Instructivo Usuario Planilla Electronica

MANUAL DE USUARIO PLANILLA
UNICA
ELECTRONICA
ASESORIA EN SISTEMATIZACIN
DE DATOS
MANUAL DE USUARIO
2010
MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

Pgina
2
VERSION 2.0
Control de cambios
Versi
n
Autor(es)
2.0
Alexander
Beltrn
2.0
2.0
Comentario
Fecha
Pagin
a
Versin Original
15/08/2010
Alexander
Beltrn
Se adiciona tiempo de caducidad

de seccin en el numeral
3. Informacin de conexin
26/10/2010
Alexander
Beltrn
Se adiciona informacin sobre

responsabilidad del usuario
4.Responsabilidad del usuario
05/11/2010
TABLA DE CONTENIDO
1
OBJETIVO
1.1
Alcance
1.2
Definiciones 5
REQUISITOS DE INSTALACION
INFORMACION DE CONEXION
RESPONSABILIDADES DEL USUARIO
BENEFICIOS 8

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3
VERSION 2.0
6
REGISTRO DE APORTANTE
6.1
Registro de usuario 9
6.2
Recordar contrasea
6.3
Ingreso al sistema 15
DESARROLLO
7.1
Descripcin de opciones 18
14
17
7.1.1 Informacin general
18
ADMINISTRACION 21
8.1
Lista de archivos por aportante 21
8.2
Planilla nica
23
8.2.1 Adicionar planilla 24

8.2.1.1 Modificar Encabezado
27
8.2.1.2 Adicionar afiliados
28
8.2.1.3 Modificar afiliado 44

8.2.1.4 Eliminar afiliado 45
8.2.1.5 Eliminar planilla 47
8.2.2 Nuevos tipos de planilla 48
8.2.3 Cargar plano
51
8.2.4 Copia de planilla
56
8.2.5 Registro de descuentos
60
8.3.1 Certificacin de planilla
66
8.3.1.1 Certificacin electrnica

8.3.1.2 Certificacin asistida
68
70
8.3.2 Pago de planilla electrnica.
74
8.3.3 Pago de planilla asistida 79

8.3.4 Consulta de comprobantes de pago
8.3
Modificar Aportante
84
8.3.2 Modificar sucursales
87
8.3.3 Adicionar sucursal
89
8.3.4 Eliminar sucursal 91

8.3.5 Consultar sucursal 92
8.3.6 Contactos
93
8.3.7 Usuarios
96
8.3.7.1 Adicion de usuarios
96
8.3.7.2 Modificar usuarios
98
82

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4
VERSION 2.0
8.4
Cambiar contrasea
CONSULTAS 100
9.1
Consulta de EPS
100
9.2
Consulta de AFP
102
9.3
Consulta de ARP
103
9.3
Consulta de ARP
104
9.4
Consulta de CCF
106
9.5
Pagos Realizados
108
9.5.1 Comprobante de pago
99
109
9.5.2 Comprobante sin valor total
110
9.5.3 Listado Administradoras 111

9.6
Buscar Cotizantes 112
9.6.1 Consultar en Sucursal
112
9.6.2 Consultar en Empresa
113
9.6.3 Generacin de reportes
115
9.7
Consulta de Novedades
118
10
REPORTES ACCESOS RAPIDOS 121
10.1 Reporte x centro de trabajo
121
10.2 Reporte Detallado x Ubicacin Laboral 123

10.3 Reporte Centro de Trabajo Segmento 125
10.4 Reporte Masivo Individual 126
11
SALIR 128
1 OBJETIVO
Este documento describe los procesos que deben seguir los aportantes del
Sistema de Seguridad Social y Parafiscales para operar el portal de servicios
FEDECAJAS.
Se realizar una descripcin de las pantallas y la secuencia de navegacin de
la aplicacin, explicando las acciones de los botones o links de la interfaz, as
como los mensajes vlidos, de confirmacin y posibles de error que se puedan
presentar.
1.1 Alcance

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5
VERSION 2.0
Este manual est dirigido a las empresas aportantes del Sistema de la

seguridad Social que realizarn el pago de sus aportes a travs del portal de
servicios FEDECAJAS. El manual est enfocado a los usuarios finales de la
aplicacin, no se considerarn
Aspectos tcnicos.
1.2 Definiciones
Sistema de la Proteccin Social o de la Seguridad Social
Por Sistema de la Proteccin Social se entiende la operacin de los
subsistemas de pensiones, salud y riesgos profesionales de Sistema de
Seguridad Social Integral y al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, al
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF y a las Cajas de Compensacin
Familiar.
Subsistema
Por "Subsistemas" se entiende cada uno de los componentes del "Sistema de la
Proteccin Social", sealados en el inciso anterior.
Administradoras
Por "Administradora (s)" se entienden las Entidades Administradoras de
Pensiones del Rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin Definida, las
Entidades Administradoras de Pensiones del Rgimen de Ahorro Individual con
Solidaridad, a las Entidades Promotoras de Salud, EPS y dems entidades
autorizadas para administrar el Rgimen Contributivo del Sistema General de
Seguridad Social en Salud, las Entidades Administradoras de Riesgos
Profesionales, ARP, as como el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF y a las Cajas de Compensacin
Familiar y, en lo pertinente, a Escuela Superior de Administracin Pblica, ESAP
y para las Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales,
Departamentales, Intendenciales, Comisariales, Distritales y Municipales.
Aportantes
Por Aportante(s) se entiende(n) la(s) empresa(s) o empleador(es) obligados a
realizar los pagos de sus empleados al Sistema de la Proteccin Social.
Operador de Informacin
Por "Operador de Informacin", se entiende el conjunto de funciones que se
enumeran en la Funcionalidad Base, las cuales pueden ser asumidas por las
Administradoras del Sistema por s mismas o a travs de sus agremiaciones en
representacin de sus afiliados o contratarlas con terceros, y por las
Instituciones Financieras Directamente o contratarlas con terceros.

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6
VERSION 2.0
El PSE (Proveedor de Servicios Electrnicos)

El PSE o Proveedor de Servicios Electrnicos es un sistema centralizado y
estandarizado que permite a las Empresas ofrecer a los Usuarios la posibilidad
de realizar pagos en lnea, accesando sus recursos desde la Entidad Financiera
donde tienen su dinero y a las Empresas les permite tambin recaudar los
fondos en las cuentas que requiera.
Instituciones Financieras
Por "Instituciones Financieras" se entiende la persona o personas que estando
autorizadas para ello por la ley, ejecutan las siguientes funciones:
Servir de intermediario entre el Aportante y las Administradoras, para la
realizacin de las transacciones de dbito y de crdito en las cuentas
respectivas. Para este efecto, no se podrn modificar los valores de los aportes
contenidos en la Planilla nica de Autoliquidacin, por tanto las operaciones de
dbito y de crdito slo se realizarn por los montos establecidos en dicha
Planilla.
Para efectos del costo de la transaccin financiera, se entiende como una sola
Transaccin la operacin de dbito de una cuenta de un titular y su abono a
una o varias cuentas de otro u otros titulares.
Comunicar la informacin de las transacciones financieras a los Aportantes y
a
Las Administradoras y a las autoridades pertinentes.
Aplicar las reglas de seguridad y validacin definidas para el sector financiero.
Realizar los procesos de conciliacin y contingencias relacionados con el
Proceso de las transacciones financieras.
2 REQUISITOS DE INSTALACION
Las caractersticas mnimas con las que debe contar el computador desde el
cual realice sus transacciones a travs de FEDECAJAS son:
Sistema Operativo Windows Server 2003

JRE 1.6
Tomcat 6.0 o superior
Sql server 2000 SP2
Memoria de 4 GB o Superior
Procesador de 6Ghz o Superior
Disco de 20 GB (+500 GB Para almacenamiento de archivos)
Adicionalmente, deber contar con una conexin a Internet ya sea a travs de

acceso telefnico o banda ancha.

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7
VERSION 2.0
3 INFORMACION DE CONEXION
Para poder acceder al sistema de opciones administrativas, es necesario
ingresar al explorador de preferencia ubicando la direccin (URL)
https://200.31.92.186/asd.
El tiempo de caducidad de cada sesin es de 30 minutos. Transcurrido este
tiempo, si el usuario no ha realizado ninguna peticin a la aplicacin la sesin
terminar y ser necesario volverse a autenticar.
4 RESPONSABILIDADES DEL USUARIO

Es responsabilidad de cada usuario el adecuado uso de las funcionalidades de
la aplicacin as como el velar por la proteccin de la informacin para
garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de
informacin que administre o tenga acceso.
5 BENEFICIOS
El Sistema de Liquidacin y Aportes a las Seguridad Social y Parafiscales a
travs del Servicio Operativo de Informacin FEDECAJAS
Se generan de esta forma importantes ahorros para los Aportantes
representados en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los
formularios en cada administradora y de pagar en los bancos, el tiempo de los
auxiliares de nmina que diligencian actualmente las planillas para cada
Administradora y los trmites y costos de los procesos de tesorera y
contabilidad para la liquidacin y registro de cada uno de los distintos aportes:
salud, pensiones, Sena, etc.
6 REGISTRO DE APORTANTE

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8
VERSION 2.0
Este procedimiento tiene por objetivo permitir el registro de la informacin

bsica del aportante, la asignacin de las claves, niveles de acceso,
autorizaciones y la habilitacin para que le sean debitados los recursos de los
aportes.
Una vez el ingreso a dicha opcin se visualizara la siguiente pantalla en la cual

se encuentra la opcin de ingreso a la aplicacin.
6.1 Registro de usuario

A travs de FEDECAJAS usted podr llevar a cabo los pagos a las diferentes
administradoras, Las empresas y cotizantes independientes deben registrarse
inicialmente en nuestro aplicativo.
Una vez se ingresa la opcin Mdulos
Es necesario Pulsar en el link para usuarios sin registrar.

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9
VERSION 2.0
Una vez seleccionada la opcin de nuevo registro Aparece el siguiente

formulario el cual se detalla por tipo de informacin y que se describir a
continuacin de la siguiente forma.
Datos del Aportante
Recuerde que los datos que tienen asterisco (*) son necesarios para el registro
Descripcin de
campos
RAZN
Razn social del aportante .
SIGLA
Sigla que identifica la compaa en el caso del aportante

empleador
Tipo de documento del aportante(NIT ,PASAPORTE ,

TIPO
REGISTRO CIVIL ,CEDULA DE CIUDADANIA,CEDULA DE
DOCUMENTO EXTRANJERIA,TARJETA DE IDENTIDAD) *
NIT
Nmero de identificacin tributaria del aportante*

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10
VERSION 2.0
DIGITO
VERIFICACIO
N
Digito de verificacin de acuerdo al nmero de NIT *
TIPO
APORTANTE
TIPO
EMPRESA
Tipo de aportante (Empleador.Independiente.Entidades o

Universidades Pblicas con Rgimen especial en Salud,
Agremiaciones
o
asociaciones,
Cooperativas
y
Precooperativas de Trabajo Asociado, Misiones diplomticas
consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la
legislacin colombiana, Organizaciones Administradoras del
Programa de Hogares de Bienestar, Pagador de aportes de
los concejales municipales o distritales*
Tipo de empresa (Publico, Privado ,Mixto) *
NATURALEZA Especifica
la
naturaleza
del
aportante
(Publica,Privada,Mixta,Organismos multilaterales
Entidades de derecho pblico no sometidos a la legislacin
colombiana*
TIPO PAGO
Indica si el tipo de pago es nico, consolidado o de una

sucursal*
TIPO
Especifica el tipo de actividad econmica a la que se dedica
ACTIVIDAD
la empresa aportante
ECONMICA
Indica si el tipo de accin es Activo, Cese de Actividades,
TIPO ACCIN Concordato, entre otros
FECHA
Si el tipo de Accin es concordatos, se debe ingresar la
CONCORDAT fecha del mismo Cuando no hay pago de nmina ni pagos.
O
Formato AAAA-MM-DD.
REFERIDO
Medio por el cual se entero el aportante de la existencia del

operador de informacin FEDECAJAS
FECHA
FIN
DE
Fecha a partir de la cual el aportante no se encuentra
ACTIVIDADE obligado a efectuar aportes. Formato
S
AAAA-MM-DD.

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11
VERSION 2.0
Datos de Resolucin
Esta grilla de informacin solamente aplica para cooperativas de trabajo
asociado o CTAs, Ingrese los datos de resolucin mediante el cual se ordeno el
registro y el depsito de los regmenes de trabajo, de previsin, seguridad
social y compensacin.
Descripcin de
campos
Resolucin por la cual se orden el registro y el
N
depsito de los regmenes de trabajo de
RESOLUCION previsin, seguridad social y compensacin*
FECHA
DE Fecha de expedicin de la resolucin en formato
EXPEDICION AAAA-MM-DD*
DEPARTAMEN
TO
DE Departamento de expedicin de la resolucin
EXPEDICION seleccionada*
MUNICIPIO
DE
EXPEDICION
Municipio
de expedicin de la resolucin
seleccionada*
Datos de Ubicacin
Esta grilla de informacin hace referencia a la informacin de ubicacin del
aportante para lo cual es importante su estricto diligenciamiento ya que

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VERSION 2.0
permitirn una eventual comunicacin con usted los campos que aparecen all
son los siguientes
Descripcin
campos
NOMBRE
SUCURSAL
de
Nombre de la
dependencia*
CODIGO DE LA Cdigo de la
SUCURSAL
dependencia*
de
Sucursal
de
la
Sucursal
de
la
de
la
DIRECCION
Direccin
sucursal
TELEFONO
Nmero de telfono del aportante. *
E-MAIL
Correo electrnico del aportante. *
FAX
Nmero de fax del aportante.
DEPARTAMENT Departamento
O
sucursal. *
MUNICIPIO
correspondencia
de
ubicacin
de
la
Municipio de ubicacin de la sucursal. *
Datos del representante legal

Esta grilla de informacin hace referencia a los datos de la persona encargada
de representar legalmente la empresa y de autorizar las posibles acciones
tributarias de la misma o en el caso de un aportante independiente es posible
que el representante sea el mismo aportante.

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VERSION 2.0
Descripcin de campos
TIPO DE DOCUMENTO
Tipo de
legal*
documento
del
representante
NUMERO DOC
Nmero de documento del representante

legal*
PRIMER NOMBRE
Primer nombre del representante legal*
SEGUNDO NOMBRE
Segundo nombre del representante legal.
PRIMER APELLIDO
Primer apellido del representante legal*
SEGUNDO APELLIDO
Segundo apellido del representante legal
E-MAIL
Correo electrnico del aportante. *
TELEFONO
Nmero telefnico del representante legal.
Para finalizar el proceso de registro de nuevo aportante se debe presionar

la casilla
y el sistema genera el siguiente mensaje el cual indica que los
datos de ingreso al sistema sern enviados al correo electrnico.

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14
VERSION 2.0
6.2 Recordar contrasea

El sistema brinda la posibilidad de recuperar la contrasea de seguridad por
medio de un correo electrnico el cual se diligencio en el formulario de
activacin para recordar la contrasea es necesario realizar el siguiente
procedimiento
Una vez se Ingrese a la opcin Mdulos
Pulse clic en el link para recordar la contrasea
Ingrese el usuario con el cual se activo en el sistema en el campo Usuario
Una vez diligenciado el campo Usuario se debe pulsar la casilla

El sistema validara si el usuario es correcto y enviar al correo electrnico
Del aportante el password olvidado.

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15
VERSION 2.0
6.3 Ingreso al sistema

Por medio de esta opcin el aportante obtiene el ingreso como aportante al
modulo de planilla nica teniendo en cuenta que los datos de seguridad son
indicados previamente por el aportante .
IMPORTANTE: En el mdulo de acceso a usuarios Se

deber ingresar el usuario y contrasea si Dichos datos
son incorrectos el sistema realiza
La siguiente validacin.
Una vez que usted acceso le mostrar la siguiente

ventana dividida en dos paneles que incluyen las
siguientes secciones:
Administracin
Consultas
Reportes Accesos Rpidos
Ayuda
Salir

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VERSION 2.0
7 DESARROLLO
Una vez ingresa a la pgina de Portal de servicios
fedecajas se visualizara la siguiente pantalla donde se
encuentra ubicada, la opcin de ingreso al aplicativo.

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VERSION 2.0
7.1 Descripcin de opciones

En la ventana principal de la aplicacin en la regin
superior izquierda existen varias opciones las cuales se
describen a continuacin
7.1.1 Informacin general

Este modulo permite conocer los principales beneficios
que ofrece la aplicacin y resolviendo algunas de las
respuestas ms frecuentes por parte de los aportantes y
las cuales se exponen a continuacin para ingresar a
dicha opcin ingrese por la opcin.
Este nuevo sistema tiene por objetivo permitir que los

aportantes, es decir, los empresarios realicen el pago
integrado de los aportes a la Seguridad Social y dems
parafiscales, a travs de transferencias electrnicas de
fondos, empleando para ello la Planilla Integrada de
Liquidacin de Aportes a la Seguridad Social, en formato
electrnico.
Cules son los beneficios de este nuevo
sistema?
Este sistema se pone en marcha con el objetivo de
facilitar el trmite mensual de los aportantes, ya que
evitar el diligenciamiento de un formulario para cada
administradora y un proceso de pago individual, para
reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla
electrnica que le permite el pago integrado.

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18
VERSION 2.0
Se permiten de esta forma importantes ahorros para los
aportantes representados en el tiempo de los mensajeros
encargados de recoger los formularios en cada
administradora y de pagar en los bancos, el tiempo de
los auxiliares de nmina que diligencian actualmente los
formularios de pago y los trmites y costos de los
procesos de tesorera y contabilidad para la liquidacin y
registro de cada uno de los distintos aportes: salud,
pensiones, Sena, etc.
Dnde debo
electrnico?
acudir
para
pagar
por
medio
Segn la normatividad expedida las entidades que

pueden prestar el servicio de operacin del sistema de
pago de aportes a la Seguridad Social y parafiscales
mediante la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes,
por medio electrnico son:
Las instituciones financieras.
Las entidades administradoras en forma conjunta.
Puedo utilizar cualquiera de esas entidades,
para realizar el pago?
Los aportantes debern decidir a travs de cul de esas
entidades harn sus pagos electrnicos para lo que
debern ponerse en contacto con ellas y realizar el
respectivo proceso de registro inicial. La informacin
sobre entidades que prestarn el servicio ser publicada
oportunamente en la pgina WEB del Ministerio de la
Proteccin Social.
Puedo pagar por partes las obligaciones a salud
con el nuevo sistema?
No se admiten pagos parciales, es decir, el pago debe
cubrir la totalidad de los aportes a la seguridad social
integral y parafiscales, a los que est obligado cada
aportante.
Para utilizar el sistema existirn claves de
acceso?

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VERSION 2.0
Como parte del registro inicial, el aportante tendr una
clave de acceso as como los dems elementos de
seguridad que las partes consideren conveniente utilizar
con el fin de minimizar los riesgos de fraude o usos
indebidos del sistema. Una vez se haya realizado el
registro del empleador o aportante, el sistema le
facilitar la opcin de liquidacin de aportes en la planilla
integrada de liquidacin de aportes por va electrnica.
Despus de ingresar los datos inciales cmo
ingreso la informacin de la nmina?
Luego del registro inicial, para realizar la captura,
liquidacin de la planilla y pago de los aportes, se
seguirn los siguientes pasos:
Identificacin: En este primer paso, el aportante se
identifica ante el sistema de informacin de acuerdo con
las especificaciones dadas en el Proceso de Registro
Inicial. El aportante podr actualizar cuando lo estime, la
informacin bsica suministrada en su registro Inicial,
para lo cual el sistema desarrollar las funciones de
software necesarias.
Entrada de datos de la planilla integrada al sistema de
informacin: El aportante podr registrar la informacin
detallada de los empleados en el sistema a travs de
varias alternativas entre otras:
Por captura directa de los datos en la WEB del banco o
administradora.
Por descarga de archivos planos.
Por actualizacin de la Planilla Integrada del periodo
anterior reportada al sistema, en caso de existir un pago
anterior.
El sistema me dar el valor total a pagar, as
como los intereses de mora si es el caso?
S, el sistema de informacin har el clculo de los
totales de acuerdo con las especificaciones de cada
integrante de la seguridad social integral. En cuanto a los

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20
VERSION 2.0
intereses de mora, el sistema de informacin los liquida
de manera automtica al momento de efectuar el pago,
si hubiere lugar a ello. Es importante aclarar que la mora
se calcula para el perodo a pagar nicamente.
Como aportante podr revisar el valor a pagar?
Claro, luego de calculado el valor total a pagar, este
valor le ser mostrado al aportante quien debe confirmar
si har su respectivo pago. Una vez el aportante
confirma el pago, el sistema de informacin a travs de
los servicios electrnicos, interacta con las instituciones
financieras para acreditar los pagos.
Esta opcin es responsabilidad de la entidad prestadora
del servicio, se har el pago siguiendo todas las reglas
de seguridad del sistema financiero, tal como opera hoy
para el pago de otros servicios. Una vez realizado el
pago, los bancos deben enviar la confirmacin de las
transacciones financieras a la entidad que presta los
servicios del sistema, quien a su vez, deber informar a
los aportantes y a las administradoras de aportes sobre
el detalle de la transaccin.
ADMINISTRACION
Este men permite las funcionalidades de Actualizar los

datos del Aportante, crear, modificar, eliminar y

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21
VERSION 2.0
consultar usuarios. Puede asignar y crear los diferentes
centros de trabajo de acuerdo con las Clases de Riesgo
definidas por ley dentro del Sistema General de Riesgos
Profesionales, as como sus respectivos rangos de tarifas
para el pago de los aportes. Esta informacin es
constante mientras no existan cambios de tipo legal,
dando la posibilidad de ingresar nuevos Centros de
Trabajo.
8.1 Lista de archivos por aportante

Esta opcin permite a las diferentes administradoras las
cuales tienen convenio con FEDECAJAS publicar la
informacin de los aportes que han sido efectuados, para
que los usuarios que han realizado dichos aportes tengan
la posibilidad de confirmar la informacin y las fechas en
las que se realizaron, Esta herramienta aplica tambin
para aportantes los cuales no han realizado sus pagos
por medio del operador fedecajas.

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22
VERSION 2.0
Filtrar consulta
El sistema permite efectuar la consulta de los pagos
realizados por medio de los diferentes campos para
iniciar el filtro para llevar a cabo esta accin seleccione
la casilla
enseguida el formulario se
habilitara en la totalidad de los campos para permitir el
ingreso del criterio deseado.
Una vez finalizado el ingreso de la informacin en el

campo deseado seleccione la casilla para iniciar la
consulta, si existen coincidencias el sistema mostrara la
informacin en pantalla.

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23
VERSION 2.0
8.2 Planilla nica

A travs de esta opcin es posible crear y pagar una
planilla de autoliquidacin de aportes. Esta opcin
permite adems visualizar en pantalla los datos del
aportante y verificar el historial de las
planillas
procesadas para periodos anteriores. Tambin es posible
ingresar al sistema los datos de los empleados por medio
de un archivo plano que es construido por el aportante
a travs de los aplicativos de nmina establecidos por
ley.
El esquema de operacin del Sistema de Liquidacin y
Pago de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales a
travs del Servicio Operativo de Informacin FEDECAJAS ,
tiene los siguientes componentes:

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24
VERSION 2.0
8.2.1 Adicionar planilla

El Proceso de Liquidacin Manual es comnmente usado
por pequeos Aportantes donde el nmero de empleados
no es muy grande; este proceso de cargue manual
implica ingresar uno por uno de los empleados, con la
informacin asociada.
Para que el Aportante pueda hacer la liquidacin de su
planilla manual, debe seguir los siguientes pasos:
Ingresar al sistema con la clave asignada

Ingresar por la opcin Adicin de planilla del
men planilla nica
Para ingresar la nueva planilla debe diligenciar los

siguientes datos en el encabezado que se muestra a
continuacin en el cual es necesario ingresar la totalidad
de la informacin.

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25
VERSION 2.0
Ingresar la informacin solicitada en cada una de las

secciones de la Planilla Integrada; el sistema ejecutar
las validaciones que corresponda:
1. SECCIN A: Datos generales de la Planilla Integrada.

Tipo de planilla: Seleccione el tipo de planilla a
ingresar seleccione una de las siguientes opciones.
Planilla A
Planilla E
Planilla Y
Planilla I
Planilla S
Planilla para el pago de os empleados con novedad de ingreso en

los ltimos cinco (5) ltimos das del mes. Solo aplica para los
aportantes tipo A y B.
Planilla normal que diligencia el aportante tipo A o B en cada
periodo de pago.
Planilla para el pago de los independientes cuando estos se
pagan a travs de un aportante tipo A o B.
Planilla normal que diligencia el aportante tipo I en cada
periodo de pago.
Planilla para el pago de empleados o del personal de servicio
domestico de un independiente. Solo aplica para los aportantes
tipo I.

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26
VERSION 2.0
Periodos de cotizacin: Seleccione los periodos de
cotizacin para salud y otros Recuerde que el Tipo de
aportante INDEPENDIENTE debe hacer los aportes a los
diferentes sistemas en forma anticipada. Para los dems
tipos de cotizante los aportes para el sistema de Salud se
hacen de forma anticipada y para los dems sistemas
(Pensiones,
Riesgos
Profesionales,
Cajas
de
Compensacin, SENA e ICBF) en forma vencida.
2. SECCIN
B:
Informacin
Administradoras.
detallada
de
El Aportante debe desplegar una lista en las cuales se

encuentran en esta la ARP y CCF a las cuales se
efectuara el aporte si es cotizante independiente que no
aporta a riesgos deje el campo de ARP en blanco.
Luego que se han seleccionados los campos, realice clic

en el botn Aceptar para continuar con el proceso o
Cancelar para habilitar nuevamente los campos e
ingresar los datos correctamente.

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27
VERSION 2.0
Una vez se aceptan la informacin del encabezado de la

planilla el sistema asignara un numero de consecutivo y
la planilla se modificara a estado DIGITANDO

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28
VERSION 2.0
8.2.1.1 Modificar Encabezado

Esta opcin le permite modificar los datos del
encabezado de la planilla, Una vez seleccionado el
registro a modificar presione la casilla Modificar
El sistema habilita la totalidad de los campos para la

edicin para finalizar con la edicin presione Aceptar

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29
VERSION 2.0
8.2.1.2 Adicionar afiliados

Para crear una Planilla por empleado debe diligenciar los
datos bsicos del empleado junto con las novedades
luego que automticamente el portal muestra el
encabezado del proceso para continuar es necesario
seleccionar la opcin Adicionar afiliados
Una vez seleccionada la opcin el sistema arrojara un

formulario con la diferente informacin a ingresar

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30
VERSION 2.0
1.
SECCIN
Integrada.
A:
Datos
generales
de
la
Planilla
En esta seccin el sistema indica los periodos de

cotizacin a los cuales se realizara el aporte
correspondiente.
2.
SECCIN B: Identificacin del afiliado.
En esta seccin se diligencia los datos bsicos del

afiliado.
Cotizante Extranjero:
Indica si el extranjero no
est obligado a cotizar
pensiones de acuerdo
con la ley.
Cotizante en el Exterior:
Aplica
para
los
Colombianos residentes
temporalmente en el
exterior sometidos a la
ley Colombiana.
Calcular IBC Automtico:
Opcin la cual permite

de acuerdo al ao de
cotizacin en salud el
clculo del IBC para la

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31
VERSION 2.0
totalidad
de
administradoras.
Tipo de cotizante:
las
Tipo
cotizante
del
afiliado seleccione entre
las siguientes opciones:

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32
CODIGO
1
2
3
4
VERSION 2.0
DESCRIPCION
Dependiente
Servicio Domestico
Independiente
Madre comunitaria.
12
Aprendices del SENA en etapa lectiva
15
Desempleado con subsidio de Caja de

Compensacin Familiar
16
Independiente agremiado asociado
18
Funcionarios pblicos sin tope mximo en el IBC
19
Aprendices del SENA en etapa productiva
20
Estudiantes (Rgimen especial-Ley789/2002)
21
Estudiantes de postgrado en salud (Decreto

90 de 1996)
Profesor de establecimiento particular
Dependiente Entidades o Universidades Pblicas con
rgimen especial en Salud
Cooperados o Precooperativas de trabajo asociado.
Cotizante miembro de la carrera diplomtica o consular
de un pas extranjero o funcionario de organismo
multilateral no sometido a la legislacin colombiana.
Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional.
Concejal amparado por pliza de salud.
Beneficiario UPC Adicional Lo suministra el aportante
Independiente sin ingresos con pago por terceros.
Cotizante solo salud artculo 2 ley 1250 de 2008
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31
32
33
34
40
41
42

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33
VERSION 2.0
TIPO DE COTIZANTE 40 UPC ADICIONAL

Actualmente, las empresas que reportan pagos de UPC
Adicional por PILA, deben tener presente que al
momento de entrar en vigencia la Resolucin 1622, los
aportes de UPC debern realizarse.Este tipo de cotizante
se utiliza nicamente cuando se va a pagar una UPC
adicional al sistema de Salud.

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34
VERSION 2.0
Registrar una lnea de pago con el nombre de la persona

beneficiaria de la UPC, los campos requeridos son:
Tipo de documento del beneficiario
Nmero de documento del beneficiario
EPS a la cual pertenece el beneficiario.
Nombres completos del beneficiario.
Datos para calcular UPC Adicional

Este debe poder calcularse automticamente y el valor
de este depende de: Genero, rango de edad y Ubicacin.
En caso que no se encuentre un valor asociado para
este, se debe ingresar manualmente.
Los rangos de edad, se calculan de acuerdo al

periodo de vigencia.
Una vez diligenciados estos campos, el valor para
VALOR UPC ADICIONAL sern de acuerdo a lo
siguiente:

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35
VERSION 2.0
Si la ubicacin corresponde a alguno de estos

municipios o ciudades el valor es de acuerdo a la
tabla zonas especiales.
Tarifas UPC Adicional

Todos los beneficiarios que no se encuentren dentro del
grupo familiar del cotizante, segn el Decreto 806 de
1998 y los menores de 12 aos sin parentesco que estn
afiliados bajo el amparo del cotizante y que dependan
econmicamente de l, deben pagar los valores
mensuales de acuerdo con su rango de edad y sexo,
segn el Artculo 2, Numeral 5 del Decreto 047 de 2000 y
el Decreto 1703 de 2002. Estos son los valores que debe
pagar por concepto de beneficiario adicional para el ao
2010:
UPC Adicional
Grupo de Edad
Zona
Normal
Grandes
Ciudades
Zonas
Apartadas
1- Menores de un ao
$135,100
$143,100
$148,500
2- De 1 a 4 aos
$44,600
$47,100
$48,900
3- De 5 a 14 aos
$16,700
$17,600
$18,200
$44,500
$47,100
$48,800
$47,300
$50,000
$51,800
$77,900
$82,400
$85,500
$96,800
$102,500
$106,300
8- De 45 a 49 aos
$87,900
$93,100
$96,500
9- De 50 a 54 aos
$111,600
$118,200
$122,600
10- De 55 a 59 aos
$136,100
$144,100
$149,500
11- De 60 a 64 aos
$95,200
$100,800
$104,500
12- De 65 a 69 aos
$118,000
$124,900
$129,600
4- De 15
(Hombres)
18
5- De 15
(Mujeres)
18
aos
6- De 19
(Hombres)
44
aos
7- De 19
(Mujeres)
44
aos
aos

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36
VERSION 2.0
13- De 70 a 74 aos
$141,200
$149,600
$155,200
14- De 75 aos y mayores $177,000
$187,500
$194,500
SMMLV
$ 515.000
GRANDES CIUDADES: Bogot, Cali, Medelln y

Barranquilla, y a los municipios de Soacha, Bello, Itagu,
Envigado, Sabaneta y Soledad, con urbanos con las
ciudades de Bogot, Medelln y Barranquilla
ZONAS APARTADAS: Amazonas, Arauca, Casanare,
Caquet, Choc, Guajira, Guaina, Guaviare, Meta,
Putumayo, San Andrs y Providencia, Sucre, Vaups,
Vichada y la regin de Urab.
Si el usuario cambia de rango de edad, durante el ao,
deber cancelar a partir del mes siguiente a la fecha de
dicho cambio el monto correspondiente de acuerdo con
su nuevo rango de edad.
IMPORTANTE !!!
Si usted es Independiente con Pago a travs

de un Tercero (Tipo 41):
Debe inscribirse ante su EPS en el Registro de
independientes de Bajos Ingresos a ms
tardar el 30 de Noviembre de 2009 para poder
acogerse al beneficio estipulado por la Resolucin
0990 de 2009.
Cotizante Tipo 42 (Cotizante Slo Salud):

Tipo de cotizante basado en el Articulo 2 de la Ley
1250 de 2008 se usa nicamente cuando la
persona que est cotizando tiene ingresos
inferiores iguales a un Salario Mnimo Legal
Mensual Vigente y solo hace aportes al

Pgina
37
VERSION 2.0
Sistema de Salud.
Con este nuevo tipo de cotizante usted ya no
necesita tener un tercero para realizar los aportes
a Salud.
Por eso... Si usted devenga un ingreso mensual
igual o inferior al SMLMV ($496.900) cmbiese a
tipo 42 SOLO SALUD.
Tipo de documento:
Tipo de identificacion del

cotizante las opciones
son las siguientes:
DESCRIPCION
CC Cdula de ciudadana
CE Cdula de extranjera
TI Tarjeta de identidad
RC Registro civil
PA Pasaporte
Sub tipo de cotizante:
Sub Tipo de cotizante

seleccione
entre
las
siguientes opciones

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38
VERSION 2.0
CODIGO
1
2
3
4
5
DESCRIPCION
Dependiente pensionado por vejez activo
Independiente pensionado por vejez activo
Cotizante no obligado a cotizacin a
pensiones por edad.
Cotizante con requisitos cumplidos para
pensin.
Cotizante a quien se le ha reconocido
indemnizacin sustitutiva o devolucin de
saldos.
Cotizante perteneciente a un rgimen
exceptuado de pensiones o a entidades
autorizadas para recibir aportes
exclusivamente de un grupo de sus propios
trabajadores.
Numero de documento:
identificacin de empleado.
Numero
de
Departamento:
Departamento
ubicacin laboral
cotizante
de
del
Municipio :
laboral del cotizante
Municipio de ubicacin
Nombres:
Debe ingresar en los

campos los datos del

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39
VERSION 2.0
empleado,
Primer
Apellido,Segundo
Apellido, Primer Nombre,
Segundo Nombre.
Sueldo bsico:
Ingresar el sueldo base

de
liquidacin
del
aportante
ingresar
cuando no se marca la
opcin
de
IBC
automtico
Variacin de salario:
Campo el cual permite

modificar el valor de
liquidacion de IBC para
ingresar un valor debe
haberse
marcado
previamente la novedad
VTE
(Variacin
permanente de salario)
o
VTS
(Variacin
transitoria de salario)
3. SECCIN C: Ingreso de novedades.

El Aportante debe ingresar la novedad segn
corresponda la situacin del afiliado las novedades
disponibles son las siguientes.

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40
VERSION 2.0
CLASIFICACION DE NOVEDADES
Ausentismo
A cada afiliado se le debe poder asignar las novedades
predefinidas como de ausentismo: LMA, VAC, SLN, IGE.
Deben poder ingresarse los datos especficos de cada
novedad, como son fechas, duracin y valor si es
necesario.
Ingresos y retiros
El sistema debe permitir ingresar novedades ingreso y de
retiro adems de las fechas en las que ocurre este
evento. Las fechas ingresadas influirn en el nmero de
das cotizados para el periodo sobre el cual se va a
liquidar la planilla y las novedades de ingreso y retiro
reportadas en el detalle.
Traslado
En novedades de traslado es posible elegir cualquiera de
las siguientes novedades: TDE, TAE, TDP, TAP. En cada
una se debe llenar perodo para el que aplica y
administradora de traslado y administradora actual.
Servici
o
EPS
AFP
Cdigo
Descripcin
Administradora
de
traslado
DE EPS
Seleccionar la EPS de la
que
proviene
el
cotizante.
A EPS
Seleccionar la EPS a la
que se dirige el aportante
para el siguiente mes.
DE Fondo de Seleccionar la AFP de la
que
proviene
el
cotizante. La que tena el
mes anterior
A Fondo de Seleccionar la AFP a la
que se dirige el afiliado
para el siguiente mes
TDE
Traslado
TAE
Traslado
TDP
Traslado
Pensin
TAP
Traslado
pensin

Pgina
41
VERSION 2.0
Novedades de variacin.
En reportar se encuentran las novedades cuyo fin es
reportar una variacin. Dentro de estas novedades se
encuentran:
Variacin salario transitoria (VST),
Variacin de tarifa especial, (VTE)
Variacin de centro de trabajo (VTC),
Variacin de Salario Permanente (VSP):
Variacin de salario Individual
Ingresando a cada uno de los afiliados el usuario podr
registrar variaciones de salario de dos tipos: VST,
variacin de salario temporal y VTE variacin de salario
permanente.
Cuando el usuario seleccione variacin de salario
temporal (VST), el sistema pedir especificar el valor
adicional al salario normalmente devengado.
permanente (VSP), el sistema solicitar especificar el
monto a devengar de ah en adelante para el usuario
seleccionado.
Variacin de salario Masiva.
Ingresando criterios de bsqueda o filtrado el usuario
podr registrar variaciones de salario de dos tipos: VST,
variacin de salario temporal y VTE variacin de salario
permanente.

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42
VERSION 2.0
Rango de salario devengado; Es decir

para
los
salarios
comprendidos
mayores o iguales a A y menores o
iguales a B, donde A y B son los
rangos especificados
Listado de cdulas.

temporal (VST), el sistema pedir especificar el valor
adicional al salario normalmente devengado.
permanente (VSP), el sistema solicitar especificar el
monto a devengar de ah en adelante para el usuario
seleccionado, o un incremento porcentual.
Para cualquiera de las variaciones seleccionadas es
necesario introducir el periodo en que se present
realmente la novedad.
4. SECCIN D: SALUD.
El Aportante debe ingresar la informacin referente al
pago a la Entidad promotora de salud (EPS).
EPS:
Seleccione
de
la
lista
replegable
la
empresa
administradora de salud a la
se va realizar el aporte.
EPS traslado:
Opcin que se habilita cuando

se
marca
la
novedad
TDE(Traslado
desde
otra
EPS),TAE(Traslado a otra EPS)
Dias Cot:
Ingrese
cotizados.
el
nmero
de
das

Pgina
43
VERSION 2.0
Ingreso Base de
Cotizacin:
Ingrese el valor base de
cotizacin no puede superar
25SMLMV excepto si son
aportantes a la Presidencia de
la Repblica.
Incapacidad por
Este campo solamente se
habilita cuando se marca Enfermedad General:
novedad IGE(Incapacidad General).
Nro de autorizacin:
de
autorizacin
incapacidad.
Valor:
Valor
total
Numero
de
la
de
la
incapacidad.
Incapacidad por
habilita cuando se marca Licencia de maternidad:
novedad LMA(Licencia de Maternidad ).
Nro de autorizacin:
Numero
de autorizacin de la Licencia
de maternidad
Valor:
Valor
total
de
la
Licencia .
IMPORTANTE !!!

Pgina
44
VERSION 2.0
Tarifa:
El aporte obligatorio que se debe hacer

a la Entidad Promotora de Salud (EPS)
para tener derecho a los servicios del
POS es del 12.5% del ingreso mensual
percibido si es trabajador dependiente
o independiente, y 12%, si es
pensionado (hasta un tope de 25
SMLMV). El patrono aporta el 8.5% y el
empleado el 4%. Si se trata de un
independiente o pensionado, el aporte
ser todo de su propia cuenta
El Salario Mnimo Mensual Legal
Vigente es de $515.000, razn por la
cual el valor del aporte mnimo al
Sistema General de Seguridad Social
en
Salud
para
trabajadores
dependientes e independientes es de
$64.375 (12.5% de 1 SMLMV) y
pensionados es de $61.800 (12% de 1
SMLMV)
Incapacidad por
habilita cuando se marca Licencia de maternidad:
novedad LMA (Licencia de Maternidad).
Nro de autorizacin:
Numero
de autorizacin de la Licencia
de maternidad
Valor: Valor total de la Licencia.
Cotizacin obligatoria: Es el valor que resulta de sacar
el porcentaje al IBC la tarifa
para el servicio determinado
5. SECCIN E: PENSIONES.
pago a la Entidad promotora de salud (ARP).

Pgina
45
VERSION 2.0
En este segmento el sistema automticamente calcula el

IBC (Ingreso base de cotizacin) y los aportes para
pensiones con base al salario bsico previamente
reportado .En caso de tener una tarifa especial para
pensiones puede cambiarla desplegando el campo tarifa.
Si para el empleado se efectan aportes voluntarios para
el fondo de pensiones obligatorias puede ingresar el
valor correspondiente ya sea por parte del empleador o
el cotizante.
En caso de que el empleado devenga ms de 4 salarios
mnimos legales vigentes mensuales (SMLMV), el sistema
automticamente calculara el aporte para el fondo de
solidaridad pensional (Tanto en las subcuentas de
solidaridad como subsistencia)
6. SECCIN E: RIESGOS PROFESIONALES.

Pgina
46
VERSION 2.0
pago a la Entidad promotora de salud (ARP).
En esta seccin se permite ingresar Centros de trabajo

definidos previamente por la ARP y se solicita seleccionar
la tarifa que aplica para el empleado de acuerdo a su
labor en la empresa
Porcentajes para la liquidacin de ARP

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47
VERSION 2.0
La totalidad del aporte se encuentra a cargo del

empleador
y
su
monto
depende del grado o clase de riesgo laboral.
CLASE
DESCRIPCION
CLASE I
Son actividades de riesgos mnimos como por ejemplo:

actividades
financieras,
trabajos
de
oficina
administrativos; centros educativos, restaurantes. Le
corresponde pagar el 0.522%
Son actividades de riesgos bajos como por ejemplo:
algunos proceso manufactureros como la fabricacin de
tapetes, tejido, confecciones y flores artificiales;
almacenes por departamento; algunas labores agrcolas.
Le
Son actividades de riesgo medio como por ejemplo:
procesos manufactureros como la fabricacin de agujas,
alcoholes, alimentos, automotores, artculos de cuero. Le
Son actividades de riesgo alto como por ejemplo:
procesos manufactureros como aceites, cervezas, vidrios;
procesos de galvanizacin; transporte, servicios
de
vigilancia privada. Le corresponde pagar el 4.35%
Son actividades de riesgo mximo como por ejemplo:
areneras, manejo de asbesto; bomberos; manejo de
explosivos; construccin y explotacin petrolera. Le
CLASE II
CLASE
III
CLASE
IV
CLASE V
7. SECCIN E: PARAFISCALES.
El Aportante debe ingresar la informacin referente a los
APORTES A LAS CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR
(CCF).
Las empresas autorizadas por el Ministerio de la Proteccin Social, podrn

realizarse los siguientes descuentos en PILA:
Setenta y cinco por ciento (75%) para el primer ao de operacin.
Cincuenta por ciento (50%) para el segundo ao.

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48
VERSION 2.0
Veinticinco por ciento (25%) para el tercer ao.
TARIFAS APLICABLES EN PILA
Administrad
ora
CCF
ICBF
SENA
Tarifa
Plena
4%
3%
2%
Descuento 75%Descuento 50%Descuento 25%

Tarifa a pagar
Tarifa a pagar
Tarifa a pagar
1%
2%
3%
0.75%
1.50%
2.25%
0.50%
1%
1.50%
Por ejemplo, una empresa creada el 10 de Enero de 2009 est dentro del
primer ao de operacin tiene derecho a descontarse el 75% de las tarifas de
parafiscales, realizando el aporte por el 25% de la siguiente manera:
CAJA
ICBF
SENA
1%
0.75%
0.50%
Para terminar el proceso realice la grabacin de la

planilla haga clic en el botn Grabar
Observe que el registro del cotizante se incorpora en la

planilla de la ventana LIQUIDACION DETALLA DE
APORTES

Pgina
49
VERSION 2.0
Si requiere ver en forma detalla el aporte por

administradora haga clic en la columna total de acuerdo
al cotizante seleccionado y aparecer la informacin de
la siguiente forma
8.2.1.3 Modificar afiliado

Si requiere efectuar la modificacin de aun cotizante,
seleccione el registro y presione la casilla modificar

Pgina
50
VERSION 2.0
Una vez realizadas las modificaciones correspondientes

presione la casilla Aceptar y el sistema mostrara que
los datos se actualizaron correctamente.
8.2.1.4 Eliminar afiliado

Para eliminar un cotizante en proceso de liquidacin y
pago, ingrese por el link Nro,Documento.

Pgina
51
VERSION 2.0
Luego de realizar la bsqueda y terminar el proceso de

eliminacin del el empleado realice clic en link
Eliminar.
El sistema arrojara un mensaje de confirmacin para

finalizar el proceso presione la casilla Aceptar para
finalizar.

Pgina
52
VERSION 2.0
8.2.1.5 Eliminar planilla

Permite eliminar el detalle de liquidacin de una planilla
particular. Ingrese por el men de Planilla por la opcin
Eliminar ,esta opcin solamente est disponible para
las planillas en estado DIGITANDO.
Una vez seleccionada la planilla a eliminar el sistema
mostrara la informacin de los cotizantes de dicho
registro.

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53
VERSION 2.0
El sistema arrojara un mensaje de confirmacin para

finalizar el proceso presione la casilla Aceptar para
finalizar.
Luego de realizar y terminar el proceso de eliminacin el

sistema confirmara que el registro seleccionado ha sido
eliminado de forma satisfactoria y le permitir ingresar
una nueva planilla.

Pgina
54
VERSION 2.0
8.2.2 Nuevos tipos de planilla
Este tipo de planilla se implement en el validador. Por

lo anterior, podr ser
Utilizado por todos los tipos de aportantes, salvo el
aportante tipo 2: Independiente.
Se pueden realizar aportes a un nico subsistema, pero
se valida que el cotizante si pueda efectuar aportes a
dicho subsistema.

Pgina
55
VERSION 2.0
A pesar de que no se realicen aportes a todos los
subsistemas, se deben reportar los cdigos de todas las
administradoras a las cuales se encuentra vinculado el
cotizante.
Solo se permite reportar novedad ING o RET cuando el
perodo de salud reportado corresponda al mes en el que
se est validando el archivo.
Si el archivo es validado con xito, el aportante deber
certificar que se encuentra al da con los subsistemas
para los que no est realizando cotizaciones
Para este tipo de planilla no estn permitidos los
descuentos por saldos e
incapacidades. Si se reportan en el archivo se genera
error. Adicionalmente, la
opcin para registrarlos se encuentra deshabilitada.
El campo nmero de planilla asociada a esta planilla

del registro tipo 1 es
obligatorio. Sin embargo, no se valida que dicha planilla
exista para el aportante.

Pgina
56
VERSION 2.0
El campo fecha de pago planilla asociada a esta
planilla del registro tipo 1 es
Obligatorio. Se valida que la fecha reportada sea inferior
al da en el que se est
Cargando el archivo
Se pueden realizar aportes a un nico subsistema, pero
se valida que el cotizante si pueda efectuar aportes a
dicho subsistema.
A pesar de que no se realicen aportes a todos los
subsistemas, se deben reportar los cdigos de todas las
administradoras a las cuales se encuentra vinculado el
cotizante
nicamente para estas planillas est habilitado el
campo Correcciones del
Registro tipo 2. En este campo solo se pueden reportar
los valores A y C
Para cada cotizante relacionado en una planilla N se
deben reportar como mnimo dos registros. Uno con valor
A en el campo Correcciones y otro con valor C en el
mismo campo. Los registros deben ser consecutivos
En el registro con valor A se reporta la informacin de
la liquidacin original. Es
decir de la liquidacin que presenta el error.
En el registro con valor C se reporta la informacin
correcta de la liquidacin de aportes
El valor a pagar por cada cotizante corresponde a la
diferencia entre la cotizacin reportada en el registro con
valor A y la registrada en el registro con valor C
Para que la planilla sea validada con xito, la diferencia
entre el valor de las
cotizaciones reportadas en el registro con valor A y el
registro con valor C
siempre debe ser mayor que cero.
Solo se permite reportar novedad ING o RET en el
registro con valor C si el
perodo de cotizacin a salud no es inferior al mes en el
que se est validando la
planilla.
Para este tipo de planilla no estn permitidos los
descuentos por saldos e

Pgina
57
VERSION 2.0
incapacidades. Si se reportan en el archivo se genera
error. Adicionalmente, la
opcin para registrarlos se encuentra deshabilitada
En el registro con valor A siempre debe reportarse
algn valor de cotizacin para el subsistema objeto de la
correccin. Lo anterior teniendo en cuenta que la mora
absoluta en las cotizaciones se debe resolver a travs de
las planillas tipo M.
Para cargar una planilla tipo N, el aportante debe
certificar que las cotizaciones a los subsistemas para los
que no report informacin fueron realizados en forma
correcta.
8.2.3 Cargar plano

El Proceso de Liquidacin Manual es comnmente usado
por grandes Aportantes donde el nmero de empleados
es considerable; por lo tanto, el proceso de carga de
archivo plano es conveniente. El sistema FEDECAJAS
provee una funcin para importar o cargar el archivo
plano.
Para que el Aportante pueda hacer la liquidacin de su
planilla a travs de un archivo plano, debe seguir los
siguientes pasos:
Ingresar al sistema con la clave asignada

Ingrese por la opcin Cargar plano del men
principal.

Pgina
58
VERSION 2.0
El Aportante puede cargar al sistema un archivo plano,

de acuerdo a las especificaciones de la Resolucin 1747,
haciendo clic en Examinar y seleccionando el archivo
que va a enviar.
Posteriormente realice la carga del archivo seleccionado

presionando la opcin Cargar Archivo.
El sistema genera el resultado de la validacin del

archivo, indicando la liquidacin por administradora del
archivo con el cual el Aportante puede continuar el
proceso de envo y pago para continuar indique la opcin
Confirmar Plano.

Pgina
59
VERSION 2.0
Si se encuentra un error en el archivo plano el validador

del sistema mostrara el siguiente mensaje:
Al dar clic sobre el link correspondiente el sistema

permite identificar el tipo de error que contiene el
archivo cargado con las siguientes caractersticas.

Pgina
60
VERSION 2.0
N Error
Nmero de errores en el archivo plano.

Tipo de registro
Tipo
registro
Fila
TIPO 1 ENCABEZADO
TIPO 2 LIQUIDACIN DETALLADA DE APORTES
TIPO 3 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA PENSIONES, es
un
TIPO 4 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA SALUD, es un
de TIPO 5 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA RIESGOS
PROFESIONALES,
TIPO 6 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA CAJAS DE
COMPENSACIN FAMILIAR. REGISTRO
TIPO 7 TOTAL APORTES DEL PERODO AL SENA.
TIPO 8 TOTAL APORTES DEL PERODO AL ICBF.
TIPO 9 TOTAL APORTES DEL PERODO A LA ESAP, es
TIPO 10 TOTAL APORTES DEL PERODO AL MINISTERIO DE
EDUCACINNACIONAL.
TIPO 11 TOTAL A PAGAR DURANTE EL PERODO
Numero de la fila donde se ubica el error.
Nro de Campo
Res
Nmero de campo en la resolucin 1747.
Documento
Numero de identidad
encuentra el error.
del
aportante
Servicio
Administradora la cual presenta el error.
Descripcin
Descripcin del erro presentado.
donde
se

Pgina
61
VERSION 2.0
Posicin
Inicial
Posicin inicial donde se ubica el error en el archivo

plano.
(Ubicacin en fila).
Posicin final donde se ubica el error en el archivo
plano.
Posicin final (Ubicacin en fila).
De acuerdo a la informacin que muestra el validador al

detectar el error, se pueden identificar en el archivo
plano los campos en donde se encuentran las
inconsistencias FEDECAJAS a dispuesto una opcin la
cual permite regenerar el archivo plano cuando este
presenta errores en el IBC
o en el valor de las
cotizaciones de acuerdo a las tarifas acordes al periodo
de pago del respectivo aporte.
Para activar la opcin para la aplicacin de clculos
automticos active dicha opcin antes de carga el
archivo plano para que se incluya dicho proceso en el
validador.
Si existen errores de cotizacin en el plano a cargar el

sistema realiza la correccin de forma automtica
brindando la opcin de confirmar el error solucionado o
realizar la confirmacin del plano regenerado.

Pgina
62
VERSION 2.0
Al seleccionar la opcin Ver log de cambios

el
validador muestra en pantalla los valores modificados los
cuales cumplen con la estructura vigente de la
Resolucin 1747.
Nmero
registro
de
Tipo
registro
de Tipo de registro
Nmero de errores en el archivo plano.
TIPO 2 LIQUIDACIN DETALLADA DE APORTES
Numero de identidad
encuentra el error.
Documento
del
aportante
donde
se
Nro de Campo Nmero de campo en la resolucin 1747.

Nombre
campo
de Nombre de la administradora la cual presenta el

error de cotizacin.
Valor original
Dato errneo en el archivo plano.
Valor cambio
Dato corregido por el validador.
8.2.4 Copia de planilla

Pgina
63
VERSION 2.0
Permite a los aportante copiar Planillas de periodos
anteriores, las cuales pueden ser
ajustadas o
modificadas. De esta forma no tendr que elaborar una a
una las planillas de los siguientes periodos.
Para duplicar
procedimiento:
una
planilla
realice
el
siguente
Seleccione la planilla a copiar e ingrese por la opcin Ver

Afiliados
Ingrese por el men Planilla, ingrese por la opcin

Copiar Planilla.
Aparecer la siguiente pantalla en el cual se debe

diligenciar los siguientes datos.

Pgina
64
VERSION 2.0
Seleccione los periodos de cotizacin que desea duplicar

ao y mes segn corresponda .
Existen varias opciones las cuales permiten efectuar la

copia de planilla de forma ms completa lo cual nos
permite una alta confiabilidad las cuales se describen a
continuacin.
Copia de novedades de incapacidad: Esta opcin
permite que para la planilla que se va duplicar contenga
las novedades de incapacidad TDE(Traslado desde otra
EPS)TAE(Traslado a otra EPS),TDP(Traslado desde otra
AFP),TAP(Traslado a otra AFP),IGE(),LMA(Licencia de
maternidad)IGE(Incapacidad
general)AVP(Aporte
voluntario)VCT(Variacin de centros de trabajo)teniendo
en cuenta que la planilla base contenga este tipo de
novedades para que la planilla se duplique con esta
informacin marque la opcin as:

Pgina
65
VERSION 2.0
Copia de novedades de ausentismo: Esta opcin

permite que para la planilla que se va duplicar contenga
las novedades de ausentismo SLN (Suspensin temporal
del contrato o licencia no remunerada), VAC (Vacaciones)
y IRP (Incapacidad por accidente de trabajo) teniendo en
cuenta que la planilla base contenga este tipo de
novedades para que la planilla se duplique con esta
informacin marque la opcin as:
Cambio se salarios bsicos si son inferiores al

mnimo: Esta opcin permite modificar los salarios de
acuerdo al ao seleccionado para la copia , si la planilla
base tiene el IBC menor al salario vigente para dicho
salario el sistema se encarga de que la planilla duplicada
contenga el valor del IBC vigente para el ao actual para
que la planilla se duplique con esta modificacin marque
la opcin as:
IMPORTANTE !!!
-Cuando existe una planilla en estado DIGITANDO del
mismo tipo a la planilla que se va copiar para cualquier
periodo en la grilla de liquidacin detalla de aportes al
efectuar el proceso de copia de planilla el sistema
efecta la siguiente validacin.

Pgina
66
VERSION 2.0
-Las planillas tipo M (Planilla mora) o N (Planilla de

correccin)
de correccin no permiten la copia de
planilla cuando este proceso se realiza el sistema realiza
la siguiente validacin.
Restriccin para planilla tipo M
Restriccin para planilla tipo N

Pgina
67
VERSION 2.0
8.2.5 Registro de descuentos

La siguiente opcin le permite incluir informacin de
descuentos consolidados sobre el valor total del aporte
dichos tipos pueden ser Incapacidades, licencias o saldos
a favor y aplica estrictamente para las administradoras
prestadoras de salud (EPS) y riesgos profesionales (ARP).
IMPORTANTE !!!
Este tipo de descuentos se realizan en el consolidado es
decir antes de realizar el proceso de el proceso de
certificacin de la planilla ya que los valores de
descuentos ingresado modifican el valor total del aporte
PASOS A SEGUIR:
Una vez ingresada la informacin de los cotizantes para
las diferentes administradoras es necesario confirmar el
aporte, Presionando la casilla CERTIFICAR.

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68
VERSION 2.0
All encontrara el listado del aporte a las diferentes

administradoras y permite seleccionar la administradora
a la cual se le generar los descuentos correspondientes.

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69
VERSION 2.0
Al hacer doble clic sobre la administradora seleccionada

el sistema visualiza la informacin detallada del pago y
los conceptos adicionales al igual que el valor de
intereses se mora.
Para llevar a cabo el ingreso del descuento o la novedad

requerida seleccione la administradora a la cual desea
asignar la novedad.
IMPORTANTE: Los pagos realizados por el empleador o
por la empresa promotora de salud, por concepto de
incapacidad no deben ser incluidos dentro de la base
para liquidar los aportes parafiscales ya que estos
beneficios se reconocen a fin de cubrir los riesgos que
afectan el trabajador en los casos de una enfermedad no
profesional.

Pgina
70
VERSION 2.0
Para
ingresar la novedad de clic sobre la

administradora y diligencie la totalidad de
los datos de la ventana Descuentos
Complementarios
Existen 3 campos los cuales se deben diligenciar en su

totalidad:
Nmero de autorizacin
Nmero con el cual se
aprueba la novedad a ingresar.

Pgina
71
VERSION 2.0
IMPORTANTE: Recuerde que el numero de autorizacin
de la novedad debe estar entre 3 y 16
dgitos y deben ser de tipo numrico.
Tipo
INCAPACIDAD GENERAL
Se entiende por incapacidad el estado
de inhabilidad, Fsica o mental, de un
individuo que le impide Desempear
Temporalmente su profesin u oficio
Habitual.
LICENCIA DE MATERNIDAD
Es el subsidio econmico reconocido
a la mujer afiliada por el Tiempo
establecido legalmente para que sea
atendido su parto,Pueda recuperarse y
propiciar los cuidados que requiere el
Recin nacido
SALDOS A FAVOR
Tipo de novedad
para
la
administradora
seleccionada

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72
VERSION 2.0
Es el valor a favor del cotizante por concepto de
correccin de
Intereses, Licencias e Incapacidades
Valor a Pagar
Valor econmico
de la novedad que
no puede superar
el valor total de la
cotizacin
Al terminar de registrar la novedad correspondiente y al

seleccionar la casilla Aceptar el sistema mostrara en la
grilla la informacin ingresada.
OPCIONES
EDITAR
Opcin la cual permite modificar l
a totalidad de los campos de
Informacin logrando Confirmar
La novedad correspondiente

Pgina
73
VERSION 2.0
ELIMINAR
Opcin la cual permite eliminar
Las novedades En la grilla de
Informacin.

Pgina
74
VERSION 2.0
8.3.1 Certificacin de planilla

Una vez el proceso de digitacin de los datos bsicos del
aportante se haya realizado y los valores de pre
liquidacin por administradora
sean correctos
es
necesario realizar la confirmacin de dicho aporte para
que la planilla modifique su estado a CERTIFICADA y
permita a al aportante seleccionar la modalidad de pago
ya sea electrnico o asistido.
Verificar informacin
La planilla est lista para ser certificada, por favor antes
de realizar su pago verifique si la informacin liquidada
es correcta, para esto usted contar con la ayuda de la
opcin Reportes como lo muestra la grfica. Si usted se
encuentra de acuerdo con la liquidacin siga con el
proceso.
Para confirmar la informacin de la liquidacin de la

planilla por medio de la opcin Reportes es necesario
seleccionar el formato en el cual se desea visualizar la
informacin.

Pgina
75
VERSION 2.0
Una vez finalizado el formato del reportes a consultar del

reporte el sistema de forma automtica mostrara en
pantalla la informacin solicitada dicho reporte contiene
la siguiente informacin.

Pgina
76
VERSION 2.0
8.3.1.1 Certificacin electrnica

Esta modalidad le permite al aportante habilitar la
planilla para pago a travs del operador del proveedor de
servicios PSE para dicho proceso adems de contar con
la clave de su Entidad Financiera para pagos por Internet
para continuar con el proceso es necesario efectuar el
siguiente procedimiento.
IMPORTANTE !!!
Recuerde que la planilla al pasar al estado CERTIFICADA
no permite ningn tipo de modificacin en el valor de los
aportes por administradora
y la informacin del
aportante
Para iniciar con la certificacin electrnica de la planilla
seleccione la opcin Certificacin pago en lnea PSE.

Pgina
77
VERSION 2.0
El operador FEDECAJAS realizara la confirmacin de los
periodos de pago a certificar y el valor total de aportes si
est de acuerdo con los datos que el sistema muestra en
pantalla presione la casilla ACEPTAR
si por el
contrario los datos no son coincidentes con el ingreso de
los valores de la planilla presione
CANCELAR
Una vez aceptada la informacin el sistema asignara un

nmero certificado de la planilla la cual se ha habilitado
para el respectivo pago con la respectiva informacin de
los aportes por servicio.

Pgina
78
VERSION 2.0
8.3.1.2 Certificacin asistida

Esta modalidad le permite al aportante habilitar la
planilla para pago a travs de la entidad bancaria
AVVILLAS .El Aportante obtendr un nmero nico(PIN),
que le permitir hacer los pagos de la planilla para todo
el ao. El nmero es nico por tipo de planilla y por
sucursal para continuar con el proceso es necesario
efectuar el siguiente procedimiento.

Si usted dispone de conexin a internet pero no tiene
cuenta con alguna entidad financiera para realizar el
pago ,FEDECAJAS le permite elaborar la autoliquidacin
en nuestro portal y efectuar el pago directamente en
alguna de las sucursales del Banco AV Villas indicando
para ello el PIN (o numero de planilla) que le generara el
sistema.
Para iniciar con la certificacin electrnica de la planilla
seleccione la opcin Certificar y generar PIN

Pgina
79
VERSION 2.0
Para que el PIN sea vlido para el pago una vez es

necesario realizar la marcacin para pago de la planilla
este proceso permite enviar la informacin a la entidad
bancaria la cual se encarga del recaudo diario es
importante tener en cuenta que la planilla que
corresponda al mes actual de cotizacin en salud ser
marcada de forma automtica para pago para realizar la
marcacin de la planilla efectu el procedimiento que se
describe a continuacin.
Ingrese a la
seleccionada.
opcin
CERTIFICAR
de
la
planilla

Pgina
80
VERSION 2.0
Posteriormente haga clic en la casilla Certificar
y
generar PIN lo cual le permite indicar que el valor de
los aportes es correcto y como se trata de una planilla
asistida se debe generar un nmero de pago (PIN) para
el pago en las entidades financieras
Si la planilla la cual confirm en el proceso de

certificacin
es la que desea marcar para el pago
correspondiente realice la marcacin como se muestra a
continuacin.

Pgina
81
VERSION 2.0
Opcin la cual permite certificar la
planilla,
Marcando
o
no
la
disponibilidad del pago.
Opcin que permite deshacer las

acciones realizadas.
IMPORTANTE: Tenga en cuenta que si ya ha marcado
una planilla para pago y al marcar una
planilla adicional el sistema se encarga de
validar la informacin ya que solamente
puede existir una planilla marcada de un
mismo tipo en la misma sucursal.
Para comprender de una forma ms sencilla la validacin

de sistema para doble marcacin de una planilla del
mismo tipo tenga en cuenta la siguiente secuencia.
-Se marca la planilla seleccionada de tipo (E)

Pgina
82
VERSION 2.0
-Se procede a realizar la certificacin de una planilla del

mismo tipo y realizar la respectiva marcacin con lo cual
el sistema realiza la validacin correspondiente
indicando que ya existe de una planilla marcada del
mismo tipo.
8.3.2 Pago de planilla electrnica.

Luego de calculado el valor total a pagar, este valor le
ser mostrado al aportante quien debe confirmar si har
su respectivo pago. Una vez el aportante confirma el
pago, Una vez la planilla se ha certificado para pago
electrnico se habilitar el botn de pago PSE Es un
servicio que permite a las EMPRESAS ofrecer a sus
USUARIOS la posibilidad de realizar pagos a travs de
Internet, debitando los recursos en lnea, de la Entidad
Financiera donde el usuario tiene su dinero y
depositndolos en la Entidad Financiera recaudadora que
defina la Empresa.

Pgina
83
VERSION 2.0
Directamente en la
botn de pagos
seleccionar de una
cual desea efectuar
pgina de fedecajas , se presenta el

PSE, que permite al Aportante
lista, la Entidad Financiera desde la
el pago.
Una vez haya ingresado el sistema habilitara la lista de

entidades financieras disponibles este proceso puede
tardar algn tiempo lo cual el sistema indica de la
siguiente forma.

Pgina
84
VERSION 2.0
Seleccione la entidad bancariaa desde la cual desea

efectuar el pago
IMPORTANTE : Seor usuario una vea FEDECAJAS lo

direcciona a la pagina del banco este le
pedir los documentos de identificacin y /
o clave necesarios para realizar el aporte.
La Entidad Financiera autentica al cliente y realiza la

autorizacin en lnea del dbito, por el valor total a
pagar.

Pgina
85
VERSION 2.0
La Entidad Financiera genera una respuesta a Fedecajas ,

quien a su vez informa al Aportante.Si el resultado del
pago en lnea es exitoso, Previamente FEDECAJAS
muestra en un comprobante de transaccin pendiente
el cual indica si la transaccin es exitosa, rechazada o
en estado pendiente el cual es el estado que muestra
el sistema inmediatamente se efecta el pago y el
cual indica que la entidad realizara la validacin
correspondiente de dicho recaudo.
Una vez confirmado el pago, FEDECAJAS generar los

archivos de salida y distribuir la Informacin en formato
electrnico, a los diferentes actores, de la siguiente
forma:
La Planilla totalmente diligenciada, al aportante
La informacin de los Aportes para cada
Administradora, incluidas las AFP, EPS,
ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio de Educacin
Nacional, segn las
Especificaciones de los archivos de salida de este
sistema.
La informacin con los pagos ser enviada a cada una
de las administradoras con el detalle de crdito
respectivo proveniente de la institucin financiera que
presta el servicio.
La informacin de los datos bsicos de los aportantes
para cada administradora
Las Planillas pagadas sern reportadas peridicamente
al Ministerio de la Proteccin Social.

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86
VERSION 2.0
Tenga en cuenta
El Ministerio de Proteccin Social, a travs del Decreto
1670 del 14 de mayo de 2007, ajusta las fechas de pago
de la planilla nica ampliando las fechas de pago y
adems otorgando ms tiempo para ingresar al sistema
a las empresas con menos de 20 empleados,
trabajadores independientes y personas naturales.
Empresas con ms de 200 empleados:
Se ampla la fecha de pago (8 das hbiles)
Se cambian los das de pago (del 1 al 8)
Las fechas corresponden a los ltimos 2 dgitos del NIT
APORTANTES DE 200 O MAS COTIZANTES
DOS ULTIMOS DIGITOS DEL NIT
00
11
24
37
50
63
76
89
al
al
al
al
al
al
al
al
10
23
36
49
62
75
88
99
DIA
HABIL
VENCIMIENTO
1o.
2o.
3o.
4o.
5o.
6o.
7o.
8o.
DE
Medianas y pequeas empresas de menos de 200

empleados:
Se ampla la fecha de pago (13 das hbiles)
Se cambian los das de pago (del 1 al 13)
Las fechas corresponden a los ltimos 2 dgitos del NIT
APORTANTES DE MENOS DE 200 COTIZANTES
DOS ULTIMOS DIGITOS DEL NIT
00 al 08
09 al 16
DIA
HABIL
VENCIMIENTO
1o.
2o.
DE

Pgina
87
VERSION 2.0
17
25
33
41
49
57
65
73
80
87
94
al
al
al
al
al
al
al
al
al
al
al
24
32
40
48
56
64
72
79
86
93
99
3o.
4o.
5o.
6o.
7o.
8o.
9o.
10o.
11o.
12o.
13o.
Plazos para trabajadores independientes

Dos ltimos dgitos del NIT o
Dos ltimos dgitos del NIT Da

hbil
o CC
vencimiento
00
08
15
22
29
36
43
50
57
64
70
76
82
a 07
al 14
al 21
al 28
al 35
al 42
al 49
al 56
al 63
al 69
al 75
al 81
al 99
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
de

Pgina
88
VERSION 2.0
8.3.3 Pago de planilla asistida

Si usted selecciona el pago por Planilla Asistida (Banco
AVVillas), tenga presente los siguientes datos que son
vitales para realizar el aporte en ventanilla:
1.
2.
3.
Nmero de Planilla.(PIN)
Documento del Aportante
Valor total a pagar: Este se toma de acuerdo a la
fecha en la que va a cancelar.
4.
Fecha de Pago: De acuerdo al da en que desea
pagar, el sistema arroja 6 das diferentes tngalas
presentes
ya
que
FEDECAJAS
liquida
automticamente los intereses de mora.

Pgina
89
VERSION 2.0
Una vez la planilla se ha certificado de forma asistida y

se ha realizado la marcacin de la planilla para el
recaudo en las entidades financieras disponibles.
Fecha de Pago: De acuerdo al da en que desea pagar, el

sistema arroja 6 das diferentes tngalas presentes ya
que FEDECAJAS liquida automticamente los intereses
de mora esta informacin es recibida por la entidad
bancaria lo cual no permite pagos parciales ni valores
diferentes a los all registrados.

Pgina
90
VERSION 2.0
IMPORTANTE:
1.
2.
3.
4.
5.
Recuerde que los pagos de Planilla Asistida, solo

los puede realizar en las Oficinas de Banco AVVillas
no en Centros de Pagos ni el Grupo Aval.
Los pagos de Planilla Asistida solo se pueden
realizar antes de la 1:00pm del da siguiente hbil de
la generacin del PIN.
Si usted realiza el pago de aportes a travs de un
tercero, recuerde que en la referencia 2 de la
Consignacin de AVVillas, siempre va el nmero de
cdula del tercero (*) no la del cotizante sin
ingresos.
Usted podr utilizar el servicio de Planilla Asistida,
si cuenta con menos de 30 trabajadores (Empresa) o
es Independiente.
Cuando el pago sea por Planilla Asistida el nmero
de planilla que se genera solo podr ser pagada al
da siguiente despus de generada.

Pgina
91
VERSION 2.0
8.3.4 Consulta de comprobantes de pago

Fedecajas genera un comprobante de pago al Aportante,
indicando entre otros, el nmero de la planilla liquidada,
el nmero de la transaccin, y el valor pagado a cada
Administradora.
Como se indico anteriormente , una vez efectuado su
pago de sus aportes ,FEDECAJAS pone a su disposicin
variedad de tipo de consultas , comprobantes y
certificados los cuales le servirn de soporte de los
pagos realizados a sus empleados .Adicionalmente podr
actualizar la informacin con la cual fue registrada la
empresa o el independiente.
Opcin de generacin de certificado
Podr
seleccionar
cualquiera
de
las
opciones Comprobante de pago o por el men
Consultas Pagos Realizado Comprobante de
pago para visualizar el correspondiente certificado.
Una vez realizado el aporte usted podr obtener el
certificado de aportes Ingresando por la opcin
Comprobante de pago ubicada el men de la barra
liquidacin detalla de aportes

Pgina
92
VERSION 2.0
Luego le genera el comprobante de pago, usted tiene la

posibilidad de imprimir o guardar la informacin en su
equipo de trabajo por medio de la descarga que ofrece la
aplicacin.

Pgina
93
VERSION 2.0
6.3 Modificar Aportante

Esta opcin Le permite la modificacin de los datos del
aportante y de igual forma la creacin, edicin y
eliminacin de usuarios y sucursales esta informacin se
diligencio en el registro de aportante .
Ingrese por el men Administracin realice clic en el link
Modificar Aportante.
Para realizar las modificaciones se debe presionar la

opcin
e iniciar con la edicin de los
campos los cuales se describen a continuacin:

Pgina
94
VERSION 2.0
Descripcin de
campos
RAZN
Razn social del aportante.
NOMBRE
Nombre completo del aportante (Campo inmodificable)
NIT
Nmero de identificacin tributaria del aportante*
DIGITO
VERIFICACIO
N
Digito de verificacin de acuerdo al nmero de NIT
TIPO
EMPRESA
CLASE
Tipo de empresa (Publico, Privado ,Mixto)

Clase de aportante (A Aportante con 200 o
cotizantes
,B
Aportante
con
menos
de
cotizantes,Mypyme)
ms
200
NATURALEZA Especifica
la
naturaleza
del
aportante
(Publica,Privada,Mixta,Organismos multilaterales
Entidades de derecho pblico no sometidos a la legislacin
colombiana
Indica si el tipo de accin es Activo, Cese de Actividades,
TIPO ACCIN Concordato, entre otros

Pgina
95
VERSION 2.0
TIPO
Especifica el tipo de actividad econmica a la que se dedica
ACTIVIDAD
la empresa aportante
ECONMICA
TIPO PAGO
Indica si el tipo de pago es nico, consolidado o de una

sucursal
FECHA
Si el tipo de Accin es concordatos, se debe ingresar la
CONCORDAT fecha del mismo Cuando no hay pago de nmina ni pagos.
O
Formato AAAA-MM-DD.
FECHA
FIN
DE
Fecha a partir de la cual el aportante no se encuentra
ACTIVIDADE obligado a efectuar aportes. Formato
S
AAAA-MM-DD.
Indica el tipo de aportante
1 Empleador.
2 Independiente.
3 Entidades o Universidades Pblicas con rgimen especial
en Salud.
4 Agremiaciones o asociaciones.
5 Cooperativas y Pre cooperativas de Trabajo Asociado
6 Misiones diplomticas, consulares o de organismos
multilaterales no sometidos a la Legislacin colombiana.
7 Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares
TIPO
DE de Bienestar.
APORTANTE 8 Pagador de aportes de los concejales municipales o
distritales.
ESTADO
Estado de funcionalidad del aportante ( Activo o inactivo)
Una vez finalizamos la edicin de la informacin es

necesario presionar la casilla
Para que el sistema efectu los cambios
correspondientes.

Pgina
96
VERSION 2.0
8.3.5 Modificar sucursales

Al seleccionar el link Sucursales el sistema permitir
llevar a cabo la adicin, modificacin y eliminacin de la
totalidad de la informacin de la sucursal o sucursales
que cre el aportante en el registro o activacin de
usuario.

Pgina
97
VERSION 2.0
Al seleccionar Modificar se habilitara un formulario en el

cual se realizara la edicin de los campos
correspondientes los cuales se describen a continuacin:
Una vez que haya realizado las modificaciones, haga clic

en el botn Aceptar para proceder con la edicin.

Pgina
98
VERSION 2.0
Para finalizar se mostrar la ventana del Resultado de la

operacin en la siguiente imagen.
Descripcin de
campos
Aportante
Nombre del aportante (Inmodificable)
Nombre
Nombre de la sucursal *
Cdigo
Cdigo de la sucursal*
Departament
o
Departamento de ubicacin de la sucursal

Pgina
99
VERSION 2.0
Municipio
Municipio de ubicacin de la sucursal
Direccin
Direccin de la sucursal. *
Correo
electrnico
E mail de la sucursal. *
Telfono
Nmero telefnico de la sucursal. *

Estado de funcionamiento de la sucursal (Activo,Inactivo) *
Estado
Oficina
Principal
Indicador que indica si la sucursal es principal (NO,SI) *
8.3.6 Adicionar sucursal

Si desea adicionar una nueva sucursal
seleccionar la casilla
es necesario
Acto seguido, aparecer la Sucursal por Aportantes

en la cual se proporciona la informacin solicitada al
terminar haga clic en la casilla

Pgina
100
VERSION 2.0
Al terminar la creacin de la nueva sucursal se mostrar

de nueva cuenta la pgina de alta de usuarios pero con
un mensaje en la parte superior indicando Usuario
creado exitosamente.
8.3.7 Eliminar sucursal

Al elegir la opcin
se desplegara una
ventana de confirmacin de acuerdo a la sucursal

Pgina
101
VERSION 2.0
seleccionada donde para eliminar sucursales deber
hacer clic en el botn Aceptar y para cancelar en el
botn Cancelar.
Enseguida mostrar una pgina con la informacin de la

sucursal que ha sido eliminada.
8.3.8 Consultar sucursal

Pgina
102
VERSION 2.0
Para realizar bsquedas especficas de una sucursal

por medio de filtros de bsqueda seleccione la opcin
Filtrar Consulta
Aparecer la siguiente ventana la cual ofrece la

posibilidad de realizar la consulta por el campo de
informacin deseado, Ingrese el criterio y de clic en la
casilla Leer

Pgina
103
VERSION 2.0
Al terminar se mostrar en la grilla de informacin la
sucursal que coincide con el criterio de consulta
seleccionado.
8.3.9 Contactos
Si desea llevar a cabo la verificacin y Modificacin de
los contactos por sucursal es necesario dar clic en la
columna Contactos de la sucursal seleccionada la cual
contiene la informacin general del representante por
sucursal.

Pgina
104
VERSION 2.0
Una vez seleccionada dicha opcin se mostrara en la
ventana Contactos Sucursal
la informacin del
contacto para dicha sucursal.

Descripcin
de campos
Nombre de la sucursal.
Nmero
de
contacto.
fax
del
Tipo de documento del

contacto
Cargo
laboral
contacto.
Primer Apellido
contacto
del
Cdigo de la sucursal*
Primer Nombre
contacto
del
Segundo
contacto
Apellido
del
Ciudad de ubicacin
del contacto
Segundo
contacto
Nombre
del
del

Pgina
105
VERSION 2.0
Telfono de ubicacin
del contacto
Correo electrnico del
contacto.
Estado del contacto.
Direccin de
del contacto *
ubicacin
Indica si el contacto
tambin
es
el
representante legal
Digito de verificacin de
acuerdo
al
Nit
seleccionado.
Descripcin de
Opciones
Opcin que permite adicionar un nuevo contacto a la
sucursal seleccionada.
Opcin la cual permite editar la informacin del contacto
seleccionado.
Opcin la cual permite eliminar un contacto.
Opcin la cual permite filtrar la informacin tras haber
ingresado un criterio de bsqueda.
Opcin la cual permite limpiar el formulario de datos de un
contacto para ingresar la informacin en un campo
determinado
8.3.10
Usuarios

Pgina
106
VERSION 2.0
Esta opcin permite llevar a cabo las acciones que tienen
que ver con la edicin de los usuarios que pertenecen a
una sucursal y asi mismo asignar un perfil determinado
lo cual restringe el acceso a cierta informacin.
8.3.10.1
Adicion de usuarios
Al seleccionar esta opcin le muestra la siguiente pgina,

donde le brinda la posibilidad de dar de alta un nuevo
usuario.
Proporcione la informacin solicitada y al terminar haga

clic en el botn Aceptar.

Pgina
107
VERSION 2.0
Al terminar de dar de alta el usuario mostrar el mensaje
de alta de usuario pero con un mensaje en la parte
superior indicando Usuario creado exitosamente.
Existe la posibilidad que el usuario que se desea crear ya

exista para lo cual el sistema arroja el siguiente mensaje.

Pgina
108
VERSION 2.0
8.3.10.2
Modificar usuarios
Si hace clic en la casilla Modificar, lo llevar a la pgina

con la informacin del usuario seleccionado para que
efectu los cambios que considere pertinentes.
Al seleccionar esta opcin abrir la ventana Registro de

Usuarios mostrando cul es el tipo de cuenta actual,
con la posibilidad de cambiar alguno de los campos de
seguridad para dicho usuario , despus de realizar la
modificacin , deber de hacer clic en el botn Aceptar
para que los cambios surtan efecto.
Al terminar el proceso, se muestra un mensaje en la

parte superior de que el tipo de cuenta del usuario se ha
actualizado exitosamente.

Pgina
109
VERSION 2.0
8.4 Cambiar contrasea

Permite al usuario poder cambiar su clave en caso de ser
necesario con lo cual se asegura la confiabilidad de la
informacin para acceder a esta opcin Ingrese por el
men Administracin Cambiar Contrasea
Diligencie la totalidad de los campos como se muestra a

continuacin:
Realice la confirmacin
actual.
el nombre de usuario

Pgina
110
VERSION 2.0
Realice la confirmacin del cdigo de usuario.

Ingrese la contrasea con la que ingresa al sistema
Actualmente.
Ingrese la nueva clave debe contener entre 8 y 15
Caracteres, Nmeros y Letras.
Ingrese el nuevo clave acuerdo a las
especificaciones
Anteriormente mencionadas.
Para terminar con el proceso realice clic en el
botn
Aceptar.
CONSULTAS
En este men, Consultas, se presentan las opciones

para que el aportante y/o cotizante identifique de forma
ms til y sencilla las administradoras a las cuales es
obligatorio realizar el pago.
9.1 Consulta de EPS

Esta opcin permite efectuar
la consulta de las
Entidades promotoras de salud que estn disponibles
para el pago del aporte correspondiente el cual es una
herramienta que confirma que el ingreso de la
informacin del aporte corresponda.

Pgina
111
VERSION 2.0
Inicialmente al ingresar por la opcin Consultas se
desplegara la siguiente pantalla la cual muestra por
defecto las EPS que se encuentran disponibles.
Filtrar consulta
Una vez introducidos los datos de consulta, se pulsa el
botn
. A continuacin, se muestra
una pantalla en la que se debe ingresar el criterio de
consulta deseado.

Pgina
112
VERSION 2.0
Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda

deseado el sistema mostrara los resultados coincidentes
con el campo seleccionado.
9.2 Consulta de AFP

la consulta de las
administradoras de fondo de pensiones
que estn
disponibles para el pago del aporte correspondiente el
cual es una herramienta que confirma que el ingreso de
la informacin del aporte corresponda.
defecto las AFP
que se encuentran disponibles.

Pgina
113
VERSION 2.0
Filtrar consulta
botn
consulta deseado.

Pgina
114
VERSION 2.0

9.3 Consulta de ARP
7.3 Consulta de ARP

la consulta de las
administradoras de riesgos profesionales
que estn
disponibles para el pago del aporte correspondiente el
cual es una herramienta que confirma que el ingreso de
la informacin del aporte corresponda.

Pgina
115
VERSION 2.0
defecto las ARP que se encuentran disponibles.
Filtrar consulta
botn

Pgina
116
VERSION 2.0
consulta deseado.

7.4 Consulta de CCF

Esta opcin permite efectuar la consulta de las cajas de
compensacin familiar
que estn disponibles para el
pago del aporte correspondiente el cual es una

Pgina
117
VERSION 2.0
herramienta que confirma que el
informacin del aporte corresponda.
ingreso
de
la

defecto las ARP que se encuentran disponibles.
Filtrar consulta

Pgina
118
VERSION 2.0
botn
consulta deseado.

7.5 Pagos Realizados

Pgina
119
VERSION 2.0
Este opcin permite generar los diferentes comprobantes
de pago de acuerdo a la planilla seleccionada
permitiendo identificar el valor de los aportes realizados
por administradora, para ingresar a esta opcin ingrese
por Consultas Pagos Realizados
Para llevar cabo la verificacin detallada de los aportes

registrados por el aportante durante
los diferentes
periodos de cotizacin se debe seleccionar en la lista
desplegable la planilla a la cual generar los certificados
de aporte correspondiente
Enseguida se mostrara en pantalla los tipos de

comprobante de pago habilitados para la consulta de los
pagos realizados por el aportante de acuerdo a la planilla
seleccionada.

Pgina
120
VERSION 2.0
9.3.1 Comprobante de pago

Este tipo de reporte permite confirmar la informacin
general del pago realizado por determinado aportante
para confirmar dichos datos seleccione la casilla
Comprobante de pago.

Pgina
121
VERSION 2.0
9.3.2 Comprobante sin valor total

Este tipo de reporte permite confirmar la informacin
general del pago realizado por determinado aportante la
diferencia de este comprobante es que no tiene en
cuenta en la consulta el valor total de liquidacin para
confirmar
dichos
datos
seleccione
la
casilla
Comprobante de pago.

Pgina
122
VERSION 2.0
9.3.3 Listado Administradoras

Este tipo de reporte permite confirmar la informacin del
aporte por administradora realizando una descripcin
detallada por servicio para identificar la liquidacin y
nmero de afiliados seleccione la casilla Listado
Administradoras.

Pgina
123
VERSION 2.0
7.6 Buscar Cotizantes

Este opcin permite realizar la bsqueda de un cotizante
en una planilla determinada teniendo en cuenta la
sucursal en la cual fue generada por para lo cual es
necesario ingresar por el men Consultas opcin
Buscar cotizantes.

Pgina
124
VERSION 2.0
IMPORTANTE: Esta consulta de cotizantes solamente

aplica para planillas PAGADAS.
9.3.4 Consultar en Sucursal

Esta opcin permite realizar la consulta de las planillas
en estado PAGADA en las cuales registra el nmero de
documento del cotizante seleccionado, teniendo en
cuenta que la bsqueda se ejecuta sobre la sucursal en
la cual se est efectuando la verificacin.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Filtro
para Reporte Histrico se debe ingresar el Numero
de documento a consultar.
Si se ingresan datos que no sean numricos para el caso

de nmero de identificacin el sistema realizara la
siguiente validacin.
Una vez ingresado el nmero de identificacin se

mostrara en pantalla la informacin del cotizante
seleccionado.

Pgina
125
VERSION 2.0
9.3.5 Consultar en Empresa

Esta opcin permite realizar la consulta de las planillas
en estado PAGADA en las cuales registra el nmero de
documento del cotizante seleccionado, teniendo en
cuenta que la bsqueda se ejecuta en la totalidad de las
sucursales del aportante.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Filtro
para Reporte Histrico se debe ingresar el Numero
de documento a consultar.
Si se ingresan datos que no sean numricos para el caso

de nmero de identificacin el sistema realizara la
siguiente validacin.

Pgina
126
VERSION 2.0
Una vez ingresado el nmero de identificacin se
mostrara en pantalla en una lista la cantidad de registros
hallados por medio del nmero de identificacin con la
informacin de la sucursal pro medio de la cual se
genero el aporte correspondiente.

Pgina
127
VERSION 2.0
9.3.6 Generacin de reportes

Para verificar el reporte detallado de los aportes
realizados por el aportante en un periodo determinado y
en los cuales el cotizante seleccionado se encuentra
incluido se realiza el siguiente procedimiento.
Una vez seleccionada la opcin para la consulta del

reporte el sistema mostrara un filtro en el cual se debe
seleccionar los criterios para la visualizacin de la
informacin.
CRITERIOS DE CONSULTA
Reporte Histrico
Este tipo de reporte permite ver la totalidad de la
informacin de los pagos en los cuales se encuentra la
informacin del cotizante seleccionado una vez
habilitada dicha opcin se visualizara los pagos
correspondientes por administradora.

Pgina
128
VERSION 2.0
Reporte filtrado por fechas

Este tipo de reporte permite filtrar la informacin por
fechas de pago de planilla permitiendo de esta forma la
ubicacin de la informacin de forma ms precisa es
importante tener en cuenta que la consulta se basa el
periodo de pago otros de la planilla.

Pgina
129
VERSION 2.0
Una vez seleccionado el criterio de consulta para la

visualizacin del reporte Histrico se visualizara en
pantalla el reporte el cual permite confirmar el historial
de las planillas en la cual se encuentra incluido el
afiliado seleccionado y el aporte por administradora.

Pgina
130
VERSION 2.0
9.4 Consulta de Novedades

Pgina
131
VERSION 2.0
Esta opcin permite realizar la verificacin de las
novedades generadas a un aportante determinado por
medio de filtros de consulta.
Para acceder a la opcin correspondiente se debe seguir
la ruta Consultas
Consulta de novedades.
Una vez aparezca la ventana Consulta Detalle por

Novedad se debe seleccionar el nmero de planilla sobre
la cual se realizara la consulta correspondiente.
Seleccionar el (los) filtro(s) o novedad (es) por medio de

la cual se efectuara la consulta como se muestra en la
siguiente figura.

Pgina
132
VERSION 2.0
IMPORTANTE: Para que los resultados en la verificacin
de novedades sea exitoso la totalidad de
los criterios seleccionados deben coincidir
de los contario el reporte mostrara
solamente la informacin bsica del
aportante.
Una vez los criterios de consulta estn definidos se debe
seleccionar el tipo de reporte por medio del cual se
desea visualizar la informacin, Existen (2) formatos los
cuales se describen a continuacin:
1. Seleccionar la opcin Generar Reporte PDF
El sistema mostrara la informacin coincidente en 2

secciones como se muestra en la siguiente figura.

Pgina
133
VERSION 2.0
2. Seleccionar la opcin Generar Reporte XLS
El sistema mostrara la informacin coincidente en 2

secciones como se muestra en la siguiente figura.

Pgina
134
VERSION 2.0
10 REPORTES ACCESOS RAPIDOS

Permite al aportante consultar la informacin por
administradora. De uno o varios cotizantes realizando un
filtro de acuerdo a los datos que se deseen consultar
para acceder a esta opcin Ingrese por el men
Administracin Reportes Accesos Rpidos
10.1 Reporte x centro de trabajo

Este tipo de reporte permite consultar de forma detallada
la informacin de la liquidacin de la planilla y el pago a
las diferentes administradoras filtrando la informacin
por la ARP a la cual se realizo el aporte solamente aplica
para planillas en estado PAGADO.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte
de planilla por Centros De Trabajos
se debe
seleccionar la planilla en una lista desplegable la cual
contiene
la totalidad de las planillas pagadas por el aportante de
forma automtica el sistema arroja el centro de trabajo a
la cual pertenece la Administradora de riesgos
profesionales y as mismo la tarifa con la cual se realizo
el aporte.

Pgina
135
VERSION 2.0
Se debe seleccionar el formato de preferencia para la

visualizacin del reporte seleccionado.
Una vez finalizado el criterio de consulta del reporte por

centro de trabajo el sistema de forma automtica
mostrara en pantalla la informacin solicitada dicho
reporte contiene la siguiente informacin.

Pgina
136
VERSION 2.0
10.2 Reporte Detallado x Ubicacin Laboral

por la Municipio y Departamento de ubicacin laboral
del aportante solamente aplica para planillas en estado
PAGADO.
detallado de planilla por ubicacin laboral
se
debe seleccionar la planilla en una lista desplegable la
cual contiene la totalidad de las planillas pagadas por el
aportante de forma automtica el sistema arroja la
ubicacin laboral de los cotizantes que pertenecen a
dicha planilla
Se debe seleccionar el formato de preferencia para la

visualizacin del reporte seleccionado.

Pgina
137
VERSION 2.0
Una vez finalizado el criterio de consulta del reporte por

centro de trabajo el sistema de forma automtica
mostrara en pantalla la informacin solicitada dicho
reporte contiene la siguiente informacin

Pgina
138
VERSION 2.0
10.3 Reporte Centro de Trabajo Segmento

por centro de trabajo el cual es asignado la ARP y que
corresponde a la identificacin de riesgos para
determinada rea de la empresa o compaa solamente
aplica para planillas en estado PAGADO.
de planilla por Centros De Trabajos-Parte del
cdigo
se debe seleccionar la planilla en una lista
desplegable la cual contiene la totalidad de las planillas
pagadas enseguida el sistema brindara varias
posibilidades de filtro de acuerdo al cdigo de centro de
trabajo.

Pgina
139
VERSION 2.0
10.4 Reporte Masivo Individual

la informacin de la liquidacin de un aportante por
medio del nmero de identificacin y
aplica para
planillas en estado PAGADO.
detallado por ubicacin laboral se debe seleccionar
la planilla en una lista desplegable la cual contiene la
totalidad de las planillas pagadas.
Enseguida se habilita una grilla de informacin en la cual

se debe ingresar el listado de aportantes a consultar
dichos nmeros de identificacin deben ir separados por
(;).

Pgina
140
VERSION 2.0
Al finalizar el ingreso de los documentos de identidad a

consultar
seleccione
la
casilla
, si existen registros coincidentes

Pgina
141
VERSION 2.0
11 SALIR
Esta opcin permite abandonar el sistema, es decir
cerrar la aplicacin. Es posible ingresar a esta ventana
por Administracin Salir esta opcin lo enviara a la
ventana de inicio de sesin, Como se muestra en la
siguiente ventana.

Pgina
142
VERSION 2.0
Descripcin de
campos
Este botn permite cerrar la aplicacin para
pago de planilla de aportes PLANILLA
UNICA
Al seleccionar este botn el sistema
cancela el proceso de salir del sistema

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MANUAL DE USUARIO PLANILLA

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

Se adiciona tiempo de caducidad

Se adiciona informacin sobre

RESPONSABILIDADES DEL USUARIO

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

7.1.1 Informacin general

Lista de archivos por aportante 21

8.2.1 Adicionar planilla 24

8.2.1.2 Adicionar afiliados

8.2.1.3 Modificar afiliado 44

8.2.4 Copia de planilla

8.2.5 Registro de descuentos

8.3.1 Certificacin de planilla

8.3.1.1 Certificacin electrnica

8.3.2 Pago de planilla electrnica.

8.3.3 Pago de planilla asistida 79

8.3.2 Modificar sucursales

8.3.3 Adicionar sucursal

8.3.4 Eliminar sucursal 91

8.3.7.1 Adicion de usuarios

8.3.7.2 Modificar usuarios

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

9.5.1 Comprobante de pago

9.5.2 Comprobante sin valor total

9.5.3 Listado Administradoras 111

Buscar Cotizantes 112

9.6.1 Consultar en Sucursal

9.6.2 Consultar en Empresa

9.6.3 Generacin de reportes

REPORTES ACCESOS RAPIDOS 121

10.1 Reporte x centro de trabajo

10.2 Reporte Detallado x Ubicacin Laboral 123

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

Este manual est dirigido a las empresas aportantes del Sistema de la

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

El PSE (Proveedor de Servicios Electrnicos)

Sistema Operativo Windows Server 2003

Adicionalmente, deber contar con una conexin a Internet ya sea a travs de

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

4 RESPONSABILIDADES DEL USUARIO

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

Este procedimiento tiene por objetivo permitir el registro de la informacin

Una vez el ingreso a dicha opcin se visualizara la siguiente pantalla en la cual

6.1 Registro de usuario

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

Una vez seleccionada la opcin de nuevo registro Aparece el siguiente

Razn social del aportante .

Sigla que identifica la compaa en el caso del aportante

Tipo de documento del aportante(NIT ,PASAPORTE ,

Nmero de identificacin tributaria del aportante*

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

Tipo de aportante (Empleador.Independiente.Entidades o

Tipo de empresa (Publico, Privado ,Mixto) *

Indica si el tipo de pago es nico, consolidado o de una

Medio por el cual se entero el aportante de la existencia del

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA

Nmero de telfono del aportante. *

Correo electrnico del aportante. *

Nmero de fax del aportante.

Municipio de ubicacin de la sucursal. *

Datos del representante legal