Professional Documents
Culture Documents
Dure de
conservation
Texte de rfrence
5 ans
2 ans
10 ans partir
de la livraison
ou de la
prestation
Contrat d'acquisition ou de
cession de biens immobiliers
et fonciers
30 ans
Correspondance commerciale
5 ans
5 ans
Document de transport de
marchandises
5 ans
Dclaration en douane
3 ans
Police dassurance
2 ans partir
de la
rsiliation du
contrat
5 ans partir
de la fin de la
protection
Document relatif la
proprit intellectuelle (dpt
de brevet, marque, dessin et
modle)
Dossier dun avocat
5 ans partir
de la fin du
mandat
2 Pice comptable
Type de document
Dure de
conservation
Texte de rfrence
10 ans partir
de la clture de
l'exercice
10 ans partir
de la clture de
l'exercice
3 - Documents fiscaux
Type d'impt
Dure de conservation
6 ans
Bnfices industriels et
commerciaux (BIC),
bnfices non
commerciaux (BNC) et
bnfices agricoles (BA)
en rgime rel
Impts sur les socits
pour lEIRL, des socits
responsabilit limite
(exploitations agricoles,
socits dexercice
libral)
Impts directs locaux
(taxes foncires,
contribution
l'audiovisuel public)
6 ans
6 ans
6 ans
6 ans
6 ans
Texte de
rfrence
art. L.102 B du livre
des procdures
fiscales
4 - Gestion du personnel
Type de document
Bulletin de paie (double
papier ou sous forme
lectronique)
Registre unique du personnel
Document concernant les
contrats de travail, les
salaires, primes, indemnits
et soldes de tout compte,
rgime de retraite
Document relatif aux charges
sociales et la taxe sur les
salaires
Comptabilisation des jours
de travail des salaris sous
convention de forfait
Comptabilisation des
horaires des salaris, des
heures d'astreinte et de leur
compensation
Observation ou mise en
demeure de l'inspection du
travail. Vrification et
contrle au titre de l'hygine,
de la scurit et des
conditions de travail
(CHSCT). Dclaration
d'accident du travail auprs
de la caisse primaire
d'assurance maladie
Dure de
conservation
5 ans
Texte de rfrence
Art. L.3243-4 du Code du
Travail
5 ans partir du
dpart du salari
5 ans
3 ans
3 ans
1 an
5 ans
Source
Cette fiche a t ralise avec laide du site du service public : www.service-public.fr
INFO PRATIQUE N V :
LES DOCUMENTS A CONSERVER
LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS
ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS
Typologie de documents
ADMINISTRATION ET ORGANISATION
Cration de lassociation :
Procs-verbal de lassemble gnrale constitutive
Lettre de convocation
Liste des dirigeants nomms titre provisoire
Statuts de lassociation
Statuts modifis par ordre chronologique (une collection)
Dclaration de lassociation (copie du dossier dpos en
prfecture) :
Copie de la demande dinsertion au Journal officiel
Rcpiss de la dclaration
Exemplaire du Journal officiel o figure la dclaration de lassociation
Registre des modifications statutaires
Assembles gnrales :
Registre des procs-verbaux
Comptes rendus dassemble gnrale, intervention de membres,
feuilles dmargement, rapport moral, rapport financier, projet de
budget, avis du commissaire aux comptes, vrification du quorum pour
les votes, envois de pouvoirs
Conseil dadministration :
Un exemplaire de chaque convocation
Listes successives des membres par ordre chronologique
Procs-verbaux des sances (1 exemplaire)
Rapports prsents (1 exemplaire)
Feuilles de prsence
Le bureau ou lexcutif :
Liste des membres lus au bureau avec leur fiche dtat civil, leur date
de nomination et des spcimens de leur signature
Sort final
Communicabilit
C
C
C
C
C
C
0
0
0
0
0
0
C
C
C
C
0
0
0
0
C
C
0 ou 50*
0 ou 50*
C
C
C
C
C
0
0
0 ou 50*
0 ou 50*
0
0
50
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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS
Typologie de documents
Courrier :
Collection chronologique du courrier arrive et dpart
Rglement intrieur : un exemplaire de chaque rglement
Rglements successifs (un exemplaire)
Membres :
Listes annuelles des membres ou listes des membres tenues jour
Registre dadhsion (sil existe)
FINANCES
Cotisations et droits dentre :
Barmes successifs des cotisations (un exemplaire)
Circulaires dappel cotisation, de rappel aux adhrents
Liste des adhrents ayant vers un droit dentre (quand celui-ci existe)
Apports (dons, donations, legs)
Dons manuels :
Liste des dons manuels reus
Demandes dautorisations prfectorales pour qute sur la voie publique
Courriers dappel gnrosit et leur rponse ou rsultat
(1 exemplaire)
Double des reus pour dduction fiscale
Donations et legs :
Acte notari
Dossier dautorisation administrative
Dons dentreprise (parrainage, mcnat)
Parrainage :
Contrat stipulant les obligations des deux parties
Trace du paiement de la TVA
Dossiers de demandes de parrainage restes infructueuses
Sort final
Communicabilit
C
C
0
0
C
C
0
0
C
3+E
3+E
0
NC
NC
C
C
C
0
0
0
3+E
NC
C
C
75
0
C
C
3+E
0
0
NC
Pas obligatoire
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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS
Typologie de documents
Mcnat :
Convention entre le mcne et lassociation
Dossier prparatoire de la convention
Manifestations de soutien : ftes, kermesses, spectacles, repas,
voyages, etc. :
Budget prvisionnel complet de la manifestation (1 exemplaire)
Compte de rsultat
Autorisations administratives
Spectacles : dclaration et paiement des droits dauteurs la SACEM
ou la SACD
Spectacles : autorisation de la DDASS pour la participation de mineurs
de moins de 16 ans au spectacle
Vide-greniers : registre cot et paraph par le commissaire de police ou
le maire indiquant le nom et les coordonnes des exposants
Lotos (valeur suprieure 2500 F) : formulaire spcial remplir la
prfecture
Affiches, cartons dinvitation (quelques exemplaires de chaque)
Subventions :
Double de la lettre de demande de subvention
Pices jointes en appui de la demande :
- Budget prvisionnel
- Comptes de rsultat
- Bilan
- Statuts
Sort final
Communicabilit
C
10 + E
0
NC
C
C
C
C
0
0
0
0
10 + E
NC
10 + E
NC
3 + E*
3 + E*
3 + E*
3 + E*
NC
NC
NC
NC
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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS
Typologie de documents
Pices annexes la demande de subvention et renseignant sur
lactivit de lassociation :
- articles de presse
- listes des partenaires
- recommandations
Prestations en nature :
Convention passe avec la collectivit pour loccupation de locaux,
lemploi de matriel, de personnes
Sort final
Communicabilit
C
C
C
0
0
0
0
Loi du 1er mars 1984, dcret dapplication du 1er mars 1985 ; approbation par le
Conseil national de la comptabilit de lextension du plan comptable gnral aux
associations.
COMPTABILITE
Bilan, compte de rsultat laccompagnant, documents prsents
lapprobation des membres de lassociation lors de lassemble
gnrale
Projets du budget pour les annes venir
Livre journal (enregistrement dans lordre chronologique des recettes et
des dpenses)
Biens meubles : factures
Notes de frais, factures, reus, relevs bancaires, relevs de comptes,
factures de cartes bancaires, avis dopration
Soldes doprations mensuels
Plans de trsorerie tablis mensuellement et annuellement
LOCAUX
Associations ne possdant pas de local :
Listes successives des siges sociaux avec adresse de lun des
membres qui en tient lieu
10 + E
10 + E
NC
NC
30 + E
10 + E
NC
NC
10 +E
10 + E
NC
NC
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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS
Typologie de documents
Sort final
Communicabilit
5+E
NC
1+E
NC
C
C
0
75
10 + E
10 + E
Dure
du
contrat
+E
30 + E
5+E
C
NC
NC
NC
C
30 + E
C
75
NC
0
C
30 + E
5+E
0
NC
NC
NC
NC
0
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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS
Typologie de documents
ASSURANCES
Contrats dassurance
Paiement annuel de la prime dassurance
Dclaration de sinistre et copie du dpt de plainte en cas de vol
PERSONNEL
Bnvoles :
Justificatifs pour remboursement de frais
Salaris :
Etats du personnel
Contrats de travail dans le cadre de mesures relatives lemploi (TUC,
CES, TIL, emplois jeunes, etc.)
Contrats de travail
Dclaration unique dembauche
Dossiers individuels de personnel : documents dtat civil (extraits),
diplmes (copies), formation, contrat de travail, DUE, inscription la
caisse de retraite complmentaire, accidents de travail
Livre de paie
Dclaration annuelle des donnes sociales (DADS)
Etat rcapitulatif annuel des cotisations sociales lURSSAF,
lASSEDIC et la caisse de retraite complmentaire
Etat rcapitulatif de la taxe sur les salaires, la participation au
financement de la formation professionnelle continue, (associations
employant plus de 10 salaris), paiement de la taxe dapprentissage
(associations passibles de limpt sur les socits)
Sort final
Communicabilit
C
C
C
0
0
0
10 + E
NC
C
C
0
50
C
C
C
50
50
50
C
C
C
50
50
50
50
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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS
Typologie de documents
Sort final
Communicabilit
5+E
NC
30 + E
NC
CONTROLES FINANCIERS
Commissaire aux comptes : rapports et pices annexes
30 + E
NC
COMMUNICATION
Plaquette de prsentation de lassociation (1 exemplaire)
Journal de lassociation (1 collection)
Communiqus de presse
Affiches et des tracts (3 exemplaires)
Revue de presse
C
C
C
C
C
0
0
0
0
0
C
C
C
0
0
0
IMPOTS
Avis dimposition aux impts commerciaux
Taxes : voir LOCAUX
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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS
Typologie de documents
DISSOLUTION
Dossier de lassemble gnrale extraordinaire de dissolution
Rcpiss de la prfecture
Dossier de fermeture des comptes
Dossier de rsiliation des contrats
Sort final
Communicabilit
C
C
C
C
0
0
0
0
8/8