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INSTRUCTIVO RECEPCIN DE DOCUMENTOS

OBJETIVO
PUNTOS DE INTERS
S tiene alguna inquietud
comunquese
con
la
Oficina de Cuentas por
Pagar a la Extensin 2310

ndice de Flujo de
Instructivo

Identificar los criterios para la recepcin de documentos soporte de las compras entregados por las Unidades de la Universidad a la Oficina
de Cuentas por Pagar para realizar los procesos de causacin, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos en los
procedimientos internos y las normas aplicables.
DEFINICIONES

CONDICIONES GENERALES

1.
2.
3.
4.

Revisin de cuentas
de cobro
Revisin facturas
Revisin anticipos
Voucher Directos

En caso de no traer todos los documentos requeridos, se devolver la factura, cuenta de cobro, documento equivalente u otros
documentos antes de radicarlos, cuando por algn motivo se radica de forma incompleta los documentos, se proceder a a enviar un
correo la persona encargada de la recepcin en la Unidad para verificar el faltante y recibir la respuesta respectiva, de no recibirse
respuesta alguna antes del cierre del mes, se proceder a hacer devolucin definitiva del documento.

Aviso Legal: La informacin contenida en este documento, ser para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien ser responsable por su custodia y conservacin en razn de que contiene informacin de carcter confidencial o
privilegiado. Esta informacin no podr ser reproducida total o parcialmente, salvo autorizacin expresa de la Oficina de Organizacin y Mtodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

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1.

Revisin de cuentas de cobro

1.1. Verifique en el sistema PeopleSoft en la ruta Compras > Recepciones > Revisin datos de recepciones > Estado documento que coincidan con el valor
a pagar de la cuenta de cobro en fsico.
1. Se debe hacer la verificacin del
nombre del proveedor y de igual
manera el valor a pagar sea el
mismo que aparece en la recepcin.

2. Verifique la fecha de la prestacin

del servicio, de igual manera debe
contener el adjunto de la planilla del
mismo mes.

3. Verifique la fecha de operacin la

cual debe ser del mes en el cual se
est radicando la cuenta de cobro.
4. Verifique la firma
original del documento.

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1.2. Verifique las Planillas de aportes a parafiscales, los siguientes aspectos:

a
b

Que venga a nombre

de la persona en el
caso de ser
independiente
Que los valores sean
legibles y que las
fechas de pago
correspondan al mes
en el cual se prest
el servicio

b
b

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1.3. Cuando las cuentas de cobro no contienen los documentos adicionales requeridos (certificacin de persona natural, pagos de seguridad social, entre
otros) se debe informar a la unidad cuales son los documentos necesarios para anexar a la cuenta de cobro para seguir con el proceso de radicacin
segn el flash informativo del 29 de julio de 2014. (Ver Anexo 1)
1.4. Si la cuenta de cobro contiene formato de certificacin de persona natural se verifica en el cuadro de Excel de los formatos de clasificacin de persona
natural si la persona ya tiene diligenciados los campos necesarios o se deben diligenciar, (las personas naturales deben adjuntar el formato de
clasificacin de persona natural a la cuenta de cobro una nica vez en el ao).
Se realiza la verificacin del formato de clasificacin de persona natural, para posteriormente hacer la clasificacin de declarante y no declarante
dentro del mismo formato. En el formato se valida lo siguiente:
Se verifica que las dos primeras preguntas
estn diligenciadas, en la segunda parte
del documento deben sumar solo el 100%
de los ingresos durante el ao respectivo.

En caso que no se encuentre relacionado el proveedor, el responsable en la recepcin debe diligenciar las siguientes casillas: Nombre del proveedor;
Identificacin; Id de proveedor; Declarante de renta SI / NO, segn corresponda.
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1.5. Actualiza el cuadro de control con todas las cuentas de cobro radicadas durante el da, las cuales se encuentran ordenadas en declarantes y no
declarantes. Para organizar esta informacin genere la consulta PED_WITH_RECP2 ; de la ruta: Herramientas de informes > Consultas > Gestor de
consultas , en el campo comienza por ingrese el nombre de la consulta PED_WITH_RECP2 y dele click en el link de Excel

Para generar la consulta debe diligenciar los campos de Fecha Inicial (01/01/AAAA) El primer da del ao en curso y Fecha Final (DD/MM/AAAA) el
da que est generando la consulta, luego de click en ver resultado

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Se generar un archivo de Excel con el cual se deber utilizar para organizar el siguiente cuadro y as enviar a la persona encargada de
registro de cuentas de cobro.

1.6. Organizacin y entrega de documentacin: los documentos se organizan por declarante, no declarante y otros, de igual manera se entregan una vez se
haya enviado por correo todos los documentos del cuadro de control
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2. Revisin facturas
2.1. Facturas normales
2.1.1. Verificacin en el sistema People Soft: se debe verificar en el sistema antes de radicar las recepciones de los documentos, que coincidan con el
proveedor y de igual manera que sea el mismo valor del pago del subtotal el mismo que se tiene en la recepcin.

Se debe hacer la verificacin

del nombre del proveedor.

Tambin se debe hacer la verificacin del

valor a pagar, el cual debe ser el mismo
que aparece en la recepcin.

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2.1.2.

Diligenciamiento de cuadro de control: este documento se realiza en Excel y es la inclusin de todas las facturas asociadas a recepciones que son
radicadas durante el da, de igual manera se encuentran ordenadas. Para elaborar este cuadro es necesario bajar la consulta del sistema (Haga clic
aqu para ver cmo se obtiene el informe)

Se generar un archivo de Excel con el cual se deber utilizar para organizar el siguiente cuadro y as enviar a las persona encargadas de dichos
registros.

2.1.3.

Las facturas se entregan de la siguiente manera, de acuerdo al Analista responsable (las facturas listadas son de pronto pago y por ende se deben
pasar inmediatamente al proceso de pagos).

Facturas para tramite prioritario

Servientrega
El Tiempo
Cafam
Colsubsidio

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2.2. Facturas Campus, construcciones y Tienda Javeriana
2.2.1. Diligenciamiento de cuadro de control: este documento se realiza en Excel y es la inclusin de todas las facturas asociadas a recepciones que son
radicadas durante el da, de igual manera se encuentran ordenadas. Para elaborar este cuadro es necesario bajar la consulta del sistema (Haga clic
aqu para ver cmo se obtiene el informe)
Se generar un archivo de Excel con el cual se deber utilizar para organizar el siguiente cuadro y as enviar a las persona encargadas de dichos
registros.

2.2.2.

Organizacin y entrega de documentacin

Con la organizacin de la informacin en el archivo de Excel, como se muestra en el numeral anterior, se enva por medio de correo electrnico la
informacin (cuadro en Excel) a la persona a quien corresponde procesar los registros.

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3. Revisin anticipos
3.1. Verificacin en el sistema People Soft en la ruta Viajes y Gastos > Centro de Viajes y Gastos > Informes de Gastos > Consulta, en el campo comienza
por se ingresa el Numero de informe de gastos radicado y se valida la informacin necesaria.

Verificacin del informe de gastos, estado de presupuesto y fechas del gasto

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3.2. Diligencie el cuadro de control, donde se debe registrar los datos que suministra el sistema, como se muestra a continuacin, y se entregan los
informes de gastos a la persona encargada de los registros de legalizacin de anticipos.

3.3. Organizacin y entrega de documentacin: la organizacin se hace por el nmero del informe de gastos entregado a la persona encargada del proceso.

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4. Voucher Directos
Realiza la validacin de que los siguientes campos del voucher directo estn diligenciados de forma correcta
El documento de identificacin debe ser Nit. o cdula (se podr asociar el Id de Proveedor)
La cuenta debe ser contable y no presupuestal
Las firmas de quien autoriza y quien aprueba

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REVISADO POR

APROBADO POR

Analista de Cuentas por Pagar

Director Financiero

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