclo de vida completo de documentos en otros
soportes, como el papel. La misin de esta rea sera asegurar que los datos
generados en las instituciones se conviertan en conocimiento que provea valor
a los ciudadanos.
uu Algunos retos de la preservacin dentro de una ciudad digital

El primer reto al que se enfrentan los archivos en Mxico al hacer un trnsito
hacia la ciudad digital es de naturaleza cultural. El uso de evidencia empleando
soportes en papel an hace parte de la cultura burocrtica en Mxico tanto
desde el punto de vista de los ciudadanos como de las entidades del gobierno
que brindan servicios a las personas. En muchas instituciones pblicas existen
todava medios rudimentarios de comunicacin interna como lo son los oficios,
memorndums y notas informativas entre oficinas que se encuentran una al lado
de la otra. El uso del correo electrnico es limitado y se prefiere contar con un
documento fsico para realizar hasta las tareas ms elementales.
Un paso importante hacia el cambio tecnolgico que implica la entrada en la ciudad
digital se refiere a la ruptura del paradigma del papel, y esto se logra por medio
de la implantacin de servicios electrnicos de aquellos trmites que representen
ya sea una verdadera obligacin o un verdadero valor para el ciudadano. Ejemplo
de una verdadera obligacin lo pone el organismo recaudador de impuestos en
153
Mxico llamado Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, mejor conocido como

Hacienda. La presentacin de las declaraciones de impuestos va electrnica
fue un parte aguas en el proceso de automatizacin de los servicios que brinda
el gobierno federal. La confianza generada por este proceso electrnico as
como la capitalizacin de la infraestructura de Hacienda han dado pie para que el
ciudadano adquiera confianza en los servicios digitales que brinda el Gobierno.
Por otro lado, la ciudad de Mxico entra en el concepto de la ciudad digital a
travs de los servicios de red inalmbricos. Cada vez se encuentran ms lugares
donde las personas pueden conectarse de manera libre, proporcionando un
valor muy tangible, sobre todo a los ciudadanos de las nuevas generaciones, lo
cual contribuye tambin a que el cambio cultural se propague de manera ms
eficiente.
Otro reto al que se enfrenta la sociedad mexicana en este cambio culturaltecnolgico se refiere al sentido opuesto del primer reto mencionado. El
desdn hacia los documentos en soportes antiguos por parte de las nuevas
generaciones representa una amenaza para la preservacin de los documentos
que forman parte de la historia documental del pas. Los sistemas de informacin
automatizados de gestin documental permiten que se lleve un adecuado
control de los acervos documentales en cualquiera de las etapas de sus ciclos de
vida. Sin embargo, los costos de administrar un archivo histrico son elevados
y las instituciones no estn dispuestas a pagarlos ya que prefieren atender sus
actividades sustantivas como prioridad. Es por eso que es muy importante la
existencia de una entidad cuya funcin principal sea la preservacin del acervo
documental histrico de la APF en Mxico. El Archivo General de la Nacin es
el rgano que cumple esa funcin en ese pas y debe formar parte tambin de
la transicin hacia la prestacin de los servicios que brinda a la ciudadana de
manera digital.
uu Los servicios del Archivo General de la Nacin

en la ciudad digital en Mxico
Uno de los objetivos estratgicos del Archivo General de la Nacin (AGN) en
Mxico es acercar a la ciudadana al AGN. Por lo tanto, teniendo en cuenta que
la principal actividad como archivo es preservar el acervo documental histrico
de Mxico, es de primordial importancia que los documentos que se resguardan
all sean puestos a disposicin de los ciudadanos, pero no slo de los ciudadanos
154
del presente, sino, como se establece en la misin, tambin de los ciudadanos del
futuro.
Para mantener un equilibrio entre el acceso a la informacin que resguarda el AGN
y la preservacin necesaria para que el patrimonio documental prevalezca, en el
AGN se han tomado varias acciones. A continuacin se presentan dos ejemplos
de stas.
uu Sistema Informtico de Registro, Actualizacin,

Normalizacin y Descripcin de Archivos (SIRANDA)
El principal objetivo del SIRANDA en el AGN es ser el instrumento de gestin
del acervo documental histrico que se resguarda en la institucin. Antes de
la implementacin del sistema no se dispona de un registro automatizado de
los movimientos de los documentos, no se llevaba un registro preciso de la
ubicacin de los mismos, los prstamos al pblico se anotaban en listas a lpiz
lo que no permita llevar un control exacto de los documentos histricos. Con
la implementacin del SIRANDA, el proceso de prstamo de documentos a
los investigadores se ha automatizado. Ahora los ciudadanos cuentan con un
mecanismo que les garantiza que los documentos que estn utilizando estn
ubicados y se sabe cul ha sido el tratamiento de los mismos. Se ha sustituido
un proceso manual de consulta en sala que no registraba ningn movimiento ya
que no se actualizaba el registro central de cada documento. En la actualidad, el
sistema guarda todos los movimientos de los documentos, lo cual permite tomar
decisiones ya que se dispone, por ejemplo, de informacin relacionada con los
fondos ms consultados, las reas y los horarios en los que hay ms usuarios, los
documentos que requieren restauracin, los que se encuentran en proceso de
digitalizacin, entre otros.
Pero quizs la contribucin ms importante del SIRANDA como parte de la
modernizacin del AGN, ha sido la de generar la necesidad de crear inventarios
lo suficientemente completos como para brindar a la ciudadana los elementos
indispensables para llevar a cabo sus consultas. Hasta antes de la implementacin
del sistema, no se tena una cuenta precisa de las unidades de instalacin que se
manejaban en el archivo. En el momento en que el sistema exige llevar un control a
nivel de unidad de instalacin (caja, volumen, legajo), se hace imperativo conocer
la conformacin de los fondos y este esfuerzo de ubicacin y levantamiento de
inventario ha sido de gran valor para la institucin.
155
Sin embargo, como cualquier implantacin de nueva tecnologa, existen retos

que se tienen que afrontar. El principal problema en la implementacin de un
sistema de esta naturaleza es de nueva cuenta, de ndole cultural, tanto por parte
del personal administrativo que atiende a la ciudadana, como por parte de los
ciudadanos. Es importante disponer de mecanismos de manejo del cambio que
faciliten la transicin hacia los servicios automatizados que comprende la ciudad
digital. Estos mecanismos muchas veces no tienen que ver con la tecnologa
misma, sino con los procesos y la comunicacin entre las personas.
Nuevo esquema de reprografa
Uno de los grandes retos a los que se enfrentaba el patrimonio documental
histrico de Mxico era el deterioro que sufra al ser reproducido de manera
indiscriminada, sin atender las necesidades de preservacin de los documentos,
que en muchos casos datan hasta de los siglos XVI y XVII. La utilizacin de
fotocopias y de sesiones fotogrficas por personal no calificado estaban
contribuyendo a que los documentos cada vez estuvieran en peores condiciones.
La microfilmacin y digitalizacin de un mismo documento en repetidas
ocasiones generaban consultas frecuentes e innecesarias. As, se plante un
nuevo esquema de reprografa mediante el cual se pretende poner a disposicin
del pblico la misma informacin pero tomando en cuenta las medidas necesarias
para su preservacin:
Eliminacin de fotocopias: la luz caliente y el manejo inadecuado estaban
daando dramticamente los documentos. Con el fin de sustituir el proceso
de fotocopiado se permiti a los ciudadanos fotografiar sin flash el material que
necesitaban, y de esta manera se contina brindando el servicio pero sin daar
la informacin. En el rea de certificacin de documentos histricos tambin
se elimin el fotocopiado y en la actualidad se utilizan cmaras digitales para
imprimir el material que se desee certificar.
Sustitucin del rea de microfilm: hasta el ao pasado exista un rea de microfilm
en la que laboraban 10 personas realizando reproducciones de los documentos
originales. Los materiales eran consultados tantas veces como se solicitara su
reproduccin en microfilm pues no se contaba con los recursos suficientes para
hacer un mster de cada microfilmacin que se entregaba al ciudadano. Para
continuar con el servicio, se adquirieron equipos de digitalizacin y reproduccin
digital, entre los cuales se dispone de un equipo de conversin de digital a
microfilm y viceversa que permite guardar los msters digitalmente.
156
Implementacin de digitalizacin documental bajo demanda: al igual que en los

procesos de microfilm, cuando el ciudadano llegaba a solicitar la digitalizacin
de documentos, sta se realizaba pero la informacin no se guardaba ms que
en equipos locales donde slo el responsable de cada mquina saba dnde se
encontraba. De esta manera, la digitalizacin generaba grandes cantidades de
datos sueltos que nunca se convertan en informacin valiosa para los ciudadanos
en general. A partir del ao pasado, se puso a disposicin de la ciudadana el servicio
de digitalizacin formal mediante el cual se le pueden brindar las imgenes que
requiera. Cuando alguien solicita una digitalizacin, no slo se hace el proceso de
las pginas que requiere, sino tambin de la unidad de instalacin completa (ya
sea la caja, el volumen o el legajo completo). As es posible ubicar las imgenes
digitalizadas dentro del cuadro de clasificacin archivstica y con cada servicio que
se brinda al ciudadano, se incrementa tambin el acervo digital del AGN.
Proyectos de digitalizacin
En la actualidad, el Archivo General de la Nacin tiene ms de dos millones
de imgenes digitalizadas adecuadamente, las cuales estn a disposicin del
ciudadano en la pgina del AGN. Sin embargo, stas slo representan alrededor
de uno a dos por ciento del total de imgenes que se requeriran para contar con
un archivo completamente digitalizado. Para este ao se contempla realizar un
proyecto de digitalizacin del acervo hemerogrfico de publicaciones peridicas
oficiales que van de 1722 a 1916.
Para un futuro prximo, ya disponiendo de la informacin que arroje el SIRANDA,
se podrn tomar decisiones que permitan determinar la viabilidad y conveniencia
de proyectos de digitalizacin que realmente representen un valor para los
ciudadanos tanto del presente como del futuro.
uu Conclusiones
El rol del Archivo General de la Nacin como instrumento de modernizacin en
un proceso de transicin hacia un gobierno digital es de gran importancia para
los ciudadanos. La institucin y la ciudadana deben estar conscientes de que los
servicios digitales que se comienzan a dar no solo son de gran beneficio para
los mexicanos y el presente, sino que proporcionarn un valor a las generaciones
futuras de ciudadanos de todo el mundo. La preservacin de los documentos en
cualquier tipo de soporte es el fundamento para poder conservar la historia.
157
En otro rubro, la digitalizacin de los servicios (y no slo de los documentos)

permite lograr el objetivo de la ciudad digital al integrar la tecnologa con la
sociedad en un solo sistema interactivo. Al poner a disposicin de los ciudadanos
el acervo documental por medios digitales, se logra un alcance que jams podra
lograrse si se mantienen solamente los servicios presenciales con acceso a los
documentos originales.
La visin del Archivo General de la Nacin de llegar a ser una institucin donde se
garantice que se resguardar, conservar, difundir y acrecentar el patrimonio
documental histrico de la nacin, en apego a los estndares y mejores prcticas
internacionales, est ntimamente relacionado con los planes de modernizacin
que implica el trnsito hacia el gobierno digital.
uu Referencias
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/quienesomos/que.html (consultado: 1
de febrero del 2011).
http://www.e-mexico.gob.mx/web/que-es-e-mexico/inicio (consultado: 2 de
febrero del 2011).
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
febrero del 2011).
(consultado:
de
http://www.gobierno-digital.gob.mx/wb/gobDigital/gobD_GobiernoElectronico
(consultado: 5 de febrero del 2011).
158
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DIGITALES

EN EL ENTORNO DE E-GOBIERNO
Alicia Barnard Amozorrutia1
u Introduccin
Los servicios que los gobiernos prestan a la ciudadana de forma gil y oportuna,
la facilidad para transmitir a la sociedad polticas y acciones tanto de carcter
jurdico como de la seguridad social, de comercio o educacin, as como la
viabilidad para acceder a la informacin gubernamental, la promocin de una
cultura de colaboracin entre la ciudadana y sus gobernantes orientado a
las buenas prcticas de gobierno, son elementos vinculados a e. gobierno. No
obstante, an se observan deficiencias en la creacin, conservacin, preservacin
y uso de las informaciones o documentos de archivo digitales y su informacin
contextual para inferir su autenticidad, fiabilidad y exactitud. En este artculo se
abordan aspectos sobre el desarrollo de e.gobierno y algunas soluciones para la
gestin de documentos de archivo digitales, principalmente para aquellos que se
crean a travs de la web o en redes sociales. Se concluye con propuestas para las
buenas prcticas de e.gobierno en el manejo de la informacin y documentos de
archivo digitales.
Palabras clave: e-gobierno, documentos de archivo digitales, preservacin, redes
sociales, sitios web.
u La situacin de e-gobierno
La encuesta de e-gobierno de las Naciones Unidas (ONU, 2010) se dise como
herramienta para evaluar los servicios nacionales en lnea, la infraestructura
de telecomunicaciones y el capital humano. Para esta organizacin, la clave de
e-gobierno es la prctica centrada en el ciudadano.
As, a fin de que un pas sea evaluado favorablemente en relacin con otros se
requiere evidencia slida de que tiene en desarrollo un e-gobierno que coloca
al ciudadano en el centro, por ejemplo, ponindole a su disposicin servicios
electrnicos y mviles diseados de acuerdo a sus necesidades.
1
Consultora en Archivos.
159
Tambin son factores de evaluacin el acceso a e-servicios y el uso de tcnicas

de e-gobierno para el empoderamiento, inclusin, equidad de gnero y el
incremento de la participacin de los ciudadanos en la toma de decisiones.
Otra clave es desarrollo o preparacin que describe hasta dnde han avanzado
los pases su capacidad en este campo.
Dentro de los hallazgos en la Encuesta del 2010 se tiene que la demanda de
informacin y servicios y redes sociales en internet a travs de una computadora
personal no se considera ya un elemento de avanzada en las regiones desarrolladas
sino una norma que la gente da como un hecho. Se percibe que lo anterior
tambin ser una realidad en un futuro cercano en los pases de ingreso medio.
Por otra parte, tambin se advierte que los telfonos celulares y los asistentes
digitales personales tienen el potencial de alcanzar un nivel importante en
pases en desarrollo, siempre y cuando los gobiernos cuenten con la capacidad
para el cambio tecnolgico y para innovar desde una perspectiva centrada en el
ciudadano.
De igual manera, se observa en el panorama un impacto econmico medible,
la revolucin mvil y el crecimiento de la alta velocidad y del ancho de banda,
as como el acceso mediante conexin inalmbrica reforzado por la expansin
de la capacidad de e-gobierno en el sector pblico, aun en pases con niveles
econmicos limitados.
As mismo, se encuentra que los pases de ingreso medio han hecho avances
importantes y han ocupado lugares que correspondan a pases de alto nivel
econmico. En gran parte, estos avances se deben como en el caso de la
infraestructura de las comunicaciones a que sus lderes de gobierno perciben
el potencial de la tecnologas de la informacin y tienen disposicin para invertir
en polticas de e.-gobierno, diseadas pensando en todos los segmentos de la
sociedad; como ejemplo, varios pases han modernizado sus sitios web como
portales integrados que proporcionan a los ciudadanos un solo punto de entrada a
todos los servicios de e-gobierno e inclusive de otro tipo, pero que tambin les es
til.
En cuanto a la e.-participacin, esta actividad est an en una etapa temprana
en muchos pases, por lo que puede concluirse que no existe conexin entre el
gobierno y sus ciudadanos. Muchos gobiernos incluyen encuestas y formas para
160
retroalimentar sus sitios pero muy pocos auspician foros de discusin, blogs o la
colocacin de informacin en redes sociales. Esto es principalmente notorio en los
pases en desarrollo. Se requiere tal vez de mayor creatividad para interactuar con
el pblico. En la regin de las Amricas las 10 naciones con un ndice de desarrollo
ms alto, en orden de mayor a menor son: Estados Unidos, Canad, Colombia,
Chile, Uruguay, Barbados, Argentina, Antigua y Barbuda, Mxico y Brasil.
Los usos, productos y servicios que pueden brindarse a travs de los sitios web
de gobierno son mltiples y variados. De acuerdo con la Gua para manejar
documentos de archivo en la web, de los Archivos Nacionales de Estados Unidos
(2005), las informaciones que se localizan en los sitios web y su frecuencia de
cambio o actualizacin van desde aquellos donde se tiene informacin casi sin
cambios con posibles incrementos, como los sitios para publicaciones de las
dependencias, hasta aquellos sitios web utilizados como interfase para mltiples
aplicaciones como las reuniones electrnicas con la comunidad y la solicitud
de comentarios a propuestas normativas, cuya informacin proporcionada por
el usuario as como la desplegada por las dependencias es variada y cambia
constantemente. Aunado a lo anterior los gobiernos utilizan tambin las redes
sociales de la Web 2.0 como mecanismo de interaccin con la ciudadana.
As, e-gobierno contribuye a facilitar la interaccin de los gobernantes con sus
gobernados mediante la gestin de trmites, el suministro de servicios y el acceso
a la informacin pblica gubernamental, con las limitaciones correspondientes en
cuanto a la privacidad de las personas y aquella que est reservada por tratarse de
asuntos relacionados con la justicia y la seguridad nacional. En una etapa madura,
tambin se considera a e-gobierno como un factor evidente para la existencia
de un gobierno abierto, centrado en la participacin activa de los ciudadanos en
las polticas de gobierno. Aunque no es tema central de esta presentacin vale
la pena reflexionar brevemente sobre el derecho de acceso a la informacin y la
apertura de los gobiernos.
Livia Lacovino (2010) seala que los alcances de un gobierno abierto an son
limitados; no obstante las iniciativas emitidas sobre el acceso a la informacin,
la legislacin anti-terrorista posterior al 11 de septiembre del 2011 ha minado
libertades civiles, en particular, ha conducido a enmiendas o ha restringido la
interpretacin de la legislacin sobre libertad de la informacin. De igual manera
afirma que la participacin de los ciudadanos en debates de poltica pblica se ve
reprimida ante las exenciones y retrasos en la localizacin de la informacin; ms
adelante Lacovino se pregunta si los documentos filtrados a travs de las fugas de
161
informacin o leaks son los substitutos para un proceso correcto de acceso a la

informacin.
Lo anterior se corrobora cuando nos encontramos en los sitios de e-gobierno con
informaciones diseadas ex profeso sin tener garanta de que sean autnticas,
es decir que sean nicas y estn completas, si son fiables, exactas y no han sido
alteradas.
Tambin existen inequidades en gestin de trmites pues no siempre se considera
a grupos sociales especficos como los adultos mayores o los grupos indgenas.
A lo anterior, hay que agregar la resistencia al cambio hacia la apertura de la
informacin gubernamental.
Es pues e-gobierno una estrategia trascendental, an en evolucin, cuyo
generoso cometido demanda de las buenas prcticas centradas en los individuos.
uu E-gobierno y la autenticidad, fiabilidad y exactitud

de los documentos de archivo
Las estrategias o programas de e-gobierno pueden tener objetivos y propsitos
semejantes en comn, de ello dan cuenta los ejemplos que a continuacin se
ofrecen. Fueron seleccionados al azar para introducir y comentar sobre aspectos
relacionados con la gestin documental de los materiales digitales.
El Programa de Gobierno Electrnico de Brasil tiene como propsito el desarrollo
de proyectos de gobierno electrnico mediante la utilizacin de las tecnologas
de la informacin y las comunicaciones (TIC) para democratizar el acceso a la
informacin, ampliar discusiones y dinamizar las prestaciones de servicios pblicos
enfocados en la eficiencia y efectividad de las funciones gubernamentales2.
Por su parte, el programa Gobierno en lnea, del Ministerio de Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones en Colombia, tiene por objeto contribuir a la
construccin de un Estado ms eficiente, transparente y participativo, que preste
mejores servicios mediante el aprovechamiento de las TIC.
2 Para mayor informacin del programa consltese el sitio http://www.governoeletronico.gov.

br/o-gov.br
162
El programa est centrado en el ciudadano con una visin unificada del Estado
que protege la informacin del individuo y se propone estimular la credibilidad y
confianza en el Gobierno en lnea3.
El Sistema de Gobierno Electrnico en Chile est orientado a lograr un mayor
aprovechamiento de las TIC a favor de la gestin gubernamental. Su actuar se
sustenta en la incorporacin de tecnologa y al mismo tiempo, en la generacin
de formas de gestin integrada en los organismos pblicos.
Este sistema incentiva y gua el uso de las TIC en la administracin pblica,
teniendo como objetivo mejorar y modernizar la gestin pblica, simplificar los
procesos administrativos y optimizar la eficiencia de la inversin tecnolgica.
En Mxico la Unidad de Gobierno Digital de la Secretara de la Funcin Pblica
tiene a su cargo el programa Gobierno digital cuyos objetivos son:

Dar mayor eficiencia y transparencia a las contrataciones gubernamentales

mediante el uso de sistemas electrnicos.
Disponer de mecanismos de rendicin de cuentas a la ciudadana mediante

el uso de sistemas electrnicos para brindar informacin pblica.
Facilitar a la ciudadana la realizacin de trmites y servicios mediante la

operacin y promocin del uso de sistemas electrnicos en las dependencias
y entidades de la administracin pblica.
Garantizar seguridad y certeza jurdica a los ciudadanos al participar en

contrataciones y realizar trmites gubernamentales, mediante el uso y
certificacin de medios de identificacin electrnica4.
En otras regiones donde e-gobierno se ha afianzado, los programas son ms

ambiciosos, tal es el de la Unin Europea. Mediante la Declaracin Ministerial sobre
e-gobierno (2009) se establecen, entre otros, los siguientes objetivos para alcanzar
en el 2015:
3 http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/index.shtml
4 http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/unidades-administrativas/unidad-degobierno-digital.html
163
Mejorar los servicios de e-gobierno para atender las diferentes necesidades

de los usuarios y proporcionarlos de la mejor forma.
Invitar a terceros socios a colaborar en el desarrollo de los servicios de

e-gobierno.
Aumentar la disponibilidad de informacin del sector pblico para el re uso.
Reforzar la transparencia de los procesos administrativos.
Involucrar a los interesados en los procesos de polticas pblicas.
Crear un cambio evidente y positivo en la facilidad con la que un negocio se

puede establecer y operar en el mercado nico.
Crear un cambio positivo y evidente en la facilidad con la cual los ciudadanos

pueden estudiar, trabajar, residir y jubilarse en cualquier Estado miembro.
Desarrollar servicios de e-gobierno a travs de las fronteras que estn basados

en una necesidad real, social y econmica.
Reducir la carga administrativa para los ciudadanos y los negocios.
Considerar la mejora de los procesos organizacionales.
Cuando se revisan los sitios de programas de e-gobierno se observa que

las estrategias y objetivos no incluyen aspectos relacionados con creacin,
conservacin y preservacin de datos o informacin que por sus caractersticas
estn sujetos a normas y disposiciones legales, y que por tanto, deberan
mantenerse de forma autntica, fiable y precisa sea para la rendicin de cuentas,
la transparencia, o como prueba y evidencia de acciones de gobierno en el
presente, y como testimonio histrico cuando as corresponda.
Al respecto, debe sealarse el hecho de que las gestiones y trmites entre sociedad
y Gobierno continan siendo documentadas puntualmente y mantenidas en un
archivo cuando se han elaborado en papel. Ahora ni siquiera estamos seguros
si los documentos de archivo digitales se encuentran en los servidores de las
instituciones.
Las estrategias, objetivos y proyectos de los portales con servicios de e-gobierno
le apuestan a la apropiacin y uso de las TIC y la seguridad informtica cuando
164
ya se sabe que ello no es suficiente para inferir sobre la autenticidad, fiabilidad y

exactitud de la informacin (MacNeil y Gilliland-Swetland, 2005), as como para
su reuso por el tiempo que sea necesario, esto debido, entre otros factores, a la
rpida obsolescencia tecnolgica y la fragilidad de la informacin que se maneja
en estos medios.
En algunos casos se observa que los pases han adoptado como solucin para
la autenticidad la firma electrnica, instrumento til de forma temporal pues su
preservacin a largo plazo es prcticamente imposible (Delgado, 2007) inclusive la
Comisin Europea (2010) en sus reglas de operacin para documentos establece
que la firma digital simple o avanzada deber conservarse en su formato digital
en el repositorio de expedientes electrnicos a corto y mediano plazo; concluido
ese perodo, la funcin de la firma electrnica para garantizar la integridad y
autenticidad de los documentos de archivo se traslada al repositorio electrnico
que conservar el documento a largo plazo y se certifica mediante huella digital,
por lo que ya no es necesario conservar los formatos originales de las firmas.
Aunado a lo anterior tambin en algunos pases se habla de los repositorios
digitales, aunque se desconoce si han sido desarrollados de acuerdo a algn
estndar y si se tiene establecido algn criterio o norma para determinar si
cumplen con los requisitos que permitan garantizar la autenticidad, fiabilidad y
exactitud de los datos, informacin o documentos.
Segn declaracin de e-gobierno de la Unin Europea, cuando se tienen objetivos,
como aumentar la disponibilidad de informacin del sector pblico para reuso
o crear un cambio positivo y evidente en la facilidad con la cual los ciudadanos
pueden estudiar, trabajar, residir y jubilarse en cualquier Estado miembro, no
hay duda de que la informacin que se crea para estas actividades califica como
documento de archivo, ya sea, porque ser re usada constantemente o porque
sirve para sustentar acciones de carcter administrativo o legal, lo cual obliga a
que se le d el tratamiento adecuado para su conservacin y preservacin a largo
plazo con garanta de que permanecer autntica, fiable y precisa.
Es de esperarse que la propia declaracin conduzca a la realizacin de otros
proyectos orientados al manejo de la informacin y documentos de archivo como
se ver en el caso del Reino Unido ms adelante.
165
El proyecto InterPARES5 ha identificado tres caractersticas que los documentos de

archivo deben reunir para tener confianza en los mismos, autenticidad, fiabilidad
y exactitud:

La autenticidad de un documento de archivo consiste en la acreditacin de

un documento de archivo de ser lo que pretende ser, estar libre de alteracin
o corrupcin. Los documentos autnticos son los que han mantenido su
identidad (unvoca) e integridad al paso del tiempo gracias a la evidencia de
su carcter, requisitos o circunstancias inherentes.
La fiabilidad existe cuando un documento de archivo puede establecer,

declarar o sostener al acto o hecho del que es relativo, y es establecida
determinando la competencia del autor, y examinando tanto la completitud
en la forma del documento de archivo como el nivel de control ejercido
durante su proceso de creacin.
Por su parte la exactitud existe de acuerdo con el grado en el que los

datos, informacin, documentos o documentos de archivo alcanzan para
ser precisos, correctos, veraces, estar libres de errores o distorsiones y ser
pertinentes a un asunto o materia.
Para lograr la confianza en los documentos de archivo, el proyecto InterPARES

ha sido desarrollado con diferentes productos y propuestas metodolgicas. Por
ejemplo, el Modelo de la Cadena de Preservacin (Eastwood et al, 2008) tiene
alcance a las tres etapas del ciclo de vida y define las actividades y acciones
especficas que deben tenerse en cuenta para asegurar que los documentos de
archivo digital estn debidamente creados desde el comienzo, mantengan su
integridad en el tiempo y puedan reproducirse autnticamente a travs de su
existencia. Este modelo es til para entender la propia complejidad que implica el
manejo de los documentos de archivo, y por tanto, tambin es una herramienta
til para la gestin y preservacin de los documentos de archivo ya que mediante
un esquema de diagramas es posible visualizar las mltiples y diversas actividades
as como sus relaciones en la gestin de los documentos de archivo digitales.
5 Los trminos y definiciones forman parte de la base terminolgica del proyecto InterPARES
estn disponibles en ingls en: http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm,
algunos conceptos se encuentran traducidos al espaol en un versin inicial y se localizan
en: http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip3_mx_glosario_interpares_v1-2.pdf
166
Los hallazgos de los estudios de InterPARES a lo largo de ms de 10 aos son

ejemplo de cmo en un perodo que no va ms all de 15 aos6, las iniciativas de
investigacin sustentadas en principios y prcticas de la gestin documental y la
archivstica han servido de base para el desarrollo de:

Estndares, modelos o requisitos para los sistemas de la gestin documental

y preservacin de documentos de archivo digitales.
Metadatos que den contexto, contenido y estructura a los materiales digitales.
Anlisis de procesos orientados a la gestin documental para la identificacin

de los documentos de archivo que se derivan de los procesos.
Estndares para la preservacin a largo plazo y los criterios que deben reunir
los sistemas de preservacin o repositorios digitales.
Estos esfuerzos aunados a proyectos y guas que ya se han elaborado para

e-gobierno, como se ver ms adelante, deberan sin duda, ser considerados
en la gestin y preservacin de documentos de archivo digitales, autnticos,
fiables y exactos ya sea que son creados y conservados en los servidores de las
organizaciones, los sitios de e-gobierno, las redes sociales o servicios externos
que proporciona ahora la Web 2.0.
Sin embargo, en pases de nuestra regin una relacin de e-gobierno y los
procesos de gestin documental an se percibe utpica; apenas se est tomando
conciencia de la importancia que los documentos de archivo digitales tienen
como activo de los gobiernos. Los sistemas de gestin documental para la
creacin, conservacin y manejo de los documentos de archivo digitales se
vienen incorporando paulatinamente en las organizaciones, no obstante todava
se les percibe como sistemas para conservar documentos de archivo digitales
semejantes a sus pares, los anlogos, sin admitir que los datos e informacin
que se generan en los diferentes sistemas de informacin o para los fines de
e-gobierno tambin tienen caractersticas legales o administrativas que exigen
su control dentro de un sistema de gestin documental a fin de garantizar su
autenticidad, fiabilidad y exactitud, hoy y en el futuro.
6 La DoD.5015.2 Gestin de documentos electrnicos. Estndar de criterios para el diseo

de aplicaciones de software, del Departamento de Defensa de los Estados Unidos de
Norteamrica. Es el primer estndar elaborado para la gestin de documentos de archivo
electrnicos, fue publicado en 2007, su versin vigente se localiza en: http://jitc.fhu.disa.mil/
recmgt/p50152stdapr07.pdf
167
Lo anterior implica mayores complicaciones cuando las organizaciones no

contemplan estrategia alguna para el manejo de los materiales digitales de
e-gobierno o cuando se desconoce si los proveedores de servicios a travs de la web
cuentan con elementos de un sistema de gestin documental. Las consecuencias
del manejo inadecuado de la informacin y documentos de archivo tienen un
alto costo social al surgir la desconfianza del ciudadano en sus gobernantes ante
la carencia o deficiencias de la informacin o documentos que le son necesarios
para cumplir con sus obligaciones, por su trabajo o estudio y como un derecho
ciudadano; adems, la imposibilidad de dar cumplimiento a disposiciones legales
o normativas, o la incapacidad de una prctica legal adecuada, la insuficiencia
de informacin para resolver asuntos tcnicos y administrativos, el uso parcial de
la informacin que se crea, la disposicin de materiales documentales de forma
arbitraria y, de suma importancia, el costo econmico que conlleva cualquiera
de estas carencias son, entre otros, riesgos a los que estn expuestos los
gobiernos ante la falta de una buena prctica en el manejo de sus informaciones
y documentos de archivo tanto en ambiente digital como en papel.
uu Propuestas para la gestin de documentos

de archivos digitales de e-gobierno y en redes sociales
Como se ha mencionado anteriormente, en los pases desarrollados ya se han
llevado a cabo diferentes investigaciones y estudios que han dado lugar a
estrategias y productos tiles para el manejo de informacin o documentos de
archivo que se producen a travs de la web.
En el 2005 los Archivos Nacionales de Estados Unidos publicaron la Gua sobre
el manejo de documentos de archivo en la web, la cual proporciona un esquema
inicial para manejar el contenido de documentos de archivo en los sitios web de
las dependencias y aquellos que documentan las operaciones de los mismos.
La Gua establece las responsabilidades de las dependencias a travs del
funcionario responsable de la gestin documental. Igualmente admite a las
dependencias la utilizacin de las tecnologas basadas en la web para cumplir
con su misin y para diseminar informacin. Tambin indica que los documentos
de archivo relacionados con un sitio web incluyen informacin sobre el contenido
del mismo y sobre su administracin, sirviendo esto ltimo de evidencia de sus
operaciones.
168
Dice la Gua que las dependencias deben entender que el contenido de una web
que rena la definicin de documento de archivo segn se establece en la Ley
de Documentos de Archivo Federales de los Estados Unidos7 deber ser tratado
como tal, al igual que aquellos relacionados con la administracin de la red, el uso
(mtrica), as como las decisiones documentadas acerca del contenido y diseo.
La Gua proporciona una lista inagotable de tipos de documentos de archivo en la
web. Igualmente establece las caractersticas de confianza de los documentos de
archivo tales como aquellos que cumplen con los requisitos legales.
En la Gua se identifican sitios web y aspectos relacionados con el contenido,
contexto y estructura sobre los que es importante detenernos.
En cuanto a los contenidos, es necesario que las pginas HTML, codificadas
por s mismas, as como el contenido adicional de los archivos referenciados
en ellas y el creado por los usuarios finales que interactan con el sitio web,
tengan mantenimiento para sustentar las caractersticas de confianza, fiabilidad,
autenticidad, integridad y usabilidad.
Por su parte, los documentos de archivo administrativos y tcnicos generados
durante el diseo y administracin de un sitio web deben conservarse ya que
los mismos proporcionan contexto para las operaciones de la web que avalan la
fiabilidad, autenticidad e integridad de los sitios.
En sitios web, o parte de los mismos que han sido valorados para su preservacin
permanente, as como en sitios temporales de alto riesgo se requiere la
conservacin y mantenimiento de un mapa del sitio que indique la organizacin
del contenido web, las pginas de contenido y la configuracin de los archivos
de contenido as como de los sistemas administrativos, lo anterior proporciona la
estructura de los contenidos de los documentos de archivo y por tanto facilita la
integridad y usabilidad tanto de las versiones actuales como de las preservadas
de un sitio web8.
7 La definicin de documento de archivo puede consultarse en: http://www.archives.gov/

about/laws/disposal-of-records.html#def
8 ISO 15489. Define al documento de archivo como aquel que tiene contexto, contenido y
estructura.
169
La Gua tambin destaca la importancia de conocer los riesgos as como la

conveniencia de establecer programas de evaluacin sobre los mismos. Dentro
de los riesgos se encuentran:

La inhabilidad para documentar o validar transacciones que ocurren a travs

del sitio web en la parte frontal.
La inhabilidad para reconstruir vistas del contenido de la web que fue creado
de manera dinmica y que existi solamente en la virtualidad durante el
tiempo que se vio.
El compromiso con las transacciones de e-gobierno.
La inhabilidad de rastrear el desarrollo de una poltica asistida por la web o

documentar las decisiones de la dependencia relacionada con las operaciones
de la misma.
Los riesgos sealados tienen como consecuencias:

Litigios o responsabilidades cuando no se tiene capacidad para verificar lo

que estaba en un sitio en cierto punto del tiempo.
Incapacidad de las operaciones de un programa, para detectar o castigar

fraude, declaraciones falsas u otra conducta ilegal por la falta de documentos
de archivo vlidos o probatorios.
Inhabilidad para producir documentos de archivo que documentan la

rendicin de cuentas y administracin de los materiales colocados en el sitio
de la web, as como diseminacin de informacin errnea.
Prdidas financieras por comprometer los derechos de los ciudadanos o del

gobierno.
Comprometer la misin de la dependencia.
Reacciones negativas de las partes interesadas (ramas Ejecutiva y Legislativa).
Atencin desfavorable de los medios.
Un caso interesante en la conservacin de la informacin relacionada con

e-gobierno es el del Reino Unido donde la prdida de informacin fue el detonante
para investigar y buscar soluciones (Spencer, et al, 2008).
170
En ese pas la web ha sido el mecanismo para dar a conocer reportes, discursos,
anuncios, normatividad, entre otros, as como servicios transaccionales como la
renovacin de una licencia para manejo.
Por otro lado, la web se concibi como un medio de comunicacin gil y de fcil
de acceso a materiales documentales como libros y revistas, informacin que se
actualiza con frecuencia y que puede impactar en normas y disposiciones legales
que obligan a la conservacin de los materiales documentales por un plazo mayor
a su actualizacin.
El ejemplo concreto que llev a la realizacin del Proyecto de Continuidad de la
Web se present cuando los miembros del Parlamento y los servidores pblicos
se dieron cuenta que la informacin relacionada con las respuestas a preguntas
parlamentarias ya no se localizaba, cuando suponan que estaran disponibles
por tiempo indefinido en direcciones de web o URLs9. Lo anterior oblig a la
formacin de un grupo de trabajo de alto nivel que inclua expertos de los Archivos
Nacionales. El problema a resolver entonces era asegurar que los documentos
publicados en lnea no se perdieran. Al respecto, el estudio longitudinal Hansard
permiti identificar entre otros hallazgos el nmero de sitios web con la direccin
gov.uk que funcionaban y los que ya no lo hacan.
Grfico No. 1. Referencias de URL Hansard 1997-2006 a documentos en sitios web .gov.uk
9 Por sus siglas en ingls significa: Localizadores Universales de Recursos.
171
Tambin mediante una aproximacin de instantneas de los datos recuperados

a travs de las herramientas del Webmaster Google se hizo manifiesto el hecho
de que una gran cantidad de contenidos de sitios, incluyendo formatos de
documentos publicados, haba desaparecido. A pesar de que el contenido haba
sido enviado al Archivo, los vnculos se haban perdido.
En el estudio se encontraron respuestas que impedan la permanencia de las URLs:

La reconstruccin de sitios web en infraestructuras tcnicas diferentes.
Los cambios en el Gobierno, por ejemplo en lo relacionado con

responsabilidades y nombre de un departamento.
La atencin de la administracin enfocada en otros aspectos.
As mismo la investigacin identific:

Una proporcin significativa de los contenidos del gobierno central al que no

poda accederse a travs del URL original citado.
El problema anterior era mayor en documentos que en pginas HTML, a

pesar de que el vnculo a una mayora de URLs mantenan sus vnculos a
documentos.
El problema era ms extenso, ya que el contenido perdido no era particular

a los tipos de informacin que dan respuesta a las preguntas parlamentarias.
Como hiptesis no probada, se perciba que quienes se vinculaban a los

sitios del gobierno central desconfiaban de los mismos debido a la falta de
permanencia y por tanto, preferan vincularse a pginas de navegacin de alto
nivel.
Muchos de los vnculos a sitios de gobierno venan de otros sitios de gobierno

formando una red intervinculada de sitios.
Lo anterior llev al gobierno ingls a instrumentar el Proyecto de Continuidad de

la Web, el cual en esencia adopta soluciones de todas las opciones estudiadas,
como:

172
Dejar a los departamentos del gobierno central enfocarse en la informacin

actualizada pero asegurando el despliegue de vnculos con URLs efectivos,
por ejemplo, que subsistan a lo largo de cambios tcnicos.
Solicitar a los Archivos Nacionales archivar los contenidos desactualizados,

ms all de la aproximacin de instantneas, mediante un archivo histrico
de sitio web sistemtico e integral.
Desarrollar una herramienta para mantener un vnculo al contenido ya sea

actual o archivado atando un URL original con la versin del archivo en el
archivo histrico de web.
Mantener los intervnculos entre el contenido actual o histrico (mediante el

desarrollo de la herramienta anterior).
Se encontr que la vinculacin era la clave, no solo para mantener el acceso a

la informacin sino tambin para el anlisis de la misma. La solucin se bas en
el reconocimiento de que el Sistema de Nombres de Dominio (Domain Name
Systema, DNS) es un mtodo efectivo para solucionar las respuestas a documentos
solicitados, utilizando un identificador basado en el URL original del recurso. Para
ello es necesario un medio de captura del contenido en una tecnologa para archivos
de web, asociado con el medio para redireccionar al usuario a ese contenido a su
ubicacin en la web de la dependencia o en la web de archivo histrico.
El Proyecto de Continuidad de la Web del Gobierno hizo una contribucin a los
documentos de archivo digitales que se transfieren de los sistemas de gestin y del
actual Proyecto de Continuidad Digital10 cuyo propsito es mantener la habilidad
de usar la informacin por el tiempo que sea necesario, asegurando que la misma
est completa, disponible y utilizable para las necesidades de la organizacin.
Para ello se establece un esquema de gestin de la continuidad digital mediante:

El plan de accin que comprende:

*
La designacin de un servidor pblico responsable para manejar la

continuidad digital.
El establecimiento de prioridades.
El establecimiento de un equipo de expertos en tecnologas, gestin

de la informacin (archivos, bibliotecas), gestin del cambio y en
aseguramiento de la informacin.
Asegurar el entendimiento de la continuidad digital.
10 Para mayor informacin sobre el Proyecto Continuidad Digital, visitar el sitio http://www.
nationalarchives.gov.uk/information-management/projects-and-work/dc-what-is.htm
(consulta enero 26 del 2011)
173
La definicin de los requisitos de continuidad mediante:

*
La identificacin de los activos de informacin.
La definicin de los requisitos de usabilidad de los activos.
El entendimiento de cmo entregar los requisitos de usabilidad.
La integracin y mantenimiento de un documento de archivo que

documente los hallazgos y resultados de la definicin de requisitos.
La evaluacin y administracin de riesgos para la continuidad digital:

*
Creacin de un esquema para el manejo de riesgos.
Apropiacin de la evaluacin de riesgos.
Atenuacin del riesgo y restauracin de la continuidad.
Identificacin de oportunidades para ahorros y eficiencias.
Mantenimiento de la continuidad digital, implica incorporar la continuidad

digital en:
*
La planeacin de la organizacin.
Las estrategias y procesos de la gestin de informacin.
Las tecnologas de la informacin.
Los procesos de administracin del cambio.
La realizacin de una revisin regular de los requisitos y continuidad

digital.
El proyecto incluye adems una gua que apoya a las dependencias en la compra
de servicios, productos y casos prcticos para la continuidad digital.
Las soluciones anteriores no estn agotadas cuando ahora tambin se hace
necesario reflexionar y estudiar sobre las redes sociales en el entorno de e-gobierno
y su relacin con los documentos de archivo necesarios para el sustento de acciones
y trmites gubernamentales. Al respecto, Livia Lacovino (2010) da cuenta de la
recomendacin que se hace al gobierno de Australia en el Reporte de la fuerza de
tarea del Gobierno 2.0, involucrarse y progresar con el Gobierno 2.0:
La Fuerza de Tarea recomienda que las agencias de gobierno que desean
utilizar sitios de terceros con propsitos de colaboracin, entrega de servicios
174
o diseminacin de la informacin aseguren que copias de los documentos de

archivo generados de tal forma sean retenidos en posesin de la Comunidad
de tal forma que cumplan con la definicin de Documento de Archivo de la
Comunidad (...) cualquier informacin creada o recibida por la comunidad en
el curso del desempeo de un negocio.
Al respecto, los Archivos Nacionales de Estados Unidos recientemente publicaron
la Gua sobre el manejo de documentos de archivo en las plataformas de las redes
sociales de la web 2.0, (2010) la cual ampla la Gua sobre el manejo de documentos
de archivo de la web y la Gua sobre las implicaciones de las tecnologas de web para
la web de los Archivos Nacionales 11.
La Gua expone factores a considerar en el establecimiento de polticas y
procesos, perfiles de gestin documental y responsabilidades para asegurar que
los documentos de archivo en las redes sociales sean detectados y manejados
,tales como:

Identificar la informacin constituye un documento de archivo federal en

las plataformas de las redes sociales de la web 2.0 y que puedan incluir un
contenido generado por el usuario.
Definir la autora del contenido y responsabilidad para el manejo de los

documentos de archivo.
Desarrollar los requisitos de gestin documental de acuerdo a las disposiciones

establecidas.
Incorporar las prcticas de gestin documental y responsabilidad para el

manejo de los documentos de archivo.
Comunicar las polticas de documentos de archivo para que los empleados y

el pblico entiendan cmo se manejarn los documentos de archivo.
Monitorear el uso en curso de las plataformas de las redes sociales para

determinar si cambia el valor de los documentos de archivo.
Monitorear cualquier cambio a los trminos de servicio del tercero de la

plataforma de redes sociales de la web 2.0.
La Gua incluye tambin tpicos sobre vigencias y preservacin, y sugiere a las

dependencias que determinen si las plataformas de redes sociales pueden
11 Para mayor informacin estas guas consultar: http://www.archives.gov/records-mgmt/new.
html
175
cumplir con mecanismos para la gestin documental as como polticas, vigencias

y preservacin.
uu Conclusiones
Carlos Alberto Zapata (2010) apunta a ciertos elementos para avanzar hacia un
e-gobierno exitoso desde la gestin documental. En el marco de este trabajo,
destaca los siguientes:

Las iniciativas de gobierno electrnico deben incluir proyectos relacionados

con los archivos pblicos y la gestin de documentos.
Los aspectos de gestin de la informacin deben ser liderados por

profesionales de ciencias de la informacin y no exclusivamente por
ingenieros de sistemas.
La base de un buen gobierno electrnico no es la tecnologa sino la

informacin.
Hay una plena coincidencia en los planteamientos de Zapata y la revisin que se

ha hecho en este trabajo lo confirma; habra que agregar otros que tambin se
derivan de este repaso:
176
Incorporar a la gestin documental y preservacin de documentos de archivo

dentro de las polticas de e-gobierno.
Establecer las polticas, mtodos y guas para la creacin, conservacin y

preservacin de los documentos de archivo digital o informaciones creadas a
travs de los diferentes ambientes que utilizan las organizaciones (servidores,
sitios web, redes sociales o servicios externos).
Incorporar al anlisis y evaluacin de riesgos en el manejo de los documentos

de archivo digitales creados en los diferentes ambientes de las organizaciones
con el fin de reducir los mismos ante la fragilidad de los documentos de
archivo digital.
Desarrollar programas o estrategias de investigacin para dar soluciones a la

creacin, manejo y preservacin de los documentos de archivo digitales en
los diferentes ambientes (servidores, web, redes sociales).
Establecer programas de formacin profesional y capacitacin continua en

materia de gestin y preservacin de documentos de archivo digitales.
Integrar equipos multidisciplinarios y transdisciplinarios que apoyen el sano

desarrollo de los documentos de archivo digitales.
Como se ha mencionado la visin de la gestin documental hasta ahora se

percibe para atender los documentos que en el pasado se emitan en papel, se han
relegado las informaciones que las dependencias y organizaciones generan con
base a las atribuciones y funciones de las mismas que no tienen las caractersticas
de los anlogos y que s tienen un carcter sustantivo dentro de las organizaciones.
Se desconoce si estas informaciones cuentan con la informacin contextual
suficiente para sustentar su autenticidad, integridad, usabilidad y exactitud,
tanto para las funciones actuales como para la historia; aunado a lo anterior nos
encontramos actualmente con materiales que forman parte de estrategias de
e-gobierno los cuales tambin deberan ser considerados como documentos de
archivo de las organizaciones.
Por ltimo, Zapata (2010) afirma que la base de un buen gobierno no es la
tecnologa sino la informacin, la cual adems debera estar organizada, contar con
contexto, contenido y estructura suficientes para inferir su fiabilidad, autenticidad
e integridad y a su vez, servir a la ciudadana en sus relaciones con el gobierno y
en el ejercicio de sus derechos y obligaciones democrticas as como a la historia
de las colectividades y las instituciones.
De no hacer algo, la informacin y documentos de archivo estarn causando un
impacto negativo tanto en los gobiernos como en sus gobernados. Sumado a
lo anterior, es inconcebible la cantidad de informacin que se ha perdido por la
obsolescencia tecnolgica as como el hecho de que aun existiendo en diferentes
espacios de las organizaciones o en la web, no sea posible acceder a sta por la
falta de un mantenimiento adecuado y una informacin contextual sobre esos
sitios, que los identifique para su acceso y puedan ser considerados autnticos,
fiables y exactos.
uu Referencias
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2.0/Social Media Platforms. NARA Bulletin 2011-02. Octubre del 2010. URL:
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ifai.org.mx/index.php/versiones-estenograficas
179
LA GESTIN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO

DE LOS PROYECTOS DE ADMINISTRACIN
ELECTRNICA DE BOGOT
Carlos Alberto Zapata C.1
u 1. Introduccin
En este documento se exponen de forma muy sinttica los principales hallazgos
de una investigacin realizada durante el segundo ao de doctorado que el
autor adelanta en la Universidad de Salamanca y que surge a partir de un estudio
exploratorio sobre el acceso a la informacin a travs del anlisis de los sitios web
de la administracin pblica en Colombia. Un trabajo inicial presentado permiti
identificar algunos problemas en el desarrollo de la administracin electrnica
del pas. Los resultados de este estudio dieron paso a diferentes cuestionamientos
acerca de la forma como los ciudadanos interactan con la administracin pblica
utilizando las tecnologas de la informacin.
El estudio evidenci dificultades para localizar informacin de la administracin,
principalmente aquella que se deba divulgar en cumplimiento de normas
expedidas por el Gobierno, relacionadas con la publicacin de los actos
administrativos de la administracin pblica. Al profundizar en el tema,
comenzaron a surgir fallas en diferentes aspectos relativos a la publicacin y
acceso de la informacin por parte de los ciudadanos, uno de los cuales tiene que
ver con el programa de gestin documental, establecido en la Ley 594 del 2000 o
Ley General de Archivos.
A partir de estos indicios surgi la necesidad de investigar la relacin existente
entre la administracin electrnica y la gestin documental en la administracin
pblica, tomando como referente el Distrito Capital, seleccionado por dos razones:
1.
El grado de desarrollo de la gestin documental en el Distrito, considerado

modelo para la administracin pblica.
1
Profesor Asistente. Programa de Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica.

Universidad de La Salle.
181
2. El grado de implementacin de los proyectos de e-administracin en el

Distrito.
La ponencia recoge, de manera general, la forma como se ha venido adelantando
la implementacin del modelo de administracin electrnica en el Distrito Capital
de Bogot en relacin con el desarrollo del programa de gestin documental.
Aunque en el proceso se identificaron varias dificultades en cuanto a los diferentes
programas de e-administracin, principalmente por ser una iniciativa propiciada
por la Alcalda Mayor desde hace muy poco tiempo, los resultados son un
indicador vlido para reformular la poltica pblica en este aspecto as como para
reorientar los procesos de implementacin de programas y proyectos de gestin
documental en las entidades del Distrito, en el mbito de la administracin
electrnica, dada la estrecha relacin entre ambos.
uu 2. El problema
El acceso a la informacin es considerado hoy en da uno de los principales
derechos de cualquier ser humano, al punto que est consagrado en la mayora
de las constituciones polticas en aquellos pases que cuentan con sistemas
democrticos.
Desde la ltima dcada del siglo XX, el derecho a la informacin ha hecho parte
de la agenda poltica nacional e internacional. Es as como en 1995 se lanz en
Bruselas la nocin de sociedad de la informacin, iniciativa promovida por el G7.
Desde ese momento se comienza a hablar de un nuevo orden mundial de la
informacin, concepto centrado fundamentalmente en el dominio de las nuevas
tecnologas de la informacin y la comunicacin. En 1998, las Organizacin de la
Naciones Unidas aprueba la realizacin de una Cumbre Mundial sobre la Sociedad
de la Informacin (CMSI), evento que se celebr por primera vez en Ginebra en
2003 y posteriormente en Tnez en 2005.
Para Mattelart, la UNESCO sita la lucha por el acceso universal al ciberespacio
en el marco de una info-tica y del respeto a la diversidad cultural y lingstica,
garanta del dilogo entre culturas, sin las cuales el proceso de globalizacin
econmica sera culturalmente empobrecedor, no equitativo e injusto. En el
seno mismo de la institucin, la nocin de Sociedad de la Informacin, basada
en las tecnologas de la informacin y el intercambio de bienes informacionales a
escala mundial, se confronta con la nocin de sociedades del conocimiento que
pone de relieve la diversidad de los modos de apropiacin culturales, polticos y
econmicos de la informacin y de los conocimientos por parte de cada sociedad.
182
En este mismo escenario han comenzado a aparecer nuevos actores que representan
una postura ms amplia del concepto de sociedad de la informacin, menos
controlada por los grandes organismos internacionales como la Organizacin
Mundial del Comercio (OMC), la Organizacin Mundial de la Propiedad Intelectual
(OMPI) y la Unin Internacional de Telecomunicaciones (UIT), entre otros, ms
proclive a democratizar el acceso a todos los bienes de la cultura, la propiedad
intelectual, la informacin y el conocimiento. Segn Mattelart, las decisiones
adoptadas en las instancias internacionales sobre asuntos de cultura, informacin
y comunicacin, slo pueden transformarse en una herramienta de construccin
de polticas pblicas en todos los niveles si estos nuevos actores las asumen
efectivamente, en lo que l denomina la ciudadanizacin de los problemas de la
comunicacin.
La Constitucin Poltica de Colombia concibe la participacin ciudadana a
partir del acceso a la informacin, y dentro de este concepto, los archivos estn
llamados a ocupar un papel fundamental en las instituciones del Estado para
garantizar dicho acceso, no solo como memoria del pas, sino como instrumento
para la transparencia y la gestin administrativa eficiente. Desde la promulgacin
de la Ley 80 de 1989 que crea el Archivo General de la Nacin, el pas comenz
un proceso de modernizacin de su sistema archivstico, cuyos resultados se han
ido consolidando con el paso del tiempo. Uno de los mayores avances en este
proceso es el cambio cultural en cuanto al reconocimiento de los archivos como
centros estratgicos de informacin para la administracin.
Con la reforma constitucional de 1991 se crearon nuevos espacios para la
sociedad en los cuales los archivos cumplen un papel fundamental para asegurar
el cumplimiento de los principios de la nueva carta poltica. Uno de stos fue
la consagracin de una serie de derechos ciudadanos en cuanto al acceso a la
informacin, la publicacin de los actos administrativos, el derecho de peticin y
las normas sobre contratacin pblica. Otras normas como la Ley 489 del 1998 y la
directiva presidencial sobre conectividad desarrollan algunos de dichos principios.
En desarrollo del mandato constitucional, diferentes gobiernos han venido
trabajando sobre este tema, centrando sus acciones en el uso y aplicacin de las
nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) como una estrategia
para ampliar dicho acceso y lograr que los ciudadanos se incorporen de esta
forma a la sociedad de la informacin y participen ms activamente de la vida
democrtica. Paralelamente, el uso de las TIC es entendido como un medio que
permite aprovechar al mximo los beneficios de la informtica en el desarrollo
183
de las funciones de los diferentes niveles del gobierno, potenciar el desarrollo

econmico y social e incentivar el aumento de la competitividad del Estado.
De esta forma, el acceso ciudadano a la informacin es entendido cada vez ms
como uno de los principales indicadores de un ejercicio democrtico pleno y
como un instrumento eficaz de participacin ciudadana. El Estado cumple una
doble funcin en este aspecto, siendo uno de los impulsores de las iniciativas
sobre acceso ciudadano a la informacin y a la vez el principal usuario de los
adelantos tecnolgicos para ofrecer y posibilitar dicho acceso, especialmente
en cuanto al campo de la informtica se refiere. Todo adelanto tecnolgico est
ineludiblemente ligado a la produccin de informacin. Como consecuencia de
esta tendencia, las entidades del Estado han diseado diferentes tipos de sistemas
de informacin que proveen acceso a la que ellas mismas producen, reciben o
gestionan.
Una de las estrategias que ms se viene privilegiando en Colombia dentro de la
agenda poltica sobre acceso a la informacin es el desarrollo del denominado
gobierno en lnea (e-goverment), el cual busca que los diferentes niveles
gubernamentales (nacional, departamental y local) aprovechen las posibilidades
de Internet para fortalecer y ampliar las relaciones con los ciudadanos. Uno de los
objetivos de esta estrategia es acercar al ciudadano a sus respectivos gobiernos,
con el fin de facilitar la realizacin de trmites, el acceso a la informacin pblica,
mejorar los espacios de discusin y asegurar el acceso al conocimiento, necesario
para el desarrollo de la comunidad.
En el desarrollo de estas iniciativas, la Administracin de Bogot ha sido
particularmente activa en la adopcin de las polticas que sobre administracin
electrnica ha formulado el Gobierno Nacional. Como resultado de lo anterior,
la Alcalda Mayor de Bogot, en su Plan de Desarrollo 2008-2012, defini varias
lneas de accin que tienen que ver con estos conceptos.
En relacin con el avance de las estrategias de e-gobierno del Distrito, actualmente
se encuentran en curso los siguientes proyectos, entre otros:
184
Portal de Bogot
Supercade virtual (definicin de Ventanilla nica Distrital)
Certificacin digital
Tarjeta Inteligente Bogot Ciudad TBCB
Portales interactivos
Infraestructura de Datos Especiales - IDEC@
Proyectos de software libre
Correo electrnico
Reglamentacin del gobierno electrnico
Equivalencia documento fsico - documento electrnico
Un elemento importante en el desarrollo de esta estrategia se da a partir del

diagnstico realizado por la Contralora de Bogot2, el cual evidenci que los
sistemas de informacin de las entidades del Distrito presentan dificultades
en la creacin de verdaderas bases de datos que permitan ofrecer servicios de
informacin a los ciudadanos y garanticen que los gestores pblicos cuenten con
herramientas que sustenten la toma de decisiones.
Segn el estudio, en las actuales condiciones es urgente mejorar tanto los sistemas
de informacin como los mecanismos de servicio al ciudadano a travs del uso de
las tecnologas de la informacin para garantizar que Bogot se involucre en la
sociedad de la informacin y cumplir adems con los principios de las Naciones
Unidas que sealan que los gobiernos deben producir, compilar y facilitar en
forma imparcial la informacin de utilidad para que los ciudadanos puedan
ejercer su derecho a mantenerse informados3.
uu 3. La administracin electrnica
La administracin electrnica se refiere a la mejora de los procesos
gubernamentales gracias a las tecnologas de informacin y comunicacin,
a travs de la creacin de intranets o procesos de interoperabilidad en el back
office4 de las entidades sin que los procesos sean vistos por el pblico en general
pero que s se refleje en mayores niveles de eficiencia5.
2 Contralora de Bogot. Los sistemas de informacin distrital 2007. Bogot: Contralora de
Bogot, 2007, p 5.
3 Ibd. p 6
4 Se entiende como back office la revisin de los procesos internos en los que incurre la
administracin para cumplir sus funciones.
5 http://www.observatics.edu.co/contenidos/interna_sociedad.asp?did=23. Consultado: 17
de febrero del 2009.
185
El trmino e-administracin comenz a definirse a partir de la masiva

incorporacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin en
el mbito de la administracin pblica, con posterioridad a la dcada de los
ochenta del siglo XX. Gracias al desarrollo de las tecnologas de la informacin,
varios de los procesos internos de entidades pblicas de diferente tipo se
comenzaron a realizar con la ayuda de sistemas de informacin como apoyo a la
gestin, aunque buena parte de dichos sistemas no ofrecan integracin alguna.
Cada vez un mayor nmero de operaciones, transacciones, tareas y procesos se
fueron realizando con sistemas informticos, todo lo cual se haca con el fin de
mejorar la productividad, la eficacia y la eficiencia de la administracin.
Aunque el sector privado ha sido el principal usuario de las TIC en las ltimas tres
dcadas aplicndolas en los diferentes procesos del negocio, el sector pblico ha
venido aumentando la inversin en tecnologa, convirtindose simultneamente
en uno de los principales usuarios de los adelantos tecnolgicos, en especial
en cuanto al desarrollo de aplicaciones que contribuyan a mejorar y hacer ms
eficientes sus procesos internos y sus relaciones con el ciudadano.
En este proceso de desarrollo es posible identificar al menos cuatro niveles de
evolucin de las TIC en la administracin pblica6: el primero, caracterizado por
el uso de hardware y software para el desarrollo de actividades de oficina, el cual
sin embargo, no involucraba el uso e integracin de sistemas de informacin
de manera global. El segundo, a partir de la implementacin de sistemas de
informacin para la gestin de los procesos internos, para reducir costos y
mejorar la productividad. Un tercer nivel, centrado en una mayor atencin
al ciudadano por medio del ofrecimiento de informacin y servicios ad hoc
a travs de Internet. Finalmente, con el cuarto, que combina los tres niveles
anteriores, el ciudadano est en capacidad de interactuar a travs de las TIC con
los rganos de la administracin pblica en doble va y con plena autonoma.
Este nivel es conocido actualmente con el nombre de administracin electrnica
(e-government), el cual ha venido adquiriendo diferentes connotaciones y
matices, aunque conservando sin perder los elementos originales del concepto.
En un principio la e-administracin se defini como el uso de las tecnologas
de la informacin y la comunicacin para acercar la administracin pblica al
ciudadano permitiendo la realizacin de trmites, la presentacin de peticiones
y el acceso a informacin sobre los servicios de la administracin a travs de
6 Crmen de la Haza Campana, La administracin electrnica en Espaa (30 de mayo a 2 de
junio del 2006). Sevilla: TECNIMAP, 2006, p 3.
186
Internet. No obstante que existe cierta unanimidad acerca de lo que significa

la administracin electrnica, en los ltimos aos, particularmente en el ltimo
lustro, han venido surgiendo otros trminos que unas veces complementan
el concepto y otras se utilizan como sinnimos: e-gobierno, e-gobernabilidad,
e-gobernanza, participacin electrnica (e-participacin), democracia electrnica
(e-democracia), democracia virtual, gobierno digital, etc. Al revisar la extensa
literatura sobre el tema, no deja de presentarse cierta confusin terminolgica
que conviene analizar antes de seguir adelante, la cual puede ayudar a precisar
el alcance del mismo, o al menos a una mejor comprensin de dichos conceptos.
Resulta por lo tanto necesario precisar el alcance y definicin de algunos de
los anteriores trminos, al menos con el fin de que el uso indistinto de unos
y otros no termine por generar confusin entre quienes de manera natural se
relacionan con los servicios de la administracin electrnica, especialmente
cuando no tienen un conocimiento profundo del mismo pero se benefician de
sus servicios.
Hay que empezar por resolver la aparente dicotoma entre los trminos
administracin y gobierno, que para este caso suelen utilizarse como sinnimos
dentro del mbito de la administracin electrnica. La Real Academia de la
Lengua Espaola define la palabra administracin como el equipo de gobierno
que acta bajo un presidente7. El mismo diccionario define la administracin
pblica como una organizacin destinada a la gestin de servicios y la ejecucin
de las leyes en una esfera poltica determinada, con independencia del poder
legislativo y judicial8.
En estas dos acepciones se hace referencia de manera directa al concepto de
gobierno que de acuerdo con la misma fuente es el distrito o territorio en el
que tiene jurisdiccin un gobernador9. Desde el gobierno se ejerce el poder
poltico sobre la sociedad, atribuido al poder ejecutivo. Puede entenderse
igualmente como el nivel mximo de una administracin en el cual convergen
tres elementos: los actores, las funciones y las instituciones. En conclusin, no
existe una contradiccin evidente entre el uso del trmino administracin
como una traduccin del trmino gobierno (government) por corresponder
uno y otro al mismo campo de accin semntica.
7 Diccionario de la Real Academia de la Lengua, 22 edicin, 2001.
8 Ibd.
9 Ibd.
187
Sin embargo, la UNESCO define el concepto e-administracin a partir de

la traduccin del trmino governance (gobernanza) en lugar del trmino
government (gobierno) que han tomado otros autores. Para la UNESCO la
gobernanza electrnica se refiere al uso de las tecnologas de la informacin
y la comunicacin por parte del sector pblico con el objetivo de mejorar el
suministro de informacin y el servicio proporcionado as como al estmulo a la
participacin ciudadana en el proceso de toma de decisiones, haciendo que la
administracin sea ms responsable, transparente y eficaz. Segn esta definicin,
la gobernabilidad electrnica es ms amplia que el gobierno electrnico puesto
que implica un cambio en la forma en que los ciudadanos se relacionan con el
gobierno y ste con ellos.
De lo anterior, resulta necesario precisar el alcance de ambos trminos antes de
decidir cul explica con mayor precisin el significado y por consiguiente sus
implicaciones. En un informe elaborado por Thomas Riley en 2003 y auspiciado
por el Gobierno de Canad, se identificaron varias diferencias entre ambos
trminos que si bien han pasado desapercibidas en las traducciones al espaol de
varios de los documentos publicados en lengua inglesa, resultan fundamentales
a la hora de entender el concepto de administracin electrnica, al menos en
Iberoamrica.
Segn el Informe Riley, por gobierno (government) se entiende una
superestructura institucional que la sociedad usa para traducir la actividad
poltica en polticas y legislacin mientras que gobernabilidad (governance) es
el resultado de la interaccin del gobierno, el servicio pblico y los ciudadanos
a travs de procesos polticos, desarrollo de polticas, diseo de programas y
suministro de servicios. En este sentido, el gobierno est especializado en las
instituciones y las acciones que contribuyen a la gobernabilidad.
A partir de lo anterior se puede decir que los conceptos de gobierno electrnico
y gobernanza electrnica tienen matices diferentes. No sucede lo mismo con
otras expresiones utilizadas de manera recurrente en la abundante literatura
sobre administracin electrnica. Trminos relacionados como participacin
electrnica (e-participacin), democracia electrnica (e-democracia), gobierno
electrnico (e-gobierno), democracia virtual, gobierno digital, gobierno en lnea,
etc., han venido insertndose en el lenguaje tcnico de la administracin al punto
que, en no pocos casos, se han convertido en trminos cotidianos.
188
uu 4. Los procesos de gestin documental

y su relacin con la e-administracin de Bogot
El desarrollo de los procesos relacionados con el gobierno electrnico y la gestin
documental conviven de manera natural dentro de la administracin distrital y
compiten a su vez por recursos que podran utilizarse de mejor forma si lograran
integrar sus aplicaciones y planes operativos.
La dinmica del GE y la GD ha hecho que ambos programas se desarrollen de
manera independiente sin articulacin alguna. Sin embargo, la vinculacin
del Archivo de Bogot en el Comit de Gobierno Electrnico que coordina la
Comisin Distrital de Sistemas, segn las nuevas disposiciones del Distrito, es
una buena oportunidad para modificar dicha situacin; resulta necesario en este
propsito que el Sistema Distrital de Archivos tenga una mayor participacin en
las acciones que se emprendan en el futuro para desarrollar el plan de Gobierno
en lnea de Bogot.
Prcticamente todas las prestaciones del GE tienen un componente de informacin
y varias de stas estn asociadas con el manejo de documentos; esta condicin
debe ser aprovechada por la Administracin del Archivo de Bogot para que de
manera ms explcita relacione la GD del Distrito con el desarrollo del Gobierno
en lnea de Bogot.
El documento electrnico en la administracin electrnica de Bogot
El nuevo marco normativo del Gobierno electrnico de Bogot se refiere de
manera concreta a la gestin, manejo y conservacin de los mensajes de datos
que se produzcan y/o reciban como resultado de las relaciones entre el gobierno
distrital y los ciudadanos; aunque esta expresin puede ser usada como sinnimo
del documento electrnico, no se hace mencin explcita al trmino documento
electrnico dentro de las polticas del Gobierno en lnea, ni en el mbito nacional
ni local. La ausencia de una terminologa ms prxima a la gestin documental
lleva a que este tema no se comprenda en su verdadera dimensin dentro de la
administracin electrnica local.
Lo anterior genera de algn modo resistencia en los responsables de la
implementacin de las tecnologas para el gobierno electrnico hacia la
participacin de los responsables de gestin documental en todo lo que tiene que
ver con el manejo de la informacin y documentos provenientes de las actividades
189
de la organizacin, as sea que hagan o no parte del modelo de e-gobierno. A

pesar de que las polticas recogen las normas de la Ley 527 de 1999 para referirse
al manejo de los mensajes de datos, es necesario recalcar que sta no es una ley
sobre el documento electrnico sino una norma para regular las actividades del
comercio electrnico, uno de cuyos componentes son los mensajes de datos.
Es claro que uno de los mbitos de aplicacin de la gestin documental en
la implementacin del gobierno electrnico del Distrito es la gestin de
documentos electrnicos. En el desarrollo de las actividades y procesos propios
de la administracin electrnica, los documentos electrnicos son un elemento
connatural a la misma. Es imposible concebir la e-administracin sin que se
puedan gestionar dentro de sta en forma electrnica documentos, bien sea
que se reciban en papel y posteriormente se desmaterialicen o que se gestionen
completamente en forma electrnica.
Desafortunadamente, al menos hasta el momento, la gestin de documentos
electrnicos no ha sido considerada como elemento central de la administracin
electrnica, salvo en algunos casos excepcionales en entidades del orden nacional
y que no han sido tomados como modelo por otras instituciones pblicas.
En las directrices para implementar el Gobierno en lnea en el Distrito Capital, se
hace alguna mencin a la gestin de formularios, pero no desde una perspectiva
archivstica.
Modelo de gestin de documentos electrnicos
en la e-administracin del Distrito Capital
No es posible hablar de la existencia de un modelo de gestin de documentos
electrnicos en el marco de la administracin electrnica del Distrito pues solo
se han presentado algunas iniciativas aisladas que si bien en algunos casos han
contado con la participacin de archivistas y responsables de gestin documental.
Esto no corresponde a una poltica global del Sistema Distrital de Archivos.
El Distrito ha venido trabajando en los tres ltimos aos en la formulacin de un
modelo de gestin de documentos para todas las entidades de la administracin,
pero slo en el ltimo ao ha comenzado a preocuparse por la problemtica del
documento electrnico, en particular por aqul que es el resultado de los sistemas
de informacin administrativos y las aplicaciones ofimticas. No obstante, las
ltimas disposiciones apuntan en la direccin correcta, por cuanto se han venido
190
formulando directrices en aspectos propios de la gestin documental electrnica

tales como la necesidad de usar estndares en todos los mbitos de la gestin
de la informacin electrnica: metadatos, etiquetado de documentos con XML,
interoperabilidad, etc. Solo falta que se permita la participacin de las reas de
gestin documental y los archivistas en el desarrollo de tales aplicaciones.
La dinmica actual en el manejo del documento electrnico es producto de la
interaccin de factores como la disponibilidad de recursos, las prioridades de la
direccin en cada entidad, las necesidades de la ciudadana y las posibilidades
tecnolgicas. Puede decirse que dentro del modelo actual de e-gobierno los
documentos electrnicos no son planificados siguiendo parmetros tcnicos
archivsticos. Si es que acaso existe un pseudo-modelo, este es hbrido de carcter
transitorio.
Teniendo en cuenta que no se ha llegado a la fase de transaccin y transformacin
prevista en el Plan de la Alcalda, toda vez que el GE se encuentra en unos casos en la
fase de informacin y en otros en la de interaccin, las aplicaciones documentales,
cuando existen, solamente permiten funcionalidades como diligenciar e imprimir
o bajar e imprimir.
uu Recomendaciones
La administracin electrnica y el gobierno electrnico se constituyen en un
nuevo escenario en el cual los profesionales de la informacin y particularmente
los archivistas son llamados a ser protagonistas. La gestin documental al ser
transversal, atraviesa todos los mbitos de accin de la administracin y del
gobierno y por lo tanto debe ser incluida en cualquier iniciativa asociada a la
gestin de informacin y el conocimiento.
Con el fin de abrir espacios de participacin en los nuevos escenarios
administrativos, tanto pblicos como privados, se hacen necesarias unas
condiciones que favorezcan y promuevan la integracin de los archivistas y los
archivos en el desarrollo de las prestaciones del gobierno electrnico. A partir de
los resultados de esta investigacin se presentan una serie de recomendaciones
que de ser aplicadas podran contribuir tanto a potenciar los alcances de la
administracin y el gobierno electrnico, como a facilitar el trnsito hacia la
pregonada oficina sin papeles. Estas recomendaciones son de carcter general y
pretenden ofrecer un marco general de actuacin de la gestin documental en el
avance del gobierno electrnico de cualquier entidad:
191
1. El gobierno electrnico y todas las aplicaciones relacionadas con:

e-administracin,
e-gobernanza,
e-gobernabilidad,
e-ciudadana,
e-participacin, e-tramites, e-democracia, e-servicios, etc., son un estadio
ms de desarrollo de la sociedad, cuyas implicaciones an no han sido
suficientemente estudiadas.
2. Los archivistas o responsables de gestin documental de cada entidad
deben incluirse en los comits para el e-gov, con el fin de que aporten sus
conocimientos en la planeacin y desarrollo de las acciones de gobierno en
lnea.
3. Las exigencias que plantea el gobierno electrnico, unidas a los retos que se
avecinan en el manejo de los documentos electrnicos y los riesgos propios
de las tecnologas, hacen necesario adecuar el perfil de los archivistas en
cuanto a los conocimientos, habilidades y competencias requeridas para
apoyar la transicin de las organizaciones tradicionales hacia organizaciones
hipertextuales.
4. Las polticas sobre gobierno electrnico deben incluir un componente documental, acorde con los lineamientos de los organismos internacionales que se
ocupan de los archivos y la gestin de documentos y con los principios de la
teora y la gestin documental moderna; dicho componente debe ser elaborado exclusivamente por los entes que regulan las polticas en archivstica (nacional, regional o local), en cabeza de los archivistas, por ser ellos quienes pueden
ofrecer una visin adecuada de la gestin de la informacin y los documentos.
5. El proceso de implementacin del e-gobierno, de acuerdo con las fases
mencionadas en el presente documento, debe armonizarse con el proceso
de implementacin del programa de gestin documental, de forma que cada
fase de e-gov cuente a la vez con su propia fase de gestin documental, lo cual
no solo ahorra tiempo sino recursos, y maximiza las capacidades de las TIC.
6. El desarrollo de sistemas de informacin de cualquier tipo en una organizacin
debe contemplar la participacin de archivistas, con el fin de asegurar una
gestin documental que responda eficazmente a los objetivos del gobierno
electrnico.
7. El modelo de gobierno electrnico est conformado por dos capas denominadas front office y back office; la primera tiene que ver con las prestaciones que facilitan las relaciones del gobierno con el ciudadano y la poblacin; el back office se refiere a los procesos internos que permiten que dicha
interaccin tenga lugar; sin embargo, del anlisis realizado se desprende la
192
necesidad de contar con una capa intermedia que integre las prestaciones del
front office con los procesos realizados en el back office.
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196
PONENTES
uu MTRA. MARA ALARCN

Mara Alarcn Rendn tiene ms de 18 aos de experiencia en el rea de gestin
de servicios de Tecnologas de la Informacin -TI-. Cuenta con experiencia
internacional al haber servido en una empresa de tecnologa multinacional como
gerente de la cuenta en Mxico y ha trabajado principalmente en el rea de TI de
empresas del sector financiero como BBVA - Bancomer y en el Banco de Mxico. En
esta ltima institucin particip en la implementacin de la Gestin de Activos de
Servicio del nuevo modelo de Servicios Informticos, basado en mejores prcticas
propuestas por ITIL. Ha impartido clases de materias relacionadas con tecnologas
de la informacin y cuenta con dos diplomados en enseanza. La maestra Alarcn
es ingeniera en sistemas electrnicos del Tecnolgico de Monterrey y cuenta con
la maestra en Tecnologas de la Informacin y Administracin por parte del ITAM
en Mxico. Adems, es Mster en Administracin de las Telecomunicaciones de
las universidades Tlcom cole de Management y Tlcom Sud Paris en Francia
respectivamente. Hace poco obtuvo el grado de certificacin en Fundamentos
de ITILv3, para especializarse en la administracin de servicios de TI. A su cargo
se encuentra el rea de Archivo Electrnico y Digitalizacin en el Archivo General
de la Nacin de Mxico donde actualmente se desempea como directora de
Tecnologas de la Informacin.
uu LAURA NAHABETIN BRUNET

Es Doctora en Derecho y Ciencias Sociales egresada de la Facultad de Derecho de
la Universidad Mayor de la Repblica Oriental del Uruguay. Magster en Ciencias
de la Legislacin y Gobernancia Poltica, por la Universidad de Pisa. Magster en
Derecho por la Universidad Catlica del Uruguay. Docente universitaria integrante
del Instituto de Derecho Informtico de la Universidad Mayor de la Repblica y del
rea de Derecho Constitucional y Derechos Humanos de la Universidad Catlica
del Uruguay. Tutora responsable de cursos vinculados con derecho y tecnologas
para la Fundacin Ciencias de la Documentacin de Espaa e Informacin
Cientfica Internacional de Mxico. Diplomada en la Repblica de Chile en
Teora Poltica y Gestin Pblica, Relaciones Internacionales y Desarrollo Poltico
Latinoamericano y en Derechos Econmicos, Sociales y Culturales. Diplomada en
Derechos Humanos con nfasis en Participacin por la AUSJAL. Especializada en
Gobierno y Administracin Digital y consultora del Programa de Naciones Unidas
para el Desarrollo (PNUD) en el marco del Programa Desarrollo de la Sociedad
de la Informacin y el Conocimiento. Adems de la publicacin de sus libros
Gobernanza Electrnica y Gobierno Electrnico (2009) y Acceso a la informacin
199
pblica: pilar fundamental del buen gobierno (2010). Ha escrito mltiples artculos y
dictado numerosas conferencias sobre temas de su especialidad tanto en Uruguay
como en la Repblica Argentina, la Repblica Federativa del Brasil, la Repblica
de Chile, la Repblica de Cuba, la Repblica de Colombia, los Estados Unidos
Mexicanos, la Repblica Popular China, entre otros, habiendo a su vez trabajado
en proyectos colaborativos conjuntamente con acadmicos e investigadores
de universidades de los cinco continentes. Ejerce liberalmente la profesin de
abogada y desde 2005 se desempea como asesora en el Parlamento Nacional
de la Repblica. Desde febrero del 2009 se integra como Profesional I (Acceso a la
Informacin Pblica) a la Direccin de Derechos Ciudadanos de la Agencia para el
Desarrollo del Gobierno de Gestin Electrnica y la Sociedad de la Informacin y
el Conocimiento (AGESIC).
uu JOHN ROBERTS
John Roberts es actualmente el Archivero Jefe Interino de Archivos de Nueva
Zelanda (es decir, el Director General de los Archivos Nacionales de Nueva
Zelanda). Ha tenido una carrera de 20 aos en los Archivos de Nueva Zelanda
en una amplia gama de polticas operativas y las funciones de gestin. Antes de
su posicin actual, ocup varios cargos directivos en el mbito de la gestin de
archivos (incluyendo organizacin y descripcin, preservacin y documentacin
de las normas) y de registros del gobierno (incluyendo la evaluacin, auditora, la
poltica y las normas de mantenimiento de registros).
En el momento, su principal inters se encuentra en los archivos digitales,
lo que lo llev a colaborar en el Programa de Archivo Digital del Gobierno de
Nueva Zelanda. Ha estado involucrado en una serie de iniciativas de gobierno
electrnico, incluyendo los estndares de metadatos, la poltica de gestin de
derechos digitales y la informacin, y en el ltimo ao, en la iniciativa Gobierno
abierto y el programa de Re-uso de datos.
En cuanto a su formacin acadmica, tiene una Maestra en Artes de la Universidad
Victoria, Wellington (Nueva Zelanda) y una Maestra en Gestin de la Informacin
y Sistemas de la Universidad de Monash, Melbourne (Australia). Ha ocupado
cargos en los consejos nacionales de los archivos y registros, en la Asociacin
de Archivistas de Nueva Zelanda y en la Sociedad Australiana de Archiveros.
Ha presentado y publicado una variedad de artculos y documentos a nivel
internacional en una amplia gama de temas de archivos.
200
uu LOIS ENNS
Lois Enns es la administradora de archivos de la ciudad de Surrey, Canad,
especializada en la evaluacin y migracin de los documentos digitales. Hace parte
del proyecto InterPARES 3. Su ltimo trabajo en este proyecto fue el desarrollo de
la unidad compartida Migration Toolkit, que ser publicada en lnea por la UBC
(InterPARES) en agosto del 2011.
Actualmente est trabajando en la implementacin del sistema ECM y en el
desarrollo de un movimiento nuevo del Ayuntamiento que comenzar a funcionar
en el 2012. Lois puede ser contactada en lenns@surrey.ca
uu ALICIA BARNARD
Actualmente es consultora independiente en archivos; participa del TEAM Mxico
del Proyecto InterPARES con sede en el Centro Universitario de Investigaciones
Bibliotecolgicas (CUIB) de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico. Entre
2008 y 2009 coordin un proyecto de investigacin sobre archivos digitales para
el Banco de Mxico y durante el 2010 particip en uno similar para el Tribunal
Electoral del Poder Judicial de la Federacin. Del 2008 a la fecha ha participado
activamente en eventos acadmicos sobre preservacin de archivos digitales,
tanto en el mbito nacional como internacional, as mismo ha impartido cursos
sobre archivos digitales para el CUIB, la Red Nacional de Archivos Universitarios,
la Escuela de Ciencias de la Informacin de la Universidad Autnoma de San Lus
Potos, el Programa de Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de
la Universidad de La Salle en Bogot. A partir del 2009 se integr al Grupo de
Reflexin Iberoamericano sobre Valoracin Documental (FIED), donde coordina
la Seccin de Valoracin/Evaluacin de Archivos Digitales. De 1990 a enero del
2008 fue directora del Centro de Documentacin Institucional de la Secretara
de Salud. A partir del 2003 tambin fungi como funcionaria habilitada de la
Unidad de Enlace donde coordin las actividades relacionadas con acceso a
la informacin y transparencia de la citada dependencia y los programas de
capacitacin archivstica de la Secretara de Salud. Ha sido instructora sobre
temas de Gestin Documental en el Archivo General de la Nacin y en otras
instituciones gubernamentales federales y estatales as como en la Universidad
Nacional Autnoma de Mxico y en las universidades San Luis Potos y Puebla.
Cuenta con alrededor de 50 trabajos sobre archivstica presentados en congresos
o publicados en revistas o libros nacionales e internacionales. En 1991 recibi la
201
Mencin al Mrito Archivstico otorgada por el Archivo General de la Nacin y en el

2000 el reconocimiento de esa institucin por su labor en el campo de los archivos.
Como representante de la Secretara de Salud de 1990 al 2007 en el Comit
Tcnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo (COTECUCA)
particip activamente en la elaboracin de los lineamientos para la Organizacin
y Conservacin de Archivos de Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo
Federal, as como en el diseo de instrumentos tcnicos como la Gua Simple, el
Catlogo de Disposicin Documental y el de Clasificacin Archivstica; fue secretaria
tcnica del citado Comit en el 2002. De septiembre del 2005 a marzo del 2006
form parte del equipo de Latinoamrica y el Caribe, financiado por UNESCO para
recibir capacitacin en la Universidad de Columbia Britnica en Canad sobre la
preservacin de archivos digitales dentro del Proyecto InterPARES.
uu CARLOS ZAPATA
Biblioteclogo y archivista egresado de la Universidad de La Salle. Especialista en
Gestin Gerencial de la Universidad Central. Mster en Docencia Universitaria de
la Universidad de La Salle y en Documentacin Digital de la Universidad Pompeu
Fabra (Barcelona, Espaa) con diploma de Estudios Avanzados de la Universidad
de Salamanca. Actualmente adelanta estudios de doctorado en investigacin en
Biblioteconoma y Documentacin en la Universidad de Salamanca.
Ha desempeado la ctedra universitaria en el campo de la bibliotecologa y la
archivstica en las Universidades La Salle, Javeriana y Quindo, tanto en pregrado
como en postgrado desde 1990, as como en postgrados de la Universidad
Nacional y la Universidad Militar Nueva Granada; ha participado como ponente
en varios congresos y seminarios en Colombia, Estados Unidos, Bolivia, Argentina,
Chile, Canad, Espaa, Mxico, Guatemala, y en varias publicaciones sobre temas
relacionados con la archivstica y la bibliotecologa. Socio fundador y ex presidente
de la Sociedad Colombiana de Archivistas as como socio fundador del Colegio
Colombiano de Archivistas. Ha sido presidente de la Asociacin Colombiana
de Biblioteclogos y Documentalistas ASCOLBI (2004-2008). Es miembro del
Comit de Gestin de Documentos y del Comit de Clasificacin, Ordenacin y
Descripcin del Sistema Nacional de Archivos.
Fue director de la Especializacin en Archivstica de la Universidad Javeriana y
coordinador de la Especializacin en Sistemas de Informacin y Gerencia de
202
Documentos de la Universidad de La Salle en donde trabaja como docente de

medio tiempo. Desempe entre 1998 y 2006 el cargo de director tcnico de la
Biblioteca Luis ngel Arango.
Actualmente ocupa el cargo de asesor de la Subgerencia Cultural del Banco de la
Repblica en donde dirige desde el 2006 el proyecto de Recuperacin del Archivo
Histrico del Banco y el Proyecto de Gestin de Informacin Electrnica. Dirige el
TEAM Colombia de InterPARES, que es un proyecto de investigacin que coordina
la Universidad de British Columbia (Canad) sobre preservacin a largo plazo de
documentos digitales.
Es director del Grupo de Investigacin en Pensamiento Archivstico de Colciencias.
Dirigi la investigacin de Caracterizacin ocupacional en bibliotecas y archivos
en Colombia en el 2006 y actualmente lleva a cabo una investigacin sobre
Gestin Documental y Gobierno Electrnico como parte de sus estudios de
Doctorado.
uu JULIO PARRA
Biblioteclogo y archivista, especialista en sistemas de informacin y gerencia de
documentos. Magster en docencia de la Universidad de La Salle. Participante de
la Escuela Taller de Archivos para Iberoamrica en Madrid Espaa. Ex funcionario
del Archivo General de la Nacin y miembro de la Comisin Redactora del
Proyecto de Ley General de Archivos para Colombia. Se ha desempeado en
varios cargos pblicos en entidades como la Fiscala General de la Nacin,
Gobernacin de Boyac, Instituto de Cultura y Bellas Artes de Boyac y Ministerio
de Educacin Nacional, entre otras. Consultor en proyectos de estructuracin de
sistemas de informacin en archivos a nivel municipal, departamental y nacional.
Coordinador del Proyecto del Sistema Distrital de Archivos de Bogot (hoy
Archivo de Bogot). Director del proyecto para la organizacin de los archivos
del Instituto Colombiano del Bienestar Familiar en virtud del convenio tripartito
celebrado entre el ICBF SENA y la Universidad de La Salle. Ponente en eventos
internacionales sobre archivstica en pases como Argentina, Costa Rica y Mxico.
Actualmente se desempea como investigador y docente del Programa de
Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de la Facultad de Ciencias
Econmicas y Sociales de la Universidad de La Salle.
203
uu JAIME RENDN
Actualmente es profesor e investigador de la Facultad de Ciencias Econmicas
y Sociales de la Universidad de La Salle. Es director del Centro Transdisciplinario
para la Alternatividad del Desarrollo (CTAD) de la Vicerrectora de Investigacin
y Transferencia. Formacin acadmica: Doctor en Economa Internacional y
Desarrollo, Universidad Complutense de Madrid. Magster en Desarrollo Regional
y Local, Universidad Pontificia Bolivariana. Diploma de Estudios Avanzados
en Economa Aplicada, Universidad Complutense de Madrid. Especialista en
Finanzas, Formulacin y Evaluacin de Proyectos, y Economista de la Universidad
de Antioquia. Pertenece a los grupos de investigacin: Grupo interdisciplinario
de investigacin en Desarrollo, Estructuras Econmicas, Polticas Pblicas y
Gestin (Universidad de La Salle), y grupo de investigacin sobre globalizacin
y desarrollo econmico mundial (Universidad Complutense de Madrid). Se ha
desempeado como docente y conferencista invitado en universidades nacionales
e internacionales. Ha publicado su produccin acadmica tanto en el pas como
en el exterior. Ha laborado en el sector pblico y privado, especialmente en el
sistema financiero. Entre su experiencia profesional se cuenta la co-direccin de
proyectos de interventora e intervencin en archivos para FONADE y el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar.
uu EDUARDO MANCIPE
Filsofo de la Universidad Sergio Arboleda. Magster en Docencia e Investigacin
Universitaria de la misma Universidad y Doctorado en Ciencias Sociales y Humanas
por la Pontificia Universidad Javeriana. Docente investigador del Programa de
Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad de La Salle.
Integrante del Grupo de Investigacin Informacin, Conocimiento y Sociedad
y del Centro Trandisciplinario para la Alternatividad del Desarrollo (CTAD) de la
Vicerrectora de Investigaciones y Transferencia de la Universidad de La Salle.
uu LUIS FERNANDO SIERRA

Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica. Especialista
en Sistemas de Informacin y Gerencia de Documentos. Magster en Docencia de
la Universidad de La Salle. Autor de la Gua Metodolgica para la Elaboracin de
Tablas de Valoracin Documental (2003), Gua Prctica para la Difusin de Productos
de Archivo (2007) y Tablas de Retencin Documental Enfocada a Procesos -TRDP(2009). Ha participado como ponente en eventos nacionales e internacionales en
204
materia de gestin de documentos y administracin de archivos, as mismo ha

realizado colaboraciones para la Revista Biblos, Interamericana de Bibliotecologa
y CODICE. En el campo investigativo,ha participado como investigador principal
en los proyectos:Diccionario Especializado en Archivstica: una aproximacin
a la realidad terminolgica Colombiana (2008-2009); Indicadores de Gestin
para los Archivos de la Administracin Pblica Colombiana (2010-2011) y
como co-investigador en el proyecto PCOM-CIA: Evaluacin de Documentos
en Iberoamrica (2010-2012). Actualmente se desempea como profesorinvestigadoren la Facultad de Ciencias Econmicas y Socialesde la Universidad de
La Salle y editor de las revistas CODICE, del Programa de Sistemas de Informacin,
Bibliotecologa y Archivstica.
uu JOS DAVID RODRGUEZ

Ingeniero electrnico, Mster en Sistemas y Redes de Comunicaciones, con amplia
experiencia en la direccin de proyectos de alto impacto. Diseo, implantacin e
interventora en tecnologa de redes, telecomunicaciones y seguridad informtica,
definicin de procesos tecnolgicos, de calidad del servicio y de viabilidad tcnica
y econmica. Alta capacidad de liderazgo y experiencia en la conformacin de
equipos de trabajo multidisciplinarios orientados a la tecnologa. Experiencia
en la aplicacin de metodologas estndar para gerencia de proyectos (PMI),
prestacin de servicios de tecnologa (ITIL - COBIT) y sistemas de calidad (ISO
NTCGP). Amplia experiencia en el sector estatal. Experiencia docente en pregrado
y posgrado.
205
Impreso en
Bogot D.C., Colombia
Subdireccin Imprenta Distrital D.D.D.I.
2011

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